1

Г.М. Гошовська

2

В підручнику розкриваються основні вимоги до ділових паперів, наводяться

найважливіші ознаки офіційно-ділового стилю української мови, подаються зразки

найпоширеніших документів , правила їх оформлення, завдання для самоконтролю.

Розраховано для студентів ліцейних груп («молодший спеціаліст») , а також для

учнів професійно-технічних навчальних закладів.

Комп’ютерний набір та верстка: Гошовська Г.М.

Видавництво ВПУ-34 , 2009р

3

Розділ І. Вступ. Офіційно-діловий стиль.

Документ – основний вид офіційно-ділового стилю Поняття літературної мови

Українська мова — слов'янська мова. Вона є національною мовою

українського народу. Українська національна мова існує:

а) у вищій у формі загальнонародної мови — сучасній українській літературній мові;

б) у нижчих формах загальнонародної мови — її територіальних діалектах.

Літературна мова — це оброблена, унормована форма загальнонародної мови, яка в

писемному та усному різновидах обслуговує культурне життя народу, всі сфери його сус-

пільної діяльності.

За функціональним призначенням — це мова державного законодавства, засіб

спілкування людей у виробничо-матеріальній і культурній сферах, мова освіти, науки,

мистецтва, засобів масової інформації

Літературна мова реалізується в усній і писемній формах.

Писемна форма літературної мови функціонує в галузі: державної, політичної,

господарської, наукової діяльності.

Усна форма літературної мови обслуговує безпосереднє спілкування людей,

побутові й виробничі потреби суспільства.

Сучасна українська літературна мова сформувалася на основі південно-східного

наріччя, увібравши в себе окремі діалектні риси інших наріч. Зачинателем нової

української літературної мови був І. П. Котляревський — автор перших великих художніх

творів українською мовою ("Енеїда", «Наталка Полтавка», "Москаль-чарівник''). Він

першим використав народнорозмовні багатств полтавських говорів і фольклору.

Основоположником сучасної української мови по праву вважають Тараса

Григоровича Шевченка. Саме він уперше "своєю творчістю підніс її на високий рівень

суспільно-мовної і словесно-художньої культури, заклав основи для розвитку в ній

наукового, публіцистичного та інших стилів та інших стилів літературної мови... У мові

творів Шевченка знайшли глибоке відображення народнопоетична творчість,

уснорозмовні форми народної мови". Традиції Т. Шевченка у розвитку української

літературної мови провадили далі у своїй творчості І. Франко, Леся Українка, Панас

Мирний, М. Коцюбинський та інші письменники.

В основу української літературної мови деякі письменники й до Т. Шевченка

намагалися покласти живу народну мову, але це мало переважно діалектний характер:

мова Г. Котляревського спиралася на полтавську говірку, мова Г. Квітки-Основ'яненка —

на харківську, мова І. Вагилевича, М, Шашкевича, Я. Головацького — на говірки

Галичини тощо. Т. Шевченко першим "піднісся до розуміння синтетичності і соборності"

літературної мови. Проте ще довго точилася дискусія щодо галицького впливу на

українську літературну мову. За збагачення її галицькими елементами доступали,О.

Пчілка, М. Драгоманов, В. Мова (Лиманський), М. Старицький, І. Франко, Леся Українка,

М. Коцюбинський. Проти були П. Куліш, І. Нечуй-Левицький, Б. Грінченко, А.

Кримський. Через певний час дискусія привела до засудження крайностей і ствердження

середньої лінії. Однак сучасна літературна мова широко використовує галицькі елементи:

в абстрактній лексиці (засада, властивість, зарозумілість, необізнаний, вплив, відчувати);

в поняттях побуту (парасоля, кава, серветка, цукерки, тістечко); адміністративно-

канцелярській сфері (звіт, уряд),подвійний наголос (засідання, роки, тисячі, часу);

вживання прийменників (о першій годині, за наказом, за десять хвилин одинадцята, по

обіді) .

Українська літературна мова постійно розвивається і збагачується. Цей процес

супроводжується усталенням, шліфуванням обов'язкових для всіх літературних норм.

4

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 1. Поясніть значення наведених слів(зверніться до словника)

Ембарго, акциз, валюта, кон’юктура, маркетинг, позика, кошторис, резюме

Вправа 2. Опрацюйте наведені речення і вилучіть з них зайві слова.

1. Кошти мають бути використані за цільовими призначеннями. 2 Звільнити

Спасенко О.П. з посади у зв’язку з невиконанням ним своїх прямих і непрямих

службових обов’язків. 3. Нам потрібно об’єднати воєдино усі свої палкі зусилля. 4. На

цьому засіданні слід підвести коротке резюме висловленого. 5. Мені треба подати до

відділу кадрів свою власну автобіографію.

Мовна норма Українська літературна мова як вища форма загальнонародної національної

мови, відшліфована майстрами слова, характеризується наявністю сталих норм,

які є обов’язковими для всіх її носіїв. Унормованість – основна ознака

літературної мови. Норма літературної мови — це сукупність загальноприйнятих правил

реалізації мовної системи, закріплених в процесі суспільної комунікації. Розрізняють орфоепічні, графічні, лексичні, граматичні, стилістичні, орфографічні та

пунктуаційні норми, опанування якими сприяє підвищенню культури мови. Орфоепічні норми регулюють правильну вимову звуків, звукосполучень та

наголошення слів. Для прикладу зосередимо увагу на порушеннях літературної норми у

вимові злитих звукосполучень [дж], [дз] та розрізнення приголосних [г], [ґ]. В усному мовленні [дж], [дз] в позиції на початку слова вимовляються здебільшого

правильно: джерело, дзвін. Всередині слова часто ці звуки вимовляються окремо, що є

порушенням норми: дослід/ження, поход/ження. В українській мові слід розрізняти [г] і [ґ]. Літера вилучена з правопису у 1933 році,

але третім виданням "Українського правопису" 1990 року поновлена, проте не всі слова з

цією буквою зафіксовані у цьому виданні. Найповніший список слів з літерою ґ подано в

"Орфографічному словнику української мови", яким варто послугуватися. оскільки

сьогодні втрачена літера вживається не лише згідно з нормою, а й на власний розсуд

мовців: біографія гатунок

монографія але ґрунт

організація підґрунтя Акцентуаційна норма в українській мові цілком сформована, але найменш усталена,

оскільки на наголос впливають діалекти та інші мови. Дедалі скорочується в українській

мові кількість слів з дублетним наголосом. Слід пам'ятати, як правильно наголошувати:

новий, фаховий, випадок, одинадцять, чотирнадцять, рукопис, машинопис, перепис,

книжки, шляхи тощо. Лексичні норми встановлюють правила слововживання. Вони відзначаються не

тільки стабільністю, а й рухливістю. Лексичні норми фіксуються Словником української

мови в 11-ти томах (1970-1980); Російсько - українським словником у 3-х томах (1983-

1985); Орфографічним словником української мови (1994) та іншими. У лексиці

офіційно-ділового стилю часто вживаються слова — кальки з російської мови, що є

наслідком недостатнього опанування лексичними нормами, невмілого використання

синонімів.

Норма Калька

постачальник поставщик

навчальний учбовий

численний багаточисельний

нечисленний малочисельний

захід міропрнємство

5

збігатися співпадати

зіставляти співставляти

наступний слідуючий

ставитися відноситися

Функціонування переважної більшості кальок в українській мові теоретично

обумовлене відповідними словотворчими моделями: підприємство, співіснувати,

багатогалузевий тощо.

Граматичні норми передбачають правильне вживання граматичних форм слів,

усталену побудову словосполучень, речень. Наприклад, у сучасній українській мові

обмежено вживаються активні дієприкметники теперішнього часу, які під час перекладу з

інших мов, зокрема з російської, замінюються прикметниками або іменниками: Українські Російські відповідники дієприкметники вирішальний решающий наступний последующий

попередній предшествующий

бездіяльний бездействующий

вступник поступающий

завідувач заведующий

службовець служащий

На особливу увагу заслуговують прийменникові конструкції, насамперед поширені у

діловому мовленні. Порушенням норми вважається вживання прийменника по, оскільки в

українській мові є чимало прийменників, які є вдалими замінниками, порівняйте:

Українські відповідники Російські конструкції

На ваш погляд по вашому усмотрению

у службових справах по делам службы

зі службового обов’язку по долгу службы

за наказом по приказу

після закінчення терміну по истечении срока

через недбалість по небрежности

за законом по закону

Стилістичні норми визначають вживання мовних засобів відповідно до стилю

мовлення. Наприклад, для офіційно-ділового стилю характерні сталі словосполучення —

мовні штампи, що зазнають суржикового викривлення внаслідок впливу російської мови.

Норма Порушення норми укладати угоду заключати угоду

брати участь приймати участь

впроваджувати у виробництво внедряти у виробництво

відшкодувати збитки возмістити убитки

витяг із протоколу виписка із протоколу

чинне законодавство діюче законодавство

обіймати посаду займати посаду

Орфографічні норми охоплюють правила написання слів та їх частин. Слова в

українській мові пишуться за такими принципами:

1) фонетичним (пишуться так, як і вимовляються): випробувати, підрозділ, дата,

бланк;

2) морфологічним (позначення на письмі складових частин слова незалежно від

їхньої вимови): підписуєшся, укладається, безстроковий, .зчитувати;

3) історичним (традиційним) (букви, морфеми/слова пишуться за традицією, а не

відповідно до норм): дзвінок, рівень, меншості, зосереджений, черговий;

4) смисловим (диференціюючим) (різне написання однозвучних слів, що мають

неоднакове значення): напам'ять - на пам'ять, вишневе — Вишневе, проте –про те.

6

Пунктуаційні норми регулюють вживання розділових знаків: крапки, знака питання,

знака оклику, трьох крапок, коми, крапки з комою, двокрапки, тире, дужок, лапок, абзацу;

вони полегшують сприймання тексту і виклад думок на папері.

Сучасна українська пунктуація ґрунтується на граматичному, смисловому та

інтонаційному принципах. Розділові знаки, вживані за граматичним принципом, с обов'язковими, бо зумовлені

граматичною структурою речення. Вони ставляться: в кінці речення (крапка, знак оклику,

знак питання, три крапки); між частинами складного речення (кома, крапка з комою, тире,

двокрапка); у простому реченні на місці пропущеного члена речення та між підметом і

присудком відповідно до правил (тире); при вставних і вставлених конструкціях,

звертаннях, вигуках (кома, тире, дужки, знак оклику); між однорідними членами речення

(кома) і при узагальнювальних словах (двокрапка, тире); при відокремлених членах

речення (кома, тире). Наприклад: Особисті офіційні документи — це документи, за

допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають

повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо,

закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.

За смисловим принципом розділові знаки ставляться з урахуванням семантики

речення та його структури. Проте досить часто, особливо в рекламних оголошеннях,

можна прочитати: Фірма оптом і в роздріб продає дитячий, жіночий, чоловічий, вовняний

одяг. Або: Фірма реалізує срібні ложки, ножі, виделки, меблі та сантехніку. Це типовий

приклад порушення смислового принципу вживання розділових знаків та пунктуаційної

норми у використанні однорідних членів речення. Правильно було б так: Фірма оптом і в

роздріб продає дитячий, жіночий, чоловічий вовняний одяг. Фірма реалізує меблі,

сантехніку та срібні столові набори: ножі, ложки, виделки. - На основі інтонації ставиться крапка, знак питання, знак оклику, три крапки, а іноді

й тире. Скажімо, у реченні: У документах відображено найрізноманітніші прояви життя

народу, його нелегку: історію — можна поставити й тире: У документах відображено

найрізноманітніші прояви життя народу — його нелегку історію. Цей принцип є

допоміжним до граматичного і смислового. Норми характеризуються системністю, історичною і соціальною обумовленістю,

стабільністю. Але разом з тим літературні норми з часом можуть змінюватися. У зв'язку з

цим у межах норми співіснують мовні варіанти, під якими розуміють видозміни однієї і

тієї й самої мовної одиниці, наявні на різних мовних рівнях: фонетичному, лексичному,

морфологічному чи синтаксичному. Варіанти виникають відповідно до потреб суспільства

в кодифікації написань і відображають тимчасове співіснування старого і нового в мові. У словниках українського літературного слововживання розрізняють варіанти:

акцентні (алфавіт і алфавіт), фонематичні (вогонь і огонь), морфологічні (міст, родовий

відмінок — моста і мосту). У процесі розвитку літературної мови кількість і якість мовних варіантів

змінюються. Мовні норми найповніше і у певній системі фіксуються у правописі,

словниках, довідниках, підручниках і посібниках з української мови. Культура писемного й усного мовлення всіх, хто користується українською мовою

як засобом спілкування, полягає в тому, щоб досконало оволодіти мовними нормами і по-

слідовно дотримуватися їх. Норми

літературної

мови

Регулюють правильність Приклади

Орфоепічні Вимови звуків,

звукосполучень, наголошення слів

(веидец’:а)

(шчиепити), (но

ушу)

(к’іхт’і), (іинод’і),

позаочі, добродій

Орфографічні Написання слів пів’яблука, пів-Європи, бриньчати,

деренчати

7 Лексичні Вживання слів у властивих

їм значеннях, правильне

поєднання слів

будь-яке (любе –непр.)

питання,

випрасував(погладив-непр.) одяг,

наступна(слідуюча –непр.) зупинка

Граматичні Творення слів, уживання

форм слів, побудови слів і речень

по містах і селах (по містам і селам –

непр.),

згідно з наказом,

відповідно до наказу (згідно наказу –

непр.),

найбільший(самий більший –непр.)

Стилістичні Використання мовних

засобів, властивих певному стилю

Ти (з якого питання-непр.) чому плачеш?

Серед проблем, якими займається колектив,

чільне місце (займає-непр.) посідає…

Пунктуаційні Вживання розділових

знаків

Це, може, й так, а може, й ні.

Літературна мова – це вища форма вияву національної мови, відшліфована форма

загальнонародної мови, якій властиві: багатофункціональність, унормованість,

стандартність, уніфікованість, розвинена система стилів.

Літературна мова має дві форми вживання:

1) Писемну, пов’язану з усіма названими нормами, крім орфоепічної та акцентної;

2) Усну – розмовно-літературний стиль, що включає всі норми, крім орфографічної.

Норми літературної мови – це сукупність загальноприйнятих правил, якими

користуються мовці в усному і писемному мовленні.

Норми

літературної мови

Регулюють правильність Приклади

Орфоепічні Вимови звуків,

звукосполучень,

наголошення слів

(веидец’:а)

(шчиепити), (ноушу) (к’іхт’і), (іинод’і), позаочі, добродій

Орфографічні Написання слів пів’яблука, пів-Європи,

бриньчати, деренчати

Лексичні Вживання слів у властивих

їм значеннях, правильне

поєднання слів

будь-яке (любе –непр.)

питання,

випрасував(погладив-непр.) одяг,

наступна(слідуюча –непр.)

зупинка

Граматичні Творення слів, уживання

форм слів, побудови слів і

речень

по містах і селах (по містам і

селам –непр.),

згідно з наказом,

відповідно до наказу (згідно

наказу –непр.),

найбільший(самий більший –

непр.)

Стилістичні Використання мовних

засобів, властивих певному

стилю

Ти (з якого питання-непр.) чому

плачеш? Серед проблем, якими

займається колектив, чільне

місце (займає-непр.) посідає…

Пунктуаційні Вживання розділових знаків Це, може, й так, а може, й ні.

8

Літературна мова – це вища форма вияву національної мови, відшліфована форма

загальнонародної мови, якій властиві: багатофункціональність, унормованість, стандарт

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 3. Опрацюйте наведені речення і вилучіть з них зайві слова.

1. Кошти мають бути використані за цільовими призначеннями. 2. Звільннти

Спасенко О.П. з посади у зв’язку з невиконанням ним своїх прямих і непрямих

службових обов’язків. 3. Нам потрібно об’єднати воєдино усі свої палкі зусилля. 4. На

цьому засіданні слід підвести коротке резюме висловленого. 5. Мені треба подати до

відділу кадрів свою власну автобіографію.

Вправа 4. Відредагуйте речення

1. Декану НПУ ім. М.П. Драгоманова доц Кравченко Семенуу Івановичу студента 13

групи природничо-географічного факультету Мілютенко Михайла Тимофійовича.

2. Я, Данилко А.А., народився 1.12.1986року;

3. Прошу прийняти мене на посаду менеджера по рекламі з 15. ІV. 2002р із

випробовувальним строком 1 місяць.

Стилі сучасної української літературної мови.

Використовуючи мову в повсякденному житті, люди, залежно від потреби,

вдаються до різних мовних засобів. Відповідь на занятті відрізняється від виступу

на зборах. Коли студент пише твір, він старанніше добирає й будує речення, ніж

коли він пише приватного листа. Залежно від змісту і цілеспрямованості

висловлення, а також від індивідуальної манери та уподобань у процесі мовлення

відбуваються певний добір і комбінування найпридатнішнх і найпотрібнішнх саме для цієї

мовної ситуації наявних у мові співвідносних варіантів слів, форм. Словосполучень,

конструкцій речень тощо. Отже, художній твір(новеле, оповідання), наукова стаття, наказ

керівника установи, протокол, написані однією мовою, відрізняються набором мовних

засобів, специфічними особливостями у мовному оформленні. Таке розрізнення

називається стилістичною диференціацією мови.

