Smlouva o zajištění provozu, údržby, rozvoje a technické podpory Registrua databáze vládních stipendií

č.: SML/0063/2019

uzavřená dle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“)

Níže uvedeného dne, měsíce a roku spolu smluvní strany:

Dům zahraniční spolupráce

se sídlem: Na Poříčí 1035/4, 110 00 Praha 1

zastoupen: Ing. Danou Petrovou, ředitelkou

IČO: 61386839

Kontaktní osoba: xxx

e-mail: xxx

tel.: +420 xxx

dále jen „objednatel“ na straně jedné

a

ALTAIR SOFTWARE s.r.o.

se sídlem: Havelkova 90/6, 779 00 Olomouc

zastoupen: Bc. Markem Vávrou, jednatelem

IČO: 283 50 511

DIČ: CZ28350511

Bankovní spojení: Raiffeisenbank CZ a.s., č.ú.: 9542926001/5500

Kontaktní osoba: XXX

e-mail: contact@altairsoftware.cz

tel.: +420 xxx

dále jen „poskytovatel“ na straně druhé

uzavřely tuto smlouvu o zajištění provozu, údržby, rozvoje a technické podpory Registru a databáze vládních stipendií (dále jen „smlouva“):

Čl. I.

Úvodní ustanovení

1. Tato smlouva je uzavřena na základě výsledku zadávacího řízení vedeného na profilu objednatele https://nen.nipez.cz/profil/DZS pod názvem „Registr a databáze vládních stipendií“ pod identifikátorem č. N006/19/V00007222.

Stránka 1 z 24

2. Tato smlouva je smluvními stranami uzavřena za účelem zajištění provozu, údržby, rozvoje a technické podpory databáze zahraničních studentů (vládních stipendistů), elektronického podávání přihlášek a on-line testování v rámci Programu zahraniční rozvojová spolupráce v období let 2019 až 2024 (projekt MŠMT), přičemž se jedná o zahraniční studenty, přijaté ke studiu na veřejných vysokých školách v ČR na základě usnesení vlády ČR č. 712/2007, 301/2012 a 77/2019 v období 2019-2024.

3. Přesná specifikace služeb poskytovaných poskytovatelem objednateli je uvedena v čl. II. této smlouvy a v Příloze č. 1 - Podrobný popis předmětu plnění (dále jen „Příloha č. 1“), která tvoří nedílnou součást této smlouvy.

Čl. II.

Předmět smlouvy

1. Objednatel je vlastníkem databáze a aplikací navázaných na databázi blíže specifikovanýchv čl. 1. Přílohy č. 1 (dále jen „software“).

2. Předmětem této smlouvy je závazek poskytovatele poskytovat objednateli služby v souladu s Přílohou č. 1 a tímto článkem, přičemž tento závazek zahrnuje zejména:

a. servisní podporu provozu software;

b. úpravy software na základě požadavků objednatele;

c. konzultační/poradenské služby a analytické služby pro uživatele software;

d. analytické a konzultační práce při řešení mimořádných úkolů z rozhodnutí MŠMT souvisejících se softwarem;

e. aktualizaci přístupových práv jednotlivých uživatelů, přidávání a mazání dalších uživatelů;

f. zajištění různých režimů vstupu do software pro různé skupiny uživatelů;

g. zálohování dat;

h. vedení a aktualizaci uživatelských manuálů k software;

i. přípravu a import dat mezi software, přípravu čtvrtletních tabulek a oprav dle harmonogramu;

j. přípravu pohledů (seznamů, přehledů) a vzorů dle potřeby objednatele;

k. technickou podporu (telefonický HotLine/elektronický HotLine);

l. nepřetržitou správu virtuálního serveru;

m. další ad hoc požadavky objednatele.

3. Objednatel se zavazuje převzít od poskytovatele řádně poskytnuté služby dle této smlouvya uhradit mu za takové služby cenu sjednanou ve výši a způsobem dle čl. VI. této smlouvy.

4. Poskytovatel se zavazuje plnit předmět této smlouvy v dohodnutých termínech podle harmonogramů na základě požadavků (objednávek) objednatele dle čl. IV. této smlouvy, nebo na základě nahlášené závady či havarijního stavu software. Jednotlivé požadavky na služby zadává poskytovateli výhradně odpovědný zaměstnanec objednatele.

5. Objednatel je oprávněn poptávat i jiné služby než uvedené v Příloze č. 1, ovšem obdobného charakteru jako je předmět plnění dle této smlouvy, a to na základě písemné výzvy/dotazu formou e-mailu. Dodavatel zašle objednateli cenovou kalkulaci požadovaných služeb, je-li schopen je nabídnout.

6. Služby pro třetí osoby (tj. pro další aktéry programu zahraniční rozvojové spolupráce) budou před naprogramováním a implementací konzultovány s odpovědným zaměstnancem

Stránka 2 z 24

objednatelea vykonány výhradně s jeho souhlasem.

Čl. III.

Licenční ujednání

1. Objednatel je oprávněn k výkonu práv duševního vlastnictví k software. Touto smlouvou opravňuje objednatel poskytovatele k výkonu práv užívat software (licence) v rozsahu uvedeném v tomto článku.

2. Poskytovatel se s předmětem licence seznámil a je mu znám její technický stav a jeho schopnosti licenci použít.

3. Objednatel poskytuje poskytovateli nevýhradní licenci k užívání software, přičemž poskytovatel je na základě této smlouvy oprávněn licenci užít v souladu s určením software, a to za účelem naplnění předmětu této smlouvy, dále je poskytovatel oprávněn provádět změny a úpravy software na základě této smlouvy, předchozích objednávek objednatele, nebo nahlášené závady či havarijního stavu software.

4. Veškeré změny a úpravy software vzniklé činností poskytovatele na základě této smlouvy okamžikem jejich provedení přirůstají k software a objednatel se tímto okamžikem stává oprávněným k výkonu práv duševního vlastnictví.

5. Poskytovatel není oprávněn práva a povinnosti z této licence, ať zcela nebo zčásti, poskytnout třetí osobě, totéž platí pro dokumentaci týkající se software.

6. Poskytovatel nabývá licenci podle tohoto článku dnem účinnosti této smlouvy, a to výhradně po dobu účinnosti této smlouvy v souladu s čl. V. této smlouvy.

Čl. IV.

Objednávka

1. Poskytovatel bude plnit část předmětu této smlouvy na základě dílčích písemných objednávek objednatele.

a. Služby opakujícího se charakteru, a sice servisní a technická podpora, jejichž cena za jeden měsíc je uvedena v čl. VI. odst. 2. písm. b) této smlouvy, budou poskytovatelem poskytovány a fakturovány na základě této smlouvy bez nutnosti objednávání prostřednictvím dílčích písemných objednávek.

b. Ostatní služby dle této smlouvy budou poskytovatelem poskytovány vždy výhradně na základě dílčích písemných objednávek objednatele zaslaných formou e-mailu.

2. Objednatel se při zadávání objednávek poskytovateli řídí Přílohou č. 1 a Přílohou č. 2 – Položkový rozpočet (dále jen „Příloha č. 2“), ust. čl. II. odst. 2. písm. m), nebo ve výjimečných případech ust. čl. II. odst. 5. této smlouvy.

3. Objednávka v písemné formě zaslaná poskytovateli elektronicky prostřednictvím e-mailu bude obsahovat minimálně:

a. specifikaci požadované činnosti;

b. termín provedení požadované činnosti;

c. případně další požadavky objednatele.

V objednávce budou dále uvedeny identifikační údaje objednatele a poskytovatele a podpis odpovědného zaměstnance oprávněného učinit objednávku.

Stránka 3 z 24

4. Poskytovatel se zavazuje přijímat objednávky objednatele v pracovních dnech mezi 8:00 a 17:00 hod. Objednatel je oprávněn činit jednotlivé objednávky nerovnoměrně dle své aktuální potřeby, přičemž není povinen objednávat veškeré služby uvedené v Příloze č. 1.

