nvavg.nl€¦ · Web viewVerzend een kopie in Word aan uw groepsgenoten. Bespreek tijdens een of meer groepsbijeenkomst(en) de concept POP’s en vraag collega’s advies over hoe

CHECKLIST VISITATORENVISITATIE NVAVG

versie 3.0 DEF 1 april 2016

© NVAVG 2016Niets uit deze opgave mag vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de copyright houder.

Voorwoord

Deze checklist is bedoeld als hulpmiddel voor visitatoren van de NVAVG. Bij twijfelgevallen over de juiste voorschriften, eisen en procedures, is het Visitatiereglement, vastgesteld door het bestuur van de NVAVG, in alle gevallen doorslaggevend. Visitatoren zijn gehouden aan dit reglement. De laatste versie van dit Reglement is altijd te vinden op de website van de NVAVG.

Inhoudsopgave

1. Stappenplan visitatie in het kort: wat, wanneer?2. Voorbeeldprogramma van de formele visitatiebijeenkomst3. Technische aandachtspunten voor visitatoren

3.1 _ Aandachtspunten bij de voorbereiding3.2 Aandachtspunten tijdens de formele visitatie3.3 Aandachtspunten na de formele visitatie

4. Inhoudelijke aandachtspunten voor visitatoren4.1 Beoordelingscriteria algemeen4.2 Aandachtspunten bij vragenlijst Professioneel Functioneren4.3 Aandachtspunten bij Dossieronderzoek4.4 Aandachtspunten bij Reflectieverslag moreel-ethisch dilemma4.5 Aandachtpunten bij feedbackinstrumenten

5. Beoordeling van het POP5.1 Totstandkoming POP5.2 Beoordelingscriteria POP5.3 Wat als de kwaliteit van het POP twijfelachtig is?

6. Houdingsaspecten en gesprekstechnische aandachtspunten voor visitatoren

1. Stappenplan visitatie in het kort: wat, wanneer?

In onderstaand overzicht staan de stappen beschreven, die de gevisiteerden doorlopen (zoals opgenomen in het Instructieboek Visitatie). Tussendoor vindt u in de kaders de informatie die voor de visitatoren relevant is. In de verdere hoofdstukken gaan we meer in detail in op de werkzaamheden van de visitator.

1 24-18 maanden (minimaal) voor herregistratie: aanmelding

▪ Vorm een groep van minimaal vier en maximaal vijf beroepsgenoten.▪ Wijs een contactpersoon aan die de groep aanmeldt via de NVAVG-website.▪ Hierna wordt iedere deelnemer afzonderlijk via de mail gevraagd zijn/haar aanmelding online

te completeren.

© Kwaliteitsbureau NVAB Pagina 2 van 16Checklist voor visitatoren NVAVG - versie 3.0 DEF, april 2016

▪ Als alle deelnemers hun aanmeldingsgegevens hebben gecompleteerd, ontvangt iedere deelnemer een bevestiging van aanmelding en krijgt alle benodigde instrumenten toegestuurd.

▪ Maak nader kennis met elkaar en maak onderlinge werkafspraken.

2 12 – 9 maanden voor de formele visitatie: planning traject in visitatiegroep

▪ Neem globaal kennis van de vragenlijsten en opdrachten.▪ Kom met uw groep bijeen om de vragenlijsten en opdrachten te bespreken.▪ Maak een planning voor het uitvoeren van de diverse opdrachten. ▪ Leg een aantal data vast voor groepsbijeenkomsten en spreek af wat wanneer besproken

wordt.▪ In deze periode ontvangt de contactpersoon via de mail het verzoek om twee voorkeursdata

voor de visitatie op te geven.

o Visitatoren ontvangen van het Kwaliteitsbureau NVAB een lijst met te visiteren groepen en hun voorkeursdata voor de visitatie en enkele basale gegevens over de groepen (namen deelnemers, plaats waar de visitatie zal geschieden, betrokken werkgevers).

o Visitatoren kunnen zich intekenen op bepaalde visitatiegroepen. Het kwaliteitsbureau maakt een match van tweetallen die zich hebben ingetekend op dezelfde visitatie.

o Vervolgens ontvangen de groepen een bevestiging van de datum en de namen van de visitatoren. De visitatoren ontvangen eveneens een bevestiging van de visitatiedatum met de namen van de groepsleden en de adresgegevens van de contactpersoon.