Літературна мова поділяється на стилі. Слово «стиль» - багатозначне, воно

походить від латинського stylus – «паличка для письма», тобто письмове знаряддя, яке

використовувалося в часи античного Риму і середньовіччя. В літературі і взагалі у

мистецтві стиль означає певну єдність художніх образів і форм їх вираження. Стиль

означає також спосіб, прийом, метод певної діяльності.

Стиль – це різновид літературної мови (її функціональна підсистема), що обслуговує

певну сферу суспільної діяльності мовців і відповідно до цього має свої особливості

добору й використання мовних засобів(лексики. Фразеології, граматики, фонетики).

Кожний стиль має:

Сферу поширення (коло мовців);

Призначення;

Систему мовних засобів;

Стилістичні норми;

Підстилі;

Жанри реалізації.

Мовний стиль –це сукупність мовних засобів вираження, зумовлених змістом і

цілеспрямованістю висловлювання.

9

В українській літературній мові традиційно виділяють п’ять функціональних

стилів:

1) Науковий;

2) Офіційно-діловий;

3) Публіцистичний;

4) Художній;

5) Розмовний, або стиль побутового мовлення.

Кожен із стилів має свої характерні особливості і реалізується у властивих йому

жанрах. Жанри – це різновиди текстів певного стилю. Що різняться насамперед метою

мовлення. Сферою спілкування та іншими ознаками.

Проте функціональні стилі не існують відокремлено один від одного. У будь-якому

з них переважають загальномовні. Між стильові засоби. Незважаючи на те, що кожен

вирізняється специфічними елементами, властивими тільки йому.

Основні ознаки стилів та їх жанрів можна представити у вигляді таблиці.

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 5. Знайдіть вірну відповідь.

1. Основними ознаками літературної мови :

А) унормованість;

Б) наявність усної і писемної форм існування;

Назва

стилів

Основні види

висловлювань

Основні ознаки стилів і жанрів мовлення

Мета

мовлення

Сфера спілкування

Мовні особливості стилю

Ро

змо

вн

ий

Бесіди(діалоги),

записки, листи

близьким людям

Обмін

інформацією,

думками,

враженнями,

прохання та

подання

допомоги,

виховний вплив

Побутові стосунки з

родичами, друзями,

знайомими

Широко використовуються побутова

лексика, фразеологізми, емоційно

забарвлені й просторічні слова,

звертання, вставні слова, вигуки,

неповні речення тощо.

Нау

ко

ви

й Дисертація,

монографія, стаття,

підручник, лекція,

відгук, анотація,

рецензія

Повідомлення

про результати

наукових

досліджень

Наука, техніка, освіта

Характерні мовні засоби:

терміни, спеціальна фразеологія,

складні синтаксичні конструкції;

повні речення; логічність, точність,

обґрунтованість викладу.

Оф

іцій

но

-

діл

ов

ий

Закон, кодекс,

статут, наказ, указ,

оголошення,

доручення, розписка,

протокол, акт,

інструкція, лист тощо

Регулювання

офіційно-

ділових

стосунків

Офіційно-ділові

стосунки

Переважають стилістично

нейтральні мовні засоби: стандартна

канцелярська лексика, складні

речення, немає емоційно забарвлених

слів; виклад гранично точний

Пу

бл

іци

сти

ч

ни

й

Виступ, нарис,

публіцистична стаття,

памфлет, фейлетон,

дискусія

Обговорення,

відстоювання та

пропаганда

важливих

суспільно-

політичних ідей,

сприяння

суспільному

розвитку

Громадсько-

політичне життя

Використовуються суспільно-

політична лексика, емоційно

забарвлені слова, риторичні

запитання, вигуки, повтори; тон

мовлення пристрасний, оцінний

Ху

до

жн

ій

Трагедія, комедія,

драма, водевіль,

роман, повість, поема,

вірш, байка

Різнобічн

ий вплив на

думки й почуття

людей за

допомогою

художніх образів

Мистецтво

слова

Застосовуються всі мовні

засоби, особливо широко – слова в

переносному значенні

10

В) наявність територіальних діалектів;

Г) полі функціональність;

Д) над діалектна форма існування;

Е) функціонування у галузі державної та політичної діяльності.

2. За походженням виділяють такі види документів:

А) вхідні;

Б) вихідні;

В) службові;

Г) особисті;

Д) стандартні;

Е) індивідуальні.

Основні ознаки офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів, розпоряджень,

постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів,

наказів, анкет, розписок тощо. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки

знаходимо в документах XI—ХП ст. (Мстиславова грамота 1130р.), в

українсько-молдавських грамотах, українських грамотах XIV та XV ст., українських

літописах (офіційні листи, угоди і т. ін.). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його

жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному,

громадському, економічному й політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають

виразні відмінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офіційно-

ділового стилю характерні й спільні мовні риси.

1. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів

склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення та

способу оброблення. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зруч-

ними для зорового сприймання. . Підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.

2. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у

висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних

авторських рис.

3. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень

документів. Найхарактерніші прояви стандартизації такі :

А) широке вживання готових словесних формул типу у зв'язку з, відповідно до, з

метою, згідно з, що спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів;

Б) повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат

досягнення однотипності вираження думки.

4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від

того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно від того, яку саме галузь

суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-

політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.

5. Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.

6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього

часу із значенням поза часовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце,

виробнича рада розглядає. Вживаються і такі звороти, як з оригіналом згідно, складено й

завірено (засвідчено) у двох примірниках, вжити заходів,визнати за можливе, звернутися

із заявою, надати слово, оголосити подяк, накласти резолюцію.

7. Найхарактерніші речення — прості поширені (кілька підметів при одному

присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних

членів тощо). Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв’язком.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документацій них тверджень,

точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту

11

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 6. Дайте визначення офіційно-ділового стилю та назвіть його головні

ознаки.

Вправа 7. Дайте відповіді на питання тексту:

1. Виберіть правильно побудовану конструкцію: відсутній по хворобі; відсутній

за хворобою; відсутній через хворобу.

2. Виберіть правильний варіант оформлення фрагмента протоколу: повістка дня;

повістка денна; порядок денний.

3. Виберіть правильний варіант оформлення фрагмента автобіографії:

…поступив(ла) у желізнодорожний технікум; …вступив (ла) у желізнодорожний

технікум; … вступив (ла) до залізничного технікуму.

4. Виберіть рядок з правильними назвами документів: довіренність, довідка.

Пояснювальна записка; доручення, довідка, пояснююча записка; доручення, справка,

пояснювальна записка; доручення, довідка, пояснювальна записка.

5. Виберіть правильний варіант оформлення документів: а) … звільнитися по

власному бажанню; б) …звільнитися за власним бажанням; в)…звільнитися з власного

бажання.

Офіційно-діловий стиль — мова ділових паперів

Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів: розпоряджень,

постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, указів, актів,

законів, наказів, анкет, розписок тощо. Основна функція офіційно-ділового стилю

- інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його

жанрову розгалуженість, а більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне

спілкування.

Документ — основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи

використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя.

Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ»

6агатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний

словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних

фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація (наприклад,

перфораційна картка).

Автори "Універсального довідника – практикума з ділових паперів» тлумачать

документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти,

події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на

спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної

інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки,

зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання

документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських

дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення

певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в

12

управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так,

планування відбувається за допомогою різних планів; облік - у вигляді складання й

обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації;

інструктування — шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль —

збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій,

покладених на управлінський апарат.

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 8 Як нумеруються у документах сторінки, якщо він складений на

двох і більше аркушах паперу?

Вправа 9 Виберіть вірну відповідь

1. За місцем виникнення виділяють такі види документів:

А) внутрішні;

Б) зовнішні;

В) вхідні;

Г) вихідні;

Д) стандартні;

Е) індивідуальні.

2. Документи щодо особового складу-це:

А) документи, у яких фіксуються угоди між сторонами про встановлення ділових

відносин, пов’язаних із господарською діяльністю, і які регулюють ці відносини;

Б) документи, пов’язані з процесом зарахування особи на роботу і її звільнення,

визначенням і забезпеченням прав та обов’язків працівника, що регламентуються

законодавством України;

В) угоди між особами, що наймаються на роботу, та керівниками підприємств(установ,

організацій), за якими працівники зобов’язуються виконувати роботу, визначену цією

угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а керівник

підприємства або уповноважений ним орган зобов’язується виплачувати працівникові

заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи,

передбаченої законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін.

3. За призначенням виділяють такі види документів:

А) для службового користування;

Б) щодо особового складу;

В) для загального користування;

Г) організаційні;

Д) довідково-інформаційні;

Е) організаційно-розпорядчі;

Є) розпорядчі;

Ж) обліково-фінансові;

З) господарсько-договірні;

Й) кадрові.

Історія документів в Україні.

3 поняттям документа нерозривно пов'язані поняття архіву та бібліотеки .

Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчене

літописами. Місцем збереження державно-правових актів, інших документів

були церкви чи монастирі, які водночас слугували архівами та бібліотеками. Найперші

бібліотеки в Україні почали з'являтися в XI столітті, зокрема у Києво-Печерському

монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали

змогу користуватися :духовні та світські особи. Такі збірки мали князі й бояри

13

(СвятославІІ Ярославич, Володимир Волинський, Микола Святоша Чернігівський),

церковні братства (Ставропігійське братство у Львові), вище духівництво (Петро Могила,

Лазар Баранович, Тимофій Прокопович, Дмитро Туптало), а також українські

старшини (Кирило Розумовський, Григорій Потьомкін, родини Кочубеїв Милорадович).

Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно -

правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах.

Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних

матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня,

Варшави тощо.

Тільки утворення Української держави в 19І7 році поклало початок національному

архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної

культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали

життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Скажімо, для історії княжої України (часи Київської держави Х -ХІІІ ст. та

Ґалицько - Волинської держави XIII-XIV ст.) основними джерелами є літописи, що

збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс (1425 р.), Лаврентіївський

кодекс (1377 р.)), актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією), княжих грамот

(грамоти галицько-волинських князів XVI ст.), правових кодексів ("Руська правда",

церковні устави) тощо.

Для литовсько-польської доби (ХІV-ХVІІ ст.) характерні грамоти великих князів

литовських і королів польських, акти сеймів, "Литовська метрика", "Коронна метрика",

"Судебник" Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських,

міських, судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій,

документи приватні (маєткові та фамільні) тощо. Поважне значення в цей період мають

джерела іноземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки,

літописи московські, польські, турецько-татарські, спогади західноєвропейських

мандрівників, листи, щоденники, описи ( «Щоденник» Е. Лясоти, "Опис України" Г. ле

Вассера де Боплана).

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і

збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України

визначається українське походження і зміст документів ХVІІ – ХVІІІ. Основними

джерелами цієї доби є: міжнародні договори, (зокрема, гетьманські статті ХVІІ-ХVІІІ ст.),

конституції (Бендерська конституція 05.04. 1710), універсали й листи гетьманів, акти

Генеральної військової канцелярії, акти Генерального військового суду, акти

Генерального скарбу, акти Генеральної артилерії), акти полкової адміністрації й

судочинства, акти сотенних урядів, акти міського самоврядування (магістратів і ратуш),

акти й документи церковних та культурно - освітніх інституцій. Залежність України від

московської царської, а згодом російської імперської влада зумовлює появу таких видів

історичних джерел, як документи російського уряду, які стосувалися України, документи

російських установ, які діяли на території України ("Малороссийская коллегия",

"Канцелярия министерского правлення Малороссийских дел»). Після скасування

української автономії у другій половині ХVІІІ ст. з'являються документи російських

установ, які керували колись Гетьманщиною (намісництва, генерал-губернаторства тощо).

Серед документів слід виділити "Права, за якими судиться малоросійський народ" (І743

р.), а також "Полное собрание законов Российской Империи".

Першорядне значення в історії цієї доби має документальний матеріал офіційного

походження, проте все більшої вати набувають приватні документи: матеріали маєткових і

фамільних архівів, щоденники, мемуари, листи.

Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України

(починаючи з XVII ст.). Тексти літописів цього періоду (Самовидця, Самійла Величка,

14

Григорія Граб'янки), крім суто літописного матеріалу, містять всілякі документи

(універсали, листи тощо), хоч деякі з них сфальсифіковано,

Різноманітний матеріал дають чужоземні джерела -- московські, польські,

турецько-татарські, молдавсько-волоські, угорські, шведські, західноєвропейські

документи; щоденники, спогади, листи.

Саме цієї доби поряд із рукописними джерелами з’являються друковані, які

набувають особливого значення вже в наступний період .

У ХІХ-ХХ ст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого,

зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя;

через те документи доводиться класифікувати. Чужоземні матеріали цього періоду

втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали

державних, громадських установ та організацій, приватні архіви. Можна виділити

декілька груп документів цієї доби:

1) щоденники, мемуари, листи українських діячів ХІХ - XX ст. (Тараса Шевченка,

Івана Франка, Михайла Драгоманова, Володимира Антоновича та інших);

2) акти й документи установ Української держави 1917-1921 рр,

3) документальні матеріали політичної еміграції,

4) документи установ УРСР,

5) ділові папери незалежної України (з 24 серпня 1991 року).

Сьогодні особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні

документаційні системи (зовнішньоекономічна, банківська, юридична, дипломатична

тощо). Найчисленнішою є система управлінських документів, класифікованих за певними

ознаками.

Критерії класифікації документів

№ Ознаки класифікації Групи документів

1 За найменуванням Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка,

протокол та ін.

2 За походженням Службові(офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами

та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в

установленому порядку.

Особисті документи створюються окремими особами поза сферою

їх службової діяльності

3 За місцем виникнення Внутрішні, зовнішні.

До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише

всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування

установи з іншими установами чи організаціями.

4 За призначенням Щодо особового складу(особові офіційні документи), кадрові,

довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-

договірні, організаційні, розпорядчі.

5 За напрямом Вхідні, вихідні

6 За формою Стандартні(типові) й індивідуальні(нестандартні).

Стандартні – це документи, які мають однакову форму й

заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими

правилами(типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному

випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть

від руки (протоколи, накази, заяви)

7 За терміном виконання Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові

Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку

загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До

15

них зараховують також документи, які є терміновими за способом

відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових

належать документи, які мають позначення «дуже терміново».

8 За ступенем гласності Для загального користування, службового користування,

таємні, цілком таємні.

9 За стадіями створення Оригінали, копії.

Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його

примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його

засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення

оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі

праворуч “копія’’. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.

Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка

залишається у відправника.

Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його

частину, робиться витяг.

Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з

втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат

рівноцінні.

10 За складністю(кількістю

відображених питань) Прості, складі.

Прості – відображають одне питання, складні - декілька

11 За терміном зберігання Тимчасового (до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного

зберігання

12 За технікою відтворення Рукописні, відтворені механічним способом

13 За носієм інформації На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці,

дискеті

Сучасні вимоги до складання та оформлення документів

Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90.

Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення

таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів,

що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах

управління.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ. Кількість

реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його

змістом.

Вимоги до оформлення ділової документації:

1. Для складання службових документів в установах належить використовувати

папір форматів А4 (210×297мм) та А5 (148×210мм).

2. Усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки

виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим

додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для

інших видів організаційно-розпорядчих документів;

- бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього

розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим

(початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі)

або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі)

способом;

- бланки належить виготовляти друкованим способом на білому папері або на

папері світлих тонів;

- бланки документів повинні мати такі поля:

ліве-20 мм; верхнє – не менш як 10 мм; праве і нижнє – не менш як 8 мм.

16

На бланках оформляються заяви працівників, окремі службові довідки тощо.

Кожний документ умовно можна поділити на три частини:

1) заголовна (до неї відносять усі реквізити, передбачені до тексту документа);

2) основна (реквізити: «Текст», «Відмітка про наявність додатків»);

3) оформлення (реквізити, що розміщуються нижче від додатків).

4) Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед

нею проставляється 0: 03.04.98.

Якщо текст документа друкується з одного боку документа, то номери

проставляються по середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не

менше 10 мм від краю.

Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи. Реферату,

яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву

видавництва тощо.

Традиційно відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша.

Якщо титул починається із ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього

поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть

їх, а прізвище автора зазначають через 5 інтервалів від них.

Назва книги пишеться великими буквами на 30-му інтервалі від верхнього зрізу

сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожний рядок пишеться через два

інтервали.

Назва видавництва, місце і рік видання пишуться на межі нижнього поля

маленькими літерами.

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довший ніж 40 знаків. Не

дозволяється у заголовку переносити слова.

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після

назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.

Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань мовної політики

при Президентові України

Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали.

Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля нового поля.

Крапка після заголовка не ставиться. Короткі заголовки пишуться з проміжком в один

знак між буквами в межах одного слова, наприклад:

З М І С Т

Підзаголовок пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і

підзаголовком – два інтервали, а від підзаголовка до тексту – три чи чотири.

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ОПИСУ

частини, елементи й ділянки опису

чи:

Ілюстрації, написи, підписи, текст

Примітки – додаткова помітка, пояснення до тексту.

1. Слово «Примітка» пишеться малими літерами (перша літера – велика) біля

лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.