5. Poskytovatel není oprávněn nárokovat si zadání objednávky, pokud se objednatel rozhodne ji nezadat.

6. Objednatel je oprávněn činit objednávky dle čl. II. odst. 5. této smlouvy, pokud cena za tyto služby bude objednatelem odsouhlasena.

7. Objednávku, která byla doručena v souladu s touto smlouvou, je poskytovatel povinen bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 24 hodin (včetně), objednateli formou e-mailu potvrdit, čímž je uzavřena dílčí smlouva.

8. Pokud poskytovatel nesplní povinnost dle odst. 7. tohoto článku, je objednávka rovněž akceptována:

a. uplynutím lhůty 24 hodin (včetně) ode dne doručení objednávky poskytovateli, aniž je v této lhůtě objednateli doručen protinávrh nebo odmítnutí objednávky,

b. zahájením plnění ze strany poskytovatele,

resp. prvním ze shora uvedených okamžiků. Pokud poskytovatel započne s plněním, nemůže namítat, že objednávku neakceptoval.

9. Poskytovatel není oprávněn odmítnout objednávku zadanou řádně způsobem dle této smlouvy.

Čl. V.

Místo plnění a doba trvání smlouvy

1. Místem plnění předmětu této smlouvy je sídlo objednatele.

2. Vzhledem ke skutečnosti, že účelem této smlouvy je zajištění naplnění podmínek Programu zahraniční rozvojové spolupráce v období let 2019 až 2024, uzavírá se tato smlouva na dobu pěti let ode dne její účinnosti.

Čl. VI.

Cena, platební podmínky

1. Smluvní strany se dohodly, že finanční prostředky vyčleněné na všechny objednávky učiněné v průběhu plnění této smlouvy nesmí překročit celkovou částku ve výši 2.000.000,- Kč bez DPH (slovy: dvamilionykorunčeských). K cenám jednotlivých objednávek a plnění na základě této smlouvy bude připočtena zákonná sazba DPH.

2. Smluvní strany se dohodly, že cena účtovaná poskytovatelem objednateli za poskytnuté plnění dle této smlouvy zahrnuje veškeré náklady potřebné k řádnému splnění předmětu této smlouvy, zejména činností dle Přílohy č. 1, nepřekročí částky v Kč (bez DPH) uvedené u položek č. 1 a 2 v Příloze č. 2, a to po celou dobu účinnosti této smlouvy. Přičemž cena za:

a. služby poskytované nad rámec měsíčního paušálního poplatku (např. analýza stávajícího stavu, úprava databáze a aplikací, další programátorské a vývojářské práce, konzultační a poradenská činnost atd.) dle čl. 2 odst. 2.1 a 2.3 Přílohy č. 1 je stanovena ve výši 390,- Kč bez DPH za jednu hodinu práce (slovy: třistadevadesátkorunčeských);

b. měsíční paušální platbu za služby servisní a technické podpory dle čl. 2 odst. 2.2 Přílohy č. 1 je stanovena ve výši 10 000,- Kč bez DPH za jeden měsíc (slovy: desettisíckorunčeských);

Stránka 4 z 24

3. Objednatel neposkytuje zálohové platby.

4. Poskytovatel vyúčtuje objednateli cenu za realizaci předmětu dle této smlouvy formou faktury, na které bude vždy uvedeno číslo této smlouvy, a jejíž přílohou bude kopie příslušné objednávky, byla-li taková objednávka vystavena. Faktura musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů a § 435 občanského zákoníku.

5. Faktura za plnění dle ust. čl. IV. odst. 1. písm. a) této smlouvy bude vystavena a doručena objednateli do 10. dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, za který má objednatel zaplatit.

6. Faktura za plnění dle ust. čl. IV. odst. 1. písm. b) této smlouvy bude vystavena a doručena objednateli dle skutečně poskytnutých služeb, a to do 10 dní ode dne předání a převzetí objednaných služeb prostých vad a nedodělků.

7. Splatnost faktury činí 21 dnů od jejího doručení objednateli. Pokud faktura neobsahuje veškeré zákonem a smlouvou stanovené náležitosti, je objednatel oprávněn ji do data splatnosti vrátit s tím, že poskytovatel je poté povinen vystavit novou fakturu s novým jednadvacetidenním termínem splatnosti. V takovém případě není objednatel v prodlení s úhradou. Poslední daňový doklad v kalendářním roce musí být objednateli doručen nejpozději 7. prosince příslušného roku.

8. Veškeré platby budou poukázány bankovním převodem na účet poskytovatele uvedený na faktuře. Za okamžik zaplacení je považován den, kdy je částka odepsána z účtu objednatele.

Čl. VII.

Práva a povinnosti smluvních stran

1. Poskytovatel se zavazuje během plnění smlouvy a po ukončení smlouvy zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví od objednatele v souvislosti s plněním smlouvy.

2. Poskytovatel se zavazuje, že veškeré plnění bude dodáno s odbornou péčí a v kvalitě zajišťující bezproblémové užívání software bez jakýchkoli omezení a ochranu spravovaných dat.

3. Při plnění předmětu smlouvy je poskytovatel povinen jednat vždy v zájmu objednatele a podle jeho pokynů v souladu s Přílohou č. 1, Přílohou č. 2, nebo s objednávkou a v souladu s platnými právními předpisy.

4. Poskytovatel je povinen vést výkaz provedených prací, kde bude vyznačeno datum, předmět servisního zásahu a počet hodin. Správnost údajů ve výkaze potvrzuje odpovědný zaměstnanec objednatele svým podpisem. Potvrzením výkazu jsou služby považovány za předané a poskytovatel je oprávněn provést jejich vyúčtování.

5. Objednatel nejpozději do 24 hodin od provedení servisního zásahu vyjádří poskytovateli formou e-mailu, popř. telefonicky výhrady / nespokojenost se servisním zásahem, jinak je zásah považován za řádně vykonaný a předaný; to neplatí pro nedostatky a vady vzniklé v důsledku servisního zásahu či jeho nedostatků, které se projeví, či budou zjistitelné a zjištěny později.

6. Poskytovatel se zavazuje, že vlastnosti, doklady a kapacity, které uvedl, předložil či prokázal za účelem splnění kvalifikace v zadávacím řízení pro zadání veřejné zakázky uvedené v čl. I. této smlouvy, budou existovat a platit po celou dobu trvání smluvního vztahu s objednatelem založeného smlouvou, a to nejméně v rozsahu, ve kterém byla prokázána kvalifikace poskytovatele.

7. Poskytovatel prohlašuje, že má nezbytné programové a softwarové licence či oprávnění a odpovídající technické podmínky pro realizaci předmětu této smlouvy.

Stránka 5 z 24

8. Poskytovatel nese odpovědnost za řádné plnění této smlouvy a odpovídá za veškeré přímé i nepřímé škody, které způsobí objednateli nebo třetím osobám v důsledku plnění této smlouvy, a to v maximálním rozsahu do výše 400.000,- Kč (slovy: čtyřistatisíckorunčeských) ročně, a to po dobu platnosti této smlouvy.

9. Poskytovatel je povinen poskytovat služby dle této smlouvy osobně, tedy není oprávněn plnit předmět této smlouvy prostřednictvím třetí osoby.

10. Kontaktní osoba poskytovatele uvedená v záhlaví této smlouvy je povinna poskytovat řádnou a dostatečnou součinnost při komunikaci s objednatelem, čímž se rozumí zejména podpora při řešení problémů, které se mohou při plnění smlouvy vyskytnout, například zodpovězení dotazů objednatele, či poskytování informací objednateli v pracovních dnech mezi 8:00 hod. a 17:00 hod., a to nejdéle do 24 hodin od okamžiku obdržení dotazu, či sdělení informace. V případě potřeby je poskytovatel povinen zajistit zástupce této kontaktní osoby při zachování uvedeného spojení a bez zbytečného odkladu o této skutečnosti informovat objednatele.

