PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU … fileperpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user i PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN

BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI

SANTOSA KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

DANIA DINI NUR FAUZI

D1513013

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2016


commit to user

ii

PENGESAHAN PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU

PRODUKSI (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA

KARANGANYAR

Disusun Oleh :

DANIA DINI NUR FAUZI

D1513013

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Endang Martini S.Pd.,M.Si.

....................

NIP. 1973101120130201

2. Penguji 2 Drs. Sakur, M.S.

....................

NIP. 19490205 198012 1 001

Mengetahui,

Dekan, Kepala Program Studi,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si Drs. Ali, M.Si

NIP. 196108251986012001 NIP. 195408301985031002


commit to user

iii

PERNYATAAN

Nama : DANIA DINI NUR FAU ZI

NIM : D1513013

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul

“PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU

(BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA” adalah betul-betul karya

sendiri hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda

citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar

yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2016

yang membuat pernyataan,

DANIA DINI NUR .F.


commit to user

iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya

Ini untuk :

Ayah, Mama, Kakak dan Adik – Adikku

Seluruh Keluarga besarku

Sahabat dan Orang-orang yang selalu memberi dukungan dan motivasi

Teman – teman D3 Manajemen Administrasi 2016

Almamaterku kebanggaanku Universitas Sebelas Maret Surakarta


commit to user

v

HALAMAN MOTTO

“Awali segala sesuatu dengan Bismillah, niat bersih dan kesugguhan tanpa

menyepelekan setiap hal kecil serta berpegang teguh pada pepatah jawa : Sopo

nandur bakale ngunduh”

(Penulis)

“Jatuh dan bangun dalam kehidupan adalah fitrah dari perjuangan. Di saat

hati kita terlena, ingatlah Allah setiap saat”

(The Fikr)

“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu kemudahan. Maka apabila kamu telah

selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh – sungguh (urusan)

yang lain dan hanya kepada Tuhanmu hendaknya kamu berharap”

(Qs. Al – Insyiroh)

“Musuh yang paling bebahaya di atas dunia ini adalah penakut dan bimbang.

Teman yang paling setia, hanyalah keberanian dan keyakinan yang teguh”

(Andrew Jackson)

“Ku olah kata, ku baca makna, ku ikat dalam alinea, kubingkai dalam bab

sejumlah lima, jadilah mahakarya, gelar Ahlimadya kuterima, orang tua,

saudara, pacar, dan orang – orang yang menyayangiku pun ikut bahagia”

(Penulis)


commit to user

vi

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i

PENGESAHAN .............................................................................................. ii

PERNYATAAN ............................................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ..................................................................... iv

HALAMAN MOTTO ..................................................................................... v

DAFTAR ISI ................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ........................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... ix

DAFTAR BAGAN ......................................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xi

KATA PENGANTAR .................................................................................... xii

ABSTRAK ...................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1

B. Rumusan Masalah ....................................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ..................................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan ................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........... 6

A. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................ 6

1. Pengertian Administrasi ........................................................ 6

2. Pengertian Pengadaan ........................................................... 9

3. Pengertian Bahan Baku Produksi (Benang) ........................... 14

4. Pengertian Administrasi Pengadaan ..................................... 17

B. METODE PENGAMATAN ....................................................... 23

1. Lokasi Pengamatan ................................................................ 23


commit to user

vii

2. Jenis Pengamatan .................................................................. 23

3. Sumber Data ......................................................................... 24

4. Teknik Pengumpulan Data .................................................... 26

5. Teknik Analisis Data ............................................................ 27

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ................................................................... 30

A. Sejarah PT. Kusumahadi Santosa ............................................... 30

B. Visi dan Misi PT. Kusumahadi Santosa ..................................... 32

C. Lokasi PT. Kusumahadi Santosa ................................................ 33

D. Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa ............................ 35

E. Diskripsi Jabatan PT. Kusumahadi Santosa ............................... 38

F. Ketenagakerjaan PT. Kusumahadi Santosa ................................. 41

G. Sarana dan Prasarana PT. Kusumahadi Santosa ......................... 46

A. Produksi PT. Kusumahadi Santosa .............................................. 47

B. Pemasaran PT. Kusumahadi Santosa ........................................... 49

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ........................... 51

A. Perencanaan Pembelian Bahan Baku .......................................... 52

B. Pelaksanaan Perencanaan Permintaan Pembelian Bahan

Baku Produksi ............................................................................. 56

C. Pelaksanaan Pencarian Informasi Harga Bahan Baku dan

Supplier ....................................................................................... 58

D. Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku (Benang) .......................... 61

E. Administrasi Penerimaan Bahan Baku ....................................... 65

F. Masalah-masalah yang dihadapi Administrasi

Pengadaan Bahan Baku Produksi ................................................ 72

BAB V PENUTUP ......................................................................................... 74

A. Kesimpulan ................................................................................. 74

B. Saran ........................................................................................... 75

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 77


commit to user

viii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.3 Daftar Karyawan PT. Kusumahadi Santosa Per Januari

2012 .......................................................................................... 42

Tabel 3.4 Jam Kerja Kantor PT. Kusumahadi Santosa ............................... 44

Tabel 3.5 Jam Kerja Bagian Produksi PT. Kusumahadi Santosa ............. 45

Tabel 3.6 Jam Kerja Bagian Gudang PT. Kusumahadi Santosa ................ 45

Tabel 3.7 Kapasitas Produksi Perbulan Tahun 2014 .................................. 48

Tabel 3.8 Volume Penjualan Ekspor Tahun 2014 ...................................... 50


commit to user

ix

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.1 Denah Lokasi PT. Kusumahadi Santosa ......................................... 36

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa ............................... 37


commit to user

x

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan 2.1 Unsur-Unsur Administrasi ............................................................. 8

Bagan 2.2 Metode Analisis Interaktif ............................................................. 29

Bagan 4.1 Alur Perencanaan Pembelian Bahan Baku ............................... 55

Bagan 4.2 Alur Perencanaan Permintaan Pembelian Bahan Baku

Produksi ..................................................................................... 57

Bahan 4.3 Alur Pelaksanaan Pencarian Informasi Harga dari

Supplier ...................................................................................... 60

Bagan 4.4 Alur Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku (Benang) .................. 64

Bagan 4.5 Alur Administrasi Penerimaan Bahan Baku (Benang) .............. 68


commit to user

xi

DAFTAR LAMPIRAN

1. Pedoman Wawancara

2. Surat Balasan Proposal Magang PT. Kusumahadi Santosa

3. Surat Keterangan PT. Kusumahadi Santosa

4. Form Monitoring Magang

5. Form Penilaian Magang

6. Surat Tugas

7. Pesanan Pembelian

8. Rekap Mutasi Harian Barang

9. Mutasi Harian Barang

10. Tanda Terima Barang

11. Laporan Penerimaan Barang

12. Kontrak Penjualan

13. Delivery Order/DO

14. Surat Pengiriman Barang


commit to user

xii

KATA PENGANTAR

Assalammua’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulilah, segala puji syukur atas kehadirat Tuhan YME, karena atas

ridho dan hidayah-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas

Akhir dengan judul “Pelaksanaan Administrasi Pengadaan Bahan Baku Produksi

pada PT. Kusumahadi Santosa”.

Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat dalam

memperoleh sebutan profesional Ahli Madya pada Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

Selama penulisan ini, penulis telah menerima bantuan, bimbingan dan

petunjuk yang sangat besar manfaatnya yang berasal dari berbagai pihak. Oleh

karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada :

1. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan izin

untuk magang sebagai syarat dalam pembuatan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.

3. Bapak Drs. H. Sakur, MS. Selaku Pembimbing Akademik atas bimbingan

dan pengarahan dalam menyelesaikan studi selama ini

4. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. selaku penguji Tugas Akhir atas

bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Seluruh dosen pengajar Program Studi Diploma III Manajamen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik dan para staff yang telah

memberikan waktu, tenaga dan ilmunya kepada penulis.

6. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Bapak Arif Sudarta

selaku Kasie Gudang Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk

melakukan Kuliah Kerja Magang di perusahaan tersebut.


commit to user

xiii

7. Bapak Sutomo, Bapak Heri, Mas Waris, Mas Febri, Mas Warno dan

segenap staff Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa atas bantuan

dalam pengumpulan data dan pemberian informasi kepada penulis.

8. Ayahku terhebat M. Fauzi Rossy dan Mamahku tercinta Nurul Hasanah

yang selalu menyayangiku, mendo’akanku, memberikan dukungan baik

moral dan materil yang sangat membantu dalam memberikan semangat

dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Semua pihak yang telah membantu kelancaran penulisan Tugas Akhir

yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.

Penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat

bagi semua pihak. Meskipun penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas

Akhir ini masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan

pengalaman yang penulis miliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis

mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca yang budiman.

Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan-rekan yang

dengan ikhlas telah membantu penulis.

Terima kasih

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, Juni 2016

Penulis


commit to user

xiv

ABSTRAK

DANIA DINI NUR FAUZI. D1513013. “PELAKSANAAN ADMINISTRASI

PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA PT.

KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR”. Laporan Tugas Akhir.

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2016. 92 Halaman.

PT. Kusumahadi Santosa adalah perusahaan industri tekstil yang kegiatan

utamanya adalah mengolah bahan baku mentah menjadi barang setengah jadi

yaitu kain (kain grey). Persediaan bahan baku dalam suatu perusahaan harus

dapat dikendalikan dengan sebaik-baiknya, baik itu persiapan penyelenggaraan

bahan baku maupun pelaksanaannya. Agar pengadaan bahan baku dapat berjalan

dengan efektif dan efisien maka diperlukan adanya administrasi yang baik dan

benar. Untuk melakukan pengadaan bahan baku benang memerlukan pelaksanaan

administrasi pembelian yang tepat bagi perusahaan untuk mendapatkan kuantitas

dan kualitas bahan pada harga yang pantas. Karena sistem pengadaan bahan baku

dengan administrasi yang tepat dapat menjamin kelancaran kegiatan dan

perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang.

Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah

Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu yang bertujuan untuk mengetahui secara

nyata pelaksanaan administrasi pengadaan bahan baku benang di PT. Kusumahadi

Santosa. Metodologi analisis kualitatif digunakan sebagai metode pengamatan

dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Gambaran berkaitan segala sesuatu yang

terkait dalam administrasi pengadaan bahan baku benang pada PT. Kusumahadi

Santosa. Sumber data yang digunakan yaitu narasumber (informan) dari staff

pengadaan, tempat (lokasi) pengamatan yaitu PT. Kusumahadi Santosa dan

dokumen/arsipyang digunakan. Teknik pengumpulan data dilaksanakan melalui

wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen/arsip tentang pengadaan bahan

baku. Teknik analisis data menggunakan model analisis kualitatif yang memiliki

komponen yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan atau

verifikasi.

Hasil yang diperoleh dari pengamatan yang penulis lakukan adalah

Pelaksanaan administrasi pengadaan bahan baku produksi (benang) dimulai dari

permintaan/perencanaan yang dilakukan oleh bagian produksi/kadiv produksi.

Kemudian Manager Logistik menerima permintaan harga dan kualitas benang dari

Kepala Divisi Rendal, kemudian diteruskan kebagian Pengadaan 1 untuk

melakuakan Pembelian dan Penyimpanan dan Pendistribusian barang yang

dilakukan di Gudang Logistik. Penerapan Alur pelaksanaan yang dilakukan PT.

Kusumahadi Santosa dalam menerapkan Administrasi Pembelian bahan baku

berupa benang sudah cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dengan adanya

pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi serta telah dilengkapi

dengan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.

Kata Kunci : Administrasi, Pengadaan, Bahan Baku Produksi (Benang)

Documents

PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU … fileperpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user i PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA