La correcta emisin de una factura estrascendental desde el punto de vis-ta del Impuesto sobre el Valor Aa-dido (IVA), del Impuesto General

Indirecto Canario (IGIC) y delImpuesto sobre la Produccin,

los Servicios y la Importa-cin (IPSI), ya que median-te la factura se realiza larepercusin y se logra,por tanto, el adecuadofuncionamiento de sutcnica impositiva.

La normativa comu-nitaria si-empre hasido muy parca enmateria de factura-cin, limitndosea establecer unaserie de requisi-tos mnimosque los Estadosmiembrosdeban exigira toda factu-ra. Afortu-nadamenteesta situa-cin cam-bi en2001 conla aproba-cin de laDirectiva

2001/115, de 20 de diciembre, que simplifi-ca y armoniza la expedicin de facturas enel mbito del IVA. La Directiva sealaba lossupuestos en los que la expedicin de fac-tura era obligatoria para los empresarios oprofesionales; estableca las mencionesobligatorias en toda factura, e impona alos Estados miembros la obligacin deadmitir el uso de las nuevas tecnologas,tanto en la remisin de facturas como ensu conservacin.

La Directiva era de obligada transposicinantes del 1 de enero de 2004, y por eso afinales del pasado 2003, con las prisashabituales, se modificaron los correspon-dientes artculos de la Ley del IVA y sepublic el Real Decreto 1496/2003, de 28de noviembre, por el que se aprueba elReglamento que regula las nuevas obliga-ciones de facturacin.

NUEVA NORMATIVAComo acabamos de mencionar, la Directi-va 2001/115, del Consejo estableci crite-rios comunes en materia de facturacin.Esta Directiva se divida en cuatro grandesbloques:1. Menciones obligatorias de las facturas.2. Facturacin telemtica.3. Conservacin de facturas.4. Subcontratacin de servicios de

facturacin.La norma encargada de trasponer esta Di-rectiva ha sido el Real Decreto 1496/2003,

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MENOS DE UN MES ES EL TIEMPO QUE HAN TENIDO EMPRESAS Y PROFESIONALES PARA PRE-

PARAR SUS NUEVAS FACTURAS,Y POR ESO A MUCHOS LES HA PILLADO DESPREVENIDOS EL

NUEVO RGIMEN DE FACTURACIN QUE ENTR EN VIGOR EL 19 DE DICIEMBRE DE

2003. EN ESTA MATERIA, EN LA QUE LAS OBLIGACIONES FORMALES TIENEN TANTO PESO

COMO LOS EFECTOS JURDICOS DE ELLA DERIVADOS, SE HACE NECESARIA UNA VISIN CLA-

RA Y COMPRENSIBLE DE LA MISMA, TAREA QUE VAMOS A ABORDAR EN ESTAS PGINAS.

Nuevo rgimen defacturacin

de 28 de noviembre, aunque en lo relativoa la facturacin telemtica se mantiene envigor la Orden HAC/3134/2002, de 5 dediciembre, en tanto no se dicte otra normaque la sustituya.Debemos recordar, por tanto, que el RealDecreto 2402/1985, por el que se regula eldeber de expedir y entregar factura queincumbe a los empresarios y profesiona-les queda derogado, sin perjuicio del rgi-men transitorio previsto en la Disposi-cin Transitoria nica del Real Decreto1496/2003.

OBLIGACIONES DE LOSEMPRESARIOSY PROFESIONALES

Con carcter general, y tal y como disponeel artculo 1. del Reglamento, los empre-sarios y profesionales estn obligados a ex-pedir y entregar factura por las operacio-nes que realicen en el desarrollo de su acti-vidad empresarial o profesional, as comoa conservar copia o matriz de la factura.Obligacin de expedir factura: Segn elartculo 2. los empresarios y profesionalesestn obligados e expedir y entregar factu-ra por todas las entregas de bienes y pres-taciones de servicios que realicen en elejercicio de su actividad, incluidas las nosujetas y las exentas, y por los pagos recibi-dos con anterioridad a la realizacin de di-chas entregas o prestaciones.Toda obligacin tiene siempre sus excep-ciones, que en este caso son muy similares