11. Poskytovatel se zavazuje na základě žádosti objednatele informovat formou e-mailu odpovědného zaměstnance objednatele o stavu čerpání finančních prostředků, přičemž je zejména povinen uvést kolik Kč bez DPH bylo celkem od účinnosti smlouvy již vyčerpáno.

12. Objednatel se zavazuje umožnit poskytovateli plnění předmětu této smlouvy v požadované kvalitě a termínech, zajistit poskytovateli potřebnou součinnost k plnění předmětu smlouvy, zejména poskytnutím součinnosti pracovníků IT objednatele a potřebného zázemí.

13. Objednatel není povinen realizovat všechny části předmětu této smlouvy, a to bez jakýchkoli sankčních nároků ze strany poskytovatele.

14. Zjistí – li některá ze smluvních stran překážky při plnění předmětu této smlouvy, které znemožňují jeho řádnou realizaci, je povinna to oznámit bez zbytečného odkladu druhé smluvní straně, se kterou se dohodne na odstranění těchto překážek.

Čl. VIII.

Zpracování osobních údajů

1. Vzhledem ke skutečnosti, že poskytovatel bude při plnění předmětu této smlouvy zpracovávat osobní údaje fyzických osob, dohodly se smluvní strany dle § 6 zákona č. 101/2000 Sb.,o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“), na rozsahu, účelu a době zpracování osobních údajů, a dále pak na zárukách poskytovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.

2. Dohoda smluvních stran dle tohoto článku je blíže specifikována v Příloze č. 3 – Smlouvao zpracování osobních údajů (dále jen „Příloha č. 3“), která tvoří nedílnou součást této smlouvy, a kterou se smluvní strany zavazují uzavřít společně s touto smlouvou.

Čl. IX.

Sankční ustanovení

1. Za porušení povinnosti mlčenlivosti specifikované v čl. VII. odst. 1. této smlouvy je poskytovatel povinen uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč (slovy: desettisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti. Porušení povinnosti mlčenlivosti je považováno za podstatné porušení smluvních povinností.

2. Za porušení povinnosti součinnosti kontaktní osoby uvedené v čl. VII. odst. 10. této smlouvy je poskytovatel povinen uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč (slovy: jedentisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

Stránka 6 z 24

3. V případě prodlení, nebo v případě vadného plnění poskytovatele s plněním služeb uvedených v čl. IV. odst. 1. písm. a) této smlouvy má objednatel nárok na smluvní pokutu ve výši dle čl. VI. odst. 2. písm. b) této smlouvy, a to poměrně podle počtu dnů, ve kterých byl poskytovatel v prodlení, či poskytoval vadné plnění. Pro účely výpočtu smluvní sankce se započítává byť i započatý den prodlení jakožto jeden den prodlení, a to až do doby zjednání nápravy řádným splněním smlouvy.

4. V případě prodlení poskytovatele s plněním předmětu této smlouvy (jednotlivé objednávky), nebo v případě vadného plnění předmětu této smlouvy (jednotlivé objednávky) neuvedeným v odst. 3. tohoto článku, má objednatel nárok na smluvní pokutu ve výši 0,13 % z celkové ceny bez DPH uvedené v čl. VI. odst. 1. této smlouvy, a to za každý byť i započatý den prodlení až do doby zjednání nápravy řádným splněním smlouvy.

5. Za porušení povinností uvedených v čl. III. odst. 5. a čl. VII. odst. 9. této smlouvy je poskytovatel povinen uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 100.000,- Kč (slovy: jednostotisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

6. V případě prodlení objednatele s úhradou fakturované částky má poskytovatel nárok na úrok z prodlení v zákonné výši.

7. Objednatel je oprávněn započíst smluvní sankce na splatnou část ceny za plnění poskytnuté dle této smlouvy.

8. Zaplacením smluvních sankcí není dotčena povinnost poskytovatele dále řádně plnit předmět této smlouvy.

Čl. X.

Ukončení smlouvy

1. Smluvní strany mohou tuto smlouvu ukončit:

a. písemnou dohodou smluvních stran;

b. písemnou výpovědí za podmínek dále uvedených;

c. písemným odstoupením od této smlouvy v případě podstatného porušení povinností z této smlouvy či objednávky některou ze smluvních stran.

2. Obě smluvní strany mohou tuto smlouvu vypovědět i bez udání důvodu v tříměsíční výpovědní lhůtě, jejíž běh začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícím po měsíci, ve kterém byla výpověď doručena.

3. Podstatným porušením povinností se rozumí:

a. nesplnění smlouvy nebo objednávky poskytovatelem v požadovaném termínu, provedení, nebo kvalitě;

b. jakékoli prodlení poskytovatele, které ohrozilo nebo mohlo ohrozit další plnění povinností objednatele;

c. nezaplacení splatného závazku objednatele i přes písemnou výzvu poskytovatele;

d. porušení povinnosti poskytovatele vyplývající z čl. 2 Přílohy č. 1 spočívající ve znalosti uvedených programovacích jazyků;

e. porušení povinností smluvních stran vyplývajících z Přílohy č. 3;

f. porušení povinnosti mlčenlivosti uvedené v čl. VII. odst. 1. této smlouvy;

g. porušení povinností vyplývajících z ust. čl. III. odst. 5. a čl. VII. odst. 9. této smlouvy;

h. případ, kdy poskytovatel přestane splňovat kvalifikační podmínky uvedené v zadávacím řízení specifikovaném v čl. I. odst. 1. této smlouvy;

Stránka 7 z 24

i. jednání poskytovatele, či okolnosti objektivního charakteru, ze kterých je zjevné, že poskytovatel nebude schopen splnit své závazky.

4. Odstoupení od smlouvy musí být učiněno písemně a musí být doručeno druhé smluvní straně. Účinky odstoupení nastávají doručením oznámení o odstoupení druhé smluvní straně.

5. Skončením účinnosti této smlouvy zanikají všechny závazky smluvních stran ze smlouvy, vyjma povinnosti mlčenlivosti, ochrany důvěrných informací a povinnosti poskytovatele dle čl. V. odst. 2. písm. b) Přílohy č. 3. Nezanikají rovněž nároky na náhradu škody, úroků z prodlení a smluvní sankce.

Čl. XI.

Ustanovení o doručování

1. Oznámení mezi smluvními stranami, která se vztahují k této smlouvě, nebo která mají být učiněna na základě této smlouvy a zakládají vzájemná práva a povinnosti, musí být učiněna v písemné formě a druhé straně doručena buď osobně, nebo doporučeným dopisem, či jinou formou registrovaného poštovního nebo elektronického styku na adresu uvedenou na titulní stránce této smlouvy, není – li touto smlouvou stanoveno jinak.

2. Oznámení mezi smluvními stranami, která mají informativní charakter, mohou být učiněna elektronickou formou odesláním na sjednanou elektronickou adresu.

3. Smluvní strany se zavazují informovat druhou smluvní o změně svých kontaktních údajů nejpozději do tří dnů ode dne, kdy taková změna nastala.

Čl. XII.

Závěrečná ustanovení

1. Poskytovatel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.

2. Poskytovatel podpisem této smlouvy výslovně souhlasí s uveřejněním celého znění této smlouvy a dílčích objednávek z této smlouvy, a to s ohledem na zákonnou povinnost uveřejnění smlouvy prostřednictvím registru smluv. Pro případ pochybností smluvní strany shodně prohlašují, že tato smlouva a dílčí objednávky neobsahují obchodní tajemství, utajované informace či další údaje, které nemohou být uveřejněny prostřednictvím registru smluv.

3. Smluvní strany se dohodly, že splnění zákonné povinnosti uveřejnění smlouvy a dílčích objednávek prostřednictvím registru smluv zajistí objednatel, přičemž v případě jeho prodlení s uveřejněním smlouvy či dílčí objednávky zajistí tuto povinnost nejdéle do 30 dnů ode dne uzavření smlouvy či dílčí objednávky poskytovatel.

