Repblica Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular
para la EducacinUniversidad Politcnica Territorial de Portuguesa
Juan de Jess MontillaAcarigua- edo- Portuguesa
Proceso Administrativo: Organizacin
Participantes:Alexmar Guevara CI: Johanna Perez CI:
20.156.986Johetsi Marquez CI: 24.935.745Prof. Mirla Paez Karla Sosa
CI: 25.966.852Administracin, Seccin: 047 Maria Duran CI:
20.157.137Maria Noguera CI: 26.301.858Mileidy Gomez CI:
16.292.253Rosaura Falcon CI: Roseilis Vasquez CI: 26.504.171
Acarigua, noviembre de 2014
ndice:
Pg.Introduccin..3Qu es un proceso
administrativo?...............................................................4Qu
es
organizacin?.....................................................................................5La
organizacin como fase del proceso administrativo7Caractersticas de
la organizacin..7Importancia de la organizacin9Principios de la
organizacin segn Melinkoof.10Fundamentos de la
organizacin..11Objetivos de la organizacin..14Etapas de la
organizacin15Importancia de la organizacin dentro de una
empresa.18Conclusin...19Anexos..20Referencias
bibliogrficas...22
Introduccin
El trabajo que se presenta a continuacin, se realiza con la
finalidad u objetivo de hacer conocer los procesos administrativos,
en este caso, enfocndonos ms en la organizacin. Es de todo conocido
que el xito de nuestras labores depende de la organizacin que
tengamos tanto a nivel individual como dentro de una empresa o
grupo de trabajo.Podemos decir que el individuo como tal no puede
vivir aislado, sino en continua interaccin con sus semejantes, por
tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos
con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el
trabajo individual no alcanzara realizar.Entonces, la organizacin
puede ser definida como estructuras sociales que han sido creadas
para lograr metas y solo puede existir cuando hay personas capaces
de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para
obtener un objetivo comn. En tal sentido, las organizaciones se
conforman para que las personas que trabajan all, alcancen
objetivos que no podran lograr de manera aislada, debido a las
limitaciones individuales.Debemos resaltar, que las organizaciones
estn compuestas por una serie de fundamentos y caractersticas, los
cuales explicaremos a lo largo de este trabajo; as tambin como sus
principios y su importancia dentro de una empresa.
3Qu es un proceso administrativo?El proceso administrativo son
las actividades que el administrador debe llevar a cabo para
aprovechar los recursos humanos, tcnicos, materiales, entre otros,
con los que cuenta la empresa. El proceso administrativo implica la
interrelacin de una serie de etapas que se dan en forma continua y
dinmica. Por otro lado, existen diferentes perspectivas de las
etapas del proceso administrativo segn diferentes autores, sin
embargo todas coinciden en ciertos aspectos fundamentales para el
cumplimiento de los objetivos planteados en una organizacin. El
proceso administrativo consiste en las siguientes etapas:
Planeacin: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos,
polticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y
estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con
determina lo que va a hacerse.
Organizacin: La organizacin agrupa y ordena las actividades
necesarias para lograr los objetivos, creando unidades
administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y
jerarquas; estableciendo adems las relaciones de coordinacin que
entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperacin
humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerrquicas, la
autoridad, la responsabilidad y la comunicacin para coordinar las
diferentes funciones.
Integracin: Consiste en seleccionar y obtener los recursos
financieros, materiales, tcnicos y humanos considerados como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social,
la integracin agrupa la comunicacin y la reunin armnica de los
elementos humanos y materiales, seleccin entrenamiento y
compensacin del personal. Direccin: Es la accin e influencia
interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados
obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzos
la direccin contiene: ordenes, relaciones personales jerrquicas y
toma de decisiones.
