3

Oulun yliopisto

Matkustusohje

(Yt-neuvosto käsitellyt 11.12.2018, voimassa 1.1.2019 alkaen)

4

CONTENTS

TYÖMATKAan liittyviä määritelmiä ......................................................................................................... 5

Erityinen työntekemispaikka ............................................................................................................... 5

Etätyö .................................................................................................................................................. 5

Toissijainen työpaikka ......................................................................................................................... 6

Työmatkan alkaminen ja päättyminen ................................................................................................... 6

Ylimääräinen matka-aika .................................................................................................................... 6

Työ- ja muiden matkojen yhdistäminen .............................................................................................. 7

Työmatkan ja loman yhdistäminen .................................................................................................... 8

Työmatkan kustannukset ja oman auton käyttö ................................................................................ 8

Korvattavat kustannukset ................................................................................................................... 9

Päiväraha .......................................................................................................................................... 10

Ulkomailla työskentely: matkakustannusten korvaukset ................................................................. 11

Rekrytointi ......................................................................................................................................... 11

Ulkopuolisten maksamat matkat ...................................................................................................... 11

Ulkopuolisten matkakustannusten korvaaminen ............................................................................. 12

Ulkomaisten työntekijöiden kustannusten korvaaminen ................................................................. 12

ENNEN MATKAA .................................................................................................................................... 13

Matkapyyntö ..................................................................................................................................... 13

Lipun varaus ...................................................................................................................................... 14

Poikkeukset lippujen varaamiseen .................................................................................................... 15

MATKAN AIKANA .................................................................................................................................. 15

Matkavakuutus ................................................................................................................................. 15

Vakuutusturva ................................................................................................................................... 15

Korvausten hakeminen ..................................................................................................................... 16

Toiminta hätä- ja ongelmatilanteissa ulkomailla ............................................................................. 16

Matkatoimiston poikkeustilahallinta ................................................................................................ 16

Eurooppalainen sairaanhoitokortti ................................................................................................... 16

MATKAN JÄLKEEN ................................................................................................................................. 17

Matkalaskun sisältövaatimukset ...................................................................................................... 17

voimaantulo .......................................................................................................................................... 19

5

Yliopiston henkilökunnan sekä vierailevien asiantuntijoiden ja luennoitsijoiden matkakustannusten

korvaamisessa noudatetaan yliopistojen yleisen työehtosopimuksen matkustamista koskevia

säännöksiä, taloussääntöä ja verottajan vuosittain antamaa päätöstä verovapaista

matkakustannusten korvauksista sekä muita verohallinnon antamia ohjeita työmatkakustannusten

korvauksista. Verohallinnon vuosittainen päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista

löytyy verottajan sivuilta osoitteesta www.vero.fi.

Matkakustannusten korvaamisessa noudatetaan myös ennakkoperintäasetuksen (20.12.1996/1124) 17§:n määräyksiä työstä johtuvien matkakustannusten korvauksista. Matkustajien ja matkalaskujen hyväksyjien tulee tuntea yliopiston matkustusohjeet ja noudattaa an-nettuja ohjeita. Ohjeisiin perustumattomat matkakustannukset jäävät matkustajan itsensä maksetta-viksi. Matkustamista koskevia ohjeita ja määräyksiä sovelletaan sekä koti- että ulkomaan matkoihin. Tämän ohjeen mukaisesti korvataan myös ulkopuolisella rahoituksella katettavat matkakustannukset. Ohjetta noudatetaan yliopiston kaikissa yksiköissä.

TYÖMATKAAN LIITTYVIÄ MÄÄRITELMIÄ

Matkakustannusten korvaukseen oikeuttavaksi työmatkaksi katsotaan matka, jonka työntekijä tekee työnantajan määräyksestä työtehtävien hoitamista varten erityiselle työntekemispaikalle varsinaisen työpaikkansa ulkopuolelle. Työnantajan korvattavia työmatkoja eivät ole palkansaajan asunnon ja varsinaisen työpaikan väliset matkat eivätkä etätyösopimuksessa mainitun työn suorituspaikan ja varsinaisen työpaikan väliset mat-kat. Varsinaisella työpaikalla tarkoitetaan paikkaa, jossa työntekijä työskentelee vakituisesti. Ulkomaantyöskentelystä on kyse silloin kun työnantaja lähettää henkilön työskentelemään ulkomaille yli 31 päivän määräajaksi ja maksaa hänelle palkan kotimaasta koko ulkomaan työskentelyn ajalta. Ulkomaan työskentelystä on oma erillinen ohje ”Työskentely ulkomailla”.

ERITYINEN TYÖNTEKEMISPAIKKA

Erityisellä työntekemispaikalla tarkoitetaan paikkaa, jossa palkansaaja työskentelee tilapäisesti. Erityi-nen työntekemispaikka sijaitsee henkilön varsinaisen työpaikan ulkopuolella muualla kuin oman työn-antajan hallitsemassa toimipaikassa. Työntekijä on oikeutettu matka- ja majoittumiskustannusten kor-vauksiin matkasta, jonka hän tilapäisesti tekee työhönsä kuuluvien tehtävien suorittamiseksi tällaiselle työntekemispaikalle.

ETÄTYÖ

Etätyöpaikan ja varsinaisen työpaikan välisiä työmatkoja ei korvata. Varsinainen työpaikka on aina

jokin Oulun yliopiston toimipaikka (paikkakuntatasolla). Etätyöpaikasta tehtävät työmatkat tehdään

ja korvataan yliopistojen yleisen työehtosopimuksen mukaisesti.

6

TOISSIJAINEN TYÖPAIKKA

Toissijainen työpaikka on työnantajan tai tämän kanssa samaan intressipiiriin kuuluvan yhteisön (esim. konserni) VAKITUINEN toimipaikka. Työnantaja määrittelee mahdollisen toissijaisen työpaikan. Tällai-nen toimipaikka sijaitsee toisessa kunnassa tai toisessa valtiossa. Työntekijälle korvataan toissijaiselle työpaikalle tehdyistä matkoista matkustamiskustannukset. Matkakustannusten korvaamisen edelly-tyksenä on SÄÄNNÖLLINEN työskentely toisessa toimipaikassa. Lisäksi korvataan kohtuulliset majoittumiskustannukset, mikäli erillinen majoittuminen toissijaisen työpaikan sijainnin vuoksi on tarpeen järjestää. Toissijaisella työpaikalla työskentelystä ei makseta päi-värahaa, ateriakorvausta tai yömatkarahaa eikä erillisen majoittumispaikan ja toissijaisen työpaikan välisiä matkoja. Mikäli henkilö työskentelee säännöllisesti työnantajan eri toimipisteissä, hänen varsinainen työpaik-kansa on perheen asuinpaikkakunnalla sijaitseva työpaikka.

