1

بسمه تعالی

2

3

5آشنایی با نرم افزارمکاتباتی دیدگاه ** عنوان دوره :

شغلی اختصاصی** نوع دوره :

مالی، خدمات خدمات اداری، مسئولین مسئول -نویس دفتری، ماشین امور متصدی ** گروه های هدف:

تدارکات مالی، رئیس پستهای مسئولین

حضوریغیر** نحوه برگزاری :

* شیوه آموزش : جزوه*

** روش آزمون : سیستمی

ساعت 20** مدت دوره :

:درپایان انتظار می رود فراگیر با

** راهنمای کلی نرم افزار آشناشود.

** ارسال صحیح مکاتبات را فراگیرد.

** با مکاتبات موجود در نرم افزار آشنایی کافی داشته باشد.

4

فهرست

5...................................................................................................................................................................چکیده........................................................................

6.........................................................................................................................................................................................4نسبت به دیدگاه 5زایای دیدگاهم

7.........................................................................................................................................................................ورود به نرم افزار مکاتبات _ورود به سیستم

9....................................................................................................................................................................................................................معرفی رابط کاربری

21.........................................................................................................................................................................................................مدیریت نمای کارتابل ها

22.............................................................................................................................................................................................کارتابل نامه ها..............................

27............................................................................................................................................................................................جستجو در کارتابل........................

28.............................................................................................................................................................................................................مکتوبات اصلی...............

54....................................................................................................................................................اقدامات نامه........................................................

67........................................................................................................................................................................................لغو ارسال نامه.................

68......................................................................................................................................................................................................ایجاد پاکت نامه

75....................................................................................................................................................................................................................مشاهده پیش نویس

82.........................................................................................................................................................................................................................ارسال پیام جدید

ECE...............................................................................................................................................................................................................................................94

96...............................................................................................................................................................................................جستجو وگزارشگیری نامه..........

112.............................................................................................................................................................................................................گزارشات........................

116.......................................................................................................................................................................................................................تنظیمات کاربری

120.................................................................................................................................................. تنظیمات گروه های شخصی..........................

128......................................................................................................................................................................................ساختار اندیکاتور.............

131......................................................................................................................................................................................................ساختار بایگانی

137...................................................................................................................................................................................................تفویض اختیار....

145.........................................................................................................................راهنمای استفاده از فرم درخواست و تحویل کاال وخدمات

148......................................................................................................................................................................................................سواالت متداول

150...........................................................................................................................................................................................................منابع وماخذ

5

:چکیده موجب دسترسی سهولت و دقت سرعت، بر تمرکز و کاربران نیازهای تغییر آن با همزمان و تکنولوژی رشد سرعت

بستر و زمینه ایجاد حال در پیش سال چند از که «دیدگاه» محصوالت جدید نسل تولید چارگون، شرکت تا شد

جمله از محصوالت برخی در و خورده کلید 5 دیدگاه جدید نسل عنوان با که تغییرات این. کند اجرایی را بود آن

توسعه واحد مستمر فعالیت حاصل شده اجرایی کارکنان، پیشخوان یا ESS و کارها جلسات، ،BPMS مکاتبات،

.است ارگونچ محصول و زیرساخت

دیدگاه، جدید معماری در. است دنیا روز هایروش بهترین و استانداردها با انطباق ویژگی، مهمترین کالم یک در

و کنندمی تحمیل سرور به کمتری بار افزارهانرم است، دیگری زمان هر از کاربرپسندتر و ترسریع تر،امن دیدگاه

ابعاد در استفاده کنندگان پاسخگوی دتوانمی و شودمی قبل از پذیرتراسمقی افزارنرم نتیجه، در شوندمی ترسبک

براساس ها،مولفه ترینکوچک سطح در حتی را آن و گردیده بازنگری کامال کاربری رابط اینکه ضمن ؛باشد بزرگتر

.شده است طراحی اند،شده معرفی دنیا در که جدیدی استانداردهای

۴ دیدگاه به نسبت آن مزایای و دیدگاه اداری اتوماسیون نسل تغییر

ایجاد کاربری تجربه نیز و تکنولوژی الیه در کاربران برای زیادی مزایای ، دیدگاه اداری اتوماسیون نسل تغییر

است. شده 5 دیدگاه به 4 دیدگاه تغییر از مشتریان استقبال دلیل هامزیت همین و کرده

وجود با امروز که است آفرینتحول و بزرگ اقدامی ،دیدگاه اداری سیوناتوما افزارهاینرم مجموعه نسل تغییر

است. بارنشسته به موفقیت با مشتری هایسازمان در اختالل کوچکترین ایجاد بدون دیدگاه معماری در تغییر

پیچیدگی و یپویای دارای و چارگون افزارهاینرم ترینقدیمی از که دیدگاه مکاتبات افزار نرم نسل، تغییر این در

پرداخت: خواهیم تحوالت این به ادامه در که شد وموثرتری فراوان تحوالت دستخوش است، فردی به منحصر

بودیم شاهد را شده مهندسی و علمی فرآیندهای ، دیدگاه اداری اتوماسیون افزارهاینرم نسل تغییر جریان در

زیادی هایریسک با مشتری هایسازمان شد،نمی انجام دقیق و شده مهندسی فرآیندهای این از هریک اگر که

.شدندمی همراه

6

۵دیدگاه توسعه با همزمان تست فرآیند نجاما

دادمی انتقال تولید تیم به را خود هایبینیپیش و هادریافت محصول تست تیم دیدگاه، معماری تغییر با زمانهم

آزمایه هزار5 از بیش و شود برطرف ایرادات تا (Test case) دیدگاه مکاتبات افزارنرم پیشخوان روی بر تنها

شد واجرا تعریف

multi–platform و multi-browser قابلیت

گراءشی صورت به را خود کاربر سمت ورکفریم جدید، توسعه هایpattern از استفاده با ،5 دیدگاه کاربری رابط

طرفه دو و زنده ارتباط هایپایانه سازیهمگام،web socket نظیر جدید هایفناوری از استفاده با و داد توسعه

همانند وب دجدی استانداردهای پایه بر 5 دیدگاه اکنونهم نتیجه در.ساخت محقق را گیرنده-دهندهخدمات سمت

HTML5 و CSS3 کندمی پشتیبانی را مرورگرها از وسیعی طیف و یافته توسعه.

نسل تغییر فرآیند طول در ۴ و ۵ دیدگاه از همزمان استفاده قابلیت

گوناگون افزارهاینرم از فرم چند با کار و اداری منوی مختلف هایبخش از همزمان استفاده قابلیت ، 5 دیدگاه در

که شدند طراحی نحوی به تغییرات همچنین. است شده گرفته بهره آن در هاتکنولوژی جدیدترین از و رددا وجود

.کنند استفاده زمانهم بطور 5 و 4 دیدگاه از بتوانند مشتری سازمان کاربران

۴نسبت به دیدگاه ۵مزایای دیدگاه

دین پنجره به صورت همزمان در سامانه، قابل قابل دسترس بودن با همه مرورگرهای اینترنت، امکان بازگشایی چن

.ستا 4نسبت به دیدگاه 5و ... از مزایای دیدگاه دسترسی از طریق تلفن همراه

7

ورود به سیستم:

Internetتان )که نیاز است افزاری دیدگاه، پس از باز کردن مرورگر اینترنتجهت ورود به مجموعه نرم

Explorer Browser و یاFireFox Mozilla باشد(، با وارد نمودن آدرس سرور اتوماسیون سازمان خود

افزاری دیدگاه، مطابق شکل زیر، نمایش داده خواهد شد.در بخش نوار آدرس، صفحه ورودی مجموعه نرم

شایان ذکر است بجای لوگوی شرکت چارگون )در بخش سمت راست تصویر(، لوگوی سازمان مطلوب، از بخش

شود.افزاری دیدگاه، درج مییریت مجموعه نرممرکز مد

باشد.قابل تغییر درج می« دیدگاه»چنین نکات روز از بخش مدیریت مجموعه نرم افزاری هم

ورود به نرم افزار مکاتبات:

را مکاتبات تعیین کرده باشد، فرضافزار پیشچه مدیر سیستم نرمپس از وارد کردن کد کاربری و رمز عبور، چنان

افزار هدایت خواهید شد.صورت خودکار به محیط این نرمبالفاصله به

8

را مطابق « دیدگاه من»افزار مکاتبات، پس از کلیک بر روی منوی شروع، گزینه صورت برای ورود به نرمدر غیر این

شکل زیر انتخاب نمایید.

افزار وی آیکون پاکت نامه )که معرف نرمپس از انتخاب گزینه ذکر شده در باال، مطابق شکل زیر با کلیک بر ر

های عملیات، ابزار و یا تعاریف؛ سایر را انتخاب نمایید. با انتخاب هر کدام از گزینه« مکاتبات»افزار باشد(، نرممی

.افزار مکاتبات، نظیر ثبت انواع نامه و غیره )که با توجه به نیاز کاربران تهیه شده( مشاهده خواهد شدامکانات نرم

9

معرفی رابط کاربری:

شامل سه بخش اصلی به « مکاتبات»افزار کنید، صفحه رابط کاربری نرمطور که در شکل زیر مشاهده میهمان

کار میز و 2شماره -(Menu public، منوی ابزار عمومی ) 1شماره -(MenuStartهای منوی شروع )نام

10

(DeskTop)- ها وجود افزارنرم تمامی کاربری رابط صفحه در هابخش و هاومن این. است شده تشکیل 3شماره

افزار انتخاب شده، متفاوت خواهد بود.شان مطابق با نرمداشته و عموما محتویات

های شخصی، لغتنامه، اداری، های جستجو، یادآوری، اشیاء منجمد، یادآوریمنوی ابزار عمومی نیز شامل گزینه

باشد.روج میها و خگزارشات، پنجره

خروج از سیستم:

افزاری دیدگاه خارج شوید. البته برای حفظ ایمنی بیشتر بایست از مجموعه نرمپس از اتمام کار با سیستم، می

کنید، از محیط کاربری خود خارج گردید.بهتر است هنگامی که به طور موقت نیز رایانه خود را ترک می

.نمایید کلیک عمومی، ابزار نوار از یکونبرای خروج از سیستم کافیست بر روی آ

:کارتابل ها

کارتابل در سیستم مکانیزه، به همان معنی کارتابل فیزیکی است که به طور سفارشی سازی محتوای کارتابل:

باشد. در سیستم مکاتبات تمامی های ارسالی هر فرد مینویس یا نامههای دریافتی و پیشمعمول شامل نامه

از ارسالی، دریافتی، ارجاعی و یا حذف شده، با توجه به سمت شخص، از هم تفکیک شده و برای مکتوبات اعم

است.ای در نظر گرفته شدههریک کارتابل جداگانه

11

های مکاتباتی افزار مکاتبات هر کاربر براساس انواع آیتمکنید، کارتابل نرمگونه که در شکل زیر مشاهده میهمان

است و هر آیتم مکاتباتی اعم بندی شده ، ایمیل و پیام طبقه، فکس، پیشنویساز قبیل نامه های مختلفیبه بخش

گیرد.صورت خودکار با توجه به ماهیت آن در پوشه مربوطه، ذیل کارتابل قرار میاز دریافتی یا ارسالی به

وجود در آن را مشاهده نمایید. در هر توانید لیست مکتوبات مها، میبا انتخاب و کلیک بر روی هر یک از کارتابل

سطر از لیست نمایش داده شده، اطالعات مربوط به هر مکتوب قابل مشاهده است.

توانید مشاهده نمایید، شامل موارد زیر است:اطالعاتی که در رابطه با هر مکتوب در این بخش می

*موضوع

*اولویت

*گیرنده یافرستنده

*تاریخ

ت وجود*نماد یادداشت درصور

*نمادیادآوری درصورت وجود

*نمادپیوست درصورت وجود

توانید خالصه، شرح و ارجاع، تاریخچه و های موجود در لیست، میشایان ذکر است پس از انتخاب هر یک از آیتم

کور، های مذبار کلیک همزمان روی هر یک از لبههایی با همین نام مشاهده نمایید. با دوپیوست آن را در قالب لبه

فرض جهت نمایش اطالعات آیتم در نظر گرفته خواهد شد.صورت پیشآن لبه به

( نموده و Sorting) سازیمرتب توانید بر اساس هر یک از موارد ذکر شده در باال، ها را میچنین لیست آیتمهم

.ها را نیز تعیین نماییدنمایش آیتماکثر میزان سطور قابل نمایش در بخش پیشیا حد

12

زمان کشیدن(، مکان هر یک از توان با درگ کردن )انتخاب و همدر لیست مکتوبات )مطابق شکل زیر( می

های تاریخ، شماره، گیرندگان، الویت و غیره را در صفحه جابجا نمود. شایان ذکر است که با ورود مجدد کاربر ستون

ود باز خواهند گشت.ها به مکان قبلی خافزار، ستوندر دفعات بعدی مراجعه به نرم

اساس سال تهیه آنها، بر مکاتباتی هایآیتم مشاهده( صفحه باالی چپ سمت) با کلیک روی دکمه

پذیر خواهد بود.امکان

توان امکان انتقال و تغییر نام های موجود در ساختار درختی کارتابل میچنین با ایجاد پوشه و تغییر نام پوشههم

های ایجاد شده، فراهم آورد.را به پوشههای مکاتباتی آیتم

ها یـا نـمای درخـتی، های موجود در لیـست کارتـابلجهت ایجاد پوشه جدید کافیست بر روی هر یک از آیتم

کلیک و سپس نام پوشه جدید را انتخاب نمایید.« پوشه جدید»کلیک راست و سپس گزینه

13

ها، پس از کلیک راست نمودن بر روی ی مورد نظر در لیست کارتابلهپوش، حذف وانتقال محتویات برای تغییر نام

از صفحه کلید کلیک نمایید. Enterرا انتخاب و پس از درج نام مورد نظر بر روی کلید موردنظرآن، گزینه

در این صفحه بر اساس سمتهای کاربر جاری، لیست تمامی کارتابلهای وی نمایش داده شده و قابل انتخاب

میباشند. پس از انتخاب پوشه مقصد، بر روی کلید انتخاب کلیک نمایید.

14

های مکتوبات )پر رنگ( بودن آنها نسبت به سایر آیتم Boldنشده در کارتابل از طریق مکتوبات خوانده

)پر رنگ( آن از بین Boldباشد که پس از باز نمودن و مشاهده آیتم مورد نظر، حالت قابل تشخیص می

اهد رفت.خو

باشد، که بدین های موجود در لیست، فلش بنفش رنگ میهای موجود بر روی آیتمترین نشانهاز مهم

است.معناست که مکتوب از هر نوعی باشد به شما ارجاع داده شده

اقدامات توان های مکاتباتی وجود دارد، میبا استفاده از امکان درج یادداشت، که برای انواع آیتم درج یادداشت:

صورت گرفته بر روی آیتم مورد نظر را به صورت یادداشت شخصی یا جمعی، ثبت نمود تا پس از دسترسی مجدد

به آن، موارد مربوطه قابل یادآوری و پیگیری باشند.

15

را انتخاب « یادداشت»برای درج یادداشت بر روی هر آیتم مکاتباتی، ابتدا روی آن کلیک راست کرده سپس گزینه

ایید.نم

در صفحه باز شده، مطابق شکل زیر، متن یادداشت را درج و سپس روی دکمه ثبت کلیک نمایید.

