Onderzoeksrapport Integrale planning Modernisering 1V … · te combineren ontstaan totaalbeelden die kunnen leiden tot betere bediening van klanten tegen lagere kosten; • verantwoording

Auditdienst RijkMinisterie van Financiën

OnderzoeksrapportIntegrale planning Modernisering 1V-landschapgoede stappen gezet, nu de pas erin houden

Colofon

Titel Integrale planning Modernisering 1V-landschap

Uitgebracht aan DG Belastingdienst

Datum 29 mei 2017

Kenmerk 2017-0000106588

InlichtingenAuditdienst Rijk070-342 7700

Inhoud

Aanleiding opdracht en leeswijzer 5

Centrale boodschap 6

Aanbevelingen 8

1 Planning is gekoppeld aan de doelstellingen 91.1 Kern van het programma bij belangrijkste stakeholders bekend, maar nog niet

volledig gedeeld en begrepen 91.2 Eis tot opnemen alle werkpakketten in repository geeft aansluiting met de

doelstellingen 101.3 Normering BD is vooral gericht op ‘deliverables’, geeft invulling aan groot aantal

AR-normen 101.4 Toetskaders roadmaps sluiten aan bij BD-normen en deels bij AR-normen 10

2 Integrale planning is samenhangend, maar nog niet volledig 112.1 De integrale 1V-planning (versie 2016) is nog geen volledige BD-brede roadmap

112.2 Juiste personen zijn betrokken, business moet nog meer aansluiten 122.3 Kernteam heeft zaken getoetst 122.4 Integrale planning omvat individuele roadmaps, aandachtspunten aanwezig 122.5 De PDCA-cyclus per 1 oktober 2016 was voor verbetering vatbaar 13

3 Zorgen over onderlinge afhankelijkheden roadmaps, betrokkenheidbusiness kan beter 14

3.1 Afstemming vooral met CAP, zorg over afhankelijkheden tussen roadmaps 143.2 Juiste personen zijn betrokken, business moet nog meer aansluiten 143.3 Architectuurrepository en kennis en ervaring als kwaliteitsborging 143.4 APW-matrices zijn basis voor roadmap 143.5 Roadmaps sluiten aan op platformallocatiebeleid 153.6 Onderbouwing veranderstrategie verschilt per domein 15

4 Aandacht voor beheersingscycli aanwezig 164.1 Aandacht voor op orde krijgen PDCA-cyclus 164.2 Maakbaarheid is in ontwikkeling 17

5 Verantwoording onderzoek 185.1 Object van onderzoek 185.2 Werkzaamheden en afbakening 185.3 Gehanteerde standaard 195.4 Verspreiding rapport 19

6 Ondertekening 20

Bijlage 1 Normering Algemene Rekenkamer 21

Bijlage 2 Afkortingenlijst 22

Bijlage 3 Management reactie 23

4 van 26 1 Integrale planning Modernisering 1V-landschap

Aanleiding opdracht en leeswïjzer

De Belastingdienst fBD) wil haar 1V-landschap onder de noemer Modernisering1V-landschap (MIV) vereenvoudigen en moderniseren. Dit om met namevernieuwingen beter mogelijk te maken en de beheer- en ontwikkelkostenomlaag te brengen.Onder auspiciën van het ingestelde regieprogramma Modernisering 1V-landschap(verder het programma) is een start gemaakt met de ontwikkeling van een integraleplanning gebaseerd op roadmaps. Het gaat hier om roadmaps per domein (zoalsInkomensheffing, Omzetbelasting en Auto) en genetieke roadmaps (zoals Inning enGegevens). De road maps laten zien hoe in een aantal jaren van de bestaandesituatie via diverse werkpakketten gekomen kan worden tot de gewenste situatie.Het belangrijkste doel van de integrale planning is het aangeven hoe in 2020gekomen kan worden tot een technisch gezond landschap, passend binnen debeoogde doelarchitectuur van Robuuste massale processen (RMP). MIV is onderdeelvan de Investeringsagenda (IA). De focus ligt op het 1V-landschap dat de massaleprocessen ondersteunt (verandergebied 5 uit de IA, de transactieverwerking,uitgevoerd door de 1V-keten). De functionele modernisering van —delen van — het1V-landschap vanuit de verandergebieden 1 tot en met 4 ligt bij 1V-accent en nietbinnen het programma Modernisering 1V-landschap, anders dan het afstemmen datpassende, moderne technologie wordt toegepast. De verandergebieden 1 tot en met4 betreffen:

• interactie met burgers en bedrijven: moderniseren van de interactiewaardoor deze beter en goedkoper wordt, werken met een digitale gedeeldeinformatiepositie;

• informatiegestuurd toezicht en inning: verbeteren van de keuzes in toezicht-en inningactiviteiten waardoor de belastingopbrengsten zullen toenemen;

• ontwikkelen van data-analyse en sturing: door data uit individuele systemente combineren ontstaan totaalbeelden die kunnen leiden tot beterebediening van klanten tegen lagere kosten;

• verantwoording en effectmeting: een meer transparante verantwoording,verbeterde managementinformatie en meet inzicht in effecten.

Indien er technische modernisering nodig is voor de verandergebieden 1 tot en met4 dan zal het programma daar regie op voeren.In de periode juni-september 2016 is de samenstelling van de eerste integraleplanning tot stand gekomen, daarna vindt per kwartaal een actualisatie plaats. Onsonderzoek is uitgevoerd in de periode augustus 2016-februari 2017.De opdrachtgever, de Directeur Generaal (DG) Belastingdienst, wil met deuitkomsten van het onderzoek inzicht krijgen in de voortgang van hetprogramma Modernisering 1V-landschap, met name gericht op hoe deBelastingdienst omgaat met de samenstelling van de integrale planning en deindividuele roadmaps.

De volgende onderzoeksvraag staat centraal:Hoe gaat de Belastingdienst om met de samenstelling van de voorzieneroadmaps? Dit in het licht van de doelstelling om met behulp van deze roadmapsin een meerjarig perspectief de basis te leggen voor het gewenstemoderniseringstraject 1V-landschap.

Deze centrale onderzoeksvraag is uitgesplitst naar 4 deelvragen (zie dehoofdstukken hierna).

Leeswïjzer:

Op de volgende bladzijden staan de belangrijkste bevindingen (centrale boodschap)gevolgd door onze aanbevelingen. In de 4 hoofdstukken daarna geven wij perhoofdstuk antwoord op één van de 4 deelvragen. In hoofdstuk 5 staat deverantwoording van ons onderzoek.


Centrale boodschap

AlgemeenDe integrale planning is in korte tijd door een goede samenwerking van vooralarchitecten tot stand gekomen. De focus daarbij lag op de inhoud; planvorming omde applicaties en infrastructuur met een lage technische waarde naar een hogerniveau te krijgen om hiermee de technische schuld op te lossen. In het vierdekwartaal van 2016 is een opzet van een beheersingscyclus neergezet.In de eerste integrale 1V-planning (2016) is voor het geschetste toekomstbeeldbewust geen rekening gehouden met de voor de realisatie benodigde enbeschikbare capaciteit, kennis en ervaring, alsmede de benodigde financiering. Inhet recent doorlopen portfolioproces is met capaciteit en waar mogelijk metfinanciering rekening gehouden en zijn keuzes gemaakt. Dit heeft geleid tot eeninperking van de geplande werkpakketten voor 2017. Deze keuzes kon men niet inde actualisatie van de integrale planning MIV van december meenemen. Dieplanning is zodoende nog geen complete integrale 1V-planning inclusief migratiepad,maar er is veel bereikt in korte tijd (inzicht, overzicht, samenhang, planning).Het vrijkomen van de gevraagde financiering voor de werkpakketten 2017 is eenzorgpunt, er is daardoor al sprake van vertraging.De Belastingdienst gaat de Investeringsagenda (IA) herijken, omdat de IAachterloopt op de planning. Er is daardoor risico dat de modernisering van het IV-landschap niet optimaal aansluit op de doelen van de IA en risico dat investeringenin de modernisering later achterhaald worden door de realiteit (de laterevernieuwing vanuit de JA zou er voor kunnen zorgen dat een onlangsgemoderniseerde applicatie niet meer nodig is). De programmaleiding heeftaangegeven dit punt mee te laten wegen bij beslissingen over investeringen.

VerbeterpuntenDe aansluiting met de business kan nog beter, dit is binnen het programma ook zelfgeconstateerd. Voor de business is het lastig te begrijpen dat alleen verandergebied5 van de IA in scope is, de andere verandergebieden vallen niet binnen hetprogramma. Er is nog onvoldoende breed inzicht in hoe het gehele 1V-landschapvernieuwd en onderhouden zal gaan worden in een samenwerkingsverband vanbusiness (klantsegmenten, Centrale Administratieve Processen (CAP)) en de IV-keten (verandergebied 5) en anderzijds business en 1V-accent (verandergebieden 1-4, hierbij zal meestal ook de 1V-keten nog nodig zijn). Risico’s hier zijn beperktdraagvlak bij de business en onvoldoende samenhang in de besturing op niveau vande IA.

Het inzicht in en het overzicht van het 1V-landschap is door uniform gebruik van degerealiseerde architectuurrepository verbeterd. Wij achten het noodzakelijk dat ook1V-accent gebruik gaat maken van de repository en dat ervoor gezorgd wordt dathet integrale inzicht en overzicht voor het gehele 1V-landschap actueel blijft. Risicohier is geen optimaal inzicht en overzicht, waardoor (opnieuw) een versnipperd IV-landschap ontstaat.

De veranderingen zullen op termijn stevige impact hebben op zowel processenals medewerkers. Het verandervermogen is op het niveau van de IA eenattentiepunt. Het programma zal daar ook mee te maken krijgen en zal hier in deregievoering mee rekening dienen te houden. Risico hier is dat veranderingenniet bereikt worden.

De doorontwikkeling van randvoorwaardelijke processen is van belang om bereikteresultaten in de modernisering van het 1V-landschap blijvend te borgen. Het gaatdan om processen als lifecyclemanagement, risicomanagement,gegevensmanagement, portfoliomanagement en architectuurcontrol. Dezeprocessen dienen in de herinrichting van de 1V-keten op het vereiste niveaugebracht te worden. Op een aantal terreinen is al gestart met deze verbetering, inhet bijzonder bij de voorgenomen directie Architectuur, Technologie en IV


voortbrenging (ATiV), die nu als pilot draait. Ook hier achten wij het essentieel dat1V-keten en 1V-accent gezamenlijk optrekken op die onderdelen waar dat vanuit deaard van de zaak (zoals architectuurcontrol en gegevensmanagement) noodzakelijkis om niet opnieuw een versnipperd 1V-landschap te krijgen. Risico’s hier zijnonvoldoende borging van bereikte resultaten en weer oplopende technische schuld.

De (wederzijdse) aansluiting tussen het programma en onderstaandeontwikkelingen binnen de Belastingdienst is voor verbetering vatbaar:

Het gegevensmanagement zoals dat ingevuld wordt vanuit hetdatamanagementforum. Dit in relatie tot de gegevenshuishouding(technische gegevensarchitectuur) zoals die vanuit de 1V-keten is opgesteld.Met name de gemeenschappelijk vorm te geven informatiepositie, alskloppend hart van de houtskoolschets robuuste massale processen (RMP) ende doorontwikkeling van de huidige datafundamenten, is daarbij vandoorslaggevend belang voor het uiteindelijke succes van het programma.

• De procesarchitectuur zoals deze vanuit het ToekomstbestendigOrdeningsModel (TOM) opgesteld gaat worden in relatie tot deprocesarchitectuur in de individuele roadmaps.

Risico hier is suboptimalisatie.


Aanbevelingen

Inhoudelijke aanbeveling op niveau Investeringsagenda:

Zorg voor voldoende breed inzicht in hoe het gehele 1V-landschap vernieuwd enonderhouden zal gaan worden in een samenwerkingsverband van business, de IV-keten (verandergebied 5) en 1V-accent (vetandergebieden 1-4, hierbij zal meestalook de 1V-keten nog nodig zijn).Besteed in de herijking van de JA aandacht aan het in balans blijven van de doelenvan het programma MIV en de doelen van de IA en aan aansluiting op de doelenvan de Belastingdienst als geheel inclusief andere programma’s.

Inhoudelijke aanbevelingen op niveau programma Modernisering IV-landschap:

Het programma heeft voortvarend de eerste integrale planning opgesteld evenalseen opzet voor een beheersingscyclus. Nu is het zaak om die voortvarendheid vastte houden in de regie op de uitvoering van werkpakketten en op de actualisatie vande integrale planning. Verder is het nodig de beheersingscyclus goed werkend tekrijgen en te houden zodat waar nodig tijdig bijgestuurd kan worden. Verder goedletten op de aansluiting op Belastingdienstbrede ontwikkelingen zoals die rondomgegevens en procesarchitectuu r.

Door uniform gebruik van de architectuurrepository is het inzicht in en het overzichtvan het 1V-landschap verbeterd. Wij vinden het noodzakelijk alle werkpakketten(ook die van 1V-accent) op te nemen in de repository en er voor te zorgen dat hetinzicht en het overzicht actueel blijven.

Extra aandacht blijven geven aan afhankelijkheden tussen individuele roadmaps ende daarin opgenomen werkpakketten en over de afhankelijkheden en hun impactbreed communiceren. Binnen het programma is men hier al mee gestart.

In de afstemming met portfoliomanagement meer aandacht geven aan deaansluiting tussen benodigde en aanwezige kennis, ervaring en competenties.

In de regievoering rekening houden met het verandervermogen.

Aanbevelingen op het vlak van communicatie:

De communicatie naar de stakeholders niet doen vanuit IV en 1V-accent apart,maar nagaan hoe met samen optrekken de stakeholders het beste bediend kunnenworden. Klantsegmenten meet betrekken en breder communiceren.Volgens sommige geïnterviewden focust het programma te sterk op het wegwetkenvan de technische schuld per 2020. Zorg dat de drie invalshoeken van hetprogramma onderling in balans blijven. Draag daartoe robuustheid en wendbaarheidduidelijker als doelen uit.Besteed in de volgende fase meer aandacht aan wat de veranderingen voor demedewerkers gaan betekenen.

Aanbeveling op het vlak van randvoorwaarden:

Zorg voor de doorontwikkeling van andere tandvoorwaardelijke processen. Dit isvan belang om bereikte resultaten in de modernisering 1V-landschap blijvend teborgen. Het gaat dan om processen als portfoliomanagement, lifecyclemanagement,gegevensmanagement, risicomanagement en architectuurcontrol die in deherinrichting van de 1V-keten op het vereiste niveau gebracht moeten worden.

