EU-UDBUD

TjenesteydelseOffentligt udbud

PåVask og leje af beklædning

til Tønder Kommune

Indholdsfortegnelse

1. Indledning.................................................................................................................................41.1 Generel beskrivelse af udbuddet.....................................................................................41.2 Udbudsansvarlig..............................................................................................................41.3 Udbyders fremtidige rammeaftale....................................................................................41.4 Udbuddets omfang...........................................................................................................41.5 Kontraktindgåelse............................................................................................................5

2. Udbudsproceduren...................................................................................................................52.1 Udbudsform......................................................................................................................52.2 Udvælgelseskriterier........................................................................................................52.2.1 Tilbudsgivers personlige forhold...................................................................................52.2.2 Økonomisk og finansiel formåen..................................................................................62.2.3 Teknisk og/eller faglig formåen.....................................................................................62.2.4 Konsortier.....................................................................................................................62.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen......................................................62.4 Tildelingskriterium............................................................................................................72.5 Evaluering........................................................................................................................72.6 Formkrav..........................................................................................................................92.7 Sprog..............................................................................................................................102.8 Ejendomsret...................................................................................................................102.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet......................................................................................102.10 Tilbudsfrist..................................................................................................................102.11 Præsentation af online bestillingssystem...................................................................112.12 Åbning af de indkomne tilbud.....................................................................................112.13 Vedståelsesfrist for tilbud...........................................................................................122.14 Aftalegrundlag............................................................................................................122.15 Alternative bud............................................................................................................122.16 Konsortier...................................................................................................................122.17 Udbyders forbehold....................................................................................................122.18 Tilbudsgivers forbehold..............................................................................................122.19 Aflysning.....................................................................................................................13

3. Kravspecifikation.....................................................................................................................134. Kontrakt...................................................................................................................................14

4.1 Parterne.........................................................................................................................144.2 Kontraktgrundlag............................................................................................................144.3 Kontraktens omfang.......................................................................................................144.4 Kontraktperiode..............................................................................................................154.5 Kontakt mellem parterne................................................................................................154.6 Bestilling af varer samt afvigelser på identiske størrelser fra forskellige sendinger.......154.7 Levering og leveringsbetingelser...................................................................................154.8 Følgeseddel...................................................................................................................154.9 Priser..............................................................................................................................164.10 Prisregulering.............................................................................................................164.11 Ændring af produktsammensætning..........................................................................164.12 Fakturering.................................................................................................................164.13 Betalingsbetingelser...................................................................................................174.14 Bonus, gebyrer mv. til tredjemand..............................................................................174.15 Statistik.......................................................................................................................174.16 Underleverandører.....................................................................................................174.17 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer..............................................174.18 Tredjemandsrettigheder.............................................................................................184.19 Forsinkelse.................................................................................................................18

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 2 af 22

4.20 Mangler og reklamation..............................................................................................184.21 Konkurs......................................................................................................................194.22 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring.........................................................194.23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure.........................................................194.24 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten.........................................................204.25 Kontraktændringer......................................................................................................204.26 Offentlige påbud.........................................................................................................204.27 Miljø............................................................................................................................214.28 Etik og socialt ansvar..................................................................................................214.29 Misligholdelse.............................................................................................................214.30 Misligholdelsesbeføjelser...........................................................................................224.31 Lovvalg og afgørelse af tvister....................................................................................224.32 Underskrift..................................................................................................................22

Bilag

Bilag 1 – TilbudslisteBilag A – Fælles Europæisk Udbudsdokument Bilag B – Virksomhedsprofil Bilag C – Oplysninger om konsortiedeltagere Bilag D – LeveringsadresserBilag E – Kravspecifikation inkl. puljebeholdning + Præsentationsark + tjeklisteBilag F – Tidsplan

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 3 af 22

1. Indledning

1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører vask og leje af beklædning til Tønder Kommune. Omfattet af aftalen vil være følgende personalegrupper:

Plejecentre Hjemmeplejen Sygeplejen Køkkenpersonale Træningsafdelingen

1.2 UdbudsansvarligUdbud og Indkøb er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.

Indtil underskrift af kontrakten varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af:

Udbudskonsulent Bram van LeeuwenUdbud og indkøbKongevej 576270 Tønder

1.3 Udbyders fremtidige rammeaftale

Udbuddet indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forventes indgået med én virksomhed for perioden 01.06.2017 til 31.05.2023. Ordregiver har mulighed for at opsige kontrakten så denne har udløb enten 31.05 2021 eller 31.05.2022 med 12 måneders varsel.

Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før kontrakt er underskrevet af begge parter.

1.4 Udbuddets omfangUdbyder forpligter sig i denne periode til at leje og købe de af udbuddet omfattede ydelser hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår.

Sortimentet skal dække beklædning til mænd og kvinder, samt indendørs som udekørende personale. Beklædningen skal i funktionalitet og komfort matche de pågældende erhverv og der skal herunder tages hensyn til beklædningens helårsanvendelse.

Tønder Kommune ønsker en puljeløsning gældende for medarbejdere i Pleje- og Sygepleje bestående af sortiment af, Overdele og de fleecetrøjer, som medarbejdere har ved siden af fleecetrøjerne tilhørende 3 i 1 jakkerne. Overdele og fleecetrøjer skal således ikke registreres tilhørende en enkelt medarbejders beholdning, og skal således ikke registreres med navn. Det er således kun jakker, inkl. tilhørende fleecetrøjer, samt bukser som skal registreres til den enkelte medarbejder i Pleje- og sygepleje-grupperne. Køkkenpersonale samt træningsafdelingen indgår ikke i puljeløsningen.Det bliver tilbudsgivers opgave, på baggrund af opmålinger og medarbejdernes valg af modeller, at indrette leveringer og puljer, så de passer til arbejdsgangene.

Den samlede omsætning omfattet af udbuddet udgør på årsbasis ca.:

Tønderkr. 2.825.000

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 4 af 22

Det samlede årlige forbrug af produkter, omfattet af udbuddet, fremgår af tilbudslisten i bilag 1. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, med baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov.

Der er hos ordregiver pt. 15 leveringsadresser og ca. 890 medarbejdere omfattet.

1.5 Kontraktindgåelse I tilfælde af tildeling af rammeaftalen indgås den i kapitel 4 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

2. Udbudsproceduren

2.1 UdbudsformUdbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudslovens § 56 (lov Nr. 1564 af 15/12/2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6. og opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud.

Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen.

2.2 Udvælgelseskriterier

Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.

Manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at udbyder afviser det fremsendte tilbud - som værende ukonditionsmæssigt.

2.2.1 Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt Udbudsbilag A – Fælles europæisk udbudsdokument.

Dokumentet udfyldes elektronisk ved at indlæse Udbudsbilag A via nedenstående link:https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcomeVejledning i udfyldning af Det fælles europæiske udbudsdokument kan findes på konkurrence og forbrugerstyrelsens hjemmeside:http://www.kfst.dk/Offentlig-konkurrence/Udbud/Udbudsregler/ESPDNår blanketten er udfyldt eksporteres det og vedlægges tilbuddet.

Virksomhedsprofil med en beskrivelse af organisation, produktudvikling, kvalitetssikring – hertil kan Udbudsbilag B benyttes.

Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne en erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde sådan en forsikring i hele kontraktperioden.Dækningen skal for hver forsikringsbegivenhed dække op til 10.000.000 kr. for personskade og 5.000.000 kr. for tingskade. Dokumentation skal vedlægges.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 5 af 22

2.2.2 Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, angives

nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Oplysningerne angives i Udbudsbilag A Del IV afsnit B under ”Øvrige økonomiske og finansielle krav”

o Virksomhedens resultat før skat; Ved negativ resultat før skat for det seneste afsluttede regnskabsår kan tilbuddet afvises som værende ukonditionsmæssigt.

o Egenkapital; Ved negativ egenkapital for det seneste afsluttede regnskabsår eller ved forbehold i revisionspåtegningen kan tilbuddet afvises som værende ukonditionsmæssigt.

o Hvis egenkapitalen eller resultatet før skat, for det sidste afsluttede regnskabsår, er negativ, og der er sket ændringer, kan tilbudsgiver vedlægge en ledelsesattesteret erklæring.

Tilbudsgivere som først er etableret indenfor 12 måneder og ikke har et regnskab, skal vedlægge en samlet periodeopgørelse for virksomheden siden etablering.

Tilbudsgiver afgiver oplysningerne på tro og love. Udbyder kan efterfølgende forlange at få revisorpåtegnet erklæring på de nævnte tal

2.2.3 Teknisk og/eller faglig formåena) I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, referenceliste

over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer indenfor de sidste 3 år med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner og kontaktoplysninger hos ordregiver. Oplysningerne gives ved udfyldelse i Udbudsbilag A Del IV, afsnit C

2.2.4 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 5 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (Udbudsbilag C), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de i fællesskab afgiver tilbud samt hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af Udbudsbilag A, hvilken konsortiedeltager, ordregiver, med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler. Dette gøres ved anførelse af rollen ”Ledende tilbudsgiver” i Udbudsbilag A.

2.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåenHvis tilbudsgiver – under henvisning til Udbudslovens § 144 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal dette angives i Udbudsbilag A, Del II afsnit C.Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at ”den anden enhed” forpligtiger sig i forhold til ordregiver.

Serviceattest:

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 6 af 22

Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til §§ 135 og 137 i udbudsloven (lov nr. 1564 af 15/12/2016). Serviceattesten må max være 9 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgivere, som ikke kan vedlægge en serviceattest, som er max. 9 måneder gammel, eller ikke er i besiddelse heraf, inden for tilbudsfristen, vil i tilfælde af tilsagn om delaftaler fra ordregiver, have mulighed for at rekvirere en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Gyldig og opdateret serviceattest skal være ordregiver i hænde senest den 26. maj 2016 – inden endelig tilsagn til udvalgt tilbudsgiver.

Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside:http://www.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmodning_om_serviceattest_-_ny

Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold til § 153 i udbudsloven.

2.4 Tildelingskriterium

Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier:

Underkriterier Vægtning i procent

Pris: Samlet tilbudssum på beklædning Genanskaffelsespris af bortkommet beklædning

60 %10 %

Service: Tilbudsgivers online IT-system til beklædningshåndtering 30 %

2.5 EvalueringUnderkriterie: Pris

Samlet tilbudssum på beklædning – 60 %:Til vurderingen af kriteriet pris – samlet tilbudssum på beklædning -, anvendes en pointmodel hvor maksimum score er 9 og minimum score er 1. Den laveste pris gives maksimumkarakteren 9 og på baggrund heraf tildeles point ud fra den procentuelle afvigelse fra laveste tilbudte pris. Det vil sige: point = Maksimumpoint * laveste pris / tilbudte pris. Se endvidere beskrivelse i tilbudsliste – bilag 1.

Genanskaffelsespris af bortkommet beklædning – 10%:Tilbudsgiver skal i Bilag 1 – Tilbudsliste, ”kolonne K” - angive genanskaffelsesprisen for hver beklædningsdel der faktureres, såfremt delen bortkommer mens denne er i Tønder Kommunes besiddelse. Disse priser skal være faste uanset tidspunktet for bortkomsten, men kan reguleres som de øvrige priser.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 7 af 22

Til evaluering af bortkommet beklædning anvendes først en procentuel fordeling mellem total oplyste beklædningsstykker (21.340 stk.), set i forhold til følgende beklædningskategorier fordelt som følger:

T-shirt – 1,29 % af total oplyste beklædningsstykker Træningspolo – 0,62 % af total oplyste beklædningsstykker Overdel – 43,92 % af total oplyste beklædningsstykker Fleecetrøjer – 6,12 % af total oplyste beklædningsstykker Fleecevest – 0,08 % af total oplyste beklædningsstykker Bukser – 45,82 % af total oplyste beklædningsstykker Træningsbukser – 0,09 % af total oplyste beklædningsstykker Overtræksbukser – 0,32 % af total oplyste beklædningsstykker Jakker – 1,73 % af total oplyste beklædningsstykker

Oplyste enhedspris pr beklædningskategori ganges op med ovennævnte procentfordeling – pr beklædningskategori, og herefter summeres de fremkomne priser – pr. beklædningskategori til en samlet sum.

Eksempel:Tilbudsgiver oplyser i bilag 1 – tilbudsliste, ”kolonne K” - at prisen for genanskaffelse af en T-shirt faktureres med 50 kr.

Derudover oplyses der at prisen for genanskaffelse af en overdel faktureres med 200 kr.

Beregningsgrundlag til evaluering:

T-shirt: 10 kr. * 1,29 % = 0,129 Overdel: 200 kr. * 43,92 % = 87,74Osv.Samlet beregningssum på T-shirt og Overdel = 87,869

Ved udfyldelse af bilag 1 – Tilbudsliste – vil den samlede beregningssum, som anvendes til videre evaluering, automatisk blive oplyst i bilag 1 – fane 1 – celle: E.34

De samlede summer for alle beklædningskategorier pointtildeles igen efter samme pointmodel som anvendt i forhold til samlet tilbudssum. maksimum score er 9 og minimum score er 1. Den samlede laveste pris for genanskaffelse af beklædning, gives maksimumkarakteren 9 og på baggrund heraf tildeles point ud fra den procentuelle afvigelse fra laveste tilbudte pris. Det vil sige: point = Maksimumpoint * laveste pris / tilbudte pris.

Underkriterie: Service

Til vurderingen af kriterie Service, omkring tilbudsgivers Online bestillingssystem, vil dette blive foretaget på baggrund af tilbudsgivers præsentation, samt tilhørende løsningsbeskrivelse. Panelet til karaktergivning/vurderingen af de enkelte præsentationer, vil bestå af repræsentanter fra udbyders beklædningsansvarlige og administrative medarbejdere, som har kendskab til vask og leje af beklædning.

Der evalueres ud fra, i hvor høj grad tilbudsgiver kan tilbyde et online bestillingssystem, som har en brugergrænseflade, der er forståelig og betjeningsvenlig, set i forhold til de oplistede vurderingsparameter/funktionalitet i bilag E – fane 3.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 8 af 22

Panelet tildeler karakterer fra 1 (laveste) til 9 (højeste), gældende for hvert oplistet vurderingsparameter/funktionalitet i bilag E – fane 3, hvilket vil ske ud fra et forvaltningsmæssigt skøn.Karaktertildelingen vil efterfølgende danne grundlag for pointtildeling af kriterie: Service

Det vægter positivt såfremt det tilbudte bestillingssystem:

Har en logisk og brugervenlig opbygning Giver overblik uden unødvendige omveje til funktionalitet Kan gengive en forståelig historik kan lagre oplysninger om den enkelte medarbejder som fx bukselængde Giver let adgang til billedmateriale/information om den enkelte beklædningsdel.

2.6 FormkravDet samlede tilbudsmateriale skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar, samt elektronisk i 1 eksemplar på Usb-nøgle eller CD-rom. Ved uoverensstemmende oplysninger mellem det skriftlige og det elektroniske materiale vil det elektroniske tilbudsmateriale danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller elektroniske tilbudsmateriale anses ikke som uoverensstemmende oplysninger.

Vedlagt tilbudsliste - bilag 1 - skal i uændret form benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet Tilbudslisten skal forblive kompatibelt med Microsoft Excel. Øvrigt tilbudsmateriale accepteres i Microsoft Word og PDF format.

