Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PEMANFAATAN CLOUD STORAGE PADA
PENGARSIPAN DI FAKULTAS TEKNOLOGI DAN
INFORMATIKA UNIVERSITAS DINAMIKA
WORKSHOP
Program Studi
DIII Administrasi Perkantoran
Oleh:
DHEA ISMI HASAN
17390150003
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS DINAMIKA
SURABAYA 2019
PEMANFAATAN CLOUD STORAGE PADA KEARSIPAN DI
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS DINAMIKA
WORKSHOP
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk menempuh Proyek Akhir
Oleh:
Nama : DHEA ISMI HASAN
NIM : 17390150003
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Administrasi Perkantoran
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS DINAMIKA
SURABAYA, 2019
“Jangan bandingkan prosesmu dengan orang lain, karena tak semua bunga
tumbuh dan mekar bersamaan”
- Dhea Ismi Hasan -
SURAT PERNYATAAN
PERSETUJUAN PUBLIKASI DAN KEASLIAN KARYA ILMIAH
Sebagai mahasiswa Universitas Dinamika, saya:
Nama : Dhea Ismi Hasan
NIM : 17390150003
Program Studi : DIII Administrasi Perkantoran
Fakultas : Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Jenis Karya : Workshop
Judul Karya : PEMANFAATAN CLOUD STORAGE PADA
PENGARSIPAN DI FAKULTAS TEKNOLOGI
DAN INFORMATIKA
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa :
1. Demi pengembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni, saya menyetujui memberikan kepada Universitas Dinamika Hak Bebas Royalty Non Eksklusif
(Non-Exclusive Royalty Free Right) atas seluruh isi/ sebagian karya ilmiah
saya tersebut diatas untuk disimpan, dialih mediakan dan dikelola dalam bentuk
pangkalan data (database) untuk selanjutnya didistribusikan atau dipublikasikan
demi kepentingan akademis dengan tetap mencantumkan nama saya sebagai
penulis atau pencipta dan sebagai pemilik hak cipta.
2. Karya tersebut di atas adalah karya asli saya, bukan plagiat baik sebagian maupun keseluruhan. Kutipan, karya atau pendapat orang lain yang ada dalam
karya ilmiah ini adalah semata hanya rujukan yang dicantumkan dalam Daftar
Pustaka saya.
3. Apabila dikemudian hari ditemukan dan terbukti terdapat tindakan plagiat pada karya ilmiah ini, maka saya bersedia untuk menerima pencabutan terhadap gelar
ahli madya yang telah diberikan kepada saya.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
i
ABSTRAK
Admin Fakultas Teknologi dan Informatika (FTI) adalah tenaga
administrasi yang mempunyai tugas untuk mengelola proses administrasi di FTI di
Universitas Dinamika. Salah satu tugas admin FTI adalah mengatur mengatur
dokumen pada FTI.
Dokumen yang semakin banyak berada di Admin Fakultas Teknologi dan
Informatika menyebabkan tenaga Admin kesulitan untuk mengarsipkan dokumen-
dokumen tersebut dengan benar. Pengarsipan dokumen yang dilakukan selama ini
tidak dilakukan dengan efektif dan efisien, sehingga Admin FTI kesulitan untuk
mencari dokumen saat dibutuhkan dan ada kemungkinan dokumen tersebut rusak
karena tidak terarsipkan dengan benar.
Permasalahan tersebut dapat diatasi menggunakan metode pengarsipan
sistem kronologis atau sistem subyek dengan menfaatkan cloud storage. Hal ini
mempermudah Admin FTI untuk mencari dokumen tersebut jika dibutuhkan.
Kata Kunci : Arsip, Sistem Kronologis, Sistem Subyek, Cloud Storage.
.
ii
ABSTRACT
The Administration staf of Technology and Informatics Faculty is an person
who has duty to control administrative process at FTI. One of her duty is to govern
the documents.
The increasing number of documents in FTI caused administration staf
facing difficulties in filling the documents correctly. The filling process was not
one correctly which made Admin FTI facing difficulties in finding the documents
whenever needed and there is the chance that those documents are broken as it is
not archieved property.
These problems can be overcome using the method of archiving
chronological systems or subject systems by utilizing cloud storage. This makes it
easier for FTI Admins to find the document if needed.
Keywords: Archive, Chronological System, Subject System, Digital Archive,
Cloud Storage.
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan karunia-Nya,
laporan workshop ini telah selesai penulis susun dengan baik dan merupakan salah
satu persyaratan untuk mengikuti Proyek Akhir Program Studi Diploma III
Administrasi Perkantoran Universitas Dinamika.
Laporan workshop ini penulis susun dengan berdasarkan hasil tugas
Workshop pada bagian Administrasi di program studi Fakultas Teknologi dan
Informatika Universitas Dinamika yang dilaksanakan dari tanggal 28 Agustus 2019
sampai dengan November 2019. Dengan ini penulis ingin mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ayah saya yang telah turut mendoakan anaknya dan saya yakin (Almh) Mama
saya juga mendoakan saya hingga saya menjadi orang yang sukses kelak,
keluarga yang memberi dukungan dan do’a yang tidak pernah putus setiap waktu,
untuk diberikan kelancaran penulis dalam menyelesaikan penulisan laporan
workshop.
2. Ibu Rahayu Arya Shintawati, S.Pd., M.M. sebagai dosen pembimbing dalam
pelaksanaan dan pembuatan laporan workshop.
3. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen DIII Administrasi Perkantoran yang telah
membimbing saya dan memberikan saya banyak ilmu dan wawasan, baik dalam
hal tentang materi perkuliahan maupun pengalaman hidup.
