Ntc 3723 micrografia,microfilmacion

NORMA TÉCNICA NTC COLOMBIANA 3723

2009-05-20

MICROGRAFÍA. MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS SOBRE PELÍCULAS DE TIPO DE GELATINA Y SALES DE PLATA DE 16 mm Y 35 mm. TÉCNICAS DE OPERACIÓN E: MICROGRAPHICS. MICROFILMING OF DOCUMENTS ON

16 MM AND 35 MM SILVER-GELATIN TYPE MICROFILM. OPERATING PROCEDURES

CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción

modificada (MOD), respecto al documento de referencia, la norma ISO 6199:2005

DESCRIPTORES: micrografía; microfilmación; imágenes

en películas; microfilm. I.C.S.: 37.080 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducción Primera actualización

Editada 2009-05-29

PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC 3723 (Primera actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-05-20. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 190 Archivo. Reprografía y Automatización de la STN del Archivo General de la Nación ARCHIVO DE BOGOTÁ ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN BANCO DE LA REPÚBLICA – BLAA BIBLIOTECA NACIONAL ECOFILM EJÉRCITO NACIONAL FUNDACIÓN DEL ÁREA ANDINA

INVERSIONES AJOVECO S.A. INDEPENDIENTE - ALBERTO CÁCERES INDEPENDIENTE - JORGE MONTOYA INDEPENDIENTE - NELSON SÁNCHEZ KODAK SIDEIN

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: ENTROPÍA LTDA. ETB FEDESOFT FUNDACIÓN DEL ÁREA ANDINA FUNDACIÓN PARQUE TÉCNOLÓGICO DEL SOFTWARE DE CALI – PARQUESOFT FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DE BOGOTÁ JORGE TADEO LOZANO FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DE LA SABANA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA MARÍA CANO GETRONICS LTDA. GIX SOFTWARE E.U GRUPO CUBO LTDA GRUPO SYNERTIC U-MYND LTDA IBM DE COLOMBIA S.A. INFOSFERA

INGERSCHOFT LTDA. INTELSOFT INTERGRAR S.A. INVERSIONES AJOVECO S.A. KODAK LABORATORIOS DE SOFTWARE S.A. LEGIS SOFT S.A. M & G SISTEMAS LTDA. MAREIGUA MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO NEWSOFT LTDA. NEXOS SOFTWARE OXOWARE LTDA. PIRAMIDE ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN LTDA. PROASISTEMAS LTDA.

PSI PROVEEDORES DE SERVICIOS INFORMÁTICOS PT CONSULTORES SIDEIN SISTEMAS INTEGRALES DE INFORMÁTICA S.A. SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISITAS SOFTMANAGEMENT S.A. SYNAPSIS UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE ORIENTE UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES UNIVERSIDAD DEL VALLE UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA WORLDCAD LTDA.

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3723 (Primera actualización)

CONTENIDO

Página 1. CAMPO DE APLICACIÓN ...........................................................................................1 2. REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................1 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .....................................................................................2 4. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS ..........................................................................2 5. CONDICIONES DE LA MICROFILMACIÓN................................................................3 5.1 MATERIA PRIMA DE MICROFILMES.........................................................................3 5.2 FORMATOS Y ORIENTACIÓN....................................................................................3 5.3 CODIFICACIÓN DE LA MICROFILMACIÓN EN ROLLO ...........................................6 5.4 NUMERACIÓN DE LOS FOTOGRAMAS....................................................................6 5.5 POSICIÓN DEL DOCUMENTO....................................................................................6 5.6 INTERVALO ENTRE IMÁGENES................................................................................6 5.7 MARCADOR LATERAL...............................................................................................6 5.8 GRADO DE REDUCCIÓN............................................................................................6 5.9 DIMENSIONES MÁXIMAS DEL DOCUMENTO ..........................................................7 6. PROCEDIMIENTOS DE FILMACIÓN ........................................................................10 6.1 DOCUMENTOS REGISTRADOS EN MÁS DE UN ROLLO DE PELÍCULA.............10 6.2 PUNTA Y COLA DE SEGURIDAD (LEATHER Y TRAYLER)...................................10 7. SECUENCIA DE FILMACIÓN....................................................................................10 7.1 TARJETAS.................................................................................................................10


Página

7.2 ÁREA DE PRUEBA DE IONES DE TIOSULTADO RESIDUAL................................11 7.3 CORRECCIONES Y REMICROFILMACIONES ........................................................11 7.4 TARJETAS.................................................................................................................12 8. MICROFILM APTO PARA ESCANEO.......................................................................14 8.1 CÁMARAS UTILIZADAS PARA PRODUCIR MICROFILMES APTOS PARA ESCANEO ..................................................................................................................14 8.2 NUMERACIÓN DE FOTOGRAMAS ..........................................................................14 8.3 LOCALIZACIÓN.........................................................................................................14 8.4 BORDE DE PROTECCIÓN ........................................................................................14 8.5 TARJETAS.................................................................................................................14 8.6 DENSIDAD DE IMAGENES .......................................................................................15 8.7 SESGAMIENTO .........................................................................................................15 8.8 RESOLUCIÓN............................................................................................................15 9. EMPALMES................................................................................................................15 10. COLOCACIÓN DEL DOCUMENTO EN EL TABLERO DE LA CÁMARA................15 11. REBOBINADO ...........................................................................................................15 12. CONTROL DE CALIDAD ...........................................................................................17 13. VALOR LEGAL ..........................................................................................................17 BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................22 DOCUMENTO DE REFERENCIA..........................................................................................24


