Pagina 1 Comprensione del flusso informativo. Pagina 2 I processi costituiscono una serie di attività sistematiche pianificate e svolte per il perseguimento

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Comprensione del flusso informativo

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I processi costituiscono una serie di attività sistematiche pianificate e

svolte per il perseguimento di specifici obiettivi aziendali ( produzione di

beni, vendita dei prodotti, ricerca e sviluppo, ecc.)

L’analisi dei processi aziendali per la valutazione del sistema di controllo

interno viene svolta secondo le seguenti fasi:

• Identificazione degli obiettivi

• Intervista ai gestori/responsabili dei processi

• Identificazione e valutazione dei rischi

• Identificazione dei controlli

• Documentazione

• Definizione dei Gap

Analisi dei processi

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Identificazionedegli obiettivi


Intervista ai gestori/resp. dei processi

Intervista ai gestori/resp. dei processi

Identificazionee valutazione

dei rischi


dei rischi

Identificazionee valutazionedei controlli


DocumentazioneDocumentazione

Le fasi dell’analisi dei processi

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Identificazione degli obiettivi

Il management definisce gli obiettivi strategici, sceglie la strategia e fissa

gli obiettivi specifici, coerenti con la strategia.

Gli obiettivi aziendali possono essere ricondotti alle seguenti categorie:

•Operativi: efficace ed efficiente gestione delle risorse

•Informazione di bilancio: attendibilità del bilancio

•Conformità: osservanza delle leggi e regolamenti

La rilevazione del processo e dei relativi rischi/controlli deve essere

focalizzata sugli obiettivi definiti dal management.

Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi


Intervista aiProcess-ownerIntervista ai

Process-owner


dei rischi


dei rischi



Flow-chart e narrative


Definizione dei GapDefinizione dei Gap




Process-owner


dei rischi


dei rischi






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Intervista al gestore/responsabile del processo

L’intervista al gestore/responsabile del processo consente di identificare

le fasi in cui è articolato il processo al fine di rilevare le attività operative,

i rischi connessi e le relative attività di controllo

Una rilevazione completa effettuata in modo strutturato sui processi

delle diverse aree aziendali consente una valutazione dei rischi esistenti

e dei controlli in essere per mitigarli.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi







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Prima dell’intervista con il gestore/responsabile del processo è

fondamentale cercare di acquisire una conoscenza preliminare del

processo e delle attività oggetto di mappatura al fine di massimizzare

l’efficienza e l’efficacia dell’intervista (cogliere i rischi potenziali, approfondire

le aree di maggior rischio, etc.).

Le informazioni utili possono essere acquisite mediante l’analisi della

documentazione già esistente: procedure e linee guida, documentazione

relativa alla mappatura del processo prodotta in anni precedenti, etc.

Con queste informazioni si dovrebbero identificare anche l’inizio e la fine

del processo e come questi sono legati all’obiettivo del progetto.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi







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Le informazioni da ottenere nel corso dell’intervista:

• quali sono i punti di inizio e fine del processo;

• Individuare e conoscere ogni attività all’interno del processo;

• input e output chiave del processo;

• tipologie e natura dei controlli

- automatici o manuali

- successivi o preventivi;

• rischi presenti nel processo;




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi







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• Dopo aver formalizzato la documentazione del processo, è

necessario validare sempre tale documentazione con il

gestore/responsabile del processo, al fine di verificare la

correttezza e la completezza delle informazioni riportate;

• documentare la persona che ha validato l’informazione e la data

della validazione;

• verificare che eventuali cambiamenti (se necessari) siano

completamente e accuratamente elaborati;

• Archiviare la documentazione finale al fine di renderla disponibile

per eventuali revisioni.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi







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Identificazione e valutazione dei rischi

Un rischio di impresa è la minaccia che un evento, un’azione o una non

azione possano avere un impatto negativo sulle capacità dell’azienda di

raggiungere con successo gli obiettivi aziendali ed di attuare le

strategie.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi







Pagina 10


• Identificazione e valutazione dei rischi

- Modalità di valutazione (significatività e probabilità di

accadimento) e gestione dei rischi descritte nella parte generale

del modello

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Identificazione e valutazione dei controlli

Un controllo costituisce qualsiasi azione atta a mitigare o gestire i rischi

insiti nel processo e ad aumentare la probabilità che un processo possa

raggiungere gli obiettivi.