4. Obě smluvní strany berou na vědomí, že objednatel je oprávněn scan podepsané smlouvy v elektronické podobě v souladu se svými zákonnými povinnostmi uveřejnit, a to bez časového omezení.

5. Poskytovatel bere na vědomí, že jeho osobní údaje specifikované v záhlaví této smlouvy jsou ze strany objednatele zpracovávány v souvislosti s plněním povinností dle této smlouvy a v souladu s GDPR, což je ze strany objednatele specifikováno v dokumentech Zásady zpracování osobních údajů a Oznámení o zpracování osobních údajů dostupných na webových stránkách objednatele (www.dzs.cz).

6. Veškeré právní vztahy touto smlouvou výslovně neupravené se řídí občanským zákoníkem.

Stránka 8 z 24

7. Smluvní strany se zavazují, že v případě sporů o obsah a plnění této smlouvy či jednotlivých objednávek vynaloží veškeré úsilí, které lze spravedlivě požadovat, k tomu, aby tyto spory byly vyřešeny smírnou cestou, zejména aby byly odstraněny okolnosti vedoucí ke vzniku práva od této smlouvy odstoupit nebo způsobující její neplatnost. Pokud by se v důsledku změny právních předpisů nebo jiných důvodů stala některá ujednání této smlouvy neplatnými nebo neúčinnými, budou tato ustanovení uvedena do souladu s právními normami a smluvní strany prohlašují, že tato smlouva je ve zbývajících ustanoveních platná, neodporuje - li to jejímu účelu nebo nejedná-li se o ustanovení, která oddělit nelze.

8. Obě smluvní strany sjednávají, že v případě sporu vzniklého při plnění, nebo v souvislosti s touto smlouvou, jsou příslušné k jeho řešení obecné soudy České republiky.

9. Jakékoliv změny či doplňky této smlouvy je možné činit pouze formou písemných vzestupně číslovaných dodatků odsouhlasených oběma smluvními stranami.

10. Tato smlouva je podepsána elektronicky a je vyhotovena ve dvou stejnopisech s platností originálu, z nichž jeden obdrží objednatel a jeden poskytovatel.

11. Nedílnou součástí této smlouvy jsou níže uvedené přílohy.

12. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu obou smluvních stran a účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv. Jednotlivé dílčí objednávky s hodnotou plnění nad 50.000,- Kč bez DPH nabývají účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv, ostatní objednávky nabývají účinnosti jejich akceptací ze strany poskytovatele.

13. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva byla sepsána podle jejich pravé a svobodné vůle, že si smlouvu přečetly, s jejím obsahem souhlasí a na důkaz toho připojují vlastnoruční podpisy.

Přílohy:

Příloha č. 1 – Podrobný popis předmětu plnění

Příloha č. 2 – Položkový rozpočet

Příloha č. 3 – Smlouva o zpracování osobních údajů

V  Praze dne 29.4. 2019 V Praze dne 30.4. 2019

______________________________ ______________________________

Bc. Marek Vávra Ing. Dana Petrova

jednatel ředitelka DZS

poskytovatel objednatel

Stránka 9 z 24

Příloha č. 1

Podrobný popis předmětu plnění

Vybraný dodavatel bude v rámci plnění předmětu této veřejné zakázky zajišťovat provoz, údržbu a rozvoj stávající databáze, a dále zajišťovat provoz, údržbu a rozvoj na databázi navázaných aplikací.

Vybraný dodavatel bude rovněž povinen zajistit přenos dat mezi databází a aplikacemi.

Vybraný dodavatel dále provede analýzu stávající databáze a aplikací a bude navrhovat úpravy, které povedou ke zkrácení doby odezvy systému ke konečným uživatelům, zefektivnění agend rozšířením elektronických úkonů prováděných s využitím databáze, zpřístupnění údajů z databáze dalším aktérům Programu zahraniční rozvojové spolupráce.

1. Specifikace stávající (již existující) databáze a aplikacíDatabáze „Zahraniční studenti“, na kterou tato veřejná zakázka navazuje, je technicky vybudovaná na aplikacích Lotus Domino Server 8.5 a Lotus Notes 8.5.

Aplikace navázané na databázi, které jsou naistalovány na virtuálním serveru Hyper-V na Windows Serveru 2012 R2:

a) Registr přihlášekb) Zahraniční studentic) Financováníd) Absolventi

ad a) Registr přihlášek – jedná se o systém elektronického podávání přihlášek vládních stipendistů a on-line vyplňování testů. Úkolem aplikace je podpora administrativy zastupitelských úřadů ČR v zahraničí a dalších aktérů programu. Aktuální velikost: 3,5 GB, 27 000 dokumentů 20 základních typů. Přístupy pro čtení za posledních 22 dní: 7 319 (1 400 jednotlivých případů přístupu).

Registr přihlášek umožňuje:

- Elektronické přihlašování uchazečů o stipendium. Uchazeč vyplní elektronické přihlášky, systém data automaticky uloží do databáze a odešle. Přihlášku lze vytisknout.

- Zpřístupnění vyplněných přihlášek různým uživatelům (pracovníci zastupitelských úřadů ČR v zahraničí, pracovníci MZV, MŠMT, MV, UNESCO).

- On-line testování uchazečů. Uchazeči skládají test studijních předpokladů a test znalostí anglického jazyka. Systém data automaticky vyhodnocuje a ukládá výsledky testů.

- Využití údajů o uchazečích pro účely přijímacího řízení a zaznamenávají hodnocení vstupního pohovoru a motivačního dopisu pracovníky zastupitelských úřadů ČR v zahraničí.

- Automatické vyhodnocení celkového přijímacího řízení, stanovuje pořadí uchazečů v rámci každé země. Zajišťuje optimální výběr nejlepších kandidátů při dodržení celkových stanovených kvót pro danou zemi a zohledňuje storno přihlášek.

- Vedení archivu přihlášek.

ad b) Zahraniční studenti – aplikace eviduje stipendisty a poskytuje elektronickou podporu související administrativě. Aktuální velikost: 1,6 GB, 55 000 dokumentů 80 základních typů.

Podpůrné databáze pro usnadnění přístupu třetích stran k datům databáze „Zahraniční studenti“ pracují s řádově stovkami dokumentů a měsíčních přístupů.

Aplikace Zahraniční studenti umožňuje:

- Převod relevantních dat z databáze a aplikace Registr přihlášek.

Stránka 10 z 24

Příloha č. 1

- Evidenci stipendijních míst obsazovaných na základě mezinárodních smluv, kterými je ČR vázána nebo v rámci zahraniční pomoci ČR, rozpis stipendijních míst připravuje MZV do 30. 6. každého roku.

- Evidenci nominovaných kandidátů na stipendijní místa.

- Přehled o průběhu přijímacího řízení, podklady pro jednání Komise pro vládní stipendia.

- Vystavování a evidenci rozhodnutí o přiznání stipendia (funkce pro vložení několika šablon dokumentů MS Word a import relevantních údajů z databáze).

- Vystavování a evidenci různých druhů potvrzení dle potřeb MŠMT.

- Evidenci studentů stipendistů, kteří nastoupí ke studiu v ÚJOP (Ústav jazykové a odborné přípravy) UK nebo na některé veřejné vysoké škole. S tím souvisí potřeba vedení aktuálního adresáře veřejných vysokých škol + UK ÚJOP a možnost editace adresáře.

- Prohlížení, editaci, tisk záznamů o stipendistech od okamžiku registrace do ukončení studia dle různých kritérií.

- Uchovávání záznamů.

- Vytváření uživatelských sestav (přehledů) dle potřeby a požadavků různých uživatelů databáze. Přehled uživatelů databáze je v bodu 3. časový harmonogram ve sloupci „gestor“.

- On-line přístupu do databáze pro různé uživatele (gestory).

- Exportu záznamů do aplikace Financování.

ad c) Financování - aplikace slouží pro přípravu podkladů pro převod finančních prostředků na stipendisty veřejným vysokým školám prostřednictvím zpracování čtvrtletních tabulek a oprav. Aplikace sleduje náklady vynaložené na stipendisty dle různých kritérií. Aktuální velikost: 0,9 GB, 40 000 dokumentů 15 základních typů.

Aplikace Financování umožňuje:

- Převod relevantních dat z databáze a aplikace Zahraniční studenti.

- Sledování finančních nákladů na stipendisty podle různých kritérií (dle vysokých škol, dle kategorií studentů, dle domovských států stipendistů) a za různá období (čtvrtletí a aktuální školní rok) a fáze zpracování.

- Zpracování přehledů normativních neinvestičních prostředků (dotace na vzdělávací činnost, stravování, ubytování), stipendií či jiných finančních prostředků pro veřejné vysoké školy za sledované období.

- Zpracování čtvrtletních tabulek a jejich export do MS Excel (tabulka č. I - počty cizinců a finance za vysokou školu, tabulka č. II - počty cizinců podle kategorií cizinců a finance za vysokou školu, tabulka č. III - jmenný seznam cizinců pro jednotlivé fakulty a za vysokou školu celkem).

- Zpracování oprav k čtvrtletním tabulkám a jejich export do MS Excel. Automatické provedení výpočtů stavů v tabulkách na základě oprav údajů.

- Zahrnutí tzv. jiných plateb a následné automatické provedení výpočtů stavů v tabulkách na základě oprav údajů a jiných plateb.

- On-line přístup do databáze pro různé uživatele (gestory). On-line přístup do databáze v režimu prohlížení pro pracovníky MŠMT.

- Uchovávání záznamů o finančních nákladech za předchozí období v pohledu archiv.

ad d) Absolventi, jedná se o elektronickou databázi pro potřeby ZÚ ČR k archivaci karet studentů, kteří absolvovali stipendijní Program zahraniční rozvojové spolupráce. Aktuální velikost: 38 MB, 3 068 dokumentů.

Aplikace Absolventi umožňuje:

Stránka 11 z 24

Příloha č. 1

- Převod relevantních dat z databáze a aplikace Zahraniční studenti.

- Evidenci absolventů (tj. všech vládních stipendistů, kteří ukončili studium).

- Evidenci závěrečných zpráv, zajištění sběru dat pro databázi absolventů.

- Tvorbu webových formulářů.

- Tvorbu webových pohledů, tvorba formulářů pro přístup z klienta Lotus Notes.

- Vytváří webový přístup absolventů a ZÚ.

- Finální přehled o přiznaných stipendiích v rámci nominací.

2. Požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázkyPodmínkou pro přidělení veřejné zakázky je znalost dodavatele (či jeho zaměstnance) programovacích jazyků: Lotus Script, JAVAscript, xPages a @commands and formulas.

Dodavatel garantuje, že má nezbytné programové a softwarové licence či oprávnění a bude zajišťovat legální provoz, údržbu a rozvoj databáze a aplikací.

Dodavatel garantuje, že má odpovídající technické podmínky pro realizaci předmětu zakázky.

2.1 Analýza současného stavuVítězný dodavatel provede analýzu stávající databáze a aplikací, k čemuž obdrží příslušná oprávnění a zdrojové kódy. Výsledky analýzy zpracuje v písemné zprávě, která bude obsahovat popis současného stavu a také návrhy na úpravy a zlepšení. Cílem úprav je přizpůsobení funkcí systému požadavkům zadavatele, zkrácení doby odezvy systému ke konečným uživatelům, zefektivnění agend rozšířením elektronických úkonů prováděných s využitím databáze, zpřístupnění údajů z databáze dalším aktérům Programu zahraniční rozvojové spolupráce.

2.2 Služby poskytované v rámci měsíční paušální platbyServisní podpora zahrnuje:a) Servisní podporu provozu databáze a aplikací.

b) Aktualizaci přístupových práv jednotlivých uživatelů, přidávání a mazání dalších uživatelů.

c) Zajištění různých režimů vstupu do databáze a aplikací pro různé skupiny uživatelů.

d) Zajištění přístupu pro pracovníky zadavatele (DZS) – 3 až 5 osob s nejvyšším oprávněním.

e) Zajištění přístupu pro pracovníky zastupitelských úřadů ČR v zahraničí - cca 35 osob.

f) Zajištění přístupu pro pracovníky MŠMT - Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy.

g) Zajištění přístupu pro pracovníky MZ – webový náhled na aktuálně studující.

h) Zajištění přístupu pro pracovníky dalších organizaci: OMV, MZV ORS, MV OAMP, UNESCO.

i) Zálohování dat a tvorba bezpečnostních kopií a jejich uchovávání.

j) Vedení a průběžná aktualizace uživatelských manuálů k aplikacím.

k) Aktualizaci souvisejících adresářů a číselníků v databázi:

- adresář vysokých škol, fakult

- seznam studijních programů na jednotlivých vysokých školách

- seznam oborů, které je možno studovat v anglickém jazyce

Stránka 12 z 24

Příloha č. 1

- seznam doporučovaných oborů ke studiu v českém jazyce

- číselník států

- adresář zastupitelských úřadů ČR v zahraničí

- seznam mezinárodních dohod

- číselník normativů.

l) Přípravu a import dat za příslušné čtvrtletí z aplikace Zahraniční studenti do aplikace Financování, příprava čtvrtletních tabulek a oprav dle harmonogramu.

m) Zajištění importu dat/údajů z aplikace pro elektronické vyplňování přihlášek vládních stipendistů do aplikace Zahraniční studenti a export dat/údajů z aplikace Zahraniční studenti do aplikace pro elektronické vyplňování přihlášek vládních stipendistů.

n) Převod relevantních dat z aplikace Zahraniční studenti do aplikace Absolventi.

o) Rozeslání závěrečného formuláře absolventům, v pravidelných intervalech (dle dohody se zadavatelem).

p) Přípravu pohledů (seznamů, přehledů) a vzorů dle potřeb zadavatele.

Technická podpora zahrnuje:a) Telefonický HotLine pro pracovníky zadavatele k okamžitému řešení konkrétních

problémů, krátké konzultace, příjem nových požadavků na služby, sjednávání termínů servisních zásahů.

b) Elektronický HotLinepro pracovníky zadavatele k rozsáhlejším konzultacím, návodům a příjem požadavků na služby a termíny servisních zásahů.

c) Elektronický HotLine pro uživatele aplikace Registr přihlášek (zahraniční studenti, pracovníci zastupitelských úřadů ČR v zahraničí, gestoři) k řešení provozních problémů v období vyplňování přihlášek, testování a vyhodnocování uchazečů prostřednictvím e-mailu registr@dzs.cz.

d) Zajištění osobní návštěvy kvalifikovaného specialisty na pracovišti zadavatele pro přímé technické zásahy v aplikaci a související konzultace.

e) Provádění obecných změn software související s vývojem hardware a software.

f) Nepřetržitá správa virtuálního serveru (tj. i mimo pracovní dny a po dobu dovolených).

2.3 V rámci plnění předmětu bude dále požadovánoa) Úprava databáze a aplikací na základě požadavků zadavatele.

b) Programátorské práce vývojářské.

c) Konzultační/poradenské a analytické služby pro uživatele databáze a aplikací.

d) Analytické a konzultační práce při řešení mimořádných úkolů z rozhodnutí MŠMT souvisejících s databází a aplikacemi.

e) Upgrade HW serveru (pro více než 10 tis. uživatelů) – migrace do virtuálního prostředí s možností dynamického navyšování výkonu.

f) Nastavení protokolu HTTPS s šifrovanou komunikací.

g) Jiné požadavky, které jsou v možnosti dodavatele.

2.4 Povinnost zajištění kompatibilityPoužije-li vybraný dodavatel jiné programovací prostředky, je povinen zajistit:

a) Plnou kompatibilitu s aktuálními i historickými údaji ve stávající databázi.