16

شوند، های خودکار که توسط سیستم ایجاد میافزاری دیدگاه عالوه بر یادآوریدر مجموعه نرم درج یادآوری:

نوار از درج یادآوری شخصی یق گزینهتوانید از طرامکان تعریف یادآوری شخصی نیز فراهم شده است. شما می

.نمایید تنظیم مکاتباتی آیتم یک روی بر زیر روش به یا و عمومی ابزار

را انتخاب نمایید.« یادآوری»برای درج یادآور بر روی یک آیتم کافیست بر روی آن کلیک راست و گزینه

ان ایجاد یادداشت، الویت را درج و تعیین نموده های عنوان، متن یادداشت، تاریخ و زمدر این صفحه ابتدا فیلد

را «مرجع مشاهده» گزینه ، پنجره یادآوری سپس در صورت امکان مشاهده مرجع یادآوری برای سایر کاربران در

.نمایید کلیک تائید مهدک روی آخر در و انتخاب نیز

17

شده و به ( خارجBoldبا یک بار بازگشایی هر آیتم مکاتباتی، آیتم مورد نظر از حالت پررنگ ) جدید: به تبدیل

گردد. چنانچه مایلید برای بازبینی مجدد، آن را به حالت اول و شکل خوانده نشده آیتم خوانده شده تبدیل می

را انتخاب کنید.« تبدیل به جدید»راست روی آیتم مربوطه، گزینه درآورید، کافیست پس از کلیک

ابزارهای جستجو و های مکاتباتی از طریقجهت دسترسی و پیگیری سریع و آسان آیتم طبقه بندی آیتم:

بندی مجازی و منطقی بندی که نوعی دستهاز امکان طبقه توانمی مکاتبات، افزارنرم در جودمو گزارشگیری

شود، استفاده نمود.محسوب می

18

را انتخاب نمایید.« هابندیطبقه»بندی آیتم، روی آن کلیک راست نموده و گزینه برای طبقه

رت تمایل صو در. نمایید کلیک تایید روی دکمه های( مورد نظر را انتخاب و سپسسپس در صفحه باز شده طبقه)

.شده خواهید هدایت هاتعریف برچسب به صفحه با کلیک روی دکمه

19

باشد و چنانچه تن دسترسی مربوطه میبندی عمومی مستلزم داشتوجه داشته باشید تعریف طبقه

افزار نیز قابل مشاهده و دسترسی بندی را از نوع عمومی تعریف نمایید، توسط دیگر کاربران نرمطبقه

خواهد بود.

های مکاتباتی می توان از سازی، جستجو و پیگیری آیتمجهت سهولت و تسریع در امر مرتبانتقال به پوشه:

های مکاتباتی کافیست روی آن های مجزا، استفاده نمود. برای انتقال آیتمکاتباتی به پوشههای مامکان انتقال آیتم

را انتخاب نمایید.« انتقال»کلیک راست نموده و سپس گزینه

20

چنین نوع کارتابل آیتم مورد نظر )بر اساس نمای درختی کارتابل(، در صفحه باز شده با توجه به سمت کاربر و هم

انتخاب خواهد شد. مکان انتقال

فیست روی آیتم مورد نظر کلیک راست کرده، سپس گزینه کا مکاتباتی آیتم جهت حذف هر حذف آیتم:

را انتخاب نمایید.« حذف»

21

مدیریت نمای کارتابل ها:

ی های هر کارتابل، بر حسب نیاز و سلیقهفرض نمایش لیست آیتمافزار مکاتبات عالوه بر نمای پیشدر نرم

های اطالعاتی قابل توانید ستونتوان نمای جدید ایجاد کرد و آن را مدیریت نمود. به این ترتیب میردی، میف

سازی آنها را در نمای مورد نظر خود ها و نوع مرتبنمایش در نما، حداکثر عرض ستون، ترتیب نمایش ستون

سازی نمایید.شخصی

باالی قسمت در موجود نمای جدید، کافیست بر روی دکمهبرای ورود به صفحه مدیریت نماها و یا ایجاد

نمایید. کلیک کارتابل، هایآیتم لیست

عنوان نوع « چیدمان»ی چسب وجود دارد. در ابتدا در لبهدر این صفحه مطابق شکل زیر، دو لبه چیدمان و بر

های مورد نظر )نوع، ک از آیتمنمای جدید را با کلیک روی دکمه + و در کادر مجاور آن وارد کرده سپس هر ی

سازی ها، میزان عرض ستون و نوع مرتبپیوست، تاریخ و غیره( را انتخاب نمایید. پس از انتخاب هر یک از آیتم

)صعودی، نزولی( آنها را انتخاب و درج کنید.

ابل مشاهده های روزانه قهای متصل به یک آیتم از قبیل یادآوری و یادداشتاطالعات موجودیت Oدر ستون

باشد.می

22

برای تعریف برچسب جدید روی دکمه + کلیک (در لبهی برچسب )مورد استفاده در بخش طبقهبندی آیتم

کرده و در هر سطر عنوان، نوع و رنگ برچسب را برای دستهبندی آیتمهای مکاتباتی، انتخاب و درج نمایید.

کارتابل نامه ها:

های مکاتباتی از نمایید، این کارتابل حاوی آیتمهمانطور که از نام آن مشخص است و در شکل زیر مشاهده می

جاع داده شده/ و های ارهای ارسالی/ نامههای دریافتی/ نامهی نامهباشد که خود شامل چهار زیر پوشهنوع نامه می

های حذف شده، است.نامه

23

شود که با کلیک های موجود در آن نمایش داده میهای ذکر شده، لیست نامهبا کلیک بر روی هریک از زیر پوشه

توانید با استفاده از کلیدهای میانبر شود. شما مینمایش، فعال میهای میانبر در بخش پیشبر روی هر آیتم، دکمه

شرح /تاریخچه مشاهده ها/پیوست شودن کامل نامه، با توجه به نوع آن، اقداماتی شامل مشاهده فایلو بدون گ

.دهید انجام را مشاهده و ارجاع و

باشد به عنوان مثال:ها، معرف نوع نامه میها، رنگ پاکت نامهدر لیست آیتم

های ارسالیعرف نامهپاکت آبی رنگ م

های داخلیپاکت زرد رنگ معرف نامه

های دریافتیپاکت قرمز رنگ معرف نامه

باشد.چنین ستون ملحقات، انواع ملحقات نامه از جمله متن نامه، پیوست و غیره قابل مشاهده میهم

انواع ملحقات را مشاهده توانیدمیچنین بدون نیاز به گشودن نامه و با مراجعه به تب الحاقات )مطابق شکل زیر( هم

نمایید.

در لیست آیتمها نامههای جدید بهصورت پررنگ قابل تشخیص بوده و درب آیکون پاکت نامه، بسته میباشد.

کارتابل پیش نویس ها:

ده و همانند های مکاتباتی، قابل مشاهده بوهای ایجاد شده بر روی انواع آیتمنویسها، پیشنویسدر کارتابل پیش

های ثبت شده/ و نویسهای ارسالی/ پیشنویسهای دریافتی/ پیشنویسکارتابل نامه شامل چهار زیر پوشه پیش

باشد.های حذف شده مینویسپیش

24

هایی است که توسط کاربری تهیه شده و برای کاربر جاری ارسال نویسهای دریافتی شامل پیشنویسپوشه پیش

شده است.

هایی است که کاربر جاری یا به طور مستقیم ارسال نموده و یا به نویسهای ارسالی شامل پیشنویسپوشه پیش

نویسی را به کاربر دیگری ارجاع یا پاسخ داده است.پیش

تواند با هایش میهایی است که کاربر جاری با توجه به دسترسینویسهای ثبت شده شامل پیشنویسپوشه پیش

نویس ای از پیشها )ارسالی و داخلی( تبدیل نماید که در آن صورت نسخهتبدیل به انواع نامه استفاده از امکان

.گیردمی قرار های ارسالی ی ارسالی در پوشه نامهای هم تحت عنوان نامهتبدیل شده در این پوشه و نسخه

تابل کاربر حذف شده است.هایی است که از داخل کارنویسهای حذف شده شامل پیشنویسچنین پوشه پیشهم

های موجود در هر کدام از آنها را مشاهده توانید لیست آیتمهای ذکر شده میبا کلیک بر روی هر یک از پوشه

نمایید.

25

:هاکارتابل پیام

های های مکاتباتی از نوع پیام بوده و دارای سه زیر پوشه پیامهمانطور که از نامش مشخص است حاوی آیتم

های های ارسالی )شامل تمامی پیامهای ارسال و یا ارجاع شده به کاربر جاری(/ پیامیافتی )شامل تمامی پیامدر

های حذف شده از کارتابل های حذف شده )شامل پیامارسال، ارجاع و یا پاسخ داده شده توسط کاربر جاری(/ پیام

های موجود در آن را مشاهده توانید لیست آیتمده میهای ذکر شباشد. با کلیک بر روی هر یک از پوشهمذکور( می

کرد.

26

کارتابل ایمیل ها

های مکاتباتی از نوع ایمیل را مشاهده، ارسال و پیگیری کنید. کارتابل ذکر توانید آیتمها میایمیل در کارتابل:

های برای کاربر جاری(/ ایمیلهای ارسالی شده )شامل تمامی ایمیلهای دریافتشده شامل چهار زیر پوشه ایمیل

هایی های ارسال شده )شامل ایمیلهای در انتظار برای ارسال به گیرنده(/ ایمیلدر حال ارسال )شامل تمامی ایمیل

های حذف شده از از این کارتابل( های حذف شده )تمامی ایمیلاند(/ ایمیلکه با موفقیت به دست گیرندگان رسیده

های موجود در آن را مشاهده نمود.توان لیست آیتمهر کدام میبوده که با کلیک روی

27

های توانید بر اساس کارتابل انتخاب شده، آیتمها، میبا استفاده از امکان جستجو در کارتابل جستجو درکارتابل:

مورد نظر را جستجو نمایید.

را تایپ و روی آیکون جستجو کلیک کنید. ها، در نوار جستجو عنوان مورد نظرپس از انتخاب هر یک از کارتابل

جستجو شامل »های مرتبط با آن )در صورت انتخاب گزینه شایان ذکر است جستجو در پوشه جاری و زیر پوشه

باشد.پذیر میامکان«( هاشاخهزیر

28

خواهد جستجو آن اساس بر و گرفته نظر در هاآیتم موضوع ی نخست به عنوانچنین عنوان تایپ شده در وحلههم

( و شماره نامه؛ تغییر آیتم کننده ارسال) از اصل، اساس بر را جستجو توانیدمی موضوع عنوان روی کلیک با. شد

باشد.پذیر میدهید. توجه داشته باشید که جستجو بر اساس چندین گزینه امکان

مکتوبات اصلی:

نامه: نامه در واقع موجودیتی است که دارای شماره، امضاء، سندیت و رسمیت بوده و روی سربرگ قرار گرفته

است. نامه توسط هر کاربری قابل ویرایش و اعمال تغییرات نمیباشد.

های وارده از یک سازمان، شرکت و یا شخص خارجی )ارباب های دریافتی شامل نامهافزار مکاتبات نامهدر نرم

دد.گرباشند که توسط مسئول ثبت در سیستم ثبت میرجوع(، می

انتخاب « دیدگاه من»را پس از انتخاب منوی عملیات از « ثبت نامه دریافتی»های دریافتی، گزینه جهت ثبت نامه

نمایید.

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

29

های ثبت/ مشخصات/ گیرندگان/ ه بر لبه اصلی دارای لبهکنید این صفحه عالوهمانطور که در شکل زیر مشاهده می

اند. های لبه اصلی ایجاد شدهتر به سایر بخشباشد که برای دسترسی آسان و سریعالحاقات/ نامه رسانی/ مراجع می

پذیر گذاری نامه بر اساس آخرین شماره ثبت شده، امکانآخرین شماره، شماره چنین با کلیک بر روی دکمههم

باشد.می

هر مجاورت در وجود( شودمی ظاهر لبه روی بر ماوس داشتننگه با که) شایان ذکر است با استفاده از دکمه

صورت بههای مربوط توان آن لبه را انتخاب نمود تا پس از گشودن این صفحه فلیدهای ذکر شده باال، میلبه از یک

فرض نمایش داده شود.پیش

30

:بخش فرستنده

کننده نامه(، شماره وارده )شماره ثبت نامه در سازمان های از )درج نام شخص ارسالبخش نیاز است فیلد در این

چنین از قسمت سمت راست موجود در این و تاریخ وارده )تاریخ دریافت نامه( را تکمیل نمایید. هم فرستنده(

رت تنها بخش فرستنده برای تکمیل اطالعات را انتخاب نمایید که در آن صو« فرستنده»توانید لبه صفحه نیز می

به شماه نمایش داده خواهد شد.

:بخش ثبت

های ثبت نامه از قبیل اطالعات دبیرخانه و اندیکاتور را جهت دریافت شماره نامه، انتخاب و در این بخش فیلد

ت سهولت در دسترسی یه را جه« ثبت»توانید لبه چنین از قسمت راست این صفحه نیز میتکمیل نمایید. هم

های مورد نیاز، انتخاب کنید.فیلد

31

:بخش مشخصات نامه

، سطح در این بخش اطالعات مشخصات نامه از قبیل نوع نامه )نوع دریافت نامه : پستی، ایمیل، فکس و غیره(

تر به این سی سریعچنین برای دسترگردد. همامنیت نامه )عادی، محرمانه و غیره( و الوبت؛ انتخاب و تعیین می

را از سمت راست همین صفحه انتخاب نمایید. «مشخصات»توانید لبه بخش می

:بخش گیرندگان

های اصل، رونوشت و رونوشت مخفی؛ با کلیک بر روی دکمه + امکان انتخاب شخص دریافت در هر یک از فیلد

د.باشکننده و نوع آن )اصل، رونوشت و رونوشت مخفی( امکانپذیر می

:بخش اطالعات

های این بخش باشد. سایر فیلددر این بخش عالوه بر تاریخ جاری سیستم، درج تاریخ دریافت نامه نیز امکانپذیر می

واژه )جهت تسریع در امر جستجو( نیز شامل شماره دبیرخانه مرکزی، موضوع نامه، خالصه محتوای نامه، کلید

گردد.تکمیل می

نیز نامه اختتام ، همزمان با ثبت و ارسال نامه، عملیات«نامه در کارتابل به صورت مختوم ثبت»با انتخاب گزینه

بود.مشاهده و پیگیری خواهد قابل مختوم، نامه بعنوان آرشیو شخصی نامه طریق از تنها و گرفته صورت

32

:بخش الحاقات

رایانه از را نظر مورد فایل متن، فایل فیلد در+ دکمه روی بر کلیک با کافیست های متنفایل برای اضافه نمودن

غیره و صوتی تصاویر، قبیل از های پیوستفایل چنین برای درج سایر الحاقات وانتخاب و درج نمایید. هم خویش

نظر را انتخاب و درج کنید. مورد هایفایل و کرده کلیک هاپیوست فیلد در+ دکمه روی

توان الحاقات نامه را از ( نیز میDrag And Dropشایان ذکر است با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن )

نمایید. پس از این امر سیستم از کاربر سوال خواهد کرد، فایل مورد نظر را به روی سیستم خود به نامه اضافه

.پیوست یا بگیرد نظر در فایل متن عنوان

:بخش نامه رسانی

در این بخش اطالعاتی از قبیل نام شخص و سازمان ارسال کننده نامه، نام شخص و یا سازمان تحویل گیرنده،

گردد.تاریخ و زمان دقیق تحویل و توضیحات )در صورت نیاز( ثبت و درج می

33

:ش مراجعبخ

که نامه دارای مرجع و یا مراجعی باشد در این بخش با کلیک بر روی دکمه + مرجع )انتخاب پیرو، در صورتی

عطف به و غیره(، شماره نامه مرجع، تاریخ و نوع مرجع )ثبت شده، بازیابی شده( در هر سطر مشخص و درج

گردد.می

توانید صحت وجود نامه را ه موجود در ستون مشاهده میدر صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکم

توانید با کلیک روی دکمه های شماره و تاریخ، میچنین در صورت عدم درج اطالعات در ستونبررسی نمایید. هم

.نمایید انتخاب را نظر مورد نامه و شده هدایت گیری نامهجستجو و گزارش ... موجود در ستون انتخاب به

پس از ثبت تمامی اطالعات خواسته شده روی دکمه ثبت کلیک نمایید.

