P-04 Proceso de actividades de Validación-Verificación

8/3/2019 P-04 Proceso de actividades de Validación-Verificación

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Proceso de Actividades de Validación y/ o verificación

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Elaborado por: Angela Espinoza López 09-02-2011

Revisado por: Edmundo Castro Jiménez 09-02-2011

Aprobado por: Edmundo Castro Jiménez 10-02-2011

Descripción del cambio Aprobado Responsable

Cambio de versión de 01 a 02 producto de la auditoría interna Edmundo Castro Jiménez Angela Espinoza López

Se realizó la modificación en el punto 3.Definiciones la palabracarbono por ̈ GEI¨ y en lugar de y/o por ¨sus.

Edmundo Castro Jiménez Angela Espinoza López

Se incluyo el plan de muestreo. Edmundo Castro Edmundo Castro

e cambio la palabra certificación por validación y o verificación,ambio de versión de 03 a 04.

Edmundo Castro Edmundo Castro



Proceso de actividades de Validación y/ overificación

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1. OBJETIVO

Describir la secuencia que siguen los procesos asociados a las actividades de Validación y/ overificación de la UCN-EARTH.

2. ALCANCE

Aplica al proceso de actividades de Validación y/ o verificación efectuado por la UCN-EARTH en losdiferentes sistemas de gestión en las organizaciones clientes y tiempos definidos para cada etapacuando corresponda.

3. DEFINICIONES

UCN-EARTH: Unidad de carbono neutro EARTH

Actividades de Validación y/ o verificación: Auditorías de sistemas de gestión, validaciones/verificacionesde inventarios de emisiones de GEI y sus proyectos de reducción y remoción.

Organización cliente: Persona jurídica que emplea o solicita los servicios de la UCN-EARTH.

Alcance de Validación y/ o verificación: Ámbito que cubre la Validación y/ o verificación contra unadeterminada norma y sus distintos elementos: Sistema de gestión, procesos y ubicación geográfica.

Duración de actividad de Validación y/ o verificación: Tiempo efectivo en día auditor que se requierepara llevar a cabo una actividad de auditoría.

Día auditor: Es la duración normal de 8 horas de trabajo de una LE, A, VV ó E, incluyendo los tiemposde comidas.

Número de personal efectivo: Consiste en todo el personal tiempo completo involucrado dentro delalcance de Validación y/o verificación. El personal contrato temporalmente y el personal de tiempoparcial presente durante la actividad de Validación y/ o verificación se incluye en este mismo.

Multisitio: Se define como organización que tiene identificada la función central (Oficinas centrales) enlas cuales se realizan actividades de planificación, control y gestión y una red de oficinas (sitios) en loscuales tales actividades son total o parcialmente llevadas a cabo. Ejemplos: entidades bancarias consucursales, actividades agrícolas con ubicaciones geográficas diferentes que pertenecen a un mismogrupo, franquicias.




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Código CIUU: Es la clasificación industrial uniforme de todas la actividades económicas de las NacionesUnidas

Expediente de cliente: Todos los documentos relacionados con el proceso de actividades de Validacióny/ o verificación de la organización cliente 1. Solicitud de actividad de Validación y/ o verificación,2.Plan de actividad de Validación y/ o verificación, 3 Informe, 4 Copias de certificaciones otorgadas 5.Documentos del sistema de la organización cliente 6 Propuesta de actividad de Validación y/ overificación, 7 factura, 8 Contrato, 9 Reglamento para actividades de Validación y/ o verificación yTodos los demás documentos que se hayan intercambiado entre la UCN-EARTH y la organización

cliente.Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE/ISO 9000 Sistemas degestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-01).

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

4.1. Documentos Internos

F-10: Solicitud de actividad de Validación y/ o verificación

F-29 Propuesta de actividad de Validación y/ o verificación

R-01 Reglamento para actividades de Validación y/ o verificación

4.2. Documentos Externos

E-07: Factura por servicios (EARTH)

E-09 Código CIU

5. RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento.

La simbología utilizada para designar a los responsables es la siguiente:

Coordinación UCN: [CU]Gestoría de Calidad UCN: [GC]

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

6.1. Solicitud de actividad de Validación y/ o verificación




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El proceso comienza con el contacto donde se manifiesta la intención de la organización cliente deiniciar el proceso de actividades de Validación y/ o verificación. Este contacto puede ser vía telefónica,página web ó en persona.

6.2. Envío de la documentación

Posterior al contacto inicial la UCN-EARTH procede a identificar la actividad de Validación y/ overificación para enviar la siguiente documentación al cliente: Solicitud de actividades de Validación y/o verificación.

El documento formulario: Solicitud de actividad de Validación y/ o verificación” contiene como mínimo:

Perfil de la organización cliente.

Alcance de la Validación y/ o verificación solicitada.Descripción del proceso, actividades.

Lista de documentación requerida de la organización cliente.

La propuesta enviada como parte de la respuesta incluye contenidos y costos independientes para cadauno de los componentes del proceso [GC]

6.3. Recepción de la documentación del cliente

Se debe de revisar que la documentación venga completa utilizando el formulario Revisión de lasolicitud, se debe de asignar un número de expediente (NN-aaaa, donde NN es número consecutivoindividual que corresponde al expediente y aaaa es el año de apertura del expediente) y realizar análisisde los posibles conflictos de intereses. [CU]

Si hay comentarios de la documentación recibida se deben de comunicar a la organización cliente parasu trámite (Ejemplo: solicitud incompleta, omisión de alguno de los documentos solicitados, problemasal abrir alguno de los archivos electrónicos entre otros). De igual manera se deben resolver lasdiscrepancias entre la organización cliente y la UCN-EARTH.

6.4. Revisión técnica




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Utilizando el código CIU se ubica el área técnica del alcance solicitado por la organización cliente yluego se ubica en código de IAF correspondiente de formulario de clasificación para las actividadeseconómicas y se anota en el formulario de Revisión de la solicitud.

Se calcula la duración de actividades de Validación y/ o verificación, con base en el cuadro del anexo 1de este documento. Cuando es una actividad inicial, el tiempo es el dato que proviene del cuadro delanexo 1, si es un seguimiento, es dicho período multiplicado por 0.8.

En el caso de los multisitios se debe realizar un plan de muestreo, para determinar el tamaño demuestra:

En una actividad de Validación y/ o verificación inicial el tamaño de la muestra será la raíz

cuadrada del número de sitios sin incluir la oficina central, redondeado al número superior.

Para las visitas de seguimiento será la raíz cuadrada del número de sitios multiplicada por uncoeficiente de 0.6 redondeado al número superior.

Para la actividad de re Validación y/ o verificación será la raíz cuadrada del número de sitiosmultiplicada por un coeficiente de 0.8 redondeado al número superior.

En todos los casos al menos el 25% de la muestra se selecciona al azar, para el 75% restante loscriterios para seleccionar la muestra incluyen los siguientes aspectos:

Resultados de auditorías internas ó actividades de Validación y/ o verificación previas.

Registros de quejas u otros registros relevantes de acciones preventivas y correctivas.

Variaciones significativas en los tamaños de los sitios.

Variaciones en los procedimientos de trabajo.

Modificaciones desde la última actividad de Validación y/ o verificación.

Dispersión geográfica.

6.4.1 Plan de muestreo

Con respecto al plan de muestreo en la Documentación del Sistema de Gestión de la Información, sepresenta lo siguiente:

Tamaño de la muestra:

N = población

n= muestra

Censo o muestreo dependiendo del tamaño de la organización. Organizaciones pequeñas con menos de50 colaboradores se puede aplicar censo. Para organizaciones mayores se aplica muestreo.




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Censo: se aplica a todos los elementos de la población.

Muestreo: se escoge una muestra representativa, donde hay que evitar o reducir el error de muestreo.Para reducirlo se escoge un porcentaje de la población a muestrear.

Métodos de muestreo:

Simple al azar: todas las unidades de muestreo tienen la misma probabilidad (se utiliza unaficha para cada unidad de muestreo) se utiliza fichas enumeradas o tabla de númerosaleatorios.Muestreo estratificado: la población N se divide en subconjuntos llamados estratos y de cadaestrato se toma una muestra utilizando el método simple al azar.

Muestreo sistemático: Se define el porcentaje de la muestra que se desea analizar y luegosegún el tamaño de la población se define con precisión de manera sistemática la unidad aanalizar.

o Para el caso de muestreo de datos en los inventarios se utiliza una muestra del 25%.Eso requiere saber el tamaño de la muestra. Para inventarios anuales se puede trabajarcon el registro de datos semanal. Entonces, si el año tiene 52 semanas y se deseamuestrear un 25% de la información, se deben muestrear los datos de 13 semanas.13/52 =0,25%. Como 25% es la cuarta parte del total, se debería escoger una semanade cada 4 para obtener las 13 semanas. Se selecciona un número del 1 al 4 por decir3, y se continúa contando de 4 en 4 para obtener las 13 semanas deseadas. Así se

tendrá que muestrear semanas 3, 7, 11, 15, 19, 23, 27, 31, 35, 39 ,43 ,47 ,51.Inventario GEI= se aplica muestreo sistemático al 25% de la población para todos los GEI

Proyecto de remoción de GEI: Se utiliza muestreo estratificado según tipo de sumidero considerado enla remoción y según condiciones agroclimáticas en cada tipo. Para cada estrato se realiza un muestreoal azar del 10% de los datos según el SGI.

6.4.2 Propuesta de actividad de Validación y/ o verificación y documentación

Con toda la información reunida anteriormente se prepara la propuesta de servicios de actividades de Validación y/ o verificación y se le envía a la organización cliente en conjunto con el Reglamento paraactividades de Validación y/ o verificación, Sanción, suspensión y reducción del alcance de la Validacióny/ o verificación. [GC]

6.4.3 Designación de equipo

Utilizando el formulario de Listado de personal calificado para actividades de Validación y/ o verificación, se ubica si se dispone de una persona con la competencia necesaria ó se busca la combinación de




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personas, incluyendo expertos técnicos, que en conjunto cumplan con la competencia necesaria paradesignarlos a realizar la actividad de Validación y/ o verificación solicitada por la organización cliente.[CU]

Una vez seleccionado el personal, se contacta para verificar su disponibilidad y confirmada esta senotifica y se le envía la organización cliente apruebe el equipo asignado. El cliente debe formalmenteaprobar a dicho equipo. [GC]

6.4.4 Verificación de la competencia de la revisión y la toma de decisiones

Utilizando el formulario de ¨Evaluación de competencia¨ del personal que revisa y toma decisiones delas actividades de Validación y/ o verificación de la UCN-EARTH, se ubica y se evalúa si las personas arealizar la revisión y toma de decisión posee la competencia necesaria ó se busca la combinación depersonas, incluyendo expertos técnicos, que en conjunto cumplan con la competencia necesaria paraefectuar el proceso. [CU] [GC]

6.4.5 Actividades previas a la realización de actividad de Validación y/ o verificación in

situ

La Gestoría de la calidad envía toda la documentación al LE para que elabore el Plan para actividadesde Validación y/ o verificación, debe revisar la documentación pertinente para determinar laconformidad de la organización, según la documentación, con los criterios de la actividad de Validacióny/ o verificación. Una vez que el equipo revisó la documentación, debe de elaborar en caso necesario elformulario de Hallazgo de actividad de Validación y/ o verificación y devolverlos a la gestoría de la

calidad, para que la misma se los comunique a la organización cliente. Una vez que el cliente apruebael plan y haya enviado las acciones correctivas para los hallazgos encontrados en caso de queexistieran, se procede a firmar el contrato de actividades de Validación y/ o verificación y uso de lamarca de conformidad se procede con la siguiente etapa.

6.4.6 Actividades durante la realización de actividad de Validación y/ o verificación in situ

El equipo asignado realiza las actividades establecidas en el formulario Plan actividad de Validación y/ o

verificación IN SITU.




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6.4.6.1 Modificación del Alcance

Si el equipo encuentra que alguna parte dentro del alcance no cumple con los requisitos debe deproceder a reducir el alcance de la Validación y/ o verificación para lo cual debe obtener la aprobaciónde la organización cliente manifiesta al firmar F-08 Informe. El equipo no tiene la protestad deampliación del alcance.

6.4.6.2 Conclusiones

El equipo debe analizar toda la información y las evidencias obtenidas durante la actividad in situ,revisar los hallazgos y acordar las conclusiones de la actividad de Validación y/ o verificación.

6.4.6.3 Informe

El LE debe entregar a la UCN-EARTH ocho días después de la reunión de cierre el informe. Si no fueraposible entregar el informe en este plazo, el LE debe comunicarlo a la UCN-EARTH y acordar una nuevafecha de entrega.

La gestoría de calidad le envía el informe a la organización cliente para que esta lo apruebe firmando ydevolviendo el original.

6.4.6.4 Conclusiones de la actividad de Validación y/ o verificación

El LE debe incluir en el informe la conclusión de que se la organización cliente es sujeto de Validación y/o verificación o conclusión de validación y verificación del proyecto de GEI.

6.4.6.5 Solicitud de Plan de acciones correctivas

Entregado el informe de auditoría al cliente, la UCN-EARTH le solicitará a la Organización-Cliente elplan de acciones correctivas con el análisis de causas y plazos de realización, que estará sujeto a laaprobación por la UCN-EARTH según Reglamento de actividades de Validación y/ o verificación .

6.5 Proceso de toma de decisiones y revisión independiente




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Una vez que se hayan levantado los hallazgos de una No conformidad se procede a presentar elexpediente ante la Coordinación de la UCN-EARTH y al Comité de Validación y/ o verificación comoapoyo, para que este revise la auditoría realizada y decida sobre otorgar o no la Validación y/ overificación, cuenta con 30 días hábiles para tomar la decisión. La Coordinación debe revisar comomínimo los siguientes documentos:

Informes de auditoria

Los comentarios sobre las No conformidades y, cuando corresponda las correcciones o accionescorrectivas llevadas a cabo por el cliente.

