Pautas Para Utilizacion Del Microfilm Sin Grafico

7/25/2019 Pautas Para Utilizacion Del Microfilm Sin Grafico

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PAUTAS PARAUTILIZACION

DEL MICROFILM


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ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

PAUTAS PARAUTILIZACION DEL

MICROFILM

COMIT ASESORDE REPROGRAFIA

Y AUTOMATIZACION

SISTEMA NACIONALDE ARCHIVOS


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INTRODUCCION

El objetivo de la microfilmacin va desde la conservacin, preservacin y seguridad de documentos importantes, hasta la reduccin de espacio

fsico sin perdida de informacin. En lo referentes a las aplicaciones en gestin de documentos, ha surgido un fuerte competidor, el disco pticoque en la medida en que baje sus costos y estandarice productos, asumir el control de esta rea; esto no significa que el microfilm vaya adesaparecer, ya que por su duracin, (100 aos o mas) permanecer como lder en el campo del almacenamiento definitivo de documentacinescrita.

Este documento es producto del trabajo de Comit de Reprografa y Automatizacin, creado por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION endesarrollo de la estructura del Sistema Nacional de Archivo, con una funcin asesora para la entidad. De las reuniones de este comit se decidiactualizar esta la publicacin de una pauta bsica de microfilmacin que sirve de herramienta a los diferentes archivos pblicos y privados delS.N.A. que utilicen o proyecten utilizar esta tcnica microgrfica como medio para registrar informacin escrita como medio para registrarinformacin escrita. De igual manera se consideraron las nuevas tecnologas que permiten generar microfilmes desde las imgenes digitales odigitalizar microfilmes.

El decreto numero 1777 del 3 de agosto de 1990, que establece los estatutos del archivo General de la Nacin, en su articulo tercero, numeral a,respecto a las funciones de la entidad dice: Velar por la conservacin, incremento y difusin del patrimonio documental de la Nacin mediantela planeacin y la formulacin de la poltica archivstica a nivel Nacional; Organizar y dirigir el sistema nacional de archivos con la adopcin de

sistemas, procedimientos y normas tcnicas que modernicen la gestin de los archivos de la administracin publica como centros de informaciny con la formacin de recursos humanos para el manejo de archivos.

Si bien es cierto que el uso de la microfilmacin como tcnica reprogrfica ofrece posibilidades en el ahorro de recursos de variada ndole, sedebe advertir el riesgo que se corre en los archivos por el afn de obtener estos beneficios, ya que se pueden cometer errores al pensar que toda ladocumentacin en un archivo es susceptible de ser microfilmada, sin importar su organizacin, su estado o su valor documental.


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Este llamado es importante para aquellos directores de archivo que decidan ordenar procesos de microfilmacin de la documentacin quecustodian, ya que deben estar seguros de que dichos documentos son los que deben ser microfilmados, justificados por procesos de organizacin ,valoracin seleccin y descarte documental, prerrequisitos de un proyecto de microfilmacin que considere objetivos, mtodos, tecnologascronogramas y costos.

El comit de Archivos y el Jefe de Archivo de cada institucin deben garantizar que el proyecto de microfilmacin tendr efectos positivos parala entidad y que se obtendrn beneficios por un eficiente ahorro de recursos, partiendo de las bases archivsticas y protegiendo el patrimoniodocumental.

ING. CARLOS ROJAS NUEZCoordinador

Comit de Reprografa y AutomatizacinSistema Nacional de Archivos de Colombia


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1. Longitud de la pelcula2. Ancho de la pelcula3. Reduccin4. Tamao del documento5. Tamao del rea fotogrfica6. Orientacin7. Requerimientos flmicos para cada archivo.

Estos factores determinan la cantidad de pelcula que avanza por cada toma (en algunas microfilmadoras esta cantidad es fija, en otras esvariable), los fabricantes del equipo deben instruir a sus clientes en este aspecto.

INDIZACION DE ROLLOS DE PELICULA

Las pelculas de microfilm deben ser dispuestas, identificadas e indizadas de modo que un documento individual, o una serie de documentos, puedan ser localizados fcilmente. Los sistemas de pre indizacin requieren realizar ciertos trabajos antes de microfilmar. Por ejemplo puedenhacerse foliacin con un nmero secuencial en cada documento. Algunas microfilmadoras pueden imprimir en el papel un numero secuencialautomticamente o exponer en la pelcula un cdigo numrico durante la filmacin. Los ndices posteriores o externos se deben hacer a partir dela pelcula. Otros sistemas de uso frecuente son: tarjetas flash, ttulos gua, odmetro, contador de imgenes, marca de imgenes. Parainformacin adicional ver NMA C104 1980, Indizacin de microformas y sistemas de recuperacin.

Nmeros Secuenciales

Consiste en dar numeracin consecutiva a cada una de las imgenes, estos nmeros son microfilmados en cada toma en este sistema elndice se puede preparar antes, durante y despus de la microfilmacin con la informacin del rollo, las unidades de archivo, losdocumentos individuales y los correspondientes nmeros de las tomas. Los ndices de nombre y materia pueden ser creados luego en lamisma forma que lo son para trabajos impresos.

Tarjetas Flash


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Son tarjetas de tamao y apariencia inversa a los documentos (letras blancas en fondo oscuro), filmadas entre los lotes o gruposdocumentales. Se recomienda microfilmar en cada ocasin, la tarjeta respectiva, 5 a 8 veces en fotogramas o imgenes consecutivas, a finde crear la apariencia de un espacio en blanco, pticamente diferente.

Odmetros

Los Odmetros indican la distancia aproximada desde el comienzo de la pelcula hasta un documento en particular. En este sistema elndice es preparado despus de microfilmar a menos que la microfilmadora disponga de un Odmetros y que este d las lecturascorrespondientes. Debe tenerse cuidado debido a que frecuentemente no hay correlacin entre Odmetros de diferentes fabricantes demicrofilmadoras y lectores.

Indizacin por Marca del DocumentoEs una marca o blip que se microfilma en lugar adyacente a cada documento o toma, esta marca es contada por un aparato fotoelctricoen el lector. Para recuperar la informacin es preciso elaborar un ndice que indique el nmero de rollo y el blip que corresponde a cadadocumento o grupo documental. (para mayor informacin ver ANSI/NMA M88-1979).

Indizacin por cdigo Binario

La indizacin por cdigo binario o de barras, amplia prcticamente a infinitas las posibilidades de generacin de ndices y su lectura uoperacin es similar a la anterior.

Indizacin por Titulo Gua

En este mtodo se utiliza una tarjeta preparada con anterioridad, de apariencia diferente a los dems documentos, que describe un tema enespecial o un cambio dentro de un lote de documentos, cuando este no califica para una separacin mas visual por otro sistema.

Archivos unitizados

Aqu se agrupan las microformas que almacenan pequeas cantidades de documentos, tales con tarjetas de abertura, jackets y microfichas.Son indizados u organizados despus de microfilmar, especialmente en forma de ficheros, aunque hay otras posibilidades utilizando elcomputador.


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INSPECCION FINAL DE DOCUMENTOS

La persona que prepara los documentos para la microfilmacin debe hacer un chequeo final antes de la filmacin con el objeto dedeterminar que la documentacin no haya sido desordenada mientas fue revisada, que todas las tarjetas estn correctamente en su lugar yque los papeles estn listos para ser microfilmados. Este chequeo final es un paso de control de calidad, esencial, porque elimina el riesgode que la pelcula quede con pginas o documentos desordenados.

SECUENCIA DE FILMACIN AREA DE PRUEBA DE IONES DE TIOSULFATO RESIDUAL.

Si al rollo se le deben hacer pruebas de calidad archivstica, para garantizar la durabilidad de la pelcula, debe dejarse al principio y finalde cada rollo, adicional a la punta y la cola de seguridad, al menos 300 mm para pelculas de 16mm 35 mm, teniendo en cuenta que este pedazo debe ser totalmente transparente.

CORRECCIONES Y REMICROFILMACIONES

Se entiende como correcciones o remicrofilmaciones, la operacin realizada una vez se ha revisado un rollo de microfilmacin y se hanencontrado faltantes o fotogramas con defectos graves que deben ser remicrofilmados para ser anexados preferiblemente por el mtodo detira apndice; otro procedimiento utilizado, es reunir las remicrofilmaciones de varios rollos en uno solo de correcciones.

La siguiente secuencia deber ser seguida en retomas de filmacin para empalmar al inicio de cada rollo despus de las tarjetas del

mismo.a) Acta aclaratoria inicial de las retomas del rollo #........

b) Tarjeta tcnica

c) Tarjetas especiales si son aplicables.


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d) Retoma de documentos a ser microfilmados.

e) Acta aclaratoria final de las retomas del rollo #........

Un pedazo de pelcula transparente se debe dejar al final para permitir el empalme.

TARJETAS

Las tarjetas a utilizar varan dependiendo del sistema de microfilmacin aplicado. Algunas deben ser consideradas esenciales y otras

opcionales. Tarjeta de iniciacin de rollo: La tarjeta de iniciacin del rollo debe contener el smbolo descrito en NTC 4080 (ISO 9878) con

la palabra INICIO.