TYÖMATKAN ALKAMINEN JA PÄÄTTYMINEN

Työmatka alkaa työntekijän työpaikalta tai asunnolta ja päättyy hänen palaamiseensa työpaikalleen tai asuntoonsa. Lähtö- ja paluupaikan ei tarvitse olla sama. Jos työntekijä menee ensin kotoaan varsi-naiselle työpaikalleen ja jatkaa sieltä erityiselle työntekemispaikalle, työmatka alkaa, kun hän lähtee varsinaiselta työpaikaltaan. Jos taas työntekijä lähtee työmatkalle varsinaiselta työpaikaltaan, mutta käy ennen matkaa erityiselle työntekemispaikalle kotonaan, alkaa työmatka vasta kotoa. Työmatka ei puolestaan vielä pääty, jos työntekijä palaa työmatkalta työpaikalleen vain lyhytaikaista (max.1 tunti) työtehtävien suorittamista varten ja jatkaa tämän jälkeen toiseen työmatkakohteeseen. Jos hän sen sijaan palaa työmatkalta työpaikalleen ja lähtee sen jälkeen kotiinsa, työmatka päättyy työpaikalle. Kodin ja työpaikan väliset matkat eivät ole työmatkoja. Jos henkilöllä on useita asuntoja eri paikkakunnilla, työmatka päättyy aina asunnolle. Asunnoksi kat-sotaan mikä tahansa henkilön omistamista tai vuokraamista asunnoista. Käytännössä tällä on merki-tystä esim. tilanteissa, jossa henkilö asuu Helsingissä ja hänen varsinainen työpaikkansa on Oulussa, jossa hänellä on myös asunto. Tällöin Oulusta Helsinkiin tehtävästä työmatkasta korvataan vain me-nomatka, jos henkilö jää matkan yhteydessä esim. viikonlopuksi kotiinsa tai muuten yöpyy Helsingin asunnossaan työmatkansa aikana. Sen sijaan esim. vanhempien, sukulaisten tms. luona yöpyminen ei keskeytä työmatkaa.

YLIMÄÄRÄINEN MATKA-AIKA

Ylimääräisenä matka-aikana pidetään sellaista työmatkaan yhdistettyä matkustusaikaa, jota matkan perusteena olevien työtehtävien suorittaminen tai matkustaminen erityiselle työntekemispaikalle eikä paluu sieltä edellytä työmatkaan sisällytettäväksi. Tällaista aikaa on esim. jääminen viikonlopuksi vapaa-ajan viettoon erityiselle työntekemispaikalle työtehtävien päättymisen jälkeen. Ylimääräinen matka-aika on mahdollista, jos matkan pidentämisestä ei synny työnantajalle lisäkustan-nuksia. Ylimääräiseen matka-aikaan ajoittuvien meno- ja paluumatkojen kustannukset korvataan

7

työntekijälle toteutuneiden kustannusten mukaisina, mikäli ylimääräinen matka-aika on vietetty työ-matkakohteessa ennen työtehtävien alkamista tai työntekijä palaa työmatkakohteesta ylimääräisen matka-ajan jälkeen. Sen sijaan matkustaminen työmatkakohteesta muualle kuin takaisin työntekijän varsinaiselle työpaikalle tai kotiin tai matkustaminen työmatkakohteeseen muualta kuin työntekijän varsinaiselta työpaikalta tai kotoa työmatkakohteeseen on matkustajan yksityistä matkustamista, josta aiheutuvia kuluja yliopisto ei korvaa. Ylimääräisiltä matkapäiviltä ei makseta majoitus- eikä muita matkakustannusten korvauksia, jos työn-tekijä viettää ylimääräistä matka-aikaa työmatkakohteessa omasta aloitteestaan. Myös oikeus päivä-rahoihin alkaa vasta työtehtävien alkaessa ja loppuu työtehtävien päättyessä. Jos työntekijä viettää aikaa työmatkakohteessa työnantajan määräyksestä esim. edullisempien matkalippujen vuoksi, yli-opisto maksaa majoituksen myös ylimääräisiltä matkapäiviltä. Ylimääräiseltä matka-ajalta syntyvä matkakustannusten säästö on kuitenkin oltava kohtuullisessa suhteessa pidentyneeseen matka-ai-kaan ja matkalaskulla on oltava liitteenä hintavertailu kuluista. Lähtökohtaisesti ulkomaille suuntautuvalle työmatkalle voi lähteä aikaisintaan työtehtävää (esim. konferenssi) edeltävänä päivänä ja paluumatkalle on lähdettävä viimeistään seuraavana päivänä, jotta majoitus ja päivärahat korvataan. Yksi ylimääräinen matkapäivä menomatkalla kuitenkin sallitaan, jos yhdensuuntainen matkustusaika on kahdeksan tuntia tai enemmän. Kotimaan matkoissa ylimääräisiä matkapäiviä on vältettävä. Matka-ajan todentamiseksi matkalaskulle merkitään matkan alkamis- ja päättymispäivät. Konferens-seista, seminaareista ym. virallisista tapahtumista on matkalaskulle liitettävä ko. tapahtuman viralli-nen ohjelma. Jos kyseessä on esim. hankkeen tutkijoiden kesken sovittu kokoontuminen ilman viral-lista ohjelmaa, matkalaskulomakkeella kohdassa esim. ”Matkan lisätiedot” on mainittava, mitä tapaa-minen koskee (esim. projektin tutkijatapaaminen organisaatio X:n edustajan NN kanssa) ja lisäksi kutsu tai aikataulu tapaamisesta. Matkan lisätiedoissa on mainittava myös muut mahdolliset matkan aikana suoritetut työtehtävät ja ne mahdolliset matkaan sisältyneet päivät, jolloin matkustaja ei ole tehnyt Oulun yliopistolle kuuluvia työtehtäviä.

TYÖ- JA MUIDEN MATKOJEN YHDISTÄMINEN

Oulun yliopisto maksaa työmatkan kustannukset vain siltä osin ja siltä ajalta, kun matkustaja on Oulun yliopiston työtehtävissä. Esim. yliopiston ulkopuoliset henkilöt yhdistävät usein opetus- ja tutkimus-vierailunsa Oulussa osaksi muita työ- tai yksityismatkojaan. Muissa työmatkoissa toimeksiantajana on heidän oma työnantajansa tai jokin muu organisaatio kuin Oulun yliopisto. Jos matkustaja pitää Oulun yliopiston kutsumana esim. luennon ja jatkaa Oulusta toiseen työmatka-kohteeseen suorittamaan jonkun muun kuin Oulun yliopiston työtehtävää, Oulun yliopisto maksaa matkan kustannukset vain siltä osin, mitä Oulun yliopiston työtehtävät edellyttävät. Samoin menetel-lään, mikäli henkilö jatkaa matkaansa Oulun yliopiston työtehtävien jälkeen yksityisenä matkana tai työmatkaan sisältyy yksityistä matka-aikaa.