L’identificazione dei controlli nei processi aziendali è mirata

all’individuazione dei controlli più efficaci e, a parità di efficacia, più

efficienti, per consentire di ridurre il rischio ad un livello accettabile,

fornendo una ragionevole sicurezza sul conseguimento degli obiettivi

aziendali




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi







Pagina 12


Documentazione

La formalizzazione della rilevazione del processo può avvenire tramite

specifico diagramma di flusso o descrizione narrativa (o entrambe).

Il diagramma di flusso è una rappresentazione grafica del processo

aziendale dall’inizio alla fine che mostra la sequenza delle singole

attività permettendo una facile identificazione dei rischi e controlli

associati (o mancanze di essi) e l’identificazione dei punti di debolezza

o opportunità di miglioramento dello stesso processo.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






Pagina 13

Il diagramma di flusso

Obiettivi: strumento per documentare ed analizzare i processi:

• Input + Processo = Output;

• Caratteristiche:

Scompone il processo in eventi/attività singole.

• Consente di identificare interdipendenze a tutti i livelli

dell’azienda.

• Collega sistemi ed attività manuali;

• Permette di identificare carenze, punti di debolezza, problemi di

separazione dei compiti ed inefficienze.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






Pagina 14


Vantaggi:

fornisce una SINTETICA rappresentazione visiva del processo

dall’inizio alla fine;

• mostra la sequenza degli eventi/attività;

• aiuta a chiarire ruoli e responsabilità, ed i flussi di informazioni;

• permette una facile identificazione dei rischi e controlli associati (o

mancanze di essi);

• aiuta ad identificare punti di debolezza o opportunità di

miglioramento del processo;

• per processi complessi, può essere più chiaro della descrizione.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






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Svantaggi:

• può non consentire di documentare, con il livello richiesto di

approfondimento:

• il dettaglio delle attività svolte;

• la frequenza delle attività;

• la descrizione dei rapporti utilizzati.

• può essere dispendioso, in termini di tempo, per la creazione e

l’aggiornamento;

• può essere difficile distinguere l’importanza relativa dei vari compiti.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






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Contenuti

Il flow chart dovrebbe sempre contenere almeno le seguenti informazioni:

• titolo;

• legenda;

• punti di inizio e fine;

• decisioni e TUTTI i punti di decisioni rilevanti;

• rischi e controlli chiave;

• Note – per fornire dettagli aggiuntivi nella descrizione

del/dei processo/controlli.




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






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La descrizione narrativa

Definizione:

• Documento che descrive in modo narrativo un flusso di processo o transazione;

• La descrizione di processo può essere usata: per documentare il processo al posto del diagramma di

flusso; come integrazione del diagramma di flusso (per acquisire i

dettagli).

Obiettivi:

• Documentare la comprensione del processo e permette di identificare i rischi ed i controlli chiave o le carenze di controllo;




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






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Vantaggi:

I vantaggi della descrizione narrativa :

• Creazione ed aggiornamento più veloci rispetto al diagramma di

flusso;

• Permette di documentare maggiori dettagli come:

• titolarità del processo;

• obiettivi del processo;

• tipologie di sistemi usati;

• descrizione dei report/documenti usati come input/output.

• Può evidenziare frequenza ed importanza delle attività e dei

controlli;




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






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Svantaggi:

• Comprensione più difficile dell’insieme dei processo:

- Collegamenti tra attività/controlli non facilmente percepibile;

• l’elaborazione e la revisione possono richiedere molto tempo per

processi dettagliati;

• Prolissità della documentazione




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






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Contenuti

Ogni descrizione narrativa dovrebbe contenere almeno i seguenti

elementi:

• data;

• elementi anagrafici (società, nome process owner, titolo, etc.)

• nome del processo;

• obiettivi del processo;

• una sintesi del processo;

• punti di inizio e di fine;

• sistemi a supporto del processo;

• rischi e controlli (con riferimento incrociato al flowchart);

• eventuali punti di miglioramento identificati;




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






Pagina 21



Un esempio




Process-owner


dei rischi


dei rischi









Process-owner


dei rischi


dei rischi






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Processi- Approvvigionamento e debiti verso fornitori

I principali processi aziendali dell’approvvigionamento e debiti verso

fornitori in un’impresa manifatturiera di medie dimensioni sono i

seguenti:

