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15/03/2017

OPCIÓN MAESTRO DE PRODUCTOS Ventana es donde se ingresa la información de todos los productos farmacéuticos e insumos que comercializa la empresa. Posee botón de acceso directo en la barra de herramientas y se abre la siguiente ventana

COMO CREAR UN PRODUCTO NUEVO Para crear un producto nuevo pulse clic en el botón “Nuevo” Seleccione el proveedor del producto que va a crear

El sistema deja ubicado al usuario en el proveedor;

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El sistema traerá la información de las condiciones comerciales pactadas y grabadas a ese proveedor Costos: Digite el costo del Producto. Si lo digita por unidad el sistema hace el cálculo en presentación y si lo digita en presentación el sistema hace el cálculo por unidad. 1. Costo por Unidad 2. Costo por Presentación 3. Último costo de compra en presentación (lo calcula el sistema después de que se haga la primera compra) Nota: Si la condición comercial de: Plazo, Descuento Pie de Factura, Descuento por Pronto Pago y Plazo de Descuento por Pronto pago, para ese producto de ese proveedor CAMBIAN, entonces digítelas en sus respectivos campos. NOTA: Estas condiciones que se cambian, solo CAMBIAN para el producto NO para el proveedor.

Digite los otros 3 campos contenidos en las condiciones comerciales del producto: o Base Bonif: Si el producto que está creando se negoció con base de bonificación y bonificación, digite

aquí la base, por ejemplo: Si por cada 50 productos comprados el proveedor le obsequia 5; Entonces la BASE sería 50

o Bonificación: Siguiendo con el ejemplo anterior, entonces en este campo de bonificación sería se digitaría CINCO 5. o Despacha en: Digite en este campo los días que tiene el proveedor como plazo para enviar los productos que se le comprarán.

•Seleccione el Laboratorio La base de datos de los laboratorios es la creada en Menú Tablas / Maestro Proveedores / Pestaña: Laboratorios

•Seleccione el Principio Activo La base de datos de los Principios es la creada en Menú Tablas / Generales / Medicamentos Como se puede ver, si el medicamento fue bien creado como se explica, el Principio activo se muestra con su respectiva concentración.

Nota: Si el Principio Activo NO EXISTE en la base de datos, puede crearlo de la siguiente forma: 1. Digite en el campo “Principio”, el principio activo que va a crear, SIN LA CONCENTRACION

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2. Pulse la función F7, y se abre la siguiente ventana, en donde podrá digitar la concentración del principio activo que está creando

3. El sistema le informará que el registro fue adicionado y que POR DEFECTO, DICHO PRINCIPIO QUEDARÁ COMO NO POS.

Nota: Si desea cambiarlo a POS debe dirigirse al Menú Tablas / Generales / Medicamentos, realizar la búsqueda del principio y realizarle el cambio pertinente, y recuerde que allí mismo le puede colocar el Código ATC que le faltaría a este nuevo principio creado. •Seleccione la Forma Farmacéutica La base de datos de la Forma Farmacéutica es la creada en Menú Tablas / Generales / Formas Farmacéuticas Nota: Si la Forma Farmacéutica NO EXISTE en la base de datos, puede crearlo de la misma forma en que fue enseñado a crear el principio activo en el punto anterior, CON F7. •% Comisión Digite en este campo el porcentaje de comisión para el Vendedor, si es el caso, de lo contrario deje este campo vacío. En este ejemplo se pagaría a los vendedores de la empresa un porcentaje de comisión del 1% sobre éste producto vendido. •Presentación La base de datos de las presentaciones es la creada en Menú Tablas / Generales / Presentaciones Nota: Si la Presentación que necesita NO EXISTE en la base de datos, puede crearla de la misma forma en que fue enseñado a crear el principio activo, CON F7. •Nombre Cial Digite en este campo el nombre comercial del producto que está creando, si lo tiene. •Grupo Seleccione el Grupo al cual pertenece el producto que está creando.

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La base de datos de los Grupos es la creada en Menú Tablas / Generales / Grupos

•Línea Seleccione la línea del producto, si es comercial, institucional o mixto. •Iva % Digite en este campo el porcentaje del IVA con el que está grabado el producto que está creando, si lo tiene. Nota: El porcentaje del IVA debe tener una cuenta en donde se contabiliza. Si es la primera vez que ingresa ese porcentaje, entonces pulse la función F2 para grabar dichas cuentas, veamos un ejemplo: En este caso, ingresamos el 16% de IVA para ese medicamento, pulsamos la función F2 y se abre la siguiente ventana.

*Digite el número de la cuenta para el IVA EN VENTAS y para el IVA EN COMPRAS.

*Seleccione si el Movimiento es Débito o Crédito. Tener presente que el Número de cuenta debe ser de 8 dígitos.

*El sistema toma la información automáticamente, pulse Enter para salir de esta ventana

Nota: Si al crear otro medicamento, éste tiene el mismo porcentaje de IVA y si ya le ha creado las cuentas de contabilización, entonces PULSE ENTER para seguir adelante con la creación del producto. •Cum Digite en este campo el Código Único del Medicamento asignado por el Invita.

Nota: La Estructura del código cum debe ser 00000000- 00, de lo contrario el sistema le mostrará la siguiente ventana informativa. Cabe resaltar que aunque el sistema le muestre esta ventana, le grabará el código que el usuario le digite, así no esté acorde con esta estructura

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*cod de barras SI EL PRODUCTO TIENE CODIGO DE BARRAS:

o Si Tiene Lector de Código de barras: Páselo por el producto y

el sistema lo tomará y lo ubicará en este campo o Si No tiene Lector: Digite el código de barras manualmente

SI VA A ELIMINAR EL CODIGO DE BARRAS: o Si en algún momento el usuario se da cuenta que el código de barras que tiene el producto no coincide con él, puede borrar el que tiene pulsando la función F3, pero el sistema lo seguirá mostrando en este campo. o Una vez eliminado el código puede digitar el código real. Nota: Es importante resaltar que el sistema elimina el código de barras del Maestro de Códigos de Barras, más no lo quitará del maestro de productos, el usuario debe pulsar F8 o digitarle el nuevo código o leer el nuevo código de barras para que el producto quede con un nuevo código de barras. SI VA A CONSULTAR UN PRODUCTO POR CODIGO DE BARRAS: Si el usuario desea buscar un producto, debe leer el código de barras con la máquina lectora y pulsar la función F5, el sistema mostrará toda la información de este producto. •Invima Digite en este campo el número de Registro Invima el cual lo distingue como producto apto para el consumo o uso humano y de libre comercialización en Colombia •Vigencia Seleccione la fecha de vigencia del Registro Invima anteriormente digitado. UNSPSC: Digite en este campo el código UNSPSC, Si Lo Tiene.

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15/03/2017 ¿Qué es el código UNSPSC? El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Cervices Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios.

Ejemplo: Madera blanda – Código: 11121604 Segmento: 11 – Material mineral, textil y vegetal y animal no comestible Familia: 12 – Productos no comestibles de planta y silvicultura Clase: 16 – Madera Producto: 04 – Madera blanda ¿Cuál es la definición en el código de Segmento, Familia, Clase y Producto? Segmento: agregación lógica de familias para propósitos analíticos. Familia: grupo de categorías de productos interrelacionadas. Clase: grupo de productos que comparten características comunes. Producto: grupo de productos o servicios. •F. Rev. Tecn. Forma Asociada a la Revisión Técnica del Producto, Seleccione la única opción que hay por defecto “general

NOTA: NO SE OLVIDE DE DAR CLIC EN EL BOTÓN GUARDAR Y EL SISTEMA LE INFORMARÁ ACERCA DEL NUEVO PRODUCTO CREADO, SI HACE ALGUNA MODIFICACIÓN AL PRODUCTO YA CREADO Y PULSA NUEVAMENTE GUARDAR, ENTONCES EL SISTEMA LE DIRÁ QUE EL REGISTRO FUE ACTUALIZADO.

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EXPLICACIÓN DE LAS CASILLAS DE VERIFICACIÓN A continuación, explicaremos cada una de las casillas de verificación que existen en la ventana del Maestro de Productos, para que el usuario seleccione la que más esté acorde con el producto que está creando, veamos…

Seleccione esta opción para que el producto que está creando quede activo y así pueda ser parte de los procesos del sistema

Seleccione esta opción si el producto que está creando es Quirúrgico. abrazaderas, sondas, boquillas, etc…

Seleccione esta opción si el producto que está creando es medicamento de Control Especial, Fabricado y comercializado por la Industria Farmacéutica. Ejemplo: Diazepam, Alprazolam, Lorazepam, etc…

Seleccione esta opción si el producto que está creando es un insumo. Ejemplo: Agujas, Alcohol, Bolsas colectoras, Guantes, Gasa, etc…

Pres.Completas: Seleccione esta opción si el producto que está creando, solo se puede vender en PRESENTACIÓN y NO en Unidades. Alto Costo: Seleccione esta opción si el producto que está creando es de ALTO COSTO. Se le da esta clasificación a los medicamentos que son utilizados para enfermedades crónicas y catastróficas, que requieren un control especial. Dentro de las enfermedades catastróficas se tiene: El sida, cáncer, lepra, entre otras. Refrigerado: Seleccione esta opción si el producto que está creando es de REFRIGERADO. Los medicamentos termolábiles (ejemplo insulinas, las vacunas, determinados colirios, algunos antibióticos) deben mantener una cadena de frio. En las especialidades farmacéuticas de conservación en nevera, es muy importante que no se rompa dicha cadena desde su fabricación hasta el momento de su administración al paciente, para evitar la degradación del principio activo y así poder garantizar la idoneidad del preparado. Regulado: Seleccione esta opción si el producto que está creando está en la lista de los medicamentos Regulados por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos (CNPMDM), como por ejemplo: El Esomeprazol inyectable, Meropenem, la Insulina, La Quetiapina, etc… La CNPMDM fija el precio máximo de venta al público (PMVP) aplicando la metodología definida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Salud y de Protección Social. Monopolio: Seleccione esta opción si el producto que está creando es de Control Especial y es MONOPOLIO DEL ESTADO, es decir, El Estado es el responsable único de su Fabricación y Distribución. Todas las presentaciones de los medicamentos cuyos principios activos son: La Morfina, Hidromorfona,