4. Bapak Dr.Mochammad Arifin, S.Pd., M.Si., MOS sebagai ketua program studi
DIII Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ijin workshop.
5. Ibu Titik Susilowati, A.Md. Sebagai penyelia Bagian Admin Fakultas Teknologi
Informatika Universitas Dinamika yang mengijinkan untuk melaksanakan
iv
workshop serta sebagai pembimbing saat melaksanakan workshop.
6. Semua teman-teman Program Studi DIII Administrasi Perkantoran angkatan
tahun 2016 di Universitas Dinamika yang tak henti membantu dan memberikan
semangat untuk menyelesaikan penulisan laporan workshop ini.
Semoga Allah SWT senantiasa membalas segala kebaikan kepada semua
pihak yang telah berkenan memberikan waktunya untuk membimbing saya dan
memberikan semangat, sehingga saya dapat mendapatkan tambahan ilmu dan
informasi.
Besar harapan penulis agar laporan ini bisa bermanfaatkan untuk pembaca
sebagai tambahan ilmu dalam mempelajari bagaimana workshop dan tata cara
penulisan laporannya yang benar dan baik .
Surabaya, 11 Desember 2019
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK...................... ........................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................. iii
DAFTAR ISI ............................................................................................................ iv
DAFTAR TABEL ................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. viii
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1
Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1
Rumusan Masalah ..................................................................................... 2
Batasan Masalah ....................................................................................... 2
Tujuan ....................................................................................................... 3
Sistematika Penulisan ............................................................................... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................... 5
Gambaran Umum Universitas Dinamika .................................................. 5
2.1.1 Sejarah Universitas Dinamika ................................................... 5
2.1.2 Visi dan Misi ............................................................................ 17
2.1.3 Logo Universitas Dinamika ..................................................... 18
2.1.4 Struktur Organisasi Universitas Dinamika .............................. 20
2.1.5 Departemen / Unit .................................................................... 20
Gambaran Umum Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas
Dinamika ................................................................................................. 21
2.2.1 Sejarah Singkat Fakultas Teknologi dan Informatika .................
Universitas Dinamika .............................................................. 21
2.2.2 Visi Misi dan Tujuan Fakultas Teknologi dan Informatika ..... 22
2.2.3 Struktur Organisasi .................................................................. 23
2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Workshop......................... 24
Bab III landasan teori .............................................................................................. 31
Google Drive ........................................................................................... 31
3.1.1 Fungsi dalam Google Drive ..................................................... 32
vi
Langkah-langkah Penyimpanan di Google Drive ................................... 33
Definisi Kearsipan .................................................................................. 33
Definisi Administrator ............................................................................ 34
Peran dan Tugas Administrator .............................................................. 35
Sistem Klasifikasi Arsip (Sistem Indeks) ............................................... 36
Microsoft Office Excel ........................................................................... 37
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ..................................................................... 39
Metode Pelaksanaan................................................................................ 39
Metode Penulisan .................................................................................... 40
Mengarsip Berkas Dosen ........................................................................ 40
4.3.1 Membuat Arsip Berkas Dosen Menggunakan Penyimpanan di
Google Drive ........................................................................................... 41
Membuat Arsip Laporan Arus Dana ........................................ 45
BAB V PENUTUP ................................................................................................50
Kesimpulan ............................................................................................. 50
Saran ....................................................................................................... 50
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 51
LAMPIRAN ...........................................................................................................53
BIODATA MAHASISWA ..................................................................................... 58
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Sejarah Universitas Dinamika ..................................................... 8
Tabel 4.1 Daftar Kegiatan Pelaksanaan Workshop ...................................... 30
Tabel 4.2 Daftar Kegiatan Workshop ........................................................... 30
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Surat Penyampaian SK dari DIKTI.....................................................12
Gambar 2.2 Surat Keputusan DIKTI halaman 1 ..................................................... 13
Gambar 2.3 Surat Keputusan DIKTI halaman 2 ..................................................... 14
Gambar 2.4 Surat Keputusan DIKTI halaman 3......................................................15
Gambar 2.5 Surat Keputusan DIKTI halaman 4 ..................................................... 16
Gambar 2.6 Logo Universitas Dinamika ................................................................ 18
Gambar 2.7 Struktur Organisasi Fakultas Teknologi dan Informatika ................... 23
Gambar 2.8 Denah Lokasi Bagian Administrasi (FTI) Universitas Dinamika ....... 24
Gambar 4.1 Tampilan Awal Berkas
Dosen..................................................................................................42
Gambar 4.2 Contoh Berkas Dosen..........................................................................42
Gambar 4.3 Tampilan Awal Google
Drive...................................................................................................43
Gambar 4.4 Berkas Dosen Yang Sudah Diupload Di Google Drive......................44
Gambar 4.5 Berkas Dosen Yang Sudah Diupload Berdasarkan Nama Dosen ....... 44
Gambar 4.6 Tampilan Dari Folder Dokumen Excel Yang Akan Diarsip ...............46
Gambar 4.7 Tampilan Awal Dari Dokumen Arus Dana Di Microsoft
Excel...................................................................................................46
Gambar 4.8 Tampilan Bidang Pivot Table ............................................................. 47
Gambar 4.9 Tampilan Awal Bidang Pivot Table ................................................... 48
Gambar 4.10 Tampilan Pivot Table ........................................................................ 48
Gambar 4.11 Tampilan Icon Untuk Mengurutkan Data ........................................ 48
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 adalah Daftar Kehadiran Workshop .................................................... 66
Lampiran 2 adalah Daftar Kehadiran Workshop....................................................67
Lampiran 3 adalah Tempat Magang di FTI ............................................................ 68
Lampiran 4 adalah Tempat Magang di FTI 2 ......................................................... 69
Lampiran 5 adalah Daftar Kartu Bimbingan ......................................................... 70
1
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Pada saat teknologi belum maju seperti saat ini, dunia kearsipan yang
selama ini berkutat pada lembaran-lembaran kertas yang semakin hari semakin
rapuh dan ada kemungkinan rusak atau robek, sehingga tidak dapat dibaca saat
dibutuhkan. Pengarsipan manual juga menjadi tidak efektif dan efisien saat
dokumen-dokumen yang diarsipkan semakin banyak, sehingga membutuhkan
tempat yang lebih luas untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut dan
membutuhkan waktu lama untuk mencari dokumen yang dibutuhkan. Seiring
dengan kemajuan teknologi, hal ini bisa diatasi dengan lebih mudah. Teknologi bisa
mempermudah petugas admin untuk mengolah, mengakses, dan menyebarkan
informasi serta melestarikan arsip itu sendiri. Arsip-arsip tersebut dapat diakses
melalui media-media elektronik maupun digital.
