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OS1 Box Fatture – Ciclo passivo
Manuale operativo Rev.01
A&B SISTEMI SRL
OS1 Box Fatture – Ciclo passivo – Manuale operativo Rev.01 - © A&B Sistemi srl
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L’applicazione OS1BoxFattureAcq, consente di importare i file delle fatture passive nel formato
XML.
Sommario
Accesso ad OS1BoxFattureAcq .......................................................................................................................... 3
Tabelle ............................................................................................................................................................... 4
Aliquote Iva .................................................................................................................................................... 4
Pagamenti ...................................................................................................................................................... 4
Fatture XML – Modalità operative .................................................................................................................... 5
Monitor fatture XML ..................................................................................................................................... 5
Ricevute ..................................................................................................................................................... 5
Acquisite .................................................................................................................................................... 7
Storico ........................................................................................................................................................ 9
Preparazione fatture per esportazione ........................................................................................................... 10
Associazione fatture esportate ........................................................................................................................ 10
Registrazione da prima nota contabile ............................................................................................................ 11
Registrazione da Fatture Fornitori ................................................................................................................... 12
Registrazione senza evasione Ddt ............................................................................................................... 12
Registrazione con evasione Ddt .................................................................................................................. 13
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Accesso ad OS1BoxFattureAcq Accedere ad OS1 con un utente abilitato ad operare con OS1BoxFattureAcq.
Accedere ad OS1BoxFatture tramite l’apposito menù Acquisti->OS1Boxfatture->Box
Fatture
ATTENZIONE:
Avvio alternativo: per alcune versioni di OS1 l’accesso ad OS1BoxFattureAcq non è
previsto da menù ma avverrà tramite avvio diretto cliccando
sull’icona presente sul desktop del computer.
NOTA: all’accesso a OS1BoxFattureAcq il sistema verificherà automaticamente la presenza
di aggiornamenti ed eseguirà la procedura di aggiornamento.
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Tabelle Le seguenti tabelle saranno da compilare la prima volta e aggiornare nel tempo.
Aliquote Iva
Associare le aliquote Iva di OS1, che non rientrano tra quelle imponibili, alla natura delle
operazioni.
Codice Iva: richiamare i codici Iva dall’anagrafica di OS1.
Norma: indicare la norma di riferimento relativa all’aliquota Iva.
Natura: indicare il codice natura AdE definito dall’elenco presente nella tabella collegata.
Reverse Charge: attivare il flag per i codici Iva relativi a documenti di vendita da registrare in
Reverse Charge (es. la vendita di cellulari Art.17, co. 5).
Pagamenti
Associare le modalità di pagamento di OS1 alle modalità di pagamento precaricate previste.
Pagamento: richiamare i codici Pagamento dall’anagrafica di OS1.
Modalità pagamento: indicare il codice pagamento AdE definito dall’elenco presente nella
tabella collegata.
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Fatture XML – Modalità operative Di seguito sono elencati i passaggi necessari a gestire i file XML delle fatture passive.
Monitor fatture XML
In OS1BoxFattureAcq tramite il menù Monitor fatture XML è possibile gestire i documenti in
arrivo.
Accedere con il tasto Avvia. (Il tasto Consulta permette solo l’utilizzo passivo dell’interfaccia).
Il Monitor si compone di 3 aree: Ricevute
Acquisite
Storico
Ricevute
L’area Ricevute permette di importare/acquisire tramite il tasto Importa i file XML delle
fatture passive.
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I tasti funzione:
Importa: esegue l’importazione delle fatture XML (ancora da importare) ricevute sul portale
dell’intermediario autorizzato in base alla selezione periodo impostata nel campo adiacente.
Quest’ultimo campo propone le seguenti opzioni: Ultima settimana
Ultimi 15 giorni
Ultimi 30 giorni
Ultimi 60 giorni
Ultimi 90 giorni
Ultimi 6 mesi
Ultimo anno
Tutte le fatture
Da file *
Fattura: Formato completo: genera l’anteprima del documento con grafica formattata da
foglio di stile.
Formato ministeriale: genera l’anteprima del documento nel formato grezzo XML.
Allegati: permette l’apertura di eventuali allegati presenti nel file XML.
Notifica: permette la visualizzazione della notifica della fattura su cui siamo posizionati, se
precedentemente importata.
Controlla: viene ricercato il fornitore in OS1 con la partita Iva presente nel file XML, nel caso
in cui siano presenti più fornitori con tale partita Iva viene automaticamente assegnato il primo
fornitore trovato. Il controllo viene effettuato su tutti i documenti selezionati, se non ci sono
documenti selezionati il controllo viene effettuato sul documento su cui siamo posizionati. Il
controllo viene eseguito automaticamente già in fase di importazione.
Acquisisci: questa fase può essere effettuata sul singolo rigo su cui siamo posizionati o su
tutte le fatture selezionate tramite il doppio click sui singoli documenti o tramite il menù
richiamabile con il tasto destro del mouse sulla griglia, con cui è possibile selezionare o
deselezionare il singolo documento su cui siamo posizionati o tutti i documenti presenti a
video. È possibile acquisire sia i documenti con fornitore assegnato che senza fornitore
assegnato. Una volta acquisite, le fatture saranno visualizzate nel pannello Acquisite e non
più nel pannello Ricevute.
Esporta: permette l’esportazione del file XML per tutti i documenti selezionati, se non ci sono
documenti selezionati l’esportazione viene effettuata sul documento su cui siamo posizionati.
L’esportazione viene effettuata nella cartella XML presente nella Path “Cartella esportazioni”
indicata in configurazione, se la cartella XML non è presente viene automaticamente creata.