Control: Establece sistemas para medir los resultados y corregir
las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los
objetivos planeados se logren. Consiste en establecimiento de
estndares, medicin de ejecucin, interpretacin y acciones
correctivas. 4Qu es organizacin?Organizacin, es una palabra de
origen griego "organon", que significa instrumento, utensilio,
rgano o aquello con lo que se trabaja. En general, la organizacin
es la forma como se dispone un sistema para lograr los resultados
deseados. Es un convenio sistemtico entre personas para lograr algn
propsito especfico.Segn Idalberto Chiavenato, las organizaciones
son extremadamente heterogneas y diversas, cuyo tamao,
caractersticas, estructuras y objetivos son diferentes. Esta
situacin, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones
que los administradores y empresarios deben conocer para que tengan
un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una
organizacin.Podemos hablar de la organizacin escolar, organizacin
empresarial, organizacin personal, organizacin de eventos,
organizacin domstica, etc. En todas estas aplicaciones, el sentido
de la organizacin se basa en la forma como las personas se
interrelacionan entre s, y en el ordenamiento y la distribucin de
los diversos elementos implicados, con vista para el mismo fin. En
el mismo sentido, una organizacin slo existe cuando hay personas
capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente
para obtener un objetivo comn. Lasorganizacionessonestructuras
socialescreadas para lograr metas o leyes por medio de
losorganismos humanoso de la gestin del talento humano y de otro
tipo. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de
la Administracin, a su vez de otras disciplinas tales como la
Sociologa, la Economa y la Psicologa.En Administracin de Empresas,
se entiende por organizacin, una entidad social formada por dos o
ms personas que trabajan de manera coordinada en un ambiente
externo especfico apuntando a un objetivo colectivo. Consiste en la
divisin de tareas y en la asignacin de responsabilidades.
Dependiendo del tipo de organizacin, existe una persona que
desempea un papel clave en los roles de liderazgo, planificacin y
control de los recursos humanos y de otros recursos materiales,
financieros y tecnolgicos disponibles en la empresa. La estructura
de una organizacin puede ser formal o informal. Una organizacin
formal est planeada y estructurada siguiendo un reglamento interno.
La organizacin informal son las relaciones generadas entre las
personas de forma espontnea, resultado del propio funcionamiento y
5desarrollo de la empresa. Existe un conjunto de elementos que estn
directamente asociados a la organizacin, tales como: clientes,
proveedores, competidores, comunicacin social, entre otros.Si bien,
todos tenemos una idea bsica acerca de lo que significa el
trminoorganizacin, no siempre podemos definirlo adecuadamente. Sin
embargo, en el contexto empresarial es importante tener una idea
cabal acerca de lo que significa este trmino para poder referirnos
con propiedad, ya sea, a una entidad (organizacin con o sin fines
de lucro) o a una determinada actividad (la organizacin de una
empresa, un evento u otro).Segn varios autores: Para Simn Andrade
Espinoza, laorganizacines"la accin y el efecto de articular,
disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o
elementos para la consecucin de un fin concreto". Segn Alexei
Guerra Sotillo,la "organizacin es, a un mismo tiempo, accin y
objeto. Como accin, se entiende en el sentido de actividad
destinado a coordinar el trabajo de varias personas, mediante el
establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una
de ellas, as como la estructura o maneras en que se relacionarn en
la consecucin de un objetivo o meta. Como objeto, la organizacin
supone la realidad resultante de la accin anterior; esto es, el
espacio, mbito relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual
las personas alcanzan un objetivo preestablecido". Para Ferrell,
Hirt, Adriaensns, Flores y Ramos, la"organizacin consiste en
ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, fsicos, de
informacin y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en
actividades que incluyan atraer a gente a la organizacin,
especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en
unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear
condiciones para que las personas y las cosas funcionen para
alcanzar el mximo xito".Entonces, teniendo en cuenta y
complementando las anteriores propuestas, se plantea la siguiente
definicin de organizacin, para cada uno de los siguientes casos: 1.
Comoentidad: Unaorganizacines un sistema cuya estructura est
diseada para que los recursos humanos, financieros, fsicos, de
Informacin y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por
un
6conjunto de normas, logren determinados fines. Por ejemplo:
Unaorganizacinsin fines de lucro (una ONG) o con fines de lucro
(una empresa).2. Comoactividad:Laorganizacines el acto de
coordinar, disponer y ordenar losrecursosdisponibles (humanos,
financieros, fsicos y otros) y lasactividadesnecesarias, de tal
manera, que se logren los fines propuestos. Por ejemplo:
Laorganizacinde una empresa para que ofrezca productos de valor y
sea competitiva en el mercado o laorganizacinde un evento para el
lanzamiento de un nuevo producto.La organizacin como fase del
proceso administrativo
La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A
travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la
estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y
herramientas, se establecen los niveles de autoridad y
responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las
dependencias de las personas o grupos de personas.