Página ANEXOS ANEXO A (Informativo) PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................18 ANEXO B (Informativo) RESOLUCIÓN........................................................................................................................20 FIGURAS Figura 1. Formatos para el rollo de microfilmación ............................................................4 Figura 2. Canales previstos para las marcas de documento (Blips) y formato de código óptico ..........................................................................................................................7 Figura 3. Encuadre de imagen (a2 x b2), área de imagen (a1 x b1) y recorrido de avance (t)............................................................................................................................9 Figura 4. Secuencia de microfilmación ..............................................................................11 Figura 5. Diagrama que muestra el rebobinado de la película en el carrete...................16 TABLAS Tabla 1. Dimensiones de las áreas indicadas para una película no perforada y sin codificación en el borde por marca o elemento foto-óptico .....................................3 Tabla 2. Cámara de microfilmación rotativa de 16 mm - formato Simplex para película no-codificada ...................................................................................................6 Tabla 3. Cámaras planetarias para rollo con avance ajustable..........................................8 Tabla 4. Cámara planetaria para rollo con avance fijo........................................................9 Tabla 5. Cámara rotativa de 16 mm con formatos dúo y dúplex para microfilmes no codificados ......................................................................................................................10 Tabla 6. Secuencia de Filmación .........................................................................................10


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MICROGRAFÍA. MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS SOBRE PELÍCULAS DE TIPO DE GELATINA Y SALES DE PLATA DE 16 mm Y 35 mm TÉCNICAS DE OPERACIÓN 1. CAMPO DE APLICACIÓN Esta norma establece principios generales para la microfilmación de documentos sobre películas de tipo de gelatina y sales de plata de 16 mm. y 35 mm, incluyendo orientación de imágenes en película, área para códigos e información requerida para facilitar la identificación, clasificación, pruebas y por consiguiente del uso del microfilm. Se aplica a la microfilmación efectuada en cámaras rotativas y planetarias. Esta norma no se aplica a la microfilmación de dibujos técnicos, mapas, planos, periódicos, los cuales están especificados en otras normas. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Las siguientes normas contienen disposiciones las cuales, a través de la referencia de este texto, constituyen estipulaciones de normatividad internacional. Al tiempo de esta publicación, todas las ediciones indicadas eran válidas. Sin embargo, todas las normas están sujetas a revisión y las partes de los acuerdos basadas en esta norma internacional tienen por fin investigar la posibilidad de aplicación de ediciones más recientes sobre las normas indicadas a continuación. Los miembros de la ISO y la IEC mantienen registros de las normas internacionales recientemente válidas. NTC 4080, Micrografía. Símbolos gráficos para el uso en la microfilmación. (ISO 9878) ISO 3334:1989, Micrografía. Tarjeta de resolución ISO No. 2. Descripción y uso. ISO 6148:2001, Fotografía. Películas de Microfilmación, carretes y núcleos. Dimensiones. ISO 6196-1:1980, Micrografía. Vocabulario. Parte 1: Términos generales. ISO 6196-2:1982, Micrografía. Vocabulario. Parte 2: Posiciones de la imagen y métodos de registro. ISO 6196-3:1983, Micrografía. Vocabulario. Parte 3: Revelado de la película. ISO 6196-4:1987, Micrografía. Vocabulario. Parte 4: Materiales y empaques.


2

ISO 6196-5:1987, Micrografía. Vocabulario. Parte 5: Calidad de Imágenes, legibilidad, inspección. ISO 6196-6:1992, Micrografía. Vocabulario. Parte 6: Equipos. ISO 6196-7:1992, Micrografía. Vocabulario. Parte 7: Micrografía por computador. ISO 6196-8:1998, Micrografía, Vocabulario. Parte 8: Uso. ISO 6196-10:1999, Micrografía. Vocabulario. Parte 10: Índice. ISO 6200:1999, Microfilmación. Microformas de gelatina y plata de primera generación. Especificaciones de densidad y método de medida. ISO 9878:1990, Micrografía. Símbolos gráficos para uso en microfilmación ISO/TR 10200:1990, Admisibilidad legal de las Microformas. ISO 10550:1994, Micrografía. Sistemas de cámara planetaria. Tarjeta de prueba para verificación de resultados. ISO 10594, Micrografía. Sistemas de cámara rotativa. Tarjeta de prueba para verificación de resultados. ISO 11962:2002, Micrografía. Marcas de imagen (Blip) usadas en rollos de microfilm de 16 mm y 35 mm. ISO 18906:2000, Fotografía - películas fotográficas. Especificaciones para el filme de seguridad. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para el propósito de esta Norma Internacional, se aplican las definiciones dadas en la norma ISO 6196 y adicionalmente las siguientes: 3.1 Intervalo entre imágenes o fotogramas. Distancia medida en el mismo sentido de la longitud del rollo de microfilm, comprendida entre el final de una microimagen y el comienzo de la siguiente. 3.2 Microfilm apto para escaneo. Microfilm elaborado para que eventualmente pueda ser digitalizado. 4. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS Deberá examinarse cuidadosamente el archivo de documentos, entre otros, la condición de los documentos, su legibilidad, orden, tarjetas y objetos extraños. Se debe tener especial cuidado con el tamaño de los documentos a ser microfilmados, a fin de asegurar que el sistema de microfilmación esté en capacidad de registrarlos. De igual manera se debe analizar la calidad del documento en papel a fin de calibrar los equipos para obtener densidades de acuerdo a los parámetros fijados en la norma ISO 6200.


3

En el proceso de preparación se deben intercalar a los documentos las tarjetas o símbolos que se requieran. Debe emprenderse una acción adecuada anterior a la microfilmación (véase el Anexo A). 5. CONDICIONES DE LA MICROFILMACIÓN 5.1 MATERIA PRIMA DE LOS MICROFILMES El microfilm debe cumplir con los requerimientos dados en las normas ISO 6148 e ISO 18906. 5.2 FORMATOS Y ORIENTACIÓN 5.2.1 Formatos Los formatos utilizados en el rollo de microfilm aparecen en la Figura 1. Las dimensiones para la colocación de los documentos en la película se describen en la Tabla 1 :

Tabla 1. Dimensiones de las áreas indicadas para una película no perforada y sin codificación en el borde por marca o elemento foto-óptico

(Véase la Figura 1) Dimensiones en milímetros

Dimensión Medida Filme de 16 mm Filme de 35 mm

a Máx. Ancho de la imagen 14,92 33,00 a

c Mín. Intervalo entre imagen 1,00 2,00

d Min. Margen lateral 0,50 0,97

e Min. Margen lateral 0,50 0,97

f Mín.b Margen central 0,50 0,97

NOTA El ancho de película (e.g. a + 2d) debe estar en concordancia con la norma ISO 6148. Las áreas de las imágenes son mas pequeñas a En algunas aplicaciones, esta figura puede cambiar de acuerdo con la pertinencia de la norma

internacional. b Para los formatos dúo y dúplex.


4

1 2 11 12

2322

2524

32 33 34 35

121 2 11 34242223 25

32 33 35

121 2 11 34

22 24

23 25 3332 35

Comienzo de película



C

A

B

A

C

B

A

C

B

1A 1B 2A 2B

1B 2A 2B1A

1B 2A 2B1A

Formato simplex

Formato simplex

Formato simplex

Orientación alternativa para documentos con escritura sencilla

Orientación preferencial para documentos con escritura horizontal de derecha a izquierda

Continúa... Figura 1. Formatos para rollo de microfilm


5

Ver

so 1R

ecto

1

Verso 2

Recto 2

3V

erso

3R

ecto

4Ve

rso

4R

ecto

5V

erso

Rec

to5

Verso 6

Recto 6

7V

erso

Rec

to7

2122

1 2

2121

2120 2119

2118

3 4 5 76 8 9 10

2117

2115

2116

2000

2000

1989

1989

1983

1983

3992

3992

3878

3878

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

2003 2002 20012004

20032004 2002 2001

1997

1997

1998

1998

1889

1889

2006

2006

19

96




Formato duplex

Formato duo

Formato duo duplex

A

D

B

C

A

D

D

C

A

D

B

C

Orden ascendente

Orden ascendenteo descendente

Orden ascendenteo descendente

Anverso y reversodel primer documento

Primero o último documento

Anverso y reversodel primer documento

NOTA 1 En el formato dúplex la orientación de una imagen anverso es controlada por la orientación del texto en la página original y la orientación de la imagen en la fina opuesta reverso es controlada por la orientación de la imagen mencionada NOTA 2 El formato dúo dúplex se usa principalmente en aplicaciones bancarias. a Parte frontal y posterior del primer documento b Orden ascendente c Primero (o último) documento d Orden ascendente (o descendente)

Figura 1. (Final)


6

5.2.2 Orientación Las imágenes se deben registrar preferiblemente de manera horizontal, Comic (orientaciones 1B y 2B de formato Simplex de Figura 1). Cuando se utilice formato Simplex de modo vertical (cine), la orientación de las imágenes debe ser 1 A y 2 A de la Figura 1. También se muestra en esta figura, la orientación para filmación en los formatos en dúo, dúplex o combinación dúo-dúplex. 5.3 CODIFICACIÓN DE LA MICROFILMACIÓN EN ROLLO Los documentos registrados en los rollos de microfilm deben indicarse en tal forma que los documentos individuales o series documentales se puedan encontrar fácilmente. Ejemplos de estos sistemas de índices se especifican en la norma ISO 11962. 5.4 NUMERACIÓN DE LOS FOTOGRAMAS Cuando se utilicen números de fotogramas, estos no deben aparecer en el área de la imagen. Se debe ubicar hacia el borde de la película, en el intervalo entre imágenes de arriba hacia abajo. La altura de los números no debe exceder los 2 mm. medidos en la película. La posición de la numeración de los fotogramas debe mantenerse a lo largo del rollo. Véase también el numeral 8.2. 5.5 POSICIÓN DEL DOCUMENTO Las imágenes del microfilm deben quedar centradas a lo ancho del área del fotograma, con al menos 30 % de cada imagen en cada mitad del ancho utilizable del microfilm. Véase también el numeral 8.3. 5.6 INTERVALO ENTRE IMÁGENES El intervalo entre imágenes debe ser como se especifica en la Tabla 1. NOTA Cuando se elaboren microfilmes aptos para escaneo este intervalo es crucial para la detección de las imágenes (véase el numeral 8.4). 5.7 MARCADOR LATERAL Esta sub-cláusula aplica únicamente a microfilmación en cámaras planetarias. Cuando el borde guía de un documento sea muy irregular a tal punto que se puede decir que ningún segmento define la posición, se debe utilizar una tira de material blanco con un ancho mínimo de 3 mm y ubicarse en el tablero de cámara de manera paralela al borde del documento y tocando exactamente el límite del área fotográfica. La longitud de esta tira deber ser suficiente para extenderse a lo ancho del área del fotograma. 5.8 GRADO DE REDUCCIÓN El grado de reducción y la orientación seleccionadas deben permitir que los caracteres alfanuméricos más pequeños puedan ser leídos en una copia de distribución, utilizando lector o en una copia en papel hecha a partir de la película de distribución.


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El grado de reducción debe determinarse por el tamaño de los caracteres de los originales, el contraste de los originales, la calidad del sistema cámara/película y el tamaño de los documentos a ser microfilmados. Donde sea posible se debe usar la posición horizontal (Cómic) en el fotograma. 5.9 DIMENSIONES MÁXIMAS DEL DOCUMENTO 5.9.1 Generalidad El alto o ancho máximos de un documento que pueda registrarse sobre el ancho utilizable de la película, indicados en la Tabla 1 y Figura 1 para una película no-codificada y Figura 2 para una película codificada. NOTA El ancho o largo máximos de documento dependen del formato de la película, del grado de reducción y del tipo de cámara a usarse, sea rotativa o planetaria. 5.9.2 Formato Simplex en cámaras rotativas El lado del documento paralelo a la longitud de la película puede tener cualquier longitud. La Tabla 2 presenta dos de los grados de reducción frecuentemente utilizados para el formato Simplex de película no-codificada en cámaras rotativas de 16 mm. Si el documento se aproxima a la medida registrable, se debe usar un grado de reducción mayor para evitar la posibilidad de pérdida de imagen causada por el desvío del documento mientras se filma. NOTA El tamaño del documento está limitado por el ancho de la boca de cualquier alimentador de documentos.