Stránka 13 z 24

Příloha č. 1

b) Nepřerušený provoz databáze i všech aplikací.

c) Funkčnost všech stávajících aplikací a včasné splnění požadavků zadavatele na úpravy a rozvoj databáze a aplikací bez narušení časového harmonogramu realizace Programu zahraniční rozvojová spolupráce.

d) Vlastnické právo zadavatele ke zdrojovému kódu databáze i všech spravovaných či nově vzniklých aplikací.

3. Časový harmonogram realizace Programu zahraniční rozvojová spolupráceHarmonogram pro podání a zpracování přihlášek v rámci strategie vládních stipendií pro období 2019 - 20201

Gestor Činnost Termín

MZV

Zveřejnění rozpisu stipendijních míst na další akademický rok Aktualizace doporučených oborů a prioritních zemí UNESCO (TIC zemím, kterým byla pro daný akademický rok přidělena kvóta)Aktualizace seznamu kontaktů na ZÚ pro potřeby Registru

Do 30. 6.

MZV Notifikace míst zemím, distribuce rozpisů na ZÚ, MŠMT a v kopii DZS Od 30. 6. *

Programátor

Sdělení webové adresy pro vstup do Registru za účelem:-vyplňování přihlášek uchazeči- vyplňování testů studijních předpokladů uchazeči- vyplňování testů znalostí AJ uchazeči- administrativa pracovníků ZÚAdresát: MŠMT – OMV v kopii DZS a MZV - ORS

Do 15. 7. *

Programátor Sdělení přihlašovacích údajů zastupitelských úřadů Adresát: MZV – ORS Do 15. 7. *

DZS

Zajištění aktualizace kvót, doporučených oborů a kontaktů na ZÚ podle rozpisu stipendijních míst v číselnících programového vybavení pro elektronické vyplnění přihláškyProgramátor dle pokynů aktualizuje číselníky.

Do 15. 7. *

MŠMT

Zveřejnění Dispozic a dalších relevantních informací na webových stránkách MŠMT(Dispozice musí být zveřejněny nejpozději ke dni spuštění podávání přihlášek; programátor musí mít čas na zapracování změn-např. změny v obsahu Dispozic, změna linku na web MŠMT apod.)Programátor zveřejní Dispozice v Registru přihlášek.

Do 15. 7. *

MZV - ZÚ

Zveřejnění odkazu na místo, kde je možné vyplnit elektronickou přihlášku a zveřejnění deadlinu pro podání elektronických přihlášek na webových stránkách ZÚ.Oficiální deadline, společný pro všechny ZÚ, je 30.9. * ve 24:00 hod., nebude-li ústředím MZV stanoveno jinak

Do 20. 7. *

1 Pro další období (do roku 2024) budou úkony související s harmonogramem upravovány dle požadavků vyplývajících z implementace nové Strategie poskytování vládních stipendií.

Stránka 14 z 24

Příloha č. 1

Žadatel

Vyplnění a registrace elektronické přihlášky (získání unikátního čísla registrace), vyplnění testu studijních předpokladů, vyplnění testu znalosti anglického jazyka (jen žadatel/uchazeč, který se hlásí ke studiu v AJ), dokončení registrace (tj. získání čísla přihlášky).Programátor technicky zajistí registraci elektronické přihlášky v systému a automatické rozeslání informativních emailů uchazeči.

Od 20. 7. * do stanoveného deadlinu(tj. 30. 9. * ve 24:00 hod.nebude-li ústředím MZV stanoveno jinak)

MZV - ZÚMožnost paralelně prohlížet přihlášky v Registru přihlášek v rámci svého teritoria.Zajistí programátor.

Od 20. 7. *

MZV - ORSMožnost prohlížet všechny přihlášky v Registru přihlášek.Zajistí programátor.

Od 20. 7. *

Programátor Uzavření systému pro podávání elektronických přihlášek

30.9. * ve 24:00 hod.nebude-li ústředím MZV stanoveno jinak

MZV - ZÚ

Zaznamenání výsledků hodnocení motivačního dopisu do registru přihlášek.Programátor zajistí řazení přihlášek v pohledu příslušného ZÚ chronologicky dle dosaženého počtu bodů.

Od 20. 7. *

MZV - ZÚ Výběr a pozvání vhodných kandidátů ke vstupním pohovorům Od 30.9. *

MZV - ZÚRealizace vstupních pohovorůKontrola osobních údajů podle pasu, zajištění provedení oprav osobních údajů v přihlášce uchazeče

Od 30.9. *

MZV - ZÚVyzvání vybraných žadatelů k dodání podepsaných přihlášek a dokumentace v papírové podobě (ve dvojím vyhotovení)

Od 30.9. *

MZV - ORSRealizace přiměřené formy výběru a převzetí přihlášek a dokumentace v papírové podobě od žadatelů, kteří na VŠ v ČR již studují (např. jako samoplátci)

Od 20. 7. * do 20. 12. *

MZV - ZÚ

Převzetí podepsaných přihlášek a dokumentace vybraných uchazečů v papírové podoběKontrola údajů v podepsané přihlášceOvěření dokumentace

Od 30.9. * do 15. 12. *

MZV - ZÚ

Finální autorizace (tj. označení nejlepších vybraných nominovaných uchazečů, jejichž dokumentaci ZÚ posílá do ústředí v ČR; (prostřednictvím MZV - ORS) Potvrzením finální autorizace ztrácí pracovník ZÚ možnost editovat údaje v Registru přihlášekProgramátor rozešle automatický email všem uchazečům.

Do 15.12. *

MZV - ZÚ

Odeslání dokumentace v papírové podobě (včetně čestného prohlášení o návratu do země původu, podepsané přihlášky, výsledků testů, ověřených listin, kopie pasu, zdravotního potvrzení apod.) na MZV - ORS

Do 15.12. *

MZV - ORS Odeslání dokumentace v papírové podobě na MŠMT Do 31.12.BIS a ÚZSI Možnost prohlížet všechny přihlášky v registru Do 20. ledna **

Stránka 15 z 24

Příloha č. 1

přihlášek; Nahlásit MZV - ORS žadatele, kteří nesplnili kritéria bezúhonnosti

MZV - ORS Označení žadatelů, kteří nesplnili kritéria bezúhonnosti, v registru přihlášek

Průběžně (nejpozději do zasedání Komise pro vládní stipendia)

MŠMTPrověření nostrifikovatelnosti předložených dokladů o vzdělání, označení žadatelů, jejichž doklady nejsou nostrifikovatelné; seznámení MZV - ORS s výsledkem

Do 20. ledna **(ve výjimečných případech do zasedání Komise pro vládní stipendia)

Programátor Zajistí přenos relevantních údajů z elektronických přihlášek do databáze ZS Do 20. ledna **

MŠMT (DZS+VVŠ a ÚJOP)

Zpracování dokumentace standardním způsobem (projednávání přijetí s VVŠ a ÚJOP)Programátor zaktualizuje všechny typy žádostí o projednání dle požadavků DZS.

Od 20. 1. do 31. 3. **

MZV - ORS +MŠMT+DZS Zasedání Komise pro vládní stipendia. Do 7. dubna **

MŠMT Potvrzení výsledků Komise pro vládní stipendia (projednání poradou vedení MŠMT) Do 30. dubna **

DZS

Příprava stejnopisů Rozhodnutí MŠMT o přiznání stipendia (dále jen Rozhodnutí)Programátor upraví všechny typy vzorů rozhodnutí o přiznání stipendia dle požadavků DZS.

Od 7. dubna **(od jednání Komise pro vládní stipendia) do 7. května (do 1 týdne po potvrzení výsledků Komise pro vládní stipendia)

MŠMT Odeslání podepsaných Rozhodnutí na MZV - ORS Do 10. května **

DZS

Rozeslání seznamů přijatých kandidátů příslušným vysokým školám a požádání vysokých škol o zaslání potvrzení o ubytování na příslušné ZÚ prostřednictvím datové schránky MZV (podle postupu domluveného s MV)

Od 10. 5. do 15. 5 **

MZV - ORS Odeslání Rozhodnutí na příslušné ZÚ zajištěnou poštou Do 20. května ** ZÚ Předávání Rozhodnutí úspěšným žadatelům do 30. 6. **

Žadatelé Podávání žádostí o vízum obratem po převzetí Rozhodnutí

VŠZasílání potvrzení o ubytování na příslušné ZÚ prostřednictvím datové schránky MZV podle postupu domluveného s MV

do 30. 6. **

MZV - ORS, MŠMT, DZS

Projednávání přijetí náhradníků; - nástup ke studiu do ÚJOP nejpozději 30. 9. **,- nástup ke studiu na VVŠ nejpozději v den zápisu

stanovený vysokou školou pro daný ak. rok

do cca 31. 8. **

* kalendářního roku, po němž následuje akademický rok, na který se studenti přijímají (tj. např. půjde-li o notifikaci na akademický rok 2020/2021, termín zveřejnění rozpisu bude do 30. 6. 2019)

** kalendářního roku, v němž stipendisté nastupují ke studiu (např. rok 2020 z akademického roku 2020/2021)

Při dodržení tohoto časového harmonogramu je možné dosáhnout včasného předání Rozhodnutí MŠMT o přiznání stipendia, což umožní stipendistům včas si zažádat o dlouhodobé vízum či dlouhodobý pobyt a zahájit studium ve stanoveném termínu.

Použité zkratky:

Stránka 16 z 24

Příloha č. 1

MZV: Ministerstvo zahraničních věcí

UNESCO: Stálá mise při Organizaci spojených národů pro výchovu, vědu a kulturu

MZV - ORS: Odbor rozvojové spolupráce a humanitární pomoci Ministerstva zahraničních věcí

ZÚ: Zastupitelský úřad

MŠMT: Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy

MŠMT – OMV: Odbor mezinárodních vztahů Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy

DZS: Dům zahraniční spolupráce

ÚJOP: Ústav jazykové a odborné přípravy Univerzity Karlovy

MV: Ministerstvo vnitra

BIS: Bezpečnostní informační služba

ÚZSI: Úřad pro zahraniční styky a informace

OAMP: Odbor azylové a migrační politiky

MZ: Ministerstvo zdravotnictví

MPSV: Ministerstvo práce a sociálních věcí

Stránka 17 z 24

Příloha č. 2

Název veřejné zakázky: Registr a databáze vládních stipendií

Nabídka účastníka - název: ALTAIR SOFTWARE s.r.o.

Nabídka účastníka - IČO: 283 50 511

Položka č. Specifikace

Předpokládaný rozsah hodin za dobu trvání

smlouvy / počet měsíců

Nabídková cena v KČ bez DPH za 1 hodinu

práce / 1 měsíční paušální platbu

Nabídková cena celkem za položku v Kč bez

DPH

1

Služby poskytované nad rámec měsíčního paušální poplatku (např. analýza stávajícího

stavu, úprava databáze a aplikací, další programátorské a vývojářské práce,

konzultační a poradenská činnost atd.) dle Přílohy č. 1 odst. 2.1 a 2.3

2250 hodin 390,00 Kč 877 500,00 Kč

2 Měsíční paušální platba za služby servisní a technické podpory dle Přílohy č. 1 odst. 2.2 60 měsíců 10 000,00 Kč 600 000,00 Kč

Cena celkem v Kč bez DPH za celé období trvání smlouvy: 1 477 500,00 Kč

DPH celkem: 310 275,00 Kč

Cena celkem v Kč vč. DPH za celé období trvání smlouvy: 1 787 775,00 Kč

Stránka 18 z 24

Příloha č. 3

Smlouva o zpracování osobních údajůuzavřená dle ustanovení § 6 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna

2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“)

Níže uvedeného dne, měsíce a roku spolu smluvní strany:

Dům zahraniční spolupráce

se sídlem: Na Poříčí 1035/4, 110 00 Praha 1

zastoupen: Ing. Danou Petrovou, ředitelkou

IČO: 61386839

dále jen „správce“ na straně jedné

a

ALTAIR SOFTWARE s.r.o.

se sídlem: Havelkova 90/6, 779 00 Olomouc

zastoupen: Bc. Markem Vávrou, jednatelem

IČO: 283 50 511

DIČ: CZ28350511

Bankovní spojení: Raiffeisenbank CZ a.s., č.ú.: 9542926001/5500

dále jen „zpracovatel“ na straně druhé

uzavřely tuto smlouvu:

Čl. I.

Úvodní ustanovení

1. Správce podpisem této smlouvy prohlašuje, že zpracování osobních údajů provádí v souladu s příslušnými právními předpisy.

2. Zpracovatel prohlašuje, že je schopen poskytnout taková technická a organizační opatření, aby zpracování osobních údajů prováděné na základě této smlouvy splňovalo požadavky příslušných právních předpisů, a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů.

3. Smluvní strany se touto smlouvou dohodly na rozsahu, účelu a době zpracování osobních údajů, a dále pak na zárukách zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.

Stránka 19 z 24

Příloha č. 3

Čl. II.

Předmět smlouvy

1. Správce touto smlouvou pověřuje zpracovatele, aby za něj k dohodnutému účelu, v rozsahu a po dobu dohodnutou dle této smlouvy zpracovával osobní údaje subjektů údajů, kterými jsou současní či budoucí zákazníci správce uvedení v čl. III. odst. 1. této smlouvy.

2. Zpracovatel se touto smlouvou zavazuje ke zpracovávání osobních údajů dle pokynů správce a přebírá ve smlouvě dále upravené záruky za řádné a dle příslušných právních předpisů realizované zpracování osobních údajů.

Čl. III.

Účel a doba zpracování osobních údajů

1. Zpracovatel bude osobní údaje zpracovávat po dobu účinnosti Smlouvy o zajištění provozu, údržby, rozvoje a technické podpory Registru a databáze vládních stipendií č.: SML/0063/2019 (dále jen „smlouva“). Po uplynutí této doby bude osobní údaje subjektů údajů zpracovávat správce, přičemž v případě, že by zpracovatel po této době disponoval jakýmikoliv osobními údaji subjektů údajů, je povinen postupovat v souladu s ust. čl. V. odst. 2. písm. h) této smlouvy, přičemž o konkrétním úkonu zpracovatele se smluvní strany dohodnou.

2. Zpracovatel zpracovává osobní údaje subjektů údajů za účelem plnění smlouvy, jejímž předmětem je zajištění služeb v oblasti provozu, údržby, rozvoje a technické podpory Registru a databáze vládních stipendií, elektronického podávání přihlášek a on-line testování pro správce. Účelem plnění této smlouvy je zejména naplnění podmínek v rámci Programu zahraniční rozvojová spolupráce v období let 2019 až 2024 (projekt MŠMT), přičemž se jedná o zahraniční studenty, přijaté ke studiu na veřejných vysokých školách v ČR na základě usnesení vlády ČR č. 712/2007, 301/2012 a 77/2019 v období 2019-2024.

Čl. IV.

Rozsah zpracování osobních údajů

1. Osobním údajem dle této smlouvy se rozumí jakákoliv informace, které se týkají subjektu údajů a které jsou schopny jej jednoznačně identifikovat.

2. Zpracovatel bude zpracovávat následující osobní údaje subjektů údajů: jméno, příjmení, pohlaví, datum a místo narození, rodinný stav, státní příslušnost, adresa trvalého bydliště, kontaktní adresa v ČR, kontaktní telefon, vzdělání, jazykové znalosti, současné zaměstnání / studium, číslo pasu, údaje o kontaktní osobě (jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon), zahraniční pobyty a cesty za uplynulých 5 let.

Čl. V.

