Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ (Office Automation Technology)
Chapter 3 แนวคิด อุปกรณสํานักงาน ก็คืออุปกรณทุกชนิดที่ใชภายในสํานักงาน ต้ังแต ดินสอ ปากกา ไปจนถึง เครื่องคอมพิวเตอร
ดังน้ันกอนที่จะเลือกซื้อเครื่องใชสํานักงานควรที่จะเลือกเครื่องใชสํานักงานที่มีความเหมาะสม และจําเปนตอการใชงาน
วัตถปุระสงค 1 เพื่อใหเขาใจถึงหลักเกณฑในการ
เลือกซื้อเครื่องใชสํานักงาน 2 เพื่อใหรูจักถึงชนิดของอุปกรณ
สํานักงาน
สํานักงานอัตโนมัต ิ
56
1 หลักเกณฑในการเลือกใชอุปกรณสํานักงาน
อุปกรณสํานักงาน คืออุปกรณทุกชนิดที่ถูกใชภายในสํานักงานเชน ดินสอ ปากกา โทรศัพท เครื่องถายเอกสาร เครื่องคอมพิวเตอร เปนตน ดังน้ันกอนที่จะใชงานเครื่องใชสํานักงานควรที่จะเลือกเครือ่งใชสํานักงานที่มีความเหมาะสม และจําเปนตอการใชงาน ดังหลักเกณฑตอไปน้ี
1.1 กําหนดวัตถปุระสงคในการใชอุปกรณสํานักงาน
การกําหนดวัตถุประสงค เปรียบเสมือนจุดเริ่มตนในการเลอืกเครื่องใชสาํนักงาน เน่ืองจากในการตัดสินใจซื้ออุปกรณ จําเปนตองรูถึงวตัถุประสงคในการใชเครื่องใชสํานักงานใหดีเสียกอน เชนตองการใชอุปกรณสํานักงานในการติดตอสื่อสารภายในองคกร หรือติดตอสื่อสารระหวางองคกร ตองการใชในการพิมพเอกสารรายงาน เปนตน และควรมองไปถงึความจําเปนตอการใชเครือ่งใชสํานักงานอีกดวย
รูปภาพ วัตถปุระสงคของการใชอุปกรณสํานักงาน
คือการติดตอสื่อสารระหวางองคกร
บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 57
1.2 พิจารณาอุปกรณสํานักงานที่เหมาะสม หลังจากที่กําหนดวัตถุประสงคในการใชเครื่องใชสํานักงาน เชน ตองการใชในการ
ติดตอสื่อสารภายนอกองคกร เปนตน จากนั้นก็เลือกอุปกรณที่เหมาะสม เชน เลือกที่จะใชโทรศัพท จากนั้นจึงพิจารณาถึงความแตกตางของโทรศัพทในแตละรุน เชน ราคา ฟงกชันการใชงาน ประสิทธิภาพการทํางาน และพิจารณาวาตรงตามวัตถุประสงคในการนําไปใชงาน หรือไม
รูปภาพ พิจารณาถึงความแตกตางของโทรศัพทในแตละรุน
1.3 พิจารณาถึงผลตอบแทนที่จะไดรับจากการใชอุปกรณสํานักงาน
เม่ือเลือกอุปกรณสํานักงานที่เหมาะสมไดแลว ขึ้นตอนตอไปก็คือการเปรียบเทยีบถึงคาใชจาย และตนทุน ตอประโยชนที่จะไดรับตลอดการใชงานของอุปกรณสํานักงานนั้น
รูปภาพ วัสดุ และอุปกรณสาํนักงาน
สํานักงานอัตโนมัต ิ
58
2 ชนิดของอุปกรณสํานักงาน
ชนิดของอุปกรณสํานักงานมีอยูมากมายหลายประเภท ดังน้ันจึงยกตัวอยางของอุปกรณสํานักงานที่มีความสําคัญ ดังตอไปน้ี 2.1 เครื่องคอมพวิเตอร (Computer)
ในยุคปจจุบันแทบจะไมมีคนที่ไมรูจักเครือ่งคอมพิวเตอร เน่ืองจากเครื่องคอมพิวเตอรกลายมาเปนสวนหนึ่งในชวีติ แทบจะเรยีกไดวาเปนปจจัยที่ 5 ก็วาได เครื่องคอมพิวเตอรสามารถทํางานไดในหลายรปูแบบ เชน ใชในการพมิพงาน ใชในการติดตอสือ่สาร ใชในการนําเสนอผลงาน เปนตน