S van 26 1 Integrale planning Modernisering 1v-landschap

Planning is gekoppeld aan de doelstellingen

De eerste onderzoeksvraag luidt:

Aansluiting Integrale planning op doelstellingen:1. In hoeverre is de kern van het regievoerende programma Modernisering IV-

landschap helder en duidelijk voor de stakeholders? En in hoeverre delen zijdeze kern? Het gaat hierbij met name om de (keten-)verantwoordelijken envoortbrengingsorganisaties die de producten binnen de doelstelling van hetprogramma moeten realiseren.

2. Welke normering hanteert de BD zelf voor het opstellen van de meerjarigeintegrale 1V-planning Modernisering 1V-landschap en de roadmaps en hoesluiten deze aan op de doelstelling tot modernisering van het 1V-landschap?

3. In hoeverre voldoen deze normen van de Belastingdienst aan de door deAlgemene Rekenkamer (AR) geformuleerde normen voor het oplossen van delegacyproblematiek bij de Belastingdienst?

4. In hoeverre sluiten de toetskaders van het regievoerende programmaModernisering 1V-landschap aan bij de antwoorden op de subvragen 2 en 3?

1.1 Kern van het programma bij belangrijkste stakeholders bekend, maarnog niet volledig gedeeld en begrepen

Bij de planfase van het programma (juni-september 2016) zijn het kernteam vanModernisering 1V-landschap en de architecten van de diverse domeinen betrokkengeweest. Wij zien dat bij de architecten de kern van het programma bekend is.Gaandeweg de eerste fase zijn de medewerkers van het bedrijfsonderdeel CentraleAdministratieve Processen (CAP) ook meegenomen in het gedachtengoed. De in2015 ontstane klantsegmenten zijn in die fase vanuit hun nieuw vormgegeven rolvanuit het TOM weinig of nog niet aangesloten. De betrokkenheid vanuit deklantsegmenten is vorm gegeven via het betrekken van de directieInformatiemanagement (IM).Het programma kent drie invalshoeken: oplossen technische schuld, aansluitenop de doelarchitectuur RMP en functioneel verbeteren van de massale processen.Primair streven is de ‘technische schuld’ in 2020 op aanvaardbaar niveau tehebben. Daarom heeft de prioritering van werkpakketten in december 2016plaatsgevonden vanuit de invalshoek oplossen technische schuld. In de verdereuitwerking neemt men alle drie invalshoeken mee.De focus lag in die planfase volgens geïnterviewden (te) sterk op het oplossen vande technische schuld eind 2020. Risico is dat de datum een doel op zich gaatworden. Het robuust en wendbaar maken van de massale processen conform dehoutskoolschets RMP was minder zichtbaar. De scope was sterk gericht op detechnische modernisering, waar de business minder de toegevoegde waarde vaninziet. De business dient het belang van de technische modernisering te begrijpendaar die modernisering en hun functionele wensen deels uit dezelfde budgettenbetaald moeten worden. Voor het realiseren van zowel de technische moderniseringals de functionele wensen zijn ook veelal dezelfde medewerkers (van IM, van hetCentrum voor Applicatieontwikkeling en Onderhoud (CAO) en van het Centrum voorInfrastructuur en Exploitatie (CIE) en de eigen medewerkers van de business)nodig. Het risico van het belang van technische modernisering niet begrijpen is eenbeperkt draagvlak bij de business; zij ervaren het in dat geval als ‘een 1V-feestje’.

Voor de medewerkers van de klantsegmenten en CAP is het lastig te begrijpendat alleen transactieverwerking (verandergebied 5 van de Investeringsagenda) inscope is. De andere verandergebieden vallen niet binnen het programmaModernisering 1V-landschap. Hier speelt ook de rolverdeling tussen 1V-keten en1V-accent1, die voor veel geïnterviewden als onvoldoende duidelijk en daarom als

1 1V-keten is de reguliere 1V-keten, die zorgt voor de continuïteit van de gegevensverwerking en voor devernieuwing van verandergebied S van de JA. 1V-accent is een nieuwe 1V-keten, specifiek gericht op de meerinnovatieve vernieuwing van de verandergebieden 1-4 van de IA.


probleemgebied is aangemerkt. Ook wij hebben geen duidelijk beeld kunnenkrijgen van de wijze waarop het gehele 1V-landschap vernieuwd en onderhoudenzal gaan worden in een samenwerkingsverband van business, 1V-keten en IVaccent. Complicerend daarbij is dat de planningshorizon van 1V-accent slechts 3maanden is, terwijl het programma werkt met een horizon tot aan 2020. Hetrisico van vorenstaande is dat er uiteenlopende verwachtingen ontstaan tussende verschillende betrokken partijen.

Na het gereed komen van de Integrale Planning heeft het programma via meerderesessies de resultaten gedeeld met zowel de klantsegmenten, CAP als de IV-organisatie. In de eigen evaluatie van het programma (4 kwartaal 2016) is ookgeconstateerd dat er meer aandacht nodig is voor het betrekken van allestakeholders.

1.2 Eis tot opnemen alle werkpakketten ïn repository geeft aansluiting metde doelstellingen

Het programma eist dat alle werkpakketten aangaande Modernisering 1V-landschapworden opgenomen in de architectuurrepository Overzicht en Inzicht. Dezerepository heeft als doel het in samenhang vastleggen van alle informatie omtrenthet 1V-landschap, zowel de huidige situatie als de toekomstige situatie.

Er is binnen het programma een doelstellingen-hiërarchie opgesteld. Die zit (ook) inde architectuurrepository Overzicht en Inzicht. Werkpakketten zijn gekoppeld aandeze doelstellingen op het niveau ‘draagt bij aan’. Zodoende is er aansluiting met dedoelstelling van Modernisering 1V-landschap.

Er zijn richtlijnen (producten inhoudgericht) meegegeven aan de domeinen voorhetgeen zij in hun roadmap moeten opnemen. Er is gekozen voor relatief kleinestappen en geen grote projecten.

De Belastingdienst gaat de Investeringsagenda (IA) herijken, omdat de IAachterloopt op de planning. Er is daardoor risico dat de modernisering van het IV-landschap niet optimaal aansluit op de doelen van de IA en risico dat investeringenin de modernisering later achterhaald worden door de realiteit (de laterevernieuwing vanuit de IA zou er voor kunnen zorgen dat een onlangsgemoderniseerde applicatie niet meer nodig is). De programmaleiding heeftaangegeven dit punt mee te laten wegen bij beslissingen over investeringen.

1.3 Normering ED is vooral gericht op ‘deliverables’, geeft invulling aangroot aantal AR-normen

De normen van de AR op het vlak van legacy voor hun Verantwoordingsonderzoek2015 zijn opgenomen in bijlage 1. De normen (standaarden/richtlijnen) van deBelastingdienst (zie paragraaf 1.2) voor de legacy-problematiek zijn vooral gerichtop de ‘deliverables’ (wat moet worden opgeleverd), die in het kader van hetprogramma Overzicht en inzicht en de Integrale planning moeten wordenopgeleverd. De normen van de Belastingdienst en de deliverables samen gevenvolgens ons invulling aan een groot aantal AR-normen. Verbetering is mogelijk ophet vlak van businesscase, door de aspecten hiervan bij te houden in één document.Het is nu zaak om de planvorming actueel te houden en de daadwerkelijkeuitvoering te gaan realiseren.

