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Oficina de Recursos HumanosVicerrectoria de Administración
Universidad de Costa Rica
Proyecto Expediente Único de Personal de la UCR
Lic. Pedro Céspedes, SDI L1, PMP
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Agenda
• ¿Qué es el Expediente Único?• Objetivo General• Proyecto de Planificación del EU• Proyecto Creación del Expediente Único• Principales Retos
3
¿Qué es el Expediente Único?
• El Expediente Único es una herramienta
automatizada que integra toda la información
concerniente a la funcionaria o funcionario y su
relación académica, investigativa, laboral y de acción
social con la Universidad de Costa Rica.
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Objetivo General
• Centralizar toda la información concerniente a la
funcionaria o funcionario y su relación académica,
investigativa, laboral y de acción social con la
Universidad de Costa Rica y hacerla accesible y
oportuna para la funcionaria o funcionario y las
unidades docentes y administrativas
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Proyecto de Planificación del EU
• Nombre:– Planificación de la Integración del Expediente
Único de Personal de la Universidad de CostaRica.
• Objetivo:– Definir cuales son los elementos que van a
conformar el Expediente de Personal de laUniversidad y planificar cuales proyectos van aresolver su integración, en un plazo de seismeses a un costo..
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Involucrados en el ProyectoINVOLUCRADOSTRIBUNAL UNIVERSITARIOVICERRECTORIA DE ADMINSITRACIÓN
Juntas de relaciones laborales Permisos Dedicación exclusivaOFICINA DE RECURSOS HUMANOS
Expediente de reclutamiento y selección
Expediente de gestión de pago VICERRECTORIA DE INVESTIGACIÓN
SepExpedientes de investigadores VICERRECTORIA DE VIDA ESTUDIANTIL
Listas de control básicas.Reconocimiento de títulos de los profesores.
VICERRECTORIA DE DOCENCIA
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Entrevistas
NOMBRE EXT UNIDAD REGLAMENTO MAS INFORMACION DIA DE LA CITA
DIA DE LA SEGUNDA
CITA
Vicerrectoría de Docencia
Karla Villalobos 5928, 5114 Docencia, archivo
http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/investigacion.pdf
MBA MARCO ARIAS HERNANDEZ, ASESOR
EJECUTIVO
Miércoles 13 Hora: 01:00
Licencia sabáticahttp://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/regimen_beneficios_academico.pdfCAPACITACIONES D ELOS PROOFESORES QUE NO ESTEN EN REGIMEN ACADEMICO
Argelia Flores Cárdenas 4033 Comisión de Cargas Académicas
http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/regimen_academico_docente.pdf
Edificio Administrativo C, segundo piso 4103, 5629
Lunes 11 Hora: 09:00
Martes 04 Marzo
Hora: 0200
REGIMEN ACADEMICO.
http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/contratacion_y_recontratac.pdf Recontrataciono de personal Jubilado
Marielos, Miguel Aguilera Lopez 5041 Centro de Evaluación Académica
http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/centro_evaluacion_academica.pdf
Edificio C.
REGLAMENTO DE EVALUACION ACADEMICA.http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/ausencias_asamblea.pdfAUSENCIAS DE ASAMBLEA.http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/carreras_interdisciplinarias.pdfCARRERAS IINTERDISCIPLIANRIAS
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Entrevistas
NOMBRE EXT UNIDAD REGLAMENTO MAS INFORMACION DIA DE LA CITA
DIA DE LA SEGUNDA
CITA
Vicerrectoría de Investigación
Julieta Carranza Velásquez, Directora, Gestión de la Investigación 5006
Vicerrectoría de Investigación
http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/investigacion.pdfJueves 12 Hora:
02:00Normas para la investigación de la Universidad De Costa Rica
Ronal, Asistente Sistema de Estudios de posgrado
http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/sistema_estudios_posgrado.pdf http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/fondo_especial_becas_posg.pdf
Secretaria: 5066
Jefatura administrativa: 5232Recursos humanos: 5772
Biblioteca Luis Demetrio Tinoco, tercer piso por la escalera de caracol
Paola, Luis Jimenez Unidad de transferencia de tecnología
Escuela de ingeniería civil, sótanoRecepción: 5063
Jeanet, secretaria de don FernandoDirección editorial (SIEDIN)
http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/edicion_revistas.pdf Frente a la facultad de bellas artesReglamento para la edición de revistas Recepción: 5310
Jefatura: 5848
Rodolfo Villaobos
Sist. Bibliotecas, documentación e información
Biblioteca Luis Tinoco, tercer pisoRecepción: 4461,4750,5316
Vicerrectoría de Acción Social
Elia Incer, Archivista 5278 Vicerrectoría de Acción Social
http://www.cu.ucr.ac.cr/normativ/vicerrectoria_accion_social.pdf
Edificio Administrativo C, Primer piso
Martes 19 Feb 01:00:00 p.m.
Recepción: 4414Archivo (Elia Incer): 5278Dirección de Gestión: 5278
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EntrevistasHoja de Chequeo para las Entrevistas
Num Temas a tratar CheckAspectos importantes del Proyecto E.U.
1 Contexto del proyecto
2 Explicar la necesidad del proyecto
3 Explicar beneficios del E.U.
4 Explicar el fin del Proyecto, solicitar apoyo y participación
Consultar la información de la unidad
5 Consultar si hay sub-oficinas de esta unidad
6 Solicitar contacto
7 Consultar la información de los funcionarios de la unidad
7.1 De lo contrario quien puede autorizar
8 Identificar las herramientas de software
Sistema de Información incorporados
9 Como almacenan la información
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Entrevistas
Informacion para Expediente Unico
Num Tipos de Documentales del Expediente de Personal
Original (O) / Copia ( C )
Otras oficinas que tienen Originales ( O ) y/o Copias ( C )
Existe documento digitalizado
Comentarios
1 Acciones de Personal
2 Boleta de adelanto de Viaticos
3Boleta de tramite de permiso con goce de salario (P10) y actualmete la P8
4 Boletas de control de Vacaciones (P5)
5 Boletas de Solicitudes de permisos (Ausencia temporal)
6 Contancias para incapasidades y licencias
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Archivo Oficina de Recursos Humanos
SERIE DOCUMENTAL TIPOS DOCUMENTALES CODIGO
ACCIONES DE PERSONAL (Los anexos que justifican los movimientos tramitados deben mantenerse con la acción de personal que corresponde).
Las P-1 y P-6 son los mismos formularios, solamente que uno es viejo (P-1) y la que actualmente se está utilizando es la P-6. Se utiliza para tramitar nombramientos, traslados de plaza, cambios de clase ocupacional.
P-1 y P-6
Trámite de incapacidades, permisos con y sin goce de salario, ceses, pago de vacaciones, pago de conceptos adicionales, pensión.
P-8
Boletas de girados de más
liquidacion de derechos laborales P-45
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Resultados
Oficinas / Documentos/ Quíenes ven qué
Asuntos Internacionales,
Contrato de Adjudicación Beca
Asuntos Internacionales, Datos del fiador (No Aplica)
AsuntosInternacionales,
Formulario beca Corta
Asuntos Internacionales,
Requisitos para el estudio de solicitud de
beca (no Aplica)
Boleta Adelanto de Viáticos y transporte
dentro del país
Consejo Universitario
Tribunal Electoral Universitario
Oficina de Contraloría
Rectoría Archivo
Oficina Jurídica
Oficina de Asuntos Internacionales Original Original Original Original
Junta de Ahorro
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ResultadosV
Adm
inis
trac
ión
Archivo
OAF
ORH
Desarrollo Humano
Gestión de Pago
S Administración de Salarios
Reclutamiento y Selección
Estudios Especiales
Control
Archivo Copia
Administracion Servicios Administrativos
UTI
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ResultadosUNIVERSIDAD DE COSTA RICA REGRESARVICERRECTORIA DE ADMINISTRACION OFICNIA DE RECURSOS HUMANOS
CONTROL DE VACACIONES P-5Nùmero de cédula 1er apellido 2 apellido Nombre
Facultad, escuela, Oficina codigo de ubicación titulo de puesto codigo
fecha de derecho a vacaciones fecha en que disfruta de vacaciones regresa el del al
Fecha Firma del empleado Firma del jefe respectivoJornada Tipo de movimiento Modificacion Disfrute Prescripcion
Retención Anulacion PARA USO EXLUSIVO DEL ENCARGADO DE BECAS DE LA UNIDAD
Por disfrutar
Periodo Dias Disfrutado SaldoObservaciones
Fecha Tramitado por:
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ResultadosReclutamiento, Registro de Elegibles Interno P30
Datos Generales
Nombre, apellidosCedula# HabitaciónEstado civil
Fecha de Nacimiento
Licencia de Conducir sino
Dirección Electrónica
Dirección domicilioParientes en la universidad
si indicarno
Estudios Realizados
Primaria
NombreCarreraUltimo año aprobadoTitulo obtenido
Secundaria
NombreCarreraUltimo año aprobadoTitulo obtenido
Universitaria
NombreCarreraUltimo año aprobadoTitulo obtenido
Paraniversitaria
NombreCarreraUltimo año aprobadoTitulo obtenido
Comercial
NombreCarreraUltimo año aprobadoTitulo obtenido
otros
NombreCarreraUltimo año aprobadoTitulo obtenido
Paquetes de computo Indicar nom Paquete
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Creación del Expediente Único de Personal
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Principales Retos