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PARA CONOCER EL MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
“ UN MISMO COMPROMISO, UN MISMO CORAZON”
ALCALDIA LANDAZURI-SANTANDER
HABLEMOS DE:
¿ QUÉ ES CONTROL INTERNO?
PRINCIPIOS
MARCO LEGAL
CONTROL INTERNO COMO
SISTEMA
ROLES Y RESPONSABILIDADES
OBJETIVOS1
5
64
2
3
¿QUÉ ES CONTROL INTERNO?
1
Es el conjunto de principios, fundamentos reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y
procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman
una organización, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de la misión, sus objetivos y la finalidad que persigue generándole capacidad
de respuesta ante los diferentes públicos o
grupos de interés que debe atender.
¡Ah… ya¡Por eso es que el Control
Interno se fundamenta en el AUTOCONTROL, porque es una
responsabilidad de todas las personas que hacen parte de n nuestra organización y porque es un componente integral de todas las acciones, decisiones,
tareas y actuaciones que realizamos para el logro de los
propósitos de la Alcaldía del Municipio de Landazuri
¡RECUERDA LOS PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO¡
2
AUTOCONTROL
Es la capacidad que tenemos todas las personas que
pertenecemos a la institución, independiente mente del nivel
jerárquico, para controlar nuestro trabajo , detectar
desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado
cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de
las funciones asignadas, de tal manera que la ejecución de los procesos y actividades o tareas se desarrollen con fundamento
en los principios constitucionales.
AUTORREGULACIÓNCapacidad que tiene la
institución para aplicar de manera participativa en su
interior, métodos y procedimientos establecidos en
la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno bajo
un entorno de integralidad, eficiencia y transparencia en la
actuación publica.Favorece también la orientación
de la gestión hacia el servicio público y hacia una acción
administrativa ejecutada con altos niveles de responsabilidad
social.
AUTOGESTIÓNCapacidad institucional
para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y
eficaz la función administrativa delegada por la Constitución, la
Ley y sus reglamentos.
Los principios del sistema de Control Interno se enmarcan,
integran, complementan y desarrollan dentro de los
principios constitucionales (Art. 209)
El sistema de control interno es complementario del sistema de gestión de la calidad y desarrollo administrativo
MARCO LEGAL4 Determina la competencia
de la Contraloría General de
la República para evaluar el
Control Interno en las entidades del Estado
LEY 42 DE 1993
Establece normas para el
Ejercicio del Control Interno
en las entidades del Estado
LEY 87 DE 1993
Art. 209 Principios de la
Función Administrativa:
igualdad, moralidad,
eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y
publicidad.
La administración pública,
en todos sus o órdenes,
tendrá un Control Interno
que se ejercerá en los
términos que señale la ley.
Art. 269: Obligatoriedad de
diseñar y aplicar métodos y
procedimientos de Control
Interno.
Constitución política
Determina en el artículo 34
los deberes de todo
servidor público (…”adoptar
el Sistema de Control
Interno que trata la ley 87
de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”).
Ley 734 de 2002
Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la calidad en la
Ejecutiva del Poder publico y en otras
entidades prestadoras de
servicios.
Ley 872 de 2003
EL CONTROL INTERNO COMO SISTEMA
5
Un sistema es un conjunto
de elementos ordenados
para cumplir con un
propósito o fin
determinado
SISTEMA
SUBSISTEMA
COMPONENTES
ELEMENTOS
DE CONTROL ESTRATÉGICODE CONTROL DE GESTIÓN
DE CONTROL DE EVALUACIÓN
El Control Interno entendido como un sistema : sus principios,
fundamentos, objetivos y su ejecución realizada por personas , genera un marco y una estructura para prevenir, monitorear, evaluar,
corregir y mejorar la gestión , garantizar El cumplimiento de la
Constitución y las Leyes, contribuyendo con nuestra misión
al logro de los fines del Estado
La definición de Control Interno como un Sistema proporciona una estructura para el control a la planeación, a la gestión y a la evaluación, cuyo propósito es orientar
la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado, siendo posible por lo tanto
agrupar las partes contenidas en él, en tres (3) grandes segmentos que al interrelacionarse, controlan el cumplimiento de la misión de la ALCALDIA
DE GUAVATA y la conducen hacia un fin general (desarrollo del municipio).
