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Organizzazione e gestione di gruppi di lavoro
Dott.ssa Silvia Giovenco
Cosa s’intende per gruppo?
Il gruppo al servizio dell’individuo
L’individuo al servizio del gruppo
Prospettiva individuale:
Aggregato di persone in relazione, in ragione dei desideri delle mete e dei bisogni di cui ciascun individuo è portatore
Prospettiva sociale:
L’accento è posto sulla dimensione della pluralità di persone aventi uno scopo comune, con un sistema di regole più o meno condiviso con ruoli reciproci ed interdipendenti, impegnate ad interagire
Un gruppo si può definire come un insieme di individui che
interagiscono fra loro influenzandosi reciprocamente e che
condividono, più o meno consapevolmente:
interessi
scopi
caratteristiche
norme comportamentali
Il gruppo è uno spazio funzionale di :
incontro
confronto
condivisione
mediazione
Un gruppo che opera in un’organizzazione di lavoro è sempre nella condizione di dover necessariamente evolvere in un gruppo di lavoro perché da questo dipendono:
il suo successo e la sua sopravvivenza
la possibilità di fornire una prestazione quantitativamente qualitativamente significativa
la possibilità di darsi un’entità come soggetto
la possibilità di garantire la soddisfazione dei membri (che è legata al piacere di appartenere e di realizzare qualcosa che è più grande di quello che ciascuno può produrre individualmente)
Costruire un gruppo di lavoro significa
Gestire il conflitto
Facilitare la comunicazione funzionale
Creare un clima collaborativo
Raggiungere degli obiettivi (mission gruppo)
Costruire il sistema delle competenze del gruppo di lavoro e
delle competenze individuali.
Il gruppo di lavoro
E’ un soggetto diverso dal gruppo
Gruppo: Pluralità in interazione
Gruppo di lavoro: Pluralità in
interdipendenza
gruppo
interazione
Interdipendenzadei membri
Integrazione nel gruppo
Gruppo di lavoro
Coesione (uniformità)
Negoziazione(differenze)
Le uguaglianze
interagiscono,
le differenze si integrano
Dall’integrazione
Al gruppo di lavoro
Un gruppo di lavoro è una pluralità che tende progressivamente
all’integrazione, in funzione del raggiungimento di obiettivi
comuni.
Il gruppo è la risultanza psicologica dell’interazione fra
due dinamiche dette membership e groupship
Differenza tra membership e groupship
I bisogni individuali membership
“E’ essere membro del gruppo”
Avere una rappresentazione mentale che permetta di identificare il gruppo come opportunità per la soddisfazione dei propri bisogni
( stima e autostima , identità, sicurezza)
I bisogni del gruppo groupship
“E’ l’essere gruppo”
La rappresentazione mentali dei membri che lo identificano come nuovo soggetto, con bisogni originali, diversi da quelli dei singoli, con manifestazioni diverse da quelli di ciascuno: è il Noi al quale essi si riferiscono e, soprattutto, del quale contribuiscono a soddisfare i bisogni
La membership (soddisfare i bisogni in un gruppo) e la groupship
(soddisfare i bisogni del gruppo) sono continuamente e dinamicamente
in evoluzione. La soddisfazione dei bisogni individuali e dei bisogni del
gruppo è spesso, ma non necessariamente in competizione
Bisogno di equilibrio
Bisogni dell’individuo
membership
Bisogni del gruppo
groupship
La leadership è la funzione psicologica che garantisce l’equilibrio
fra membership e groupship
membership groupship
leadership
Il gruppo non è solo ciò che è “visibile”, ma anche ciò che è “invisibile”
Visibile:
Dimensione sociale (altri gruppi, ruoli, regole)
Dimensione reale (membri, compiti, risorse, ruoli)
Invisibile:
Dimensione interna (miti, fantasmi, emozioni)
Dimensione rappresentata (rappresentazioni cognitive, stereotipi, ideali)
In quest’ottica la leadership è la funzione che armonizza il
visibile con l’invisibile:
Garantendo e presidiando sia la soddisfazione dei bisogni
individuali sia quelli di gruppo
Fornendo la risposta capace di integrare il bisogno individuale
con il bisogno del gruppo, presidiando e soddisfacendo i
bisogni dell’unità e delle sue parti
Come si passa da un gruppo ad un gruppo di lavoro?
Il percorso che vede l’evoluzione di un gruppo in un gruppo di lavoro non avviene spontaneamente.
