の構築」といった企業側が今後対応を求められるマイナンバー実務について分かりやすく説明します。またマイナンバー制度が企業の給与業務に深く関連することから給与計算システムや勤怠システムとの連動により安全性を確保しつつ、制度開始後も業務を効率的に行うことができるマイナンバー管理システムの紹介も行います。まだマイナンバー制度開始に向けて対応を取られていないお客様や、制度開始に向けて不安があるお客様は是非、この実務セミナーへご参加ください。セミナーの詳細は以下の通りとなります。

これで完璧︕マイナンバー実務研修を受講しよう︕︕

当事務所では、マイナンバー制度開始が差し迫る中、経営者と実務担当者の皆様を対象とした「マイナンバー実務対応セミナー」を開催いたします。このセミナーでは「マイナンバー制度の概要」、「従業員へどのように周知すべきか」、「マイナンバーが必要とされる各種手続の解説」、「マイナンバーの管理体制

平成２７年１０月よりマイナンバーの通知が順次開始されます。これによって来年１月からは税務関連手続や社会保険関連手続、さらに災害対策の分野でこのマイナンバーが利用されることになります。実務上、従業員の税務手続や社会保険手続を行う必要がある企業では、このマイナンバーを取扱う機会が増加します。当事務所が発行するニュースレターでは、本年４月号においてマイナンバー制度の概要について特集を組んでご紹介しておりますが、今回はいよいよ制度開始が目前に迫っている中で再度、企業におけるマイナンバーの実務対応について解説いたします。企業が今後求められるマイナンバーの実務についてその対応方法を解説するとともに、社内で求められるマイナンバーの管理体制整備について紹介しております。

Sato Accounting & Tax FirmOffice Journal

Main Topic Prologue

マイナンバー制度の実務経営者＆実務担当者が知っておくべき

Step 1

Step 2

今さら聞けないマイナンバー制度のおさらい

経営者と実務担当者に求められるマイナンバー制度の実務対応

Step ３

これで完璧︕マイナンバー実務研修を受講しよう

2015.08

沖縄県宜野湾市字大謝名 201　TEL 098-943-7408　FAX 098-943-7409　

WEB site http://www.feliz-tax.jp　 E-mail info@feliz-tax.jp

税理士法人 佐藤総合会計事務所主催 経営支援セミナー 2015

マイナンバー制度 実務対応セミナー＜プログラム＞

マイナンバー制度の概要 ・マイナンバーとはどのような制度か ・マイナンバーの取得・利用・保管 ・マイナンバーの安全管理措置制度開始で貴社が担う役割とは ・従業員への周知について ・経営者の役割と取扱担当者の実務対応 ・給与システムとの連動と管理体制構築

９ ９月平成２７年

日（水）14:00 ～ 16:00宜野湾マリン支援センター会議室（まりりん宜野湾）沖縄県宜野湾市大山 7-10-27国道 58 号線・宜野湾バイパス伊佐向け。ラグナガーデンホテルを過ぎて左手。

貴社名

フリガナ

ご住所

ご連絡先

フリガナ フリガナ

御役職御役職

御出席者氏　　名

TEL: FAX:E-MAIL:

そのまま FAX でお申込み完了︕︕ 098-943-7409

お申込みは下記の申込欄記入後そのまま FAX、又はE-MAIL（info@feliz-tax.jp）をお送りいただきますようお願い申し上げます。（定員に達し次第終了 )

ニュースレターを見てお申込で無料ご招待︕︕（1 社 2 名様までお申込いただけます）

御出席者氏　　名

講　師税理士法人 佐藤総合会計事務所

代表パートナー　公認会計士・税理士

佐 藤　晃 史

なお、従業員パートやアルバイトといった雇用形態に関係なく、税務・社会保険関連の手続時には必要になります。また、配偶者や扶養親族のいる従業員の場合には、従業員本人分と合わせて、配偶者、扶養親族のマイナンバーも取り扱うこととなります。平成２８年１月よりこれらの手続きにマイナンバーの記載が必要となることから、事業者としてはマイナンバーの取り扱いについて社内ルールを決めておき、マイナンバーの提示が必要な ” 人 ” から随時収集することとなります。従業員に対しては、扶養控除等申告書などの提出を受けます。なお、扶養親族のマイナンバーは従業員が扶養控除等申告書へ記載することとなりますが、国民年金の第３号被保険者届のように手続きによっては扶養親族等のマイナンバー取得時に事業者が本人確認する必要があります。