*
NOTA: dove necessario è possibile eseguire l’importazione di file XML recuperandoli da file
system selezionando la cartella di importazione.
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Acquisite
L’area Acquisite mostra l’elenco dei documenti precedentemente acquisiti. Per le righe dove
manca l’associazione con il fornitore procedere con la codifica e relativa associazione.
I tasti funzione:
Fattura: Formato completo: genera l’anteprima del documento con grafica formattata da
foglio di stile.
Formato ministeriale: genera l’anteprima del documento nel formato grezzo XML.
Allegati: permette l’apertura di eventuali allegati presenti nel file XML.
Notifica: permette la visualizzazione della notifica della fattura su cui siamo posizionati, se
precedentemente importata.
Fornitore: permette l’associazione al codice fornitore come indicato di seguito:
Nell’area Acquisite selezionare la singola riga dove manca l’associazione al fornitore e cliccare
il tasto Fornitore. Verrà mostrata una maschera con i dati del fornitore letti dal file XML;
cliccare sul tasto Inserisci per aggiungere automaticamente all’anagrafica fornitori OS1. Verrà
ATTENZIONE:
Associazione fornitore: il sistema evidenzia di colore rosso le righe dei documenti dove
non è stato eseguito il collegamento all’anagrafica fornitore. Procedere comunque con
l’acquisizione per poter successivamente eseguire la codifica e associazione del nuovo
fornitore.
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attribuito automaticamente il nuovo codice fornitore per chi ha attiva la funzione di codifica
automatica altrimenti verrà chiesto di definire il nuovo codice.
Dopo aver codificato il nuovo fornitore procedere al collegamento con il relativo documento/i
selezionando la riga e attraverso la maschera richiamabile con il tasto F9 selezionare
l’anagrafica del fornitore.
Fattura : permette di accedere al programma di “Manutenzione fatture acquisite”
(presente anche nel menù Servizi) in cui è possibile visualizzare il contenuto del file XML, in
tale manutenzione sono visualizzati sia i dati di testa che i dati di rigo e i riepiloghi Iva e
scadenze delle fatture, suddivisi in varie linguette.
Chiudi: permette, nel caso in cui la fattura non debba essere importata in OS1, perché ad
esempio inserita manualmente in OS1, di chiudere manualmente la fattura tramite il bottone
ed associare il documento al movimento inserito in OS1 tramite il programma “Associazione
fatture esportate”.
ATTENZIONE:
Chiudi: utilizzare la funzione solo esclusivamente nel caso in cui la fattura non debba
essere importata in prima nota di OS1. In caso di errore si potrà comunque utilizzare la
funzione Riapri presente nell’area Storico.
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Storico
L’area Storico all’avvio mostra una maschera di filtro per poter selezionare i documenti XML
chiusi da visualizzare.
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Verranno visualizzati tutti i documenti chiusi manualmente tramite il bottone chiudi presente
nell’area Acquisite, importati in prima nota contabile e importati nelle fatture del ciclo
passivo.
Solo sui documenti chiusi manualmente è attivo il bottone Riapri.
Preparazione fatture per esportazione Questa funzione consente di effettuare la preparazione dei dati contabili e di completare gli
eventuali dati mancanti per poter importare le fatture in prima nota contabile.
L’operazione non è obbligatoria.
Associazione fatture esportate
La funzione permette di associare o annullare l’assegnazione ai documenti acquisiti sul Box, in
base al tipo operazione impostato nei parametri di selezione.
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Registrazione da prima nota contabile Dalla maschera di prima nota contabile Contabilità->Prima nota contabile->Gestione
prima nota procedere al caricamento delle fatture passive con la funzione abituale F4
(carica), inserire la data di registrazione e la causale; successivamente selezionare il tasto per
richiamare le fatture XML Acquisite nel Monitor Fatture XML.
Selezionare con doppio click il documento da registrare e confermare con Si.
Completare la registrazione contabile e salvare con F10.
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Registrazione da Fatture Fornitori
Registrazione senza evasione Ddt
Dalla maschera delle Fatture Fornitori Acquisti->Fatturazione->Gestione fatture procedere
al caricamento delle fatture con la funzione abituale F4 (carica), inserire il fornitore, la data,
la causale e selezionare il tasto per richiamare le fatture XML Acquisite nel Monitor Fatture
XML.
Selezionare con doppio click il documento da registrare e confermare con Si.
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Registrazione con evasione Ddt
Dalla maschera delle Fatture Fornitori Acquisti->Fatturazione->Gestione fatture procedere
al caricamento delle fatture con la funzione abituale F4 (carica), inserire il fornitore, la data,
la causale e compilare i campi N. documento e Del.
Procedere con l’evasione dei Ddt.
Posizionarsi sulla Tab Righe Documento e cliccare il tasto Fatt. XML per richiamare la
maschera in cui riconciliare le righe documento.
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Selezionare la fattura per accedere alla maschera per riconciliare le righe del documento.
Selezionare la riga documento dalla griglia Righe fattura XML e abbinare con doppio click la
riga corrispondente nella griglia Righe documento da assegnare.
Cliccare il tasto Esegui per procedere.
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Via Industria n°1 - 23854 OLGINATE – LECCO
C. Fisc. – P. IVA - Reg. Imp. 02861340137
R.E.A. LC n° 300318 CAP SOC. €. 20.000,00 i.v.
Tel. 0341.681213 – Fax 0341.682895
Email: [email protected] - Web: www.aebsistemi.it
Orari assistenza: Lun-Ven 8.30-12.00 / 14.00-18.30
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