1.4 Toetskaders roadmaps sluiten aan bij ED-normen en deels bij ARnormen

Per fase van het planproces is binnen het programma een toetskader opgestelden gehanteerd. Dit heeft geleid tot een uniforme aanpak van het opstellen vanroadmaps voor alle domeinen. Deze toetskaders sluiten aan bij de normen vande Belastingdienst (zie 1.2) en gedeeltelijk bij de normen van de AR.


2 Integrale planning is samenhangend, maarnog niet volledig

De tweede onderzoeksvraag luidt:

Integraliteit meerjarige integrale 1V-planning Modernisering 1V-landschap:1. In hoeverre is de meerjarige integrale 1V-planning Modernisering 1V-landschap

(versie 2016) een samenhangende belastingdienstbrede roadmap waarin allebeoogde wijzigingen zijn gemodelleerd?

2. Wie zijn betrokken bij het opstellen van de roadmap en zijn dat de juistepersonen gezien de doelstellingen?

3. Welke vorm van kwaliteitsborging heeft plaatsgevonden?4. Hoe sluit de meerjarige integrale 1V-planning Modernisering 1V-landschap aan

op de roadmaps:• In hoeverre omvat de meerjarige integrale 1V-planning Modernisering

1V-landschap zowel de business- als de applicatie- als deinfrastructuurlaag uit de roadmaps?

• In hoeverre zijn van toepassing zijnde zaken uit generieke roadmaps(zoals Gegevens) consistent meegenomen in specifiekeketenroadmaps?

5. In hoeverre is er per 1-10-2016 sprake van een —met name binnen hetprogramma Modernisering 1V-landschap- vorm gegeven (opzet van een)beheersingscyclus (PDCA-cyclus) op de totale uitvoering van de roadmaps metaandacht voor:

- heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden;- de beheersingscycli per roadmap;- duidelijk besluitvormingsproces;- betrokkenheid en commitment stakeholders.

2.1 De integrale 1V-planning (versie 2016) is nog geen volledige BD-brederoadmap

Het programma eist dat alle werkpakketten aangaande Modernisering 1V-landschapworden opgenomen in de architectuurrepository Overzicht en inzicht. Dezerepository heeft als doel het in samenhang vastleggen van alle informatie omtrenthet 1V-landschap, zowel de huidige situatie als de toekomstige situatie.Per 1-10-2016 waren nog niet alle werkpakketten aangaande een domeinopgenomen in de architectuurrepository. Van het ene domein zijn functionelewerkpakketten wel opgenomen, van het andere domein niet. Ook de werkpakkettenvan 1V-accent zijn nog niet allemaal opgenomen.In de integrale 1V-planning(en), opgesteld in 2016, is voor het geschetstetoekomstbeeld geen rekening gehouden met de voor de realisatie ervan benodigdeen beschikbare kennis en ervaring, alsmede de benodigde financiering. Dit was eenbewuste keuze binnen het programma, prioriteit lag bij het tijdig opleveren van deplanningen. In november en december 2016 is intensief overlegd tussen hetkernteam en de concernportfoliomanagers. In december 2016 zijn op het vlak vanhet portfolio een aantal keuzes gemaakt. Dit heeft geleid tot inperking van degeplande werkpakketten voor 2017. De Belastingdienst geeft aan dat de resultatenhiervan in de actualisatie van het 1e kwartaal 2017 worden meegenomen in deintegrale 1V-planning.Hierdoor is voor de integrale planning opgesteld in 2016 nog geen sprake van eencomplete integrale 1V-planning inclusief migratiepad, maar er is veel bereikt in kortetijd. Bij de actualisatie in het eerste kwartaal van 2017 zal naar verwachting meerrekening zijn gehouden met de voor de realisatie van de planning benodigde enbeschikbare kennis en ervaring, alsmede de benodigde financiering.

11 van 26 1 Integrale planning Modernisering 1v-landschap

2.2 Juiste personen zijn betrokken, business moet nog meet aansluiten

Met name architecten zijn betrokken en gezien de doelstellingen van technischemodernisering is dat logisch verklaarbaar. In paragraaf 1.1 is opgemerkt dat debusiness nog te weinig is meegenomen bij het opstellen van de roadmaps.

2.3 Kernteam heeft zaken getoetst

De integrale 1V-planning bouwt voort op de individuele roadmaps en daarmee op dekwaliteitsborging aldaar (zie onderzoeksvraag 3). Het kernteam architecten dat deintegrale planning heeft opgesteld bestaat uit architecten met goede kennis enervaring aangaande modernisering en de Belastingdienst. Zij zijn niet betrokken bijhet opstellen van de individuele roadmaps. Zij hebben de individuele roadmapsgetoetst en de samenhang onderzocht. Zij hebben meerdere sessies gehouden omrelaties en afhankelijkheden tussen domeinen door te nemen.

De methodiek van de integrale planning is door Gartner bekeken. Samenvattendstellen zij het volgende:

1. Gelet op de context en beschikbaarheid van resources en tijd is deBelastingdienst in staat geweest om een voldoende gedegen methode neer tezetten om eerste inzichten te verkrijgen in de op te stellen roadmaps. Degeschetste aanpak, bestaande uit meerdere fasen, is op hoofdlijnen eengeschikte opzet voor het beoogde doel.2. Aanvullend stelt Gartner dat de recentste versie van het memo Regie opUitvoering Integrale Planning MIV alle aspecten die vanuit deopdrachtverstrekking en doelstelling van het programma als relevant geachtdienen te worden, geadresseerd zijn (inclusief een eenduidige RASCI)2.

Gartner concludeert dat de beschrijving van de methode aangescherpt kanworden om zo een verdere basis te bieden om naar de toekomst toe eeneenduidig gebruik en toepassing te kunnen garanderen. Het verder vanuit regiewaar nodig blijven aanscherpen en van kaders voorzien van de opgesteldemethode biedt de mogelijkheid verscherping(en) aan te brengen in de opgestelderoadmaps (en onderliggende onderbouwing) — de inrichting vanuit hetprogramma biedt hiertoe de mogelijkheden.

2.4 Integrale planning omvat individuele roadmaps, aandachtspuntenaanwezig

De integrale planning omvat de individuele roadmaps. De individuele roadmaps zijnmede gebaseerd op de in de architectuur repository opgenomen business-,applicatie- en infrastructuurlaag. Niet elk domein heeft voor de eerste integraleplanning (september 2016) een volledige roadmap gericht op Modernisering IV-landschap kunnen aanleveren. Het programma is hier in het 4e kwartaal 2016samen met de domeinen mee aan de slag gegaan. Resultaat is dat de integraleplanning van december 2016 meet domeinen laat zien en per domein vaak eenverdieping of verbreding laat zien.Bij de eerste planning lag de nadruk op het opstellen van de individuele roadmaps.Op het terrein van consistentie tussen roadmaps heeft het programma zelfgeconstateerd dat op het vlak van koppelvlakken nog verbetering mogelijk is.Daarnaast heeft men geconstateerd dat het onderwerp gegevens(gebruik) nog moetworden toegevoegd aan de architectuu rrepository.

