Panduan Pengelolaan Perpustakaan Digital Dengan SmartARS

PANDUAN PENGOPERASIAN

SOFTWARE PERPUSTAKAAN DIGITAL

dengan Software Aplikasi SmartARS

i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………… ii

BAB I DEFINISI …………………………………………………………………… 1

BAB II RUANG LINGKUP ………………………………………………………… 2

BAB III TATA LAKSANA ………………………………………………………….. 3

A. Perpustakaan Konvensional ………………………………………... 3

1. Pendataan Bahan Pustaka ……………………………………. 3

2. Penyimpanan Bahan Pustaka ………………………………… 3

B. Perpustakaan Digital ………………………………………………… 3

1. Pendataan Bahan Pustaka ……………………………………. 3

2. Mengelola Bahan Pustaka ke dalam Sistem Komputer

dengan Program Aplikasi SmartARS ……….……………….. 3

a. Membuka Aplikasi SmartARS …………………………… 3

b. Memasukkan Identitas Pengarang ……………………… 4

c. Mengoreksi Data Pengarang ……………………………. 5

d. Memasukkan Identitas Penerbit …………………………. 6

e. Mengoreksi Data Penerbit ……………………………….. 7

f. Memasukkan Bahasa ……………………………………. 8

g. Mengoreksi Data Bahasa ………………………………… 9

h. Memasukkan Data Bahan Pustaka …………………….. 10

i. Mengoreksi Data Buku/Bahan Pustaka ………………… 12

j. Menghapus Bahan Pustaka ……………………………… 13

k. Membaca Bahan Pustaka ……………………………….. 14

l. Keluar dari Aplikasi SmartARS ………………………….. 15

BAB IV DOKUMENTASI …………………………………………………………. 16

A. Ekspor ke File XLS …………………………………………………... 16

B. Cetak ke File PDF …………………………………………………… 16

C. Cetak ke Printer ……………………………………………………… 18

BAB V PENUTUP ………………………………………………………………... 20

ii

BAB I

DEFINISI

Perpustakaan adalah suatu organisasi yang bertugas mengumpulkan informasi, mengolah, menyajikan, dan melayani kebutuhan informasi bagi pemakai perpustakaan. Dari pengertian tersebut terlihat bahwa perpustakaan adalah suatu organisasi, artinya perpustakaan merupakan suatu badan yang di dalamnya terdapat sekelompok orang yang bertanggung jawab mengatur dan mengendalikan perpustakaan.

Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tersebut melalui perangkat digital.

Kebutuhan dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komputer (intranet maupun internet) sebagai elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital. Namun, perangkat utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital adalah komputer personal (PC), internet (inter-networking), dan world wide web (www). Ketiga hal tersebut memungkinkan adanya perpustakaan digital.

Perbedaan ”perpustakaan biasa/konvensional” dengan ”perpustakaan digital” terlihat pada keberadaan koleksi. Koleksi digital tidak harus berada di sebuah tempat fisik, sedangkan koleksi biasa terletak pada sebuah tempat yang menetap, yaitu perpustakaan. Perbedaan kedua terlihat dari konsepnya. Konsep perpustakaan digital identik dengan internet atau komputer, sedangkan konsep perpustakaan biasa adalah buku-buku yang terletak pada suatu tempat. Perbedaan ketiga, perpustakaan digital bisa dinikmati pengguna dimana saja dan kapan saja, sedangkan pada perpustakaan biasa pengguna menikmati di perpustakaan dengan jam-jam yang telah diatur oleh kebijakan organisasi perpusakaan.

1

BAB II

RUANG LINGKUP

Dalam penyelenggaraan perpustakaan, bahan puskata di berupa hard copy (buku,

materi seminar/pelatihan/workshop, majalah, dll) dan softcopy (file hasil Pelatihan

*.PPT, *.PDF, *.DOC dll). Oleh karena itu diperlukan pengelolaan yang berbeda,

dengan sistem yang berbeda, meskipun secara prinsip hampir sama.

Dalam pengelolaan perpustakaan, ruang lingkup dibagi menjadi 2 yaitu :

A. Perpustakaan Biasa/Konvensional

1. Pendataan Bahan Pustaka

2. Penyimpanan Bahan Pustaka

B. Perpustakaan Digital

Pendataan, Pengelolaan dan penyimpanan Bahan Pustaka dilakukan secara

komputerisasi.

2

BAB III

TATA LAKSANA

A. PERPUSTAKAAN BIASA/KONVENSIONAL


a. Bahan Pustaka diterima dan diidentifikasi meliputi : No.Inventaris, Kode

Klasifikasi (DDC), Judul (Sub Judul, Judul Asli), Pengarang (Pengarang

1, Pengarang 2, dst), Penerbit, Tahun Terbit, Edisi, Valume, Cetakan,

ISBN, jumlah halaman, Dimensi (panjang dan lebar bahan pustaka),

Bahasa, Asal (Beli, Sumbangan, Bahan Pelatihan, lainnya), Tanggal Beli

dan Sinopsis/Abstraksi .

b. Data Identitas bahan Pustaka dimasukkan kedalam database komputer

melalui program aplikasi SmartARS.

c. Bahan Pustaka diberi label.

d. Bahan Pustaka diberi kartu slip buku.

2. Penyimpanan Bahan Pustaka

a. Bahan Pustaka disimpan dalam rak-rak almari Perpustakaan

berdasarkan kode klasifikasi.

B. PERPUSTAKAAN DIGITAL


Bahan Pustaka diterima dan diidentifikasi meliputi : No.Inventaris, Kode

Klasifikasi (DDC), Judul (Sub Judul, Judul Asli), Pengarang (Pengarang 1,

Pengarang 2, dst), Penerbit, Tahun Terbit, Edisi, Valume, Cetakan, ISBN,

jumlah halaman, Dimensi (panjang dan lebar bahan pustaka), Bahasa, Asal

(Beli, Sumbangan, Bahan Pelatihan, lainnya), Tanggal Beli dan

Sinopsis/Abstraksi .

2. Mengelola Bahan Pustaka kedalam Sistem Komputer dengan program

aplikasi SmartARS.

a. Membuka Aplikasi SmartARS.

1) Buka Web Browser (FireFox Mozilla, Chrome).

2) Pada Address ketik : 192.168.1.189, kemudian tekan tombol

ENTER, maka akan ditampilkan form log in aplikasi SmartARS

seperti berikut.

3

3) Masukkan Nama User dan Kata Sandi yang sudah diberikan oleh

administrator.

4) Klik tombol LOGIN, maka akan ditampilkan halaman utama aplikasi

seperti di bawah ini. Tampilan awal ini akan berbeda disesuaikan

dengan hak akses masing-masing user.

b. Memasukkan Identitas Pengarang

1) Klik menu PERPUSTAKAAN DIGITAL dan pilih sub menu Pengarang

seperti gambar dibawah ini.

4

2) Klik tombol Tambahkan Pengarang, maka akan ditampilkan form

Tambah Data Pengarang seperti gambar berikut.

3) Isikan Data Pengarang, meliputi nama depan, nama belakang,

alamat, kota, telpon dan email.

4) Klik Tombol Simpan.

c. Mengoreksi Data Pengarang

1) Klik menu PERPUSTAKAAN DIGITAL dan pilih sub menu Pengarang


5

2) Pada bagian Cari Data, ketik nama pengarang yang akan diedit.

3) Klik tombol Edit ( ), maka akan ditampilkan data pengarang pada

form Edit Data Pengarang seperti gambar berikut.

4) Lakukan koreksi Data Pengarang sesuai kebutuhan.


d. Memasukkan Identitas Penerbit

1) Klik menu PERPUSTAKAAN DIGITAL dan pilih sub menu Penerbit


6

2) Klik tombol Tambahkan Penerbit, maka akan ditampilkan form

Tambah Data Penerbit seperti gambar berikut.

3) Isikan Data Penerbit, meliputi nama, alamat, kota, telpon dan email.


e. Mengoreksi Data Penerbit

1) Klik menu PERPUSTAKAAN DIGITAL dan pilih sub menu Penerbit


7

2) Pada bagian Cari Data, ketik nama penerbit yang akan diedit.

3) Klik tombol Edit ( ), maka akan ditampilkan data penerbit pada

form Edit Data Penerbit seperti gambar berikut.

4) Lakukan koreksi Data Penerbit sesuai kebutuhan.


f. Memasukkan Bahasa

1) Klik menu PERPUSTAKAAN DIGITAL dan pilih sub menu Bahasa


8

2) Klik tombol Tambahkan Bahasa, maka akan ditampilkan form

Tambah Data Bahasa seperti gambar berikut.

3) Isikan Data Bahasa, meliputi Kode dan Nama Bahasa.


g. Mengoreksi Data Bahasa

1) Klik menu PERPUSTAKAAN DIGITAL dan pilih sub menu Bahasa


9

2) Pada bagian Cari Data, ketik bahasa yang akan diedit.

3) Klik tombol Edit ( ), maka akan ditampilkan data bahasa pada form

Edit Data Bahasa seperti gambar berikut.

4) Lakukan koreksi Data Bahasa sesuai kebutuhan.


h. Memasukkan Data Bahan Pustaka

1) Klik menu PERPUSTAKAAN DIGITAL dan pilih sub menu Buku /

Bahan Pustaka seperti gambar dibawah ini.

2) Klik tombol Tambahkan Buku/Pustaka, maka akan ditampilkan form

Tambahkan Buku / Bahan Pustaka seperti gambar berikut.

10

3) Pada bagian Jenis Buku, pilih jenis Buku/Bahan Pustaka (Hardcopy

atau SoftCopy).

4) Pada bagian Kode Klasifikasi, pilih Kode Klasifikasi/DDC.

5) Pada bagian Judul Pustaka, ketik judul buku/bahan pustaka.

6) Pada bagian Sub Judul, ketik sub judul buku/bahan pustaka (kalau

ada).

7) Pada bagian Judul Asli, ketik judul asli (kalau ada).

8) Pada bagian Pengarang 1, pilih Pengarang Utama.

9) Pada bagian Pengarang 2, ketik nama lengkap pengarang kedua

(jika ada).

10) Pada bagian Pengarang 3, ketik nama lengkap pengarang ketiga

(jika ada).

11) Pada bagian Penerbit, pilih nama penerbit.

12) Pada bagian Tahun Terbit, pilih tahun diterbitkan bahan Pustaka.

13) Pada bagian Edisi, ketik edisi buku / bahan pustaka (jika ada).

14) Pada bagian Volume, ketik volume buku / bahan pustaka (jika ada).

15) Pada bagian Cetakan ke-, ketik cetakan buku / bahan pustaka (jika

ada).

16) Pada bagian ISBN, ketik ISBN buku / bahan pustaka (jika ada).

17) Pada bagian Jumlah Halaman, ketik jumlah halaman (contoh : 234

hal).

18) Pada bagian Dimensi, ketik ukuran/dimensi buku / bahan pustaka

(contoh : 27 x 14 cm).

11

19) Pada bagian Kata Kunci, ketik kata kunci/index buku / bahan

pustaka.

20) Pada bagian Bahasa, pilih Bahasa buku / bahan pustaka.

21) Pada bagian Asal Buku, pilih asal buku / bahan pustaka (Beli,

Sumbangan, Pelatihan, Lainnya).

22) Pada bagian Tanggal Beli, pilih tanggal, bulan dan tahun pembelian.

23) Pada bagian Jumlah Buku, ketik jumlah buku / bahan pustaka.

24) Pada bagian Harga Buku, ketik harga buku / bahan pustaka.

25) Pada bagian Sinopsis, ketik sinopsis/abstraksi buku / bahan pustaka.

26) Pada bagian Ebook, klik tombol Choose File, maka ditampilkan

dialog Open File seperti gambar berikut.

27) Pilih File yang akan diunggah (upload).

28) Klik tombol Open.


i. Mengoreksi Data Buku / Bahan Pustaka



12

2) Pada bagian Cari Data, ketik judul pustaka yang akan diedit.

3) Klik tombol Edit ( ), maka akan ditampilkan data Buku / Bahan

Pustaka pada form Edit Data Buku / Bahan Pustaka seperti gambar

berikut.

4) Lakukan koreksi Data Buku / Bahan Pustaka sesuai kebutuhan.


j. Menghapus Bahan Pustaka



13

2) Pada bagian Cari Data, ketik judul pustaka yang akan dihapus.

3) Klik tombol Hapus ( ), maka akan ditampilkan dialog seperti

gambar berikut.

4) Klik tombol Oke untuk menghapus atau tombol Batal untuk

membatalkan penghapusan data.

k. Membaca Bahan Pustaka



14

2) Pada bagian Cari Data, ketik judul pustaka yang akan dibaca.

3) Klik tombol View ( ), maka akan ditampilkan Buku / Bahan

Pustaka.

l. Keluar dari Aplikasi SmartARS.

1) Dari tampilan utama SmartARS, klik tombol Logout.

2) Tutup web browser.

15

BAB IV

DOKUMENTASI

Yang dimaksud dokumentasi dalam aplikasi ini adalah pencatakan daftar

buku/bahan Pustaka.

Dokumentasi bisa dibedakan menjadi 2 bentuk yaitu : Softcopy (file Excel / XLS)

atau file PDF dan Hardcopy yaitu dengan mencetak data buku/bahan pustaka melalui

printer.

Cara melakukan pendokumentasian sebagai berikut:

A. Ekspor ke File Excel (XLS)

1. Klik menu PERPUSTAKAAN DIGITAL dan pilih sub menu Buku / Bahan

Pustaka seperti gambar dibawah ini.

2. Klik tombol Ekspor ke XLS, maka akan diciptakan sebuah file dengan nama

daftar-buku-perpustakaan.xls.

B. Cetak ke file PDF



16

2. Klik tombol Cetak ke PDF, maka akan ditampilkan hasil cetak seperti

gambar berikut.

3. Geser kursor kearah kanan bawah layar, sehingga ditampilkan satu baris

toolbar.

4. Klik tombol Save (gambar disket), maka ditampilkan dialog Save As seperti

Gambar di bawah ini.

17

5. Pada bagian File name berikan nama sesuai keinginan dan simpan pada

folder sesuai keinginan.

6. Klik tombol Save, maka sebuah file dengan ekstensi PDF telah tercipta.

C. Cetak ke Printer



2. Klik tombol Cetak ke PDF, maka akan ditampilkan hasil cetak seperti

gambar berikut.

18

3. Geser kursor kearah kanan bawah layar, sehingga ditampilkan satu baris

toolbar.

4. Klik tombol Print (gambar printer), maka ditampilkan dialog Printer seperti

Gambar di bawah ini.

5. Pada bagian Tujuan, atur printer yang terinstal di komputer.

6. Klik tombol Cetak, maka pencetakan Daftar Buku / Bahan Pustaka

dilakukan.

19

BAB V

PENUTUP

Telah disusun suatu Panduan Pengoperasian Software Perpustakaan Digital,

dengan harapan dapat dipakai sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan

pengelolaan perpustakaandi perusahaan/rumah sakit Anda.

20

Documents

Panduan Pengelolaan Perpustakaan Digital Dengan SmartARS