Fayol (1972), define la organizacin diciendo que consiste en
dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a
travs de operaciones tpicas a saber, las funciones tcnicas,
financieras, contables, comerciales, de seguridad y
administrativa.
Melinkoff (1987), con relacin al ttulo del escrito la define
como el proceso administrativo a travs del cual se crea la
estructura orgnica de la institucin, se determinan los niveles de
autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los
deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos
trazados previamente en el proceso de planificacin u elaboracin del
nivel corporativo estratgico ( misin, visin, objetivos
corporativos, metas y mecanismos de medida u
actuacin).Caractersticas de la organizacinCarcter Especfico: toda
estructura organizacional debe ser diseada en funcin de sus
caractersticas sus criterios, teoras y principios deben ser
propios.Carcter Dinmico: en el diseo organizacional debe preverse
el desarrollo futuro, propiciando la participacin de todos para que
permita un crecimiento armnico y slido.7Carcter Humano: trata de
tomar en cuenta la personalidad y aptitudes de cada uno de los
integrantes de la organizacin para ubicarlos en un cargo inherente
a las mismas.El ascenso en la organizacin: se basa en el deseo de
las personas de ascender dentro de la organizacin, sin tomar en
cuenta que muchas veces pueden pasar a un terreno desconocido para
ellos tanto en conocimientos como en tcnicas.Orientacin hacia los
objetivos organizacionales: los objetivos departamentales deben ser
concurrentes con los objetivos generales, ya que los objetivos
organizacionales deben prevalecer sobre los objetivos
departamentales.Asignacin de responsabilidades: las
responsabilidades no se delegan, cada persona que ocupe un cargo
tiene una responsabilidad.Unidad de Mando: ningn empleado responder
a ms de un superior.Entre otras caractersticas:Caso particular de
grupo: Reglas explcita. Grado de formalizacin La organizacin se da
en un espacio, tiempo y cultura determinada. Presenta conductas
recurrentes. La organizacin es bsicamente orden.Se orientan a una
finalidad: Generan consecuencias en el ambiente. Creados en un
punto temporal: inicio de actividad. Orden jerrquico establecido,
normas y reglas que cumplir. Producen o venden bienes y servicios
(empresa). Dan y generan trabajo (empresa). En la organizacin se da
cierta cultura. Generan, transmiten y poseen poder. Crean, imgenes,
smbolos, prestigios, etc. Son indicadores de la sociedad actual.
Producen y transmiten tecnologa. Son medios para crear, conservar,
y transmitir conocimientos.8Importancia de la organizacin.En toda
accin que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede
ser considerado como la hiptesis de una problemtica, teniendo
posteriormente un mtodo que consiste en el procedimiento o el
conjunto de acciones que se llevan a cabo para demostrar o refutar
este punto de partida, y un objetivo que presenta la llegada a una
conclusin en particular.
Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda
actividad social es una forma de Organizacin, siendo importante la
aplicacin de una estructura para poder llegar en forma ordenada y
no aleatoria a un objetivo, si bien no se descarta la compaa de la
suerte, no debemos depender exclusivamente de ella, sobre todo si
buscamos repetir la experiencia o que otros puedan realizarla.
Para una Organizacin no es necesario contar con un grupo
numeroso, sino que simplemente debe haber dos personas como mnimo,
teniendo entre estos dos individuos el principio fundamental de la
Cooperacin, esto es, que ambas personas puedan lograr una divisin
de los trabajos o bien un trabajo en conjunto para poder lograr el
Objetivo Final, pactando para ello distintas Normas deConvivenciay
otra clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el
trabajo o las actividades sociales a realizar.
