NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME

HÅNDBOK

om

helse- miljø - sikkerhet

Godkjent av RAMU 06.01.2010

Revidert 16.06.17

2

1.1 LOVFESTEDE KRAV OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ............................ 5

TIL HÅNDBOK OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ................................................................................. 6

1.2 SYSTEMREVISJON - OPPDATERING AV HMS-HÅNDBOKA ........................ 7

ORDFORKLARINGER ......................................................................................................................................... 7

AKTUELLE FORKORTELSER ........................................................................................................................... 7

1.3 LOVER SOM ANGÅR NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMMERÅD ................ 8

VIKTIGE FORSKRIFTER .................................................................................................................................... 8

AVTALER, INTERNE REGLER OG FORSKRIFTER ..................................................................................... 8

2.1 MÅLSETTING FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID ................... 9

2.2 HANDLINGSMÅL FOR HELSE, MILJØ- OG .................................................. 10

3.1 ANSVARSLINJER I SPØRSMÅL OM HELSE, MILJØ OG ............................. 11

3.2 GENERELLE ANSVARSFORHOLD ............................................................... 12

3.3 IK-DOKUMENTASJON - HVOR FINNES HVA? ............................................. 13

4.1 ORGANISERING AV VERNETJENESTEN I NORD-HÅLOGALAND ............. 14

4.2 ARBEIDSMILJØUTVALG ................................................................................ 15

4.3 VERNEOMBUD ............................................................................................... 16

4.4 HOVEDVERNOMBUD I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME .................... 16

4.5 BEDRIFTSHELSETJENESTE ......................................................................... 17

4.6 OPPLÆRING I HMS-ARBEID ......................................................................... 18

5.1 HANDLINGSPLAN HMS-ARBEIDET .............................................................. 19

5.2 PSYKOSOSIALE UTFORDRINGER OG BEHOV ........................................... 21

5.3 ARBEIDSPLASSSPØRREUNDERSØKELSE ................................................ 21

5.4 MEDARBEIDERSAMTALER ........................................................................... 22

5.5 MILEPÆLSSAMTALE ..................................................................................... 22

3

5.6 KONFLIKTHÅNDTERING ............................................................................... 22

5.7 VERNERUNDER .............................................................................................. 23

5.9 OPPFØLGING ETTER VERNERUNDE ........................................................... 23

5.10 AVVIKSMELDING I DAGLIG HMS-ARBEID ................................................... 24

5.11 AVVIKSMELDINGSSKJEMA ............. FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.

6.1 INTRODUKSJONSPLAN FOR NYTILSATTE ................................................. 25

6.2 RUTINER VED ARBEIDSULYKKER OG YRKESSKADER ............................ 29

ORDFORKLARINGER MED UTGANGSPUNKT I §§ 13-3 OG 13-4 I FOLKETRYGDLOVEN ..............29

REGISTRERINGSPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN VED YRKESSKADE ..................................30

MELDEPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN ...........................................................................................30

MELDEPLIKT ETTER FOLKETRYGDLOVEN .............................................................................................30

YRKESSKADEFORSIKRINGEN I STATENS PENSJONSKASSE ...............................................................31

6.3 SKADEMELDING VED PERSONSKADE .............. FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.

6.4 OPPFØLGING AV SYKE ................................................................................. 32

6.5 RETNINGSLINJER FOR TERMINALBRILLER ............................................... 35

6.6 PROSEDYRE FOR HÅNDTERING AV KONFLIKTER, MOBBING ................ 35

6.7 RUTINE FOR VARSLING OM KRITIKKVERDIGEFORHOLD ........................ 35

INNLEDNING ........................................................................................................................................................35

MÅLGRUPPE ........................................................................................................................................................36

INNHOLDET I VARSLINGSBESTEMMELSENE ...........................................................................................36

HVA ER VARSLING?...........................................................................................................................................36

HVA ER KRITIKKVERDIGE FORHOLD? ......................................................................................................36

HVA ER FORSVARLIG FRAMGANGSMÅTE? ..............................................................................................36

FORTROLIGHET I VARSLINGSSAKER .........................................................................................................37

HVORDAN SKAL DET VARSLES? ...................................................................................................................37

VARSLINGSKANALER .......................................................................................................................................37

FØLGENDE VARSLINGSKANALER FINNES I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME: .....................37

VARSLINGSMÅTE ...............................................................................................................................................38

4

VARSLINGEN BØR INNHOLDE: ......................................................................................................................38

HVORDAN SKAL VARSLER HÅNDTERES? ..................................................................................................38

LEDER SOM MOTTAR VARSEL ......................................................................................................................38

TILLITSVALGTE OG VERNEOMBUD SOM MOTTAR VARSEL ..............................................................38

6.8 RETNINGSLINJER VED RUSMISBRUK......................................................... 39

RUSMISBRUK OG REAKSJONSGRUNNLAG. ...............................................................................................39

REAKSJONSMÅTER. ..........................................................................................................................................39

RUSPROBLEMER I ARBEIDSMILJØET. ........................................................................................................40

SLETTING AV ADVARSLER. ............................................................................................................................40

TAUSHETSPLIKT. ...............................................................................................................................................40

ANSVAR: ................................................................................................................................................................40

6.9 SEKSUELLE OVERGREP I KIRKEN .............................................................. 41

KONTAKTINFORMASJON OG HJELP VEDRØRENDE SEKSUELLE OVERGREP: ............................41

5

HMS-HÅNDBOK

INNLEDNING

KAPITTEL 1

1.1 LOVFESTEDE KRAV OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

Nord-Hålogaland bispedømmeråd og Nord-Hålogaland biskop skal tilfredsstille lovfestede og

forskriftsmessige krav om helse, miljø og sikkerhet.

Det gjelder i første rekke arbeidsmiljøloven (Lov av 4.februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og

arbeidsmiljø) og internkontrollforskriften (Forskrift om systematisk helse-, miljø- og

sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6.desember 1996). Men det gjelder også andre lover og

forskrifter, og internkontrollforskriften pålegger de som har HMS-ansvar, å anskaffe og gjøre

seg tjent med disse.

Internkontrollsystemet Formålet med internkontrollforskriften er å sikre et systematisk og planmessig

forbedringsarbeid i HMS-sektoren. Den skal innebære en kvalitetssikring av de tilsattes helse,

miljø og sikkerhet. Formålet er videre å gi et vern mot helse- og miljøskader, et vern av ytre

miljø mot forurensning og bedre behandling av avfall.

Dette søkes oppnådd ved at den som er ansvarlig for virksomheten, organiserer systematiske

tiltak for å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.

Alle virksomheter er pålagt å utforme et eget internkontrollsystem som skal fastlegge

samordnende administrative prosedyrer for internkontrollsystemet skal dekke alle deler av

virksomhetens aktiviteter for å sikre at disse planlegges, utføres, vedlikeholdes og kontrolleres

i samsvar med gjeldende krav.

Forskriften understreker ledelsens overordnede ansvar for utforming og gjennomføring av et

internkontrollsystem, men forutsetter at dette skjer i samarbeid med arbeidstakerne. Enhver

som driver eller deltar i aktivitet som omfattes av internkontrollforskriften, plikter å påse at den

overholdes. Internkontrollsystemet skal bla inneholde beskrivelse av hvordan virksomheten er

organisert, med særlig vekt på myndighets- og ansvarsområder for virksomhetens helse-, miljø-

og sikkerhetsarbeid.

Et viktig element i internkontrollsystemet er å ha rutiner for å dokumentere:

at det skjer en løpende kartlegging og vurdering av arbeidsmiljøet;

at forhold som avviker fra krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift blir

registrert og rapportert;

at virksomheten utarbeider handlingsplaner og gjennomfører nødvendige tiltak for å

rette på de avvik som blir registrert.

Slik dokumentasjon skal være skriftlig og holdes tilgjengelig for tilsynsmyndighetene.

Internkontrollsystemet skal også inneholde rutiner for hvordan det systematisk og regelmessig

blir oppdatert og for hvordan endringer i systemet blir meddelt virksomhetens ansatte og øvrige

berørte. Dette innebærer at Nord-Hålogaland biskop gjennom internkontrollsystemet, slik det

er beskrevet i denne håndboken, setter arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhetsspørsmål i

system. Internkontroll skal være et redskap for å høyne innsatsen for et bedre arbeidsmiljø, og

på lang sikt er det et mål at HMS-arbeidet inngår som en naturlig del av bispedømmets samlede

virksomhet.

6

HMS-HÅNDBOK

INNLEDNING

KAPITTEL 1

TIL HÅNDBOK OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

Det er tidligere utarbeidet en Internkontrollhåndbok for ansatte av Nord-Hålogaland

bispedømmeråd (2004). Denne håndboken omfatter både personalspørsmål og HMS-feltet.

Internkontrollhåndboken blir byttet ut med en HMS-håndbok og en egen personalhåndbok. I

tillegg vil det bli utarbeidet en informasjonsfolder til nyansatte.

7

HMS-HÅNDBOK

INNLEDNING

KAPITTEL 1

1.2 SYSTEMREVISJON - OPPDATERING AV HMS-HÅNDBOKA Systemrevisjon er i følge internkontrollforskriften en systematisk granskning av virksomheten for

å fastslå at internkontrollaktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med

internkontrollsystemet, og at internkontrollaktivitetene er hensiktsmessige for å oppnå

virksomhetens mål for miljø og sikkerhet.

Systemrevisjonen bør derfor pågå kontinuerlig, og enhver som blir oppmerksom på forhold,

feil eller mangler ved bispedømmets rutiner i saker som angår helse, miljø eller sikkerhet, må

melde fra om dette til vernetjenesten eller nærmeste overordnede.

På bakgrunn av årlige rapporter fra administrasjonen og forslag fra vernetjenesten skal

avdelingsleder for drift og regionalt hovedvernombud en gang pr år gå gjennom rutinene slik

de er beskrevet i HMS-håndboken, og foreslå overfor Regionalt arbeidsmiljøutvalg (RAMU)

de endringer og tilføyelser som er påkrevd.

Avdelingsleder for drift har ansvaret for at HMS-håndboken alltid er oppdatert i samsvar med

vedtak gjort i RAMU og andre styrende organer og de til enhver tid gjeldende lover og

forskrifter. Avdelingsleder drift for har ansvaret for at håndboka alltid er tilgjengelig der den

skal være.

Denne utgaven av HMS-håndboken ble godkjent av RAMU 08.10.2009 med de merknader som

kom fram på møtet.

ORDFORKLARINGER

Internkontroll

Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.

Internkontrollsystem

Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav

fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i

administrative prosedyrer.

Dokumentasjon

Den som er ansvarlig for virksomheten, skal skriftlig dokumentere internkontrollsystemet og dets

gjennomføring, og skal til enhver tid holde dokumentasjonen tilgjengelig for myndighetene.

Avvik

Registrerte forhold innenfor virksomheten som er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov

eller forskrift, eller som det av hensyn til arbeidsmiljøet i sin helhet er nødvendig å gjøre noe med.

Innemiljø

Definert av Verdens helseorganisasjon (WHO) som en kombinasjon av termisk -, aktinisk -, akustisk

- atmosfærisk -, mekanisk -, psykososialt - og estetisk miljø. Se nærmere side 38.

AKTUELLE FORKORTELSER

aml - arbeidsmiljøloven, lov 4 febr nr 4 1977

AMU - arbeidsmiljøutvalget

RAMU - regionalt arbeidsmiljøutvalg

BHT - bedriftshelsetjeneste

HMS - helse, miljø og sikkerhet

IK - internkontroll

AKAN - Arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani

8

HMS-HÅNDBOK

INNLEDNING

KAPITTEL 1

1.3 LOVER SOM ANGÅR NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMMERÅD

Lov om Den norske kirke – lov 7. juni 1996 nr 31 kirkeloven

Gravferdsloven

Lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd (gravferdsloven)

Lov om Opplysningsvesenets Fond

Lov om helligdager og helligdagsfred

Lov om trudomssamfunn og ymist anna

Tjenesteordning for biskop

Tjenesteordning for proster Arbeidsmiljøloven - lov 4 febr 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v.

Tjenestemannsloven - lov 4. mars 1983 nr 3 om statens tjenestemenn m.m.

Folketrygdloven - lov 17. juni nr 12 1966 om folketrygd

Ferieloven - lov 29. april 1988 nr 21 om ferie

Likestillingsloven - lov 9. juni 1978 nr 45 om likestilling mellom kjønnene

Forurensningsloven - lov 13. mars 1981 nr 6 om vern mot forurensning og om avfall

Brannvernloven - lov 5. juni 1987 nr 26 om brannvern m.v.

Lov 24. mai nr 4 1929 om tilsyn med elektriske anlegg

Tobakksloven - lov 9. mars 1973 nr 14 om vern mot tobakksskader

VIKTIGE FORSKRIFTER

Interkontrollforskriften (1991)

Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (1977)

Forskrift om arbeid ved dataskjerm (1994)

Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (1995)

Forskrift om verne- og helsepersonale (1990)

Forskrift om personlig verneutstyr (1993)

Forskrift om produktdatablad for kjemiske stoffer og produkter (1983)

Forskrift om spesialavfall (1994)

AVTALER, INTERNE REGLER OG FORSKRIFTER

Hovedavtalen i Staten 01.04.1992

9

HMS-HÅNDBOK

MÅL OG STRATEGIER I HMS-ARBEIDET

KAPITTEL 2

2.1 MÅLSETTING FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID

For å øke helse, miljø, sikkerhet og trivsel skal Nord-Hålogaland bispedømmes målsetting

være et godt, trygt og fullt forsvarlig arbeidsmiljø jf. AML§1-1a)

ved:

Å skape et attraktivt, stimulerende og utviklende arbeidssted

Å gi faglige og tjenestelige utrustninger

Å ivareta den enkelte ansattes integritet og verdighet.

Strategisk plan for Nord-Hålogaland bispedømmeråd har følgende målsetting for

arbeidsmiljø:

Nord-Hålogaland bispedømmeråd legger forholdene til rette for et trivelig og sikkert

arbeidsmiljø for alle ansatte i Nord-Hålogaland bispedømmeråd.

Internkontroll av helse, miljø og sikkerhet er et viktig redskap for å nå dette målet.

10

HMS-HÅNDBOK

MÅL OG STRATEGIER I HMS-ARBEIDET

KAPITTEL 2

2.2 HANDLINGSMÅL FOR HELSE, MILJØ- OG

SIKKERHETSARBEID

Målsettinger:

1. Alle prester skal årlig ha medarbeidersamtale.

2. Det skal utarbeides gode arbeidsplaner som sikrer prestene en forutsigbar tjeneste.

3. Psykososialt arbeidsmiljø skal være i fokus.

4. Motivere prester til å ta ut alle fridager og feriedager i løpet av året.

5. Ansatte i Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal ha et nærvær på 95%

6. Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal systematisk jobbe for at personer nedsatt

funksjonsevne kan jobbe i bispedømmet.

7. Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal motivere og tilrettelegge for at ansatte

utsetter avgang til frivillige pensjonsordninger med 6 måneder.

8. Ved kritikkverdige forhold skal arbeidstakere melde fra om dette. Arbeidsgiver

ønsker å legge til rette for at arbeidstakere på alle nivåer skal kunne føle seg trygge

på å varsle internt om slike forhold, uten at dette får negative konsekvenser for

arbeidstaker.

9. Alle prester skal få tilbud om og gjennomføre arbeidsveileding

10. Mobbing og trakassering aksepteres ikke. Om mobbing likevel skjer, skal det tas

tak i umiddelbart. Det skal sikres at alle skal få en mest mulig rettferdig behandling

i en konflikt eller mobbesak.

11

HMS-HÅNDBOK

ORGANISASJON

KAPITTEL 3

3.1 ANSVARSLINJER I SPØRSMÅL OM HELSE, MILJØ OG

SIKKERHET

Nord-Hålogaland bispedømmeråd og Nord-Hålogaland biskop er statlige institusjoner som er

underlagt lov, og får bevilgninger til driften over statsbudsjettet ved Kultur og kirke

departementet. Biskopen har det overordnede ansvaret for gjennomføring, vedlikehold og

oppdatering av HMS-systemet. .

ORGANISASJONSKART

Organisering av kirken

Bispedømmerådet (Arbeidsgiver,

tilsetter og sier opp)

Biskop (Tilsyn og ledelse av

prestetjenesten)

Bispedømmekontoret Stiftsdirektør

Prestene

Samiske kirketolker

Kirkevergen

Kirkelig fellesråd (Arbeidsgiver)

9 Proster

Kirketjenere Organister Gravere

Kontorpersonal Kateket Diakon

Med flere

12

HMS-HÅNDBOK

ORGANISASJON

KAPITTEL 3

3.2 GENERELLE ANSVARSFORHOLD

Det overordnede ansvaret for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet - HMS-arbeidet – for

prestene i Nord-Hålogaland bispedømme ligger hos biskopen.

Biskopen har også et overordnet ansvar for etablering, utforming, tilsyn og dokumentasjon

av bispedømmets internkontrollsystem - IK-systemet.

Prostene har på biskopens vegne det daglige ansvaret for HMS-arbeidet og er IK-ansvarlig

for prestene i sitt prosti.

Dette ansvaret innebærer bl a:

- løpende kartlegging og vurdering av arbeidsmiljøet,

- utarbeiding av tiltakslister/handlingsplaner i samråd med verneombud,

- å tilstrebe løsninger på arbeidsmiljøproblem, fysiske og psykososiale

- rapportering av avvik, dvs forhold som er i strid med lover, forskrifter eller prosedyrer,

- planlegging og gjennomføring av medarbeidersamtaler,

- legge forholdene til rette slik at arbeidet i størst mulig grad kan tilpasses den enkeltes

alder, helse og egne forutsetninger,

- samarbeide med fellesrådene.

For de fellesråd som har inngått avtale med bispedømmerådet, skal fellesrådet og

bispedømmerådet i fellesskap og hver for seg bidra til å utvikle et godt arbeidsmiljø i

virksomhetsområdet. Fellesrådet skal i sine planer for HMS-arbeidet ha en særskilt

oppmerksomhet på arbeidsmiljøet mellom bispedømmerådets og fellesrådets ansatte

Alle tilsatte har plikt til å sette seg inn i de lover, forskrifter og rutiner som gjelder for deres

arbeidsområde, og har plikt til å påse at bestemmelser, instrukser og prosedyrer i HMS-

håndboken overholdes.

Arbeidstakerne skal:

- medvirke til å skape et godt arbeidsmiljø;

- melde fra til verneombud eller overordnet om forhold, feil eller mangler som kan medføre

fare for liv eller helse.

Verneombud velges av og blant arbeidstakerne innenfor verneområdet. Verneområdene skal

være klart avgrenset. Verneombud velges for to år av gangen, og skal ivareta

arbeidstakernes interesser og være deres representant overfor arbeidsgiveren i saker som

angår arbeidsmiljøet, jf arbeidsmiljøloven Kap 6.

13

HMS-HÅNDBOK

ORGANISASJON

KAPITTEL 3

3.3 IK-DOKUMENTASJON - HVOR FINNES HVA?

Dokumentasjon: Oppbevares: Ansvarlig for oppdatering:

IK-håndbok - elektronisk Bispedømmets hjemmeside

Avdelingsleder drift v/ IT-ansvarlig

Lover - forskrifter data

www.gyldendal.no/rettsdata

Dokumentasjon vernerunde Rapporter Handlingsplan Avviksregistrering

Prostene, kopi sendes biskopen Lagres på det nivå de løses på. Kopi sendes biskopen

Proster

Bedriftshelsetjeneste

Fraværsregistrering Registres i SAP. Sendes biskopen hver mnd.

Prostene

Arbeidsmiljørapport Biskopen, reg.hovedverneombud sender svarene til biskopen

Regionalt hovedverneombud

Forurensning Avfallsbehandling

Lokalt FR Lokalt FR

Brann - rutiner Lokalt FR Lokalt FR

Ulykke – førstehjelp Beredskapsplaner

Lokal FR Lokalt FR

Maskiner / utstyr / større innretninger

Lokalt FR Lokalt FR

Lokaler generelt Lokalt FR Lokalt FR

Personaldokumentasjon

Personalmapper Personalarkivet på bispedømmekontoret

Arkivleder

Håndbok for tilsatte Bispedømmets hjemmeside Personalsjef

14

HMS-HÅNDBOK

ARBEIDSMILJØ

KAPITTEL 4

4.1 ORGANISERING AV VERNETJENESTEN I NORD-HÅLOGALAND

BISPEDØMME

Nord-Hålogaland bispedømme har for tiden 94 prestestillinger fordelt på 9 prosti. Det er valgt

4 verneombud fordelt på 4 verneområder

Regionalt arbeidsmiljøutvalg RAMU

Hovedverneombud og biskopen har fast plass

Arbeidstakersiden 3 stk

Arbeidsgiversiden

3 stk

Hovedverneombud

Gaute Norbye

Verneområde Domprostiet og

Nord Troms

Verneombud Ann Christin

Elvemo

Verneområde Trondenes, Senja og

Indre Troms

Verneombud Geir Arne Solum

Verneområde Alta og Hammerfest

Verneombud

Verneområde Indre Finnmark og

Varanger

Verneombud Janos Kona

15

HMS-HÅNDBOK

ARBEIDSMILJØ

KAPITTEL 4

4.2 ARBEIDSMILJØUTVALG Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i

virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeide, og nøye følge

utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. AML § 7-1

Det regionale arbeidsmiljøutvalget består av 6 medlemmer, 3 fra arbeidsgiversiden og 3 fra

arbeidstakersiden. Biskop og hovedverneombud er faste medlemmer av utvalget.

Bispedømmerådet utpeker de to andre representanter fra arbeidsgiversiden.

Fagforeningene (Teologene og PF) kan avtale at valget skal skje som forholdstallsvalg eller at

fagforeningene skal utpeke arbeidstakernes representanter i arbeidsmiljøutvalg. Blir slik avtale

ikke inngått, skal valget skje som flertallsvalg.

Utvalget velges for 2 år og leder alternerer hvert år mellom arbeidsgiver- og arbeidstakersiden.

Når fellesrådet også skal ivareta arbeidsmiljøspørsmål for prestene, må fellesrådets AMU

utvides med en arbeidsgiverrepresentant og en arbeidstakerrepresentant for presteskapet.

RAMU møtes 3 ganger i året. To ganger på våren og en gang på høsten.

På årets første møte vedtas årets handlingsplan innen for HMS.

RAMU skal behandle saker om:

bedriftshelsetjenesten og den interne vernetjenesten, (§7-2).

opplæring, instruksjon og opplysninger som har betydning for arbeidsmiljøet, (§7-2).

planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til § 18-9, (§7-2).

andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer for

byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser og forebyggende

vernetiltak, (§7-2).

etablering og vedlikehold av internkontrollsystemer, (§7-2).

helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger, (§7-2).

arbeid for yrkeshemmede arbeidstakere, jfr. § 4-6, ((§7-2)

RAMU skal gjennomgå alle rapporter om:

yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller

sykdommen, og se til at arbeidsgiver treffer tiltak for å hindre gjentakelse, (§7-2 nr 4).

yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultat, (§24 nr.3). NB! før utvalget skal behandle

rapporter som nevnt ovenfor, skal opplysninger av personlig karakter tas ut av rapporten,

med mindre den opplysningene gjelder, samtykker i at de legges fram for utvalget.

RAMU skal ellers:

delta i å utarbeide et handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet i virksomheten, (F. § 9).

gi råd om prioritering av virksomhetens planer i arbeidsmiljøspørsmål og selv ta opp

spørsmål om nye tiltak, (F. § 9).

fastsette retningslinjer for introduksjon av nytilsatte omkring verne og miljøarbeidet i

virksomheten og se til at arbeidsgiver sørger for opplæring av nye tilsatte så snart som

mulig etter tilsetting, (F. § 9).

foreta befaringer i virksomheten, (F. § 9).

arbeide for at de ansatte i virksomheten får innsikt i arbeidsmiljøproblemer og søke deres

medvirkning i verne og miljøarbeidet, (F. § 9).

16

HMS-HÅNDBOK

ARBEIDSMILJØ

KAPITTEL 4

hvert å avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer, arbeidstakernes

organisasjoner og Arbeidstilsynet, (§24 nr.5).

4.3 VERNEOMBUD

For oversikt over verneombudene og kontaktinformasjon se hjemmesiden for

bispedømmet: https://kirken.no/nb-NO/bispedommer/nord-haalogaland/

Det velges 4 lokale verneombud som på det regionale verneombudets vegne ivaretar visse

oppgaver. Lokale verneombud dekker følgende områder:

1. Alta og Hammerfest prostier

2. Varanger og Indre Finnmark prostier

3. Nord-Troms og Domkirken prostier

4. Senja, Indre Troms og Trondenes prostier

Verneombudets oppgaver:

Se til at arbeidsplassen er innrettet på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet,

helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i AML § 6 Føre tilsyn med at

lovens krav til arbeidsmiljøet oppfylles.

Verneombudene skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har

betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneområdet.

Engasjere seg når en sak ikke lar seg løse på arbeidsplassen.

4.4 HOVEDVERNOMBUD I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME

Hovedverneombudets navn og kontaktinformasjon se hjemmesiden for bispedømmet:

www.kirken.no/nord-haalogaland

I henhold til avtale velges ett hovedverneombud for hele landet. I bispedømmet velges

regionalt verneombud. Verneombud skal velges blant anerkjent dyktige medarbeidere ved

virksomheten, med erfaring og innsikt i dens arbeidsforhold. Verneombudet bør velges blant

arbeidstakere som har arbeidet i virksomheten de siste 2 år, jfr. AML § 6. Det skal være

oppslag i bispedømmets informasjonskanaler og interne publikasjoner om hvem som til enhver

tid er hovedverneombud og regionalt verneombud.

Hovedverneombudet skal:

forelegges spørsmål som gjelder flere verneområder.

avgjøre spørsmål om hvilket verneombud en sak hører under.

engasjere seg når en sak ikke lar seg løse på arbeidsplassen.

samordne verneombudenes virksomhet.

være medlem av det regionalt arbeidsmiljøutvalget.

Hovedverneombudet har rett til å bruke den tid som er nødvendig for å utføre oppgavene på en

forsvarlig måte. Vikar for regionalt verneombud i dennes faste arbeid som prest tilordnes av

prosten.

17

HMS-HÅNDBOK

ARBEIDSMILJØ

KAPITTEL 4

4.5 BEDRIFTSHELSETJENESTE Nord-Hålogaland bispedømme har ingen overordnet avtale med en bedriftshelsetjeneste.

Forskriften innebærer at det ikke er stilt krav om bedriftshelsetjeneste for presteskapet. I Nord-

Hålogaland bispedømme kan det etableres ordninger knyttet til lokal bedriftshelsetjeneste.

Tjenesten er tillagt forebyggende funksjoner og skal gi råd til arbeidsgiver, arbeidstaker og

deres representanter i virksomheten om:

Kravene til opprettholdelse og vedlikehold av et trygt og sikkert arbeidsmiljø.

Tilpasning av arbeidet til arbeidstakernes forutsetninger.

Bedriftshelsetjenesten skal med sin kompetanse bistå arbeidsgiver og arbeidstakerne med å

skape et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

RETNINGSLINJER

Mange fellesråd har etablert en bedriftshelsetjeneste som det ofte er naturlig å knytte seg til.

Også andre bedriftshelsetjenester kan benyttes.

I de tilfeller hvor det ikke er praktisk mulig med medlemskap i en bedriftshelsetjeneste, skal

arbeidstakerne oppfordres til å gjennomgå en årlig helseundersøkelse.

Utgiftene skal holdes innenfor en akseptabel ramme. Det er ikke fastsatt noen øvre grense for

utgiftene, men beløpet skal avtales med arbeidsgiver før godkjenning evt. gis.

Utgiftene som følge av tilmelding til bedriftshelsetjeneste, evt. som følge av årlig

helseundersøkelse, dekkes av arbeidsgiver ved at regning/faktura på vanlig måte sendes Nord-

Hålogaland bispedømmeråd. Arbeidstakere som ikke tilbys tilknytning til

bedriftshelsetjenesten kan få utgiftene til en kontrollundersøkelse hos allmennpraktikere

refundert mot kvittering.

Evt. utgifter til skyss og annen vanlig legekonsultasjon dekkes av arbeidstakeren.

Prosten skal i sin årsrapport til biskopen gjøre greie for omfanget av

bedriftshelsetjeneste/helseundersøkelser i prostiet.

18

HMS-HÅNDBOK

ARBEIDSMILJØ

KAPITTEL 4

4.6 OPPLÆRING I HMS-ARBEID

VERNEOMBUD

I henhold til aml § 29 skal verneombud få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre

sine verv på en forsvarlig måte. Opplæringen kan om ønskelig tas ved kurs som

arbeidstakernes organisasjoner organiserer. Utgifter i forbindelse med slik opplæring bæres av

arbeidsgiveren.

I tillegg til den lovbestemte opplæringen må verneombud gis anledning til å sette seg grundig

inn i de lover og forskrifter som gjelder særlig innenfor den delen av virksomheten de har sitt

virkeområde. De må holdes orientert om endringer i lover, forskrifter og prosedyrer, og bør i

stor grad selv aktivt delta i HMS-arbeid.

LEDERE MED PERSONALANSVAR

Prostene skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og

utførelse av de arbeidsoppgaver som hører inn under deres ansvarsområder.

Proster må gis nødvendig opplæring som setter dem i stand til å finne gode løsninger på

aktuelle helse-, miljø- og sikkerhetsproblem.

Det må legges særlig vekt på at proster skoleres i gjennomføring av medarbeidersamtaler og

håndtering av konfliktsituasjoner.

DOKUMENTASJON

All opplæring skal dokumenteres i vedkommendes personalmappe.

19

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL 5

5.1 HANDLINGSPLAN HMS-ARBEIDET

Handlingsplan RAMU 2010-201 Vedtatt 08.04.2011

OPPGAVER Tid Tiltak Ansvar

Personalhåndbok Høst

2010

Utarbeide personalhåndbok som

behandles på høstens RAMU-møte

Avdelingsleder

Samarbeid mellom

vernelinja og prostene

2010 -

2011

Gjennomføre vernerunder og

arbeidsplassundersøkelser. Dette skal

avtales med prosten og fellesråd.

Verneombud/prost

Medarbeidersamtaler med

sokneprester, kapellaner og

prostiprester

2010 -

2011

Alle ansatte skal i løpet av året

gjennomføre medarbeidersamtale med

prosten. Prostene skal ha

medarbeidersamtale med biskopen.

Biskopen sørge for opplæring av proster

hvordan gjennomføre

medarbeidersamtale.

Prost/biskop

Opplæringsbehov

HMS/kursing

29.4.10

Feb 10

2010

1. Verneombudssamling

2. Stiftsmøte, HMS i fokus

3. Ledere uten HMS-kurs

Hovedverneombud

Biskop

Avdelingsleder

Livsfasepolitikk 2010 Oppnevne arbeidsgruppe som skal lage

et forslag på tiltak for de forskjellige

livsfaser.

Avdelingsleder

Sykefravær 2010 Motivere prester og proster til å ta ut all

ferie og fridager i løpet av året

Alle prester skal få tilbud om å ta ut 5

uker ferie i sammenheng.

Proster

Proster

Psykososialt 2010 -

2011

Implementere prosedyre for håndtering

av mobbing, konflikter og trakassering i

Senja og Indre Troms prosti.

Følge opp det arbeidet som er startet i de

andre prostiene.

Det skal utarbeides gode arbeidsplaner

slik at prestene har en størst mulig

forutsigbar tjeneste

Ha psykososialt arbeidsmiljø i fokus, i

tillegg til lokale tilpasninger.

Avdelingsleder

Avd.leder

Prostene

Fysisk arbeidsmiljø

1. Fortsette arbeidet med å få

rekrutteringsbolig opp på et

akseptabelt nivå.

2. Følge opp innmeldte mangler

vedrørende kontorforhold,

boligforhold, kirke

Rådgiver bdk/boligombud

Prostene

20

HMS-samarbeid med

fellesrådene

2010 1. Gjennomføre møte mellom prost

og fellesråd ut fra det som er satt

opp i samarbeidsavtalen. Møtene

skal rapporteres inn i prostenes

HMS - rapportering

2. Inngå samarbeidsavtale med de

resterende fellesråd.

Prosten

Avdelingsleder og prostene

Introduksjonsprogram for

nytilsatte

Høst

2010

Det skal utarbeides et

introduksjonsprogram for nyansatte der

blant annet sokneprestkurs og

mentor/veileder legges inn.

Biskopen

Arbeidsplassundersøkelse Høst

2010

Arbeidsplassundersøkelsen skal være

tema og gjerne gjennomføres på

prostisamlingene høsten 2010.

Skjema og rutinebeskrivelse sendes

prosten senest 1. nov som sender ut til

prestene.

Prestene besvarer undersøkelsen og

sender til verneombudet senest

20.november.

Verneombudet oppsummerer i eget

skjema som sendes prosten og

bispedømmekontor innen 15. desember.

Prosten bruker resultatet som grunnlag

for årsrapportering.

Prosten

Prosten

Verneombud

21

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL 5

5.2 PSYKOSOSIALE UTFORDRINGER OG BEHOV

Det psykososiale miljøet virker inn på hverdagens arbeidssituasjon for alle tilsatte, og det er

svært ofte en nær sammenheng mellom trivsel og miljø på den ene siden og psykisk og fysisk

helse på den andre siden. For prester er det ofte de psykososiale utfordringene større enn de

rent fysiske. For å sikre et godt arbeidsmiljø må i det minste arbeidsmiljølovens krav oppfylles,

og intensjonen må realiseres ved systematiske tiltak.

Arbeidsmiljølovens § 4 handler om tilrettelegging av arbeidet:

§ 4,1 stiller en del generelle krav – bl.a.:

at arbeidstakeren ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger

at det legges vekt på forebygging av skader og sykdommer.

§ 4,2 stiller krav til utforming av arbeidet – bl.a.:

at det skal tas hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selvbestemmelse og faglig

ansvar

at en skal søke å unngå ensformig gjentakelsesarbeid

at arbeidet skal gi mulighet for variasjon og kontakt med andre

at arbeidstakeren kan holde seg orientert om produksjonskrav og resultater, og at den

ansattes verdighet ikke krenkes.

at arbeidstakeren gis rimelig mulighet for faglig og personlig utvikling

5.3 ARBEIDSPLASSSPØRREUNDERSØKELSE Det er utarbeidet en spørreundersøkelse av SAMU (Sentralt arbeidsmiljøutvalg) som kan gi

viktige signaler som utgangspunkt for årsrapporten til RAMU. Undersøkelsen kan besvares

anonymt.

Rutiner arbeidsplassundersøkelse

1. Prost/prostesekretær har ansvar for koordinering av undersøkelsen.

2. Skjema og rutinebeskrivelse sendes fra arbeidsgiver til prostene senest 1. november

som videresender skjema til prestene i prostiet.

3. Prestene fyller ut og sender skjema til prostiets verneombudet for oppsummering senest

20. november.

4. Verneombudet oppsummerer i eget skjema som sendes prost og bispedømmekontor

innen 15. desember.

5. Prosten bruker resultatet som grunnlag for årsrapportering.

Spørreundersøkelsen ligger tilgjengelig for nedlasting her.

22

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL 5

5.4 MEDARBEIDERSAMTALER Alle medarbeidere skal ha en årlig medarbeidersamtale.

Alle proster har plikt til å gjennomføre dette. Det innebærer en forpliktelse til å informere de

tilsatte om muligheten og opplegget og ansvar for å legge til rette for den praktiske

gjennomføringen.

Prostene må drøfte den praktiske gjennomføringen av medarbeidersamtaler med biskopen.

5.5 MILEPÆLSSAMTALE Seniorpolitikken skal gjennom aktiv, målrettet og kontinuerlig innsats for seniormedarbeiderne

(over 55 år) sikre at deres erfaring og kompetanse blir nyttiggjort, videreutviklet og tilpasset

den situasjonen den enkelte er i. Arbeidsgiver skal gi nødvendig hjelp til avvikling av

yrkesaktivt liv, forberede pensjonistfasen og gi anledning og oppmuntring til videre innsats i

samsvar med egne forutsetninger og arbeidsgivers behov.

Fra fylte 55 år skal prosten gjennomføre milepælsamtaler som del av den årlige

medarbeidersamtalen, hvor seniorens spisskompetanse og planlegging av videre tjeneste

fokuseres som eget tema.

5.6 KONFLIKTHÅNDTERING Konflikter vil kunne oppstå på alle arbeidsplasser, og dette er av de vanskelige sakene for

ledere.

En konflikt er mer enn uenighet – det er at to eller flere personer har uforenlige interesser og i

tillegg gjensidig nærhet og gjensidig avhengighet. Det er altså tre elementer en kan gjøre noe

med. Til forskjell fra uenighet involverer en konfliktsituasjon følelsene like mye som tankene.

Og ofte fokuseres dermed person mer enn sak.

I denne sammenheng er det viktig å klargjøre saksgang ved konflikter. Se under punkt rutiner

prosedyren for mobbing, konflikter og trakassering.

Viktigste holdepunkter:

Prøv å ta opp klager eller stridspunkter direkte med den det gjelder.

Prøv å løse saken på et tidligst mulig tidspunkt

Prøv å løse saken på et nærmest mulig nivå

Unngå slarv, ikke gå med det til andre kolleger som ikke har noe med saken å gjøre

Selv om vi anbefaler saksgangen under, er det svært viktig med fleksibilitet på dette området.

23

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL 5

5.7 VERNERUNDER Den systematiske kartleggingen av arbeidsmiljøet skal heretter utføres etter et fastlagt opplegg

slik det går fram av denne HMS-håndboka.

Plan for vernerunder vil bli vedtatt på RAMU møte i våren 2010

Forundersøkelse til vernerunden, Sjekkliste fysisk miljø og Sjekkliste brann/ulykke ligger

tilgjengelig for nedlasting fra bispedømmets nettsider eller ved å trykke på lenkene i dette

dokumentet.

5.8 OPPFØLGING ETTER VERNERUNDE

AVVIKSREGISTRERING - RISIKOVURDERING

Med avvik menes registrerte forhold innenfor virksomheten som er i strid med krav fastsatt i

eller i medhold av lov eller forskrift, eller som det av hensyn til arbeidsmiljøet i sin helhet er

nødvendig å gjøre noe med.

Avviksregistreringen foretas på bakgrunn av dokumentasjon fra vernerunden.

Sammen med avviksregistreringen bør det foretas en risikoanalyse som danner grunnlag for

prioriteringen av de forebyggende tiltak i handlingsplanen. Risikoanalysen skjer ut fra følgende

faktorer:

Risikoidentifisering: Hva slags skade kan skje? Hva/hvem kan skades?

Risikovurdering: Hvor stor kan skaden bli? Hvor ofte kan skaden skje?

Risiko defineres som et produkt av frekvens og konsekvens. Konsekvens kan graderes fra 1 - 5,

hvor 1 tilsvarer den minst omfattende skade som knapt merkes, mens 5 tilsvarer katastrofen.

Frekvens graderes på samme måte, hvor 1 tilsvarer det som forekommer uhyre sjeldent mens 5

tilsvarer det som skjer ofte.

HANDLINGSPLAN

Handlingsplanen skal angi konkrete tiltak og hvem som skal ha ansvaret for gjennomføringen.

Tiltakene skal prioriteres.

Det er viktig å sette realistiske tidsfrister for gjennomføring av de tiltak man er enige om.

Alle tiltak som medfører økonomiske kostnader må godkjennes av budsjettansvarlig. Finnes

det ikke disponible midler, skal budsjettansvarlig legge problemet fram for nærmeste

overordnet. Inntil nødvendige midler stilles til disposisjon har overordnet myndighet ansvar for

gjennomføringen av tiltaket.

Dreier det seg om viktige skadeforbyggende tiltak som har med liv og helse å gjøre, kan man

likevel ikke unnlate å gjennomføre disse fordi om det ikke foreligger budsjettmessig dekning.

De nødvendige midler må da skaffes til veie ved omprioritering innenfor budsjettrammen eller

ved tilleggsbevilgninger.

24

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL 5

OPPFØLGING

All dokumentasjon fra vernerunden samles i én perm som oppbevares hos

avdelingsdirektør/avdelingsleder drift. Verneombud(ene) skal ha kopi.

Resultatet av vernerunden og andre tiltak for kartlegging lages til en rapport. På grunnlag av

rapporten lages handlingsplan på hver avdeling med prioriterte tiltak for arbeidsmiljøet.

Tiltakene i handlingsplanen innarbeides i kontorets budsjettforslag.

Når neste vernerunde planlegges, skal alltid dokumentasjonen fra foregående vernerunde

gjennomgås og handlingsplanen evalueres.

Dokumentasjonen skal til enhver tid være tilgjengelig for tilsynsmyndighetene.

Skjema for avviksregistrering og risikovurdering etter IK-runder, Handlingsplan – Prioritering

av tiltak og Separat avviksmeldigsskjema ligger tilgjengelig for nedlasting fra bispedømmets

nettsider eller ved å trykke på lenkene i dette dokumentet.

5.9 AVVIKSMELDING I DAGLIG HMS-ARBEID

HMS-problemer som registreres i det daglige, bør tas opp og søkes løst på det nivå hvor

problemet er registrert. Dersom dette ikke fører fram, tas saken opp tjenestevei.

Tjenestevei i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet vil være:

Problemet oppstår:

Saken prøves løst i samarbeid med

nærmeste overordnet

Løses ikke

Arbeidstaker kontakter verneombudet. Saken

prøves løst i samarbeid med nærmeste

overordnet.

Løses ikke

Verneombudet tar saken

opp med Arbeidstilsynet.

Løses ikke

Saken sendes til Arbeidsdirektoratet.

S

A

K

E

N

L

Ø

S

E

S

25

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

6.1 INTRODUKSJONSPLAN FOR NYTILSATTE

Tidspunkt Nødvendige aktiviteter Ansvarlig Merknader

Før tilsetting:

Informasjon

til søkere

Ved forespørsel sendes utvidet søkerliste til

søkerne.

Saksbehandler

Ved

tilsetting

Orientering om tilsetting med informasjon om

generelle vilkår og arbeidsavtale. I tillegg

sendes flytteregulativer og evt. kontrakt for

bindingstid.

saksbehandler Arbeidsavtale

og avtaler om

flytting og

bindingstid

fylles

ut og

returneres.

Lokal introduksjonsplan

Før oppstart Ansvarlig Utført/dato

Det avtales første oppmøte med den nytilsatte. Tidspunkt, sted, kontaktperson osv.

Prost

Innflytting i tjenestebolig - påse at det finnes nøkler til boligen - kvalitetssjekk av bolig (rengjort, varme på, ryddet) før innflytting senest en uke før - sørge for at det er en til å ta imot ved innflytting

Prost

Orientere kollegaer og menighetsråd om at den nyansatte kommer og peke ut en kontaktperson

Prost

Sørge for -telefon - pc, e-post, tilgangsrettigheter på datasystem, nødvendig programvare og adresselister gjøres tilgjengelig - selve arbeidsplassen er klar - posthylle - navneskilt - nøkler - nødvendige håndbøker/liturgiske bøker

Fellesrådet

Første arbeidsdag

Ta imot ny medarbeider til avtalt tid, informere om evnt kontaktpersonordningen og introdusere kontaktperson for nytilsatt.

Lokalt

Presentasjon for lokal stab Prost/lokalt

26

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

Første arbeidsuke

Ingen kirkelig handlinger, forberede innsettelsesgudstjeneste Prosten sørger for vikar på kirkelige handlinger

Prost

Gjennomgå de viktigste arbeidsoppgavene. Lage/sette opp en arbeidsplan for de første en til to ukene. Informere om møter som er planlagt

Prost/lokalt

Gjennomgang av lokale prosedyrer ved dåp, konfirmasjon, vigsel, begravelse/bisettelse

Lokalt

Gjennomgang av menighetens lokale planer og rutiner Lokalt

Innføring i kontor og kontorrutiner Lokalt

IKT-innføring Fellesrådet

Avtale besøk/befaring for innføring i aktuelle kirke/kirkegårder/menighetshus

Lokalt

Avtale møte med aktuelle samarbeidspartnere - menighetsråd - frivillige - aktuelle samarbeidspartner (kommune m.m.) - tillitsvalgte i fagforening - verneombud/boligombud

Prost

Sørge for relevant skriftlig materiale for eksempel div skjemaer oghåndbøker

Prost

Det utpekes navngitte oppgaveansvarlige for viktige funksjoner -arkiv -økonomi -personal -brann -geografi (kirke, kirkegård, sykehjem, skoler osv) -annet

Prost

Innføring i lokalsamfunnet Lokalt

Første måned

Presentasjon for menighetsråd Prost

27

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

Prostiets innføringsplan

Første arbeidsuke Ansvarlig Utført/ dato

Innføring i arbeidsplaner og arbeidsbeskrivelser Prost

Orientering om tjenestevei og tilgjengelighet til prosten Prost

Innføring i bestemmelser og ordninger for prestetjenesten (Første arbeidsuke), herunder: - Ferie, fritid, fraværsregistrering - Beredskapsordningen - Gudstjenester og kirkelige handlinger – lokale ordninger - Kirkebokføring og arkivering - Lovverk - HMS-arbeid - IA-prosedyrer - Medarbeidersamtale

Prost

Første måned Prost

Presentasjon for prostikollegiet og dets møteformer (Første prostisamling)

Prost

Innføring i prostiets landskap Prost

Prostiets planer og fellestiltak Prost

Presentasjon av andre samarbeidspartnere i prostiet Prost

Oppfølgingssamtale med prost etter en måned (gjennomgå praktiske forhold, sikre at arbeidsoppgaver er forstått og ansvarsforhold er avklart)

Prost

Etter 6 måneder

Medarbeidersamtale med prost Prost

Bispedømmeadministrasjonens innføringsansvar

Innen første halvår Ansvarlig Utført/dato

Samtale med biskop Driftsavdelingen

Nytilsattdag på bispedømmekontoret hvor følgende elementer gjennomgås: - Presentasjon av ansatte og deres arbeidsoppgaver - Informasjon om bispedømmets strategi og virksomhetsplaner - Informasjon om sosiale tiltak i bispedømmet - Presentasjon av personaltiltak - Informasjon om veiledning (ABV obligatorisk for alle

Driftsavdelingen

28

nyutdannede) - Innføring i arbeidslivets rettigheter og plikter, rolleavklaring, tjenestevei. - Etikk

Innføring i økonomirutiner Driftsavdelingen

Evaluering og kvalitetssikring (Ansvar: Personalavdelingen v/ bispedømmekontorene) Etter ca. 6 måneder evaluerer og kvalitets sikrer prost og den nytilsatte innføringsprogrammet. Evalueringen sendes til bispedømmekontorets personalavdeling. Personalavdelingen etterlyser eventuelt manglende evalueringer:

Gjennomføring av introduksjonsplan: Aktivitet

Dato Signatur nytilsatt Signatur prost

Lokal introduksjonsplan er gjennomført

Prostiets introduksjonsplan er gjennomført

Bispedømmeadministrasjonens introduksjonsplan er gjennomført

Evaluering og kvalitetssikring

29

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

6.2 RUTINER VED ARBEIDSULYKKER OG YRKESSKADER Se veiledningen for en mer utførlig forklaring til de enkelte punktene. Husk: Lege må alltid tilkalles eller kontaktes ved alvorlig personskade!

Skjematisk oversikt over registrerings-, melde- og varslingsplikten ved personskader

Kontorets IK- system

(særskilt skjema)

Folketrygden

(særskilt skjema)

Statens Pensjonskasse

(særskilt skjema)

Politi og/eller Arbeidstilsynet

Dødsulykke eller alvorlig personskade som kan gi varig men eller langt sykdomsfravær

Skaden registreres

Skaden meldes Skaden meldes. Særskilt lege erklæring kreves

Begge etater skal varsles straks på hurtigste måte

Forstuinger, kutt, mindre klem- og støtskader eller andre skader som bør behandles av lege eller som antas å føre til kortere sykdomsfravær

Skaden registreres

Skaden meldes

Skaden meldes hvis arb.giver eller arb.taker ønsker det, sær-skilt legeerklæ-ring legges ved

Varsling ikke nødvendig1

Sykdom som kan skyldes påvirkning i arbeid eller forhold på arbeidsplassen

Sykdommen registreres

Sykdommen meldes

Skaden meldes ikke

Varsling ikke nødvendig2

Mindre skader, skrubbsår, rifter e.l hvor arbeidstakeren kan fortsette arbeidet etter førstehjelp på stedet

Registreres bare hvis skaden skjer i forbindelse med nestenulykke3 eller alvorlig uhell

Skaden meldes ikke

Skaden meldes ikke

Varsles ikke

Hvem som registrerer, melder eller varsler når den skadede er tilsatt ved Nord-Hålogaland bispedømmekontor

Prosten i samarbeid med verneombud. Kopi av skjema sendes biskop.

Prosten evt. i samarbeid med den skadede, meldingen går via bispedømme-kontoret.

Bispedømme -kontoret evt. i samarbeid med den skadede.

Nærmeste overordnet, varselet gis direkte

Veiledning for registrering og melding av arbeidsulykke, yrkesskade eller yrkessykdom

ORDFORKLARINGER MED UTGANGSPUNKT I §§ 13-3 OG 13-4 I

FOLKETRYGDLOVEN

Med yrkesskade menes en personskade, en sykdom eller et dødsfall som skyldes en

arbeidsulykke som skjer mens arbeidstakeren er i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden.

Som arbeidsulykke regnes en plutselig eller uventet ytre hending som arbeidstakeren har vært

utsatt for i arbeidet. Som arbeidsulykke regnes også en konkret tidsbegrenset ytre hending som

medfører en påkjenning eller belastning som er usedvanlig i forhold til det som er normalt i

vedkommende arbeid.

1 Arbeidstilsynet får kopi av skademeldingen til trygdekontoret og trenger derfor ikke særskilt melding, men bør varsles

ved tilløp til alvorlige ulykker uten personskader.

2 En lege som gjennom sitt arbeid får kunnskap om en arbeidstaker som lider av yrkessykdom som er likestilt med

yrkesskade eller annen sykdom som legen antar skyldes arbeidstakerens arbeidssituasjon, skal gi skriftlig melding om det til Arbeidstilsynet.

3 Nestenulykker uten personskader skal registreres, og tilløp til alvorlige ulykker bør alltid varsles til Arbeidstilsynet.

30

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

Belastningslidelser som over tid har utviklet seg i muskel-/skjelett-systemet, regnes ikke som

yrkesskade. Det samme gjelder lidelser som har utviklet seg som følge av psykiske

påkjenninger eller belastninger over tid.

Med yrkessykdommer menes visse sykdommer som skyldes påvirkning i arbeid,

klimasykdommer og epidemiske sykdommer som ifølge forskrift og på særskilte vilkår kan

likestilles med yrkesskade.

REGISTRERINGSPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN VED YRKESSKADE

Arbeidsgiveren skal etter arbeidsmiljøloven § 20 sørge for at alle personskader som oppstår

under utførelsen av arbeid registreres. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i

arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Denne registreringen skjer ved bruk av

skademeldingsskjemaet i internkontrollhåndboken, og det er prosten som har ansvar for at

skaden blir registrert. Kopi av skademeldingen sendes biskopen.

Registeret må ikke inneholde medisinske opplysninger av personlig karakter uten samtykke fra

den opplysningen gjelder. Registeret skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, verneombud,

arbeidsmiljøutvalget og verne- og helsepersonalet, men er ellers undergitt taushetsplikt.

Som personskade etter denne bestemmelsen regnes enhver skade som kan føres tilbake til

farlige forhold i arbeidet eller arbeidsmiljøet. Bagatellmessige skrubbsår og smårifter e.l. som

kan behandles på stedet, og hvor arbeidstakeren umiddelbart kan fortsette arbeidet, regnes

likevel ikke som skade.

MELDEPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN

Arbeidsmiljøloven § 21 bestemmer at dersom arbeidstaker rammes av arbeidsulykke som har

voldt døden eller alvorlig skade, skal arbeidsgiveren straks, og på hurtigste måte, varsle

Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet. Arbeidsgiveren skal bekrefte varselet skriftlig.

Verneombudet skal ha kopi av bekreftelsen. Meldeplikten bør gjelde tilsvarende dersom

ulykken rammer en student.

Varsel etter denne bestemmelsen kan gis muntlig, over telefon, med bud eller på den måten

som finnes mest hensiktsmessig ut fra situasjonen. Det viktigste er at rette myndighet kan

komme raskest mulig til skadestedet. Slikt varsel er ikke å anse som en skademelding. Det er

nærmeste overordnet som har ansvar for å varsle om ulykken.

Som alvorlig skade i lovens forstand regnes enhver skade som etter arbeidsgivers eller

arbeidstakers skjønn vil kunne medføre varig eller lengre tids arbeidsudyktighet.

Loven tolkes slik at det også kan foreligge meldeplikt ved arbeidsuhell som lett kunne ført til

alvorlig ulykke (nestenulykker), men hvor personskade tilfeldigvis ikke skjedde.

MELDEPLIKT ETTER FOLKETRYGDLOVEN

Arbeidsgiver har etter folketrygdloven § 13-14 plikt til å sende skademelding til trygdeetaten

når en arbeidstaker eller student blir påført en skade eller sykdom som kan gi rett til

yrkesskadedekning.

Det er et vilkår for rett til yrkesskadedekning at yrkesskaden er meldt til trygdeetaten innen ett

år etter at arbeidsulykken skjedde. En yrkessykdom må være meldt innen ett år etter at

vedkommende selv eller den meldepliktige ble klar over årsaken til sykdommen.

Meldingen gis på særskilt fastsatt skjema, og trygdekontoret sender kopi av meldingen til

Arbeidstilsynet. Det er trygdeetaten som avgjør om skadelidte har rett til yrkesskadedekning

etter folketrygdloven. Arbeidsgiver har først og fremst et ansvar for å klarlegge de faktiske

omstendighetene rundt ulykken eller sykdomstilfellet.

31

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

Hvis skaden rammer en tilsatt, har prosten ansvaret for å skrive skademelding, helst i samråd

med verneombud og den skadede, hvis det er mulig. Skjemaet sendes biskopen som

videresender meldingen til trygdekontoret og sørger for at kopi blir oppbevart i vedkommendes

personalmappe.

YRKESSKADEFORSIKRINGEN I STATENS PENSJONSKASSE

Alle som utfører arbeid i arbeidsgivers tjeneste, er omfattet av lov om yrkesskadeforsikring,

uavhengig av hvem som er arbeidsgiver. Arbeidstakere som omfattes av hovedtariffavtalen i

staten, dekkes i tillegg av tariffavtalens bestemmelser om ytelser ved yrkesskade. Skadelidte

har rett til erstatning fra den av ordningene som gir best kompensasjon.

Saker om yrkesskadeerstatning i staten behandles og avgjøres av Statens Pensjonskasse.

Dersom det oppstår en skade som arbeidsgiver eller den tilsatte mener kan gi rett til erstatning,

bør pensjonskassens særskilte skademeldingsskjema for yrkesskader fylles ut og sendes inn. I

utgangspunktet er det arbeidstakeren selv som skal fylle ut skjemaet, men arbeidsgiver må påse

at pensjonskassen får melding og skal hvis ønskelig bistå ved utfyllingen av skjemaet. Noen av

opplysningene skal bekreftes av arbeidsgiver. I skjemaet er det også plass for legeerklæring

som selvsagt må fylles ut av lege.

Det er viktig å melde fra om skader så tidlig som mulig. Selv om skaden ikke blir vurdert som

en yrkesskade der og da, kan skademeldingen gi viktige opplysninger hvis det senere oppstår

komplikasjoner.

Skjema for skademelding ved personskade ligger tilgjengelig for nedlasting ved å trykke på

lenken i dette dokumentet.

32

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

6.3 OPPFØLGING AV SYKE

Retningslinjer og rutiner for oppfølging av langvarig syke

Når sykdom oppstår og medarbeidere blir borte fra jobben over lengre tid, er det behov for

omsorg og planmessig oppfølging. Dels er dette arbeidsgivers lovfestede plikt, og dels er snakk

om vanlig medmenneskelighet og god personalpolitikk. I denne forbindelse er det særlig viktig

å forebygge vilkårlighet, forglemmelser og direkte lovstridige tiltak.

Godt lederskap

Det sier seg selv at retningslinjer og rutiner ikke kan erstatte godt lederskap. Her er det

snakk om et følsomt område med store krav til innlevelse og skikkelig kjennskap til lover og

regler. Bl.a. er det viktig å være klar over at mens en arbeidsgiver har rett til å få vite noe om

sykefraværets antatte varighet, har han/hun ikke krav på å få opplysning om diagnosen, men

om sykefraværet er arbeidsrelatert. Oppfølgingen og kontakten med sykemeldte må foregå på

hans/hennes premisser.

Forebygging

Sykefravær er svært ofte knyttet til mangler eller problemer i det psykososiale arbeids-

miljøet – det antas at dette kan gjelde så mange som 2 av 3 tilfeller i norsk arbeidsliv.

Det betyr at trivsel, kontakt og lagånd i mange tilfeller kan forebygge sykdom, og en

systematisk bruk av virkemidlene under pkt. 5 kan bidra til mindre sykefravær.

Tilrettelegging

Det er viktig både for den sykemeldte og for arbeidsgiver at vedkommende kommer seg snarest

mulig tilbake til arbeid.

Det bør drøftes med den sykemeldte om det er mulig med ulike former for tilrettelegging, slik

at han/hun kan være helt eller delvis i arbeid.

Arbeidsgiver, dvs. prost, skal innenfor rimelighetens grenser sette i verk nødvendige tiltak for å

tilpasse den fysiske arbeidsplassen eller arbeidsredskapene, slik at den sykemeldte kan få

anledning til å fortsette i det vanlige arbeidet sitt. Reisetilskudd til dekning av nødvendige og

ekstra skyssmidler til og fra arbeidsstedet kan også være et tiltak som muliggjør raskere

tilbakevending. Behovet må dokumenteres av lege.

NAV kan gi den sykemeldte lønn under sykdom i opptil 12 uker også under aktivisering og

arbeidstrening i virksomheten, såkalt aktiv sykemelding. Den sykemeldte har plikt til å forsøke

arbeidstrening når det er medisinsk forsvarlig. Det må lages en avtale og en plan for aktiviteten.

Aktiv sykemelding kan være et virkemiddel der den sykemeldte er for syk til å utføre sin

vanlige jobb, men frisk nok til å arbeide med noe annet hele eller deler av dagen. På den

måten kan den sykemeldte holde seg i aktivitet og holde kontakten med arbeidsplassen.

Det er en forutsetning at sykdommen ikke er til hinder for slik aktivitet, og ordningen skal ikke

erstatte en vikar.

Egenmelding

Den enkelte tilsatte har rett til å bruke egenmelding om sykefravær i inntil 24 dageri løpet av en

12 måneders periode. Det innebærer at egenmelding for eksempel kan benyttes for 24

enkeltdager. Egenmelding kan ikke benyttes i mer enn åtte dager per fraværstilfelle.

33

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

Ved nytt sykefravær innen 16 dager medregnes tidligere fraværsdager som det ikke foreligger

sykmeldingsattest for. Når 8 egenmeldingsdager er brukt i løpet av en 16 dagers periode, må

den ansatte arbeide sammenhengende i 16 kalenderdager før egenmelding kan brukes på nytt.

Er den ansatte syk utover egenmeldingsdagene, må lege kontaktes. Egenmeldte fraværsdager

forutfor sykmelding fra lege, regnes som brukte egenmeldingsdager.

HVA SKAL VI GJØRE NÅR EN MEDARBEIDER BLIR SYK?

Ved

sykefravær:

Den ansatte Nærmeste Leder Annet

1. – 8. dag Gi beskjed om fravær til

nærmeste leder. Anslå mulig

lengde for fravær

Registrerer fravær på

registrerings- skjema.

Ingen

beskjed

regnes som

skoft

Tilbake på

jobb før 9. dag

Fylle ut egenmelding. Levers

nærmeste leder

Konstaterer status. Registrerer

fraværet og arkiverer

egenmeldingen

9. dag Orienterer om videre sykefravær

til nærmeste leder. Sende/levere

sykemelding til nærmeste leder

Konstaterer status. Mottar

egenmeldingsskjema, noterer

på registreringsskjema.

Registrerer fraværet og

arkiverer sykemeldingen

Ingen

beskjed

regnes som

skoft

Hyppig fravær Ofte bruk av egenmelding og

mye korttidsfravær. Ha en

oversikt over antall egenmelding

som er brukt

Ved hyppig bruk av

egenmelding/bruk av

syklefraværsmeldinger

vurdere samtale med den

ansatte for å avklare

situasjonen.

16. dag

sykefravær, 8

dag sykemeldt

Sende/levere forlenget

sykemelding

Kontakt den sykemeldte.

Tema: Omsorg, om arbeid,

tilrettelegging, aktiv

sykemelding

Benytte oppfølgingsskjema.

Regnskap sender ref. krav til

trygdekontoret

4. uke

sykefravær, 3.

uke sykemeldt

Sende/levere forlenget

sykemelding. Delta aktivt i

prosessen med å finne alt.

løsninger på arbeidsplassen.

Samtale pr tlf eller på

arbeidsstedet. Vurdere

situasjonen/finne alternative

løsninger. For eksempel aktiv

sykemelding, Sende

info/Invitere til møter og

lignende Tar eventuelt

kontakt med kontakt person

på arbeidslivssentret for å få

orientering om muligheter

Benytte oppfølgingsskjema

34

7. uke

sykefravær,

6. uke

sykemeldt

Holde bedriften orientert.

Sende/levere forlenget

sykemelding.

Innkalle til formell samtale,

Skriftlig. Vurdere

situasjonen/finne alternative

løsninger. Tar eventuelt

kontakt med kontakt person

på arbeidslivssentret for å få

orientering om muligheter

Benytte oppfølgingsskjema

Innen uke 6

skal det

utarbeides

en

oppfølgings

plan

12 uker Holde bedriften orientert.

Sende/levere forlenget

sykemelding.

Delta på dialogmøte. Hvis

arbeidstaker ønsker det, skal

legen/sykmelder delta.

Tillitsvalgt kan også være med.

Målet med møtet er å finne

løsninger i virksomheten som

kan hjelpe den sykmeldte

tilbake i arbeid.

Benytte oppfølgingsskjema

Hvis

arbeidstakere

n har vært

sykmeldt på

full tid i 12

uker, skal

arbeidsgiver

innkalle til et

dialogmøte

Senest 6 mnd Både arbeidstaker og arbeidsgiver

er pliktig til å delta, og legen og

annet helsepersonell skal delta

hvis det er hensiktsmessig

Både arbeidstaker og

arbeidsgiver er pliktig til å

delta, og legen og annet

helsepersonell skal delta hvis

det er hensiktsmessig

NAV-

kontoret

innkalle til et

nytt

dialogmøte

etter senest

6 måneder.

3-12. mnd Holde bedriften orientert.

Sende/levere forlenget

sykemelding. Er velkommen

innom. Delta aktivt i prosessen

med å finne alt. løsninger på

arbeidsplassen. Dersom

tilbakeføring ikke lykkes –

vurdere andre løsninger

Fortsette å holde kontakt med

den sykemeldte en gang pr

mnd. Vurdere

situasjonen/finne alternative

løsninger i organisasjonen.

Aktiv sykemelding eventuelt

vurdere andre løsninger.

Mulige løsninger:

omplassering, omskolering,

attføring, hel eller delvis

uførepensjon

Den ansatte

kan eventuelt

ha med

tillitsvalgte/v

erneombud i

møte

35

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

6.5 RETNINGSLINJER FOR TERMINALBRILLER Arbeidstaker er berettiget terminalbrille dersom det skriftlig dokumenteres enten at:

Brillen som skal brukes ved skjermarbeid er forskjellig fra den vanlige brille, altså at

egen brille ikke kan brukes. Dette vil oftest gjelde personer over 40 år

eller at

Det er nødvendig med korreksjon av svak langsynthet og/eller hornhinneskjevhet hos

yngre mennesker som ikke bruker brille til daglig. Dette må begrunnes særskilt av

optiker, evt. øyelege.

Det anbefales at den forelagte dokumentasjon godkjennes av arbeidsgiver før innkjøp av

terminalbrille foretas. Terminalbrillen er et individuelt arbeidsverktøy, betalt av bedriften og

skal oppbevares og behandles deretter.

Det dekkes utgifter til terminalbriller som følgende:

1. Det dekkes utgifter til terminalbriller jmf Forskrift 1994-12-15 nr 1259 til

Arbeidsmiljøloven: Forskrift om arbeid ved dataskjerm Kap. 5. Særlig vernetiltak, § 11.

Oppfølging av arbeidstaker syn

2. Tilbudet om terminalbriller gjelder fortrinnsvis fast tilsatte. For midlertidig tilsatte kan

arbeidsgiver vurdere delvis dekning.

3. Før det foretas innkjøp skal den tilsatte kontakte avdelingsleder drift for bekreftelse av

det konkrete kjøpet.

4. Ved første gangs anskaffelse av terminalbriller dekker Nord-Hålogaland

bispedømmeråd hele kostnaden på synsprøve og brilleglass. I tillegg dekkes kostnad til

innfatning med inntil kr. 1.500,-.

5. Ved evt. senere behov for korrigering dekker bispedømmerådet kostnaden ved

synsprøve og brilleglass, men ingen ny innfatning.

6. Utgiftene refunderes den ansatte via lønn, ved innlevering av originalbilag med

kvittering for betalt samt bekreftelse fra optiker/lege.

6.6 PROSEDYRE FOR HÅNDTERING AV KONFLIKTER, MOBBING

OG TRAKASSERING Prosedyre for Domprostiet og bispedømmekontoret vedtatt styringsgruppa 20.01.2007

6.7 RUTINE FOR VARSLING OM KRITIKKVERDIGEFORHOLD

INNLEDNING

Arbeidsmiljøloven har egne bestemmelser om ansattes rett til å si ifra om kritikkverdige

forhold på arbeidsplassen. Loven har også bestemmelser om at arbeidsgiver ikke kan møte

kritikk med straff eller andre negative reaksjoner. Arbeidsgiver har på sin side plikt til å legge

forholdene til rette for varsling. Arbeidsmiljølovens bestemmelser ligger som vedlegg

til denne rutinen. Bestemmelsene finnes i lovens §§ 2-4, 2-5 og 3-6.

Nord-Hålogaland bispedømme har utarbeidet egne rutiner for hvordan det skal varsles og

hvordan varsler skal håndteres. Samlet informasjon om varslingsbestemmelsene, herunder

rutinebeskrivelsen.

Skjema som kan brukes ved varsling, finner du på vår hjemmeside.

36

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

MÅLGRUPPE

Denne kortversjonen av rutinebeskrivelsen er laget for at ansatte på en enkel måte skal kunne

skaffe seg oversikt over lovens bestemmelser, bispedømmets holdning og hvordan du skal gå

fram rent praktisk i en varslingssak.

Prinsipper for varsling

Nord-Hålogaland bispedømme skal være en åpen organisasjon, der allmennheten gis innsyn i

virksomheten i henhold til gjeldene lovverk. Åpenhet kan bidra til å fjerne mistanke om for

eksempel korrupsjon, lovbrudd eller andre uetiske handlinger.

Spesielt ledere, men også den enkelte ansatte, har en viktig rolle når det gjelder å bidra til en

kultur der åpenhet, innsyn og rom for kritikk er grunnleggende. I saker som det er vanskelig å

ta opp i den daglige virksomheten eller i ordinær dialog med leder, skal varslingsrutinene være

et verktøy for å bringe fram slike saker til belysning og håndtering i organisasjonen.

Bispedømmets holdning er at:

• Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes.

• Kritikkverdige forhold må endres eller stoppes.

• Åpenhet og ærlighet er viktig.

• Alle saker bør som hovedregel tas opp med nærmeste leder.

• Den som varsler skal ivaretas på en god måte.

• Den/de det varsles om har krav på rettssikkerhet.

INNHOLDET I VARSLINGSBESTEMMELSENE

HVA ER VARSLING?

Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold.

Det forventes at ansatte tar opp saker som de mener bør undersøkes nærmere. Varsling gir

mulighet for å rydde opp i ukultur og ulovlige forhold og unngå at problemene blir større. Det

må være saklig grunn for kritikk – den må ikke bygge på sladder eller ubegrunnede påstander.

HVA ER KRITIKKVERDIGE FORHOLD?

Kritikkverdige forhold er forhold som er brudd på lover og avtaler, interne regler og

retningslinjer og alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller

etisk akseptabelt.

Eksempler på kritikkverdige forhold:

• Diskriminering, mobbing eller trakassering.

• Forhold som kan medføre fare for liv og helse.

• Seksuelle overgrep eller grenseoverskridende adferd.

• Rusmisbruk.

• Uforsvarlig saksbehandling (for eksempel brudd på habilitetsreglene).

• Maktmisbruk.

• Underslag, tyveri og andre økonomiske misligheter.

• Korrupsjon.

HVA ER FORSVARLIG FRAMGANGSMÅTE?

For å unngå at varsling fører til unødig skade, skal framgangsmåten være forsvarlig. Det vil

være forsvarlig å varsle internt til en ansvarlig person.

37

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

Den som vurderer å ta opp en varslingssak må klargjøre følgende problemstilinger for seg selv:

• Foreligger det kritikkverdige forhold?

• Er de faktiske forhold tilstrekkelig klarlagt?

• Er mulige konsekvenser for en selv, kollegaer og den det varsles om vurdert?

• Er hensyn til bispedømmets saklige interesser ivaretatt?

• Hvem skal det varsles til og hvordan skal varslet utformes?

• Er språket og formen på varslet saklig?

• Hva er gjort for å løse saken på arbeidsstedet?

FORTROLIGHET I VARSLINGSSAKER

Den som varsler om kritikkverdige forhold i bispedømmet skal garanteres størst mulig grad av

fortrolig behandling av saken. Det innebærer at varslers identitet kun gjøres kjent for dem som

må involveres for at saken kan undersøkes og nødvendige tiltak gjennomføres.

Den det varsles om vil normalt ha rett til innsyn i

saken.

Forbud mot gjengjeldelse

Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler om kritikkverdige forhold er forbudt. Det betyr at

ingen medarbeider skal oppleve at varsling får negative

konsekvenser for dem selv. Forbudet gjelder alle former for gjengjeldelse som for eksempel:

Trakassering (utfrysing, latterliggjøring og lignende)

Økt grad av kontroll

Ubegrunnet omplassering

Dårligere lønnsutvikling

Fratakelse av arbeidsoppgaver

Oppsigelse og avskjed

HVORDAN SKAL DET VARSLES?

VARSLINGSKANALER

Vanligvis skal varslingssaker tas opp på egen arbeidsplass. I noen saker vil det allikevel være

naturlig eller ønskelig å bruke andre varslingskanaler.

Varsling bør som hovedregel skje på lavest mulig nivå, og interne kanaler brukes før eksterne.

FØLGENDE VARSLINGSKANALER FINNES I NORD-HÅLOGALAND

BISPEDØMME:

Prost/Nærmeste leder – gjelder de fleste saker.

Biskop/Overordnet leder – dersom saken gjelder egen leder eller leder ikke gjør noe

med forholdene.

Ved kritikkverdigeforhold som berører kirkelig fellesrådsansatte meldes saken til

prosten.

Tillitsvalgte eller verneombud – disse kan også kontaktes for å søke veiledning om et

forhold er så kritikkverdig at det bør varsles.

Avdelingsleder drift– for rådgivning om korrekt behandling og veiledning i faglige

spørsmål

Regionalt arbeidsmiljøutvalg, RAMU.

Arbeidstilsynet - i spørsmål innen tilsynets ansvarsområde

38

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

VARSLINGSMÅTE

Varsling kan gjøres skriftlig eller muntlig, for eksempel per telefon, e-post, i brev eller ved

personlig fremmøte.

VARSLINGEN BØR INNHOLDE:

Navn og tjenestested (kan være anonym)

Dato for rapporteringen.

Tidsrom, evt. dato og klokkeslett for observasjonen.

Konkret hva en har observert.

Sted for handling.

Andre vitner.

Eventuell kjennskap til tidligere saker.