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15/03/2017 Meperidina, Metadona, Metilfenidato y el Fenobarbital. Agotado: Seleccione esta opción si el producto que está creando está agotado - No hay existencias, ni en su bodega ni en el mercado, es decir el laboratorio quien provee el medicamento tampoco lo tiene en existencias. COMO BUSCAR UN PRODUCTO PREVIAMENTE CREADO/GUARDADO Para buscar un producto que ya ha sido creado (guardado) en el sistema tenemos varias formas, veamos 1) POR DESCRIPCIÓN: Digite en este campo de la ventana, el nombre del Principio Activo del medicamento, por ejemplo: Acetaminofén y pulse ENTER.

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2) POR NOMBRE COMERCIAL: *Ubíquese en este campo *Pulse la función F5 para que el sistema cambie la búsqueda a Nombre Comercial *Digite en este campo el nombre Comercial del medicamento, por ejemplo: Acetamax *pulse ENTER. Nota: Pulse nuevamente F5 si desea regresar a la búsqueda por “Descripción”

3) POR CODIGO DE BARRAS: Ubíquese en este campo y pulse la función F4 para que el sistema cambie la búsqueda a Código de Barras Lea el código de barras o en su defecto digítelo pulse ENTER

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COSTO DE COMPRA / COSTO PROMEDIO

1. Cuando el usuario está creando el producto es muy importante que le digite el costo de compra al producto, (Ver explicación en la página No. 2 de este documento) o Esto lo exige el sistema con el fin de guardar este primer costo como “Costo Promedio” y de ahí en adelante el sistema hace los cálculos automáticos con los demás costos de compras (si estos cambian) que se ingresan cuando se compra el producto (Ver Menú Procesos / Proveedores / Compras). 2. Si el usuario NO ingresó el costo de compra al producto cuando lo estaba creando, entonces… o Como el usuario no le ingresó el costo de compra al producto cuando lo estaba creando debe buscar el producto y agregarle el costo de compra y luego pulsar el botón “Actualizar Costo” o El sistema le pedirá confirmación para el proceso que va a realizar o Si pulsa SI, El sistema automáticamente hará el cálculo y tomará el costo promedio

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Una vez realizado esto el sistema le informará que la actualización de los costos ha sido terminada. ADVERTENCIA: Este proceso se debe realizar SOLO si el producto se ha creado sin el costo promedio ANTES DE QUE ÉL TENGA MOVIMIENTOS DE COMPRA Y VENTA. Si realiza este proceso cuando el producto ha tenido movimientos de compra y venta, el sistema perderá los promedios calculados y dejará solo el último costo de compra ingresado en el sistema.

VER OTRA INFORMACIÓN DEL PRODUCTO Pulse clic en este botón para ingresar la información de Cubrimiento del producto

Una vez ingresada la información requerida por el sistema, pulse nuevamente el botón para que se cierre la ventana de “Más Datos”

OTRAS PARTES DE LA VENTANA PRODUCTOS

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1. Fecha de Creación y/o Actualización del Producto 2. Nombre del usuario del Sistema 3. Listas de Precios: En este campo se visualizan las listas de precios que existen en el sistema. PARA QUE SE UTILIZA LAS LISTAS DE PRECIOS EN LA VENTANA DE PRODUCTOS?

*Si el producto que estamos creando AÚN NO EXISTE en las listas de precios, lo podemos incluir en esta ventana, veamos como: *Busque en el listado la lista de precios en la cual desea incluir el producto, en este ejemplo será incluido en la lista de precios “prueba Olga” *Digite el precio de VENTA del producto que está creando *Pulse clic en el botón “Guardar” y el sistema le informará que se realizó la actualización del producto

Para confirmar que el producto SI ingresó a la lista de precios seleccionada diríjase al Menú Tablas / Listas de Precios y realice la búsqueda como se enseña en ese archivo.

4. En esta parte de la ventana el sistema visualiza el INVETARIO REAL ACTUAL DEL PRODUCTO. El sistema realiza los cálculos internamente según las compras, ventas, devoluciones, etc.. de los productos y ubica en esta parte de la ventana el inventario real actual del producto.

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5. Consultar Productos: •Por medio de este botón se genera una consulta de TODOS los productos que existen en el sistema. •El sistema le informa que la ubicación del archivo creado •El archivo creado es un archivo de Excel

6. Eliminar Productos ADVERTENCIA: El usuario puede eliminar algún producto PERO SI ESTE PRODUCTO NO HA TENIDO MOVIMIENTOS DE COMPRA Y/O VENTA. El sistema le pedirá confirmar la eliminación que va a realizar. Si pulsa SI, le informará que el proceso se realizó.