De integrale roadmap omvat de individuele roadmaps. Wij zien de volgendeaandachtspunten bij de aansluiting op andere ontwikkelingen:

Er zal enige tijd lang sprake zijn van complexiteitsvermeerdering (oud naastnieuw).Op het vlak van gegevens is er nog onvoldoende aansluiting tussen hetgegevensmanagement zoals dat ingevuld gaat worden vanuit het

2 RASCI is een afkorting. waarbij de letters staan voor de begrippen: R = Responsible (Verantwoordelijk). A =

Accountable (Aansprakelijk). S = Support (Steunen). C = Consult (Raadplegen) en 1 = Inform (Informeren)


datamanagementforum en de gegevenshuishouding (technischegegevensarchitectuur) zoals die vanuit de 1V-keten is ontwikkeld.

• Wij hebben nog geen uitgewerkte verbinding geconstateerd tussen deprocesarchitectuur in de roadmaps en de procesarchitectuur zoals dezevanuit het TOM opgesteld gaat worden.

• Het is nog niet helder hoe het onderdeel informatiepositie in dehoutskoolschets ingevuld gaat worden. Het programma MIV wil hier dekomende tijd aandacht aan besteden (start in Q4 2016 met doorloop in2017).

• Een volwassen en gestandaardiseerde ontwikkelstraat voor de voortbrengingvan de nieuwe generatie systemen ontbreekt volgens meerderegeïnterviewden. De rol en positie van 1V-Accent, vooral ook in combinatiemet IV, in dit kader is onduidelijk.

Vorenstaande kan leiden tot onvoldoende aansluiting op andere ontwikkelingenbinnen de Belastingdienst. Vraag daarbij is of het programma Modernisering IV-landschap kan en wil wachten tot andere ontwikkelingen genoeg helder zijn of dathet programma beargumenteerd haat eigen weg inslaat of dat hetManagementteam van de BD de andere ontwikkelingen tijdig tot beweging enbesluitvorming aanzet. Risico hierbij is enerzijds suboptimalisatie of anderzijds(onnodig) wachten en daarmee het niet halen van de doelen van de IA.

2.5 De PDCA-cyclus per 1 oktober 2016 was voor verbetering vatbaar

De Plan Do Check Act (PDCA) cyclus, zoals per 1 oktober 2016 aanwezig (voor dePDCA-cyclus van na 1 oktober 2016 zie hoofdstuk 4), was voor verbetering vatbaar,o.a. op het onderdeel afstemming met het concernportfolioproces. De focus binnendeze planfase van het programma lag terecht op de inhoud. In het programma isbewust strak gestuurd op het tijdig opleveren van afgesproken deliverables endaarmee op de beheerscyclus van de individuele roadmaps.De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het programma zijn voor deprogrammadirecteur en zijn opdrachtgever (de Chief Information Officer (CIO)) enhet regieteam IV helder. De integrale planning is door het Regieteam IV (met deCIO als voorzitter) vastgesteld. De integrale planning is aangeboden aan de DG enaan de programmadirecteur Investeringsagenda. Voor betrokkenheid van debusiness zie hoofdstuk 1.Diverse geïnterviewden geven aan dat voor dit programma blijvend goedleiderschap noodzakelijk is en dat dit leiderschap meerjarig moet wordenvastgehouden. Dit betreft dan niet alleen de programmaleiding, maar ook de leidingdoor het Managementteam van de Belastingdienst. Wij onderschrijven dit punt.


3 Zorgen over onderlinge afhankelïjkhedenroadmaps, betrokkenheid business kan beter

De derde onderzoeksvraag luidt:

Integraliteit individuele roadmaps:1. In hoeverre is de business laag afgestemd met de

businessveftegenwoordiger(s)? En in hoeverre accepteren business en andereprogramma’s en projecten de roadmap voor het deel waar zij wat mee moeten?

2. Wie zijn betrokken bij het opstellen van de roadmap en zijn dat de juistepersonen gezien de doelstellingen?

3. Welke vorm van kwaliteitsborging heeft plaatsgevonden?4. In hoeverre sluiten de roadmaps aan op de eerder centraal opgestelde APW

matrices?5. In hoeverre sluiten de roadmaps aan op het door B/CIE en B/CAO ontwikkelde

platformallocatiebeleid voor verwerkingsomgevingen? En in hoeverre accepterenB/CIE en B/CAO de roadmap voor het deel waar zij wat mee moeten?

6. Hoe is men gekomen tot de veranderstrategie voor de roadmap?

3.1 Afstemming vooral met CAP, zorg over afhankelijkheden tussenroadmaps

De afstemming tussen het programma en de business over de roadmaps heeftvooral plaatsgevonden met medewerkers van het bedrijfsonderdeel CAP.Er zijn veel afhankelijkheden en koppelvlakken tussen roadmaps en daar hebben demeeste betrokkenen zorg over. Hun ‘eigen’ roadmap hebben ze in beeld enaccepteren ze, maar zal de andere partij wel tijdig en goed leveren? Deze zorgwordt verder gevoed door projecten die juist om die reden van afhankelijkheid vananderen uitlopen: de uitvoering is altijd complexer dan het plan vooraf.Er is aangegeven vanuit CAP dat het portfolio voor 2017 al vol zit en dat hunfunctionele wensen ook gehonoreerd moeten worden. De programmadirecteur heeftaangegeven dat het beter was geweest om CAP meer te betrekken bij deprioriteitstelling van de werkpakketten voor 2017.Risico van vorenstaande is verminderd draagvlak en uitloop van werkpakketten.

3.2 Juiste personen zijn betrokken, business moet nog meer aansluiten

Veelal hebben architecten van IM en het CAO voor het betreffende domein deroadmaps opgesteld. Dit zijn de juiste personen. In paragraaf 1.1 is al opgemerktdat de business nog te weinig is meegenomen en dat het programma hier aandachtvoor heeft.

3.3 Architectuurrepository en kennis en ervaring als kwaliteitsborging

De betrokken architecten van IM en CAO kennen hun domein en hebben veelalruime ervaring met dat domein. Er zijn kaders meegegeven vanuit het kernteam ende opgeleverde producten zijn daarop getoetst. De architectuurrepository kent eenaantal kwaliteitsaspecten en er is wekelijks gekeken of ingebrachte zaken conformde voorschriften zijn ingebracht.

3.4 APW-matrices zijn basis voor roadmap

Applicatie Portfolio Waardering (APW)-matrices hebben als doel het waarderen vanapplicaties en het richting geven aan wat te doen met een applicatie. Een APWmatrix heeft de assen functionele en technische waarde en bevat daarmee 4kwadranten. Applicaties kunnen op basis van hun ingeschatte technische enfunctionele waardes in één van de kwadranten geplaatst worden. Afhankelijk van


hun plaats in de matrix ligt een bepaalde ontwikkelingskeuze voor die applicatievoor de hand (bijvoorbeeld: behouden, technisch migreren, uitfaseren).De APW-matrices zijn het startpunt geweest voor het opstellen van de roadmaps.Indien er in het landschap van een domein applicaties zijn met een lage technischewaarde (< 50°h), dan is het streven om met behulp van te benoemenwerkpakketten het landschap te transformeren naar een landschap met technischgezonde applicaties.

3.5 Roadmaps sluiten aan op platformallocatiebeleid

De roadmaps sluiten aan op het platformallocatiebeleid. In de voorschriften vanuithet kernteam is dit als eis meegegeven en hier is op getoetst. De architecten vanuitCAO die de roadmaps mede opstellen letten hier ook op.