2. Текст примітки друкується справа, у стовпчик. Наприклад:

Примітка. Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п’яти знакам.

3. Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою

(між ними проміжок в 2 інтервали.

Додатки оформляються як примітки.

17

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 10 . Визначте, які поля залишаються з усіх боків сторінки

документа.

Вправа 11. Знайдіть вірну відповідь.

1. Сукупність послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами мовної

системи речень – це:

а) документ; б) текст документа; в0 назва виду документа; г) абзац.

2. Від першої особи пишуться такі документи:

а) протокол; б) заява; в) автобіографія; г) довідка; г) доповідна записка; д) наказ;

е) характеристика.

Основні правила оформлення реквізитів

№ Реквізити Розташування та правила оформлення

1 Державний герб Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

2 Емблема організації чи підприємства

Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3 Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

4 Код підприємства, установи, організації

У верхньому правому кутку

5 Код форми документа У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6 Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

7 Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа

У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

8 Назва структурного підрозділу

У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.

9 Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку

У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул.. Пирогова, 8, т.221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632512 в Українбанку м. Києва МФО № 321518

10 Назва виду документа Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.

11 Дата Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом ( 24 серпня 1999р) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день,

18

місяць, рік – 17.06.99 ( тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

12 Індекс У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36. Де 02- шифр структурного підрозділу; 10 – номер справи; 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

13 Посилання на індекс та дату вхідного документа

У вхідній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 –індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер

14 Місце укладання чи видання

У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту , де видається документ

15 Гриф обмеженого доступу до документа

З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка «для службового користування», «таємно», «цілком таємно»

16 Адресат З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент-назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи. То поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі – тоді перед її прізвищем. Наприклад: Друкарня « Преса Никонову Миколі України» Петровичу Головному вул.. Грінченка, редакторові буд. 7. КВ. 19 Романову В.О. Київ - 0401004

17 Гриф затвердження У верхній частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів. Організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ; - назва посади; - особистий підпис; - ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; - дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи

18 Резолюція У парвому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:

- прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений

19

документ; - вказівка на порядок виконання документа; - термін виконання документа; - особистий підпис керівника; - дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою

19 Заголовок до тексту Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа відображає головну ідею документа і. здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа

20 Відмітка про контроль З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. ЇЇ проставляють за формою «К» або «Контроль»

21 Текст Складається з таких логічних елементів: - вступу; - доказу; - закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)

22 Відмітка про наявність додатка

Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:

1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 арк. у № прим.;

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається : Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

23 Підпис Підписують, як правило. Перший примірник документа. До складу підпису входять:

- зазначення посади ( з лівого боку); - підпис ( між назвою посади й прізвищем); - ініціали й прізвище особи, що підписала документ

(праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор зош № 277 зош № 287 /підпис/ /підпис/ Л.М. Семенова Ю.Ю. Некрасов

20

Розшифрування підпису в дужки не береться

24 Гриф узгодження Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє ( з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє ( з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

- слова «УЗГОДЖЕНО»; - назви посади службової особи. З якою узгоджується

документ, та назви установи; - особистого підпису; - його розшифрування; - дати.

Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту «ПІДПИС» або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор зош № 243 /підпис/ К.С. Кущаєва 01.02.99.

25 Віза Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування. Віза складається з :

- особистого підпису особи, що візує;ї - дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис( зазначаються ініціали й прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б.М. Сайко 27.04.99 Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі

26 Печатка Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. д.

27 Відмітка про засвідчення копій

У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою.

28 Прізвище виконавця та номер його телефону

Цей реквізит обов’язковий на вихідних документах (листах, довідках. висновках). Складається з:

- прізвища виконавця; - номера його службового телефону.

Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа

21

29 Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:

- стислу довідку про виконання; - слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має

бути підшитий документ; - дату скерування документа до справи; - підпис керівника структурного підрозділу або

виконавця

30 Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій

Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:

- запис «Інформація перенесена на машинний носій»; - підпис особи, відповідальної за перенесення даних; - дату перенесення

31 Відмітка про надходження

Містить: - скорочену назву організації, що отримала документ; - дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штепселя організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

- назву організації; - дату надходження; - індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа

Розділ ІІ. Документи щодо особового складу

Заява, її реквізити та оформлення.

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому

викладається певне прохання. Належить заява до документів щодо особового

складу.

Заяви бувають від організацій, установ та особисті. В особистій заяві реквізити

рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по

батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де

працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце

роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово Заява з великої літери й не

ставиться крапка.

З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання

з коротким його обгрунтуванням.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала

заяву.

Варто пам’ятати: під час написання тексту заяви спостерігаються варіанти в

таких деталях оформлення: прізвище керівника установи або закладу. До якого

звертаються із заявою, може вказуватися або не вказуватися; серед даних про освіту

особи, котра звертається із заявою, номер і серія паспорта ставляться лише тоді, коли у

заяві йдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються, може починатися

словами: До заяви додаю (тоді назви доданих документів ставляться у знахідному

відмінку: довідку, автобіографію), може починатися словами: До заяви додаються такі

22

документи ( далі назви документів у називному відмінку) або словом Додаток: 1…; 2…;

3….

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до

заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи

перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Зразок 1:

Деканові природничо-географічного

факультету Національного

педагогічного університету

імені М.П. Драгоманова

доц. Командишку В.К.

студента ІІ курсу відділення

«Географія й фізкультура»

Возного Петра Миколайовича

Заява

Прошу допустити мене до складання іспитів. 4 січня я ліквідував

академзаборгованість: склав залік з практичного курсу української мови.

15.01.99 Власноручний підпис

Зразок 2.

Ректорові Чернігівського

педагогічного інституту

проф. Власенку С. С.

студента Харківського

державного університету

Шевченка Сергія Івановича

Заява

У зв'язку з переїздом моїх батьків до м. Чернігова на постійне проживання прошу

зарахувати мене студентом III курсу фізико-математичного факультету зі спеціальності

«Математика й фізика».

Додаток:

1. витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.;

2. характеристика, видана Харківським державним університетом на 1 арк. в 1 пр.:

3. свідоцтво про народження на 1 арк. в1пр.;

4. довідка про місце проживання на І арк. в 1 пр.

20.07.99 Власноручний підпис

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 12. Прочитайте текст. Знайдіть помилки в оформленні. Текст

відредагуйте і запишіть.

Директору київської середньої

школи № 22

Випускника педагогічного

інституту

Волошина А.П.,

що мешкає по вулиці

23

Б. Грінченка, 13, кв. 70

Заява

Прошу прийняти мене на посаду вчителя фізики. До заяви додаю копію диплома про

закінчення інституту, копію трудової книжки.

28.08.99 р.

Підпис

Вправа 13 Напишіть заяву на ім’я ректора Львівського політехнічного інституту (ви

бажаєте вступити на навчання )

Вправа 14. Виправити допущені помилки в заяві, записати правильні варіанти.

Деректор ВПУ-34

Пелипіву І.М.

учня групи 13

Козака Петра

Заява

Прошу Вас надати мені матеріальну допомогу у зв’язку з вашким матеріальним

становищем

24. 12.2007р Козак

Вправа 15. Напишіть заяву на ім'я директора училища про прийняття на роботу майстром

виробничого навчання

Автобіографія Це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Це життєпис, документ щодо особового складу, що в ньому особа

повідомляє основні факти своєї біографії. Документ, як правило, пишеться

власною рукою на чистому паперовому аркуші. Іноді підприємство чи установа,

яка приймає осіб на роботу або навчання. Укладає спеціальний бланк. Характер тексту

автобіографії розповідний, виклад відомостей – за хронологією.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, у якому зазначаються:

- прізвище, ім’я, по батькові;нг

- дата народження;

- місце народження;

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів,

у яких довелося навчатися);

- відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній

послідовності про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

3. Дата написання.

4. Підпис.

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Зразок:

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Назаренко В’ячеслав Дмитрович, народився 10 вересня 1968 року в м. Крюківську

Кам’янець-Подільського району Хмельницької області.

У 1975 році пішов до першого класу СШ №4 м. Крюківська. Після закінчення школи

у 1985 році вступив до Київського державного педагогічного університету ім. М.П.

Драгоманова на історичний факультет.

24

У 1990 році закінчив повний курс названого університету за спеціальністю «Історія»

. По закінченні університету мені присвоєно кваліфікацію вчителя історії. З вересня 1990

року працюю вчителем у ПТУ № 24 м. Києве.

Склад сім’ї:

дружина – Назаренко Мар’яна Рудольфівна, 1969 р. народження, вчитель біології

середньої школи № 12 м. Києва;

син – Назаренко Леонід В’ячеславович, 1989 р. народження.

12 жовтня 1990р. В.Л. Назаренко Зверніть увагу, що назву документа (Автобіографія) пишуть посередині рядка.

Трохи нижче верхнього поля. Кожне нове повідомлення має починатися з абзацу.

Усі дати пишуть за таким зразком: 18 червня 1998 року, у лютому 1998 року,

протягом 1997/98 навчального року та ін..

Дату написання ставлять ліворуч під текстом, підпис автора –праворуч.

Аналізуючи мовні засоби і прийоми творення тексту автобіографії, зверніть увагу

на складні випадки використання числівників у ділових паперах.

Хвилинка-сміховинка

Моя автобіографія

Народився я чи не народився, але є – це факт. Дати свого народження я

не пам’ятаю, але батьки кажуть, що це було тоді, коли в нас була корова

Майка.

Я був у дитинстві розбишакою, як-то кажуть, ганяв горобців. Але, пішовши до

школи, я виправився, проте не зовсім. Вчився не дуже добре. Особливо не любив писати,

тому «малюю», як курка лапою.

З ранніх років я виявив великі здібності в кулінарії. Батьки казали, щоб учився на

повара. Але я вступив до школи м. Києва, щоб потім казали: «Це той, з кулінарного…»,

хоча я Хазанова дуже шаную й люблю. Жив у родичів і навчався в середній школі №4,

тепер – студент ІІ курсу столичного вузу.

4.05.99р Покірний ваш слуга Калиніченко Олексій

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 16. Напишіть автобіографію, дотримуючись чіткої послідовності подій.

Вправа 17. Виправити допущені помилки в автобіографії, записати правильні

варіанти.

Автобіографія Я, Вербищенко Анатолій Вікторович, народився 22 червня 1977 року в с.

Озерце, Тлумацького району Черкаської області. В 1980 по 1991 навчався у Калинівській ЗОШ, яку закінчив. Після школи навчався в училищі. Тепер працюю продавцем у «Наталії». Моя фамілія : Віктор Іванович та Дарія Богданівна з дитинства працюють

на консервному заводі. Цього року на пенсію. 2002рік,25травня Підпис

Характеристика

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і

моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це

офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а

25

другий (копію) підшивають до особової справи.

Основні реквізити характеристики:

1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання

своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у

колективі.

4. Дата складання.

5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала

характеристику.

Текст викладається від третьої особи.

Зразок: Характеристика

Шмельова Віктора Петровича, учня 11 класу

Прилуцької середньої шкоди Чернігівської області,

1973 року народження, українця.

Віктор Шмельов протягом навчання в середній школі зарекомендував себе здібним

учнем.

До навчання ставиться сумлінно, має глибокі і міцні знання з усіх предметів,

усебічно розвинений. Багато читає художньої літератури. Особливий інтерес виявляє до

театрального мистецтва, очолює шкільний драматичний гурток і дуже цим захоплюється.

Як член учнівської лекторської групи, Віктор виступав перед учнями з доповіддю

"Сучасна музика".

Протягом навчання в школі виявляв активність у громадській та суспільна корисній

роботі. Під час літніх канікул В. Шмельов керував ланкою учнівської виробничої бригади,

особисто показував приклад сумлінного ставлення до праці.

Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до

власних вчинків, до поведінки товаришів і відверто про це говорить.

За відмінне навчання, зразкову поведінку та активну участь у громадській роботі

педрада просить облвно нагородити Віктора Шмельова золотою медаллю.

Директор школи (підпис) І.П. Алексеев

Класний керівник (підпис) К. П. Гур'їн

Хвилинка-сміховинка

Характеристика – рекомендація

Учень 8-го класу Іван Парадинський –

Відмінник навчання, юнак товариський.

Вдумливий. Під настрій схильний до гримас:

коли скорчить міну –

розсмішить весь клас.

Стриманий і скромний.

Безумовно з хистом.

Учні його люблять

і звуть Артистом.

Як читає гумор – в залі дружний сміх.

Привітний. Уважний до всіх.

Невтомний у своїй кипучості.

Пише гарні твори, грамотні диктанти.

Рекомендується до участі

26

В конкурсі «Юні таланти».

Керівник 8-го класу Олена Їжакевич.

Д. Білоус

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 18 . Заповніть таблицю, визначивши класифікаційні ознаки документів.

За

найменуванням

За походженням За місцем

виникнення

За стадіями

створення

З носієм

інормації

Автобіографія

Резюме

Характеристика

Вправа 19. Розташуйте реквізити характеристики у послідовності, типовій для цього

документа.

1. Підпис посадової особи.

2. Назва виду документа

3. Текст документа

4. Заголовок

Вправа 20. Розташуйте правильно елементи заголовка документа.

Характеристика Трохименка Максима Віталійовича учня 11-Б классу СЗШ № 38 м. Києва,

українця, 1985 року народження;

Резюме

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання ,

трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особистості, яка його складає..

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів

резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:

1. Назва документа

2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.

3. Мета складання резюме.

4. Досвід роботи.

5. Освіта .

6. Знання мов.

7. Контактний телефон.

Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спочатку називається посада, яку ви

обіймаєте зараз, потім у зворотному хронологічному порядку перераховуються посади, які ви

обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.

Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм

викладу.

У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здійснюється комп’ютерне вивчення

резюме, що полягає у виділення головних (стрижневих) слів: назв компаній, фірм, посад,

стажу роботи, здобутої освіти. Комп’ютер «переглядає» резюме кожного із претендентів на

вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає йому певний

порядковий номер. Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують

дотримуватися таких правил:

1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

2. Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку

ви хочете обійняти. Під час комп’ютерного вивчення дієслова не читаються, а

враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.

27

3. Для кожного конкурсу складайте окреме резюме.

4. Намагайтеся не вживати такі слова, як «я», «ми». Замість них вживайте на

початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав,

обізнаний з.

5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

6. Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (ні

в якому разі не крейдяний.

Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще

зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Пам’ятайте: із тексту резюме має вимальовуватися образ автора – досвідченого,

надійного, чесного працівника.

Зразок:

Неллі Грошева

Домашня адреса: м. Івано-Франківськ,

вул. Грушевського, 12/2

Телефон: 23-34-33

Електронна пошта: nelli@karpaty.net

Дата і місце народження: Львівська обл., 20 квітня 1973р

Сімейний стан: одружена, 3-річний син

ПОСАДА,НА ЯКУ ПРЕТЕНДУЮ:

Начальник юридичного відділу. ОСВІТА:

1982-1988, Ташкентський державний університет, юридичний, вечірнє відділення. НАПРЯМКИ ЗАЦІКАВЛЕННЯ:

Право, юриспруденція. ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ:

1990-1995 – працювала у київському ТОВ «СПЕКТР»

1995-1998 - співробітник адвокатської контори «Право», м. Київ.

1998-2002 - юридичний консультант Івано-Франківського комерційного банку «Аркада» ПРОФЕСІЙНІ МОЖЛИВОСТІ:

3а час роботи брала участь у вирішенні спорів в усіх інстанціях господарського суду, у т.ч.

зі стягнення дебіторської та кредиторської заборгованості та штрафних санкцій, зі спорів

нематеріального характеру (переддоговірних, визнання недійсними актів державних контролюючих

органів, у т. ч. рішень деревної податкової служби про накладання фінансових санкцій), з оскар-

ження дій судовиконавців, зі справ щодо банкрутства, забезпечувала представництво в комітетах

кредиторів та ліквідаційних комісіях, брала участь у захисті прав підприємства в судах загальної

юрисдикції в трудових спорах та спорах з відшкодування завданої шкоди (матеріальної та моральної),

оскарження незаконних дій посадових осіб державних органів, займалась договірною роботою,

питаннями зовнішньоекономічної діяльності та іноземного інвестування, нотаріального

опротестування векселів та стягнення вексельного боргу за простроченими векселями, розробляла

внутрішні накази та розпорядження, інструкції, положення та інші локальні акти підприємства,

оформляла матеріали для правоохоронних органів та органів прокуратури за фактами розкрадання

та знищення майна підприємства, займалась оформленням документів, пов'язаних, із створенням

нових підприємств та вирішувала інші питання в різноманітних галузях права.

ІНШІ МОЖЛИВОСТІ:

Неодноразово проходила курси підвищення кваліфікації, одержала ліцензію спеціаліста з

банкрутства — арбітражного керуючого. Вільно володію українською та російською мовами, працюю з

комп’ютером на рівні користувача, вмію працювати в команді.

24.10.2002

28

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 21. У тексті резюме зазначають такі відомості:

а) мета складання документа;

б) розмір заробітної плати;

в) моральні якості особи;

г) досвід роботи;

г) освіта;

д) перебування за кордоном;

е) знання мов;

є) наявність водійських прав.

