P K BADAN KEPEGAWAIAN D BKDp2ptm.kemkes.go.id/uploads/2016/10/Buku-Panduan-Sistem... · 2016. 12. 10. · SISTEM APLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS BKD KABUPATEN BANTUL BKDBANTUL-APPS-SKPD-PENILAIAN

PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD)

BUKU PANDUAN

SISTEM APLIKASI

PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS

UNTUK PENGGUNA : SELURUH PNS – OPERATOR SKPD – PENILAI

NAMA DOKUMEN : BKDBANTUL-APPS-SKPD-PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS

EDISI : 01.00

TANGGAL : 8 DESEMBER 2014

KERJASAMA DENGAN :

CV. Ozone

www.ozone-production.com

BKD BANTUL APPS LAYANAN SISTEM APLIKASI TERPADU BKD BANTUL

http://bkd.bantulkab.go.id

SISTEM APLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS

BKD

KABUPATEN BANTUL

BKDBANTUL-APPS-SKPD-PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS.docx

CV. OZONE

1

Assalamu’alaikum wr. wb.

Dalam rangka meningkatkan pelayanan dan aspek relasi data

kepegawaian secara terintergrasi dan tersentralisasi, serta selaras dengan

kebijakan dan regulasi optimalisasi e-Government di lingkungan instansi

Pemerintah Kabupaten Bantul, Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

Kabupaten Bantul mencoba melakukan pendekatan baru dengan

menggunakan teknologi informasi untuk mentransformasikan hubungan

antara BKD dengan seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) yang ada di

lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Salah satunya dibangun melalui

Sistem Aplikasi Terpadu BKD Kabupaten Bantul (BKD Bantul Apps). BKD

Bantul Apps merupakan sistem induk dimana di dalamnya terdapat

beberapa komponen aplikasi yang menangani layanan proses

kepegawaian secara lebih spesifik.

Dalam panduan ini, komponen aplikasi yang akan dibahas yaitu untuk

Pengelolaan Penilaian Prestasi Kerja PNS.

Komponen Sistem Aplikasi Penilaian Prestasi Kerja didesain berdasarkan

Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi

Kerja Pegawai Negeri Sipil dan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian

Negara Nomor 1 Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan

Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja.

Semoga dapat meningkatkan efisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas

yang lebih baik dari pelayanan yang kami berikan.

Wassalamu’alaikum wr. wb.

08 Desember 2014,

Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bantul


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

2

Penting untuk Anda Ketahui

Ada beberapa informasi penting yang membutuhkan perhatian Anda sejenak sebelum

mempelajari lebih jauh lagi ke dalam panduan ini.

1. Untuk alasan keamanan sistem, pastikan Anda mengganti password standar

(bawaan sistem) dengan password yang sesuai dengan keinginan Anda.

Bagaimana cara melakukannya? Pertama, klik tombol pojok kanan atas untuk

membuka halaman profile Masukkan password baru, ulangi lagi password tersebut

untuk konfirmasi, kemudian klik tombol perintah “Simpan”

2. Navigasi untuk mengakses halaman yang ada dalam sistem aplikasi ini terletak

pada sidebar (panel sisi) kanan, dimana di dalamnya terdapat beberapa menu

utama. Silahkan klik tombol menu diinginkan.

Judul pada tombol menu merepresentasikan isi halaman (fungsi yang dikerjakan)

yang ada di dalamnya.

Menu yang aktif (dapat diakses) berbeda untuk setiap user sesuai dengan setting-

an privilege yang telah ditentukan bagi Anda.

3. Sistem tidak secara otomatis akan melakukan "Auto log out" setelah pengguna

tidak melakukan aktivitas sama sakali (inaktif). Untuk selesai penggunaan silahkan

logout sistem dengan tombol di pojok kanan atas. Untuk dapat mengakses lagi

sistem aplikasi, silahkan lakukan Login kembali.


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

3

DAFTAR ISI

1. Alur Penggunaan Aplikasi .....................................................................................................

2. Mengakses Sistem Aplikasi ...................................................................................................