Admin Fakultas Teknologi dan Informatika (FTI) Universitas Dinamika
adalah Staf yang bertugas membantu mengelola dokumen beberapa Program Studi
seperti: S1 Sistem Informasi (SI), S1 Teknik Komputer (TK), S1 Desain
Komunikasi Visual (DKV), S1 Desain Produk (DP), DIV Produksi Film dan
Televisi (PFTV), dan DIII Sistem Informasi (DIII SI). Ada banyak dokumen yang
harus dikelola oleh admin FTI, dokumen-dokumen tersebut adalah Laporan Arus
Dana, Berita Acara Perkuliahan (BAP), Berkas Dosen Luar Biasa, Akreditasi Prodi,
dan Data Mahasiswa Transfer.
2
Selama ini, dokumen tersebut diarsipkan secara manual, sehingga untuk
mencari dokumen yang dibutuhkan admin FTI harus mencarinya satu persatu.
Pengarsipan secara manual menjadi tidak efektif dan efisien, karena FTI memiliki
dokumen yang beraneka ragam dan banyak jumlahnya. Dokumen-dokumen yang
diarsipkan secara manual juga rentan terhadap kerusakan dan tidak bisa dibaca lagi,
karena dalam penyimpananya kurang baik dan resiko kehilangan dokumen juga
semakin besar.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas ditawarkan pemanfaatan
Cloud Storage pada pengarsipan di Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas
Dinamika.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat dirumuskan perumusan
masalah yaitu bagaimana pemanfaatan Cloud Storage pada pengarsipan pada
Admin Fakultas Teknologi dan Informatika.
Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas maka batasan masalah yang ada
dalam workshop ini adalah :
a. Dokumen laporan arus dana 2019
b. Dokumen dosen luar biasa
3
Tujuan
Tujuan dari workshop ini adalah bisa memanfaatkan Cloud Storage dalam
pengarsipan dokumen pada Admin Fakultas Teknologi dan Informatika sehingga
memudahkan admin FTI.
Sistematika Penulisan
Penulisan laporan workshop ini secara umum terbagi menjadi beberapa bab, yang
terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok
bahasan. Adapun sistematika dalam penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Membahas mengenai latar belakang permasalahan yang ada pada instansi,
perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika
penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Membahas tentang gambaran umum Universitas Dinamika, visi dan misi,
yang meliputi sejarah dan struktur organisasi, serta gambaran umum
tempat pelaksanaan workshop, yaitu di bagian Fakultas Teknologi
Informatika yang meliputi sejarah singkat, struktur organisasi dan tempat
palaksanaan workshop.
BAB III LANDASAN TEORI
Membahas tentang landasan teori yang digunakan sebagai penunjang dan
pendukung dalam menyelesaikan laporan workshop. Landasan teori
tersebut menjelaskan tentang pemanfaatan Cloud Storage yaitu dari
Aplikasi Google (Google Drive).
4
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Deskripsi pekerjaan tentang uraian tugas-tugas yang dikerjakan selama
workshop, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dan
juga berisi hasil-hasil workshop serta pembahasan pada Fakultas
Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika.
BAB V PENUTUP
Membahas tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada
Fakultas Teknologi Informatika serta saran kepada Fakultas Teknologi
Informatika dan menjadi solusi agar dapat dikembangkan dengan lebih
baik dan diharapkan pula dapat bermanfaat bagi pembaca.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Gambaran Umum Universitas Dinamika
Berikut ini penjelasan sejarah, visi, misi, logo, dan struktur organisasi
Universitas Dinamika.
2.1.1 Sejarah Universitas Dinamika
Ditengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi
semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi
yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan
akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju
pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan
menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi,
komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi
secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah menyentuh
kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat
memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut
pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi dan
pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan
tenaga tersebut.
Atas dasar pemikiran inilah maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa
Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer dan Informatika
Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti. Ini
6
ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti
No.01/KPT/PB/III/1983. Tokoh pendirinya pada saat itu adalah :
1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono
2. Ir. Andrian A.T
3. Ir. Handoko
4. Dra. Suzana Surojo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984,
kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan
Komputer Surabaya yang bertempatan di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya.
Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program
Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984
dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis
Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status
TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
(Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi
Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen
DIKTI nomor : 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat
ditingkatkan menjadi DIAKUI.
Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk
menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan
membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika.