Alle varsler må være forsvarlige og det må tydelig gå fram at dette er et varsel etter

arbeidsmiljølovens bestemmelser.

HVORDAN SKAL VARSLER HÅNDTERES?

LEDER SOM MOTTAR VARSEL

Den som varsler kan forvente at leder vil møte slike henvendelser på en åpen og

løsningsorientert måte.

Sørge for at det iversettes nødvendige tiltak og følge saken til den er avsluttet.

Ivareta informasjons- og oppfølgingsansvaret overfor den som varsler – bl.a. om videre

saksbehandling og hvem som eventuelt må informeres.

Følge opp uformelle henvendelser og avklare om det er en varslingssak.

Gi nødvendig informasjon til den/de det varsles om.

Følge opp de impliserte etter noe tid for å minske mulige negative konsekvenser.

TILLITSVALGTE OG VERNEOMBUD SOM MOTTAR VARSEL

Den som varsler kan forvente at tillitsvalgte og verneombud vil

Være rådgivere og diskusjonspartnere.

Sørge for at varsler blir kanalisert til rette instanser i bispedømmet.

Bidra med informasjon og avklaringer dersom det er behov for tilleggsinformasjon.

Bistå den/de det varsles om.

Ivareta sin spesielle rolle i saker om arbeidsmiljøspørsmål i tråd med bestemmelsene i

AML.

39

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

6.8 RETNINGSLINJER VED RUSMISBRUK

Nord-Hålogaland biskop og bispedømmeråd ønsker å sikre at ansatte skal ha et bevisst forhold

til at misbruk av rusmidler er uforenlig med kirkens krav og et godt arbeidsmiljø.

Arbeidstakere med rusproblemer skal søkes ivaretatt på best mulig måte og hvis mulig gis

anledning til adekvat behandling og oppfølging med sikte på fortsatt tjeneste i kirken.

Tjenestemannsloven (TML) inneholder bestemmelser om at en embets- eller tjenestemann kan

avskjediges når vedkommende ved utilbørlig adferd i eller utenfor tjenesten viser seg uverdig

til sin stilling eller bryter den aktelse eller tillit som er nødvendig for stillingen. TML § 15, 1.

ledd. Uttrykket "utilbørlig adferd" er ment å dekke uttrykket " utilbørlige forhold" og

"usømmelig adferd" i de tidligere lover. Bestemmelsen omfatter både handlinger og unnlatelser

av å oppfylle tjenesteplikter, men den uforstand som vises må kunne karakteriseres som grov.

TML § 15 Tap av presterettigheter følger egen prosedyre.

Nord-Hålogaland bispedømme vil:

Drive holdningsskapende og forebyggende arbeid for å hindre at ansatte utvikler

rusmiddelproblemer.

Yte saklig bistand før evt. oppsigelse vurderes for ansatte som likevel kommer i en

situasjon hvor rusbruk kommer i konflikt med aktelsen for stillingen og utførelsen av

arbeidet.

Å anbefale ansatte som selv ser behov for bistand uten at de direkte har brutt

arbeidsreglementet, å ta kontakt med ledelsen eller bedriftshelsetjenesten.

Rusmisbruker er pliktig til å akseptere de behandlingstilbud arbeidsgiver skisserer i

behandlingsavtalen. Rusmisbruker er pliktig til enhver tid å dokumentere sin rusfrihet.

RUSMISBRUK OG REAKSJONSGRUNNLAG. Reaksjon iverksettes dersom rusmisbruk fører til:

A. Møter på arbeid påvirket av rusmidler.

B. Misbruker rusmidler i arbeidstida.

C. Bruker rusmidler utenfor arbeidstida slik at det medfører fravær eller at arbeidet ikke

utføres tilfredsstillende.

D. Utviser adferd som nærmeste overordnede vurderer kan være forårsaket av rusmisbruk.

REAKSJONSMÅTER. 1. Ved første gangs forseelse for reaksjonsgrunnlag A, B og C,:

Vedkommende beordres ut av arbeidet av overordnet eller overordnet varsles. (A og B).

Personlig samtale påfølgende arbeidsdag med innhold:

o Arbeidsgivers holdning til rusmisbruk klargjøres.

o Informasjon om rettigheter/muligheter etter retningslinjer for rusmisbruk.

Muntlig tilrettevisning gis av nærmeste overordnede, og Nord-Hålogaland biskop informeres.

Tillitsvalgte innkalles med mindre den ansatte motsetter seg det

2. Ved andre gangs forseelse for reaksjonsgrunnlag A, B og C:

Vedkommende beordres ut av arbeidet av overordnet eller overordnet varsles (A og B).

Skriftlig advarsel gis av Nord-Hålogaland biskop.

Vedkommende gis tilbud om behandling i samarbeid med bedriftshelsetjenesten,

behandlingsavtale inngås.

40

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

Alternativt behandles saken som ordinær personalsak.

3. Ved reaksjonsgrunnlag D:

Den ansatte innkalles til personlig samtale.

Lederen redegjør for hvorfor arbeidstakeren er innkalt til samtalen og søker sammen med den

ansatte å klarlegge årsakene til den observerte adferd.

Dersom atferden skyldes rusmisbruk uten at arbeidesreglementet er overtrådt, gis den ansatt

anbefaling om å søke hjelp hos bedriftshelsetjenesten.

Leder følger opp saken gjennom de årlige medarbeidersamtaler eller gjennom annen avtale

gjort med den ansatte.

RUSPROBLEMER I ARBEIDSMILJØET. Rusproblem for den enkelte arbeidstaker skal takles som et arbeidsmiljøforhold på arbeidsplassen.

Det innebærer:

At rusproblemet holdes innenfor arbeidsplassen.

At problemet primært behandles helt åpent innen den arbeidsgruppe rusmisbrukeren tilhører

med mindre misbruker eller gruppen selv setter seg imot det.

Arbeidsgruppen er støttegruppe for arbeidstaker som ønsker å endre adferd. I enkelte tilfeller

kan det være nødvendig med en personlig kontaktperson for rusmisbruker.

Arbeidskollegaer har ikke kontrollfunksjon overfor rusmisbrukende kollega.

Rusmisbruker er pliktig til å akseptere de behandlingstilbud arbeidsgiver skisserer i

behandlingsavtalen. Rusmisbruker er pliktig til enhver tid å dokumentere sin rusfrihet.

SLETTING AV ADVARSLER. Går det mer enn 2 år etter siste forseelse, anses samtlige advarsler å være bortfalt.

TAUSHETSPLIKT. Alle som deltar i rusmiddelarbeidet har taushetsplikt i personsaker utover det retningslinjene tilsier

av samarbeid og meldeplikter.

ANSVAR:

Stiftsdirektøren har ansvaret for å utarbeide og ajourføre retningslinjer og prosedyrer for

rusmiddelmisbruk samt for opplæring.

Sokneprester og proster har ansvar for å håndheve og følge opp vedtatte retningslinjer på

sitt nivå.

Når forhold nevnt under A, B, C eller D oppstår skal Nord-Hålogaland biskop varsles ved

bruk av avviksskjema.

Ansatte har ansvar for å sette seg inn i gjeldende retningslinjer og bidra konstruktivt til å

opprettholde et rusfritt arbeidsmiljø.

Tillitsvalgte/verneombud skal arbeide aktivt for å bevare et rusfritt arbeidsmiljø ved å ta

medansvar for gjennomføring av gjeldende retningslinjer.

41

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

6.9 SEKSUELLE OVERGREP I KIRKEN

Seksuelle overgrep skjer også i kirkelig sammenheng, men er uakseptabelt. Kirken ønsker å gi

støtte og hjelp til dem som har vært utsatt for seksuelle overgrep. Nord-Hålogaland biskop har

blant annet oppnevnt en kontaktperson for mennesker som opplever seksuelt misbruk i kirkelig

sammenheng. Kontaktpersonen er ikke knyttet opp til arbeidsgiverlinjen i kirken, men er en

uavhengig fagperson som biskopen stiller til rådighet som samtalepartner og hjelper for den

som mener seg utsatt for overgrep.

Det finnes også mulighet for å få en samtalepartner til den som blir anklaget for overgrep, og

biskopen har et fagetisk råd bestående av jurist, psykiater og erfaren sjelesørger/prest som

bistår biskopen i arbeidet med forebygging og vurdering av de enkelte saker.

Nord-Hålogaland biskop har et særskilt ansvar når vigslede medarbeidere er anklaget, jfr.

vigslingsforpliktelsene.

Nord-Hålogaland biskop og bispedømmeråd håndterer klager rettet mot statstilsatte

medarbeidere i henhold til det arbeidsgiveransvar som er tillagt disse instansene.

Kirkelig fellesråd håndterer klager rettet mot lokalt kirkelig tilsatte i henhold til rådets

arbeidsgiveransvar.

Alle arbeidsgiverledd og alle tilsatte i presteskapet har informasjons- og meldingsplikt i

henhold til det som følger nedenfor. De som her er nevnt skal imidlertid ikke selv iverksette

noen undersøkelse av forholdet eller kontakte den anklagede om saken.

Biskopens og bispedømmerådets egne rutiner for hvordan saken så håndteres tas ikke med her.

Nord-Hålogaland bispedømme ønsker gjennom alt dette å støtte de som er blitt seksuelt

misbrukt, forhindre at overgrep finner sted og bidra til at aktuelle saker håndteres på best mulig

måte. Det er utarbeidet et særlig Veiledningshefte for kirkelige arbeidsgivere ved mistanke om

eller anklage mot arbeidstaker om seksuelle overgrep.

KONTAKTINFORMASJON OG HJELP VEDRØRENDE SEKSUELLE OVERGREP:

Kontaktperson for mennesker som opplever seksuelt misbruk i kirkelig sammenheng.

Svanhild Posti

Tlf 97 10 04 88

Nord-Hålogaland biskop

Fagetisk råd

v/ Heidi Norbye

Nord-Hålogaland bispedømmekontor

Tlf 48 26 04 48

Kirkens ressurssenter mot vold og seksuelle overgrep

Tlf 23 22 79 30

Mobiltelefon for sms-kontakt: 47 46 46 16

SMISO - Støttesenter mot incest og seksuelle overgrep

Tlf 77 65 20 44

42

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL 6

Kirkens SOS

Tlf 22 40 00 40

Barneombudet

Tlf 22 99 39 30

Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress

Tlf 22 59 55 00

Nettsted med aktuelle linker til hjelpeapparat og ressurser innen seksuelle overgrep, selvmord

familievold, rusmisbruk og spiseforstyrrelser

noabuse