E’un processo di team building che presiede al cambiamento e ne garantisce la riuscita nella direzione del lavoro di gruppo
Il lavoro di gruppo è espressione dell’azione complessa propria
del gruppo di lavoro
Il lavoro di gruppo comprende:
- La pianificazione
- Lo svolgimento del compito
- La gestione delle relazioni
Il team building è attività concreta e modalità di intervento che il
gruppo stesso adotta per costruirsi e per porsi come
soggetto sociale tra gli altri soggetti organizzativi
Sette variabili cruciali per la lettura e l’intervento di
team building nei gruppi di lavoro
• Obiettivo
• Metodo
• Ruolo
• Leadership
• Comunicazione
• Clima
• Sviluppo
Leadership
La leader di un gruppo di lavoro va intesa come funzione di
equilibrio tra membership e groupship
Leader come professionista delle relazioni
L’esigenza di leadership nei gruppi si origina da esigenze di
sviluppo del gruppo stesso e non da una qualunque necessità
degli individui di essere guidati
Lo studio dei comportamenti del leader
Lewin, Lippitt e White (1939)
AUTOCRATICO DEMOCRATICO LAISSEZ-FAIRE
Stile Esercita il potere dispoticamente determina la linea del gruppo, no al cambiamento
Stimola la partecipazione, accetta critiche, distribuisce responsabilità
Disinteressato, non stimola, non controlla, non collabora, rispetto passivo dell’attività
Effetti Provoca aggressività e apatia
Diminuisce l’aggressività, stimola la motivazione
Gruppo poco coeso, no collaborazione
Conclusioni Funziona in situazioni di emergenza. Produzione vs. soddisfazione
Relazioni interne vs. produttività, attenzione al singolo
Si trasforma facilmente in autoritario o scompare
Risultati in base a due variabili: produttività e clima sociale
LA LEADERSHIP EFFICACE
•Il leader lavora CON il gruppo non per o sul gruppo
•Non si sostituisce ad esso né nelle decisioni né nel superamento delle difficoltà
•La sua finalità è l’ottimizzazione delle risorse disponibili all’interno del gruppo sia in termini operativi che relazionali
•Ha funzione di fluidificazione del lavoro e non di produttore di risposte
• Attiva più che essere attivo
• Tende al successo del gruppo più che all’espressione delle sue potenzialità
• E’ una funzione dinamica, poiché potenzialmente può essere assunta da diverse persone in diverse fasi del lavoro di gruppo
Come deve essere la leadership efficace?
•Situazionale: coerente con gli obiettivi del gruppo, con le caratteristiche dei membri, con la storia e la cultura del gruppo.
•Trasparente: i ruoli vengono chiariti e definiti alla costituzione del gruppo.
•Flessibile: orientata a coordinare le capacità e i contributi dei membri del gruppo più che a riprodurre quelli del leader •Pragmatica: ancorata ai fatti e ai dati provenienti dalla realtà e dall’ambiente. •Orientata al compito: indirizzata all’obiettivo che definisce e chiarisce. •Orientata alle relazioni: garantisce il riconoscimento dei bisogni individuali e delle capacità utili a sviluppare cultura e valori, assicura un’alta qualità di rapporti interpersonali.
Piani operativi della leadership
La sopravvivenza, la crescita e l’autoaccudimento di un gruppo di
lavoro si fondano su tre livelli:
•Competenza
•Appartenenza
•Comunicazione
Piano della competenza efficienza del lavoro correlata ai
compiti da affrontare
Piano dell’appartenenza garantisce l’autoaccudimento del
gruppo (presidia il mantenimento delle relazioni tra i membri
del gruppo, il clima del gruppo creatività assenza di
atteggiamenti giudicanti)
Piano della comunicazione regola gli scambi tra interno ed
esterno (crea canali reti e sinergie, incentiva l’ascolto, attiva la
partecipazione, conserva la memoria storica delle attività svolte
e delle decisioni prese)
I vantaggi della leadership efficace sono:
• Accelerazione del percorso verso l’integrazione
• Ricomposizione dei conflitti
• Negoziazione dell’obiettivo e dei ruoli
• Introduzione e chiarificazione del metodo
• Miglioramento del livello delle prestazioni e delle relazioni
In conclusione anche se la leadership viene spesso identificata nella figura di un leader deve essere vista come un processo piuttosto che come una persona, come una funzione complessa che coinvolge:
• IL LEADER (competenze, motivazioni, legittimità e caratteristiche personali)
• I COMPONENTI DEL GRUPPO (loro attese, competenze, motivazioni, caratteristiche personali)