Tarjeta de nmero del rollo: Los numerales debern ser lo suficientemente grandes para aparecer de por lo menos 2mm de altoen la imagen de la pelcula.

Tarjeta de continuacin del rollo anterior: Cuando el material que est siendo microfilmado requiri ms de un rollo se debemicrofilmar el smbolo descrito en NTC 4080 (ISO 9878) con la frase Continuacin del Rollo Anterior.

Tarjeta de Nmero de rollo: Indica el nmero asignado al rollo en particular. El tamao de los caracteres debe ser suficiente para que genere en la pelcula un texto que tenga como mnimo 2 mm de altura.

Tarjeta de ttulo: La tarjeta debe contener:

una descripcin total o abreviada del documento a ser encontrado en la pelcula, el nombre del operario de cmara, el nombre de quien publica el material ( Donde sea apropiado), el nombre y direccin de la empresa encargada de la microfilmacin, la fecha de la microfilmacin.


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NOTA: Cuando se trate de documentos de archivo, adems de la tarjeta de ttulo, se debe microfilmar el acta inicial de acuerdo con elDecreto 2527 de 1950, artculo 3.Tarjetas especiales opcionales

Tarjeta de restriccin o clasificacin: Esta tarjeta debe contener cualquier restriccin sobre acceso, uso o normatividadlegal vigente, incluyendo la reproduccin posterior o la clasificacin de seguridad.

Hoja de informacin: Para propsitos de registro e inspeccin, la hoja debe contener los requerimientos de filmacin y decalidad y las especificaciones necesarias del sistema de microfilmacin.

Tarjeta bibliogrfica: Se requiere esta tarjeta para la microfilmacin dirigida a bibliotecas o archivos. Debe contener losdatos bibliogrficos editoriales para el documento microfilmado. Debe indicarse la localizacin del documento original.

Tarjeta tcnica (o de resolucin): La tarjeta tcnica debe microfilmarse en cada rollo en la posicin que se indica en laTabla 6 y donde se produzca cualquier cambio del grado de reduccin dentro del mismo rollo.

El tamao de la tarjeta debe ser suficiente para que ocupe el ancho total del fotograma, en la reduccin seleccionada.

Para cmara planetaria, la tarjeta tcnica debe reunir los requerimientos de la norma ISO 10550

Para cmara rotativa, la tarjeta tcnica debe reunir los requerimientos de la norma ISO 10594

Documentos y tarjetas asociadas: Los documentos deben ser microfilmados en el orden que se establece en la Tabla 6, conlos smbolos de la NTC 4080 requeridos donde sean necesarios. Si los smbolos de la NTC 4080 no son suficientes, se

pueden microfilmar tarjetas con explicaciones apropiadas. Tarjeta con el total de fotogramas: En esta tarjeta se debe incluir el total de fotogramas registrados en el rollo incluyendo

los smbolos microfilmados.

NOTA. Para documentos de archivo esta tarjeta debe ser reemplazada por el Acta Final que debe microfilmarse de acuerdo con el Decreto2527 Artculo 4.


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Tarjeta de Continuacin en el rollo siguiente Cuando el material que est siendo microfilmado requiera ms de unrollo se debe microfilmar el smbolo descrito en NTC 4080 o la frase Continua en el Rollo Siguiente.

Tarjeta de final de rollo: La tarjeta de final de rollo debe contener ya sea el smbolo descrito en NTC 4080 (ISO 9878) conla palabra FIN.

REDUCCION

La seleccin de la reduccin del formato, depende del uso del microfilme. En general hay una relacin necesaria entre costo ycalidad. Sin embargo, toda la informacin no puede ser reproducida legiblemente a las reducciones ms altas. El usuario debe

determinar que documentos, por su importancia es necesario reproducir legiblemente en su totalidad. Las cmaras de lasmicrofilmadoras utilizan normalmente pelcula de alta resolucin. Si se compara una microfilmadora rotativa y unamicrofilmadora planetaria con la misma reduccin y los dems aspectos flmicos iguales, la microfilmadora planetaria es capaz dereproducir imgenes con mejor legibilidad. Esta calidad es expresada con un poder resolutivo ms alto.

Las microfilmadoras planetarias y rotativas disponen de diferentes radios de reduccin. Para establecer la calidad requerida en unaoperacin de microfilme en particular, puede hacerse a travs del ndice de calidad o mediante prueba practica.

Es importante recordar que usualmente la reduccin es asociada con el formato utilizado.

FORMATOS

* Rollo de pelcula

Si la reduccin necesaria para los formatos de pgina doble IIA (cine), o IIB (cmic) no producen los niveles de calidad y

legibilidad requeridos, entonces se debe escoger un formato que permita una reduccin inferior IA, IB. El objeto es establecer lareduccin y el formato correspondiente teniendo en cuenta otros requisitos del sistema, como tamao del documento original,tamao de la ampliacin, etc.

El formato de la filmacin puede ser limitado a la posicin B (cmic) si el lector que se va a utilizar no tiene rotacin de imagen.El tamao de la pantalla del lector tambin puede afectar la seleccin de reduccin y formato.

* Microformas Unitizadas


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Esta seccin cubre tarjetas de apertura, microfichas y jackets.

* Tarjetas de AperturasAlgunas tarjetas pueden ser procesadas y perforadas en equipo de procesamiento de datosElectrnico (EDP). En la mayora de los casos las tarjetas son perforadas antes de que la pelcula sea montada a fin deevitar que se dae. Las tarjetas de apertura estn disponibles en variedad de formatos para acomodar pelculas de 15 mm. y35 mm.

Deben preverse la orientacin y espacio de los bordes de la imagen en un rollo de microfilme, si la pelcula va hacercortada y montada en tarjetas de apertura.

- MicrofichaLa microficha puede ser producida por varios mtodos. Una microfilmadora de repeticin es econmica paraaplicaciones de alto volumen que no requieren revisin o actualizacin. Estas microfilmadoras usan rollos de 105 mm.u hojas de pelcula recortadas.

El tamao nominal de una microficha expuesta es 105 x 148 mm. (International Standards Organization-ISO- tamaoA6). El sistema de transporte de la pelcula de una cmara Step and Repeat coloca correctamente esta para exponer unatoma cada vez y producir el numero deseado de filas y columnas.

El proceso de tiras se hace con una microfilmadora planetaria, utilizada para aplicaciones de pequeo volumen. Despusde procesada la pelcula es cortada en tiras y dispuesta en filas y columnas la pelcula de 16 mm. Puede ser usada para producir microfichas de 60 tomas; tambin los jackets pueden ser usados como master para producir microfichasestndar.

- JacketsHay una gran variedad de tamaos de jackets; para pelculas de 16 x 35 mm. o para una combinacin de ambas, eltamao normal es 105 x 148 mm. Su utilidad radica en que pueden ser actualizados agregando o cambiando imgenes.


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PELICULA

Generalmente las pelculas para microfilmadora son clasificadas de acuerdo con la velocidad, contraste y poder de resolucin. Elusuario debe seguir las recomendaciones del fabricante de pelculas, utilizadas en aplicaciones especificas; las pelculas de altavelocidad y alto contraste en equipo rotativo; las pelculas de velocidad media, alto contraste y resolucin alta son utilizadas enambos tipos de microfilmadoras, planetarias y rotativas. Cuando se requiere mayor definicin en equipo rotativo puede usarse pelcula de velocidad media, siempre y cuando se logre la exposicin adecuada.

Las pelculas de tono continuo (contraste bajo) y a color son utilizadas cuando el sistema requiere registrar tonos continuos o acolor de los documentos originales. En este caso se requiere iluminacin especial.

INSTRUCCIONES PARA EL OPERADOR DE LA MICROFILMADORA

Despus de la inspeccin final de los archivos, deben prepararse las instrucciones especiales que requiera el operario de lamicrofilmadora. Si el operario es experimentado o si el trabajo de microfilmacin hace parte de una serie que ha estado en marchadurante algn tiempo, las instrucciones no necesitaran ser tan detalladas. Estas instrucciones deben contener informacin sobreformatos de filmacin, anotaciones para ndices, reduccin, etc.


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EQUIPOS DE MICROFILMACION

Los equipos de microfilmacin son varias marcas, categoras y procedencias. Los principales equipos que componen un sistema demicrofilmacin son: unidades de entrada, de procesamiento y de salida. Adems se deben considerar algunos accesorios que son

importantes en cada sistema.Los equipos de entrada o microfilmadoras, se pueden clasificar en dos tipos bsicos: planetarios y rotativos. Existen otros tipos demicrofilmadoras que se pueden considerar en forma separada. Estos son equipos de repeticin (Step & Repeat) y equipos de salida decomputador (COM Computer Output Microfilm).

Una cmara de microfilmacin es un instrumento de precisin usado para microfilmar documentos. Deber tener un medio de ajuste paraexposicin correcto y deber producir microfilme que rena los requisitos del usuario. Dos tipos de microfilmadoras son usadas: planetaria y rotativa(flujo). Las microfilmadoras planetarias son necesarias para reproducir ms detalles finos del documento fuente, para lo cual se requiere una resolucin mayor que no puede ser obtenida en una microfilmadora rotativa.

