G e d u n g P a n a m b u l a i L a n t a i 2

2015

PANDUAN PENGGUNA MONITORING PTPP

UNIT/BAGIAN

Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom

A. Ringkasan Aplikasi Monitoring PTPP Aplikasi Audit Mutu Universitas Telkom melayani prosedur pengajuan Permintaan Tindakan Perbaikan Pencegahan (PTPP).

PTPP digunakan dalam menjelaskan langkah-langkah pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan agar pelaksanaan

tindakan perbaikan dan pencegahan Universitas Telkom sesuai persyaratan ISO 9001:2008.

Aplikasi Audit Mutu ini diharapkan dapat membantu bagian Satuan Audit Internal (SAI) di institusi dan juga pegawai dalam

melakukan mengajuan Permintaan Tindakan Perbaikan Pencegaha (PTPP). Kegunaan aplikasi ini mencakup seluruh penerapan

tindakan perbaikan dan pencegahan yang timbul di dalam penerapan Sistem manajemen Mutu. Semua proses pelaporan,

tindakan perbaikan dan pencegahan akan di kawal langsung secara online/live sehingga hasilnya dapat dipergunakan sesuai

dengan kebutuhan. Adapun pengguna langsung dari aplikasi ini adalah : Pelapor, Penerima PTPP, Atasan Penerima PTPP, SAI

dan QMR. Pengajuan PTPP didasari oleh event audit dan non audit.

B. Langkah-langkah Penggunaan Aplikasi Sebelum menjalankan aplikasi, pastikan komputer Anda telah terhubung dengan internet. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah

berikut di bawah ini: 1. Pilih Recommended Browser sesuai dengan browser yang Anda miliki. ( ) : Firefox 3.6+, Google Chrome 5+,

Opera 10.6+, Internet Explorer 9) 2. Isikan alamat URL i-Gracias (http://igracias.telkomuniversity.ac.id) pada kolom isian “URL Address” di browser Anda.

3. Setelah itu akan muncul tampilan berikut,

Gambar 1. Tampilan Awal iGracias

4. Kemudian pilih group pengguna sebagai “Admin SAI”

Gambar 2. User Group "Pegawai"

5. Kemudian akan muncul tampilan menu bagi “Admin SAI”

Buat PTPP : Merupakan menu yang digunakan untuk membuat

pengajuan PTPP baik secara audit dan non audit.

PTPP Masuk : merupakan menu rekap bagi unit/ bagian

penerima PTPP

PTPP Keluar : merupakan menu rekap bagi unit/bagian yang

mengeluarkan PTPP

Gambar 3. Menu Monitoring PTPP

B.1 Menu “Buat PTPP” Menu “Buat PTPP” merupakan menu yang digunakan untuk Admin SAI untuk membuat PTPP baik via Audit maupun via Non Audit.

Pengajuan PTPP via Audit dapat diajukan oleh Admin SAI jika auditor berasal dari eksternal civitas akademika Telkom University yang tidak

mempunyai akun iGracias. Sedangkan pengajuan PTPP via Non Audit dapat dilakukan SAI untuk hal-hal tertentu di luar kondisi normal.

Gambar 4. Pelapor PTPP

Berisikan sumber PTPP dari audit

maupun non audit

Berisikan kategori temuan sesuai standar

audit

Nama auditor pengaju

Unit penerima PTPP

Tanggal pengajuan PTPP

Uraian potensi ketidaksesuaian

Jumlah temuan yang pernah ada

Aturan pelanggaran temuan

Gambar 5. Field Penerima PTPP

Analisa penyebab temuan

Tindakan korektif penerima PTPP dan

Penanggung jawab

Tindakan preventif penerima PTPP

Unggah bukti penyelesaian

Gambar 6.Field Admin SAI, Atasan Penerima PTPP dan Proses Persetujuan

Pemilihan QMR

Pemberian nomor PTPP

Rekomendasi atasan penerima PTPP

Tahapan persetujuan

B.2 Menu PTPP Masuk PTPP Masuk merupakan menu yang menampilkan rekap PTPP yang masuk pada unit/ bagian tertentu yang perlu di proses untuk masing-

masing pemilik proses pada unit/ bagian tertentu.

Gambar 7. Rekap PTPP Masuk

B.3 Menu PTPP Keluar PTPP Keluar merupakan menu yang menampilkan rekap PTPP yang diajukan untuk unit/ bagian lain yang perlu di proses untuk masing-

masing pemilik proses pada unit/ bagian tertentu.

Gambar 8. Rekap PTPP Keluar

C. Siklus PTPP 1. Pelapor

Pada fase ini pelapor mengajukan PTPP dengan mengisi field khusus pada area pelapor

Gambar 9. Pengisian PTPP oleh Pelapor

Save Change : mengirimkan PTPP

2. Admin SAI

Gambar 10. Proses Persetujuan

Melihat detail PTPP dan

memberikan aksi pada

PTPP

Pada setiap verifikasi antar proses disediakan fitur pesan yang dapat digunakan untuk mengirim pesan pada proses sebelum jika PTPP

ditolak dan sesudah jika PTPP diterima.

Gambar 11. fitur pengiriman pesan

Melakukan Aksi Terhadap PTPP Terkait

dengan memferifikasi atau menolak PTPP

3. Admin SAI

Gambar 13. Tahap Ketiga Proses Persetujuan

Pada tahapan ini admin SAI Diminta untuk melakukan penomoran PTPP dan Penunjukan QMR untuk proses persetujuan PTPP

Gambar 12.Detail Pesan

Gambar 14. Penunjukan QMR dan Penomoran PTPP

4. QMR

Gambar 15. Tahap Keempat Proses Persetujuan

Tahap Keempat ini dilakukan oleh QMR untuk melakukan verifikasi PTPP apakah disetujui atau tidak dengan melakukan aksi pada tombol

berikut,

5. Penerima PTPP

Gambar 16. Tahapan Kelima Proses Persetujuan PTPP

Pada tahapan ini penerima PTPP diminta untuk mengisi lembar berikut,

Gambar 17. Lembar Pengisian PTPP

6. Atasan Penerima PTPP

Atasan penerima PTPP akan memberikan rekomendasi terhadap PTPP terkait,

7. Penerima PTPP

Penerima PTPP harus mengunggah bukti penyelesaian PTPP

8. Pelapor

Melakukan validasi dan verifikasi bukti penyelesaian serta memberikan aksi berupa reject/approve

9. Admin SAI

Melakukan validasi dan verifikasi bukti penyelesaian serta memberikan aksi berupa reject/approve

10. QMR

Melakukan validasi dan verifikasi bukti penyelesaian serta memberikan aksi berupa reject/approve dan PTPP otomatis akan close