OneDrive - Amazon Web Servicesh24-files.s3.amazonaws.com/162316/649299-htCZR.pdf · Dela dokument och mappar Det går mycket enkelt att dela med sig av sina filer och dokument intern

OneDrive

1

ADRESS S:t Eriksgatan 33. 112 39 Stockholm TEL 08-410 23 410 EPOST [email protected] WEBB www.learningpoint.se ORG NR 556792- 1126

Innehåll ONEDRIVE – ÖVERBLICK ...................................................................................................... 2

Vad är ”OneDrive”? .............................................................................................................. 2

Molnet? ........................................................................................................................... 2

Två typer av OneDrive .......................................................................................................... 2

Hitta sin OneDrive för företag .............................................................................................. 3

HANTERA DOKUMENT OCH FILER PÅ ONEDRIVE................................................................. 4

Skapa mapp .......................................................................................................................... 4 Flytta/Kopiera filer till OneDrive .......................................................................................... 4

Ladda upp filer ................................................................................................................. 4

Dra in filer till OneDrive ................................................................................................... 5

Byta namn på filer ................................................................................................................ 6

Ta bort filer från OneDrive ................................................................................................... 6

Byta namn på fil ................................................................................................................... 7

Ladda ner filer från OneDrive till datorn .............................................................................. 7

Filtyper på OneDrive ............................................................................................................ 7

SYNKRONISERA ONEDRIVE MED DATORN .......................................................................... 8

DELA DOKUMENT OCH MAPPAR ......................................................................................... 9

Dela fil .................................................................................................................................. 9

Vem kan komma åt ett delat dokument? ...................................................................... 10

Dela en mapp ..................................................................................................................... 10

OFFICE ONLINE.................................................................................................................. 11

En stor skillnad ................................................................................................................... 11

Skapa nytt .......................................................................................................................... 11

Öppna ................................................................................................................................. 12

Redigering Online ............................................................................................................... 12

Spara .................................................................................................................................. 12 Spara som ........................................................................................................................... 12

Döpa om ............................................................................................................................. 13

ARBETA SAMTIDIGT I SAMMA DOKUMENT ...................................................................... 14

2


OneDrive – överblick

Vad är ”OneDrive”?

OneDrive är en lagringsplats för filer och dokument i molnet.

Tidigare hette OneDrive ”SkyDrive”. Namnet SkyDrive förekommer fortfarande på en del håll

i t.ex. Windows 7.

Molnet?

Diffus term, men för den vanliga användaren/konsumenten handlar det om att använda

tjänster, program, lagring etc. mot servrar över Internet istället för lokalt på den egna dator

eller i det lokala hemma- eller kontorsnätverket.

Två typer av OneDrive

Det finns två typer av OneDrive;

1) OneDrive för privatpersoner. OneDrive för privatpersoner är gratis och alla som har ett

s.k. Microsoftkonto (gratis) har tillgång till OneDrive för privatpersoner.

Lagringsutrymmet för gratisversionen ökas på lite då och då, är just nu 15 GB.

2) OneDrive för företag (tidigare SkyDrive Pro) är ett personligt bibliotek (mapp) som finns i

Office 365 och SharePoint Server 2013. Med OneDrive för företag arbetar inom ramen

för organisationen. Varje användare av OneDrive på Office 365 har ett gigantiskt

lagringsutrymme: 1 TB!

Två av dom stora skillnaderna med OneDrive för företag jämfört en traditionell personlig

plats på det lokala nätverket såsom H: eller U: är:

a. Mycket enkelt att dela filer och mappar med kollegor

b. Man kan surfa in till sina dokument från var som helst i världen

Denna dokumentation handlar enbart om OneDrive för företag.

3


Hitta sin OneDrive för företag

I din Office 365 portal eller på SharePoint 2013 har du när du är inloggad en blå list i överkant

på webbfönstret. Klicka på OneDrive

Om du har en liten skärm eller har ett litet fönster i webbläsaren kan menyn dras ihop till tre

punkter. Klicka på dom tre punkterna och sedan OneDrive.

