”Nyttige erfaringer bør benyttes!” Om erfaringer og suksessfaktorer ved

implementering og bruk av eMeldinger

Erfaringskonferansen 14. – 15. februar 2011Prosjektleder Irene Henriksen Aune

1

Om Arendal kommune

42 000 innbyggere 1300 ansatte i Omsorg, Mestring og Rehabilitering

(OMR) 9 sykehjem 11 hjemmesykepleiesoner 218 bemannede boliger

IKT tatt i bruk i alle deler av OMR siden 2005

2

ELIN-K fase 1 - Pilotkommune siden 2006

3 fastlegekontorer Legegruppen Grandgården -

Plenario Tromøy legesenter - Winmed Pollen legesenter - Vision (fra

2010)

2 hjemmesykepleiesoner 2 korttidsavdelinger ved

sykehjem Tjenestekontoret

Utvikling og testing 2006 – 2009

Pilotering 2010 Drift 2011

3

Status 14. februar 2011

PLO-meldingene er tatt i bruk ved 9 av 11 legekontor

31 av 37 leger er i gang

Legene i nabokommunene begynner å etterlyse samme mulighet!

4

Jan FebMarsApril Ma

iJuniJuliAugSept Ok

tNovDes

0

50

100

150

200

250

300

Sendte:Mottatt:

Forberedelser til bredding Informasjon og forankring

Brev undertegnet av kommuneoverlege til alle fastlegene Informasjon og presentasjon i fastlegeutvalget Avtaleutkast med frist for tilbakemelding

Oppsett av kommunikasjonsparter Lastet ned alle legekontorenes sertifikater til egen mappe Sjekket legenes HERid i adresseregisteret – noen manglet To legekontorer hadde oppgitt feil org. nr . Fikk hjelp av CGM Egen brukerveiledning på oppsett viste DES, ikke ebXML Hvordan se forskjell på krypterings- og signeringssertifikater? La inn Com Parter etter mal fra den første som Tieto hadde satt opp Etablerte Endringslogg

Adressekit til legekontorene (8 Winmed-kontorer) Burde hatt en kvalitetssjekk på hvilke tjenestetyper CGM la inn

5

TIPS:

Alle legene måtte registreres som meldingsmottakere i fagsystemet for å få satt opp kommunikasjonen.

For å hindre at disse ble benyttet før de var klare, satte vi (VENT) etter navnet og fjernet dette etter hvert som kommunikasjonen var etablert og testet.

6

Testing av kommunikasjon

Installasjon av adressekit CGM avtalte tid med legekontorene og utførte

installasjon. Avtalte å bruke Line Danser som gjennomgående testpasient. Vi sjekket at testmeldingene kom frem og at

applikasjonskvitteringer ble mottatt.

Legekontorene fikk noen uforståelige feilmeldinger og avviste meldinger når kommunen prøvde å sende Måtte fjerne HERid på legene og bare beholde HPR-nr Måtte legge inn kommunens orgnr som avsender ID til to

legekontor

7

Rutiner

Rutinebeskrivelse - kommune ”Kokebok for eMeldinger”

Kort om bakgrunn Hvilke meldinger skal brukes når Rutiner ved sending av meldinger Rutiner ved mottak av medlinger Rutiner ved feil og avvik Hvilke legekontor som kan kommunisere

elektronisk

Rutinebeskrivelse – legekontor Basert på mal fra Bergen kommune - Justert til

lokale forhold8

Opplæring

9

• Tilbyr kurs fra 1300 – 1500 for inntil 20 personer• Annonseres i kursportalen med beskjed til teamledere• Innleder med Rutinebeskrivelsen• Gjennomgår og tester alle meldingstypene• Bruker egen testpasient i produksjonsbasen

TIPS

Bruk egen kommune som mottaker av alle testmeldinger fra kursene Du unngår da å spamme legenes innbokser Du kan også (sannsynligvis) slette meldingene

etterpå slik at det ser ryddig og greit ut til neste kurs

10

Når alt er klart…

”Start-pakke” til legekontorene Sendte ut brukerveiledning fra CGM sammen med

rutinebeskrivelsen for legekontorene og følgebrev Tilbud om å komme rundt til dem hvis det var

ønskelig

Klarsignal til kommunens ansatte Fjernet (VENT) etter legenes navn Oppdaterte rutinebeskrivelsen E-post med informasjon til alle teamledere Avtale med IKT Agder om kontroll av meldingsflyten

daglig

11

TIPS

Etablér gjerne en ordning med meldingsansvarlige på hver lokasjon.

Disse gis et særskilt ansvar for å innføre gode rutiner på sin arbeidsplass, samt å følge opp at meldingene faktisk blir behandlet og at applikasjonskvittering kommer.

Disse er også lokasjonens hovedkontakt mot systemansvarlig.

12

Oppfølging

Loggen i fagsystemet viste raskt at legene tok meldingene i bruk

Følger denne nøye i starten og gir tilbakemeldinger ved feil bruk

Sjekker jevnlig at meldinger blir fulgt opp og merket som ”Behandlet” i kommunen

Siden tjenestebasert adressering ikke virker ennå, er det en utfordring å fange opp alle meldingene som skal til Tjenestekontoret – sjekker ubehandlede meldinger som er eldre enn 1 uke

13

Suksesskriterier

Forankring og forståelse hos alle parter

Dedikerte ressurser

God dialog med leger og leverandører Klare ansvarsforhold Gode rutiner

Tett oppfølging Tålmodighet Timing

14

15

Lokal prosjektleder

Tieto

ELIN-KLegesystemleverandører

Slik begynner det å se ut…

16

Takk for oppmerksomheten!

Spørsmål?

17