Confirmación de la información proporcionada a la UCN-EARTH y utilizada para la revisión de la

solicitud, y

La recomendación de otorgar o no la Validación y/ o verificación, junto con cualquierobservación o condición.

Plan de auditoría (validación y verificación, muestreo)

Proceso de validación o verificación y conclusiones

Declaraciones consistentes con los requisitos del contrato

Cambios realizados en el plan de auditoría ( validación y verificación , muestreo)

Conclusiones alcanzadas con los datos e información de GEI

Hallazgos encontrados en la auditoría.

Recomendaciones relacionadas con la afirmación de GEI

6.6 Actividades de seguimiento

Se realizarán visitas anuales para verificar que la organización cliente aún mantiene el cumplimiento delos requisitos del alcance de la Validación y/ o verificación otorgada para lo cual se van a realizar lasactividades establecidas en el formulario revisiones de la solicitud.

En estas actividades se incluyen como mínimo la revisión de:

Auditoría internas y revisión por la dirección

Revisión de las acciones tomadas sobre los hallazgos identificados durante la actividad de Validación y/ o verificación previa

El tratamiento de la quejas




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La eficacia del sistema de gestión de la información sobre los GEI en relación con el logro de losobjetivos de la organización cliente certificada

El progreso de la actividades planificadas dirigidas a la mejora continua

La continuidad en el control operativo,

La revisión de cualquier cambio, y

La utilización de marcas y ó cualquier otra referencia

6.7 Ampliación del alcance

Si la organización cliente certificada solicita un ampliación de alcance la UCN-EARTH determinará lanecesidad de una actividad especial para conceder o no la ampliación.

O bien puede determinar realizar esta actividad en conjunto con la actividad de seguimiento yaestablecida en el programa de actividades de Validación y/ o verificación. Revisión de la solicitud.

Se debe de realizar nuevamente una revisión de solicitud y aplicar lo establecido en los puntos 6.2, 6.3y 6.4

6.7.2

Actividades de validaciones o verificaciones especiales

La UCN- EARTH podrá realizar validaciones o verificaciones notificada con poco tiempo de antelación,

de una declaración sobre GEI previamente validada o verificada, en respuesta a las quejas o hechos

hallados después de la declaración de validación, este notificará, por adelantado al cliente o a la parte

responsable las condiciones bajo las cuales va a llevarse a cabo la validación o verificación especial.

6.8 Sanción, suspensión y reducción del alcance de la Validación y/ o verificación

La Coordinación junto al apoyo del comité de Validación y/ o verificación decidirá acerca de

suspender, retirar o reducir el alcance de la Validación y/ o verificación y el Contrato de actividades de

Validación y/ o verificación y uso de marca de conformidad de la organización certificada, cuando

incurra en el incumplimiento de alguna de sus obligaciones o de los procedimientos, reglamento de

Validación y/ o verificación de la Unidad de Carbono Neutro EARTH, siguiendo el procedimiento

Sanción, suspensión, y reducción del alcance de la Validación y/ o verificación .

6.9 ANEXOS




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Anexo 1. Relación el número efectivo de personal y la duración y la actividad de Validación y/ overificación

efectivodepersonal

Duración de la actividad de Validacióny/ o verificación (Etapa 1 + Etapa 2en día)

# efectivode personal

Duración de la actividad de Validacióny/ o verificación (Etapa 1 + Etapa 2en día)

Alto Medio Bajo Limitado Alto Medio Bajo Limitado

1-5 3 2,5 2,5 2,5 626-875 17 13 10 6.5

6-10 3,5 3 3 3 876-1175 19 15 11 7

11-15 4,5 3,5 3 3 1176-1550 20 16 12 7.5

16-25 5,5 4,5 3,5 3 1551-2025 21 17 12 8

26-45 7 5,5 4 3 2026-2675 23 18 13 8.5

46-65 8 6 4,5 3,5 2676-3450 25 19 14 9

66-85 9 7 5 3,5 3451-4350 27 20 15 10

86-125 11 8 5,5 4 4351-5450 28 21 16 11

126-175 12 9 6 4,5 5451-6800 30 23 17 12

176-275 13 10 7 5 6801-8500 32 25 19 13

276-425 15 11 8 5,5 8501-10700 34 27 20 14

426-625 16 12 9 6 >10700 Continuar con la progresión anterior

Nota 1: Alto son organizaciones con multisitios, muchos procesos, alcances grandes. Medio son

organizaciones multisitios pocos procesos y repetitivos. Bajo muchos procesos alcances grandes y unúnico proceso. Limitado poco procesos, alcances pequeños y procesos repetitivos.

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