3.6 Onderbouwing veranderstrategie verschilt per domein

De veranderstrategie is een verplicht onderwerp in elke roadmap. Deonderbouwing van de strategie verschilt per domein evenals de vastlegging vandie onderbouwing. Beeld is dat de architecten vaak meerdere opties hebbenbekeken. De focus is hierbij technisch gericht: hoe gaan we een applicatieveranderen. De veranderingen zullen naar verwachting op termijn ook stevigeimpact gaan hebben op zowel processen als medewerkers. Hetverandervermogen is op het niveau van de IA een attentiepunt. Het programmazal daar ook mee te maken krijgen en zal hier in de regievoering mee rekeningdienen te houden.


4 Aandacht voor beheersïngscyclï aanwezig

De vierde onderzoeksvraag luidt:

Beheersingscycli roadmaps m.i.v. oktober 2016:1. In hoeverre is er na de totstandkoming van de eerste complete set roadmaps

sprake van een —met name binnen het programma Modernisering 1V-landschap-vormgegeven (opzet van een) beheersingscyclus (PDCA-cyclus) op de totaleuitvoering van de roadmaps met aandacht voor:• heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen met name het

regievoerende programma Modernisering 1V-landschap en aan dedoelstellingen van het programma gerelateerde programma’s en projecten,zoals “Overzicht en inzicht”, “Vernieuwing 1V-Keten vanuit Regieteam IV”;

• de beheersingscycli per roadmap;• de realisatie van noodzakelijke generieke verbeteringen binnen de 1V-Keten

als batenmanagement, risicomanagement, architectuurcontrol enportfoliomanagement?

2. Maakbaarheid roadmaps vanuit de invalshoeken tijd, geld en kwaliteit:• tijd: inzicht in planning en beschikbaarheid personen met juiste

competenties;• geld: activiteiten roadmaps moeten sluiten met de concern portfolio

Belastingdienst inclusief sluiting met verschillende financieringsbronnen(regulier, investeringsagenda, rationalisatie);

• kwaliteit: inzicht in afhankelijkheden en samenhang en voldoen aan eigenvoorschriften Belastingdienst.

4.1 Aandacht voor op orde krijgen PDCA-cyclus

Na het opleveren van de eerste integrale planning is er vrij snel een actualisatieopgesteld en in december 2016 heeft de eerste kwartaalactualisatieplaatsgevonden. Wij zien dat deze versie meer uitgebreid is (meer domeinenopgenomen) en voor sommige domeinen een verdieping omvat.

Voor het regisseren/monitoren/bijsturen op basis van de integrale planning isbinnen het programma een notitie genaamd “Regie op uitvoering Integrale PlanningModernisering 1V-landschap” opgesteld. Deze notitie is in het Regieteam IVbehandeld en akkoord bevonden. De notitie behandelt onder meer het volgende:

• Het Regieteam IV (= programboard van het programma) bestuurt insamenhang de 1V-bijdrage van alle gebieden (dus ook buiten Modernisering1V-landschap), het programma levert daartoe het overzicht.

• De lijn is verantwoordelijk voor de uitvoering van demoderniseringswerkpakketten en daarmee voor een groot deel van debeheersingscycli per roadmap. Het programma voert regie en kan zo nodiginterveniëren en escaleren.

• Er is afstemmingsoverleg tussen het programma en 1V-accent en er isoverleg met de trekkers per roadmap om zo de integraliteit te borgen.

• Via monitoring zal een informatiepositie opgebouwd worden, die metanalyses zal ondersteunen bij het bijsturen van de uitvoering, hetactualiseren van de planningen en de verantwoording over zowel uitvoeringals planning.

• De realisatie van noodzakelijke generieke verbeteringen binnen de 1V-ketenligt voor een deel bij het nog in oprichting zijnde onderdeel Architectuur,Techniek en IV-voortbrenging (ATiV). Met het verbeteren van Life CycleManagement is een start gemaakt. Een aantal andere generiekeverbeteringen ligt bij het onderdeel Bedrijfsvoering 1V-keten. Het regieteamIV heeft een bepalende rol bij deze generieke verbeteringen. Wij zullen devoortgang blijven volgen.


Het programma levert maandelijks een programmarapportage op waarin devoortgang van de werkzaamheden is vermeld. Het programma is voornemens ombinnenkort het programmaplan te actualiseren. Wij vinden dit een goed voornemen,omdat dit de kans geeft om zaken meer in samenhang weer te geven.

4.2 Maakbaarheid is in ontwikkeling

AlgemeenZoals in 2.1 verwoord is in de integrale 1V-planning(en), opgesteld in 2016, voor hetgeschetste toekomstbeeld geen rekening gehouden met de voor de realisatie ervanbenodigde en beschikbare kennis en ervaring, alsmede de benodigde financiering. Inhet vierde kwartaal 2016 is intensief samengewerkt tussen het programma,concernportfolio en de poftfoliomanagers van de domeinen om de werkpakkettenvan modernisering in het concernportfolio onder te brengen. Belastingdienstbreed isde volgende prioritering afgesproken: 1. continuïteit, 2. jaaraanpassingen, 3.(technische) modernisering en 4. functionele vernieuwing. In het portfolioproceshebben de lijnmanagers, concernportfolio en het Regieteam IV het heleprojectenportfolio in ogenschouw genomen en zijn keuzes gemaakt over waar in2017 voorrang aan te geven. Voor het programma heeft dit geleid tot een inperkingvan de geplande werkpakketten voor 2017.De afstemming met concernportfolio is cruciaal voor het programma gebleken en erzijn plannen voor verdere samenwerking.

TijdDe werkpakketten voor modernisering zijn door de domeinen bepaald en er zijnontwerp- en bouwdagen aan toegekend. Hierbij gaat het vooral om hoeveelontwerp- en bouwdagen er nodig zijn en er is nog weinig inzicht in de benodigdekennis/competenties. Per domein is in het kader van het opstellen van de roadmapswel aandacht gegeven aan waar kennis/competenties een risico vormen. Hetbeheersen van deze risico’s dient nog verder uitgewerkt te worden.

GeldDe Belastingdienst heeft vanuit het portfolioproces geprioriteerd welkewerkpakketten van Modernisering 1V-landschap zij in 2017 wil laten doorgaan. Dehiervoor benodigde financiering zal deels komen uit de eigen middelen van deBelastingdienst en deels is geld aangevraagd vanuit het budget van de IA. VoorRationalisatie is in 2017 nog budget aanwezig. De financiering was begin dit jaarnog niet rond en dit vormde voor het programma een belangrijk issue. En ditontbreken van financiering heeft al tot vertraging geleid in voorgenomenactiviteiten.

KwaliteitIn 2.3 hebben wij een aantal bevindingen op het vlak van kwaliteit benoemd. Wijbenadrukken hier het meet aandacht geven aan het verandervermogen (zie 3.6).En wij vragen aandacht voor bedrijfsvoeringsfunctionaliteiten(onderhoudbaatheid, productiebeheersing, beveiliging, etcetera) bij deapplicatieontwikkeling. In het tweede halfjaar van 2016 hebben wij bij andereprojecten waargenomen dat bedrijfsvoeringsfunctionaliteiten in de ontwikkelingvan de applicaties lagere prioriteit gekregen hebben. Het programma isvoornemens om een aantal van deze zaken op te nemen in het technologischfundament. Dat fundament kan ervoor zorgen dat de daarin opgenomenbedrijfsvoeringsfunctionaliteiten in alle applicaties, die dat fundament gebruiken,op een bepaald niveau aanwezig zijn.


