Panduan Aplikasi - EPurchasing - Panitia

Update 13 Juni 2013

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e-PURCHASING OBAT

PANITIA

E-PURCHASING OBAT 1

Daftar Isi

1 Pendahuluan ....................................................................................................................... 2 1.1 Alur Proses e-Purchasing Obat Pemerintah Dalam Aplikasi .................................................. 4

2 Memulai Aplikasi ................................................................................................................. 5 2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Obat Pemerintah .................................................................... 5

3 Penjelasan Fungsi dan Fitur .................................................................................................. 6 3.1 Menu Halaman Utama ........................................................................................................... 6 3.2 Menu Kelola Paket ................................................................................................................. 6 3.3 Menu Hubungi Kami ............................................................................................................ 19 3.4 Menu Petunjuk Penggunaan ................................................................................................ 19

4 Mengakhiri Aplikasi ........................................................................................................... 19 5 Penutup ............................................................................................................................ 20

E-PURCHASING OBAT 2

1 Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian

yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya

adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik,

yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi

dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor

54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan

dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan

Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan

Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan

Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh

Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE

dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik

wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11

Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan

menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan

uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga

dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya

persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku

usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat

ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara

terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem

Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang

telah ditentukan. Tata cara e-Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user

guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain

E-PURCHASING OBAT 3

itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan

e-Purchasing Obat Pemerintah.

e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan obat pemerintah dapat dilakukan secara

elektronik. Dalam e-Purchasing Obat Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket,

unduh (download) format surat pesanan, unduh format standar kontrak, unggah (upload) hasil

scan kontrak yang sudah ditandatangan, sampai dengan cetak pesanan obat. Dengan adanya

e-Purchasing Obat Pemerintah, diharapkan proses pengadaan obat pemerintah dapat

dimonitor dan lebih transparan.

E-PURCHASING OBAT 4

1.1 Alur Proses e-Purchasing Obat Pemerintah Dalam Aplikasi

Gambar Alur Proses e-Purchasing Obat Pemerintah

E-PURCHASING OBAT 5

2 Memulai Aplikasi 2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Obat Pemerintah

Panitia dapat mengakses e-Purchasing Obat Pemerintah melalui SPSE dimana Panitia tersebut

terdaftar. Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat link Aplikasi e-

Procurement Lainnya, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman

e-Purchasing.

Gambar Halaman Home Panitia

Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Obat dan klik tombol Masuk Versi

Production.

Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing Obat

E-PURCHASING OBAT 6

Kemudian akan tampilan halaman e-Purchasing Obat Pemerintah

Gambar Halaman Utama e-Purchasing Obat

3 Penjelasan Fungsi dan Fitur 3.1 Menu Halaman Utama

Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing Obat Pemerintah.

Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut.

Gambar Halaman Utama e-Purchasing Obat

3.2 Menu Kelola Paket Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan e-Purchasing

Obat Pemerintah. Terdapat fasilitas pencarian paket berdasarkan Nama Paket, ID Paket,

Instansi, dan Satuan Kerja, kemudian berdasarkan Status Paket aktif atau batal. Pencarian

dapat diurut berdasarkan tanggal buat paket, tanggal edit paket, Nama Paket, ID Paket,

Instansi, dan Nama Satuan Kerja. Klik tombol Filter Data untuk memulai pencarian.

E-PURCHASING OBAT 7

Pada halaman kelola paket, ditampilkan tabel yang berisi informasi ID Paket, Nama Paket,

Jumlah Penyedia/Obat, Instansi, Satuan Kerja, Tanggal Buat dan Edit Paket, Total Harga, serta

link format Surat Pesanan yang dapat diunduh.

Untuk membuat paket, klik tombol Buat Paket.

Gambar Halaman Kelola Paket

Lalu akan tampil halaman Buat Paket. Isikan data-data yang diperlukan pada text field yang

tersedia di halaman Buat Paket.

Gambar Halaman Buat Paket Informasi K/L/D/I

Informasi K/L/D/I

Jenis, adalah instansi yang melakukan e-Purchasing Obat Pemerintah;

Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Obat

Pemerintah;

Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Obat

Pemerintah;

Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Obat Pemerintah;

Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e-Purchasing Obat

Pemerintah;

E-PURCHASING OBAT 8

Gambar Halaman Buat Paket Persiapan

Persiapan

Nama Panitia, adalah nama panitia yang melakukan e-Purchasing Obat Pemerintah;

No. Telp. Panitia, adalah nomor telepon panitia yang melakukan e-Purchasing Obat

Pemerintah;

Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang melakukan e-Purchasing

Obat Pemerintah. Klik tombol Cari untuk mencari nama PPK dan akan keluar pop up

window yang menampilkan nama-nama PPK. Terdapat fasilitas pencarian nama PPK

berdasarkan nama lengkap, username, atau email. Klik nama PPK yang sudah ditentukan.

