Yogyakarta, 3-6 Maret 2014

Training Project Cycle Management

Outline Presentasi • Pengantar proyek• Pengantar Manajemen Siklus Proyek

(PCM)• Desain proyek dan Alat Analisis • Pengembangan Aktivitas dan Penggunaan

Sumberdaya• Monitoring dan Evaluasi

Alur Kegiatan Introduksi

peserta dan cakupan

materi (1)

Belajar dari pengalaman peserta (2)

Pengantar Desain

Project (3)

Mengenal alat-alat

analisis (4)

Merumuskan proyek (5)

Prog. Berbasis kebutuhan komunitas (6)

Matrik Perencanaan

(7)

Monitoring (8)

Evaluasi

(9)

Praktek Mon- Evaluasi

(10)

Menangkap praktek-praktek terbaik (11)

Evaluasi dan Penutupan

(12)

PENGANTAR PROYEK

Ciri-ciri Proyek• Apakah ciri-ciri sebuah kegiatan disebut

sebagai sebuah proyek ?• Apa bedanya proyek dengan program ?

Arti penting proyek / program

• Proyek / program adalah sarana mengubah sebuah rencana menjadi kegiatan

• Proyek berfungsi mempercepat pertumbuhan sosial maupun ekonomi

Konsep proyek • Proyek bisa dilihat sebagai

sebuah investasi pada suatu kegiatan dengan harapan investasi tersebut membawa perubahan baik pada masyarakat dalam jangka waktu yang telah ditetapkan

Konsep Proyek

Source : Logical Framework Approach - Handbook for objectives-oriented planning fourth edition, 1999

GOAL

National / Sektor Area

Area Proyek

National / Sektor Area

Area Proyek

KEGIATAN PROGRAM

INPUT OUTPUT

PURPOSE

SAAT INI MASA DATANG

Prinsip Partisipasi• Perencanaan yang baik memerlukan

Keterlibatan setiap orang yang akan menerima manfaat, terkena dampak negatif dan pihak yang dapat diajak bekerjasama

• Keterlibatan seluruh mitra pelaksana memastikan bahwa ide program dan kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan keinginan warga.

Mengapa Perencanaan Proyek harus Partisipatif ?

• Proyek yang berhasil baik mensyaratkan keterlibatan mitra dan stakeholders.

• Prioritas proyek hendaknya selalu memperhatikan aspirasi masyarakat oleh karenanya diperlukan alat perencanaan yang mampu mewadahi nya.

Contoh Proyek yang dibuat secara partisipatif

Community Action Planning ( CAP )

Proyek, dari masa ke masa

• 1950-an : Rehabilitasi negara di Eropa setelah PD ke- 2, dibentuknya organisasi international. Fokus proyek pada perbaikan infrastruktur.

1960-an : Kemerdekaan negara-negara kecil (siprus,gambia,ghana dll) . Fokus pada pembangunan desa dan pertanian

1970-an : Fokus pada aspek sosial

1980-an : Fokus pada lingkungan dan keberlanjutan. Gender issue mulai diperkenalkan

1990-an : LSM dan OMS mulai mengkritik dampak pembangunan yang tidak seperti yang diharapkan. Monitoring dan Evaluasi serta Reporting diperketatMillenium : MDG 2015

Siklus umum proyekPerenca

naan Pelaksa

naan

MonitoringEvaluasi

Lihat permasalahan masyarakat

Source : Meth Kusumahadi 2008

BERBAGAI SISTIM PEMBUATAN PROGRAM

MBO LFA ZOPP PCM RBM TOPP AURAKepanjangan

Management by Objectiive

Logical Framework Analysis

Ziel Orienterte Projekt Plannung

Project Cycle Management

Result Based Management

Team Oriented Program Planning

Auftrags Rahmen

Asal Jerman Jerman JermanMulai 1960 1970 1980 1990 1995 1997 2002Masuk 1974 1976 1985 1990 1995 1997 2002Lembaga promotor

LPPM USAID & LPPM

GTZ Jkt GTZ Jkt Cida Jkt Agro Team GTZ jkt

Special Feature

S.W.O.T Analysis

MPP 4 analisis standart:- A. Phn Msl- A, Tujuan- A. Institusi- A. Alternatif+ MPP

4 Analisis ZOPP + Alat lain + MPP

Pengembangan MPP (+ analisis factor external + alat analisis lain)

Team Work + Unsur Gender dan lingkungan

Impact Oriented Program (alat2 sama dg ZOPP)

Target Bisnis Development

Development

Development

Development Development

Development

Orientasi MPP

Profit company

Project Project Project Program Program Project

MANAJEMEN SIKLUS PROYEK (PCM)

Project cycle management (PCM)• PCM = metodologi untuk persiapan,

pelaksanaan dan evaluasi proyek berdasar prinsip-prinsip pendekatan kerangka pikir yang logis

• PCM Menggambarkan kegiatan-kegiatan manajemen dan prosedur pengambilan keputusan yang digunakan selama siklus proyek)

Apa yang diperjelas dalam PCM ?

Bagaimana proyek akan dilakukan Apa yang hendak dicapai proyek

( Goal ) Faktor-faktor pendukung sukses

atau gagal proyek ( asumsi / resiko ) Bagaimana kemajuan proyek akan

diukur ( monitoring )

Tahapan PCM

Tahap PCM 1. Programming. Tujuan utama proyek relevan

dan mendukung tujuan pembangunan nasional.

2. Identifikasi. Penggalian ide proyek dan kegiatan melibatkan penerima manfaat. Keputusan dibuat dengan mempertimbangkan relevansi gagasan proyek.

3 Formulasi/ Penilaian. Pada tahap ini pemangku kepentingan menilai kelayakan ( apakah proyek akan berhasil ) dan keberlanjutan ( apakah proyek memberi manfaat jangka panjang bagi penerima manfaat )

Tahap .. (Lanjutan) 4 Financing. Lembaga dana akan memeriksa

proposal proyek. Jika disetujui, proyek akan didanai dan dilaksanakan

5 Implementasi. Pada tahap ini proyek dimobilisasi dan dieksekusi . Penerima manfaat dan pemangku kepentingan akan menilai kemajuan proyek.

6.Evaluasi. lembaga donor menilai proyek dan melihat capaian.Temuan-temuan evaluasi digunakan untuk memperbaiki desain proyek atau program di masa mendatang.

Prinsip-prinsip PCM• Siklus proyek. Mengikuti siklus proyek,

guna memastikan proses pengambilan keputusan terstruktur baik.

• Berorientasi pada klien. Melibatkan para stakeholder dalam pengambilan keputusan.

• Matrik Perencanaan Program. Proyek dimulai dengan analisis yang konsisten dan menyeluruh guna memastikan manfaat proyek berkelanjutan.

Prinsip..(Lanjutan) • Keberlanjutan . Pendekatan Kerangka

Kerja Logis untuk memastikan konsistensi desain dan manajemen proyek.

• Pendekatan terpadu. Menghubungkan tujuan proyek ke dalam tujuan nasional dan tujuan sektoral negara.

DESAIN PROYEK DAN ALAT ANALISIS

Alat analisis dalam PCM1. Stake holder analysis 2. Problem Tree analysis – analisis sebab

akibat 3. Objective Tree analysis 4. Alternative Tree analysis

Analisa Situasi + Identifikasi Proyek

• Analisa Situasi - Stakeholder Analisys- Problem Analisys

• Indentifikasi Proyek- Objective Analysis - Alternatif Analysis

Analisa Situasi• Proyek umumnya dirancang untuk

menyelesaikan sebuah permasalah. Dalam banyak kejadian, permasalah yang timbul berhubungan dengan kurangnya atau tidak mencukupinya pelayanan umum dan turunan dari permasalahan tersebut.

• Sebelum memulai identifikasi proyek, idealnya harus ada kesepakatan umum yang menyatakan bahwa situasi tersebut harus diubah.

1.Stakeholder AnalisisSiapa Stakeholder itu ? Individu/ komunitas /lembaga yang mendapatkan manfaat atau kerugian atau mampu mempengaruhi proses program secara signifikan.

Stakeholder (2) Langkah-langkah Analisis 1. Identifikasi stakeholder kunci - Penerima manfaat potensial - Pihak yang terdampak ? - Pendukung dan penolak program ?

2. Lihat pada :- Tingkat pemahaman stakeholder tentang topik program - Harapan terhadap program - Masalah yang dirasakan

Stakeholder analisis Stakeholder group

Kepentingan Masalah yang dirasakan

Sumber daya yang bisa disumbangkan

Mandat

….

…..

……

Stakeholder Analisis No Stakeholder Masalah yang dirasakan Kepentingan Sumber daya yang disumbangkan

1 BPPTK mengkomunikasi kan peringatan dini yang efektif sehingga mengurangi jumlah korban jiwa

Mencatat aktifitas bencana danMemberikan rekomendasi dan peringatan

Analisis Data IlmiahAlat2 pendukung yang canggih

2 TNI Keterbatasan personil dan alat untuk proses evakuasi

Melindungi masyarakat TenagaPeralatan penunjangWaktu

3 Pemerintah desa dan kecamatan

Keterbatasan sumberdaya untuk menampung dan mobilisasi pengungsi

Melayani kepentingan masyarakat

TenagaPikiranWaktu

4 Masyarakat / Pengungsi

Keterbatasan pengetahuan akan bencana, Sanitasi dan keamanan

Rasa aman dan terpenuhinya kebutuhan dasar / darurat

TenagaPikiranWaktu

5 Dinas kesehatan Keterbatasan sumberdaya Melayani kepentingan masyarakat

Tenaga WaktuPikiranPeralatanObat-obatan

2. Analisa Pohon Masalah • Tehnik analisa ini terbukti baik untuk

mengidentifikasi sebuah permasalahan• Sering disebut “ why-why question “

Menggunakan logika sebab-akibat

Proses analisa: • Analisis situasi yang sedang terjadi • Identifikasi permasalahan kunci (kondisi

negatif)• Cari hubungan sebab akibat antar masalah

36

Ilustrasi Analisis Pohon Masalah

mengapa ?

mengapa ?

mengapa ?

Tim olah raga tidak mampu berlaga di tingkat internasional.

Kalah dalam babak penyisihan

Tidak memiliki olahragawan yang berbakat .

Latihan tidak cukupAkar masalah: tidak ada dana, tidak ada pelatih,

Problem Tree

Bagaimana cara mendeskripsikan masalah ?

• Deskripsikan sebuah pengamatan atau gejala

• Identifikasi aspek negatif dari suatu kondisi atau masalah utama yang dihadapi target group dan penerima manfaat

• Visualisasikan dalam bentuk diagram sebab akibat

Mendeskripsikan masalahHindari pernyataan yang menunjukkan keadaan

seperti “ Kurangnya …” atau tidak tersedianya ‘

Hindari Tidak adanya rumah sakit yang tersedia

Lebih baik Masyarakat tidak mendapat pelayanan

kesehatan yang modern.

3.Analisis Objective /tujuan

• Deskripsikan situasi saat permasalahan terselesaikan di masa depan

• Amati hirarki tujuan • Ilustrasikan dalam hubungan : awal – akhir

Objective Tree

4.Analisis alternatif • Periksa analisis tujuan untuk

mengindentifikasi hubungan• Lakukan uji kelayakan untuk - Menghilangkan strategi yang lemah - Membandingkan strategi yang kuat

Analisis alternatif (lanjutan) • Identifikasi solusi yang dapat dijadikan

sebuah strategi• Pilih satu/ dua strategi• Pilih strategi yang akan digunakan dalam

proyek.