De orden estratégico, si se agrupa correlacionan los parámetros y mecanismos que direccionan la Institución hacia el cumplimiento de sus competencias y objetivos, principios, normas constitucionales y legales,
metas políticas.
De orden operacional, si se reúnen e interrelacionan las partes que constituyen la base para el desarrollo de la gestión: normas, políticas,
procesos, actividades, procedimientos, recursos, información, y medios de comunicación.
De orden evaluativo, si se unen y asocian las partes que garantizan la valoración permanente de los resultados de la Alcaldía: mecanismos de
evaluación y verificación.Por lo anterior, es posible establecer (3) subsistemas integrados e
interrelacionados, un primer subsistema derivado de las partes estratégicas denominado SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO, un
segundo subsistema que genera la parte operacional denominado SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN, y un tercer subsistema
consecuencia de la parte verificativa y evaluativa llamada SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION.
LOS FUNCIONARIOS PUBLICOS EN
GENERAL QUE
HACEMOS PARTE DEL
ESTADO DEBEMOS SABER QUE…..
Esquema de organización
Planes
Principios
Normas
Objetivos
metas
Métodos
Procedimientos
Actuaciones
Acciones
Adm.de la información
Adm . De los recursos
Mecanismos de
evaluación y
verificación
Subsistemas
SUBSISTEMA DE CONTROL
ESTRATEGICO
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
Subsistemas DE CONTROL ESTRATEGICO
OBJETIVOS
Crear conciencia en todos los
funcionarios de la administración
municipal de Guavatá la importancia
del control.
Disponer mecanismos de control a
los procesos de planeación y de
desarrollo organizacional de acuerdo
a nuestra misión.
Diseñar procedimientos que
permitan cumplir la misión y
proteger los recursos buscando
administrar en forma diligente los
posibles riesgos que se puedan
generar.
Subsistema de Control Estratégico es el conjunto de
componentes de control que al interrelacionarse
entre sí, permiten el cumplimiento de la
orientación estratégica y organizacional de la alcaldía
Subsistemas DE CONTROL ESTRATEGICO
AMBIENTE DE CONTROL
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Acuerdos, compromisos, protocolo ético.Desarrollo del Talento Humano.Estilo de Dirección
Planes y ProgramasModelo de Operación por ProcesosEstructura Organizacional
Contexto estratégicoIdentificación del riesgoPolíticas de Administración del Riesgo
componentes elementos
AMBIENTE DE CONTROL
Lo constituye el conjunto de elementos que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de la importancia del Control en la Entidad.•Es la base sobre la cual descansa el Sistema de Control Interno, al proporcionar el conjunto de circunstancias o condiciones físicas ,sociales o culturales requeridas para caracterizar la manera de asumir el Control Interno por parte de los directivos y administradores y en general de todos los servidores públicos de la alcaldía de Guavatá.Proporcionar los valores y principios necesarios para favorecer una institución transparente.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Está constituido por el conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Alcaldía de Guavatá al cumplimiento de la misión, el alcance de la visión y cumplimiento de las metas institucionales.
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Conjunto de elementos de control que permiten evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de la misión.
Subsistemas DE CONTROL gestión
Subsistema de Control de Gestión es
el conjunto de componentes de
control, que al interrelacionarse bajo la
acción de los niveles de autoridad y/o
responsabilidad correspondientes,
aseguran el control a la ejecución de
los procesos, orientando a la alcaldía
municipal a la consecución de los
resultados y productos necesarios
para el cumplimiento de la misión.
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN
COMUNICACIÓN PÚBLICA
Políticas de operaciónProcedimientosControles.IndicadoresManual de procedimientos
Información PrimariaInformación secundariaSistemas de Información
Comunicación OrganizacionalComunicación InformativaMedios de Comunicación
componentes elementos
Son todas las actividades que garantizan el ejercicio del control al cumplimiento de las funciones, planes y programas en la administración municipal de Guavatá , haciendo efectivas las acciones necesarias para el manejo de riesgo y orientando la actividad municipal hacia la consecución de resultados, metas y objetivos.
INFORMACION
Es el conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquieren significado para diferentes grupos de interés o entidades que lo requieran. Hacen parte fundamental de la actividad operativa y administrativa de la alcaldía de Guavatá, al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación publica, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de los requerido por la ley y la constitución.