8

TYÖMATKAN JA LOMAN YHDISTÄMINEN

Loman yhdistämistä työmatkaan pitää välttää. Jos työmatkan ja loman yhdistämiseen on poikkeuksel-lisesti erityisen painavia syitä ja asianomainen on saanut loman ja työmatkan yhdistämiseen matka-pyynnön hyväksyjän suostumuksen, tulee lomapäivät eritellä matkapyynnössä ja matkalaskulla. Loma-aikaan sijoittuvia matkakustannuksia ei korvata eikä päivärahoja makseta lomapäiviltä.

TYÖMATKAN KUSTANNUKSET JA OMAN AUTON KÄYTTÖ

Työmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja niin vähin kokonaiskustannuksin kuin se työmatkaan kuu-luvien työtehtävien asianmukaisen hoitamisen kannalta on mahdollista. Matkan kokonaiskustannuk-sina on arvioitava matkakustannusten korvaus, päiväraha-, majoittumiskorvaus, työntekijän matka-ajan palkka ja muut matkakustannusten korvaukset sekä kulkuneuvon valinnalla mahdollisesti saavu-tettava työ- ja vapaa-ajan merkittävä säästö. Työmatkasta ei makseta korvausta enempää kuin mitä olisi ollut maksettava, jos matka olisi tehty yli-opistolle kokonaisuutena edullisimmalla tavalla. Esim. omalla autolla tehdystä työmatkasta makse-taan korvaus sen mukaan, mitä matka olisi tullut maksamaan yleisiä kulkuneuvoja käyttäen, mikäli yleisten kulkuneuvojen käyttö olisi em. kokonaiskustannusten perusteella ollut edullisempaa. Oman auton käyttö korvataan, mikäli oman auton käyttäminen on matkalaskulla perusteltu matkan aikataulusyillä tai työtehtävien suorittamisen kannalta parhaimpana vaihtoehtona julkisiin kulkuneu-voihin verrattuna eikä yliopiston sopimustoimittajan vuokra-auto olisi ollut edullisempi, työtehtävien tarkoituksenmukaisen suorittamisen kannalta sopiva tai aikataulusyistä saatavilla. Luettelo vuokra-autojen sopimustoimittajista yhteys- ja autojen vuokratietoineen löytyy Notiosta kohdasta Matkusta-minen -> auton vuokraus. Mikäli omalla autolla tehdyllä työmatkalla kyydissä on ollut muita Oulun yliopiston työntekijöitä, on matkalaskulla mainittava kyydissä olleiden Oulun yliopiston työntekijöiden nimet ja ne matkan osuu-det, jonka ko. henkilöt ovat kyydissä olleet. Mikäli matkustajien nimiä ja em. matkan osuuksia ei mat-kalaskulla ole mainittu, ei korvausta kyydissä olleista matkustajista makseta. Taksi Taksin käyttö on sallittua, jos matkustaja ei ole voinut kohtuulliseksi katsottavalla tavalla käyttää jul-kisia kulkuvälineitä tai niiden käyttö ei ole ollut mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Taksin käyttö on perusteltua myös tuntemattomissa kohteissa. Taksikuiteissa tulee aina olla matkan päivämäärä, mak-settu summa ja ajettu matka (mistä – mihin). Lisäksi matkalaskuun on lisättävä kyydissä olleiden hen-kilöiden nimet ja perustelut taksin käyttöön. Bonusedut Työmatkoista syntyvät bonus-edut (esim. FinnairPlus) kuuluvat yliopistolle ja niiden perusteella saa-tavat edullisemmat liput tai yöpymiset on käytettävä työmatkoilla.

9

Business-luokan käyttö Lähtökohtaisesti business-luokan lippuja ei käytetä yliopiston henkilökunnan tai yliopiston ulkopuolis-ten henkilöiden työmatkoihin. Business-luokan käyttö on mahdollista vain, mikäli matkustajan fyysi-nen vamma tai sairaus edellyttää suurempaa tilaa matkustajan käyttöön. Myös pakollinen matka, jota ei voi lykätä eikä turisti- tai kakkosluokan lippua ole saatavilla, on mahdollista tehdä business-luokassa. Business-luokan käyttöön on oltava etukäteen matkan ja matkapyynnön hyväksyjän sekä lisäksi ta-lousjohtajan suostumus ja nämä suostumukset ja syyt business-luokan käyttöön on esitettävä matka-laskulla. Mikäli perusteltua syytä businessluokan hintaisen matkalipun ostoon ei matkalaskulla ole eikä matka-laskua ole matkasihteerien pyynnöistä huolimatta tältä osin täydennetty, korvataan matka halvem-man hintaluokan kustannusten mukaisesti. Kalliimman ja halvemman luokan hintojen välinen erotus jää tällöin matkustajan itsensä maksettavaksi. Myös yliopiston ulkopuolisten henkilöiden (esim. vastaväittäjät) business-luokan lippujen käyttö on matkalaskulla perusteltava ja niiden käyttöä on vältettävä ilman erityisen painavaa syytä. Poikkeuslupaa Business-luokan lippuihin voi anoa talousjohtajalta matkasihteerien (matkat@oulu.fi) kautta.

KORVATTAVAT KUSTANNUKSET

Matkakustannusten korvauksella tarkoitetaan korvausta matka-, paikka- ja makuupaikkalipuista sekä muista niihin verrattavista välttämättömistä varsinaiseen matkustamiseen kuuluvista maksuista. Mat-kakustannusten korvauksena pidetään myös korvausta työvälineiden ja muiden sellaisten esineiden kuljetuksesta, joita työntekijän on pidettävä mukanaan. Matkakustannusten korvaaminen perustuu matkustajan matkalaskuun ja laskulle liitettyihin tosittei-siin ja muihin selvityksiin korvattavaksi haettavista kustannuksista. Ilman kuittia tai muuta luotettavaa selvitystä, ei korvattavaksi esitettyä kustannusta makseta. Liitteeksi lisättävissä kuiteissa on tärkeää nähdä mitä on maksettu ja kuinka paljon. Hotellihuoneen hinta Lähtökohtana työmatkoilla yöpymisessä on yksi huone/matkustaja. Yliopisto ei maksa muiden kuin työntekijöidensä yöpymistä. Hotellihuoneen hinta jaetaan yöpyjien määrällä, jos muut huoneessa yöpyjät eivät ole yliopiston henkilökuntaa vaan esim. perheenjäseniä, joiden mukanaolo matkalla ei ole ollut esim. yliopiston edustamistarkoituksessa välttämätöntä. Näin menetellään, vaikka esim. yh-den hengen huoneessa olisi yöpynyt muu kuin yliopiston henkilökuntaan kuuluva henkilö eikä siitä olisi aiheutunut yliopistolle ns. lisäkustannuksia.