1. Strategia di approvvigionamento

2. Selezione dei fornitori

3. Emissione degli ordini di acquisto

4. Ricevimento beni/prodotti

5. Registrazioni acquisti

6. Pagamenti ai fornitori

Pagina 23

1. Analisi piani di produzione

2. Identificazione categorie merceologiche degli acquisti e

scomposizione degli stessi

3. Individuazione acquisti strategici

4. Analisi localizzazione potenziali fornitori

5. Programmazione acquisti (volumi, scorte minime)

6. Definizione requisiti qualitativi e standard da richiedere ai

fornitori

1. Strategia di approvvigionamento

ATTIVITA’ TIPICHE:

Pagina 24

1. Censimento dei fornitori

2. Analisi di affidabilità

3. Analisi dei costi di trasporto

4. Approvazione elenco fornitori

5. Rivisitazione periodica elenco fornitori

6. Gara per la selezione dei fornitori

7. Stipulazione contratti di acquisto

8. Implementazione di un sistema di Vendor Rating

2. Selezione dei fornitori


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2. Selezione dei fornitori (esempio)

2) Selezione fornitori e gestione anagrafica

Acquisizione informazioni

Creazione/modifica

anagrafica fornitori

Funzione Acquisti

Sistema X

Documentazione da fornitori

Invio Richieste di offerte a fornitori

Ricevimento, registrazione e

esame richieste di offerte

Negoziazione ed aggiornamento

graduatorie fornitori

Formalizzazione del contratto

Approvazione proposta di

aggiudicazione/annullamento

Inserimento contratto in sistema

Sistema

Selezione del fornitore

Monitoraggio prestazioni fornitore

Gestione del contratto

Pagina 26

1)Scegliere fornitori

in grado di soddisfare le

esigenze dell’azienda.

O

gjdàjsGObiettivi

2. Selezione dei fornitori (1/2)

1.1)

Impossibilità dei fornitori scelti di

soddisfare le esigenze dell’azienda.

Rischi Tecniche di controllo

Prevedere un processo di qualificazione dei fornitori.

Istituire ed aggiornare periodicamente l’albo dei fornitori.

Monitorare le performance dei fornitori.

Mantenere storia dei resi a fornitori.

2)Acquistare

prodotti/servizi soltanto da

fornitori autorizzati e in conformità a

leggi, regolamenti,

contratti.O, C

2.1)

Non conformità alle norme dei

prodotti/servizi forniti.

2.2)

Mancanza di correttezza nei rapporti tra fornitori

ed azienda.

Indagare su moralità, reputazione e standard qualitativi dei fornitori.

Istituire un codice di condotta per i fornitori e monitorarne il rispetto.

Richiedere certificazioni di prodotto/servizio e/o di sistema.

La descrizione degli obiettivi è accompagnata dall’indicazione della relativa categoria: O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.

Pagina 27

3)Garantire un

adeguato flusso di

approvvigionamento di

prodotti/servizi.O

gjdàjsGObiettivi

2. Selezione dei fornitori (2/2)

3.1)Incapacità dei fornitori di eseguire le richieste di approvvigionamento

ordinarie e/o straordinarie.


Verificare potenzialità dei fornitori di evadere gli ordini.

Richiedere impegni formali e cauzioni da riscuotere in caso di insorgenza di

controversie.

Anticipare richieste ai fornitori rivedendo periodicamente piani di approvvigionamento e

livelli di riordino.

Individuare fornitori alternativi.

4) Garantire un

adeguato livello qualitativo in rapporto al

prezzo.O

4.1)Scarsa qualità fornita in

rapporto al prezzo.

Stabilire modalità e criteri per la scelta dei fornitori tramite gare.

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1. Richiesta beni da Produzione/Ufficio Logistica/Ufficio Programmazione

2. Richiesta e ricevimento offerta dai fornitori

3. Contrattazione prezzo e definizione delle altre condizioni contrattuali

4. Emissione Ordine da Ufficio Acquisti

5. Abbinamento Ordine – Richiesta d’Acquisto

6. Approvazione specifica da enti gerarchicamente superiori per acquisti

straordinari o particolarmente consistenti

3. Emissione ordini di acquisto


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3. Emissione ordini di acquisto (esempio)

3. Emissione ordine di acquisto

Responsabile Unità Emittente BuyerUnità RichiedenteResponsabile di Funzione

Processo Pianificazione del fabbisogno

Ø

Creazione manuale delle RdA

a sistemaSistema

Report delle RdA aperte

Le informazioni nelle RdA sono sufficenti?

Sì

Invio della RdA alla unità richiedente per

perfezionamento richiesta

No

Gestione gara per approvvigionamento

o per stipula contratto quadro

NoIndividuazione

Buyer

L’unità emittente è competente per la

gestione dell’approvvigionamento?