Вправа 22. Напишіть резюме, мета якого: заміщення вакантної посади юриста.

Бібліографія

Порядок розміщення назв книг у списках літератури може бути алфавітним,

хронологічним, тематичним. Всередині тематичних рубрик слід дотримуватися

алфавітного або хронологічного принципу розташування назв.

Список літератури може записуватися двома способами:

1) перший рядок назви книги пишеться від лівого поля без абзацу, а другий і наступні

рядки — з абзацу, наприклад:

Бондар Д. Д. Практикум з металообробки: Навч. посіб. - Донецьк: Майстер, 1991. -130 с.;

2) перший рядок назви книги пишеться з абзацу, а другий і наступні рядки — від лівого поля без абзацу,

наприклад:

Томан І. Мистецтво говорити:Пер. з чес. – 2-ге вид. - К.: Політвидав України, 1989. —

298с., іл.

Перевага частіше надається другому способу.

Список літератури, вміщений у кінці книги, пишеться через два інтервали. Бібліографічне

посилання, вміщене в кінці сторінки, оформляється як покликання.

Правила складання бібліографічного опису

1. Автор (прізвище, ініціали); крапка; якщо книга написана, кількома авторами, то вони

перераховуються через кому.

Якщо посібник написаний чотирма авторами і більше, то вказують лише першого, а замість прізвищ

інших авторів зазначається "та ін.".

2. Назва книги (без скорочень і без лапок); двокрапка. Підзаголовок (без лапок); крапка; тире.

3. Початкові відомості (місце видання, видавництво, рік видання).

3.1. Місце видати — з великої літери скорочено - Москва (М.), Санкт-Петербург (СПб), Київ (К.),

Харків (Ж.), Львів (Л.); крапка; двокрапка. Усі інші міста повністю - Донецьк, Одеса, Мінськ;

двокрапка.

3.2 Назва видавництва (без лапок) з великої літери; кома.

3.3 Том, частина — скорочено а великої літери (Т;, Ч.); цифра тому або частини; крапка; тире.

Випуск - з великої літери, скорочено (Вип.); крапка; тире.

3.4 Слово "Видання" — з великої літери, скорочено; крапка; порядковий номер видання

арабськими цифрами; крапка; тире (Вид. 2-ге).

3.5 Рік видання (лише арабськими цифрами); крапка; тире.

3.6. Якщо вказується загальна кількість сторінок, то пишуться арабські цифри на позначення

номера сторінки; слово "сторінка" записується скорочено, з маленької літери. Наприклад: 350 с.

Якщо вказуються конкретні сторінки, то спочатку пишеться слово «сторінка» скорочено з

великої літери (С.) ; крапка; «арабськими цифрами номери сторінок, наприклад: С. 35-48; С. 15.

4. Якщо на одній сторінці декілька покликань, то при повторюванні бібліографічних відомостей достатньо

вказати "Там само», поставити крапку й тире й записати номери сторінок, на які посилаються.

Наприклад: Там само. - С. 6 5 - 70.

29

Зразок:

Вправи на закріплення вивченого Вправа 23. За вказаними даними складіть бібліографію. Зверніть увагу на вірне

розташування реквізитів.

Хрестоматія з української літератури ХХ століття

Для учнів 11 класу середн. Загальноосвіт. Шк..

Упорядники: П.П. Кононенко та ін..

Київ

Видавництво «Либідь»

1998

1056 сторінок

Хрестоматія містить практично всі твори, затверджені новими програмами з української

літератури. Особливістю видання є те, що. Крім художніх творів подаються біографії

письменників. Критичні та естетичні статті, завдання та запитання, що допоможе вчителю

в організації навчального процесу. Великі за обсягом твори скорочуються, а опущений

матеріал переказується.

Книжка призначена для учнів загальноосвітніх шкіл, ліцеїв, коледжів, буде також

корисною абітурієнтам, студентам, вчителям та викладачам.

Трудова книжка та особовий листок з обліку кадрів

Трудова книжка – це основний документ, що фіксує трудову діяльність

працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального,

безперервного й спеціального трудового стажу. Точність її заповнення має

велике значення. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його

звільнення, переміщення, заохочення.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, організації або

установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить

працювати до іншої організації, установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім

місцем роботи. Згідно із чинним законодавством працівник має право взяти трудову

книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, що заповнюється

громадянином під час зарахування його на посаду. Навчання, для участі в певному

конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості працівника шляхом фіксації їх у

таблицях.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім’я та по батькові

3. Дата і місце народження.

4. Фотографія особи, яка заповнює документ.

5. Відомості про освіту, наукові ступені, вчені звання.

6. Якими мовами володіє

7. Трудова діяльність

8. Державні нагороди.

30

9. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки

10. Відомості про родину

11. Паспортні дані

12. Домашня адреса

13. Особистий підпис

14. Дата заповнення.

Зразок:

Герб України

Трудова книжка

Серія______________№____________________

Прізвище_____________________Біденко______________________________________

Ім’я _________________________Анатолій_____________________________________

По батькові_______________Вікторович_______________________________________

Дата народження 28 квітня 1971року__________________________________________

Дата заповнення__________27 січня 2002 року_________________________________

Підпис власника книжки____________________________________________________

М.П.

________________________________________________________

Підпис особи, відповідальної за видачу трудової книжки

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 24. Продовжіть речення:

1. Трудова книжка – це документ, що…

2. До трудової книжки заносяться такі відомості:…

3. Зберігається трудова книжка у…

4. У разі втрати трудової книжки видається…

5. Особовий листок з обліку кадрів заповнюється під час …

6. Особовий листок з обліку кадрів заповнюється (ким?) …

7. Цей документ містить такі реквізити: …

Договір

Договір — це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на

встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір може

бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями.

Цивільний кодекс передбачає різні типи договорів.

Договір постачання – це договір, за яким організація-постачальник зобов’язується в

певні терміни передати організації-покупцеві у власність певну продукцію, а організація-

покупець зобов'язується оплатити продукцію за встановленими цінами .

Договір підряду — це договір, за яким підприємець-підрядник зобов'язується

виконати певний обсяг робіт підприємству-замовнику.

Договір про матеріальну відповідальність – це договір, за яким одна сторона бере

на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й

зобов'язується дотримуватися встановлених договором правил зберігання, обліку,

відвантаження, а інша сторона зобов’язується дотримуватися встановлених договором

правил зберігання, обліку, відвантаження, а інша сторона зобов’язується створити

нормальні умови праці матеріально відповідальним особам.

Договір про спільну діяльність — це договір, що укладається між двома й більше

організаціями для проведення спільних досліджень, будівництва, експлуатації

підприємств. Укладаючи цей договір, сторони визначають розмір і характер внесків:

грошові, майнові, трудова участь.

31

Договори щодо створення нових форм господарювання - це договори, які

спрямовані на організацію асоціацій, малих підприємств, комерційних банків, орендних

підприємств. Для створення асоціацій необхідно укласти установчий договір.

Установчий договір — це договір, що закріплює взаємні права та обов'язки всіх

учасників створення асоціації.

Звичайно ж, назвати всі договори з господарської діяльності неможливо, оскільки

їх багато: це і договір про одержання позики, договори про посередницькі послуги,

договори оренди, договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування тощо.

Крім договорів з господарської діяльності, виділяють ще трудові договори.

Трудовий договір – це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником

установи, організації або уповноваженим ним органом. За цим договором працівник

зобов'язується в виконувати певну роботу, а керівник — виплачувати йому заробітну

плату та забезпечувати належні умови праці.

Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:

1) назву документа;

2) зазначення місця укладання й дати;

3) вступну частину (точні й повні назви сторін, їх представників(прізвище, ім’я. по

батькові), повноваження, на підставі яких вони діють);

4) зміст договору;

5) термін виконання договору;

6) кількісні та якісні показники продукції;

7) зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми;

8) порядок виконання роботи;

9) порядок розрахунків між сторонами;

10) додаткові умови до договору;

11) вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору;

12) порядок і місце, розв’язання суперечок;

13) загальний термін дії договору;

14) юридичні адреси сторін, що укладають договір;

15) власноручні підписи сторін;ї

16) печатки установи або обох сторін, які укладають договір.

Договір вважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і

відповідно оформили його письмово.

Зразок:

Договір №________

На виконання робіт

М. Київ

«____»_________________200___р

МП «Астра» в особі директора Коваля В.П.. що діє на підставі Статуту, далі названого

«ВИКОНАВЕЦЬ», з одного боку, і ______________________________________________

в особі________________________________________________________________________

що діє на підставі_________________. Названий далі «ЗАМОВНИК». З другого боку,

уклали цей договір про таке: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

ЗАМОВНИК отримує, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується виконати такі види робіт:________

2. ПОРЯДОК РОЗРАХУНКІВ

2.1 ЗАМОВНИК робить попередню чи повну сплату. Що є підставою для початку робіт.

3. ОБОВ’ЯЗКИ СТОРІН

1.1. ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується: _____________________________________

1.2. ЗАМОВНИК зобов’язується: ________________________________________

2. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН

3. ФОРС-МАЖОР

4. РОЗГЛЯД СПОРІВ

32

5. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

6. ТЕРМІН ДІЇ ДОГОВОРУ

9. ЮРИДИЧНІ АДРЕСИ І РЕКВІЗИТИ СТОРІН

ЗАМОВНИК: ВИКОНАВЕЦЬ:

10. ПІДПИСИ СТОРІН

___________________________

_______________________

Печатка Печатка

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 25. Пронумеруйте реквізити договору.

_____Місце укладання договору; ________ дата;______заголовок; ______назва

документа; ____відомості сторін; юридичні адреси установ або паспортні відомості

осіб;____ текст договору; _____ повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я,

по батькові), повноважень. На підставі яких вони діють; _____печатка однієї або всіх

установ, які укладають договір; _____підписи сторін

Контракт

Це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між

підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної

виробничої й творчої діяльності. Згідно із Законами України «Про підприємство»,

«Про власність», «Про освіту» громадяни через контракт реалізують право

розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити:

1. Назва виду документа із стислим зазначенням його призначення (на

виконання обов’язків, на управління підприємством).

2. Дата й місце підписання.

3. Орган, що наймає працівника.

4. Посада, прізвище, ім’я, по батькові того, кого наймають.

5. Термін дії контракту.

6. Текст.

7. Підписи сторін – укладачів контракту.

8. Печатка, що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту: 1. Загальні положення.

2. Функції та обов’язки керівника (фахівця).

3. Компетенція і права керівника (фахівця).

4. Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівця.

5. Відповідальність сторін, вирішення спорів.

6. Зміна й розірвання контракту.

7. Адреси сторін та інші відомості.

Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони; про це

зазначається у тексті контракту.

Зразок: КОНТРАКТ

з педагогічним працівником закладу освіти, що знаходиться

у загальнодержавній власності

м. Київ « ____» _______200__р

Національний університет імені Т.Г. Шевченко в особі керівника____________________________________

(посада, прізвище, ім’я, по батькові)

з одного боку, та громадянин _______________________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

З другого боку, уклали цей контракт про таке:_________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові, рік народження,

33 _________________________________________________________________________________відомості про

науковий ступінь, вчене звання)

Призначається на посаду:___________________________________________________________

(повна назва посади та заклад освіти)

На строк з «____»_______________200__р. по «____»_________200___р.

1 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

2. ПРАВА ПЕДАГОГІЧНОГО ПРАЦІВНИКА

3. ОБОВ’ЯЗКИ ПЕДАГОГІЧНОГО ПРАЦІВНИКА

4. ОПЛАТА ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНО-ПОБУТОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПЕДАГОГІЧНОГО ПРАЦІВНИКА.

5. ЗМІНИ ТА РОЗІРВАННЯ КОНТРАКТУ.

6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН І ВИРІШЕННЯ СПОРІВ

7. АДРЕСИ СТОРІН, ІНШІ ВІДОМОСТІ

Від національного Педагогічний працівник

університету Національного університету

ім.. Т.Г. Шевченка ім.. Т.Г. Шевченка

___________________ ____________________

(підпис, посада (підпис,

_____________________ _____________________

прізвище, ім’я. по батькові) прізвище, ім’я, по батькові)

М.П.

«____»___________200_р «____»___________200_р

_____________________________________________________________________________

Боярський концерн ЗАТВЕРДЖУЮ

«Арксі» Директор концерну Шафранов А. А.

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 26. Укласти текст контракту з установою (підприємством,

організацією, фірмою) за Вашою спеціальністю, користуючись поданим

трафаретним зразком трудового контракту:

І) від імені працівника-контрактанта; 2) від імені керівника-контрактанта.

Трудова угода

Це документ, яким регламентуються стосунки між установою і

позаштатним працівником.

Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його

доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

Реквізити:

1. Назва виду документа

2. Заголовок.

3. Місце складання.

4. Дата.

5. Текст з переліком повноважень і зобов’язань сторін.

6. Юридичні адреси сторін.

7. Підписи.

8. Печатка установи.

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається

виконавцю, а решта зберігаються у справах організації-замовника.

Зразок:

Трудова угода

М. Київ «____»_______________200_р

Цю трудову угоду укладено між__________________________________________________

в особі_______________________________________________________________________

названий далі «Замовник», і _____________________________________________________ (прізвище, ім’я, по батькові)

названий далі «Виконавець», про подане нижче:

34

1. Виконавець з «___»_______200__р. до «___»_______200___р

зобов’язується виконати роботу:_________________________________________________

_____________________________________________________________________________ (опис робіт)

Особливі умови:_______________________________________________________________

2. Замовник зобов’язується у місячний термін після підписання акта про приймання робіт

від___________________________________________________________________________

Виконавця____________________________________________________________________

за____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

заплатити суму в кількості____________________________________грн._________коп.,

у тому чистця ПДВ 20% _________________________________грн.______________коп.

Виконавець______________________________________________________________,

прописаний: м.____________, вул._______________буд.____________________

корпус______________, кв.______________.

Паспорт: серія______________№___________________, виданий_____________________

_____________________________________________________________________________ (ким, дата видачі)

Сімейний стан________________________________________________________________

Особовий рахунок ощадної книжки № ____________________ Ощадний банк

№______________, розрахунковий рахунок районного відділення

____________________________________________Житлосоцбанку №_________________

Сторони договору:

Замовник Виконавець

___________________________ ______________________________

___________________________ ______________________________ (підпис) (підпис)

Накази

Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником установи і

стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних

питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення,

звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення,

стягнення.

У заголовку такого наказу зазначають: "щодо особового складу". Кожний пункт

наказу починається з дієслова у наказовій формі (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ,

ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного

пункту зазначається підстава для його складання. .

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду; б)

до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид

прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови

роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування

переведення.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна,

додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з

тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними

обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і

повернення; г) період, за який надано відпустку.

35

4. У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б)

мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів

зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.

Організаційні накази видаються під час затвердження перспективних, річних та

інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів .

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

3. Місце видання.

4. Номер.

5. Дата.

6. Заголовок.

7. Текст, що складається з двох частин:

- Констатуються та аналізуються факти;

- Подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

8. Підпис керівника установи.

9. Печатка.

Зразок:

Київський завод зварювального обладнання

НАКАЗ

13.11.98. № 118-К

М. Київ

Про особовий склад

Н А К А З У Ю:

ПРИЗНАЧИТИ:

Рак Валентину Іванівну на посаду касира центральної бухгалтерії з 16 листопада

1998року з двотижневим випробувальним терміном з окладом 90 грн на місяць.

Підстава : заява Рак В.І. з візами начальника відділу кадрів і головного бухгалтера.

З наказом ознайомлена:

Директор (підпис) І.В. Борисенко

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 27. Визначте реквізити, позначені цифрами, у формулярі зразку

наказу щодо особового складу.

1.

2.

3. 4. 5.

6.

7.

8.

Вправа 28. Відредагуйте текст, допишіть відсутні відомості.

36

Стрийська середня

школа № 15

Наказ

Щодо особового складу

Прийняти на роботу вчителя історії Шутейко В.В. з 1 вересня 2000 року з тижневим

навантаженням 16 годин, встановити заробітну плату 130 гривень.

Директор середньої школи № 15 м. Стрия К.Г. Білозуб

Листи та їх класифікація

Лист –узагальнена назва різних за змістом документів, об’єднаних

способом передання тексту – пересилається поштою.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових

контактів між підприємствами, організаціями,

установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують

відповіді й такі, що її не потребують.

За кількістю адресатів розрізняють: звичайні, циркулярні, колективні листи.

Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист-цілій низці

установ, колективний лист-на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох

установ.

Друкують листи на бланках або листках А4.

Реквізити:

1. Штамп(повна назва установи – автора листа)

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи –адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

- Опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

- Висновки та пропозиції.

- Відмітка про наявність додатка.

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

Листи –запити і листи-відповіді.

Реквізити листів –відповідей: посилання на номер і дату вхідного документа. Лист,

який пишеться на бланку, містить: емблему, назву відомства й структурного підрозділу,

адресу, номер листа, телеграфний шрифт, номер розрахункового рахунка, трафаретизовані

частини тексту.

37

Супровідний лист – документ, який інформує адресата про те, що до листа

додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо;

Повертаємо; Додаємо, а далі – заголовки та пошукові ознаки(дата і номер) документа, що

надсилається. Супровідний лист служить письмовим доказом, оскільки фіксує час

відправлення договору. Позовних матеріалів, термін розгляду проектів різних документів

тощо.

