Upload
trancong
View
248
Download
10
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 2
DAFTAR ISI
Halaman Judul ............................................................................ 1
Daftar Isi ......................................................................................... 2
Sambutan Direktur Kemahasiswaan ...................................................... 4
SK Rektor ........................................................................................... 5
Foto OC PALAPA ............................................................................ 13
Struktur Panitia .............................................................................. 14
Susunan Panitia ............................................................................ 16
Hymne Gadjah Mada ............................................................................ 19
Filosofi Nama, Logo dan Maskot .................................................... 20
LPJ Ketua ........................................................................................ 21
LPJ Sekretaris ........................................................................... 33
LPJ Bendahara ........................................................................... 37
LPJ Bidang Acara ........................................................................... 42
LPJ Bidang Pemandu ............................................................................ 54
LPJ Bidang Protokoler ................................................................ 66
LPJ Bidang Keamanan ................................................................ 69
LPJ Bidang Humas ............................................................................ 78
Gallery Foto ....................................................................................... 81
LPJ Bidang Perlengkapan ................................................................. 82
LPJ Publikasi, Dekorasi, Dokumentasi ......................................... 89
LPJ Bidang PPPK .............................................................................. 99
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 3
LPJ Bidang Logistik dan Konsumsi ....................................................... 104
LPJ Bidang Dana Usaha ................................................................... 106
LPJ Bidang Kesekretariatan ................................................................... 110
Gallery .................................. ...................................................... 114
Penutup .......................................................................................... 115
Foto ...................................................................................................... 116
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 4
SAMBUTAN DIREKTUR KEMAHASISWAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Salam sejahtera untuk kita semua, Assalamualaikum. wr. wb.
Puji syukur kita panjatkan ke hadlirat Allah SWT, Alhamdulillah PPSMB
“Palapa” Tahun 2012 dapat terselenggara dengan baik dan penuh prestasi. Dengan
tulus dan rasa bangga, Direktorat Kemahasiswaan menyampaikan terima kasih
dan apresiasi kepada Presiden dan segenap jajaran BEM Universitas maupun
Fakultas, serta Ketua dan segenap Anggota Panitia baik di tingkat Universitas
maupun Fakultas. Kesuksesan penyelenggaraan PPSMB “Palapa” di tingkat
universitas dengan sistem gugus yang anggotanya berasal dari semua fakultas,
berkumandangnya Salam Palapa “Pancasila jiwa kami – Bakti untuk negeri –
UGM bersatu – Bangkitlah Nusantaraku”, terselenggaranya Parade Pelangi
Nusantara dengan menari dan menyanyi secara serempak oleh lebih dari 10.000
mahasiswa dengan membentuk miniatur Kepulauan Nusantara sehingga tercatat
dalam MURI, serta ikut hadirnya tokoh-tokoh nasional untuk berorasi dalam
penyambutan mahasiswa baru adalah bukti-bukti nyata yang perlu diakui bahwa
Mahasiswa UGM adalah memang “Macan Tamil”, yaitu: Manis, Cantik, Tampan,
Memiliki Ilmu Lebih.
Kita semua berharap, semoga dengan penyelenggaraan PPSMB yang telah
berhasil baik benar-benar dapat mengantarkan segenap mahasiswa baru menjadi
pembelajar sukses sepanjang hayat, mampu mengembangkan diri dengan prestasi
akademik, kemampuan organisasi, dan kepekaan sosial secara seimbang sehingga
memiliki karakter mahasiswa UGM : cerdas, peduli, tanggungjawab, visioner,
bekerjasama, dan nasionalis. Mari kita tingkatkan daya cipta, karya, dan karsa
demi kemajuan UGM menuju kejayaan Indonesia, kejayaan Nusantara.
Salam sukses, Wassalamualaikum. Wr. wb.
Senawi
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 5
SURAT KEPUTUSAN REKTOR UGM
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 6
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 7
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 8
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 9
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 10
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 11
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 12
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 13
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 14
STRUKTUR PANITIA
Ke
tua
OC
Wak
il K
etu
a B
end
ahar
a U
mu
m
Sekr
etar
is U
mu
m
Aca
ra
Dan
a U
sah
a
Per
len
gkap
an
Hu
mas
Logi
stik
dan
Ko
nsu
msi
Ke
sekr
eta
riat
an
Med
ia(P
DD
)
Pem
and
u
Ibad
ah
Pro
toko
ler
Pro
per
ti
Pro
per
ti
Ko
mu
nik
asi
Pu
blik
asi
Do
kum
enta
Dek
ora
si
Tran
spo
rtas
Ke
aman
an
PP
PK
Sekr
etar
is 1
B
en
dah
ara
1
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 15
SUSUNAN PANITIA
Pelindung : Rektor Universitas Gadjah Mada
Prof. Dr. Pratikno, M. Soc
Pembina : Direktur Kemahasiswaan Universitas Gadjah Mada
Drs. Haryanto, M. Si
Dosen Pembina KM UGM
Dr. Rimawan Pradiptyo, S.E., M. Sc
Dra. Dani Krisnawati, S.H., M. Hum
Penanggung Jawab : Presiden Mahasiswa
Giovanni van Empel
PANITIA PELAKSANA
Steering Committee : Vandy Yoga Swara (F. Isipol „09)
Retno Widyayanti (F. Filsafat ‟09)
Muhammad Izzudin (F. Ilmu Budaya ‟09)
Ketua : Septyan Bayu Anggara (F. Teknik „08)
Wakil Ketua : Budiarjo (F. MIPA „08)
Sekretaris Umum : Ari Rusdayati (F. Kedokteran „09)
Sekretaris 1 : Shofura Fityah M (F. Biologi „11)
Bendahara Umum : Diana Pratiwi (F. Kedokteran „10)
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 16
Bendahara 1 : Risma Saski Rahmita (F. Kedokteran ‟11)
Bidang Kesekretariatan
Ketua Bidang : Nita Anggraeni (F. Psikologi „10)
Bidang Acara
Ketua Bidang : Dea Siti Hafsha (F. Psikologi „08)
Sub Bidang Protokoler
Ketua Sub Bidang : Resti Diah Utami (F. TP‟10)
Sub Bidang Kepemanduan
Ketua Sub Bidang : Graha Ganindra Gautama (FEB „09)
Sub Bidang Keamanan
Ketua Sub Bidang : Muhammy Fatchi Rezza (F. Isipol ‟09)
Bidang Perlengkapan
Ketua Bidang : Drajat Dwi H (F. Kehutanan „08)
Bidang Pubdekdok
Ketua Bidang : Faizal Musafar (F. MIPA „10)
Bidang Konsumsi dan Logistik
Ketua Bidang : Gunarko Aryanto (SV „09)
Bidang Humas dan Transportasi
Ketua Bidang : Maulana Rizqi (F.MIPA „10)
Bidang Danus
Ketua Bidang : Tiara Oktavia Saputri (F. Kedokteran Gigi „10)
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 17
Bidang P3K
Ketua Bidang : Tintani Bunga Restika (F. Farmasi ‟10)
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 18
HYMNE GADJAH MADA
Bakti kami mahasiswa Gadjah Mada semua
Kuberjanji memenuhi panggilan bangsaku
Di dalam Pancasilamu jiwa seluruh nusaku
Kujungjung kebudayaanmu kejayaan Indonesia
Bagi kami almamater kuberjanji setia
Kupenuhi dharma bakti untuk ibu pertiwi
Di dalam persatuanmu jiwa seluruh bangsaku
Kujunjung kebudayaanmu kejayaan nusantara
PALAPA
“PANCASILA JIWA KAMI,
BAKTI UNTUK NEGERI
UGM BERSATU, BANGKITLAH NUSANTARAKU”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 19
FILOSOFI NAMA, LOGO DAN MASKOT
NAMA
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”, begitu nama dari PPSMB UGM 2012
yang terinsipirasi dari Sumpah Palapa. Hal itu diambil berdasarkan semangat
Gadjah Mada menyatukan nusantara dan UGM yang memang representasi dari
miniatur Indonesia yang pada hakikatnya menjadi simbol keberpihakan terhadap
rakyat. Mahasiswa diharapkan benar-benar menjadi intelektual Gadjah Mada yang
kritis, senantiasa aktif berkontribusi dan menjadi solusi bagi setiap permasalahan
bangsa yang ada, mampu membawa karakter luhur Gadjah Mada yang identik
dengan lokalitas, namun senantiasa mampu bersaing dalam percaturan global.
MASKOT
1. Maskot Palapa, menggambarkan seorang Patih Gadjah Mada disaat muda,
dengan sosok yang Perkasa, Tangguh, Lincah, dan Berintelektual
2. Maskot memiliki suatu bentuk kesatuan kostum modern, dimana
menunjukan sosok maskot yg mendunia di dunia modern
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 20
3. Tokoh dalam maskot digambarkan sesuai dengan ciri-ciri orang indonesia,
dengan kulit sawo matang, dan rambut hitam, membawakan sosok
nasionalis maskot Palapa
4. Perpaduan warna di maskot, menggunakan perpaduan 6 warna sesuai
dengan jumlah kluster di UGM, yg menggambarkan perpaduan dari
berbagai aspek di UGM menjadi sebuah kesatuan
5. Ditengah kostum terdapat logo Palapa, sebagai suatu entitas penunjuk
bahwa dialah seorang simbol kekuatan PPSMB Palapa
6. Maskot Palapa diberi nama "Mas Gamada" menunjukan suatu nama yg
memperpadukan bahasa jawa (Mas) sebagai simbol budaya, dan unsur
mahasiswa baru Gadjah Mada Muda
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 21
Laporan Pertanggungjawaban Ketua
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 22
Pendahuluan
"Ketahuilah! Setiap dari kamu adalah pemimpin, dan setiap kamu akan diminta
pertanggung-jawaban atas kepemimpinan-mu.
(Each of you is a leader, and each of you will be held accountable for your
leadership)."
~ Rasulullah Muhammad SAW. ~
Universitas Gadjah Mada adalah kampus dengan disiplin ilmu yang paling
komprehensif di Indonesia. Potensi yang semestinya bisa dijadikan kolaborasi
untuk menyelesaikan permasalahan bangsa. Namun, yang terjadi beberapa tahun
belakangan, effort untuk membangun sinergi antar disiplin ilmu justru kian
terabaikan. Yang muncul kemudian adalah ego ataupun kebanggaan berlebihan
terhadap korsa fakultas ataupun jurusan. Justru value UGM mahasiswa UGM
tereduksi hingga tataran fakultas/ jurusan. Ini hal yang cukup disayangkan
mengingat potensi multidisiplin ilmu di UGM yang sangat tinggi.
Salah satu penyebab hilangnya semangat ke-UGM-an adalah ditiadakannya
PPSMB Tingkat Universitas sejak 5 tahun silam. Diakui atau tidak, tidak adanya
proses interaksi antar fakultas di awal masuk inilah yang menguatkan ego sempit
kefakultasan. Jadi sering dijumpai di kemudian hari konflik antar fakultas yang
tiada ujung. Selain itu dialektika antar disiplin ilmu makin tereduksi. Itu adalah
efek jangka panjang dan kami meyakini tradisi itu harus segera diakhiri.
Medio Mei 2012, jelang pelantikan Rektor UGM yang baru, BEM KM
berkonsolidasi dengan BEM Fakultas untuk mempersiapkan PPSMB Universitas.
Sebagai informasi, PPSMB UGM juga menjadi salah satu kontrak politik yang
ditandatangani Rektor UGM sebelum Pemilihan Rektor. Jadi, harapan besar
mengemuka setelah Rektor dilantik di penghujung Mei 2012. PPSMB Universitas
yang telah 5 tahun mati akan kembali hidup.
Setelah melalui mekanisme yang cukup panjang, akhirnya saya bersedia menjadi
Ketua Pelaksana PPSMB UGM 2012. Konsekuensi berat yang harus diambil
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 23
adalah, lulus ditunda untuk beberapa bulan dan merelakan rencana pengabdian
masyarakat di NTT hingga event Nasional Kapal Pemuda Nusantara Sail Morotai
2012. Pilihan yang cukup berat mengingat waktu untuk mempersiapkan PPSMB
juga sangat singkat, hanya 3 bulan dengan 2 bulan efektif. Ditambah lagi, karena
belum ada rujukan PPSMB sebelumnya alhasil kami harus membuat sistem baru.
Kami harus memulai dari 0 dan membangun pondasi dalam 2 bulan saja.
Dalam tempo kurang lebih 2 minggu, kami telah berhasil mengumpulkan kurang
lebih 75 persen tim inti OC(Organizing Commitee) PPSMB UGM. Berikut saya
sebutkan nama OC dan argumentasi mengapa beliau dipilih :
1. Budiarjo, Wakil Ketua. Elektabilitasnya di Fakultas MIPA tak diragukan
lagi. Ditambah dengan aktifnya beliau di Subdirektorat PPKB membuat
saya yakin Budi mampu melengkapi kekurangan saya di level birokrasi.
2. Diana Pratiwi, Bendahara Umum. Elektabilitasnya sebagai Ketua
Himagika FK UGM jadi satu alasan kuat mengajak beliau bergabung
dalam tim ini. Terlebih, akhir 2011 Diana telah berkecimpung dalam
kancah universitas, tepatnya di Komisi Pemilihan Raya Mahasiswa UGM.
3. Dea Siti Hafsha, Koordinator Acara. Pengalaman kerjasama dengan Tya
sewaktu Pelatihan SP2MP dan aktivitas beliau sebagai Sekretaris Jendral
Lembaga Mahasiswa Psikologi UGM membuat saya mantap mengajak
beliau bergabung walaupun terhitung senior.
4. Maulana Rizky Aditama, Koordinator Humas. Rizky adalah koordinator
yang saya dapatkan dari BEM KM UGM. Harapan saya, dengan segudang
pengalaman prestatifnya, mahasiswa Geofisika 2010 ini mampu menjadi
Humas PPSMB dengan baik.
5. Faizal Musafar, Koordinator PDD. Ical adalah Ketua Departemen Minat
Bakat Himakom FMIPA UGM. Jaringan Ical di level “profesional” saya
harapkan memberi terobosan baru dalam upaya packaging dan
membangun citra positif tentang PPSMB UGM.
6. Drajat Dwi Hartono, Koordinator Perlengkapan. Bung Drajat ini adalah
mahasiswa senior angkatan 2008 dari Fakultas Kehutanan. Track Record
beliau adalah menjadi Kepala Departemen Research and Development
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 24
Lembaga Mahasiswa Fakultas Kehutanan 2011 sekaligus Kormanit KKN
UGM 2011.
7. Ari Rusdayati, Sekretaris Umum. Mahasiswi Keperawatan FK UGM ini
merupakan rekomendasi dari BEM KM UGM karena administrasi dan hal
surat-menyurat sangat berhubungan dengan sistem dari BEM KM. Dan
saya percaya akan kemampuan administrasi beliau.
8. Graha Ganindra Goutama, Koordinator Pemandu. Mantan Ketua BEM
Fakultas Ekonomika dan Bisnis ini rekomendasi langsung dari Presiden
Mahasiswa UGM. Dengan pengalamannya, mengkoordinasi 400an
pemandu bukan hal yang terlampau sulit.
9. Tiara Oktavia, Koordinator Dana Usaha. Wakil Ketua BEM Fakultas
Kedokteran Gigi UGM ini pernah mempunyai pengalaman di Bidang
Dana Usaha. Tugasnya lumayan berat, hanya punya 2 bulan efektif untuk
fundraising.
10. Muhammad Fatchi Rezza, Koordinator Keamanan. Mahasiswa FISIPOL
2009 ini tercatat sebagai Ketua Resimen Mahasiswa 2012. Dengan
elektabilitas seperti itu, saya berharap Rezza bisa memberi rasa aman
dalam acara PPSMB UGM.
11. Tintani Bunga Restika, Koordinator PPPK. Ditunjuk langsung untuk
mewakili UKESMA dalam tim PPSMB UGM. Mahasiswi Farmasi ini
sangat lugas bekerja di lapangan.
12. Gunarko Aryanto, Koordinator Logistik dan Konsumsi. Saya meminta
beliau menjadi koordinator bukan karena pengalaman di bidang ini,
melainkan karena moralitas yang baik dari beliau. Mengelola dana ratusan
juta tentu bukan sekedar kecerdasan semata melainkan juga moralitas yang
baik. Selain itu mahasiswa Sekolah Vokasi ini juga aktif di berbagai
organisasi, misal BEM KM dan BEM KMFT UGM.
13. Nita Anggraeni, Koordinator Kesekretariatan. Mahasiswi Psikologi
angkatan 2010 ini awalnya mendaftar sebagai pemandu. Namun karena
kebutuhan KSK yang mendesak, akhirnya beliau kami rekrut sebagai
Koordinator. Pengalaman di KSK sewaktu acara Indonesia 100 % BEM
KM UGM.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 25
14. Resti Dwi Utami, Koordinator Protokoler. Beliau adalah Koordinator
terakhir yang direkrut dikarenakan mundurnya koordinator yang telah
kami pilih. Pengalaman mahasiswa FTP 2010 ini tak diragukan lagi.
Beliau adalah salah satu protokoler resmi kebanggaan UGM.
15. Risma Saski Rahmita, Bendahara 1 dan Shofura Fityah Mutaharrikah,
Sekretaris 1, kami rekrut bukan berdasarkan atas pertimbangan
pengalaman yang telah banyak. Mereka kami pilih karena merasa
regenerasi itu perlu dilakukan. Mereka yang masing-masing jurusan Gizi
Kesehatan FK UGM dan Biologi UGM masih angkatan 2011. Dan
harapan saya, tahun depan merekalah yang jadi tokoh utamanya.
Kami memberi nama PPSMB UGM 2012 dengan nama dengan karakter kuat dan
menggugah, yakni PALAPA. Sebuah kata mahadahsyat dan selalu terngiang akan
kebesaran Nusantara masa lampau. Sumpah Palapa milik Mahapatih Gadjah Mada
itulah yang menginspirasi kami. Menganalogikan penyatuan nusantara dalam
bingkai UGM yang senyatanya memang miniatur Indonesia. Ini nama PPSMB
yang semestinya tak akan berubah di tahun-tahun mendatang. Nama yang kuat
dan berkarakter disertai dengan nilai filosofis yang tajam.
Tahapan Organisasi :
1. Forming (Pembentukan)
Singkatnya kami memulai PPSMB ini dengan ideologisasi terhadap
Panitia OC yang awalnya belum punya bayangan akan dibangun seperti
apa PPSMB UGM 2012. Kami sangat ingin membuat acara ini mampu
merengkuh dua hal sekaligus, punya ide dan filosofis yang substantif plus
punya kemasan acara yang spektakuler. Diyakini atau tidak, kami sempat
ragu di awal. Selain karena waktu yang luar biasa singkat, kami ternyata
kesulitan ketika masuk fase awal, Forming.
Di bulan Juni, selain mengumpulkan Koordinator tiap Bidang, kami
memulai untuk perekrutan panitia. Baik melalui mekanisme Open maupun
Close Recruitment. Kami membutuhkan plus minus 700 panitia. Open
Rekruitmen kita buka semenjak tanggal 8 hingga 22 Juni dan
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 26
pengumuman tanggal 25 Juni. Pertemuan perdana seluruh panitia OC kami
laksanakan tanggal 28 Juni, tepat 2 bulan sebelum acara PPSMB UGM 30
Agustus 2012.
Data masuk pendaftaran oprek melebihi angka 700, namun sayangnya
hanya 500an yang hadir wawancara. Itu pun tak semuanya diterima. Jadi
mau tidak mau akan ada rekrutmen tertutup tahap 2 untuk pemandu yang
membutuhkan 400 orang. Singkatnya, total panitia OC tercatat 683 orang
tersebar dari 18 fakultas dan 1 sekolah vokasi.
2. Storming (Fase Badai)
Saya membuat periodisasi waktu selanjutnya dan yang paling panjang,
yakni fase storming. Di fase inilah semua tim menyebar dengan koordinasi
lebih massif di level Bidang, maupun Sub Bidang. Di waktu yang panjang
ini, antara Juli hingga libur lebaran kami mengalami banyak persoalan dan
konflik yang biasa terjadi. Rapat rutin, evaluasi bidang hingga training-
training untuk bidang misalnya pemandu, pppk hingga keamanan selalu
berkejaran mengisi agenda di waktu yang seharusnya libur kuliah ini.
Rekan-rekan panitia mengalami kejenuhan yang amat sangat mengingat
waktu yang mepet dengan tugas yang cukup banyak dan perlu proses
birokratik dan koordinatif dengan elemen lainnya.
3. Norming (Normalisasi)
Hari kelima lebaran kami sudah bergegas berkumpul di kampus lagi.
Liburan kami tak panjang, hanya satu minggu. Itupun di tengah liburan tak
henti-hentinya berkoordinasi dengan koordinator bidang. Tinggal 5 hari
tersisa menyiapkan penyambutan mahasiswa baru terbesar dalam sejarah
UGM ini.
Dimulai dengan Last Gathering PPSMB UGM tanggal 25 Agustus,
selanjutnya berarti lembur dan lembur. Hal itu dikarenakan setelah
dievalusi persiapan baru mencapai angka 75 persen. Tinggal 5 hari tersisa.
Normalisasi panitia berhasil namun disertai kepanikan. Namun, di sinilah
kerja luar biasa panitia OC menutup kekurangan dari persiapan yang
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 27
tergolong singkat. Bahkan, nama pembicara dan ruang baru fix malam hari
tanggal 29 Agustus.
4. Performing (Fase Aksi)
a. Technical Meeting (29 Agustus 2012, 14.00-16.00)
Secara umum lancar dan luar biasa secara kemasan yang disaksikan
publik. Hanya saja cuaca yang sangat terik dan lapangan yang berdebu
akan jadi evaluasi penting untuk keesokan harinya. Latihan menari
sajojo dengan alokasi waktu yang dipersiapkan akan jadi sesuatu yang
luar biasa esok. Dan benar, Technical Meeting membuat acara PPSMB
UGM di luar ekspektasi.
b. PPSMB UGM 2012 PALAPA (30 Agustus 2012, 06.00-17.15)
Evaluasi penting lapangan berdebu dan panas terik dapat diatasi
dengan penyiraman 2 kali dan minuman yang diberikan kepada
Gamada. Secara umum, acara sangat lancar. Jauh melebihi ekspektasi
dan punya euforia yang tak tergantikan. Citra ospek yang selama ini
menakutkan luntur sudah. Kemasan acara yang mengombinasikan
kebanggan dan keharuan di prosesi penutupan itu sungguh
mengundang decak kagum dari banyak kalangan. Esensi dan substansi
pun tertancap kuat. Jadi seimbang, isi dan kemasan. Isinya kuat secara
filosofis dan substansi, kemasan berbalut teknologi dan penampilan
terbaik yang bisa ditampilkan. Live streaming hingga pesawat tanpa
awak yang disiapkan seakan mengajak Indonesia sejenak melihat
UGM. Ya, PPSMB adalah penyambutan mahasiswa baru terbesar di
Indonesia. Setidaknya baru pertama PPSMB memecahkan rekor
MURI. Inspirasi untuk Perguruan Tinggi lainnya.
Banyak hal yang harus dievaluasi secara internal. Terlampau banyak
yang harus diperbaiki terutama masalah koordinasi dengan banyak
pihak. Termasuk insiden yang melibatkan panitia dan wartawan akan
jadi catatan hitam pelaksanaan PPSMB tahun ini.
5. Fase Evaluating
Setelah acara berakhir, banyak sekali apresiasi dari berbagai pihak
mengenai kesuksesan PPSMB UGM 2012 PALAPA ini. PPSMB UGM
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 28
menghiasi berbagai media online maupun cetak. Tak hanya itu RCTI,
SCTV, Trans TV, ANTV, Metro TV dan TV lokal jogja tak ketinggalan
menayangkan berita tentang topik yang sama. Suatu apresiasi yang luar
biasa dari pihak media. Hal itu berarti, image ospek bisa tergantikan dari
yang awalnya mengerikan menjadi satu hal yang dinanti-nanti dan
dibangga-banggakan. Publik pun mengamininya dengan berita yang
ditampilkan. Walaupun ada beberapa hal yang perlu diklarifikasi antara
panitia lapangan dengan wartawan yang bertugas.
Capaian dan Rekomendasi :
1. Capaian Kepanitiaan
a. Pemecahan Rekor MURI, Flashmob Dance Terbesar membentuk Peta
Indonesia dengan nomor rekor 5555. Pertama kalinya PPSMB meraih
rekor MURI.
b. Citra baru untuk mahasiswa baru. Untuk tahun ini dan seterusnya kami
akan menyebutnya Gadjah Mada Muda (Gamada).
c. Bagian baru dari PPSMB, yakni metode Leaderless Group Discussion,
diskusi tanpa pemimpin. Dan di fasilitatori oleh aktivis mahasiswa
UGM yang rata-rata telah senior.
d. Upacara bendera yang bisa dilaksanakan lebih awal, jam 07.00. Jadi
selain teduh, waktu bisa menjadi efektif untuk PPSMB.
e. Pertama kalinya PPSMB bisa disaksikan via Live Streaming di situs
www.ugm.ac.id dan www.ppsmbpalapa.ugm.ac.id
f. Bisa menyatukan seluruh fakultas di UGM, salah satunya adalah ketika
momen penyalaan dan penyerahan obor kepada Ketua OC Fakultas.
g. Publikasi oleh media yang cukup massif baik di media cetak, online
maupun media elektronik.
h. Istilah baru untuk mahasiswa baru yaitu Gadjah Mada Muda disingkat
Gamada.
i. Jargon baru untuk seluruh mahasiswa UGM, PALAPA : Pancasila
Jiwa Kami, Bakti untuk Negeri, UGM Bersatu Bangkitlah
Nusantaraku.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 29
j. Secara pencitraan, penerimaan mahasiswa baru tahun ini jadi
kebanggaan bagi Gamada dan orangtua. Dan kebanggaan UGM pada
umumnya.
k. Menggunakan terobosan baru dalam penggunaan teknologi untuk
PPSMB. Hashtag #palapa bahkan menjadi trending topic Worldwide
pada tanggal 10 Agustus 2012.
l. Adanya variasi penampilan UKM dalam upacara penerimaan dengan
ditampilkannya UKM Berkuda berkolaborasi dengan Marching Band.
2. Kendala
a. Koordinasi kurang massif dan tidak rapi. Banyak kesalahpahaman di
lapangan.
b. Fungsi kontrol belum berjalan maksimal dikarenakan tugas yang
terlampau banyak.
c. Antar bidang belum bisa berkoordinasi dengan baik. Masih bekerja
sendiri-sendiri.
d. Pola komunikasi yang terbangun di level birokrasi masih kurang padu.
Informasi yang didapat fakultas akhirnya simpang siur karena beda
informasi antara Wakil Dekan dengan panitia OC Fakultas masing-
masing.
e. Sebagian besar panitia belum berpengalaman menggelar agenda besar.
Jadi banyak keluhan terhadap kualitas SDM panitia.
f. Semua kendala bermuara pada akar masalah, singkatnya waktu yang
tersedia yakni 2 bulan efektif untuk agenda besar penyambutan hampir
10000 Gamada dengan panitia berjumlah hampir 700 orang.
3. Rekomendasi tahun depan :
a. Persiapan harus semenjak Presiden Mahasiswa baru terpilih. Prioritas
utama program kerja BEM KM UGM. Persiapan teknis minimal 3
bulan.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 30
b. Ketua ataupun Koordinator Bidang diusahakan dari panitia PALAPA
2012, agar pemahaman panitia lebih mudah dikarenakan pengalaman
yang sudah ada.
c. Konsep PPSMB UGM 2012 jangan sampai diubah namun boleh saja
untuk inovasi. Karena risiko perubahan akan jauh lebih besar
berdampak pada konsep PPSMB UGM yang telah terbangun.
d. Pemerataan fakultas untuk menjadi elemen panitia PPSMB UGM plus
perekrutan lebih dahulu daripada PPSMB Fakultas.
e. Proses koordinasi dengan fakultas ditingkatkan dengan mendatangi
seluruh fakultas di UGM.
f. Nama PALAPA, istilah GAMADA, hingga jargon khas PALAPA
jangan sampai berubah lagi, harus dipertahankan.
g. Perkuat kualitas teknologi maupun SDM agar proses pendataan
GAMADA bisa lebih profesional dan tertata rapi.
h. SC harus mengawal dari A-Z persiapan hingga evaluasi untuk
memastikan PPSMB berjalan sesuai dengan semestinya.
i. Panitia PPSMB UGM harus yang tidak KKN ataupun Kerja Praktik.
j. Ketua OC perlu membuat alur koordinasi yang paling efektif, trial and
error tak masalah. Yang jelas sebulan sebelum acara, alur koordinasi
bisa berjalan efektif.
k. Perlu pembagian kerja yang lebih tegas antara PH, Ketua-Wakil,
Bendahara-Sekretaris dan siapa saja yang ada di bawah koordinasinya.
l. Khusus Humas dan PDD, insiden kemarahan wartawan seharusnya
tidak terjadi di tahun depan. Koordinasi antar sie perlu diperbaiki
dengan proses kultural yang baik.
m. Perlu pembangunan kekompakan tim di awal pembentukan
kepanitiaan untuk mengurangi miskomunikasi dan konflik yang tiba-
tiba hadir di tengah persiapan acara.
n. Koordinasi dengan Wakil Dekan adalah koordinasi yang cukup sulit.
Semua WD3 punya perspektif dan kemauan sendiri-sendiri. Jadi,
sebelum koordinasi harus dipastikan segala hal yang berhubungan
dengan fakultas sudah selesai.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 31
o. Peran Sub Direktorat PPKB yang cukup besar semoga bisa
ditingkatkan di tahun ke depan untuk membimbing panitia lapangan.
Ada pepatah bijak mengatakan, untuk dikenang orang lakukanlah 2 hal, yang
pertama atau yang terbaik. Karena tidak ada tempat untuk yang kedua dan tak ada
ruang untuk yang biasa. Kami sudah mencoba menjadi yang pertama dan tahun
depan jadilah yang terbaik. Ingat, tingkatkan capaian PPSMB UGM 2012 dengan
penampilan spektakuler selanjutnya. UGM, pasti bisa.
PPSMB UGM 2012 PALAPA telah berakhir. Prestasi dan karya telah terukir.
Kebanggaan pun kini hadir. Selamat datang Gadjah Mada Muda 2012, kami
tunggu kontribusinya.
PALAPA,
Pancasila Jiwa Kami,
Bakti untuk Negeri,
UGM Bersatu, Bangkitlah Nusantaraku...
Best Regards,
Ketua OC
PPSMB UGM 2012 PALAPA
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 32
Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 33
“Setiap kali ada hal sulit dan menantang menimpaku, itu menandai awal
era baru dalam hidupku”
Kimberly Kirberger
PPSMB UGM 2012 “PALAPA” ini dilaksanakan untuk membangun rasa
kecintaan terhadap almamater UGM dengan semangat ke-UGM-an dan semangat
interdislipiner dalam kultur intelektualitas. Pada PPSMB ini sekretaris teriri dari
dua orang yaitu Ari Rusdayati IK 09 dan Shofura Fityah M Biologi 09. Pemilihan
dilakukan secara close recruitment berdasarkan keputusan dan pertimbangan
ketua umum PPSMB UGM 2012.
Sekretaris bertanggungjawab kepada Ketua Panitia dalam bidang
keadministrasian dan berkoordinasi dengan masing-masing panitia dalam kerja
kepanitiaan. Kemudian bersama-sama Ketua OC, wakil dan bendahara menyusun
proposal dan LPJ. Adapun deskripsi kerja dari sekretaris antara lain :
1. Membuat Proposal PPSMB UGM 2012 “PALAPA” untuk pencairan dana.
Adapun proses yang harus ditempuh adalah berkoordinasi dengan ketua
panitia, bendahara dan seluruh panitia terkait konten, RAB dan segaal
sesuatu yang dibutuhkan dalam penyusunan proposal.
2. Surat-menyurat. Membuat surat menjadi wewenang sekretaris sepenuhnya.
Sekretaris membuat surat sesuai dengan kebutuhan panitia untuk pihak-
pihak terkait baik dalam internal UGM seperti DPPA, PPKB, Kagama,
BEM KM, Gelanggang, GSP, seluruh elemen Fakultas dan eksternal UGM
terkait kerjasama sponsorship, pembicara dan MURI.
3. Pembuatan notulensi. Pda setiap rapat yang dilaksanakan baik rapat
evaluasi mingguan ataupun rapat besar seluruh panitia minimal ada satu
sekretaris yang hadir dan mencatat jalannya rapat serta hasil rapat dalam
notulensi. Notulensi ini akan dipergunakan untuk melihat kinerja, evaluasi
dan kemajuan dari tiap bidang di acara ini.
4. Pembuatan LPJ PPSMB UGM 2012 “PALAPA”. Adapun proses yang
ditempuh adalah mengumpulkan LPJ dari masing-masing bidang dan
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 34
membuat LPJ Sekretaris umum. Selanjutnya menyusun LPJ acara sebagai
tugas akhir dari sekretaris.
5. Melakukan koordinasi dengan masing-masing bidang berkaitan denagn
surat yang dibutuhkan
6. Melakukan koordinasi langsung dengan bidang Kesekretariatan
Sekretaris memiliki timeline agar target bisa tercapai dan terlaksana tepat
waktu. Timeline proposal adalah pada awal Juli yang kemudian kami ajukan
ke rektorat untuk izin kegiatan dan pencairan dana. Awal September ini
diharapkan pembuatan LPJ sudah terselesaikan. Namun pada realisasinya
terdapat beberapa hambatan antara lain
1. Pembuatan proposal membutuhkan waktu yang cukup panjang. Adanya
revisi proposal beberapa kali berkaitan dengan RAB dan proses birokrasi
yang sulit sehingga penyelesaian proposal dan pengajuan proposal
terhambat, mundur dari timeline yang telah dibuat.
2. Proses birokrasi yang cukup panjang dan cukup sulit yang harus ditempuh
yang tidak bisa dilakukan secara terburu-buru dan mendadak. Di lapangan
permintaan surat dari masing-masing bidang sebagian mendadak, sehingga
ada beberapa surat yang terlambat dan ada surat yang terpaksa tidak bisa
dikeluarkan. Selain itu data fiksasi peminjaman ruang dan barang yang
akan dipinjam terlalu lama dan sebagian tidak berasal dari sumber yang
valid menyebabkan ada beberapa surat yang sudah dibuat pada akhirnya
tidak dipergunakan.
Berikut evaluasi untuk bidang kesekretariatan. Koordinasi dengan
bidang kesekretariatan cukup baik, namun kurang follow up dari
sekretaris. Secara keseluruhan bidang kesekretariatan sudah menujukkan
kinerja yang optimal.
Diharapkan untuk PPSMB yang akan datang, sekretaris harus
memiliki referensi dan pemahaman tentang pembuatan proposal serta
memahami alur birokrasi, sehingga memudahkan sekretaris dalam
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 35
penyusunan proposal dan pembuatan surat. Perlu koordinasi yang baik
antar panitia, panitia dengan BEM KM dan panitia dengan rektorat.
Regards,
Sekretaris PPSMB UGM 2012
“PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 36
Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 37
“Apabila di dalam diri seseorang masih ada rasa malu dan takut untuk berbuat
suatu kebaikan, maka jaminan bagi orang tersebut adalah tidak akan
bertemunya kemajuan selangkah pun”
(Ir. Soekarno)
“Dan barang siapa bertawakal kepada Allah, niscaya Allah akan mencukupkan
(keperluan)nya” (QS.At-Tholaq:3)
“Wise in managing finances to achieve the optimum funds and neatly in cash
flow”
Pelatihan Pembelajar Sukses Mahasiswa Baru Palapa Universitas Gadjah
Mada adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengenalkan seputar
dunia kampus kepada para Gadjah Mada Muda (Gamada). Selain itu, Palapa juga
merupakan sebuah upaya untuk menumbuhkan rasa kebanggaan dan kecintaan
dalam naungan semangat ke-UGM-an, sehingga diharapkan UGM dapat
menyiapkan Gadjah Mada Muda yang lebih siap menghadapi dinamika dunia
universitas. PPSMB Palapa UGM 2012 yang diikuti oleh 9.735 Gamada ini
melibatkan 700 panitia dengan waktu persiapan 3 bulan. Oleh karena itu, PPSMB
Palapa 2012 ini bukanlah suatu event yang biasa-biasa saja, mengingat banyaknya
partisipan yang terlibat dan persiapan yang cukup lama. Untuk itu, demi
terselenggaranya PPSMB Palapa UGM 2012 pastinya acara ini membutuhkan
finansial yang cukup banyak dengan manajemen yang baik.
Sumber keuangan PPSMB Palapa UGM 2012 ini berasal dari Dana
Masyarakat UGM di mana pengelolaannya dari pihak OC PPSMB ini dibantu
oleh pihak Direktorat Kemahasiswaan dan PPKB. Adapun deskripsi kerja dari
bendahara antara lain.
1. Membuat Rencana Anggaran Belanja PPSMB PALAPA 2012. Adapun
proses yang harus ditempuh yaitu mengkoordinasikan kepada seluruh
bidang yang ada untuk membuat Rencana Anggaran Belanja masing-
masing bidangnya. Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan seluruh
bidang pada suatu forum untuk saling meng-crosscheck dan mengoreksi
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 38
serta saling melengkapi RAB di semua bidang. RAB yang dibuat ada 2
jenis yaitu RAB awal bulan Juli untuk membiayai kebutuhan di awal
kepanitiaan dan RAB Palapa keseluruhan .
2. Mengomunikasikan Rancangan Anggaran Belanja yang sudah jadi kepada
pihak keuangan Direktorat Kemahasiswaan (Dirmawa). Pada saat itu
masih terdapat beberapa revisi untuk RAB terutama di bidang acara,
perlengkapan, konsumsi dan logistik. Rancangan Anggaran Belanja yang
kami ajukan mengalami tiga kali revisi.
3. Merevisi Rancangan Anggaran Belanja Palapa yang kemudian diajukan ke
Bagian Keuangan melalui proposal kegiatan PPSMB Palapa UGM 2012.
4. Follow up ke Bagian Keuangan untuk RAB yang disetujui.
5. Mencairkan Anggaran Belanja ke Bagian Keuangan (RAB Bulan Juli).
6. Mengomunikasikan pencairan Anggaran Belanja ke Bendahara Direktorat
Kemahasiswaan (Ibu MG. Ambar W.) yang kemudian Bendahara
Dirmawa akan mentransfer Anggaran Belanja itu ke rekening pantia OC
PPMSB Palapa. Untuk itu, selanjutnya apabila dari panitia OC ingin
mencairkan uang, maka bendahara langsung mencairkan uangnya via bank
atau via ATM.
7. Melakukan koordinasi dan mengontrol pengeluaran setiap bidang.
8. Melakukan transaksi keuangan dengan masing-masing bidang dan
mengumpulkan nota maupun kuitansi semua transaksi.
9. Membuat arus pembukuan dan laporan keuangan.
10. Melakukan koordinasi langsung dengan bidang konsumsi, logistik, dan
dana usaha.
11. Terlibat dalam proses presentasi dan koordinasi dengan rekanan yang akan
ditunjuk untuk pengadaan barang (konsumsi, kaos, dan LED).
12. Selalu melakukan update perhitungan keuangan untuk mengantisipasi
adanya pengeluaran yang bersifat insidental.
Bendahara PPSMB Palapa UGM 2012 ini memiliki timeline agar target
yang akan dicapai bisa terlaksana tepat waktu. Timeline yang telah kami susun
yaitu pada akhir bulan Juni telah tersusun Rencana Anggaran Belanja PPSMB
Palapa 2012 yang kemudian kami ajukan dalam bentuk proposal kegiatan.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 39
Pada awal bulan Juli diharapkan dana sudah mulai bisa dicairkan dan bisa
digunakan untuk keperluan PPSMB Palapa. Awal September ini harapannya
proses pembuatan laporan dan surat pertanggungjawaban keuangan sudah
terselesaikan.
Akan tetapi, dalam realisasinya kami mengalami beberapa hambatan
antara lain adanya beberapa kali revisi untuk RAB, proses pada birokrasi yang
lama, kurang jelasnya informasi mengenai kode, pengklasifikasian dana, serta
jenis transaksi yang akan dilakukan (proses pengadaan atau kuitansi
langsung). Hambatan lain yang memperlama proses pembuatan laporan
keuangan yaitu ada beberapa bidang yang belum melaporkan arus
keuangannya serta belum mengumpulkan nota maupun kuitansi ke bendahara.
Hambatan-hambatan yang ada di lapangan itu kemudian bisa kami
atasi dengan cara terus melakukan follow up dan lobbying ke bagian keuangan
Dirmawa, DPPA dan TURT, sehingga kami mendapatkan informasi yang
jelas mengenai sistem pengelolaan keuangan. Bendahara juga sangat terbantu
oleh pihak Dirmawa yang sangat kooperatif dalam hal pengelolaan keuangan.
Rencana anggaran yang kami buat tentu saja akan mengalami banyak
perubahan pada realisasinya. Inilah yang menjadi tantangan bagi kami. Hari-
hari sesaat menjelang hari H, banyak pengeluaran dari berbagai bidang yang
tidak terduga, mendadak dan tiba-tiba membengkak, seperti yang terjadi pada
bidang konsumsi, logistik dan perlengkapan. Hal seperti ini seharusnya dapat
ditanggulangi dengan cara melakukan estimasi anggaran dan survei lapangan
yang lebih detail sehingga anggaran yang keluar tidak jauh dari perhitungan
awal.
Berikut ini evaluasi untuk bidang konsumsi dan logistik serta bidang
dana usaha. Koordinasi dengan bidang konsumsi dan logistik sudah cukup
baik walaupun terkadang masih ada miss komunikasi. Sedangkan untuk
bidang dana usaha yang perlu dievaluasi adalah sulitnya mencari pihak
sponsor yang mau memberikan fresh money. Hal ini karena waktu yang
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 40
tersedia cukup singkat. Akan tetapi, secara keseluruhan untuk masing-masing
bidang sudah menunjukkan kinerja yang cukup optimal.
Diharapkan untuk tahun yang akan datang, pada awal terbentuknya
kepengurusan bendahara sudah harus memiliki referensi mengenai RAB dan
laporan keuangan, sehingga memudahkan bendahara dalam menyusun
Rencana Anggaran Belanja. Di samping itu, akan lebih baik jika bendahara
sudah belajar dan paham akan sistem pengelolaan keuangan dari awal
kepengurusan. Hal ini akan sangat memudahkan bendahara dalam mengambil
langkah dan bisa segera bertindak.
Selain itu, kerja sama dengan birokrat itu membutuhkan waktu yang
sangat lama dan prosesnya yang rumit. Untuk itu, perlu adanya koordinasi
yang baik antara panitia dengan pihak rektorat. Rekomendasi untuk BEM KM
UGM agar melakukan pengawalan dana RKAT PPSMB UGM tingkat
universitas sejak awal pembahasan RKAT.
Regards,
Bendahara PPSMB Palapa UGM 2012
(Diana Pratiwi & Risma Saski Rahmita)
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 41
REKAP PENGELUARAN PPSMB PALAPA UGM 2012
Pemasukan Dana RKAT Dana Masyarakat Rp 337.510.900
Pengeluaran No Keterangan Jumlah
1 Honorarium pembicara materi PPSMB Rp 3.000.000
2 Honorarium pembicara materi PPSMB Rp 2.764.706
3 Biaya P3K untuk kegiatan PPSMB Rp 1.759.000
4 Baya obat di RS Sardjito Rp 59.500
5 Biaya kotak pengobatan untuk sie P3K PPSMB Rp 600.000
6 Biaya sewa mobil guna mengangkut barang-barang untuk kepentingan kegiatan PPSMB Rp 1.113.637
7 Biaya sewa tikar untuk kegiatan PPSMB Rp 630.630
8 Biaya sewa tikar untuk kegiatan PPSMB Rp 68.600
9 Tikar Rp 600.000
10 Biaya LCD proyektor Rp 750.000
11 Biaya sewa alat-alat untuk PPSMB Rp 3.781.909
12 Biaya penggunaan ruang Rp 360.000
13 Biaya penggunaan LCD untuk presentasi materi ke-UGM-an Rp 105.000
14 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 936.750
15 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 92.850
16 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 849.000
17 Biaya pembelian tali co card HP besar Rp 130.000
18 Biaya cetak booklet pemandu Rp 1.718.182
19 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 103.875
20 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 272.000
21 Biaya cetak dan pembuatan film Rp 1.410.909
22 Biaya cetak cover proposal Rp 405.000
23 Biaya cetak untuk kegiatan PPSMB Rp 5.730.909
24 Pembuatan maskot Palapa Rp 2.601.363
25 Pembelian aqua botol kegiatan PPSMB Rp 3.492.273
26 Pembelian snack untuk peserta dan panitia PPSMB Rp 34.385.455
27 Biaya HT untuk kegiatan PPSMB Rp 462.240
28 Biaya megaphone untuk kegiatan PPSMB Rp 324.480
29 Biaya megaphone untuk kegiatan PPSMB Rp 96.000
30 Stempel Rp 180.000
31 Biaya makan siang gladhi bersih PPSMB Rp 4.569.600
32 Pembelian pipa untuk kegiatan PPSMB Rp 244.000
33 Biaya pembuatan kaos untuk panitia PPSMB Rp 30.732.000
34 Biaya sound system untuk kegiatan PPSMB Rp 21.916.363
35 Biaya konsumsi untuk panitia PPSMB Rp 13.188.350
36 Biaya snack untuk gathering akhir dan technical meeting panitia PPSMB Rp 7.516.800
37 Biaya konsumsi untuk peserta PPSMB Rp 40.792.500
38 Biaya HT untuk kegiatan PPSMB Rp 3.246.545
39 Biaya HT untuk pelaksanaan PPSMB Rp 1.360.952
40 Biaya konsumsi (makan siang) untuk peserta PPSMB Rp 28.959.000
41 Biaya LED untuk kegiatan PPSMB Rp 44.638.409
42 Biaya snack untuk pelatihan pemandu (trainer)tahap 1 Rp 268.800
43 Pembelian air mineral botol untuk kegiatan PPSMB Rp 193.200
44 Biaya snack untuk evaluasi pelaksanaan PPSMB Rp 3.038.000
45 Biaya konsumsi untuk evaluasi PPSMB Rp 11.270.000
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 42
46 Pembelian perlengkapan untuk kegiatan PPSMB Rp 2.126.705
47 Biaya konsumsi peserta PPSMB Rp 28.959.000
48 Administrasi MURI Rp 15.000.000
Total Pengeluaran (*belum termasuk pajak) Rp 326.804.492
Sisa dana RKAT Dana Masyarakat Rp 10.706.408
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 43
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Acara
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 44
1. Jobdesc
- Mengonsep acara
- Berkoordinasi dengan sie lain dan sub bidang terkait acara
- Membuat tim ahli secara sesuai kebutuhan lapangan
- Memastikan acara berjalan dengan lancar
- Membuat konsep acara dan monitoring susunan acara sesuai konsep
- Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan jalannya
acara
- Optimalisasi bidang humas yang berkaitan dengan acara
2. Capaian Kerja/realita
a. First Gathering
Tujuan : welcoming panitia, perkenalan panitia, penjelasan konsep acara,
kumpul per sie.
Gambaran :
Acara berlangsung pada 28 Juni 2012 di Hall Gelanggang Mahasiswa
UGM dengan rundown sbb:
08.00 – 08.30 : pembukaan dan games (oleh protokoler)
08.30 – 09.00 : sambutan Ketua OC dan perkenalan Koordinator tiap
Sie.
09.00 – 09.30 : penjelasan konsep dan tanya jawab (oleh Koordinator
Sie. Acara), penjelasan lambang Palapa (oleh
Koordinator Sie. PDD)
09.30 – 10.30 : kumpul per sie (spot ditentukan Sie. Acara)
10.30 – 11.30 : lomba yel antar-sie.
11.30 – 11.45 : penutupan
Secara keseluruhan acara berjalan lancar walau dimulai sedikit terlambat
dari waktu yang ditentukan. Tidak semua panitia hadir, tapi sebagian besar
sudah hadir. Kurang meriah di saat peresmian sambutan bagi panitia
karena lupa meminjam gong. Konsep acara dan timeline panitia
dipresentasikan oleh Koordinator sie Acara, dibantu oleh Koordinator
PDD untuk menjelaskan filosofi lambang Palapa dan Koordinator
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 45
Keamanan menjelaskan peraturan panitia (sayangnya peraturan tsb tdk
dicopy shg panitia hanya bisa mendengar). Kemudian dilakukan
rekomitmen panitia, terutama setelah semua panitia menyepakati timeline.
b. Second Gathering
Tujuan : share update terakhir sebelum libur lebaran
Gambaran :
Acara berlangsung di Hall Lantai 1 GSP pada tanggal 28 Agustus 2012.
Pada Second Gathering sie. Acara membagikan juknis dan rundown
terbaru kepada seluruh sie, kemudian dijelaskan oleh koordinator sie.
Acara. Terjadi tanya jawab yang cukup intens mengenai detail
pelaksanaan acara. Rekomitmen panitia terhadap timeline.
c. Last Gathering
Tujuan: syawalan, pemantapan koordinasi antar-sie., latian Tari Sajojo
Gambaran :
Acara berlangsung pada tanggal 25 Agustus 2012 di Hall Lantai 1 GSP
dengan rundown sbb:
08.00 – 08.15 : pembukaan
08.15 – 08.30 : sambutan Ketua OC
08.30 – 09.00 : perkenalan jargon UGM (oleh Sie. Acara)
09.00 – 10.00 : kumpul panitia per klaster (melingkar, dipandu oleh
Sie. Acara)
10.00 – 10.30 : tanya jawab klasikal
10.30 – 11.30 : latihan Tari Sajojo untuk flashmob
11.30 – 11.45 : salam-salaman, penutupan
Panitia yang hadir lebih sedikit daripada gathering 1 & 2. Terjadi transfer
informasi dalam satu klaster yang dipandu oleh Sie Acara. Jargon Palapa
mengalami perubahan, dari “Palapa! UGM bersatu, bangkitlah
Nusantaraku” menjadi “Palapa! Pancasila jiwa kami, bakti untuk negeri,
UGM bersatu, bangkitlah Nusantaraku”. Gerakan diperkenalkan oleh sie.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 46
Acara. Diharapkan jargon ini tidak hanya menjadi jargon Palapa PPSMB
tapi juga jargon UGM.
Semua sie yang bertugas di klaster bertemu dalam satu lingkaran. Sie
Acara memberi penjelasan detail mengenai tugas panitia untuk hari H,
baik yang ada di klaster maupun di gugus (kecuali klaster Teknik &
Vokasi yg hanya terdiri dari 1 gugus). Latihan Tari Sajojo dipandu oleh
teman2 dari ISI.
d. Rundown hari H
Rundown Acara PPSMB UGM 2012
No Fakultas Klaster Gugus Kepulauan
1 Biologi
Sains
Biologika
Swarnadwipa 2 Geografi Geografika
3 MIPA Saintika
4 FEB
Soshum
Ekonomika
Irian
5 Hukum Justicia
6 Filsafat Filosofia
7 FIB Humaniora
8 Isipol Sosiopolitika
9 Psikologi Psyche
10 Farmasi
Medika
Farmako
Selebesi 11 KU Medika
12 KG Dentisia
13 KH
Agro
Veterinary
Borneo
14 Kehutanan Silvikultura
15 Pertanian Agrikultura
16 Peternakan Husbandry
17 TP Teknagrika
18 Teknik Teknik Teknika Javadwipa
19 Vokasi Vokasi Vokasional Nusa Bali
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 47
TM : Rabu, 29 Agustus 2012
Waktu Durasi Acara Tempat Penanggungjawab
14.00-
14.45
45‟ Gamada berkumpul di GSP
langsung menempati Formasi
Upacara
GSP Pemandu
Keamanan
Perkap
Acara : bawa bndera
klaster
14.45-
14.55
2‟ Acara dibuka oleh MC Lapangan
GSP
Protokoler : membuka
acara dan membacakan
seluruh rangkaian acara
8‟ Sambutan dan briefing dari
ketua OC
Lapangan
GSP
Diminta oleh MC, ketua
OC memberikan
sambutan
14.55-
15.10
15‟ Gamada masuk pulau
(Formasi Nusantara)
Lapangan
GSP
Keamanan pemandu
acara
15.10-
15.55
45‟ Latihan Parade Pelangi
Nusantara
Lapangan
GSP
Pemandu, Keamanan,
perkap, sub koor
pemandu.
15.55-
16.05
10‟ Penutupan Lapangan
GSP
MC, protokol mahasiswa
menutup acara dan
membubarkan massa.
60‟ Kepemanduan (kelompok) Diserahkan
kepada
pemandu.
Pemandu boleh mengajak
gamada kemanapun, yg
penting materi sesuai
dengan TOR
Kamis, 30 Agustus 2012
Waktu Durasi Acara Tempat Penanggungjawab
06.00 Gamada berkumpul di GSP GSP Pemandu :
mengoordinasikan
gamada,
Acara : memantau
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 48
Keamanan: stay ditempat
06.00-
06.30
30‟ Maba memasuki lapangan Lapangan
GSP
06.30-
07.00
30‟ Pengondisian maba di
lapangan
Lapangan
GSP
Pemandu:pengondisian
agar tetap fokus
keamanan : mengatur
barisan
acara : membawa bendera
kluster.
07.00 -
08.30
90‟ Upacara penyambutan
mahasiswa baru, termasuk
penyalaan Api Juang UGM
(menggunakan tungku,
dinyalakan oleh Rektor UGM
kemudian menyerahkan obor
ke Ketua OC PPSMB
Universitas)
Lapangan
GSP
Perkap : siapin obor
humas : nge LO-in pak
anis
08.30-
09.00
30‟ Inspiring alumni by Anies
Baswedan
Lapangan
GSP
Perkap : siapin obor
humas : nge LO-in pak
anis
09.00-
09.50
50‟ Mobilisasi maba ke ruang
kelas masing2
Jalan Keamanan : mengatur
perjalanan
P3K: mendampingi
Pemandu: mengarahkan
09.50-
10.00
10‟ Pengondisian maba di gugus Gugus
masing2
Keamanan :
mengondisikan lapangan
P3K: mendampingi
Pemandu: mengarahkan
maba agar siap menerima
materi
10.00- 80‟ Materi ke 1, Ke UGM an, Di kelas/ Pemandu: standby aja
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 49
11.20 (30‟-
20‟-
30‟)
dengan pembicara dosen
UGM (terlampir)
auditorium
masing-
masing gugus
Perlengkapan:
memastikan perlengkapan
Acara : timing
Humas: LO
11.20-
12.00
40‟ Kepemanduan Masing-
masing Gugus
(outdoor)
Memberikan
kepemanduan sesuai TOR
12.00-
13.00
50‟ Istirahat, Sholat, Makan Masing-
masing Gugus
Pemandu: mengantarkan
konsumsi, ngopyak-opyak
gamada.
Perlengkapan:
memastikan ledeng.
Konsumsi : mengantarkan
konsumsi ke
pemandu/masing2 ruang
13.00-
14.30
90‟
(35‟-
20‟-
35‟)
Materi ke 2, Leaderless Group
Discussion
Spot yang
telah
ditentukan di
gugus
Pemandu : sebagai
fasilitator
Acara:memastikan
pemantik sudah ada di
tempat
Humas : mendampingi
pemantik
Perkap : memastikan
tempat wudhu clear
14.30-
15.20
50‟ Istirahat Sholat dan
Pengkondisian Gamada
Gugus menuju
GSP
Acara: mengarahkan
gamada agar ontime
Pemandu: mbantuin acara
Perkap : memastikan
tempat wudhu dan sholat
clear
14.30-
15.15
45‟ Jalan menuju GSP (khusus
Teknik, Peternakan, KH)
Keamanan : mendampingi
dan meng clear kan jalan
Pemandu : mendampingi
15.20-
15.50
30‟ Jalan ke lapangan GSP Sepanjang
jalan
Keamanan : mendampingi
dan meng clear kan jalan
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 50
Pemandu : mendampingi
15.15-
15.50
35‟ Istirahat sholat (khusus
Teknik, Peternakan, KH)
GSP lt. 1 Acara: mengarahkan
gamada agar ontime
Pemandu: mbantuin acara
Perkap : memastikan
tempat wudhu clear
15.50-
16.00
10‟ Pengkondisian Gamada di
GSP
Lapangan
GSP
Acara: mengarahkan
proses masuk ke pulau
Pemandu dan keamanan:
mengondisikan agar
anak2nya cepat masuk
pulau
Perkap : memastikan
obor,sound buat
selanjutnya
16.00-
16.25
25‟ Parade Pelangi Nusantara
Menari tarian daerah
serempak dan membentuk
miniatur Indonesia ditutup
dengan menyanyi Indonesia
Raya dan Pemecahan Rekor
MURI
“Parade Tari Tradisional
Mahasiswa Terbanyak Se-
Indonesia”
Lapangan
GSP
Acara, pemandu, perkap,
keamanan : ikut nari/
memantau
16.45-
16.55
10‟ Penyerahan rekor MURI Lapangan
GSP
(panggung)
MC
16.25-
16.45
20‟ Orasi Budaya Taufik Ismail
(pembacaan puisi)
Lapangan
GSP
(panggung)
MC
pubdok : dokumentasi
16.55-
17.00
5‟ Penyetelan video Palapa Lapangan
GSP
Perkap
17.00-
17.15
15‟ Penutup sekaligus serah
terima PPSMB Univ ke
Lapangan
GSP
Perkap : memastikan obor
dan prosesn penyalaannya
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 51
PPSMB fakultas dengan
penyalaan obor Api Juang
UGM oleh 19 Ketua OC
PPSMB Fakultas
udah siap
Kemanan :
mempersiapkan
kepulangan gamada
Keterangan Lain:
Ke-UGM-an
10.00-
10.30
30‟ Video keUGMan Auditorium
Gugus
10.30-
10.50
20‟ Materi Auditorium
Gugus
10.50-
11.20
30‟ Tanya jawab Auditorium
Gugus
LGD
13.00-
13.50
50‟ LGD Outdoor
Gugus
13.50-
14.10
20‟ Presentasi Outdoor
Gugus
14.10-
14.30
20‟ Konklusi Outdoor
Gugus
e. Evaluasi
Acara Evaluasi Rekomen
Penyalaan api juang 1. Teknis baru jadi J-
sekian jam
2. Saat penyerahan obor
dari Unit Berkuda kpd
rektor tidak boleh ada
tepuk tangan sehingga
kemeriahan kurang
1. Semua rundown ditulis teknis
detailnya. Ada PJ tiap sesi.
2. Pertimbangkan lagi
menggunakan UB. Pembukaan
seharusnya bisa terasa
euforianya.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 52
terasa
Inspiring alumni Tidak dilakukan pencarian
profile Anies Baswedan
Semua pembicara dicari profile
nya
Ke-UGM-an Konfirmasi dosen bisa/tidak
bisa baru bisa fix M-sekian
menit
Ada dosen cadangan (sudah
dilakukan PPKB)
Ishoma Keterlambatan pengiriman
logistik menyebabkan
klaster Agro menukar
rundown (LGD baru makan)
Perhitungan waktu dan transport
oleh sie. Konsumsi dalam
mengirimkan makanan
LGD 1. Konsep dan teknis baru
jadi H-2
2. Fasilitator tidak
mendapat transfer yg
baik
3. Tidak semua fasilitator
memberi konfirmasi
1. Ada komunikasi yg lebih baik
antara Sie. Acara dg SC
mengenai konsep LGD
2. TOR yg jelas akan
memudahkan proses transfer
mengenai materi yg harus
disampaikan
3. Bahasa SMS lebih diperjelas.
Ada dukungan pulsa untuk
menelpon.
Isho Belum masuk waktu Ashar
(terutama yg solat di GSP)
Perhitungan kecepatan jalan lebih
diperhatikan.
Parade Pelangi
Nusantara
Ketidaksiapan dalam alat
instruksi, baik yang
dibagikan ke gamada
maupun untuk dipakai oleh
instruktur
Perhatikan segala detail kebutuhan
per sesi. Seharusnya bisa clear H-
2.
Orasi Budaya Tidak dilakukan pencarian
profile Taufiq Ismail
Semua pembicara dicari profile
nya
Penyetelan video Tidak disediakan layar
untuk tamu undangan,
hanya ada LED yg bisa
dilihat di depan
Ada layar, TV ataupun LCD yg
menampilkan video yg diputar
sehingga tamu undangan bisa ikut
menyaksikan
Penutupan Terjadi pergantian peran
penyalaan obor oleh OC
Detail teknis selain diselesaikan
juga dikonsultasikan, mungkin
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 53
fakultas J-sekian jam.
Awalnya estafet api juang
dari Ketua OC PPSMB
Univ kepada Ketua OC
PPSMB fakultas diganti
oleh Warek 3. Tidak ada
gladi resik hanya briefing
shg kurang siap
kepada Bu Zulfa atau yg lain.
Pergantian ini dilakukan atas saran
Bu Zulfa mengingat tdk ad struktur
atas-bawah dari univ-fak, shg api
juang dikembalikan oleh PPSMB
univ kpd rektorat yg kemudian
diserahkan pd PPSMB fak.
4. Evaluasi dan Kendala
a. Jumlah anggota sie. Acara kurang.
b. Koordinasi dengan pihak lain masih belum maksimal (sie lain, SC, PPKB,
fakultas, pembicara)
5. Parameter Keberhasilan
Secara kesiapan detail 60% tapi atas sambutan semua pihak 80%
6. Rekomendasi untuk Tahun Depan
- Struktur sie. Acara: terdiri dari 1 koordinator dan 7 staf ahli. Ke-8 orang
ini berperan sebagai konseptor (inti Sie. Acara, yg rutin rapat). Setiap staf
ahli memiliki staf (1-2 orang) untuk berkoordinasi sesuai dengan divisinya
masing-masing. Sehingga secara total, acara memiliki minimal 20 anggota
(1 koordinator dan 19 staf) yang saat hari H bisa ditempatkan di setiap
gugus.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 54
- Mengenai koordinasi, akan terbantu dengan struktur seperti di atas dan
juga penunjukan PJ untuk setiap sesi, mulai dari pembukaan sampai
penutupan sehingga ada orang yang memastikan detail kebutuhan per sesi
yang kemudian bisa dikoordinasikan dengan lebih baik pada sie lain yang
terkait.
Dea Siti Hafsha
Koordinator
Divisi Perlengkapa
n
Divisi Humas
Divisi Pemandu
Divisi Pembicara
Divisi Keamanan
Divisi Penugasan
Divisi Kreatif/
materi
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 55
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Kepemanduan
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 56
Indonesia dengan segala baik dan buruknya masih perkasa dengan keyakinan akan harapan.
Harapan pun akan menjadi percuma tanpa sebuah pengkaryaan. Pemandu dengan
intelektualitas tinggi menyadari hal itu, sadar dirinya adalah bagian dari universitas
bersejarah di Indonesia, maka dengan sarana ini kami mengkaryakan diri, menyalurkan energi
cinta kami pada almamater dan republik. Mencoba menunjukkan dan menanamkan cinta yang
sama pada generasi penerus, demi Indonesia digdaya pada masanya.
-Koor Pemandu 2012
Pemandu sebagai salah satu perangkat kepanitiaan PPSMB UGM PALAPA
2012 memiliki peran penting dalam kesuksesan acara ini. Merekalah yang
bersentuhan langsung dengan gadjah mada muda (selanjutnya ditulis GAMADA),
dan yang paling penting menjadi pembimbing bagi GAMADA yang belum paham
dunia perkuliahan dan sistem yang berlaku di UGM. Tujuan-tujuan dan sukses
tidaknya PPSMB UGM kali ini, tidak lepas dari peran penting para pemandu.
Pemandu harus untuk memastikan bahwa yang dipandu mencapai tujuannya.
Subyek yang dipandu tidak lain adalah GAMADA, syarat – syarat yang
diperlukan untuk menjadi pemandu sukses tidak sekedar tahu apa tujuannya, tapi
juga tahu bagaimana proses yang harus dijalani untuk mencapai tujuan tersebut.
Maka dalam proses menuju hari perhelatan PPSMB UGM, pemandu harus
memepersiapkan banyak hal, yaitu sebagai perbekalan untuk menjadi sukses
sebagai pemandu sesuai dengan standar yang ditetapkan.
A. Pengertian dan Job Description Pemandu PPSMB UGM 2012
1. Pengertian
Pemandu merupakan seseorang yang bertanggung jawab untuk
memandu, membimbing, dan mendampingi GAMADA selama proses
pelaksanaan PPSMB UGM (PALAPA) 2012. Pemandu juga bertanggung
jawab atas berbagai kebutuhan GAMADA selama acara PPSMB UGM
(PALAPA) berlangsung.
Sedangkan proses kepemanduan berarti suatu proses
pendampingan dan transfer nilai-nilai PPSMB UGM (PALAPA) selama
acara berlangsung. Kepemanduan juga berisi materi serta games yang
dilaksanakan di kelompok dan ruangan masing-masing.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 57
2. Job Description Pemandu PPSMB UGM (PALAPA)
1. Mendampingi GAMADA selama kegiatan PPSMB UGM (PALAPA)
berlangsung
2. Mentransfer konsep dan nilai-nilai PPSMB UGM (PALAPA) baik itu
dari Steering Comittee atau pun dari sie. Acara.
3. Menyampaikan informasi seputar perkuliahan sesuai yang dibutuhkan
oleh GAMADA.
4. Membantu GAMADA dalam mengikuti kegiatan PPSMB UGM
(PALAPA) dengan kepemanduan dan games yang interaktif.
Satu kelompok GAMADA yang kurang lebih berjumlah 30 orang secara
teknis dipandu oleh satu orang pemandu putra atau satu orang pemandu
putri.
B. Rangkaian Alur Kerja Sie. Pemandu PPSMB UGM (PALAPA)
Rangkaian alur kerja pemandu yaitu:
1. Open recruitment dan interview (15 –
28 Juni 2012)
2. Pelatihan Kepemandu I, dan II (14,
dan 15 Juli 2012)
3. Plotting, Mapping, dan transfer konsep (26
Agustus 2012)
4. SMS ##PALAPA (selamat datang GAMADA) (14
Agustus 2012)
5. SMS ##GAMADA (HUT RI) (16
Agustus 2012)
6. SMS ##GAMADA (info PPSMB UGM) (18
Agustus 2012)
7. SMS ##GAMADA (belum ada pengumuman resmi penugasan) (23
Agustus 2012)
8. SMS ##GAMADA (pengambilan jas alamamater) (24
Agustus 2012)
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 58
9. SMS ##GAMADA (undangan TM PALAPA) (28
Agustus 2012)
10. SMS ##GAMADA (atribut PALAPA) (29
Agustus 2012)
11. SMS ##GAMADA (kumpul Kehutanan) (29
Agustus 2012)
12. TM PPSMB UGM 2012 (PALAPA) (29
Agustus 2012)
13. PPSMB UGM 2012 (PALAPA) (30
Agustus 2012)
1. Open recruitment dan interview
Sebagaimana yang sudah disebutkan diatas, pemandu merupakan
bagian penting dalam kepanitiaan ini. Untuk itu, Tim Koordinator
pemandu harus benar-benar selektif dalam memilih para calon pemandu
yang nantinya akan memandu GAMADA selama kegiatan PPSMB UGM
2012. Kami ingin para pemandu nantinya memiliki kriteria berikut:
Technical Skill
1. Berakhlak mulia (Cara bicara dan etika serta sikap)
2. Memiliki spirit kebangsaan (Punya pandangan luas mengenai
permasalahan bangsa dan solutif dalam memberikan saran, serta punya
mimpi besar yang bisa diwujudkan untuk kemajuan bangsa Indonesia)
3. Berwawasan Luas (mengetahui isu-isu kampus dan fakultas secara
komprehensif dan mampu menjelaskan secara rinci fenomena yang
terjadi serta berprestasi dalam bidang akademis maupun non akademis)
4. Berkomitmen tinggi.
5. Sanggup memenuhi agenda kepemanduan.
Human Relation and Communication Skill
1. Sabar
2. Mengayomi
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 59
3. Berjiwa Kepemimpinan (Mampu berkomunikasi dan mengarahkan
dengan baik)
4. Mempunyai sifat keteladanan
5. Komitmen dan disiplin tinggi
Setelah waktu open recruitment ditutup, jumlah pendaftar untuk
seksi pemandu berjumlah 460 orang. Untuk tahapan seleksi, kami memilih
wawancara sebagai satu-satunya instrument penilaian. Seleksi ini juga
dibantu oleh beberapa teman-teman dari seksi lain dengan spesifikasi yang
sudah ditentukan oleh tim coordinator pemandu, mengingat pendaftar
yang begitu banyak dan waktu yang relative pendek.
Wawancara diberikan dalam bentuk personal assessment untuk
dapat melihat secara sistematis dan komprehensif semua yang dimiliki
calon pemandu. Sampai pada tahap pengolahan hasil wawancara, kami
Tim Koordinator cukup sulit dalam menentukan siapa yang akan diterima,
karena secara umum para calon pemandu mempunyai kemampuan yang
sama baiknya. Setelah melewati beberapa kali rapat dan musyawarah,
kami memutuskan untuk menerima sebanyak 420 orang pemandu. Para
pemandu yang diterima adalah yang kami anggap memenuhi kriteria yang
kami inginkan dengan berbagai sifat dan karakter mereka yang beraneka
ragam.
2. Pelatihan Kemandu I dan II
Pelatihan Kepemandu dilaksanakan sebanyak dua kali yang
bertujuan membekali para pemandu dengan pengetahuan dan skill dasar
yang akan menunjang mereka pada PPSMB UGM 2012 nanti.
Pelatihan Kepemanduan I (14 Juli 2012)
(08.00-12.00)
Bentuk Acara : Tutorial di dalam ruangan
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 60
Materi : empathic listener, cara mendidik orang dewasa, komunikasi
aktif, dan leadership.
Pelatihan Kepemanduan II (15 Juli 2010)
(08.30-15.00)
Bentuk acara : outdoor
Materi: roleplay materi yang disampaikan pada Pelatihan
Kepemanduan I
3. Plotting, Mapping, Flowing dan transfer konsep
Ploting maksdunya adalah menginformasi plot dari setiap
pemandu, dimana posisi mereka, dan dimana ruangan yang akan mereka
gunakan dalam kegiatan PPSMB UGM 2012 ini.
Mapping dimaksudkan agar pemandu tahu posisi tempat – tempat
penting dari perspektif udara, sehingga memudahkan pemandu untuk
memahami posisi mereka dan berapa jarak yang akan mereka tempuh.
Flowwing menjadi penting karena disini cukup menggunakan
waktu yang banyak sehingga pemandu harus memastikan bahwa
perpindahan dari titik pusat ke ruangan yang ada di kluster menggunakan
jalur yang tepat dengan waktu yang tepat pula.
Penting bagi pemandu untuk memahami konsep dan penugasan
dari sie acara, maka dari itu dibentuk sesi khusus untuk transfer konsep
dan penugasan, sekaligus dalam sesi ini pemandu punya kesempatan untuk
bertanya tentang apa yang pemandu rasa kurang dipahami.
4. SMS ##GAMADA2012
Ini adalah mekanisme komunikasi paling efektif antara panitia dan
GAMADA. Meskipun biayanya cukup tinggi tapi ini dirasa yang paling
aman dan paling efektif. Sejak awal komunikasi dibentuk GAMADA
diberi pemahaman bahwa SMS resmi dan yang dapat dipercaya hanya sms
dengan kop ##GAMADA2012 yang dikirimkan oleh pemandunya
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 61
langsung. Sehingga meskipun GAMADA mendapat sms #GAMADA2012
yang bukan berasal dari pemandunya maka SMS itu tidak valid.
Setidaknya selama proses PPSMB UGM berlangsung sie pemandu
mengirimkan delapan kali SMS resmi kepada GAMADA yang
diantaranya adalah ucapan selamat, hari kemerdekaan, informasi PPSMB
UGM, tanggal penting, undangan TM PALAPA, atribut, dan undangan
PPSMB UGM.
5. TM dan Hari Pelaksanaan PPSMB UGM 2012
a. Technical Meeting dilaksanakan tanggal 29 Agustus 2010. Inilah
pertama kali bagi pemandu merasakan hiruk pikuk memandu sekitar 9600
GAMADA. Mereka yang telah dibekali dengan materi dan pelatihan
mencoba mengaplikasikan apa yang telah mereka pelajari
Saat TM, para pemandu memberikan kesan dan semangat yang
baik bagi GAMADA untuk menjalani PPSMB UGM esok hari.
Antusiasme GAMADA dan komitmen tinggi pemandu mulai terasa saat
pelaksanaan TM ini.
Hari PALAPA berlangsung, alhamdulillah selama pelaksanaan
seluruh kelompok tercover oleh pemandu sehingga kami tim koordinator
dapat melaksanakan tugas untuk mengkoordinasi seluruh pemandu
kelompok dengan baik. Secara umum selama pelaksanaan, pemandu telah
bekerja luar biasa, memberikan terbaik dari apa yang mereka punya.
Walaupun terkendala oleh berbagai hal, para pemandu tetap dapat fokus
menjalankan tugasnya. Selain itu, para pemandu terlihat menguasai konsep
dan nilai-nilai PALAPA yang mereka transfer pada GAMADA. Ini terlihat
dari sesi kepemanduan yang aktif dan berjalan sesuai harapan.
Diluar itu semua pemandu menunjukkan komitmennya bukan
hanya sekedar sebagai pemandu, tapi komitmennya pada PALAPA.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 62
Diberbagai kesempatan pemandu bertugas lebih dari diskripsi kerjanya,
dengan sukarela mereka turut membantu sie lain demi kelancaran acara.
C. Evaluasi Kinerja Sie. Pemandu PPSMB UGM (PALAPA)
Walaupun prestasi dan kinerja Pemandu tahun 2012 alhamdulillah
dirasa sukses, namun kami merasa harus melakukan evaluasi dalam beberapa
hal. Sebagai Koordinator ada beberapa kekurangan yang berbentuk teknis dan
non-teknis. Berikut kami tampilkan beberapa kendala, evaluasi, serta
solusinya:
Rencana
1. Pemandu memiliki tim koordinator (selanjutnya ditulis tim koor) yang
terdiri dari sekitar lima hingga tujuh orang. Hal ini ingin dibentuk untuk
memformulasi metode pembentukan pemandu yang unggul.
2. Pemandu memiliki SDM yang tangguh dan dapat diandalkan secara
kuantitas dan kualitas.
3. Hal utama persyaratan untuk masuk dalam tim pemandu adalah memiliki
komitmen dan keluangan waktu yang sudah dijadwalkan oleh tim koor.
4. Semua pemandu memiliki informasi yang sama, sehingga informasi yang
dikeluarkan dari satu pemandu dan pemandu yang lain adalah sama.
5. Setiap elemen dalam tim pemandu memiliki kesamaan niat dan kelurusan
hati sehingga dalam proses mengupayakan kesempurnaan dalam diri
pemandu ini, tim pemandu memiliki kesamaan tujuan dan kesamaan
proses.
Pelaksanaan
1. Tim koor dibentuk lebih dari rencana, karena mengingat wilayah kerja saat
hari H yang cukup luas dan jumlah staff pemandu yang cukup banyak.
Tim koor awalnya akan dibentuk dengan 32 orang, akan tetapi dibatalkan
karena koordinator pemandu tidak nyaman dengan tim konsep yang terlalu
banyak orang. Sehingga dikerucutkan menjadi 13 sub koordinator, dan
satu orang koordinator.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 63
2. Berdasarkan analisis tim koor ada kemungkinan pemandu yang
mengundurkan diri atau berhalangan selama proses hingga hari H, dengan
asumsi pemandu yang gagal sebanyak 5% - 10% maka tim koor menerima
440 pemandu, dengan harapan selama proses pemandu yang bertahan
sebanyak 400an orang. Dengan metode ini pemandu secara kuantitas
aman, dan benar sampai dengan hari H pemandu yang bertahan sebanyak
360orang.
3. Secara kualitas tim koor pemandu memproses staff pemandu dengan
pelatihan yang nyaman dan terarah sehingga terpastikan pemandu
memiliki bekal yang sama ketika pemandu mengeksekusi tugasnya.
Adapun jumlah pemandu yang mengikuti pelatihan ini adalah sekitar
300orang.
4. Menyadari tidak semua pemandu memiliki keluangan waktu untuk
mengikuti pelatihan tim koor pemandu mensiasatinya dengan membuat
kelas matrikulasi materi kepemanduan. Kelas ini dilaksanakan pada
tanggal 26 Agustus 2012 dan diikuti lebih dari 90 pemandu.
5. Arus informasi yang ada pada tubuh pemandu sudah baik, setiap pemandu
memiliki informasi yang terpusat sehingga menjamin kualitas informasi
tersebut.
6. Menganggp penting tentang kesamaan niat, kelurusan hati, dan tujuan
maka proses pendekatan dari tim koor menjadi sangat penting untuk tidak
sekedar mentransfer tapi juga memancarkannya, dan hal ini dibangun
dengan komunikasi intensif dari tim koor kepada pemandu.
Kendala
1. Tidak adanya arah yang jelas tentang secara teknis acara ini hendak
dibawa kemana.
2. TIdak ada batasan kerja dan diskripsi kerja tentang seksi pemandu yang
diinginkan dalam acara ini.
3. Tim koor melakukan penambahan personil secara berangsur – angsur yang
menjadikan perlu adanya penyesuaian berkali-kali. Tim koor dibentuk
dengan mengutamakan kualitas, sehingga banyak dari tim koor yang
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 64
memiliki kegiatan diluar PPSMB UGM yang menjadikan sulit untuk
koordinasi fisik.
4. Butuh waktu lama dan dengan usaha sangat keras untuk menyamanak cara
pandang tim koor terhadap acara ini, yang dirasa penting agar semua dapat
berjalan sejalan, dan satu tujuan.
5. Panitia mengingkari timeline yang sudah dibuat dan sudah dipublish,
menjadikan staff pemandu kurang menghargai panitia pusat.
6. Tidak terjalin koordinasi yang baik antar seksi
7. Konsep acara dan konten sesi per acara yang berubah, yang memaksa
pemandu bekerja ekstra untuk memahamkan konsep baru tersebut.
8. Kesiapan panitia pada hari H masih sangat minim
Rekomendasi
1. SC membentuk arahan kerja secara konkret dan detail
2. Dibentuk diskrip kerja yang jelas bagi setiap seksi yang ada.
3. Penetapan jumlah personil tim ditetapkan dari awal pembentukan.
4. Penyamaan frekuensi dan kesamaan tujuan menjadi penting, maka
komunikasi tim harus dilakukan secara intens sejak awal pembentukan.
5. Sejak awal pembentukan panitia patuh dan disiplin pada apa yang sudah
diputuskan atau disepakati.
6. Ketua sebagai penanggung jawab adanya koordinasi yang baik antar seksi.
7. Peembahasan mengenai konsep diramu secara mendalam dan seksama,
sehingga menghasilkan keputusan yang kuat dan yakin.
8. Oprec Ketua PPSMB ; calon ketua melakukan presentasi proyek ;
pemilihan ketua dilakukan dengan pendampingan dari rektorat.
9. OC inti merupakan perwakilan dari berbagai fakultas (tiap fakultas
mengirim orang terbaiknya untuk menjadi bagian dari OC PPSMB UGM,
agar koordinasi dengan fakultas bisa lebih baik.
10. Oprec univ dilakukan sebelum oprec fakultas
11. Durasi oprec panjang (empat bulan)
12. Adanya kontrak kerja, agar ada tanggung jawab penuh dari panitia pada
jobdesc di PPSMB UGM, serta guna meminimalisir dualism kepanitiaan.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 65
13. Wawancara (terdiri dari beberapa langkah : personal, ke UGM-an,
problem solving).
D. Penutup
1. Kesimpulan
Para pemandu sudah memberikan kinerja yang maksimal. Hal ini
dikarenakan persiapan sebelum PPSMB UGM PALAPA dan proses yang
kami jalani sangat baik. Walaupun masih ada beberapa hal yang harus
diperbaiki di PPSMB UGM PALAPA, namun secara keseluruhan tim
Pemandu 2012 mendapatkan predikat above the expectations.
pemandu,,
dua puluh tahun lebih ku langkahkan kaki di bumi
awal usia, ibu mengajari ku bertutur dengan sabarnya
ayah membentuk hati ku dengan gagahnya
mulai ku bersekolah dan menemukan bahasa
ibu guru dengan kapur dan papan hitam
mempertunjukkan macam bahasa
ku amati dan ku pelajari
kagum dan begitu indah
sastra ku cari
coba kusinggahi
tak sebatas berkedip dan membaca lagi
kubasmalahi dan kudalami dengan hati
bahasa dan sastra telah aku selami
lalu September siang ini aku sadari
sastra pun tak mengindahkan hati ku
tuk sampaikan rindu dan cinta pada pemandu
terimakasih ku untuk mu
terpejam dan tersyukur
Ya Illah . .
Jadikanlah pemandu yang aku cintai menjadi insan yang senantiasa dalam panduan Mu
Jadikanlah mereka pemandu sepanjang masa melingkar dalam keluarga bergandeng menuju surga
Jadikanlah ridha Mu teruntuk mereka, karena hatinya yang tertambat tentang Mu Ya Illah
Dan jadikanlah mereka insan yang dihatinya selalu mengingat Mu dikala sedih mau pun senang
Lalu ku pohonkan pada Mu tanamkan cinta pada hati mereka
Tentang cinta yang lebih besar
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 66
Yaitu tentang yang lebih besar dari cinta ku pad Mu dan Ibu Pertiwi
*wahai pemandu, ini aku dengan segala baik dan buruk ku, terimakasih telah menemani ku, terimakasih
telah mempercayaiku.
**aku cinta pada mu
Graha Ganindra Goutama (koordinator pemandu ppsmb ugm 2012-
palapa)
Hati tak pernah berdusta, kata ku tak mampu menjamahnya. Biar ku tulis, dan ketahuilah ini
sepenuh jiwa.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 67
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Protokoler
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 68
1. Idealita
a. Protokoler diminta untuk hadir dalam setiap rapat yang membicarakan
konsep acara, agar mc memiliki gambaran akan acara yang
diselenggarakan
b. Protokoler mendapat pelatihan public speaking dalam menghadapi
lebih dari 1000 audiens
c. MC yang telah terpilih melalui seleksi memiliki kapabilitas dalam
membawakan acara dalam bentuk apapun (formal, semi formal, non
formal)
d. MC memiliki kostum tersendiri agar dapat dibedakan
e. Sumber informasi yang masuk ke protokoler terintegritas sehingga
memudahkan MC dalam penyampaian ke audiens
f. MC mempersiapkan Que Card sebagai kerangka acara ketika
membawakan acara
g. Protokoler berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait
2. Realita
a. Protokoler hadir dalam setiap rapat yang membicarakan konsep acara,
namun ada beberapa rapat yang dilakukan secara mendadak dan sangat
dekat waktunya dengan waktu pelaksanaan
b. Koordinasi dengan pihak terkait, khususnya sie. Acara, kurang
optimal, karena banyaknya hal yang diurus oleh sie. Acara sehingga
koordinasi dengan protokoler terkadang terlupakan
c. MC tidak memiliki kostum
d. Informasi yang masuk tersampaikan secara random ke MC, sehingga
penyampaian informasi tidak optimal
e. MC memiliki fungsi baru sebagai pusat informasi barang kehilangan
f. Ada beberapa MC yang tidak memiliki kapabilitas membawakan acara
yang bentuknya formal
g. MC tidak mendapatkan pelatihan public speaking
h. MC telah menyiapkan Que Card sebelum membawakan acara
3. Evaluasi
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 69
a. Aliran informasi konsep acara kepada protokoler dilakukan secara
berkala dan tidak mendadak dengan waktu eksekusi acara
b. Disediakan pusat informasi barang kehilangan dari sie. Humas,
sehingga tidak menambah jobdesk protokoler
c. Persiapan dilakukan secara optimal mulai dari menyiapkan konsep que
card, hingga latihan membawa acara
d. MC yang terseleksi harus memiliki kapabilitas dalam membawakan
berbagai bentuk acara
4. Kendala
a. Informasi dari masing-masing sie. Acara tidak terintegritas, kadang
beda orang, beda penyampaian info, sehingga membingungkan MC
yang menyiapkan pembawaan acara
5. Solusi
a. Dilakukan penyamaan persepsi antara pihak sie. Acara dan protokoler
sebelum dilakukan eksekusi acara, dan tidak dilakukan secara
mendadak mendekati waktu ekseskusi acara
Resti Diah Utami
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 70
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Keamanan
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 71
Tim Keamanan merupakan Tim yang ditugaskan untuk menjaga keamanan
dan ketertiban selama kegiatan PPSMB UGM 2012 “Palapa” berlangsung.
Sebagai tim yang bertanggung jawab atas keamanan dan ketertiban acara, Tim
keamanan juga diserahi tanggung jawab untuk mendisiplinkan peserta/Gamada.
Hal ini menyebabkan tim keamanan mempunyai peran ganda, yaitu sebagai tim
keamanan dan juga sebagai tim Komdis sehingga perlu bekerja ekstra keras untuk
melaksanakan tugas-tugasnya mengingat jumlah personelnya juga tidak terlalu
banyak. Dalam melaksanakan tugasnya, Tim Keamanan PPSMB dibantu oleh
personel Resimen Mahasiswa UGM.
Dalam perjalanannya selama persiapan PPSMB, Tim keamanan telah
melakukan beberapa kali pertemuan untuk membahas Job Description dan untuk
membangun kebersamaan antar personel yang tergabung di Tim Keamanan
bersama dengan Menwa. Tim Keamanan juga melaksanaan tiga kali training
untuk penguatan kapasitas personel, yaitu training PBB, training CMI (Cara
Menyampaikan Instruksi), dan yang terakhir Pelatihan Pengamanan dan
Pengaturan Lalu Lintas dengan mendatangkan pemateri dari Polmenwa
Mahakarta dan Dirlantas Polda DIY, namun dalam melaksanakan training tersebut
hanya dihadiri oleh sedikit tim keamanan dikarenakan kesibukan pribadi masing-
masing personel tim keamanan.
Secara keseluruhan kinerja Tim Keamanan berjalan lancar dan sukses
sesuai jobdesc yang diberikan oleh sie Acara. Dalam melakukan tugasnya, tim
keamanan dapat fleksibel dan membantu tugas-tugas dari tim lain. Walaupun
berjalan dengan lancar, tetapi kendala dan permasalahan pasti tetap selalu ada
dalam suatu kegiatan.
Walaupun berjalan dengan lancar, tetapi banyak yang harus dievaluasi dari
tim keamanan tahun ini agar kedepannya dapat melaksanakan tugasnya dengan
lebih baik sehingga PPSMB di tahun-tahun berikutnya pun dapat berjalan dengan
lancar dan sukses.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 72
N
o
Hal Keterangan
1. Idealita Tim keamanan merupakan tim yang
bertanggung jawab atas keamanan, baik
peserta, panitia, kegiatan, maupun
perlengkapan. Jadi tugas tim keamanan
yang sebenarnya sangatlah berat, bukan
hanya personel yang tugasnya meneriaki
peserta/gamada agar gamada menjadi
disiplin.
Jumlah tim keamanan haruslah disesuaian
dengan jobdes yang diberikan untuk tim
keamanan itu sendiri. Minimal di setiap
gugus ada 3 personel dari keamanan yang
berjaga.