Derudover skal tilbudsgiver vedlægge følgende: Beskrivelse af de tilbudte beklædningsdele, herunder som minimum funktionelle

detaljer samt øvrig relevant beskrivelse. Billedmateriale af de tilbudte beklædningsdele. Beskrivelse af tilbudsgivers håndtering af forurenet tøj jf. krav 1.7.1. Tilbudsgivers

løsningsbesvarelse skal ske i bilag E – Kravspecifikation – fane 4. Tidsplan for opmåling af medarbejdere i henhold til krav i kapitel 1.11. Tidsplan skal

som minimum indeholde følgende information:o Hvornår starter og slutter opmåling af medarbejdere i Tøndero udsendelse af informationsmateriale forud for opmålingen, o tidsregistrering af medarbejdere som skal have foretaget en opmålingo selve opmålingeno Opfølgning overfor både medarbejdere og beklædningsansvarlige.

Beskrivelse af tilbudsgivers fremgangsmåde vedrørende opmåling ved ny ansættelser i kontraktperioden.

Beskrivelse af tilbudsgivers fremgangsmåde forbundet med bortkommet/ødelagt tøj

Udbyder/Beklædningsansvarlige vil være behjælpelig med at distribuere nødvendigt brochurer materiale, eller lignende, forud for opmålingen.Derudover stiller udbyder lokaler til rådighed i forbindelse med opmåling af alle medarbejdere.

2.7 SprogTilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, tysk, norsk eller engelsk. Hvis udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 9 af 22

2.8 EjendomsretTilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud herunder udarbejdelse af tilbudsmateriale, fremsendelse af vareprøver m.m.

2.9 Spørgsmål til udbudsmaterialetTilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.

Spørgsmål til udbudsmaterialet: Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Bram van Leeuwen, pr. e-mail: bvl1@toender.dk med emnet: "Spørgsmål - EU udbud på beklædning” senest den 09.09.2016 kl. 12.00.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret hurtigst muligt, dog senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for udbyder at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret.

Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende i anonymiseret form, være at finde på udbyders hjemmeside på adressen http://www.toender.dk/Erhverv/Udbud-og-indkoeb/Aktuelle-udbud-og-licitationer.aspx

Det er tilbudsgiveres eget ansvar at holde sig orienteret på udbyders hjemmeside om opdateringer vedrørende udbudsmaterialet – herunder spørgsmål og svar.

2.10 Tilbudsfrist Det skriftlige tilbud skal være mærket: ”Tilbud – EU udbud 2016 – Vask og leje af beklædning” og ”Må kun åbnes af Udbud og indkøb”.

Tilbuddet – både det skriftlige og det elektroniske skal være udbyder i hænde senest den 19.09.2016 kl. 12.00 på følgende adresse:

Tønder KommuneKongevej 57 6270 Tønder

Att.: Bram van Leeuwen

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem – gælder såvel det skriftlige som det elektroniske materiale. Ved overskridelse af tilbudsfristen åbnes tilbuddet ikke og indgår dermed ikke i tilbudsevalueringen.

2.11 Præsentation af online bestillingssystemTilbudsgivere som har afgivet et konditionsmæssigt tilbud indenfor ovennævnte tidsfrist, og har vedlagte relevant dokumentation ift. udvælgelseskriterier, skal for at tilbuddet kan tages i betragtning, præsentere deres tilbudte Online bestillingssystem

d. 22. september 2016,

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 10 af 22

på følgende adresse:

Tønder KommuneKongevej 57Mødelokale 1216270 Tønder

Mødetidspunkt til dagen vil blive oplyst tilbudsgivere umiddelbart efter gennemgang af formalia, dog senest d. 21. september til middag. Mødetidspunktet for præsentationen kan ikke ændres. Der tages højde for at tilbudsgivere med bopæl forholdsvis langt fra Tønder, tildeles et mødetidspunkt senere på dagen, set i forhold til tilbudsgivere, som har bopæl forholdsvis tæt på Tønder.

Hver tilbudsgiver får tildelt 1,5 time til gennemgang af deres Online bestillingssystem, hvor alle oplistede vurderingsparametre/funktionalitet – bilag E. fane 3 – som minimum skal beskrives/præsenteres. Tilbudsgivers løsningssvar/præsentation skal tage udgangspunkt i den beklædningsansvarliges synsvinkel.Formålet hermed er at skabe sammenlignelighed imellem de forskellige Online bestillingsløsninger.

Tilbudsgivere kan i forbindelse med præsentationen ikke ændre på deres tilbud, eller i øvrigt forhandle med ordregiver. Præsentationen skal således ikke indeholde andre/yderligere løsningsbesvarelser, end de som er beskrevet i tilbuddet, og som er indeholdt til den tilbudte pris.

Udbyder har en formodning om at interesserede tilbudsgivere har bred viden på området, og præsentationen skal være en hjælp til at udbyder forstår de indkomne tilbud.

Se endvidere yderligere beskrivelse i udbudsmaterialets pkt. 2.5 – evaluering, samt bilag E – fane 1 + fane 3.

2.12 Åbning af de indkomne tilbudDer vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.13 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. I tilfælde af klage til Klagenævnet for udbud forlænges vedståelsesfristen med længden af Klagenævnets afgørelse vedrørende opsættende virkning – max. 30 dage.

2.14 AftalegrundlagAftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.

2.15 Alternative budDer kan ikke afgives alternative bud.

2.16 KonsortierTilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til udbyder. Konsortiets deltagere angives i bilag C – Oplysninger om konsortiedeltagere. Det skal af bilaget fremgå med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 11 af 22

De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

2.17 Udbyders forbeholdDet anførte volumen har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder, og forpligter ikke ordregiver.

Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, fx som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.

Udbyder tager forbehold for at en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning.

Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos udbyder.

2.18 Tilbudsgivers forbeholdTilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. 2.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Eventuelle forbehold for ikke grundlæggende elementer skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt.

Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

2.19 AflysningIndtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbyder kunne aflyse udbuddet, såfremt der foreligger saglige grunde hertil, herunder budgetmæssige ændringer eller politiske forhold.

3. Kravspecifikation

Kravspecifikation er vedlagt som bilag E. Alle nævnte minimumkskrav skal opfyldes. Tilbudsgiver skal tilkendegive opfyldelsen af samtlige krav ved underskrivelse af bilag E og returnere dette ved tilbudsafgivelse.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 12 af 22

I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt.Se endvidere krav/beskrivelse til udfyldelse af Kravspecifikationsbilag i bilag E.Efter kontraktindgåelse må det forventes, at der foretages stikprøver på, om alle krav bliver opfyldt.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 13 af 22

4. Kontrakt

Nærværende kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Kontrakt vedrørende Vask og leje af beklædning

4.1 ParterneNærværende kontrakt vedr. rammeaftale er indgået mellem

OrdregiverOdregivers navnEvt. afdelingAdressePostnr. og By

Kontraktansvarlig

Direkte tlf. nr.Mobil nr.:Mail:

KontrakthaverFirmanavnAdressePostnr. og ByCVR reg. nr.

Kontraktansvarlig:

Direkte tlf.nr.Mobil nr.:Mail:

I det følgende kaldet ordregiver I det følgende kaldet kontrakthaver

4.2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Erhvervs- og Vækstministeriet.

Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:

A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiverB. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af 08.2016C. Eventuelle spørgsmål og svarD. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne – herunder

eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde

E. Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå.

Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt.

4.3 Kontraktens omfangKontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i udbudsmaterialet og tilbudslisterne nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af medarbejdere, leveringssteder og leveringsadresser.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 14 af 22

4.4 KontraktperiodeKontrakten er gældende fra den 01.06.2017 til den 31.05.2023, jf. dog pkt. 4.29 Misligholdelse. Ordregiver har mulighed for at opsige kontrakten så denne har udløb enten 31.05. 2021 eller 31.05.2022 med 12 måneders varsel.

Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset at afgørelsen/dommen ankes.

4.5 Kontakt mellem parterneParterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.

Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Ordregivers beklædningsansvarlige skal være til stede ved opmåling af medarbejdere, hvilket betyder at tidspunkt for opmåling skal afstemmes med disse.

Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.

I situationer hvor kontrakthaver/konsulenter skal vejlede afdelinger/institutioner omkring deres behov, (eventuelt i forhold til tidligere forbrug hos anden leverandør), er kontrakthaver forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer.

På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra levering af beklædning.

4.6 Bestilling af varer samt afvigelser på identiske størrelser fra forskellige sendinger

Varebestillinger skal kunne afgives via kontrakthavers elektroniske bestillingssystem, samt via telefon og e-mail.Kontrakthaver skal være opmærksom på eventuelle afvigelser på identiske størrelser fra forskellige sendinger med samme varenummer

4.7 Levering og leveringsbetingelserLevering og afhentning skal ske 1 gang om ugen på fast aftalt tid på de i bilag D nævnte leveringsadresser.

4.8 FølgeseddelMed hver leverance skal der afleveres en elektronisk følgeseddel der er let tilgængelig for de beklædningsansvarlige. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal beklædningsdele og evt. manglende beklædningsdele.

4.9 PriserFor bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå angivne enhedspriser på nettosortimentet inklusiv alle de med leverancerne forbundne udgifter

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 15 af 22

Det er som udgangspunkt ikke tilladt at tilbyde erstatningsprodukter, da sortimentet skal være gældende hele kontraktperioden. Såfremt kontrakthaver jf. pkt. 4.11 Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, og ordregiver accepterer dette, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne nettopriser for de oprindelige produkter.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

4.10 PrisreguleringPriserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.06.2018, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Teknologisk Instituts indeks for beregnede omkostningsstigninger for industrielle vaskerier i Danmark på baggrund af indeksets fremskrivning april 2017 til april 2018.

Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Hvis prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal via mail sendes til Bram van Leeuwen, bvl1@toender.dk

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til Udbud og indkøb inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

4.11 Ændring af produktsammensætningSåfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.

Såfremt en vare på tilbudslisten udgår skal et andet produkt med tilsvarende kvalitet og nettopris straks tilbydes.

4.12 FaktureringI henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk.

Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger:

EAN-nummer Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Kontrakthavers CVR/SE-nummer Kontrakthavers navn og adresse samt ordregivers navn og adresse

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 16 af 22

Rekvirent hos ordregiver Ordrenummer Perioden der betales for Antal personer tilmeldt i perioden Specificeret oversigt over antal fakturerede beklædningsdele

Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service).

Ordregiver er berettiget til uden omkostninger at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

Elektroniske fakturaer kan dannes i kontrakthavers eget økonomi- og fakturasystem, via fakturaportal på internettet eller via NemHandel.Fakturablanket dannet via NemHandel www.virk.dk er gratis og fungerer fuldt elektronisk.Oplysninger om e-fakturering kan findes på www.oes.dk

4.13 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra modtagelse af korrekt e-faktura.

4.14 Bonus, gebyrer mv. til tredjemandOmsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning.

4.15 StatistikKontrakthaver skal ved anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om antal medarbejdere tilmeldt vask og lejeordningen i en bestemt periode, og antal beklædningsdele der er vasket i perioden fordelt pr. leveringssted/medarbejder. Ligeledes skal det være muligt at modtage statistik over totale omkostninger for en bestemt periode fordelt pr. leveringssted.

Statistik skal fremsendes elektronisk i Microsoft Excel.

4.16 UnderleverandørerHvis kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.

4.17 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringerKontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandører uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver.

Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag.

Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

4.18 TredjemandsrettighederKontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 17 af 22

Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

4.19 ForsinkelseOrdregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig.

Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Alternativt kan det aftales med den enkelte beklædningsansvarlige at en erstatningsvare sendes.

Kontrakthaver er erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.

Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

4.20 Mangler og reklamation Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede ydelser efter dansk rets almindelige regler.

Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger.

Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller om levering, er ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.

Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.

Hvis leverede ydelser gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller om levering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 18 af 22

4.21 Konkurs Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve kontrakten.

Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

4.22 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikringKontrakthaver er efter dansk lov om produktansvar, og dansk rets almindelige erstatningsregler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale, herunder hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter.

Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl mangler ved leverancen eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.

Kontrakthaver er forpligtet til at opretholde en Erhvervs- og produktansvarsforsikring i hele kontraktperioden. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft, jf. 2.2 Udvælgelseskriterier.

Kontrakthavers eventuelle regreskrav overfor underleverandør er ordregiver uvedkommende.

4.23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeureI tilfælde af force majeure, suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser.

Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen.

Hvis force majeure er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at kontraktens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve kontrakten helt eller delvist, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part.

4.24 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontraktenNærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 19 af 22

Ved kontraktens indgåelse skal der, hvis én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse.

Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages.

Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.

Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb.

Ordregiver gør opmærksom på bestemmelser i Persondataloven, hvorefter indsamlede oplysninger ikke må opbevares i et længere tidsrum end det er nødvendigt for at opfylde kontrakten jf. § 5, stk. 5. Ordregiver forventer derfor, i overensstemmelse med § 6, stk. 1, nr. 2, at alle persondata ved kontraktens udløb slettes, så det ikke efterfølgende er muligt at anvende dem til at kontakte borgeren med henblik på salg. Derudover henviser ordregiver til Markedsføringslovens § 6 om uanmodet markedshenvendelse.

4.25 KontraktændringerNærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter.

Prisændringer i henhold til pkt. 4.10 Prisregulering og ændringer af produktsammensætningen i henhold til pkt. 4.11 Ændring af produktsammensætning betragtes ikke som en kontraktændring.

4.26 Offentlige påbudKontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden.

Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i pkt. 4.31 Lovvalg og afgørelse aftvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål.

Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

4.27 MiljøKontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv.

På ordregivers forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er ordregiver uvedkommende.

4.28 Etik og socialt ansvarOrdregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til

afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 20 af 22

Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og

135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, skal ordregiver gøre kontrakthaver bekendt med forholdet, og kræve at kontrakthaver opfylder kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder klausulens krav om etik og socialt ansvar. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.

Overtrædelse af denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning.

4.29 MisligholdelseSåfremt andet ikke er bestemt i nærværende kontrakt, betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtelser som misligholdelse.

Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.

Ikke tilstrækkelig samarbejde fra kontrakthavers side, jf. pkt. 4.5 Kontakt mellem parterne, betragtes som misligholdelse af aftalen. Dersom kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse.

Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse:

Tilsidesættelse af forpligtelser efter pkt. 4.17 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer

Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, jf. pkt. 4.21 Konkurs

Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. pkt. 4.24 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten

Overtrædelse af offentlige påbud jf. pkt. 4.26 Offentlige påbud. Manglende overholdelse af miljøbestemmelser jf. pkt. 4.27 Miljø. Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. pkt. 4.28

Etik og socialt ansvar.

4.30 MisligholdelsesbeføjelserOrdregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover.

Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten uden varsel.

Hvis andet ikke udtrykkeligt er aftalt, er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 21 af 22

4.31 Lovvalg og afgørelse af tvisterNærværende kontrakt er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Kan parterne ikke blive enige, skal der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds.

4.32 UnderskriftNærværende kontrakt underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Dato: ______________________

Kontrakthaver:

___________________________

Dato: ______________________

Tønder Kommune:

____________________________

Sagsnr.: 88.00.00-G01-2-14 Side 22 af 22