Супровідні листи пишуть у двох примірниках. Перший висилають адресатові, а

другий примірник зберігається у номенклатурі справ і служить підтвердженням його

висилання.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресуються

як конкретній особі, так і закладам. Зміст: характер запланованого заходу, терміни

проведення, умови участі.

Інформаційний лист – повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Рекламний лист – різновид інформаційного листа. Надсилається конкретному

адресатові і містить докладний опис рекламних послуг чи товарів. Мета його –спонукати

адресата скористуватися певними послугами.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів.

Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до

відома і т.ін.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь

відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ

лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтверджуємо.

Лист-нагадування повідомляє про наближення або закінчення терміну певного

зобов’язання чи проведення заходу. Такі листи починають словами: Нагадую; Нагадуємо.

Ініціативний лист – це лист, що вимагає відповіді. Вони висловлюють прохання,

пропозицію. Запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не

обмежена.

Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту

вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого питання: чи всі

прохання можна задовольнити. Якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо

аргументувати.

Гарантійний лист – документ, який забезпечує виконання викладених у ньому

зобов’язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов’язків або умов і

адресують до організації чи установи. Найчастіше лист починається з імені та по батькові

особи, до котрої звертаються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли

гарантійного листа адресовано до певної організації. У такому листі гарантують оплату

праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт

тощо.

Комерційний лист. В такому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не

припускають іншого тлумачення.

Складові частини його:

1. Заголовок – розміщують у верхній частині бланка на всю його ширину або в

лівому верхньому куті9рідше). Містить назву та адресу організації.

2. Місце і дата ділового листа. У лівому куті сторінки під заголовком

словесно-цифровим способом – 20 травня 1999р. скорочене написання дати тут не

прийняте.

3. Зовнішня адреса – це назва й адреса організації, куди надсилається лист.

Пишеться після заголовка й поміток у центрі листа або у правій його частині. Розміщення

в лівій частині нетипове для укр.. ділових листів.

4. Помітки. Номери реєстрації листів. Пишуться у лівому куті навпроти дати.

38

5. Після внутрішньої адреси пишеться вказівка на зміст листа. Вона вводиться

словами: відносно, щодо, про, стосовно до і звичайно підкреслюється. Частіше займає всю

ширину сторінки.

6. Звертання пишеться окремим рядком у центрі й після нього частіше за все

ставиться знак оклику або кома чи крапка.

7. Текст листа складається

— З вступної частини;

— Головного повідомлення;

— Заключної частини і пишеться з урахуванням полів і з абзацу.

8. Додатки. В кінці листа ліворуч пишеться слово «Додатки» і

перелічуються назви документів, що додаються. Вказується їх кількість(сторінки).

Увесь текст будь-якого листа розміщується тільки на його лицьовій стороні і

не переноситься на зворотний бік.

Для того, щоб виділити головне, можна підкреслювати слова або окремі фрази, а

також використовувати нумерацію

8. Заключна фраза – формула ввічливості. Переважно це фраза: З повагою; З

глибокою повагою; З пошаною. Часто діловий лист закінчується просто

підписами осіб, котрі відповідають за його зміст.

Зразок 1 :

ЛИСТ-ПРОХАННЯ

Хотівська середня школа Міністерство освіти і науки

Києво-Святошинського р-ну України

Київської обл. заступникові міністра

с. Хотів, вул. Лисенка, 25 п. Луговому П. І.

Індекс

29.04.2002 № 45

Просимо дати розпорядження начальникові будівельного управління

Київської області п. Васильченку М. Н про капітальний ремонт навчального

приміщення школи

згідно зі складеним кошторисом у сумі 800 (вісімсот) тисяч грн. Розрахунки за виконані

роботи будуть проведені_______________ у Києво-Святошинському відділенім

(термін виконання)

Держбанку після підписання форм № 2.

Директор школи (підпис) І. С. Ковалевський

Бухгалтер

Києво-Святошинського

району (підпис) М. Г. Загірна Зразок 2:

ЛИСТ РОЗПОРЯДЖЕННЯ (ЦИРКУЛЯРНИЙ ЛИСТ)

УКРАЇНСЬКА АКАДЕМІЯ АГРАРНИХ НАУК

Індекс, Київ-10, вул. Суворова, 9. Для телеграм: Київ-10, УАЛІІ

Тел. 290-10-85, 294-93-94 Телефакс: 13-14-87 Факс: (044)290-4.' Й

03.07.3 99 № 13/31-131

Директорам науково-дослідних установ

Українська академія аграрних наук повідомляє, що відповідно до статті 23 Закону

України «Про науку і науково-технічну діяльність» постановою Кабінету Міністрів

України від 22.06.99 № 1110 «Про виплату над6авки за стаж роботи у науковій сфері»

затверджено Положення про порядок виплати надбавки за стаж роботи в науковій сфері

та перелік посад наукових працівників державних наукових установ, організацій і

державних вищих навчальних закладів III—IV рівнів акредитації, яким може

39

встановлюватися надбавка за стаж роботи в науковій сфері. Цією постановою також

встановлено, що всі витрати, пов'язані із запровадженням виплати надбавки за стаж

роботи в науковій сфері, здійснюються лише в межах коштів, передбачених науковим

установам, організаціям на оплату праці.

Примітка. Положення про порядок виплати надбавки за стаж роботи в науковій сфері та

перелік посад наукових працівників додається.

Перший віце-президент (підпис) В., П. Ситник

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 29. Скласти текст листа-прохання стосовно допомоги фінансово в

оздоровленні дітей співробітників у літній період.

Вправа 30. Напишіть лист, в якому ви просите дати детальну інформацію про

необхідний вам товар. Визначте, який це лист:

1) за найменуванням; 2) за напрямом; 3) за призначенням.

Листування з іноземними діловими партнерами

Ділові листи - важливий елемент зовнішньоекономічної діяльності. Саме

від ділового листа залежить пошук потенційних партнерів для подальшої спільної

діяльності, можливість встановлення чітких ділових контактів.

Є різні види передачі листів: факс, Інтернет, факсимільний зв'язок, який

надає можливість миттєво направити лист до будь - якої країни, але незалежно від того як

направляється лист його загальні параметри, вимоги є незмінними.

Для зовнішньоекономічного листування необхідно спеціальний бланк. Головним

реквізитом бланка є найменування організації, установи, - фірми відправника листа.

Назву організації розташовують у верхньому лівому або правому кутах. А адреса,

телефони, факс, телекс – у протилежному куті. Спочатку пишеться прізвище особи, якій

адресується лист. Другий рядок – посада. Третій – найменування організації. Наступні

рядки – поштова адреса( вулиця, місто, індекс, країна)

Усю кореспонденцію можна поділити на дві частини: формальні і неформальні.

Формальні - листи, складені від імені підприємства, організації, установи іншому

підприємству, організацій.

Неформальні – листи, складені працівниками одного рівня ( наприклад менеджер

однієї фірми – менеджеру іншої). Неформальні листи складаються після особистого

знайомства після встановлення партнерських відносин.

Якщо в листі відсутнє звертання, то це грубе порушення етикету.

Основний зміст листа залежить від мети його написання. Однак завжди в першому

абзаці листа формулюється вступний комплімент. Цей комплімент може містити подяку

за лист( якщо надсилається відповідь), доброзичливе повідомлення, що адресат – відома в

своїй галузі організація. Після вступного компліменту – основні положення тексу.

Текст листа повинен бути послідовним, чітким, написаним у діловому стилі, без

помилок.

Підпис під службовим листом, який адресується іноземному партнеру, має свої

особливості. Перш за все обов’язковою є фраза « з повагою», «з найкращими

побажаннями». Нижче зазначається найменування організації – відправника. З нового

рядка також від лівого поля проставляється підпис, чорнилом. Після підпису з нового

рядка зазначається і‘мя та прізвище, а нижче – посада. Отже, підпис, прізвище та посаду

розташовують зверху вниз, а не окремим рядком.

Якщо лист надсилається поштою, слід звернути увагу на оформлення конверта. На

конверті допускається відтворення реквізитів бланка.

40

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 31. Допишіть лист.

Шановний пане …!

Один з найосновніших принципів роботи нашої компанії – гідно цінувати своїх

клієнтів. До Вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж нашої

співпраці у нас не виникло серйозних непорозумінь.

Однак учора наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька

рахунків. Розуміємо, що…

Вправа 32. Напишіть вітального листа з нагоди ювілею.

Наукова робота

(курсова, дипломна)

Це письмовий виклад власних результатів наукового дослідження, який

ґрунтується на критичному огляді бібліографічних джерел.

Наукові роботи пишуться для виявлення знань студентів з конкретної

дисципліни на певному етапі навчання (закінчення курсу або повного циклу

навчання у вищому навчальному закладі). Вони підлягають обов'язковому оцінюванню,

результати якого фіксуються у відповідних документах (наприклад, протоколах).

За формою подання матеріалу курсова та дипломна роботи подібні до реферату, але

за обсягом повинні бути більшими (курсова — 25-30, а дипломна — 50-70 друкованих

сторінок).

Реквізити наукової роботи такі:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується установа.

2. Назва закладу, в якому навчається автор.

3. Назва кафедри, на якій виконано роботу.

4. Заголовок (тема реферату).

5. Прізвище, ім'я по батькові особи, що пише наукову роботу.

6. Назва факультету і номер групи, де навчається автор.

7. Прізвище, ім'я по батькові, посада, науковий ступінь

наукового керівника.

8. Місце і рік написання.

9. Текст, який складається з:

- вступу;

- основної частини;

- висновків.

10. Список скорочень.

11. Бібліографія та/або список використаних джерел.

12. Додатки (схеми, таблиці, графіки, креслення, словники тощо).

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 33. Напишіть рекламну статтю: а) про одну з нових книг (художню, наукову,

публіцистичну); б) про один з видів послуг (юридичні, медичні тощо); в) про товар

Стаття

Термін стаття має подвійне значення:

1. Це самостійний розділ, параграф, пункт у правовому документі, описі,

словнику.

2. Це невеликий науковий або публіцистичний твір у періодичних виданнях і

збірниках праць.

41

Як окремий розділ документа чи словника стаття висвітлює думки колективу

авторів, погляди комісій, груп. У її тексті стисло й однозначно викладаються певні

положення, інформація у стандартизованій формі. Об’єм такої статті визначається

потребами.

Реквізити:

1. Заголовок.

2. Текст, до складу якого входять такі частини:

Вступ;

Основна частина;

Висновок.

3. Підпис.

4. Місце написання.

5. Дата.

Вказівка місця написання і дати, порядок розташування підпису автора наукової чи

публіцистичної статті залежить від вимог видання, де вона друкується.

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 34. Напишіть рекламну статтю: а) про одну з нових книг (художню,

наукову, публіцистичну); б) про один з видів послуг (юридичні, медичні тощо); в)

про товар.

Вправа 35. Введіть в речення офіційно-ділового стилю подані терміни:

Рецензія, рецензент, рецензування, рецензована, прорецензована, відіслати на рецензію,

повернути на повторну рецензію, зовнішня рецензія.

Відгук

Відгук - так називається довідково-інформаційний документ, у якому

містяться висновки уповноваженої особи або установи щодо перечитаних

рукописних робіт, переглянутих фільмів, власне, будь-яких творів: мистецьких

чи наукових.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, у якому містяться:

Вступ;

Стислий виклад основних положень аналізованої роботи;

Висновок з пропозиціями, оцінкою і критичними зауваженнями.

4. Підпис.

5. Печатка.

6. Штамп підтвердження підпису.

7. Дата.

У разі необхідності підпис автора відгуку завіряється секретарем (вченим

секретарем) установи за допомогою спеціального штампа.

Зразок:

ВІДГУК

на автореферат дисертації Ткаченко Олесі Віталіївни

«Підприємницька та меценатська діяльність родини

Терещенків в Україні (1861-1917рр)»,

представленої на здобуття наукового ступеня кандидатта

історичних наук за спеціальністю 07.00.01 –історія України.

К., 1998. -23 с.

Структура тексту

42

7. Вступ(стислий виклад загального уявлення про матеріал).

8. Стислий виклад основних положень роботи.

9. Висновки з пропозиціями, оцінками та критичними зауваженнями.

Завідувач кафедри українознавства

Українського державного університету

харчових технологій,

доктор історичних наук,

професор (підпис) О.Д. Горбул

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 34. Напишіть відгук на прочитану книгу.

Анотація

Анотація - таку назву має довідково-інформаційний документ –

коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній

наводяться найважливіші питання роботи, викладається зміст і дається її

характеристика(оцінка). Анотація може бути подана двома мовами: мовою тексту

та однією з іноземних.

Реквізити:

1. Прізвище та ініціали автора книги чи статті.

2. Бібліографічний опис: назва видання, назва збірника (для статті), місце видання,

видавництво, рік, кількість сторінок (або сторінки у збірнику).

3. Текст.

4. Вказівка категорії читачів, яким рекомендується анотоване видання.

Зразок:

Шевчук С. В.

Українське ділове мовлення: Навч. посібник. — К.: Вища шк„ 1997.-271 с.

Посібник містить відомості про стилі сучасної української мови, зокрема офіційно-

діловий. Наведено класифікацію ділових паперів та вимоги до їх складання, зразки оформ-

лення різних видів документів, а також пов'язаний з темою теоретичний матеріал із

сучасної української мови. Система вправ і завдань має на меті як набуття студентами

навичок складання різних ділових паперів, так і закріплення знань з мови.

Для студентів вищих закладів освіти, а також для учнів ліцеїв, гімназій, вчителів шкіл.

Стане у пригоді працівникам організацій і установ.

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 35. Прочитайте уважно наведену анотацію, допишіть відсутні дані.

Дюма А. Графиня де Монсоро: Роман/ З фр. Пер. П.О. Якун. – К: дніпро, 1985. –

320с.

Роман «Графиня де Монсоро» - друга книга відомої трилогії А. дюма про війни

гугенотів.

Герой роману граф де Бюссі закохується у молоду красуню Діану де Монсоро. На

шляху їхнього кохання трапляється безліч перешкод. Події роману розгортаються на

широкому тлі історично-політичного життя.

Вправа 36. Складіть анотацію на:

а) один з навчальних посібників за вашим фахом;

б) наукову статтю (на власний вибір);

в) художній твір (на власний вибір).

Рецензія

Рецензія - таку назву має довідково-інформаційний документ – критичний

відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану працю. Статтю, рукопис

тощо.

43

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора,

рік публікації, видавництво).

3. Текст, що складається з двох частин:

4. Короткий виклад змісту роботи, її актуальність;

5. Висновки, зауваження, оцінки автора рецензії.

6. Підпис та посада рецензента, дата

Зразок:

Рецензія

на автореферат кандидатської дисертації Бабіної Р. Д.

«Господарсько-біологічна оцінка сортів і селекційних форм груші в умовах

передгірської зони Криму»

У підвищенні продуктивності плодових насаджень багато важать агрохімічні та

ґрунтово-кліматичні умови, але поряд з цим провідна, а часто й вирішальна роль

належить сорту. Висока пластичність і адаптованість селекційних форм і сортів груші до

конкретних регіонів дозволяє постійно вдосконалювати і поліпшувати наявний сортимент

цієї породи як за рахунок сортів з різними строками достигання, так і за рахунок тих,

що мають конкретні технологічні застосування.

Зважаючи на це, розглянуті в авторефераті Бабіної Р. Д. питання господарсько-

біологічної оцінки сортів і селекційних сортів груші підтверджують актуальність і

практичну значимість обраної теми.

На наш погляд, цінним у праці автора є ґрунтовність та всебічність досліджень, що

дозволило зробити конкретні висновки щодо впровадження у виробництво Криму сортів і

селекційних форм груші.

Характерно, що ряд досліджень автора з сортовивчення і добору запилювачів

збігаються з нашими науковими розробками, які було проведено в Інституті садівництва

УААН (зона Полісся).

На основі матеріалів, викладених в авторефераті, подано рекомендації виробництву.

На підставі зазначеного вище вважаємо, що представлена дисертаційна робота має

наукове і практичне значення, відповідає вимогам, які висуває ВАК України до

кандидатських дисертацій, а її автор — Бабіна Р. Д. заслуговує на присвоєння їй

наукового ступеня кандидата - сільськогосподарських наук.

Старший науковий співробітник відділу селекцій і сортовивчення Інституту садівництва

УААН, кандидат с.-г. наук (підпис) М. В. Молиш

Підпис кандидата с.-г. Наук

М. В. Матвієнко засвідчую

Учений секретар (підпис) О. Ю. Єрмаков

25.01.02

Печатка

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 37. Напишіть рецензію на прочитану вами книжку.

Вправа 38. Введіть в речення офіційно-ділового стилю подані терміни:

Рецензія, рецензент, рецензування, рецензована, прорецензована, відіслати на

рецензію, повернути на повторну рецензію, зовнішня рецензія.

Реферат, правила оформлення реферату

Реферат — письмовий виклад наукової статті, монографії,

результатів наукового дослідження, змісту книги.

Цей термін має й інше значення: доповідь на будь-яку тему, написана на

основі критичного огляду літератури та інших джерел.

44

Реферат обов’язково містить: 1. Назву. 2. Тему. 3. Текст. 4. Висновки.

Якщо це реферат результатів наукового дослідження (реферат кандидатської чи

докторської дисертації), то текст його складатиметься з окремих розділів: актуальність

дослідження; об’єкт дослідження; предмет дослідження: мета; методологічна та

теоретична основа; методи дослідження; наукова новизна; значущість; практична цінність;

особистий внесок здобувача; положення, що виносяться на захист; апробація результатів

дослідження; структура та обсяг дисертації; основний зміст роботи; висновки; публікації

автора.

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 39. Напишіть реферат на одну з тем:

Особливості листування з іноземними партнерами;

Етикет телефонного спілкування;

Культура усного ділового спілкування. Мовний етикет;

Правила етикету й ділового спілкування у різних країнах світу;

Імідж ділової людини.

Адреса Таку назву має довідково-інформаційний документ, що становить собою складену за

певною формою вказівку місця проживання чи перебування особи або

місцезнаходження установи. Правила оформлення адреси встановлюються

Міністерством зв’язку і є обов’язковими для всіх учасників поштового

спілкування.

Адреса на поштових відправленнях пишеться у правому нижньому куті у

такому порядку:

1. Прізвище, ім’я та по батькові адресата або назва організації у давальному

відмінку.

2. Назва вулиці, бульвару, проспекту тощо, номер будинку і квартири.

3. Назва населеного пункту.

4. Назва району.

5. Назва області.

6. Назва держави (для міжнародних відправлень).

7. П’ятизначний індекс поштового відділення зв’язку, призначений для

машинного сортування кореспонденції.

Якщо адресат мешкає у місті районного або обласного значення, то назва району й

області не вказується.

Вгорі над адресою зазначається вид і спосіб пересилання:

1) Рекомендована бандероль;

2) З повідомленням про вручення;

3) З доставкою додому;

4) Цінний на … грн..;

5) Вручити особисто;

6) До запитання.

Адреса відправника пишеться у лівому верхньому куті з дотриманням вказаного

вище порядку з тим винятком, що прізвище, ім’я та по батькові адресанта подається у

називному відмінку.

При відправленні міжнародної кореспонденції відомості про одержувача пишуться згідно

з міжнародними нормами адресації мовою країни призначення, а у відомостях про

відправника загальні назви перекладаються, а власні (крім назви держави) –

транслітеруються (їх звучання передається латиницею).

45

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 40. У поданному зразку адреси знайдіть помилки й виправте їх:

Адреса відправника

Лук'яненку Петру Івановичу

вул. Приморська, 9 кв. 83.

М. Одеса 28302

Україна Адреса одержувача

08123

Приходько Іван Семенович

вул. Микитівська, 3а,

м. Бровари

Київської області

Телеграма

Службова телеграма — узагальнена назва різноманітних за змістом

документів, переданих, як правило, телеграфом.

Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, коли інші види

зв'язку не можуть забезпечити вчасного повідомлення інформації адресатові.

Залежно від призначення службові телеграми бувають внутрішні і зовнішні.

Внутрішні службові телеграми поділяються на вищі державні, державні, термінові,

звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім - з

помітками "Звіт" і т. ін.

До категорії термінових належать телеграми, оплачувані за терміновим тарифом,

службові з помітками: Термінова; Метео, а також Термінова телефонна розмова. Всі інші вва-

жаються звичайними.

Вимоги до оформлення

1. Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочинається дієсловом у

множині чи в однині.

2. Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й - до відділення зв'язку; 2-й —

до справи (копія).

3. Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, - (мінус), + (плюс), 0, %

(процент), цифри пишуться словами).

Адреса відправника:

П.О. Головацький

Вул.. Перемоги, 45, кв. 2,

М. Чернігів, 23,

14023

Адреса одержувача:

Сому Артему Петровичу,

вул.. Т.Шевченка, 35, кВ.33,

м. Могилів – Подільський

Вінницької області,

22023

From:

Lesovalov M. M.

Artema str. , 33a/2

Donetsk – 45,

Ukraine Україна,

83045

То:

herr Gerhard

Schmidt,

Krumme Gehren, 6,

14552,

Kleinmachnow

46

4. Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм

мінімальна, прикметників майже немає, прислівники вживаються рідко. Заперечення

не не вилучають. Телеграми можуть бути написані шифром або кодом. Розділові знаки у

вигляді скорочень крпк, км вживають лише тоді, коли вони впливають на зміну змісту.

5. У тому разі, коли телеграми надсилають службові особи, котрі перебувають у

відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і

яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце і дату

видання паспорта.

1. Телеграми пишуться на друкарських машинках, на комп'ютерах великими

літерами з двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами,

чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.

2. Між окремими словами роблять пропуск на два інтервали. Текст відокремлюється

від адреси трьома інтервалами.

3. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша

паперу.

4. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

9. Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонденцію, то вихідний номер

другої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді —

у кінці тексту, перед підписом.

Реквізити службової телеграми:

1. назва виду документа (телеграма);

2. відмітка про категорію та вид телеграми;

3. адреса;

4. текст;

5. номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь);

6. вихідний номер;

7. підпис;

8. адреса відправника;

9. дата відправлення.

Зразок

ТЕЛЕГРАМА

Термінова

Київ Видавництво Либідь Бойко

Харківський університет поштою

ПРОСИМО ПРИЙНЯТИ ЗАМОВЛЕННЯ ПІДРУЧНИКИ УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ

ВИКОНАННЯ СПОВІСТІТЬ

РЕКТОРАТ ЗЛЕНКУ

161042 Харків Стуса 2

Ректорат університету

Зленку В.О.

Дата

Печатка

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 41. Скласти текст телеграми на місце роботи (навчання):

1) про причину невчасного повернення з відрядження;

2) текст вітальної телеграми______ з нагоди______.

47

Телефонограма. Радіограма

Телефонограма — це термінове повідомлення, що передається

адресату по телефону (текст диктується і записується). Це найпростіша й

найшвидша форма передання службових документів.

Телефонограми мають такі реквізити:

1. Назва документа — заголовок.

2. Номер і дата телефонограми. Слово «Телефонограма», її номер і дату надходження

пишуть у першому рядку. Дата телефонограми — дата її передання.

3. Назві організації і службової особи — відправника телефонограми.

4. Назва організації і службової особи — одержувача (кому).

5. Текст телефонограми (стислий, як і текст телеграми, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи — керівника організації або його заступника.

7. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто

передає і хто приймає.

У багатьох установах використовують спеціальні бланки, на яких нотуються

телефонограми.

Зразок бланка телефонограм:

Телефонограма №____від «__»_____200___р

Від кого_________________Телефон______________Передав_____________

Кому___________________________Прийняв___________________________

год___________хв____________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (текст)

_________________________________________________________________

(підпис)

Радіограма – це повідомлення, передане по радіо.

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 42 Укласти текст телефонограми на ім’я декана _______факультету про

прибуття студентів ______ вузу чисельністю _____ осіб на виробничу практику,

назвавши їхні прізвища.

Факси

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що

безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера надходять

до організації, установи, підприємства, фірми.

Факси пишуться на бланках підприємства для зовнішніх документів.

Оформлення факсу відповідає оформленню службового листа.

Головні вимоги до тексту факсу – лаконічність, простота викладу. Факс складається

в одному примірнику, який після передачі по апарату зберігається у справі.

Реквізити:

1. Назва документа(факс);

2. Дата;

3. Назва адресата, установи, яка передає факс;

4. Прізвище, посада особи, що підписала документ;

5. Назва організації й службової особи – одержувача факсу;

6. Текст.

Текст факсу складається без скорочень.

48

Довідка та її реквізити

Довідка – це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших

фактів і подій.

Відповідно до призначення розрізняють:

Службові довідки – посвідчують обставини і факти в діяльності

організацій, установ;

Особисті довідки – посвідчують обставини і факти з життя і діяльності окремих

громадян.

Службова довідка має об’єктивно відображати стан справ,тому її складання

потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих

даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що

засвідчують місце роботи й оплату праці співробітників. Керівництво підприємства

зобов’язане на прохання працівника видавати довідку про роботу в цій організації. При

цьому можуть вказуватися спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір

заробітної праці.

Готують довідки-стандарти на бланках формату А5 з адресними даними

підприємства і трафаретним текстом.

Довідки, як правило, починаються з прізвища, імені та по батькові в називному

відмінку особи, про яку подають відомості. Далі викладаються дані про посаду, зарплату

тощо.

На довідці обов’язково має бути дата її підписання. У тому разі, коли здійснюється

облік видачі довідок, в окремому журналі проставляється порядковий номер довідки

поряд з датою. Такі довідки готуються в одному примірнику.

Довідки, що подаються службовій особі всередині установи, називають

внутрішніми. Їх підписує укладач.

Довідки, які готуються на запит зовнішніх організацій, називають зовнішніми. Їх

підписує керівник підприємства. При цьому в довідці має бути заголовок, що розкриває

короткий зміст тексту, і вказуються дата чи період, за який викладені відомості.

Коли постає необхідність включити в довідку відомості з кількох питань, текст

поділяється на розділи, кількість яких визначається кількістю питань. Розділам дають

заголовки і проставляють нумерацію арабськими цифрами. Якщо текст довідки має

цифрові показники, він може оформлятися як таблиця.

Довідки з виробничої тематики складаються у двох примірниках. Один з них

відправляється адресатові, другий підшивається до справи. За наявності в довідці

відомостей фінансового характеру вона підписується керівником організації, головним

бухгалтером і завіряється печаткою.

Довідки особистого характеру оформляють на бланках або на чистих аркушах. У

тексті обов’язково зазначають назву установи чи організації, куди надається довідка.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному

відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку надаються відомості. Не

рекомендується вживати звороти на кшталт: дійсно вчиться, дійсно проживає, цим

повідомляємо і т.п.

Реквізити довідки:

1. Назва відомства, установи(адресат);

2. Назва виду документа(довідка);

3. Дата;

4. Індекс;

5. Місце укладання;

6. Заголовок до тексту;

7. Текст;

8. Підпис;

49

9. Печатка.

Зразок 1:

Міністерство освіти України

Український державний університет харчових технологій

ДОВІДКА

29.05.98 № 73

М. Київ

Губенчук Сергій Іванович навчається на ІІІ курсі денного відділення факультету ТММ.

Видано для подання до ЖЕКу.

Декан факультету ТММ (підпис) Г.М. Гончаров

Зразок 2: Реквізити установи

Відділ кадрів

ДОВІДКА

17.05.98 № 46

М. Київ

_________________________________працює_____________________________ (прізвище, ім’по батькові) (назва посади із зазначенням підрозділу)

Його посадовий оклад ___________________грн. на місяць. Видано для подання до (цифрами і літерами) ____________________________________________________________________

(назва організації)

Начальник відділу (розшифрування підпису)

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 43. Виправте помилки в оформленні документа.

Довідка

Коренко Анатолій Петрович народився 21 квітня 1969року.

Мешкає за адресою: вул. Миропільська, 48. КВ. 140.

Начальник житлово-експлуатаційної контори Корса М.І.

Вправа 44 Вкажіть типи довідок. Складіть довідку з місця вашого навчання або роботи

Доповідна та пояснювальна записка

Доповідна записка — документ, адресований керівникові певної чи вищої

установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища,

про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні записки бувають:

1. звітні;

2. інформаційні;

3. ініціативні.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються

керівникові установи або підрозділу, в яких працює укладач, і зовнішні, що адресуються

керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці чи на

комп'ютері.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на

загальному бланку установи за підписом керівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа

(плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на 2 групи: записки

службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи і т. ін.

50

Пояснювальна службова записка укладається для з'ясування ситуацій, фактів, дій

або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках — з ініціативи підлегло-

го. Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій

послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують

доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється

на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4.

Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і

реєструють.

Реквізити службових записок: назва структурного підрозділу; адресат(назва посади,

прізвище та ініціали посадової особи); назва виду документа (доповідна записка); дата;

місце видання; заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток(якщо є); підпис.

Зразок1:

Кафедра Деканові фізико-математичного

факультету

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

25.09.95 № 34-12/243

Про збільшення кількості годин

Мовна культура — один з найважливіших показників нашої духовної

культури. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості,

інтелігентності. Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати

рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів

1 курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм

української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити

знання студентів з. орфографії та пунктуації української мови, виробити навички

грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на

вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень.

Просимо деканат розглянути це питання й збільшити кількість -тижневих годин на

вивчення рідної мови. Адже мова — генетичний код нації, який поєднує минуле з

сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.

Зав кафедрою (підпис) М. С. Стельмах

Зразок 2:

Дефектологічний факультет Ректорові університету проф.

Матвійчуку К, Є.

21.07.95 № ІЗ

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

про порушення навчальної дисципліни

Студенти 14-ї групи спеціальності "Сурдопедагогіка і українська мова" не з'явилися на

заняття з педагогіки (II пара) тому, що відвідували виставку комп'ютерів.

Виставку організувала науково-виробнича фірма "Інтеграл" і запросила студентів на

11-ту годину.

Староста 14-ї групи (підпис) В. 1. Гнаткевич

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 45. Напишіть доповідну записку.

Доповідна записка. Дата. №_____. Київ. Ремонтно-будівельне управління

Шевченківського району. Головному інженерові Курдечі М.І. Про порушення

техніки безпеки на будівельному майданчику. ЖЕК-601 неодноразово попереджав

Вас про дотримання техніки безпеки на буд майданчику. Проте й досі в місцях

будівельних робіт відсутні загорожі: 1. Не огороджено територію навколо будинку по

вулиці Артема, 26, у якому проводиться капітальний ремонт. 2. Не зроблено огорожі

навколо котловану, де ремонтують труби. 3. Не огороджуються місця зварювальних робіт,

51

де є небезпека падіння предметів з висоти. Прошу негайно вжити заходів. Інженер з

техніки безпеки О.В. Нижник.

Вправа 46. Виправте помилки в оформленні документа

Київська середня школа № 15 Директору школи

Харчук С.І.

Пояснювальна записка.

Я пропустив уроки, бо разом з батьками відвідав виставку робіт сучасних українських

скульпторів.

Учень 11-Б класу (підпис)

Хвилинка-сміховинка

До директора школи

Петра Ілліча Дениска

Доповідна записка

Я, учень 9-го класу Назарій Кушнір,

доповідаю,

що районний шаховий турнір

для нашої школи пройшов успішно.

Є два переможці: Василь Вовчок

й Олесь Бичок набрали по дев’ять очок.

Але особливо втішно,

що нашому учневі Штепі Григорію

надано четверту шахову категорію.

Додаю подяку клубу «Золота тура»,

котрий зичить Вам і школі щастя і добра.

(підпис)

(Д.Білоус)

До директора школи

Петра Ілліча Дениска

Пояснювальна записка

Я, учень 8-го класу «А»

нашої школи Василь Сова,

два дні пропустив у школі,

але не з своєї волі,

Бабуся безсила з нашої рідні

мене попросила зостатись на ці дні.

Отож прошу врахувати,

що я помагав бабі Марусі:

носив їй дрова до хати,

тепер, каже, тепло, як у вусі.

(підпис)

(Д.Білоус)

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 47 Напишіть пояснювальну записку про порушення трудової дисципліни

студентами вашого курсу.

Вправа 48. За поданим початком допишіть доповідну записку.

Студентське наукове товариство Проректорові з наукової роботи

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

03.05.95 № 13-18/148

Про наукову студентську конференцію

52

Студент ІІІ курсу філологічного факультету___________успішно виступив на_______

Голова студ. наук. товар. (підпис) І.К. Пилипчук

Оголошення. Запрошення

Оголошення — це інформація про майбутній масовий захід.

Реквізити:

1) заголовок;

2) дата;

3 ) час та місце проведення заходу, його назва;

4) порядок денний або короткий виклад змісту заходу;

5) адреса та номери телефонів організації, яка проводить

За формою викладу оголошення бувають: письмові, мальовані, друковані в

газетах, журналах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти,

вистави тощо.

В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике

значення має оформлення: написання слів різними шрифтами, добір кольорів,

симетричність розміщення повідомлень, а по радіо і телебаченню — час повідомлень,

чіткість вимови, оригінальність композиції тексту. Оголошення широко

використовують у підприємницькій діяльності.

Розрізняють організаційні та. рекламні оголошення. Організаційні мають на меті

лише повідомити про масовий захід. Рекламні оголошення закликають до активної

участі чи співпраці. Тому з метою увиразнення пропонованих послуг у рекламних

оголошеннях графічно виділяють дієслова в неозначеній формі (на -ти, -ть),

прислівники (зручно, надійно, швидко, якісно) або ж назву пропонованої послуги

(столярне приладдя, шпалери, фурнітура тощо).

У текстах організаційних оголошень практично немає оцінної лексики.

Вона може вживатися лише з метою заохочення: "Навчання в УДУХТ — це

можливість отримати престижні професії". Часто присудок або підмет і присудок вино-

сять на початок речення: Правекс - банк приймає...; Надає...; Курси підготовки до

вступу готують...

Запрошення — де коротке повідомлення про певну подію в науковому,

політичному, культурному світі, в житті колективу або окремих осіб (визначних

людей чи звичайних громадян) та прохання взяти в ній участь (активну чи

споглядальну). Запрошення бувають іменні (вони вимагають документа, що засвідчує

запрошену особу) та неіменні - офіційна листівка (запрошення) є вхідною

перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію,

святкову подію, на концерт чи вечір відпочинку.

