CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACINPrecisin, sencillez, Uniformidad, presentacin y vigencia UtilidadImagen formal fcil conocimiento de una organizacin representa un elemento valioso de anlisis fuente de consulta

Es el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin.

Representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas; se muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.

Estructuras organizacionales

CLASIFICACIN1. Por su naturaleza. 2. Por su mbito. 3. Por su contenido. 4. Por su presentacin

ORGANIGRAMA

Criterios generalesProcedimiento/ actualizacinFORMA: utilizar un solo tipo de figura, los textos deben aparecer horizontales, y representar en rectngulos las unidades.DIMENSION: semejante COLOCACION DE LAS UNIDADES: en diferente nivel jerrquico, en el mismo nivel.LINEAS DE CONEXIN: relacin lineal, relacin funcional, relacin de coordinacin, relacin de asesora y relacin de comisiones.

DISEO

SECTOR PBLICO: a partir de propuestas, procedimientos, responsables.SECTOR PRIVADO: a partir de propuestas, procedimientos, responsables, Soporte decisional.

Autorizacin para realizar el estudio Integracin del equipo de trabajoDeterminacin del programa de trabajoCaptacin de informacinClasificacin y registro de la informacinDiseo del organigrama

DIFUSINMECANISMOS DE INFORMACIONESTRUCTURA

Acervo documentalA travs de medios electromagnticosInteraccinLas modificaciones a la estructura organizacional deben implementarse con la participacin de las unidades administrativas afectadas, por lo cual es conveniente llevar a cabo conferencias, seminarios, foros de decisin, entre otros, para motivar y capacitar al personal que colaborar en su desarrolloESTRUCTURAS DE LNEAS DE NEGOCIO Unidades en un solo nivel, desconcentradas, descentralizadas, desconcentradas y descentralizadas, globales, Unidad/equipo, Bisagra, Pirmide invertida, reloj de arena, federal, matricial, proceso, Funcin/proceso, (UEN), estratgica.ESTRUCTURAS DE PROYECTO equipo, Mdulo/equipo, Mdulo entrelazado, Estructura espagueti, Estudio de Hollywood, hormiguero, panal de abejas, Trbol, Hipertexto, Hipertrbol, dona invertida, mesa redonda.Estructuras en redEstructuras abiertasEstructuras virtualesEstructuras mvilesEstructura modularEstructura informal

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopcin de tecnologa de la informacin para atender adecuadamente todos estos aspectos, y ms. Estas circunstancias obligan a usar.MANUALES ADMINISTRATIVOS

Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeo por encima del estndar regular.Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica tanto la informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas.

CLASIFICACIN1. Por su naturaleza. 2. Por su mbito. 3. Por su contenido. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACINPrecisin, sencillez, Uniformidad, presentacin y vigencia

MANUAL DE ORGANIZACION

INDICE O CONTENIDO Logotipo de la organizacin. Nombre de la organizacin.

Denominacin y extensin del manual (general o especfico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de sta.

Lugar y fecha de elaboracin.

Nmero de pginas.

Sustitucin de pginas (actualizacin de informacin).

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.

Clave de la forma

Prlogo, introduccin o ambosINDENTIFICACION

El prlogo normalmente es la presentacin que hace del manual alguna autoridad de la organizacin. La introduccin es una breve explicacin del contenido del documento, como su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente.Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

ANTECEDENTES HISTORICOS

Descripcin de la gnesis de la organizacin o del rea descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados.

Contiene una lista de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. LESGISLACION O BASE LEGAL

DIRECTORIO

ESTRUCTURA RGANICAATRIBUCIONES

Documento en donde constan los nombres, puestos, nmeros telefnicos y correo electrnico de las personas comprendidas en el manual.Transcripcin textual y completa del artculo, clusula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que fundamentan su quehacer.

Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin en funcin de sus relaciones de jerarqua. Esta descripcin de la estructura orgnica debe corresponder a la representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico de adscripcin.

ORGANIGRAMA

Es la representacin grfica de la estructura orgnica de una organizacin o bien de alguna de sus reas, la cual muestra qu unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.FUNCIONES

Es la especificacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organizacin.

Descripcin de puestosMISION

Este enunciado sirve a la organizacin como gua o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.Es recomendable que el texto de la misin mencione la razn de ser de la organizacin en trminos de propsitos especficos, resultados esperados y compromisos por cumplir. Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etctera). Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y asesora. Funciones generales y especficas. Responsabilidades o deberes. Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos dentro de la organizacin, as como las que deba establecer externamente. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad.

MANUAL DE PRECEDIMIENTOS

INDICE O CONTENIDO Logotipo de la organizacin.

Nombre de la organizacin.

Denominacin y extensin del manual (general o especfico). Si corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de sta.

Lugar y fecha de elaboracin.

Numeracin de pginas.

Sustitucin de pginas (actualizacin de informacin).

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.

Clave del formulario

PRLOGO, INTRODUCCIN O AMBOSIDENTIFICACION

El prlogo es la presentacin que hace del manual alguna autoridad de la organizacin, preferentemente del ms alto nivel jerrquico. La introduccin es una exposicin de lo que es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente.Es la relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

OBJETIVO

Explicar el propsito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el nmero de operacin, el nombre de las reas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripcin, explicar en qu consiste, cmo, dnde y con qu se llevan a cabo.

PROCEDIMIENTO (DESCRIPCIN DE LAS OPERACIONES)

RESPONSABLESOTRAS CARACTERISTICAS

AREAS DE APLICACIONrea, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparacin, aplicacin o ambas cosas del procedimiento.

POLITICAS CONCEPTO DIAGRAMAS DE FLUJO FORMULARIOS INSTRUCTIVOS GLOSARIO DE TERMINOS

Esfera de accin que cubre el procedimiento.

MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD

Logotipo de la organizacin.

Nombre de la organizacin.

Nombre del manual.

Cdigo que lo identifica (siglas que identifican al documento y al rea que lo elabora).

Nivel o nmero de revisin.

Pgina.

Edicin (fecha de la revisin).

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.

INTRODUCCININDICE O CONTENIDOIDENTIFICACION

Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento, que debe incluir la seccin o captulo, la referencia o rengln especfico del contenido y la pgina correspondiente.

Presentacin de la situacin, compromisos y lineamientos para la implementacin del sistema de gestin de la calidad basado en las normas ISO 9000: 2000 Sistemas de gestin de calidad, el cual puede enfocarse en cualquiera de las normas de la familia ISO, de acuerdo con el contexto de aplicacin.

ALCANCE

rea de influencia establecida para la aplicacin del sistema de gestin de la calidad. De acuerdo con el giro y necesidades de la organizacin, la cobertura variar debido a las exclusiones que se realicen.

Declaracin que establece el compromiso de lograr la satisfaccin de clientes y una buena relacin con proveedores, a travs del mejoramiento continuo de precios, calidad, servicio, comunicacin e innovacin tecnolgica.

POLTICA DE CALIDAD

ESTRUCTURA ORGANIZACIONALMATRIZ DE RESPONSABILIDADESOTRAS CARACTERISTICAS

Organigrama de la organizacin.Enunciados que formula cada unidad administrativa de la organizacin, por lo general a nivel direccin y gerencia, en los que se establece en forma general la responsabilidad que asumen en relacin con el sistema de gestin de la calidad. INTERACCION DE PROCESOS REPRESENTACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REQUISITOS GENERALES RECURSOS HUMANOS PROCESOS OPERATIVOS