Tabla 2. Cámara de microfilmación rotativa de 16 mm - Formato Simplex para película no-codificada

Dimensiones en milímetros

Relación de reducción nominal Dimensión máxima de la medida

perpendicular del documento al eje largo del filme

1:20 1:24

298 357

Área deimagen imagen

Área deimagenÁrea de

Canal reservado para codificación

Marca de documento (Blip) y formato para código óptico

2,16 mm mín. Área reservada para marca de documento

Figura 2. Canales previstos para las marcas de documento (Blips) y formatos de código óptico


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5.9.3 Formato Simplex en cámaras planetarias El formato Simplex también tiene aplicación en las cámaras planetarias de uso general que pueden tener reducción y avance de película variables. En consecuencia, la apertura de la cámara tiene un largo y ancho máximos. La Tabla 3 hace una lista de los tamaños máximos de los documentos para los diferentes grados de reducción. Para las cámaras de avance fijo, véase la Tabla 4 y la Figura 3. NOTA Las dimensiones reales de los documentos deben ser menores que las indicadas para permitir los errores de posicionamiento del documento. Para colocar una tira de película de 35 mm consistente de tres imágenes en una funda A6, el avance máximo de película deberá ser de 47,5 mm. Los grados de reducción pueden requerir cambios para acomodar avances de fotograma más pequeños.

Tabla 3. Cámaras planetarias para rollo con avance ajustable


Tamaño máximo del campo aproximado (sujeto a un 3 % de variación) Grado de

Reducción Nominal a

Tamaño de apertura para cámaras con película de 16 mm no perforada

Tamaño de apertura para cámaras con película de 35 mm no perforada

38,00 largo 15,00 ancho 45 (tolerancia 0,5) largo

32 (tolerancia 0,5) ancho

1:6 1:8 1:10 1:12 1:14 1:15 1:16 1:18 1:20 1:21 1:22 1:24 1:26 1:27 1:28 1:29 1:30 1:32 1:34 1:36

229 305 381 457 533 572 610 686 762 800 838 914 991 1029 1067 1105 1143 1219 1295 1372

90 120 150 180 210 225 240 270 300 315 330 360 390 405 420 435 450 480 510 540

267 356 444 533 622 667 711 800 889 933 978 1067 1156 1200 1245 1289 1334 1422 1511 1600

190 254 318 381 444 476 508 572 635 667 698 762 826 857 889 921 952 1016 1080 1143

a PRECAUCIÓN Los grados de reducción que actualmente se usan, pueden ser diferentes a los indicados en esta tabla. Las medidas pueden calcularse aplicando el grado de reducción al tamaño del fotograma.


9

Tabla 4. Cámara planetaria para rollo con avance fijo (véase la Figura 3)


Microfilm 35 mm Dimensiones

Fotograma (a2 x b2)

32 (tolerancia 0,5) x 45 tolerancia 0,5)

Área de imagen (a1 x b1)

30,4 x 41,0 (máx.)

Avance (t) 52 (tolerancia - 1,2)

bb

t

a a

1

2

1 2

Figura 3. Encuadre de imagen (a2 x b2), área de imagen (a1 x b1) y recorrido de avance (t)

5.9.4 Codificación del formato Simplex El formato Simplex también se codifica, utilizando en la película el borde, con una marca o con un código foto-óptico. La codificación de la película se produce tanto en las cámaras planetarias como en las rotativas en un grado de reducción fijo. El fabricante de la cámara proveerá las dimensiones máximas para los documentos filmados en la cámara. Las dimensiones reales del documento deben ser menores que las indicadas para permitir un margen de error. 5.9.5 Formatos de tipo dúo y dúplex en cámaras rotativas Estos formatos sólo se usan en cámaras rotativas. La Tabla 5 hace una lista de las dimensiones máximas del documento para unos pocos grados de reducción comúnmente utilizados para los formatos dúo y dúplex. Los tamaños deben ser menores que las máximas para permitir un margen de error en la colocación del documento y transporte del mismo.


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Tabla 5. Cámara rotativa de 16 mm con formatos dúo y dúplex para microfilmes no codificados


Grado de reducción nominal Largo o ancho máximos de documentos

1:32 1:40 1:45 1:50

230 288 324 360

6. PROCEDIMIENTOS DE FILMACIÓN 6.1 DOCUMENTOS REGISTRADOS EN MÁS DE UN ROLLO DE PELÍCULA Si se requieren múltiples rollos para filmar una secuencia completa de documentos, se debe conservar el orden y la continuidad. 6.2 PUNTA Y COLA DE SEGURIDAD (LEADER Y TRAILER) Adicional a cualquier tira de película velada que se pueda eliminar, cada rollo de microfilme expuesto debe tener al principio y al final una longitud de microfilm no expuesto. Esta longitud debe se como mínimo de 700 mm para películas de 16 mm y de entre 500 mm y 700 mm para película de 35 mm. NOTA Estas: punta y cola de película se usan para el enhebrado de los rollos en los equipos lectores. 7. SECUENCIA DE FILMACIÓN 7.1 TARJETAS Los siguientes ïtemes se deben incluir adentro del rollo de microfilm en el orden indicado en la Tabla 6.