この個人番号カードで IC チップに記録される電子証明書を用いて e-TAX などの税務電子申請を行える他、図書館利用やコンビニなどで印鑑登録証、住民票などの各種証明書が取得できるようになります。 マイナンバーを書面で収集した場合は、会社のルール

に基づいて施錠可能なキャビネット等に保管し、勝手に持ち出しや閲覧ができないようにします。また、給与システム等にマイナンバーを入力しておく場合は、責任者や取扱担当者以外の者が触れることができないようにパスワードなどでログインができないようにしておくことも重要です。

マイナンバーは国の行政機関や地方公共団体などにおいて、社会保障・税・災害対策の分野で利用されます。マイナンバーを付することにより上記の分野において、それぞれ異なる機関にある個人の情報が同一のものであることを確認するために活用されます。これによって行政効率を向上させ、国民の利便性を高めつつ公平かつ公正な社会を実現するという目的があります。

【マイナンバー制度とは何か︖】マイナンバーの導入目的と利用範囲について

【マイナンバー制度導入までのスケジュール】平成 27 年 10 月より順次通知開始予定

マイナンバーは平成２７年１０月より住所、氏名、生年月日とともに「通知カード」に記載され交付されることとなっています。この通知カードは住民票を有する個人の住所へ市町村より送付されることとなっています。この時通知される１２桁の番号 ( マイナンバー) は、不正に使われる恐れがある場合やその他特別な事情が発生した時を除いて、一生変更されません。なお、各機関での手続きの際にマイナンバーが必要になるのは、平成２８年１月からです。また希望者を対象として、同じく平成２８年１月から「個人番号カード」の発行ができます。この「個人番号カード」は、通知カードには掲載されない顔写真や IC チップ等の情報が追加されるので、身分証明書としての利用が可能です。( 個人番号カードの発行は無料で行えます )

マイナンバー制度が開始された後、事業者がマイナンバーを取り扱う場面については主として①従業員の税務社保関連手続、②外部講師や専門家などへの報酬等に係る支払調書提出時、③株主への配当等の支払調書提出時になります。

個人番号の取り扱いは、企業の人事総務又は経理といった部門が主となりますが、法定調書に関連する個人の取引が多い場合などは営業部門も関係してくることが予想されます。また、昨今の企業活動では人事業務や経理業務がＩＴ化されていることがほとんどだと思われますのでシステム対応も念頭に入れておくべきでしょう。例えば、源泉徴収票を税務署等へ提出する場合は個人番号の記載が必須ですが、従業員が住宅ローン等の借入れに金融機関へ提出する場合は個人番号を印字しないようにするなどのマスキングが必要です。さらに、人事や経理システム内に個人番号のデータが保管されている場合は、管理者がシステムを作動、又は閲覧可能な人間を制限し、誰がいつどのような形で入出力したかを記録できるようにしておくことも求められてきます。

今さら聞けないマイナンバー制度のおさらい

担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないように、取扱責任者 ( 経営者など ) 及び事務取扱担当者 (経理総務担当者など ) を予め明確に決めておく必要があります。責任者や担当者はマイナンバーの取得方法や、管理・保管方法を予め定めておくようにします。

１．組織的・人的安全管理措置①担当者の明確化

従業員に対するマイナンバーの取り扱い注意喚起や、マイナンバー制度の概要周知などを含めて社内で教育を行うことも大切です。これによってどのような場面でマイナンバーが必要なのか従業員に理解を促し、効率的に事務業務を進めることが可能となります。