5 Verantwoording onderzoek

5.1 Object van onderzoek

Het object van onderzoek is het totstandkomingsproces van de roadmaps, die deBelastingdienst binnen het programma Modernisering 1V-landschap opstelt. In demeerjarige integrale 1V-planning Modernisering 1V-landschap staat hoe deBelastingdienst van het huidige 1V-landschap naar een technisch gemoderniseerd1V-landschap komt. De focus ligt hierbij op werkpakketten/veranderingen diezorgen voor een technisch gezond 1V-landschap, het gaat dus om technischemodernisering.De focus ligt verder op het 1V-landschap dat de massale processen ondersteunt(verandergebied 5 uit de Investeringsagenda).

Plaat van de Belastingdienst:

Opzet Roadmaps:wat

Q Integrale Roadmapovergeheel

Q i/

2020mijlpaal

25jtlll2ølS —

De roadmap beschrijft zowel de toekomst (doelarchitectuur) als de weg om daarte komen. De meerjarige integrale 1V-planning Modernisering 1V-landschap iszowel een sturingsinstrument als een communicatiemiddel.Het programma Modernisering 1V-landschap is verantwoordelijk voor het (doen)opstellen van de roadmaps. Dit gebeurt in samenwerking met anderen. Hetbetreft hier een regisserend programma, hetgeen inhoudt dat de feitelijkeuitvoering van activiteiten, die gaan voortvloeien uit de roadmaps, veelal in delijn dan wel via andere programma’s zal gaan plaatsvinden.

5.2 Werkzaamheden en afbakening

De opdracht betreft het uitvoeren van een onderzoek naar de integrale planningvan het Regieprogramma Modernisering 1V-landschap van de Belastingdienst.

Dit onderzoek is uitgevoerd door het uitvoeren van documentstudie van deintegrale planning en een aantal roadmaps. In het verlengde van dezedocumentstudie hebben interviews plaatsgevonden bij ruim twintig

2 Roadmaps op niveau domein

Bednjfsproces,

en Intra-laag I4_— • âPlot huidige landschap (I) 1 Plot doelarchitectuur (SOLL) Integraal overZicht in

4 4 detijd:

Activiteiten, Activiteiten 1 ‘ j_..........-..— Met de

Ø planning om 1 1 kJ7 ___ athankelijkheden

te komen 2 I;;ZZ•- Ir_L3IVoor alle domeinen

van IST => 3 kJ (1bk-j7 Op weg naar de

SO LL i—’r,——i—. —doelarchitectuur

r . Oynamisch(Transitie) 1 1 (doelaithitectuur

wordt doomntwikkeld)

2e


functionarissen (management, architecten, projectleiders enz.) van deBelastingdienst.

De volgende onderzoeksvraag staat centraal:Hoe gaat de Belastingdienst om met de samenstelling van de voorzieneroadmaps? Dit in het licht van de doelstelling om met behulp van deze roadmapsin een meerjarig perspectief de basis te leggen voor het gewenstemoderniseringstraject 1V-landschap.

Dit onderzoek is uitgevoerd in de periode augustus 2016 — februari 2017. Hetovergrote deel van de in dit rapport opgenomen bevindingen zijn in oktober 2016tussentijds al teruggekoppeld aan de programmadirecteur Modernisering IV-landschap. Het concept-rapport is in februari 2017 afgestemd met deBelastingdienst. De managementreactie is in mei 2017 ontvangen.

5.3 Gehanteerde standaard

Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de InternationaleStandaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing.

Ons referentiekader is gebaseerd op de normering die de Belastingdienst zelfhanteert en de eisen voor het oplossen van de legacy-problematiek zoals deAlgemene Rekenkamer die heeft geformuleerd. Daarnaast baseren wij ons opalgemene governance-kaders zoals de PDCA-cyclus.

In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen assuranceopdracht is uitgevoerd. Het betreft een vraaggestuurd onderzoek om inzicht tebieden.

5.4 Verspreiding rapport

De opdrachtgever, de DG Belastingdienst, is eigenaar van dit rapport.

De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemdvoor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In deministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADReen rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website vande rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister vanFinanciën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titelsvan door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website.


6 Ondertekening

Utrecht, 29 mei 2017

auditmanagerAuditdienst Rijk

H.B.P. Havinga RE RA MMI


Bijlage 1 Normerïng Algemene Rekenkamer

1 Inleiding

De Algemene Rekenkamer heeft in het Verantwoordingsonderzoek over 2015 eennormenkader toegepast bij het beoordelen van het inzicht in en de aanpak vande IT-legacy van de Belastingdienst. De gebruikte normenset is opgebouwd uittwee delen: De overkoepelende normen, zoals uiteengezet in het rapport overhet verantwoordingsonderzoek 2014, en de meer gedetailleerde normen diedaaraan ten grondslag lagen: normen voor IT-Governance4 en voor goedopenbaar bestuur5. Deze kaders zijn in het Verantwoordingsonderzoek (VO) over2015 samengebracht in het hierna samengevatte normenkader. Dit normenkadervormde de basis van de nota van bevindingen IT-legacy uit het VO 2015.

2 Normenkader fr-Iegacy Verantwoordingsonderzoek 2015

Toetspunten inzicht ïn legacy-problematiek

1. Er is inzicht in de IT-systemen.2. Er is inzicht in de legacy-problematiek:

a. Er is organisatiebreed inzicht in alle legacy-systemen bij deorganisatie.

Ii Er is inzicht in de risico’s die de legacy-systemen met zichmeebrengen.

Toetspunten voor aanpak van de legacy-problematiek

3. Er zijn plannen om de risico’s als gevolg van de legacy-problematiek op telossen.

4. Er is een organisatiebreed integraal plan voor alle legacy-systemen en debeheersing van de risico’s (bevat o.a. doelen, mijlpalen, budget, capaciteit,afbouwplan, risico’s, business case)

5. Er is een integraal afbouwplan voor de uitfasering van te vervangen IT-systemen.

6. Er is voldoende tijd en ruimte bij de introductie van nieuwebelastingmaatregelen, en deze maatregelen zijn zo vormgegeven dat zij hetstelsel vereenvoudigen en daarmee de complexiteit van de IT-systemenreduceren.

Toetspunten voor uitvoering van plannen en resultaten7. De plannen worden uitgevoerd en resulteren in verbetering.

a. De CIO en het management hebben integraal inzicht in devoortgang van alle afzonderlijke plannen en het organisatiebredeplan voor de legacy-systemen.

b. De plannen voor de legacy-systemen worden uitgevoerd volgensplan en/of worden bijgesteld indien er sprake is van‘voortschrijdend inzicht’.

c. De plannen resulteren in verbetering.

Toetspunten inrichting evaluatie en controle

8. Er is een proces van evaluatie en controle van de aanpak van de legacyproblematiek ingesteld.

a. Een onafhankelijk onderdeel controleert en evalueert het proces.b. Dit leidt tot tussentijdse bijsturing.

3 http ://verantwoordingsonderzoek.rekenkamer.nI/20 14/fin/bedrijfsvoering4 Algemene Rekenkamer (2006). Grip op informatievoorziening IT-governance bij ministeries.5 Algemene Rekenkamer (2010). strategie Rekenkamer 2010-2015.


