Organizacija logisti čkih aktivnosti u nabavi poduze a ...eknjiznica.unipu.hr/2120/1/2013_18.pdf · Organizacija logisti ... proizvodnje, dok kod uslužnih poduze ća nema ni logistike

Sveuilite Jurja Dobrile u Puli

Odjel za ekonomiju i turizam

"Dr. Mijo Mirkovi"

Patrik Boac

Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi poduzea ''Duran d.d. Pula''

Diplomski rad

Pula, 2013.

Sveuilite Jurja Dobrile u Puli

Odjel za ekonomiju i turizam

"Dr. Mijo Mirkovi"

Patrik Boac

Matini broj : 20464, redovni student

Smjer: Marketing, VII stupanj

Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi poduzea ''Duran d.d. Pula''

Diplomski rad

Predmet: Ekonomska logistika

Mentor: Prof.dr.sc. Danijela Kriman Pavlovi

Pula, veljaa 2013.

SADRAJ

1.Uvod ........................................................................................................................................ 1

2. Teorijske odrednice logistike ............................................................................................... 3

2.1. Pojam logistike ............................................................................................................... 3

2.2. Logistiki sustavi ............................................................................................................. 4

2.4.1. Logistika i marketing ................................................................................................ 5

2.4.2. Logistika i proizvodnja ............................................................................................. 5

2.4.3. Logistika i nabava ..................................................................................................... 6

3. Poslovna funkcija nabave .................................................................................................... 9

3.1. Ciljevi nabave ................................................................................................................ 10

3.2. Svrha nabave .................................................................................................................. 12

3.3. Politika nabave .............................................................................................................. 14

3.3.1. Instrumenti politike nabave ..................................................................................... 14

3.3.1.1. Politika koliina ................................................................................................... 15

3.3.1.1.1. Politika zaliha .................................................................................................... 16

3.3.1.2. Politika kakvoe ................................................................................................... 18

3.3.1.2.1. Standardizacija kao sredstvo politike kakvoe ................................................. 19

3.3.1.2.2. Norme kakvoe serije ISO 9000 primjena u nabavi ...................................... 20

3.4. Elementi procesa nabavljanja ........................................................................................ 22

3.4.1. Zahtjev za nabavu ................................................................................................... 24

3.4.2. Upit ......................................................................................................................... 25

3.4.3. Ponuda ..................................................................................................................... 27

3.6.4. Ugovor o nabavi ...................................................................................................... 30

3.6.5. Narudba ................................................................................................................. 31

4. Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi ................................................................... 33

4.1. Organizacijska struktura ................................................................................................ 34

4.2. Organizacija poslovanja ................................................................................................ 35

4.3. Formalna i neformalna organizacija .............................................................................. 36

4.4. Oblici organizacijske strukture nabave .......................................................................... 37

4.4.1. Centralizacija i decentralizacija nabave ................................................................. 38

4.4.2. Mjesto nabave u organizacijskoj strukturi poduzea ............................................. 41

5. Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi poduzea ''Duran d.d. Pula'' .................. 49

5.1. Povijesni razvoj poduzea ............................................................................................. 49

5.2. Djelatnost i proizvodi poduzea .................................................................................... 50

5.3. Financijski podaci za 2010. i 2011. godinu ................................................................... 53

5.4. Ciljevi, strategija, misija i vizija poduzea .................................................................... 54

5.5. Organizacijska struktura poduzea ................................................................................ 56

5.6. Organizacija logistike nabave u poduzeu ''Duran d.d. Pula'' ....................................... 60

6. Zakljuak ............................................................................................................................ 68

Literatura ................................................................................................................................ 70

Popis slika, tablica, grafikona, priloga ................................................................................. 71

1

1.Uvod

Tema ovog diplomskog rada je ''Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi poduzea Duran

d.d. Pula''. Jedan od glavnih razloga odabira ove teme je osobne naravi, s obzirom da sam

imao prilike u kratkom razdoblju raditi u Odjelu nabave promatranog poduzea.

Prilikom izrade diplomskog rada koritena je znanstvena i struna literatura, tj. podaci

razliitih autora koji su nastojali prikazati utjecaj logistike na organizaciju poslovne funkcije

nabave. Pored toga u izradi rada koriteni su podaci iz internih izvora poduzea ''Duran d.d.

Pula''. Kao prikladne metode koritene su sljedee znanstvene metode: indukativna i

deduktivna metoda, metode analize i sinteze, komparativna metoda, povijesna metoda,

matematika metoda i statistika metoda.

Logistika se nalazi u gotovo svim segmentima poslovanja, a logistika nabave je dio

mikrologistike koja se bavi koordinacijom svih kretanja i stanja materijala i robe od trita

nabave (dobavljaa) do proizvodnje, odnosno prodaje. Sam proces nabavljanja moe biti

prilino jednostavan, kao npr. nabava sitnih predmeta i inventara za rad koje djelatnik moe

kupiti u najblioj prodavaonici, no u veini sluajeva taj je proces puno sloeniji, skuplji i

znaajniji za poslovanje poduzea to e biti i prikazano u radu.

Rad se sastoji od osam dijelova, pri emu je ua tematika rada obraena od drugog do petog

poglavlja.

U drugom poglavlju diplomskog rada objanjava se pojam i daje definicija logistike,

logistikog sustava te opisuje odnos logistike i drugih funkcija u poslovanju.

Tree poglavlje odnosi se na poslovnu funkciju nabave, njenu svrhu, ciljeve i poslovnu

politiku. Obuhvaeni su i elementi procesa nabavljanja, od zahtjeva za nabavu do narudbe.

U etvrtom dijelu diplomskog rada prikazuje se organizacija logistikih aktivnosti u nabavi:

organizacijska struktura, centralizacija i decentralizacija nabave, formalna i neformalna

organizacija te mjesto logistike nabave u organizacijskoj strukturi poduzea.

2

U petom poglavlju opisuje se poduzee ''Duran d.d. Pula'', njegova povijest, razvoj, djelatnost,

organizacijska struktura, financijski podaci, proizvodi, organizacija logistike nabave te se

prikazuje proces nabavljanja s prateim dokumentima.

U zakljuku se navode stajalita autora ovog diplomskog rada o organizaciji logistikih

aktivnosti u nabavi i o procesu nabavljanja u promatranom poduzeu.

3

2. Teorijske odrednice logistike 2.1. Pojam logistike

Pretpostavlja se da rije logistika dolazi od korijena grkih rijei ''lego'' i logik'' koje znae

''zamisliv'' odnosno ''proraunat, logiki mislei''. Meutim, porijeklo izraza je mogue traiti

i u financijskoj rijei ''loger'', koje oznaava kratkotrajno zbrinjavanje gosta ili vojnika i

njegovo smjetanje u stambenu prostoriju. Logistika je kao pojam u povijesti imala uporite u

razliitim sferama drutvenog ivota. U poetku se pojam koristio u vojnoj terminologiji.

Kako je logistika poela imati sve vei znaaj u gospodarskim prilikama krajem 20. stoljea,

mnogi su autori pokuavali objasniti njezino znaenje, tako da su se razvile mnoge njezine

definicije.

Postojali su razliiti pojmovi koji su logistiku objanjavali kao nabava, kupnja, upravljanje

materijalima i slino. Iz njih je tako proizala opa definicija logistike, kao i definicija

poslovne logistike: ''Pod logistikom se podrazumjeva ukupnost aktivnosti u postavljanju,

osiguranju i poboljanju raspoloivosti svih osoba i sredstava, koje su pretpostavka, pratea

pomo ili osiguranje za tokove unutar jednog sustava.'' 1

Definicija poslovne logistike (mikrologistike ) glasi:2

'' Logistika poduzea je ukupnost logistike zadataka i mjera koji proizlaze iz ciljeva poduzea,

a odnose se na optimalno osiguravanje materijalnih, informacijskih i vrijednosnih tokova u

preobrazbenom procesu poduzea.''

S gledita cjelokupnog gospodarskog sustava, logistiku se moe obuhvatiti pojmom

makrologistika, dok je s aspekta poduzea ona obuhvaena pojmom mikrologistika.

Svladavanje prostora i vremena jedno je od temeljnih zadataka logistike iako je to dosta

iroka definicija kada se logistika promatra u gospodarskom smislu.

Uz sam pojam, vano je rei da je zadatak poslovne logistike praenje, prouavanje, analiza i

ispitivanje svih pojava na tritu traenih proizvoda, u tehnolokom procesu proizvodnje, u

kvaliteti usluga, u transportu, u skladitenju, u pakovanju i rukovanju proizvodima, u opskrbi i

1 Segetlija Z., Uvod u poslovnu logistiku, Sveuilite J.J.Strossmayera u Osijeku, Osijek, 2002., str.11.

2 Segetlija Z., Uvod u poslovnu logistiku, Sveuilite J.J.Strossmayera u Osijeku, Osijek, 2002., str.11.

4

tome slino, naravno primjenom odgovarajuih mjera i metoda koje e kao krajnji uinak

imati nie ukupne trokove.

2.2. Logistiki sustavi

Logistiku se moe shvatiti kao sustav iz samog razloga to joj je zadatak prostorno-vremenska

preobrazba dobara kroz logistike procese. Poduzea postaju logistiki sustavi jer se u njima

odvijaju navedeni procesi probrazbe. Vano je prilikom objanjavanja logistikih sustava

shvatiti povezanost procesa kretanja i procesa zadravanja roba u svakodnevnoj manipulaciji.

No nije samo roba ta koja je kao fiziki faktor objekt koji prolazi logistikim sustavom, ve su

tu prisutne i informacije, energija, ljudski faktor i mnogi drugi imbenici. Logistiki su

sustavi zapravo podsustavi svakog gospodarskog sustava.

Postoje razliiti pristup kategoriziranja logistikih sustava.3 Jedan od njih je funkcionalan

pristup, prema kojem je mogue izdvojiti logistiku nabave koja djelomino spada u logistiku

opskrbe, zatim logistiku proizvodnje i logistiku distribucije. Planiranje, upravljanje i kontrola

preobraznih tokova sastavi su dio logistikih procesa. Unutar procesa treba logistiku nabave i

logistiku distribucije gledati kao sastavne dijelove marketinke logistike, dok logistiku

proizvodnje i logistiku nabave treba shvatiti kao dio logistike materijala zbog kontinuiteta

nabavljanja inputa za nesmetanu proizvodnju. Spomenute logistike sustave mogue je

uvrstiti u logistiku industrijskih poduzea.

Trgovinska poduzea nemaju proizvodnu proizvoda pa nema potrebe za logistikom

proizvodnje, dok kod uslunih poduzea nema ni logistike distribucije ve je bitan samo

informacijski tijek. Iako je trgovina sam po sebi usluga, ona ipak ima kao predmet rada fiziki

proizvod koji uz informacijski tijek mora imati i fiziku distribuciju.