Tabla 6. Secuencia de Filmación

Secuencia Tarjeta ITEM 1 Tira transparente como área de prueba de tiosulfato residual 7.2 2 Punta de seguridad 6.2 3 Comienzo de rollo 7.4.2 4 Tarjeta continúa del rollo anterior, si es necesario 7.4.3 5 Tarjeta de retomas, si es necesario 7.3 6 Número de rollo 7.4.4 7 Título de la serie, del grupo documental, publicación, etc. 7.4.5 8 Tarjetas especiales cuando sea necesario 7.4.6 9 Tarjeta técnica 7.4.7 10 Documentos (Se deben insertar las tarjetas apropiadas dentro del material) 7.4.8 11 Tarjeta con el total de fotogramas 7.4.9 12 Tarjeta de continuación en el rollo siguiente, si es necesario 7.4.10 13 Fin de rollo 7.4.11 14 Cola de seguridad 6.2 15 Tira transparente para prueba de tiosulfato residual. 7.2


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Tira transparente como área de prueba de tiosulfato residual (véase el numeral 7.1)

Tira requerida para el enhebrado de la cámara, lector y duplicador

Tarjeta de iniciación

Tarjetas de retomas o correcciones

Número del rollo

Título del rollo

Tarjetas especiales: de restricción por normas legales o clasificación, hojas de información bibliográfica

Trajeta técnica o control de calidad

Trajetas especiales: de restricción por normas legales o clasificación

Tarjeta de finalización de rollo

Tira libre requerida para el enhebrado en el lector y duplicador (véase el numeral 6.2)

Documentos microfilmados (insertar diferentes tarjetas aclaratorias donde se requiera)

Tarjeta técnica o de control de calidad

Tira transparente para una segunda prueba de tiosulfato residual (véase el numeral 7.1)

Figura 4. Secuencia de microfilmación

7.2 ÁREA DE PRUEBA DE IONES DE TIOSULFATO RESIDUAL Si al rollo se le deben hacer pruebas de calidad archivística, para garantizar la durabilidad de la película, debe dejarse al principio y final de cada rollo, adicional a la punta y la cola de seguridad, al menos 300 mm para películas de 16 mm ó 35 mm, teniendo en cuenta que este pedazo debe ser totalmente transparente. 7.3 CORRECCIONES Y REMICROFILMACIONES Se entiende como correcciones o remicrofilmaciones, la operación realizada una vez se ha revisado un rollo de microfilmación y se han encontrado faltantes o fotogramas con defectos graves que deben ser remicrofilmados para ser anexados preferiblemente por el método de tira apéndice; otro procedimiento utilizado, es reunir las remicrofilmaciones de varios rollos en uno solo de correcciones. La siguiente secuencia deberá ser seguida en retomas de filmación para empalmar al inicio de cada rollo después de las tarjetas del mismo. a) Acta aclaratoria inicial de las retomas del rollo #........ b) Tarjeta técnica descrita en el numeral 7.4.7. c) Tarjetas especiales si son aplicables.


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d) Retoma de documentos a ser microfilmados. e) Acta aclaratoria final de las retomas del rollo #........ Un pedazo de película transparente se debe dejar al final para permitir el empalme. 7.4 TARJETAS 7.4.1 Generalidades Las tarjetas a utilizar varían dependiendo del sistema de microfilmación aplicado. Algunas deben ser consideradas esenciales y otras opcionales. 7.4.2 Tarjeta de iniciación de rollo La tarjeta de iniciación del rollo debe contener el símbolo descrito en la NTC 4080 (ISO 9878) con la palabra “INICIO”. 7.4.3 Tarjeta de continuación del rollo anterior Cuando el material que está siendo microfilmado requirió más de un rollo se debe microfilmar el símbolo descrito en la NTC 4080 (ISO 9878) con la frase “Continuación del rollo anterior”. 7.4.4 Tarjeta de número de rollo Indica el número asignado al rollo en particular. El tamaño de los caracteres debe ser suficiente para que genere en la película un texto que tenga como mínimo 2 mm de altura. 7.4.5 Tarjeta de título La tarjeta debe contener: - una descripción total o abreviada del documento a ser encontrado en la película, - el nombre del operario de cámara, - el nombre de quien publica el material ( Donde sea apropiado), - el nombre y dirección de la empresa encargada de la microfilmación, - la fecha de la microfilmación. NOTA Cuando se trate de documentos de archivo, además de la tarjeta de título, se debe microfilmar el acta inicial de acuerdo con el Decreto 2527 de 1950, Artículo 3. 7.4.6 Tarjetas especiales opcionales 7.4.6.1 Generalidades Una o más tarjetas especiales, tales como certificados del operario, pueden ser utilizadas con propósitos especiales.


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7.4.6.2 Tarjeta de restricción o clasificación Esta tarjeta debe contener cualquier restricción sobre acceso, uso o normatividad legal vigente, incluyendo la reproducción posterior o la clasificación de seguridad. 7.4.6.3 Hoja de información Para propósitos de registro e inspección, la hoja debe contener los requerimientos de filmación y de calidad y las especificaciones necesarias del sistema de microfilmación. 7.4.6.4 Tarjeta bibliográfica Se requiere esta tarjeta para la microfilmación dirigida a bibliotecas o archivos. Debe contener los datos bibliográficos editoriales para el documento microfilmado. Debe indicarse la localización del documento original. 7.4.7 Tarjeta técnica (o de resolución) La tarjeta técnica debe microfilmarse en cada rollo en la posición que se indica en la Tabla 6 y donde se produzca cualquier cambio del grado de reducción dentro del mismo rollo. El tamaño de la tarjeta debe ser suficiente para que ocupe el ancho total del fotograma, en la reducción seleccionada. Para cámara planetaria, la tarjeta técnica debe reunir los requerimientos de la norma ISO 10550. Para cámara rotativa, la tarjeta técnica debe reunir los requerimientos de la norma ISO 10594. 7.4.8 Documentos y tarjetas asociadas Los documentos deben ser microfilmados en el orden que se establece en la Tabla 6, con los símbolos de la NTC 4080 requeridos donde sean necesarios. Si los símbolos de la NTC 4080 no son suficientes, se pueden microfilmar tarjetas con explicaciones apropiadas. 7.4.9 Tarjeta con el total de fotogramas En esta tarjeta se debe incluir el total de fotogramas registrados en el rollo incluyendo los símbolos microfilmados. NOTA Para documentos de archivo esta tarjeta debe ser reemplazada por el acta final que debe microfilmarse de acuerdo con el Decreto 2527 Artículo 4. 7.4.10 Tarjeta de “Continuación en el rollo siguiente” Cuando el material que está siendo microfilmado requiera más de un rollo se debe microfilmar el símbolo descrito en la NTC 4080 o la frase “Continua en el rollo siguiente”. 7.4.11 Tarjeta de final de rollo La tarjeta de final de rollo debe contener ya sea el símbolo descrito en la NTC 4080 (ISO 9878) con la palabra “FIN”.