های ارسال شده به یک سازمان، یک شرکت و های ارسالی شامل نامهافزار مکاتبات نامهدر نرمی ارسالی:نامه ها

گردد.شخص خارجی، است که توسط مسئول ثبت )دبیرخانه( و مدیران دارای حق امضاء، در سیستم ثبت مییا

را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من انتخاب « ثبت نامه ارسالی»های دریافتی، گزینه جهت ثبت نامه

نمایید.

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

34

های فرستنده/ مشخصات/ کنید این صفحه عالوه بر لبه اصلی دارای لبههمانطور که در شکل زیر مشاهده می

های لبه اصلی تر به سایر بخشباشد که برای دسترسی آسان و سریعگیرندگان/ الحاقات/ نامه رسانی/ مراجع می

گذاری نامه بر اساس آخرین شماره ثبت شده، آخرین شماره، شماره کلیک بر روی دکمه چنین بااند. همایجاد شده

باشد.پذیر میامکان

هر مجاورت در وجود( شودمی ظاهر لبه روی بر ماوس داشتننگه با که) شایان ذکر است با استفاده از دکمه

صورتبه مربوط هایفلید صفحه این گشودن از پس ات نمود انتخاب را لبه آن توانمی باال، شده ذکر هایلبه از یک

.شود داده نمایش فرضپیش

35

:بخش فرستنده

در این بخش اطالعات شخص فرستنده از قبیل کارمند و اندیکاتور به صورت پیش فرض درج شده است. که در

.شدبامی امکانپذیر کناری، فلش دکمه فشردن با هافیلد این اطالعات تعویض صورت نیاز

:بخش مشخصات

در این بخش مشخصات نامه از قبیل نوع نامه )پستی، فکس و غیره(، سطح امنیت نامه و اولویت آن تعیین و

گردد.انتخاب می

36

:بخش درج مشخصات فایل متن

، تقویم فارسی، تنظیمات شخصی در این بخش ابتدا ساختار تاریخ مندرج در نامه )استفاده از تاریخ موجود در

گردد.و غیره( انتخاب و تعیین میمیالدی و غیره( و سپس نوع پیوست )اتوماتیک، دارد یا خیر

:بخش گیرندگان

نوشت ونوشت مخفی؛ گیرندگان اصل، رونوشت و روهای اصل، رونوشت و ربا کلیک بر روی دکمه + موجود در فیلد

گردند.مخفی نامه انتخاب می

:بخش اطالعات

واژه درج و تکمیل ای از محتوای نامه و کلیددر این بخش اطالعات نامه از قبیل تاریخ ارسال نامه، موضوع و خالصه

شود.می

نیز نامه اختتام مزمان با ثبت و ارسال نامه، عملیات، ه«ها به صورت مختومثبت نامه در کارتابل»با انتخاب گزینه

.بود خواهد پیگیری و مشاهده قابل مختوم، نامه بعنوان آرشیو شخصی نامهطریق از تنها و گرفته صورت

37

:بخش الحاقات

فایل متن، فایل فیلد در+ دکمه روی بر کلیک با کافیست متنهای فایل در بخش الحاقات برای اضافه نمودن

قبیل از های پیوستفایل چنین برای درج سایر الحاقات ونمایید. هم درج و انتخاب خویش رایانه از را نظر مورد

و درج کنید. انتخاب را نظر مورد هایفایل و کرده کلیک هاپیوست فیلد در+ دکمه روی غیره و صوتی تصاویر،

توان الحاقات نامه را از ( نیز میDrag And Dropشایان ذکر است با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن )

مر سیستم از کاربر سوال خواهد کرد، فایل مورد نظر را به روی سیستم خود به نامه اضافه نمایید. پس از این ا

.پیوست یا بگیرد نظر در فایل متن عنوان

بخش نامه رسانی

و نامه تحویل تاریخ نامه، گیرندهتحویل و دهنده در بخش نامه رسانی اطالعاتی از قبیل درج نام شخص تحویل

.گرددمی درج و انتخاب نیاز، صورت در توضیحات

:بخش مراجع

های مرجع نامه )پیرو، عطف و غیره(، العات مربوط به مرجع نامه شامل فیلددر این بخش با کلیک بر روی دکمه اط

گردد.شماره نامه، تاریخ و نوع مرجع نامه )ثبت شده/ ثبت نشده( در هر سطر انتخاب و تکمیل می

38

توانید صحت وجود نامه را در صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکمه موجود در ستون مشاهده می

توانید با کلیک روی دکمه های شماره و تاریخ، میچنین در صورت عدم درج اطالعات در ستونرسی نمایید. همبر

.نمایید انتخاب را نظر مورد نامه و هشد هدایت گیری نامهجستجو و گزارش ... موجود در ستون انتخاب به

نمایید. کلیک ثبت های مورد نیاز روی دکمهپس از تکمیل تمامی فیلد

های داخلی شامل مکاتباتی است که بین اعضای یک دبیرخانه مشترک و یا چند دبیرخانه امهن نامه های داخلی:

گردند.گذاری، بایگانی و ارسال میمارهصورت رسمی ششود و با ثبت، بهمجزا در یک سازمان مبادله می

را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من انتخاب « ثبت نامه داخلی»های دریافتی، گزینه جهت ثبت نامه

نمایید.

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

39

های فرستنده/ مشخصات/ کنید این صفحه عالوه بر لبه اصلی دارای لبهزیر مشاهده میهمانطور که در شکل

های لبه اصلی تر به سایر بخشباشد که برای دسترسی آسان و سریعگیرندگان/ الحاقات/ نامه رسانی/ مراجع می

س آخرین شماره ثبت شده، گذاری نامه بر اساآخرین شماره، شماره چنین با کلیک بر روی دکمهاند. همایجاد شده

باشد.امکانپذیر می

شود( وجود در مجاورت هر ماوس بر روی لبه ظاهر می داشتننگه با که) شایان ذکر است با استفاده از دکمه

صورت های مربوط بهتوان آن لبه را انتخاب نمود تا پس از گشودن این صفحه فلیدهای ذکر شده باال، مییک از لبه

ایش داده شود.فرض نمپیش

:خش فرستندهب

در این بخش اطالعات شخص فرستنده از قبیل کارمند و اندیکاتور به صورت پیش فرض درج شده است. که در

.باشدمی پذیرامکان کناری، فلش دکمه فشردن با هافیلد این اطالعات تعویض صورت نیاز

40

:بخش مشخصات

مه )پستی، فکس و غیره(، سطح امنیت نامه و اولویت آن تعیین و در این بخش مشخصات نامه از قبیل نوع نا

گردد.انتخاب می

:بخش درج مشخصات فایل متن

، تقویم فارسی، تنظیمات شخصی در این بخش ابتدا ساختار تاریخ مندرج در نامه )استفاده از تاریخ موجود در

گردد.میالدی و غیره( و سپس نوع پیوست )اتوماتیک، دارد یا خیر و غیره( انتخاب و تعیین می

:بخش گیرندگان

های اصل، رونوشت و رونوشت مخفی؛ گیرندگان اصل، رونوشت و رونوشت با کلیک بر روی دکمه + موجود در فیلد

گردند.اب میمخفی نامه انتخ

41

:بخش اطالعات

واژه )جهت تسریع ای از محتوای نامه و کلیددر این بخش اطالعات نامه از قبیل تاریخ ارسال نامه، موضوع و خالصه

در امر جستجو و گزارشگیری( را تعیین و درج نمایید.

:بخش الحاقات

فایل متن، فایل فیلد در+ دکمه روی بر کلیک با کافیست های متنفایل در بخش الحاقات برای اضافه نمودن

قبیل از های پیوستفایل و الحاقات سایر درج برای چنینهم. نمایید درج و انتخاب خویش رایانه از را نظر مورد

های مورد نظر را انتخاب و درج کنید.ها کلیک کرده و فایلتصاویر، صوتی و غیره روی دکمه + در فیلد پیوست

توان الحاقات نامه را از ( نیز میDrag And Dropشایان ذکر است با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن )

روی سیستم خود به نامه اضافه نمایید. پس از این امر سیستم از کاربر سوال خواهد کرد، فایل مورد نظر را به

.پیوست یا بگیرد نظر در متن فایل عنوان

42

:بخش مراجع

های مرجع نامه )پیرو، عطف و غیره(، در این بخش با کلیک بر روی دکمه اطالعات مربوط به مرجع نامه شامل فیلد

گردد.نامه، تاریخ و نوع مرجع نامه )ثبت شده/ بازیابی شده( در هر سطر انتخاب و تکمیل می شماره

توانید صحت وجود نامه را در صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکمه موجود در ستون مشاهده می

توانید با کلیک روی دکمه میهای شماره و تاریخ، چنین در صورت عدم درج اطالعات در ستونبررسی نمایید. هم

.نمایید انتخاب را نظر مورد نامه و شده هدایت گیری نامهجستجو و گزارش ... موجود در ستون انتخاب به

پس از تکمیل تمامی فیلدهای مورد نیاز روی دکمه ثبت کلیک نمایید.

گزینه سپس و انتخاب را دیدگاه من ، از نوار ابزار عمومی، منوی شروع، دکمهدر انتظار جهت ثبت مستقیم نامه

.نمایید انتخاب مکاتبات، افزارنرم انتخاب از پس را «انتظار در نامه مستقیم ثبت»

ای که پس از انتخاب منوی شروع مشاهده خواهید نمود( قابل )صفحه« هامندیعالقه»چنین از صفحه هم

دسترسی خواهد بود.

43

نهایی/ کنید، صفحه ثبت نامه دارای پنج بخش فرستنده/گیرنده/ گیرندگانهمانطور که در شکل زیر مشاهده می

باشد.اطالعات/ الحاقات/ مراجع می

هر مجاورت در وجود( شودمی ظاهر لبه روی بر ماوس داشتننگه با که) شایان ذکر است با استفاده از دکمه

صورتبه مربوط هایفلید صفحه این گشودن از پس تا نمود انتخاب را لبه آن توانمی باال، شده ذکر هایلبه از یک

.شود داده مایشن فرضپیش

:بخش فرستنده

های نوع ثبت )دریافتی/ ارسالی(، الویت نامه، سطح امنیت و نوع نامه در این بخش اطالعات فرستنده شامل فیلد

عنوان « کارمند»فرض در فیلد صورت پیش)پستی، فکس، ایمیل، ارباب رجوع و غیره( را انتخاب و درج کنید. به

.کاربر جاری وجود دارد

44

:بخش گیرنده

شود.در این بخش دبیرخانه مقصد، با کلیک روی دکمه + انتخاب می

:بخش گیرندگان نهایی نامه

های +، بر اساس نوع گیرندگان و انتخاب اصل، رونوشت و یا رونوشت مخفی؛ در این بخش با کلیک روی دکمه

توان افراد مورد نظر را انتخاب نمود.می

:خش اطالعاتب

واژه )جهت تسریع در جستجو( را درج و وارد نمایید.های موضوع نامه، متن نامه و کلیددر بخش اطالعات، فیلد

45

:بخش الحاقات

دکمه + در فیلد فایل متن، فایل روی بر کلیک با کافیست های متنفایل در بخش الحاقات برای اضافه نمودن

قبیل از های پیوستفایل چنین برای درج سایر الحاقات ومورد نظر را از رایانه خویش انتخاب و درج نمایید. هم

های مورد نظر را انتخاب و درج کنید.ها کلیک کرده و فایلره روی دکمه + در فیلد پیوستغی و صوتی تصاویر،

:بخش مراجع

که نامه دارای یک مرجع یا چندین مرجع باشد، در این بخش با کلیک روی دکمه + و در هر سطر در صورتی

)پیرو، به پیوست عطف به و غیره(، شماره مرجع، تاریخ و نوع )نامه ثبت شده/ نامه بازیابی شده( های مرجعفیلد

را انتخاب و درج نمایید.

توانید صحت وجود نامه را در صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکمه موجود در ستون مشاهده می

توانید با کلیک روی دکمه های شماره و تاریخ، میدر ستون چنین در صورت عدم درج اطالعاتبررسی نمایید. هم

.نمایید انتخاب را نظر مورد نامه و شده هدایت گیری نامهجستجو و گزارش ... موجود در ستون انتخاب به

باشند. جهت دسترسی به کازیه نامه در های موجود در این کازیه قابل تبدیل به نامه ارسالی و یا دریافتی میآیتم

.نمایید انتخاب دیدگاه من دکمه شروع، منوی عمومی، ابزار نوار از را « های در انتظارنامه»انتظار گزینه

46

های در انتظار را مشاهده خواهید نمود. برای محدود نمودن مههای مکاتباتی از نوع نامطابق شکل زیر، آیتم

تکمیل « جستجو»های بخش بایست روی دکمه فلش کنار نوار جستجو کلیک کرده و فیلدنتیجه جستجو می

گردد.

47

کازیه نامه درانتظار:

باشد:واع ذیل میهای موجود در این کازیه شامل اننویسها و یا پیشی نامهکنندهمنبع ارسال

اند که در این صورت هایی است که جهت ثبت و ارسال توسط کاربران به این کازیه منتقل شدهنویسنوع اول: پیش

گردد.منبع نامه کارمند معرفی می

های موجود در هر ها چندین دبیرخانه وجود دارد و نامهطور معمول در سازماندانید بهطور که مینوع دوم: همان

ی ها از نامهگردد. در نتیجه جهت مکاتبه با سایر دبیرخانهکدام از آنها با شماره مربوط به همان دبیرخانه ثبت می

که به هنگام ثبت و در بخش گیرندگان دبیرخانه مورد نظر را انتخاب نمایید.شود. توضیح ایندر انتظار استفاده می

شوند نیز در این کازیه توسط گذاری شده و ارسال میشماره هایی که توسط دبیرخانه مرکزینامهنوع سوم:

باشد.مسئولین مربوطه قابل مشاهده و ثبت می

صورت فایل در اختیار مسئولین فکس و یا بهها معموال به صورت کاغذی، ایمیل، افزار مکاتبات، نامهدر نرمفایل متن:

های متن به همراه اطالعات اصلی آن ثبت گردد. اگر فایل گیرد. به هنگام ثبت نامه الزم استثبت نامه قرار می

افزار و دستگاه اسکنر، تصویر توان با استفاده از امکانات نرمصورت کاغذی باشد میمتن نامه در قالب فیزیکی و به

نامه را اسکن نمود و به عنوان فایل متن در اطالعات نامه جایگزین نمود.

48

فیل متن:

افزارنرم امکانات از استفاده با چنینهم. نمایید های متن کافیست روی دکمهفایل جهت اضافه نمودن

توانید از فیزیک نامه اسکن تهیه کنید.می

با تصویری، هایفایل انتخاب صورت در. نمایید انتخاب را نامه متن فایل توانیدمی با کلیک روی دکمه

اضافه هایبخش و انتخاب را تصویر از بخشی توانیدمی ؛«دیدگاه» افزارینرم مجموعه در موجود امکانات از استفاده

نمودن تصویر(. Cropنید )امکان ک حذف را آن

49

استفاده متن فایل محتوای درج برای افزارنرم در موجود نامه هایالگو از توانیدمی با کلیک روی دکمه

.نمایید

متن ویرایشگر صفحه به «دیدگاه» افزارینرم مجموعه امکانات از استفاده با چنین با کلیک روی دکمههم

( هدایت خواهید up Popصورت طور مجزا و بهو به« دیدگاه»افزار )خارج از مجموعه نرم Word Office برنامه

شد.

قرار نامه الگوی در مشخصات، لبه در موجود مشخصات تمامی جاگذاری مشخصات نامه با کلیک روی دکمه

.گیردمی

کلیک نموده و پس از انتخاب مشخصات دستگاه برای تهیه تصویر از فیزیک نامه کافیست روی دکمه

اسکن، در بخش نمایش مشخصات تصویر نامه را تنظیم نمایید.