Yliopiston henkilökunnan edellytetään käyttävän aina Hansel-hintaista huonetta. Mikäli sellaista ei hotellien varaustilanteesta johtuen ole käytettävissä, on Hansel-hinnasta poikkeaminen mainittava perusteluna matkalaskulla. Yliopiston vieraiden ei edellytetä tuntevan hotellihuoneiden Hansel-hin-toja, mutta yliopiston henkilökuntaan kuuluvan varatessa vieraiden hotellimajoitusta, on Hansel-hin-toja noudatettava.

10

Hotellihuoneen hintaan sisältyvä aamiainen Hotellihuoneen hintaan sisältyvä aamiainen ei ole työnantajan järjestämä ateria eikä se vaikuta siten päivärahan määrään. Jos aamiainen ei sisälly hotellihuoneen hintaan, aamiainen on päivärahalla kor-vattava kustannus. Konferenssien, work-shopien yms. osallistumismaksut Matkustajalle korvataan konferenssien, work-shopien, tieteellisten seurojen ja yhdistysten yms. jär-jestämien tapaamisten osallistumismaksut. Myös näiden tapaamisten iltatilaisuuksien osallistumis-maksut korvataan.

Pysäköintimaksut Pysäköintimaksut ovat, kuitteja vastaan, matkakustannuksina korvattavia kuluja. Myös työntekijän maksamat, yliopiston vuokraaman auton pysäköintimaksut korvataan.

PÄIVÄRAHA

Päiväraha maksetaan vain yliopistoon työsuhteessa olevalle. Se on korvaus matkasta johtuvista koh-tuullisista ruokailu- ja muiden elantomenojen (yhteydenpito kotiin yms.) lisäyksestä. Päivärahan saa-misen edellytyksenä on työmatkan ulottuminen yli 15 kilometrin etäisyydelle työmatkan lähtöpai-kasta, joka on joko työntekijän oma asunto tai varsinainen työpaikka. Lisäksi edellytetään, että työtä tehdään erityisellä työntekemispaikalla, joka on yli viiden kilometrin etäisyydellä työntekijän varsinai-sesta työpaikasta ja hänen asunnostaan. Jos matkustajan kanssa on sovittu, että matkasta ei makseta päivärahaa, on tästä sopimuksesta mainittava matkalaskulla kohdassa ”matkan lisätiedot”. Päiväraha lasketaan matkavuorokausittain. Matkavuorokausi on 24 tuntia työmatkan alkamisesta tai edellisen matkavuorokauden päättymisestä. Matkavuorokausi alkaa, kun työntekijä lähtee työmat-kalle kotoaan tai työpaikaltaan. Matkavuorokausi päättyy, kun työntekijä palaa jompaankumpaan em. paikoista. Kokopäivärahan maksaminen edellyttää, että työmatka on kestänyt vähintään kymmenen tuntia. Osa-päivärahan maksaminen edellyttää vähintään kuuden tunnin työmatkaa. Ulkomaille tehdyn työmat-kan tulee kestää vähintään kymmenen tuntia ulkomaan päivärahan saamiseksi. Mikäli ulkomaille suuntautunut työmatka kestää alle kymmenen tuntia, henkilölle maksetaan kotimaan osapäivärahan suuruinen päiväraha. Jos työntekijä jonakin matkavuorokautena saa ilmaisen tai matkalipun hintaan sisältyneen ruoan, päi-värahan enimmäismäärä on puolet päivärahan määrästä. Ilmaisella ruolla tarkoitetaan kokopäivära-han kysymyksessä ollen kahta ja osapäivärahan kysymyksessä ollen yhtä ilmaista ateriaa. Matkan ai-kana saadut ilmaiset ateriat täytyy ilmoittaa matkalaskulla siihen varatussa kohdassa. Koti- ja ulkomaanpäivärahan suuruus määräytyy verohallinnon vuosittain antaman ohjeistuksen mu-kaan. Lisäksi verohallinnon päätöksessä on ulkomaiden työmatkoja varten säädetty joitakin kaupun-kipäivärahoja, jotka ovat sijaintivaltioidensa päivärahoja korkeampia. Ulkomaan päiväraha määräytyy sen maan tai alueen mukaan, missä matkavuorokausi päättyy. Mikäli matkavuorokausi päättyy laivalla

11

tai lentokoneessa, määräytyy päiväraha sen maan mukaan, josta alus on viimeksi lähtenyt tai jonne se Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu. Kotimaan komennusmatkoista ei voida maksaa päivärahaa enempää kuin ulkomaille suuntautuvista komennusmatkoista. Matkasuunnitelma täytyy tehdä kotimaan komennusmatkoista etukäteen, jotta päivärahaa voidaan maksaa yli 31päivän matkoillta. Yömatkarahan maksaminen edellyttää, että päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähin-tään neljä on tuntia kello 21.00 – 7.00 välisenä aikana ja että työnantaja ei järjestä palkansaajalle il-maista majoitusta eikä maksa majoittumiskorvausta tai korvausta makuupaikasta. Yömatkarahan enimmäismäärä on 13 euroa (2019).

ULKOMAILLA TYÖSKENTELY: MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET

Passi on työntekijän elantokustannus eikä sen hankkimiseen liittyviä kustannuksia korvata. Matkus-taja myös vastaa passin voimassaolosta. Viisumin hankinta on työntekijälle korvattava kustannus. Yli-opisto ei kuitenkaan maksa ulkomaisen työntekijän työ- ja oleskeluluvan hankinnan kustannuksia eikä uuden työntekijän matkakuluja hänen tullessaan Ouluun. Ulkomaille suuntautuvien työmatkojen osalta noudatetaan tätä matkustusohjetta. Ulkomaan työskentelystä on kyse silloin kun työnantaja lähettää työntekijän työskentelemään ulko-maille yli 31 päivän määräajaksi ja maksaa hänelle palkan kotimaasta koko ulkomaan työskentelyn ajan. Työntekijän työnantajana koko matkan ajan säilyy Oulun yliopisto. Ulkomaan työskentelystä on annettu oma ohjeistuksensa, joka löytyy Notiosta.

REKRYTOINTI

Rekrytointitilanteessa matkakustannuksia ei lähtökohtaisesti korvata. Poikkeustapauksessa matka-

kustannuksia voidaan korvata, näissä poikkeustapauksissa yhteys henkilöstöpäällikköön. Poikkeusti-

lanteet käsitellään tapauskohtaisesti.