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8. MICROFILM APTO PARA ESCANEO 8.1 CÁMARAS UTILIZADAS PARA PRODUCIR MICROFILMES APTOS PARA ESCANEO Cuando se utilicen cámaras planetarias, la base o tablero debe ser de color negro mate. Esto permite que la imagen del documento se distinga claramente de la base o tablero y asegura que los espacios sobrantes del tablero no generan imagen y por lo tanto quedan con la misma apariencia de los espacios entre imágenes o los márgenes al borde de la película. Un fondo blanco del tamaño del documento puede ser usado y una tira negra en la mesa de copiado ayuda a producir un borde nítido. Cuando se utilicen cámaras rotativas para producir microfilmes aptos para escaneo, se debe tener cuidado de reducir al máximo los documentos sesgados. Sin embargo para esta aplicación se recomienda utilizar cámaras planetarias. Las posibilidades de obtener documentos sobrepuestos son mayores cuando hay mucho ángulo de sesgo, en ambos casos los microfilmes son inaceptables para escaneo. Estos defectos hacen que no existan espacios entre imágenes, los cuales son fundamentales para la detección de las imágenes cuando se adelanta una digitalización. 8.2 NUMERACIÓN DE FOTOGRAMAS Aunque esta numeración puede ser usada en el control de calidad de las imágenes digitalizadas, para facilitar la localización de sus correspondientes fotogramas, no es absolutamente necesaria. Si se usa, los números deben estar posicionados de tal manera que no interfieran con la detección del fotograma durante el escaneo. La numeración debe estar fuera del área de la imagen del documento (Área que será digitalizada) en lugar diferente al borde donde el mecanismo de detección ubica la imagen. En los casos en que se utilice esta numeración, los dígitos deben quedar encima de la imagen del documento. El tamaño debe ser suficientemente grande para cumplir lo dispuesto en el punto 5.4. Los números o el fondo oscuro (Dependiendo de la polaridad) deben tener ( en el microfilm ) una densidad de al menos 1,20 y debe ser claros y nítidos. Los números deben ser de la misma polaridad de las imágenes. NOTA Si se utiliza numeración de fotogramas para documentos pequeños, existe el riesgo de que no sean detectados, aún cuando estén correctamente ubicados, a menos que se utilice sistema de Blip. Por lo general la ubicación de esta numeración está determinada por el fabricante de la cámara. 8.3 LOCALIZACIÓN Las imágenes de microfilm deben ser ubicadas como se especifica en el numeral 5.5. 8.4 BORDE DE DETECCIÓN Para la microfilmación de documentos que presenten bordes rasgados, se debe utilizar una tira de marcado lateral tal como se especifica en el numeral 5.7. 8.5 TARJETAS 8.5.1 Tarjeta técnica (o de resolución) Las tarjetas técnicas (Véase el numeral 7.4.7) utilizadas dentro de microfilmes aptos para digitalizar, deben tener adicionalmente pares de líneas de dimensiones (Tales como líneas de


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100 mm de longitud) en el ángulo recto, que permita al momento de digitalizar obtener la escala tanto en x como en y. NOTA Estas líneas adicionales en la tarjeta técnica son esenciales cuando se van a establecer los parámetros del escáner de microfilm. También se pueden usar para volver a obtener la escala de las imágenes. 8.5.2 Tarjeta de total de fotogramas Contiene el número total de imágenes microfilmadas y es útil para verificar si el total de fotogramas ha sido detectado y escaneado. 8.6 DENSIDAD DE LAS IMÁGENES La densidad de las imágenes debe corresponder a lo dispuesto en la NTC 5421. En general, los microfilmes aptos para digitalización deben tener una densidad del punto más bajo del rango a que correspondan los documentos, aunque densidades por debajo de 0,80 generan menos resolución en la imagen escaneada. 8.7 SESGAMIENTO El ángulo de sesgamiento de las imágenes en el microfilm no debe ser tan grande que impida el uso de la herramienta de alineación automática y su corrección una vez sea digitalizada. Un ángulo máximo de 10° es aceptado generalmente. NOTA El sesgamiento puede causar problemas para la detección del borde de la imagen durante la digitalización, especialmente si el borde de la siguiente imagen se sobrepone. Para evitar este problema, el campo fotográfico debe ser lo suficientemente grande para que las esquinas de un documento que quede sesgado, no se salgan al momento de la filmación. 8.8 RESOLUCIÓN Los requerimientos de resolución de un microfilm se pueden calcular de acuerdo con las especificaciones del Anexo B. NOTA Algunas aplicaciones del microfilm como dibujos de ingeniería o periódicos tienen requerimientos específicos de resolución. ( Véase la norma ISO 3272-2 e ISO 4087) 9. EMPALMES Se debe evitar en lo posible hacer empalmes. En caso de ser necesarios se deben usar los empalmes ultrasónicos y su número máximo seis por rollo cuando este contiene material de publicaciones y un empalme para rollos con documentación de archivos; se harán en el negativo original. NOTA No se recomienda el uso de soldaduras de cemento (pegante), ya que contienen químicos que deterioran a largo plazo la calidad de conservación del filme.

10. COLOCACIÓN DEL DOCUMENTO EN EL TABLERO DE LA CÁMARA Los documentos se deben ubicar al momento de filmar, sobre el tablero de la cámara de tal manera que queden en su totalidad dentro del área fotográfica. El ángulo de sesgamiento de un documento en el tablero de la cámara, medido entre el borde del papel y el borde de la película debe ser en los posible pequeño y en todo caso no debe exceder de 10°. Donde sea posible se debe dibujar en color negro mate una guía para alinear los documentos sobre el tablero de la cámara.