MICROFILMADORA PLANETARIA

En este tipo de cmara, tanto la pelcula como el documento que estn microfilmados permanecen quietos en el momento de laexposicin. El equipo consiste en una mesa de trabajo, un sistema de iluminacin externa, una cmara o unidad de pelcula montada en

una columna vertical y un sistema de control elctrico o electrnico. Este equipo es generalmente usado para documentos cuyasdimensiones son incompatibles con la capacidad de entrada de los equipos o cmaras rotativas tales como mapas, dibujos tcnicos, planosde ingeniera, libros, peridicos, etc.

La principal caracterstica de los equipos planetarios es que producen una calidad de imagen fotogrfica superior a la de los rotativos.

Los equipos planetarios trabajan comnmente con pelculas de 16 o 35 mm, aun cuando existen otros que pueden hacerlo con 70 y 105mm. La mayora de los equipos planetarios trabajan en mtodo simplex.


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Los rodillos de alimentacin se debern revisar para limpieza, particularmente si los documentos microfilmados son viejo, estncubiertos de carbn o han sido reparados con cinta transparente.

Cada microfilmadora deber ser aspirada una vez por da; sin embargo, si se esta microfilmando material muy sucio o empolvadodebe aspirarse con mas frecuencia. El rea de trabajo debe mantenerse limpia y ordenada.

* Instalacin y ajuste de la Microfilmadora

Es necesaria un rea libre de vibracin para instalar microfilmadoras rotativas, pero no es tan critica como en el caso de las planetarias.

Algunas microfilmadoras rotativas tienen mesa con ruedas para facilitar su cambio de sitio. Sin embargo, puesto que este cambio puede alterar ajustes crticos y resultar en degradacin de la resolucin se recomienda que, una vez la alineacin e instalacin estncompletas, las microfilmadoras permanezcan fijas. Cuando una microfilmadora se traslada, es preciso efectuar chequeos deresolucin, antes y despus de cambiarla de lugar.

Si se observa una perdida de resolucin, los espejos y lentes deben ser revisados de nuevo para asegurar que estn todava con elajuste perfecto. Si no lo estn, se debe acudir a un tcnico de servicio calificado para que tome una accin correctiva. Serecomienda una revisin de posibles cambios de voltaje cuando mueve el equipo de una fuente de energa (toma de muro) a otra.En algunas reas pueden ser necesario chequear y controlar el voltaje continuamente.

Cuando existen fluctuaciones de voltaje, se debe usar reguladores de voltaje constante, externos o integrales. Se recomienda paratodos los casos utilizar reguladores de voltaje.

Para probar la uniformidad de la iluminacin y la limpieza del sistema ptico, se debe microfilmar una hoja de papel blancodespus del primer ajuste y peridicamente. Se recomienda utilizar una tarjeta de resolucin.

UNIDADES DE REVELADO

Actualmente, los procesadores o equipos diseados para revelar la pelcula expuesta son automticos; ya no se usan los sistemas manualeso semiautomticos.


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Bsicamente el equipo procesador es un conjunto compuesto por una entrada para insertar pelcula expuesta y de una salida de pelcula ya procesada. El proceso de revelado convencional comprende los siguientes pasos: revelado, fijado, lavado, y secado de la pelcula. Seencuentran unidades de procesamiento en forma horizontal o vertical.

LECTORES

Los lectores o visores de microfilmacin son unidades de proyeccin ptica fija, las cuales permiten proyectar en forma ampliada lasimgenes de microfilme en pantalla; esta debe estar dispuesta en tal forma que el operador pueda leer la informacin requerida de acuerdoa las dimensiones reales de los documentos.

Existen numerosos tipos de unidades de lectura y se encuentra gran variedad de modelos, de acuerdo a caractersticas especificas de las

Microformas. Adems se encuentran en el mercado unidades que permiten sacar fotocopia de las imgenes proyectadas en la pantalla yasea a tamao original, ampliado o reducido de acuerdo a la lente que se emplee.

Por ultimo, debemos mencionar un grupo especial de lectores que permite verificar o insertar porciones de pelculas a las Microformasunitarias, tales como los jackets y las tarjetas de apertura o ventanilla. La seleccin de un determinado equipo lector depender del sistemaaplicable en cada caso.

* Lector impresor

Unidad de lector de microfilme en rollos de 16 mm., 35 mm., y microfichas, dotado de un dispositivo de impresin que permitemediante un proceso de fotocopiado interno transferir la imagen del documento localizado en pantalla a una hoja de papel,garantizando una imagen estable y de excelente calidad.

* Lectores Inteligentes

Constituyen la gama mas sofisticada de las unidades de lectura para microfilme, por medio de las cuales se hace posible lalocalizacin exacta de documentos ubicados en cualquier lugar dentro de un rollo de pelcula, basados en los cdigos pticos y losdatos computarizados que cruzan la informacin relativa a la localizacin dentro del rollo de un documento especifico, con lo cualse hace una recuperacin inmediata.

* Lectores Digitales


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Son unidades de avanzada tecnologa que efectan un barrido de la imagen en pantalla, la cual puede ser transmitida a unaimpresora lser, incluida en una red de computo, o transmitida va fax.

* Lectores de consulta

Permiten proyectar la imagen de la pelcula a una pantalla; es el tipo mas sencillo de lector y se utiliza para la lectura de materialmicrofilmado nicamente.

EQUIPOS AUXILIARES O ACCESORIOS

Fuera de las unidades bsicas que pueden conformar un sistema completo de microfilmacin, existe una serie de accesorioscomplementarios.

* Equipos para control de calidad

Son los equipos necesarios para evaluar la calidad de los microfilmes.

- Densitmetro

Este aparato ha sido diseado para medir el ennegrecimiento de la pelcula (densidad fotogrfica). De estasunidades existen dos tipos bsicos , a saber:

- Por transmisin, los cuales se usan para medir densidades en la pelcula por transmisin ptica.- Por reflexin, para medir la densidad sobre reflejos de luz sobre superficies no transparentes, como papel

fotogrfico.

Adems del Densitmetro se utilizan en el control de calidad los siguientes equipos: inspectometro, microscopio,sensitometro, lupa e instrumental para mediciones hiporesiduales.

*Duplicadores


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Estas unidades estn destinadas a duplicar rollos de pelculas o microfichas, ya sea en pelcula convencional a base dehalgenos de plata, as como en pelculas diazo /vesicular.

Los equipos diseados para duplicar pelcula convencional usan una luz normal de intensidad graduable. Adems, puedeajustarse su velocidad de duplicacin.

Esto se hace para obtener una calidad ptima constante de acuerdo a la calidad de los originales.

Los duplicadores de pelcula diazo o vesicular trabajan mediante luz ultra-violeta, la cual es el nico tipo de luz que permite afectar las molculas de sales que componen parte de su emulsin. En estos equipos se duplican pelculas en polaridad directa (diazo) o inversa (vesicular).

* Insertador

Es un equipo que nos permite introducir el microfilme dentro del jacket respectivo y adems cortarla. Se utiliza paraactualizar la informacin contenida en cada jacket.


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Los escritores bsicamente operan de la siguiente manera: Partiendo de las imgenes digitales en el formato aceptado por el escritor y con laayuda del software de administracin, se hacen los ajustes de bordes, tamaos de los documentos, espacios entre los documentos,fraccionamiento de documentos grandes, insertado tarjeta de resolucin, justificado la posicin del documento, seleccionado de tipo de film positivo o negativo, especificacin del tamao y marcacin de blip, insertado de tarjetas inciales y finales, especificacin de la longitud delleader o cola de proteccin, entre otros. Incluso algunos pueden determinar la microfilmacin de mltiples rollos con la misma informacin encuyo caso cada uno es identificado con un nmero de serial incremental para identificar los dems del primer rollo microfilmado. Estashabilidades mejoran la presentacin del producto sin alterar la integridad del documento original.

2. MICROFILMACIN Y DIGITALIZACIN SIMULTANEA

Es otra alternativa para obtener microfilmes que se trata de un proceso combinado en el que se puede obtener al mismo tiempo imgenesdigitalizadas para ser consultadas o transmitidas e imgenes microfilmadas seguras y legalmente aceptables aplicando un solo procedimiento.

Este es un sistema de tecnologa, que permite obtener imgenes digitales y microfilm simultneamente partiendo de documentos con soporte en papel.

Los equipos utilizados en este proceso son denominados escneres hbridos, los cules tambin requieren de hardware y software de soporte.Al igual que en las dos fases anteriores se deben tener en cuenta:

- Requisitos tcnicos para la digitalizacin- Requisitos tcnicos (normas y procedimientos aplicables) para la microfilmacin

3. DIGITALIZACIN DE MICROFILMES

Este proceso permite digitalizar parcial o totalmente las imgenes contenidas en un rollo microfilmado. Los equipos utilizados en este caso sonllamados convertidotes o digitalizadotes y deben ser elegidos de acuerdo con el tipo de imgenes a digitalizar (escritos, mapas, dibujos, peridicos, grficos, microfichas, etc.)