Segn Juana Villalva, los fundamentos bsicos que demuestran la
importancia de la organizacin son:
Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado,
dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios
constantes (expansin, contraccin, nuevosproductos, etc), lo que
obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organizacin.
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de
lograr los objetivos del grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las
actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo
loscostose incrementando laproductividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.9Principios de la organizacin segn
Melincoof. El principio del objetivo.Toda organizacin y cada parte
de la misma debe constituir una expresin de objetivo de la empresa,
o carecer de significado, siendo por lo tanto redundante.
El principio de especializacin.Las actividades de cada uno de
los miembros de ungrupoorganizado debern confinarse, en todo lo que
sea posible, a la ejecucin de una sola funcin.
El principio de coordinacin.El objetivo de la organizacin de por
s, a diferencia del objetivo de la empresa es facilitar la
coordinacin; unidad del esfuerzo.
El principio de autoridad.En todo grupo organizado, la autoridad
suprema debe descansar en alguna parte. Deber existir una clara
lnea de autoridad que emana de la autoridad suprema a cada uno de
los individuos del grupo.
El principio de responsabilidad.La responsabilidad de un
superior por los actos de sus subordinados es absoluta.
El principio de definicin.El contenido de cada puesto, tanto en
lo que se refiere a los deberes que implica como a la
responsabilidad y autoridad que en el mismo radican y a sus
relaciones con otros puestos, deber ser claramente definido por
escrito y dado a conocer a todos aquellos a quienes concierna.
El principio de reciprocidad.En todo puesto, la responsabilidad
y autoridad deben ser equivalentes.
El mbito decontrol.Ninguna persona deber supervisar a ms de
cinco, o como mximo seis subordinados directos, cuyos trabajos se
relacionan entre s.
El principio deequilibrio.Es esencial que las diversas unidades
de organizacin se mantengan en equilibrio.
El principio de continuidad.La reorganizacin es un proceso
continuo; en toda empresa debern efectuarse previsiones especficas
a este respecto.
10Fundamentos de la organizacin:La organizacin se basa en
diversas combinaciones estables de la divisin de funciones y la
autoridad. Existen tres sistemas fundamentales:1. Organizacin
lineal: Este tipo de organizacin se constituye de la forma
estructural ms simple y es la ms antigua: tiene su origen en la
organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin
eclesistica de los tiempos medievales. Es aquella en que la
autoridad y responsabilidad correlativas, se transmiten ntegramente
por una sola lnea para cada persona o grupo En su investigacin
sobre las formas ms antiguas de organizacin, James D. Mooney
concluy que el principio de la autoridad lineal (tambin llamado
principio escalar) es que hay una jerarquizacin de la autoridad, en
la cual los superiores reciben obediencia de sus respectivos
subordinados. La denominacin "lineal" se debe al hecho de que entre
el superior y los subordinados existen lneas directas y nicas de
autoridad y responsabilidad. Es una organizacin simple y de
conformacin piramidal, donde cada jefe recibe y transmite lo que
pasa en su rea.Caractersticas de la organizacin lineal:1. Autoridad
lineal o nica.La principal caracterstica de la organizacin lineal
es la autoridad nica y absoluta del superior sobre sus
colaboradores, como secuencia de inicio de la unidad de mando. Son
las caractersticas tpicas de las organizaciones militares.2. Lneas
formales de comunicacin.La comunicacin entre los rganos o cargos
existentes en la organizacin es realizada nicamente a travs de las
lneas que existen en el organigrama. Todo rgano o cargo (con
excepcin de aquellos situados en la cspide y de aquellos situados
en la base de organigrama) posee dos terminales de comunicacin: uno
orientado al rgano superior, o sea el del mando y otro
exclusivamente a sus subordinados.3. Centralizacin de las
decisiones.Como el terminal de la comunicacin, sucede que la
autoridad que comanda toda la organizacin centraliza los canales de
comunicacin y de responsabilidad en la cima del organigrama.4.