Keputusan program hendaknya berdasar pada : tingkat kepentingan, dana, skala prioritas, SDM dan dampak sosial

Alternatif tree

PENGEMBANGAN AKTIVITAS DAN PENGGUNAAN SUMBERDAYA

Matrik Perencanaan Program

• Hasil analisis alternatif akan ditransfer dalam sebuah Matrik Perencanaan Program (MPP) atau log frame.

• MPP = Mengembangkan rancangan proyek yang taat azas dalam suatu kerangka logis

• Memberikan suatu ringkasan mengenai rancangan proyek tersebut dalam bentuk sebuah matriks pada satu halaman

MPP • MENGAPA Proyek dilaksanakan (Maksud Proyek, Sasaran

Proyek) • APAKAH Yang ingin dihasilkan oleh proyek(Hasil-hasil Kerja

Proyek) • BAGAIMANA Faktor-faktor di luar pengaruh langsung

pengelola proyekyang perlu diawasi demi keberhasilan proyek (Asumsi-Asumsi Penting)

• BAGAIMANAKAH Keberhasilan proyek dapat dinilai secara objektif (Indikator-indikator Objektif)

• DARI MANAKAH Kita dapat memperoleh data yang diperlukan untuk menilai keberhasilan proyek secara objektif (Sumber-sumber Pembuktian)

• BERAPAKAH Sarana dan Biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan.

Sumber : metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11

Bagaimana urutan menyusun MPP ?

• Tahap 1: Rumuskan tujuan-tujuan dan Kegiatan-Kegiatan Proyek (kolom pertama),

• Tahap 2: susunlah asumsi-asumsi penting(lajur keempat),

• Tahap 3: Tetapkanlah indikator-indikator yang dapat dibuktikan secara Objektif sekaligus dengan Sumber Pembuktiannya(lajur kedua dan ketiga),

• Tahap 4: Hitung biaya dan sarana yg diperlukan oleh proyek.

Contoh MPP

Matriks Perencanaan Proyeka dalah suatu proses bertahap yang biasanya perlu dilakukan secara berulang-ulang (iterative process)Source : World Bank Logframe Methodology Handbook. P 9

MPP

Sumber : World Bank Logframe Methodology Handbook. P 55

TENTANG ISTILAHMenurut anda apa yang dimaksud dengan :a. Impact / Overall Objectiveb. Outcome / Project Purposec. Output / Result d. Indikator e. Means of Verification f. Activity g. Asumsi h. Resiko

Istilah ISTILAH URAIAN CONTOHTujuan Jangka Panjang (Overall Objective/Impact)

Hasil akhir proyek yang menyumbang pada dampak yang lebih besar.

Sistem transportasi berfungsi baik dan efisien

Tujuan Jangka Pendek (Project Purpose/Outcome)

Perubahan yang terjadi jika output yang diharapkan tercapai.

Perusahaan menyediakan sarana transportasi public yang aman dan handal

Hasil yang diharapkan (Result/ Outputs)

Hasil langsung kegiatan/ aktivitas proyek. Result menjadi patokan apa yang harus dicapai oleh proyek.

Armada terawat dengan baik   Pengemudi mematuhi standar keselamatan aturan lalu lintas.

Istilah Uraian Contoh

Indikator Berhubungan dengan hal-hal dapat diukur. mengukur perkembangan hasil secara kuantitatif maupun kualitatif.

