O que Gesto de Portflio

de Projetos? Adaptao livre de Joel Solon Farias de Azevedo, PMP

inspirado em What is Project Portfolio Management? por Duncan Haughey, PMP em

projectsmart.co.uk

Gesto de Portflio de Projetos muito mais do que executar vrios projetos. Cada

carteira (do latim portfolio) de projetos deve ser avaliada pelo seu valor de negcio e

aderncia estratgia, o tempo todo. A carteira (o portflio) deve existir em funo de um

objetivo de negcio bem definido e com benefcios tambm bem tangibilizados em metas. Ou

simplificando, um gerente de projeto vai trabalhar para garantir que o SEU projeto seja bem

feito e tenha sucesso, enquanto que o gestor do portflio vai trabalhar para que os projetos

certos sejam executados de forma que os objetivos do portflio sejam alcanados.

A gesto de portflio de projetos organiza uma srie de projetos em um nico

portflio com objetivos comuns de resultado, visando a maximizao dos benefcios e a

otimizao na alocao integradas dos recursos da organizao.

Se no pensarmos e trabalharmos em termos de benefcios no nvel do portflio e no

no nvel do projeto, inevitavelmente haver conflito e concorrncia entre projetos, em

detrimento da colaborao e integrao para alcance de mais resultados. No nvel dos projetos

apenas o natural que monitoremos as suas realizaes e o progresso, mas no nvel do

portflio no, outra viso bem diferente. Para o portflio avaliaremos a contribuio

individual de cada projeto para o alcance dos resultados definidos para a carteira e para o

objetivo estratgico.

Pra fazer esta anlise precisamos fazer vrias perguntas:

Como e quanto cada projeto contribuir para o alcance dos objetivos do portflio,

para que possa ser selecionado e entrar para o portflio?

Em tempo de execuo, como cada projeto est contribuindo para o alcance dos

resultados? Ser que o projeto permanece adequado? Ser que a melhor soluo? O

projeto precisa continuar existindo, ou deve ser eliminado e substitudo por outro?

Qual a relao de dependncia entre os projetos? Quais projetos precisam ser

realizados antes do que outros? Quais projetos no podem ser iniciados antes que

outros acabem?

Existem projetos que causam impacto negativo ou positivo em outros projetos? E

como este impacto, ou efeito colateral, digamos assim, ser gerenciado?

E a pergunta principal: ser que a hiptese estratgica vai se confirmar? Ser que as

entregas dos projetos do portflio sero suficientes para o alcance dos objetivos

estratgicos?

O nvel de profundidade do gerenciamento varia bastante dos projetos para o portflio. O

projeto tem um gerenciamento mais operacional e detalhado, mas que deve ser mantido

apenas no nvel do projeto. No portflio bem diferente, a informao muito mais

estratgica e agrupada, quer dizer, em bases comparativas entre os projetos. No portflio

gerenciamos entregas, claro, mas isto secundrio. O principal gerenciar o alcance dos

resultados no presente e a tendncia de alcance dos resultados projetados no futuro. Assim, o

desempenho dos projetos entrada e subsdio para a tomada de deciso de balanceamento

do portflio. As decises em relao aos projetos, estas so velhas conhecidas nossas:

eliminar, aumentar, reduzir, pausar, fundir, retardar, potencializar, priorizar, dentre outras.

A gesto de portflio exige um sistema de avaliao de projeto. Este processo utilizado

para avaliar os projetos durante todo o seu ciclo de vida, de forma que cada projeto justifique

a sua existncia o tempo todo.

Num processo assim, a cada entrega ou fase o gestor de portflio analisa o estudo de caso

que justificou o nascimento e escolha do projeto perguntando se ele ainda relevante para o

alcance dos objetivos para o qual se props. E se a resposta for no? O projeto deve ser

interrompido imediatamente, e uma deciso ser exigida em relao soluo para o alcance

dos objetivos que no sero entregues pelo projeto.

Este o dia a dia da gesto de portflio, trabalhar e gerir resultados e tendncias, e decidir

ainda na tendncia, e no aguardar o fato. Somente desta forma a organizao mantm o foco

na execuo da estratgia e no alcance dos objetivos definidos e na eficcia na aplicao dos

seus escassos recursos, de forma que a sua aplicao garanta o maior retorno possvel em

termos de benefcios.

Nas reunies de gesto de portflio temos que obrigatoriamente nos fazer as seguintes

perguntas:

Ns estamos fazendo as coisas certas? Ou estamos fazendo muito bem o que no

deveria ser feito?

Ns estamos no caminho certo, ou j deveramos ter revisto a nossa estratgia?

Ou ser que as expetativas dos nossos clientes j mudou e nossos projetos j no so

suficientes ou esto inadequados, e devem ser revistos?

Se os projetos esto adequados, ns estamos executando-os da melhor maneira

possvel? Ou ser que existem conflitos de recursos e at mesmo concorrncia entre

os projetos?

E por ltimo claro: Os benefcios esto sendo percebidos na forma e na quantidade

esperada e planejada?

Agora, se a resposta a qualquer destas perguntas foi um sonoro no, uma ao imediata

necessria para ajuste do portflio. Simples? No, no simples. E pra que a organizao

alcance este estgio de maturidade deve mexer nas estruturas de poder e realizar a

governana corporativa por meio de comits gestores empodeirados e corajosos, capazes de

interferir de verdade na execuo dos projetos. Isto mexe com interesses internos e s vezes

bem doloroso. Quase todas as organizaes tem projetos do tipo PET (bichinhos de

estimao), e o dono do bichinho um ser sensvel e normalmente poderosoViu como no

fcil?

Projeto de Software de Gesto de Portflio

Uma questo importante para quem est comeando a pensar assim, porque j sentiu

a necessidade de gerir portflios, porque a gesto de projetos isolados no est dando o

resultado esperado, como gerenciar? Qual sistema ou metodologia devo usar? Compro uma

soluo de software grandona agora ou espero?

Nossa dica : pense grande, comece pequeno, evolua rpido. Ento comece com

sistemas bem simples de gesto de desempenho focados no alcance dos objetivos

estratgicos, e v incluindo pouco a pouco os critrios para seleo de projetos e tambm os

critrios para manuteno dos projetos no portflio.

As principais caractersticas de um sistema de gesto de portflio de projetos so:

Um processo claro de avaliao dos resultados de projetos;

Facilidade na apurao da relao custo benefcio entre o investimento, no s

financeiro, e os benefcios apurados;

Visualizao rpida e simples dos progressos dos projetos e dos resultados associados;

Painis executivos simples e se possvel com atualizao quase em tempo real, capazes

de traduzir o desempenho e auxiliar na tomada de deciso tempestiva;

Visualizao simples da alocao dos recursos entre os projetos, mas principalmente

da sub e da superalocao, problemas a serem gerenciados o tempo todo;

E por ltimo, os resultados alcanados versus recursos empregados. No esqueamos

nunca da vitria de Pirro: ganhamos sim, mas a que custo? Quantos morreram pelo

caminho? Porque no fizemos do jeito mais simples?

Pois , gesto de portflio existe para gerenciar de verdade os resultados e o alcance dos

objetivos estratgicos, fazendo os ajustes necessrios nos projetos tempestivamente de forma

a obter os benefcios desejados.