МЕТОДОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСТАТКОВ АЛКОГОЛЬНОЙПРОДУКЦИИ В ЕГАИС

(ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Версия 2016-09-19

1

1. Общее описание

Методология описывает механизмы релиза ТКПТ 8.1.28.01, предназначенные для приведения остатков алкогольной продукции (далее – «АП») в системе ЕГАИС в актуальное состояние.

Инвентаризация проводится по остаткам второго регистра ЕГАИС («Торговый зал»).

Важно! Все описанные в инструкции действия требуется производить СТРОГО в описанной последовательности. В случае, если последовательность можно нарушить или в случае, когда допускается (или требуется) повторить определённые действия несколько раз, об этом будет сказано отдельно.

До проведения инвентаризации АП также необходимо ознакомиться с технологическойинструкцией «21_Управление ревизиями», опубликованной в разделе «Документация» сайта технической поддержки нашего программного продукта.

2. Выбор вида инвентаризации

В общем случае предполагается три вида проведения инвентаризации АП:

a. Полная

b. Частичная

c. Выборочная

Полная инвентаризация предполагает приведение в актуальное состояние остатков всей числящейся или имеющейся в наличии АП.

Частичная инвентаризация ограничивает состав участвующей в инвентаризации АП определённой группой товаров, например, видом алкогольной продукции в соответствии с классификатором ГАК. Частичная инвентаризация может использоваться для поэтапного приведения остатков в актуальное состояние.

Выборочная инвентаризация производится чаще всего для исправления ошибок учёта конкретных номенклатурных позиций.

В инструкции описываются варианты проведения полной и частичной инвентаризаций.

Важно! Вид инвентаризации должен быть выбран до начала процесса инвентаризации и не должен меняться до его окончания.

Важно! В случае, если вы проводите частичную инвентаризацию, в табличной части должны находиться строго только товары, ограниченной выбранной группой (группами). Во избежание получения ошибочного результата, наличие в табличнойчасти товаров, не входящих в выбранную группу (группы), не допускается.

2

3. Действия до начала проведения инвентаризации

Важно! Необходимо, чтобы от начала инвентаризации и вплоть до её окончания, сучаствующей в ревизии АП не проводилось никаких операций товародвижения (ни в учётной системе, ни в системе ЕГАИС).

Перед началом проведения инвентаризации требуется выполнить действия, описанные в п. 3.1 «Действия до инвентаризации» технологической инструкции «21_Управление ревизиями».

Дополнительно необходимо по возможности обработать все входящие ТТН ЕГАИС, и отправить все исходящие ТТН, доведя до конца цикл их обработки в ЕГАИС. Иначе могут возникнуть ситуации, когда АП, например, принята с оформлением акта расхождений (в ТК проведён документ «Поступление товаров» на фактически поступившее количество товара), но акт расхождений поставщиком ещё не подтверждён. Т.е. товар числится на остатках учётной системы, но не числится за вашей организацией в ЕГАИС. Такие ситуации во избежание получение неверных результатов инвентаризации следует разбирать отдельно.

4. Перевод УТМ на 2 версию документооборота ЕГАИС.

До начала Инвентаризации необходимо убедиться, что УТМ организации ЕГАИС, покоторой будет проводиться ревизия, использует вторую версию документооборота ЕГАИС. Версия документооборота указана в карточке транспортного модуля ЕГАИС организации ЕГАИС:

Если указана версия транспортного модуля 1 (или там стоит «ноль»), то нужно закрыть карточку транспортного модуля и выполнить переход на версию 2:

3

После отправки в ЕГАИС извещения о переходе на версию 2 необходимо дождатьсяот ЕГАИС подтверждения о переходе. Для этого через разумное время (обычно, 5-10 минут) нажмите кнопку «Обработать ответы ЕГАИС» (далее по тексту – «Дождитесь ответа ЕГАИС»).

Если у вас в системе модуль обмена ЕГАИС работает в автоматическом режиме, то нужно просто подождать получения от ЕГАИС ответа.

Признаком успешного перехода на 2 версию документооборота является изменение версии в карточке транспортного модуля.

5. Реквизиты документа «Инвентаризация», связанные с инвентаризацией остатков ЕГАИС

Обратите внимание, на то, что в табличной части документа появилось несколько новых колонок:

«Производитель / Импортер»

«Алкогольная продукция»

«Код АП» – служит для фиксации при загрузке из ТСД кода АП в случае отсутствия АП в базе данных

«Кол-во книжн. ЕГАИС» - количество АП, числящиеся за организацией в ЕГАИС

«Кол-во факт.» – дублирует для удобства такую же колонку, расположенную в левой части

4

«Кол-во ЕГАИС» отображает разницу между значениями колонок «Кол-во книжн. ЕГАИС» и «Кол-во факт.»

Также в кнопке «Заполнение» формы документа появилась группа команд «ЕГАИС». О назначении команд этой группы будет сказано ниже.

6. Заполнение документа «Инвентаризация» данными о фактических остатках АП

Для проведения инвентаризации маркированной алкогольной продукции желательно использовать оборудование, которое умеет считывать с акцизных марок двумерные штрихкоды формата PDF-417, что позволит производить идентификацию АП одновременно по штрихкоду EAN-13 и по «большому» штрихкоду, нанесённому на акцизную марку.

Если использовать идентификацию только по EAN-13, то будет невозможно однозначно определить АП, потому что на бутылках, являющихся по понятиям ЕГАИС разной алкогольной продукцией, может быть нанесён одинаковый штрихкодEAN-13 (чаще всего это бывает, когда одно и то же наименование алкогольной продукции выпускает несколько производителей).

В случае идентификации только по штрихкоду EAN-13 будьте готовы, что вам придётся разбить строку с номенклатурой на несколько строк и указать в них различную алкогольную продукцию вручную.

Далее в документе подразумевается использование оборудования, поддерживающего считывание двумерных штрихкодов PDF-417.

I. Заполнение с использованием ТСД.

ТКПТ, начиная с релиза 8.1.28.01, поддерживает работу с ТСД, имеющими считыватели двумерных штриховых кодов, на которые установлено ПО «Mobile SMARTS: Магазин 15» от компании «Клеверенс».

5

Для сбора необходимых для проведения инвентаризации ЕГАИС данных предполагается использование в ТСД документов вида «[ЕГАИС] Сбор начальных остатков».

После окончания ввода данных в ТСД, выполните заполнение документа «Инвентаризация» собранными данными:

II. Заполнение с использованием сканера:

Требования:

- релиз ТК не старше 8.1.28.01

- модуль ЕГАИС не старше 16-09-15-02

- настроенный 2D сканер штрихкодов (сканер)

Рекомендуется:

- отключить право пользователя: «Запрос количества при вводе товара со сканера ШК»

- включить право пользователя: «Суммирование количества в диалоге запроса»

Порядок действий пользователя:

1. Создаем/открываем документ

2. Сканируем штрихкод EAN13/8 товара (для идентификации товара в учете)

2.1. Если товар найден по ШК, то:

6

2.1.1. Если такого товара еще нет в таблице товаров, то будет добавлена строка с данным товаром, и фокус будет установлен на эту строку. Количество товара будет равно 1 (один)

2.1.2. Если товар уже есть в таблице товаров, то фокус будет установлен на эту строку, количество товара в строке будет увеличено на 1 (на один)

2.2. Если товар не найден, то будет выведено соответствующее предупреждение

3. Сканируем 2D штрихкод с акцизной марки (PDF-417). Программа расшифрует из него код АП и:

3.1. Если фокус на строке, где НЕ указан код АП, то в данной строке будет указан сосканированный код АП

3.2. В других случаях будет предпринята попытка поиска строки с указанным кодом АП

4. Выполняем п.3 со всеми бутылками указанной алкогольной продукции или вводим вручную количество.

5. Возвращаемся к пункту 2 до окончания сканирования.

7. Получение остатков по первому регистру ЕГАИС.

Как было сказано выше, инвентаризация проводится на втором регистре ЕГАИС.

Для этого требуется переместить все остатки алкогольной продукции с первого на второй регистр ЕГАИС, а для того, чтобы такое перемещение выполнить, мы должны знать, что и в каком количестве надо переместить.

Сначала выполняем запрос остатков на первом регистре:

7

Далее Дождитесь ответа ЕГАИС.

По получению из ЕГАИС ответа будет создан новый документ «Остатки ЕГАИС», о чём в окне сообщений получившего ответ ЕГАИС сеанса будет выведено соответствующее сообщение.

Список документов «Остатки ЕГАИС» можно найти в пункте меню «Документы – ЕГАИС – Остатки ЕГАИС».

Ниже показан пример документа:

8

8. Перемещение всех остатков ЕГАИС с первого на второй регистр ЕГАИС (торговый зал):

Создайте документ «Перемещение товаров» с хозоперацией «Перемещение товаров в торговый зал (ЕГАИС)»:

Установите правильные Организацию и Подразделение. Установите Склад – отправитель.

Заполните табличную часть с помощью функции «Дополнить остатками ЕГАИС» кнопки «Заполнение»:

9

Перед заполнением можно будет ограничить список добавляемых товаров, включив дополнительный отбор либо по коду ГАК, либо по виду АП, что как раз может пригодиться при проведении частичной инвентаризации:

Важно! Если вы проводите частичную инвентаризацию, то запомните отбор (или последовательность отборов), которые вы использовали при получении остатков ЕГАИС для заполнения документа «Перемещение товаров». Точно такой же отбор (набор отборов) необходимо будет использовать позднее при дополнениитоварами ЕГАИС табличной части документа «Инвентаризация».

Выгрузите сохранённый и заполненный документ в ЕГАИС, нажатием кнопки «Отправить акт ЕГАИС».

Дождитесь ответа ЕГАИС. Статус, состояние и подробности проведения документа в ЕГАИС можно увидеть на закладке «Дополнительно» документа «Перемещение товаров».

Таким образом, все остатки АП (либо выбранной/выбранных групп АП) будут перемещены на 2 регистр ЕГАИС (Торговый зал).

10

9. Дополнение табличной части Инвентаризации товарами второго регистра ЕГАИС.

Этап дополнения товарами второго регистра ЕГАИС необходим для того, чтобы выполнить списание той АП, которая числится в ЕГАИС, но не была обнаружена при ревизии. Поясним сказанное.

Как известно, документ «Инвентаризация» позволяет скорректировать остатки только по тем товарным позициям, которые попали в его табличную часть. Товары, которые есть в наличии, попадут в табличную часть на этапе заполнения документа данными о фактических остатках. Но есть ещё товары, которые числятся в ЕГАИС, но на самом деле отсутствуют в наличии. Именно для того, чтобы такие товары попали в табличную часть документа «Инвентаризация» и служит заполнение остатками.Причём на этом этапе важно не получение из ЕГАИС количества числящейся на остатках АП. Важен сам факт наличия этой АП на остатках ЕГАИС.

Для дополнения товарами ЕГАИС выберите соответствующую функцию кнопки «Заполнение»:

Программа попросит подтвердить добавление товаров:

Перед дополнением можно будет ограничить список добавляемых товаров, включив дополнительный отбор либо по коду ГАК, либо по виду АП, что как раз может пригодиться при проведении частичной инвентаризации:

11

Важно! Если вы проводите частичную инвентаризацию, то при получении товаровЕГАИС используйте отбор (или последовательность отборов), которые ограничивают анализируемые остатки выбранной группой (группами) алкоголя, по которым проводится ревизия. Скорее всего это будут отборы, которые вы использовали при получении остатков ЕГАИС для заполнения документа «Перемещение товаров».

Важно! Нельзя допускать, чтобы при заполнении остатками в отбор попали товары группы, по которой не проводился подсчёт фактических остатков, иначе с остатков ЕГАИС будет произведено неверное списание товаров.

10. Заполнение в строках документа реквизита «Алкогольная продукция.

Может получиться так, что не вся отсканированная при инвентаризации АП прошла ранее через ЕГАИС. Например, в торговом зале могут присутствовать те наименования, которые были получены от поставщиков до даты подключения вашей организации к ЕГАИС.

Может также быть, что ранее вы вели работу с ЕГАИС в другой программе.

И в том и в другом случае алкогольную продукцию нельзя будет получить при загрузке в табличную часть данных (результатов ревизии из ТСД или остатков из ЕГАИС). Поэтому изначально в табличной части вполне могут оказаться строки, в которых заполнен код алкогольной продукции, но не проставлена сама АП.

Для заполнения значений АП служит функция «Заполнить алкогольную продукциюпо алкокоду»:

Будет посчитано количество строк, в которых не проставлена АП и предложено отправить в ЕГАИС запросы на получение недостающих данных:

12

После отправки запросов Дождитесь ответа ЕГАИС, а затем опять вызовите функцию «Заполнить алкогольную продукцию по алкокоду» (коду АП в ЕГАИС).

Если было отправлено много запросов, то не торопитесь с повторным вызовом функции. Постарайтесь получить из ЕГАИС все ответы, иначе запросы по неполученной АП будут отправлены повторно.

Повторяйте последовательность вызова функции и ожидания ответов ЕГАИС, пока не заполнятся значения АП во всех содержащих алкокод строках.

Если для подразделения склада документа включён учёт алкоголя по производителям (установлена дата в соответствующем реквизите подразделения иэта дата меньше текущей), то будет также выполнена попытка проставить в соответствующей колонке производителей алкогольной продукции (подробнее см. ниже).

11. Свёртка табличной части документа.

Для свёртки табличной части вызовите в меню кнопки «Заполнение» стандартную функцию «Свернуть одинаковые строки»:

12. Заполнение производителей

13

Как уже было сказано ранее, если для подразделения склада документа включён учёт алкоголя по производителям, то необходимо проставить в соответствующей колонке производителей алкогольной продукции во всех строках, где алкогольная продукция указана.

Подробнее об учёте алкоголя в разрезе производителей можно почитать в документе «Инструкция по функционалу точного учета алкогольной продукции в разрезе производителя.doc», который размещён здесь: http://www.oapprt.ru/mantis/view.php?id=13202

Для отдельного вызова функции заполнения производителей используйте соответствующий пункт меню кнопки «Заполнение»:

Алгоритм поиска производителей такой же, как и при заполнении «Поступления товаров» по ТТН ЕГАИС:

1. Если у алкогольной продукции указан импортёр, то в качестве производителя мы берём его.

2. Ищем ранее зарегистрированное в системе соответствие организации ЕГАИС и Контрагента.

Если не находим, то переходим к пункту 3.

3. Ищем в справочнике «Контрагенты» элемент, ИНН и КПП которого совпадают с ИНН и КПП полученного из ЕГАИС производителя.

Если производитель не найден, то поле оставляется пустым для ручного заполнения.

13. Проверка соответствий алкогольных реквизитов товаров

Для того, чтобы уменьшить количество ошибок при установке в документе «Инвентаризация» соответствий между Номенклатурой и АП, служит функция проверки соответствий алкогольных реквизитов.

14

Функция вызывается из соответствующего пункта меню кнопки «Заполнение»:

Функция проверяет соответствие у номенклатуры и АП значений реквизитов:

Объём

Крепость

Вид алкогольной продукции.

Результаты выводятся в окно сообщений в следующем виде:

14. Обнуление книжного количества ЕГАИС

Поскольку ранее мы выполняли свёртку строк табличной части, а во время свёрткисуммируются количества, то в табличной части могут оказаться неверные данные окнижных остатках ЕГАИС.

Перед установкой правильных остатков ЕГАИС необходимо обнулить книжные остатки ЕГАИС:

15

В результате колонка «Кол-во книжн. ЕГАИС» должна очиститься.

15. Заполнение книжного количества ЕГАИС

Теперь мы можем проставить данные о книжных остатках ЕГАИС в строки документа, содержащие алкогольную продукцию.

Необходимо сначала записать документ, а потом выбрать указанный на рисунке пункт меню кнопки «Заполнение»:

Сначала будет выполнена проверка на дубли строк с АП в документе. Если такие дубли будут найдены, то нужно будет выполнить повторную свёртку строк документа.

Если дубли не будут обнаружены, то появится диалог, в котором нужно будет нажать кнопку «Выполнить»:

16

Результатом будет заполнение значений в колонке «Кол-во книжн. ЕГАИС».

16. Создание на основании документов списания и постановки алкогольной продукции на баланс

Итак, мы подошли к заключительному этапу оформления результатов инвентаризации остатков ЕГАИС.

В отличие от инвентаризации товарных остатков, документ «Инвентаризация» не делает никаких корректирующих действий с остатками ЕГАИС при его проведении.

Для списания и постановки на баланс в ЕГАИС алкогольной продукции необходимо на основании документа «Инвентаризация» ввести два документа «Списание товаров» и «Акт постановки на баланс ЕГАИС», с последующей отправкой их в ЕГАИС.

Рекомендуется пользоваться режимом ввода на основании не из формы документа,а из формы списка, т.к. это позволит исключить создание подчинённых документовна основании модифицированного документа «Инвентаризация». (При использовании режима ввода на основании из формы документа, необходимо убедиться, что документ не модифицирован, и при необходимости нажать кнопку «Записать»).

Порядок ввода документов на основании – произвольный.

В примере создадим сначала «Акт постановки на баланс»:

17

Результатом будет заполненный акт.

Выберите в поле «Причина» значение «Продукция, полученная до 01.01.2016» и нажмите кнопку «Записать»:

Далее отправьте акт в ЕГАИС.

18

Процедура отправки акта в ЕГАИС и его подготовки к отправке ничем не отличаются от процедур, используемых при его ручном заполнении.

Теперь создадим «Акт списания»:

Результатом будет заполненный документ «Списание товаров».

Выберите в поле «Причина списания» значение «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС» (предполагается списание продукции, реализованной до 01.07.2016 г.) и нажмите кнопку «Записать»:

Далее отправьте акт в ЕГАИС.

Процедура отправки акта списания в ЕГАИС и его подготовки к отправке ничем не отличаются от процедур, используемых при его ручном заполнении.

19