3 9 – 4 maanden voor de formele visitatie: verzameling persoonlijke gegevens

▪ Maak een begin met het uitvoeren van de 360-graden feedback door anderen te verzoeken feedback te geven aan de hand van een vragenlijst.

o 5 of meer vragenlijsten uitzetten bij patiënten/vertegenwoordigers (min. 5 ingevulde feedbacklijsten verzamelen)

o 5 of meer vragenlijsten uitzetten bij collega’s (min. 5 ingevulde feedbacklijsten verzamelen)

▪ Vul de diverse vragenlijsten in en reflecteer over uw professioneel functioneren.▪ Formuleer globaal uw voornemens en verbeterpunten. ▪ Bespreek de resultaten van uw individuele reflecties met uw medegevisiteerden in de

visitatiegroep.

4 4 – 3 maanden voor de formele visitatie: opstellen concept POP

▪ Maak een eerste concept van het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP).▪ Verzend een kopie in Word aan uw groepsgenoten.▪ Bespreek tijdens een of meer groepsbijeenkomst(en) de concept POP’s en vraag collega’s

advies over hoe deze meer ‘smart’ te maken. ▪ Vraag om opbouwend maar kritisch commentaar van de groepsgenoten.▪ Check of het Kwaliteitsbureau u heeft bericht over de visitatiedatum en de ingeplande

visitatoren (via de mail).

5 3 – 1,5 maanden (6 weken) voor de formele visitatie: indienen concept POP

▪ Check of de factuur voor de visitatie al voldaan is. ▪ Pas uw POP aan naar aanleiding van commentaren uit de groep.▪ Verzend dit (herziene concept) POP uiterlijk 6 weken voor de visitatie plaatsvindt naar de

visitatoren.

o Visitatoren ontvangen uiterlijk 6 weken vóór de visitatie het materiaal van de visitatiegroep.

o Visitatoren hebben anderhalve maand [of minder als zij daar zelf mee akkoord zijn gegaan] om zich voor te bereiden op de visitatie (bestuderen materiaal).

o Visitatoren nemen 2 weken voor de formele visitatie contact op met de contactpersoon van de groep om plaats en tijd te controleren en eventuele speciale verzoeken tijdig in overweging te kunnen nemen.

o Visitatoren bespreken vooraf onderling de taakverdeling, telefonisch of face-to-face.


6 Visitatiedag: de uitvoering van de formele visitatie

▪ Ontvang de beide visitatoren op de vastgestelde datum.▪ Zorg dat de benodigde aanvullende documenten ter beschikking zijn van de visitatoren.▪ Maak aantekening van de opmerkingen van de visitatoren over de POP’s.

o Visitatoren geven tijdens de formele visitatie van de groep in ieder geval feedback op het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP).

o De visitator kan (een kopie van) de eigen aantekeningen over het POP aan de gevisiteerde geven of hij/zij kan na afloop van de visitatie de feedback schriftelijk doorgeven.

=> Zie voor een voorbeeldprogramma: hoofdstuk 2=> Zie voor de inhoudelijke beoordelingscriteria: hoofdstuk 4

7. Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie

▪ Visitatoren geven binnen een maand hun commentaar op het POP aan u door.▪ Pas binnen uiterlijk zes weken na ontvangst van het commentaar het POP aan conform de

afspraken met de visitatoren en dien dit aangepaste POP opnieuw in. ▪ Drie maanden na de visitatiedag dient het POP te zijn afgerond.▪ Indien het POP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan bericht.▪ Als uw POP is goedgekeurd, worden 25 accreditatiepunten ingevoerd in GAIA. ▪ De visitatie in engere zin is nu afgerond.▪ Vul de ‘evaluatievragenlijst Kwaliteitsvisitatie NVAVG’ in, waarvoor u via de mail (uiterlijk 20

weken na de visitatiedag) wordt uitgenodigd.

o Visitatoren zullen (indien van toepassing) binnen één maand na de visitatie hun commentaar schriftelijk aan de gevisiteerde bekendmaken.

o Visitatoren beoordelen eindversie van het POP en geven (al dan niet) hun finale goedkeuring door een bericht aan betrokkene te sturen, met een cc aan het Kwaliteitsbureau van de NVAB.


