Upload
trananh
View
268
Download
5
Embed Size (px)
Citation preview
Tarikh : 28 SEPTEMBER 2015
Masa : 10.30 PAGI
Tempat : BILIK MESYUARAT IBNU SINA,
PPD PONTIAN, JOHOR
1
TAKLIMAT KONTRAK SEWAAN PERALATAN
KOMPUTER PERIBADI BAGI PROJEK 1GFMAS
PTJ NEGERI JOHOR
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
AGENDA
1. Ucapan Alu-aluan
Ketua Sektor Khidmat Pengurusan & Pembangunan,
Jabatan Pendidikan Negeri Johor
2. Taklimat Pelaksanaan Kontrak Sewaan Peralatan Komputer Peribadi bagi Projek 1GFMAS KPM
2.1 Encik Mohd Firdaus bin Mad Shah,
Pegawai Teknologi Maklumat, Jabatan Pendidikan Negeri Johor.
2.2 Cik Nazrina binti Samian,
Akauntan, Jabatan Pendidikan Negeri Johor.
3. Pembentangan Khidmat Meja Bantuan (Helpdesk) dan Jadual Penghantaran oleh Creative World Industries Sdn Bhd
4. Hal-hal berbangkit
5. Bersurai 2
UCAPAN ALU-ALUAN
3
TAKLIMAT PELAKSANAAN KONTRAK SEWAAN
PERALATAN KOMPUTER PERIBADI 1GFMAS PTJ NEGERI JOHOR KPM
4
TAKLIMAT PELAKSANAAN KONTRAK SEWAAN
PERALATAN KOMPUTER PERIBADI 1GFMAS PTJ NEGERI JOHOR KPM
oleh Encik Mohd Firdaus bin Mad Shah Pegawai Teknologi Maklumat, JPN Johor
5
KANDUNGAN TAKLIMAT
1. Ringkasan Kontrak
2. Skop Perkhidmatan
3. Keterlibatan
a) Syarikat Pembekal dan Skop Perkhidmatan
b) Pegawai Pengguna
c) Pegawai Penerima
4. Tanggungjawab Syarikat Pembekal
5. Tanggungjawab Pegawai Pengguna
6. Tanggungjawab Pegawai Penerima
7. Tanggungjawab JPN
6
RINGKASAN KONTRAK
1. Tempoh kontrak
7
FASA TEMPOH TARIKH MULA TARIKH TAMAT
Pembekalan 90 hari bekerja 04 Ogos 2015 14 Disember 2015
Sewaan 36 bulan 15 Disember 2015 14 Disember 2018
ZON BILANGAN
PTJ
BILANGAN
PC
NAMA PEMBEKAL
5-Selatan 247 735
Creative World Industries Sdn
Bhd
2. Pembekal berjaya
SYARIKAT PEMBEKAL
PEGAWAI PENYELARAS JPN PEGAWAI PENERIMA PTJ
1.Pegawai Teknologi Maklumat di JPN, bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan kontrak di peringkat negeri
KETERLIBATAN
1.Pegawai yang memiliki kepakaran teknikal ICT yang dilantik oleh Ketua Jabatan dan bertanggungjawab ke atas SAP & SPP PTJ 2.Bersedia dengan Senarai Pengguna di PTJ dan ingatkan PTJ untuk sedia Surat Akuan Penerimaan Aset
8
Kontraktor yang berjaya dalam tender PC1GFMAS KPM
TANGGUNGJAWAB SYARIKAT PEMBEKAL
9
SKOP PERKHIDMATAN 1. SPESIFIKASI PERALATAN
RUJUK JADUAL SPESIFIKASI
- Lampiran B
- Komputer Model Acer Veriton X2630G
- LCD Skrin K202HQL
10
SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM
1) Membekal, menghantar, memasang, mengujilari dan
mentauliah komputer peribadi di lokasi
1.1 Dalam tempoh 90 hari tarikh kontrak
1.2 Menyediakan dan menampal pelekat jaminan beserta
tarikh pemasangan dan no telefon meja bantuan.
11
SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM)
2. Melaksanakan penyenggaraan pemulihan sepanjang tempoh
kontrak (3 tahun)
2.1 Maklumbalas dalam tempoh 2 jam selepas aduan melalui
meja bantuan,telefon,faks,email
2.2 Baik pulih di lokasi dalam tempoh 2 hari (bandar) dan 5 hari
(luar bandar)
2.3 Unit pinjaman (Loaner Unit) dibekalkan serta -merta apabila
peralatan dibawa keluar dari premis.