50

(pdfفرمت توانید فایل متن را )با های موجود در نوار ابزار این صفحه میچنین با استفاده از امکانات و دکمههم

چنین می های موجود و یا یکی از آنها را چاپ نمایید. همبه آرشیو شخصی خویش اضافه نموده و یا تمامی فایل

توانید تنظیمات را الزم برای نمایش نامه صورت دهید.

سربرگ « دریافت نسخه بدون سربرگ»که فایل متن دارای سربرگ خاصی باشد، با انتخاب گزینه در صورتی

ر حذف خواهد شد.مذکو

باشد.پذیر میهای الزم، ویرایش و امضای محتوای فایل متن نیز امکاندر صورت داشتن دسترسی

51

گیرد.چین قرار میهای متن در سمت راست صفحه و در بخش باالیی خط نقطهلیست تمام فایل

یستم خود با استفاده از امکان شایان ذکر است عالوه بر موارد ذکر شده در باال، انتخاب فایل متن از س

باشد.پذیر می( نیز امکانDrop & Dragکشیدن و رها کردن )

پیوست:

بایست همراه دیگر اطالعات نامه به عنوان پیوست آن چنانچه نامه دارای پیوست قابل تبدیل به فایل باشد، می

ثبت گردد.

و انتخاب را نظر مورد هایفایل خود رایانه زا و کلیک جهت اضافه نمودن فایل پیوست کافبست روی دکمه

.نمایید اضافه

توانید بخشی از تصویر را انتخاب و باقی آن را حذف نمایید. )برای مطالعه در صورت انتخاب فایل تصویری می

(نمایید مراجعه این بخش بیشتر به

52

انتخاب از پس و نموده کلیک برای تهیه تصویر از فیزیک نامه و به عنوان پیوست آن کافیست روی دکمه

.نمایید تنظیم را نامه تصویر مشخصات نمایش بخش در اسکن، دستگاه مشخصات

گیرد.چین قرار میر سمت راست صفحه و در بخش پایین خط نقطههای پیوست دلیست تمام فایل

های ذکر اجرا شود، عالوه بر گزینه Explorer Internetشما در « دیدگاه»افزاری که مجموعه نرمدر صورتی

مند شوید.توانید از امکانات دیگر نیز بهرهشده در باال می

قرار نامه الگوی در مشخصات، لبه در موجود مشخصات تمامی جاگذاری مشخصات نامه با کلیک روی دکمه

.گیردمی

53

و کرده ذخیره و تهیه صوتی فایل افزارنرم در موجود امکانات از استفاده با توانیدمی با کلیک روی دکمه

هدایت زیر شکل مطابق صوت ضبط صفحه به مذکور دکمه روی کلیک با. نمایید استفاده نامه پیوست عنوان به

.شد خواهید

متن ویرایشگر صفحه به «دیدگاه» افزارینرم مجموعه امکانات از استفاده با چنین با کلیک روی دکمههم

طور مجزا( هدایت خواهید شد.و به« دیدگاه»افزار )خارج از مجموعه نرم Word Office برنامه

54

پیوست از سیستم خود با استفاده از امکان کشیدن شایان ذکر است عالوه بر موارد ذکر شده در باال، انتخاب فایل

باشد.پذیر می( نیز امکانDrop & Dragو رها کردن )

سایراطالعات ومراجع:

توان در بخش مراجع نامه درج نمود. جهت تعیین مراجع نامه ابتدا روی دکمه + کلیک؛ سپس مراجع نامه را می

اره مرجع، تاریخ، و نوع نامه مرجع )نامه ثبت شده/ نامه بازیابی نوع مرجع )پیرو، عطف به، در جواب و غیره(، شم

که اطالعات مرجع نامه را فراموش کرده باشید، با کلیک شده( آن را در هر سطر انتخاب و وارد کنید. در صورتی

.شد خواهید هدایت گیری نامهجستجو و گزارش روی دکمه ... برای جستجوی مرجع مورد نظر به صفحه

اقدامات نامه:

توان به دو طریق ذیل عمل های موجود در کارتابل، میافزار مکاتبات جهت مشاهده انواع نامهدر نرم:مشاهده نامه

نمود:

توان نامه را به همراه جزئیات و الحاقات رد نظر، با دو بار کلیک بر روی آن میی موروش اول: پس از انتخاب نامه

آن مشاهده کرد.

55

وارد صفحه فایل متن و اطالعات نامه « نمایش نامه»روش دوم: پس از کلیک راست روی نامه با انتخاب گزینه

خواهید شد.

56

طالعات اصلی، الحاقات، تاریخچه، پیگیری، تاریخچه عملیات های اسپس مطابق شکل زیر اطالعات نامه در قالب لبه

شود.افزاری دیدگاه( به کاربر نمایش داده میو ارتباطات )یکی از امکانات مجموعه نرم

ها، روی آن است کلیک کرده و گزینه جهت ارجاع نامه بس از انتخاب گزینه مورد نظر از لیست آیتم ارجاع نامه:

ب نمایید.را انتخا« ارجاع»

57

سپس مطابق شکل زیر صفحه مربوط به ارجاع نامه باز خواهد شد.

باشد.صورت همزمان میافزار مکاتبات، امکان ارجاع به چند گیرنده بههای کاربردی نرمیکی از قابلیت

برای تعیین هر یک از گیرندگان نامه، کافیست به صورت ذیل عمل نمایید:

روی گرفته بر صورت عملیات سایر یا و ارسال ارجاع، ثبت، در منتخب گیرندگان آخرین) اخیر ایهابتدا یکی از لبه

ساختار سازمان)مشاهده درخت ساختار سازمان و دسترسی آسان و سریع به شخص و یا اشخاص ،(نامه

سایر انتخاب) هاسایر دبیرخانه (،های کارمندیگروه)انتخاب یکی از های کارمندی شخصیگروه گیرنده(،

نظر مورد اشخاص یا و شخص آنها داخل از و انتخاب را اشخاص یا و گردش کار ،(سازمان در موجود هایدبیرخانه

.نمایید انتخاب را

های اصل، رونوشت و یا رونوشت مخفی؛ نوع گیرنده کلیک بر روی یکی از دکمهبا « گیرندگان»سپس از بخش

نامه )اصل و یا رونوشت )مخفی(( را تعیین کنید.

نامه از نسخه یک شود، ارسال ارجاع، جهت ارسالی هاینامه پوشه از نامه رونوشت کهتوجه داشته باشید در صورتی

.گیردمی قرار نندهک ارجاع شخص پوشه نامه دریافتی در ارجاعی

و تاریخ مهلت، فیلد تکمیل با و انتخاب خود شخصی رایانه از را نظر مورد پیوست هایفایل« هاپیوست»در بخش

.کنید تعیین نیز را اولویت نوع و شده داده جاعار نامه به پاسخگویی مهلت ساعت

58

در. گرددمی خارج کارتابل از نظر مورد نامه ارجاع، های مورد نیاز و با کلیک بر روی دکمهپس از تکمیل فیلد

ای از آن در پوشه شخصی کاربر ارجاع و انتقاالنتخاب شده باشد، ضمن ارجاع نامه، ذخیره نسخه دکمه کهصورتی

باشد که با توجه به وجود آرشیو خودکار شخصی که امکان دسترسی آسان به نامه را فراهم ی امکانپذیر میجار

نها در موارد ضروری استفاده شود.های شخصی تشود از انتقال نامه به پوشهسازد، توصیه میمی

باشد:در ارجاع نامه ذکر چندین نکته ضروری می

ای که نامه از آنجا جاع داده شود، یک نسخه از نامه در کارتابل جاری )در پوشهکه نسخه رونوشت نامه ادر صورتی

ارجاع داده شده( باقی خواهد ماند.

های ارجاع داده شده، منتقل که نسخه اصل ارسال شود، نامه از کارتابل جاری حذف و به پوشه نامهدر صورتی

خواهد شد.

اقل باید دارای یک گیرنده اصل باشد.دتوجه داشته باشید نامه ارجاع داده شده ح

آرشیو چنین توجه داشته باشید که هنگام ارجاع و انتقال، نامه از کارتابل خارج شده و با توجه بههم

باشد.های شخصی نمیپوشه به نظر مورد هایگزینه انتقال برای راه این از استفاده به نیازی هاشخصی نامه

پیگیری:

باشد که با انتخاب هر یک افزار مکاتبات گردش نامه در سازمان به صورت نمودار درختی قابل مشاهده میدر نرم

ثبت، تاریخ ارسال به شخص منتخب، تاریخ توان جزئیات نامه از قبیل تاریخهای موجود در این نمودار میاز سمت

رویت نامه توسط شخص منتخب و غیره را مشاهده نمود.

ها، با کلیک راست روی آن توان پس از انتخاب گزینه مورد نظر از لیست آیتمجهت پیگیری موارد ذکر شده می

را انتخاب نمایید.« پیگیری»گزینه

59

وط به نمودار درختی پیگیری مطابق شکل زیر باز خواهد شد که با کلیک بر با انتخاب گزینه پیگیری صفحه مرب

توانید اطالعات باشد، میهای درخت که حاوی عنوان سمت و نام کاربر متناظر با آن میروی هر یک از شاخه

گردش نامه نزد آن فرد را مشاهده نمایید.

60

نامه پیگیری صفحه مشاهده امکان زیر، شکل مطابق پیگیری، یلبه انتخاب با و مشاهده نامه چنین هنگامهم

.داشت خواهد وجود

اختتام:

رسانی دارند، جنبه اطالع هایی کهها و یا آرشیو نامهافزار مکاتبات پس از پایان یافتن گردش کاری نامهدر نرم

توان آنها را مختوم کرد که با این کار نامه از کارتابل کاربر جاری خارج شده و از آن پس از طریق آرشیو شخصی می

بود.قابل دستیابی مجدد خواهد

ه را انتخاب نمایید ک« اختتام»جهت اختتام یک آیتم کافیست پس از کلیک راست روی نامه مورد نظر، گزینه

شد.پس از تایید عملیات، نامه از کارتابل شما خارج و آرشیو خواهد

61

.ییدنما مختوم را نظر مورد نامه اختتام دکمه روی کلیک با توانیدمی مشاهده نامه چنین هنگامهم

کند.پس از کلیک روی دکمه مذکور، سیستم برای اختتام نامه از کاربر تاییدیه نهایی دریافت می

.باشدمی فراهم یادداشت، درج همراه به نامه اختتام امکان اختتام همراه یادداشت، در صورت کلیک روی دکمه

62

توان تمامی نسخ مربوط به یک شماره نامه می «ایاختتام زنجیره»شایان ذکر است با استفاده از امکان

زمان مختوم نمود.را به صورت هم

خواهد وجود مهآرشیو شخصی نا ها امکان مشاهده و پیگیری آن از طریق بخشپس از اختتام نمودن نامه

.داشت

بایگانی:

طریق از تا گردندمی بایگانی و ثبت افزار مکاتباتها در نرمها توسط افراد دبیرخانه، نامهس از دریافت فیزیک نامهپ

جستجو باشند. و گیریگزارش قابل افزارینرم اناتامک

تا کرده کلیک بایگانی دکمه روی ثبت، صفحه در آن مشخصات ثبت ی مورد نظر، به هنگامجهت بایگانی نامه

.شوید هدایت بایگانی ساختار هصفح

پوشه مورد نظر را با توجه به سطوح دسترسی، انتخاب سپس روی « انتخاب پوشه»مطابق شکل زیر در بخش

کادر در پوشه نام از بخشی درج با صفحه، این در موجود هایپوشه ازدیاد صورت در. نمایید کلیک انتخاب دکمه

.کنید جستجو را نظر مورد گزینه ،«واژهکلید»

63

توان اطالعات آن از قبیل شماره، تاریخ و سایر اطالعات ثبت را مشاهده افزار مکاتبات پس از ثبت نامه میدر نرم

نمود.

مشاهده »ها کلیک راست نموده، گزینه ی مورد نظر در لیست آیتمجهت مشاهده اطالعات ثبت کافیست روی گزینه

را انتخاب کنید.« اطالعات ثبت

64

شود. در صفحه زیر عملیات پس از انتخاب گزینه مذکور صفحه مشخصات ثبت مطابق شکل زیر نمایش داده می

باشد(، تهیه پذیر میمشاهده نامه، ثبت نامه جدید )نوع نامه بر اساس نوع کارتابل انتخابی، ثبت نامه جدید امکان

باشد.پذیر مینامه مشابه و چاپ رسید امکان

های مختلف یک نامه از جمله اطالعات افزار مکاتبات در صورت نیاز و داشتن دسترسی امکان ویرایش بخشرمدر ن

ها، مراجع و اطالعات تکمیلی وجود خواهد داشت. برای ویرایش نامه، ها، بایگانیهای متن، پیوستاصلی، فایل

را انتخاب کنید.« ویرایش نامه»کافیست پس از کلیک راست، گزینه

65

کلیک ویرایش دکمه روی ، مشاهده نامه های موجود وی مورد نظر از لیست آیتمچنین پس از کلیک روی نامههم

نمایید.

که شد. مگر آنیره مجدد اطالعات، نامه ارسال نخواهد شایان ذکر است که پس از اعمال تغییرات و ذخ

در بخش گیرندگان افرادی افزوده یا کاسته شوند که در آن صورت نامه با ویرایش جدید و به افراد انتخاب

شد.شده ارسال خواهد

کرد.ها و سایر اطالعات نامه، شماره نامه تغییر نخواهد چنین با تغییر مراجع نامه، پیوستهم

جهت ویرایش گیرندگان نامه کافیست پس از انتخاب نامه از کارتابل و کلیک راست روی آن، گزینه ویرایش نامه:

را انتخاب نمایید.« ویرایش گیرندگان»

66

های مربوطه، انتخاب و سپس گیرندگان اصل، رونوشت و رونوشت مخفی را با کلیک بر روی دکمه + در هر بخش

.کنید کلیک خر روی دکمهثبتتغییر داده و در آ

67

لغوارسال نامه:

در Reacllهای ارسال شده را لغو نمایید )مانند امکان توانید نامهافزار مکاتبات، میا استفاده از امکانات نرمب

(.Microsoft Outlookافزار نرم

نکرده باشند. توان نامه ارسال شده را لغو نمود که گیرندگان، نامه را مشاهدهدر صورتی می

برای لغو نامه ارسال شده کافیست گزینه مورد نظر را از پوشه ارسالی کارتابل نامه انتخاب کرده و پس کلیک راست

را انتخاب نمایید.« لغو ارسال»بر روی آن، گزینه

در لغو ارسال ذکر چند نکته ضروری است:

باشند رجاع، نامه ارجاع داده شده را مشاهده نکردهپذیر است که گیرندگان الغو ارسال در صورتی امکان

ریشه ی وکه دریافت کنندگان، نامه ارسال شده را مشاهده نکرده باشند، پس از لغو، نامه در پوشه اصلدر صورتی

.دگیرخود )مکانی که نامه از آنجا ارسال شده( قرار می

که تعدادی از گیرندگان نامه ارسال شده، آن را مشاهده کرده باشند، لغو ارسال از کارتابل ایشان در صورتی

د پذیر نخواهد بوامکان

سیستم پیغام زیر را نمایش خواهد داد. که عالوه بر لغو ارسال گیرندگان مجاز )یعنی حذف نامه از کارتابل

.باشدمی پذیرامکان نیز ویرایش گیرندگان اند(،گیرندگانی که نامه را مشاهده نکرده

68

ایجاد پاکت نامه:

انتخاب نمایید.« دیدگاه من»را از صفحه « ایجاد پاکت نامه»جهت ساخت پاکت نامه گزینه

فعال خواهد های مربوط غیرپستی که در صورت انتخاب این گزینه بخشهای نوع پاکت نامه )پستی، غیرابتدا فیلد

سرویس »ها را تکمیل نمایید. با استفاده از فیلد شد(، سطح امنیت )عادی، محرمانه و غیره(، اولویت و سایر فیلد

های پست و پیک را به عنوان سرویس دهندگان توان شرکتموجود در این بخش، می« دهنده ارسال مرسوالت

ارسالی انتخاب کرد.

