O que os 5 Porqus? Os 5 Porqus uma tcnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema. uma tcnica de anlise que parte da premissa que aps perguntar 5 vezes o porque um problema est acontecendo, sempre relacionado a causa anterior, ser determinada a causa raiz do problema ao invs da fonte de problemas. Esta ferramenta muito usada na rea de qualidade, mas na prtica se aplica em qualquer rea, e inclusive pode ser muito til em seu dia a dia. uma ferramenta simples de resoluo de problemas que foi desenvolvida por Taiichi Ono, pai do Sistema de Produo Toyota e consiste em formular a pergunta Por qu cinco vezes para compreender o que aconteceu (a causa-raiz). Nada impede, porm, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas. O nmero 5 vem da observao de Ono de que esse nmero costuma ser suficiente para se chegar a causa raiz. Ele usa um conjunto especfico de etapas, com instrumentos associados, para encontrar a causa primria do problema, de modo que voc pode:

Determinar o que aconteceu.

Determinar por que isso aconteceu.

Descobrir o que fazer para reduzir a probabilidade de que isso vai acontecer novamente. Por qual motivo so 5 porqus? A razo que geralmente quando indagados sobre o que causa um problema, o ser humano tende a culpar alguma coisa ao invs de raciocinar e realmente procurar a causa. Geralmente se diz que: No 1 porqu, temos um sintoma No 2 porqu, temos uma desculpa No 3 porqu, temos um culpado No 4 porqu, temos uma causa No 5 porqu, temos a causa raiz

Por que usar os cinco porqus? Ajuda voc a identificar as causas do problema.

Ajuda voc a determinar a relao entre as diferentes causas de um problema.

uma das ferramentas de anlise mais simples, pois fcil de concluir, sem anlise estatstica.

fcil de aprender e aplicar.

Como ele pode me ajudar? Ao fazer repetidamente a pergunta por qu? , voc pode descascar as camadas de um problema, assim como as camadas de uma cebola que pode lev-lo para a causa raiz de um problema. A razo para um problema muitas vezes pode levar a uma outra pergunta e voc poder precisar de fazer a pergunta menos ou mais do que cinco vezes antes de chegar origem de um problema. Evite suposies e armadilhas lgicas e incentive a equipe a manter o foco at a verdadeira causa do problema.

Quando que funciona melhor? Ao identificar rapidamente a fonte de uma questo ou problema, voc pode concentrar os recursos nas reas corretas e garantir que voc est abordando a verdadeira causa do problema, e no apenas os seus sintomas.

Como us-lo

Como completar os cinco porqus Anote o problema especfico. Escrever ajuda a formalizar o problema e descrev-lo com preciso e tambm ajuda a equipe a manter o foco no mesmo problema.

Uso de brainstorming: perguntar por que o problema ocorre em seguida, escreva a resposta. Se esta resposta no identificar a fonte do problema, pergunte por qu? novamente e escrever novamente esta resposta. Volte para o passo trs at que a equipe concorda que identificaram causa raiz do problema.Isso pode demorar menos ou mais do que cinco porqus? Os cinco porqus pode ser usado de forma independente ou como parte de um diagrama de causa e efeito. O diagrama ajuda voc a explorar todas as causas potenciais ou reais, que resultam em uma falha ou problema. Depois de ter estabelecido todas as entradas no diagrama de causa e efeito, voc pode usar a tcnica de cinco porqus para detalhar as causas. No livro A Startup Enxuta, de Eric Ries o autor cita que trata-se de um mtodo simples e eficaz, perfeita para a tomada de deciso gil que as pequenas empresas tanto necessitam hoje em dia. Como argumento, Ries explica que na raiz de todo problema que parece tcnico quase sempre h uma problemtica humana. O mtodo dos Cinco Porqus fornece uma oportunidade de descobrir qual pode ser esse problema humano. Com esta ferramenta possvel investigar os padres de efeitos negativos, encontrando defeitos ocultos no sistema, e descobrir as aes especficas que contriburam para o problema. Tambm importante entender que esta uma ferramenta limitada. Fazer 5 perguntas no substitui uma anlise de qualidade detalhada. Uma das principais crticas ferramenta, que pessoas diferentes provavelmente chegaro a causas raiz diferentes com estas perguntas. Por isso o ideal que as perguntas sejam feitas com participao de toda a equipe, para que gere um debate em torno das causas verdadeiras. Alm disso, frequentemente a causa de um problema ser mais de uma. Se voc usa somente esta ferramenta, pode estar deixando de lado outros fatores importantes para a melhoria de seus processos.