รูปภาพ เครื่องคอมพิวเตอร แบบตั้งโตะ
สวนประกอบของคอมพิวเตอรประกอบดวยสวนตาง ๆ มากมายเชน หนาจอ เมาส
คียบอรด ลําโพง ซีพียู เมนบอรด ซ่ึงทุกสวนเปนองคประกอบที่สําคัญทีท่ําใหคอมพิวเตอรสามารถทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ
รูปภาพ จอภาพแบบตั้งโตะ
บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 59
รูปภาพ จอภาพแบบ LCD
จอภาพ หรือที่เรียกทบัศัพทวา มอนิเตอร (Monitor) เปนสวนทีใ่ชในการแสดงผลขอมูล
ที่ผานการประมวลผลจากหนวยประมวลผลกลาง ทําใหสามารถนําขอมูลน้ันไปใชประโยชนได
รูปภาพ หนวยประมวลผลกลาง
ซีพียู (Central Processing Unit: CPU) หรือหนวยประมวลผลกลาง เปนตวัทีบ่งบอก
ถึงความเรว็ของเครื่องคอมพิวเตอร ซ่ึงที่นิยมใชกันอยางแพรหลายในปจจุบันมีอยูสองชนิด คือของคาย Intel และ AMD ซ่ึงสามารถเลือกรุน และความเร็ว ไดตามลักษณะในการใชงาน
ลําโพงเปนอุปกรณแสดงผล ซ่ึงแสดงในรูปของแบบของเสียง
สํานักงานอัตโนมัต ิ
60
รูปภาพ Speaker หรือลําโพง
2.2 เครื่องพิมพ (Printer)
เครื่องพิมพเปนสวนที่ใชในการแสดงผล ซ่ึงแบงออกเปน 4 ประเภทหลัก คือ 1. เครื่องพิมพแบบหัวเข็ม (Dot Matrix) 2. เครื่องพิมพแบบพนหมึก (Inkjet) 3. เครื่องพิมพเลเซอร (Laser) 4. เครื่องพิมพพล็อตเตอร (Plotter)
รูปภาพ เครื่องพิมพแบบ dot matrix หรือแบบหัวเข็ม
บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 61
รูปภาพ เครื่องพิมพแบบ Inkjet หรือแบบพนหมึก
รูปภาพ เครื่องพิมพแบบเลเซอร
รูปภาพ เครื่องพิมพพล็อตเตอร
สํานักงานอัตโนมัต ิ
62
2.3 เครื่องสแกนเนอร (Scanner) เครื่องสแกนเนอรเปนอุปกรณจับภาพ และเปลีย่นภาพจากรูปแบบอนาลอก ใหเปน
ดิจิตอล เครื่องสแกนเนอรในปจจุบันไดแทรกระบบ OCR (Optical Character Recognition) เขาไปดวย ทําใหมีความสะดวกในการแปลงเอกสารใหอยูในรูปแบบพรอมใชในโปรแกรมประเภทประมวลผลคาํ
รูปภาพ เครื่องสแกนเนอร
2.4 เครื่องสํารองไฟฟา (Uninterrupted Power Supply: UPS)
เครื่องสํารองไฟฟาเปนอุปกรณที่ใชเพ่ือปองกันเครื่องคอมพิวเตอร หรืออุปกรณไฟฟาชนิดอ่ืน ๆ จากกระแสไฟฟาตก กระแสไฟกระชาก และยังชวยสํารองไฟฟาในกรณีที่ไฟฟาดับ ซ่ึงระยะเวลาในการใชงานขึน้อยูกับแบตเตอรร่ีที่อยูภายในเครื่อง UPS น่ันเอง
รูปภาพ เครื่องสํารองไฟฟา
บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 63
2.5 เครื่องโทรศพัท (Telephone) โทรศัพทเปนเคร่ืองมือทางโทรคมนาคม ที่ใชในการติดตอสื่อสารระหวางบุคลากรทั้ง
ภายใน และภายนอกองคกร โดยในปจจุบันน้ีมีทั้งระบบที่มีสาย และไรสาย และยังสามารถโทรผานระบบเครอืขายคอมพิวเตอรที่เรียกวา Voice over IP (VoIP) ทําใหชวยประหยัดคาใชจายได
รูปภาพ เครื่องโทรศัพท
2.6 เครื่องโทรสาร (Facsimile หรือ Fax)