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11. REBOBINADO La película procesada debe ser rebobinada sobre el carrete tal como se indica en la Figura 5. La imagen "F" debe aparecer con la orientación exhibida (lectura al derecho, no al revés), al ser vista por el observador.

Orientación de escriturasen japones, chino, árabey hebreo

a) Enrollamiento en el carrete reversible con dos orificios cuadrados y un marca de referencia

Orientación de escriturasen japones, chino, árabey hebreo

b) Rebobinado en carrete no reversible

Figura 5. Diagrama que muestra el rebobinado de la película en el carrete


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12. CONTROL DE CALIDAD Una vez procesados el microfilme y las microimágenes, se debe inspeccionar su calidad, y cualquier microimágen inaceptable se debe reemplazar (véase el numeral 7.3). Cuando los documentos originales van a ser destruidos después de microfilmarlos, se deben conservar hasta que se haya realizado la inspección y corrección. 13. VALOR LEGAL Cuando los microfilmes puedan ser requeridos como evidencia por las autoridades, la legislación colombiana prevé procedimientos para que un microfilm adquiera valor probatorio.


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ANEXO A (Informativo)

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

Debe examinarse el archivo documental con el fin de cerciorarse que todos los documentos estén en el orden requerido según el sistema de archivo vigente. Las hojas, páginas, fólderes u otras unidades archivísticas que estén mal colocadas, deberán ponerse en el orden correcto. Se deben retirar los documentos extraños o no-registrados. Se debe hacer todo lo posible por obtener los documentos faltantes, de modo que se logre una filmación de registros tan completa como sea posible. Si resulta imposible la consecución de páginas o documentos faltantes, se deben insertar símbolos o tarjetas de "documentos faltantes" (véase la norma ISO 9878). Si el tamaño o la forma física no permite la microfilmación de ciertos documentos, se deben registrar debidamente las tarjetas que identifiquen cada ítem y den explicación de sus omisiones. Frecuentemente, es necesaria una paginación (foliación), para mantener el orden y asegurar que la colección documental esté completa. Antes de proceder a filmar, todos los ganchos, clips u otros sujetadores deben ser retirados de los documentos. Este procedimiento es obligatorio si se usa cámara rotativa. Se pueden ignorar las imperfecciones que no afectan el texto o las ilustraciones. Los documentos con rasgaduras menores usualmente se pueden filmar correctamente sin que haya pérdida de texto. La manipulación de los originales no es tan crítica si los documentos se van a descartar después de la aprobación de la microfilmación. Los documentos que no tengan carácter histórico pueden enmendarse, si es necesario, con cinta adhesiva transparente. Los defectos mayores de los documentos históricos no deben repararse antes de microfilmar puesto que se puede reducir la legibilidad del texto. En este caso, no deberá usarse la cinta adhesiva. Los fragmentos deben colocarse preferiblemente en un fólder plástico para su microfilmación. Se debe tener especial cuidado con los documentos en mal estado, ya que las cámaras rotativas tienden a deteriorar aún más los papeles. El operario de una cámara rotativa debe estar conciente que el adhesivo de los bordes de la cinta pegante puesta sobre los papeles reparados, puede interferir con la alimentación de los documentos, causar atascamiento de la cámara o ensuciar las guías de vidrio, obstruyendo así el paso óptico. Si se tiene que desencuadernar para hacer legibles las márgenes del documento, deberá hacerse bajo supervisión de un restaurador con experiencia. No se deben retirar las manchas; en lugar de ello, se deben usar métodos fotográficos para hacer más legible la microimagen. Se pueden utilizar filtros de color para reducir la pérdida de calidad de la imagen que ocurre si el original está descolorido y para mejorar la reproducción de algunos colores. La información escrita o impresa en los documentos legales o históricos debe ser realzada sólo por métodos fotográficos. Los símbolos gráficos apropiados o tarjetas especiales que describen la condición de los documentos y del archivo deben ser colocados entre las páginas del archivo antes de comenzar la microfilmación (véase la NTC 4080 (ISO 9878)). Si la densidad del documento original varía considerablemente, se pueden tomar dos fotos con diferentes exposiciones. Debe usarse entonces el símbolo de "repetición de imagen".


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El preparador debe determinar que el número de imágenes que quepan adecuadamente en el rollo de película. Dicha información es obtenible generalmente del fabricante de la cámara. Se deben diseñar los cortes del rollo de modo que sean lógicos en el archivo. Ej, finalizando temas, fechas o volúmenes. Además del largo y ancho del rollo de película, el número de imágenes sobre el rollo se determina por lo siguiente: - Grado de reducción utilizado, - Tamaño del documento original, - Ajuste del tamaño de la imagen, - Orientación, - Longitud de la película y, - Requerimientos de filmación por unidad registrada.


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ANEXO B (Informativo)

RESOLUCIÓN

B.1 GENERALIDADES Para definir los requerimientos de calidad de un sistema para producción de microfilmes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos relevantes: - Cual es el máximo grado de reducción que puede ser utilizado y que todavía produce

imágenes de calidad? - Cual es el formato de película a ser usado? (En otras palabras la película de 16 mm