4


Hantera dokument och filer på OneDrive

Skapa mapp

Man kan inte flytta/kopiera mappar från den lokala datorn till OneDrive. Mappar måste

skapas på OneDrive

1) Klicka på + nytt och välj Ny mapp

Flytta/Kopiera filer till OneDrive

Det finns flera metoder att flytta/kopiera filer till OneDrive;

a) Ladda upp filer

b) Dra in filer

Ladda upp filer

2) Klicka på ladda upp

3) En vanlig Öppna-dialog visas

a) Navigera till rätt plats

b) Markera en eller flera (CTRL) filer

5


4) Avsluta med knappen Öppna

Dra in filer till OneDrive

1) I ett Utforskarfönster (Den här datorn) välj en eller flera filer

2) Dra in dom markerade filerna till OneDrive, ungefär till området ”nytt ladda upp synkronisera”

3) När muspekaren kommer in i OneDrive kommer ikonen ändras till en ”trave” filer med en siffra på

för hur många filer det rör sig om.

OBS – texten ”Flytta” är inkorrekt, det handlar om kopiering.

4) Släpp musknappen och filerna överförs till OneDrive.

6


Byta namn på filer

1) Markera filen som skall få nytt namn

2) Välj menyfliken Filer

3) Klicka på knappen Redigera egenskaper

4) Skriv det nya namnet och avsluta med Spara

Ta bort filer från OneDrive

1) Markera en eller flera filer med en bock framför filnamnet

2) Välj Menyfliken Filer

3) Klicka på knappen Ta bort

7


Byta namn på fil

1) Markera en fil med en bock framför filnamnet

2) Välj menyfliken Filer

3) Välj Redigera egenskaper

4) Skriv det nya filnamnet

5) Avsluta med Spara

Ladda ner filer från OneDrive till datorn

1) Klicka på filens Mer-meny (dom tre prickarna)

2) I den nya rutan, klicka på Mer-menyn i denna ruta också

3) Välj Ladda ner kopia

4) Beroende på webbläsare kan det se olika ut, i Internet Explorer välj Spara i listen längt ner på

skärmen.

5) Filen hamnar i den lokala mappen Hämtade filer

Filtyper på OneDrive

I princip kan man ha vilka typer av filer på sin OneDrive. Officefiler, PDF: er, Bilder, ZIP-filer

osv.

Alla filtyper kan inte hanteras av OneDrive, d.v.s. att visa dess innehåll eller att redigera. T.ex.

kan man lagra ZIP-filer på sin OneDrive men inte göra så mycket mer med dom där än just

lagra.

8


Synkronisera OneDrive med datorn

Man kan synkronisera sina filer på OneDrive med sin egen dator.

Fördelar:

Man arbetar med sina filer på OneDrive utan vara beroende av ha tillgång till Internet

Nästa gång datorn märker att det finns Internet sätter synkroniseringen OneDrive igång

automatiskt i bakgrunden.

Kan vara enklare och snabbare att hitta filerna och att arbeta med dom.

Flytta/Kopiera in hela mappar med innehåll till OneDrive via Utforskaren

Nackdelar:

Max 20 000 filer och mappar kan synkroniseras

Kan ta stor plats på den lokala dator

Olämpligt att synka med en Windows-platta pga. av det ofta mycket begränsade

lagringsutrymmet på plattor.

Allt eller inget. Man kan inte välja vad som skall synkas från OneDrive, allt synkroniseras

med den lokala datorn.

9


Dela dokument och mappar

Det går mycket enkelt att dela med sig av sina filer och dokument intern och externt som

finns på OneDrive.

Det är möjligt att organisationens policy inte tillåter fildelning externt och dessa möjligheter

är begränsade eller avstängda för din OneDrive. Följande beskrivning om delning gäller för en

standard installation av Office 365.

Dela fil

Man kan enbart dela en fil i taget, det går inte att dela flera filer på en gång (det går att dela

en mapp och då blir alla filer i mappen delade), man får dela flera filer en-och-en.

1) Markera filen med ett klick framför filnamnet (bock)

2) Klicka på andel i menyraden

Ordet ”andel”… en miss i översättningen från engelskans ”share”. Borde stå ”dela”

3) I fönstret Dela

a) Skriv e-postadresser till de eller dem du vill dela med.

b) Bestäm vad om dokumentet skall få redigeras (standard) eller bara visas (skrivskyddat)

c) Är det externa personer som är med i delningen bestäm om det skall krävas inloggning för att

komma åt dokumentet.