Aspecto piramidal.A medida que se asciende en la escala jerrquica
disminuye el nmero de cargos u rganos. El resultado es que a medida
que aumenta el nivel jerrquico, ms aumenta la generalizacin,
centralizacin y visin global de la organizacin. A medida que se
desciende en el nivel jerrquico, ms aumenta la especializacin, la
delimitacin de las responsabilidades y la visin especfica del cargo
o funcin.112. Organizacin Funcional: Su creador fue Frederick
Taylor, quien observ que la organizacin lineal no propiciaba la
especializacin; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera
entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que
los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la
totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su
funcin. La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y
establecer la especializacin de manera que cada nombre, desde el
gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de
funciones. Laorganizacin funcionaldetermina la existencia de
diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas
reas. Esto significa que laorganizacin no cumple con elprincipio de
unidad de mando.Caractersticas de la organizacin funcional:
Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en
el conocimiento. Ningn superior tiene autoridad total sobre los
subordinados, sino autoridad parcial y relativa. Lnea directa de
comunicacin. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez
posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
Descentralizacin de las decisiones. Las decisiones se delegan a los
rganos cargos especializados. nfasis en la especializacin.
Especializacin de todos los rganos a cargo.Ventajas: Mayor
especializacin. Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es planeada y no incidental. El trabajo
manual se separa del trabajo intelectual. Disminuye la presin sobre
un solo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la
organizacin.Desventajas: Dificultad de localizar y fijar la
responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de
los trabajadores por contradiccin aparente o real de las rdenes. b)
Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina
confusin y conflictos. La no clara definicin de la autoridad da
lugar a rozamientos entre los jefes.123. Organizacin lnea y staff:
Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la
funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de
organizacin y reducir sus desventajas formando la llamada
organizacin jerrquica-consultiva. Los rganos de lnea se
caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar,
mientras que los rganos staff prestan asesora a servicios
especializados.
Funcin de la estructura lineal con la estructura funcional, cada
rgano responde ante un solo y nico rgano superior; es el principio
de la autoridad nica. La organizacin lnea-staff es la evolucin de
la jerarqua funcional frente a la divisin del trabajo en la
organizacin. Depende del desarrollo y el desglose de algunas fases
consecutivas.
Caractersticas de la organizacin Lnea-Staff Fusin de la
estructura funcional, con predominio de la primera. Coexistencias
entre las lneas formales decomunicacin con laslneas directas de
comunicacin. Separacin entre rganos operacionales (ejecutivos) y
rganos de apoyo y soporte (asesores). Jerarqua versus
especializacin
Ventajas De La Organizacin Lnea-Staff:
Asegura asesora especializada e innovadora, y mantiene el
principio de la autoridad nica. Actividad conjunta y coordinada de
los rganos de lnea y los rganos de staff.
Desventajas de la organizacin lnea- staff:
El asesor de staff es generalmente un tcnico con preparacin
profesional, mientras que el nombre de lnea se forma en la prctica.
El personal de lnea puede sentir que los asesores quieren quitarle
cada vez mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio
y posicin. Al planear y recomendar, el asesor no asume
responsabilidad inmediata por los resultados de los planes que
presenta. Dado que la asesora representa costos elevados para la
empresa, el personal de lnea siempre se preocupa por los resultados
financieros de la contribucin del staff a las operaciones de la
empresa, lo cual conduce a que los asesores presentan muchos planes
e ideas para justificar su costo.
13Objetivos de la organizacin:
Debemos entender por objetivo, sencillamente, el fin hacia el
cual se orientan las acciones de una organizacin. Es conveniente
aclarar que una organizacin no posee un nico objetivo, sino que al
igual que existen distintos niveles dentro de una organizacin,
tambin existen distintos niveles entre los objetivos.
Los objetivos de los distintos niveles jerrquicos no tienen por
qu ser coincidentes, aunque lo ms conveniente es que al menos no se
contradigan para evitar tensiones dentro de la empresa. Existen
autores que opinan que los objetivos deben ser alcanzables y
mensurables, mientras que otros opinan que las declaraciones
abiertas tambin son tiles.
