Disampaikan oleh:Hjh. Rukaida Bt Hj BaharudinPANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

OBJEKTIFMembincangkan aspek asas dan prinsip penting Pengurusan Pejabat.

Membincangkan pelaksanaan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.

Membincangkan penggunaan pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa.

PENGENALANDikuatkuasakan pada 30 April 2007Menggantikan Arahan Perkhidmatan 1974Menggantikan Perintah Am Bab M Pelbagai 1958Menggantikan Buku Panduan Pejabat pada 1958

PENGENALANBahagian I Pengurusan Am PejabatBahagian II Pentadbiran Sumber ManusiaBahagian III Keperibadian Dan KetrampilanBahagian IV Pengurusan Perhubungan PelangganBahagian V Sistem Penyampaian Perkhidmatan

BAHAGIAN IPENGURUSAN AM PEJABATSenarai TugasKemudahan Komunikasi Perhimpunan BulananRuang Pejabat

Kebersihan PejabatKhidmat Nasihat Penyelarasan dan PemantauProgram Kebajikan

PENGENALANBahagian VI Urusan Surat KerajaanBahagian VII Pengurusan FailBahagian VIII Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod AwamBahagian IX Pengurusan Komunikasi dan Teknologi PejabatBahagian X Inventori Bekalan Pejabat

Senarai TugasKetua Jabatan bertanggungjawab menyediakan senarai tugas setiap pegawai di agensinya.Senarai tugas ini hendaklah menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya, dengan pegawai bawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yang samaSenarai tugas diteliti dan dikemaskini oleh Pegawai Penyelia

Senarai TugasDiteliti dan dikemas kini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan dengan pegawaipertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan; penstrukturan semula organisasi; pengurangan atau penambahan fungsi jabatan; pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan; atau perubahan dalam sistem atau cara bekerja.

Kemudahan Komunikasi Mekanisme perhubunganMemudahkan urusan pentadbiran kerajaanMelaksanakan tugas dengan cekap dan berkesanDigunakan dengan berhemahDihadkan kepada urusan rasmiUrusan peribadi tidak digalakkankosnya ditanggung oleh pegawai

Kemudahan Komunikasi Pelbagai jenis alat komunikasi: Perkhidmatan Pos;TelegramTelefon dan telefon bimbit;Faksimili;Persidangan video;Kaedah komunikasi manual; danKemudahan komunikasi lain

Perhimpunan BulananKetua Jabatan bertanggungjawab mengadakan perhimpunan bulanan di peringkat jabatan masing-masing.Perhimpunan ini bertujuan untuk membolehkan Ketua Jabatan menyampaikan amanat dan maklumat semasa, disamping mengeratkan hubungan diantara warga jabatan.

Ruang Pejabat

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan ruang pejabat mengikut keluasan yang telah ditetapkan.

Panduan keluasan bilik pegawai, anggaran ruang kerja dan bilik gunasama hendaklah dibuat mengikut kesesuaian sesuatu jabatan.

Kebersihan PejabatSetiap pegawai perlu memastikan pejabat dan kawasan sekitarnya bersih dan kemas dengan mengambil tindakan seperti berikut:mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki dengan membuangkan yang tidak diperlukan;menyusun atur peralatan yang dibekalkan;

Kebersihan Pejabat

membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas; danmemelihara kebersihan setiap masa dengan menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.

Khidmat Nasihat Ketua Jabatan hendaklah berhubung dengan agensi berikut untuk mendapatkan khidmat nasihat berkaitan:Perundangan:Jabatan Peguam Negara untuk mendapatkan nasihat perundangan.Kewangan:Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara mengikut mana yang berkenaan.

Khidmat Nasihat Keselamatan:Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia mengikut mana yang berkenaan.Keselamatan ICT:Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).Personel:Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

Khidmat Nasihat Sistem dan Cara Kerja:Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).Pengurusan Rekod Kerajaan:Jabatan Arkib Negara.

Penyelarasan dan PemantauKetua Jabatan diperingkat Persekutuan atau Negeri hendaklah sentiasa mengekalkan hubungan baik dengan agensi diperingkat negeri atau daerah bagi tujuan penyelarasan dan pemantauan aktiviti.

Penyelarasan dan PemantauAktiviti yang digalakkan adalah seperti bermusyawarah, majlis taklimat, majlis dialog, lawatan dan pemeriksaan.Disamping itu Ketua Jabatan boleh mengadakan program kemasyarakatan, sukan, keagamaan dan aktiviti lain yang sesuai.

Program Kebajikan Ketua Jabatan digalakkan supaya menganjurkan program yang sesuai untuk mengeratkan hubungan sesama warga jabatan, disamping memelihara kebajikan mereka.Antara program yang boleh diadakan seperti hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan.

Program Kebajikan Ketua Jabatan digalakkan supaya menganjurkan program yang sesuai untuk mengeratkan hubungan sesama warga jabatan, disamping memelihara kebajikan mereka.Antara program yang boleh diadakan seperti hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan.

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIASenarai TugasKemudahan Komunikasi Perhimpunan BulananRuang Pejabat

Kebersihan PejabatKhidmat Nasihat Penyelarasan dan PemantauProgram Kebajikan

Rekod Perkhidmatan PegawaiTanggungjawab Ketua JabatanKetua Jabatan bertanggungjawab menentukan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini. Maklumat pegawai hendaklah direkodkan dengan menggunakan kemudahan komputer atau di dalam buku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut.

Rekod Perkhidmatan PegawaiTanggungjawab Ketua JabatanJika maklumat pegawai direkodkan secara manual, catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.

Rekod Perkhidmatan PegawaiTanggungjawab PegawaiPegawai perlu memaklumkan maklumat peribadi semasa melapor diri bertugas. Pegawai juga bertanggungjawab untuk memaklumkan tentang perubahan maklumat tersebut agar ianya sentiasa kemaskini.

Maklumat Dalam Rekod PerkhidmatanMaklumat yang perlu direkodkan antaranya ialah:Maklumat Peribadi PegawaiNama;Tarikh dan tempat lahir;Nombor Kad Pengenalan;Nombor Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP);Agama;Kelayakan akademik; danNama, nombor kad pengenalan dan alamat waris.

Maklumat Dalam Rekod PerkhidmatanMaklumat Perkhidmatannama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen atau KWSP;keputusan peperiksaan jabatan yang diduduki tidak kira yang lulus atau gagal;tindakan tatatertib;kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja;kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada);

Maklumat Dalam Rekod PerkhidmatanMaklumat Perkhidmatancuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai;semua jenis pinjaman yang diperolehi daripada Kerajaan;kurniaan dan anugerah yang diterima pegawai;laporan pengisytiharan harta yang dibuat; dankelayakan kemudahan lain berkala seperti bantuan pakaian panas, pakaian istiadat, bantuan rekreasi dan lain-lain.

Maklumat Dalam Rekod PerkhidmatanMaklumat Cuti Merekodkan tarikh semua jenis cuti yang dilulus dan diambil oleh pegawai di ruangan yang disediakan khas. Lembaran Kelakuan Merekodkan semua anugerah, kurniaan dan hukuman tatatertib di ruangan yang disediakan khas. Maklumat Lain Semua jenis maklumat yang diputuskan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa.

Penyelenggaraan Rekod PerkhidmatanRekod perkhidmatan hendaklah diselenggara dari semasa ke semasa mengikut kaedah berikut:semua catatan dalam rekod perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang diberi kuasa;

Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatanmaklumat mengenai seseorang pegawai yang perlu direkodkan hendaklah dicatatkan dengan segera. Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi. Catatan yang dibuat secara manual oleh pegawai bertugas hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa beserta cop jabatan. Untuk membolehkan catatan sentiasa terkini, rekod perkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawai berkhidmat;

Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatanmaklumat perkhidmatan pegawai merupakan satu dokumen yang sangat penting. Oleh itu tindakan yang sesuai hendaklah diambil untuk memastikan rekod tersebut boleh dipercayai dan selamat. Untuk menjamin rekod maklumat perkhidmatan pegawai tidak hilang atau dipinda, setiap Ketua Jabatan bolehlah mengadakan salinan pendua rekod berkenaan dan menyimpannya dengan selamat di jabatan masing-masing; dan

Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatanrekod perkhidmatan pegawai adalah bertaraf SULIT. Walau bagaimanapun pegawai boleh melihat rekodnya sendiri dengan kebenaran pegawai penyelia rekod.

Penilaian PrestasiPenilaian prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang penting yang boleh digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja masing-masing.Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai tidak diuruskan dengan sistematik, ia boleh memberi kesan negatif kepada prestasi pegawai yang berkenaan.

Penilaian PrestasiOleh itu, setiap Ketua Jabatan perlu memastikan penilaian prestasi pegawai di bawah tanggungjawab mereka disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Penilaian PrestasiKaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut:setiap pegawai yang dinilai hendaklah ditetapkan sasaran kerja yang perlu dilaksana dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian. Ini penting untuk membolehkan prestasi pegawai diukur dengan lebih objektif;penilaian prestasi dilaksanakan secara berterusan dan bukan secara bermusim;

Penilaian Prestasiekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas;pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya; dan

Penilaian Prestasipegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai. Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.

Penilaian PrestasiSelaras dengan tujuan penilaian, Ketua Jabatan bertanggungjawab:menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasi;memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai sasaran kerja tahunan yang ditetapkan;

Penilaian Prestasimendapatkan komitmen daripada segenap lapisan pegawai melalui gaya pengurusan penyertaan (participative management); danmemberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai.

Sijil PenghargaanPengeluaran Sijil PenghargaanPegawai tetap yang telah menyumbangkan perkhidmatan yang baik secara berterusan tidak kurang daripada 15 tahun hendaklah diberi Sijil Penghargaan sekiranya mereka telah menamat atau ditamatkan perkhidmatan dalam keadaan berikut:

Sijil Penghargaanbersara atau dibersarakan mengikut mana-mana peruntukan dalam Undang-Undang Pencen (Akta 227 atau Akta 239) kecuali persaraan di bawah seksyen 10(5)(d), 10(5)(e) atau 10(5)(f); ataumeninggal dunia semasa dalam perkhidmatan

URUSAN SURAT KERAJAAN

REKODFAILSURAT

Surat MenyuratSurat menyurat hendaklah jelas

Surat hendaklah di atas kertas rasmi Jabatan

Memula dan mengakhiri surat rasmi

Rujukan dan tajuk surat

Perenggan, nombor muka surat dan lampiran

Surat mesti dihadkan kepada satu perkara sahaja.

Mengalamatkan Surat dan Sampul SuratMengalamatkan surat kepada jabatan

Mengalamatkan surat kepada orang ramai

Mengalamatkan surat kepada firma/badan berkanun

Mengalamatkan surat kepada peguam

Pengelasan Surat-surat Keluar Dari Fail Berpengenalan KeselamatanPengelasan surat ikut pengelasan fail

Mengikut peraturan-peraturan seperti yang ditetapkan dalam buku Arahan KeselamatanRekod Surat-surat KeluarKertas MinitREKODDengan TanganBiasaBerdaftar

Menulis MinitCara Menulis Minit

Nomborkan semua perangganTulis tangan, jelas dan terangMinit yang panjang hendaklah ditaipMenulis ringkasan jawatan pegawai yang diminitTandatangan penulis minitPentingnya Minit

Merekod surat-surat yang diterima/keluarPerhubungan antara pegawai-pegawai atau bahagian-bahagian dalam jabatan

CONTOH KERTAS MINITKertas MinitNo. 1(Am 6)Helai No. 1Surat Bth. Dihantar kpd.padaSurat Bth. dpddikdg. PadaSurat Bth. dpd...dikdg. Pada123

Minit Untuk Mendapatkan Keputusan/TindakanRingkas dan lengkap kandungannyaSurat dan fail yang dirujuk dicatitkan dalam minit dan disertakanJika ada pandangan jabatan lain hendaklah disebutPendapat penulis minit hendaklah diberi Minit yang ditulis untuk mendapatkan keputusan dan tindakan dari seorang pegawai kanan

Melayani Surat-surat Yang DiterimaTiap-tiap surat memerlukan perhatian yang segera

Semua surat yang diterima hendaklah dicop/ditulis tarikh

Surat yang dialamatkan untuk perhatian seseorang pegawai hendaklah dihantar terus tanpa dibuka

Semua surat yang diterima dari luar patut diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab sebaiknya pada hari surat diterima

Kandungkan surat dalam failCatat tarikh penerimaanNama agensi pengirimnyaTarikh surat dikandungkan ke atas kertas minitMenggunakan rubber stamp (Warna Merah)SURAT TERIMA1

Surat bth..drp Dikdg. Pada.