Práva a povinnosti smluvních stran

1. Správce se touto smlouvou zavazuje:

Stránka 20 z 24

Příloha č. 3

a. zajistit, aby osobní údaje subjektů údajů byly pro zpracování získány v souladu s příslušnými právními předpisy,

b. zajistit zpracovateli bezpečný přístup k osobním údajům v rozsahu dle čl. IV. této smlouvy,

c. poskytnout zpracovateli součinnost potřebnou k plnění této smlouvy.

2. Zpracovatel se touto smlouvou zavazuje:

a. zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů správce v souvislosti s plněním smlouvy, za podmínek a v rozsahu stanoveném touto smlouvu a poskytovat správci veškerou potřebnou součinnost,

b. zajišťovat, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje (zejména zaměstnanci zpracovatele) zavázaly k mlčenlivosti o všech záležitostech spojeným s plněním této smlouvy, přičemž tato povinnost trvá i po ukončení zpracování osobních údajů, příp. skončení zaměstnání u zpracovatele,

c. zavést a přijmout veškerá vhodná technická a organizační opatření s cílem zabezpečení osobních údajů, která budou odpovídat riziku narušení práv a svobod subjektů údajů, zejména by se mělo jednat o tato opatření:

i. pseudonymizace a šifrování osobních údajů,

ii. omezení přístupových práv k osobním údajům,

iii. zajištění neustálé důvěrnosti, integrity, dostupnosti a odolnosti informačních systémů a služeb zpracování,

iv. schopnost obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů,

v. pravidelné testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování,

a to vše při zohlednění všech rizik, která představuje zpracování osobních údajů, zejména náhodné nebo protiprávní zničení, ztráta, pozměňování, neoprávněné zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů, nebo neoprávněný přístup k nim.

d. přijmout také fyzicko-administrativní opatření k zajištění požadované ochrany osobních údajů, která se týkají zabezpečení objektů a místností, ve kterých dochází ke zpracování osobních údajů a zajistit také bezpečnost veškerých úložišť listinných dokumentů a hmotných nosičů elektronických dokumentů,

e. poskytnout správci na jeho výzvu veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v této smlouvě, či právním předpisem,

f. umožnit správci provedení kontrol či auditů, a to jak vlastními silami tak příp. třetí osobou, kterou správce pověří a u těchto auditů být správci maximálně nápomocen,

g. neprodleně informovat správce v případě jakýchkoliv potíží při plnění této smlouvy a také ve smyslu čl. 33 odst. 2. GDPR hlásit správci všechna porušení povinností při zpracování a ochraně osobních údajů, případně přijmout v nejkratším možném termínu veškerá nezbytná opatření k zajištění ochrany osobních údajů a následně postupovat v souladu s pokyny správce, které mu budou sděleny,

h. po ukončení zpracování osobních údajů nebo na základě písemné výzvy správce zpracovávané osobní údaje vrátit, vymazat a také vymazat veškeré existující kopie a zlikvidovat hmotné nosiče osobních údajů.

Stránka 21 z 24

Příloha č. 3

Stránka 22 z 24

Příloha č. 3

Čl. VI.

Další zpracovatelé

1. Zpracovatel nezapojí do zpracování osobních údajů žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení správce. V případě obecného písemného povolení zpracovatel správce informuje o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení, a poskytne tak správci příležitost vyslovit vůči těmto změnám námitky.

2. S každou další osobou, která se při plnění služeb na straně zpracovatele bude seznamovat s osobními údaji, musí mít zpracovatel uzavřenou smlouvu, jejímž obsahem budou stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jaké jsou uvedeny v této smlouvě.

3. Zpracovatel se zavazuje předložit správci na jeho výzvu originál takto uzavřených smluv.

4. Zpracovatel nese odpovědnost za jednání dalšího zpracovatele tak, jako by jednal on sám, a to zvlášť v případech, že tento další zpracovatel neplní své povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů.

Čl. VII.

Zvláštní ujednání

Z této smlouvy nevyplývá pro zpracovatele žádný nárok na zaplacení ceny, jelikož veškeré náklady na splnění podmínek dle této smlouvy jsou již zahrnuty v ceně ujednané smluvními stranami v čl. VI. smlouvy.

Čl. VIII.

Sankční ujednání

Zpracovatel se zavazuje, že v případě, kdy budou osobní údaje zpracovatelem zpracovány v rozporu s právními předpisy, nebo touto smlouvu, ponese veškerou odpovědnost z tohoto porušení vůči subjektům údajů, státním orgánům, a to zejména Úřadu na ochranu osobních údajů a současně s tím také uhradí správci smluvní pokutu ve výši 100.000,- Kč (slovy: jednostotisíckorunčeských) za každé jednotlivé porušení. Ustanovení o smluvní pokutě nemá vliv na nárok správce na náhradu škody převyšující smluvní pokutu.

Čl. IX.

Závěrečná ustanovení

1. Zpracovatel podpisem této smlouvy výslovně souhlasí s uveřejněním celého znění této smlouvy, a to s ohledem na zákonnou povinnost uveřejnění smlouvy prostřednictvím registru smluv. Pro případ pochybností smluvní strany shodně prohlašují, že tato smlouva neobsahuje obchodní tajemství, utajované informace či další údaje, které nemohou být uveřejněny prostřednictvím registru smluv.

Stránka 23 z 24

Příloha č. 3

2. Smluvní strany se dohodly, že splnění zákonné povinnosti uveřejnění smlouvy prostřednictvím registru smluv zajistí správce, přičemž v případě jeho prodlení s uveřejněním smlouvy zajistí tuto povinnost nejdéle do 30 dnů ode dne uzavření smlouvy zpracovatel.

3. Obě smluvní strany berou na vědomí, že správce je oprávněn scan podepsané smlouvy v elektronické podobě v souladu se svými zákonnými povinnostmi uveřejnit, a to bez časového omezení.

4. Zpracovatel bere na vědomí, že jeho osobní údaje specifikované v záhlaví této smlouvy jsou ze strany správce zpracovávány v souvislosti s plněním povinností dle této smlouvy a v souladu s GDPR, což je ze strany správce specifikováno v dokumentech Zásady zpracování osobních údajů a Oznámení o zpracování osobních údajů dostupných na webových stránkách správce (www.dzs.cz).

5. Veškeré právní vztahy touto smlouvou výslovně neupravené se řídí GDPR a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

6. Smluvní strany se zavazují, že v případě sporů o obsah a plnění této smlouvy vynaloží veškeré úsilí, které lze spravedlivě požadovat, k tomu, aby tyto spory byly vyřešeny smírnou cestou, zejména aby byly odstraněny okolnosti vedoucí ke vzniku práva od této smlouvy odstoupit nebo způsobující její neplatnost. Pokud by se v důsledku změny právních předpisů nebo jiných důvodů stala některá ujednání této smlouvy neplatnými nebo neúčinnými, budou tato ustanovení uvedena do souladu s právními normami a smluvní strany prohlašují, že tato smlouva je ve zbývajících ustanoveních platná, neodporuje - li to jejímu účelu nebo nejedná-li se o ustanovení, která oddělit nelze.

7. Obě smluvní strany sjednávají, že v případě sporu vzniklého při plnění, nebo v souvislosti s touto smlouvou, jsou příslušné k jeho řešení obecné soudy České republiky.

8. Tato smlouva je podepsána elektronicky a je vyhotovena ve dvou stejnopisech s platností originálu, z nichž jeden obdrží správce a jeden zpracovatel, přičemž obě smluvní strany jej připojí k smlouvě.

9. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu obou smluvních stran a účinnosti dnem účinnosti smlouvy.

10. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva byla sepsána podle jejich pravé a svobodné vůle, že si smlouvu přečetly, s jejím obsahem souhlasí a na důkaz toho připojují vlastnoruční podpisy.

V  Praze dne V Praze dne

______________________________ ______________________________

Bc. Marek Vávra Ing. Dana Petrova

jednatel ředitelka DZS

zpracovatel správce

Stránka 24 z 24