12
SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM)
2.4 Borang Tindakan Pembaikan:
3 salinan Borang Tindakan Pembaikan ditandatangani oleh
pengguna dan dicatatkan tarikh dan masa pembaikan
disempurnakan
Agihan :
i. 2 salinan – kontraktor ( 1 simpanan dan 1 dihantar
bersama Laporan Penyenggaraan Bulanan dan Invois
ke JPN)
ii. 1 salinan –simpanan PTJ
13
SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM
3. Menyediakan perkhidmatan meja bantuan bagi memudahkan PTJ
menghubungi kontraktor untuk membuat aduan.
3.1 Single point of contact
Hunting Line, Technical Support Helpdesk, Emel, Laman
Sesawang
3.2 Aduan direkodkan dan ditutup dengan pengesahan
kerajaan. No aduan dijana secara automatik dari sistem
14
SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM)
4. Tempoh waranti
Sepanjang tempoh sewaan
15
PERKHIDMATAN YANG TIDAK DISEDIAKAN
1. Pendawaian di lokasi
2. Instalasi perisian lain dan
penetapan capaian
cth : MS Office
16
3. TANGGUNGJAWAB LAIN PEMBEKAL
1. Memberikan salinan SST dan Kontrak kepada semua PTJ
2. Menyediakan jadual penghantaran
Dibentangkan dan diserahkan ke penyelaras ICT di JPN.
3. Menghubungi terus PTJ sebelum membuat penghantaran
17
3. TANGGUNGJAWAB LAIN PEMBEKAL
4. Menyediakan dan melengkapkan 5 salinan SAP dan SPP bagi setiap PTJ
Agihan SAP dan SPP:
i. 2 salinan dihantar ke Penyelaras ICT, JPN oleh pembekal
ii. 1 salinan dikumpul oleh Pegawai Penerima untuk dihantar ke Penyelaras ICT
iii. 1 salinan simpanan PTJ
iv. 1 salinan simpanan pembekal
Agihan Surat Akuan Penerimaan Aset
i. 1 salinan simpanan PTJ
ii. 2 salinan dikumpulkan oleh Pegawai Penerima untuk dihantar ke Penyelaras ICT, JPN bersama dengan SAP dan SPP
18
3. TANGGUNGJAWAB LAIN PEMBEKAL
5. Membuat tuntutan bayaran
5.1 Dikemukakan kepada Penyelaras ICT di JPN dalam masa
tiga puluh (30) hari daripada tarikh bekalan/perkhidmatan
disempurnakan 100% atau 90 hari bekerja mengikut
mana yang terdahulu.
5.2 Pembayaran akan dibuat berdasarkan kadar harga
seperti di Jadual Harga secara pro-rate mengikut bilangan
hari perkhidmatan sewaan diberikan oleh Kontraktor bagi
peralatan yang ditauliah selepas tempoh pembekalan.
19
TANGGUNGJAWAB PTJ
20
TANGGUNGJAWAB PTJ
1. Kenalpasti Pegawai Pengguna Pegawai Penerima = Pegawai berkepakaran Teknikal ICT 2. Kenalpasti lokasi Komputer dan keperluan pendawaian: - Sumber kuasa - Capaian internet 3. Menyelesaikan urusan pendawaian sebelum pembekal
menghantar peralatan
21
4. Pastikan kontraktor mematuhi spesifikasi, skop kerja umum
dan menyelesaikan tanggungjawabnya
5. Menyediakan Laporan Kelewatan Pembekalan dan
Pemasangan (Jika Lewat) (LAMPIRAN H)
6. Catatkan tarikh dan turunkan tandatangan pada SAP dan SPP
oleh Pegawai Penerima dan Ketua Jabatan PTJ.
Hantar 1 salinan ke Penyelaras ICT JPN, 1 salinan simpanan
PTJ
7. Pegawai Penerima pastikan Pegawai Pengguna dan Pegawai
Aset menandatangani. Surat Akuan Penerimaan Aset.
2 salinan ke Penyelaras ICT JPN, 1 simpanan PTJ
1.
2.
22
8. Pegawai Penerima laksana instalasi & konfigurasi Perisian
Perakaunan & Kewangan seperti eSPKB dan eP , antivirus,
Microsoft office dan pemindahan fail dari PC lama ke
PC1GFMAS
23
9. Senggara BUKU DAFTAR PENYENGGARAAN PC 1GFMAS (LAMPIRAN F)
Rekod maklumat setiap aduan dibuat dan kemaskini setelah menerima maklumbalas dan tindakan
pembaikan disempurnakan oleh kontraktor
10. Kemukakan Laporan Bulanan Ketidak-patuhan SLA Penyenggaraan (LAMPIRAN G) kepada Penyelaras ICT
JPN sebelum 18hb setiap bulan
• tempoh pelaporan sesuatu bulan bermula dari 15hb sebelum sehingga 14hb bulan berikutnya.
