ORGANIGRAMAS Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS Concepto de Organigrama:El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin. A continuacin mencionamos otras definiciones: Para Terri: Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Melinkoff: Seala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condicin de reflejar hasta donde sea posible la organizacin con sus verdaderas implicaciones y relaciones, adems de sus estratos jerrquicos. Cuando las lneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles jerrquicos superiores a los inferiores. Cuando se desplazan en sentido horizontal sealan que existe especializacin y correlacin. Cuando las lneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican "mando sobre" Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indica una relacin de apoyo (la cual est colocada al lado de la unidad principal) Las lneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinacin entre las diversas unidades administrativas de la organizacin. Las lneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican continuidad de la organizacin, esto quiere decir que existen ms unidades semejantes que no estn expresadas dentro de la estructura. Para representar alguna relacin muy especial o especfica se utiliza la lnea quebrada o con zigzagueos. Benjamn Franklin: Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen. Guillermo Gmez Ceja: Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que desarrollan. Kast, Freemont y James E. Rosenzweig: Una manera caracterstica de describir la estructura es por medio del organigrama impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicacin formales de la organizacin. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No es una representacin exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra slo algunas relaciones aun en el nivel de la organizacin formal, y ninguna en la organizacin informal. Koontz, Harold: Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma grfica puesto que un diagrama simplemente seala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad. Munch Galindo y Garca Martnez: Los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Reyes Ponce, Agustn: Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos tambin como Cartas o Grficas de Organizacin. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva." Otro autor expone su concepto de esta forma: "El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la estructura de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente." Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y nicamente se diferencian en su forma y en su especificacin. Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma." Segn el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Las unidades de categora especial. El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros. Objeto del OrganigramaEl organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicacin. Finalidad del OrganigramaUn organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: - Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin. - Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran una dependencia o entidad. - Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. - Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control. - Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. - Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. - Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: - Los cargos existentes en la compaa. - Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. - Como la autoridad se le asigna a los mismos. Funciones: Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. Ventajas de los OrganigramasEl uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959) Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin (Leener op. Cit) Muestra quin depende de quin (Leener op. cit) Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles (Leener op. cit) Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa (Leener op. cit) Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen (Melinkoff, 1990) Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin (Melinkoff op. cit) Desventajas de los organigramas: No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. Limitaciones de los Organigramas: Si bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organizacin lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen, el intentar la representacin grfica de dichas relaciones, dinmicas y subjetivas, forzara a que los organigramas se tornaran complejos, de aqu que una de las limitaciones de stos es que expresan nicamente las relaciones formales entre los rganos que integran las dependencias o entidades. Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicacin que existen entre los diversos rganos que componen la dependencia. Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presentar informacin incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente sealar que, si lo que se requiere realizar es un anlisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de informacin en instrumentos complementarios. Contenido: Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha de formulacin. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.). Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales) Requisitos: Precisin. En los organigramas, los rganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. Vigencia. Es importante que reflejen la situacin presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualizacin, as como tambin el nombre de la unidad responsable de su elaboracin.