a las recogidas en la normativa anterior.As, segn el artculo 3., no existir obliga-cin de expedir factura por las operacionesexentas del IVA en virtud de lo establecidoen el artculo 20 de la Ley del IVA (aunques ser obligatorio emitirla en algunas acti-vidades exentas, como los servicios mdi-cos o las entregas de terrenos rsticos), nipor las operaciones a las que sea de aplica-cin el recargo de equivalencia, ni las reali-zadas por profesionales acogidos al rgi-men simplificado del IVA, ni por las opera-ciones en las que as lo autorice el Departa-mento de Gestin Tributaria de la AEAT, nipor las actividades acogidas al rgimen es-pecial de la agricultura, ganadera y pesca.Como novedad importante incorporadapor el artculo 5. del Reglamento, encon-tramos la posibilidad de que la obligacinmaterial de expedir factura pueda sercumplida por los destinatarios de las ope-raciones o por terceros, aunque, en ltimotrmino, el responsable de que esta obliga-cin se cumpla siempre ser el empresarioo profesional.Los requisitos que deben cumplirse son: laexistencia de un acuerdo previo por escri-to entre ambas partes; la aceptacin de ca-da factura por el empresario o profesionalque haya realizado la operacin; la remi-sin de copia de la factura al empresario yla mencin en la propia factura de que lamisma ha sido expedida en nombre y porcuenta del empresario o profesional quehaya realizado la operacin correspon-diente.

Obligacin de remisin de facturas: Losoriginales de las facturas expedidas debe-rn remitirse a los destinatarios en el mo-mento de su expedicin o en el plazo m-ximo de un mes cuando el destinatario seaun empresario o profesional que acte co-mo tal. En cuanto a la forma de remisinpodr utilizarse cualquier medio, aunqueel legislador ha querido fomentar la remi-sin electrnica, asunto que trataremos unpoco ms adelante.Obligacin de conservacin de facturas:Tal como seala el artculo 19, que seremite a la Ley General Tributaria (y sta, asu vez, a la legislacin mercantil), losempresarios o profesionales debern con-servar durante seis aos las facturas ydocumentos sustitutivos recibidos, lascopias o matrices de las facturas y docu-mentos sustitutivos expedidos y los reci-bos. La forma de hacerlo podr ser cual-quiera que permita el acceso a ellos porparte de la Administracin tributaria, aun-que lo preferible sera su conservacinelectrnica.

DOCUMENTOSSUSTITUTIVOS

La obligacin de expedir factura puedesustituirse por la expedicin de un tique ycopia de l en las siguientes operaciones,siempre y cuando el importe de las mis-mas no exceda de 3.000 euros:

- Ventas al por menor.- Ventas o servicios en ambulancia.- Ventas o servicios a domicilio del

consumidor.- Transporte de personas.- Servicio de hostelera y restauracin.- Servicios prestados por salas de baile

o discotecas.- Servicios telefnicos prestados por

cabinas de uso pblico.- Servicios de peluquera y belleza.- Uso de instalaciones deportivas.- Revelado de fotografas.- Aparcamiento de vehculos y utiliza-

cin de autopistas de peaje.- Alquiler de pelculas.- Servicios de tintorera.

No podr expedirse el documento sustitu-tivo en los supuestos previstos en los apar-tados 2 y 3 del artculo 2. (emisin obli-gatoria de factura e inversin del sujeto

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I N F O R M E A B R I L J U N I O 2 0 0 4

pasivo), ni en el del artculo 13.2 (relativoa facturas rectificativas).Muy importante es la aclaracin que seefecta en el artculo 4. in fine, que esta-blece que los tiques no permiten la deduc-cin de las cuotas soportadas, ya que nun-ca van a tener la consideracin de facturasa efectos de lo dispuesto en el artculo 97.1de la Ley del IVA, regulador del derecho adeduccin.

REQUISITOS FORMALESDE LAS FACTURASY DOCUMENTOSSUSTITUTIVOS

Uno de los objetivos de la Directiva2001/115 fue, precisamente, homogenei-zar y armonizar los requisitos que venanexigiendo los Estados miembros en eltema de la facturacin. Para lograrlo fijuna serie de exigencias que los Estadospodan suavizar en determinados casos.El captulo II del Reglamento es el encar-gado de sealar los requisitos que deberncumplir estos documentos, y que ataen alcontenido, a los medios de expedicin, alplazo y a la moneda y lengua en que seexpresen las facturas.Contenido: El artculo 6. relaciona unaserie de datos con los que debe contar lafactura, una especie de contenido mnimo,sin perjuicio de que pueda incluirse cual-quier otra mencin.