3. Daftar Fungsi Menu .................................................................................................................

4. Pengisian Jabatan .....................................................................................................................

5. Pengisian Formulir SKP ..........................................................................................................

6. Pengajuan Penilaian ................................................................................................................

7. Hasil Penilaian ............................................................................................................................

8. Realisasi SKP ...............................................................................................................................

9. Prestasi Kerja ..............................................................................................................................

10. Buku Catatan ..............................................................................................................................

11. Aktivtas .........................................................................................................................................

12. Penilaian (khusus Penilai) ......................................................................................................

13. Laporan Kesalahan (bugs/errors) .........................................................................................


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

4

1. Alur Penggunaan Aplikasi

Alur umum penggunaan sistem penilaian ini dapat dilihat gambar dibawah ini:

Gambar A. Alur umum sistem

Secara detail sistem akan bekerja sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan

dan digambarkan dengan alur dari sistem seperti berikut:

Gambar B. Alur pengisian SKP


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

5

Gambar C. Alur pegawai mutasi

2. Mengakses Sistem Aplikasi

Sistem Aplikasi Penilaian Prestasi Kerja PNS dibuat berbasis web dan diakses secara

online melalui jaringan internet. Aplikasi dapat diakses oleh pengguna yang

mempunyai hak akses dan telah didaftarkan di aplikasi.

Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser Anda dan ketikkan alamat web

aplikasi yang akan dibuka yaitu : http://penilaianprestasikerja.bantulkab.go.id.

Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut :

Gambar 1. Halaman Login

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing.

Username adalah NIP Anda dan password bawaan sistem adalah tanggal lahir Anda.

Format penulisan tanggal lahir untuk password adalah ddmmyyy, dengan dd adalah

tanggal, mm adalah bulan, dan yyyy adalah tahun lahir. Contoh penulisan password

01011980 berarti kelahiran 01 Januari 1980.


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

6

Jika sudah memasukkan NIP dan password, silahkan tekan tombol Login.

Setelah berhasil login untuk pertama kalinya, silahkan ubah password bawaan sistem

3. Daftar Fungsi Menu

Daftar menu sistem dan fungsi dari setiap menu dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 1. Fungsi Menu

Nama Menu Keterangan / Fungsi

Home Tampilan awal dan notifikasi

SKP Baru Membuat SKP

Realisasi SKP Menyicil realisasi target

Formulir SKP Tampilan data dari inputan SKP, memiliki

beberapa fungsi yaitu:

1. Download formulir tugas tambahan

2. Download formulir kreatifitas

3. Tambah tugas tambahan

4. Tambah kreatifitas

5. Tambah kegiatan tugas jabatan

6. Ubah data SKP

7. Hapus data SKP

Hasil Penilaian Tampilan dari hasil penilaian SKP dan

mengajukan penilaian SKP kepada penilai

Prestasi Kerja Hasil dari gabungan dari semua kegiatan,

tugas tambahan dan prilaku

Daftar Penilaian Daftar kegiatan yang disahkan atau dinilai

*khusus penilai

Buku Catatan Histroy SKP per jabatan tiap periode

Aktivitas Catatan history dari sistem

Bantuan Panduan singkat pengisian formulir SKP

Jika login sistem telah berhasil, anda akan masuk ke halaman sitem dengan tampilan

sebagai berikut:

Gambar 2. Halaman utama sistem

1


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

7

Tampilan halaman utama sistem seperti gambar di atas. Jika sudah seperti tampilan

diatas. Silahkan ikuti urutan nomor pada gambar. Klik menu “SKP Baru”. Jika sistem

sudah memiliki data jabatan anda maka anda akan langsung memilih jabatan anda

untuk membuat SKP, jika data jabatan anda tidak ada maka anda harus mengisi data

jabatan anda terlebih dahulu. Tampilan sistem dapat dilihat di gambar dibawah ini.

Gambar 3. Halaman tahap awal pengisian SKP

4. Pengisian Jabatan

Gambar di atas jika data jabatan anda telah terdaftar di dalam sistem. Maka anda

tinggal memilih sesuai dengan jabatan anda. Jika data jabatan anda tidak ada, maka

tampilan sistem akan seperti gambar dibawah ini. Klik daftar SKPD.

Gambar 4. Registrasi jabatan

Gambar di atas merupakan form untuk pengisian data jabatan anda, isi dengan benar

agar data anda benar untuk pengisian SKP, periksa dengan baik ejaan dan struktur

dari jabatan anda. Urutan pengisian registrasi jabatan baru untuk sistem.


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

8

Gambar 5. Daftar SKPD

Pada form di atas terdapat field-field dan tombol sebagai berikut :

- SKPD, …

- Jabatan, berisi

- Instansi,

- Jenis pegawai …

- …

Pilih SKPD tempat anda bekerja kemudian anda memasuki tahap selanjutnya. Tahap

dimana anda memiliki hirarki jabatan anda, PENTING!! Dalam tahap anda anda harus

benar-benar meletakkan hirarki data ada dengan benar, karena data ini akan

menentukan siapa yang menjadi penilai anda.

1. Klik daftar SKPD


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

9

Gambar 6. Cara registrasi jabatan

Sekarangan bagaimana jika data hirarki SKPD tidak ada dalam sistem. Tahap yang

perlu anda lakukan adalah centang “Jabatan Anda tidak ada”.

Gambar 7. Cara registrasi rumah jabatan

Jika anda telah membangun rumah jabatan anda, anda bisa melanjut pengisian seperti

gambar 6. Untuk alur ini, setelah selesai menyimpan data maka data anda harus di

setujui terlebih dahulu oleh admin, admin akan mengecek kembali data anda telah

sesuai atau tidak. Jika sudah sesuai maka, sistem akan seperti Gambar 3.

5. Pengisian formulir SKP

Setelah proses di atas telah selesai, maka tahap selajutnya ada memilih jabatan untuk

membuat SKP.


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

10

Gambar 8. Pilih jabatan untuk SKP

Setelah milih jabatan anda, maka anda mendapat halaman seperti gambar dibawah

ini:

Gambar 9. Pengecekan data jabatan

Dalam contoh ini, data yang ditampilkan sudah sesuai. Maka anda memilih “Benar”.

Maka tampilan form

Gambar 10. Memasukkan jumlah sasaran kerja

Setelah anda memasukkan jumlah sasaran kerja anda, anda selanjutnya memilih

tombol “OK”. Maka tampilan untuk tahap selanjutnya adalah seperti ini:


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

11

Gambar 11. Pengisisan sasaran kerja

Tampilan pengisian sasaran kerja anda yang tampil akan sesuai dengan jumlah yang

anda masukkan. Misal sebelumnya data yang dimasukkan adalah 5, maka tampilan

pengisian sasaran kerja adalah 5. Untuk lebih lengkap data apa yang diisikan lihat

gambar 11 dan lakukan sama dengan form selanjutnya. Contoh data yang dimasukkan

seperti gambar dibawah ini:


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

12

Gambar 12. Contoh input data sasaran kerja


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

13

Setelah anda klik tombol “Simpan” maka anda akan melihat halaman seperti gambar

dibawah ini. Data yang kegiatan yang anda inputkan sebelumnya akan tampil dalam

bentuk tabel kegiatan SKP anda.

Gambar 13. Tampilan data SKP

Jika anda ingin menambah tugas tambahan atau tambah kreatifitas maka anda akan

melihat form pengisian seperti berikut:

Gambar 14. Bentuk form tambah tugas tambahan dan kreatifitas

Jika anda ingin menambahkan kegiatan SKP yang anda masukkan sebelumnya adalah

5 dan anda ingin menambahkan 2 kegiatan lagi, maka anda harus klik tombol “tambah

tugas kegiatan jabatan” seperti di Gambar 13. Maka tampilan akan seperti ini:


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

14

Gambar 15. Tambah kegiatan tugas jabatan

Sekarang data anda akan menjadi 7 kegiatan yang sebelumnya adalah 5 kegiatan.


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

15

Gambar 16. Tampilan jika data sudah ditambah

Dalam kasus lain anda ingin merubah data kegiatan anda atau menghapus kegiatan

anda. Anda bisa memilih tombol “Ubah” tau “Hapus” pada setiap barus kegiatan. Kita

ambil contoh bagaimana cara merubah data yang telah anda masukkan sebelumnya.

Untuk itu klik tombol “Ubah” disalah satu baris, menjadi:

Merubah nama menjadi Melaksanakan analisis kebutuhan diklat baru

Kuantitas dirubah menjadi 2

Gambar 17. Merubah data kegiatan

Jika anda ingin mengapus salah satu kegiatan yang anda masukkan sebelumnya, anda

memilih tombol “Hapus” disalah satu baris data yang anda ingin hapus. Sebagai

contoh akan menghapus data pada baris 7. Maka anda harus klik tombol “hapus” pada

baris 7.


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

16

Gambar 18. Menghapus salah satu data

Maka anda akan mendapat peringatan untuk meyakinkan anda menghapus data

tersebut, jika yakin pilih tombol “OK”.

6. Hasil Penilaian & Pengajuan Penilaian

Setelah anda yakin dengan data kegiatan SKP anda, maka anda memilih Menu “Hasil

Penilaian” di samping maka anda akan mendapat tombol “Ajukan Penilaian”. Untuk

lebih detail dapat dilihat digambar dibawah ini:

Gambar 19. Pengajuan Penilaian

7. Realisasi SKP

Tampilan menu “Relasisasi SKP” dapat dilihat gambar di bawah ini:


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

17

Gambar 20. Menu Realisasi SKP


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

18

8. Prestasi Kerja

Tampilan menu “Prestasi Kerja” dapat dilihat gambar dibawah ini:

Gambar 21. Tampilan Menu Prestasi Kerja


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

19

9. Buku catatan

Tampilan menu “Buku Catatan” seperti gambar dibawah ini. Dalam menu ini terdapat

beberapa tombol yaitu

1. Detail formulir

2. Detail penilaian

3. Cetak formulir

4. Cetak hasil penilaian

5. Cetak buku catatan

Gambar 22. Tampilan menu Buku Catatan

10. Aktifitas

Tampilan menu “Aktifitas” dapat dilihat dibawah ini:

Gambar 23. Tampilan menu Aktifitas

11. Penilaian (khusus penilai)

Bagi penilai, untuk memberi penilaian terhadap bawahannya akan memperoleh

notifikasi pada halaman pertama saat membuka sistem. Cara membuka notifikasi

tersebut dapat dilihat di Gambar 24 dan untuk memasukkan nilai dapat dilihat

digambar 25.


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

20

Gambar 24. Notifikasi

Gambar 25. Form penilaian untuk penilai

Jika status masih dalam penilaian nilai dapat dirubah, jika sudah sah maka nilai tidak

dapat dirubah.


BKD

KABUPATEN BANTUL


CV. OZONE

21

LAPORAN KESALAHAN

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan,

pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui email. Berikut petunjuk cara

pelaporannya.

1. Alamat email resmi yang digunakan adalah [email protected].

2. Beri subjek Aplikasi Penilaian Prestasi Kerja.

3. Deskripsikan isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan.

4. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan, lalu upload file tersebut sebagai

lampiran.

Alternatif lain apabila ada yang hendak disampaikan, Pengguna dapat menghubungi :

Technical Support Unit (TSU) Proyek IT – BKD Kabupaten Bantul

Gedung Induk Lantai 3 Kompleks Parasamya

Jl. RW. Monginsidi No. 1 Bantul DIY

Telp : 0274-367509-467

Fax : 0274-6462101

YM : ganjar_dedet (teknisi)

Documents

P K BADAN KEPEGAWAIAN D BKDp2ptm.kemkes.go.id/uploads/2016/10/Buku-Panduan-Sistem... · 2016. 12. 10. · SISTEM APLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS BKD KABUPATEN BANTUL BKDBANTUL-APPS-SKPD-PENILAIAN