7
Pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STMIK STIKOM
Surabaya, singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik
Komputer Surabaya berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor:
07/KPT/PB/03/86, yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada
tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor :
0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen
Informatika.
Seiring perubahan zaman, pada tanggal 4 September 2014, STIKOM
Surabaya resmi berubah bentuk menjadi institut, dengan nama Institut Bisnis dan
Informatika STIKOM Surabaya, yang memiliki 2 fakultas dan 9 prodi.
Harapan dan cita-cita dari para pendiri yang penuh dengan perjuangan dan
lika-liku kehidupan telah membawa perubahan yang begitu besar. Pada tanggal 2
Agustus 2019 nama perguruan tinggi yang semula Institut Bisnis dan Informatika
STIKOM Surabaya berubah menjadi Universitas Dinamika dan akronim yang
digunakan adalah Undika.
Perubahan ini dinilai sangat luar biasa, banyak hal terjadi di lapisan
masyarakat, karyawan, mahasiswa dan alumni terkait perubahan nama Universitas
Dinamika, karena tidak mencantumkan nama STIKOM. Keputusan tidak lagi
menggunakan nama STIKOM Surabaya dikarenakan STIKOM merupakan frasa
yang di masyarakat sering diartikan sebagai sekolah tinggi ilmu komputer dan
sekolah tinggi ilmu komunikasi. Frasa seperti itu sejak tahun 2017 tidak boleh
digunakan sebagai nama atau bagian dari nama PT. Hal ini merujuk pada
Permenristekdikti No. 51 tahun 2018. Berdasarkan hal tersebut serta hasil visitasi
lapangan, maka yayasan dan jajaran pimpinan memutuskan mengganti nama
8
STIKOM menjadi Universitas Dinamika. Sejarah Universitas Dinamika dapat
dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Sejarah Universitas Dinamika
Tanggal Keterangan
19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika
20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika
30 Maret 1986
AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STMIK
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya)
1990 Membuka bidang usaha DI Program Studi Komputer
Keuangan/Perbankan
1 Januari 1992
Membuka program S1 jurusan Teknik Komputer. Pada
13 Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik
Komputer berubah nama menjadi Program Studi Strata 1
Sistem Komputer.
1 November 1994 Membuka Program Studi DI Komputer Grafik
Multimedia
12 Mei 1998
STMIK Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
membuka tiga program pendidikan baru sekaligus, yaitu:
1. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer.
Pada 16 Januari 2006, berdasar surat ijin
penyelenggaraan dari DIKTI nomor:
75/D/T/2006, Program Studi Diploma III
Komputer Sekretari dan Perkantoran Modern
berubah nama menjadi Program Diploma III
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.
2. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia
9
Tanggal Keterangan
3. DI bidang studi Jaringan Komputer
Juni 1999
Pemisahan Program Studi DI Grafik Multimedia menjadi
Program Studi DI Grafik dan Program Studi DI
Multimedia, serta perubahan Program Studi DII Grafik
Multimedia menjadi Program Studi DII Multimedia
2 September 2003
Membuka Program Studi DIII Komputer Percetakan dan
Kemasan, yang kemudian berubah nama menjadi
Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer
Akuntansi
20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer
Multimedia
8 November 2007 Membuka Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual
2009
Membuka Program Studi S1 Sistem Informasi dengan
kekhususan Komputer Akuntansi. Hingga saat ini,
STMIK Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
memiliki 8 Program Studi dan 1 bidang kekhususan,
yaitu :
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Informasi Kekhususan
Komputer Akuntansi
3. Program Studi S1 Sistem Komputer
4. Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual
5. Program Studi DIV Komputer Multimedia
6. Program Studi DIII Manajemen Informatika
7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan
Kesekretariatan
10
Tanggal Keterangan
8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
2014
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan nomor: 378/E/O/2014 tanggal 4 September
2014 STMIK Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan
nama Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Program Studi yang diselenggarakan oleh Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:
Fakultas Ekonomi dan Bisnis :
• Program Studi S1 Akuntansi
• Program Studi S1 Manajemen
• Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan
Kesekretariatan
Fakultas Teknologi dan Informatika :
• Program Studi S1 Sistem Informasi
• Program Studi S1 Sistem Komputer
• Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual
• Program Studi S1 Desain Grafis
• Program Studi DIV Komputer Multimedia
• Program Studi DIII Manajemen Informatika
• Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
31 Desember 2018
Berdasarkan Keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan
Pendidikan Tinggi Nomer:1363/KPT/I/2018 Institut
Bisnis dan Informatika STIKOM Surabaya mengubah
lima nama progam studi menjadi:
1. S1 Sistem Komputer menjadi progam studi S1
Teknik Komputer
11
Tanggal Keterangan
2. S1 Desain Grafis menjadi progam studi S1 Desain
Produk
3. D4 Komputer Multimedia menjadi progam studi
D4 Produksi Film dan Televisi
4. D3 Manajemen Informatika menjadi progam
studi D3 Sistem Informasi
5. D3 Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan menjadi progam studi D3
Administrasi Perkantoran
2 Agustus 2019
Berdasarkan keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan
Pendidikan Tinggi Nomor: 655/KPT/I/2019 tentang izin
perubahan bentuk Institut Bisnis dan Informatika
STIKOM Surabaya menjadi Universitas Dinamika.
Nama Dinamika sendiri memiliki arti semangat
perubahan, bergerak maju menjadi lebih baik, mudah
menyesuaikan diri dengan keadaan di era revolusi digital.
Dibalik nama tersebut terdapat sebuah harapan yang
besar untuk menjadikan Undika lebih baik dan bisa
bersaing di era saat ini dan yang akan datang.
Berikut adalah SK perubahan nama dari Menteri Riset, Teknologi, dan
Pendidikan Tinggi Nomor: 655/KPT/I/2019
12
Gambar 2.1 Surat Penyampaian SK dari DIKTI
(Universitas Dinamika, 2019)
13
Gambar 2.2 Surat Keputusan DIKTI halaman 1
(Universitas Dinamika, 2019)
14
Gambar 2.3 Surat Keputusan DIKTI halaman 2
(Universitas Dinamika, 2019)
15
Gambar 2.4 Surat Keputusan DIKTI halaman 3
(Universitas Dinamika, 2019)
16
Gambar 2.5 Surat Keputusan DIKTI halaman 4
Sumber : (Universitas Dinamika, 2019)
17
2.1.2 Visi dan Misi
Universitas Dinamika memiliki visi dan misi sebagai berikut:
1. Visi
Perguruan tinggi yang produktif dalam berinovasi.
2. Misi
1. Pendidikan berkualitas dan futuristis.
2. Produktifitas berkreasi dan berinovasi.
3. Layanan untuk kesejahteraan masyarakat.
3. Tujuan Instansi
Prinsip instansi dalam menjaga nama baik serta mengembangkan
lingkungan yang dimiliki oleh Universitas Dinamika, adalah:
1. SDM berbudi pekerti luhur, kompetitif, dan adaptif.
2. Pendidikan yang berkualitas dan inovatif.
3. Produk kreatif dan inovatif yang tepat guna.
4. Kolaborasi yang produktif.
5. Lingkungan yang sehat dan proaktif.
6. Produktivitas layanan bagi masyarakat.
18
2.1.3 Logo Universitas Dinamika
Logo Universitas Dinamika dapat dilihat pada Gambar 2.1
Gambar 2.6 Logo Universitas Dinamika
Sumber : (Universitas Dinamika, 2019)
Menurut Surat Keputusan nomor 289/KPT-03B/VII/2014 tentang
perubahan Logo baru Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, logo Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya tersebut memiliki makna, yaitu :
1. Tiga buah kubus yang bersatu membentuk satu kesatuan, melambangkan
Tridharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat. Melalui Tridharma inilah Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya memberikan dharma baktinya kepada masyarakat.
2. Warna merah pada bagian luarr kubus melambangkan keberanian, sedangkan
warna putih dan abu -abu pada bagian dalam melambangkan kesucian dan
kesederhanaan. Warna-warna tersebut melambangkan bahwa setiap pribadi
Sivitas Akademika Universitas Dinamika bersikap pemberani namun didasari
hati yang suci, berpenampilan sederhana, dan rendah hati.
19
3. Sembilan bidang sisi kubus yang nampak, melambangkan Sembilan karakter
individu Sivitas Akademika Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
yaitu :
JUJUR: Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan lurus hati sesuai dengan aturan
yang berlaku, dan tidak menyimpang dari prinsip moralitas, serta segala tindakan
yang dilakukan dapat dipercaya dan dipertanggung jawabkan.
CERDAS: Kritis, kreatif, dan inovatif dalam menanggapi segala sesuatu,
senantiasa berorientasi kepada Iptek, produktif, namun tetap rendah hati serta
terbuka dan reflektif untuk memperbaiki kinerja sendiri.
PEDULI: Memiliki rasa kasih sayang terhadap sesama dan lingkungan, bersikap
toleran dan tenggang rasa, santun, cinta damai, dan suka bekerja sama.
PROFESIONAL: Dalam melaksanakan setiap tugas dan kewajiban selalu
mengutamakan keahlian dan mutu dengan tetap berpegang pada etika, dan setiap
tindak tanduknya menunjukkan ciri seorang profesional.
TANGGUNG JAWAB: Sadar dalam bersikap dan berperilaku, serta tuntas dalam
melaksanakan tugas dan kewajiban dengan segala resikonya.
BERDEDIKASI: Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan penuh pengabdian,
dan rela berkorban demi tercapainya visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan.
TANGGUH: Pantang menyerah, andal, kukuh, dan tahan menghadapi setiap
tantangan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab demi mencapai
keberhasilan.
TERPADU: Dalam setiap melaksanakan tugas dan kewajiban mengutamakan team
work, selalu memperhatikan koordinasi, intergrasi, dan sinkronisasi, dengan
melakukan komunikasi yang efektif sehingga dapat tercapai sinergi.
20
OPTIMIS: Memiliki keyakinan akan keberhasilan dalam melaksanakan tugas dan
kewajiban yang diembannya.
2.1.4 Struktur Organisasi Universitas Dinamika
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah
organisasi yang berada di bawah naungan Yayasan Putha Bhakti. Pelaksanaan
organisasi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Ketua
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Ketua Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya di bantu oleh 3 orang Pembantu Ketua, dimana
masing-masing Pembantu Ketua bertanggung jawab terhadap bidang yang ada di
bawahnya, yakni:
a. Wakil Rektor I (Bidang Akademik),
b. Wakil Rektor II ( Bidang Sumber Daya),
c. Wakil Rektor III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni)
2.1.5 Departemen / Unit
Dalam operasionalnya Universitas Dinamika dibagi menjadi beberapa
departemen yang masing-masing bertanggung jawab terhadap spesifikasi pekerjaan
tertentu.