Kerusakan bus menurun dari XX di tahun pertama, menjadi YY di tahun kedua dan terus menurun dibawah ZZ  Jumlah pelanggaran lalu lintas menurun dari XX di tahun pertama, menjadi YY di tahun kedua

Sumber pembuktian (Means of verification / Source of verification )

Informasi/ data dari pihak eksternal yang dibutuhkan untuk menilai kinerja proyek

Catatan dari mekanik yang dipublikasikan dalam laporan tahunan   Laporan bulanan dari polisi lalu lintas tentang pelanggaran lalu lintas berdasarkan jenis bus

Istilah Uraian Contoh Kegiatan (Activities) Hal yang dilakukan

selama periode proyek untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

• Membuat jadwal perawatan armada secara berkala ( selasai 6/2009)

• Membuat system control persediaan (7/ 2009)

• Memperoleh surat ijin sparepart untuk bus

• Meningkatkan kualitas bengkel

• Meningkatkan ketrampilan mekanik bus

ISTILAH Uraian Contoh

Asumsi / Resiko Faktor eksternal yang mempengaruhi kerja proyek, dimana Manajemen proyek tidak memiliki kontrol langsung

Serikat sopir bis melaksanakan aturan keselamatan yang tertulis dalam kode etik pengemudi

Menyusun Indikator • Objectively Verifiable Indicators (OVIs) harus

disusun sedemikian rupa sehingga jika pengamat lain mengukur kinerja, kesimpulan mereka akan sama.

• Sebuah indikator mengandung unsur-unsur kuantitas (quantity), kualitas (quality), dan waktu (time) atau disingkat QQT.

Contoh Indikator :contoh, kita mulai dengan indikator dasar:• Langkah 1: Indikator dasar: Hasil panen beras dari petani

kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat

• Langkah 2: Tambahkan kuantitas: Hasil panen beras dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X kg.

• Langkah 3: Tambahkan kualitas: Hasil panen beras (yang kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X.

• Langkah 4: Tambahkan waktu: Hasil panen beras (yang kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X pada panen akhir tahun 1999

Latihan singkat• Kembangkanlah sebuah indikator :- Terkait dengan keberhasilan pelatihan ini

Asumsi • Faktor di luar organisasi yang dapat

mempengaruhi keberhasilan proyek namun project manager tidak memiliki kontrol terhadapnya.

Penilaian terhadap Asumsi Apakah faktor luar tersebut penting ?

ya Tidak

Apakah asumsi tsb realistis ?

Hampir pasti

Mungkin

Tidak

Jangan dicantumkan dalam logframe

Masukkan sebagai asumsi

Apakah memungkinkan mendesain ulang proyek untuk mempengaruhi faktor luar

Jangan dicantumkan dalam logframe

ya Tidak Desain ulang proyek, tambahkan kegiatan atau hasil ; tulis ulang tujuan proyek jika memungkinkan

Proyek tidak feasible

Sumber : PCM- Training Handbook P: 25

Tips • Desain proyek yang baik tingkat resikonya dapat

diantisipasi atau ‘ managable’ • Hindari asumsi yang tidak realistis: “tidak ada inflasi” – • Hindari asumsi yang tidak ada hubungannya dengan

logika sebab akibat, misalnya : “ tidak ada bencana alam” ini penting, namun tidak membantu desain program.

• Asumsi yang disertai dengan penjelasan tentang : kuantitas, kualitas dan rentang waktu yang dibutuhkan akan membantu proses monitoring dan pelaporan.

Diagram Gantt

MONITORING dan

EVALUASI

Mengingat kembali ….Analisis Masalah

Analisis Tujuan

Analisis Strategi / alternatif

Desain proyek

Implementasi dan

Monitoring

Evaluasi Dampak

Ringkasan Tahap Programming

Monitoring dan Evaluasi • Mengetahui posisi perjalanan project • Mengetahui hubungan program dengan

elemen-elemen lain dan lingkungannya • Memprediksi efektivitas dan efisiensi

program

Monev • Memeriksa ketepatan asumsi, resiko dan

metode perencanaan • Dapat melakukan koreksi dan antisipasi

tepat waktu • Menyumbang pembelajaran pada lingkup

lebih luas ( lesson learned )

Perbedaan Monitoring dan Evaluasi

Dalam hal waktu dan tujuan • MONITORING = dilakukan secara berkala

untuk melihat efisiensi dan efektivitas proyek

• EVALUASI = dilakukan pada akhir proyek, untuk mengevaluasi impact dan sustainability

Mengapa melakukan monitoring ?