8. Uitvoeren van het Persoonlijk Ontwikkel Plan: de komende maanden en jaren▪ Ga aan de slag met het plannen en realiseren van uw verbeterpunten. ▪ Maak eens per kwartaal tijd vrij (bijvoorbeeld een half uur) om na te gaan of en hoe u bezig bent

met het realiseren van uw verbeterpunten.▪ Documenteer uw inspanningen en resultaten door het bijhouden van een visitatieportfolio! ▪ Maak aantekeningen van waarom en hoe u uw POP aanpast door veranderende

omstandigheden en inzichten: van groot belang voor de volgende visitatie.▪ Het is aan te bevelen om de bijeenkomsten met uw visitatiegroep door te zetten, om periodiek

uit te wisselen hoe eenieder bezig is, óf om (onderdelen van) uw POP tijdens de bijeenkomsten van de eigen intervisie-groep te bespreken.


2. Voorbeeldprogramma van de formele visitatiebijeenkomst

De visitatoren leiden de bijeenkomst en bepalen de agenda in overleg.Onderstaande is op hoofdlijnen een programma voor de formele visitatie. Het staat visitatoren vrij een ander programma en andere aanvangstijden (in afstemming met de groep) te hanteren. Sommige visitatoren pleiten voor meer ruimte voor de individuele besprekingen (eventueel door te splitsen in twee groepen), anderen zouden de algemene beschouwing graag wat meer tijd gunnen.

Duur: één dagdeel, minimaal 4 uur, doorgaans van 10.00 tot 14.30 uur of van 13.30 tot 18.00 uur, maar elke tijd kan/mag.

Locatie: de groep regelt ruimte waar ongestoord overlegd kan worden door minimaal 8 personen.

1. Introductie [15 min]▪ Kennismaking: visitatoren lichten toe wie ze zijn en hoe hun professionele

loopbaan er uitziet.▪ Toelichting op doel en werkwijze bij het visiteren. ▪ Programma uiteenzetten en aanvullende agendapunten invoegen.

2. Visitatie-ervaringen van gevisiteerden [30 min]▪ Bevindingen en gevoelens van gevisiteerden bij het visitatieproces:

- wat zijn vondsten, nieuwe inzichten, potentiële ontwikkelingen?- wat zijn leerpunten en wat behoeft meer aandacht?- lusten en lasten van de voorbereidingsfase?

▪ Beschouwing op visitatieproces als geheel dat de groep heeft doorgemaakt.▪ Aandacht voor de ontwikkelcomponent van het visitatiemodel, inhoudelijk,

methodisch, technisch.

3. Algemene beschouwing van visitatoren op basis van POP’s [30 min]▪ Vorm: in hoeverre is het gelukt om SMART te zijn in de voornemens?▪ Inhoud: wat zijn grote gemene delers, wat valt op, wat ontbreekt?▪ Wat is de relatie van de inhoud van de POP’s met het overig materiaal?

4. Bespreking per persoon van visitatiegegevens [max. 90 min](gemiddeld 15 min. p.p. met tussentijds pauze van 15 min.)Visitatoren gaan op basis van het individuele materiaal in detail o.a. in op:▪ Het dossieronderzoek: eventueel check op een dossier en de gescoorde items.▪ Bevindingen van collega’s/begeleiders en patiënten/vertegenwoordigers.▪ Het Persoonlijk Ontwikkel Plan, inclusief bespreekpunten aangegeven door

betreffende gevisiteerde voor zover niet expliciet aangegeven als privé. (De gevisiteerde of een collega maakt aantekening van de opmerkingen tijdens de visitatie ter aanpassing van het Persoonlijk Ontwikkel Plan.)


5. Bespreking van reflectie moreel-ethisch dilemma [30 min]▪ Dit onderdeel kan ook deel uitmaken van de individuele bespreking onder 4. ▪ Enkele thema’s/dilemma’s/kwesties worden, voor zover niet individueel

besproken, plenair en beschouwend besproken.