• LA SITUAZIONE (struttura sociale, tipo di compito, norme, storia del gruppo)
Il leader non è
oltre il gruppo è
un membro del
gruppo che facilita
le dinamiche
Il leader
non è il
capo
Il leader è al
servizio del
gruppo
Comunicazione
La comunicazione è il processo chiave che permette il funzionamento del gruppo di lavoro garantendo lo scambio di informazioni finalizzandolo al raggiungimento dei risultati
La comunicazione fa il gruppo
La comunicazione nei gruppi di lavoro si presenta
come processo:
interattivo
informativo
trasformativo
Informazione Conoscenza flusso
Comunicazione
dialogo contratto Interazione
Trasformazione Creatività Cambiamento
Tre parole chiave:
• Pazienza
• Disponibilità
• Sintonizzazione
Nella costituzione del gruppo di lavoro, è assai probabile che il
processo di comunicazione risulti ampiamente disfunzionale: i
membri del gruppo non si sono reciprocamente scelti né hanno
scelto gli obiettivi che sono all’origine delle richieste e delle
attese dell’organizzazione
Caratteristiche comunicazione efficace
La comunicazione efficace deve essere:
1. Finalizzata
2. Pragmatica
3. Trasparente
4. Situazionale
1. Finalizzata: comunicazione nei gruppi di lavoro è attività
concreta riferita :
Alla presa di decisioni
Allo sviluppo di ipotesi di soluzione dei problemi
Alla gestione delle relazioni
Gli scambi comunicativi sono finalizzati agli obiettivi del
gruppo, all’obiettivo specifico di ciascun momento di
lavoro e allo sviluppo della collaborazione e del clima
*
Occorre mantenere costantemente il contenuto
della comunicazione coerente con l’obiettivo da raggiungere e
funzionale al compito
2. Pragmatica: la comunicazione è pragmatica quando si
privilegia la raccolta e l’analisi dei dati e fatti e quando vengono
utilizzate tutte le differenti interpretazioni per capire il problema
Una comunicazione pragmatica è funzionale al
contenimento del conflitto, a una presa di decisioni rapide
e condivisa, a una valutazione e verifica dei risultati del
gruppo
3. Trasparente: la comunicazione è trasparente se è completa, se
ciascuno fornisce al gruppo tutte le informazioni delle quali dispone e
non vengono utilizzate difese come strumento di potere. Una comunicazione trasparente si fonda sul presupposto che nei gruppi di lavoro agiscano individui adulti in grado di affrontare situazioni difficili e di risolvere problemi tanto nuovi quanto complessi.
Una comunicazione trasparente comincia con la chiarezza dei dati e del quadro di riferimento del gruppo e arriva alla diagnosi delle relazioni e del clima, fino alla verifica reale dei risultati **
4. Situazionale: la comunicazione è situazionale se è coerente
con il momento e la fase del gruppo di lavoro, se il linguaggio
e il modo sono adeguati ai membri, se ogni membro fa uno
sforzo di adattamento alle esigenze e alla cultura professionale
degli altri
Situazionale significa che ci sono momenti nei quali è necessario che il gruppo parli di sé, faccia diagnosi dello stato dei suoi rapporti interni, che affronti e chiarisca i conflitti senza evitarli, che possa condividere i successi che ottiene
*,
La comunicazione è produttiva quando
ottiene che il gruppo, pur partendo da punti di
vista diversi arrivi ad un risultato concreto,
condiviso e misurabile
Componenti principali del processo di comunicazione
1. Scambio e confronto garantisce la sintonia
2. Ascolto costituisce la condivisione
3. Esposizione certifica l’impegno
4. Feedback alimenta la comprensione reciproca(la
metacomprensione)
a
La comunicazione è la variabile che sorregge e governa l’intero processo evolutivo da gruppo a gruppo di lavoro e guida il percorso dall’interazione all’integrazione
Domande di controllo dell’efficacia della comunicazione
A che cosa serve il ragionamento, la discussione o ilo conflitto
in atto?
Cosa abbiamo decisamente deciso? Qual è il contributo e la responsabilità di ciascuno nella decisione? Quanto abbiamo prodotto in questa riunione?
Il gruppo di lavoro individua e definisce correttamente i problemi ed i conflitti in atto per farne risorsa energetica?
Trasforma il problema in creatività? (soluzione)
Il gruppo ha creato un linguaggio comune e condiviso da tutti?
Il gruppo si sta muovendo verso l’obiettivo?
Grazie dell’attenzione e …
Buon inizio!