ULKOPUOLISTEN MAKSAMAT MATKAT

Ulkopuolisen maksamaa työmatkaa varten on aina oltava esimiehen hyväksyntä, jotta matka hyväk-sytään työmatkaksi. Mikäli matkan maksaa joku muu kuin Oulun yliopisto, matkapyyntö tehdään SAP Traveliin ja käsitellään siellä ns. nollalaskuna. Matkustaja, jolla ei ole pääsyä SAP Traveliin, tekee va-paamuotoisen matkapyynnön kirjallisesti (esim. sähköpostilla). Matkan maksavan organisaation tulisi tilata matkaliput ja matkalaskut olisi tehtävä suoraan maksa-valle organisaatiolle. Mikäli tämä ei ole mahdollista, voidaan poikkeustapauksessa käyttää ns. läpilas-kutusta. Läpilaskutusta ei saa käyttää ensisijaisena tapana hoitaa toisen organisaation maksamia mat-koja. Mikäli läpilaskutusta poikkeustapauksessa käytetään, niin matkustajan on tällöin ilmoitettava matkalaskulla, mikä on maksava organisaatio, sen maksuyhteystiedot ja kuinka paljon ko. organisaatio maksaa matkan kustannuksista.

12

Suoraan matkustajalle itselleen maksettavat korvaukset Joskus ulkopuolisen tahon korvaus matkan kustannuksista maksetaan suoraan matkustajalle itselleen

eikä yliopistolle. Matkustajan on tällöin merkittävä matkalaskulle tieto siitä, että jokin ulkopuolinen

taho on jo maksanut tai tulee maksamaan osan matkasta, kuka on ulkopuolinen maksaja ja kuinka

paljon tämä on matkasta maksanut. Matkustajalle korvataan tällöin vain se osa matkan kuluista (esim.

päivärahat), joita ulkopuolinen taho ei ole korvannut.

ULKOPUOLISTEN MATKAKUSTANNUSTEN KORVAAMINEN

Palkkionsaajien työtehtävien hoitamisesta aiheutuneita veronalaisia kuluja ei pääsääntöisesti korvata (mm. matkat työpaikalle). Tämä todetaan sopimusta tehtäessä. Palkkionsaaja voi eräissä tapauksissa vähentää kulut verotuksessaan.

Oulun yliopiston ulkopuolisille henkilöille voidaan tietyissä poikkeustapauksissa maksaa matkakustan-

nusten korvauksia, mutta lähtökohtaisesti päivärahoja ei makseta.

TVL 71 §:n 1 momentin perusteella verovapaista matkakustannusten korvauksista on kyse ainoastaan

silloin, kun työnantaja korvaa työ- tai virkasuhteessa olevalle palkansaajalle kustannuksia. Työnanta-

jaan rinnastetaan myös EPL 13 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettujen henkilökohtaisten palkkioi-

den maksaja, vaikka korvauksen saaja ei olisikaan työ- tai virkasuhteessa maksajaan. Tällaisia henkilö-

kohtaisia palkkioita ovat:

· kokouspalkkiot

· henkilökohtaiset luento- ja esitelmäpalkkiot

· hallintoelimen jäsenyydestä saadut palkkiot

· toimitusjohtajan palkkio

· avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön yhtiömiehen nostama palkka

· luottamustoimesta saatu korvaus.

Henkilökohtaisten palkkioiden luettelo on tyhjentävä.

Yliopisto ei maksa yleisesti verovelvollisille (luonnollinen henkilö, joka asuu Suomessa) päivärahaa ellei

henkilö ole työsuhteessa tai saa työsuhteeseen rinnastuvaa palkkiota (lista yllä). Rajoitetusti verovel-

volliselle (luonnollinen henkilö, joka ei asu Suomessa) voidaan maksaa päiväraha pl. vastaväittäjät.

ULKOMAISTEN TYÖNTEKIJÖIDEN KUSTANNUSTEN KORVAAMINEN

Yliopisto ei maksa yliopistoon työhön tulevien ulkomaisten työntekijöiden asumiskuluja, oleskeluvan

hankkimisesta aiheutuneita kuluja eikä matkakuluja Suomeen. Työhön tulevat työntekijät ovat henki-

löitä, joiden kanssa solmitaan työsopimus.

13

Ulkomaiset vieraat, joiden kanssa ei tehdä työsopimusta

Vastaväittäjien, luennoitsijoiden ym. vieraiden, joiden työsuorituksesta maksetaan palkkio, matkakus-

tannukset korvataan normaalisti. Myös vierailevien tutkijoiden matkakustannukset korvataan päivä-

rahoja lukuun ottamatta. Vierailevia tutkijoita ovat tutkijat tai professorit, joilla on työsuhde toiseen

yliopistoon tai tutkimuslaitokseen ja jotka tulevat tutkimussuunnitelmansa mukaisesti enintään kuu-

deksi kuukaudeksi tekemään tutkimus- tai opetusyhteistyötä Oulun yliopistossa. Heidän kanssaan ei

tehdä työsopimusta vaan vierailevan tutkijan sopimus. Kts. ohje vierailevaa tutkijaa koskevista käytän-

nöistä Notiosta.

Yliopisto ei toimi vuokranantajana eikä vuokralaisena Yliopiston ulkopuoliset henkilöt saattavat yöpyä vierailunsa aikana yliopiston henkilökuntaan kuulu-van kotona. Majoitus- ja ruokailumenot voidaan korvata yömatkarahan suuruisena. Jos yliopiston henkilökuntaan kuuluvan hallitsema asunto vuokrataan vieraan käyttöön hänen vierailunsa ajaksi, vuokrakustannus maksetaan matkalaskua vastaan vain yliopiston vieraalle. Vieraan on tehtävä sopi-mus asunnon vuokraamisesta yliopiston henkilökuntaan kuuluvan vuokraajan kanssa, maksaa vuokra hänelle ja todentaa vuokran maksaminen pankin tositteella tai asunnon vuokraajalta saatavalla kui-tilla. Yliopisto ei toimi vuokranantajana eli yliopisto ei vuokraa omiin nimiinsä työntekijänsä asuntoa ma-joittaakseen sinne vieraitaan. Yliopisto ei myöskään maksaa vierailijansa vuokraa suoraan henkilö-kuntaansa kuuluvalle vuokranantajalle, jotta vuokrasopimusta ei voitaisi katsoa syntyneen yliopiston ja tällaisen vuokranantajan välille siitä yliopistolle koituvine vuokralaisen velvoitteineen.

ENNEN MATKAA

MATKAPYYNTÖ

Ulkomaan matkoista on tehtävä matkapyyntö SAP-Travel –matkanhallintajärjestelmään. Hyväksytty matkapyyntö on edellytyksenä yliopiston ulkomaan matkavakuutuksen voimassa olemiselle. jos kyse on vähintään 31 päivän kestoisesta ulkomaantyöstä, on matkasta tehtävä lisäksi komennusmatka-suunnitelma/sopimus, jonka henkilöstöjohtaja hyväksyy. Ulkomaan matkoista on suositeltavaa tehdä matkustusilmoitus Ulkoministeriöön. Mikäli matkalle anotaan rahaennakkoa, matkapyyntö on tehtävä ennakollisena. Ennakkoa voidaan maksaa enintään 90 % henkilölle itselleen matkalaskulla maksettaviksi tulevista hyväksytyistä työmat-kan kustannuksista. Mikäli matkustaja on tehnyt matkapyynnön, on hänen tehtävä matkalaskunsa muuttamalla matka-pyyntö matkalaskuksi ja kohdistettava matkaa varten mahdollisesti haetut ennakot matkalaskulle. Matkapyynnön tekeminen ja sen muuttaminen laskuksi on ohjeistettu Notiossa kohdassa Matkusta-minen -> Matkalasku. Mikäli matkaennakkoa jää käyttämättä, matkustajalta laskutetaan hänelle liikaa maksettu ennakko takaisin.