6. Evaluatie en vooruitblik [30 min] ▪ Terugblik op het verloop van de formele visitatie en optreden visitatoren.▪ Afspraken over de termijn waarbinnen gevisiteerden de schriftelijke feedback op het mogen

verwachten en over de wijze waarop de verdere afronding van het visitatietraject verloopt.


3. Technische aandachtspunten voor visitatoren

3.1 Aandachtspunten bij de voorbereiding▪ Visitatoren bespreken vooraf onderling de taakverdeling, telefonisch of face-to-face, eventueel ook

nog direct voorafgaand aan de formele visitatie ter plaatse: verzoek de groep dan eventueel ook een lunch te regelen.

▪ De twee visitatoren beoordelen beiden alle POP’s, maar de praktijk leert dat het handig is om in het voortraject af te spreken wie zich als ‘hoofd’-visitator in welke gevisiteerde verdiept. Zo wordt onderling een verdeling gemaakt (de een 2, de ander 3). De ‘neven’-visitator checkt wat de ‘hoofd’-visitator van de gevisiteerde vindt en vult waar nodig aan; zo komen de visitatoren tot een gezamenlijk standpunt. Op deze manier wordt het huiswerk verdeeld. De ‘hoofd’-visitator bespreekt tijdens de formele visitatie zijn gevisiteerde.

▪ Verdeel eventueel de rollen in taakgericht (tijd, voortgang, resultaten) en procesgericht (participatie, emotionele betrokkenheid).

▪ Verdeel eventueel bij moeilijke boodschappen de rollen in enerzijds confronteren en anderzijds steunen (good guy – bad guy).

▪ Welke inhoudelijke punten opvallen bij de groep als geheel.▪ Check personalia en BIG-nummer (gaat het om een geregistreerde AVG?).▪ Zie hoofdstuk 4 voor de beoordelingscriteria.

3.2 Aandachtspunten tijdens de formele visitatie▪ Zorg voor een ongedwongen sfeer, maar nadrukkelijk wel met oog voor het formele karakter van de

bijeenkomst: het gaat wel om een serieuze aangelegenheid waar voor deelnemers veel van af kan hangen.

▪ Algemene opmerkingen in de trant van (indien van toepassing!):− Over het algemeen al zeer redelijke POP’s.− Het vraagt veel zelfreflectie en we hebben gemerkt dat de een dat beter afgaat dan de ander. − Verbetertraject formuleren en SMART maken blijft lastig. Termen als ‘meer’ en ‘beter’ vervangen

door getallen of percentage. − Is het wel reëel dat je dat wilt, kán het echt? Heb je anderen nodig? Kost het tijd en wordt dat

betaald? Is er een systeem om het te meten? − Niet alles hoeft groots en meeslepend te zijn; ook op kleinere punten kun je kwaliteit verbeteren

en een proces in gang zetten: de ronde van Frankrijk winnen begint met rondjes om de kerk! ▪ Vragen aan groep kunnen o.a. zijn:

− Onderlinge band, hiërarchie? (Formele hiërarchie komt zeer zelden voor, want het wordt sterk afgeraden met een dergelijke groep in te schrijven; wees attent op informele hiërarchische structuren).

− Contextuele gegevens (werksetting, registratie, overeenkomsten, verschillen)?− Waarom als groep nu opgegeven?− Hoe is de werkwijze geweest? Hoe open, diepgaand, in welke stemming of grondhouding?


− Hoeveel tijd is besteed en hoe is dat ervaren?▪ Belangrijk: hoe kritisch is de groep bij de voorbereiding op elkaar geweest? Hebben zij elkaar zodanig

kunnen en willen bevragen dat de grootste onduidelijkheden of missers al zijn weggewerkt op basis van feedback van de groepsgenoten?

▪ Benadruk dat de groepsleden elkaar ook nog zouden kunnen helpen na de formele visitatie, bij het aanpassen van de POP’s, vooral als iemand echt in moeilijkheden raakt omdat het niet goed lukt.

▪ De praktijk heeft inmiddels geleerd dat er veel behoefte is aan individuele feedback: ruim die tijd nadrukkelijk in en geef individuele reacties. Benoem nadrukkelijk ook wat goed is gegaan.

▪ Bewaak dat je de collega-visitator zijn/haar punt helemaal af laat maken als deze door middel van een paar vragen iets helder wil krijgen of uit wil diepen: verwittig je ervan dat het onderwerp afgehandeld is voordat je het gesprek overneemt of een wending geeft. (Kijk eens naar hoe Pauw en Witteman dat doen of andere routiniers: vang elkaar geen vliegen af, toon onderling respect, maak goede afspraken vooraf.)

▪ De groep is zelf verantwoordelijk voor een verslag (is geen verplichting, wel handig en verstandig), maar de visitator moet weten wat hij tegen elk groepslid zegt over diens POP om dat later ook via de mail nog eens duidelijk te kunnen maken wat hij/zij eventueel als aanvulling wenst.

▪ Bij twijfel aan de waarheidsgetrouwe of al te sociaal wenselijke invulling van vragenlijsten: wees kritisch en vraag naar onderliggende dossiers. Visitatoren kunnen de (geanonimiseerde) dossiers waarop de dossieronderzoeken gebaseerd zijn op vragen om deze voorafgaand aan of tijdens de visitatie in te zien.

3.3 Aandachtspunten na de formele visitatie▪ Indien (nog) niet akkoord met een of meerdere POP’s: stuur binnen een maand bericht aan de

gevisiteerde en maak, op basis van het gesprek en de toelichting tijdens de formele visitatie, in heldere maar stimulerende bewoordingen duidelijk wat er aan het POP moet worden bijgeschaafd om tot een ‘akkoord’ te komen. Doe eventueel suggesties maar blijf op afstand; de visitator is geen begeleider of coach. Suggereer dat de gevisiteerde zijn of haar groep (of iemand daaruit) te hulp vraagt bij het herformuleren en aanvullen.

▪ Zie ook hoofdstuk 4.7 over: wat te doen bij een twijfelachtige kwaliteit van het POP?▪ Indien beide visitatoren akkoord met POP: stuur een schriftelijk bericht van goedkeuring aan de

gevisiteerde (met een cc aan Kwaliteitsbureau NVAB)


4. Inhoudelijke aandachtspunten voor visitatoren

4.1 Beoordelingscriteria algemeen● Uit het Instructieboek Visitatie (versie 2.0), Hoofdstuk 1, artikel 6:

o De eerste visitatie van een AVG wordt inhoudelijk beschouwd als ‘nulmeting’; met de ‘nulmeting’ brengt de gevisiteerde zijn/haar beginsituatie in beeld: “zo sta ik er nu voor”. Visitatoren vellen geen oordeel over de inhoud van deze beginsituatie.

o Tijdens de eerste visitatie beoordelen visitatoren aan de hand van formele criteria het voorgenomen plan (POP) om tot verbetering van het professioneel handelen te komen.

o Voor elke visitatie geldt dat deze met goed gevolg doorlopen moet zijn om voor herregistratie als AVG (anders dan op grond van gelijkgestelde werkzaamheden) in aanmerking te komen. De visitatie is met goed gevolg doorlopen als beide visitatoren tot de conclusie komen dat het POP aan de formele eisen zoals vastgesteld in hoofdstuk 6 voldoet.

● Iedere gevisiteerde AVG krijgt van een visitator (indien van toepassing) binnen een maand na de visitatie schriftelijk commentaar op het eerste concept van het Persoonlijk Ontwikkel Plan.

● Gedurende maximaal twee maanden na ontvangst van het commentaar van de visitator heeft de gevisiteerde de gelegenheid om verbeteringen aan te brengen. Binnen die periode dient in principe met de visitatoren overeenstemming te zijn bereikt. Daarna geven de visitatoren een akkoordverklaring af, al dan niet met aantekeningen daarbij.

