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Es un profesional de las comunicaciones que crea, organiza, y produce, congresos, exposiciones, ferias, o festivales.
Debe tener amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones. Debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora.
Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación. En lo posible manejo de otro idioma.
Tener capacidad de mando y poder de coordinación.
Ser creativo, innovar en cada evento.
Ser exigente y selectivo en los servicios que va a tercerizar y representar ante la empresa contratante.
Ser original, impulsar un sello propio.
Como comunicador debe saber oir, para conocer bien a sus clientes y proveedores, como hablar, para ser un buen interlocutor.
Demostrar eficiencia y responsabilidad.
Ser exigente consigo mismo, perfeccionándose con prácticas y cursos.
Ser autocrítico.
Relacionarse con empresas, particulares, otros organizadores y asociaciones afines que permitan posicionarlo y darlo a conocer mejor en el mercado de eventos.
Para que el evento evolucione correctamente, es necesario tener en cuenta todos los aspectos para tener un mejor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor las tareas y realizar un mejor seguimiento al Proyecto.
Planificación.
Primero se define el objetivo del evento, con qué medios se cuenta, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que objetivo se desea transmitir a los asistentes.
Se debe establecer un calendario, asignar
recursos, hacer todas las especificaciones
necesarias para llevar a cabo el acto y definir con
claridad todos los objetivos.
Gestión
Se realizan las actividades
previas al evento, Pre-
evento.
Se organizan equipos de
trabajo, se asignan tareas,
se establecen vías de
comunicación entre los
equipos y con personas y
equipos del exterior, se
define la imagen al
completo del acto.
Operación
Se pone en marcha todo
aquello que se ha
planificado (fase 1) y
que se ha producido
(fase 2). Cada punto
debe llevarse a cabo tal
y como se ha
planificado, ajustándose
al calendario previsto.
También es bueno
contar con planes
alternativos para
situaciones imprevistas.
En actos o eventos importantes,
es muy importante hacer un
ensayo general, para que todo
discurra con normalidad llegado
el día. Sería un paso intermedio
entre la fase de producción y la
de explotación.
Sus funciones Principales son:
Recibir al cliente,
escucharlo, acordar
aspectos generales del
Evento. Coordinar y
ejecutar visitas guiadas
Establecer enlaces entre
personas que pueden ser
autoridad es, clientes o
proveedores.
Definir programas
para realizar eventos,
según solicitud del
cliente. Hacer
informes o Listas de
Chequeo
Reservar lugares e
Instalaciones,
contratar servicios,
gestionar
alojamientos,
traducciones, sonido,
regalos corporativos,
servicio de restaurante
y festejo.
Fungir como
maestro de
Ceremonias,
guía o edecán.
Solucionar
Problemas de
Logística
Coordinar las funciones
que realiza el resto del
equipo a su cargo.
Atender la Distribución de los
Espacios, en lo que se refiere a:
decoración y mobiliario, sonido e
iluminación, área de fotografía,
contratar animación.
Realizar Invitaciones,
confirmar asistentes,
seleccionar conferencistas,
ponentes, entre otros
1. Ser recibido y atendido, con un trato cordial y entusiasta
2. Que se le escuchen con atención sus necesidades
3. Recibir propuestas de servicios que satisfagan sus requerimientos
4. Ampliar su visión del servicio con otras alternativas
5. Información escrita sobre los detalles del servicio o producto, presupuestos a su medida
6. Asesoría, Recursos Humanos, suministros, servicio Técnico e Instalaciones
7. Excelente desarrollo del Evento, observando que se cumplan con las metas y los objetivos Propuestos
8. Identificar el correcto empleo del capital y las inversiones en el evento