Uniformidad. Para facilitar la interpretacin de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las lneas y figuras utilizadas en el diseo. Criterios fundamentales para la preparacin de los Organigramas Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un nmero muy grande de elementos de organizacin... Los colores, lneas gruesas, etc., los hace confusos. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos: 1. Ttulos de descripcin condensada de las actividades. 2. Nombre del funcionario que formul las cartas. 3. Fecha de formulacin. 4. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) 5. Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales). Los organigramas u organogramas sern departamentales; se usar el formato vertical en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparn por secciones, que sern las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicar con su rectngulo, que llevar adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarn por medio de dos lneas horizontales paralelas, que llevarn en medio el nombre de la oficina o seccin. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institucin seguido del nombre del departamento y el ttulo: organograma; as como en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin. Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organograma se deben considerar: los datos que deben recogerse, las fuentes de informacin, los mtodos de recogerlos. Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el rea de la institucin que vaya a representarse para recoger slo la informacin que a ambas cosas se ajuste. Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente informacin: Informacin sobre unidades A. El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la institucin. sta ser una cifra de control. B. Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel. C. Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que comprenden cada puesto. Informacin sobre relaciones Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tiene cada uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa. Informacin sobre funciones o labores Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere informacin sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organograma. Organizacin futura o actual? La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos situaciones: Planeacin de una organizacin nueva. Representacin de una organizacin existente. Planeacin de la organizacin En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las nicas fuentes de informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados. Fuentes de informacin En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser: A. Los archivos de la institucin, B. Los empleados y funcionarios, C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo. Mtodos de recoleccin de datos 1. Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). 2. Cuestionarios escritos. 3. Entrevistas con jefes y empleados. 4. Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora) NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro. Registro de datos Los datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su anlisis, y su tabulacin en su caso. Anlisis de datos La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama.

Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama 1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica. Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin. Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

2. Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales. 3. Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma. 4. Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. 5. Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura. 6. Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo numero.

Clasificacin de los Organigramas: Los organigramas ce pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su presentacin. 1 Por su naturaleza Microadministrativos Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman. Macroadministrativos Involucran a ms de una organizacin. Mesoadministrativos Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector. 2 Por su mbito Generales Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra. Especficos Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa.

3 Por su contenido Integrales Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia. Funcionales Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente grfico:

De puestos, plazas y unidades Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. 4 Por su presentacin Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin. Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente. Mixtos La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