Apabila nama PPK yang dicari belum terdapat dalam aplikasi e-Purchasing, maka PPK

tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e-Purchasing sehingga

data PPK tersebut tercatat di dalam aplikasi e-Purchasing (cara login dapat dilihat pada

petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing Obat PPK).

Gambar Pop Up Window Cari PPK

NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen;

Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen;

E-PURCHASING OBAT 9

Anggota ULP, adalah nama anggota ULP dan NIP anggota ULP yang melakukan proses e-

Purchasing Obat Pemerintah. Ditulis dengan format - , misalkan Andriani Marshanda 19890810.201211.2.001;

Gambar Halaman Buat Paket Penyedia dan Obat

Penyedia dan Obat

Klik tombol Tambah Penyedia, kemudian akan keluar pop up window Daftar Penyedia. Pada

pop up window Daftar Penyedia, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Nama Penyedia,

Alamat, email, atau No Telp. Pilih penyedia yang tersedia dengan cara klik nama penyedia

tersebut pada tabel Nama Penyedia;

Gambar Pop Up Window Daftar Penyedia

Pop up window akan tertutup dan kembali ke halaman Buat Paket. Nama penyedia yang telah

dipilih akan ditampilkan. Di sebelah nama penyedia, ada icon X berwarna merah yang

berfungsi untuk menghapus penyedia tersebut. Klik tombol Pilih Obat untuk memasukkan

data obat yang akan dibeli.


Akan keluar pop up window Daftar Obat. Fasiitas pencarian obat dapat berdasarkan nama

obat atau kemasan, serta berdasarkan provinsi. Pilih provinsi sesuai dengan domisili K/L/D/I

yang akan membeli obat. Klik nama obat di kolom nama obat pada tabel hasil pencarian untuk

E-PURCHASING OBAT 10

memilih obat yang akan dibeli. Obat yang sudah dipilih dapat dilihat di sebelah kanan pada

kolom Daftar obat yang dipilih. Panitia dapat menghapus obat yang dipilih pada kolom Daftar

obat yang dipilih dengan cara klik icon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri nama

obat. Tekan tombol OK untuk menyimpan data obat yang akan dibeli.

Gambar Pop Up Window Daftar Penyedia

Aplikasi akan kembali ke halaman Buat Paket. Masukkan kuantitas masing-masing obat pada

text field yang tersedia (format kuantitas adalah angka, tidak perlu dimasukkan tanda titik (.)

atau koma (,)) Setelah memasukkan jumlah kuantitas, aplikasi secara otomatis akan

menghitung total harga dari masing-masing obat. Pastikan total harga sudah terkakulasi oleh

aplikasi sebelum menyimpan paket.


Tombol Delete Semua Penyedia berfungsi untuk menghapus semua data penyedia yang

sebelumnya telah dipilih oleh Panitia, sedangkan tombol Delete Semua Obat berfungsi untuk

menghapus seluruh data obat yang sebelumnya sudah dipilih oleh Panitia per-Penyedia. Icon X

berwarna merah yang terletak di sebelah nama penyedia dan nama obat juga berfungsi untuk

menghapus data Penyedia atau Obat sesuai dengan icon X yang dipilih oleh Panitia.


Panitia dapat memilih kembali nama penyedia obat lain dengan cara klik tombol Tambah

Penyedia dan melanjutkan pemilihan obat di penyedia baru tersebut.


Pembatalan Paket

Aplikasi e-Purchasing menyediakan fasilitas untuk pembatalan paket. Pembatalan Paket

secara otomatis terisi tidak, tetapi apabila panitia akan membatalkan paket, dapat dilakukan

dengan cara memilih Ya (radio button), kemudian isi alasan pembatalan paket tersebut (wajib

diisi).

Gambar Halaman Buat Paket Pembatalan Paket

Simpan Paket

Cek kembali informasi yang telah diisi pada halaman Buat Paket, kemudian simpan paket

tersebut dengan cara klik tombol Simpan.

Gambar Halaman Buat Paket

Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi bahwa paket berhasil

disimpan. Klik tombol OK.


Gambar pop up window konfirmasi berhasil menyimpan

Setelah berhasil disimpan, aplikasi akan kembali ke halaman Kelola Paket. Klik nama paket

yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom tabel Nama Paket di tabel.