2．物理的・技術的安全管理措置①マイナンバー管理・保管上の注意

③社内システムが備えておくべき安全管理措置

社会保険関係の手続

税務関係の手続

災害対策

・年金の資格取得や確認、給付・雇用保険の資格取得や確認、給付・ハローワークの事務・医療保険の給付の請求・福祉分野の給付、生活保護

・税務署に提出する確定申告書や各種届出書、法定調書などに記載・都道府県・市町村に提出する申告書、給与支払報告書等へ記載

・防災・災害対策に関する事務・被災者生活再建支援金の給付・被災者台帳の作成事務

＜マイナンバーが必要となる各種手続の例＞

【マイナンバー利用における注意点】マイナンバー利用の注意点は取得、利用、保管

事業者などが個人のマイナンバーを利用する場合は、取得時、利用時、保管 ( 廃棄 ) 時に特に注意すべきポイントがあります。例えば従業員からマイナンバーを取得する際には、必ず利用目的を明示する必要があります。また、マイナンバー取得時の本人確認は厳格に行うことが求められていることから個人番号カードを取得しておらず通知カードのみの場合には、運転免許書や住民票などで本人確認を行うようにします。また事業者は、税務関連手続き、社会保険関連や雇用保険の手続きの際に従業員のマイナンバーを記載して各機関へ提出が求められます。そしてこれらマイナンバーの記載された書類の保管は、翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合や、所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合に限ります。不必要になった場合はできるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

経営者と実務担当者に求められるマイナンバー制度の実務対応

【マイナンバー制度で事業者がするべきこととは︖】マイナンバーの主な取り扱いシーンを理解する

＜事業者がマイナンバーを取り扱う主な ” 人 ”＞従業員

(＋配偶者、扶養家族 )

税務署・市町村役所・年金事務所

外部講師や専門家等株主

給与報酬等配当

・報酬等に係る支払調書の作成・源泉徴収票の作成・雇用保険被保険者資格取得届の作成・厚生年金保険被保険者資格取得届の作成・健康保険被保険者資格取得届の作成　　など

マイナンバー マイナンバー マイナンバー

事業者

報酬等に係る支払調書の提出

マイナンバー記載

源泉徴収票、給与支払報告書の提出

マイナンバー記載

社会保険関連の手続

マイナンバー記載

【マイナンバー取得が必要な状況について】従業員の入社かから退社、結婚や出産時の取り扱いについて

新たに従業員を雇い入れた場合には、扶養控除等申告書へマイナンバーを記載して提出してもらいます。また、扶養親族がいる場合は扶養親族のマイナンバーも忘れずに記載してもらうようにします。また退職する際には「退職所得の受給に関する申告書」、「被保険者資格喪失届」の提出時にマイナンバーを取り扱います。これらの届け出書類は法令で定めている保存期間がありますのでその期間中は保存をしておき、期間が過ぎたものや、マイナンバーを使用する業務が終了した場合は、可能な限り速やかに復元不可能な方法で破棄する必要があります。なお、従業員が結婚し、姓や住所が変わった場合は、個人番号カードの記載事項が変更されますが、マイナンバー自体は変更されませんので追加の本人確認等は必要ありません。出産で扶養親族が増えた場合は、扶養控除等申告書への追加記載が必要です。

【マイナンバーの安全管理措置】経営者に求められるマイナンバー制度の社内管理体制

②マイナンバー制度についての適切な社内教育

②マイナンバー利用時の注意点

事業者がマイナンバーの利用する目的は、主として税務関連手続、社会保険等手続になります。どのような書類や手続きに必要なのかを責任者と取扱担当者は良く理解したうえで、必要時には双方が利用したことを確認できるように報告体制 ( 稟議書提出など ) を整えておくようにします。

＜マイナンバー対応実行チェックリストのサンプル＞

項　目 実施予定日 チェック欄

1

2

3

4

5

…

／

／

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／

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／

マイナンバーの責任者・事務取扱担当者を決めたか︖

マイナンバーを取り扱う自社の業務を洗い出したか︖

業務ごとのマイナンバーの取得時期や取得方法、本人確認の方法を決めたか︖

マイナンバーが記載された書類の保管方法を決めたか︖

マイナンバーが記載された書類の廃棄方法を決めたか︖

…

【出典︓TKC 経営支援セミナー 2015】