El contenido general es el siguiente:1. Nmero y, en su caso, serie.2. Fecha de expedicin.3. Nombre y apellidos o razn social

completa, tanto del obligado a expe-dir la factura como del destinatariode la misma.

4. Nmero de identificacin fiscal delempresario o profesional y, en algu-nos casos, del destinatario.

5. Domicilio de ambas partes.6. Descripcin de las operaciones.7. Tipo/s impositivo/s aplicado/s a las

operaciones.8. Cuota tributaria que se repercuta.9. Fecha en que se han realizado las

operaciones, siempre que no coinci-da con la fecha de expedicin.

Adems, pueden ser exigibles algunosrequisitos de carcter especial, dependien-do del tipo de operacin que se lleve a cabo:

En las copias de las facturas se indica-r tal condicin de copia.

Cuando se trate de operaciones exen-

tas o no sujetas se har una referencia alprecepto de la Ley del IVA que establezcala correspondiente exencin.

En las entregas de medios de trans-porte nuevos se incluirn todas sus carac-tersticas y la fecha de su primera puestaen servicio.

En las operaciones triangulares o encadena tal situacin deber hacerse cons-tar en la factura.

Existe la posibilidad de expedir factu-ras simplificadas cuando as lo permita elDepartamento de Gestin Tributaria de laAEAT, aunque siempre deber aparecer lafecha de expedicin, la identidad del obli-gado, la identificacin de los bienes entre-gados o servicios prestados y la cuota tri-butaria.Los tiques, por su parte, debern incorpo-rar el nmero y, en su caso, la serie; el NIF,nombre y apellidos o razn social del obli-gado a su expedicin; tipo impositivo apli-cado o la expresin IVA incluido y lacontraprestacin total; as lo establece elartculo 7.

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Puertas CalabuigFlipe II, 2525008 MurciaNIF: A - 25022563

FACTURA N.

FECHA

Concepto Cantidad Precio Importe bruto % dto. Importe dto. Importe neto

Puertas CalabuigBase imponible IVA Recargo equivalencia Entregado a cuenta TOTAL FACTURA

Forma de pago S/Referencia N. Bultos

Enviado por N. Certificado

tipo cuota tipo cuota

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MOMPANIF: A-25000141C/ Gracia, 5608900 Barcelona

2141

25/5/2004

Puerta Saln. Oriental 2 1.500 3.000 3.000

Tirador. Oriental 2 240 240

Perfiles. Oriental 6 50 300 300

120

16%3.540 566,4 4106,4

Medios de expedicin: Tanto las facturascomo los documentos sustitutivos podrnexpedirse por cualquier medio (ya sea papelo soporte electrnico) que permita la cons-tatacin de la fecha de expedicin, su con-signacin en el Libro Registro de facturasexpedidas y su adecuada conservacin; aslo dispone el artculo 8. del Reglamento.Plazo de expedicin: Como norma gene-ral se establece que las facturas y docu-mentos sustitutivos se expedirn en elmomento en que se realice la operacin;sin embargo, cuando el destinatario de laoperacin sea, a su vez, un empresario oprofesional que acte como tal, podrnexpedirse en el plazo de un mes desde quese realiz la operacin, entendiendo porfecha de realizacin de la operacin aque-lla en que se ha producido el devengo delimpuesto correspondiente.

Moneda e idioma: El artculo 10 permiteque los importes puedan expresarse encualquier moneda, si bien el importe delimpuesto que se repercute debe ir expresa-do en euros. Por lo que se refiere al idioma,tambin puede utilizarse cualquier lengua,aunque la Administracin tributariapodr exigir una traduccin al castellano oa cualquier otra lengua oficial de Espaaen sus labores de comprobacin de lasituacin tributaria del empresario o pro-fesional.

RECTIFICACIN DELAS FACTURASO DOCUMENTOSSUSTITUTIVOS

Qu ocurre cuando se incumple algunode los requisitos de contenido o cuando se

da alguna circunstancia que obliga a modi-ficar la base imponible? En estos casos, talcomo dispone el artculo 13, hay que expe-dir una factura rectificativa de la originaltan pronto como el obligado a expedirlatenga constancia de tales hechos. Hay querecordar que slo tendrn carcter de recti-ficativas las facturas que se emitan porestas dos causas.La rectificacin se realizar mediante laemisin de una nueva factura en la que seharn constar los datos identificativos de lafactura rectificada, la rectificacin efectua-da, as como la causa de la misma, y la con-dicin de factura rectificativa.

FACTURACIN TELEMTICA

La facturacin electrnica ha sido conside-rada por algunos sectores como la piedraangular de la reforma llevada a cabo por la

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Consulta 2395, de 20 de enero de2004:En qu casos hay queexpedir factura?Los empresarios o profesionales es-tn obligados, en todo caso, a expe-dir factura por las entregas de bien-es y prestaciones de servicios querealicen, incluidas las no sujetas y lasexentas:A) Si el destinatario es em-presario o profesional o cuando aslo exija para el ejercicio de cual-quier derecho de naturaleza tribu-taria; B) En las entregas intracomuni-tarias; C) En las ventas a distancia lo-calizadas en Espaa; D) Exportacio-nes, salvo tiendas libres de impues-tos; E) Entregas de bienes con insta-lacin previa; F) Destinatario perso-na jurdica no empresario, o una Ad-ministracin pblica G) Cuando elsujeto pasivo es el destinatario porinversin.

Consulta 2396, de 20 de enero de2004:En qu supuestos expi-de obligatoriamente lafactura el destinatario?Desde el 1 de enero de 2004 la ex-pedicin obligatoria de una facturapor parte del destinatario, unindo-la al justificante contable de la ope-racin, se limita a los supuestos si-guientes:A) Inversin del sujeto pa-sivo; B) Persona jurdica que no ac-te como empresario y sea destina-

tario de una operacin triangular ode determinados servicios presta-dos por no establecidos; C) Desti-natario de las entregas de oro deinversin gravadas por haber renun-ciado a la exencin.

Consulta 2402, de 20 de enero de2004:En qu supuestos pue-de expedirse tique?Salvo en las operaciones en las quees obligatorio expedir una factura(ver consulta 2395 reproducida an-teriormente), puede expedirse untique en las operaciones de cuantainferior a 3.000 euros enumeradasen el art. 4 del Real Decreto1496/2003, as como cuando lo au-torice la AEAT. En ningn caso pue-de expedirse un tique cuando elsujeto pasivo sea el destinatario dela operacin, ni cuando haya queexpedir una factura de rectificacin.

Consulta 2403, de 20 de enero de2004:Sirve el tique comodocumento justificativopara practicar ladeduccin del IVA?La deduccin de las cuotas sopor-tadas exige, entre otros requisitos,estar en posesin del documentojustificativo, que, por regla general,es la factura original. A estos efec-

tos, slo tiene la consideracin defactura original aquella que con-tenga todos los requisitos de losapartados 1 a 7 del art. 16 del Re-al Decreto 1496/2003.

Consulta 2405, de 20 de enero de2004:Pueden agruparse va-rias operaciones en unasola factura?Si el destinatario es empresario oprofesional, pueden agruparse enuna nica factura todas las opera-ciones realizadas en distintas fechasde un mes natural.En idnticos trminos puede reali-zarse la agrupacin en una nicafactura de las diversas operacionesrealizadas con el mismo proveedorcuando el obligado a la expedicinsea el sujeto pasivo.

Consulta 2413, de 20 de enero de2004:Qu documentos defacturacin tienen queconservar los empresa-rios o profesionales?Los empresarios y profesionalestienen que conservar los docu-mentos recibidos y las copias delos expedidos, tanto si son facturascomo tiques. Asimismo, debenconservarse las facturas expedidaspor el destinatario que tenga lacondicin de sujeto pasivo del IVA,

los documentos acreditativos delpago del impuesto a la importa-cin, as como el original (por elexpedidor) y la copia (por el desti-natario) de los recibos expedidosen aplicacin del rgimen especialde la agricultura, ganadera y pesca.La obligacin de conservar los do-cumentos es independiente del rgi-men especial del IVA que aplique elempresario o profesional.

Consulta 2414, de 20 de enero de2004:Qu requisitos sonnecesarios para poderconservar las facturasfuera de Espaa?La obligacin de conservacin delos documentos por parte de losempresarios, profesionales o suje-tos pasivos del IVA puede realizar-se en cualquier lugar que permitaponer, de forma inmediata, a dispo-sicin de la Administracin tributa-ria la documentacin o informacinrequerida.Si la conservacin va a ser llevada acabo fuera de Espaa se requierecomunicarlo previamente a la AEATy realizar la conservacin por me-dios electrnicos que permitan el ac-ceso en lnea, as como la carga re-mota y utilizacin por parte de laAdministracin tributaria.

CONSULTAS A LA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA

Directiva 2001/115, la cual admite plenosefectos fiscales a las facturas expedidas enformato electrnico, siempre y cuando segarantice la autenticidad del origen y laintegridad de su contenido.A falta de un desarrollo normativo en estamateria, el nuevo Reglamento de Factura-cin mantiene en vigor la OrdenHAC/3134/2002, sobre desarrollo del rgi-men de facturacin telemtica, que se basaen la utilizacin de sistemas de firma elec-trnica avanzada o de cualquier otro siste-ma de intercambio electrnico de datos(EDI).La autenticidad del origen y la integridadde su contenido se garantizan de lasiguiente forma:

1. Cuando el sistema de intercambioelectrnico de datos se basa en un sistemade firma electrnica de datos, sta deberestar fundamentada en la utilizacin de uncertificado electrnico y generada por undispositivo de produccin de firma deentre los admitidos por la AEAT.

2. Cuando se trate de otros sistemas deintercambio electrnico de datos, median-te los elementos propuestos para este finpor el contribuyente una vez que seanautorizados por la Administracin Tribu-taria.En lo relativo a la conservacin de este tipode facturas, deber realizarse de tal formaque quede garantizado el acceso en lnea a

ellas, as como su carga remota y utilizacinsin demora por parte de cualquier rganode la Administracin tributaria que estrealizando una comprobacin tributaria.As, estar permitida la conservacin

mediante equipos electrnicos de trata-miento, incluida la comprensin numricay almacenamiento de datos, utilizandomedios pticos u otros medios electro-magnticos.

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A B R I L J U N I O 2 0 0 4 I N F O R M E

Real Decreto 2402/1985

Nmero y, en su caso, serie.

Nombre y apellidos o denominacin social,tanto del expedidor como del destinatario.

Nmero de identificacin fiscal delexpedidor.

Nmero de identificacin fiscal deldestinatario.

Domicilio del expedidor y del destinatario.

Descripcin de la operacin y consignacinde los datos necesarios para determinar la

base imponible.

Tipo tributario.

Cuota tributaria repercutida o expresinIVA incluido cuando la cuota del IVA se

repercuta dentro del precio.

Lugar y fecha de emisin.

Real Decreto 2402/1985

Nmero y, en su caso, serie.

Nmero de identificacin fiscal delexpedidor.

Tipo impositivo aplicado o la expresinIVA incluido.

Contraprestacin total.

Real Decreto 1496/2003

Nmero y, en su caso, serie.

Nombre y apellidos o denominacin social,tanto del expedidor como del destinatario.

Nmero de identificacin fiscal delexpedidor.

Nmero de identificacin fiscal deldestinatario slo en determinados casos.

Domicilio del expedidor y del destinatario ylugar fijo de negocios en que se realice laoperacin.

Descripcin de las operaciones yconsignacin de los datos necesarios paradeterminar la base imponible.Precio unitario de cada operacin ycualquier descuento o rebaja que no estincluido en el precio unitario.

Tipo tributario.

Cuota tributaria consignada por separado.

Fecha de expedicin y fecha en que sehayan efectuado las operaciones o en quese haya efectuado el pago anticipado.

En caso de operaciones exentas o nosujetas se mencionar el precepto en el quese basa la exencin o la no sujecin.

Real Decreto 1496/2003

Nmero y, en su caso, serie.

Nmero de identificacin fiscal, nombre yapellidos o razn social completa delobligado a su expedicin.

Tipo impositivo aplicado o la expresinIVA incluido.

Contraprestacin total.

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Facturas

RECUERDE

Documentos sustitutivos

A continuacin mostramos un cuadro comparativo entre el contenido exigido por lanormativa anterior y el exigido por el nuevo Reglamento de facturacin que resultar muytil para realizar, si procede, la oportuna adaptacin de facturas y documentos sustitutivos: