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OFICINA VIRTUAL DE LA AACID.
Instrucciones técnicas
http://www.juntadeandalucia.es/aacid/aplicacion.html
junio 2020
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CONTENIDOS
1. Acerca de este manual ........................................................................................................... 3
2. Acceso a la Oficina Virtual: pantalla de inicio .......................................................................... 4
3. Autenticarse en la Oficina Virtual ............................................................................................ 5
4. Trámites disponibles ............................................................................................................. 10
5. Mis solicitudes ...................................................................................................................... 14
5. Cierre de la solicitud ............................................................................................................. 16
6. Ciclo completo de formalización de una solicitud .................................................................. 18
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1. Acerca de este manual
Este documento es una guía destinada a facilitar la comprensión y manejo de la aplicación informática en línea (oficina virtual) para la solicitud de subvenciones de ONGD a la AACID.
Las solicitudes de subvenciones a la AACID por parte de las ONGD deben rellenarse y generarse necesariamente en esta aplicación. Dicha documentación debe ser impresa y entregada de forma presencial.
Para usuarios de convocatorias precedentes ya registrados, los nombres de usuarios y contraseñas anteriores siguen estando vigentes para la convocatoria actual.
Importante
Debido a la frecuencia con que se modifica y actualiza el software, así como a la diversidad de plataformas informáticas desde las que se accede al mismo, es posible que algunas de las imágenes que ilustran este manual no se correspondan exactamente con lo que el usuario está viendo en su pantalla. En cualquier caso, lea detenidamente las explicaciones escritas, y consulte el sitio web de la AACID para obtener el material de ayuda más actualizado.
Para trabajar en la aplicación su ordenador deberá disponer de los siguientes componentes según el sistema operativo que tenga instalado:
Windows:
Java versión 6 o superior
Acrobat Reader versión 8.1 o superior
Navegadores web: Internet Explorer 6 o superior; Mozilla Firefox 1.5 o superior
Linux:
Java versión 6 o superior
Acrobat Reader versión 8.1 o superior
Navegadores web: Mozilla Firefox 1.5 o superior
Recuerde que los navegadores permiten ampliar la visión de la pantalla. En los pc con sistema operativo Windows, presione simultáneamente las teclas “control” y “+” para ampliar, o bien “control” y “-“ para reducir. Como alternativa, puede mantener pulsada la tecla “control” mientras desplaza la rueda de su ratón hacia arriba o abajo para ampliar o reducir, respectivamente.
Pulse a la vez “control” y la tecla “0” para devolver el zoom a su valor inicial (100%).
Por otra parte, es conveniente saber que la mayoría de navegadores web actuales cuentan con la opción (o la posibilidad de añadirla mediante la instalación de extensiones) de utilizar un corrector ortográfico. Puede encontrarse más información al respecto en los siguientes enlaces:
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Para Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/es/kb/usar-el-corrector-ortografico
Para Google Chrome: https://support.google.com/toolbar/answer/146786?hl=es
Para Microsoft Explorer: https://support.microsoft.com/es-es/kb/2764916
Las sesiones tienen un tiempo de caducidad programado por cuestión de seguridad, cifrado en 60 minutos. Transcurrido ese tiempo sin realizar modificación alguna, la sesión expirará no manteniendo los cambios no guardados.
2. Acceso a la Oficina Virtual: pantalla de inicio
Para acceder a la oficina virtual de la AACID es necesario autenticarse en la siguiente ruta: www.juntadeandalucia.es/aacid/aplicacion.html
Se encontrará la siguiente pantalla de inicio:
La pantalla de inicio de la oficina virtual muestra un mensaje de bienvenida y nos presenta la interfaz de la aplicación, en la que distinguimos:
Menú principal: es el que aparece en el lateral izquierdo. Se trata de un listado vertical de las secciones que componen la aplicación.
Las opciones notificaciones, verificar firma y requisitos mínimos incluyen informaciones relacionadas con la firma electrónica, opción no disponible actualmente.
Las opciones trámites disponibles y mis solicitudes incluyen información sobre la solicitud de subvenciones.
La opción inicio nos devolverá a la pantalla de inicio.
El panel de opciones, situado arriba a la derecha, mediante el cual se puede seleccionar el idioma de la plataforma, consultar la fecha y hora actuales, y acceder a los contenidos mediante autenticación.
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3. Autenticarse en la Oficina Virtual
Para acceder a todos los contenidos de Trámites disponibles y de Mis solicitudes es necesario disponer de usuario y contraseña. Para ello deberá Autenticarse en la plataforma
mediante nombre de usuario y contraseña. Este proceso se inicia pulsando . Ello le llevará a la pantalla de autenticación siguiente:
Esta pantalla nos ofrece cuatro opciones:
a) Acceso mediante certificado digital. Opción no disponible en la actualidad.
b) Acceso mediante usuario y contraseña. Para usuarios de convocatorias precedentes ya registrados, los nombres de usuarios y contraseñas anteriores siguen estando vigentes. Introduciendo estos datos ya se puede entrar en todos los contenidos de Trámites disponibles y de Mis solicitudes.
c) Registrarse.
d) Recuperar clave.
c) Registrarse. Esta opción está habilitada para acceder por primera vez a la oficina virtual. El enlace le llevará a la pantalla Alta interesado:
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Tenga en cuenta que la persona interesada puede ser una persona jurídica o física:
- Persona jurídica: Organización solicitante.
- Persona física: Representante Legal o Colaborador de la Organización.
En esta pantalla debe rellenar obligatoriamente los campos señalados con (*). Los campos segundo apellido, sexo y fecha de nacimiento no son necesarios.
El tipo de identificador debe ser: CIF (persona jurídica), NIF o NIE (persona física). Al dar alta a la entidad (con tipo de identificador CIF), consigne en primer apellido las siglas del nombre de la organización.
Los campos Teléfono y Correo electrónico no son obligatorios en este formulario, si bien debe tener presente que en la Fase de Grabación de Solicitudes sí serán obligatorios. Si rellena esta información en el Alta de interesado se cargará automáticamente en la Fase de Grabación de Solicitudes.
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Importante
En la pantalla Alta interesado puede introducir la información de persona física o jurídica sin orden alguno preestablecido. Ahora bien, sólo el interesado organización (tipo de identificador CIF) puede abrir un trámite (o sea, abrir una solicitud) y asignar roles a las personas físicas en relación con las solicitudes.
Además, para poder cerrar una solicitud es obligatorio contar con la información de la persona representante legal, pues esta información forma parte del Anexo I.
Si un interesado persona física intenta abrir un expediente, cuando esté en pantalla del asistente para la grabación de solicitudes, cuando seleccione la tipología de proyecto le saldrá el siguiente mensaje: El usuario que ha creado el expediente no es el usuario organización, debe crear un expediente con el usuario organización.
Por ello le recomendamos dar de alta en primer lugar a la organización. Una vez realice este paso se podrán añadir más interesados vinculados a la organización con el enlace representación, detallado más adelante.
Cuando haya completado la información requerida en la pantalla, pulse Darme de alta como interesado (Atención: si el usuario ya estaba registrado, en esta convocatoria de subvenciones o en convocatorias anteriores, le aparecerá el siguiente mensaje “El identificador con el que desea darse de alta ya existe en nuestra base de datos. Póngase en contacto con el administrador para solucionar el problema”). En este caso, tendrá que enviar un correo electrónico a la dirección [email protected]
Cuando se haya dado de alta correctamente aparecerá la siguiente pantalla:
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Una vez autenticado, en el menú de opciones (situado arriba a la derecha) aparecerán tres botones:
- Representación :En este enlace la organización puede añadir como interesados a personas físicas que trabajen con las solicitudes creadas por la organización. Para ello, al pulsar este enlace se le ofrecerá una pantalla donde incluir los Datos del interesado y seleccionar el tipo de relación.
Si el interesado estaba dado de alta en convocatorias anteriores, se cargarán los datos automáticamente al introducir el NIF / NIE, por lo que solamente deberá pulsar Alta Interesado. En este caso, la aplicación no nos ofrecerá la contraseña (pues el usuario ya estaba dado de alta y posee contraseña). En caso de no recordarla, el interesado tendrá que utilizar el enlace Recuperar clave de la pantalla Autenticar. Si introducimos un mail, el mail sólo informa de que se le ha dado de alta pero no de la contraseña.
Cuando demos de Alta un interesado nuevo, completaremos la información solicitada y pulsaremos Alta Interesado. Para este caso, la aplicación sí nos ofrece la posibilidad de enviar por mail la contraseña. Este mail informará al interesado de que ha sido dado de alta e informará de la contraseña.
Si no seleccionamos la opción de enviar mail, cuando demos de alta la pantalla nos ofrecerá el resumen de los datos y la contraseña.
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- Preferencias de usuario : En este enlace se puede modificar la información de Datos del Interesado que considere oportuna y, si lo desea, cambiar la contraseña de acceso a la oficina virtual.
- Salir : En este enlace se finaliza la sesión y devuelve a la página de inicio.
En el menú principal tendrá ya disponibles los contenidos de Trámites disponibles y de Mis solicitudes (ver epígrafe siguiente).
d) Recuperar clave. Finalmente, en el proceso de Autenticación se ofrece también la posibilidad de restaurar la contraseña en el caso de que no se recuerde. Para ello, deberá introducir el usuario y pulsar el enlace Recuperar clave. Ello le llevará a la siguiente pantalla donde se le preguntará por la respuesta a la pregunta secreta que consignó al darse de alta.
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Cuando pulse en siguiente le aparecerá la siguiente pantalla en la que puede volver a consignar una nueva contraseña.
A partir de aquí puede entrar en todos los contenidos de Trámites disponibles y de Mis solicitudes (ver epígrafe siguiente).
En caso de que no se recuerde la respuesta a la pregunta secreta o no la definieran durante la creación de la cuenta deberá enviar un mensaje desde la cuenta de correo electrónico que la entidad tenga registrada en el RACDA como oficial, solicitando que le sea restaurada la contraseña a [email protected] aportando la siguiente información:
En caso de que el usuario para el que se pretende recuperar la contraseña sea un “usuario colaborador” o un “usuario representante legal”: nombre, apellidos, NIF y CIF de la entidad a la que pertenecen.
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En caso de que el usuario para el que se quiere recuperar la contraseña sea el “usuario entidad”: nombre y CIF de la ONGD en caso de “Usuario Entidad”.
4. Trámites disponibles
Aunque puede entrar en trámites disponibles sin disponer de usuario y clave, sólo podrá acceder a la pantalla general, pues cuando vaya a iniciar el trámite le solicitará el usuario y la clave, por lo que se recomienda que se haya autenticado antes de acceder a esta parte.
Cuando pulse Trámites Disponibles accederá a todos los procedimientos administrativos asociados a la AACID cuya tramitación se puede llevar a cabo desde la oficina virtual. Actualmente, el procedimiento disponible es el de Subvenciones AACID para proyectos 2020.
Pulsando en Subvenciones AACID para proyectos 2020 le llevará a la siguiente pantalla:
a) Si pulsa el interrogante aparece la pantalla Detalle del procedimiento, donde encontrará información básica de la Convocatoria.
Desde aquí podemos iniciar el proceso de solicitud, pulsando en . Ello nos lleva a la misma pantalla que si hubiera pulsado la @: el Asistente para la grabación de solicitudes.
En la página también nos encontramos la siguiente información:
Detalles. Referencia el procedimiento.
Organismos. Informa sobre los organismos relacionados con la aplicación.
Normativas. Muestra la normativa de referencia.
Formularios para su descarga. Ofrece el enlace de acceso a los formularios.
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b) Si pulsa la se abrirá el Asistente para Iniciar trámite, es decir, para rellenar el formulario de alta de la solicitud de subvenciones de proyectos.
El Inicio del trámite implica la creación de una Solicitud. A partir de este momento, toda la información introducida hará referencia a la solicitud abierta.
El trámite comienza con la pantalla Datos del interesado, donde aparecerán cargados los datos del interesado con el que se haya iniciado la sesión, que serán por defecto los Datos de contacto ligados a la solicitud. Esta pantalla permite la posibilidad de introducir unos Datos de contacto nuevos, así como, en el caso de tener interesados asociados con otros datos
diferentes, escoger algunos de esos Datos en el enlace
En la pantalla se le muestra el siguiente mensaje: Recuerde que los datos del interesado y los datos de contacto deben ser los de su organización, si no es así corríjalo accediendo a la aplicación con el usuario organización y creando un nuevo expediente. Ello es porque sólo se puede crear una solicitud de subvención con Tipo de identificador CIF de la organización. Una vez creada la solicitud y la aplicación le haya asignado un código de expediente, ya podrán acceder los interesados que la organización haya dado de alta.
Los datos señalados con (*) son obligatorios.
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Importante sobre la aplicación
En la parte inferior de cada pantalla hay cuatro botones: , , y . Con los botones siguiente y anterior puede ir a la página o pantalla siguiente o anterior, respectivamente. El botón finalizar sólo se activará en la última pantalla y cuando no existan avisos de error, siendo el botón mediante el que se genera la solicitud final, cerrándola. El botón salir le lleva a otra pantalla en donde se le ofrece la posibilidad de salir del asistente.
Los datos introducidos que no hayan sido guardados mediante el botón , situado al pie de todas las pantallas, no serán grabados al pulsar Salir.
En el lado izquierdo de la pantalla del Asistente aparece un listado con los diferentes apartados que conforman el formulario de solicitud de subvención. No es un menú por el que pueda navegar. Solo sirve para indicarle en qué apartado del formulario se encuentra, señalado con otro color (blanco).
Tenga en cuenta que si utiliza el botón anterior del explorador de Internet que esté utilizando, la aplicación le devolverá a la pantalla de Grabación de Solicitudes y al pulsar para Grabar le devolverá a la pantalla en la que estuviera previamente.
Los avisos de campos obligatorios o de errores en la solicitud no aparecen hasta la última pantalla, excepto los referentes al Anexo I que aparecen en la propia pantalla del Anexo I.
El botón de Vista previa le permite acceder a visualizar los documentos que se derivan de la información introducida en el Formulario. Al pulsar este enlace se le abrirá un archivo Winzip, con 5 documentos en su interior (Anexo I, Formulario del proyecto, Matriz, Presupuestos y Presupuesto por actividad):
Una vez completados los datos de contactos, podrá pasar a la pantalla siguiente, que se llama Tipología del proyecto. Es en esta pantalla donde debe elegir una de las 9 tipologías que ofrece
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la Orden. IMPORTANTE: Una vez seleccionada la Tipología ya no podrá modificarla. Si se equivocó al elegirla deberá abrir otra solicitud.
Una vez seleccionada la tipología deseada, pulse Siguiente para acceder a la pantalla de Datos generales. Notará cómo la nomenclatura de la subvención ha cambiado de un tipo
a un tipo
, puesto que el elegir una tipología ya se crea una solicitud de esa tipología a la que la aplicación asigna un código.
A partir de aquí la dinámica de trabajo con la aplicación informática varía según la tipología elegida. Puede seguir el Manual correspondiente en la página Web de la AACID.
5. Mis solicitudes
Una vez autenticado el Menú ofrece la posibilidad la de gestionar las solicitudes en el apartado Mis Solicitudes, donde accederá a la gestión de todas las solicitudes cursadas por el usuario en la convocatoria actual. En esta pantalla se visualizan los siguientes datos: código de la solicitud, tipo de solicitud (proyectos o programas, aunque en esta convocatoria sólo es posible solicitar proyectos), fecha de alta y acciones (ofrece dos acciones: examinar la solicitud o eliminarla).
Esta pantalla cuenta con una herramienta de búsqueda, que permite filtrar el listado de solicitudes atendiendo los siguientes campos: tipo de solicitud (en esta convocatoria sólo aparecerá el desplegable de Proyectos, pues no se considera la financiación de Programas), denominación de la Solicitud (código que asigna la aplicación automáticamente) y Fecha de alta de la misma (Fecha de creación de la solicitud)
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Bajo la herramienta de búsqueda se muestra el listado de solicitudes del usuario actual, tanto abiertas como cerradas (o una parte de ellas, si se ha aplicado un filtro mediante la herramienta de búsqueda).
Este listado de solicitudes se presenta como una tabla de registros, distribuida en una o más
páginas. Los botones de desplazamiento entre páginas ( ) permiten navegar
entre estas con facilidad. Pulse para ir directamente a la primera página, para ir a la
página anterior a la actual, para ir a la siguiente, o para dirigirse a la última.
Además, en la pantalla se distinguen dos botones con funciones especiales:
El botón eliminar ( ), con el que es posible borrar aquellas solicitudes que considere oportuno.
El botón examinar ( ), que hace que se muestre la siguiente pantalla de detalle de la solicitud indicada:
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En esta pantalla es posible iniciar el asistente para la grabación de solicitudes, pulsando
sobre
5. Cierre de la solicitud
Finalmente, cuando haya completado la Solicitud y no tenga ningún aviso final podrá realizar el cierre de la solicitud. Pulse Siguiente y accederá a la siguiente pantalla:
Note cómo en este momento se activa el enlace de Finalizar. Puede continuar el cierre con el enlace cerrar o Finalizar. La siguiente pantalla que le aparecerá será la de Generación Solicitud.
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Pulse para generar toda la documentación que deberá entregar en papel. Al pulsar este enlace se le mostrará una pantalla con toda la documentación generada:
Recuerde que la oficina virtual de la AACID no permite la presentación virtual de solicitudes, sino únicamente su cumplimentación.
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6. Ciclo completo de formalización de una solicitud
El proceso completo de formalización de una solicitud consta de los siguientes pasos, enumerados esquemáticamente en orden secuencial:
Solicitud de alta como nuevo usuario de la oficina virtual
Ingreso en la oficina virtual (autenticación)
Dar de alta una nueva solicitud (procedimientos disponibles >
Subvenciones para proyectos > Dar de alta una solicitud)
Seguir los pasos del asistente, cumplimentando
la información solicitada.
Aceptación de la solicitud
autenticación correcta Continuar una solicitud iniciada con anterioridad
(mis solicitudes > listado de solicitudes > click sobre el botón “Examinar” de la solicitud que se
desea continuar gestionando)
Pulsar el botón “cerrar solicitud”
SOLICITUD TRAMITADA.
FIN DEL PROCESO.
Generar documentación (botón “generar
documento”, en el último paso del asistente)
