Pengelolaan Perpustakaan Digital

P e n g e l o l a a n P e r p u s t a k a a n D i g i t a l

Page 1

PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

Oleh

Syakirin Pangaribuan Pustakawan Madya

Universitas Sumatera Utara

Disampaikan pada Seminar Perpustakaan Digital

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sumatera Utara Medan, 26 Juli 2010


Page 2


OUTLINE A. Pendahuluan ………………………………. 1 B. Pengertian Perpustakaan Digital .........……. 2 C. Proses Digitalisasi Dokumen ……………… 4 D. Infrastruktur Perpustakaan Digital ………… 6 E. Fitur Perpustakaan Digital …………………. 7 F. Keunggulan & Kelemahan Perp Digital …… 8 G. Pengembangan Perpustakaan ……………... 9 H. Perpustakaan Digital USU

10 Daftar Pustaka 11

A. Pendahuluan

Perkembangan mutakhir saat ini dalam dunia perpustakaan adalah munculnya

perpustakaan digital (digital library). Terminologi lain yang sering dipakai untuk maksud

yang sama ialah perpustakaan maya (virtual library) dan perpustakaan elektronik (electronic

library).

Dalam dua dasawarsa yang lalu, hadir apa yang disebut dengan database katalog

perpustakaan. Di Indonesia pada waktu itu dimulai dengan adanya software CDS/ISIS dari

UNESCO. Ini adalah awal dari munculnya perpustakaan digital. Katalog ini kemudian

dimunculkan secara online melalui gopher atau yang sekarang dikenal dengan nama Internet.

Sejak saat itu, dimulailah kegiatan yang mengarah pada penyediaan sumber-sumber

informasi yang dikemas langsung dalam format terkomputerisasi, antara lain adalah

penyediaan sumber informasi elektronik untuk referensi secara full-text. Ini pun awalnya

dilakukan oleh penerbit dalam kemasan disket dan CD-ROM. Di Indonesia CD-ROM

menjadi populer di pertengahan tahun 90an.

Dengan adanya internet di pertengahan tahun 90an tersebut, maka penerbit juga

beralih ke penyediaan sumber informasi yang dikemas secara online dan perpustakaan pun

mulai beralih pada pembelian atau langganan ke sumber informasi secara online. Jurnal-

jurnal mulai beralih ke dalam bentuk akses online atau dibuat dalam dua versi. Dan jurnal-

jurnal yang ditawarkan tersebut kemudian dikemas dalam apa yang disebut dengan database

(berisi kumpulan jurnal-jurnal dalam berbagai bidang) dan ditawarkan ke perpustakaan

dengan harga yang lebih murah.


Page 3

Tidak kalah penting adalah perkembangan dalam bentuk komunikasi ilmiah secara

online, yakni dengan semakin banyaknya orang menggunakan fasilitas online, termasuk di

dalamnya, prosiding seminar yang dapat dibaca secara online, makalah-makalah yang dapat

dibaca secara online, dan sebagainya. Dan perpustakaan juga berkembang dengan penyediaan

sumber informasi yang dapat diakses secara full-text melalui internet sehingga orang tidak

harus datang ke perpustakaan untuk dapat memperoleh sumber informasi yang diinginkan.

Hal ini juga yang menjadikan jumlah kunjungan perpustakaan tidak hanya dihitung

berdasarkan jumlah orang yang datang ke perpustakaan secara fisik, melainkan juga jumlah

akses ke situs web perpustakaan. Di satu sisi, penerbit menyediakan sumber informasi yang

dikemas dalam bentuk database dan di sisi lain, perpustakaan juga membuat konsorsium

maupun jaringan dalam bentuk online. Dan hal ini kemudian menjadikan konten sebuah

perpustakaan semakin besar karena tidak hanya koleksinya sendiri yang dapat diakses

melainkan juga koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan lain. Kenyataan ini menyebabkan

banyak perpustakaan termotivasi untuk membuat koleksinya sendiri (terutama yang bersifat

gray literatur) dipublikasikan secara online.

B. Pengertian Perpustakaan Digital

William Arms dalam Aji (2007) mengemukakan bahwa perpustakaan digital adalah

“kumpulan informasi yang tertata dengan baik beserta layanan-layanan yang disediakannya,

yang disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan komputer”.