Contohnya laporan bulan Februari 2016 adalah untuk tempoh dari 15hb Januari sehingga 14hb Februari 2016. Dihantar ke JPN sebelum/pada 18.02.2016
24
11. Semua dokumentasi bagi tujuan pelaksanaan kontrak
sewaan komputer 1GFMAS sekolah PTJ (sekolah harian,
Sekolah Teknik, Kolej Vokasional, Sekolah Sains, Sekolah
Sukan dan Sekolah Seni) diselaraskan oleh PPD untuk
dihantar ke JPN
12. Dokumentasi dari Institut Pendidikan Guru, Kolej
Matrikulasi, Bahagian Audit Sekolah dan Bahagian
Teknologi Pendidikan Negeri disalurkan terus ke JPN
25
Dokumen Terlibat Bil Dokumen Tanggungjawab
1. Surat Akuan Penerimaan – Lampiran C Pegawai Penerima & Ketua PTJ
2. Surat Pengujian & Pentauliahan – Lampiran D
Pegawai Penerima & Ketua PTJ
3. Surat Akuan Penerimaan Pengguna ICT – Lampiran E
Pegawai Pengguna & Pegawai Aset
4. Buku Daftar Penyenggaraan – Lampiran F
Pegawai Pengguna / Pegawai Penerima
5. Laporan Penyenggaraan - Lampiran G Pegawai Pengguna-Penyedia & Ketua PTJ
6. Laporan Pembekalan Lewat - Lampiran H
Pegawai Pengguna-Penyedia & Ketua PTJ
7. Laporan Penyenggaraan Pemulihan Pembekal - Lampiran I
Pegawai Pengguna-Penyedia & Ketua PTJ
26
Dokumen Terlibat Bil Dokumen Catatan
1. Surat Akuan Penerimaan – Lampiran C 5 salinan - 3 salinan JPN diperoleh dari
pembekal (2) dan PTJ (1) - 1 salinan PTJ - 1 salinan Pembekal
2. Surat Pengujian & Pentauliahan – Lampiran D
3. Surat Akuan Penerimaan Pengguna ICT – Lampiran E
3 salinan - 2 salinan JPN diperolehi dari PTJ (2) - 1 salinan PTJ
4. Buku Daftar Penyenggaraan – Lampiran F
Buku rekod penyenggaraan
5. Laporan Penyenggaraan - Lampiran G Hantar ke JPN sebelum 18hb setiap bulan
6. Laporan Pembekalan Lewat - Lampiran H
Jika berlaku kelewatan pembekalan komputer
7. Laporan Penyenggaraan Pemulihan Pembekal - Lampiran I
Hantar ke JPN bersama Borang Tindakan Pembaikan
27
TAKLIMAT PELAKSANAAN BAYARAN KONTRAK SEWAAN PERALATAN KOMPUTER PERIBADI 1GFMAS
PTJ NEGERI JOHOR KPM oleh Cik Nazrina binti Samian
Akauntan JPN Johor
28
BAYARAN
29
1. PENYELARAS BAYARAN : Jabatan Pendidikan Negeri Johor
2. TEMPOH TUNTUTAN BULANAN:
daripada 15 haribulan ke 14 haribulan bulan berikutnya
3. KADAR SEWAAN RM84.00 / komputer / bulan
4. TEMPOH KEMUKAKAN TUNTUTAN BULANAN:
Tuntutan lengkap dan teratur hendaklah dihantar kepada Penyelaras
ICT JPN sebelum / selewat-lewatnya pada 18 haribulan setiap bulan.
30
5. Pegawai Penyelaras ICT di JPN setelah menerima tuntutan kontraktor
hendaklah mengambil tindakan berikut:
• Semak ketepatan maklumat Laporan Penyenggaraan Pemulihan
Bulanan dengan Laporan Bulanan Ketidak-patuhan SLA
Penyenggaraan Bulanan yang diterima daripada PTJ.
• Perakukan tuntutan bagi proses pembayaran.
• Kemukakan ke Unit Akaun JPN untuk pembayaran sebelum atau
pada 20hb bulan setiap bulan
6. Bayaran disempurnakan dalam TEMPOH 14 HARI setelah
dokumen tuntutan lengkap diterima.