Normenkader IT-Legacy

Bijlage 2 Afkortingenlîjst

ADR AuditDienst RijkAPW Applicatie Portfolio WaarderingAR Algemene RekenkamerATiV Architectuur, Technologie en IV-voortbrengingBD BelastingdienstCAO Centrum voor Applicatieontwikkeling en OnderhoudCAP Centrale Administratieve ProcessenCIE Centrum voor Infrastructuur en ExploitatieCIO Chief Information OfficerDG Directeur GeneraalIA InvesteringsagendaIM InformatiemanagementIV InformatievoorzieningPDCA Plan Do Check ActRASCI Responsible Accountable Support Consult InformMIV Modernisering 1V-landschapRMP Robuuste massale processenTOM Toekomstbestendig OrdeningsModel


Bijlage 3 Management reactieMinisterie van Financiën

> Retouradres Postbus 20201 2500 EE Den Haag

Auditdienst Rijkde heer A.].M. KerkvlietPostbus 202012500 EE Den Haag

Datum 4 mei 2017Betreft Integrale planning Modernisering 1V-landschap (MIV)

Geachte heer Kerkvliet,

1. Inleiding

De Auditdienst Rijk (ADR) heeft op 22 februari 2017 een concept van hetonderzoeksrapport “Integrale planning Modernisering 1V-landschap”toegezonden. Ik heb kennis genomen van de bevindingen en conclusies die deADR in dit rapport heeft verwoord. Dit memo bevat mijn reactie op het rapport.In de volgende paragraaf geef ik eerst een reactie op de algemene conclusie.Daarna ga ik in op een aantal apart genoemde verbeterpunten en aanbevelingenuit het rapport.

2. Algemeen

“Goede stappen gezet, nu de pas erin houden”Ik ben tevreden te constateren dat ook de ADR de resultaten van 2016 herkent.Zo gaf het opgebouwde overzicht van (de geplande ontwikkelingen in) het IV-landschap en de opgestelde integrale planning van de moderniseringsaanpak deBelastingdienst in het 4 kwartaal van 2016 de goede/gedegen basis omonderbouwde keuzes te kunnen maken over “wat wel/niet te kunnen doen” in2017.Het er “nu goed de pas in houden” heeft in eerste instantie veel hinderondervonden door de uitblijvende beslissingen met betrekking tot de benodigdebudgetten. Sinds kort is het budget 2017 beschikbaar gekomen en op ditmoment worden vanuit het programma de planningseffecten inzichtelijkgemaakt. Ook de ingezette herijking van de Investeringsagenda (IA) gaatmogelijk invloed hebben op de voorgenomen moderniseringsopgave 2017. Metde ADR ben ik van mening dat dit de majeure risico’s van het programma op ditmoment zijn. Gelijktijdig kan ik stellen dat al het mogelijke wordt gedaan om uitte voeren wat uitgevoerd kan worden en de opgelopen vertraging zoveelmogelijk te beperken. Ook zal bij de herijking van de IA aandacht zijn voorblijvende aansluiting tussen de doelen IA en MIV.


3. Verbeterpunten / aanbevelingen

Betrokkenheid businessIk onderken dat de business, die wel nadrukkelijk betrokken is geweest bij deopzet van de roadmaps, in het keuzeproces 2017 beter betrokken had kunnenworden. Het wel betrokken zijn geweest van de IM-organisatie beperkt het risicoevenwel. Er bestaat een gedragen beeld, ook met de business, dat hetuitgangspunt dat verandering/vernieuwing van het 1V-landschap waarnodig/mogelijk voorafgegaan wordt door het oplossen van technische schuld dejuiste aanpak is.

Doorontwikkeling 1V-ketenDe ADR vraagt aandacht voor het doorontwikkelen van de randvoorwaardelijkereguliere IV-voortbrengingsprocessen opdat resultaten van het programma “goedkunnen landen” in de reguliere lijn, en daar geborgd worden. Ook in de opzetvan het MIV-programma is dit punt onderkend. Daarom ook is veranderlijn vier,de verbeteractiviteiten in de 1V-keten, betrokken bij het programma. Niet om dieactiviteiten vanuit het programma zelf te gaan regisseren, wel om tijdig teherkennen/onderkennen als risico’s optreden in het raakviak programma regulierlijnproces IV-voortbrenging. Daarnaast zullen de resultaten van dit programmaook structureel landen in ATiV. Nu al bestaat om die reden een reguliereafstemming tussen MIV en ATiV i.o.

MIV in relatie tot 1V-accentDe ADR onderkent een risico op onvoldoende gezamenlijk optrekken van IV en1V-accent, ook in het kader van de Modernisering IV.Reeds in 2016 zijn maatregelen genomen om dit risico te mitigeren. Afsprakenover de afstemming op deze raakvlakken zijn in de ‘Memo RaakvlakModernisering IV en 1V-accent’ vastgelegd. Praktisch wordt de afstemming optwee niveaus vormgegeven. Het eerste is in het reguliere overleg dat tussen IVen 1V-accent is opgestart, het Overleg integrale architectuur. Aanvullend is er perkwartaal een afstemmingsoverleg tussen het programma Modernisering en IV-accent, op architectuurniveau. Daar wordt de analyse gedaan of het nodig is(tijdelijke) oplossingen binnen IV te realiseren en worden afspraken gemaaktover oplossingsrichtingen passend bij de toekomstvisie op die verandergebieden.

Volledigheid en actualiteit RepositoryHet door de ADR genoemde verbeterpunt met betrekking tot volledigheid enactualiteit van de repository beleef ik niet zozeer als een verbeterpunt maar alseen ondersteuning op het al ingezette vervolgproces van permanent updaten vande repository. Kernpunten van die kwartaalupdates zijn het permanente strevennaar volledigheid en actualiteit van de repository.

Verandervermogen“Het verandervermogen van de Organisatie is op het niveau van de IA eenattentiepunt”. Dit klopt en is ook al eerder door het programma onderkend. Hetopleveren van “eind producten” in termen van de IA is in 2017 nog nauwelijksaan de orde. Om die reden is het geen korte-termijn-risico. Wel is dit door deADR benoemde aandachtspunt voor mij reden om na te gaan of dit risico in hetrisicomanagementproces voldoende geduid is.


Aansluiting bij gegevensmanagement en procesarchitectuurDe aansluiting bij het Dataforum is recentelijk formeel vormgegeven.Met betrekking tot procesarchitectuur wordt gewacht op vaststelling van detopstructuur, waarna nadere acties vastgesteld kunnen worden.

Overige aanbevelingenVoor de volledigheid wil ik aangeven dat de door de ADR verwoordeaanbevelingen met betrekking tot Resourcemanagement (juiste match vraag- enaanbodzijde met betrekking tot kennis/kunde/ervaring/competentie) enCommunicatie (duidelijker uitdragen doelstellingen robuustheid enwendbaarheid) betrokken zullen worden bij de verdere inzet van deze processen.

Hoogachtend,

de Directeur-Generaal Belastingdienst,

Jaap Uijlenbroek :

Directeur Generaal Belastingdienst,

Jaap Uijlenbroek(


Auditdienst RijkPostbus 202012500 EE Den Haag(070) 342 77 00

Documents

Onderzoeksrapport Integrale planning Modernisering 1V … · te combineren ontstaan totaalbeelden die kunnen leiden tot betere bediening van klanten tegen lagere kosten; • verantwoording