Al igual que en el proceso anterior se requiere adems del equipo, los perifricos y el software para la transferencia de las imgenes escaneadas a partir de los microfilmes.


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De acuerdo con las especificaciones del microfilm a procesar se debe tener en cuenta lo siguiente:

Las especificaciones de hardware y sistema operativo requeridos por el digitalizador. La calidad de los microfilmes (Densidad y Resolucin) fuente de digitalizacin. Medios de almacenamiento o repositorio final de las imgenes. Mecanismos de migracin de la informacin digitalizada antes del vencimiento de su vida til. Mecanismos de consulta, envi, transmisin de la informacin. Parmetros de indexacin (campos, caracteres) Tipo de indexacin (manual, automtica o semiautomtica).

La calidad de la imagen digitalizada est directamente relacionada con la calidad de la imagen microfilmada por lo que en algunas ocasiones noes posible mejorar las condiciones iniciales de la imagen fuente.

Bsicamente estos digitalizadotes operan de la siguiente manera: De acuerdo con la configuracin inicial realizada, las imgenes recibidas desdela copia del rollo microfilmado son convertidas (escaneadas) automticamente en datos electrnicos y enviados aun repositorio de imgenestemporal para luego ser editados y controlados con la ayuda de una herramienta ( software) que permite visualizar cada imagen y realizar todaslas correcciones necesarias. Sin embargo cuando la calidad de la imagen se ve afectada por diferencias importantes de densidad en los rollos,estas debern ser reprocesadas.


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LA CALIDAD DE LOS MICROFILMES

MICROFILMACION DE DOCUMENTOS

El sistema de lectura, a excepcin de los orientales, es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, lo que es importante tener en cuenta en elmomento de realizar la microfilmacin. La microfilmacin debe planearse de tal forma que los documentos queden orientados en una misma posicin (COMIC IB Y IIB; CINE IA Y IIA), en orden de imagen y correcta secuencia; lo anterior se consigue colocando la cabecera deldocumento hacia la derecha del operador (comic) o hacia el frente en posicin de lectura (cine); esto se da en la mayora de los equipos.

En algunas ocasiones y debido al tamao del documento, el operador deber utilizar las dos posiciones en la forma descrita, con esto se podrgarantizar que al usar el microfilm solo girara en el lector 90 grados.

En algunos documentos traslcidos con informacin por ambos caras, se necesitara oscurecer el documento colocando por detrs un papeloscuro, lo que obliga a darle a la pelcula un mayor exposicin.

DENSIDAD DE LOS NEGATIVOS DE CAMARASe denomina densidad el ennegrecimiento que presentan las imgenes despus de revelado. La densidad promedio seleccionada para una pelcula se toma de uno de los valores comprendidos entre las densidades de 0.80 y 1.50, todo dependiendo del tipo de documentos y lareduccin empleada. La densidad deseada se logra mediante el ajuste de exposicin de las cmaras. Cuando los grados de reduccin aumentan por encima de Una normal de 20:0, es necesario reducir la densidad con el fin de que las copias puedan dar caracteres legibles. Se recomiendalos siguientes cinco (5) grupos de densidad para que cada institucin fije su norma:

GRUPO 1: Libros impresos de alta calidad, alto contraste, peridicos y mecanografa negra. La densidad no debe ser menor que 1.30ni mayor que 1.50

GRUPO 2: Originales de lnea fina, escritos con lpiz opaco negro y documentos con impresiones de contraste alto y caracteres pequeos. La densidad no debe ser menor que 1.15 ni mayor que 1.40.


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GRUPO 3: Dibujos a lpiz o tinta, impresiones plidas y muy pequeas tales como los pie de pgina, impresos en la parte inferior de lamisma. La densidad no debe ser menor que 1.00 ni mayor que 1.20.

GRUPO 4: Manuscritos y dibujos de contraste bajo, papel de grabacin con lneas plidas lneas coloreadas finas, cartasmecanografiadas con una cinta gastada y documentos tenues o pobremente impresos. La densidad no debe ser menor que0.80 ni mayor que 1.00.

GRUPO 5: Aunque no es una prctica general, algunos documentos de contraste pobre pueden requerir una densidad no menor que0.70 ni mayor que 0.85.

Otro de los mecanismos para crear su norma de densidad es la de una sumar y restar 0.10 con base en el promedio seleccionado. LosExtremos encontrados y los recomendados en los cinco grupos mencionados se deben interpretar como que los microfilmes no debentener densidad superiores o inferiores a estos.

La densidad de base mas conocida como densidad mnima (parte transparente de la pelcula ) no debe exceder la densidad de 0.10. Elcriterio para seleccionar la densidad debe estar de acuerdo con la utilizacin de microfilm.

PROCEDIMIENTOS DE INSPECCION

Existen dos sistemas de evaluacin de la calidad:

Inspeccin por variables (valores nmeros); densidades y resolucin, lo que requiere equipos de medida como el densitmetro y elmicroscopio.

Inspeccin por atributos (elementos no medibles), son aquellos que slo se detectan en forma visual como los velos y documentosdoblados; a esto haremos referencia mas adelante.

Inspeccin por Atributos

Es aquella en virtud de la cual la unidad de producto fijada (rollo , microficha o fotograma) se clasifica simplemente comoDefectuosa o no defectuosa, o tambin en la que se suman el numero de defectos de dicha unidad con relacin a unaespecificacin dada.


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El grado de disconformidad del producto se puede expresar en trminos de porcentaje de unidades defectuosas o por el nmero dedefectos en cada 100 unidades:

No. de unidades defectuosas% de defectos = _____________________________ X 100 No. de unidades inspeccionadas

Numero de defectosDEFECTOS = _____________________________ X 100 POR 100 UNIDADES No. de unidades inspeccionadas

La aceptabilidad de los microfilmes vendr determinada por el empleo de planes de inspeccin, siendo necesario crear unaclasificacin de demritos de los distintos defectos posibles en la unidad de producto, sealndolos por su gravedad, bajo los doscriterios siguientes:

* DEFECTO MAYOR. Es aquel que tiene la probabilidad de ocasionar un fallo o reducir sustancialmente la aptitud de usodel microfilm; como en el caso de que la informacin vital quede borrosa o velada. En este caso la microfilmacin se debe

corregir o repartir completamente.* DEFECTO MENOR. Es el que reduce parcialmente el uso del microfilm pero sin afectar la informacin vital. En estaclasificacin no se repite o corrige el trabajo, pero si se debe vigilar para dejar llegar el problema a defecto mayor.

Para establecer los planes de inspeccin se deben tener presentes los factores econmicos involucrados, no solo en la inspeccinmisma, sino tambin con relacin a las repeticiones del trabajo.Dentro de estos se pueden mencionar:

Costos unitarios de aceptacin (daos causados por una unidad defectuosa que no se detecta en la inspeccin). Costos unitarios del rechazo (costos de encontrar un producto defectuoso en un lote rechazado, ms los costos de corregir los

defectos). Costos de inspeccionar un solo producto. Costos de reponer o remplazar un solo producto defectuoso


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Otros gastos que se deben considerar son aquellos que afectan las funciones propias del control de calidad como son:

Gastos del proyecto Gastos propios de fabricacin (microfilmacin) Gastos generados para controlar la calidad Gastos de proyeccin del producto (mercado-usuarios).

Inspeccin visual

La inspeccin visual, se har en un lugar limpio y libre de polvo, utilizando guantes de algodn, inspector de pelcula (caja de luzy avanzadores de pelcula), lupa de 12x a 20x y microscopio. El inspector examinar el rollo de pelcula al menos cada 3 metros

(10 pies) utilizando la clasificacin de demritos del plan establecido.A continuacin se presentan de manera de ejemplo dos planes de demrito:

PLAN 1

Clasificacin Defecto DefectoMayor Menor

Moteado

Marcas de dedos

Marcas por presin

Antihalo residual

Reticulacin

Rayaduras


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Marcas de agua

Pelcula en blanco

Contraccin

Marcas oscuras

Expuesta 2 veces

Velos

Velos en los mrgenes

Documentos plegados

Atascamiento

Marca por luz

Sobre - exposicin

Sub- exposicin

Marcas por electricidad esttica

Marcas por presin

Estiramiento

Desincronizacin


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Corrugacin

Sobre - revelado

Sub - revelado

PLAN 2

CLASIFICACION DE DEFECTOS VISUALES

Clasificacin Defecto

Mayor * Numero del dibujo o documento no es clara, no se distingue.* Caracteres o smbolos tapados leves o ilegibles en su extensin* Las lneas son discontinuas o leves o ilegibles en su extensin.* Datos oscuros, ilegibles, no ntidos , o desenfocados.

* La lnea central del cuerpo del documento se pierde.* Realces, rasgados, o manchas de proceso en el microfilm.* Raspaduras en el microfilm, tocando o pasando a travs del rea de la imagen del documento.* Material extrao en el rea de imagen del documento, borrando, oscureciendo o desenfocando esta.* Raspaduras, rayas, burbujas, dobleces, terrones, o material extrao en la capa protectora, sobre el rea de

Imagen del documento. Borrando, oscureciendo o desenfocando esta.* El documento no est bien colocado en el fotograma de acuerdo a la aplicacin seleccionada.

Menor * Material extrao en el rea de la imagen del documento. Sin borrar, ni oscurecer, ni desenfocar, peroafectando la apariencia del fotograma.

* Raspaduras, rayas, burbujas, dobleces, terrones, o material extrao en la capa protectora de la pelcula perosin borrar, ni oscurecer, ni desenfocar esta.


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GENERALIDADES SOBRE LA CALIDAD

De la Densidad

Las mediciones de la densidad son hechas para asegurar el contraste adecuado de las imgenes, controlar el sistema de iluminacin de lasmicrofilmadoras y el procesamiento (ver control del procesado).

La densidad de los microfilmes se mide con un densitmetro de transmisin, el cual debe estar bien calibrado.

El numero de mediciones depender de la naturaleza del trabajo, de los documentos y de las tolerancias que se especifiquen.

Si no se posee un densitmetro podr hacerse un modelo para compararlo en forma visual con los microfilmes.

De la Reduccin

La seleccin de la reduccin en la que se realizara la microfilmacin depender del uso que se le de al microfilm. En general, existe unarelacin necesaria entre el costo y la calidad. Sin embargo, toda la informacin no puede ser reproducida legiblemente a reduccionesaltas.

El usuario deber determinar que informacin de los documentos que se microfilmen deber reproducirse en forma legible.Poder de Resolucin

Es la habilidad del sistema de microfilmacin (ptica y pelcula) para reproducir los detalles mas finos de un documento. Se expresa ennmero de lneas por milmetro, discernibles (medibles) en una imagen.

Para hacer lecturas de resolucin es preciso microfilmar al comienzo y al final del rollo una tarjeta de resolucin 8tarjeta ISO n.2), de lanorma ANSI/ISO 3334. Este estndar establece que con la ayuda de un microscopio de 50 a 100x de magnificacin se debe seleccionar elgrupo de lneas ms pequeo y de valor mas alto, en la que se puedan distinguir claramente tanto las lneas horizontales como verticales.Entonces se multiplica el patrn seleccionado por el radio de reduccin, con el cual se microfilmo la tarjeta de prueba, y el numeroresultante es la resolucin expresada en lneas por milmetro.

Recuerde, sin embargo, que no obstante la alta calidad del sistema de reproduccin microgrfica no podr mejorar nunca la calidad de losdocumentos originales.


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El nmero mnimo aceptable de lneas por milmetro es de 90.

Control del procesado de pelculasPara el control del procesamiento de las pelculas es preciso disear un sistema que provea una estabilidad al sistema microgrfico, lo cualse logra en la medida en que:

Se estandarice y controle la procesadora (fijar una velocidad y temperatura de revelado; adems reemplazo de qumicos). Graduar las maquinas microfilmadoras, con respecto a las normas de calidad que se establezcan para cada caso, partiendo de

un procesado estandarizado. Cualquier cambio en las caractersticas de calidad se har sobre las maquinas microfilmadoras, a no ser que el proceso de

revelado se salga del nivel de estandarizacin Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos. Vigilar y hacer ajustes al sistema cuando se presenten cambios del numero de lote de pelcula y qumicos Utilizar los mtodos estadsticos de la calidad para detectar las fallas del sistema operativo de la microfilmacin.


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ALMACENAJE Y PROTECCION DE MICROFILMES

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

Los documentos se clasifican de acuerdo con los requerimientos de retencin establecidos, pudindose clasificar como documentos de archivo odocumento histrico.

Documento de Archivo

Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tienen valoradministrativo, fiscal o legal cientfico, econmico, histrico o cultural, que debe ser objeto de conservacin.Documento Histrico

Documento nico que por su significado jurdico autogrfico o por sus rasgos externos y cuyo valor permanente para la Direccin delEstado , la Soberana Nacional, las Relaciones Internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales lo convierte en undocumento histrico y especialmente valioso para el pas.

ALMACENAJE Y PROTECCION

Hay un nmero considerable de factores que influyen en el almacenaje de las pelculas fotogrficas, tales como los costos y facilidades delalmacenaje, frecuencia en el uso de los microfilmes, valor de los documentos adems no siempre es posible predecir la durabilidad de las pelculas, por lo tanto debemos tomar las siguientes providencias:

Proteccin al Fuego

Toda Empresa debe tener una norma sobre el valor de los distintos tipos de documentales, como tambin de normas de proteccin yseguridad; para ello se debe recurrir a las normas existentes en asociaciones internacionales de seguridad industrial, o a la asociacinnacional americana de proteccin contra el fuego.


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Bvedas de Seguridad

Las bvedas o salones de archivo de microfilmes deben estar construidos de acuerdo con la localizacin de la empresa y del uso frecuente

de la informacin.Dentro de las condiciones que se deben existir estn las siguientes :

* Libre de polvo, por lo tanto sobran los tapetes; el aseo se har con trapeadores hmedos para no levantar el polvo, o utilizar extractoresde aire.

* La puerta debe ser metlica, igualmente se debe tener presente que dentro del lugar no pueden existir muebles de madera, papeles omateriales combustible.

* La bveda no debe ser como la de los bancos, pues esta no tiene aire acondicionado, ni circulacin de aire para las pelculas.

Gabinetes

Los gabinetes deben ser metlicos, que tengan orificios en cada uno de sus compartimientos para garantizar una buena aireacin de los

microfilmes y as evitar la oxidacin y otros problemas.La pintura de los gabinetes debe ser de tipo horneable, que con el calor no suelte humedad y que mantenga fuera de distorsiones losmicrofilmes; para tal efecto pueden verse las normas dadas por NATIONAL BOARD OF FIRE UNDER WRITES

Hoy en da son muy prcticos los archivadores rodantes por cuanto dan una alta capacidad de almacenaje y aireacin; pero hay que teneren cuenta, en los casos en que estn fabricados con madera, que este elemento es combustible, por lo tanto el archivo debe prever estecondicionante de seguridad.

Altas Temperaturas

Las pelculas con base de seguridad (safety) film) que estn almacenadas con humedad relativa de 50% o menos, pueden resistir 250 Fdurante 24 horas. A 300 F, pueden ocurrir distorsiones en pocas horas.

Proteccin al Agua


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Las pelculas deben estar seguras en caso de eventual inundacin, o de uso del agua en los incendios. Los gabinetes generalmente tieneuna base sobre la cual descansan los compartimientos del mismo; en prevencin deben ir sobre otra base ( metlica o de cemento) de unos10 centmetros de alto con el fin de que el agua no alcance las pelculas; lo mas practico seria usar parrillas con la altura indicada.

Humedad Relativa

La humedad relativa esta clasificada segn se trate de documentacin comercial o de archivo; en la mayora de las empresas los lugaresde almacenamiento de microfilmes es el mismo para ambos tipos, por lo tanto tendrn prioridad los de calidad de archivo.

Humedad Alta

Las pelculas de hoy estn diseadas para una humedad no superior al 50% (HR), pero si logramos que esta sea de 35% o menos,estaremos minimizando los peligros de hongos y otras enfermedades microscpicas.

Humedad Baja

La humedad baja tiene problemas con la pelcula de uso frecuente, debido a que despus del revelado esta adquiere una fuerza esttica (se

convierte en un imn) ; este fenmeno tambin puede ser producido por la frialdad de una humedad baja, por lo tanto, las pelculas de usodiario se rayan debido a las partculas que la pelcula recoge de la atmsfera. En el caso de las pelculas de carcter inactivo ( seguridad)seria bueno y aconsejable mantenerlas en baja humedad, pues preserva la pelculas de daos microscpicos y hongos.

La humedad baja hace que las pelculas tiendan a ser quebradizas, por eso se recomienda que antes de hacer uso de ellas se aclimaten alambiente de trabajo; esto puede durar hasta ocho das.

Otro de los problemas de la humedad baja es el ensortijamiento hacia el lado emulsionado. Tambin podemos decir que esta cavidad protege el film del polvo y por ende de rayones.

Por las razones anteriores se han determinado que las pelculas de calidad de archivo se clasifiquen en activas e inactivas, las primeras conuna humedad relativa entre 30 y 50% y las inactivas entre el 15 y 20%

Control de humedad

C d l l l i d l i d d i i b l d h d d E l l d


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Cuando las pelculas requieren de un largo periodo de conservacin, necesitamos un buen control de humedad. En los lugares dehumedad alta (Caso Colombia), podemos reducirla con un buen sistema de aire acondicionado; con este debera instalarse un filtro deaire a fin de evitar el polvo, contaminacin gaseosa y otras impurezas del saln asignado para guardar los microfilmes.

El papel aluminio es otro gran aislador de humedad; este podra aplicarse al forrar las paredes del saln y luego recubrirlo con acero ycemento o viceversa.

No debe usarse deshumidificadores como los cristales de clorato de calcio o las slicas, ya que causan enfermedades microscpicas, quede acuerdo con las circunstancias de almacenamiento pueden daar las imgenes.

Hongos

Cuando los microfilmes son almacenados en lugares que tienen atmsfera con una humedad relativa superior a 60%, estas tienen latendencia a adquirir hongos, que pueden crecer en cualquiera de las dos caras de la pelcula, siendo mas dainos en la parte emulsionada;las esporas que forman los hongos van cubriendo las imgenes y crecen en mayor cantidad cuando el medio ambiente tiene una humedadrelativa alta.

Los hongos no se deben quitar por medio del agua o pasndolos nuevamente por el procesador (ANSI/AIIM MS 45-1990), la razn esque el hongo proviene de la humedad y al humedecerlos nuevamente estaramos ayudando a su crecimiento; los hongos tambin crecen

en los carretes.Daos microscpicos

Otros daos microscpicos que se originan y crecen con la humedad relativa alta son los producidos por los deshumidificadores como laslica.

La humedad alta tambin puede producir oxidaciones que se aceleran, mas cuando los lugares de almacenamiento estn en zonasindustriales, donde abundan el ozono, los perxido, el dixido de azufre o los xidos de nitrgeno.

Los carretes plsticos son pues los mas adecuados para evitar las oxidaciones, las cajas plsticas deben desecharse; las cajas mas practicasdeben ser de un cartn con mnimo ndice de acidez para evitar contaminacin qumica.

L j d t it l l l ib ig i l j l ti tli d bl l g d d


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Las cajas de cartn permiten que las pelculas reciban oxigenacin; las cajas plsticas y metlicas son recomendables en lugares dondehay mucho polvo y contaminacin ambiental, pero se requiere garantizar una humedad relativa baja de por lo menos 30%; adems losgabinetes de almacenaje deben ser aireados diariamente.

Proteccin contra roboHay instalaciones en que los salones de almacenaje han sido construidos con alarmas y puertas de banco, teniendo en cuenta las providencias anteriores; otras medidas que se toman son las de plizas de manejo y la asignacin de pocas personas para que manejen elsistema.

PROCESADO DE PERMANENCIA ARCHIVISTICA

El procesado (revelado) es uno de los factores importantes que afectan la permanencia de las imgenes fotogrficas. Por lo tanto esimportante remover los residuos qumicos en el ultimo lavado del proceso, este debe hacerse con agua limpia(filtrada) con el fin de evitarcontaminaciones; tambin se debe controlar el secado.

BAO FIJADOR

El propsito del bao fijador en el revelado de las pelculas es el de darle consistencia y fijeza a la imagen y retirar los cristales de plata

no expuestos, solubilizndolos.Dentro de los componentes del fijador estn el sodio o el tiosulfato de amonio (llamado hipo). Si el hipo los residuos de plata sonretenidos por la pelcula despus del ultimo lavado, podrn ocasionar muchos daos en malas condiciones de almacenaje. Las pelculascogen un color amarillento o morado y pueden ir perdiendo las imgenes; estos efectos pueden durar aos antes de notarse, por lo tanto esnecesario evitar que esto suceda, y para ello deben realizarse dentro de los primeros quince das despus del revelado un test de hyporesidual que nos indicara si la pelcula fue bien lavada. El test con criterio mas aceptado es el de AZUL DE METILENO consignado ennormas ANSI PH 4.8 o en la norma ISO 417.

Existen en el mercado otros mtodos no tan exactos, pero que dan una indicacin del lavado como son el Kodak HYPO TESTSOLUTION HT- 2 y el SISTEMA ALTERMAN.

Para los residuos de plata no se ha podido establecer un criterio pero se considera que si el hipo residual esta dentro de los parmetros dealmacenaje, tambin lo estn los residuos de plata.

NOTA: El uso de qumicos eliminadores de hipo no es recomendado para microfilmes debido a que se contienen agentes oxidantes que


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NOTA: El uso de qumicos eliminadores de hipo no es recomendado para microfilmes, debido a que se contienen agentes oxidantes que puedan contribuir a la formacin de microorganismos dainos a la pelcula.

RESUMEN DE LOS REQUERIMIENTOS PARA EL ALMACENAJE DE LOS MICROFILMES.

Microfilmes con Documentacin Comercial

Utilizando pelcula de seguridad, ver norma ANSI PH1.25

Hipo residual: no ms de 3 mcg/cm.2

Temperatura: 70 75 F (21 23.5 C) mximo

90 F(32 C)

Humedad relativa: preferible 30-35% , mximo 60%

Aire acondicionado: no requiere.

Microfilmes con Documentos Histricos (sales de plata)

Ver normas ANSI PH 1.28; PH 1.25; PH 1.41; PH 4.8; PH 4.12.

Hipo residual: no mas de 0.7 microgramos por centmetro cuadrado

Temperatura: mximo 70 F (21 C)

Humedad relativa: pelcula inactiva 15 20%Pelcula activa 30-40%

Aire acondicionado: esencial

Aire purificado: recomendable.


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Pelcula Diazo

Humedad relativa: 15 30%

Temperatura: Mximo 21C.

Pelcula Vesicular

Humedad relativa: 15 50%

Temperatura: Mximo 21C.

Nota : Las pelculas DIAZO Y VESICULAR deben estar almacenadas en reas libres de contaminacin ambiental ( reas industriales odonde existan vapores qumicos) y en lugar diferentes a las pelculas de sales de plata.

ANEXO No 1


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ANEXO No. 1

FORMATOS LEGALES

Con el objetivo de orientar respecto de los formatos que se deben incluir en toda microfilmacin, para dar cumplimiento a la legislacincolombiana, en especial los artculos tercero y cuarto del Decreto 2527 de 1950, se incluyen a continuacin modelos de formatos para ladeclaracin inicial y el acta final, los cuales sirven de ejemplo para que cada archivo defina su propio diseo.

LOGO IDENTIFICACION DE LAENTIDAD Y CIUDAD

ACTA INICIAL DECRETO 2527/50 ART. 3oROLLO NUMERO FECHA INICIACION EQUIPO REDUCCIONMETODOMATERIAL DE ARCHIVO A MICROFILMAR

___________________ Firma____________ Nombre Operario c.c. No. ___________________ Firma____________ Nombre Jefe de archivo y microfilmacin No.

LOGO IDENTIFICACION DE LA


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LOGO IDENTIFICACION DE LAENTIDAD Y CIUDAD

ACTA FINAL DECRETO 2527/50 ART. 4oROLLO NUMERO FECHA INICIACION EQUIPO REDUCCION

METODODESCRIPCIONDETALLADA DE LOS DOCUMENTOS CONTENIDOS ENESTE ROLLO _______________________________________________________________Bajo juramento se declara que los fotogramas que aparecen en esta pelcula son fielesReproducciones de los documentos originales del archivo y que es propsito de la entidadDestruirlos; tal destruccin solo se llevara a cabo despus del tiempo prudencial queAconseja la ley, siempre que en la inspeccin se compruebe un trabajo satisfactorio demicrofilmacin.

___________________ Firma____________ Nombre Operario c.c. No. ___________________ Firma____________ Nombre Jefe de archivo y microfilmacin No.

ANEXO No. 2


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GLOSARIO

A

ABARQUILLADO. Defecto de una pelcula o parte de ella, de no mantenerse plana sobre la superficie focal.

ABERRACION. Defecto que consiste en la distorsin de la imagen con deficiencia del medio ptico.

ABERTURA. Orificio de entrada de luz formadora de imagen en una cmara o dispositivo ptico, como por ejemplo, una microfilmadora.Espacio donde se coloca el fotograma en la tarjeta de ventana

ABRASION. Accin o efecto de raer o desgastar por la friccin. Efecto de rayaduras finas en la pelcula, que generalmente resulta al ponerla encontacto con una superficie mientras esta en movimiento.

ACETATO DE CELULOSA. Material transparente, incombustible, flexible que se utiliza como soporte de las pelculas de microfilme.

ALFANUMERICO. Llamase as a todo sistema codificador que usa como smbolos combinaciones de letras y nmeros. Los caracteres de estossistemas se agrupan de modo que pueden transmitir la informacin, se humana o del tipo cifrado, a una maquina ( en el segundo caso sonsmbolos alfanumricos de codificacin).

ALIMENTADORA. Seccin de la microfilmadora rotativa que hace entrar los documentos en este tipo de cmara.

ALTA REDUCCION. la expresin se refiere a reducciones en el orden de 30 a 60:1.

AMONIACO. Revelador de los materiales diazoicos, que acta por desprendimiento del gas amoniaco de su solucin acuosa.

AMPLIACION. Imagen en pelcula o papel, mas grande que la del microfilm original con que se hizo.

AMPLIADORA. Equipo fotogrfico que permite obtener copias a travs de la proyeccin de imgenes.


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q p g q p p p y g

ANOTACIN. Posibilidad de introducir marcas o informaciones adicionales en una microforma.

ANTIHALO. Sustancia que compone la pelcula con el fin de evitar el halo. Capa que se extiende en la cara posterior de la base para queabsorba la luz que la atraviesa.

ARCHIVAR. Guardar ordenadamente los documentos, pelculas, tarjetas, etc.

ARCHIVO. Lugar destinado al almacenamiento y custodia de registros de informacin.

AREA CUBIERTA. Porcin de la superficie del documento que es abarcada por el objetivo y reproducida por la pelcula.

AREA DE CODIFICACION. rea de la pelcula que contiene los smbolos codificadores que simplifican la localizacin de las imgenesindividuales.

AREA DE IMAGEN. Parte del fotograma de microfilm reservada exclusivamente a la imagen.

AVANCE DE LA PELICULA. Longitud de desplazamiento de la pelcula antes o despus de la exposicin. En caso de las microfilmadoras

rotatorias, longitud de la pelcula desplazada durante la exposicin.AUTOMATICO. Mecanismo que acta por si solo para efectuar operaciones.

B

BAJA REDUCCION. Se refiere a un grado de reduccin de menos de 15:1

BAO. Proceso qumico utilizado en fotografa para obtener imgenes.

BASE. Lamina transparente de acetato o polister. Material sobre el cual se pega la emulsin en una pelcula fotogrfica.

BLIP. Seal ptica colocada junto a un fotograma con el fin de identificarlo.


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C

CALIDAD DE ARCHIVO. Capacidad de un material fotogrfico (pelcula o papel) de resistirle al deterioro de su imagen durante un largo periodo de archivado en condiciones especificas.

CAMARA. Equipo fotogrfico que permite obtener imgenes a travs de exposicin de pelcula fotosensible.

CAMARA PLANETARIA. Equipo de microfilmacin que funciona con pelcula y documento estticos durante la toma.

CAMARA ROTATIVA. Equipo de microfilmacin que funciona con pelcula y documento en movimiento durante la toma.

CARGAR. Accin de colocar pelcula en la cmara.

CARGA A LUZ DEL DIA. Se refiere a los casos en que la pelcula o el papel fotosensible puede ponerse o sacarse de la cmara o cargador encondiciones de iluminacin similares a las que se encuentran bajo techo.

CARGA EN CUARTO OSCURO. Se refiere a las pelculas y papeles fotosensibles que debe ponerse o sacarse de la cmara o del cargador, en

un cuarto oscuro o iluminado con la luz de seguridad que corresponda.CARRETE. Soporte destinado a contener material enrollado, conformado por un eje cilndrico que hace de eje y paredes laterales.

CASSETE. Cargador de doble ncleo, uno de alimentacin y otro receptor, que sirve como recipiente en microfilm ya procesado, listo para sulectura.

CODIFICACIN. Identificacin de materiales por medio de letras, nmeros , smbolos, etc.

CODIGO. Conjunto de smbolos que identifican un documento y facilitan su localizacin y recuperacin.

CODIGOS DE LINEAS. Uno de los varios sistemas utilizados para codificar y facilitar la ulterior localizacin de las imgenes o reas deseadasdel microfilm. Las lneas codificadoras, expuestas al tiempo de hacer la microfilmacin , aparecen como segmentos que conectan las imgenes.Al pasar la pelcula velozmente por el visor las lneas parecen cambiar de posicin en la pantalla.

COLUMNA. Hilera de fotogramas en forma vertical en una microficha. Mstil en una cmara planetaria.


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CONTADOR. Mecanismo colocado en los equipos que permite conocer el numero de operaciones efectuadas.

CONTRASTE. Relacin existente entre las zonas claras y oscuras de una pelcula.COPIA. Reproduccin de un original.

COPIA POR CONTACTO. Es La copia que se realiza por una unin directa entre el original y el material copiante.

COPIA DE SEGURIDAD. Es la copia que permanece archivada para prevenir daos o perdidas en la copia de consulta.

COPIADORA. Equipo para obtener copias partiendo de un original.

COPIADORA ELECTROSTATICA. Aparato de reproduccin que aplica la electricidad esttica y un pigmento o material entornadorelectrostticamente cargado, para formar la imagen.

COPIAS DE DISTRIBUCION. Copias obtenidas de microfilm de cmara o de un microfilm intermediario. Son, generalmente copias desegunda o tercera generacin hechas, por ejemplo, cuando hay mas de un departamento o divisin necesitando de las imgenes de microfilm, o

cuando es necesario archivar perfectamente protegido el microfilm original.CUARTO OSCURO. Cuarto con condiciones controladas por luz, que se utiliza para manipular y procesar los materiales fotogrficos. Puedeser realmente oscuro, o estar iluminado por luces de seguridad convenientemente ubicadas en lugares estratgicos o encima de la cabeza deloperario, segn se la intensidad que se considere segura para los materiales fotogrficos que se empleen normalmente.

D

DENSIDAD. Grado de oscurecimiento de la superficie de un negativo o copia, que determina la cantidad de luz trasmitida o reflejada por elmaterial.

DENSITOMETRIA. Es La tcnica que mide la cantidad de luz absorbida o reflejada por las sustancias oscurecedoras depositadas en losmateriales fotogrficos por la exposicin y el revelado.

DENSITOMETRO. Aparato que sirve para medir la densidad de una pelcula.


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DESENFOQUE. Es la falta de nitidez de una imagen fotogrfica ocasionada en el momento de la toma.

DIAFRAGMA. Dispositivos que tienen las cmaras fotogrficas para regular el tamao del orificio por donde entra la luz a la pelcula.DIAZO. Tipo de pelcula que es sensible a la luz ultravioleta y que esta revestida por sales diazoicas.

DISTORCION. Defecto de una imagen fotogrfica que consiste en una deformacin de esta.

DOBLE DOCUMENTO. Defecto de microfilmacin, resultado de un mal ajuste en el mecanismo que evita la toma de dos documentos a la vezen las microfilmadoras de tipo rotatorio, por lo cual uno de los documentos se superpone al otro, o total o parcialmente, durante la exposicin.

DOCUMENTO. Unidad de informacin. Puede ser escrita, sonora, visual.

DUO. Sistema de microfilmacin, en el cual se utilizan dos pistas en la pelcula.

DUPLEX. Tcnica de microfilmacin en la cual ambas caras de los documentos se filman al mismo tiempo, una al lado de la otra a lo largo delrollo de pelcula.

DUPLICAR. Obtener copias de un original.

E

EDITAR. Unir trozos de pelculas para corregir errores.

EMPALME. Unin manual o mecnica de dos o mas trozos de pelcula o cinta magntica.EMULSION. Mezcla qumica, sensible a la luz, extendida sobre una base para formar la pelcula.

ENFOQUE. Separacin entre el objetivo de la cmara y el plano focal para proporcionar una imagen ntida.

ESCALA. Relacin existente entre las dimensiones reales de un objetivo y las que adquiere en su representacin grfica.

ESPACIADO Distancia entre dos imgenes consecutivas en una microforma


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ESPACIADO. Distancia entre dos imgenes consecutivas en una microforma.

ESTABILIDAD DIMENSIONAL. Se refiere a la capacidad de los materiales fotogrficos de resistirse a los cambios de tamao impuestos por

las diferencias en la humedad o temperatura y por el procesado y grado de envejecimiento.EXPOSICION. Espacio de tiempo durante el cual la luz acta sobre el material fotosensible.

F

FIJADOR. Sustancia qumica que le quita a la pelcula la caracterstica de ser fotosensible.

FLASH. Sistema de indizacin que separa grupos de documentos en un rollo.

FONDO. rea de un documento, microfilm o copia, que no contiene informaciones, como por ejemplo, grficas, caracteres alfanumricos,lneas, etc.

FORMATO. Tamao de una microforma.

FOTOGRAFIA. Tcnica que permite la obtencin de imgenes utilizando cmaras y material fotosensible.

FOTOGRAMA. rea de la pelcula expuesta por la microfilmadora. Unidad de imagen en una microforma.

FOTOSENSIBLE. Sensible a la luz

FUNDA. Sobre o manga de plstico transparente en que se introducen trozos o imgenes aisladas de un microfilm, en forma plana, suobservacin o duplicacin.

G

GELATINA. Medio en el cual se hallan los granos de sales de plata en una pelcula.

GENERACION. Termino empleado para expresar la relacin existente entre la copia y el material original. La primera generacin de microfilmes la pelcula de cmara; las copias tomadas directamente de ella son consideradas de segunda de segunda generacin y as sucesivamente Si el


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es la pelcula de cmara; las copias tomadas directamente de ella son consideradas de segunda de segunda generacin y as sucesivamente. Si elmicrofilm de primera generacin es un negativo se designa como 1N; la copia tomada de el ser un positivo designado como 2P, etc.GRANO. Aspecto que ofrecen las partculas de plata ennegrecida que componen la imagen de un negativo fotogrfico, en oposicin al que

ofrecera una superficie de tipo continuo. Si bien las partculas esparcidas en la superficie tienen la apariencia de uniformidad y los tonos queforman aparecen ser continuos, la estructura granular se pone de manifiesto al hacer grandes ampliaciones.

H

HALO. Imgenes secundarias (en forma de fantasmas o de verdadero halo), debidas a la luz que atravesando la emulsin fotosensible esreflejada en la base del material y vuelve a atravesar la emulsin en direccin contraria a la de entrada.