es apropiada o se debe usar película de 35 mm?) Este anexo da detalles sobre los procedimientos que se deben seguir para permitir la elaboración de un microfilm que garantice imágenes de excelente calidad. B.2 DIGITALIZACIÓN DE MICROFILMES B.2.1 Generalidades Cuando se digitaliza un microfilm, la resolución se mide en puntos por pulgada (dpi por sus siglas en inglés). Cuando se hace el escaneo a un microfilm, la resolución del sistema puede no ser conocida. No obstante se acostumbra que sea seleccionada de las resoluciones predefinidas del escáner, para obtener una buena imagen digital. B.2.2 Documentos con escala de grises Es importante conocer que si la escala de grises se va a conservar, una baja resolución de escaneo que con un escaneo bitonal dará una calidad subjetiva equivalente. Aunque aún no se han establecido reglas relacionadas con la escala de grises a imágenes bitonales, generalmente una realocución de 300 dpi, con 4 bit de escala de grises ( por ejemplo uno con 16 niveles) es fácilmente solucionable cuando se digitaliza desde un microfilm de alto contraste y este no es inferior a 600 dpi en imagen bitonal. Esto entonces tiene una relación con la decisión del máximo grado de reducción y si se requiere película de 16 mm o de 35 mm para obtener un resultado de alta calidad. B.2.3 Documentos Manuscritos Los principales determinantes de la mínima resolución necesaria para manuscritos son el grosor de los trazos también como el contraste. Los trazos en los manuscritos tienden a ser muy delgadas en las líneas ascendentes, cuando se hacen con una pluma afilada. Estas líneas son normalmente de 0,1 mm de grosor. Debe asumirse como mínimo escaneo a lo ancho de la línea de dos pixeles, más un incremento por seguridad del 50 % para asegurar que el trazo sea registrado; en estas condiciones serán correctamente capturados los documentos manuscritos. Así, para asegurar una aceptable calidad de imagen digitalizada, se requiere una resolución de escaneo de 600 dpi para un trazo que tenga 0,1 mm de altura y alto contraste de fondo. También se requiere un nivel de calidad alto (8) de acuerdo a la fórmula clásica QI (véase el Literal B.4).


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B.3 RESOLUCIÓN DEL MICROFILM Hay una relación entre la resolución del microfilm y el grado de reducción. Una letra típica requiere un sistema que resuelva 10 pares de líneas a través de la altura disponible, para que sea registrado correctamente. Entonces dividiendo la altura de la letra más pequeña (e, o, c) por 10 y luego por el grado de reducción, el sistema de microfilmación queda determinado. Por ejemplo, cuando la letra a escanear es de 1 mm de altura, y se utiliza un grado de reducción de 1:24, se requiere como mínimo una resolución de 240 pares de líneas por milímetro. Cuando se utilizan sistemas de escaneo que están calibrados en puntos por pulgada (dpi) una resolución de 500 dpi es aproximadamente equivalente a 10 pares de líneas por milímetro. Adicionalmente una resolución de escaneo de 12 000 dpi (240 X 50) es equivalente en el ejemplo de arriba. B.4 ÍNDICE DE CALIDAD B.4.1 General El índice de calidad de un microfilm es una medición de sus niveles de calidad. B.4.2 Cálculo del índice de calidad El índice de calidad se basa en el uso de imágenes de la tabla de resolución ISO No.2, relacionadas con el poder resolutivo de la cámara/película/proceso y la medida más pequeña de algún carácter significativo en el texto a microfilmarse. La tabla ISO No.2 contiene una serie de patrones desde 1 lp/mm ( par de líneas por milímetro) hasta 18 lp/mm. Al medir la altura de la letra, los patrones pueden relacionarse con la esperada legibilidad de la imagen. La resolución requerida para copia de texto depende del tamaño de la letra, del grado de reducción y de la calidad de reproducción requerida. Para propósitos más prácticos, se puede definir el QI (Quality Index) o "índice de calidad" con la siguiente ecuación:

HxPQI = en donde

P es el patrón resuelto se refiere al número mayor de la tabla ISO No.2 resuelta en la microimagen H es la altura de la letra minúscula "e" es la misma altura de la letra en el original (preferiblemente de

una tarjeta técnica) en milímetros. Se recomienda un QI mínimo de 8 o más para obtener una calidad de imagen en el que las letras son claramente definidas. Si se obtiene un QI de 5 la reproducción puede ser leída sin dificultad, aunque las letras con detalles pueden no quedar bien formadas. Si el QI es de 3 o menos la reproducción solo podrá ser leída en el mejor de los casos con mucha dificultad, las letras “e”, “c” y “o” pueden quedar parcialmente cerradas o dañadas. Se requiere un QI de 3.6 para obtener una calidad marginal de la imagen.


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1 2 3 4 5 621 3 4 5 6

21 3 4 5 6

GENERACIONES NIVELES DE CALIDAD

Calidad altaCalidad media

Calidad marginal

INDICE DE CALIDAD

3,558

INDICE DE CALIDAD

NÚMERO DE GENERACIONES

1. Primera generación (microfilm de cámara)2. Segunda generación, copia3. Tercera generación, copia4. Cuarta generación, copia5. Quinta generación, copia6. Sexta generación, copia

0,5 0,60,7

0,80,9

1 1,5 2 2,5 3 4 5 6 7 8 910

28025022520018016014012511210090807163565045

11,1

1,251,41,61,8

22,22,52,83,23,6

44,5

55,66,37,1

89

1011

12,5141618

Traj

eta

de p

rueb

a IS

O N

o. 2

gene

raci

ón d

e m

icro

film

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Test

ISO

car

ta N

o. 1

car

ácte

r

Altura de la letra "e" minúscula en milímetros

Figura B.1. Gráfica de índices de calidad


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BIBLIOGRAFÍA 1) ISO 3272 (Todas las partes). Microfilmación de dibujos técnicos y otros documentos de

dibujo de la oficina. 2) ISO 4087, Micrografía. Microfilmación de periódicos con propósito de archivo en película

de 35 mm. 3) ISO 12650, Aplicaciones de la imagen digital. Microfilmación de planos que no tienen

color en películas de 35 mm. 4) KENNEY y CHAPMAN, Tutorial en requerimientos de resolución de imagen digital para

reemplazar el soporte, Comisión sobre preservación y acceso, Washington D.C., USA 1995.


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DOCUMENTO DE REFERENCIA INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. Microfilming of Documents on 16 mm and 35 mm Silver–Gelatin Type Microfilm. Operating Procedures. Geneve 2005 19p (ISO 6199).