Pelatihan manajemen sekretariatan ipnu ranting pakistaji

�ل�ى ي ن� إ �د�ي �م ب �نت �د�اي �ذ�ا ت إ �وا �ذ�ين� آم�ن �ه�ا ال ي� �ل�ى �ا أ ن� إ �د�ي �م ب �نت �د�اي �ذ�ا ت إ �وا �ذ�ين� آم�ن �ه�ا ال ي� �ا أ

�م �ك ن �ي �ب ب ت �ك ي �وه� و�ل �ب ت م%ى ف�اك �ج�ل� م�س� �م أ �ك ن �ي �ب ب ت �ك ي �وه� و�ل �ب ت م%ى ف�اك �ج�ل� م�س� أ

ع�دل� �ال �ب, ب �ات ع�دل�ك �ال �ب, ب �ات ك

“Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah tidak secara tunai untuk

waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya

dengan benar....”

(QS. Al Baqarah : 282)

Test Kosentrasi

Jika saya katakan Jika saya katakan HaiHai jawabnya jawabnya HaloHalo

Jika saya tanyaJika saya tanya Paham Paham Jawabnya Jawabnya Ya Iya Ya Iya Dong, secara ane Gitu. Loe..! Dong, secara ane Gitu. Loe..!

Jika saya tanya Jika saya tanya Bisa..? Bisa..? JawabannyaJawabannya Pasti Pasti Bisa...! Bisa...!

Jika saya tanya Jika saya tanya Ngantukk!!! Ngantukk!!! Jawabannya Jawabannya (Berdirilah) lalu katakan Oh Tidak Bisa...!(Berdirilah) lalu katakan Oh Tidak Bisa...!

ManajemenManajemen

Administrasi dan kesekretariatan Administrasi dan kesekretariatan

IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMAIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA

RANTING PAKISTAJIRANTING PAKISTAJI

Opening““Sekretarismu sangat Sekretarismu sangat

menentukan menentukan keberhasilan keberhasilan

rencana-rencanamu rencana-rencanamu dan kalau saja dia dan kalau saja dia mau, bisa saja dia mau, bisa saja dia

menghancurkanmu menghancurkanmu lebih cepat dari pada lebih cepat dari pada pesaing-pesaingmu pesaing-pesaingmu

ataupun aturan-ataupun aturan-aturan lainnya yang aturan lainnya yang

kau buat” kau buat”

• Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu:

• Merencanakan (Planning)• Menyusun (Arranging)• Menghimpun (Collecting)• Mencatat (Recording)• Mengolah (Processing)• Mengendalikan (Controlling)• Mengirim (Transfering)• Menyimpan (Filing)

TUJUAN

• Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.

• Mengamankan rahasia organisasi.

• Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan, pelaksanaan, fungsi, manajemen.

FUNGSI

Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

• Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.

• Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.• Pengendali informasi internal dan eksternal

organisasi• Sebagai alat komunikasi organisasi.• Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia

organisasi.• Sentral teknologi transfer informasi.• Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

“…. Dan janganlah kamu bosan menuliskannya untuk batas

waktunya baik hal yang kecil, maupun yang besar, yang demikian

itu lebih adil disisi AllahLebih dapat menguatan kesaksian dan

lebih mendekatkan kamu kepada ketidak raguan.

(QS. Al-Baqarah: 282)

Data-data/ dokumen yang diarsipkan

• Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi, job desk, dll.)

• Sistem dan mekanisme standar organisasi (SOP).• Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per

periode kepengurusan.• Proposal dan laporan pertanggungjawaban per

kegiatan/ kepanitiaan.• Database pengurus/SDM.• Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI,

donatur, dll.).• Administrasi sehari-hari (Notulensi Syuro, surat

keluar/masuk, pengelolaan papan informasi/mading, catatan harian, dll.).

Administrasi

Ruang lingkupnya Logo & cap Surat menyurat Dokumentasi Proposal Laporan Timeline Notulensi SOP (Bukan makanan ya…??)

Kesekretariatan???