Untuk menunjang tugas-tugas di lapangan
perlu diadakan pertemuan rutin serta
training yang diikuti seluruh personel
keamanan untuk menyamakan persepsi
tentang jobdes dan untuk meningkatan
kemampuan tim keamanan.
Kordinasi dengan tim-tim terkait, seperti
Pemandu, Acara, dan SKKK harus selalu
dijaga agar tida terjadi kesalahpahaman
dalam menjalankan tugasnya.
2. Realita Dalam menjalankan tugasnya di lapangan,
tim keamanan mendapatkan tugas ganda
yaitu berperan sebagai komdis. Tugas dan
fungsi tim keamanan di lapangan sesuai
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 73
dengan arahan ketua OC dan Sie Acara
lebih dominan ke tugas dan fungsinya
sebagai komdis, sehingga banyak tugas
dan fungsinya sebagai keamanan yang
justru tidak ter-handle.
Pada saat pertemuan dan training Cuma
sedikit personel yang hadir sehingga
banyak personel yang belum tahu tugasnya
saat pelaksanaan PPSMB
Job Description dari tim keamanan tidak
dijelaskan dari awal, sehingga banyak
terjadi kebingungan dalam persiapannya
sebelum PPSMB
Jumlah tim keamanan yang sedikit cukup
menyulitkan untuk menjalankan tugasnya.
3. Capaian Kerja Secara umum kinerja tim keamanan dalam
pelaksanaan PPSMB UGM 2012 “palapa” dapat
dikatakan sukses, untuk penjabaran di tiap
kegiatan saya tuliskan di bawah.
4. Rekomendasi
Kedepan
Dalam recruitment panitia perlu
mempertimbangkan dengan tugas dan
fungsi dari tiap-tiap tim
Pada saat membentuk panitia, siapkan
jobdes yang jelas agar tugas dan fungsi
dari tim tersebut (khususnya keamanan)
dapat berjalan sesuai jobdesnya.
Sesuaikan jumlah personel di tiap sie
dengan jobdesnya masing-masing
Koordinasi dan kesepahaman antar tiap-
tiap Tim yang berkaitan harus ditingkatkan
agar tidak terjadi miss komunikasi oleh
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 74
masing-masing tim dalam pelaksanaan
PPSMB.
Laporan TIM Keamanan Per Kegiatan
NO Kegiatan Penanggungjawab Keterangan
1. Gamada
Berkumpul di
Lapangan GSP
Keamanan Seperti yang telah dijadwalkan,
Gamada mulai berkumpul di
lapangan GSP pukul 06.00,
setelah briefing dan maan pagi,
seluruh tim keamanan
menempatkan diri di gugus
yang telah ditentukan. Dalam
memasukkan gamada ke lap
GSP sesuai dengan arahan dari
sie Acara, pemandu menunggu
anggota kelompoknya di
lapangan GSP, Gamada
langsung dimasukkan ke
lapangan GSP dan menerima
konsumsi(snack) di dalam
lapangan GSP untuk
mempercepat mobilisasi.
Yang perlu dievaluasi dari
kegiatan ini adalah koordinasi
dengan tim pemandu untuk
menyamakan persepsi sehingga
tidak terjadi miss komunikasi
antar tim keamanan dan
pemandu dalam memobilisasi
Gamada.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 75
Selain itu koordinasi dengan
SKKK juga perlu ditingkatkan
karena peran SKKK juga
sangat vital untuk menjaga
kelancaran lalu lintas dan
membuka-tutup gerbang yang
akan dilalui gamada.
2. Upacara
penyambutan
mahasiswa baru
Keamanan Tim keamanan menempatkan
diri di belakang gugusnya
masing-masing, menjaga agar
Gamada tetap tenang dalam
upacara penyambutan Maba,
sebagian tim keamanan
membantu Tim Kesehatan jika
ada gamada yang jatuh
pingsan. Sebagian tim
keamanan yang lain
menempatkan diri di titik-titik
penyeberangan.
Yang perlu dievaluasi adalah
kesepahaman dengan tim
Kesehatan tentang cara
penanganan Gamada yang
sakit, tim keamanan harus tahu
ciri-ciri gamada yang benar-
benar sakit dan gamada yang
berpura-pura sait untuk dapat
menegurnya dengan benar.
3. Kembali ke Gugus
(Pengkondisian
Keamanan,
Pemandu
Disini tim keamanan
mengkondisikan gamada untuk
mempercepat langkah saat
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 76
Lapangan) mobilisasi ke gugusnya
masing-masing.
Lagi-lagi problem koordinasi
dengan pemandu perlu
dievaluasi agar ada
kesepahaman jalur mana yang
akan dilewati, kapan waktu
untuk mempercepat dan
memperlambat gerakan
gamada dan dimana gamada
akan diistirahatkan. Tim
keamanan memposisikan diri
untuk menjaga agar gamada
tepat waktu untu sampai di
gugusnya masing-masing
4. Materi ke 1, Ke
UGM an, dengan
pembicara dosen-
dosen UGM
Keamanan Tim Keamanan menempatkan
diri di titik yang di tentukan
untuk menjaga keamanan dan
ketertiban selama berjalannya
acara.
5. Istirahat, Sholat,
Makan
Keamanan Tim keamanan memposisikan
dirinya sebagai time keeper
untuk menjaga agar kegiatan
tidak molor.
6. Materi ke 2,
Leaderless Grup
Discussion
Keamanan Tim Keamanan menempatkan
diri di titik yang di tentukan
untuk menjaga keamanan dan
ketertiban selama berjalannya
acara.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 77
7. Istirahat Sholat dan
Pengkondisian
Maba
Keamanan, Tim keamanan memposisikan
dirinya sebagai time keeper
untuk menjaga agar kegiatan
tidak molor.
Tim keamanan yang berada di
gugus KH, Peternakan dan
Teknik membawa gamada ke
GSP terlebih dahulu dan
melaksanaan shalat di GSP.
Yang perlu dievaluasi adalah
kordinasi dengan SKKK
karena saat shalat, Gamada
diposisikan di samping Barat
dan Timur GSP dimana itu
adalah jalur transportasi untuk
kendaraan dan juga digunaan
untuk parkir.
8. Mobilisasi dan
pengkondisian
Gamada dari gugus
ke GSP
Keamanan,
pemandu
Disini tim keamanan
mengkondisikan gamada untuk
mempercepat langkah saat
mobilisasi kembali ke GSP.
problem koordinasi dengan
pemandu perlu dievaluasi agar
ada kesepahaman jalur mana
yang akan dilewati, kapan
waktu untuk mempercepat dan
memperlambat gerakan
gamada dan dimana gamada
akan diistirahatkan. Tim
keamanan memposisikan diri
untuk menjaga agar gamada
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 78
tepat waktu untuk sampai di
GSP
9. Parade Pelangi
Nusantara
Menari tarian
daerah serempak
dan membentuk
miniatur Indonesia
ditutup dengan
Penyerahan rekor
muri
Serta orasi Budaya
dari Taufik Ismail
Keamanan, acara
Tim keamanan menempatkan
diri di klusternya, menjaga agar
Gamada tetap tertib dalam
Parade Pelangi Nusantara.
Terjadi sedikit problem saat
Tim PDD memerintahkan
sebagian Tim Keamanan untuk
menjaga agar Jurnalis dan
Wartawan tidak maju dan
terlalu dekat dengan panggung
utama, hal ini menyebabkan
banyak wartawan yang marah
kepada tim Keamanan yang
menjaganya.
10. Pembubaran
Gamada
Terjadi sedikit kekacauan
dikarenakan banya gamada
yang sudah meninggalkan
barisan karena menganggap
acaranya telah selesai,
Demikian laporan dari Tim Keamanan PPSMB UGM 2012 “Palapa”.
Kami menyadari tiada gading yang tak retak, begitu juga kami tim keamanan
yang kinerjanya perlu dievaluasi dan diperbaiki agar tim keamanan kedepan dapat
lebih baik. Ami juga ucapkan terimaasih kepada semua panitia PPSMB atas
kerjasama yang luar biasa sehinggan pelaksanaan PPSMB UGM 2012 “Palapa”
dapat berjalan dengan sukses.
Muhammy Fatchi Rezza
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 79
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Humas
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Terimakasih untuk semua rekan2 ppsmb palapa , terutama untuk humas “
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 80
Secara Ideal humas palapa merupakan suatu citra dari suatu lembaga, serta
berfungsi penyedia layanan transportasi.
Komunikasi berjalan sangat baik di tataran internal humas maupun antara divisi
yang lainnya. Komunikasi juga dibangun bersama Humas UGM, Protokoler
UGM, Kawan2 PPSMB Fakultas (humas LO Fakultas) serta Media.
Kendala
Beberapa permasalahan muncul lebih karena persoalan pembagian job antara
humas dengan transportasi, idealnya humas dan transportasi dipisah.
1. Terkait komunikasi jumlah mobil dengan p3k yang minim, karena lagi-
lagi kita butuh transportasi yang memadai.
2. Jumlah HT Untuk berkoordinasi dengan para humas lainnya kurang. Kami
hanya memiliki 3 HT saja padahal idealnya membutuhkan 19 HT.
3. Fiksasi nama pembicara Ke-UGM an yang sangat mendadak, atau lebih
tepatnya sampai hari H belum fix, sehingga waktu untuk menghubungi
sangat minim.
4. Jumlah humas kurang, idealnya 25 orang
5. Terkait permasalahan dengan wartawan lebih dikoordinasikan kembali
dengan media dan humas UGM, mengenai mekanisme perijinan masuk
dan penggunaan identitas dari panitia PPSMB UGM “PALAPA” 2012.
6. Pengelolaan Twitter dan email yang kurang.
Rekomendasi untuk program humas tahun depan.
1. Beberapa laporan sudah dikirim minggu lalu secara terperinci.
2. Ada beberapa hal yang perlu saya jelaskan lebih rinci yaitu mengenai
bagaiman akerjasama dengan P3K , salah satunya terkait dengan adanya
kepemilikan transportasi. Sudah bukan hal yang umum lagi jika humas
dan transportasi itu sulit bila dijadikan satu, seperti apa yang sudah aku
tuliskan minggu lalu dalam laporan pertanggung jawaban . Sehingga
hanya ada 2 mobil yang layak yang bisa kami siapkan. Itu sangat jauh dari
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 81
kecukupan. Oleh karena itu dibutuhkan bagian transportasi yang bisa
mewadahi serta membantu beberapa kegiatan dari “perkab” “ogistik” dan
“p3k”.
3. Terkait dengan kinerja SC, saya mohon maaf ini baru saya ungkapkan.
Pemilihan SC sebaiknya seseorang yang layak untuk menjadi SC dan
memndapingi segala kegiatan OC serta panitia yang lain. Dalam realitanya
banyak seali SC yang jauh dari harapan sehingga beberapa kegiatan diluar
jangkauan SC .
4. Terkait dengan bagaimana koordinasi dengan sistem gugus dan klaster.
Diharapkan kinerja perkab untuk memeriksa ruangan sangat baik sehingga tidak
ada dualisme pekerjaan yang dilakukan oleh humas.
5. Untuk keanggotaan humas sebaiknya ditambah sesuai dengan laporan saya
sbeelumnya.
6. Saya mohon maaf , terkait relasi antara realita serta idealita hingga rekomendasi
sudah terjelaskan secara eksplisit dalam poin poin yang saya sampaikan
Maulana Rizki Aditama
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 82
GALERY
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 83
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Perlengkapan
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 84
1. Sub Bidang Indoor
Koordinator : Ali Mahfud
Tim Perlengkapan Indoor bertugas mengumpulkan informasi
terkait dengan lokasi baik di dalam ruangan maupun diuar ruangan untuk
lokasi pemberian materi PPSMB. Informasi yang terkumpul selanjutnya
dikoordinasikan dengan sie acara untuk pembagian jumlah kuota di
masing-masing gugus. Kemudian berkoordinasi dengan pihak panitia
PPSMB tiap gugus dan bertanggungjawab terhadap ruangan serta
perlengkapan yang dibutuhkan (Viewer, komputer/laptop, sound, kursi,
papan tulis, spidol) di masing-masing ruangan.
Realita
Data mengenai lokasi pemberian materi baik di dalam maupun luar
ruangan sudah diperoleh dan dikoordinasikan dengan seluruh sie yang
terkait. Perlengkapan ruangan dan luar ruangan yang dibutuhkan sudah
dapat disediakan.
Evaluasi dan kendala
Koordinasi awal terkait dengan pihak fakultas yang dapat
memberikan keterangan yang valid mengenai kondisi, kapasitas, serta
kelengkapan ruangan belum sepenuhnya dipahami oleh anggota sehingga
data di beberapa fakultas tidak valid karena tidak sesuai dengan kondisi
nyata di lapangan.
Koordinasi sie lain dengan sie perlengkapan indoor masih sangat
kurang di sebagian gugus. Anggota sie indoor perlengkapan harus
melakukan tugas yang bukan menjadi tanggung jawabnya. Tugas tersebut
antara lain menjadi operator peralatan, moderator acara, serta mangatur
pembagian kelompok ketika Leaderless Group Discussion (LGD) akan
dilaksanakan. Tugas tersebut diatas sebenarnya dilakukan oleh anggota sie
pemandu yang mendampingi gamada di masing-masing gugus. Anggota
sie perlengkapan dimasing-masing gugus hanya ada satu personel dan dia
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 85
harus bertanggung jawab di seluruh lokasi di dalam ruangan maupun di
luar ruangan pada masing-masing gugus.
Gugus vokasi memiliki kendala tersendiri yaitu jumlah ruangan sebanyak
8 ruang yang berada terpisah antara gedung vokasi, perpustakaan dan hall
gelanggang mahasiswa. Kondisi ini menyebabkan anggota sie
perlengkapan yang bertugas sangat kewalahan untuk mengkondisikan
ruangan dan perlengkapan. Kondisi ini diperparah dengan hanya ada satu
orang saja panitia PPSMB Vokasi yang membantu.
Solusi dan rekomendasi tahun depan
1. Survei ruangan langsung bertanya kepada petugas yang memiliki
kapasitas untuk menjawab dan dapat dipertanggungjawabkan,
85issal Kepala TU atau Wakil dekan
2. Kehadiran seluruh anggota sub bidang pada setiap rapat koordinasi
sangat di tekankan.
3. Koordinasi dengan panitia PPSMB fakultas harus ditingkatkan.
4. Jumlah personel ditambah, atau sub bidang ibadah dijadikan satu
dengan sub bidang indoor sehingga koordinasi teknis di lapangan
lebih mudah dan dapat saling membantu.
5. Diadakan oprec yang mewajibkan setiap fakutas mewakilkan
anggota sebagai penanggungjawab di sie perlengkapan masing-
masing fakultas karena akan lebih memahami kondisi lapangan
apabila ditangani langsung oleh mahasiswa yang berasal dari
masing-masing fakultas.
6. Pembagian tugas yang jelas ketika pelaksanaan di masing-masing
gugus sehingga anggota sie perkap tidak melakukan tugas yang
bukan menjadi tanggung jawabnya dan tugas tersebut sebenarnya
dapat dilakukan oleh anggota sie lain.
7. Inventarisasi dan distribusi barang sewa maupun pinjaman yang jelas
dan dapat dipetanggungjawabkan untuk menghindari kehilangan.
2. Sub Bidang Outdoor
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 86
Koordinator : Fahrizal Lutfi
Tim Bidang Perlengkapan Outdoor bertanggungjawab terhadap
peralatan yang dibutuhkan yang berada diluar ruangan (tenda, kursi, meja,
panggung, sound sistem, obor, panji, tungku api,dll) serta perlengkapan
yang dibutuhkan pada saat persiapan kegiatan PPSMB UGM 2012.
Berkoordinasi dengan seluruh sie yang terkait dengan persiapan kegiatan
di luar ruangan.
Realita
Perlengkapan terkait dengan persiapan upacara pembukaan PPSMB
dan Parade Pelangi Nusantara di Grha Sabha Pramana sudah disediakan
dengan baik.
Evaluasi
Tahap persiapan peralatan outdoor yang berada di GSP seperti
tenda, panggung, sound, generator set berjalan dengan baik. Kendala yang
dihadapi adalah ketika pelaksanaan yaitu konsep acara yang berubah-ubah
sehingga membingungkan anggota sie perlengkapan outdoor untuk
menyesuaikan.
Solusi dan rekomendasi tahun depan
1. Koordinasi dengan sie lain terutama sie acara lebih ditingkatkan
terutama terkait dengan konsep acara ketika pelaksanaan.
2. Inventarisasi dan distribusi barang sewa maupun pinjaman yang jelas
dan dapat dipetanggungjawabkan untuk menghindari kehilangan.
3. Sub Bidang Komunikasi
Koordinator : Muhammad Rifki Adityawan
Bertanggungjawab terhadap pengadaaan dan pengelolaan alat
komunikasi seluruh panitia PPSMB UGM 2012 yaitu Handy talky (HT)
Realita
Handy talky untuk seluruh sie sudah dapat disediakan sesuai kuota
awal jumlah alat yang dibutuhkan setiap sie.
Evaluasi dan kendala
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 87
Kendala yang dialami oleh sie perlengkapan sub bidang
komunikasi adalah sinyal yang terhalang oleh gedung terutama di gugus
teknika serta jangkauan sinyal yang tidak mampu menjangkau seluruh area
UGM. Kendala lain yang dialami adalah kurang tersampaikannya
mekanisme penggunaan alat kepada seluruh anggota yang menggunakan
HT. Briefing mengenai mekanisme tersebut sebenarnya telah dilakukan
kepada perwakilan masing-masing sie yang bertanggung jawab
(mengambil) alat akan tetapi belum sepenuhnya tersampaikan kepada
anggotanya.
Frekuensi yang berdekatan/mirip menyebabkan alur komunikasi
beberapa sie tercampur dengan sie lain. Jumlah alat untuk masing-masing
sie pada hari pelaksanaan bertambah secara mendadak, hal ini
menyebabkan anggota sub bidang komunikasi menambah jumlah alat yang
di sewa. Mekanisme pengembalian alat setelah penggunaan kurang
berjalan dengan baik. Orang yang mengembalikan alat tidak sama dengan
yang meminjam alat pada saat persiapan pelaksanaan. Lokasi
pengembalian alat yang sejak awal ditetapkan berada di basecamp ternyata
tidak dipatuhi oleh beberapa panitia. Panitia tersebut bahkan ada yang
meninggalkan begitu saja di lapangan alat yang dipinjamnya.
Solusi dan rekomendasi tahun depan
1. Kuota jumlah alat ditetapkan dan diatur seefisien mungkin untuk
menghemat jumlah alat yang di sewa.
2. Dialokasikan waktu untuk melakukan briefing mekanisme
penggunaan dan pengembalian alat pada saat briefing acara sebelum
pelaksanaan sehingga tidak terjadi lagi putusnya informasi kepada
panitia yang menggunakan alat.
3. Jumlah personel untuk sub bidang komunikasi di kurangi menjadi 3
orang agar lebih efektif dan efisien
4. Sistem alur komunikasi sebaiknya diubah karena kendala di fakultas
teknik dan beberapa fakultas lainnya yang banyak terdapat gedung
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 88
sehingga sinyal terhalang yang menyebabkan alur komunikasi
terhambat.
4. Sub Bidang Ibadah
Koordinator : Gunawan
Berkoordinasi dengan keluarga mahasiswa muslim dan nonmuslim
seluruh fakultas terkait dengan kegiatan peribadatan yang dilakukan saat
PPSMB UGM 2012. Mengumpulkan informasi terkait dengan jumlah dan
kapasitas tempat ibadah (muslim) serta ruangan (non muslim) yang
digunakan pada saat pelaksanaan PPSMB UGM 2012. Bertanggungjawab
terhadap penyediaan lokasi dan perlengkapan ibadah di masing-masing
gugus.
Realita
Seluruh perlengkapan yang dibutuhkan untuk ibadah muslim (tikar,
tempat wudhu) sudah disediakan dengan baik dan berjalan sesuai dengan
alokasi waktu yang ditetapkan.
Evaluasi dan kendala
Kendala yang dialami pada saat pelaksaan adalah jumlah anggota
sub bidang ibadah yang sangat kurang. Koordinasi dengan panitia
PPSMB Fakultas juga masih dirasa kurang karena di beberapa gugus
memerlukan persiapan tempat dan peralatan ibadah dengan jumlah yang
besar. Klaster vokasi masih sangat kekurangan lokasi ibadah untuk muslim
karena jumlah gamada yang dialokasikan tidak seimbang dengan jumlah
ruangan ibadah yang tersedia. Jumlah gamada non muslim yang
ditempatkan di klaster tidak sesuai dengan data awal yang disampaikan
oleh sie kesekretariatan sehingga dari pihak UKM Kerohanian non muslim
sudah mempersiapkan SDM pengisi materi untuk 300 gamada akan tetapi
yang ada hanya 3 orang saja.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 89
Solusi dan rekomendasi tahun depan
1. Tempat wudhu untuk putra dan putri dipisah.
2. Sub bidang indoor digabung dengan sub bidang ibadah untuk
mempermudah koordinasi dan dapat saling membantu.
Drajat Dwi H
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 90
Laporan Pertanggungjawaban Bidang PDD
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 91
Publikasi Dekorasi Dokumentasi adalah seksi yang sangat berhubungan
erat dengan “wajah” dari sebuah acara. Bagaimana sebuah acara dipublikasikan,
di-design, didokumentasikan dan dilihat. Namun, kali ini saya tidak hanya
membuat semua hal tersebut agar “enak” dilihat, tetapi juga memiliki makna dan
pesan yang dalam. Selain itu tim PDD juga memiliki bahan bakar dalam setiap
pekerjaan. Yaitu kami ingin menunjukan bahwa UGM dan semua mahasiswa di
dalamnya itu sangat kreatif sehingga para Gamada dapat terus termotivasi ketika
menjalani kegiatan perkuliahan dan organisasi di UGM.
Pra Acara
Pada PPSMB PALAPA tahun ini, seksi PDD dibagi menjadi 4 sub bidang.
Diantaranya adalah Sub Bidang Kreatif, Foto, Film dan Produksi. Keempat sub
bidang tersebut memliki peranan yang berbeda-beda dan cukup vital dalam semua
jobdesk yang dimiliki seksi PDD. Sub bidang KREATIF memiliki jobdesk untuk
mendesain semua layout (logo, proposal, banner, spanduk, baliho, leaflet, co card,
slayer, kaos, maskot, dekorasi dan web)**. Sub bidang FOTO bertugas untuk
mendokumentasikan semua acara yang ada pada PPSMB PALAPA. Termasuk
mengumpulkan foto seluruh panitia untuk dipasang di co card. Tim FILM
diamanahkan untuk membuat film penyambutan Gamada. Sedangkan tim
PRODUKSI bertugas memproduksi/mencetak segala hasil design dari tim kreatif,
mendata segala peralatan yang digunakan selama PDD bekerja, memastikan
semua tugas yang diberikan kepada PDD berhasil diproduksi secara penuh.
Pada Open Recruitment panitia, PDD mengambil 40 orang yang kreatif
untuk mengerjakan semua tugas yang diberikan. Dengan rincian, 8 orang tim
Kreatif, 10 orang tim Foto, 13 tim Film dan 7 orang tim Produksi. Sebelum Open
Recruitment, saya memutuskan untuk merekrut 1 Sub Koor untuk membantu
tugas-tugas saya di PDD.
Setelah terpilih 40 orang tugas pertama yang kamu buat adalah Logo.
Dalam pembuatan logo, saya dan sub koor saya ikut turun langsung karena Logo
harus memiliki esensi yang dalam. Jadi harus benar-benar diperhatikan setiap
lekukan dan pemilihan warna. Selanjutnya proposal Sponsorship. Proposal ini
adalah request dari Tim Dana Usaha. Pekerjaan PDD terus berlanjut tanpa ada
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 92
masalah. Mungkin ada sedikit masalah ketika penyelesaian web karena tidak
kunjung selesainya konten yang akan dimasukan ke web. Namun web bisa
launching tepat waktu.
Pada waktu bekerja tim PDD, ada beberapa anggota tim yang kami anggap
tidak efektif dalam menjalankan tugasnya sehingga kami memutuskan untuk
menonaktifkan anggota-anggota tersebut dan mengganti dengan yang lebih
produktif.
Dalam hal anggaran PDD, cukup rumit dan cukup banyak „pengorbanan‟.
Kami dari tim PDD (saya yakin semua tim mengalami hal yang sama) harus
menggunakan uang pribadi kami untuk produksi awal. Itu disebabkan karena
anggaran yang seharusnya baru turun cukup lama dari waktu yang ditentukan.
**) Semua design terlampir
Hari H
Pada pelaksanaan acara PALAPA, tim PDD tidak lagi seperti formasi
awal. Hanya tim foto yang tetap pada posisinya. Tim film berubah menjadi tim
dokumentasi Video, tim produksi menjadi tim Peralatan PDD, tim kreatif
bergabung dengan tim Foto untuk dokementasi.
Saya dan sub koor saya pun memecah menjadi 2. Yaitu saya sebagai
eksekutor dan Oscar sebagai konseptor.
Semua pekerjaan PDD pada Hari H berlangsung dengan baik dan
mendapat hasil dokumentasi yang baik pula berkat dukungan dari Pihak DPPA
yang meminjamkan Mobil Tangga untuk pengambilan foto dari ketinggian dan
dari Pihak Aeromodelling untuk pengambilan video dari udara.
Layar dan perekaman dibantu oleh pihak LED dan Jimmy Jib sehingga
kami mendapat hasil dokumentasi yang sangat berkualitas. Semua kegiatan dan
acara PALAPA juga dapat di tonton secara langsung dari seluruh dunia dengan
media streaming yang kamu publish di web. Sehingga pekerjaan kami benar-
benar maksimal pada Hari H.
Namun, tetap ada beberapa masalah yang timbul pada pelaksanaan acara.
Yaitu dari pihak pers yang kurang menghargai peranan kami sebagai Panitia
Dokumentasi. Pihak pers sudah diberikan tempat yang dihimbau sebelumnya dan
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 93
tidak diperkenankan masuk kedalam area lapangan Grha Sabha Pramana. Ada
beberapa dari pihak pers yang memaksa masuk kedalam lapangan padahal tidak
memiliki identitas pers dari lembaga yang bersangkutan. Sehingga kami terpaksa
mengambil jalan tegas untuk menghalau pihak pers.
Selebihnya, tugas kami berlangsung baik dan lancar.
Pasca Acara
Setalah hari H, pekerjaan kami masih berlangsung. Tugas kami
selanjutnya yaitu editting hasil dokumentasi (foto) dan pembuatan video
dokumentasi. Untuk foto, kami hanya mengambil 300 foto dari 12.000 foto yang
didapat. Sehingga proses seleksi membutuhkan waktu yang cukup lama. Setelah
seleksi selesai, kami bertugas untuk mempublikasikan hasil yersebut ke web
untuk dapat dilihat oelh semua panitia dan peserta PALAPA.
Kami menerima beberapa kritik dan juga saran dari banyak seksi yang
nantinya akan kami bahas di bagian Kendala dan Solusi.
Kendala
1. Anggaran panitia terlambat turun.
2. Banyak seksi lain yang mendadak jika perlu bantuan seksi PDD.
3. Labil dalam web. Diskusi pertama dikatakan bahwa tidak perlu web,
namun di diskusi terakhir dikatakan perlu web dan sangat urgent.
4. Tim foto PDD kurang disiplin.
5. Anggota PDD beberapa tidak efektif dalam bekerja.
6. Dekorasi kurang berkesan*
7. Pihak pers yang memaksa masuk meski tidak memiliki ID Card.
8. Banner yang dipasang sering lepas sehingga kami harus berulang kali
membenarkan padahal pekerjaan kami masih banyak.
9. Tulisan PALAPA yang dibuat dan dipasang di Lapangan GSP sering jatuh
sehingga kami harus memberi pengganjal dibelakangnya dan berakibat
mengurangi keindahan dekorasi.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 94
10. Kekurangan anggota saat Gamada moving ke kluster masing-masing.
Untuk fakultas seperti filsafat mungkin dapat teratasi, namun fakultas
teknik yang areanya cukup besar, membutuhkan orang yang lebih banyak
agar proses dokumentasi berjalan lancar.
11. Video terlalu kecil*
12. Sistem foto cocard berubah-ubah.
13. Pesawat Aeromodelling bermasalah dalam pengambilan gambar.
14. Ada anggota PDD yang diminta tolong untuk memfoto tapi tidak bisa.
15. Ada anggota yang sakit saat hari H.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 95
Solusi
1. Menalangi dengan uang pribadi. Untuk tahun depan diharapkan
komunikasi dengan pihak UGM lebih cepat agar pekerjaan PDD
(khususnya) dan Seksi lain (umumnya) lebih cepat selesai dan memiliki
masa revisi atas semua design-design yang di produksi.
2. Semua pekerjaan PDD adalah bersifat concept. Dan semua yang bersifat
concept tersebut membutuhkan waktu untuk memproduksinya. Itu semua
dilakukan agar yang dihasilkan tidak melenceng dan miss dari tujuan
awalnya. Itu sebabnya kami sering kali tidak sanggup jika ada seksi lain
atau bahkan dari dalam seksi PDD sendiri yang meminta untuk di
designkan/dibuatkan sesuatu dengan waktu yang mepet. Solusi untuk
tahun depan, koordinasi antar bidang diharapkan dapat dilakukan dengan
baik agar tidak ada tugas yang sifatnya mepet.
3. Untuk masalah web, dari awal pertemuan OC, saya sudah menawarkan
dan menanyakan kepada semua panitia, namun seringkali hanya dianggap
angin lalu. Namun, pada akhir-akhir persiapan, Ketua OC meminta untuk
dibuatkan web. Akhirnya kami harus mencari orang untuk pembuatan
web.
Untuk web juga, kami menyarankan untuk diadakannya Sub Bidang
Admin di dalam Tim PDD. Agar semua kebutuhan web (Pembuatan,
Update dan Design) yang selama ini ditangani oleh Sub Bidang Kreatif,
dapat diurus oleh orang yang tepat.
4. Beberapa acara kepemanduan tidak ada satupun tim foto yang datang
untuk dokumentasi. Itu disebabkan karena kelalaian koor untuk
menugaskan karena semua tim PDD waktu itu dibutuhkan untuk
pembuatan banner. Solusinya adalah agar koordinator dapat menugaskan
kepada semua timnya sesuai dengan pekerjaan yang sudah ditentukan dan
anggota dapat melaksanakan dengan baik tugas yang diberikan oleh
koordinator.
5. Ada 3 anggota tim PDD yang tidak efektif karena hanya dapat bergabung
di tim PDD saat H-1 dan Hari H. Dengan terpaksa, kami menonaktifkan
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 96
dan mengganti tim tersebut agar tugas-tugas yang diberikan kepada PDD
tetap dapat diselesaikan dengan tepat waktu.
6. Ini sebenarnya kritik dari seksi lain, namun kami juga merasa demikian.
Dekorasi yang kami sajikan kurang bermakna dan kurang terlihat. Satu-
satunya dekorasi yang kami pasang adalah tulisan PALAPA dan LOGO
nya di lapangan GSP. Solusinya tim PDD tahun depan harus lebih kreatif
lagi untuk menyusun dekorasi agar acara terlihat sangat berkualitas.
7. Pihak Pers ini cukup bermasalah. Kami sudah berusaha menyerahkan
masalah ini ke tim Keamanan yang bertugas waktu itu. Tapi, seringkali
kami tidak melihat tim keamanan yang sudah ditugaskan untuk menjaga di
wilayah rawan. Sehingga kami harus turun langsung untuk menegaskan
bahwa pihak pers tidak diperkenankan untuk masuk kelapangan dan
diharapkan tetap di area yang sudah di tetapkan panitia. Solusi untuk tahun
depan, saat konferensi pers, semua pihak pers diberikan co card khusus
dari panitia PALAPA agar panitia dapat mengetahui mana pers yang
memang diundang untuk mendokumentasikan acara PALAPA. Dan lebih
baik lagi jika pers diberikan ruang yang baik.
8. Teknik pemasangan banner lebih diperhatikan agar arti dan makna dalam
design banner tersebut dapat tersampaikan dengan baik. Karena jika
banner tidak terpasang dengan benar, maka para Gamada tidak dapat
melihat design dan arti serta makna tidak dapat tersampaikan dengan baik.
9. Dekorasi harap dipikirkan dengan baik, baik dari segi design dan segi
realita saat dipasang.
10. Formasi PDD agar lebih ditingkatkan lagi efektifitas nya. Dapat dilakukan
dengan peningkatan jumlah anggota atau pemusatan setiap anggotanya di
setiap klusternya.
11. Video yang kami buat berukuran 16:9 , namun layar LED yang dipesan
ternya berukuran 8:3 sehingga video yang diputar tidak pas dengan layar
dan mengakibatkan terlihat kecil. Untuk tahun depan harap
memperhatikan hal-hal kecil seperti itu.
12. Pada awalnya, sistem untuk foto co-card adalah dari tim foto PDD
memfoto semua panitia PALAPA dan setiap koor yang menamai foto
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 97
sesuai dengan nama anggotanya. Namun dari seksi pemandu kurang setuju
karena koordinator pemandu tidak hafal semua anggotanya yang cukup
banyak. Sehingga kami memutuskan untuk menugaskan semua koor untuk
mengumpulkan foto-foto anggotanya yang sudah dinamai. Solusi untuk
tahun depan, saat Open recruitment, diharapkan untuk mengumpulkan data
diri yang juga disertakan FOTO dengan bentuk SOFTCOPY agar tidak
lagi terjadi masalah yang seperti ini.
13. Kamera perekam yang digunakan untuk proses pengambilan gambar di
udara terganggu karena sinyal HT yang digunakan panitia. Sehingga
gambar yang dihasilkan kurang maksimal.
14. Kami akui ada anggota PDD yang kurang mahir dalam dokumentasi. Itu
semua karena anggota PDD direkrut dengan keahlian masing-masing.
Kami tidak mau mengambil anggota yang kehaliannya sama semua karena
akan menghasilkan sesuatu yang monotone. Solusinya adalah mengadakan
pelatihan dan penyamaan produksi foto sebelum hari H agar semua
anggota PDD memiliki basic foto yang cukup.
15. Koordinator terpaksa menggantikan tugas anggota yang sakit pada hari H.
Solusinya, perbanyak minum vitamin dan jangan tidur malam-malam agar
kesehatan terjaga.
Kesimpulan
PDD bekerja dengan kreatifitas, hati yang bersih dan suasana yang
mendukung. Jika PDD harus bekerja dengan dikejar-kejar waktu, hasil yang kami
produksi pun akan „seadanya‟. Jadi kami mohon maaf dan mohon pengertiaanya
jika ada hasil produksi kami yang mungkin kurang berkenan dan tidak match
dengan acara PALAPA tahun ini.
Semoga tahun depan, tidak ada lagi masalah-masalah seperti yang kami
alami di tahun ini.
Faizal Musafar
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 98
Lampiran Desain
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 99
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 100
Laporan Pertanggungjawaban Bidang P3K
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 101
Tim P3K merupakan tim yang ditugaskan menjaga dan membantu panitia dan
peserta yang mengalami masalah yang berkaitan dengan kondisi kesehatan selama
kegiatan PPSMB UGM 2012 “Palapa” berlangsung. Tim P3K juga diberi
tanggung jawab untuk menyediakan peralatan P3K lengkap.
Secara keseluruhan kinerja Tim P3K berjalan lancar dan sukses sesuai dengan
jobdesc yang diberikan. Walaupun berjalan dengan lancar tetapi kendala dan
permasalahan pasti tetap ada.
1. Idealita
a. Tim P3K bertanggung jawab menjaga kondisi kesehatan peserta dan
panitia
b. Jumlah personil P3K yang ideal adalah 1 P3K menjaga maksimal 100
gamada
c. Personil P3K harus mempunyai skill pertolongan pertama yang baik.
Baik teori maupun praktek di lapangan
d. Perlengkapan medis (obat, ambulans, tim medis, peralatan P3K yang
lain) harus mencukupi. Pada pelaksanaan perlengkapan medis
tercukupi dengan baik.
e. Koordinasi dan komunikasi yang baik harus dijaga antar sesama
anggota P3K dan dengan sie lain seperti Humas, Acara dan Pemandu.
f. Pembagian tugas dan jumlah orang yang sesuai.
2. Realita
a. Dalam menjalankan tugasnya jumlah personil P3K kurang, terutama
saat moving ke beberapa fakulas yang tentu saja membutuhkan
pengawasan karena ada beberapa gamada yang sakit dalam perjalanan
ke fakultas.
b. Perlengkapan medis yang akan digunakan sudah memadahi, cukup
untuk menghandle gamada yang sakit.
c. Skill personil P3K secara teori sudah baik, namun ada beberapa
personil yang kurang baik ketika menghadapi korban di lapangan,
beberapa masih kurang menguasai sehingga masih membutuhkan
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 102
bimbingan dari personil yang lain. Hal tersebut cukup menyulitkan jika
ada gamada lain yang sakit pada waktu bersamaan dan membutuhkan
pertolongan segera.
Pelatihan yang dilakukan dari Ukesma sangat membantu, terutama
untuk meningkatkan skill ke-P3Kan karena materi yang diberikan
sesuai dengan apa yang kita butuhkan saat di lapangan. Beberapa
panitia tidak bisa mengikuti, karena waktu pelaksanaan kurang tepat
yaitu ditengah masa liburan. Pemateri cukup baik, sehingga mudah
dipahami, namun ada beberapa bahasa medis yang kurang dipahami
peserta saat penyampaian beberapa materi
d. Koordinasi antara subkoord di masing-masing fakultas dan antar staff
masih perlu diperbaiki lagi, karena saat hari H masih ada yang tidak
sesuai dengan rencana
e. Pembagian spot P3K dan pembagian personil P3K saat di fakultas
tidak sesuai dengan rencana awal karena ada beberapa rundown yang
berubah tiba-tiba
f. Asisten gugus tidak memberitahukan perubahan yang terjadi di
lapangan kepada panitia lain, khususnya tim P3K sehingga masih
banyak terjadi miskomunikasi
3. Kendala dan evaluasi
a. Pemandu yang kurang memperhatikan gamada yang sakit saat upacara,
sehingga waktu setelah upacara baik pagi saat upacara pembukaan
maupun sore saat upacara penutupan banyak gamada yang telah pulih,
kebingungan mencari kelompoknya terutama saat akan moving ke
fakultas.
b. Bantuan transportasi yaitu mobil dari humas untuk mengantar gamada
yang kurang sehat untuk moving ke fakultas ataupun kembali ke GSP
terlambat, jadi harus memanfaatkan ambulans yang seharusnya tidak
untuk moving.
c. Pembagian tugas ada yang kurang sesuai, diantaranya:
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 103
Kekurangan personil di posko pusat saat moving, yang
sebenarnya bertugas untuk mengontrol gamada yang masih
perlu perawatan
Tidak menempatkan personil sebagai PJ untuk bertugas di
GMC, untuk mendata gamada yang mendapat rujukan
d. Mekanisme ijin sakit untuk tidak mengikuti beberapa kegiatan kurang
jelas, sehingga banyak gamada yang sakit memaksakan diri untuk
mengikuti rangkaian kegiatan karena khawatir tidak mendapat
sertifikat
e. Gamada banyak yang maag nya kambuh karena waktu makan siang
pendek, sebaiknya ketika ingin mempercepat waktu untuk moving
tetap memperhatikan kesehatan gamada.
f. Kurangnya informasi yang diberikan oleh asisten gugus kepada
personil P3K di beberapa fakultas, sehingga P3K harus mencari tahu
sendiri mengenai perubahan waktu, spot dan ruang
4. Rekomendasi tahun depan
a. Bila konsep yang direncanakan sama dengan tahun ini, sebaiknya
menggunakan personil yang skillnya lebih baik, salah satu caranya
dengan memanfaatkan personil P3K fakultas
b. Koordinasi dengan pemandu ditingkatkan agar tidak ada lagi gamada
yang bingung mencari dimana kelompoknya dan pemandu yang
bingung mencari dimana anak pandunya terutama saat upacara
c. Fiksasi ruang P3K di fakultas yang akan digunakan, baik dengan
panitia P3K fakultas maupun dari panitia yaitu sie perlengkapan
sesegera mungkin
d. Transportasi perlu diperhatikan, perlu disediakan satu mobil untuk
membackup ambulans dan untuk mengantar gamada
e. Intensifkan koordinasi dengan sie yang berkaitan dengan P3K agar
tidak ada lagi miskomunikasi
Tintani Bunga
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 104
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Logistik dan
Konsumsi
PPSMB UGM 2012 “PALAPA
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 105
Realita
Tim logistik dan konsumsi telah memberikan pelayanan semaksimal mungkin,
bermodalkan tekad “zero complain” yang menjadi semangat tim kami, sehingga
pekerjaan yang sangat banyak dapat kami handle dengan lancar
Kendala dan evaluasi
- Terkait data gamada yang belum selesai sampai hari H, tim logkons harus
kerja overtime untuk mengerjakan semuanya dan harus mengatur ulang
pendistribusian semua logistik dan konsumsi
- Koordinasi antarpanitia kurang baik, terlihat pada jika ada informasi yang
baru tidak disampaikan ke bidang lain sehingga perubahan sekecil apapun
akan berdampak ke lain bidang
Solusi
- Tim logistik dan konsumsi sebisa mungkin mendapatkan jumlah tim yang
memadai mengingat banyaknya tugas yang ada
- Adanya satnar komunikasi dan informasi yang baku dalam internal panitia
dan antar panitia sehingga semua informasi dapat dikomunikasikan dengan
baik dan cepat sampai.
Gunarko Aryanto
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 106
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Dana Usaha
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 107
Job description yang diberikan pada bidang dana usaha adalah mencari dana
untuk menutupi anggaran yang kurang yaitu dengan mencari sponsor dan mencari
donatur.
A. Sponsorship
Dari 75 perusahaan atau tempat usaha yang diajak bekerjasama, hanya
empat tempat yang bersedia bekerjasama. Berikut daftar perusahaan yang diajak
bekerjasama
Pocarisweat
Mandiri
Sari husada
BRI
BPD
BCA
Cimb Niaga
Indosat
Permata
Bank
Kedai digital
Cocacolla
Kolam
susu
Jogja milk
Home milk
Mizone
Amanda
Micugi
Real
burger
Danar hadi
Walls
Café coklat
Adiningrat
Coklat
monggo
Bumi putra
RM paris
Alfamart
Nichers
Erlangga
Yamaha
BI
Foodfezt
Gudeg yu
djum
Telkom
Fresco
KFC
Mister
burger
Excotic
Kratingdeng
Honda
Larissa
Natasha
ELTI
Jangjeum
Dixie
Oriflamme
Parsley
Djarum
foundation
Pastagio
Teriyaki tuan
muda
Garuda
Zee
Paparonz
Villa creps
Toga mas
Pancake
company
XL
PLN
BNI
Raminten
Mirota
kampus
Mc D
Bakpia 75
Gudeg bu
ahmad
EF
Kalimilk
Nasmoco
BRI syariah
Mirota batik
Bank
muamalat
Jogja chicken
Gramedia
Kedai kopi
Polygon
Movie box
Happy puppy
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 108
Dari 75 nama perusahaan tersebut, empat diantaranya diterima yaitu :
1. Kratingdeng
Kratingdeng memberi 600 botol UC 1000 ukuran 600ml dengan
kontraprestasi penanyangan iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah
Mada Muda sedang diposisikan membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk
parade tari nusantara dan adlips dari MC.
2. Micugi
Micugi memberi dana Rp. 300.000,00 dengan kontraprestasi penayangan
iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah Mada Muda sedang diposisikan
membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk parade tari nusantara dan adlips
dari MC.
3. Happy Puppy
Happy puppy memberi voucher free 1 jam pertama 20 lembar terdiri dari
10 large, 5 VIP, 5 penthouse dengan kontraprestasi penayangan iklan di LED
sebanyak satu kali pada saat Gadjah Mada Muda sedang diposisikan membentuk
gugus kepulauan di Indonesia untuk parade tari nusantara dan adlips dari MC.
4. Movie Box
Movie box memberi 300 lembar voucher diskon 50% all room dengan
kontraprestasi penayangan iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah
Mada Muda sedang diposisikan membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk
parade tari nusantara dan adlips dari MC.
Hasil yang diperoleh dari sponsor tidak sesuai dengan bayangan awal. Hal
tersebut disebabkan karena mundurnya penandatangan proposal sehingga waktu
yang dimiliki oleh tim dana usaha berkurang yaitu lebih kurang dua minggu.
Padahal untuk memasukkan proposal ke perusahaan besar, prosesnya
membutuhkan waktu lama bahkan bisa lebih dari satu bulan. Selain itu,
kontraprestasi yang ditawarkan juga tidak memungkinkan perusahaan untuk
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 109
berinteraksi langsung dengan peserta (tidak diperbolehkan buka stand) sehingga
perusahaan memilih tidak bekerjasama.
B. Donatur
Tim dana usaha sudah berupaya mengumpulkan nama-nama donatur
melalui KAGAMA, tetapi kenyatannya, untuk memperoleh nama alumni yang
selanjutnya tujuannya adalah untuk meminta menjadi donatur tidaklah mudah.
Tim dana usaha tidak berhasil mengumpulkan nama alumni tersebut. Selanjutnya
untuk menggantikan donatur ini, tim dana usaha mencoba melakukan cara lain
dalam pengumpulan dana yaitu menjual souvenir PALAPA berupa gelang ke
peserta.
C. Penjualan Souvenir Palapa (Gelang)
Tim dana usaha menawarkan gelang karet ukuran panjang 20 centimeter
dengan desain resmi PALAPA (logo dan tulisan) ke peserta. Sebanyak 2247
gelang dipesan oleh peserta. Gelang dijual dengan harga Rp. 5.000,00 perbuah
dengan biaya produksi kurang lebih Rp. 2.000,00 per buah.
LAPORAN PEMASUKAN
No. Uraian Jumlah
1. Sponsorship Rp. 300.000,00
2. Keuntungan penjualan gelang @ Rp. 3.000 x
2247
Rp. 6.741.000,00
TOTAL Rp. 7.041.000,00
Tiara Oktavia S
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 110
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Kesekretariatan
PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 111
A. IDEALITA
Tugas KSK
1. Melakukan pendataan manual di DAA pada saat registrasi tanggal 16-
19 Juni 2012, registrasi SV ditanggal 6-8 Agustus 2012, guna
sosialisasi PPSMB kepada Gadjah Mada Muda (Mahasiswa Baru
Universitas Gadjah Mada)
2. Mendata seluruh Gamada dari S1 dan SV yang estimasi awalnya
adalah berjumlah 11.000 orang
3. Mengacak seluruh Gamada dari 19 Fakultas di UGM
4. Mendata Gamada yang sakit, golongan darah, agama.
5. Menerima data dari DAA untuk validasi data yang sudah ada serta
memastikan gamada yang sudah resmi melakukan registrasi dan sudah
memiliki NIU
6. Melakukan Pembagian kelompok PPSMB, jumlah peserta dibagi
jumlah pemandu sesuai kapasitas daya tampung tempat pergugus.
7. Mempersiapkan segala sesuatunya untuk TM dan Teknis hari H
8. KSK mengiringi PJ pemandu kalster untuk mendata betul peserta
mengikuti kepemanduan untuk PPSMB
9. KSK hadir lebih awal dari panitia lain dalam PPSMB
10. Menyerahkan presensi peserta pada sub koor pemandu yang di
serahkan oleh pemandu kepada peserta PPSMB
11. Fiksasi data untuk logistik
12. Pendataan riwayat sakit Gamada untuk panitia P3K dan Pemandu
B. REALITA
1. Kekurangan sumber daya manusia karena libur puasa Ramadan dan
hari raya idul Fitri yang menyebabkan ketidak lengkapan kehadiran
panitia KSK saat rapat dan menjalankan tugasnya.
2. Kurangnya koordinasi dengan bagian perlengkapan dan bagian acara,
sehingga beberapa miskomunikasi menyebabkan acara ini tidak seideal
yang diharapakan.
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 112
3. Tidak seluruh gamada registrasi pada hari yang ditentukan karena
terdapat kendala tertentu sehingga fiksasi data belum bisa di putuskan.
4. Masih banyak gamada yang tidak mengetahui berita PPSMB, sehingga
masih ada Gamada yang belum mengikuti PPSMB
5. Ada banyak nomor Gamada yang tidak bisa dihubungi dan
menghambat penyampaian informasi terkait PPSMB
6. Banyak Gamada yang baru melakukan registrasi di DAA terlalu mepet
dengan kegiatan PPSMB sehingga kurangnya persiapan oleh Gamada
sebagai peserta PPSMB.
7. Ada beberapa panitia mengundurkan diri dengan berbagai alasan, dan
dilakukan pergantian panitia, sehingga mengakibatkan perubahan data
berulang.
A. CAPAIAN KERJA
1. Fiksasi data peserta dan panitia.
2. Pembagian dalam pendataan maba secara lengkap
3. Dengan pendataan riwayat sakit , mengantisipasi bahaya yang terjadi
pada maba yg sakit.
4. Presensi Panitia dan peserta PPSMB saat hari H
5. Jarkom sebagai pengingat persiapan pelaksanaan PPSMB
6. Sebagai pusat informasi terkait PPSMB saat hari H
7. Pembagian kelompok yang begitu rata dari berbagai jurusan dalam 19
Fakultas
8. Pembuatan sertifikat panitia dan fasilitator LGD.
B. EVALUASI DAN KENDALA
1. Peserta kelompok ada yang tidak hadir dikarenakan ada peserta yang
sudah di kampung halaman setelah registrasi dan tidak mengetahui
kegiatan yang di wajibkan ini.
2. Ada kelompok tambahan di tengah acara sehingga harus mentransfer
kembali muatan kelompok pergugus sehingga persiapan gamada
tambahan tersebut yang singkat sehingga kurang maksimal
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 113
3. Fiksasi ruangan pergugus antara acara, KSK, dan pemandu berbeda,
sehingga harus memperbaiki tatanan yang sudah jadi, serta
menghambat kerja panitia logistik dalam pendataan fiksasi makan di
tiap lokasi yang dipakai acara PPSMB.
C. SOLUSI SARAN / REKOMENDASI TAHUN DEPAN
Kegiatan ini diharapkan bisa berjalan di tahun-tahun mendatang untuk
terus mengembalikan UGM sebagai kampus “Kerakyatan”. Rangkaian
kegiatan PPSMB ini diharapkan menjadi sebuah bentuk kontribusi untuk
selalu mengembangkan semangat perjuangan yang lebih untuk semua
Gadjah Mada Muda Universitas Gadjah Mada. Oleh karena itu, untuk
tahun depan perlu diperhatikan hal-hal di bawah ini sebagai perbaikan:
1. Melakukan publikasi lebih dini, dan memplotkan tempat-tempat
publikasi yang strategis, agar target peserta tercapai.
2. Pihak Universitas menginformasikan Kegiatan PPSMB sebagai
agenda penting yang di publikasikan di web resmi UGM sejak
mahasiswa diterima di UGM dan tercantum dalam kertas yang di
bagikan di DAA saat registrasi
3. Panitia memplotkan sumberdaya manusia yang tepat secara
kuantitas maupun kualitas. Agar panitia dapat bekerja maksimal
sesuai dengan kompetensinya.
4. Mengkoordinasi secara rutin dan meningkatkan kerja sama tim
seluruh kepanitiaan, tidak hanya sie-sietertentu saja.
5. Selalu Menginformasikan update atau perubahan yang terjadi
kepada seluruh panitia agar tidak terjadi miss.
Nita Anggraini
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 114
GALERY
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 115
PENUTUP
Kegiatan PPSMB UGM 2012 “PALAPA” secara keseluruhan telah
terlaksana dengan baik. Hasil yang dicapai tentu tak terlepas dari dukungan
seluruh panitia dan pihak yang terlibat dalam kegiatan ini.
Namun demikian keberhasilan yang dicapai tidak terlepas dari hambatan-
hambatan yang dijumpai, baik yang besrsifat internal maupun eksternal. Kondisi
ini dapat diantisipasi dan diatasi dengan baik. Menyadari hal tersebut kami telah
membuat rekomendasi pelaksanaan kegiatan PPSMB selanjutnya.
Harapan kami selaku panitia di tahun perdana ini tentu berharap tahun
depan lebih baik. Prestasi dan capaian tahun ini harus dapat diteruskan bahkan
ditingkatkan. Kesalahan dan kekurangan di tahun ini patut dijadikan pengingat
bahwa detail setiap acara harus diperhatikan dengan seksama. Semoga PALAPA
tahun depan bisa lebih sukses, jaya dan makin spektakuler.
Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan ini kami susun, semoga
Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat-Nya sehingga laporan ini dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 116