Logistiki sustavi imaju trokove za inpute, dok outpute ine uinci logistikog sustava u

obliku logistikih usluga. Stoga u poduzeima koja provode logistiku nabave i logistiku

proizvodnje, logistiku uslugu ini opskrba proizvoda ili materijala za vlastito poduzee, dok

se usluga isporuke javlja s druge strane prema vanjskim kupcima.

3 amanovi J., Logistiki i distribucijski sustavi, Ekonomski fakultet Split, Split, 1999., str. 15.

5

2.4. Odnos logistke i drugih funkcija u poduzeu

Koliki znaaj ima logistika u poduzeima vidljivo je kroz odnos koji ona ima sa razliitim

poslovnim funkcijama u poduzeu. Utjecaji iz vanjskog okruenja poput konkurencije i

tendencije kretanja cijena nalae poduzeima da unutar svojih poslovnih funkcija

implementiraju logistike prednosti.

2.4.1. Logistika i marketing

Meuovisnost logistike i marketinga kao poslovnih funkcija proizlazi iz injenice da se

marketinki instrumenti oblikuju kao bi zadovoljili potrebe i rjeili problem kupca. Postoje

koristi oblika proizvoda poput kvalitete, dizajna i imida proizvoda koje su u marketingu

vane, ali i informacije o proizvodu, mjestu i vremenu njegove nabavke. Stoga je vano

istaknuti da sluba prodaje mora voditi o tome rauna kako bi opskrbljivala, odravala i

razvijala kapacitete koje zahtjeva vlastita nabava. Ovdje je logistika distribucije prisutna

dostavom (dobavlja preuzima obvezu dostave robe kupcu po nalogu nabave) i odvoenjem

(kupac se obvezuje sam sebi dovesti naruenu robu) prilikom koje logistika biva ukljuena u

marketinku politiku, to na kraju rezultira marketinkom logistikom u poduzeu.

Budui da su proizvod, cijena, komunikacija i distribucija sastavnice marketinkog spleta,

logistiku je potrebno ukomponirati kroz svaki njegov dio, to e kao rezultat dati efikasnije

upravljanje trokovima odnosno pokrivanje logistikih trokova koji znaju dosegnuti i vrlo

visoke udjele u cijeni kotanja proizvoda. U sve to ulaze politika komuniciranja, politika

rabata na koliine, politika cijena kao i sve ostale politike koje podrazumjevaju profiliranje

marketinkog spleta za odreeni proizvod. Informacija je jedna od glavnih resursa koje

marketing rabi, a logistika je poslovna funkcija koja informacije usmjerava.

2.4.2. Logistika i proizvodnja

Logistika ima trostruki odnos s proizvodnjom. Kao prvo, logistika utjee na neke odluke u

proizvodnji koje su rezultat odgovora na pitanja poput to, koliko i kada proizvesti prilikom

proizvodnje za poznate kupce, ali i nepoznate kupce. Logistika ima odnos sa proizvodnjom

kroz osiguravanje traenih koliina i opskrbljivanje proizvodnog procesa, imajui pri tom u

6

vidu trokove. Kao trei odnos valja spomenuti logistiku nabave koja se bavi tokovima robe i

materijala od dobavljaa do poduzea, dok se logistika proizvodnje bavi unutarnjim tokovima

do i unutar proizvodnih mjesta. Obje su povezane s proizvodnjom zbog pravovremene

raspoloivosti odreene robe i materijala uz najnie trokove.

Kod unutarnje pripreme materijala dolazi u naelu do donoenja gdje se proizvodna mjesta

opskrbljuju materijalom iz skladita materijala putem suradnika. Kada se proizvodni radnik

sam opskrbljuje iz skladita materijala govori se u naelu o odnoenju. Kod naela donoenja

radi se prema planu koji unaprijed utvruje koliine potrebnog materijala za proizvodnju, dok

se kod naela odnoenja materijalom u proizvodnju upravlja putem potreba u potronji.4

Govorei o logistici proizvodnje, odluke koje se donose u proizvodnji mogu imati velik

utjecaj na proizvodni proces pa treba nastojati zasebno obuhvatiti logistike procese i

proizvodne procese iako u iznimnim sluajevima nije ih potrebno dijeliti. Vano je rei da to

dovodi do racionalizacije same proizvodnje jer se trokovi prilikom proizvodnje poveavaju,

ali na strani vremenskog tijeka roba, to znai da je potrebno vremenski skratiti transport roba

i materijala. Kod masovne proizvodnje logistika mora opskrbljivati proizvodna mjesta kroz

due vremenske intervale dok se kod pojedinane proizvodnje logistika mora fleksibilnije

postaviti u pogledu dopreme. Sve to vodi prema upravljanju zalihama koje logistiki sustav

mora uzimati u obzir te njima racionalno raspolagati odnosno upravljati.

2.4.3. Logistika i nabava

Odnos izmeu prodaje i proizvodnje proizlazi iz njihova marketinkog shvaanja, a nabava je

ta koja ima zadatak osigurati raspoloivost, odravanje i razvijanje dobavljanja. Prvenstveno,

nabava mora upoznati dobavne kapacitete koji postoje na sadanjim tritima te kroz

marketinke instrumente utjecati na dobavljae da isporuuju odgovarajue proizvode.

Nabavljanje je mogue obaviti na tri naina, a to su:5

- nabavljanje prema potrebi,

- nabavljanje uz dranje zaliha i

4 Segetlija Z., Uvod u poslovnu logistiku, Sveuilite J.J.Strossmayera u Osijeku, Osijek, 2002., str.57. 5 Segetlija Z., Uvod u poslovnu logistiku, Sveuilite J.J.Strossmayera u Osijeku, Osijek, 2002., str.60.

7

- nabavka na osnovi ugovora s posebnim utanjaenjima.

Svaki od njih ima razliit ujecaj na logistiku nabave.

Kada se govori o pojedinanim nabavama u sluaju potrebe, prednost je za logistiku to su

trokovi zaliha manji jer se manje kapitala vee za njih. Meutim, ovakva nabava upotrebljiva

je samo ako je predmet nabave materijal i (polu)proizvodi koje je mogue odmah nabaviti i

kada su potrebe nepredvidive jer bi inae dolo do zastoja u proizvodnji zbog vremena

potrebnog za pristiznaje materijala.

Pri dranju zaliha dolazi do odvajanja unutarnje od vanjske pripreme roba i materijala, ime

se dranjem zaliha osigurava nesigurnost dostave i ostvaruje manje osciliranje u vremenu

dostave od strane dobavljaa pa se smanjuje rizik u nabavi dotinog materijala. Cijena koja se

pri tom plaa proizlazi iz vezivanja kapitala za zalihe i injenice da se ugroava optimalno

izvravanje narudbi i time optimiziranje trokova skladitenja.

Trei nain nabavljanja jest doprema u kojoj dolazi do usklaenja proizvodnje i ulaganja

kojom poduzee ima niske sigurnosne zalihe i ugovoren tok dopreme ime se nastoji otkloniti

nedostatke prethodna dva naina dobave. Instrumenti politike nabave poput politika

proizvoda, cijena, komuniciranja, dinamike primanja i povlaenja dobara te broja, tipa i

lokacije dobavljaa usko su vezana za logistiku nabave.

Politikom nabave nastoji se pridobiti poslovna suradnja s odreenim dobavljaima i s njima

razvijati poslovne odnose. Prema uvjetima koji se pri ugovaranju utvruju, svaka od strana

mora izvriti preuzete obaveze. Na taj nain nabava nastoji ugovoriti i osigurati odgovarajui i

neprekidan tok robe, materijala, proizvoda i poluproizvoda kao i trgovake robe. Ovi se uvjeti

razliito kombiniraju, a temelj su im pravila tumaenja trgovinskih termina pod imenom

''Incoterms'' (engl.''International commercial terms'') koje je donijela meunarodna trgovaka

Komora u Parizu 1936.godine.6 Osnovna je svrha i cilj Incotermsa osigurati prodavateljima

(izvoznicima) i kupcima (uvoznicima) u trenutku sklapanja kupoprodajnog ugovora

primjereno reguliranje pravnih i ekonomskih odnosa kako bi tijekom nastanka svojih obaveza,

prava i odgovornosti potpuno iskljuili nesporazume, pogreno tumaenje odredaba

kupoprodajnog ugovora, a time i tetne posljedice.

6 Teretna vozila. zakoni i propisi (10.1.2011.) (20.11.2012.)

8

Predmetna su se pravila nekoliko puta dopunjavala (1953, 1967, 1976,1980, 1990, 2000), a od

1.1.2011. u uporabi su Incoterms 2010, kojima je propisano 11 termina prikazanih na slici 1.

Slika 1. Incoterms 2010

Izvor: IBT. Incoterms (20.11.2012.)

9

3. Poslovna funkcija nabave

Nabava je funkcija i djelatnost poduzea i drugih poslovnih sustava, koja se brine o opskrbi

materijalima, opremom, uslugama i energijom potrebnima za realizaciju ciljeva poslovnog

sustava.7 S aspekta funkcija to ih sadri, pod nabavom u uem smislu podrazumijeva se

odvijanje operativnih poslova u procesu pribavljanja objekata nabave. To su poslovi koje je

potrebno svakodnevno obavljati da bi se pravodobno realizirale definirane potrebe i zahtjevi

opskrbe poslovnog sustava za objektima nabave odgovarajue kakvoe, u potrebnoj koliini,

po primjerenim cijenama, rokovima, na odreenom mjestu i uz odgovarajui servis.8

Operativni funkcionalni poslovi nabave jesu:9

- ispitivanje i objedinjavanje zahtjeva za nabavu dobivenih od pripreme rada, razvoja,

skladita, laboratorija i drugih organizacijskih jedinica,

- promatranje i praenje trita nabave,

- izrada i postavljanje upita dobavljaima,

- prijam, ispitivanje i ocjena ponuda dobavljaa,

- voenje pregovora s dobavljaima,

- izbor najpovoljnije ponude i naruivanje (stvaranje pravnih i financijskih obveza

prema dobavljaima),

- praenje rokova isporuke i kordinacija svih izravnih veza s dobavljaima,

- prijam i ispitivanje poiljki,

- kontrola rauna dobavljaa,

- reklamacije zbog neodgovarajueg izvrenja obveza dobavljaa,

- voenje evidencija/datoteka nabave.

Nabava u irem smislu obuhvaa i strategijske zadatke o kojima ovise uinci i dobit

poslovnog sustava. Zadaci nabave u irem smislu su pripremiti to bolje koritenje

mogunosti trita nabave, da pozitivno utjee na proizvodnu potronju i prodaju definiranjem

vrsta, oblika i strukture ulaza uz koritenje potencijala dobavljaa i vodei rauna o zatiti

7 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,

str.1.