● Uit het Instructieboek Visitatie (versie 2.0), hoofdstuk 1, artikel 6:o Indien een van beide of beide visitatoren ook na aanpassing van mening zijn dat het POP

niet aan de voorwaarden voldoet, dan wordt de visitatie niet geaccordeerd en derhalve gekwalificeerd als ‘niet succesvol afgerond’.

o Na een niet succesvol afronden van het visitatietraject bestaat de mogelijkheid van een individuele hervisitatie. De hervisitatie wordt uitgevoerd door één visitator na overleg met en mede namens een tweede visitator die kennis heeft genomen van de producten van de gevisiteerde.

o Het succesvol afronden van het visitatietraject wordt mettertijd een verplicht onderdeel van het herregistratiesysteem voor AVG’s. Indien niet voldaan wordt aan die eis dan zal dat uiteindelijk leiden tot verlies van de inschrijving in het register.

● Uit het Instructieboek Visitatie (versie 2.0), Hoofdstuk 1, artikel 6:o Er is intern een geschillen- en beroepsmogelijkheid indien een gevisiteerde AVG het niet

eens is met het oordeel van de visitatoren.


4.2 Aandachtspunten bij vragenlijst Professioneel Functionereno Gebruik het staafdiagram vooral om verkennend te spreken over hoe iemand in het vak staat.o Om te prikkelen: vraag bij de hele lage scores naar hoe dat komt. Is de gevisiteerde daar echt zo goed

en/of wordt dat echt zo onbelangrijk gevonden?o Kijk of uitschieters (naar boven) terugkomen in het POP.

4.3 Aandachtspunten bij Dossieronderzoeko Analyse dient plaats te vinden op basis van 6 dossiers, toegepast op minimaal 2 richtlijnen. o Besef dat weloverwogen afwijken van de richtlijnen kan duiden op zorgvuldigheid en

professionaliteit; het dossieronderzoek hoeft dus niet per definitie alleen maar eenduidige en rechtlijnige scores op te leveren conform de richtlijn.

o De gevisiteerde kan gebruik maken van de mogelijkheid om de “Toelichting” in het instrument in te vullen: beargumenteerd afwijken van de richtlijn is immers mogelijk, maar dan moet je die argumentatie er wel bij leveren.

o Let zo mogelijk op structurele afwijkingen van de richtlijn: dat zou kunnen duiden op eigen beleid, geen beleid, beleid van de instelling. Vraag om toelichting.

o Let op inconsistenties in het gebruik van de richtlijn.Vraag bij aperte afwijkingen van de richtlijn naar de redenen waarom en op basis waarvan. Vel geen oordeel, vraag naar eventuele consequenties voor het Persoonlijk Ontwikkel Plan.

o Het leereffect zit vooral in het nog eens goed doornemen van de richtlijn en de confrontatie met de eigen werkwijze. Het analyseren van 1 of 2 dossiers kan een toevalstreffer opleveren, bij 3 of meer dossiers is de kans groter dat je een patroon in je eigen handelen op het spoor komt.

o Het kan voorkomen dat een gevisiteerde het dossieronderzoek niet of niet volledig kan invullen, omdat deze vanwege een specifiek takenpakket geen of weinig patiënten ziet of een weinig gevarieerde patiëntenpopulatie ziet in het dagelijks werk. De projectcommissie visitatie adviseert de visitatoren om in een dergelijk geval te wijzen op het (te) smalle takenpakket en te adviseren dat de AVG zich beraadt op zijn taakstelling en daarmee samenhangende beroepsuitoefening. Voornemens of plannen dienaangaande worden bij voorkeur opgenomen in het POP.

4.4 Aandachtspunten bij Reflectieverslag moreel-ethisch dilemmao Aandachtspunt voor visitatoren: zie af van een inhoudelijke discussie. Dit om meerdere redenen:

− Je zou de indruk kunnen wekken het veel beter te weten. Dat is niet de gewenste rol.− Je loopt grote kans emotioneel betrokken te raken bij het onderwerp of de discussie.− Je loopt grote kans de hele groep over je heen te krijgen die het groepslid te hulp komt.

o Geen inhoudelijk beoordeling met als criterium: ‘zou ik het zelf ook zo gedaan hebben?’ of: ‘zou de gemiddelde of de ideale AVG het ook zo gedaan hebben?’ maar een check op volwaardige en uitgebalanceerde afweging en de consequenties daarvan voor verbetertrajecten in het POP.

o Criteria voor een volwaardige afweging:− Voldoende plussen en minnen.− Voldoende distantie. − Voldoende empatisch.− Eventueel: gebruik van modellen of technieken zoals de Rotterdamse routekaart.