HALURO DE PLATA. Compuesto qumico de plata con un halgeno como cloro, bromo, yodo, flor, y que tiene la caracterstica de serfotosensible.

HIPO. Apocope de hiposulfito.

I

ILUMINACION. Luz que recibe el objeto a fotografiar.

IMAGEN. Resultado de una fotografa. Representacin del objeto.

IMAGEN LATENTE. Esta imagen se halla en la pelcula expuesta que no ha sido revelada.INDIZAR. Acto de colocar una identificacin para facilitar la localizacin.

INSERTADOR. Accesorio que se usa para introducir la pelcula en su funda.

J


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JACKET. Envoltura de plstico que permite colocar y conservar tiras de pelcula ( vase Funda).

LLAMPARA DE SEGURIDAD. Lmpara del cuarto oscuro, equipada con un filtro especial de color. El filtro de elige de modo que proporcioneel mejor nivel de iluminacin con un mnimo de posibilidades de velar la pelcula o el papel.

LAVADO. Acto de eliminar residuos qumicos de un material sensible procesado.

LECTOR. Aparato que sirve para consultar microfilmes.

LECTOR COPIADOR. Equipo que permite la lectura y una copia sobre el papel de microimagenes.

LENTE. Trozo de material transparente, generalmente de cristal, limitado por dos superficies de las que por lo menos una no es plana quemodifica la direccin de los rayos de luz que pasan a travs de ella.

LINEAS PR MILIMETRO. Ver resolucin.

LUZ. Energa corpuscular que se desplaza en ondas y que es perceptible a travs del sentido de la vista.

LUZ EMERGENTE. Es la luz que refleja una superficie.

LUZ INCIDENTE. Es la luz que cae sobre un objeto o superficie.

M

MICROFICHA. Formato especial de micrografa en el cual las imgenes estn distribuidas en forma de mosaico sobre la hoja de material,generalmente de 105 x 148 mm. La hoja de pelcula incluye por lo comn, un titulo identificador que puede leerse sin necesidad demagnificacin y un sistema de coordenadas para las lneas y columnas que facilitan la localizacin.

MICROFILM. Pelcula de grano fino y alto poder resolutivo, que se usa para reproducir imgenes altamente reducidas de los materialesoriginales. La palabra suele aplicarse a materiales procesados o no, y reemplaza a la anterior microformato.

MICROFILMADORA DE MICROFICHAS. Es la microfilmadora especializada en la reproduccin de microfichas. Su diseo, bsicamente


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MICROFILMADORA DE MICROFICHAS. Es la microfilmadora especializada en la reproduccin de microfichas. Su diseo, bsicamentesimilar al de la microfilmadora estacionaria, permite exponer una serie de documentos sobre la hoja de pelcula, organizados en lneas ycolumnas.

MICROFORMA. Termino general que designa cualquier tipo de material, pelcula o papel que contenga microimagenes.

MOTAS. Termino genrico que define las partculas microscpicas que pueden aparecer en una pelcula, generalmente de tono rojizo oamarillento, y que son defectos del material. Segn sea su concentracin y extensin, pueden degradar la imagen.

N

NEGATIVO. Copia fotogrfica en la que las partes oscuras del objeto aparecen claras y viceversa. NUCLEO. Parte central del cubo de una bobina, carrete, cargador, magazn o casete, en el cual se asegura la punta de la pelcula.

NUMERADOR. Accesorio que sirve para aadir un nmero en el microfilme.

NUMERICO. Mtodo de indizacin.

O

OBJETIVO. Lente o conjunto de estas que se utilizan en fotografa y proyeccin.

OBTURADOR. Dispositivo mediante el cual se acciona el sistema de exposicin de la cmara.

ORIENTACION. Se refiere a la posicin de las imgenes sobre el microfilm.

ORTOCROMATICA. Se refiere a la sensibilidad cromtica de una emulsin, a dos de las tres grandes regiones del espectro, la de los azules y lade los verdes.

P

PANCROMATICA. Denota que la emulsin fotogrfica es igualmente sensible a las tres grandes regiones del espectro. La de los rojos, verdesy azules, por lo cual permite reproducir los colores en tonos de grises que se aproximan mucho a la luminosidad rotativa observada por el ojo


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y , p p p g q p p jhumano en la escena original.

PANTALLA TRANSLUCIDA. Trozo de vidrio o platico (especialmente tratado con chorro de arena, recubrimiento opaco, etc.) en el visor demicroformas que sirve para formar la imagen visible. La imagen llega a esta pantalla por detrs y se observa por delante.

PELICULA. Conjunto compuesto por una copa fotosensible y una base transparente flexible, que se utiliza para registrar imgenes a travs de lacmara.

PLATA. Mineral que compuesto en forma de sales se convierte en sensible a la luz.

POLARIDAD. Caracterstica que posee una imagen de ser positiva o negativa.POLIESTER Material plstico transparente usado como base de pelculas por su alta estabilidad dimensional y gran resistencia al desgarro portironeo.

POSITIVO. Copia fotogrfica en la que las partes claras y oscuras del objeto se reproducen de la misma manera.

PROCESADO. Conjunto de operaciones que hacen aparecer en la pelcula la imagen latente.

PROCESADOR. Equipo automtico que realiza las operaciones de procesado.

PROFUNDIDAD DEL CAMPO. Las distancias limites en el espacio real, dentro de las cuales se pueden mover el sujeto sin dejar de estarenfocado sobre la pelcula.

PROYECTOR. Instrumento de ptica que sirve para enviar imgenes sobre una pantalla.

PRUEBA. Es todo anlisis que se hace con el fin de controlar la calidad.

R

RAYADURA. Imperfeccin que aparece en la pelcula, como lnea clara u oscura, pero que en realidad es una socavacin poco profunda producida en la base o la emulsin del material sensible. Las rayaduras se deben a la abrasin.

RAYADURAS POR TIRONEO. Defecto derivado de un bobinado muy tenso de la pelcula. No se recomienda tironear de la punta libre, para


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y p p papretar el rollo, pues al deslizarse una espira sobre la otra se puede producir rayaduras.

REBIBINAR. Acto de pasar una pelcula de un carrete a otro.REDUCCION. Relacin entre una imagen original y otra menor, reproducida por medios pticos o fotogrficos.

REPROGRAFIA. Nombre genrico que designa a todas las tcnicas de reproduccin de imagen.

RESOLUCION. Se refiere a la capacidad de la combinacin de objetivos y pelcula, de reproducir el detalle. Este detalle se expresa en funcindel numero de lneas por milmetro, tomadas en un cartn de pruebas, con que se ha producido la pelcula.REVELADO. Ver procesado.ROLLO. Tira de pelcula enrollada en un carrete, de longitud de 100, 205 o mas pies.

S

SENSITOMETRIA. Tcnica que determina las caractersticas de las emulsiones y materiales sensibles a la luz.

SENSITOMETRO. Instrumento que permite medir la intensidad, tipo y duracin de exposiciones luminosas recibidas por un material sensible.

SIMPLEX. Mtodo de filmacin.

SOBREEXPOSICIN. Exposicin con luz demasiado fuerte.

SOPORTE. Sinnimo de base.

SUBEXPOSICION. Exposicin con luz insuficiente.

T

TARJETA DE ABERTURA. Tarjeta cuadrangular con un orificio preparado para colocar un fotograma de microfilme.

TARJETA DE RESOLUCION. Tarjeta con lneas verticales y horizontales, de distinto grueso y separacin, que sirve para medir el poder deresolucin.


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TARJETA DE VENTANA. Ver tarjeta de abertura.

TIRA FINAL. Porcin que queda en un rollo despus de la ltima imagen. Puede ser la ltima parte de la misma pelcula o un trozo empalmadoal rollo compuesto de la misma clase de pelcula o de una base de pelcula.

TIRA INICIAL. Parte de un rollo de pelcula que sirve para enhebrarla en la cmara, el proyector, la maquina procesadora o el visor.

TRANSPARENCIA. Imagen positiva sobre elemento transparente.

TRIACETATO DE CELULOSA. Soporte de emulsin, transparente, no inflamable y resistente al desgaste.U

ULTRAVIOLETA. Rayos de onda corta no visibles al ojo humano.

UNIDAD DE CAMARA. Parte de la microfilmadora que contiene la pelcula, el mecanismo de avance de la misma y, en algunos de estosaparatos, el objetivo.

V

VELAR. Impresionar la pelcula con luz indeseada.

VELO. Densidad indeseable causada por exposicin a la luz dispersa, contaminacin de las soluciones, almacenado, o uso incorrecto de los

materiales fotogrficos.VESICULAR. Es una pelcula plstica que reacciona a la luz ultravioleta y requiere calor para su procesado.

VIRGEN. Es la caracterstica que tiene el material sensible a la luz cuando la pelcula no ha sido expuesta.

VISOR. Aparato de proyeccin que amplia las imgenes de microfilm para que sean visibles.

X


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X. Despus de un nmero significa aumentos.

BIBLIOGRAFIA


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