Catit surat-surat yang dihantar keluar bilangan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar keatas kertas minit dengan menggunakan Rubber Stamp (Warna Hitam / Biru)2SURAT KELUAR

Surat bth..Dihantar Kpd Pada.

Tindakan Bahagian Pendaftaran FailMemasukkan surat-surat yang diterima

Edarkan kepada pegawai-pegawai berkenaan untuk tindakan

Membuka sampul kecil sebagai langkah sementara jika fail asal tidak dapat dikesan

Surat yang diterima mengandungi wang/barang berharga didaftarkan mengikut AP 71

PENGURUSAN FAIL

Definisi Fail

Satu holder yang mengandungi surat-suratan dan dokumen sebagairekod

Kepentingan Pengurusan FailPenggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditutupkan oleh Jabatan Arkib Negara.

Pengkelasan FailFail boleh dikategorikan kepada: fail urusan am (house keeping files) fail urusan fungsian (functional files) fail terperingkat

Sambungan..Fail urusan ammengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan halpentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan,kewangan dan personel.

SambunganFail urusan fungsianmengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi danaktiviti asas jabatan.

Sambungan.Fail terperingkathendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selarasdengan Arahan Keselamatan.

Kategori Fail* FAIL AKTIF

* FAIL SEMENTARA

* FAIL TIDAK AKTIFJenis Fail* FAIL ASAL* FAIL SEMENTARA* FAIL SAMBUNGAN

A)TERBUKA

B)TERPERINGKAT/BERTARAFKESELAMATAN

-RAHSIA BESAR-RAHSIA-SULIT-TERHADTaraf Keselamatan Fail

Warna Kulit FailTerbuka-Putih

Rahsia Besar-Kuning BerpalangMerah Dan TercatitPerkataan RahsiaBesar

Rahsia-Merah JambuBerpalang Merah Dan Tercatit Perkataan Rahsia

Warna Kulit FailSulit-Hijau Dan TercatitPerkataan Sulit

Terhad-Putih Dan TercatitPerkataan Terhad

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan merbahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak merbahayakan keselamatan negara tetapi akan memudaratkan kepentingan atau martabat malaysia atau kegiatan kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing .

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan rahsia besar, rahsia atau sulit tetapi berkehendakan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan

Pengkelasan Perkara dan PengkodanSetiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut.Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan.

Sambungan..Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Pengkelasan Perkara dan Pengkodan.

Prosedur PengurusanPembukaan FailTajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail. Fail yang dibuka hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan.Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit, kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi.

PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL

Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter,mana yang terdahulu.Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklahdipalang dengan dakwat merah dan dicatatkanperkataan DITUTUP JILID 2 DIBUKA dengandakwat biru atau hitam menggunakan dakwatkekal.Di atas kulit fail yang baru pula hendaklahdicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang samabeserta dengan catatan Jilid 2 (Jld. 2).

Penyimpanan FailBertaraf Keselamatan Disimpan dalam bilik simpanan khas atau

Dalam kabinet besi

Pengeluaran fail-fail dilakukan oleh Ketua pembantu tadbir

Tempat simpan fail-fail bertaraf keselamatan perlu diawasi setiap masa

Penyimpanan FailFail Fail Terbuka Disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak ( pigeon hole )

disimpan dalam kabinet besi 4 tingkat menggunakan poket fail

Disimpan dalam mobile cabinet

Susunan fail berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket faharasat bilangan

Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod ElektronikSelaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masing-masing. Sistem pengurusan maklumat dan rekod elektronik membolehkan penyimpanan dan capaian maklumat dan rekod secara maya (virtual).Rujuk Dasar Pengurusan Rekod dan Arkib Elekronikshttp://arkib.gov.my

Pembangunan Sistem Aplikasi BerkomputerJabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.