Зразок1

Міністерство освіти України

УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

ОГОЛОШУЄ прийом ОДИНАДЦЯТИКЛАСНИКІВ

і молоді з середньою освітою

на ПІДГОТОВЧЕ ВІДДІЛЕННЯ

за умовами договорів

53

Після закінчення підготовчого відділення слухачі складають випускні іспити, за

результатами яких зараховуються на перший курс УДУУТ на навчання за державний

кошт.

До вступу на всі спеціальності університету слухачів готують з профільних дисциплін

досвідчені викладачі кафедр Заняття проводяться у другу зміну, інтенсивно, без домашніх

завдань,

Початок занять 2 грудня.

З досвіду останніх років усі випускники підготовчого відділення стали студентами

першого курсу УДУХТ денної або заочної форм навчання

ДО ЗАЯВИ ДОДАЮТЬСЯ: 1 Договір про умови підготовки до вступу в університет.

2 Медична довідка (форма № О86-У)

3. 9 фотокарток розміром 3x4 ом.

ЗАПРОШУЄМО НА ПІДГОТОВЧЕ ВІДДІЛЕННЯ МОЛОДЬ, ЯКА БАЖАЄ

НАВЧАТИСЯ В УДУХТ

Наша адреса: Київ-33, вул. Володимирська, 68, УДУХТ, підготовче відділення, корп. Б,

другий поверх, кімната Б-207, тел. 227-94-92.

Зразок 2:

ЗАПРОШЕННЯ

Вельмишановннй Іване Полікарповичу!

Запрошуємо Вас на вечір зустрічі зі студентами 1 курсу фізичного факультету 21

січня 2001 року, в середу, й 15.00 - в актовому залі фізичного факультету.

Будемо раді послухати Ваші спогади про роботу на факультеті, про студентські роки

й наукову працю.

У програмі вечора — виступи випускників факультету різних років та концерт

факультетського вокально-інструментального ансамблю, Студрада фізичногр факультету

Київського національного універснтету

ім. Тараса Шевченка

Хвилинка-сміховинка

Категоричний підпис

Ішов я якось вранці на роботу

і на стовпі таку читаю фразу:

«Об’ява

Ветлікарня у суботу

проводить щеплення собак від сказу».

І підпис унизу як настанова:

«Явка всіх громадян обов’язкова!”

***

До цього я додам без балачок:

стиль гідний Їжакових колючок!

(Д.Білоус)

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 48. Відредагуйте текст оголошення. Допишіть відсутні реквізити

Сьогодні о пів третьої студенти-біологи зустрічаються з вченими-генетиками. Хто

бажає послухати, то приходьте до кафедри біології. Буде цікаво, не пошкодуєте!

Організатори.

Вправа 49. Серед поданих відомостей виберіть ті, що вказують в тексті запрошення.

1. Дата і час події;

54

2. Номер квитка

3. Порядок денний

4. Телефон організаторів;

5. Прізвище, ім'я та по батькові;

6. Місце проживання;

7. Кількість запрошених

8. Тематика події;

9. Зв'язок з іншими учасниками;

10. Маршрут проїзду;

11. Прізвища доповідачів;

12. Час закінчення події;

13. Організатори;

14. Спонсори;

15. Голова;

16. Секретар;

17. Прізвище і телефон відповідальної особи

Вправа 50. Розкрийте дужки і складіть запрошення за допомогою поданих складних слів

або похідних від них.

Дев’яносто (річчя), Корсунь (Шевченківський), кіно (репортаж), всесвітньо (відомий),

історико (культурний), фото (кореспонденти)

Протокол

Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час

і мета проведенню зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад

присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.

Протоколом оформляється також діяльність слідчих органів, органів охорони

громадського порядку і т. д.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, котра засвідчує той чи інший факт,

тобто штатні секретарі відповідних органів або обрані на засіданні (на зборах,

конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії

або голова і всі члени комісії.

За способом і повнотою напису протоколи поділять на групи:

1. Стислі, в яких фіксуються лише ухвали,

2. Повні, які, крім ухвал, містять виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад,

засідань.

3. Стенографічні, в яких усі виступи записано дослівно.

Реквізити:

1) назва виду документа (протокол);

2) порядковий номер протоколу;

3) назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні

збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

4) назва підприємств, організації;

5) дата, місце проведення зібрання;

6) кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість

присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря,

членів президії);

8) порядок денний. Питання має бути сформульовано в називному відмінку;

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

55

Для окремих видів протоколів обов'язкові такі додаткові реквізити, як гриф

затвердження та гриф погодження.

Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим,

точним, лаконічним. Він складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного.

Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ,

УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання і

ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового

рядка у називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати

зміст доповіді за формою прямої мови. Наявний текст доповіді необхідно позначити

виноскою: Текст доповіді додається.

Далі занотовують питання та відповіді на них. Слова УХВАЛИЛИ, ВИСТУПИЛИ,

СЛУХАЛИ треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них

ставлять двокрапку.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені

арабськими цифрами.

Стислі протоколи, в яких містяться тільки порядок денний, прізвища доповідачів, котрі

виступили в дебатах, і прийняте рішення, рекомендується складати, наприклад, на опе-

ративних виробничих нарадах. Не потрібні докладні протоколи в тому разі, коли

засідання стенографуються або записуються за допомогою магнітофона чи диктофона.

Підписана головою і секретарем стенограма (фонограма) додається до протоколу.

Такий прогресивний спосіб протоколювання (фонозапис за допомогою магнітофонів чи

диктофонів) необхідно використовувати ширше. Це дає можливість не тільки дослівно

записувати доповіді, виступи, питання і відповіді, репліки, а й слідкувати за реакцією

учасників засідання. Важливе і виховне значення фонозаписів: у разі необхідності

можна відтворити промови любителів обіцянок і т.д.

Зразок

Протокол № 10

12.12.98

с. Дібровка

району

області

Виробнича нарада

працівників бухгалтерії

Голова С.В. Марченко

Секретар А.М. Токарчук

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 1998 р. (інформація

головного бухгалтера С.В. Марченка).

2. Вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку і звітності

(повідомлення заступника головного бухгалтера М.Г. Руденко).

І. СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання

працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

С.П. Дмитрієв — вказав на проблему якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і

заповнення таблиць.

Г.С. Яковенко — запропонувала організувати роботу в такий спосіб, щоб закінчити

складання звіту до 10 січня 1999 р.

УХВАЛИЛИ:

56

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити вчасну підготовку й високу якість

матеріалів звітів з виробничо-фінансової діяльності агрофірм за 1998 рік.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 1999 р.

II. СЛУХАЛИ:

М.Г. Руденко — вказівки й пояснення Держкомстату від 07.12.98 з питань

бухгалтерського обліку в агрофірмах взяти до відома і керуватися ними.

Додаток: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова (підпис) С.В. Марченко Секретар (підпис) А.М. Токарчук

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 51. Напишіть протокол зборів студентів вашої групи з таким порядком

денним:

1. Звіт старости групи про результати зимової екзаменаційної сесії.

2. Про розподіл стипендії.

Вправа 52. Виправте помилки в оформленні документа

Протокол № 3

12 квітня 2002р.

Присутні:

Відсутні:

Повістка дня:

1. Затвердження складу комісії по контролю дисципліни.

Слухали: Інформацію голови Лисенко В.І. про стан дисципліни в колективі та

необхідність створення комісії по контролю дисципліни.

Виступили: Гавриленко І.Я., Іванова Г.Н.. Коваль А.П., Петренко А.Р.

Ухвалили: До 20.04.2002р. створити комісію по контролю дисципліни в колективі в складі

15 осіб. Список додається

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу — один з наймасовіших видів документації, що

надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду

документа (витяг з протоколу).

Реквізити:

1. номер протоколу, з якого зроблено витяг;

2. назва органу, засідання, наради;

3. дата;

4. текст із цього питання;

5. підписи.

Зразок

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 2

ЗАСІДАННЯ

профспілкового комітету Українського державного університету харчових технологій

від 11 березня 1998 року.

СЛУХАЛИ: заяву проф. П.А. Рудика з клопотанням про виділення путівки до

лікувально-профілактичного санаторію "Трускавець".

УХВАЛИЛИ: виділити П.А. Рудику путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л.Р. Сурко

Секретар (підпис) Н.І. Буряк

57

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 53. Виправте помилки в оформлення документа.

ВИТЯГ

З протоколу засідання правління

КПС «Нива»

Слухали: голову правління Марчука Ю.І. про надання матеріальної допомоги Семенцовій

Н.П.

Конспект, тези

Тези як форма запису прочитаного

Тези — це стисло сформульовані основні положення тексту, що вбирають суть

висловленого автором.

Види тез

Цитатні — відбір авторських тез із тексту.

Вільні — основні положення тексту формулюються своїми словами.

Змішані — цитати і вільний виклад авторської думки чергуються.

Усі вони можуть бути простими і складними. Проста теза подає головну думку частини

тексту у вигляді ствердження чи заперечення будь-чого. Складна теза, окрім ствердження

якоїсь думки, містить ще і її доведення.

Порядок роботи над складанням тез 1. Прочитати весь текст, якщо він невеликий, або розділ, якщо твір великий за

обсягом.

2. Продумати зміст тексту, знайти і прослідкувати основні положення, висунуті

автором.

3. Викласти основні авторські думки у вигляді послідовних пунктів.

Вимоги до складання тез

1. Формулювання думок чітке і коротке, але самобутність форми повинна зберігатися,

незважаючи на деяку уривчастість викладу.

2. Кожне положення містить у собі лише одну думку.

3. Можна складати тези за абзацами. Іноді одна теза може об'єднуватиме кілька абзаців.

4. Записуючи тези, нумеруємо кожну, пропускаємо рядок між ними, у кожній тезі бажано

виділити головне слово і помітити логічний наголос.

5. Якщо твір великий, то в кінці кожної тези вказуємо номер сторінки тексту. Якщо текст

невеликий за обсягом, то в кінці тез необхідно вказати джерело викладу.

6. Письмо — продуктивний вид мовленнєвої діяльності, що має ті ж механізми, що і

говоріння. Результати письма — це письмове висловлення. Під час навчання вам доведеться часто використовувати підвиди письма — слухання-письмо, читання-письмо, тобто ви будете слухати і писати (диктанти, перекази, плани, тези, конспекти лекцій) або читати і писати (плани, тези, конспекти, анотації, реферати). Записи не тільки зберігають прочитаний або прослу-

ханий матеріал, але й допомагають його засвоїти. Тому з навчальною метою широко

використовуються такі види записів, як план, тези, конспект.

7. План — найкоротший вид запису. У ньому лише перераховуються питання, які висвітлені

у виступі чи в книзі.

8. Складаючи план тексту, намагайтеся вловити поділ тексту на частини і зв'язок між

цими частинами. До кожної частини ставиться питання (питальний план) або дасться заголовок

у вигляді короткого називного речення (називний план). Якщо речення взяті з тексту, план

називається цитатним. У простому плані його складові частини нумеруються підряд. Під час

написання складного плану текст ділиться на великі частини, а кожна частина — на менші.

9. Тези — короткий виклад основних думок автора, що передають основні положення

тексту у тій логічній послідовності, яка веде до доведення головної думки, але може не збігатися з

послідовністю викладу матеріалу в тексті. Щоб скласти тези, необхідно прочитати текст,

продумати його зміст, віднайти основну ідею, головні думки.

58

Тези можуть бути цитатними, вільними та змішаними.

Конспект — найбільш розгорнута форма запису. Конспект повинен відповідати плану. Тому

спочатку складається план, а потім пишеться конспект. Не слід конспектувати матеріал під час

першого читання чи після прослуховування кожного речення лектора. На папері фіксуємо основні

думки, деталі опускаємо.

Конспекти, як і тези, можуть бути цитатними (під час читання), вільними, змішаними.

Конспект як форма запису прочитаного

Конспект — це короткий письмовий виклад змісту книги, статті, лекції тощо. Конспект

складається з плану, стисло викладених основних положень, фактів і прикладів.

Основа конспекту — план, тези і виписки. Однак конспект дає змогу не лише

занотовувати прочитане й почуте, але й виражати наше ставлення до нього, записувати

власні думки.

Призначення конспекту — одержати можливість за короткий час відновити у пам'яті

основний зміст книги.

Технологія конспектування

1. Уважно прочитайте текст. Супроводжуйте читання відмічанням незрозумілих місць,

незнайомих слів, нових імен, дат. Запишіть на першій сторінці паспортні дані книги, над

якою працює те (про бібліографічний опис книги див. нижче).

2. Розділіть сторінку на дві частини (праву і ліву).

3. Поділіть текст на логічно-смислові частини. Під час читання тексту

складіть простий детальний план— послідовний перелік основних

думок автора. (В основі плану конспекту може бути зміст книги, вміщений у

кінці або на початку видання. Якщо ж зміст і структура тексту зазнають під час

конспектування помітної переробки, план конспекту може значно відрізнятися

від оглаву. Попередньо складений план допоможе озаглавити частини

конспекту. Заголовки можна виділити. Під час повторного читання відзначте, як

автор доводить основні думки своєї роботи (одержуємо тези)).

4. Прочитайте відзначені місця і коротко послідовно їх запишіть.

5. На полях помічайте значення нових та незнайомих слів, понять, а також

записуйте власні думки, коментарі, оцінки прочитаного.

6. Намагайтеся виразити думки автора своїми словами.

7. Цитуйте лише те, на що можна буде посилатися як на авторитетний виклад

думки (Детальніше про цитування див. нижче).

8. Під час конспектування тексту великого розміру на полі вказуйте сторінки

книги, які охоплені певною частиною конспекту.

Отже, конспект включає в себе всі інші форми запису: план, тези. Без точного,

детально продуманого плану неможливо скласти хороший конспект. І щоб навчитися

правильно конспектувати, потрібно перш за все навчитися складати план і тези твору, що

вивчається. Можна сказати, що конспект— це тези у розширеному вигляді, доповнені

конкретним матеріалом, фактами (цифри, таблиці, схеми). Позитивним у конспекті є й те,

що його можна увесь час доповнювати новими записами і узагальненнями. Розрізняють два

види конспектів: текстуальний і вільний.

Працюючи над текстуальним конспектом, необхідно віднайти у тексті, що

вивчається, текстуальну відповідь на поставлене питання. Такий конспект може бути

коротким і детальним.

Вільний конспект вимагає вміння виразити основні думки своїми словами,

упускаючи все другорядне і зупиняючись лише на найголовніших фактах.

Крім конспектування окремих творів, іноді виникає потреба законспектувати декілька

творів, близьких за тематикою. Такий конспект називається тематичним. Побудований він

на основі спеціального плану, складеного під час вивчення певного теоретичного питання.

59

Мета тематичного конспекту— глибше, всебічно вивчити певну проблему, підготувати

матеріали для доповіді, лекції. Складанню тематичного конспекту передує підбір

необхідної літератури, тобто тих творів, запис змісту яких він буде містити. Потім ця

література детально вивчається, на основі цього складається план конспекту. Відповідно до

плану складається тематичний конспект. У багатьох відношеннях він наближається до

реферату, до доповіді на певну тему. Зрозуміло, що тематичний конспект більше, ніж

конспект одного твору, повинен постійно поповнюватися новими фактами, матеріалами,

творчо перероблятися.

Існує два основні способи оформлення конспекту: в зошиті і на окремих аркушах.

Ведення конспекту в зошиті зручне тим, що його легше оформити, зручніше брати з собою

і т.д. У той же час у зошиті конспект носить дещо застиглий характер: його важче

поповнювати новими матеріалами, висновками і узагальненнями.

Конспект на окремих листках (картках) полегшує наступну роботу над ним: його легше

«поновлювати», редагувати; у такому конспекті легше знайти і використати фрагмент

запису під час підготовки до виступу чи доповіді.

Складання конспекту лекції

Особливий вид конспектування — запис за лектором. Конспектуючи висловлювання,

що сприймаються на слух, не слід прагнути детально усе зафіксувати за вчителем.

Користуючись планом, ним запропонованим на початку лекції, виділяйте головну думку і,

слідкуючи за її розвитком, записуйте лише те, що її стосується, що її розкриває.

Якщо ви не встигли щось записати, залишіть місце в тексті конспекту. Після лекції

з'ясуйте з товаришами, що ви пропустили, і допишіть цю частину тексту.

Коли вам трапилися незрозумілі слова чи вирази, зробіть позначку на полі. Після лекції

запишіть тлумачення цих слів за словником.

Якщо лектор чи вчитель підтверджує якийсь із фактів цікавим прикладом, його

(приклад) не обов'язково записувати повністю. Запишіть на полі опорне слово, фразу,

речення, які допоможуть вам потім відновити цю розповідь у пам'яті.

Що потрібно знати, складаючи конспект?

I. Бібліографічний опис книги має чітку послідовність:

а) прізвище та ініціали автора;

б) назва книги;

в) вихідні дані — місто, видавництво, рік, кількість сторінок.

Вихованець І. Р. У світі граматики.— К.: Освіта, 1987.— 191 с. (або —С. 11-14, або —Т. 14.— С. 19-78). Якщо ви конспектуєте газетну чи журнальну статтю, тоді її назва оформляється так:

Вербич В.О. Час не жде // Українська мова і література в школі. — 1987. —№12. — С. 60.

Якщо ви працюєте з матеріалами збірника, вкажіть на полях вихідні дані всієї книги, а

потім, на основному полі запису, — назву глави, статті, оповідання (у відповідності з

заголовком).

II. Скорочення, умовні позначення в конспекті

У конспекті часто вдаються до скорочень окремих слів, а то й словосполучень.

Основні вимоги до скорочення слів

1. Скорочувати можна лише ті слова, які однозначно встановлюються за

контекстом. Це насамперед часто вживані слова або терміни, які повторюються в тексті.

Повторювані терміни рекомендується позначати в конспекті першою великою літерою

слів, що входять до їх складу, наприклад: речення — Р, складне речення — СР,

складне синтаксичне ціле — ССЦ і т.д.

2. Для ряду слів української мови існують загальноприйняті скорочення, їх треба

знати і активно використовувати у своїх записах. Це стосується і абревіатур. Ось деякі з

таких скорочень:

акад. – академік, вид-во - видавництво , гл. – глава, гр.- громадянин, літ. - літературний ,

м. –місто,

60

м-во — міністерство , мед. – медичний, р-н – район

рр. – роки, с. – село , сек. - секунда

У кінці слова, що скорочується, не повинно бути букв на позначення голосних та

м'якого знаку; корінь слова повинен зберігатися (книжн., газети., пригол. зв.,

скороч. і т. д.). 5. Не скорочуються власні назви.

Згодом у вас виробиться своя, індивідуальна система ведення записів у конспекті,

яка повинна відповідати найголовнішій засаді — бути доцільною і зрозумілою.

Звіт Звіт — документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про

виконання якоїсь роботи. Види цього документа:

1) статистичні (цифрові) — на спеціальних, виготовлених друкарським

способом бланках;

2) текстові — на звичайному папері за встановленою формою.

Реквізити:

1) назва виду документа (звіт);

2) період, за який складається звіт;

3) назва установи, організації, про роботу якої звітують;

4) текст;

5) підписи;

6) дата складання звіту;

7) індекс документа;

8) гриф затвердження.

Декотрі види звітів мають додаткові реквізити — погодження і затвердження. Ці

документи складаються у текстовій або табличній формі. У таблиці найчастіше зводять

статистичні звіти.

Розрізняють звіти періодичні і разові. Перші затверджуються керівником, який

раніше підписав план, другі — не затверджуються, а лише адресуються посадовим

особам, від яких одержано завдання або доручення,

Текст разового звіту, як правило, розпочинається словами: За Вашим розпорядженням

від (такого) числа… Це посилання на завдання слугує першим логічним елементом

змісту цього документа. Далі йдуть описання виконаної роботи і заключна частина, в якій

аналізуються підсумки її, потім — висновки і пропозиції.

Текст звіту має бути чітким за побудовою, логічною послідовністю викладу матеріалу,

містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, його доцільно розбити на короткі заголовки

відповідно до змісту.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній

позитивне і негативне, зробити висновки, окреслити перспективи.

Зразок

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор комбінату

(підпис. Ініціали, прізвище)

« _»____________19_р.

ЗВІТ

про роботу Спеціалізованої науково - технічної ради за 1999 р.

61

Голова ради (підпис) Ініціали, прізвище Секретар (підпис) Ініціали, прізвище 15.13.93

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 54. Розташуйте правильно елементи заголовка документа

Звіт санітарного лікаря епідеміологічної станції м. Києва Михайленко О.В. про

перевірку організації раціонального харчування в дитячому дошкільному закладі №

333 з 03.02.02. по 03.03.02.

План

План –точний перелік господарських, культурних, оборонних та інших

заходів, що передбачає послідовність і термін їх проведення, із зазначенням

відповідальних керівників і конкретних виконавців, місця проведення

обговорених, прийнятих колективом або пропонованих колективові заходів.

Плани бувають: перспективні (на кілька років), річні, на півріччя(семестр),

квартал, місяць, тиждень, один день, прості і складні —залежно від

кількості запланованих питань, часу й мети їх здійснення. Найчастіше виконуються в

табличній формі з реквізитами: № п/п, зміст роботи, дата виконання, хто виконує, примітка,

автор (посада), підпис, ініціали й прізвище; або: №, п/п, дата, порядок денний (перелік обго-

ворюваних питань), доповідач, відповідальний, відмітка про виконання, посади, підписи

відповідальних осіб і розшифрування їхніх прізвищ.

Бізнес - план — плановий документ. Процес укладання бізнес-плану - один з

напрямів планування. Термін фінансово-економічної діяльності. Великий за обсягом

письмовий документ, що «підсумовує ділові можливості й перспективи і роз'яснює, як ці

можливості можуть бути реалізовані наявною командою керівників (менеджерів)»; за

визначенням В. Шудрі та А. Белічка, бізнес-план як «карта польоту, що визначає найбільш

бажаний, оптимальний за часом і найменш ризикований маршрут досягнення визначених

цілей» .

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 55. Складіть орієнтовний семестровий план самостійної роботи з

курсу «Українська мова ( з професійним спрямуванням)». Оформіть його,

вказуючи реквізити свого навчального закладу.

Доручення

Доручення - це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій

особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від

її імені.

Залежно від су6’єкта дії доручення поділяються на:

— особисті (особа доручає особі);

— офіційні (установа доручає особі чи установі),

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис

особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

- Назва виду документа

- Текст

- Дата.

- Підпис особи, яка склала доручення.

- Завірення підпису.

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення:

1. Штамп.

2. Номер.

62

3. Дата.

4. Назва виду документа.

5. Текст.

6. Зразок підпису особи, якій видано доручення.

7. Підпис керівника установи.

8. Печатка.

Текст доручення містить такі відомості:

— прізвище, ім'я, по батькові, посада особи (в офіційному дорученні — назва установи), яка

видає доручення;

прізвище, ім'я, по батькові, посада особи, якій видається доручення;

— назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в

якій особа здійснює свою діяльність;

напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;

— термін дії доручення;

— назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається

доручення.

Зразок

ДОРУЧЕННЯ

Я, Савенко Микола Федорович, доручаю Савенко Ніні Іванівні одержати в касира

училища належну мені зарплату за травень 2008р.

Доручення дійсне до 2 жовтня 2009р

06.05.09 (підпис) М.Ф. Савенко

Підпис викладача Савенка М.Ф. засвідчую:

Директор ВПУ-34 м. Стрия ___________________ І.М. Пилипів

Вправи на закріплення вивченого Вправа 56. Напишіть доручення, де ви доручаєте своєму товаришу отримати вашу стипендію

Розписка

Це письмове підтвердження певної дії, що відбулася, - передачі й отримання

документів, товарів, грошей від підприємства або приватної особи.

Розписка може бути приватного(особа отримує цінності від особи) і

службового(особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи)

характеру.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст:

Прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і

підтверджує отримання цінностей;

Прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

Точні найменування матеріальних цінностей. Їх кількість і вартість –

словами і цифрами;

Відомості про документ (паспорт. Посвідчення), що засвідчує особу,

яка отримує цінності;

Підстава передачі й отримання цінностей.

3. Дата.

63

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Завірення підпису (у приватній розписці).

Зразок:

Розписка

Я, студент фізико-математичного факультету Національного педагогічного

університету імені М.П. Драгоманова Тесленко М.Н., отримав від завідувача бібліотеки

К.П. Проценко для тимчасового користування на час канікул 1 (один) підручник з фізики,

1 (один) підручник з математики, 1 (один) підручник з філософії.

1.05.08р Підпис

Підпис студента Тесленка М.Н. засвідчую.

Декан фізико-математичного факультету (підпис) О.В. Теслюк

Хвилинка-сміховинка

Розписка

Я, директор школи села Веселий Кут, Іван Васильович Карабут. Одержав

від Майсківської Тамари відповідні товари шкільні: дитячі санчата (одні), бутси і

кеди (чотири пари), шахи, фляги, транспортири (по чотири).

(Підпис)

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 57. Напишіть розписку про одержання з книгарні книжок для бібліотеки;

самостійно визначте:

1) назви книжок;

2) їх кількість;

3) можливу вартість;

4) на яку суму.

Вправа 58. Оформіть документ, у якому говориться про те, що Ковалів Михайло

Миколайович отримав на складі фірми «Добробут» приладдя на суму 1060 гривень 22

лютого 2003 року. Назвіть реквізити цього документа.

Акт

Це документ, який містить рішення щодо законів, указів,

постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з

діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних

експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників

організацій, що перевіряють.

Акт складається кількома особами з метою об’єктивного фіксування подій, фактів

або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві

частини

— вступну (вказуються підстави для складанні акта, перелічуються особи, що

складали акт, а також присутні),

— констатуючу (викладаються мета й завдання акта характер проведеної роботи,

перелічуються виявлені факти, даються висновки).

Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи

щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова Складено перераховуються особи, які складали акт або були присутні

під час його складання, і обов’язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо

64

акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів

комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується

місце їх зберігання.

Реквізити: 1. Назва установи.

2. Гриф затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Номер та дата складання.

5. Місце складання

6. Заголовок.

7. Текст.

8. Підписи.

9 Дата.

10. Печатка.

Зразок:

Боярський концерн ЗАТВЕРДЖУЮ

«Арксі» Директор концерну Шафранов А. А.

Акт № 302

про результати ревізії каси

00.00.00

Підстава: наказ № 20 директора концерну від 00.00.00

Як результат проведення ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі за станом на 00.00.00 згідно з касовою книгою і даними

бухгалтерського обліку становить 45 тис. грн..

2. Фактичний залишок наявних грошей становить 39 тис. гри.

3. Нестача грошей у сумі 6 тис. гри. виникла з вини касира.

Комісія пропонує касирові концерну Коваль М.Н. повернути суму, якої бракує.

Акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну чинність; їх взято на зберігання

кожною із сторін.

Голова комісії (підпис) Я. Д. Швець

ЧЛЕНИ КОМІСІЇ (ПІДПИС) К. Н. Ковальова

О.В. Муха

ПЕЧАТКА

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 59. Складіть акт, розмістивши подані відомості відповідно до правил

оформлення.

Київський завод «Електрон». Акт. Про результати ревізії каси. № 6. Затверджую.

Директор заводу. В. Ю. Смирнова. 12. 01.01. «15» лютого 2002 р. М. Київ. Голова

комісії: заст. Головного бухгалтера заводу М.Я. Ротань. Присутні: кассир заводу С.Т.

Скляр. Складено комісію в складі: Члени комісії: бухгалтер В.І. Ярчук, ст. економіст Ж.Д.

Менжега. Складено у трьох примірниках: 1-й – директорові заводу; 2-й – до бухгалтерії

заводу; 3-й – касирові заводу. Підписи голови та членів комісії і їх розшифрування. У

результаті проведення ревізії встановлено6

1. Залишок грошей у касі станом на 12.02.02 згідно з кассовою книгою й відомостями

бухгалтерського обліку 780 грн.(сімсот вісімдесят гривень .

2. Фактичний залишок готівки 780(сімсот вісімдесят гривень). Підстава: наказ

директора заводу від «11» лютого 2002р. № 34.

65

Інструкція.

Інструкція. Так називається організаційний документ, який видається

органом державного управління з метою встановлення правил, які регулюють

організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сфери діяльності

установ, урядових осіб і громадян. Інструкцію затверджує керівник установи. До

документів цього виду належать методичні рекомендації, правила тощо.

Найпоширенішими різновидами є: інструкція з правил безпеки, експлуатації

пристроїв, посадова інструкція.

Текст інструкції ділиться на розділи, пункти і підпункти. Інструкція починається з

розділу «Загальні положення», який розкриває призначення інструкції, галузь її

поширення, з’ясовує порядок використання. Текст інструкції має форму вказівок, тому

поширеними є слова типу потрібно, повинен, необхідно, слід, не допускається тощо. Текст

має бути стислим і точним, інформація викладається у безособовій формі або від третьої

особи.

На інструкції ставиться дата її затвердження керівником установи.

Реквізити:

1. Назва виду документа

2. Гриф затвердження.

3. Заголовок

4. Текст.

5. Коди

6. Дата

7. Індекс

8. Місце видання.

9. Підписи.

Окрему групу становлять посадові інструкції, адресовані працівникам з

визначенням їх посадових обов’язків і прав. Ці інструкції розробляє керівник працівника,

а затверджує керівник підрозділу. Крім загальної частини, вони складаються із розділів,

які визначають:

Функції працівника;

Обов’язки працівника;

Права працівника;

Посадові зв’язки;

Оцінку роботи;

Відповідальність

Положення. Положення. Таку назву має організаційний документ – правовий акт, що

встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних

підрозділів, визначає правовий статус тимчасово створених комісій, бюро, груп.

Положення затверджується вищими органами або керівниками установ.

Реквізити:

1. Герб.

2. Гриф про затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Назва установи.

5. Дата .

6. Місце написання.

7. Текст, де вказуються:

Мета створення установи;

Основні завдання;

66

Права і обов’язки;

Керівництво;

Функціональні зв’язки з іншими установами;

Основні та обігові кошти;

Призначення службових приміщень;

Виробничо – господарська діяльність підприємства;

Контроль, перевірка та ревізування діяльності;

Способи реорганізації і ліквідації підприємства.

Статут

Статут - це зведення правил, що регулюють основи організації і діяльності

установ певної галузі господарства.

Реквізити:

1. Гриф затвердження.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок.

4. Текст, що складається з таких розділів:

— Загальні положення;

— Основна діяльність: у чому полягає її порядок;

— Планування й облік роботи;

— Призначення допоміжних служб;

— Взаємодія з іншими органами, що здійснюють подібну діяльність;

— Специфічні особливості діяльності;

— Відповідальність організації за виконання зобов’язань і порядок розгляду

суперечок, пред’явлення претензії, позовів;

— Заохочення;

— Дисциплінарні стягнення.

Текст статуту розбивають на параграфи (статті, пункти), які групують у розділи

(позначаються римськими цифрами).

Статути після їх затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах

Міністерства фінансів України.

Зразок:

Зразок формуляра статуту про заснування малого підприємства:

ЗАРЕЄСТРОВАНО ЗАТВЕРДЖЕНО

ухвалою виконкому засновником (засновниками)

Директор

________________________

___________________________

(назва районної Ради) (назва підприємства,

Від «__»_____________20_р

№_______________________

Голова виконкому

_________________________

(прізвище, ім’я та по батькові)

Статут

_____________________________________________________________________________

(повна назва малого підприємства)

1. Загальні положення.

2. Завдання і функції підприємства.

3. Майно підприємства.

4. Управління підприємством.

67

5. Організація й оплата праці.

6. Звіт, звітність і контроль.

7. Зовнішньоекономічна діяльність малого підприємства.

8. Реорганізація і припинення діяльності підприємства.

ПОГОДЖЕНО СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО

_____________________ реєстраційний №____________

_____________________ Ухвалено на загальних зборах

трудового колективу

«___»_________________20__р. протокол №________ від_____

Розпорядження

Розпорядження – це правовий акт, що видається керівником або

колегіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений

термін дії та стосується вузького кола організацій. Посадових осіб і громадян –

виконавців розпорядження.

Реквізити:

1. Назва структурного підрозділу.

2. Коди.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Місце видання.

7. Заголовок до тексту.

8. Текст. Що містить такі частини:

- Констатуючу (вказуються мета або причини видання);

- Розпорядчу 9вказуються дії. Які треба виконати, та особи, відповідальні

за виконання)

9. Підпис.

Список

Список-це документ, який містить перелік осіб, предметів, об’єктів,

документів у певному порядку і складається з метою інформації або

реєстрації.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Номер.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Підпис.

7. Дата.

8. Печатка.

Список складається в алфавітному або хронологічному порядку. Іноді елементи

списку розміщуються в послідовності від більш значущого до менш значущого.

Таблиця

Таблиця – це перелік статистичних даних або інших відомостей,

розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований. На першому плані виступають цифри.

У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше

вживаються слова разом, усього, у тому числі.

68

Реквізити:

1. Номер;

2. Тематичний заголовок.

3. Заголовна частина, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці

заголовків і підзаголовків не ставляться).

4. Основна частина, що містить графи і рядки.

5. Примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною

Зразок

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник директора

з навчально-виховної

роботи сзш № 23

___________________

( підпис)

15 серпня 2002року

ІНДИВІДУАЛЬНИЙ ПЛАН

Роботи класного керівника 5-А класу СЗШ № 23

Гнатюк Антоніни Михайлівни

на 2002/2003 н.р

№ Захід Термін

виконання

Відмітка про

виконання

1 Провести зустріч з учнями 30.08

2. Взяти участь у загальношкільному святі

Першого дзвоника

02.09

3 Провести перший урок «Здоров’я дітей –

здорова нація»

02.09

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 60. Складіть список викладачів, які читають на вашому курсі; використайте

графи:

№ пор.

Прізвище, ім'я, по батькові

Навчальний предмет

Вправа 61. Складіть таблицю, де було б подано таку інформацію: типи документів щодо

особового складу, їх реквізити.