69

صورت دستی درج و یا با کلیک روی دکمه + از ساختار سازمان عنوان فرستنده را به« فرستنده»سپس در بخش

انتخاب کنید.

های مربوط به هر کدام را تکمیل و های شخصی و یا دبیرخانه فیلدبا انتخاب یکی از گزینه« گیرنده»در بخش

سپس آدرس و کد پستی را تکمیل نمایید.

صورت کلیک روی دکمه + در هر سطر شماره نامه را به با« هانامه»های مورد نظر در بخش برای انتخاب نامه

از استفاده با و شده هدایت گیری نامهجستجو و گزارش صفحه به نتخابا هاه دستی درج و یا با کلیک روی دکم

صفحه کلید؛ گزینه)های( مورد نظر را انتخاب کنید. Shiftیا Ctrl کلید

باشد.پذیر میشایان ذکر است درج چندین نامه در پاکت نامه ایجاد شده، امکان

های اند )عالوه بر نامهغیر پستی را که از پیش تعریف شده های نامهتوانید پاکتنیز می« هاپاکت نامه»در بخش

.نمایید انتخاب بخش؛ این در موجو انتخاب ، با کلیک روی دکمهموجود در پاکت جاری(

.کنید کلیک ثبت در آخر برای ذخیره اطالعات روی دکمه

های پستی و تسریع در پیگیری ارسال مرسالت، کد سهولت جهت پستی هایشرکت ثبت کد رهگیری پست:

دهند.ختصاص میهای نامه اهای موجود( به پاکتمختص خود را )بر اساس استاندار

روی سپس کرده انتخاب را نظر مورد پاکت گیری از پاکت نامهجستجو و گزارش برای این منظور در صفحه

با ابتدا کافیست نامه پاکت چندین برای متوالی هایکد دریافت جهت. نمایید کلیک ثبت کد رهگیری دکمه

ها را انتخاب سپس روی دکمه مذکور کلیک کنید.صفحه کلید، گزینه Shift دکمه از استفاده

.نمایید کلیک ثبت های رهگیری روی دکمهپس از درج تمانی کد

پیش نویس:

ر سازمان توسط مدیران تهیه خواهد شد. ای است که در آینده و دنویس و یا مینوت نامهنویس در واقع چکپیش

.نویس را تا قبل از امضاء شدن، ویرایش نموده و یا تغییرات دلخواه را بر روی آن اعمال نماییدتوان پیشمی

توانید از امکان تهیه و ثبت در صورت نیاز به تهیه پاسخ بر روی یک نامه، می ارسال وثبت پیش نویس:

استفاده نمایید. نویس جهت انجام این امرپیش

از پس و انتخاب را نظر مورد گزینه هاکارتابل نامه های موجود درنویس کافیست از لیست آیتمجهت تهیه پیش

.نمایید انتخاب را «نویسپیش تهیه» گزینه آن روی بر کلیک راست

70

را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من انتخاب نمایید.« نویسارسال پیش»چنین می توانید گزینه هم

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

71

های فرستنده/ گیرنده کنید این صفحه عالوه بر لبه اصلی، دارای لبهطور که در شکل زیر مشاهده میهمان

باشد که برای دسترسی آسان و نویس/ اطالعات نهایی/ گیرندگان نهایی نامه/ مشخصات/ الحاقات/ مراجع میپیش

کهرتیصو در) جاگذاری مشخصات نامه اند. با کلیک بر روی دکمههای لبه اصلی ایجاد شدهتر به سایر بخشسریع

بار صفحه این به شده انتخاب نامه اطالعات و مشخصات.( ایدنموده استفاده کلیک راست از نویسپیش تهیه برای

.شد خواهد گذاری

:بخش فرستنده

صورت خودکار تکمیل شده است که در صورت نیاز در این بخش نامه کارمند جاری به عنوان شخص فرستنده به

باشد.نویس نیز قابل انتخاب میهای الویت و سطح امنیت پیشچنین فیلداشد. همبقابل تغییر نیز می

72

:بخش گیرنده پیش نویس

مورد نویس، با کلیک روی دکمه + و یا تایپ بخشی از عنوان گیرنده، شخص )یا اشخاص(در بخش گیرنده پیش

نظر را انتخاب کنید.

:بخش اطالعات نهایی

تعیین دبیرخانه »نویس، نوع نامه )ارسالی و یا داخلی که با توجه به انتخاب گزینه کننده پیشاءدر این بخش امض

رخانه گیرنده را انتخاب نمایید.توان نوع نامه را انتخاب نمود( و دبیمی« مقصد و نوع نامه

نتخاب و درج شود. در صورت بایست نوع نامه و دبیرخانه تعیین امی« تعیین دبیرخانه مقصد و نوع نامه»با انتخاب

گردد.ها ارسال مینویس برای تمامی دبیرخانهخانه، پیشانتخاب این گزینه و عدم درج نوع نامه و دبیر

فعال خواهند شد.های نوع نامه و دبیرخانه غیرکه این گزینه انتخاب نشود، فیلددر صورتی

:بخش گیرندگان نهایی نامه

نویس و اتمام اصل، رونوشت و رونوشت مخفی نهایی نامه )پس از تایید و امضای پیشدر این بخش گیرندگان

های اصل، رونوشت و رونوشت مخفی؛ انتخاب کنید.با کلیک روی دکمه + موجود در فیلد گردش کاری آن( را

73

:بخش مشخصات

گردد.ایر اطالعات درج میدر این بخش مشخصات نامه از قبیل موضوع نامه و توضیحاتی در خصوص محتوا و س

:بخش الحاقات

.کنید کلیک هاپیوست و متن فایل هایفیلد+ دکمه روی کافیست های پیوستفایل برای درج

:بخش مراجع

های مرجع )عطف، پیرو و غیره(، شماره مرجع نویس با کلیک روی دکمه + و تکمیل فیلدش مراجع پیشدر این بخ

گردد.، تاریخ و نوع نامه در هر سطر؛ مشخص می

74

خوان( افزار نظیر دستگاه بارکدهای رهگیری به دو صورت دستی و مکانیزه )با استفاده از امکانات نرمکد

د.باشنقابل درج می

باشد.( میExportها از فایل اکسل حاوی آنها نیز قابل درج )شایان ذکر است لیست بارکد

75

مشاهده پیش نویس:

نویس جهت انجام این امر توانید از امکان تهیه و ثبت پیشدر صورت نیاز به تهیه پاسخ بر روی یک نامه، می

استفاده نمایید.

ها تغییرات مورد نظر را اعمال نویسارجاع پیش نویس کافیست به هنگامبرای ویرایش پیش ویرایش پیش نویس:

.کنید کلیک ثبت کرده سپس جهت ارسال و ثبت روی دکمه

توانید نویس توسط اشخاص، پس از ثبت میانجام گردش کار پیش برای ایجاد اصالحات و یا ارجاع پیشنویس:

نویس استفاده نمایید:های ذکر شده در ذیل جهت ارجاع پیشاز روش

را انتخاب نمایید.« ارجاع»روش اول: در این روش پس از کلیک راست بر روی نامه مورد نظر، گزینه

76

عملیات ارجاع با کلیک روی دکمه (نویسمشاهده پیش از نویس )پسروش دوم: در این روش در صفحه پیش

.بود خواهد پذیرامکان ارجاع

ل زیر قابل مشاهده خواهد نویس مطابق شکهای ذکر شده در باال، صفحه ارجاع پیشپس از انتخاب هر یک از روش

با چنینهم. شد خواهد تکمیل نویشثبت پیش های موجود در این صفحه همانندبود. تمامی اطالعات و فیلد

.باشدمی پذیرامکان مرجع نامه شخصاتم درج جاگذاری مشخصات نامه دکمه روی بر کلیک

77

نویس ارسالی باشد به دو روش ذیل عمل چنانچه نیاز به اعمال تغییرات و پاسخگویی به پیش پاسخ پیش نویس:

نمایید:

« پاسخ»ها، و کلیک راست روی آن گزینه در این روش پس از انتخاب گزینه مورد نظر از لیست آیتمروش اول:

مایید.را انتخاب ن

78

توانیدمی پاسخ دکمه روی کلیک با ( نویسمشاهده پیش نویس )پس ازروش دوم: در این روش در صفحه پیش

دهید. انجام را نویسپیش پاسخ عملیات

نویس مطابق شکل زیر قابل مشاهده های ذکر شده در باال، صفحه پاسخ به پیشب هر یک از روشپس از انتخا

.شد خواهد لتکمی نویشثبت پیش های موجود در این صفحه همانندخواهد بود. تمامی اطالعات و فیلد

ها های تهیه شده از لیست آیتمنویسنویسی با مشخصات مشابه با پیشجهت تهیه پیش تهیه پیش نویس مشابه:

را انتخاب نمایید.« نویس مشابهتهیه پیش»گزینه مورد را انتخاب و پس از کلیک راست روی آن گزینه

79

یس مشابه شکل زیر مشاهده خواهد شد. در این صفحه نوپس انتخاب گزینه مذکور صفحه مربوط به تهیه پیش

جاگذاری مشخصات دکمه روی کلیک با. شد خواهد تکمیل نویسثبت پیشها و اطالعات مورد نیاز مطابقفیلد

.شد خواهد درج صفحه این هایفیلد در نویسپیش مشخصات ، نامه

کننده امکان نویس و دریافت آن توسط شخص امضاءپس از گردش کار پیش امضا وتبدیل پیش نویس به نامه:

توان از ها توسط وی وجود خواهد داشت. در غیر اینصورت مینویس به انواع نامهتبدیل پپش

تفاده نمود. همچنین با توجه اس بعدی کاربر به ارسال جهت آن، ارجاع یا و عودت جهت نویسپیش پاسخ گزینه

های سازمان امکان امضای نامه نیز در این مرحله وجود خواهد داشت.استبه سی

80

نویس به انواع مکتوبات )نامه دریافتی، نامه داخلی، نامه ارسالی، نامه در انتظار و ایمیل( کافیست برای تبدیل پیش

مکتوبات را همانند شکل ها انتخاب و پس از کلیک راست بر روی آن یکی از انواع گزینه مورد نظر را از لیست آیتم

زیر انتخاب نمایید.

های نویس به انواع آیتمتبدیل به، امکان تبدیل پیش دکمه انتخاب از پس و نویسمشاهده پیش چنین هنگامهم

باشد.شکل زیر، فراهم می مکاتباتی، مطابق

81

شوند:ها به انواع مکتوبات ذکر شده در ذیل تبدیل مینویسپیش

نامه دریافتی

نامه داخلی

نامه ارسالی

نامه درانتظار

ایمیل

نویس امضاء شده داخل سازمان کاربر جاری مستقر باشند، )گان( پیش گیرنده توجه داشته باشید چنانچه

کنندگان آن خارج از سازمان و اتوماسیون اداری گردد و بالعکس اگر دریافته داخلی تبدیل مینویس به نامپیش

گردد.باشند، به نامه ارسالی مبدل می

نویس که با انتخاب این مسیر، پیشدر انتظار نیز وجود دارد. توضیح این نویس به نامههمچنین امکان تبدیل پیش

گیرد تا پس از انجام آن توسط و در انتظار ثبت )ارسالی و هم داخلی( قرار می به دبیرخانه مورد نظر ارسال شده

مسئول مربوطه، مراحل ارسال نامه صورت پذیرد.

نویس فراهم نویس، امکان امضاء، ثبت و ارسال همزمان پیششایان ذکر است گاهی به دلیل الویت ارسال پیش

باشد.پذیر می( امکاننویسثبت پیش نویس )هنگامبرای پیشباشد. که این مهم به هنگام درج فایل متن می

82

های ارسالی، گزینه مورد نظر را انتخاب کرده و با کلیک راست نویساز پوشه پیشویرایش گیرندگان پیش نویس:

.نمایید انتخاب را ویرایش گیرندگان ر روی آن گزینهب

نویس توسط ایشان )گیرندگان(، نویس، در صورت عدم مشاهده پیشتوجه داشته باشید ویرایش گیرندگان پیش

پذیر خواهد بود.امکان

ارسال پیام جدید:

ه غیررسمی دارند را برای سایر افراد توان مکتوبات از نوع پیام که جنبه مکاتببا استفاده از امکان ارسال پیام می

سازمان ارسال نمود.

را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من انتخاب نمایید.« پیام»جهت ارسال پیام جدید، گزینه

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

83

باشد.م، مطابق شکل زیر دارای سه لبه اصلی گیرندگان داخلی، مشخصات و الحاقات میصفحه ارسال پیا

ورت هر مجا در وجود( شودمی ظاهر لبه روی بر ماوس داشتننگه با که) شایان ذکر است با استفاده از دکمه

صورت های مربوط بهفحه فلیدتوان آن لبه را انتخاب نمود تا پس از گشودن این صهای ذکر شده باال، مییک از لبه

فرض نمایش داده شود.پیش

بخش گیرندگان داخلی

در این بخش گیرندگان پیام، شامل گیرندگان اصلی، رونوشت و رونوشت مخفی را با کلیک روی دکمه + و در هر

فیلد انتخاب نمایید.

بخش مشخصات

84

زار ویرایشگر متن موجود در این قسمت، محتوای پیام را در فیلد در این بخش ابتدا موضوع، سپس با استفاده از اب

متن وارد کنید.

به هنگام دریافت و گشودن پیام توسط گیرندگان، در « رسید دریافت»شایان ذکر است در صورت انتخاب گزینه

کنندگان را دریافت خواهید نمود.یادآوری پیغام دریافت و مشاهده توسط دریافت

:اقاتبخش الح

؛ اضافه فایل پیوست یا و( نامه ثبت بخش در) فایل متن در این بخش در صورت نیاز الحاقات نامه را مشابه درج

نمایید.

توانید پاسخ پیام را به شخص افزار مکاتبات پس از دریافت و مشاهده پیام، میدر نرم پاسخ /ارجاع پیام :

.دهید ارجاع کاربران سایر به را آن یا و )اشخاص( دیگری ارسال کرده

85

کنید کلیک ارجاع یا و پاسخ ها، روی دکمهکافیست پس از انتخاب و باز نمودن از لیست آیتمجهت پاسخ به پیام

ها را تکمیل نمایید.فیلدارسال پیام جدید مانند سپس

اقات باشد، سیستم برای انتقال الحاقات به هنگام ارجاع و یا پاسخ؛ از کاربر تایید که پیام دارای الحدر صورتی

افزاری چنین در لبه ارتباطات، در صورت داشتن سرویس ارتباطات )یکی از امکانات مجموعه نرمگیرد. هممی

ای از ارتباطات را در خصوص پیام انتخاب شده مشاهده خواهید نمود.، خالصهدیدگاه(

های ایمیل سازی حسابامکان یکپارچه« دیدگاه»افزاری با استفاده از سرویس ایمیل مجموعه نرم ارسال ایمیل:

شود. در صورت تصویب استفاده از این امکان در سازمان مطبوع شما، به افزار مکاتبات فراهم میسازمانی با نرم

بایست تنظیمات الزم برای افزار مکاتبات، میز طریق نرمها امنظور ارسال و دریافت مستقیم ایمیل این نوع حساب

حساب ایمیل هر کاربر تعریف گردد.

« ثبت نامه دریافتی»پس از اعمال تنظیمات الزم، در صورت داشتن دسترسی الزم جهت ارسال ایمیل جدید گزینه

را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من انتخاب نمایید.

86

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»وار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه صفحه مذکور از ن

باشد.صفحه ارسال ایمیل، مطابق شکل زیر دارای سه لبه اصلی گیرندگان ایمیل، مشخصات و الحاقات می

هر مجاورت در وجود( شودمی ظاهر لبه روی بر ماوس داشتننگه با که) شایان ذکر است با استفاده از دکمه

صورت های مربوط بهن صفحه فلیدای گشودن از پس تا نمود انتخاب را لبه آن توانمی باال، شده ذکر هایلبه از یک

فرض نمایش داده شود.پیش

87

:بخش گیرندگان ایمیل

دکمه + و در در این بخش گیرندگان ایمیل، شامل گیرندگان اصلی، رونوشت و رونوشت مخفی را با کلیک روی

هر فیلد انتخاب نمایید.

توانید یکی از می« از»باشید، از فیلد که دارای چندین حساب ایمیل در سیستم میشایان ذکر است در صورتی

های خود را انتخاب کنید.حساب

88

:بخش مشخصات

مت )که با کلیک روی در این بخش ابتدا موضوع، سپس با استفاده از ابزار ویرایشگر متن موجود در این قس

شود(، محتوای پیام را در فیلد متن وارد کنید.نمایش داده می دکمه

:بخش الحاقات

؛ اضافه فایل پیوست یا و( نامه ثبت بخش در) فایل متن در این بخش در صورت نیاز الحاقات نامه را مشابه درج

نمایید.

باشد. پیش از می افزاری دیدگاه امکان استفاده از ارسال و دریافت فکساز امکانات مجموعه نرم ارسال فکس:

استفاده از امکان فکس، می بایست تنظیمات الزم بر روی ایستگاه کاری و اطالعات کاربری شما توسط مدیر

سیستم انجام شده باشد.

انتخاب نمایید.« دیدگاه من»را پس از انتخاب منوی عملیات، از « ارسال فکس»جهت ارسال فکس، گزینه

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»می، منوی شروع و انتخاب گزینه صفحه مذکور از نوار ابزار عمو

89

که دارای چندین سمت های بخش فرستنده با توجه به اطالعات کاربر جاری، تکمیل شده است. در صورتیفیلد

ریخ و الویت و تا« مشخصات»باشد. در بخش فراهم می« کارمند»های وی از فیلد باشد، امکان انتخاب سایر سمت

شود.ساعت ارسال فکس درج می

های توان گیرندگان را بر اساس آخرین موارد انتخاب شده )در ارسالدر بخش گیرندگان با کلیک روی دکمه + می

.نمود انتخاب شخصی گروه ارسال فکس قبل(، اشخاص )اشخاص خارج از سازمان( و یا

و تصاویر ضمیمه فکس ارسال کنید. word ،pdfها را در قالب می توانید فایل« فایل»در بخش

.نمایید کلیک ثبت پس از تکمیل اطالعات خواسته شده، جهت ثبت و ارسال روی دکمه

90

پخش فکس دریافتی:

باشند. تمامی ، قابل دسترسی می«های دریافتیپخش فکس»ه به دبیرخانه از کازیه های ارسال شدتمامی فکس

های دیگر سازمان و در نهایت تبدیل به انواع ها قابل مشاهده، ارسال به سایر کاربران موجود در دبیرخانهاین فکس

باشند.های مکاتباتی میآیتم

« دیدگاه من»را پس از انتخاب منوی عملیات، از « تیپخش فکس دریاف»جهت دسترسی به صفحه مذکور، گزینه

انتخاب نمایید.

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

91

را تکمیل نمایید.« جستجو»های بخش در این صفحه برای مشاهده نتیجه مطلوب جستجو، هر یک از فیلد

های ها(شاهده نتیجه جستجو، برای پخش فکس )ارسال فکس به سایر کاربران موجود در سایر دبیرخانهپس از م

.کنید کلیک پخش مورد نظر، کافیست پس از انتخاب آن از بخش نتایج، روی دکمه

نوع و کرده کلیک تبدیل به... دکمه روی مکاتباتی، های آیتم انواع سایر به نظر مورد تبدیل فکس چنین برایهم

.کنید انتخاب را مقصد آیتم

92

های مکاتباتی، امکان انتخاب فایل متن و پیوست شایان ذکر است هنگام تبدیل فکس به انواع آیتم

باشد.صورت جداگانه فراهم میبه

تواند لیست تمامی فکس های ارسال می« های ارسالیفکس»مسئول دبیرخانه با انتخاب گزینه فکس های ارسالی:

ارسال مستقیم هایی کههای ارسال شده از روی نامه به همراه مشاهده شماره نامه آنها و مشاهده فکسشده )فکس

.نماید مشاهده را سازمان هایدبیرخانه تمامی از( اندشده

93

طور مطلوب مشاهده خواهید نتیجه جستجو را به« جستجو»های موجود در بخش شایان ذکر است با تکمیل فیلد

نمود.

94

:EC E

سیون اداری است. به نحوی که ایمیل ساخته و ارسال شده شامل پروتکل ارتباطی بین دو سیستم اتوماECEکازیه

شود و در نهایت ایمیل مقصد به شکل نامه در سیستم اتوماسیون ادرای در سازمان مبدأ با فرمت خاصی ارسال می

شد.مقصد نمایش داده خواهد

باشد.ز قابل تعریف میسازمان نی هایعالوه بر دبیرخانه بر روی دپارتمان ECEنکته قابل ذکر آن که، سرویس

رای ای بنیاز است تا پس از نصب این سرویس تنظیمات حساب ایمیل جداگانه ECEجهت استفاده از سرویس

مبدأ و مقصد نامه صورت گیرد.

با مدیر سیستم تماس حاصل نمایید.، ECEچنین در صورت نیاز به استفاده از سرویس هم

در « ارسال الکترونیک»ای تحت عنوان به هنگام ثبت نامه گزینه پس از نصب و ایجاد تنظیمات این سرویس،

ه از طریق این سرویس ارسال نمود.توان نامصفحه ثبت نامه قابل مشاهده خواهد بود که با استفاده از آن می

را آن و کرده مراجعه گیریجستجو و گزارش توان به بخش، میECEجهت پیگیری نامه ارسال شده از طریق

هایی شامل (. پس از مشاهده نامه در بخش جستجو، نمادECE بخش فیلترهای تکمیل طریق از) نمود پیگیری

ند:باشهای ذیل در کنار آن قابل مشاهده میگزینه

باشد.ساعت شنی: نامه در حال ارسال می نماد کره زمین به همراه

نامه ارسال شده است. نماد کره زمین به همراه تیک:

نماد مثلث زرد رنگ: نامه ارسال نشده است.

95

دیدگاه »)قابل دسترسی از بخش ECEهای در کازیه نامه ECEهای ارسالی از طریق توجه داشته باشید که نامه

نامه به فقط را آن توانمی تبدیل به گیرد که با استفاده از امکان(، قرار میECEهای ، عملیات، نامه«من

طریق از مذکور کازیه به دسترسی است ذکر شایان. گیرد قرار نامه گیرنده کارتابل در تا نمود تبدیل دریافتی

پذیر خواهد بود.های مورد نیاز، امکاندسترسی اعمال

نیاز صورت در. ماییدن خارج مذکور کازیه از را نامه توانمی پردازش ها و کلیک روی دکمهبا انتخاب یکی از نامه

روی و داده تغییر پردازش شده به را جستجو بخش در موجود «پردازش» فیلد نامه، به مجدد دسترسی به

نامه مورد نیاز را مشاهده نمایید. تا کنید کلیک دکمه

.نمود ایجاد یادداشت نظر، مورد نامه روی توانمی یادداشت شایان ذکر است با کلیک روی دکمه

96

ستجو وگزارش گیری نامه:ج

تهیه را نظر مورد گزارشات و یافت دسترسی آنها به توانمی هانامه گیریگزارش با استفاده از امکان جستجو و

.نمود

را پس از انتخاب منوی شروع، انتخاب نمایید.« گیری نامهجستجو و گزارش»جهت استفاده از این امکان گزینه

های مشخصات، فرستنده، گیرنده و مشخصات )نامه های مورد نظر در بخشهر یک از فیلد« جستجو»در بخش

ی جستجو، تکمیل کرده سپس روی دکمه جستجو کلیک کنید.دریافتی( را برای محدود نمودن نتیجه

97

لیست پس از مشاهده نتیجه جستجو، با کلیک روی دکمه فلش کوچک مجاور ابزار جستجو، امکان نوع نمایش

های ها موجود در لیست( در قالب فایلصورت لیست قابل کاوش و دریافت نتیجه جستجو )هر یک از آیتمبه

Excel ،pdf باشد.افزاری دیدگاه( نیز فراهم میو گزارش پویا )تهیه شده در بخش مرک مدیریت مجموعه نرم

98

توانید ی جستجو، میلیست نتیجه های موجود درچنین با کلیک راست روی هر یک از آیتمهم

و غیره را مطابق شکل زیر انجام دهید.مشاهده اطالعات ثبت ، پیگیری ، مشاهده عملیات

آنها به توانمی هانویسپیش گیریگزارش ا استفاده از امکان جستجو و ب جستجو وگزارش گیری پیش نویس:

.نمود تهیه را نظر مورد گزارشات و داشته دسترسی

را پس از انتخاب منوی شروع، انتخاب « نویسگیری پیشجستجو و گزارش»جهت استفاده از این امکان گزینه

نمایید.

99

های مشخصات، فرستنده و گیرنده را برای محدود های مورد نظر در بخشهر یک از فیلد« جستجو»در بخش

ی جستجو، تکمیل کرده سپس روی دکمه جستجو کلیک کنید.نتیجه نمودن

پس از مشاهده نتیجه جستجو، با کلیک روی دکمه فلش کوچک مجاور ابزار جستجو، امکان نوع نمایش لیست

های ها موجود در لیست( در قالب فایلصورت لیست قابل کاوش و دریافت نتیجه جستجو )هر یک از آیتمبه

Excel و pdf باشد.نیز فراهم می

100

توانید عملیات مشاهده، ی جستجو، میهای موجود در لیست نتیجهچنین با کلیک راست روی هر یک از آیتمهم

ها و غیره را مطابق شکل زیر انجام دهید.نویس مشابه، پیگیری، انواع تبدیل بهتهیه پیش

گیری پاکت نامه و بر اساس دسترسی امکان جستجو و گزارشبا استفاده از جستجو وگزارش گیری پاکت نامه:

های مورد نظر را جستجو و از توان پاکت نامههای موجود در هر سازمان، میها و سایر محدودیتافراد به دبیرخانه

آنها گزارش تهیه نمود.

وع، انتخاب نمایید.را پس از انتخاب منوی شر« هاجستجوی پاکت نامه»جهت استفاده از این امکان گزینه

101

روی دکمه جستجو کنید. عالوه بر مشاهده؛ ویرایش )در صورت داشتن « جستجو»های بخش پس از تکمیل فیلد

باشد.پذیر میهای موجود نیز امکانهای( و چاپ گزینههای الزم(، حذف )در صورت داشتن دسترسیدسترسی

.داد اختصاص پاکت نامه به را پست کد رهیگری توانمی ثبت کد رهگیری پست با کلیک روی دکمه

های پستی جهت سهولت و تسریع در پیگیری ارسال مرسالت، کد های پستیشایان ذکر است شرکت

دهند. با انتخاب یک یا های نامه اختصاص میهای موجود( به پاکتمختص خود را )بر اساس استاندار

توان چند صفحه کلید می Shiftهای متوالی که با استفاده از دکمه چندین پاکت نامه )جهت دریافت کد

هایپاکت به را مذکور هایکد توانیدمی ثبت کد رهگیری پست ( و کلیک روی دکمهپاکت را انتخاب نمود

.دهد اختصاص نامه

های نامه یرات روی اطالعات پاکت نامه،تغی اعمال بر عالوه توانمی ویرایش چنین با کلیک روی دکمههم

موجود در پاکت نامه را حذف کرده و یا وضعیت آنها را تغییر داد.

102

پیگیری نامه ازطریق شماره:

افزار مکاتبات باشد. در نرمها، اعالم وضعیت و پاسخگویی به ارباب رجوع میاز جمله نیازهای بسیار مهم دبیرخانه

توان از امکان پیگیری نامه )از طریق شماره( استفاده نامه میبرای اطالع یافتن از جزئیات ارجاع، دریافت و یا ارسال

نمود.

را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من انتخاب « پیگیری نامه )از طریق شماره(»جهت پیگیری نامه، گزینه

نمایید.

باشد.میقابل دسترسی « دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

103

های دبیرخانه، اندیکاتور و شماره مسلسل نامه را وارد کنید.فیلد« اطالعات داخلی»ی ابتدا در لبه

های شماره وارده، شماره دبیرخانه مرکزی و یا با توجه به نیاز یکی از گزینه« اطالعات خارجی»ی سپس در لبه

به آن تکمیل نمایید.شماره پیگرد، را انتخاب و اطالعات مربوط

104

. پس از کلیک روی این دکمه کنید کلیک نمایش پس از تکمیل فیلدهای مورد نیاز در صفحه مذکور، روی دکمه

شد.صفحه پیگیری نمای درختی آیتم مکتوباتی، نمایش داده خواهد

مختومه بصورت خودکار توسط ها اعم از دریافتی، ارسالی، ارجاعی، حذف شده و انواع نامه و شخصی نامه:یآرش

گردد.های شخصی نگهداری، جستجو و پیگیری میامکانات موجود در سیستم، بایگانی و آرشیو شده و در آرشیو

را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه « های شخصیآرشیو نامه»ها گزینه جهت مشاهده آرشیو شخصی نامه

من انتخاب نمایید.

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه صفحه مذکور از نوار

105

های مشخصات، فرستنده، گیرنده و مشخصات )نامه های مورد نظر در بخشهر یک از فیلد« جستجو»در بخش

ی جستجو، تکمیل کرده سپس روی دکمه جستجو کلیک کنید.دریافتی( را برای محدود نمودن نتیجه

پس از مشاهده نتیجه جستجو، با کلیک روی دکمه فلش کوچک مجاور ابزار جستجو، امکان نوع نمایش لیست

های ها موجود در لیست( در قالب فایلصورت لیست قابل کاوش و دریافت نتیجه جستجو )هر یک از آیتمبه

Excel وpdf باشد.نیز فراهم می

106

توانید ی جستجو، میهای موجود در لیست نتیجهر یک از آیتمچنین با کلیک راست روی ههم

.دهید انجام زیر شکل مطابق را غیره و پیگیری ارجاع، مشاهده، عملیات

توان ها اعم از دریافتی، ارسالی، ارجاعی، حذف شده و مختومه را مینویسانواع پیش آرشیو شخصی پیش نویس:

پیگیری و جستجو نگهداری، شخصی هاآرشیو در و کرده با استفاده از امکانات موجود در سیستم، بایگانی و آرشیو

.نمود

را پس از انتخاب منوی « های شخصینویسآرشیو پیش»ها، گزینه نویسجهت مشاهده آرشیو شخصی پیش

عملیات از دیدگاه من انتخاب نمایید.

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»ار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه صفحه مذکور از نو

107

را تکمیل و سپس روی دکمه جستجو « مشخصات»های مورد نظر در بخش هر یک از فیلد« جستجو»در بخش

کلیک کنید.

108

امکان نوع نمایش لیست پس از مشاهده نتیجه جستجو، با کلیک روی دکمه فلش کوچک مجاور ابزار جستجو،

های ها موجود در لیست( در قالب فایلصورت لیست قابل کاوش و دریافت نتیجه جستجو )هر یک از آیتمبه

Excel وpdf باشد.نیز فراهم می

توانید عملیات مشاهده ی جستجو، میهای موجود در لیست نتیجهچنین با کلیک راست روی هر یک از آیتمهم

نویس مشابه، پیگیری و غیره را مطابق شکل زیر انجام دهید.، تهیه پیشنویسپیش

109

آرشیوهای شخصی:

توان لیست افزار مکاتبات میهای شخصی موجود در نرمی آرشیو پیاما استفاده از صفحه آرشیو شخصی پیام :

های شخصی آرشیو شده را مشاهده نمود.انواع پیام

افزار را از صفحه دیدگاه من و پس انتخاب نرم« های شخصیآرشیو پیام»ر گزینه ی مذکوجهت دسترسی به صفحه

مکاتبات، انتخاب کنید.

را تکمیل و سپس روی دکمه جستجو « مشخصات»های مورد نظر در بخش هر یک از فیلد« جستجو»در بخش

کلیک کنید.

110

مجاور ابزار جستجو، امکان نوع نمایش لیست پس از مشاهده نتیجه جستجو، با کلیک روی دکمه فلش کوچک

های ها موجود در لیست( در قالب فایلصورت لیست قابل کاوش و دریافت نتیجه جستجو )هر یک از آیتمبه

Excel وpdf توانید پیام را به همراه سایر باشد. با دو بار کلیک کردن روی گزینه مورد نظر مینیز فراهم می

ید.اطالعات آن مشاهده کن

را از بخش « هاگزارش ثبت نامه»های ثبت شده گزینه جهت مشاهده گزارش وضعیت نامه گزارش ثبت نامه ها:

دیدگاه من، گزارشات، انتخاب نمایید.

111

های از تاریخ های بخش جستجو شامل بازه زمانی ثبت نامه)فیلددر صفحه باز شده مطابق شکل زیر ابتدا فیلد

کننده، اولویت، امنیت و نوع عملکرد، را تکمیل و خ نامه )از تاریخ نامه/ تا(، دبیرخانه، دپارتمان، ثبتثبت/ تا(، تاری

انتخاب و در آخر روی دکمه جستجو کلیک کنید.

های تکمیل شده، نتیجه گزارش را مطابق شکل زیر مشاهده خواهید نمود.بر اساس فیلد

112

های توانید نتیجه گزارش را تحت فرمت فایلمی« دیدگاه»افزاری مجموعه نرم با توجه به امکانات موجود در

HTML ،pdf ،Excel و یاDocunemt Word دریافت کنید. برای این کار کافیست روی دکمه فلش ،

های مذکور را انتخاب کنید.کوچک مشخص شده در تصویر زیر کلیک کرده و هر یک از فرمت

گزارشات:

را از بخش « هاگزارش ثبت نامه»ها گزینه جهت مشاهده گزارش کارکرد نامه ر کارکرد نامه ها:گزارش آما

دیدگاه من، گزارشات، انتخاب نمایید.

113

های بخش جستجو شامل انتخاب نوع نامه )دریافتی، ارسالی، ارجاع در صفحه باز شده مطابق شکل زیر ابتدا فیلد

کارمند، فرستنده، گیرنده، نوع زه زمانی )از تاریخ/ تا(، دبیرخانه، دپارتمان، داده، مختوم و یا حذف شده(، با

سازی و عملکرد را تکمیل و انتخاب و در آخر روی دکمه جستجو کلیک کنید.مرتب

های تکمیل شده، نتیجه جستجوی گزارش را مطابق شکل زیر مشاهده خواهید نمود.با توجه به فیلد

114

های توانید نتیجه گزارش را تحت فرمت فایلمی« دیدگاه»افزاری امکانات موجود در مجموعه نرم با توجه به

HTML ،pdf ،Excel و یاDocunemt Word دریافت کنید. برای این کار کافیست روی دکمه فلش ،

های مذکور را انتخاب کنید.کوچک مشخص شده در تصویر زیر کلیک کرده و هر یک از فرمت

کرد آمار کار»نویس، گزینه جهت مشاهده گزارش آمار کارکرد و گردش پیش زارش آمار کارکرد پیش نویس:گ

را از بخش دیدگاه من، گزارشات، انتخاب نمایید.« هانویسپیش

115

های از تاریخ/ تا(، های بخش جستجو شامل بازه زمانی )فیلددر صفحه باز شده مطابق شکل زیر ابتدا فیلد

کننده، وضعیت نهایی و نوع عملکرد را تکمیل و انتخاب و در آخر روی دکمه رخانه، دپارتمان، فرستنده، امضاءدبی

جستجو کلیک کنید.

های تکمیل شده نتیجه جستجو را مشابه شکل زیر مشاهده خواهید نمود.با توجه به فیلد

116

های توانید نتیجه گزارش را تحت فرمت فایلمی« گاهدید»افزاری با توجه به امکانات موجود در مجموعه نرم

HTML ،pdf ،Excel و یاDocunemt Word دریافت کنید. برای این کار کافیست روی دکمه فلش ،

های مذکور را انتخاب کنید.کوچک مشخص شده در تصویر زیر کلیک کرده و هر یک از فرمت

تنظیمات کاربری:

توانید محیط شامل مواردی است که توسط آن شما می« تنظیمات شخصی»داست، طور که از نام آن پیهمان

ها و سالیق شخصی خود تنظیم نمایید. برای افزار شامل ظاهر واسط کاربری و غیره را مطابق با نیازکاربری نرم

باز را از منوی شروع انتخاب و سپس در صفحه« تنظیمات من»انتخاب صفحه تنظیمات شخصی کافیست گزینه

را انتخاب کنید.« تعاریف عمومی»شده گزینه

117

های کاربر، امضاء و HotKeyهای تنظیمات رابط کاربری، صفحه تنظیمات شخصی مطابق شکل زیر دارای لبه

باشد.بازنشانی تنظیمات می

:لبه تنظیمات رابط کاربری

شود.کاربر مشخص می باشد(که کاربر چندین سمت فرض )در صورتیدر این لبه سمت پیش

افزار؛ در این آمیزی صفحات و فونت نمایشی در نرمفرض، نوع تقویم، رنگچنین انتخاب و تغییر زبان پیشهم

باشد.پذیر میبخش امکان

شود.نیز از این بخش انتخاب می« قلم نوری»افزار، گزینه در صورت استفاده از قلم نوری در نرم

118

ای کاربرهHotKeyلبه

شخصی برای جمالت پرتکرار در ارجاعات روزمره استفاده نمایید. به این Hotkeyتوانید از امکان تعریف شما می

های ، جمله یا عبارت مورد نظر را اختصاص داده و هنگام کار با بخشF12الی F2ترتیب به هر کدام از کلیدهای

از این کلیدها استفاده نمایید. برای این کار کافیست، در لبه افزار مکاتبات، به جای تایپ مجدد آن مختلف نرم

Hotkeyچنین های کاربری، بخش تنظیمات شخصی مقابل شماره هر کلید، عبارت مورد نظر را وارد کنید. هم

باشد.پذیر میهای مذکور، امکانبا کلید Altو Ctrlو یا shiftاستفاده از ترکیب دکمه

افزار تعریف شده است.برای راهنمای نرمF1شده، کلید طور قبال گفته همان

119

:لبه بازنشانی تنظیمات

های مکاتبات ها، تنظیمات فرممندیکار، منوی عالقهتوان تنظیمات و تغییرات اعمال شده روی میزدر این لبه می

طور که در این بخش گرداند. همانافزار مکاتبات( بازفرض نرمافزار مکاتبات )تنظیمات پیشی نرمرا به حالت اولیه

باشد.های مکاتبات میها و تنظیمات فرممندیهای میز کار، عالقهکنید بازنشانی تغییرلت شامل بخشمشاهده می

:ی تغییر رمزدکمه

-ی تنظیمات شخصیواقع در بخش پایینی صفحه-ی تغییر رمز جهت تغییر رمز کاربر جاری با کلیک بر روی دکمه

شود. ابتدا کلمه رمز قبلی سپس کلمه رمز جدید را وارد و تایید نموده ، صفحه تغییر رمز مطابق شکل زیر باز می

تا کنید تعیین «دیدگاه» افزارنرم تیدیرم تنظیمات از توانیدمی چنینهم. کنید کلیک تایید در آخر روی دکمه

.نماید رمز تغییر تقاضای وی از سیستم به ورود کاربر اولین محض به

.نمایید کلیک ثبت پس از اعمال تنظیمات مورد نظر، برای ذخیره تغییرات روی دکمه

120

تنظیمات گروه های شخصی:

های مکاتباتی توانید با ایجاد آن آیتمکه شما میگروه کارمندی در حقیقت یک لیست توزیع است گروه کارمندی:

صورت گروهی به تعدادی از افراد ارسال یا ارجاع نمایید.نویس را بهاز نوع نامه و پیش

.کنید انتخاب تنظیمات من را از صفحه« های کارمندی شخصیگروه»برای تعریف گروه کارمندی گزینه

ویرایش، باشید داشته توجه.نمایید کلیک اضافه در صفحه تعریف گروه کارمندی، مطابق شکل زیر روی دکمه

باشد.پذیر میدسترسی الزم( نیز امکان داشتن صورت در) قبلی هایگزینه حذف و نام تغییر

با کلیک روی دکمه + اعضای گروه را « اعضاء»و عنوان گروه را مشخص کرده سپس در بخش های ترتیب فیلد

هدایت کاربران انتخاب صفحه به+ دکمه روی کلیک با. کنید کلیک انتخاب کنید. در نهایت روی دکمهثبت

.شد خواهید

121

اند قبلی به این صفحه انتخاب شدهی اخیر )لیست کاربرانی که در مراجعه صفحه انتخاب کاربران دارای دو لبه

و مشاهده قابل سازمان و ساختار سازمان )که بر اساس ساختار موجود در قابل مشاهده و انتخاب خواهند بود(

کلیک انتخاب موجود انتخاب و روی دکمه لبه دو از یکی از را کاربران نیاز به توجه با. باشدمی( هستند انتخاب

.نمایید ثبت دکمه روی انتها در. یابد انتقال نگیرندگا بخش به تا کنید

122

توان مکتوباتی از نوع پیام باشد که از طریق آن میگروه کاربری در حقیقت نوعی لیست توزیع می گروه کاربری:

طور همزمان، ارسال و یا ارجاع نمود.را به گروهی از افراد خاص، به

.کنید انتخاب تنظیمات من را از صفحه« ی کاربری شخصیهاگروه»برای تعریف گروه کارمندی گزینه

ویرایش، باشید داشته توجه. نمایید کلیک اضافه در صفحه تعریف گروه کاربری، مطابق شکل زیر ابتدا روی دکمه

باشد.می پذیرامکان نیز (الزم دسترسی داشتن صورت در) قبلی هایگزینه حذف و نام تغییر

های قابل دسترسی ، گزینه«نوع دسترسی»های ترتیب و عنوان سپس در بخش در صفحه ورود اطالعات، ابتدا فیلد

+ افراد موجود در با کلیک روی دکمه« اعضاء»برای گروه تعریف شده را انتخاب کنید. در مرحله بعد در بخش

انتخاب صفحه به مذکور دکمه روی کلیک با. نمایید کلیک ثبت گروه کاربری را انتخاب و در آخر روی دکمه

.شد خواهید هدایت کاربران

123

های اخیر )آخرین کاربران انتخاب شده در مراجعات قبلی(، در صفحه انتخاب کاربران، اعضای مورد نظر را از لبه

های قبلی تعریف شده( های کاربری شخصی )گزینه)لیست کاربران بر اساس ساختار سازمان( و یا گروهکاربران

کلیک ثبت دکمه روی آخر در. یابد انتقال «گیرندگان» بخش به تا نمایید کلیک انتخاب انتخاب و روی دکمه

.کنید

124

صورت گروهی ایجاد نمود.ایمیل بهتوان لیست توزیع برای ارسال در مکاتبات می گروه ارسال ایمیل:

ایصفحه در و انتخاب تنظیمات من را از صفحه« شخصی Emailگروه ارسال »جهت تعریف گروه کارمندی گزینه

های قبلی را ویرایش و گزینه توانیدمی دسترسی داشتن صورت در. کنید کلیک اضافهدکمه روی زیر شکل مطابق

حذف نمایید.

ابتدا عنوان را انتخاب نموده سپس برای انتخاب اعضا روی دکمه + سبز رنگ کلیک کنید.

125

د را با کلیک شخصی کلیک کرده و افرا Emailهای اخیر، اشخاص و گروه ارسال با توجه به نیاز روی هر یک از لبه

.کنید کلیک ثبت دکمه روی آخر در و داده انتقال «گیرندگان» بخش به و انتخاب انتخاب روی دکمه

صورت گروهی ایجاد نمود.توان لیست توزیع برای ارسال فکس بهدر مکاتبات می گروه ارسال فکس:

ایصفحه در و انتخاب تنظیمات من هرا از صفح« گروه ارسال فکس شخصی»جهت تعریف گروه کارمندی گزینه

های قبلی را ویرایش و توانید گزینهاضافهکلیک کنید. در صورت داشتن دسترسی می دکمه روی زیر شکل مطابق

حذف نمایید.

126

ان روی دکمه + سبز رنگ کلیک کرده و اعضا را از صفحه مربوطه انتخاب کنید.پس از انتخاب عنو

127

های اخیر، اشخاص و گروه ارسال فکس شخصی کلیک کرده و افراد را با کلیک با توجه به نیاز روی هر یک از لبه

کنید. ککلی ثبت دکمه روی آخر در و داده انتقال «گیرندگان» بخش به و انتخاب انتخاب روی دکمه

افزار دیدگاه به صورت کامل، الزم است تمامی جهت استفاده از تمامی امکانات مجموعه نرم دریافت فایل:

کاربر سیستم روی بر عمومی، ابزار منوی در موجود انتخاب افزاری را با افزارهای مکمل این مجموعه نرمنرم

.گردد نصب

توان هر یک از امکانات مورد نیاز را انتخاب و نصب نمود.ر باال، میپس از کلیک بر روی گزینه ذکر شده د

128

ساختار اندیکاتور:

شماره ثابتی هستند که از آن برای ها دارای پیشهای موجود در سیستم اتوماسیون سازمانهر کدام از دبیرخانه

افزارنرم در. شودمی استفاده ،(هاآیتم هشمارپیش بخش در استفاده) های مربوط به آن دبیرخانه گذاری آیتمشماره

های مکاتباتی )خارجی، داخلی، ن برای هریک از انواع آیتمتوامی «اندیکاتور ساختار تعریف» بخش در مکاتبات

صادره و غیره( اندیکاتور مجزا تعریف نمود.

گاه من، منوی تعاریف انتخاب را از صفحه دید« تعریف ساختار اندیکاتور»جهت تعریف ساختار اندیکاتور گزینه

نمایید.

129

« اندیکاتور جدید»های موجود و یا عنوان شرکت مطبوع، گزینه در این صفحه با کلیک راست روی هر یک از پوشه

را انتخاب نمایید.

توضیحات را های کد، عنوان، نوع ساختار اندیکاتور )دریافتی، ارسالی و غیره(، ترتیب ودر این صفحه ابتدا فیلد

در صورت نیاز به درج مهر به هنگام اعطای شماره نامه از طرف اندیکاتور « درج مهر»درج و تکمیل سپس در بخش

های عدم درج مهر، درج مهر به صورت اتوماتیک و درج مهر از طریق صفحه مشخصات و درج مهر، یکی از این گزینه

ثبت را انتخاب کنید.

فعال خواهد شد.« مشخصات مهر»های بخش آخر انتخاب شده باشد، فیلدهای اگر یکی از دو گزینه

های ذیل را انتخاب کنید:در این بخش با توجه به نیاز یکی و یا تمامی گزینه

*درج عنوان دبیرخانه

*درج عنوان تاریخ

مکاتباتی هایگیری آیتمشایان ذکر است که پس از پایان هر سال مالی و آغاز یک سال مالی جدید، شماره

شود؛ به همین منظور نیاز به غیرفعال کردن اندیکاتور سال قبل است.از صفر آغاز می

130

مشخصات »های بخش ؛ فیلد«درج مهر»طور که در باال ذکر شد، در صورت انتخاب فیلد عدم در مهر در بخش همان

فعال خواهد بود.غیر« مهر

131

ساختاربایگانی:

توانید با استفاده از امکان تعریف نوان مسئول ثبت و بایگانی به این بخش دسترسی دارید، میدر صورتیکه شما به ع

ساختار بایگانی، بایگانی الکترونیکی را مطابق با ساختار فیزیکی موجود در سازمان خود، ایجاد نمایید.