A pesar de esta segunda opinin, la principal funcin de los
objetivos es establecer un mecanismo de control de las acciones que
son llevadas a cabo por la empresa. Adems se deben dar una serie de
caractersticas fundamentales y comnmente aceptadas para un
establecimiento correcto de los objetivos:
Crear en toda la organizacin una cultura abierta, orientada a la
solucin de problemas. Complementar la autoridad que comporta el
papel o estatus, con la autoridad que proporciona el conocimiento y
la competencia. Situar las responsabilidades de toma de decisiones
y solucin de problemas lo ms cerca posible de las fuentes de
informacin. Crear confianza entre personas y grupos de toda la
organizacin. Hacer que la competencia sea ms pertinente para las
metas del trabajo y llevar al mximo los esfuerzos cooperativos. en
las personas el sentimiento de que ellas son los dueos de los
objetivos de la organizacin. Aumentar el auto-control y la
auto-direccin de las personas que forman parte de la organizacin.
Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseo. Eliminar la
duplicidad mediante la burocracia irreal por lo real. Incrementar
la productividad mediante la optimizacin de los recursos. Mejorar
la calidad de los servicios. Mejorar la estructura y funciones.
Garantizar que una organizacin sea eficiente y eficaz reduciendo
tiempo y mejorando el uso de sus recursos. Lograr la mxima
eficiencia dentro de los planes sealados14Etapas de la
organizacin:
Consiste en el diseo y la determinacin de las estructuras,
procesos y responsabilidades, as como el establecimiento de mtodos
y la aplicacin de tcnicas para simplificar el trabajo. Las etapas
de la organizacin son las siguientes:
Divisin del Trabajo:
Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de
realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo
esfuerzo, dando lugar a la especializacin y el perfeccionamiento en
el trabajo. En la prctica es hoy da tan importante su aplicacin que
slo con ella y por ella puede haber grande y buenaproduccin;
pudindose tambin aadir que la divisin del trabajo camina al comps
de la civilizacin del mundo, pues cuanto ms adelantada es una
sociedad, ms divide el trabajo y ms separa las ocupaciones, porque
con ello consigue mayor aumento defuerzaproductiva y mejor
satisface las necesidades de la produccin.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que
abarca las siguientes etapas:
Jerarquizacin:
En una organizacin, la jerarquizacin es la disposicin de las
funciones de una organizacin por orden de rango, grado o
importancia. Con esta se define la estructura de la empresa
estableciendo centros de autoridad. Los niveles jerrquicos son el
conjunto de rganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que
realicen.
Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden
de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de
autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la
funcin que realicen. La Jerarquizacin implica la definicin de la
estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros
de autoridad que se relacionen ente sin con precisin. La
jerarquizacin establece varios tipos de reglas entre los que
encontramos:
1. Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo
social deben ser los mnimos e indispensables.
152. Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal
,funcional ,y/o staff) de cada nivel.
Departamentalizacin:Es la divisin y el agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades especficas, con base en su
similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la
siguiente secuencia:1 Listar todas las funciones de la empresa.2
Clasificarlas.3 Agruparlas segn un orden jerrquico.4 Asignar
actividades a cada una de las reas agrupadas.5 Especificar las
relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las
funciones y los puestos.6 Establecer lneas de comunicacin e
interrelacin entre los departamentos.7 El tamao, la existencia y el
tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el
tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones
involucradas.De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa,
los tipos de departamentalizacin ms usuales son:1. Funcional: Es
comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las
actividades anlogas segn su funcin principal.2. Por producto: Es
caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de
productos, la departamentalizacin se hace en basen a un producto o
grupo de productos relacionados entre si.3. Geogrfica o por
Territorios: Este tipo de departamentalizacin proporciona un
instrumento lgico y eficiente cuando las unidades realizan
actividades por sectores alejados fsicamente y cuando el tramo de
operaciones y personal supervisado es muy extenso y est disperso en
reas muy grandes.
164. Por clientes:Por lo general se aplica en empresas
comerciales, principalmente almacenes, y su funcin consiste en
crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos
compradores o clientes.5. Por Proceso o Equipo:El proceso o equipo
puede servir de base para crear unidades departamentales sobre todo
si presenta ventajas econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, ya
sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo. En la
industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos
reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una
planta automotriz, la agrupacin por proceso.6. Por Secuencia:Es
utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los
tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se
trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras.