Em um de seus artigos, Bill Wilson cita outras perguntas que devem ser feitas para assegurar que a causa encontrada correta:

1. Que provas tenho de que esta causa existe? ( concreta? mensurvel?) 2. Que provas tenho de que esta causa levar ao problema identificado? (Ou estou apenas fazendo

suposies?) 3. Que provas tenho de que esta a principal causa que verdadeiramente leva ao problema?

(Mesmo que seja um fator importante, a causa principal poderia ser outra).

4. Algo mais deve ocorrer junto a esta causa para que o problema ocorra? (Serve para esclarecer se o problema no vem de uma combinao de fatores)

Em resumo, esta uma boa tcnica para resolver problemas simples e tomar os primeiros passos para problemas mais complexos, desde que voc no se acomode e ache que seu problema est resolvido com 5 perguntinhas. Quando for utilizar o processo, faa perguntas claras, objetivas e seja totalmente honesto. Abaixo alguns exemplos de Problemas utilizando a Ferramenta:

Os clientes esto reclamando muito dos atrasos nas entregas. 1. Por que h atrasos nas entregas? Porque o produto nunca sai da fbrica no momento que deveria. 2. Por que o produto no sai da fbrica quando deveria? Porque as ordens de produo atrasam. 3. Por que as ordens de produo atrasam? Porque o clculo das horas de produo sempre fica menor do que a realidade. 4.Por que o clculo das horas sempre fica menor do que a realidade? Porque estamos usando um software ultrapassado. 5.Por que estamos usando um software ultrapassado? Porque o engenheiro responsvel ainda no recebeu treinamento no software mais atual. 6. Por que o engenheiro ainda no recebeu o treinamento no software mais atual? Porque no h um planejamento adequado no processo de capacitao e treinamento. Causa raiz: Falta de planejamento no processo de treinamento e capacitao. Pelo exemplo, podemos ver que a causa raiz das reclamaes dos clientes a falta de planejamento no processo de treinamento e capacitao. Se o responsvel somente fizesse a primeira pergunta, tentaria mudar o sistema de transportes da empresa, o que provavelmente seria mais caro e no resolveria realmente o problema.

Uma fbrica de chocolates recebe muitas reclamaes sobre seu produto final e o coordenador da qualidade decide por utilizar a metodologia dos 5 porqus com a sua equipe. A maior parte das reclamaes dizem que o chocolate no est mais crocante como antigamente. 1 Por que o chocolate no est crocante? Porque o produto chega muito tarde ao cliente e perde as suas caractersticas originais de produo. 2 Por que o produto chega muito tarde ao cliente? Porque a transportadora no consegue entregar em tempo hbil. 3 Por que a transportadora no entrega em tempo hbil? Porque ela realiza apenas uma viagem por semana transportando uma quantidade muito grande de produtos. 4 Por que ela s realiza uma viagem por semana?

Porque a fbrica de chocolates identificou que entregando em apenas uma vez toda a sua produo semanal, os custos de transportes seriam reduzidos. 5 Por que ela decidiu reduzir custos de transporte? Para aumentar o lucro. Poderamos continuar fazendo vrias perguntas, porm j temos uma concluso importante para esse exemplo. A fbrica de chocolates decidiu aumentar seu ganho reduzindo suas despesas operacionais, no caso os custos de transporte. Porm, tomando essa deciso, ela acabou (talvez sem saber) abrindo mo da qualidade do seu produto, pois os chocolates j no chegam mais to crocantes aos clientes, que exigem isso como um requisito do produto. Ento, um exemplo de ao corretiva, seria flexibilizar a entrega, evitando assim esse problema.

Fontes e links consultados: The New Toolbox Enxuta (p152) John Bicheno, Picsie Books 2006 The Toyota Field Book Jeff Liker, 2004 Six Sigma Determining the Root Cause: 5 Whys http://www.abepro.org.br http://ogerente.com/logisticando/ http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_Toyota_de_Producao http://en.wikipedia.org/wiki/5_Whys http://www.bill-wilson.net/ http://www.amazon.com.br/A-Startup-Enxuta-Eric-Ries-ebook/dp/B00A3C4GAK