Departemen tersebut meliputi:
a. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
b. Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika
c. Bagian Kepegawaian
d. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK)
e. Administrasi Umum (AU)
f. Kemahasiswaan
21
g. Public Relation & Marketing
h. Keuangan
i. Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi
j. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas Instruksional
k. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu
l. Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
m. Laboratorium Komputer
n. Hubungan Masyarakat
o. Perpustakaan
p. Solusi Sistem Informasi
q. Staf Ahli
r. Sekretaris Lembaga
s. Stikom Career Center dan Alumni
Gambaran Umum Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika
Berikut penjelasan singkat Administrasi Fakultas Teknologi dan Informatika
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
2.2.1 Sejarah Singkat Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika
Admin Fakultas Teknologi dan Informatika terdiri dari tiga Admin di
antaranya Admin PPKP, Admin PPTA, dan Admin Fakultas. Saat ini Admin
Fakultas dapat disebut dengan Admin Fakultas Teknologi dan Informatika. Ketiga
Admin tersebut dibawah naungan Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika.
22
Sebelum menjadi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabya, Admin
Fakultas Teknologi dan Informatika ini dinamakan Admin Prodi dan membawai
semua Prodi yang ada di Fakultas Teknologi dan Informatika. Setelah menjadi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dibagi menjadi dua Fakultas yaitu
Fakultas Teknologi dan Informatika dan Fakultas Ekonomi dan Bisnis.
Pada akhirnya Admin Fakultas Teknologi dan Informatika membawa enam
prodi di antaranya Prodi DIV Komputer Multimedia, S1 Desain Grafis, S1 Sistem
Informasi, S1 Sistem Komputer, DIII Manajemen Informatika, S1 Desain
Komunikasi Visual. Sedangkan Admin Fakultas Ekonomi dan Bisnis membawai
tiga prodi di antaranya Prodi DIII Administrasi Perkantoran, S1 Akuntansi, dan S1
Manajemen.
2.2.2 Visi Misi dan Tujuan Fakultas Teknologi dan Informatika
a. Visi
Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika sebagai pusat
unggulan di bidang Teknologi dan Informatika yang sehat, diakui oleh masyarakat,
serta memiliki kontribusi nyata bagi bangsa Indonesia.
b. Misi
1. Menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang profesional, unggul, dan
berkompetensi serta berdaya saing global.
2. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi melalui penelitian.
3. Meningkatkan kepedulian Social bagi masyarakat melalui pengabdian
masyarakat.
23
c. Tujuan
1. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dan memiliki softskill yang
baik.
2. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi SDM, serta tata kelola organisasi.
3. Menyebarkan ilmu pengetahuan dan teknologi kepada masyarakat untuk
meningkatkan keccerdasan masyarakat.
2.2.3 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Bagian Fakultas Teknologi
Informatika
Gambar 2.7 Struktur Organisasi Fakultas Teknologi dan Informatika.
Pada Admin Fakultas Teknologi dan Informatika terdapat :
1. Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika : Dr. Jusak
2. PPTA Fakultas Teknologi Informatika : Elisabeth Ria Anggraeni A.Md Keb
3. Administrasi Fakultas Teknologi Informatika : Titik Susilowati, A.Md
4. PPKP Fakultas Teknologi Informatika : Wahyu Prastoto
24
2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Workshop
Fakultas Teknologi dan Informatika berada di lantai 3 Gedung Merah
Universitas Dinamika, yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98 Surabaya.
Berikut denah ruang Fakultas Teknologi dan Informatika.
Gambar 2.8 Denah Lokasi Bagian Administrasi (FTI) Institut Bisnis dan
Informatika
Keterangan :
1. Titik Susilowati, A.Md. (Admin Fakultas)
2. Elisabeth Ria Anggraeni, A.Md.Keb. (Admin PPTA)
3. Wahyu Priastoto, S.E. (Admin PPKP)
Gambar 2.9 Denah Lokasi Bagian Administrasi Institut Bisnis dan Informatika
1
2
3
25
Lokasi Fakultas Teknologi dan Informatika terletak di lantai 3 gedung biru
Universitas Dinamika, Lokasi ini terdiri dari 6 Ruang Program Studi. Ruangan
tersebut juga terdapat Ruang Dekan dan Wakil Dekan. Di Fakultas Teknologi dan
Informasi terdapat Ruang Tunggu yang diisi beberapa kursi dan meja yang sengaja
disediakan untuk mahasiswa.
Gambar 2.2 adalah ruang magang
31
BAB III
LANDASAN TEORI
Google Drive
Menurut (Nelyano, 2019) definisi Google Drive mempunyai fungsi untuk
menyimpan berbagai file seperti video, foto, dokumen teks, spreadsheet, dan
presentasi, sehingga mudah diakses dari mana saja, kapan saja, dan menggunakan
perangkat apa saja. Google Drive memiliki daya tampung yang sangat besar untuk
penyimpanan data, gratis hingga 15 GB, dan menyatu dengan aplikasi perkantoran
yang ada di Android. Tempat penyimpanan lain seperti Dropbox memiliki
keterbatasan, saat ini hanya gratis 2,5 GB dan tidak menyatu dengan aplikasi
Android. Onedrive dari Microsoft, saat ini juga belum menyatu secara baik dengan
Android, meskipun dapat di pasang di Android dan memiliki daya tampung 15 GB.
Jika menggunakan gadget Android (HP/Tablet PC), maka aplikasi atau app
Drive tersedia di Play Store dan dapat diunduh gratis. Aplikasi Drive ini berguna
untuk mengakses Google Drive. Aplikasi Drive juga tersedia untuk sistem operasi
kios (iPhone/iPad), Max OSX, dan Windows, atau perangkat sistem operasi
komputer apa saja yang dapat menjalankan browser web untuk mengakses alamat
drive.google.com .
Aplikasi Google Drive dirilis pertama pada April 2012 untuk Android.