Este tipo de departamentalizacin se utiliza en niveles intermedios
e inferiores. Descripcin de funciones , actividades y
obligaciones:
Despus de haber establecido los niveles jerrquicos y
departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad
las labores y actividades que habrn de desarrollarse en cada una de
las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos
departamentos de la organizacin.
Esta es la ltima etapa de la divisin del trabajo y consiste en
la recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y
actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un
trabajo; la descripcin de funciones se realiza, primordialmente, a
travs de las tcnicas de anlisis de puestos y de la carta de
distribucin del trabajo o cuadro de distribucin de actividades.
Coordinacin:
Se refiere a la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de
un grupo social, con el propsito de lograr oportunidad, unidad,
armona y rapidez, en el desarrollo de los objetivos. La coordinacin
nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para
realizar eficientemente una tarea Cuando se realizan adecuadamente
las funciones administrativas y se da la debida atencin a sus
interrelaciones, el resultado es una combinacin de esfuerzos bien
integrados y balanceados de un grupo de trabajo.17Importancia de la
organizacin dentro de una empresa.
Las empresas requieren de organizacin para que funcionen mejor y
produzcan mejores resultados, siendo esta es una importante funcin
administrativa que sirve de base a la estrategia organizacional que
es una herramienta que se utiliza para armonizar recursos, ya que
la empresa requiere de organizacin que se vaya modificando y actu
dinmicamente y no se le haga tan complejo al realizar cambios
interna o externamente.
Es importante que la organizacin defina su estructura sobre
quin, qu, dnde, cundo, por qu y cmo. Dar respuesta a estos
planteamientos en relacin con las tareas y actividades de la
organizacin es la estructura del trabajo ya que les sirve para
especificar sus actividades, estandarizar , coordinar ,
Centralizacin y descentralizacin de la toma de decisiones y para
determinar el tamao de trabajo a tener.
La organizacin en una empresa es algo muy importante y no puede
considerarse en vano, un paso decisivo a la hora de constituir una
empresa o un nuevo proyecto dentro de una empresa ya existente
debemos elaborar un plan de negocios que nos ayude ms adelante a
tomar decisiones y a valorar ms la importancia de la organizacin en
una empresa. Si no se quiere fracasar en los negocios o al menos
tener una posibilidad de intentar, un plan de negocios bien llevado
desde el primer da y actualizado con los cambios har ver la
importancia de la organizacin en una empresa.
As mismo llegamos a la conclusin de que la organizacin en una
empresa es importante por qu:
Una acertada organizacin ayuda a lograr los objetivos
planteados. Ayuda a utilizar mejor los medios disponibles Ayuda a
tener una mejor comprensin y comunicacin entre los miembros de la
empresa. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las
actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. Evita la
lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad. Reduce o hasta elimina la
duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
18
Conclusin.
Para concluir podemos decir que la organizacin es vital para una
empresa, ya que esta ayudar de manera directa en el mejoramiento y
en lainnovacinde los procesos que se planifiquen y se lleven a
cabo. Las empresas requieren de organizacin para que funcionen
mejor y produzcan mejores resultados y as, poder realizar las metas
u objetivos que estas tengan.
Por otro lado, la organizacin se crea para lograr un conjunto de
propsitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por
consiguiente, para que se logren las metas de la organizacin las
tareas deben ser establecidas primero.
Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una
evaluacin peridica. A medida que la organizacin crece y cambia las
situaciones hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse de
que sea compatible por una operacin eficaz y eficiente para
satisfacer las necesidades presentes. La divisin del trabajo es
fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea responsable y
realice un conjunto de actividades y no toda la tarea.
ANEXOS
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21Bibliografas.
Enciclopedia Multimedia Encarta (2002). Microsoft Corporation,
USA
Enciclopedia Multimedia de Administracin y Finanzas (1996).
Editorial Ocano, Espaa.
Pginas Web
www.monografias.com
www.buenastareas.com
es.wikipedia.org/wiki/
www.importancia.org/organizacion.php
es.slideshare.net
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