نوی عملیات از دیدگاه من، را پس از انتخاب م« تعریف ساختار بایگانی»جهت تعریف ساختار بایگانی، گزینه

انتخاب نمایید.

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

132

را انتخاب « پوشه جدید»مطابق شکل زیر ابتدا پوشه مورد نظر را انتخاب و پس از کلیک راست بر روی آن، گزینه

کنید.

کپی، چسباندن و حذف کنید، عالوه بر ایجاد پوشه جدید، امکان برش،ر تصویر زیر مشاهده میطور که دهمان

باشد.موارد قبلی نیز فراهم می

های داخلی/ نامه ارسالی/ شامل عنوان، ترتیب، توضیحات و نوع پوشه )حاوی نامه« مشخصات» های بخشابتدا فیلد

با کلیک روی دکمه + و انتخاب افراد مورد « هاتعیین دسترسی سمت»ش نامه دریافتی( را درج و سپس در بخ

کلیک ثبت های مورد نظر روی دکمهنظر؛ برای پوشه جدید محدود دسترسی ایجاد نمایید. پس از تکمیل فیلد

.کنید

133

ترسی دارید، در صورتیکه شما به عنوان مسئول ثبت و بایگانی به این بخش دس تعریف قوانین انتقال مستندات:

توانید با استفاده از امکان تعریف ساختار بایگانی، بایگانی الکترونیکی را مطابق با ساختار فیزیکی موجود در می

سازمان خود، ایجاد نمایید.

را پس از انتخاب منوی عملیات از دیدگاه من، « تعریف ساختار بایگانی»جهت تعریف ساختار بایگانی، گزینه

.انتخاب نمایید

باشد.قابل دسترسی می« دیدگاه من»صفحه مذکور از نوار ابزار عمومی، منوی شروع و انتخاب گزینه

134

را انتخاب « پوشه جدید»مطابق شکل زیر ابتدا پوشه مورد نظر را انتخاب و پس از کلیک راست بر روی آن، گزینه

کنید.

کپی، چسباندن و حذف یجاد پوشه جدید، امکان برش،کنید، عالوه بر اطور که در تصویر زیر مشاهده میهمان

باشد.موارد قبلی نیز فراهم می

135

های داخلی/ نامه ارسالی/ شامل عنوان، ترتیب، توضیحات و نوع پوشه )حاوی نامه« مشخصات» های بخشابتدا فیلد

مه + و انتخاب افراد مورد با کلیک روی دک« هاتعیین دسترسی سمت»نامه دریافتی( را درج و سپس در بخش

کلیک ثبت های مورد نظر روی دکمهنظر؛ برای پوشه جدید محدود دسترسی ایجاد نمایید. پس از تکمیل فیلد

.کنید

رجوع، امکان مشاهده و ارائه رسید ی دریافت شده از اربابافزار مکاتبات پس از ثبت نامهدر نرم الگوی رسید نامه:

را از صفحه « تعریف الگوی رسید نامه دریافتی»هت تعریف الگوی رسید نامه دریافتی گزینه نامه وجود دارد. ج

دیدگاه من، منوی تعاریف انتخاب نمایید.

136

توانید الگوی مورد نظر را از سیستم خود انتخاب و بارگزاری ... میBrowseدر این فرم با کلیک روی دکمه

نمایید.

137

توانید الگو را شود. و در صورت نیاز به تغییر میانتخاب می رنامه، فقط یک با شایان ذکر است الگوی

ویرایش کنید.

تفویض اختیار:

دهد تا در افزار مکاتبات مجموعه دیدگاه اجازه مییکی از امکاناتی است که به کاربر نرم« تفویض اختیار»امکان

هایش( را به کاربر دیگری اعطاء نماید.سمت) با کارتابل غیاب خود، دسترسی مشاهده و انجام امور اداری مرتبط

را مطابق شکل زیر و با کلیک روی « تعریف تفویض اختیار»جهت انجام تنظیمات مرتبط با تفویض اختیار گزینه

.نمایید انتخاب دکمه

شروع روز تاریخ همراه به باشد، سمت مورد نظر جهت تفویض که کاربر جاری، دارای چندین سمت میدر صورتی

افزار و یا تمامی نرم اساس بر و سمت اساس بر اختیار تفویض نوع سپس. شودمی درج و تعیین ساعت؛ و پایان و

گردد.اختیارات، انتخاب می

انتخاب شود، بخش انتخاب « افزارتفویض اختیارات سمت بر اساس نرم»که نوع تفویض شایان ذکر است در صورتی

ارهایی که کاربر به آنها دسترسی دارد، جهت انتخاب نمایش داده خواهد شد.افزنرم

، با کلیک بر روی دکمه + کاربر «انتخاب کاربران گیرنده تفویض اختیار»های مذکور، در بخش پس از تکمیل فیلد

شود.مورد نظر انتخاب و محدوده دسترسی وی مشخص می

.کنید کلیک ثبت پس از تکمیل اطالعات روی دکمه

138

شما کارتابل خود، کارتابل بر عالوه کارتابل درختی ساختار در تواندمی منتخب کاربر تفویض، صورت در

.نماید مشاهده نیز را

کاربر به( امضاء حق بودن دارا صورت در) شما امضای حق فرد، به اختیار تفویض اعمال با که است ذکر شایان

.شد نخواهد منتقل منتخب،

ایجداگانه تنظیمات آنها از هرکدام برای توانیدمی که دارد وجود کاربر، چند یا یک به سمت چندین تفویض امکان

.نمایید تعریف

از مکاتباتی هایآیتم یتاریخچه در ،«سمت عنوان در کاربر نام نمایش» گزینه انتخاب با که باشیدداشته توجه

قابل شده، داده اختیار تفویض کاربر نام همراه به سمتتان انعنو شما، جانب از شده ارسال یا و ارجاع نوع

.باشدمی مشاهده

139

(، صفحه مربوط باال از منوی تفویض اختیار )منوی ذکر شده در« ض اختیار شخصیتفوی آرشیو» گزینه انتخاب با

شده و به آرشیو تفویضات قابل مشاهده خواهد بود. در این صفحه عالوه بر مشاهده لیست تفویضات اختیار داده

شان، لغو کنید.ی تاریخی تعیین شدهتوانید تفویضات را پیش از پایان محدودهویرایش آنها، می

های تفویض داده شده به توانید اطالعات مربوط به سمتمی« های تفویض شدهه سمتتاریخچ»با انتخاب گزینه

فعال(، سمت )که تقویض داده شده(، تاریخ، نوع تفویض، وضعیت و بازه زمانی کاربر جاری؛ شامل فعال )فعال/ غیر

را مشاهده نمایید.

140

ی فارسی به انگلیسی و توانید از لغتنامهات موجود میافزاری دیدگاه با استفاده از امکاندر مجموعه نرم لغتنامه:

انگلیسی به فارسی، استفاده نمایید.

نظر مورد کلمه جستجو، نوار در و کلیک عمومی، ابزار نوار در موجود جهت استفاده از لغتنامه روی دکمه

ی کیبورد کلیک کنید.موجود رو Enter دکمه یا و بینذره دکمه روی زیر شکل مطابق سپس کرده تایپ را

141

های ایجاد شده بر روی تمامی توان به آرشیو یادآوریافزاری دیدگاه میدر مجموعه نرم مشاهده آرشیو یادآوری ها:

افزار دسترسی داشت و عالوه بر مشاهده، آنها را ویرایش نمود.های نرمبخش

هاییادآوری صفحه تا نمایید انتخاب افزارنرم میعمو ابزار انوار از را جهت دسترسی به بخش مذکور دکمه

.شود داده نمایش زیر شکل مطابق شخصی

142

ای مطابق شکل لیست تمامی یادآورها در پنجره« های شخصینمایش همه یادآوری»که با کلیک بر روی گزینه

زیر نمایش داده خواهد شد.

توانید اقدامات زیر را نیز بر روی آنها انجام های موجود، میدآوریدر این صفحه عالوه بر مشاهده لیست تمام یا

داد:

مشاهده مرجع یادآور

لغویادآوروعدم نمایش مجددآن ها وعدم نمایش مجدد آنهالغوهمه یادآور به تعویق انداختن یادآوری با تعیین زمان جدید جهت یادآوری تعویق همه یادآوری ها بستن پنجره یادآوری ها

د یادآوری جدیدایجا

باشد.مراجع یادآوری مطابق شکل زیر فراهم می و اطالعات مشاهده امکان با کلیک روی دکمه

143

فراهم زیر شکل مطابق یادآوری انداختن تعویق به امکان جدید، ساعت و تاریخ درج و با کلیک روی دکمه

.باشدمی

.بود خواهد امکانپذیر ییادآور حذف نیز با کلیک روی دکمه

توان با استفاده از امکان انجماد، که به هنگام ثبت آیتم های مکاتباتی میهنگام تهیه انواع آیتم اشیاء منجمد:

گردش در گرفتن قرار از پیش باشد،می اعمال و مشاهده قابل صفحه پایین چپ گوشه مکاتباتی به شکل

وارد تکمیل از پس و خارج حالت این از را آنها مجددا سپس و نمود ذخیره موقت صورتبه سازمان مکاتبات

گردش کار نمود.

هایآیتم از لیستی زیر شکل مطابق سپس. نمایید انتخاب های انجماد شده، دکمهجهت مشاهده آیتم

مکاتباتی آیتم ندرو ادامه و تغییرات اعمال قابلیت آنها از یک هر روی کلیک با که نماییدمی مشاهده را منجمد

.باشدمی فراهم

144

های انجماد را مطابق شکل زیر توانید لیست تمامی آیتممی« نمایش آرشیو اشیای منجمد»با انتخاب گزینه

مشاهده نمایید.

باشد و در صورت باز کردن یک آیتم از آرشیو اشیاء منجمد به منزله خارج نمودن آن از حالت انجماد می

ستفاده نماید.ا انجماد یبایست مجددا از دکمهانجماد مجدد، کاربر می نیاز به

145

سیستم به ورود از پس خدمات و کاال خرید و تحویل درخواست فرم از استفاده راهنمای

و خریدکاال و تحویل درخواست گزینه ، ها درخواست پیشخوان منوی از ، اداری اتوماسیون

.نمائید انتخاب را خدمات

146

.نمائید کلیک + عالمت روی زیر تصویر مطابق شده، باز پنجره از سپس

147

در درخواست ثبت گزینه روی و وارد را درخواستی اقالم مشخصات (+)شده باز کادر داخل در

.نمائید کلیک صفحه انتهای

تائید، از بعد و نموده مشاهده را درخواست واحد هر در مربوطه مدیر ، درخواست ثبت از پس

.شد خواهد انجام الزم اقدامات و شد خواهد ارسال رفاهی و پشتیبانی امور مدیریت به درخواست

148

سئواالت متداول:

ورود به سیستم: سواالت مربوط به بخش

. آیا امکان ذخیره رمز عبور برای جلوگیری از تایپ مجدد آن در هر بار ورود به سیستم وجود دارد؟1

این عدم نمایش باشد. بنا بره سیستم تنها از طریق تایپ کامل کد کاربری و رمز عبور میخیر، زیرا امکان ورود ب

باشد.فرض در جهت تأمین امنیت سیستم میرمز عبور به صورت پیش

. آیا محدودیتی در تعداد و نوع کاراکترهای کد کاربری و رمز انتخابی وجود دارد؟2

باشد. در کاراکتر می 16و حداکثر 5راکتر و حداقل کاراکترهای رمز عبور کا 1حداقل تعداد کاراکتر کد کاربری

پذیر است اما مورد نوع این کاراکترها نیز محدودیتی وجود ندارد. تغییر کد کاربری شما توسط مدیر سیستم امکان

باشد.تغییر رمز در اختیار کاربر می

اشد؟ب. درجه اهمیت کد کاربری و رمز تا چه میزان می3

ی اینکه مکتوبات به باشد و به واسطهکد کاربری و رمز عبور هر کاربر وسیله ورود وی به سیستم اتوماسیون می

یابد حکم امضای کاربر را دارد.صورت دستی گردش نمی

. آیا امکان تغییر کد کاربری وجود دارد؟4

صورت نادرست تعریف شده باشد با شما به گردد، چنانچه کد کاربریکد کاربری توسط مدیر سیستم ایجاد می

مدیر سیستم تماس حاصل نمایید.

سواالت مربوط به بخش صفحه رابط کاربری:

. آیا امکان تغییر رنگ کادر صفحه رابط کاربری وجود دارد؟1

.نمایید مراجعه تنظیمات شخصی بله جهت انجام این کار کافیست به بخش

سواالت مربوط به بخش کارتابل:

149

های کتصل به سمت کاربر چیست؟های متصل به نام کاربر و کارتابل. تفاوت میان کارتابل1

های سازمانی است( و کارتابلهای سازمانی )که مخصوص مکاتبات رسمی و های متصل به سمت، کارتابلکارتابل

باشند.های شخصی )که مخصوص مکاتبات غیر رسمی است( میمتصل به نام وی، کارتابل

. در چه صورت ممکن است یک کاربر دارای چند کارتابل باشد؟2

ها دارای کارتابل خواهد بود.که کاربر دارای چندین سمت در سازمان باشد به تعداد سمتدر صورتی

. آیا امکان ارسال یک نامه به چندین کارتابل مختلف به صورت همزمان وجود دارد؟3

شان داخل هریک از باشد که با توجه به ماهیتها در هر لحظه دارای ماهیت خاص )دریافتی، ارسالی، ...( مینامه

گیرند.ها قرار میپوشه

رتابل کاربر وجود دارد؟های دلخواه و یا شخصی در کا. آیا امکان ایجاد پوشه4

های مورد نظر بندی کرده و داخل پوشههای مکتوبات خود را به صورت دلخواه طبقهتواند کلیه آیتمهر کاربر می

خود قرار دهد.

های موجود در کارتابل وجود دارد؟. آیا امکان کپی کردن/ چسباندن پوشه5

خیر این امکان وجود ندارد.

های ایجاد شده وجود دارد؟پوشهسازی زیرتب. آیا امکان مر6

شوند. در صورت انجام این کار کافیست در ابتدای نام هر پوشه عدد ها به ترتیب حروف الفباء مرتب میپوشهزیر

ها مرتب گردد.متناظر با ترتیب آن را وارد نمایید تا پوشه

بات را در یک صفحه مشاهده نماید؟تواند تعداد دلخواهی از مکتو. در چه شرایطی کاربر می7

توان پس از ورود به کارتابل، در بخش لیست جهت تغییر تعداد مکتوبات قابل مشاهده در یک صفحه می

ها تعداد مکتوبات قابل مشاهده در لیست را تغییر داد.نمایش آیتمپیش

150

ود دارد؟. آیا امکان عدم انتقال نامه پس از ارجاع آن از کارتابل مربوطه وج8

بله، چنانچه نسخه رونوشت نامه ارجاع داده شود، اصل نامه در کارتابل باقی خواهد ماند.

ها، در چیست؟تر به نسبت سایر مکتوبات موجود در لیست آیتمهای پررنگ. تفاوت آیتم9

باشند.تر قابل تشخیص میرنگاند به صورت پرهایی که هنوز مشاهده نشدههای جدید و آیتمآیتم

است؟« ارجاع و انتقال»و « ارجاع»های دکمه انتخاب میان تفاوتی چه آیتم، یک ارجاع هنگام . 10

.نمایید مراجعه ارجاع جهت اطالع از تفاوت میان این دو دکمه به بخش

: و مأخذ منابع

استخراج از نرم افزاردیدگاه