14

LIPUN VARAUS

Oulun yliopiston matkatoimistopalvelut tuottaa Hanselin kilpailutuksen perusteella matkatoimisto CWT Finland Oy. Matkaliput tulee tilata kilpailutetun matkatoimiston kautta ja ensisijaisesti heidän online-portaalistaan. Matkalippuja kilpailutetun matkatoimiston kautta voi tilata vain työhön liittyviin matkoihin. Matkatoimiston onlineportaalin kautta tehtyjen matkavarausten osalta matkatoimiston palvelumaksut ovat yliopistolle edullisemmat. Yliopistojen luottokortteja ei voi käyttää matkalippujen ostamiseen, poikkeus tähän ovat konferenssien osallistumismaksut ja niiden yhteydessä hankittavat majoitukset.

Lentoyhtiöiltä ei voi suoraan ostaa Hanselin kilpailuttamia sopimushintaisia lentolippuja. Matkatoi-mistopalveluiden lisäksi yliopisto on mukana myös valtionhallinnon reittilentoja koskevassa puiteso-pimuksessa. Tämän sopimuksen mukaisesti kilpailutetuilla lentoreiteillä on hankintalain määräysten mukaan käytettävä kilpailutuksen voittaneen lentoyhtiön lentoja. Luettelo näistä lentoreiteistä löytyy Notion sivulta Matkustaminen -> Matkan varaaminen -> Lentoliput.

CWT Portal

Matkatoimisto CWT:n palvelut ovat käytettävissä matkustuspalveluportaalissa (CWT Portal) osoit-

teessa www.mycwt.com.

Linkki palveluun sekä palvelun käyttäjätuen yhteystiedot löytyvät Notion sivuilta kohdasta Matkusta-

minen/Matkan varaaminen. Portaalin kautta voi varata lentolippuja ja VR:n junalippuja sekä tehdä

hotelli- ja taksivarauksia. Portaalin palvelut ovat saatavissa myös englanninkielisinä ja myös My CWT

–mobiilisovellusta käyttäen.

Yliopistoon työsuhteessa oleville (pl. sivutoimiset työsuhteet) luodaan käyttäjäprofiili matkustuspal-

veluportaaliin automaattisena tiedonsiirtona henkilöstöjärjestelmästä. Käyttäjätunnuksen ja salasa-

nan saaminen edellyttää ennen ensimmäistä kirjautumista rekisteröitymistä portaalin käyttäjäksi

portaalin osoitteessa www.mycwt.com.

CWT-portaali on ensin aktivoitava käyttöön. Se tapahtuu CWT-portaalin etusivulla kohdassa ”Jos käy-

tät tätä uutta matkasivustoa ensimmäistä kertaa, sinun on ensin aktivoitava tilisi”. Täytä työsähkö-

postiosoitteesi sille varattuun kenttään ja paina seuraava, niin saat sähköpostiisi ohjeet tilin aktivoi-

miseksi.

Mikäli CWT:n järjestelmä ilmoittaa, että sähköpostiosoitettasi ei tunnisteta, niin siinä tapauksessa

puhelinnumero täytyy lisätä henkilöstötietojen taakse HR-järjestelmään. Tämän voi tehdä itse Cer-

tian portaalin Who is who-toiminnossa. Puhelinnumeron lisäämisen jälkeen seuraavana päivänä

CWT:n järjestelmään rekisteröitymisen pitäisi onnistua.

Järjestelmään kirjautumisen jälkeen on hyvä käydä tarkistamassa profiilitietonsa. Erityisen tärkeää

on päivittää profiiliin työmatkoilla käytettävän matkapuhelimen numero matkatoimiston poikkeusti-

latiedotusta varten sekä henkilökohtaisen luottokortin numero hotellihuoneiden varausten takuuksi.

CWT:n muut palvelut

Lento- ja junaliput sekä hotellivaraukset voi tehdä myös CWT Finland Oy:n palvelutiimistä sähköpos-titse osoitteesta university.fi@contactcwt.com tai puh. +358 (0) 205 615 635. Toimistoajan, klo 8.00 - 17.00, jälkeen puhelut ohjautuvat automaattisesti CWT Finland Oy:n päivystyspalveluun.

15

POIKKEUKSET LIPPUJEN VARAAMISEEN

1. Jos matka on apurahamatka ja apuraha on maksettu suoraan matkustajalle, lippuja ei voi ostaa Oulun yliopiston matkatilille, vaan ne on maksettava itse. Apurahalla tehtävä matka voidaan mak-saa yliopiston matkatilin kautta vain silloin, kun apuraha maksetaan yliopiston kautta.

2. Mikäli matkan maksaa joku muu kuin Oulun yliopisto, matkalippuja ei lähtökohtaisesti saa tilata

Oulun yliopiston laskuun, vaan ne on maksettava itse, tai pyydettävä matkatoimistoa laskutta-maan suoraan matkan maksajaa.

MATKAN AIKANA

MATKAVAKUUTUS

Matkavakuutuksen kautta vakuutettuja ovat yliopistoon palvelussuhteessa oleva henkilöstö sekä Ou-lun yliopiston matkalla olevat henkilöt, joilla on yliopistolta annettu matka-asiakirja. Matka-asiakirja on vapaamuotoinen kirjallinen dokumentti, josta selviää, että matkasta on henkilön kanssa sovittu ja yksikkö on sitoutunut matkan kustannuksiin. Vakuutus on voimassa sekä koti- että ulkomaan matkoilla. Ulkomaan matkoilla vakuutuksen voimas-saolo edellyttää, että henkilölle on hyväksytty matkapyyntö ja -suunnitelma ENNEN matkalle lähtöä. Vakuutusyhtiönä on OP Vakuutus Oy. Matkalla on oltava mukana yliopiston matkavakuutuskortti, jonka saa talouspalveluiden matkasihteereiltä, kortteja löytyy myös yksiköissä olevilta johdon assis-tenteilta. Matkavakuutuksia on kaksi: matkavakuutus korkeintaan kolmen kuukauden työmatkaa varten sekä komennusmatkavakuutus yli kolmen kuukauden ulkomaan työmatkaa varten. Komennusmatkavakuu-tus on voimassa komennusmatkan ajan kaikkialla maailmassa sekä työssä että vapaa-ajalla.