8 Feriak, V., Stihovi L., Nabava i materijalno poslovanje, Informator, Zagreb, 1989., str 5.


str.2.

10

okolia, s ciljem da se to bolje zadovolje zahtjevi potroaa te da se maksimiziraju uinci i

dobit poslovnog sustava. Nabava u irem smislu obuhvaa pored nabave materijala, dijelova,

sklopova, sustava, solucija i trgovake robe i nabavu usluga (odravanja, ienja, uvarske

slube, istraivanja i razvoja, savjetodavnih/konzultatskih usluga, logistikih usluga,

graevinskih usluga, usluga izobrazbe kadrova itd.), prava (licenci, franiza, najma, zakupa,

lizinga) energije i sredstava za rad (opreme i investicijskih dobara). Sve za to se dobiva raun

moe se smatrati nabavom.10

3.1. Ciljevi nabave

Opem ciju maksimiziranja dobiti poduzea nabava doprinosi tako da interne korisnike

opskrbi materijalima i uslugama uz najpovoljnije uvjete. U klasinoj nabavi taj se cilj nastoji

ostvariti na nain da se to vie snize nabavne cijene materijala i usluga, odnosno trokovi

nabavljanja. U suvremenoj je nabavi snienje trokova nabave materijala i usluga samo jedan

od ciljeva. Trokove valja promatrati cjelovito, da bi se ostvarile koristi za dobavljae, kupce

proizvoda i usluga vlastite organizacije te za drutvo u cjelini. Uz ekonomske sve vie na

znaenju dobivaju i ekoloki ciljevi jer raste drutvena svijest o potrebi zatite okolia.

Opi ciljevi suvremene nabave:11

funkcionalno odgovarajua kakvoa materijala i usluga

najpovoljnija cijena

ekonomina koliina

pravovremenost

nabava sa najpovoljnijih izvora

visok servis isporuke

uz najveu moguu zatitu okolia i prirodnih resursa

najmanji rizik

najnii trokovi

dobri odnosi s dobavljaima

10 Feriak, V., Stihovi L., Nabava i materijalno poslovanje, Informator, Zagreb, 1989., str 6.


str.29.

11

Kriteriji razlikovanja ciljeva jesu:12

1. sadraj ciljeva:

ekonomski ciljevi

monetarni: ostvarenje dobiti, ostvarenje prodaje, rentabilnost

poslovanja, osiguranje likvidnosti i sl.;

nemonetarni: neovisnost, presti, trina mo, drutveni i politiki

utjecaj, partnerstvo s dobavljaima itd.;

socijalni ciljevi: socijalna sigurnost djelatnika, zadovoljstvo

poslom, mogunost napredovanja i sl.;

ekoloki ciljevi: sauvati resurse, smanjiti potronju vode i energije,

siguran prijevoz opasnih materijala itd.

2. dimenzije ciljeva:

opseg ciljeva: koliine koje treba nabaviti, koliine isporuke, visine

zaliha i sl.;

vremenska dimenzija: dugorone, srednjorone i kratkorone

potrebe, vrijeme nabavljanja, vrijeme isporuke itd.;

prostorna dimenzija: mjesto potronje materijala, mjesto isporuke,

mjesto skladitenja isl.;

3. hijerarhija ciljeva:

temeljni ciljevi: ciljevi cjelokupnog poslovanja (strateki i taktiki

ciljevi);

ciljevi poslovnih funkcija: usklaen rad poslovnih funkcija,

poveanje kakvoe rada i sl.;

instrumentalni ciljevi na pojedinim podrujima rada: prisutnost na

tritu, stalnost izvora nabave, stalnost koliina nabave itd.

4. meuovisnost ciljeva:

komplementarni ciljevi: ostvarenje jednog cilja ovisi o stvarenju

drugog cilja (nadopunjuju se), npr.vee nabavne koliine i nie

nabavne cijene.;

12 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.30.

12

konfliktni ciljevi: konkurentski odnosi pa opsenije ostvarenje

jednog cilja dovodi do slabijeg ostvarenja drugih ciljeva, npr.ciljevi

ekonominosti i sigurnosti, zbog toga je potrebno postaviti prioritete

ostvarenja ciljeva;

neutralni ciljevi: odnosi meu ciljevima su indiferentni, tj. nisu

meusobno ovisni.

5. znaenje ciljeva:

glavni ciljevi: imaju veliko znaenje (npr. pravodobna opskrba)

dodatni ciljevi: imaju manje znaenje (npr. smanjenje koliine

prosjenih zaliha).

3.2. Svrha nabave

Svrha funkcije nabave je da ostvari postavljene ciljeve u svezi s opskrbom organizacije, iji je

sastavni dio, svim potrebnim sredstvima, uslugama i energijom to se ne proizvode u vlastitoj

reiji. U suradnji s drugim poslovnim funkcijama i organizacijskim jedinicama nabava mora

osigurati harmonino odvijanje procesa poslovanja u skladu s interesima tvrtke, djelatnika i

drutvene zajednice. Donositelji odluka o nabavi nastoje uravnoteiti navedene konfliktne

ciljeve i nai kompromisna rjeenja, da bi ostvarili to bolju opskrbu.

Pri tome trebaju voditi rauna:13

- da osiguraju kontinuirano zadovoljavanje potreba vlastite organizacije uz odravanje

dobrih poslovnih odnosa s dobavljaima,

- da razvijaju alternativne i nove izvore nabave s ciljem da se izbjegnu potekoe u

opskrbi i da se pripremi zadovoljavanje novih potreba,

- da poslove obavljaju uz potivanje etikih naela,

- da uspostave nane opskrbe koji e najbolje zadovoljiti zahtjeve sigurnosti i

ekonominosti,

- o razvoju kadrova i organizacije slube nabave, kao i kadrova koji sudjeluju u

operativnim poslovima nabave,


13

- da uspostave odnose s drugim poslovnim funkcijama.

esto se zadaci nabave obavljaju u okviru drugih poslovnih funkcija, ali da bi se obavili

efikasno i efektivno, funkcija nabave mora imati odgovarajui poloaj u organizacijskoj

strukturi i managementu te dovoljan broj kvalificiranih i motiviranih djelatnika.

Efikasnost nabave se sastoji u pribavljanju potrebnih sredstava, usluga i energije uz to

povoljnija ulaganja, tj. u obavljanju zadataka na odgovarajui nain (engl.doing the thing

right). Efikasnost se mjeri odnosom izlaza procesa, odnosno rezultata nabave i ulaza

(uloenog rada, vremena, sredstava i informacija).14

Mjerenje efikasnosti:

Efikasnost se temelji na naelima ekonominosti i tedljivosti. Dok je efikasnost orijentirana

ukupnim rezultatima, ekonominost je orijentirana procesima i mjeri se odnosom ostvarene

vrijednosti nabave i trokova, to znai da zadatke nabave valja obavljati trokovno

uinkovito. To e se postii ako se opskrbu odreenog opsega realizira uz to manje trokove

ili ako se s raspoloivim sredstvima ostvare to bolji rezultati opskrbe.

Mjerenje ekonominosti:15

Prema naelu tedljivosti nabava mora ograniti uporabu raspoloivih sredstava samo na

izvrenje zadataka opskrbe u potrebnom opsegu.

Svrha je funkcije nabave da ciljeve opskrbe obavi efektivno (uinkovito).

Efektivnost oznauje odnos izmeu postavljenih ciljeva i rezultata (uinaka) nabave, tj.

promatra se obavlja li nabava prave zadatke (engl.doing the right thing), loji su znaajni za

ekonominu i tedljivu opskrbu16.


15 Feriak, V., Stihovi L., Nabava i materijalno poslovanje, Informator, Zagreb, 1989., str .10.

14

Odreenje efektivnosti:

Ostvarenje ciljeva nabave ocjenjuje se prema zadovoljenju potreba korisnika opskrbe (output

nabave) i uinaka realizirane opskrbe (outcome). esto se ciljevi definiraju samo kvalitativno,

da bi se izbjegla osobna odgovornost djelatnika nabave. Efektivnost e se poveati ako je

nabava procesno orijentirana te ako vodi brigu o svojem doprinosu stvaranja vrijednosti u

lancu opskrbe.

3.3. Politika nabave

Politika nabave predstavlja skup zamisli i stavova na temelju kojih se odreuju ciljevi

poslovanja nabave, te izabiru putovi, nain, sredstva i mjere za njihovo uinkovito i

racionalno ostvarenje17. Koncepcija nabave predstavlja zamisli (skicu, nacrt) naina

realizacije politike nabave. Koncepcijom nabave postavljaju se kriteriji ponaanja

rukovodstvu i osoblju nabave u rjeavanju zadataka nabave na temelju postavljenih ciljeva

nabave i filozofije nabave. Prema koncepciji nabave donose se dugorone, srednjorone i

kratkorone poslovne odluke u nabavi i izabire se strategija, tj. putovi ostvarenja postavljene

koncepcije. Filozofija nabave izraava se opim stavovima o djelatnosti i potrebnom

ponaanju nabave, kojih se valja pridravati i o kojima je potrebno stalno voditi brigu o

poslovanju i radu nabave.

3.3.1. Instrumenti politike nabave

Instrumenti politike nabave su sve varijable s podruja nabave koje utjeu na ostvarivanje

ciljeva nabave. U literaturi se nailazi na razliite podjele instrumenata politike nabave koji se

razlikuju prema stupnju uestalosti ili znaenju njihove primjene u praksi. Zbog toga se neki



15

instrumenti ee navode i detaljnije obrauju poput: politike koliine, politike kakvoe,

politike nabavnih cijena i plaanja, politika izvora nabave i odnosa s dobavljaima, dok se

neki javljaju rijetko ili se uope ne navode (npr. politika odnosa s javnou, politika

oglaavanja, politika oblikovanja proizvoda).

Intenzitet koritenja instrumenata politika nabave u velikoj mjeri ovisi o odnosima na tritu,

trinim aktivnostima i primjenjenim instrumentima politike prodaje dobavljaa, pa je

potrebna strukturna slinost politike nabave kupca s politikom prodaje dobavljaa, da bi se to

bolje i to povoljnije ostvarili ciljevi nabave.

Instrumente politike nabave nije dobro koristiti pojedinano, ve ih treba kombinirati da bi se

postigli sinergijski efekti, pri emu se govori o miksu nabave.

3.3.1.1. Politika koliina

Nabava mora nakon istraivanja potreba pribaviti predmete rada odreene kakvoe u

odgovarajuoj koliini i rokovima, da budu pravodobno raspoloivi za proizvodnu potronju i

prodaju. Pitanje koliine nabave pojedinih materijala istodobno je povezano s rokovima

isporuke,ali i s politikom skladitenja i zaliha, kao i politikom cijena. U politici koliina valja

voditi rauna o ekonominosti nabave, tj. o mogunostima snienja trokova nabave,

dopreme, skladitenja i zaliha.

Osim ekonominosti, u politici koliina znaajnu ulogu ima i sigurnost opskrbe. Usklaivanje

zahtjeva sigurnosti i ekonominosti temelj je politike koliina nabave, zaliha, odnosa izmeu

koliina vlastite proizvodnje i nabave, odnosa investicija i zakupa ili najma.

Ukupna koliina nabave (KN) pojedinih predmeta rada odreuje se tako da se od plana

potrebnih predmeta rada na poetku godine (PK) oduzmu postojee (poetne) zalihe (ZP) i

dodaju tzv.zavrne zalihe (ZZ) koje su potrebne za kontinuirano odvijanje procesa

reprodukcije u novom planskom razdoblju, tj. napravi se materijalna bilanca:18

KN=PK ZP+ZZ


str.66.

16

Na temelju utvrene ukupne koliine nabave planiraju se trokovi nabave, dopreme,

skladitenja i zaliha. Matematikim proraunom moe se izraunati ili optimalna

(ekonomina) koliina nabave ili optimalni (ekonomini) broj nabavki u planskom razdoblju,

to je podloga u voenju politike koliine nabave, koliina isporuka i koliina dostave

materijala na mjesta potronje.

Prije donoenja odluke o nabavi potrebno je ispitati:19

kolebanja potrebe materijala u tijeku planskog razdoblja

je li razdoblje nabavljanja konstantno

jesu li nabavne cijene fiksne ili se razlikuju zbog popusta i dodataka na

razliite koliine nabave

jesu li trokovi dopreme fiksni

da li trokovi narudbe fiksni ili rastu proporcionalno s brojem narudbi

rastu li trokovi zaliha i skladitenja proporcionalno s porastom koliina

je li minimalna koliina isporuke dobavljaa ograniavajui imbenik nabave

raspolae li nabava s dovoljnom koliinom obrtnih sredstava

raspolae li nabava s odgovarajuim skladitem

mogu li se kooperacijom u nabavljanju ili skladitenju stvoriti uvjeti za nabavu

u optimalnim koliinama

3.3.1.1.1. Politika zaliha

Politika zaliha brine da zalihe budu tolike da osiguraju kontinuirano odvijanje procesa

reprodukcije, a da istodobno budu ekonomine. Zalihe su potrebne radi koritenja povoljnije

situacije i uvjeta na tritu nabave, tj. da se moe nabavljati u najpovoljnijim koliinama.

Zbog toga jednom utvrene normative zaliha valja mjenjati u skladu s promjenama uvjeta na

tritu nabave i potrebama proizvodne potronje i prodaje vlastitog poduzea.

Postoje tri poremeaja u nabavi, a to su prekonormne i nekurentne zalihe koje predstavljaju

viak materijala za planirane potrebe, dok se u sluaju nedostatnih zaliha ne mogu pokriti

planirane potrebe.


17

Prekonormne zalihe nastaju ako se poremete odnosi izmeu dinamike i koliina isporuka, te

dinamike i koliina potronje predmeta rada zbog ega se zalihe poveavaju iznad normativa

maksimalne zalihe. Do poremeaja moe doi iz vie razloga (npr. zbog zastoja u proizvodnji,

zbog veih isporuka dobavljaa, zbog izmjena plana proizvodnje, promjene strategije nabave

itd.). Posljedice ovog poremeaja mogu se smanjiti ako se uspostavi informacijski sustav s

povratnim vezama, koji omoguuje brzo reagiranje na otklone u logistikom lancu.

Prekonormne zalihe u malim koliinama mogue je eliminirati na nain da se zalihe svedu u

granice normativa promjenom dinamike i koliina isporuke tih predmeta rada od dobavljaa.

Ukoliko se pojave u velikim koliinama ili vrijednostima, onda bi zbog ekonominosti

poslovanja s materijalima bilo najbolje takve zalihe smanjiti prodajom te uskladiti isporuke

materijala s potronjom. Prekonormne zalihe utjeu na smanjenje koeficijenta obrtaja

materijala pa su jedan od uzroka nastanka nekurentnih zaliha.20

Nekurentne zalihe oznaavaju sve zalihe koje nemaju dovoljan koeficijent obrtaja.

Nekurentne zalihe mogu biti zalihe nepotrebnog ili potrebnog materijala. Nekurentne zalihe

nepotrebnog materijala mogu nastati zbog izmjena proizvodnog programa, izmjene

tehnologije, gubitka uporabne vrijednosti materijala i sl. Ovaj problem moe se rijeiti na dva

naina: ako je trite zainteresirano za te zalihe treba ih prodati. U sluaju da nemaju

vrijednosti na tritu takav se materijal moe otpisati, eventualno prodati ili deponirati kao

otpad.

Nekurentne zalihe potrebnog materijala mogu nastati zbog raznih promjena koje utjeu na

smanjenje potronje odreenih materijala, a da te promjene nisu na vrijeme najavljene i da se

nije sagledala ekonominost tih promjena s aspekta koliina materijala na zalihi, ugovorene

dinamike i koliine isporuke tih materijala.21 Rjeavanje problema je ovisno o vrijednosti

materijala na tritu. Ako materijal nema vrijednost na tritu tad ga treba to prije potroiti i

pri tom voditi rauna da se isporuka i potronja materijala usklade. Ako zalihe imaju

vrijednost na tritu viak treba prodati ili ga ustupiti drugim korisnicima ili kooperantima, te

uskladiti isporuku i potronju materijala.

Odluku o tome, kad e neki materijal biti proglaen nekurentnim treba temeljiti na razliitim

imbenicima koji determiniraju ekonominost i sigurnost zalihe, zatim na temelju kretanja

cijena na tritu te na temelju uvjeta nabave i potronje materijala.

20 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.68. 21 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.69.

18

Nedostatne zalihe ne zadovoljavaju potrebe procesa reprodukcije jer je isporueno premalo

predmeta rada, predmet rada je isporuen prekasno ili se radi o prostorno neodgovarajuem

pokrivanju potreba.22

3.3.1.2. Politika kakvoe

Politikom kakvoe definira se podloga odreivanja i ostvarivanja ciljeva koji se odnose na

vrste i osobine predmeta nabave. Kakvoa/kvaliteta je kriterij ije ispunjenje ima odluujue

znaenje za izbor ponude dobavljaa. Potrebna kakvoa definirana je zahtjevima korisnika i

uvjetima primjene dobara. Moe se odrediti ili specificirati kao skup/osobina materijala,

proizvoda ili usluga relevantnih za ispunjenje ciljeva namjene dobara i/ili usluga (dimenzije

materijala, kemijski sastav, fizikalna svojstva, bioloka svojstva, optika svojstva,

funkcionalnost, ekoloke osobine...).23

Za potrebe nabave valja navesti znaajke kakvoe s podacima o toleranciji. Specifikacija

zahtjeva kakvoe predmeta nabave moe se napraviti na razne naine, od navoenja podataka

o osobinama i granicama tolerancije do navoenja trgovakog naziva (marke) proizvoda.

Klasina kontrola kakvoe organizirana je kod dobavljaa (posjet pogonima). Kod

uobiajenih trgovakih marki materijala i serijskih proizvoda ispituje se postoji li svjedoba

(certifikat) neovisne organizacije o propisanoj normi kakvoe. Danas su najpoznatije takve

svjedobe ISO 9001-9004, kojim u Europskoj uniji odgovaraju oznake EN 29001-29004.

Klasina kontrola kakvoe (kod dobavljaa), nastavlja se prijemnom kontrolom kupca,

kontrolom tijekom vlastite proizvodnje i kontrolom kakvoe vlastitih gotovih proizvoda.

Osiguranje kakvoe ne iskljuuje mjere kontrole kakvoe, nego ih proiruje na planiranje

kakvoe i ispitivanje kakvoe te mjere izbjegavanja greaka tijekom procesa proizvodnje,

odnosno obavljanja usluga.24


23 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., Str.90. 24 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., Str.97.

19

Politika osiguranja kakvoe u nabavi provodi se djelotvornom kooperacijom s dobavljaima

u svezi unapreenja razine kakvoe njihovih proizvoda/usluga te sudjelovanjem predstavnika

nabave u planiranju i provedbi svih mjera ispitivanja kakvoe i eliminiranja uzroka greke

proizvoda/usluga. Djelatnici nabave moraju pomoi i dobavljaima da poveaju kakvou

isporuka, tj. da poveaju pouzdanost isporuka, postotak isporuka materijala bez greaka,

pravodobno i na pravom mjestu, tako da ih upoznaju sa znaenjem njihovih proizvoda/usluga

za cijeli sustav.

Suvremeni management kakvoe orijentiran je na povezivanje zahtjeva svih faza procesa

stvaranja vrijednosti i koritenja proizvoda/usluga radi ostvarenja potrebne kakvoe. Kakvoa

se odnosi na uinke poduzea kao cjeline, a i pored kakvoe proizvoda odnosi se na

dokumentaciju za primjenu proizvoda, na koliinske i vremenske zahtjeve zadovoljavanja

potreba, na inovacije kakvoe i dr., tj. na kakvou ukupnog poslovanja to se oznaava kao

''Total Quality Management'' (TGM) ili kakvoa ukupnog poslovanja. Sustav TGM-a moraju

prihvatiti i rukovoditelji i djelatnici. S dobavljaima se mora provoditi razmjena informacija,

ideja i prijedloga u svezi kakvoe dobara i usluga te poslovanja s njima. Jedna i druga strana

mora ukazivati na tekoe, s ciljem da ih se pravodobno ukloni.

3.3.1.2.1. Standardizacija kao sredstvo politike kakvoe

Svaki proizvod, a i njegove dijelove, mogue je oblikovati pojedinano, ali se to u praksi

pokazalo kao neracionalno, odnosno neekonomino rjeenje. Zbog tehnikih i ekonomskih

razloga ima smisla ukloniti nepotrebne raznolikosti, odnosno koristiti dobra jednolinih

osobina, koje zadovoljavaju potrebe odreene primjene. Postupak svoenja raznolikih dobara

na manji broj odreenih svojstava (oblika, dimenzija, teine, vrstoe, boja, postojanosti i dr.)

naziva se standardizacija.25

Razlikujemo dvije vrste standardizacije: normizacija i tipizacija.

Normizacija je postupak odreivanja jedinstvenih fizikih i/ili kemijskih znaajki materijala,

dijelova, sklopova namijenjenih raznovrsnim potrebama, s ciljem da se pojednostavni i


str.100.

20

pojeftini njihov razvoj, proizvodnja, nabava, skladitenje, distribucija i primjena, ali i zatita

okolia, zdravlja, te znanstvena i tehnoloka suradnja.26

Razlikujemo etiri skupine normi:

I. meunarodne norme ISO, IEC

II. dravne/nacionalne norme Hrvatski zavod za norme

III. norme udruga odnose se na odreena podruja, a imaju karakter preporuke

(npr. udruga njemakih elektrotehniara)

IV. norme poduzea razlikujemo: norme dimenzije, kakvoe, ispitivanja osobina

sirovina i proizvoda, sigurnosti, isporuke, proizvodnje, sporazumijevanja, naziva, planiranja,

konstruiranja i norme sortiranja.

Normizacija koliina provodi se za potrebe sustava nabavljanja pa se u tom kontekstu

razlikuju ukupno potrebne koliine, ekonomine koliine nabave, normirane koliine nabave

(stalna, unaprijed odreena koliina nabave), minimalna koliina nabave.

Tipizacija je proces uklanjanja nepotrebnih raznolikosti u svezi vrste, dimenzija i izgleda

cjelovitih proizvoda agregata.27 Razlikujemo tipizaciju u okvirima drave, u okviru udruga

(asocijacija) poduzea, u okviru poduzea koja kooperiraju i tipizacija unutar poduzea.

3.3.1.2.2. Norme kakvoe serije ISO 9000 primjena u nabavi

Meunarodna organizacija za standardizaciju ISO u enevi, brine se o odreivanju opih

normi koje vrijede u cijelom svijetu. U suvremenom prometu posebno znaenje imaju norme

serije ISO 9000 iz 1987. tj. norme ISO 9001 do 9004.

Norme ISO 9000 sadre smjernice za uspostavljanje i osiguranje sustava kakvoe, te za

dokazivanje razine osiguranja kakvoe nekog poduzea koje neto proizvodi, prodaje ili prua

usluge.28


str.100-101. 27 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.103.

21

ISO 9001 definira sustav kakvoe u konstrukciji, razvoju, proizvodnji, instalaciji/montai i

servisu tj. u cijelom ivotnom ciklusu proizvoda. Koristi su u proizvodnim i uslunim

poduzeima.

ISO 9002 koristi se preteno u proizvodnim poduzeima, ako isporuitelj/proizvoa treba

dokazati da ispunjava zahtjeve osiguranja kakvoe u proizvodnji, odnosno montai.

ISO 9003 definira sustav osiguranja kakvoe u zavrnom ispitivanju/kontroli gotovih

proizvoda

ISO 9004 sadri smjernice za rukovodne, organizacijske, tehnike, administrativne i

kadrovske pripreme, te zadatke u svezi provedbe sustava osiguranja kakvoe u vlastitoj

organizaciji.

Poduzea mogu pribaviti ISO certifikate od neovisnih institucija, koje su akreditirane za

ocjenu i kontrolu osiguranja kakvoe u skladu s tim normama. Proizvod/usluga dobavljaa

koji dokae da posluje u skladu sa ISO standardima zahtjeva minimum posla vrednovanja

kakvoe, kontrole rokova, prijemne kontrole itd., te se time smanjuju trokovi vezani uz

kontrolu kakvoe.

Naela osiguranja kakvoe koji se pridravaju i proklamiraju poduzea sa ISO certifikatom:29

- Mi uvijek osiguravamo kakvou u skladu s potrebama kupaca;

- Nai se proizvodi moraju uvijek isporuivati u dogovoreno vrijeme i na dogovorenom

mjestu;

- Kupce informiramo o pravilnoj primjeni naih proizvoda i upozoravamo ih na mogue

tete zbog pogrene primjene;

- Eventualne greke ili nedostatke naih proizvoda urgentno uklanjamo uz najmanje

neugodnosti za nae korisnike;

- Radimo na stalnom poboljanju kakvoe naih proizvoda;

- Brinemo se za izradu proizvoda bez greaka, a svaki djelatnik mora imati mogunost

da sam ispita i dokumentira kakvou svog rada.

28 Vuli, N. Sustavi upravljanja kvalitetom, Veleuilite u Splitu, Split, 2001., str. 40.

29 ISO org. ISO 9000 (25.11.2012.)

22

3.4. Elementi procesa nabavljanja

Proces nabavljanja obuhvaa sve aktivnosti u svezi pripreme i izvrenja kupnje, isporuke,

dopreme, prijama i skladitenja predmeta inputa te njihova disponiranja u skladu sa

zahtjevima korisnika. Sinonimi procesu nabavljanja su: tehnika nabavljanja, postupak

nabavljanja, odvijanje procedure nabave i sustav nabave.

Promatra li se proces nabavljanja analitiki onda su to sljedee aktivnosti:30

- izdavanje, prikupljanje i obrada zahtjeva za nabavu;

- utvrivanje izvora nabave i potencijalnih dobavljaa;

- izrada i dostava upita dobavljaima;

- prikupljanje i ispitivanje ponuda;

- voenje pregovora;

- ocjenjivanje i usporedba ponuda te izbor najpovoljnije ponude i donoenje odluke o

nabavi;

- sklapanje ugovora o kupnji i naruivanje predmeta inputa;

- praenje izvrenja ugovora i narudaba, te poduzimanje mjera zatite prava u sluaju

neispunjenja obveza dobavljaa u skladu s odredbama ugovora;

- prijam i ispitivanje koliine i kakvoe isporuene robe i/ili izvrenih usluga i

reklamacije u sluaju otklona od ugovorene koliine i kakvoe;

- skladitenje predmeta nabave;

- likvidacija rauna dobavljaa;

- komisioniranje i izdavanje predmeta nabave korisnicima.

Prva faza operativnog procesa nabavljanja je naruivanje predmeta nabave, koja zapoinje

izdavanjem, prikupljanjem i obradom zahtjeva za nabavu, kako bi smo utvrdili koliine

nabave, a nastavlja se utvrivanjem i izborom izvora nabave, izradom i slanjem upita

dobavljaima, prikupljanjem i ispitivanjem ponuda, voenjem pregovora te izborom ponude i

sklapanjem ugovora o kupnji. Nakon naruivanja slijedi izvrenje ugovora/narudbe. To je

faza u kojoj dobavlja robu treba proizvesti, ako je nema na zalihi, pripremiti isporuku

(sortirati, zapakirati, staviti na palete ili na kontejnere) i zajedno s dokumentima o isporuci


23

otpremiti kupcu u skladu s ugovorom. Potom slijedi faza manipulacije i transporta (vanjskog i

unutarnjeg) te prijama, skladitenja i izdavanja predmeta rada korisnicima.

Aktivnosti procesa nabavljanja valja koordinirati da djeluju usklaeno uz to manje uskih

grla, praznih hodova, kvalitativnih pogoranja i sl. Posebnu pozornost valja usmjeriti na

procese stvaranja vrijednosti, a treba eliminirati aktivnosti koje ne pridonose stvaranju

vrijednosti, tj. aktivnosti koje zahtijevaju odreeni rad i stvaraju trokove, a korisnici/kupci ih

ne priznaju. Isto tako je znaajno da se uskladi i vrijeme odvijanja aktivnosti s ciljem da se

skrati ukupno potrebno vrijeme odvijanja procesa nabavljanja.

Slika 2. Odvijanje procesa nabavljanja

Izvor: Feriak Vilim., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno

izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., Str.417

24

3.4.1. Zahtjev za nabavu

Zahtjev ili nalog za nabavu (trebovnica materijala , interna narudba, zahtjevnica materijala)

mogu izdati organizacijske jedinice kojima su potrebni materijali ili usluge (priprema rada,

sluba razvoja, laboratorij, poslovne jedinice ovlatene za promet roba i usluga proizvodne

jedinice, prodavaonice i dr.).

Zahtjev za nabavu mora osim podataka o vrsti (ifra i naziv), obiljejima i koliini potreba te

datuma ispostavljanja zahtjeva i podataka o onome tko je ispostavio zahtjev, sadravati

podatke u kojim rokovima i gdje treba ispostaviti materijal, odnosno gdje je potrebno obaviti

usluge, zatim oznake namjene (npr.sirovina, potroni materijal, pogonski materijal, dio za

dogradnju nekog stroja ili ureaja, priuvni dio, supstitut, novi ureaj, zamjenski ureaj i sl.),

kakve ateste materijal mora imati (npr. kemijskog sastava, mehanikih osobina) i koja

ispitivanja je morao proi (npr. radiografsko, ultrazvukom, hidrauline testove), prijedlog

potencijalnog dobavljaa, podatke o nainu pakiranja i prema potrebi nacrte ili drugu

dokumentaciju (npr. propagandni materijal proizvoaa) koja moe posluiti nabavi.31

Ponekad je potrebno navesti i posebne upute u svezi predmeta nabave.

Uobiajeno je da se u sluajevima pojedinane opskrbe zahtjev izdaje u pisanom obliku i da

na putu do nabave dobije suglasnost centralne tehnike slube ili nadlenog rukovodstva u

poduzeu te financijske slube, koja ga kontira, preispituje raspoloiva financijska sredstva i

nakon to na zahtjevu potvrdi svoju suglasnost dostavlja ga slubi nabave. U sluajevima

opskrbe s vlastitih zaliha zahtjevi za nabavu dostavljaju se skladinoj slubi, koja na temelju

njih pripremi i izdaje traene materijale korisnicima. Zbog racionalizacije posla koriste se

posebni obrasci zahtjeva, koje u naelu popunjavaju korisnici, odnosno ovlatene osobe u

organizacijskoj jedinici korisnika (meutim to nerijetko radi skladitar, a korisnik ili ovlatena

osoba samo potpie popunjeni zahtjev). Za materijale kojim se korisnici opskrbljuju s vlastitih

zaliha koje se stalno nadopunjuju, umjesto obrazaca zahtjeva za nabavu koristila se u uvjetima

rune obrade, tzv. ''prijenosna kartica'' (engl.traveling requisition).32 Jedna prijenosna kartica

predviena je za otprilike 30 zahtjeva, a cirkulira izmeu korisnika i skladita kao nosilac

informacija o zahtjevanom i izdanom materijalu. Prelaskom na elektroniko poslovanje 31 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.420. 32 Robert M. Monczka, Robert B. Handfield, Larry C. Giunipero, James L. Patterson, Purchasing and Supply Chain Management, fourth

edition, South -Western 2009.,str 50.

25

prijenosna kartica je izgubila svoju svrhu, a umjesto nje koriste se liste dispozicije ili liste

prijedloga za nabavu. U tim listama navedene vrste i koliine materijala tretiraju se, u pravilu,

kao prijedlog potreba, za koje nabave treba ispitati moe li u skladu s primjenjenim sustavom

nabavljanja i politikom zaliha materijale izdati u koliini i rokovima u skladu s planom

potronje/prodaje.

Zahtjeve za nabavu potrebno je prije donoenja odluke o nabavi preispitati kako bi se utvrdilo

sljedee:33

1. Jesu li zahtjevani predmeti nabave jednoznano specificirani? Jesu li za materijale

navedene njihove ifre,naziv, a ako je rije o novim predmetima nabave, njihova

kakvoa, funkcije, namjena, kod strojeva uinci, nain pogona i ostalo to nabavi

omoguuje nedvosmisleno identificiranje?

2. Je li zahtjevana vrsta i koliina predmeta nabave predviena planom nabave, a ako nije

na koji e nain biti pokriveni trokovi nabave?

3. Jesu li normirane koliine i rokovi nabave?

4. Postoji li ekonomska opravdanost nabave, mogunost koritenja rezerviranih zaliha ili

mogunosti supstitucije s raspoloivim ili jeftinijim materijalom?

5. Mogu li se potrebni predmeti pribaviti recipronom nabavom, kooperacijom u nabavi

ili, kod strojeva, postoji li mogunost zakupa ili najma?

6. Sadre li zahtjevi sve potrebne podatke i jesu li potpisani od strane ovlatene osobe,

kako bi se bez odlaganja moglo nastaviti proces nabavljanja.

3.4.2. Upit

Upit predstavlja zahtjev dobavljau da dostavi ponudu ili informacije o njihovim

proizvodima, odnosno uslugama. Za elektroniki dostavljene upite esto se koristi engl.

skraenica E-RFX, koja se odnosi na vie pojmova ''Request for...'' i to: Request for Proposal

RFP, precizno definira zahtjeve u svezi funkcija traenog proizvoda ili usluge, Request for

Quotation RFQ su upiti kojima se trai ponude jednoznano specificiranih, a na tritu

uobiajenih proizvoda ili usluga i Request for Information RFI se odnosi na traenje

33 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.422

26

informacija s ciljem da se moe bolje specificirati zahtjeve u upitu34. Upitima se provodi

konkretno ispitivanje situacije na tritu nabave.

Polazite za izbor dobavljaima kojima e se dostaviti upiti su podatci o poznatim izvorima

nabave te podaci koje se prikupi pretraivanjem on-line baze podataka, kataloga proizvoda, te

drugih izvora podataka. Ako elimo vie saznati o odreenom dobavljau esto je to mogue

posjetom njegovoj web stranici, na kojoj se mogu pronai aktualni podatci o poduzeu,

njegovim proizvodima i/ili uslugama, o organizaciji i dr.

Upiti se alju:

- Ako na tritu postoji vie potencijalnih dobavljaa od kojih valja zatraiti ponude;

- Ako nabava eli iskoristiti povoljnu trinu situaciju (npr.nabava sezonskih proizvoda

i sirovina u vrijeme vee ponude);

- Kada se jave tekoe u opskrbi s postojeih izvora i valja se orijentirati na nove izvore

nabave/dobavljae;

- Kada se eli potencijalne dobavljae upoznati s oekivanim specifinim potrebama u

slijedeem planskom razdoblju;

- Zbog prikupljanja informacija o mogunostima i uvjetima nabave predmeta rada (RFI)

za potrebe: izrade novih proizvoda, ispitivanja mogunosti supstitucije koritenih

materijala, ispitivanja u svezi odluke ''proizvoditi ili nabaviti'' te za usporedbu cijena,

obiljeja i uvjeta nabave pojedinih materijala.

Upit se uglavnom dostavljaju pismeno putem telefaksa ili e-mail-a, a rjee se postavljaju

usmeni upiti (u tom sluaju treba ga potvrditi pismenim upitom).

Prema sadraju upita razlikuju se:35

- konstrukcijski orijentirani upiti (RFQ) detaljno su odreena obiljeja predmeta

nabave u skladu s rjeenjima i zahtjevima (nacrt, specifikacija elemenata proizvoda),

te dobavlja treba ponuditi upravo takvo rjeenje, bez izmjena.

34 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.423. 35 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.424.

27

- funkcionalno orijentirani upiti (RFP) sadre podatke o zahtjevima (tehnikim i

ekonomskim) koje mora ispuniti predmet nabave, a dobavljau se preputa da ponudi

rjeenje koje smatra da je najpovoljnije u konkretnom sluaju.

Bez obzira na to kako je orijentiran, upit bi trebao sadravati i ove podatke:

- naziv i adresu poduzea koje alje upit;

- datum upita i ifru upita na koju se dobavlja treba pozvati u ponudi ili ako ima pitanja

prije dostavljanja ponude;

- neutralni opis predmeta za koji se alje upit napravljen prema ope poznatim

standardima;

- koliinu potreba u odreenim rokovima, to je dobavljau znaajno za izradu

kalkulacije prodajne cijene;

- potreban rok isporuke predmeta nabave;

- adresa odredita na koju se otprema roba te klauzulu s kojom se odreuje gdje i uz

koje uvjete je dobavlja obvezan predati robu kupcu;

- nain plaanja ako se roba eli nabaviti na kredit, kompenzacijom ili da se plati na

neki drugi nabavi dostupan nain;

- zahtjev da se ralani ponuena ukupna cijena prema elementima strukture cijene radi

boljeg analiziranja ponuda i usporedbu pojedinih stavki;

- rok dostavljanja ponude;

- opi uvjeti nabave.

Prema potrebi mogu se: navesti tehniki propisi koji se odnose na kakvou proizvoda, traiti

jamstvo kakvoe proizvoda, uz ponudu traiti uzorke, modele, nacrte, sheme, tehnike analize

i sl.

3.4.3. Ponuda

Ponuda je od ponuaa izraena pismena ili usmena suglasnost jednoj ili vie odreenih osoba

za izvrenje konkretnog djela uz definirane uvjete.36


28

S pravnog gledita ponuda je prijedlog za sklapanje ugovora upuen jednoj ili vie odreenih

osoba. Prijedlog upuen neodreenom broju osoba smatrat e se samo pozivom da se uputi

ponuda. 37 U tom smislu ponudom se ne mogu smatrati oglasi u novinama, prospekti i cjenici

jer nisu naslovljeni odreenim osobama.

Ponudu mogu dati i prodavalac i kupac, ali se u gospodarskoj praksi ponudom tretira prijedlog

kojim prodavalac nudi proizvode i usluge s ozbiljnom namjerom da se obvee na izvrenje u

sluaju da kupac prihvati prijedlog. Da bi ponuda bila valjana prijedlog mora sadravati sve

bitne sastojke ugovora (ugovorne stranke, predmet, koliinu, cijenu..).

Ponuda prodavaoca obvezuje da ponueno i izvri ako kupac prihvati ponudu, pismenim ili

usmenim putem.

Dobavlja moe ponude dostaviti samoinicijativno ili na temelju:

- usmenog ili telefonskog upita kupca,

- pismenog upita kupca,

- objavljenog javnog nadmetanja pismenim putem za nabavu robe i/ili usluga,

- nadmetanja pismenim putem po pozivu u ogranienom postupku nabave roba i/ili

usluga.

Dostavljene ponude valja pomno ispitati i meusobno ih usporediti. Prvo valja ispitati jesu li

ponude zaprimljene u roku odreenom u upitu, odnosno u oglasu ili pozivu za nadmetanje.

Potivanje rokova za dostavu ponuda je naroito znaajno kada se ponude otvaraju na

odreenom mjestu, u odreeno vrijeme i u nazonosti lanova povjerenstva.

Zatim treba ispitati jesu li pravodobno pristigle ponude prema nainu podnoenja, sadraju i

priloenoj dokumentaciji u skladu sa zahtjevima iz upita, odnosno oglasa ili poziva za

nadmetanje.

Nakon to utvrdimo koje su ponude pravovaljane prema roku dostave, nainu podnoenja,

dokumentaciji i sadraju, slijede ispitivanja elemenata ponuda koji trebaju omoguiti

ocjenjivanje, meusobnu usporedbu i izbor najpovoljnije ponude.

37 Dea Mlikotin Tomi, Pravo meunarodne trgovine, Skolska knjiga, Zagreb.,str.156.

29

To su sljedea ispitivanja:38

- Zadovoljava li ponuena kakvoa predmeta nabave nae zahtjeve?

- Je li ponuena koliina predmeta nabave u skladu s koliinom u upitu, odnosno s

naim potrebama i politikom koliina nabave?

- Je li cijena predmeta nabave primjerena trinim cijenama i je li ralanjena na nain

kako je traeno u upitu da se moe analizirati?

- Jesu li uvjeti i nain plaanja u skladu s trinom situacijom te s naim zahtjevima i

mogunostima?

- Tko snosi trokove pakiranja te rizike otpreme i transporta?

- Moe li dobavlja ispuniti zahtjevani rok isporuke?

- Koji su ostali kriteriji znaajni za poslovne odnose i kako ih ispunjava pojedini

ponua? (odnosi se na lokaciju dobavljaa, njegovu organizaciju, ugled na tritu,

kapacitet proizvodnje i skladita, servis, transportne veze itd.)

U svakodnevnom poslovanju nabave nije mogue, zbog nedostatka vremena, niti je

ekonomski opravdano, zbog odnosa izmeu rezultata i trokova, uzimati u obzir sve bitne

faktore na temelju kojih se usporeuje ponuda. Zbog toga se esto ponuda bira samo na

temelju jednog kriterija, ako su ostali kriteriji podjednako zadovoljeni i nemaju znaajnijeg

utjecaja na odluku o izboru. Takav je kriterij cijena ili rok isporuke ili kakvoa, ali u

specifinim situacijama to mogu biti odnosi s dobavljaem, iskustva iz ranijih poslovnih

odnosa, uvjeti i nain plaanja ili ukupni trokovi.

Da bi se sprijeio pogrean izbor, posao vrednovanja i usporedbe ponude treba obaviti

profesionalno i savjesno, esto timskim radom. U nabavnoj slubi odreuje se do kojeg iznosa

vrijednost nabave u odreenom razdoblju mogu donijeti odluku o izboru referenti nabave i

rukovoditelji organizacijskih jedinica nabavne slube, a iznad tih odnosa odluke donosi

rukovoditelj nabavne slube ili rukovoditelj poduzea.

Dobavljaa se obavjetava o odluci o izboru prihvatom ponude, odnosno sklapanjem ugovora

i naruivanjem. U nekim sluajevima dobro je upoznati dobavljaa zato je izabran radi

odravanja ugovorenih rokova isporuke, dobre kvalitete, dobrog servisa i sl. u prolim

isporukama; radi povoljnije ponuenih uvjeta plaanja, popusta, cijene i slino to ga potie


30

i na dobro izvrenje nove narudbe. Ponuaa, ija ponuda nije prihvaena, treba pismeno

obavijestiti o rezultatu izbora (npr.prihvaena je povoljnija ponuda, ili ponuda s najniom

cijenom i sl.) s time da mu se ne otkriju cijene i ostali uvjeti drugih ponuaa.

3.6.4. Ugovor o nabavi

Zakljuivanje ugovora o nabavi ili kupoprodajnog ugovora rezultat je suglasnosti volje

kupaca ili prodavaoca na temelju njihove prethodne aktivnosti u procesu nabavljanja, kojom

se usklade izraene elje u svezi razmjene dobara, usluga ili prava dvaju ili vie partnera.

Ugovori se mogu sklopiti u pismenom ili usmenom obliku. Ugovor bi trebao sadravati sve

to je dogovoreno, kao i sve tehnike i komercijalne odredbe, kako ne bi tijekom izvrenja

ugovora, ili u sluaju spora, bila mogua jednostrana interpretacija.

Za potrebe jednokratne, odnosno promptne nabave stranke izbjegavaju izradu detaljno

oblikovanih ugovora jer priprema iziskuje mnogo posla, ekonominije je koristiti

jednostavnije oblike, te da se ne bi utjecali na postojee fleksibilne poslovne odnose. Zbog tih

razloga nabava je sklona koritenju narudaba, koje moe ispostaviti uz relativno malo posla.

Koriste se tipizirani obrasci na kojima se ispie adresa dobavljaa i datum te navede samo

opis predmeta nabave, koliinu, jedininu cijenu, rok isporuke, mjesto isporuke i eventualno

nain plaanja.

Najee se ugovori zakljuuju na temelju ponude dobavljaa, njezine analize i rezultata

pregovora u svezi uvjeta kupoprodaje, na temelju ponude i prihvata ponude te na temelju

narudbe i prihvata narudbe.

U ugovoru o nabavi razlikuju se poslovi obveze koje zakljuuje i ije izvrenje obveza

dobavljaa prati sama nabava, te poslovi ispunjenja (prijem isporuke i plaanje rauna) u

kojima sudjeluje prijamna kontrola, skladite i financijska sluba.

Ugovor o nabavi sadri bitne i ostale elemente. Pod bitne elemente spadaju: oznake ugovornih

stranaka, predmet ugovora i cijena. Ostali elementi ugovora su sljedei: kakvoa predmeta

nabave, nain pakiranja, rok, nain i mjesto isporuke, uvjeti i mjesto plaanja, nain

31

transporta, osiguranje, jamstvo, nadlenost suda u sluaju spora i razni drugi uvjeti kojih se

stranke moraju pridravati.39

Kod zakljuivanja niza ugovora s istim ili sinim uvjetima, zbog racionalizacije poslova

sastavljanja ugovora, koriste se obrasci ugovora u kojima su navedeni uvjeti za sklapanje

ugovora.

U praksi se koriste dva oblika takvih ugovora o nabavi: adhezijski i tipski/standardni.

Adhezijski ugovor, po pristupu (engl. adhesion contract) je takav ugovor u kojem ponua

vee sklapanje ugovora uz prihvaanje svih uvjeta sadranih u formularu koji predlae i ne

pristaje ni na kakvu izmjenu.40 Ponueni moe uvjete prihvatiti ili odbiti u cijelosti take it or

leave it. U tipskim ugovorima navedeni su uobiajeni alternativni uvjeti ugovora, a stranke

mogu izabrati jedno od ponuenih rjeenja koje im odgovara u konkretnoj situaciji.

3.6.5. Narudba

Narudba (engl.purchase order) je nalog kupca prodavatelju, kojim trai robu ili usluge uz

odreene uvjete.41 U pravilu se dobavljau dostavlja pismena narudba, jer prua pouzdane

informacije za izvrenje posla. Ako se zbog hitnosti naruuje usmeno, onda se takva narudba

potvruje i pismeno. Narudba je za nabavu najvanija temeljnica u poslu nabavljanja.

Dobavljau se narudba moe dostaviti kao:42

- prihvat ponude prodavaoca u kojem se daje izjava o prihvatu bez navoenja svih

elemenata i uvjeta ponude (kada kupac u potpunosti prihvaa uvjete iz ponude u roku

u kojem ponuda obvezuje ponuaa);

- nova ponuda, u sluaju da nabava nije dijelom ili u cijelosti suglasna s ponudom

dobavljaa, te narudba sadri poziv za ponudu prodavaoca i prijedloge promjene

uvjeta ponude koje kupac ne prihvaa;

39 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.469. 40 Limun. Adhezijski ugovor (10.10.2012.)

41 Business dictionary.purchase order (10.10.2012.)


str.476.

32

- prijedlog za zakljuivanje posla na temelju poznatih uvjeta prodaje dobavljaa (npr. na

temelju cjenika, kataloga, prijanje isporuke i sl.);

- nalog za izvrenje dijela isporuke robe na temelju okvirnog ili godinjeg ugovora.

Narudba bi trebala sadravati: naziv i adresu kupca (naruioca) koji ispostavlja narudbu,

naziv i adresu dobavljaa (prodavaoca) kojem je upuena narudba, broj narudbe, datum

narudbe i oznake na koje se treba pozvati u komunikacijama, redni broj te opis predmeta

predmeta koji naruujemo, uvjete isporuke, rok i mjesto isporuke, rok i nain plaanja, nain

otpreme, potpis naruioca.

U klasinom nainu organizacije poslovanja narudba se ispostavlja u vie kopija ovisno o

organizaciji poduzea. Orginal i kopija dobavljau, jednu kopiju zadrava sama nabava,

kopije se dostavljaju prijamnom skladitu, ulaznoj kontroli, podnositelju zahtjeva za

narudbu, a mogu se dostaviti i financijskoj, skladinoj te prodajnoj slubi.

Prihvat narudbe zajedno s narudbom predstavlja kupoprodajni ugovor. Prihvat narudbe je

potreban element ugovora, te valja nastojati da ga dobijemo. Kako bi se dobavljau olakao

posao potvrde prihvata narudbe, uz narudbu mu se alje i kopija na kojoj potvruje prihvat.

Ako dobavlja ne mijenja tekst kopije narudbe, smatra se da su prihvaeni svi uvjeti nabave.

Ako sluaju prihvata narudbe ima otklona od narudbe, a nabava s njima nije suglasna, mora

o tome obavijestiti dobavljaa. U praksi se izvravaju mnoge narudbe iji prihvat dobavlja

ne potvrdi ni pismeno, ni usmeno, nego reagira izvrenjem radnje, odnosno isporui robu. U

takvim sluajevima ugovor je sklopljen djelovanjem dobavljaa na temelju narudbe.

33

4. Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi

Organiziranje je proces s precizno utvrenim tijekom poslova putem kojega se odvija rad na

stvaranju novog sustava organizacije.43

Proces organiziranja nabave promatra organizaciju kao cjelovit sustav, koji e ostvariti

postavljene ciljeve ako sadri odgovarajue elemente i veze meu njima. Sustav je skup

meusobno povezanih dijelova na nain da sainjavaju sreenu cjelinu koja je jasno

razgraniena u odnosu na okolinu, koja podrazumijeva sve to se nalazi izvan granica

promatranog sustava.44 Rastavljanjem na dijelove sustav gubi obiljeja koje je imao kao

cjelina.

Elementi sustava imaju odluujuu ulogu za realizaciju ciljeva sustava. U procesu

organiziranja elementom sustava se smatra svaki znaajni dio sustava koji s gledita

organizacijskog zadatka nema smisla dalje dijeliti. Elementi mogu biti odjeli, pojedine

referade, radna mjesta, a na najnioj hijerarhijskoj razini elementi su djelatnici, pojedinana

sredstva, radni zadatci i podatci. Izmeu elemenata organizator definira potrebne veze da bi

se moglo prenijeti zadatke na djelatnike, upotrijebiti potrebna sredstva itd.

Veze sustava se mogu promatrati s razliitih gledita. Veze izmeu elemenata u strukturiranju

nabave i veze u procesu poslovanja.45

U strukturiranju sustava povezuju se radni zadatci kako bi se oblikovala radna mjesta (veze

izmeu djelatnika, zadataka i funkcija), odreuju se veze izmeu radnih mjesta (sustav

komunikacija i hijerarhija sustava). Zatim se razlikuju eksterne i interne veze. Eksterne veze

ima sustav sa svojom okolinom. U sluaju nabave koja je otvoreni sustav postoje veze s

dobavljaima, raznim dravnim institucijama, prijevoznicima, ostalim slubama u poduzeu i

dr. Interne veze se uspostavljaju izmeu podsustava, odnosno izmeu elemenata sustava

nabave.

Cilj je procesa organiziranja da se uspostavi takva struktura i veze izmeu elemenata sustava

da omogue trajno, racionalno i uspjeno rjeavanje zadataka nabave usklaenim 43 Sikavica P., Novak M., Poslovna organizacija., 3.izmjenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str.8. 44 Sikavica P., Novak M., Poslovna organizacija., 3.izmjenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str.9.


str.325.

34

aktivnostima djelatnika, s mogunou prilagodbe organizacije nabave promjenama u okolini

i u njoj samoj.

Prema dualistikoj teoriji francuskog filozofa Rene Descartes organizacija nabave dijeli se na

organizacijsku strukturu i organizaciju poslovanja. U organizaciji se prvo uspostavi

organizacijska struktura, a zatim se definira tijek poslovanja, odnosno postupci rada i

odluivanja u rjeavanju zadataka odreene organizacijske cjeline.

4.1. Organizacijska struktura

Organizacijskom strukturom trajno se reguliraju poslovi nabave koji se odvijaju istodobno ili

jedni za drugima, tako da se usklade ukupne meuovisnosti tih poslova u skladu s ciljevima

nabave.46

Organizacijska struktura bavi se ljudskim i drugim resursima, a odnosi se na:

- podjelu zadataka i funkciju nabave;

- sustav rukovodnih i izvrnih radnih mjesta i odnosa izmeu njih;

- sustav obveza, ovlatenja i odgovornosti radnih mjesta;

- sustav komunikacija izmeu radnih mjesta.

Osim stvaranja odreenih organizacijskih jedinica i radnih mjesta, znaajno je definirati

njihove odnose pretpostavljenosti i podreenosti (hijerarhiju). O strukturi u velikoj mjeri

ovisi i rad nabave. to je podjela zadataka i specijalizacija organizacijskih jedinica vea, to je

potrebna i vea koordinacija. Za razliku od tradicionalne tayloristike organizacije koju

odlikuje razraena hijerarhija odluivanja, pretpostavljenost i podreenost organizacijskih

jedinica i radnih mjesta, uska funkcionalna podjela podruja aktivnosti, jednolinijski odnosi i

formalni komunikacijski kanali te utvreni oblici upravljanja i kontrole izvravanja zadataka,

u suvremenim se uvjetima sve vie koriste razni oblici matrine organizacije i timski rad. U

matrinoj organizaciji linijske funkcije daju podrku radu timova u izvravanju projektnih

zadataka.


35

4.2. Organizacija poslovanja

Organizacija poslovanja bavi se strukturiranjem procesa nabave, kako bi njegovo odvijanje,

odnosno ispunjenje zadataka djelovanjem ljudi i sredstava, bilo u skladu s ciljevima nabave.

Kod organizacije poslovanja pozornost se usmjerava na:

- zadatke koje treba izvriti,

- vremensko i prostorno odvijanje poslovnih zadataka,

- angaman ljudi i sredstava u izvravanju zadataka,

- regulaciju izvravanja zadataka u skladu s ciljevima nabave i provedenom

organizacijskom strukturom.

Organizacijom poslovanja definira se proces ispunjenja zadataka nabave unutar slube nabave

te u integraciji s odvijanjem procesa u proizvodnji, razvoju i prodaji.

Organizacija poslovanja je kontinuirani proces, koji se odvija kroz etiri faze:47

1. Analiza zahtjeva i uspostavljanje standarda (prethodno istraivanje) na temelju

informacija o radu i problemima postojeeg sustava ili na temelju informacija o

razvoju analiziraju se zahtjevi i postavljaju se standardi organizacije nabave.

Prethodno istraivanje je zapravo brza i kratka analiza problema, mogunosti i

ogranienja organizacije.

2. Analiza postojeeg sustava obuhvaa snimanje postojee organizacije poslovanja i

kritiku ocjenu postojeeg stanja s ciljem utvrivanja nedostataka i mogunosti

poboljanja organizacije.

3. Oblikovanje nove organizacije - ova faza se dijeli na potfazu oblikovanja grube

organizacije poslovanja ili izradu koncepta sustava i na potfazu razrade detaljnih

rjeanja (oblikovanje radnih zadataka, utvrivanje redoslijeda i vremenskog rasporeda

njihova izvrenja, te dodjelu zadataka izvriteljima).

4. Provedba i kontrola funkcioniranja nove organizacije novu organizaciju valja

primjeniti. Provode se odgovarajue pripreme nakon kojih slijedi prijelaz na rad prema

novoj organizaciji te kontrola rada novog sustava organizacije.


36

4.3. Formalna i neformalna organizacija

Pod organizacijom se smatra uspostavljanje strukture i odnosa u sustavu tako da on moe uz

odreene uvjete trajno ispunjavati svoje zadatke i ciljeve. Svaki otvoreni konkretni sustav

mora za procese transformacije osigurati potreban input i realizirati odreeni output. U

sustave koji potrebe inputa realiziraju putem funkcije nabave spadaju poduzea (proizvodna,

usluna, trgovaka...), banke, bolnice i druge organizacije bez obzira na njihov pravni oblik te

dravne institucije poput vojske, policije i dr. Pravni oblik je odreen zakonom, a on utjee na

neka organizacijska rjeenja (organi, nain zastupanja i sl.) dok se organizacijska struktura i

nain odvijanja poslova mora individualno uspostaviti vodei rauna o raznovrsnim

imbenicima.

Za potrebe organiziranja nabave ili poduzea ili bilo koje poslovne funkcije organizaciju

dijelimo na formalnu i neformalnu. Formalna organizacija je ona koja je svjesno postavljena

za potrebe rjeavanja zadataka i ostvarivanja postavljenih ciljeva uz odreene uvjete, te

predstavlja kraljenicu odnosno kostur svake organizacije.48 Temelji se na sustavu normi i

pravila koje imaju smisla ako ih djelatnici poznaju, odnosno ako ih se pridravaju. Ukupna se

zadaa poduzea ralani na pojedinane zadatke. Za izvrenje jednog ili vie zadataka zadue

se pojedini nositelji zadataka (uspostavi se organizacijska struktura) te se odredi nain i

redoslijed aktivnosti i ispunjavanja zadataka (uspostavi se organizacija poslovanja). U malim

poduzeima, ali i u pojedinim odjelima srednjih i velikih poduzea odluke o raspodjeli

zadataka i o meusobnim odnosima donose se na temelju subjektivne ocjene rukovoditelja

(najee vlasnik poduzea), koji osobno dodjeljuje svakom djelatniku zadatke prema

njihovim sklonostima i sposobnostima.

Uz formalnu organizaciju postoji i neformalna organizacija koja nije odreena odlukama

rukovoditelja ili aktima poduzea, labilna je i podlona estim promjenama. ine ju skupina

ljudi koji zajedniki djeluju radi nekih identinih ciljeva. Neformalne skupine se, s obzirom

na motive formiranja djele se na interesne koje nastaju kao rezultat prirode posla koji

obavljaju lanovi skupine, te na prijateljske skupine koje su najee rezultat zajednikog

druenja lanova organizacije izvan poduzea.49 Karakteristika je neformalnih grupa da

spontano nastaju i prestaju u procesu stvaranja i gubitka veze meu ljudima. Neformalne

48 Sikavica P., Novak M., Poslovna organizacija., 3.izmjenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str.152. 49 Sikavica P., Novak M., Poslovna organizacija., 3.izmjenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str.155.

37

grupe nisu izolirane jedna od druge, ve se meusobno preklapaju, jer su mnogi djelatnici

lanovi vie grupa. S obzirom na veliko znaenje neformalne organizacije za rad formalne

organizacije, organizator ju mora upoznati, ako eli utjecati na stavove grupa i organizacijska

rjeenja uskladiti s ciljevima neformalnih grupa i na taj nain dobiti njihovu podrku u

pravilnom izvravanju formalnih zadataka.

4.4. Oblici organizacijske strukture nabave

Polazite organizacije nabave je povijesna funkcionalna organizacija stvorena tijekom

industrijskog razvoja. Rast industrijskih poduzea te s time u svezi podjela posla doveli su do

stvaranja homogenih poslovnih funkcija kao to su nabava, proizvodnja, prodaja i dr. u

kojima se djelatnici specijaliziraju za odreene funkcionalne zadatke.

U poetku se obavljalo iskljuivo operativne zadatke (administrativni poslovi nabavljanja,

ispitivanja rauna i plaanja robe, voenje pregovora s dobavljaima, praenje i osiguranje

rokova isporuke robe, reklamacije itd.), ali se razvojem trita javlja sve vea potreba za

raznim strategijskim zadatacima poput: ispitivanja trita nabave, analiza ponuda i

dobavljaa, odluke o strategiji nabavljanja, izbor sustava nabavljanja itd., koji imaju

odluujuu ulogu za uspjeh nabave.

U suvremenim uvjetima strategijskim zadatcima se pridaje posebna pozornost, jer se spoznalo

mnoge prednosti (kvalitetnije obavljanje operativnih zadataka, sklapanje povoljnijih ugovora

te uspostavljanje boljih odnosa s dobavljaima, intenzivnija obrada i bolje koritenje trita

nabave, izvrenje poslova nabave uz nie trokove itd) njihova razgranienja za uspjenost

poslovanja nabave. Podjela operativnih i strategijskih zadataka ima odraza u organizaciji

nabave, naroito u pogledu podjele ovlatenja odluivanja te davanja naloga i uputa za rad. S

tog gledita razlikuje se linijska i tabno-linijska organizacija te razni oblici vielinijske

organizacije. Za linijsku organizaciju nabave znaajno je jesu li sve funkcije organizirane

centralizirano u jednoj nabavnoj slubi, koja je ravnopravna ostalim poslovnim funkcijama i

neposredno podreena rukovoditelju poduzea ili se neke funkcije decentralizirane, tj.

organizacijski podreene drugim poslovnim funkcijama poduzea.50


38

4.4.1. Centralizacija i decentralizacija nabave

Ako je za poslove nabave nadlena iskljuivo jedna organizacijska jedinica, onda je rije o

centraliziranoj nabavi, a ako zadatke nabave obavljaju razne organizacijske jedinice, onda je

rije o decentraliziranoj nabavi. Mogua je i kombinacija, tj. centralizirano-decentralizirana

nabava.

Odluka o centralizaciji ili decentralizaciji nabave ovisi o:

- veliini poduzea,

- djelatnosti poduzea,

- broju i djelatnosti pogona,

- prostornoj udaljenosti pogona,

- stupnju preklapanja djelatnosti pogona,

- potrebnim vrstama i koliinama predmeta rada.

Centralizirana nabava obino se organizira u malim i srednjim poduzeima.

Prednosti centralizirane nabave su da omoguuje:51

objedinjavanje potreba i naruivanje veih koliina predmeta rada uz povoljnije uvjete

i nie trokove nabave;

koritenje koliinskih i drugih popusta;

jedinstveno provoenje politike nabave;

normizaciju predmeta rada i koliina nabave;

bolju dispoziciju i bre obrtanje zaliha materijala;

snienje normativa zaliha jer su potrebne manje sigurnosne zalihe i koriste se

povoljniji sustavi nabavljanja;

bolju logistiku suradnju s dobavljaima;

bolje praenje trita nabave i vei utjecaj na trina zbivanja;

specijalizacija referenata nabave za odreene predmete nabave ili za dodjeljene im

funkcije;


39

bolju kontrolu poslovanja nabave;

plaanje rauna dobavljaa s jednog mjesta.

Kao nedostaci centralizacije istiu se:52

- smanjenje kreativne slobode za pojedine korisnike predmeta rada, naroito u prostorno

udaljenim pogonima i za one koji trebaju specifine materijale;

- oteano komuniciranje nabave s korisnicima predmeta nabave, to dovodi do vremenskog

pomaka u donoenju odluka i do loijih rezultata;

- djelatnici nabave nemaju osjeaja za tehnike probleme u svezi s izmjenama potreba i

primjenom pojedinih materijala;

- poslovanje se birokratizira to dovodi do poveanja trokova nabavljanja, gubi se potrebna

fleksibilnost pa se javljaju problemi s opskrbom.

Razlikuju se prostorna i logika centralizacija. U malim i srednjim poduzeima se preteno

koristi prostorna centralizacija u kojoj je organizacijska jedinica nabave smjetena na jednoj

lokaciji (npr. u upravi poduzea) i ona obavlja sve zadatke nabave.

Slika 3. Linijska organizacija prostorno centralizirane nabave

Izvor: Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje,

vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.372.

Kod logike organizacije postoji vie dislociranih organizacijskih jedinica za nabavu (slube

ili odjeli nabave u pojedinim pogonima ili divizijama ili u

Documents

Organizacija logisti čkih aktivnosti u nabavi poduze a ...eknjiznica.unipu.hr/2120/1/2013_18.pdf · Organizacija logisti ... proizvodnje, dok kod uslužnih poduze ća nema ni logistike