4.5 Aandachtpunten bij feedbackinstrumenteno Aan minimaal vijf patiënten dienen feedback-vragenlijsten te worden verstrekt, waarbij verwacht

mag worden dat op basis van minimaal vijf respondenten conclusies worden getrokken (richtgetallen).

o Aan minimaal vijf collega’s wordt feedback gevraagd en gekregen.o Vraag naar de grote lijnen die te destilleren zijn uit de feedback.o Vraag naar persoonlijke conclusie en consequenties.o Vorm een oordeel over de toetsbaarheid en openheid van de AVG.


5. Beoordeling van het POP

5.1 Totstandkoming POPDe gevisiteerde wordt geacht om alle instrumenten te gebruiken bij het maken van het POP. Indien de verbetertrajecten op andere informatie zijn gebaseerd, bijvoorbeeld een evaluatie met de eigen leidinggevende of een andere bron, kan betrokkene dat aangeven.Ieder instrument ‘onderzoekt’ een bepaald deel van het functioneren en heeft betrekking op één of meerdere competenties uit het beroepsprofiel van de AVG. De gevisiteerde krijgt daarmee zicht op die competenties, waarop hij/zij zich zou willen verbeteren. De feedback van derden levert nog aanvullende informatie en kan leiden tot andere verbetertrajecten.

Ieder instrument leidt tot de formulering van een aantal mogelijke verbeterpunten. Sommige punten zal de gevisiteerde op basis van slechts één instrument op het spoor komen, andere punten komen wellicht meerdere keren terug.Nadat de gevisiteerde alle gegevens heeft verzameld, zal hij/zij een selectie moeten maken: welke verbeterpunten wil ik nu daadwerkelijk in de komende jaren gaan aanpakken? Dat zijn de punten die in het POP terecht komen en daarin concreet moeten worden uitgewerkt.

5.2 Beoordelingscriteria POPHet POP dient aan de volgende eisen te voldoen:a. Er dienen minimaal zes verbeterpunten of -trajecten te worden geformuleerd.b. Minimaal één (en maximaal twee) daarvan heeft betrekking op het competentiegebied Medisch

handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld.

c. Een verbeterdoel of verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): o is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken o is goed gefaseerd door de tijd o toont voldoende ambitie o inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie

Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen die alleen over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd. Immers, verbeteringen worden vaak niet in één keer bereikt, maar kunnen in meerdere stappen/fasen opgedeeld worden.Het is van belang dat deze verbetertrajecten zo concreet en specifiek mogelijk worden beschreven in het POP.

Let erop dat de volgende elementen terugkomen in de formulering::1. Beschrijving van de huidige situatie: wat is er nu aan de hand? Waarom vormt dit een probleem?

Voor wie is dit een probleem? Welke ongewenste effecten komen voort uit deze situatie?


2. Beschrijving van de gewenste situatie: welk doel/resultaat wil de gevisiteerde bereiken? Hoe zou de situatie verbeterd kunnen worden?

3. Welke stappen gaat de gevisiteerde zetten om de gewenste situatie te bereiken? Hulpvragen die de gevisiteerde daarbij kan gebruiken zijn: “wat gaat u doen, wanneer doet u wat, wie heeft u hierbij nodig of wie zijn er verder bij betrokken, wanneer wilt u uw doel hebben bereikt, wanneer en hoe kunt u vaststellen dat u uw doel heeft bereikt?”

Het gaat er bij de beschrijving van verbetertrajecten dus vooral om dat de gevisiteerde het proces, waarlangs hij/zij het doel kan bereiken, goed doordenkt en dat hij/zij ergens in de tijd een moment bepaalt, waarop het effect van de inspanningen worden geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd. Deze planmatige uitwerking van het POP is enerzijds bedoeld als hulpmiddel voor de gevisiteerde zelf. Anderzijds wordt het POP hiermee beter evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie.