COMUNICACIÓN
PUBLICA
La constituye el conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de la visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad con las diferentes entidades publicas o privadas y los diferentes grupos de interés social, facilitando el cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales.
Somos responsables de aplicar CONTROLES
efectivos que prevengan, detecten, protejan y/O corrijan
la ocurrencia de situaciones indeseadas que puedan afectar el logro de los objetivos de los procesos de la alcaldía de Guavatá.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Subsistemas DE CONTROL de evaluación
OBJETIVOS•Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan realizar seguimiento a la gestión de la administración municipal de Guavatá por parte de los diferentes organismos, facilitando acciones oportunas de corrección y mejoramiento.•Establecer procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno.•Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión , así como la capacidad de respuesta a entidades y diferentes grupos de interés.•Garantizar de la misión que cumple el Área de control interno a través de las auditorias como mecanismo de verificación a la efectividad del CONTROL INTERNO.•Establecer los procedimientos que permitan integrar las observaciones de los órganos de control fiscal a los planes de mejoramiento institucional.
Subsistemas DE CONTROL de evaluación
El subsistema de control de EVALUACION es el conjunto de componentes de control, que al actuar interrelacionadamente, permite valorar de forma permanente la efectividad del control interno en la organización, la eficiencia, la eficacia y efectividad de los
procesos, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las
acciones de mejoramiento de la administración municipal de Guavatá. .
Subsistemas DE CONTROL de evaluación
AUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
PLANES DE MEJORAMIENTO
Auto Evaluación del CONTROLAuto Evaluación de Gestión
Evaluación del Sistema de Control InternoAuditoria Interna
InstitucionalPor procesosindividual
componentes elementos
La constituye el conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada, permite a cada dependencia de la administración medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y TOMAR LAS MEDIDAS CORRECTIVAS que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos de la alcaldía de Guavatá.
Evaluación Independiente
Es el examen autónomo y objetivo del sistema de control Interno, la gestión y los resultados corporativos por parte del área de control interno
Planes de
Mejoramiento
Lo constituye el consolidado de las acciones de mejoramiento necesarias en el sistema de Control Interno y en la gestión operativa y administrativa, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de las auditorias y en las observaciones formales procedentes de los organismos de control
AUTOEVALUACIÓN
Alcalde
Nivel directivo
Servidores Públicos
Comité de Coordinación de Control Interno
Jefe de Control Interno
1
5
4
2
3
6. Roles y responsabilidades
Son las PERSONAS las que dan vida a la administración municipal, es el activo mas importante, por lo tanto las que
HACEN del Control Interno una realidad, cuya responsabilidad recae no solo por
su condición de servidores públicos, también por el cargo que ocupen dentro
de los niveles (directivos, técnicos, operativos, asistencial) quienes tienen un rol determinado de acuerdo a su grado y
responsabilidad.
AlcaldeSU ROL, como máxima autoridad de la administración municipal de Guavatá, es de tipo estratégico, consiste en orientar, establecer, desarrollar, mantener y perfeccionar el sistema de control interno.Su responsabilidad como representante legal ante el estado y la sociedad, es garantizar la efectividad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, el cual a su vez debe conllevar al cumplimiento de los objetivos de la entidad.Es también responsable por la definición de políticas de aplicación general que permitan la implementación, operación y evaluación de los subsistemas de control de gestión y evaluación, y por acatar las recomendaciones generadas en los diferentes procesos de evaluación tanto internos como externos, mediante el diseño, ejecución y seguimiento del PLAN DE NEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Comités de Coordinación de Control Interno
Los comités de coordinación de Control Interno están conformados en la administración municipal de Guavatá:Están conformados por el nivel directivos ,profesional y técnico. De conformidad con las directrices del MECI, son responsables del direccionamiento y evaluación continua a la efectividad del sistema de control interno y su capacidad de apoyar el cumplimiento de los objetivos institucionales, también de verificar que se atiendan las recomendaciones generadas por el área de Control interno y por los órganos de control
Se ejecuta en las cada una de las dependencias municipales , es presidido por el directivo y esta integrado por los
jefes de oficina y los grupos de trabajo. Se deben reunir mínimo cada dos meses.
Sub Comité Central
Este comité es el que se desarrolla a nivel de la Alta dirección, esta integrado por los
directivos de las oficinas y el jefe de control interno. Se reúnen mínimo dos
veces en el año (se establece en un acto administrativo)
Comité Central
NIVEL DIRECTIVOSon los responsables por la IMPLEMENTACIÓN del control interno al interior de cada una de las dependencias u organismos, por la identificación,
diseñoestandarizacióny actualización permanente de los procesos.
Bajo su responsabilidad por el ANÁLISIS, valoración del RIESGO que puedan afectar los resultados de los procesos asignados a su dependencia.Por la implementación de controles, aplicación de métodos y procedimientos de autocontrol, mecanismos de verificación, y evaluación de su gestión.
También son responsables por la AUTOEVALUACIÓN, acoger las recomendaciones generadas por la EVALUACIÓN INDEPENDIENTE(auditorías) y por la puesta en marcha de los PLANES DE MEJORAMIENTO de su actividad operativa y administrativa conforme a los objetivos específicos de los procesos a cargo de su dependencia y su relación con los objetivos institucionales.
ÁREA DE CONTROL INTERNOEl área de Control Interno es responsable por la EVALUACIÓN INDEPENDIENTE, del sistema de Control Interno en su conjunto y por el desarrollo de la función AUDITORA INTERNA, por informar las deficiencias y generar las recomendaciones correspondientes, asegurando al Alcalde, Nivel Directivo y al Comité de Coordinación de Control interno la toma de decisiones y definiciones de políticas necesarias al mejoramiento del control interno, la gestión y los resultados institucionales.
El área de control interno vela por los hallazgos detectados por los órganos de control sean incorporados en las acciones de corrección que adopta la Alcaldía mediante el PLAN DE MEJORAMIENTO que elabora y presenta . Este plan es suscrito por el ALCALDE y EL JEFE DE CONTROL INTERNO.
Adicionalmente, la oficina de Control interno es responsable de realizar el seguimiento en tiempo real al cumplimiento de las acciones correctivas incorporadas en el Plan de Mejoramiento con el fin de informar al Alcalde las desviaciones o incumplimientos presentados, facilitando la toma de decisiones correspondientes en forma oportuna, de este seguimiento el jefe de control interno debe reportar un informe periódico al órgano de control.
SERVIDORES PUBLICOSAl entender el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen los servidores públicos que integran la institución, en su condición de componente más importante de la red Administrativa que se genera, permite mantener siempre presentes las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés y garantiza su cumplimiento. Lo anterior conlleva a las siguientes conclusiones:
1. Comprender que el control interno es ejecutado por personas, garantiza coordinación de acciones de manera intencional, consiente y efectiva al definir los flujos de información y comunicación que permite a los servidores públicos anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se presentan.
2. Cada servidor público tiene responsabilidad frente al Control Interno, que se sintetiza en estar “al servicio del estado y la comunidad
3. Los directivos tienen la responsabilidad de direccionar y orientar el CONTROL INTERNO para que cumplan con los objetivos, utilizando la información que éste genera a fin de retroalimentar y reorientar la función administrativa de la entidad hacia los fines que persigue.
4. La actuación de cada uno de los servidores públicos y en particular, del nivel directivo, tiene repercusiones en el desempeño de la Institución y del Estado como un Todo.
5. Para la ejecución del Control Interno es necesario contar con las capacidades, habilidades y conocimientos de todas las personas de la Institución. Así , los procesos de selección, capacitación, formación y motivación son fundamentales para garantizar los objetivos del CONTROL INTERNO.
6. Los servidores públicos deben conocer sus responsabilidades y límites de autoridad, por lo tanto es necesario a cada empleo público un detalle de sus funciones oficializado por la LEY o reglamento propio de la entidad que defina la relación entre los deberes, la manera de llevar a cabo y la correspondencia con los objetivos Institucionales.
7. Son los servidores públicos quienes hacen del CONTROL INTERNO una realidad, pues a través de sus acciones se concreta el cumplimiento de los objetivos de la Institución.
8. La actuación de todos los funcionarios públicos en búsqueda de las mejores prácticas depende de un acuerdo fundamental sobre los principios y valores éticos que direccionan la función administrativa de la INSTITUCION.
Gracias
ALCALDIA MUNICIPAL DE LANDAZURI SANTANDERPERIODO 2008-2011
ASESORA MODELO ESTANDAR CONTROL INTERNO