Pelupusan RekodSelaras dengan Seksyen 25, 26 dan 27 Akta Arkib Negara 2003, Arkib Negara adalah bertanggungjawab memantau, merancang dan melaksanakan program pelupusan rekod di kementerian, Jabatan dan agensi awam. Dalam hal ini Pelupusan Rekod adalah bermaksud cara menguruskan pengasingan rekod untuk tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya.

SambunganIa meliputi semua jenis dan format rekod termasuk rekod elektronik. Kumpulan rekod yang boleh dilupuskan ialah seperti berikut:Rekod-rekod awam yang telah tamat tindakan Telah mencapai tempoh simpanan yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod Keadaan fizikal rekod-rekod tersebut tidak mengizinkan pemeliharaannya

PENYENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

Semua jenis gambar, surat, dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana jabatan kerajaan dalam apa jua bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan resmi mereka.

(Akta arkib negara)

Rekod KerajaanDefinisi

RekodTidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah Arkib Negara

Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun

(Surat Pekeliling Am 1/97 Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan Kajian Semula setiap tahun bagi menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari tarikh ianya ditutup)

Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua AgensiKetua Jabatan dan Ketua Agensi bertanggung jawab bagi pewujudan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam di bawah jagaan atau kawalannya dengan melaksanakan perkaraperkara berikut:mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;

Sambunganmengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan yang bersesuaian;melaksanakan pelupusan rekod awam; dan melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurang-kurangnya gred 27.

Pemeliharaan Rekod Terhindar dari air, pancaran matahari terus menerus

Bilik berhawa dingin

Punya peredaran udara yang baik jika tiada hawa dingin

Dibersihkan selalu

Setiap enam bulan periksa tempat simpanan rekod

Persekitaran disembur racun serangga

Pemeliharaan Rekod Dilarang makan, minum, merokok, lepak

Dilarang jadi stor penyimpanan barangan lain terutama berbentuk cecair

Simpan rekod atas rak yang punya jarak 6 inci dari aras lantai

Jangan susun terlalu padat

Keringkan rekod dengan dianginkan

Musuh-Musuh Rekod Haba/suhu

Kelembapan

Silverfish

Booklice Tikus

Lipas

Anai-anai

Manusia

Rekod yang terus disimpan di jabatan atas keperluan tetapi telah mencapai usia 20 tahun dari tarikh ianya diwujudkan perlu mendapat kelulusan khas dari jabatan arkib negara untuk terus menyimpannya.

Pembaikan KecilSebarang kerosakan kecil ke atas rekod awam hendaklah dibaiki dengan cermat menggunakan bahan perekat yang dibuat daripada tepung ubi kayu.Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada sesuatu fail hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail berkenaan mengikut susunan asal seperti mana yang tercatat di atas kertas minit.

SambunganRekod-rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kertas serap air (blotting paper) dan kipas angin.Rekod-rekod ini jangan sekali-kali dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai.

Bilik RekodBilik Rekod hendaklah digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang lain.Bilik rekod hendaklah sentiasa bersih, tidak berhabuk, dan mempunyai peredaran udara yang baik.

SambunganHanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk bilik rekod.Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang sama sekali di bilik rekod.

Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian (functional records) Jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara. Bagi kumpulan Rekod Urusan Am (housekeeping records) tindakan pelupusan hendaklah mengikut JPR Am yang disediakan oleh Jabatan Arkib Negara.

Program Rekod PentingKetua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah mengenal pasti Rekod Penting (Vital Records) dan membuat perancangan untuk memelihara rekod tersebut.Salinan keselamatan (backup copies) bagi rekod-rekod yang telah dikenalpasti sebagai Rekod Penting hendaklah dibuat dan disimpan di lokasi berasingan.

Pelan Tindakan Bencana Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan Pelan Tindakan Bencana yang meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana.

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Komunikasi dan Teknologi MaklumatPengurusan Komunikasi dan Teknologi Maklumat (ICT) meliputi perkara-perkara berikut: Pelan strategik teknologi maklumat; Perolehan perkakasan dan perisian; Rangka dan keselamatan teknologi maklumat; Penggunaan perkhidmatan; Internet; Emel; Perisian; Pembangunan sistem aplikasi; Laman web; dan Faktor-faktor lain yang bersesuaian.

Pelan Strategik Teknologi MaklumatPelan Strategik ICT (ISP) jabatan ialah satu pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkan hala tuju perancangan, strategi pembangunan dan pelaksanaan projek-projek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan. Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan ISP di peringkat jabatan masing-masing dengan berpandukan ISP Sektor Awam. ISP yang disediakan perlu dikemukakan kepada pihak MAMPU untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK). Peraturan semasa mengenai perkara ini hendaklah dipatuhi.

Perolehan Perkakasan Dan Perisian Ketua Jabatan dikehendaki mengemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi mendapatkan kelulusan teknikal sebelum ianya dilaksanakan. Ketua Jabatan juga dikehendaki mengemukakan Laporan Status Pelaksanaan Projek ICT kepada MAMPU setiap enam (6) bulan sehingga projek tersebut siap dilaksanakan atau mengikut peraturan yang berkuat kuasa.

Rangka Dan Keselamatan Teknologi MaklumatRangka Dasar Keselamatan ICT ialah satu dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan langkah-langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT. Ketua Jabatan bertanggungjawab merangka satu dasar keselamatan ICT bagi memastikan aset ICT dilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi dengan lancar serta meminimumkan kerosakan atau kemusnahan aset-aset ICT. Ketua Jabatan boleh merujuk kepada pihak MAMPU dalam menyediakan Dasar Keselamatan ICT jabatan. Rujukan kepada peraturan yang sedang berkuat kuasa hendaklah dibuat dari semasa ke semasa. Ketua Jabatan bertanggungjawab melantik seorang Ketua Pegawai Maklumat (CIO) dan seorang Pegawai Keselamatan ICT (ICTSO). Pelantikan dan pertukaran pegawai ini perlu dimaklumkan kepada MAMPU. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan ICTSO membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang insiden keselamatan ICT di agensi. Peraturan semasa mengenai perkara ini hendaklah sentiasa dipatuhi.

Penggunaan PerkhidmatanInternet Internet adalah rangkaian komputer secara global yang menyediakan pelbagai maklumat;Menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan. Pegawai hanya boleh melayari laman web yang dibenarkan sahaja dan dilarang melayari, menyedia, memuat naik (upload), memuat turun (download) dan menyimpan laman web yang mengandungi unsur-unsur lucah, hasutan dan ancaman terhadap keselamatan negara. Pegawai adalah dilarang menggunakan kemudahan internet untuk tujuan peribadi seperti memuat turun, menyimpan serta menggunakan perisian berbentuk hiburan (permainan elektronik, video, muzik, gambar, chatting atau seumpamanya) yang boleh mengganggu kestabilan talian rangkaian (networking). Pegawai bertanggungjawab mematuhi sepenuhnya etika, garis panduan dan prosedur keselamatan internet yang ditetapkan.

Penggunaan PerkhidmatanEmel Emel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari dua hala dengan cara yang pantas. Emel adalah merupakan rekod awam. Pegawai perlu menggunakan kemudahan emel mengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan emel yang ditetapkan. Pegawai harus bertindak bijak, profesional dan berhati-hati dalam menggunakan kemudahan emel yang diberi. Pegawai harus menggunakan identiti/ akaun emel sendiri apabila menggunakan kemudahan emel dan dilarang menggunakan kemudahan emel untuk tujuan peribadi seperti menyebar, menghantar dan melibatkan diri dalam emel yang mengandungi kod perosak, unsur-unsur lucah, hasutan, ancaman dan emel sampah yang dapat mengganggu penggunaan emel milik orang lain. Pegawai hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur penggunaan emel yang ditetapkan agar keselamatan ke atas pemakaiannya terjamin. Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk kepada MAMPU manakala yang berkaitan dengan keselamatan dirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan.

Penggunaan PerkhidmatanPerisian Sebarang instalasi (installation) perisian ICT yang berlesen sahaja dibenarkan untuk kegunaan Jabatan. Sebarang instalasi perisian yang tidak berlesen atau cetak rompak adalah dilarang. Pembangunan Sistem Aplikasi Sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam (DDSA) mengikut peraturan yang berkuat kuasa. Perkongsian pintar dalam bidang ICT, Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan sebarang sistem aplikasi generik yang boleh dikongsi dengan jabatan-jabatan lain didaftarkan kepada pihak MAMPU melalui Sistem Respositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP). Sebarang sistem aplikasi yang dibangunkan oleh jabatan perlu disertakan dengan dokumentasi sistem (sistem spesifikasi, manual pengoperasian dan manual pengguna) dan melaksanakan penduaan (backup) bagi pangkalan data dan kod pengaturcaraan sistem.