• Monitoring dilakukan untuk memberikan informasi kepada manager program tentang kondisi program, sehingga langkah perbaikan dapat diambil jika terjadi penyimpangan

Lingkup dan Cakupan Monev 1. Ketersediaan data pendukung untuk mengetahui

kemajuan, kekuatan, kelemahan dan kesempatan program.

2. Ada umpan balik dari lapangan dan pihak lain yang relevan

3. Keterlibatan semua stakeholder utama dalam mengetahui proses dan hasil perkembangan program.

4. Memacu pertanggungjawaban manajemen terhadap kualitas program

5. Memungkinkan adanya tindakan antisipasif dan perbaikan terhadap program, selama masih dalam proses

Syarat Persiapan Moneva) Ada rencana kerja sebagai dasar b) Alat yang sudah teruji c) Data kuantitatif dan kualitatif d) Punya sikap 'Peneliti independen dan objektif“e) Program lain sebagai acuan belajar / pembandingf) Keterbukaan pelaksana untuk maju g) Keputusan dan kesimpulan mengenai posisi

program h) Rekomendasi dan Lesson learned

Aktor Utama Monev1. Semua mitra utama dampingan 2. Pelaksana program di lapangan 3. Supervisor pelaksa lapangan 4. Penanggung jawab utama program 5. Konsultan tetap program - Jika ada 6. Staff pendukung program 7. Staff fundraising 8. Konsultan pelaksana monev

catatan :cakupan aktor berdasarkan besar dan kematangan suatu program

Cara Melakukan Monev1. Pertemuan-pertemuan program 2. Focus group discussion 3. Kunjungan lapangan langsung 4. Wawancara mendalam 5. Mengkaji laporan 6. Gabungan semua cara 7. Monev dalam bentuk audio visual

Tahap-tahap Pelaksanaan Persiapan 1. Pelajari TOR, Rencana Program, Indikator, Laporan program,

Korespondensi program, Catatan Monev terdahulu 2. Tentukan metodanya dan siapkan instrumen pengumpulan informasi

: Kuesioner, FGD, Pertanyaan kunci, wawancara mendalam, dokumentasi proses, asistensi monev dll

Pelaksanaan 3. Kumpulkan informasi, tabulasi data, analisa, kembangkan

kesimpulan dan rekomendasi4. Verifikasi terhadap hasil temuan, analisis, kesimpulan dan

rekomendasi dihadapan semua pihak dan mitra. dapatkan feed back selengkap mungkin

5. Laporan akhir monev disampaikan kepada semua aktor utama dan pihak yang terlibat dalam pelaksanaan

Tindak lanjut 6. Monitor pelaksanaan perbaikan sesuai hasil monev

Analisis Hasil Monev 1. Analisis statistik digunakan untuk membantu

penjelasan 2. Analisis data kualitatif sedapat mungkin melibatkan

semua stakeholders3. Penanggung jawab lapangan dan program terlibat

dalam semua analisis4. Perbandingan data program lain dapat dilakukan

dengan penjelasan secukupnya 5. Observasi silang dapat memperkuat analisis6. Pilih rekomendasi yang bisa dijalankan dan

memastikan adanya dampak lebih besar

Siapa pengguna Monev• Mitra utama dampingan • Pelaksana program di lapangan • Pengambil keputusan program di kantor • Manajer financial dan supporting unit • Manajer fundraising • Konsultan program • Para perencana program lembaga • Sponsor utama program

Frekuensi melakukan Monev• Proyek kurang dari 6 bulan, Monev mingguan • Monev bulanan menghasilkan SRIP ( Short Range

Improvement Program)• Monev triwulan menghasilkan LRIP ( Long Range

Improvement Program )• Monev semesteran menghasilkan rekomendasi • Monev tahunan (evaluasi ) menghasilkan perbaikan

rencana kerja tahun depan • Evaluasi Midterm menghasilkan penyesuaian program • Evaluasi Akhir program menghasilkan lesson learned

Tindak lanjut monev• Perbaikan yang dilakukan tidak mengubah ukuran hasil

yang telah direncanakan ( hasil dari perbaikan tidak mengubah tujuan )

• Perbaikan dilakukan oleh semua yang terkait dengan project

• Perbaikan dicatat dalam kartu perubahan• Perbaikan asumsi dan resiko dicatat dalam laporan

program • Penambahan input harus memperbesar output,

memperbesar outcomes dan memastikan pencapaian impacts

Wilayah Kritis 1. Monev dikaitkan dengan kepercayaan terhadap

lembaga 2. Subjektivitas pelaksana monev lebih dominan 3. Baru dilakukan setelah ada peristiwa khusus4. Terjadi perubahan rencana program dan belum

dikomunikasikan 5. Terjadi ketegangan hubungan antar lembaga 6. Monev sebagai alat legitimasi keputusan 7. Penolakan terhadap pelaksana monev 8. Rekomendasi tidak diterima / tidak dilaksanakan

Apa saja elemen evaluasi? Efektivitas

Membandingkan tujuan dengan realisasi program Efisiensi

Terkait dengan penggunaan waktu, uang dan tenaga Dampak

Impact (hasil di tingkat yang lebih besar) dari program

Keberlanjutan Keberlanjutan program di masa depan

Relevansi Apakah program sesuai kebutuhan masyarakat atau tidak

Elemen Pokok Evaluasi 1. HASIL• Yang direncanakan• Yang tidak direncanakan

2 MANAJEMEN• AKUNTABILITAS: adakah unsur kesetiakawanan sosial ?• INOVASI: adakah kreativitas masyarakat• PERKEMBANGAN SDM: apakah tenaga lokal maju?• EFFEKTIVITAS MIKRO: Ekosistim sosial, hidup dan

maju?• KOMUNIKASI: Pemanfaatan informasi naik?• ADMINISTRASI: Apakah ada kemajuan berarti ?

Instrument Utama Monev1. Format perbandingan rencana dan realisasi hasil 2. Data Indicator hasil3. Format hasil-hasil yang tidak direncanakan 4. Format perubahan elemen pemberdayaan 5. Format perubahan element manajemen 6. Format laporan monev, SRIP,LRIP, Rekomendasi

dan Lessons learned

SRIP= Shrort range improvement programLRIP= Long range improvement program

PERTANYAAN KUNCI(Mack, Dorothee.DR.Misereor, EQM, 2004)

!

Apa tindakan yang harus kita rubah di masa depan? Apa yg perlu tingkatkan dan Hikmahnya?

Apa koreksi hrs dilakukan jika asumsi salah atau lingkungan telah berubah

Apa yg kita sumbangkan untuk mencapai perubahan lewat proyek ini?

MANAJEMEN & KEGIATAN KITA

Perubahan mana akibat tindakan atau pengaruh proyek? Buktinya?

Apa reaksi kita? Apa yg harus dikurangi atau ditambah?

Perubahan apa yg diharapkan pada target group, pada jangka menengah?

TINGKAT Project Purpose

Apa yg riil telah berubah? Yg mana kontribusi kita? mendekati Goals? Mana yg melenceng? Bukti?

Bagaimana keadaan nyata di sekitar target group.? Itukah yg direncanakan? Kemana kecenderungannya?

Perubahan apa yg diharapkan pada tingkat publik, perubahan jangka panjang setelah proyek usai?

TINGKATIMPACT

EVALUASI (stop untuk refleksi dan tarik pelajaran kedepan)

MONITORING(mengamati sambil proyek jalan terus)

PERENCANAANTINGKAT

FORMAT LENGKAP PENCATATAN HASIL MONITORING

Rencana Realisasi Keterangan

Goals (Tahunan) Hasil Ukuran Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 -Perubahan

Asumsi, Resiko, Inputs Significant

Purpose (Semester) Hasil Ukuran 6 12 18 24 30 36 -Perubahan

Asumsi, Resiko, Inputs Significant

Outputs (3 Bulanan) Hasil Ukuran 3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 33 36 -Perubahan

Asumsi, Resiko, Inputs Significant

Kegiatan Hasil Ukuran 1 3

6 (Mingguan

Bulanan)

Monitoring

FORMAT LAPORAN: AMONITORING HASIL KERJA YANG DIRENCANAKAN UNTUK: 1- 3 - 6 - 9 - 12 BULAN

RENCANA REALISASI DEVIASI ALASAN DEVIASI KETERANGAN

HASIL INDIKATOR/UKURAN/

Rp

HASIL INDIKATOR/UKURAN/

Rp

IMPACTS……………………….……………………….

(LAPORAN TAHUNAN)

OUTCOMES……………………………………………………

(LAPORAN SEMESTER)

OUPUTS……………………………………………………

(LAPORAN TRIWULAN)

ACTIVITIES………………………………………………………………………………(LAPORAN BULANAN)

FORMAT MONITORING: AMONITORING HASIL KERJA UNTUK: 3-6-9-12 BULAN

RENCANA REALISASI DEVIASI SARAN LESSONS LEARNED

HASIL INDIKATOR/UKURAN/

Rp

HASIL INDIKATOR/UKURAN/Rp

J.PENDEK J.PANJANG

IMPACTS……………………….……………………….(TAHUNAN)

OUTCOMES……………………………………………………(SEMESTERAN)

OUPUTS……………………………………………………(TRIWULANAN)

ACTIVITIES………………………………………………………………………………(BULANAN)

FORMAT MONITORING: B HASIL TAK DIRENCANAKAN

HASIL KERJA YANG TERLAKSANA UKURAN ALASAN/ RASIONALITAS

IMPACTS………………………………………….………………………………………….(TAHUNAN)

OUTCOMES…………………………………………...……………………………………………(SEMESTERAN)

OUTPUTS………………………………………………………………………………………………………………………………………(TRIWULANAN)

ACTIVITIES………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(BULANAN)

FORMAT MONITORING: C CATATAN TENTANG ASSUMSI DAN RESIKO

TINGKATAN ASSUMSI/ RESIKO PERUBAHAN NYANG TERJADI ALASAN/RASIONALITAS

IMPACTS………………………………………….…………………………(TAHUNAN)

OUTCOMES…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..……………………(SEMESTERAN).

OUTPUTS…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..……………………(TRIWULANAN)

ACTIVITIES…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………..(BULANAN)

FORMAT LAPORAN MONITORING: DCATATAN TENTANG INPUTS/ SUMBER DAYA

JENIS INPUTS/ SUMBERDAYA PERUBAHAN YANG TERJADI ALASAN/ RASIONALITAS

-Asset organisasi terkait-Personalia kunci-Kapasitas Finansial non operasional-Kekayaan Organisasi

Daftar Referensi • Project Cycle Management – Training Handbook,

European Commission, 1999• Logical Framework Approach - Handbook for objectives-

oriented planning fourth edition, 1999• Methodius Kusumahadi, Bahan pokok HRD Management• Idaman Andarmosoko, Kursus Pengelolaan pengetahuan • Metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11• Gambar &Film : diunduh dari berbagai sumber di internet

dan hanya digunakan untuk keperluan pembelajaran kelas,