De Bloque Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico. Proceso para la elaboracin de los Organigramas: Se conocen cinco pasos bsicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboracin de los organigramas: - Autorizacin y apoyo de los niveles superiores. - Acopio de la informacin. - Clasificacin y registro de la informacin. - Anlisis de la informacin. - Diseo del organigrama. 1 Autorizacin y Apoyo de los Niveles Superiores. La unidad encargada de elaborar los organigramas, podr intervenir por propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores; sin embargo, la autorizacin que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La autorizacin traduce tambin el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la informacin bsica para el diseo del organigrama. Por otra parte, es importante sealar que cuando los titulares de las dependencias y/o entidades, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una propuesta de cambio en su estructura orgnica, derivada esta de exigencias sociales y a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se har necesario adecuar o ajustarse a la Ley Orgnica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento de la dependencia en cuestin. Para esto habr que apegarse a lo estipulado en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, en lo concerniente a las atribuciones y obligaciones que dicha ley le confiere a la Secretara de la Contralora General del Estado. 2 Recopilacin de la Informacin: Deber especificarse la informacin bsica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes. Informacin Bsica: Los datos que se han de reunir estn en funcin directa de las reas que se desea representar, as como del contenido especfico del organigrama. Determinando lo anterior, se realizar el acopio de la informacin correspondiente a: - Los rganos que integran dicha (s) rea (s). - El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica. - Las relaciones que guardan entre ellos. - La naturaleza de estas relaciones. - Las funciones que realizan y, en su caso, - Los puestos y el nmero de plazas que los integran. Fuentes de Informacin: Para elaborar el organigrama de una dependencia o entidad, se tendrn como principales fuentes: Los archivos y centros de documentacin, que concentren la informacin requerida (leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc.) Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio. Mtodos de Recoleccin: A continuacin se sealan los principales mtodos para reunir la informacin bsica ya descrita: Investigacin Documental: La investigacin proveniente de este mtodo, es producto de la consulta bibliogrfica y en el caso particular que nos ocupa, las principales fuentes de consulta pueden ser las leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la Dependencia o Entidad, el Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual, que establece el compromiso de metas y programas a cumplir, as como los manuales administrativos que hacen referencia a las funciones y procedimientos a desarrollar por el objeto de estudio, etc. Investigacin de Campo: Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad sujeta a investigacin, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos entrevistas que permitan obtener la informacin requerida. La investigacin de campo, permite tambin verificar la informacin documental o complementaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades. 3 Clasificacin y Registro de la Informacin: Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selecciona la informacin recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observacin adecuadamente presentada y concentrada para lo cual debern elaborarse formatos que permitan su manejo gil y claro. 4 Anlisis de la Informacin: La informacin que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deber someterse a un anlisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma. Antes de dar una interpretacin personal aclaratoria, deber buscarse la confirmacin de los datos que as lo requieran, por parte de los responsables de las reas sometidas a estudio. Una vez que la informacin haya sido analizada, interpretada y confirmada, se proceder al diseo del organigrama. 5 Diseo del Organigrama: Los elementos grficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgnica, as como las relaciones existentes entre ellos, son: - Figuras para representar los rganos. - Lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos. - El elemento grfico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de conexin, ya que representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza de stas. En el siguiente apartado, se sealan algunas de las principales reglas para el diseo de los organigramas, debindose tener siempre encuentra que no existen normas rgidas, puesto que el propsito, el contenido y el mbito de cada organigrama, influyen de manera significativa en la representacin grfica. Diseo de Organigramas 1 Figuras usadas en los organigramas Las unidades administrativas se representan por rectngulos y las relaciones por lneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto nmero de rectngulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que estn colocados y conectados por lneas, las cules indican la cadena de mando (la jerarqua de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relacin que los liga. Los organigramas funcionales incluyen, adems, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades. Las etiquetas o descripciones de los rectngulos indican las diferentes funciones o reas de responsabilidad. La grfica indica el criterio con que se han dividido las actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupacin de los segmentos de trabajo). La grfica indica no slo a los gerentes y subordinados individuales, sino tambin toda la jerarqua gerencial. Todos los empleados que estn bajo las rdenes de un mismo individuo se encuentran en un idntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan. Representacin de las unidades Para representacin de las unidades conviene usar siempre rectngulos. No es recomendable el uso de crculos, rombos, elipses u otras figuras geomtricas que hacen ms difcil la comprensin del organigrama. No es necesario hacer unos rectngulos ms grandes que otros para destacar la importancia de alguna unidad. sta se la da su colocacin en el organigrama y su relacin con las dems unidades. En el diagrama, adems de anotar el nombre del rgano dentro del rectngulo que lo represente, conviene que est identificado con un nmero. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectngulo, se abreviar y se escribir completo al pie del diagrama. En los organigramas complementarios y analticos, en que se representan todos los puestos, conviene anotar en el ngulo inferior derecho interno del rectngulo, el nmero de plazas que integra el puesto. Forma Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, as como utilizar rectngulos para representar las unidades. Dimensin Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes. Colocacin de las figuras La ubicacin de las figuras en el grfico debe apegarse a las siguientes consideraciones: En diferente nivel jerrquico La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su naturaleza, funciones, sector, mbito, contenido y presentacin. Sector Pblico. Por lo general, en la administracin central estos niveles son: Primer nivel Secretario Segundo nivel Subsecretario Tercer nivel Oficial mayor Cuarto nivel Direccin general Quinto nivel Direccin de rea Sexto nivel Subdireccin de rea Sptimo nivel Departamento Octavo nivel Oficina Noveno nivel Seccin Dcimo nivel Mesa En la administracin paraestatal: Primer nivel Asamblea general Segundo nivel Consejo de administracin Tercer nivel Direccin general o su equivalente Cuarto nivel Direccin divisional o su equivalente o gerencia Quinto nivel Direccin de rea, subdireccin o subgerencia Sexto nivel DepartamentoSptimo nivel Oficina Octavo nivel Seccin Noveno nivel Mesa Sector privado. Los niveles de uso generalizados en este sector son: Primer nivel Asamblea de accionistas Segundo nivel Consejo de administracin Tercer nivel Direccin general Cuarto nivel Subdireccin o gerencia general Quinto nivel Direccin o gerencia divisional Sexto nivel Departamento Sptimo nivel Oficina o rea operativa En el mismo nivel jerrquico Numeracin empleada en la estructura orgnica. Se deben presentar primero las unidades sustantivas u operativas, y a continuacin las adjetivas o de apoyo. Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que se les asignan las funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin, en tanto que a las unidades adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y/o de carcter tcnico para soportar a las sustantivas. Participacin o secuencia de actividades Cuando la distribucin de unidades administrativas se hace conforme al procedimiento general de trabajo de la organizacin o en relacin con los procedimientos establecidos para atender en forma particular todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las prioridades establecidas. Segn la cobertura de funciones Cuando para el acomodo en el grfico se considera, adicionalmente a los criterios citados, la posible sustitucin de rganos o funciones. 2 Lneas de conexin Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgnica, las cules se representan por medio de lneas. Relacin principal de autoridad (relacin lineal) Es aquella en que la transmisin de la autoridad y responsabilidad correlativas a travs de una sola lnea, establece una relacin de subordinacin entre las diversas unidades que aparecen en el grfico de la organizacin. Recomendaciones: Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que utiliza para trazar estas ltimas. Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical. Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l por una sola lnea. Evitar todos los trazos y tramos injustificados. Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama. La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica marcando ms las lneas.