VAKUUTUSTURVA

Vakuutusturva kattaa:

• matkan aikana sattuneen tapaturman tai ilmenneen sairauden hoitokulut

• korvaus matkan aikana sattuneen tapaturman tai ilmenneen sairauden aiheuttamasta pysyvästä haitasta tai kuolemasta

• matkatavarat kattaen vakuutetun oman ja matkan aikana hankitun omaisuuden sekä ansiotyövä-lineet

• matkavastuu

• matkaoikeusturva

• korvaukset matkan peruuntumis- ja keskeytymiskuluista, matkalta myöhästymisen kuluista sekä kotiinkuljetuskustannuksista

16

KORVAUSTEN HAKEMINEN

Matkustaja tekee vahinkoilmoitukset itse suoraan vakuutusyhtiö OP Vakuutus Oy:ltä internetissä osoitteessa www.op.fi. Peruuntuneesta matkastakin korvaushakemuksen tekee matkustaja. Mikäli peruuntuneen matkan li-put on ostettu yliopiston matkatoimiston kautta yliopiston matkatilille, myös korvaus peruuntuneesta matkasta maksetaan yliopistolle. Matkustajan on tällöin ilmoitettava talouspalveluiden matkasihtee-rille, että peruuntuneesta matkasta on haettu korvausta. Näin matkasihteeri tietää odottaa vakuutus-yhtiöltä korvausta ja pystyy kohdentamaan peruuntuneen matkan kustannukset oikealle kirjanpidon seurantakohteelle. Matkavakuutushakemuksessa kysytään mm. vakuutuksen numeroa (16-638-507-4), yliopiston Y-tun-nusta (0245895-5) ja tilitietoja. Yliopiston pankkitili on Danske Bank Oyj:n tili 891997-10001029 (IBAN FI66 8919 9710 0010 29). BIC-koodi DABAFIHH. Pankin osoite on Danske Bank Oyj, Hiililaiturinkuja

2, 00075 DANSKE BANK.

TOIMINTA HÄTÄ- JA ONGELMATILANTEISSA ULKOMAILLA

Mikäli matkalla tulee ongelmia, kannattaa olla yhteydessä matkavakuutuskortissa mainittuihin nume-roihin.

• OP:n palvelut:

o Matkahätäpalvelu 24/vrk, puh. +358 102 530 011 o OP:n Vahinkoapu https://vahinkoapu.op.fi/yrityksille/matka

MATKATOIMISTON POIKKEUSTILAHALLINTA

Kaikki matkatoimisto CWT:n kautta matkansa varanneet ovat matkatoimiston poikkeustilatoiminnan

piirissä. Poikkeustilalla tarkoitetaan esim. Islannin tuhkapilven tai Japanin tsunamin kaltaisia odotta-

mattoman luonnonkatastrofin sekä sodan tai muun konfliktin seurauksena syntynyttä poikkeustilan-

netta matkakohteessa.

Matkatoimisto ottaa näissä tilanteissa matkustajaan yhteyttä selvittääkseen hänen tilanteensa ja

mahdollisuudet korvaaviin matkajärjestelyihin. Matkustajien kontaktointi edellyttää, että yliopiston

työntekijöistä on CWT:ssä matkustajaprofiili, johon on tallennettuna matkustajan matkapuhelinnu-

mero. Matkatoimisto käyttää puhelinnumeroa ainoastaan yhteydenottoihin poikkeustilanteessa.

CWT:n päivystyspalvelu auttaa kiireellisissä matkavarauksissa 24h vuorokaudessa viikon jokaisena päi-

vänä. Puhelut siirtyvät palvelutiimin numerosta automaattisesti päivystyspalveluun.

EUROOPPALAINEN SAIRAANHOITOKORTTI

Varsinkin EU- ja ETA-alueelle lähtijöiden kannattaa lisäturvaksi hankkia Eurooppalainen sairaanhoito-kortti. Eurooppalaisella sairaanhoitokortilla saa sairaanhoitoa, jos sairastuu äkillisesti tai joutuu tapa-turmaan. Kortilla saa myös pitkäaikaissairauden sekä synnytyksen tai raskauden vaatimaa hoitoa.

17

Kortilla saa sairaanhoitoa samalla hinnalla ja samalla tavalla kuin maassa tai matkakohteessa asuvat henkilöt. Nimensä mukaisesti kortti käy EU- ja ETA-maissa sekä Sveitsissä. Eurooppalainen sairaanhoi-tokortti kelpaa julkisessa terveydenhuollossa, sairausvakuutussopimuksen tehneiden yksityisten lää-käreiden vastaanotoilla ja sopimuksen tehneissä sairaaloissa. Kortin saa ilmaiseksi Kelalta. Lisätiedot: www.kela.fi

MATKAN JÄLKEEN

MATKALASKUN SISÄLTÖVAATIMUKSET

Tee matkalasku tai muuta hyväksytty matkapyyntö matkalaskuksi SAP-travelissa. Matkalasku on teh-tävä 2 kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Mikäli matkalaskua ei tehdä kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä, matkasta ei makseta päivärahoja. Yksiköiden on huolehdittava myös siitä, että yliopiston ulkopuolisten henkilöiden matkalaskut tehdään kahden kuukauden määräajassa.

1. Matkalaskusta on käytävä ilmi seuraavat seikat (EPA 17§):

• matkan alkamis- ja päättymisajankohta

• matkan tarkoitus

• kulkuneuvo

• matkareitti ja päämäärä

• matkan aiheuttamat kustannukset eriteltyinä

• ulkomaan matkasta tiedot maasta, jossa matkavuorokausi päättyi

• kilometrimäärät ja yksikkö hinnat

• tositteet kustannuksista tai muu selvitys (kuitit, ajopäiväkirja yms.)

2. Lisäksi matkalaskusta on selvästi käytävä ilmi, mistä matkan kustannukset on tarkoitus maksaa (kustannuspaikka, projekti tms.). Yliopiston taloussäännön mukaan matkalaskun hyväksyy henki-lön esimies. Esimies voi myös hyväksyä laskun omalta osaltaan ja lähettää sen lopulliselle hyväksy-

jälle matkalaskujärjestelmässä painikkeella ”Hyväksy ja lähetä lopulliselle hyväksyjälle”. Tätä hyväk-

symistapaa voidaan käyttää esim. silloin, jos matkan kustannukset maksetaan muualta kuin mat-

kustajan kotikustannuspaikalta eikä matkustajan esimies voi tehdä tätä toista kustannuspaikkaa

koskevia menopäätöksiä.

3. Liitä matkalaskuun seuraavat kuitit ja selvitykset:

• Matkakuitti. Matkakuitti tulee matkustajan sähköpostiin. Matkakuitilla näkyvät mm. matkatilin kautta ostetut lentoliput, majoitukset, junaliput, matkatoimiston palvelumaksut jne. arvonlisäve-roineen.