31
TUNTUTAN BULAN PERTAMA:
a. Invois – 3 salinan
b. Sijil Akuan Penerimaan (SAP) – 2 Salinan (1 bagi tujuan pembayaran dan 1
untuk dihantar ke BA KPM)
c. Sijil Pengujian dan Pentauliahan (SPP) – 2 Salinan (1 bagi tujuan
pembayaran dan 1 untuk dihantar ke BA KPM)
d. Laporan Bulanan Penyenggaraan Pemulihan (Lampiran I) yang disokong
oleh Borang Tindakan Pembaikan
e. Laporan Bulanan Kelewatan Pembekalan dan Pemasangan (Lampiran H)
32
Pembayaran Sewaan Bulanan
5. TUNTUTAN BULAN KEDUA SEHINGGA KE-36:
a. Invois – 3 salinan
b. Sijil Akuan Penerimaan (SAP) – 2 Salinan selagi pembekalan belum
sempurna 100% (1 bagi tujuan pembayaran dan 1 untuk dihantar ke BA
KPM)
c. Sijil Pengujian dan Pentauliahan (SPP) – 2 Salinan selagi pembekalan
belum sempurna 100% (1 bagi tujuan pembayaran dan 1 untuk dihantar ke
BA KPM)
d. Laporan Bulanan Penyenggaraan Pemulihan (disokong oleh Borang
Tindakan Pembaikan)
e. Laporan Bulanan Kelewatan Pembekalan dan Pemasangan (selagi
pembekalan belum sempurna 100%)
33
Pembayaran Sewaan Bulanan
KELEWATAN PEMBEKALAN DAN PEMASANGAN
Denda = V (T+D) x 5%
T
V = Nilai peralatan yang lewat dibekal, dipasang, diuji, ditauliah (Kos sewaan
selama 36 bulan)
T = Tempoh penyerahan yang ditetapkan dalam Perjanjian ini (90 hari bekerja ;
tamat tempoh bekal dan pasang =14.12.2015)
D = Bilangan hari lewat
34
Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan
(SLA)
3
35
BIL TARIKH BILANGAN
UNIT
DITAULIAH
KADAR SEWA 36
BULAN SEUNIT
V = KADAR SEWA T = TEMPOH
IKUT KONTRAK
D = TEMPOH
KELEWATAN
PERKIRAAN
DENDA
AMAUN DENDA
1
CONTOH PERKIRAAN MENGIKUT SATU PTJ :
3 PC gagal dibekalkan dalam tempoh pembekalan.
1 di hantar pada 30.12.2015 dan
2 pada 14.01.2016
kadar sewa
peralatan yang
LEWAT
Tempoh SLA =
90 hari bekerja
Bilangan hari
lewat V (T+D) x 5%
T
30.12.2015 1 RM84x 36 BULAN =
RM3,024.00
1 x RM3,024
= RM3,024.00
90HARI 15 hari 3,024 (90+15) x 5%
90 =(317520/90)*5%
RM176.40
14.01.2016 2 RM84x 36 BULAN =
RM3,024.00
2 x RM3,024
= RM6,048.00
90HARI 30 hari 6,048 (90+30) x 5%
90 =(725760/90)*5%
RM403.20
JUMLAH PERKIRAAN KESELURUHAN DENDA RM579.60
Disediakan oleh :
Disahkan oleh :
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
TarikH:
KONTRAK SEWAAN PERALATAN KOMPUTER PERIBADI BAGI
PROJEK 1GFMAS KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TAHUN 2015
LAPORAN BULANAN KELEWATAN PEMBEKALAN DAN PEMASANGAN
•BAGI TEMPOH 15HB DISEMBER 2015 SEHINGGA 14HB JANUARI 2016
•TARIKH AKHIR PEMBEKALAN DAN PENTAULIAHAN : 14 DISEMBER 2015
36
Bil Tarikh Bilangan
Unit
ditauliah
Kadar Sewa 36
bulan seunit
V = kadar sewa T = tempoh ikut
kontrak
D = tempoh
kelewatan
Perkiraan Denda Amaun Denda
1 CONTOH : 110 gagal dibekalkan dalam tempoh
pembekalan. 10 di hantar pada 30.12.2015 dan 100
pada 20.01.2016
kadar sewa
sebulan peralatan
yang rosak
Tempoh SLA =
90 hari bekerja
Bilangan hari
lewat V (T+D) x 5%
T
30.12.2015 10 RM100 x 36 BULAN
= RM3,600
10 x RM3,600 =
RM36,000
90hari 15 hari 36,000 (90+15) x 5%
90 2,100
14.01.2016 100 RM100 x 36 BULAN
= RM3,600
100 x RM3,600 =
RM360,000
90hari 30 hari 360,000 (90+30) x 5%
90 24,000
Disediakan oleh :
Disahkan oleh :
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
TarikH:
KONTRAK SEWAAN PERALATAN KOMPUTER PERIBADI BAGI
PROJEK 1GFMAS KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TAHUN 2015
•LAPORAN BULANAN KELEWATAN PEMBEKALAN DAN PEMASANGAN
•BAGI TEMPOH 15HB DISEMBER 2015 SEHINGGA 14HB JANUARI 2016
•TARIKH AKHIR PEMBEKALAN DAN PENTAULIAHAN : 14 DISEMBER 2015 *SLIDE CONTOH SEMASA MESYUARAT KPM PADA 20/8/2015
KELEWATAN MAKLUMBALAS ADUAN (RESPONSE TIME)
Denda = V (T+D) x 5%
T
V = Kos sewaan satu bulan peralatan yang rosak
T = Tempoh maklumbalas yang ditetapkan dalam Perjanjian ini (2 jam)
D = Bilangan jam lewat
37
Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan (SLA) – TERTAKLUK KLAUSA PERJANJIAN
V = KADAR SEWA T =
TEMPOH IKUT
KONTRAK
D = TEMPOH
KELEWATAN PERKIRAAN DENDA AMAUN
DENDA
kadar sewa sebulan
peralatan yang rosak
2 jam Bilangan
jam lewat
V (T+D) x 5%
T
RM10.50
RM84.00 2 jam 3 jam 84 (2 + 3) x 5%
2
KELEWATAN MAKLUMBALAS ADUAN (RESPONSE TIME)
Denda = V (T+D) x 5%
T
V = Kos sewaan satu bulan peralatan yang rosak
T = Tempoh maklumbalas yang ditetapkan dalam Perjanjian ini (2 jam)
D = Bilangan jam lewat
38
Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan
(SLA)
– SLIDE CONTOH MESYUARAT KPM 20/8/2015
V = kadar sewa T = tempoh
ikut kontrak
D = tempoh
kelewatan Perkiraan Denda Amaun
Denda
kadar sewa sebulan
peralatan yang rosak
2 jam Bilangan jam lewat V (T+D) x 5%
T
RM100.00 2 jam 3 jam
100 (2 + 3) x 5%
2
12.50
3. KELEWATAN PENYENGGARAAN PEMULIHAN
39
Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan (SLA) – TERTAKLUK KLAUSA PERJANJIAN
Bil Bilangan
hari lewat
Denda
1 1 – 5 hari 5% daripada sewa bulanan
peralatan bagi setiap
hari lewat
2 6 – 10 hari 10%
3 Lebih 10 hari 15%
V = kadar sewa T = tempoh ikut kontrak D = tempoh
kelewatan Perkiraan Denda Amaun Denda
kadar sewa sebulan
peralatan yang rosak
Bandar=2 hari bekerja
Luar Bandar = 5 hari
bekerja
Bilangan
hari lewat
RM84.00 5 hari RM 84 x 5 hari x 5% RM21.00
RM84.00 12 hari RM84 x 5 hari x 5%
RM84 x 5 hari x 10%
RM84 x 2 hari x 15%
RM21.00
RM42.00
RM25.20
JUMLAH;
RM88.20
3. KELEWATAN PENYENGGARAAN PEMULIHAN
40
Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan (SLA) – SLIDE CONTOH SEMASA MESYUARAT KPM 20/8/2015
Bil Bilangan hari
lewat
Denda
1 1 – 5 hari 5% daripada sewa
bulanan peralatan
bagi setiap hari
lewat
2 6 – 10 hari 10%
3 Lebih 10 hari 15%
V = kadar sewa T = tempoh ikut
kontrak
D = tempoh
kelewatan Perkiraan Denda Amaun
Denda
kadar sewa sebulan
peralatan yang rosak
Bandar=2 hari bekerja
Luar Bandar = 5 hari
bekerja
Bilangan hari lewat
RM100.00 5 hari 100 x 5 hari x 5% 25
RM100.00 12 hari 100 x 5 hari x 5%
100 x 5 hari x 10%
100 x 2 hari x 15%
25
50
30
105
TAKLIMAT PEMBEKAL Pembentangan Khidmat Meja
Bantuan (Helpdesk) dan Jadual Penghantaran
oleh Creative World Industries Sdn Bhd
41
HAL-HAL LAIN
PERKARA BERBANGKIT
42