Penggunaan PerkhidmatanLaman Web Jabatan Laman web jabatan merupakan salah satu saluran maklumat dan perkhidmatan atas talian (online) kepada orang awam. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan maklumat terperingkat tidak dipaparkan di laman web dan tidak melanggar mana-mana peraturan keselamatan Kerajaan. Laman web jabatan dibangun dan diselenggarakan dengan berkesan agar maklumat yang terkandung sentiasa dikemas kini mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa.

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

Definisi InventoriBarang-barang takluak yang bernilai kurang dari RM1000 setiap unit. (Termasuk perabot, permaidani, langsir dsbnya tanpa mengambil kira kos).

Kategori InventoriPeralatan dan kelengkapan pejabat (alat pengira, kipas angin, dsbnya).Perabot, permaidani, langsir, (kerusi, meja, langsir, kabinet besi, almari dsbnya.)

Definisi Bekalan PejabatTermasuksemua barang luak (consumables) (ball pen, kertas am dsbnya).Alat tulis serta kelengkapan pejabat takluak (non-consumable) yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu (gunting, stapler dsbnya).

Merancang Keperluan1. Menentukan keperluan

2. Mengkaji penggunaan

3. Membuat anggaran penggunaan

Perolehan / PembelianTujuan: untuk mendapatkan nilai yang terbaik.

1. Pembelian yang paling menguntungkan.2. Pastikan peruntukan mencukupi.3. Kuasa pembelian diperolehi.4. Spesifikasi barang ditentukan.5. Nasihat teknikal diperolehi.6. Dasar dan pertaturan pembelian dipatuhi.

PenyimpananTujuan: untuk mengelakkan daripada kehilangan, kekurangan, kerosakan, keusangan dan kelusuhan.

1. Simpan di tempat yang sesuai dengan jenis barang.

2. Memberi perhatian kepada cara susunan barang-barang.

3. Pastikan keselamatan barang-barang.

4. Sediakan tanda-tanda amaran.

PenyelenggaraanTujuan: Untuk melanjutkan usia penggunaan barang dan sentiasa di peringkat yang efisyen.

Untuk menentukan keselamatan pengguna.

Jenis Penyelenggaraan:

1. Penyelenggaraan dirancang.

2. Penyelenggaraan tidak dirancang.

Pemindahan / PengeluaranTujuan: Bagi mempastikan bahawa kesemua pemindahan atau pengeluaran dibuat dengan kebenaran.

1. Pemindahan/pengeluaran barang dibuat dengan kebenaran bertulis.

2. Pastikan barang yang dipindah sampai ke destinasinya.

3. Dapatkan perakuan terima pemindahan.

4. Pengeluaran biarlah dalam kuantiti yang munasabah.

PenggunaanTujuan: bagi mempastikan harta kerajaan digunakan dengan berkesan untuk mencapai objektif tertentu.

1. Penggunaan mengikut keperluan barang-barang.

2. Penggunaan mengikut cara yang ditetapkan.

3. Penggunaan adalah di bawah kawalan/penyeliaan.

4. Penggunaan hendaklah dibuat secara berhati-hati.

MerekodTujuan: Kawalan secara dokumen supaya dapat mengesan dan mengakaun semua harta yang dimiliki.

1. Pastikan semua harta kerajaan direkod dengan kemaskini. (Rujuk pekeliling perbendaharaan 2/1991)

2. Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi memudahkan pihak pengurusan mencapai penggunaan yang optima serta pengurusan harta yang cekap.

3. Pastikan semua harta kerajaan mempunyai label hak milik kerajaan dan nombor KOD.

Jenis Daftar RekodDaftar Harta Modal - Kew. PA-2

Daftar Inventori - Kew. PA-3

Daftar Stok Dan Bekalan Pejabat - Kew 314

Daftar Pergerakan Harta Modal Kew PA-6

Pemeriksaan / VerifikasiTujuan: Kawalan secara fizikal supaya dapat mempastikan barang-barang masih ada dalam keadaan yang baik.

1. Verifikasi/pemeriksaan perlu diadakan mengikut lat masa yang ditentukan.

2. Pemeriksa/pemverifikasi stok perlu dilantik secara bertulis.

3. Pemeriksaan dibuat secara sistematik.

4. Sediakan laporan-laporan yang tertentu.

PelupusanTujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod barang-barang daripada daftar.

1. Membolehkan jabatan membeli atau mendapatkan barang baru.

2. Menjimatkan ruang simpanan.

3. Mengelakkan susut nilai yang berterusan.

4. Mengelakkan kemungkinan barang disalahgunakan.

5. Mengelakkan risiko kehilangan.

Sebab PelupusanAset telah diguna dan tidak diperlukan lagi;Aset belum guna tetapi berlebihan;Aset sudah diguna tetapi tidak ekonomi dibaiki;Aset telah tidak boleh digunakan lagi.

Hapus KiraTujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod barang-barang yang hilang

1. Membolehkan jabatan membeli atau mendapatkan barang baru.

2. Menjimatkan ruang simpanan.

3. Mengelakkan susut nilai yang berterusan.

4. Mengelakkan kemungkinan barang disalahgunakan.

5. Mengelakkan risiko kehilangan.

KehilanganTujuan: Mempastikan bahawa segala kes kehilangan harta kerajaan disiasat, dilapor dan tindakan sewajarnya diambil.

1. Semua kehilangan perlu dilaporkan.

2. Kehilangan jenayah memerlukan laporan polis serta laporan awal

3. Siasatan jabatan/kementerian perlu diadakan.

4. Laporan akhir.

5. Dapatkan ganti jika kehilangan wang.

6. Hapuskira jika kehilangan barang/ wang.

i)Kurang perhatian, pengawasan & penyeliaan oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatanii)Tiada Perancangan Pembelianiii)Perekodan stok & aset tidak memuaskaniv)Prestasi lemah & kadar pusinganstok rendahv)Stok berlebihan dipesan & disimpanvi)Stok yg.lambat & tidak bergerak terus disimpanIsu/Masalah

Pemeriksaan & verifikasi stok tidak dibuatviii)Pelupusan lewatix)Kehilangan berlaku tidak terus dilaporkanx)Aset tidak dijaga atau diuruskan dengan baikxi)Tiada maklumat/data stor yang kemaskinixii)Tanah & bangunan dibiarkan & tidakdiusahakan utk memperolehi hasilxiii)Kelemahan pengurusan asetxiv)Tiada tindakan susulan

1. Kaji semula keperluan stor yang sedia ada (tutup/kurang/menggabung )2. Kurangkan pegangan stok3. Kurangkan bilangan item yang disimpan4. Penyeragaman item yang disimpan5. Amalkan perolehan Just In Time di mana sahaja mungkin6. Simpan hanya stok operasi7. Perekodkan melalui komputer8. Mengkaji semula tempoh simpananCara Pendekatan

Tindakan Susulan..1. Beri perhatian meningkatkan pengawasan dan penyeliaan2. Lantik pegawai aset3. Pastikan perancangan perolehan4. Pastikan wujud penyelarasan di antara perolehan dan penyimpanan stok/pengurusan aset.5. Monitor prestasi dan kadar pusingan stok6. Pastikan pemeriksaan dan verifikasi dibuat distor dan aset diperiksa.7. Pastikan ada jadual penyelenggaraan supaya aset diuruskan dengan baik.

8. Pastikan baki stok disemak, adakan anggaran realistik sebelum pesanan baru dibuat. 9. Monitor pelupusan dan pastikan tindakan tindakan pelupusan diambil atas stok yang lambat dan tidak bergerak.10. Monitor kehilangan.11. Semak rekod stok dan aset

Sambungan

Sambungan12. Pastikan maklumat/data stor sentiasa kemaskini

13. Tanah dan bangunan yang digunakan diusahakan untuk memperolehi hasil

14. Teliti laporan-laporan kelemahan pengurusan aset dan ambil tindakan susulan

Tanggugjawab Ketua JabatanSelenggara dan memeriksa harta awamSedia laporan pemeriksaan kepada pegawai pengawal- borang kew 300w

***************************************************************************************