Kesekretariatan = Administrasi

+ Tempat

+ Sarana

+ SDM

+Identitas Organisasi

Kesekretariatan1. Pengelolaan surat

Standarisasi surat masuk & keluar

Penomoran2. Sarana Komunikasi

Internal Papan pengumuman Buku & papan

komunikasi3. Manajemen

Pengarsipan Dokumen yang di

arsipkan Bentuk arsip Keamanan arsip &

kontrol4. Pengelolaan fisik

sekretariat

Administrasi

Ruang lingkupnya Logo & cap Surat menyurat Dokumentasi Proposal Laporan Timeline Notulensi syuro SOP (

Surat

Logo Lembaga/

Panitia

Nama lembaga/panitiaAlamat, no. telp keskretariatan, e-mail

Logo Lembaga/PanitiaNama lembaga/panitia

Alamat, no. telp keskretariatan, e-mail

PIMPINAN RANTINGIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA

PAKISTAJI – KABAT - BANYUWANGI Sekretariat: Jln. KH AHMAD ASY’ARI NO 90 Pakistaji- Kabat - Banyuwangi

Tlp: 0251-335894

Surat

PIMPINAN RANTINGIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA

PAKISTAJI – KABAT - BANYUWANGI Sekretariat: Jln KH AHMAD ASY’ARI No 90 Pakistaji – Kabat - Banyuwangi

Tlp: 0251-335894

Surat

1.f

Nomor Surat/ Tujuan Surat/ Nama Panitia /Lembaga / Bulan/ Tahun

005/e/Al Intisyar UIKA/XI/2011

Ket. : i Internale Eksternal

005/e/DEKADE/Al Intisyar UIKA/XI/2011

005/i/SWITER/Al Intisyar UIKA/XI/2011

Surat

Untuk Nomor Surat Sekretaris (Kesekretariatan)Tujuan Kemana:Tanggal:Perihal:

Pengarsipan surat masukNo Tgl Msk Alamat

PengirimTgl & No Surat Pihak yg

ditujuPrihal Lampiran Ket

1 13/1/13 Pc Ipnu Banyuwangi

11/1/2013-02/e/Pcipnu/X/2013

Pr Ipnu Pakistaji

Undangan Pamplet, Agenda Acara

Diarsipkan(Box 5)

2 14/06/13 Panitia isro miroj link kemangi

10/06/2013- 01/e/phbi/UI/VI/2013

Pr ipnu Pakistaji

Undangan 1 lembar Diarsipkan (Box 5)

3 15/10/11

Pengarsipan Surat KeluarNo Tgl

KeluarDari Tujuan Tanggal & No

SuratPrihal Lampiran Ket

1 13/10/13 Pr Ipnu Pakistaji

Pc Ipnu Banyuwangi

005/e/Al Intisyar UIKA/X/2011

Undangan Pamplet, Agenda Acara

Diarsipkan(Box 6)

2 14/10/11 Dep. Kaderisasi

Ceo Centra Kreatifitas Mahasiswa

006/i/SWITER/Al Intisyar

UIKA/X/2011

Permohonan Dana

Profosal Diarsipkan (Box 7)

3 15/10/11

Surat

Lampiran Berkas yang mendampingi surat (Jika Ada)Biasa Berapa Berkas?Ex : 2 (Dua) Lembar

1 (Dua) Bundel ProposalDll.

Surat

1. Keputusan2. Keterangan3. Permohonan izin4. Undangan5. Tugas6. Kuasa7. Perjanjian8. Pengantar9. Pemberitahuan

SURAT

Pakistaji, 15 Oktober 2013Sesuaikan dengan bulan pada no Surat

Surat

• Salam pembuka yang ditulis lengkap “Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wabarakaatuh”. Salam ditulis dua spasi dibawah tujuan surat. Puji syukur bagi ALLAH swt dan shalawat nabi.

• Maksud/isi surat yang sesungguhnya ditulis dalam bahasa yang jelas dan singkat. Waktu acara , tanggal dan lain-lain ditulis indent sejauh satu kali tabs.

• Kalimat penutup yang berisi harapan dan ucapan terima kasih. Salam penutup yang ditulis 1 spasi dibawah kalimat penutup dengan penulisan yang lengkap. Dan di tutup dengan “Wassalamu’alaikum wa rahmatullaahi wabarakaatuh”

Surat

Surat

Type A Type B

Surat

Type DType C

Surat

Ketua PanitiaKetua Umum

Sekretaris Panitia

Ketua Panitia

Ketua Umum

Sekretaris Panitia

Urutan Tanda Tangan

Belajar Buat Surat Yuk.....

Proposal ??????????

Fungsi Proposal 1.Permohonan Dana2.Penyampai Tujuan3.Penyampai Kegiatan

Kapan sich sebaiknya buat proposal????

Penyusunan proposal kegiatan harus selambat-lambatnya 2 (dua) bulan sebelum kegiatan dilaksanakan

JUDUL PROPOSAL

Latar belakang

Nama kegiatan

Jenis dan bentuk kegiatan

Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

Proposal1. Lambang UIKA2. Lambang Kegiatan dan

Lambang LDK Al Intisyar3. Nama Kegiatan4. Tema Kegiatan5. Waktu dan tempat

pelaksanaan 6. Alamat dan sekretariat

pelaksana atau UKM LDK Al Intisyar dan CP (Contact Person)

• Al Qur’an, Hadist Rasul atau dasar hukum lainnya• Telaah filosofis untuk

pencapaian apa yang diharapkan dan Dasar pemikiran

ProposalJudul Proposal

LATAR BELAKANG

Nama kegiatan


Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

• Menarik• Mudah di ingat• Sesuai dengan Tujuan

Acara


Latar belakang

NAMA KEGIATAN


Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

AMT Seminar Out Bound Pelatihan Tabligh Akbar Festival Dll.


Latar belakang

Nama kegiatan

JENIS DAN BENTUK KEGIATAN

Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

Ada tujuan umum dan tujuan khusus yang mencantumkan target-target secara kualitas/kuantitas yang ingin dicapai


Latar belakang

Nama kegiatan


TUJUAN KEGIATAN

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

Kapan & Dimana tempat kegitan tersebut dilaksanakan


Latar belakang

Nama kegiatan


Tujuan kegiatan

WAKTU, TEMPAT

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

kepada siapa kegiatan ini ditujukan:MahasiswaAnggota LDKMasyarakat UmumCivitas Akademika UIKADll


Latar belakang

Nama kegiatan


Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

SASARAN/TARGET

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

berisi harapan dan keinginan


Latar belakang

Nama kegiatan


Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

PENUTUP

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

Nama KegiatanTemaTanggal PengesahanPada lembar pengesahan,yang menandatangani adalah :•Ketua Pelaksana•Sekretaris Pelaksana•Mengetahui Ketua LDK•Menyetujui Pembantu Rektor III UIKA


Latar belakang

Nama kegiatan


Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

LEMBAR PENGESAHAN

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

(Rencana pengeluaran & rencana pemasukan) termasuk lampiran I

Judul Proposal

Latar belakang

Nama kegiatan


Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

RENCANA ANGGARAN

Susunan kepanitiaan

Susunan acara

Proposal

Termasuk dalam Lampiran II


Latar belakang

Nama kegiatan


Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

SUSUNAN KEPANITIAAN

Susunan acara

(Menuliskan nama pembicara) Termasuk lampiran III


Latar belakang

Nama kegiatan


Tujuan kegiatan

Waktu, Tempat

Sasaran/Target

Penutup

Lembar pengesahan

Rencana anggaran

Susunan kepanitiaan

SUSUNAN ACARA

Sistematika LPJ KegiatanI. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang (masalah,kegiatan)B. Tujuan KegiatanC. Dasar Kegiatan (Al Qur’an,Hadist Rasul atau dasar hukum lainnya).

II. PELAKSANAAN KEGIATANA. Nama KegiatanB. Tema KegiatanC. Waktu dan Tempat PelaksanaanD. PesertaE. Susunan KepanitiaanF. Susunan acara

III. ANGGARAN BIAYA Pengeluaran Pemasukkan

IV. HASIL DAN EVALUASI KEGIATAN Deskripsi Kegiatan Evaluasi Kegiatan Rekomendasi

V. PENUTUP Uraian Lembar Pengesahan Lampiran (Daftar Nota, Nota, Dokumentasi, Presensi,dll)

Documents

Pelatihan manajemen sekretariatan ipnu ranting pakistaji