Representacin de la relacin autoridad lineal Relacin de autoridad funcional Es aquella que representa la relacin de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al mtodo especfico de ejecucin de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un rgano especializado en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lneas. La autoridad funcional deber presentarse por medio de lneas cortas de trazo discontinuo. Representacin de la relacin de autoridad funcional Relacin de asesora Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a unidades de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitrselas como rdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un rgano superior, para que ste, a su vez, la gire con carcter de orden o mandato. Existen dos tipos de esta clase de relacin: Representacin de la relacin de asesora Relacin de asesora interna

Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los rganos de lnea. Estas unidades asesoras estn conformadas con recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos de la organizacin. Su ubicacin en el organigrama se suele representar por medio de lneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad a la cual se adscriben. Relacin de asesora externa Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma independiente de sta. Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la cual dependen jerrquicamente. Debe anotarse que en ambos casos, independientemente de su dependencia directa, cuentan a su vez con la autoridad tcnica derivada de su funcin, por lo que pueden apoyar a otras unidades con diferente adscripcin. Relacin de coordinacin Este tipo de relacin tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas reas de la organizacin. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerrquico, o bien entre el rgano central y las unidades tcnico-administrativas desconcentradas. La relacin de colaboracin deber representarse por medio de lneas largas de trazo discontinuo. Representacin de la relacin de coordinacin Relacin con rganos desconcentrados Los rganos desconcentrados se colocan en el ltimo nivel del organigrama. Entre stos y el resto de la organizacin debe trazarse una lnea de eje para establecer su distincin. Para ampliar el contenido de los rganos desconcentrados y sus relaciones con el resto de la organizacin se puede incluir el tipo de organizacin de los rganos desconcentrados, no slo indicar su existencia.

Representacin de las relaciones con los rganos desconcentrados Relacin con comisiones Intersecretariales Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones oficiales. Cuando forman parte del grfico de la organizacin, se les ubica adscritos al titular en un rectngulo de trazo discontinuo ligado perpendicularmente a la lnea de mando por una lnea de coordinacin. Comisiones internas Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia jerrquica directa del rgano rector de sus actividades, y su presentacin se hace mediante un rectngulo y lnea de trazo discontinuo. Relacin de subordinacin Se representa en los organigramas verticales, mediante una lnea que sale de la parte inferior del rectngulo del rgano o de los rganos inferiores. Relacin de representacin personal La relacin entre jefe y ayudante se representa en los organigramas verticales mediante una lnea horizontal que parte del lado del rectngulo del jefe a un lado del rectngulo del ayudante. Esta relacin slo aparece en los organigramas complementarios y analticos. En los organigramas generales o esquemticos, los ayudantes se incluyen en el rectngulo del jefe. La relacin entre ayudante y subordinado que slo aparece en los organigramas analticos, se representa mediante lneas oblicuas de puntos que unen la parte inferior del rectngulo del ayudante a la parte superior de los rectngulos de los subordinados, si el organigrama es vertical. Relacin de mando especializado Si el organigrama es vertical, esta relacin se representa mediante una lnea oblicua de puntos que une la parte inferior del rectngulo del rgano especialista con la parte superior de los rectngulos de los subordinados. Slo se representa en los organigramas analticos.Relacin de revisin Su representacin en el organigrama depender de las facultades de que gocen los rganos de revisin ya que stos pueden actuar como rganos asesores, como ayudantes o como rganos de mando especializado. Su colocacin ser en el lugar que les corresponda segn el jefe inmediato de quien dependan. Relacin de servicio Esta relacin entre el rgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una relacin especial que no se representa en el organigrama. S se representa la relacin lineal entre el rgano que presta el servicio y el jefe de lnea del cual depende. 3 Otra Tcnica Existe una tcnica norteamericana que recomienda 4 tamaos de rectngulos y las siguientes reglas para su uso: 1 sese para el rgano ejecutivo que pretenda destacarse. 2 sese para los rganos subordinados que tengan a su cargo funciones principales. 3 sese para rganos superiores del rgano destacado. 4 sese para rganos "staff" ____________ Delgada Para todos los rectngulos, excepto el 1 ____________ Media Para el rectngulo que quiera destacarse ____________ Gruesa Para relaciones de subordinacin o "staff" --------------------- Punteada Para indicar otras relaciones Una variante de esta tcnica, consiste en utilizar una hoja en la que ya aparecen impresos los rectngulos. El diseador simplemente conecta los rectngulos que sean necesarios con las lneas que representen la clase de relacin que haya entre dos rganos y los datos adicionales.

Procedimiento para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas Los pasos bsicos para la preparacin de organigramas son: 1 Autorizacin para realizar el estudio El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores. Esta autorizacin debe emanar de los niveles de decisin, toda vez que se traducir en el apoyo con que debe contar quien realice el acopio de la informacin para el diseo del organigramas. 2 Integracin del equipo de trabajo La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por lo que es procedente efectuar una seleccin del equipo que se asignar para este efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy especficos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo acabo. 3 Determinacin del programa de trabajo Es necesario que la planeacin de actividades para la composicin de organigramas se plasme en un documento rector que sirva como marco de actuacin, para lo cual puede emplearse una grfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una exposicin de motivos (naturaleza, propsito, acciones, etctera) en forma adicional. 4 Capacitacin de informacin Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las funciones que se estudian, con los lderes tcnicos de las reas, con el personal operativo, as como con los usuarios de los servicios y/o reas que interactan con el rea de cambio. Tambin se puede acudir a los archivos y centros de documentacin, en donde , a travs de la investigacin documental se puede recopilar informacin normativa y administrativa relativa a la constitucin, rganos, niveles, relaciones y funciones de la organizacin. La informacin que debe reunirse con este propsito debe referirse a: Los rganos que integran dichas reas. El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica. Las relaciones que guardan entre ellos. La naturaleza de estas relaciones. Las funciones que realizan y, en su caso Los puestos y el nmero de plazas que lo integran. 5 Clasificacin y registro de la informacin El trabajo de clasificacin y registro debe concentrarse en formatos que permitan su manejo gil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas en calidad de

documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede contemplar la utilizacin de equipos de cmputo, especficamente paquetera desarrollada para diseo grfico y/o presentaciones, hojas de clculo o procesadores de texto con la opcin de manejo grfico. .6 Anlisis de informacin Es necesario realizar un examen crtico de los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones. 7 Diseo del organigrama Integracin del documento con la(s) alternativa(s) especfica(s). Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector pblico 1 Origen Por lo general, en este mbito, los cambios de estructura orgnica se derivan de una propuesta que puede partir de: El presidente de la repblica. El titular de la institucin. Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de dictar lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o de actividad). Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinacin de las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad). La autoridad administrativa de la institucin. Un rea especfica de trabajo. 2 Mecnica El procedimiento para modificar estructuras de organizacin en esta instancia es muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurdica se apega a las siguientes faces: Determinacin del cambio especfico a realizar. Justificacin tcnica. Fundamentacin legal. Presentacin de la propuesta de cambio. Anlisis interno y/o ajuste. Integracin del documento final. Autorizacin del titular de la institucin. Envo de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crdito Pblico. En caso de aprobarse, se autoriza la modificacin de la estructura. La validacin de la propuesta se remite a la institucin para su implantacin. 3 Responsables Titular de la institucin

Gira instrucciones para que se efecten las modificaciones a la estructura, y una vez realizadas las autoriza. Funcionario designado Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos. Responsable del rea administrativa Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuracin de unidades administrativas y puestos. Responsables del rea jurdica Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurdicas que inciden el funcionamiento de la institucin. Responsable del rea afectada La reestructuracin de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de mejoramiento administrativo, sta puede brindar soporte tcnico al resto de los encargados de los cambios estructurales. 4 Fuentes de cambio Por lo general, los procesos de reestructuracin en el sector pblico obedecen a directrices dictadas por el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de Estado o de los responsables de las entidades para estatales, con base a aspectos tales como: Fusin, cancelacin o liquidacin de instituciones. Cambio de adscripcin sectorial. Creacin de instituciones. Reagrupacin o redireccionamiento de funciones. Cambio en las polticas de gobierno. Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector privado 1 Origen La mayora de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones ms o menos peridicas de su estructura y mtodos de trabajo, las que traen como consecuencia modificaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en la distribucin de cargas de trabajo hasta la preparacin de una nueva estructura administrativa. 2 Mecnica Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su instrumentacin. Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en: Bsicos stos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mnima medida, que pueden producir cambios en el organigrama no ms all de nivel departamental o de oficina. Slo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la referencia funcional y de la estructura orgnica que se afecta, as como las ventajas que el cambio reportar a la organizacin.De alcance medio Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la organizacin hasta el nivel gerencial. En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas. Globales Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la estructura de una organizacin, las cuales varan de acuerdo con los recursos tcnicos y econmicos que se destinen a este fin. La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud conlleva la ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento especfico para la elaboracin de organigramas, tambin debe considerar la integracin de variables metodolgicas de mayor alcance. 3 Responsables De cambios bsicos Personal del rea que hace la propuesta. De alcance medio Personal del rea afectada, personal de otras reas relacionadas con ella y personal tcnico interno especializado en la materia. Globales Personal de todas las reas de organizacin, apoyados en un cuerpo tcnico y de decisin altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores externos. 4 Poltica general Cambio del objeto de la institucin. Integracin de nuevos socios. Aumento del capital. Reestructuracin de funciones con motivo de la creacin, desaparicin o readscripcin de unidades administrativas. Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales. Factores ambientales. Mecanismos de informacin Los mecanismos de informacin son los instrumentos de apoyo que se establecen para fortalecer el flujo de informacin hacia las tareas y funcionarios responsables del proceso de toma de decisiones de anlisis de estructuras. 1 Acervo documental Organigramas que forma parte de un archivo escrito, los cuales estn firmados por los responsables de su elaboracin y autorizacin, que constituyen los documentos fuente de consulta. .2 A travs de medios electromagnticos

Organigramas cuyo resguardo se efecta en: Discos duros Discos pticos Discos flexibles Cintas 3 Interaccin Es el proceso por medio del cual se accesa a informacin tcnica disponible, en funcin de la forma en que se salvaguardo en dispositivos para su recuperacin, consulta y/o actualizacin, el cual se ejecuta desde: Directorios, subdirectorios y archivos Bases de datos Mdulos de informacin codificados Programas especficos Revisin y Actualizacin La revisin de los organigramas habr de realizarse de manera continua y en funcin de los cambios que sufra la dependencia o entidad en su estructura orgnica. El titular de cada rgano ser responsable de sealar los cambios correspondientes a su rea, reportndolos al rea administrativa, o personas de la misma dependencia, encargadas de actualizar los organigramas especficos y generales. Difusin La implantacin de reformas o modificaciones a la estructura orgnica debe realizarse con la participacin de las unidades administrativas involucradas, por lo que es conveniente la celebracin de conferencias, seminarios, foros de decisin, entre otros, para motivar y capacitar al personal que colaborar en su desarrollo. Asimismo, uno de los medios ms efectivos que permite crear un clima de confianza y colaboracin para el cambio lo constituyen las reuniones de sensibilizacin, a travs de las cuales se comunica al personal los objetivos que se pretenden alcanzar y los beneficios que se pueden obtener. La transmisin de cambios debe llevarse a cabo tambin por medio de boletines, tableros de comunicacin y folletos informativos, lo cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta toda la institucin. Glosario de Trminos: Organizacin: Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo administrativo y la relacin que guardan estas unidades entre s, as como la forma en que estn repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades. Por eso se dice que el organigrama es el retrato o la representacin grfica de la organizacin. Por lo tanto, la organizacin supone: A).- Una estructura, y B).-Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los rganos. Estructura Orgnica: Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especifica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que debe existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. Unidad Administrativa: Es un rgano impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o parte de ellas, en determinado nivel jerrquico. Puesto: Un puesto es una unidad de trabajo especifica e impersonal constituida por un conjunto de operaciones que deben realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. (son puestos el de secretario, director, jefe de departamento, secretaria, jefe de rea, etc.) Plaza: Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo, asignadas de manera permanente a un empleado en particular, en determinada adscripcin. (puede existir por ejemplo, 10 plazas del puesto de jefe de oficina, 5 plazas del puesto de jefe de departamento, 3 plazas del puesto de director, etc.). Nivel Jerrquico: Un nivel jerrquico comprende todos los rganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de funcin que tengan encomendada. Por ejemplo, ( el nivel de Secretario comprende a todos los secretarios, el nivel de Subsecretario comprende a todos los subsecretarios, y as sucesivamente ). Autoridad de Lnea: Se genera en la realizacin de subordinacin, que existe entre jefes y subalternos directos. Autoridad Funcional: Se genera en la relacin de mando especializado que es la que existe entre un rgano especializado y en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea. Relacin de Asesora: Es conocida tambin como de Staff y existe entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los rganos de lnea, sus opiniones no requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de lnea a quien aconsejan. rgano Desconcentrado: Este tipo de rgano posee facultad de decisin, pero sigue sujeto a la planeacin y control que de sus actividades realice el rgano superior. Entre sus caractersticas principales tenemos: - Creados por una ley o reglamento. - Dependen siempre del ejecutivo, de una secretaria o direccin - Su competencia deriva de las facultades del rgano superior. - Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque tambin puede tener presupuesto propio. - Las decisiones ms importantes requieren de la aprobacin del rgano del cual dependen. - No pueden tratarse de un rgano superior, siempre dependen de otro. rgano Descentralizado: Es creado invariablemente por un acto legislativo. - Tienen rgimen jurdico propio. - Tienen personalidad jurdica propia, que les otorga ese acto legislativo. - Tienen rganos de direccin, administracin y representacin. - Cuentan con una estructura administrativa interna. - Cuentan con patrimonio propio. - Objeto propio. - Rgimen fiscal.