เครื่องโทรสาร หรือที่เรียกกันวา แฟกซ เปนเครื่องมือที่ใชในการสื่อสารที่ชวยใหสามารถรับและสงเอกสาร ที่อยูในรูปแบบขอความ รูปภาพ ผานทางสายโทรศัพท
รูปภาพ เครื่องโทรสาร
2.7 เครื่องพิมพดีดอิเล็กทรอนิกส (Electronic Typewriter)
เครื่องพิมพดีดอิเล็กทรอนิกส หรือเครื่องพิมพดีดไฟฟา เปนเครื่องที่ไดปรับปรงุมาจากเครื่องพิมพดีดธรรมดา โดยเครื่องพิมพดีดไฟฟาหนึ่งเครื่องสามารถพิมพไดทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ ทําใหสะดวกตอการใชงานมากยิ่งขึ้น
สํานักงานอัตโนมัต ิ
64
รูปภาพ เครื่องพิมพดีดอิเล็กทรอนิกส
2.8 เครื่องถายเอกสาร (Copy Printer)
เครื่องถายเอกสาร ก็คือเครื่องที่ทําหนาที่คัดลอกเอกสาร ซ่ึงบางรุนสามารถคัดลอกเอกสารไดทั้งภาพสี และขาวดํา โดยที่มีทั้งแบบดิจิตอล และแบบอนาล็อก
รูปภาพ เครื่องถายเอกสาร
2.9 เครื่องฉายภาพขามศีรษะ (Projector)
เครื่องฉายภาพขามศีรษะ หรือที่เรียกกันวา โปรเจคเตอร เปนอุปกรณที่ใชตอพวงกับคอมพิวเตอร เหมาะสําหรับการประชมุเน่ืองจากเปนอุปกรณที่ขยายภาพจากคอมพิวเตอรใหใหญขึ้น ทําใหมองเห็นภาพไดจากมุมไกล และมองไดชัดเจนขึ้น
บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 65
รูปภาพ เครื่องฉายภาพขามศีรษะ
2.10 กระดานถายเอกสาร (Electronic Copyboard)
กระดานถายเอกสารเปนเทคโนโลยีใหมทีช่วยอํานวยความสะดวกในกรณีที่ตองเขยีนขอมูล ตาง ๆ ลงบนกระดาน ซ่ึงกระดานถายเอกสารนี้จะทําหนาที่เหมือนเครื่องสแกนเนอรที่ทาํหนาที่คัดลอกขอมูลตาง ๆ ทั้งตัวอักษร และรูปภาพทีเ่ขียนอยูบนกระดาน โดยสามารถสั่งพิมพไดในทันที โดยที่บางรุนสามารถบันทึกขอมูลลงสื่อ เชนแฮนดี้ไดรฟ (Handy Drive) เปนตน
รูปภาพ กระดานถายเอกสาร
สํานักงานอัตโนมัต ิ
66
รูปภาพ กระดานถายเอกสาร แบบที่สามารถบันทึกขอมูลได
2.11 เครื่องบันทึกเวลา (Time Stamp)
เครื่องบันทึกเวลา หรือเรียกวา เครื่องตอกบัตร เปนสิ่งที่อํานวยความสะดวกในการบันทึกเวลาในการเขาออกจากการทํางาน ในปจจุบันน้ีมีเทคโนโลยหีลาย ๆ อยางเขามาชวย เชน การใชสมารตการด (Smart Card), การใชลายนิว้มือ เปนตน
รูปภาพ เครื่องบันทึกเวลาในรูปแบบตาง ๆ
บทที่ 3 เทคโนโลยีอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ 67
1 อุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ หมายถึงอะไร 2 หลักเกณฑในการพิจารณาเลือกใชอุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ ควรพิจารณาจากเหตุผล
ใดบาง 3 อุปกรณสํานักงานอัตโนมัติ ที่ผูอานรูจักไดแกอะไรบาง และอุปกรณแตละชนิดมีประโยชน
อยางไร 4 เครื่องพิมพ (Printer) มีกี่ประเภท แตละประเภทเหมาะแกงานใชงานในลักษณะใด 5 เครื่องสแกนเนอร (Scanner) สามารถใชประโยชนในดานใดไดบาง
แบบฝกหัดทายบทที่ 3