Kemudian akan tampil pop up window Detail Paket. Pada tab Daftar Obat, klik tombol Kirim ke

Penyedia.

Gambar pop up window Detail Paket

Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. Panitia dapat

mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan kepada

penyedia obat (opsional), kemudian klik tombol Submit.


Gambar pop up window konfirmasi setuju

Akan tampil konfirmasi bahwa data paket sudah berhasil dikirim ke penyedia dan email

notifikasi email mengenai proses tersebut juga sudah dikirimkan ke penyedia. Klik tombol OK

untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email

Pada pop up window Detail Paket tab Daftar Obat, terdapat fasilitas mencetak daftar pesanan

obat per-penyedia melalui aplikasi e-Purchasing Obat. Untuk mencetak daftar pesanan obat,

klik tombol Cetak Pesanan. Aplikasi akan mencetak daftar pesanan obat tersebut menjadi file

pdf.



Gambar daftar pesanan obat yang dicetak melalui aplikasi e-Purchasing Obat

Untuk melihat validasi daftar pesanan obat yang telah dicetak melalui aplikasi e-Purchasing

Obat, panitia kembali ke halaman Kelola Paket dengan cara klik tombol Close pada pop up

window Detail Paket, kemudian klik tombol Validasi Cetak Pesanan pada halaman kelola

paket.


Pada halaman Validasi Cetak Pesanan, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Validasi ID,

Nama Paket dan Paket ID. Pada tabel akan ditampilkan Validasi ID, Tanggal Validasi, ID Paket,

dan Nama Paket. Validasi ID yang terdapat pada hasil Cetak Pesanan berupa file pdf dapat

dicari pada tabel Validasi ID di aplikasi e-Purchasing Obat.


Gambar Halaman Validasi Cetak Pesanan

Panitia dapat mengunduh softcopy Surat Pemesanan dengan cara klik tombol download pada

kolom Surat Pemesanan di tabel yang tersedia pada halaman Kelola Paket. Format Surat

Pemesanan ini dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan panitia.


Gambar contoh format Surat Pesanan

Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, Panitia dapat memilih dan klik icon pensil yang

terletak di sebelah nama paket pada tabel.



Tahapan pembuatan paket obat e-Purchasing Obat Panitia sudah selesai dan menunggu

konfirmasi dari Penyedia.

PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI PENYEDIA

Pada menu kelola paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah mendapat

konfirmasi dari penyedia.


Selanjutnya akan tampil pop up window Detail Paket yang akan menampilkan rincian daftar

obat yang akan dibeli pada tab Daftar Obat dan data Distributor yang sudah diisikan oleh

Penyedia. Klik tombol Setuju, kirim ke PPK.



Akan tampil pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. Panitia dapat mengisi

keterangan tambahan yang ditujukan kepada PPK (opsional). Setelah itu klik tombol Submit.

Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian

Akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi pembelian berhasil disimpan

dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses tersebut kepada PPK. Klik

tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.

Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran, Panitia dapat melihat rincian

pembayaran dari proses pembelian obat. Panitia dapat mengunduh softcopy file kontrak

dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi pada riwayat


pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data riwayat pembayaran

pada aplikasi e-Purchasing obat.

Gambar pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran

Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket, Panitia dapat melihat proses e-

Purchasing obat yang telah dilaksanakan mulai dari Panitia, Penyedia, dan PPK.

Gambar pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket

Klik tombol Close untuk kembali ke halaman Kelola Paket. Tahapan e-Purchasing Obat Panitia

sudah selesai dilaksanakan.


3.3 Menu Hubungi Kami

Menu ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala

dalam penggunaan aplikasi e-Purchasing Obat, dapat menghubungi Communication Center

LKPP via telepon atau email.

Gambar Halaman Hubungi Kami

3.4 Menu Petunjuk Penggunaan

Menu ini berisi informasi petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing Obat berupa file pdf

yang dapat diunduh.

Gambar Halaman Petunjuk Penggunaan

4 Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Keluar untuk mengakhiri aplikasi.

Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi


5 Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing Obat Pemerintah

tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-Purchasing Obat Pemerintah diperbarui pada

waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai

dengan versi e-Purchasing Obat Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan

kesulitan dalam pengoperasian e-Purchasing Obat Pemerintah, silakan menghubungi nomor

Communication Center LKPP di nomor (021) 7167 3000 / (021) 2953 9700 atau email ke

[email protected].

Documents

Panduan Aplikasi - EPurchasing - Panitia