Modifica del gruppo acquisti

No

Sì

Inserimento nome a sistema

Sistema

Sistema

Sì

Processo Ricevimento

materiali

E’presente un contratto quadro per l’evasione

dell’ordine?

Invio Richiesta di Offerta

Formalizzazione del contratto

Sistema

Creazione ordine di rilascio

Inserimento flag di blocco

Stampa dell’ordine

Ricezione accettazione

Fornitore

Eliminazione flag di blocco

X

Firma ordine per autorizzazione

Invio ordine firmato al fornitore

Ø

Sistema

Creazione Ordine d’acquisto

Sistema

Pagina 30

1)Ordinare adeguati

quantitativi di beni/prodotti o

servizi necessari nei tempi più

opportuni.O

gjdàjsGObiettivi

3. Emissione ordini di acquisto (1/4)

1.1)Imprecise e/o non

tempestive informazioni sui fabbisogni della

produzione e sul livello delle scorte.


Confrontare i programmi di produzione con i dati sulle scorte ed i tempi di evasione degli ordini.

Verificare coerenza tra programmi di produzione, livello delle rimanenze e tempi di

evasione degli ordini.

Valutare opportunità di magazzino just-in-time in entrata.

1.2)Non conformità degli ordinativi dei beni alle esigenze produttive.

Predisporre richieste di acquisto da approvare a livello appropriato.

Rilevare sistematicamente le richieste di acquisto.


Pagina 31

2)Contrattare un

prezzo congruo.O

gjdàjsGObiettivi


2.1)Onerosità degli acquisti.


Ottenere offerte da pluralità di fornitori.

Scegliere il fornitore in funzione dei criteri generali fissati per le gare.

Definire regole per ordini chiusi e ordini aperti con sconti quantità.

Utilizzare contratti di copertura o a termine.

3)Contrattare termini di

pagamento ed altre condizioni

contrattuali vantaggiose per

l’azienda.O

3.1)Inadeguatezza dei tempi

di pagamento e altre condizioni contrattuali.

Definire una policy dei tempi di pagamento medi per tipologia di beni/servizi.

Prevedere giornate fisse di pagamento per ciascun mese.

Utilizzare formule contrattuali standard concordate con l’Ufficio Legale.

Pagina 32

4)Prevenire

l’emissione di ordini di

acquisto non autorizzati.

O, B

gjdàjsGObiettivi


4.1)Emissione ritardata e

mancanza di autorizzazione degli

ordini di acquisto.


Definire livelli autorizzativi per acquisti di ciascuna categoria di beni/servizi.

Verificare accessi al sistema di emissione degli ordini d’acquisto.

Comunicare ai fornitori i nominativi dei dipendenti autorizzati all’approvazione degli ordini d’acquisto.

5)Ordini di acquisto

predisposti in modo accurato,

completo e tempestivo.

O, B

5.1)Incompletezza ed imprecisione nella

predisposizione degli ordini di acquisto

autorizzati.

Utilizzare ordini di acquisto prenumerati.

Prevedere campi obbligatori.

Prevedere controlli automatici.

Pagina 33

6) Ordini di acquisto

elaborati in modo accurato,

completo e tempestivo.

O, B

gjdàjsGObiettivi


6.1)Mancanza rilevazione degli impegni e delle

obbligazioni a seguito di ordini di acquisto smarriti o persi.


Utilizzare ordini di acquisto prenumerati.

Definire modalità di trasformazione delle richieste di acquisto in ordini di acquisto.

Verificare che ad ogni acquisto corrisponda una richiesta di acquisto ed investigare su RdA

inevase.

Verificare integrità del sistema di emissione degli ordini d’acquisto.

Controllare periodicamente la sequenza numerica degli ordini di acquisto.

Pagina 34

1. Ottenimento documento di trasporto (DDT) da fornitore

2. Verifica esistenza Ordine di Acquisto (OdA) ed approvazione

3. Controllo quantità ricevute – quantità risultanti da DDT

4. Selezione materiali da collaudare, effettuazione collaudo e

preparazione relativo verbale

5. Registrazione entrata merci in contabilità di magazzino

6. Eventuale attivazione procedura di reso

4. Ricevimento beni/prodotti*


* Con riferimento al presente processo si rimanda al modulo “Produzione e Rimanenze di Magazzino”

trattato nel seguito del corso odierno.

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4. Ricevimento beni/prodotti (esempio)

4. Ricevimento materiali

Addetto al ricevimento

Ricevimento fisico dei materiali

Controllo delle rispondenza del

materiale ricevuto con il DDT e dell'integrità dei

colli

Firma del documento di trasporto, indicazione

degli eventuali problemi riscontrati e della data e dell’ora di ricevimento

Funzione Acquisti

Comunicazione al fornitore

Sistema

Rilevazione a sistema dell'entrata

merce

Ø

Processo Accertamento dei documenti

di addebito

Ø

Processo Stipula contratto

Responsabile Unità Utilizzatrice

Scrittura contabile(Costo per acquisto materiali a Debiti per fatture da ricevere)

Verifiche su requisiti tecnici della

fornitura

Vi sono incongruenze?

Sì

Segnalazione delle incongruenze alla Funzione acquisti

No

Il materiale viene accettato?

Sì

Sistema

Penali applicabili?

Sì/No

Sì

Ø

ProcessoGestione penalità

Accettazione con riserva?

Sì

XNo

Resa del materiale al

fornitore

No

Sistema

Invio richiesta di blocco al

pagamento al Responsabile Amministrativo

X

Ø

Processo Gestione anagrafica fornitori

Pagina 36

1. Ricevimento fattura da fornitore

2. Abbinamento Fattura - DDT - Ordine di Acquisto

3. Registrazione della fattura (Aggiornamento saldi di contabilità

sezionale)

4. Posting della fattura (Aggiornamento saldi di contabilità generale)

5. Quadratura periodica saldi contabilità sezionale – contabilità

generale

6. Archiviazione fatture e altri documenti associati (es. DDT)

5. Registrazione acquisti


Pagina 37

5. Registrazione acquisti (esempio)

5) Contabilizzazione acquisti

Addetto Contabilità Fornitori

Controllo fattura

I dati della fattura sono

corretti? Sì

No

Fattura respinta

Richiesta riemissione

fattura

L’OdA è presente in sistema?

Sì

No

Indagini presso l’Unità di

competenza per scoprirne le

ragioni

Ricevimento fattura da fornitoriØ

L’importo è inferiore a quello previsto per

l’emissione dell’ordine?

No

Contattare l’unità competente ed

attendere l’inserimento dei dati in sistema

Processo Ricevimento

materiali

L’Unità competente ha stipulato il

contratto?

Sì

NoRegistrazione

manuale

Inserimento blocco al

pagamento

Sistema

Scrittura contabile(Costo per acquisto

materiali a Debiti v/fornitori per fatture da ricevere

accertamento manuale)

Sì

L’EM è presente in sistema?

NoRegistrazione

manuale a sistema

Sistema

Sì Registrazione fattura automatica

con accoppiamento

all’ordine

Scrittura contabile(Debiti v/fornitori per fatture

da ricevere a Debiti v/fornitori)

Pagina 38

1)Registrare in

modo accurato e tempestivo tutti gli acquisti ed i

resi.B

gjdàjsGObiettivi

5. Registrazione acquisti (1/2)

1.1)Inadeguatezza e

incompletezza dei dati inseriti relativi agli acquisti e ai resi.


Abbinare fatture fornitori ricevute con documenti di entrata merci e gli ordini di

acquisto.

Abbinare note credito con documenti di reso a fornitori.

Verificare periodicamente le fatture non abbinate con bolle di ricevimento ed ordini di acquisto da parte di personale estraneo a tali attività.

Effettuare periodicamente riconciliazioni dei saldi confermati dai fornitori con i relativi

partitari.


Pagina 39

2)Proteggere

l’accesso ai conti dei fornitori.

B

gjdàjsGObiettivi

5. Registrazione acquisti (2/2)

2.1)Assenza di

autorizzazioni per accedere alle

registrazioni sui conti dei fornitori.


Prevedere procedure per creare/modificare le anagrafiche fornitori ed inserire funzioni di

blocco.

Verificare restrizioni all’accesso alla contabilità fornitori.

Prevedere una procedura per l’accertamento delle fatture da ricevere.

3)Garantire

completezza e accuratezza dei saldi fornitori.

B

3.1)Assenza o

incompletezza delle registrazione di fatture e

note credito.

Riconciliare il partitario fornitori con gli acquisti e i pagamenti.

Riconciliare il partitario fornitori con il mastro.

Documents

Pagina 1 Comprensione del flusso informativo. Pagina 2 I processi costituiscono una serie di attività sistematiche pianificate e svolte per il perseguimento