Overige aandachtspunten bij de bespreking van het POP zijn:▪ Inhoud: past het verbeterpunt bij de zelfevaluatie en de eigen inhoudelijke analyse;▪ Ambitie: is het verbeterpunt voldoende ambitieus op korte en op langere termijn;▪ Persoonsgebonden: volgen de verbeterpunten uit de persoonlijke analyse en passen ze bij de

betreffende persoon qua capaciteit en affiniteit;▪ Totstandkoming: is gebruik gemaakt van de aangeboden instrumenten;▪ Bij beoordeling van het POP wordt, indien van toepassing, expliciet aangegeven door de visitator

welk deel van het beroepsmatig functioneren niet kon worden beoordeeld vanwege een beperkt takenpakket van de gevisiteerde. Door de visitator zal in dergelijke gevallen geadviseerd worden om in het POP op te nemen dat de gevisiteerde zal streven naar een takenpakket dat zoveel mogelijk aspecten van het vakgebied bestrijkt.

5.3 Wat als de kwaliteit van het POP twijfelachtig is?De gevisiteerde heeft een concept-POP ingeleverd, dat onder de maat lijkt. De visitator heeft veel feedback gegeven, maar desondanks is de volgende versie (en de versie daarna) van het POP niet veel beter. De visitator vindt het nog steeds niet voldoen aan de eisen. Wat nu?Hieronder een aantal mogelijkheden, oplopend in ‘ernst’:

● Een bericht sturen aan de gevisiteerde dat het POP nog steeds niet voldoet aan de eisen en dat dit zal leiden tot afkeuring, tenzij betrokkene binnen x weken een verbeterde versie inlevert. Dus nog één keer de mogelijkheid bieden tot een herkansing. Indien de gevisiteerde dit nalaat, dan volgt formele afkeuring door de visitatoren.

● De visitatoren keuren het POP goed, met een aantal nadrukkelijke kanttekeningen over zaken waaraan naar hun mening nog aandacht besteed zou moeten worden. Deze kanttekeningen blijven gekoppeld aan het POP, dat over 5 jaar in de volgende visitatieronde ter beoordeling komt. Het is dus formeel met de hakken over de sloot, maar een ingebakken taak voor de toekomst.

● Beide visitatoren keuren het POP af, op basis van het niet voldoen aan de formele eisen. De afkeuring moet worden gemotiveerd met verwijzing naar deze eisen. Hierna kan de gevisiteerde binnen 1 jaar een vervroegde individuele hervisitatie aanvragen.


6. Houdingsaspecten en gesprekstechnische aandachtspunten voor visitatoren

Basishouding:▪ Je bent een collega die óók in het vak zit, óók gevisiteerd is of wordt, maar die nu even een andere

rol heeft (‘peer to peer assessment’).▪ Collegiaal en kritisch, niet per se een betere AVG.▪ Wees je bewust van je rol en ontken desgevraagd niet dat je een zekere verantwoordelijkheid draagt

door een oordeel uit te spreken over een POP (maar niet over een persoon).▪ Toon begrip voor veel werk, tijd, kosten en frustratie.▪ Toon begrip voor gebreken in het systeem en de instrumenten.▪ Wees gericht op verbetering en niet op veroordeling.▪ ‘Nulmeting’ is niet vrijblijvend, maar ook nog niet meteen zware toets.▪ Vermijd welles – nietes discussies: blijf bij jezelf en zeg wat jij vindt.▪ Vermijd inhoudelijke discussies over wat goed of slecht zou zijn voor het vak.▪ Wees op hoofdlijnen loyaal aan richtlijnen en de beroepsvereniging, maar verklaar die niet heilig. ▪ Wees geen hulpverlener indien je een lastige boodschap moet brengen.▪ Verwijs naar de groepsondersteuning als bij sommige gevisiteerden het POP nog niet aan de eisen

voldoet: groepsleden zouden elkaar ook na de formele visitatie moeten steunen in het SMART maken van de verbeterdoelen.

▪ Vraag indien nodig steun bij collega’s of, bij de Commissie Kwaliteitsvisitatie AVG (CKVA) en/of het Kwaliteitsbureau NVAB.

Zie ook hoofdstuk 3 van het instructieboek voor gevisiteerden.


Documents

nvavg.nl€¦ · Web viewVerzend een kopie in Word aan uw groepsgenoten. Bespreek tijdens een of meer groepsbijeenkomst(en) de concept POP’s en vraag collega’s advies over hoe