Pengertian lain misalnya A. Ridwan Siregar (2004:5), mendefenisikan bahwa

“Perpustakaan elektronik adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek

informasi (dokumen, images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk

elektronik”

Dari kedua definisi di atas, dapat dimengerti bahwa perpustakaan digital merupakan

perpustakaan jaringan—bukan sebuah perpustakaan yang memiliki situs web dan berdiri

sendiri. Perpustakaan digital adalah jaringan perpustakaan yang dilayankan secara online dan

dapat diakses 24/7 (24 jam sehari dan 7 hari seminggu) baik di dalam perpustakaan maupun

jarak jauh tanpa harus datang ke perpustakaan secara fisik.

Perpustakaan digital sebetulnya merubah paradigma dari pengadaan koleksi yang

kasad mata, menjadi penyediaan akses. Seperti layaknya orang membeli pulsa, dimana orang

tidak pernah melihat pulsanya tetapi dapat menggunakan pulsa tersebut untuk digunakan

sebagai alat komunikasi. Demikian pula halnya dengan langganan database jurnal yang tidak


Page 4

dapat dilihat dan dipegang tetapi dapat dibaca secara online dan koleksi tersebut secara fisik

memang tidak ada di perpustakaan.

Dengan adanya perpustakaan digital maka sumber informasi yang hanya satu kopi

dapat dibaca secara bersama-sama dalam waktu yang sama pula sehingga tidak ada kata

’pesan ke perpustakaan’ lagi. Tidak ada kata ’menunggu’ sampai koleksi tersebut

dikembalikan ke perpustakaan dan baru bisa dipinjam.

Intinya, perpustakaan digital telah merubah dari bentuk cetak ke digital, koleksi yang

semula lokal (hanya ada di perpustakaan setempat) kini dapat menjadi internasional karena

adanya jaringan perpustakaan dan karena adanya link dengan sumber informasi yang berada

di kota atau negara lain.

Perlu difahami bahwa automasi perpustakaan bukan berarti membangun perpustakaan

digital. Automasi adalah pemanfaatan teknologi (informasi) untuk memudahkan pengelolaan

kerumahtanggaan perpustakaan. Sedangkan Perpustakaan digital adalah pelayanan

perpustakaan dalam bentuk koleksi digital yang dapat diakses di perpustakaan maupun dari

jarak jauh. Jadi dalam automasi, koleksi perpustakaan tidak berubah; sedangkan dalam

perpustakaan digital, koleksinya pun juga tidak lagi dalam bentuk tercetak.

Perpustakaan yang memiliki koleksi dalam bentuk cetak dan digital sering disebut

dengan perpustakaan hybrid (hibrida), bukan perpustakaan digital sepenuhnya. Koleksi cetak

dikembangkan dengan fasilitas automasi, sedangkan koleksi digital dilayankan secara online.

Secara singkat perbedaannya dapat digambarkan sebagai berikut:

Perpustakaan Digital: Sepenuhnya dalam format digital

Perpustakaan Hybrid: Koleksi cetak tetap ada, ditambah digital

Perpustakaan Konvensional Terautomasi: koleksi cetak dgn layanan terautomasi

Perpustakaan Konvensional: koleksi cetak dgn layanan manual.

C. Proses Digitalisasi Dokumen

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan

dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati

beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan

pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan

terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital

library)


Page 5

1. Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen

elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jurnal,

prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan

doumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila

dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.

2. Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah

pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek

dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau

DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaanperpustakaan di

Indonesia.

Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base

approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan

memiliki kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita

gunakan berdasarkan kebutuhan.

3. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali

terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali

dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan

database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk

penyimpanan data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya

sistem dan proses yang harus kita lakukan.

4. Uploading

Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas

dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi

full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses

editing.

Di bagian akhir, ada dua buah server. Server pertama yaitu sebuah server yang

berhubungan dengan intranet, berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang dapat

diakses oleh seluruh pengguna di dalam Local Area Network (LAN) perpustakaan yang

bersangkutan. Sedangkan server kedua adalah sebuah server yang terhubung ke internet,

berisi metadata dan abstrak karya tersebut. Pemisahan kedua server ini bertujuan untuk


Page 6

keamanan data. Dengan demikian, full tekt sebuah karya hanya dapat diakses dari LAN,

sedangkan melalui internet, sebuah karya hanya dapat diakses abstraknya saja.

Proses Digitalisasi Dokumen

SCAN

FileElektronik

EDIT FilleElektronik

CONVERT

FilePDF/HTML

UPLOAD/PUBLISH

WEB

EDIT

Cetak

Elektonik

D. Infrastruktur Perpustakaan Digital

Berikut ini akan dijelaskan beberapa infrastruktur perpustakaan digital. Kebutuhan

dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komputer

sebagai elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital.

Perangkat utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital adalah computer

personal (PC), internet (inter-networking), dan world wide web (WWW). Ketiga hal tersebut

memungkinkan adanya perpustakaan digital. Perpustakaan digital juga memerlukan sistem

informasi. Ada tiga elemen penting yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi,

yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware).


Page 7

Perangkat keras yang dimaksud adalah sebagai berikut:

(1) Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page

dari para pengguna internet;

(2) Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan digital karena di sinilah keseluruhan

koleksi disimpan;

(3) FTP server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas melalui jaringan komputer;

(4) Mail server, yaitu server yang melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan surat

elektronik (e-mail);

(5) Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur

antriannya, dan memprosesnya;

(6) Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari pemakai-

pemakai yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk membatasi ke situs-situs yang

tidak diperkenankan.

Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open

source (bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat lunak

untuk web server yaitu IIS (Internet Information Sevices).

Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini adalah

(1) Database Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran basis data,

(2) Network Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran operasional jaringan

komputer, (3) System Administrator, yaitu penanggungjawab siapa saja yang berhak

mengakses sistem,

(4) Web Master, yaitu penjaga agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya

tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna, dan

(5) Web Designer, yaitu penanggungjawab rancangan tampilan website sekaligus mengatur

isi website.

E. Fitur Perpustakaan Digital

Pengamatan terhadap perpustakaan digital Indonesia yang ditemukan di internet

menunjukkan bahwa perpustakaan digital memiliki beberapa fitur sebagai berikut:

1. Fitur Keanggotaan.

Fitur ini merupakan fitur yang membatasi pengguna terdaftar dengan Pengguna

lainnya. Pengguna yang merupakan anggota perpustakaan mendapat keuntungan dapat

mengakses semua informasi yang tersedia di perpustakaan.

2. Fitur Pencarian.


Page 8

Fitur pencarian memberikan kesempatan kepada pengguna untuk memperoleh

informasi secara cepat dengan menggunakan mesin pencari yang tersedia sebagai salah satu

fitur dalam erpustakaan digital. Fitur ini bermanfaat untuk mencari informasi di lingkup

perpustakaan itu sendiri atau ke lingkup global.

3. Fitur Link.

Fitur ini menghubungkan pengguna yang sedang menjadi tamu suatu perpustakaan

digital ke perpustakaan digital/situs web lainnya. Link memberikan keuntungan bagi

Pengguna karena mereka tidak perlu mencari sendiri alamat terkait yang mungkin diperlukan

untuk mendapatkan

informasi sejenis.

4. Fitur Dwi Bahasa.

Fitur dwi bahasa memberikan kemudahan akses bukan saja bagi pengguna

perpustakaan domestik yang memiliki kemampuan berbahasa Indonesia, tetapi juga pengguna

internasional untuk mengakses dan memanfaatkan informasi yang tersedia dalam

perpustakaan tersebut. Bahasa yang digunakan dalam perpustakaan digital adalah bahasa

Indonesia dan Inggris. Bahasa Indonesia ditujukan untuk pengguna domestik, sedangkan

bahasa Inggris diperuntukkan bagi pengguna internasional.

5. Fitur Artikel.

Fitur artikel pada perpustakaan digital bervariasi, mulai dari artikel yang sifatnya

popular seperti warta hingga yang sifatnya ilmiah seperti hasil penelitian. Artikel tersebut

biasanya merupakan

artikel mengenai dan atau yang dihasilkan oleh lembaga yang bersangkutan.

6. Folder dan Arsip.

Dalam perpustakaan digital, folder atau arsip digunakan untuk memindahkan file atau

artikel yang biasanya bukan file terkini.

F. Keunggulan dan Kelemahan Perpustakaan Digital

Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut:

Pertama, long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bisa

menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun.

Kedua, akses yang mudah. Akses pepustakaan digital lebih mudah dibanding dengan

perpustakaan konvensional, karena pengguna tidak perlu dipusingkan dengan mencari di

katalog dengan waktu yang lama.


Page 9

Ketiga, murah (cost efective). Perpustakan digital tidak memerlukan banyak biaya,

mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli buku.

Keempat, mencegah duplikasi dan plagiat. Perpustakaan digital lebih “aman”, sehingga tidak

akan mudah untuh diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan format

PDF, koleksi perpustakaan hanya bisa dibaca oleh pengguna, tanpa bisa mengeditnya.

Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital, karya-karya

dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet.

Selain keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan.

Pertama, tidak semua pengarang mengizinkan karyanya didigitalkan. Pastinya, pengarang

akan berpikir-pikir tentang royalti yang akan diterima bila karyanya didigitalkan.

Kedua, masih banyak masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi. Apalagi, bila

perpustakaan digital ini dikembangkan dalam perpustakaan di pedesaan.

Ketiga, masih sedikit pustakawan yang belum mengerti tentang tata cara mendigitalkan

koleksi perpustakaan. Itu artinya butuh sosialisasi dan penyuluhan tentang perpustakaan

digital.

G. Pengembangan Perpustakaan

Pada umumnya perpustakaan-perpustakaan di dunia tidak berubah seratus persen

menjadi perpustakaan digital, tetapi banyak yang menyebutkan sebagai perpustakaan hybrid

atau perpustakaan dengan koleksi tercetak dan digital. Pada umumnya perpustakaan tetap

membeli bahan pustaka dalam bentu tercetak, melanggan database komersial secara online,

mendigitalkan koleksi yang ada, meminta sivitas akademika menyerahkan koleksi dalam

bentuk digital (CD), menambah layanan online delivery (layanan full-text articles), dan tetap

memiliki perpustakaan yang luas untuk pelayanan perpustakaan.

Dalam rangka membangun perpustakaan hybrid atau digital, maka digitalisasi sangat

diperlukan oleh sebuah perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan yang sedang dalam taraf

menuju perpustakaan digital maupun hybriid sebaiknya mulai membuka satu unit di dalam

perpustakaan khusus untuk scanning koleksi cetak yang sudah ada seperti:

skripsi/tesis/disertasi mahasiswa, hasil penelitian dosen, makalah presentasi sivitas

akademika, prosiding, jurnal dan terbitan local lainnya.

Dengan di-digitalisasi-kannya koleksi tersebut maka koleksi baru dan koleksi lama

dapat disatukan dengan wadah digital yang sama dan tidak terpisahkan. Tidak kalah penting

adalah untuk membuat aturan bagi para sivitas akademika agar dalam menyerahkan tugas

akhir tersebut mereka menyertakan juga bentuk digital yang dikemas dalam CD atau


Page 10

flashdisk. Jangan lupa bahwa sebuah perpustakaan hybrid maupun perpustakaan digital harus

memiliki situs web dan harus ada seorang pustakawan yang khusus menangani situs web

tersebut (webmaster) yang bertugas untuk meng-update informasi terbaru dari perpustakaan;

menginformasikan berbagai kegiatan lembaga; mencari sumber-sumber informasi di internet

untuk dibuat link, dan sebagainya. Perpustakaan juga harus mulai memikirkan untuk

melanggan database maupun e-books. Database yang banyak ditawarkan publisher ke

Indonesia untuk bidang kesehatan dan kedokteran antara lain adalah: ProQuest, EBSCO,

American Chemical Society (ACS), ScienceDirect, dan lain-lain.

PC/WIFI area akan sangat baik kalau bisa disediakan di perpustakaan maupun area

kampus, mengingat perpustakaan tidak akan mampu menyediakan banyak komputer untuk

seluruh sivitas akademika yang datang ke perpustakaan. Juga, karena saat ini banyak sivitas

akademika yang membawa laptop, subnote maupun PDA yang dapat tersambung dengan

koneksi nirkabel.

G. Perpustakaan Digital USU (USU e-Library)

G.1. Keragaman Fitur

Fitur Pencarian WebPAC

Fitur Keanggotaan

Fitur Link

e-News

e-Journal

USU Repository


Page 11

G.2. Jaringan Hotspot di Sekitar Perpustakaan USU

WiFi (wireless internet) sudah diperkenalkan sejak dua tahun yang lalu yang

penggunaanya baru pada satu titik yaitu Layanan Digital saja, sejak 21 Januari 2006 telah

ditambah sehingga menjadi 9 titik yang dapat menjangkau seluruh gedung dan luar gedung

Perpustakaan hingga radius ± 50 meter.

WiFi (Wireless fidelity) merupakan sebuah teknologi yang memungkinkan sejumlah

computer terhubung dalam sebuah jaringan tanpa kabel alias Wireless LAN. WiFi Hotspot

merupakan teknologi yang dikembangkan dari Wireless LAN ini. Melalui WiFi Hotspot,

pengguna bisa mengakses Internet dari laptop atau PDA yang berada di WiFi Access Point

tertentu. Pengguna tidak perlu melakukan instalasi apa pun. Anda cukup datang ke lokasi –

misalnya perpustakaan, kafe atau hotel tertentu, nyalakan laptop/PDA Anda, dan Anda

langsung bisa terkoneksi ke Internet. Di Perpustakaan USU, layanan WiFi Hotspot ini dikenal

dengan nama USUnet.

G.3. Pengelolaan Perpustakaan Digital

Perpustakaan digital pada Perpustakaan USU dikelola oleh Tim Dukungan TIK & E-

Library. Ruang lingkup kegiatan kerja rutin dari Tim ini adalah mencakup pemeliharaan dan

pengembangan jaringan dan pangkalan data, pengembangan dan pemeliharaan situs web,

serta pemeliharaan hardware dan software.

Dalam rangka percepatan publikasi USU Repository ke dalam Web Perpustakaan

dibentuk lagi dua Tim Ad Hoc yang melaksanakan digitalisasi bahan pustaka Deposit USU di

luar jam kerja rutin, yaitu Tim Pengembangan USU Repository (SK Rektor USU No.

366/H5.1.R/SK/SDM/2009) dan Tim Pengembangan Arsip Digital (SK Rektor USU No.

322/H5.1.R/SK/SDM/2010). Sejak dibentuk kedua Tim ini telah berhasil mendigitalisasi

bahan pustaka sejumlah ± 19.000 judul.

H. Penutup

Dalam membangun sebuah perpustakan modern, baik perpustakaan hybrid maupun

perpustakaan digital--sangat penting bagi perpustakaan tersebut untuk membangun sebuah

Website Perpustakaan lengkap dengan pustakawan yang menjadi webmaster. Software

automasi pelayanan web-based sehingga katalog dan koleksi dapat dibaca ataupun ditelusur

secara online. Security system di dalam perpustakaan sebaiknya juga menyatu dengan

software yang digunakan untuk pelayanan. System librarian harus disiapkan agar


Page 12

perpustakaan tidak mengalami hambatan-hambatan kecil dalam kaitannya dengan teknologi

informasi. Digitizing unit juga harus disiapkan untuk menyatukan koleksi lama dengan

koleksi baru dalam format digital.

DAFTAR PUSTAKA

Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi : Tantangan Peningkatan Kualitas Jasa. <http://eprints.undip.ac.id/5367/2/makalah_pak_putu.pdf > 20 Juli 2010

Pudjiono. 2009. Membangun Citra Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia Menuju Perpustakaan Bertaraf Internasional. < http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf> 20 Juli 2010.

Septiantono, Tri. 2008. Sistem Informasi Perpustakaan Digital. <http://www.konsultanperpustakaan.com/Sistem%20Informasi%20Perpustakaan%20Digital.htm> . 20 Juli 2010.

Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press Subrata, Gatot. 2009. Perpustakaan Digital. Oktober 2009. http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.pdf. 20 Juli

2010. Wikipedia. 2010. Perpustakaan Digital. 27 Juni 2010.

http://id.wikipedia.org/wiki/Perpustakaan_digital . 20 Juli 2010. Winarko, Bambang. 2009. Perpustakaan Digital Di Indonesia Dan Fitur-Fitur Yang Tersedia. Jurnal

Perpustakaan Pertanian Vol. 18 No. 2, 2009 : hal. 45-49. Yuadi, Imam. 2009. Perpustakaan Digital: Paradigma, Konsep dan Teknologi Informasi yang

Digunakan.< http://journal.unair.ac.id/filerPDF/PERPUSTAKAAN%20DIGITAL.pdf.> 20 Juli 2010.

http://eprints.undip.ac.id/5367/2/makalah_pak_putu.pdf�

http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf�

http://www.konsultanperpustakaan.com/Sistem%20Informasi%20Perpustakaan%20Digital.htm�



http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.pdf�

http://id.wikipedia.org/wiki/Perpustakaan_digital�

http://journal.unair.ac.id/filerPDF/PERPUSTAKAAN%20DIGITAL.pdf�


Oleh:Drs. Syakirin Pangaribuan, SH

Universitas Sumatera Utara

Akses informasi elektronik menjadi suatu paradigma baru pelayanan perpustakaan.

• Tahun 1960-an, mulai terjadi perubahan pengelolaan informasi di perpustakaan

• Kemapanan kertas sebagai media informasi yang sudah berlansung ratusan tahun ditantang oleh media elektronik yang menawarkan cara yang berbeda dalam menyimpan dan menemubalikkan informasi

• Format elektronik mulai mendampingi format cetak

• Database online tersedia pada sejumlah perpustakaan di Amerika Utara.

Perubahan yang terjadi sangat fantastis

• Beranekaragam sumberdaya informasi elektronik dikembangkan oleh para pustakawan dan penerbit, terutama di negara maju

• Berbagai informasi yang berbasis cetak (paper-based), yang selama ini merupakan primadona perpustakaan tradisional, telah banyak yang tersedia dalam format elektronik

• Produk informasi yang dihasilkan ada yang hanya tersedia dalam bentuk elektronik

• Terminologi baru untuk menyebut sumbedaya informasi elektronik muncul seperti, electronic journal(e-journal), electronic book (e-book)

Perpustakaan mulai menyediakan layanan elektronik

• Informasi berkembangbiak dengan sangat cepat karena didukung TIK

• Aplikasi TIK di Perpustakaan mengakibatkan akses dan temu-balik terhadap informasi menjadi semakin cepat

• Transfer informasi dari sumber (lokasi) ke pengguna (end user) menjadi cepat

• Akses informasi elektronik semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi

• Tidak mengabaikan akses informasi yang telah berlangsung selama ini secara konvensional

• Kencenderungan pengguna, menggunakan sumberdaya informasi elektronik

Dengan TIK, apa yang dapat kita lakukan terhadap Informasi?

• Kita dapat: mendapatkan (get), mengirimkan (send), menerima (receive ), menjual (store), retrieve, mencari (search), menemukan (find) , mengumpulkan (collect), melewatkan (pass), memproses (process)

• Dengan kemudahan itu, Perpustakaan perlu menyediakan layanan elektronik

Tantangan bagi para pustakawan berkaitan dengan Informasi elektronik dan TIK

• Tidak perlu kuatir/takut akan keberadaan profesinya• Memahami dan menentukan kembali posisinya• Beralih dari pemikiran ‘perpustakaan sebagai ruang

fisik’ semata ke suatu kenyataan baru ‘perpustakaan sebagai suatu organisasi’

• Harus mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis pelayanan termasuk diantaranya layanan elektronik

Apakah Perpustakaan Elektronik?

• Ada dua terminologi yang sering digunakan: electronic libraryatau digital library

• Perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik

• Perpustakaan elektronik tidaklah harus berdiri sendiri secara fisik atau terpisah dari perpustakaan yang koleksinya berbasis cetak

• Perpustakaan elektronik merupakan bahagian integral dari sistem pelayanan perpustakaan secara keseluruhan

• Layanan elektronik dapat berjalan secara paralel bersama layanan perpustakaan lainnya yang bersifat konvensional

• Perpustakaan elektronik sangat tergantung pada penyediaanfasilitas jaringan.

Terjadinya layanan elektronik melalui fase/proses panjang yang dimulai dengan Kegiatan Automasi Perpustakaan• Automasi perpustakaan sebagai suatu kegiatan

pengkomputerisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan.

• Dalam arti yang luas automasi perpustakaan adalah aplikasi atau penerapan TIK di Perpustakaan

• TIK diartikan serbagai perpaduan antara: (a) komputer (mencakup perangkat lunak dan perangkat keras); (b) komunikasi data yang memungkinkan komputer terintegrasi pada jaringan komputer (lokal maupun internasional); (c) media penyimpanan dan metode atau cara untuk merepresentasikan data.

Aplikasi TIK Perpustakaan meliputi

3CCommunication

ComputerContent

TIK pada sistem kerumahtanggan Perpustakaan

• Kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) adalah suatu istilah yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan rutin sehari-hari perpustakaan, mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.

Pengatalogan dan Katalog Online

• Pengembangan database katalog merupakan embrio lahirnya penelusuran online (online searching)

• Database katalog perpustakaan mulai disajikan untuk diakses pengguna perpustakaan yang dikenal dengan nama Online Public Access Catalog(OPAC)

• OPAC berkembang cepat, dapat digunakan dalam suatu gedung perpustakaan tetapi mencakup satu institusi seperti kampus universitas Kemudian dapat diakses dari tempat yang jauh (remote access) tanpa mengenal batas Negara

• OPAC menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan perpustakaan yang baru

• Terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaan sehingga tingkat penggunaannya semakin tinggi

• OPAC memiliki daya tarik dan jangkauan yang lebih luas • Menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh

katalog manual

Sirkulasi

• Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama yang diautomasi pada kebanyakan perpustakaan, karena transaksi peminjaman yang besar setiap hari

• Dengan otomasi, proses pencatatan dapat dilakukan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam

• Mempercepat penyelesaian akhir dokumen baru pada pengatalogan, karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong buku

• Perkembangan sistem sirkulasi di perpustakaan sudah semakin maju, transaksi sirkulasi sudah dapat dilakukan dengan cara “self service”dengan teknologi RFID.

• Peminjam dapat mengembalikan pinjamannya pada sejumlah tempat (books dropt) yang ditempatkan di luar perpustakaan

• Selain mempermudah dan mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku, RFID juga dapat mempermudah kegiatan stock opname dengan bantuan sebuah alat PDA (Personal Documentation Activity

Pengadaan

• Sistem pengadaan terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi

• Pustakawan dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar bahan-bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang akan digunakan, menghasilkan lembar buku induk atau inventaris

• Sistem pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perusahaan pemasok

Serial

• Sistem terautomasi untuk pengawasan serial (serial control) berfungsi terutama untuk mengawasi penerimaan setiap nomor terbitan berkala menggantikan fungsi kartu majalah dengan cara manual

• Idealnya sistem ini dapat pula membantu kegiatan pemesanan (termasuk pemesanan secara online), pengajuan klaim nomor-nomor yang tidak diterima, peminjaman (kalau dipinjamkan) dan penjilidan serta penelusuran seperti halnya pada sistem yang lain.

Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan Terpadu

• Sistem automasi perpustakaan yang ideal adalah berupa sistem terpadu • Sistem kerumahtanggaan perpustakaan terpadu (integrated library system)

menyatukan keempat sub-sistem (modul sistem) di atas ke dalam suatu jaringan, sehingga semua modul dapat saling berinteraksi satu sama lain

• Dengan mengakses katalog online, kita dapat mengetahui status sebuah dokumen apakah sedang dipinjam atau tersedia di rak karena modul katalog terhubung langsung dengan modul sirkulasi

• Cantuman ringkas sebuah dokumen yang telah dimuat melalui modul pengadaan selanjutnya dapat diedit melalui modul pengatalogan, dengan menambahkan informasi lainnya yang dibutuhkan, hingga menjadi sebuah cantuman katalog yang dapat diakses melalui modul katalog online.

• Perpustakaan dapat menggunakan perangkat lunak sistem turnkey seperti Dynix, VTLS, ILMU dsb.; atau mengembangkan perangkat lunak tertentu

Layanan Elektronik

Ada persyaratan utama yang diperlukan untuk menyediakan layanan elektronik di Perpustakaan yaitu ketersediaan dokumen elektronik dan infrastruktur layanan

(a) Dokumen Elektronik (e-document)Salah satu syarat untuk dapat menyediakan layanan elektonik adalah tersedianya dokumen elektronik (e-document). Dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik (e-book), jurnal elektronik (e-journal), atau dokumen lain dalam format eletronik

(b) Infrastruktur Layanan ElektronikInfrastruktur yang dibutuhkan untuk layanan elektronik pada dasarnya mencakup komputer server, komputer personal (PC), software (program aplikasi) dan jaringan

Beberapa perbedaan diantara dokumen cetak dengan elektronik

Dokumen tercetak Dokumen elektronikDapat dibaca disembarang tempat Hanya dapat dibaca bila tersedia fasilitas

pendukung, khususnya komputer

Hanya dapat dibaca dengan fisik dokumen Dapat diakses dan dibaca dari jarak jauh

Harus dimiliki secara fisik Dapat dilanggan sesuai kebutuhan

Memerlukan tempat penyimpanan yang permanen

Penyimpanan tidak perlu permanen

Pemeliharaannya lebih sulit Mudah memeliharanya

Harganya lebih mahal, dsb. Biasanya harganya lebih murah dari versi cetak

Informasi yang diperoleh tidak dapat dimanipulasi sesuai keperluan

Informasi yang diperoleh dapat dimanipulasi sesuai keperluan

Pemesanan membutuhkan waktu dan proses yang lama

Waktu pemesanan cepat

Khusus jurnal tercetak, sering terjadi keterlambatan perolehan informasi

Melanggan jurnal online, perolehan informasi sangat cepat

Bentuk/sifat dan jenis layanan elektronik

1. Layanan elektronik yang off-lineLayanan elektronik ini dapat dilakukan apabila tersedia komputer personal dan dokumen elektronik

2. Layanan elektronik yang Onlineonline-intranet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan lokal, software dan dokumen elektronik

online-internet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan internet yang terhubung dengan jasa salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan dokumen elektronik

Jenis layanan elektronik (1) Layanan dengan menyediakan dokumen elektronik

• Untuk Layanan elektronik dalam bentuk ini, perpustakaan menyediakan infratruktur berupa komputer personal dan dokumen elektronik

• Dokumen elektronik yang disediakan dapat berupa dokumen yang dibeli atau berupa dokumen elektronik yang dibuat sendiri oleh perpustakaan (digitalisasi)

• Banyak perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia mendigitalisasi (alih media) dokumen cetak menjadi dokumen elektronik, khususnya karya ilmiah (skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, tulisan ilmiah dsb) yang un-published) dengan cara men-scan

• Ada juga yang melakukankannya dengan mengeluarkan kebijakan melalui SK Rektor agar setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke Perpustakaan harus menyertakan file elektroniknya

(2) Layanan dengan hanya menyediakan akses

• Perpustakaan yang belum/tidak memiliki atau belum melanggan dokumen elektronik dapat menyediakan layanan elektronik

• Perpustakaan menjadi penyedia layanan elektronik berupa akses atau menyediakan fasilitas akses terhadap informasi elektronik

• Dokumen elektronik banyak yang tersedia secara gratis pada berbagai situs web

• Perpustakaan penyedia akses ke informasi elektronik memerlukan infrastruktur berupa komputer personal (PC) + Modem, WfI, langganan ke salah satu provider seperti Indosatnet, Idolanet, atau tidak berlangganan melainkan menggunakan sambungan yang sudah tersedia seperti menggunakan Telkomnet instant.

• Internet menjadi fokus utama untuk melakuan pencarian informasi. Akses ke internet menjadi sangat penting

(3) Layanan dengan melanggan dokumen elektronik• Layanan elektronik dengan cara ini dilakukan dengan

melanggan salah dokumen elektronik yang dimiliki oleh vendortertentu

• Perpustakaan mengikat perjanjian (kontrak) berlangganan dengan salah satu vendor dokumen elektronik apakah e-bookatau e-journal. Langganan biasanya per tahun.

• Infrastruktur yang diperlukan untuk layanan ini berupa komputer server, komputer personal (PC), jaringan internet yang terhubung ke salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan kontrak dengan vendor penyedia dokumen elektronik tertentu

• Bentuk layanan ini merupakan bentuk layanan elektronik yang paling variatif

Mutu Layanan Elektronik

• Diperlukan ketersediaan sarana-parasarana yang baik, seperi ruangan yang nyaman (ber-ac), mebiler yang standar dan sebagainya

• Penyediaan standar operasional prosedur (SOP

Mutu Layanan Elektronik

• Diperlukan ketersediaan sarana-parasarana yang baik, seperi ruangan yang nyaman (ber-ac), mebiler yang standar dan sebagainya

• Penyediaan standar operasional prosedur (SOP

PROSES DIGITALISASI BAHAN PUSTAKA

1 e-Book (e-References)

2 e-Journal

3 e-Proceeding

45678

e-Conference

e-News

Video-Live

Databases

Depository

1 Beli / Langgan

23

Free (Akses/Download)

Digitalisasi

12

Transaksi Online

Distributor / Agen

Documents

Pengelolaan Perpustakaan Digital