4) Avsluta med Dela

10


Nu skickas det ett mejl till berörda personer om att ett dokument är delat med dom och en

länk till dokumentet.

Att ett dokument är delat ser man snabbt på att istället för ett hänglås som ikon i kolumnen

Delning ser man några personer

Vem kan komma åt ett delat dokument?

Om man har Kräv inloggning på (som är standard) krävs det att personerna man har delat

med har ett Office 365 konto för att komma åt dokumentet.

Har man Kräv inloggning av så behöver man inte logga på och det räcker med att följa länken

i mejlet. Länken leder endast till just det dokumentet man har delat och inget annat kan nås

med länken.

Dela en mapp

Att dela en mapp och dess innehåll går till på samma sätt som att dela en fil, se ovan. Enda

skillnaden är att man börjar med att markera mappen. Och att alla filer i mappen blir också

delade.

11


Office Online

Med Office 365 får man tillgång till webbversioner av Officeprogrammen:

Word Online

Excel Online

PowerPoint Online

OneNote Online

Jämfört med sina motsvarigheter på datorn är dessa online begränsade i funktioner och

möjligheter, men ofta mer kompetenta än vad man tro om en webbversion.

En stor skillnad

En mycket stor skillnad mellan Office Online programmen och fullständiga versioner på en

dator är att det finns ingen funktion för att spara. Ja, det finns alltså inget Spara utan

dokumentet sparas löpande medan man jobbar. Det finns inget Spara som heller, men det

finns en omväg kring detta se längre ner.

Skapa nytt

För att skapa ett nytt dokument, klicka på knappen + nytt och välj vad för typ av dokument

som skall skapas.

12


Öppna

För att öppna ett befintligt dokument på OneDrive, klicka på namnet.

När man har öppnat är man i ett läsläge av dokumentet och kan inte göra något annat än att

just läsa.

Vill man börja arbeta med dokumentet måsta man gå in i redigerarläge

Redigering Online

För att kunna redigera ett dokument online som är sparat på OneDrive måste man gå in

redigeringsläge:

1) Öppna ett dokument (se ovan)

2) Välj Redigera i menyfliksområdet

3) Välj Redigera i programnamn Online

programnamn = Word, Excel eller PowerPoint

(Här är det ett Worddokument som är öppnat, ser likadant ut för Excel och PowerPoint)

Efter att man har valt att redigera dokumentet online har man tillgång till en mängd

funktioner och verktyg på de olika menyflikarna. Inte lika mycket som i fullversionerna men

tillräckligt för att göra dom vanligaste sakerna i ett dokument.

Spara

Det finns inget Spara i Online versionerna. Ändringar sparas löpande i bakgrunden.

Spara som

För att spara med annat filnamn än nuvarande (Spara som) är man kanske van från dom

fullständiga versionerna på datorn att använda Spara som. I Online versionen finns det inget

Spara som heller, men det finns en omväg kring detta:

1) Välj Arkiv – Spara Som

2) Välj sedan att Ladda ner en kopia (till datorn)

13


3) Klicka på länken Klicka här om du vill visa din/ditt dokument

4) Klicka på Spara

5) Klicka på Öppna mapp (i den gula listan längst ner på skärmen)

6) Byt namn på dokument

7) Ladda upp dokumentet med det nya namnet till OneDrive (se sidan 4)

Döpa om

Om man vill döpa om ett dokument istället för att skapa en kopia (ovan) kan man använda

funktionen Byta namn (se sidan 6).

14


Arbeta samtidigt i samma dokument

Dokument på OneDrive som är utdelade kan man med hjälp av Office Online arbeta samtidigt

i samma dokument.

1) Dela ut dokumentet eller mappen (se sidan 9)

2) Öppna dokumentet på två eller flera datorer

Man ser att någon annan har dokumentet öppet genom att deras namn syns uppe till höger

Man ser var dom är i dokumentet på att det finns flera markörer i olika färger. Detta ser olika

beroende på vilket program det gäller.

Ändringar som den andre personen gör syns nästan omedelbart. (Kom ihåg: det finns inget spara)

Blå markören är den andre personen och grön markör är den egna

Documents

OneDrive - Amazon Web Servicesh24-files.s3.amazonaws.com/162316/649299-htCZR.pdf · Dela dokument och mappar Det går mycket enkelt att dela med sig av sina filer och dokument intern