• Lentoliput, myös yliopiston matkatoimiston kautta ostetut liput. Itse maksetuista lentolipuista on toimitettava maksukuitit ja lentolipun tuloste.

• Junaliput

• Bussiliput (myös paikallisliikenteen)

• Taksikuitit

18

• Majoituslasku ja maksukuitti laskun maksamisesta. Laskusta on käytävä ilmi huoneessa yöpynei-den henkilöiden lukumäärän, huoneen hinta ja siihen sisältyvä arvonlisävero sekä tieto, sisäl-tyykö huoneen hintaan aamupala ja muita mahdollisia, matkustajan päivärahalla katettavia kus-tannuksia

• Konferenssin osallistumismaksun maksamisesta on oltava lasku, järjestäjältä saatu osallistumisil-moitus tai ilmoittautumislomake sekä kuitti osallistumismaksun maksamisesta, joista selviää, mitä maksettu osallistumismaksu sisältää ja onko ilmoittautuminen maksettu yliopiston ns. kon-ferenssikortilla vai henkilön omalla maksuaikakortilla. Osallistumismaksu voi sisältää majoituk-sen, ateriat ja mahdollisen iltaohjelman.

• Konferensseista, seminaareista ym. virallisista tapahtumista, joihin matkustajan on etukäteen il-moittauduttava ja jotka järjestää jokin organisaatio, on matkalaskuun liitettävä kyseisen tapah-tuman ohjelma. Epävirallisemmista tilaisuuksista kuten, esim. projektin tutkijatapaamisesta riit-tää matkalaskun lisätietokentässä maininta ”projektitapaaminen NN:n kanssa”, ”yhteistyöneu-vottelu x-yrityksessä” tms. Nämä selvitykset tarvitaan matkapäivien ja matkan tarkoituksen do-kumentointiin. Matkalaskun lisätietokentässä on annettava myös tieto ns. ylimääräisistä matka-päivistä, mikäli matka-aikaan sisältyy sellaisia työpäiviä, jolloin henkilöllä ei ole ollut Oulun yli-opistolle kuuluvia työtehtäviä.

• Jos osa matkasta on laskutettu muualta, kopio tästä laskusta.

• Muut mahdolliset kuitit, joiden perusteella haetaan matkakustannusten korvauksia.

• Omaa autoa käytettäessä ajettu matkareitti ja reitin pituus sekä perustelut oman auton käytölle. Mikäli omalla autolla tehdyllä työmatkalla kyydissä on ollut muita Oulun yliopiston työntekijöitä, on matkalaskulla mainittava kyydissä olleiden Oulun yliopiston työntekijöiden nimet ja ne matkan osuudet, jonka ko. henkilöt ovat kyydissä olleet.

4. Merkitse muut kuin SAP-Travel –järjestelmän kautta maksettavat matkakulut matkalaskulle info-

kuluiksi. Tällaisia kuluja ovat mm. hotellien suoraan yliopistolle lähettämät laskut ja yliopiston luottokorteilla maksetut matkakulut.

5. Kohdista matkalaskulla yliopiston maksamat matkaennakot eli kyseiseen matkaan liittyvät mat-katilitapahtumat ja mahdolliset rahaennakot. Mikäli kohdistamattomissa matkatiliennakoissa nä-kyy ylimääräisiä matkatilitapahtumia tai tiedät, että joitakin matkatilitapahtumia puuttuu kohdis-tamattomista matkatilitapahtumista, ole yhteydessä talouspalveluiden matkasihteeriin asian sel-vittämiseksi.

6. Lähetä matkalasku talouspalveluiden matkasihteereille 1 Matkat asiatarkastettavaksi.

7. Palauta matkavakuutuskortti talouspalveluiden matkasihteerille. 8. Matkalasku maksetaan ainoastaan alkuperäisiä kuitteja vastaan. Skannaa kuitit SAP Traveliin pdf-

tiedostoiksi. Kuittien perusteella varmistetaan, että korvattavaksi haettava kustannus on todella syntynyt ja maksu on tapahtunut. Lisäksi kuitit tarvitaan todentamaan korvattaviin kustannuksiin sisältyvät arvonlisäverot. Vaatimus koskee myös pysäköintimittareiden ja muiden vastaavien li-punostoautomaattien tulostamia kuitteja.

Korvattavista kustannuksista on aina selvittävä maksettujen arvonlisäverojen osuus. Pelkkä pank-kikuitti ei riitä tositteeksi maksusta. Jos esim. konferenssinilmoittautumismaksu on maksettu ver-kossa, on matkalaskuun liitettävä maksun todentavan verkkopankkitositteen lisäksi myös itse lasku. Jos matkustaja ei saa käteisostosta kuittia, tarvitaan esim. paikallisliikenteessä tehdystä matkasta matkalippu todisteeksi.

19

9. Matkalasku on tehtävä kahden kuukauden kuluttua matkan päättymisestä. Jos lasku voitaisiin muuten käsitellä, mutta siitä puuttuvat selvitykset matkustajan itsensä maksamista menoista (esim. kuitit taksimatkoista) eikä laskua ole näiltä osin täydennetty kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä, laskulta maksetaan vain matkatoimiston kautta tehdyistä ostoista yliopis-tolle syntyneet kulut. Matkustaja voi tehdä hänelle aiheutuneista, mutta näin korvaamatta jää-neistä kuluista myöhemmin eri laskun.

Huom! Kaikista yliopiston maksamista matkoista täytyy aina tehdä matkalasku, vaikka matkustaja ei saisi matkasta muuta korvausta kuin yliopiston maksaman matkalipun (junalippu, lentolippu tms.) tai yliopisto korvaisi esim. majoituskulut. Matkalasku on tehtävä myös silloin, jos matkaa varten on saatu rahaennakko, joka on kattanut kaikki matkasta aiheutuvat kustannukset. Mikäli matkalaskua ei tehdä, laskutetaan matkustajalta liikaa saatu rahaennakko takaisin. Myös peruuntuneesta matkasta on teh-tävä matkalasku, mikäli peruuntuneesta matkasta on ehtinyt aiheutua yliopistolle kustannuksia (mak-settu rahaennakkoa, hankittu liput matkatilille tms.). Näin peruuntuneen matkan kustannukset saa-daan kohdennettua oikealle kirjanpidon seurantakohteelle. Peruuntuneesta matkasta on tehtävä myös vahingonkorvaushakemus vakuutusyhtiölle ja oltava yhteydessä talouspalveluiden matkasihtee-riin.

Matka-asioihin liittyvää ohjeistusta antaa talouspalvelut. Matkustamiseen ja matkavakuutuksiin liitty-viä ohjeita on myös Notiossa kohdassa Matkustaminen.

VOIMAANTULO

Tämä ohje on käsitelty yliopiston yt-neuvostossa 11.12.2018 ja tulee voimaan 1.1.2019.

Pekka Riuttanen

Talousjohtaja