Kemudian kios (iPhone/iPad). Sebelum menyediakan Drive, Google telah
memiliki aplikasi perkantoran Google Docs yang dijalankan secara Online melalui
32
browser web dengan alamat drive.google.com. Google Docs juga memberikan
tempat penyimpanan yang kemudian diberi nama Google Drive. Google Docs
terdiri atas aplikasi pengolah kata atau Word Processor “Docs”, pengolah angka
atau Spreadsheet “Sheets”, dan pembuat presentasi atau Presentation “Slides”.
Saat ini Google Drive tidak hanya untuk menyimpan data yang berasal dari
aplikasi Google (Docs, Sheet, Slide, dan lain-lain), tapi juga data dari aplikasi lain
yang dapat menyimpan file di internet (Nelyano, 2019)
3.1.1 Fungsi dalam Google Drive
Menurut (Nelyano, 2019) Google Drive merupakan layanan untuk
menyimpan dokumen dan file secara gratis maupun berbayar tergantung pada
jumlah kapasitas memori penyimpanan itu sendiri.
Manfaat menggunakan Google Drive, fitur Google Drive yang disediakan
oleh Google memiliki banyak manfaat bagi para penggunanya sehingga layak untuk
digunakan bagi mereka yang memiliki aktivitas dan memiliki mobilitas yang tinggi.
Fungsi yang ditawakan oleh Google Drive antara lain :
1. Google Drive memungkinkan untuk mengirim file dengan ukuran yang
cukup besar dengan kapasitas penyimpanan maksimal 5GB atau lebih,
langsung melalui gmail tanpa perlu mengakses atau membuka fitur gmail
terlebih dahulu. Selain itu, Google Drive juga memungkinkan pengguna
untuk menshare foto, video, dan dokumen dengan orang lain yang tersimpan
dalam kontak.
33
2. Data yang tersimpan dalam Google Drive bisa diakses dimanapun dan
dengan menggunakan komputer atau Service yang berbeda karena file telah
tersedia di web.
3. Tidak hanya tersedia pada web atau komputer saja, Google Drive bisa
diakses melalui smartphone.
4. Google Drive tersinkronisasi dengan web browser sehingga pengguna bisa
mencari atau melakukan searching pada Google Drive.
Langkah-langkah Penyimpanan di Google Drive
Langkah-langkah menggunakan Google Drive adalah sebagai berikut :
1. Jalankan aplikasi Google Drive, Anda akan melihat tampilan jendela Google
Drive Anda.
2. Tap, pada menu yang berada di pojok kanan atas.
3. Selanjutnya akan ditampilkan list menu, nanti akan ada menu Upload.
4. Tap pada pilihan Upload untuk melakukan proses Upload.
5. Tunggu sampai waktu Upload selesai. Setelah itu uatlah Folder untuk
menyimpan file yang di Upload.
6. Setelah membuat Folder, file yang akan sudah di Upload akan tersimpan di
Folder yang Anda buat. (Eliza, 2012)
Definisi Kearsipan
Kearsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat
ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau
sumber informasi suatu organisasi.
34
Suatu dokumen bisa dikatakan arsip apabila memenuhi dua kriteria sebagai
berikut :
a. Dokumen tersebut bernilai penting untuk perusahaan di masa kini dan masa
mendatang.
b. Adanya sistem penyimpanan untuk dokumen tersebut.
Dengan demikian arsip tidak sama dengan tumpukan kertas. Sedangkan,
manajemen arsip merupakan pengelolaan secara sistematis terhadap daur
hidup sebuah arsip yang dimulai dari proses penciptan, pemeliharaan,
penggunaan, pemindahan dari aktif menjadi in-aktif atau menjadi historis,
perlindungan, pelestarian, sampai dengan pemusnahan arsip. (Nuraida,
Manajemen Administrasi Perkantoran, 2008)
Definisi Administrator
Administrator adalah orang yang harus menerapkan ilmu manajemen dan
organisasi secara profesional. Ia harus mampu memecahkan masalah yang taktis
dengan baik dengan mampu mengelola organisasi secara efisien serta
mempertanggungjawabkannya kepada masyarakat yang luas dan beraneka ragam.
Untuk itu, seorang administrator dituntut untuk memiliki kepekaan yang tinggi
dalam masalah politik. (Rudiyansah, 2018)
Menurut (Rudiyansah, 2018), dasar administrasi adalah sebagai berikut :
a. Efisiensi, seorang administrasi akan berhasil dalam tugasnya bilamana dia
efisien dalam menggunakan semua sumber tenaga dana dan fasilitas yang
ada.
b. Prinsip pengelolaan, administrator akan memperoleh yang paling efektif
dan efisien melalui orang lain dengan jalan melakukan pekerjaan
35
manajemen yakni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan
mengontrol.
c. Prinsip mengutamakan tugas pengelolaan, sebagai petugas seorang
administrator harus mengutamakan tugas pokoknya ketimbang tugas lain
yang sifatnya penunjang.
d. Prinsip kepemimpinan, yang efektif yakni memperhatikan dimensi-dimensi
hubungan antar manusia (human relationship), dimensi pelaksanaan tugas,
dan dimensi situasi yang ada.
e. Prinsip kerja sama, seorang administrator akan berhasil baik dalam tugasnya
bila ia mampu mengemban kerja sama diantara orang-orang yang terlibat,
baik secara horizontal maupun secara vertikal.
Peran dan Tugas Administrator
Adapun peran staf administrator yaitu sebagai berikut :
a. Menerima Panggilan Telepon
Seorang admintrator adalah sebagai penghubung untuk kegiatan kerja sama antar
perusahaan untuk memajukan perusahaan.
b. Membuat Agenda Kantor
Seorang admin juga harus menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam
pertemuan dengan divisi lain, admin wajib membuat jadwal pertemuan.
c. Entri Data Perusahaan
Seorang admin harus mempuntai data perusahaan, dan wajib untuk mengentri
setiap waktu apabila ada pembaruan data. Data tersebut biasanya tentang transaksi
atau data keuangan.
36
d. Melakukan Arsip Data Perusahaan
Agar data mudah dikelola, maka perlu dilakukan pengarsipan. Ini juga menjadi
tugas admin untuk mengarsip dokumen, agar semua dokumen apapun bisa
terorganisir dengan baik. (RuangPegawai.com, 2019)
Sistem Klasifikasi Arsip (Sistem Indeks)
Secara umum terdapat beberapa system klasifikasi atau system indeks dalam
penyimpanan arsip, yakni :
1. Sistem Alfabetis
a) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama
orang, organisasi atau perusahaan, atau subjek.
b) Merupakan system yang paling banyak digunakan di perusahaan.
c) Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan.
2. Sistem Numerik
a) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang diberikan untuk nama
orang, organisasi, atau perusahaan, atau subjek.
b) Dapat dikombinasikan dengan system alfabetis untuk menjaga urutan
penyimpanan arsip.
c) Sistem ini sangat cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga kode arsip
hanya diketahui oleh orang-orang tertentu saja.
3. Sistem Geografis
a. Arsip disimpan berdasarkan nama geografis atau kode wilayah. Misalnya nama
kota, nama propinsi, nama negara dan lain-lain.
b. Dapat ditambahkan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga urutannya.
37
c. System ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah operasinya
berdasarkan wilayah atau geografis, seperti perusahaan distributor yang
memiliki kantor cabang di berbagai wilayah.
4. Sistem Subjek
a. Arsip disimpan berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada dalam kegiatan
organisasi dalam perusahaan. Misalnya nama perusahaan, jenis produk, jenis
transaksi, dan lain-lain.
b. Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan system klasifikasi
alfabetis.
c. System ini cocok untuk perusahaan yang kegiatanya berkaitan dengan berbagai
subjek, seperti produk, proyek, dan sebagainya.
5. Sistem Kronologis
a. Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-tahun.
b. Sisitem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan
berdasarkan system klasifikasi yang lain.
Microsoft Office Excel
Microsoft Office Excel merupakan sebuah program lembar kerja spreedsheet
yang dibuat dan didistribusikan oleh Corporation yang dapat dijalankan pada
Microsoft Windows dan Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik
dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Excel
sebagai salah satu program komputer yang populer yang digunakan dalam
komputer mikro hingga saat ini.
Bahkan saat ini program Excel merupakan program spreedsheet paling bannyak
digunakan oleh banyak pihak, baik di Platform PC berbasis Windows platform
38
Macintosh berbasis Mac OS. Semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993,
aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System. Dan versi terakhir
adalah versi Microsoft Office Excel 2016 yang diintegrasikan di dalam paket
Microsoft Office System 2016. (Sarwandi, 2017)
39
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Metode Pelaksanaan
Pelaksanaan workshop berlangsung selama 30 (tiga puluh) hari. Dalam kurun
waktu 30 (tiga puluh) hari ini, program workshop yang dilaksanakan pada Pusat
Pengawasan dan Penjaminan Mutu di Universitas Dinamika yang dilaksanakan
pada :
Peserta : Dhea Ismi Hasan
NIM : 17390150003
Dalam pelaksanaan workshop yang berlangsung dalam kurun waktu 30 hari
tersebut, berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama pelaksanaan
workshop di Fakultas Teknologi Informatika Universitas Dinamika yang dapat
dilihat pada tabel 4.1
Tabel 4.1 Daftar Kegiatan Pelaksanaan Workshop
Tugas Umum Tugas Khusus
1. Pengarsipan Manual Berkas
Dosen LB dengan Sistem
Alfabetis.
2. Menscan Berks Dosen LB.
3. Memasukkan Data Laporan
Arus Dana
1. Mengarsipkan Berkas Dosen LB dan
File Laporan Arus Dana dengan
Memanfaatkan Cloud Storage.
2. Membuat Data Laporan Arus Dana
40
Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan workshop
pada di Fakultas Teknologi dan Informasi Universitas Dinamika adalah:
a. Studi Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan dan mempelajari
secara langsung pada Admin Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas
Dinamika.
b. Wawancara, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pembimbing
pada tempat workshop yaitu pada Admin Fakultas Teknologi dan Informatika
Universitas Dinamika.
c. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca
literatur dan buku-buku yang mendukung penyelesaian laporan workshop
yang tersedia di perpustakaan.
d. Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan workshop penulis
menyusun laporan workshop yang menjadi prasyarat dalam menyelesikan
mata kuliah workshop.
e. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap
kepada dosen pembimbing atas hasil laporan workshop yang telah
dilaksanakan.
Mengarsip Berkas Dosen
Tugas-tugas yang dikerjakan pada saat melakukan kegiatan workshop pada
Fakultas Teknologi dan Informasi yaitu :
41
Tabel 4.2 Kegiatan Workshop
No Kegiatan
1 Membuat Arsip Berkas Dosen Menggunakan Penyimpanan di Google
Drive.
2 Membuat Arsip Arus Dana Menggunakan Microsoft Excel.
4.3.1 Membuat Arsip Berkas Dosen Luar Biasa Dengan Memanfaatkan
Google Drive
Fungsi Google Drive dalam pembuatan arsip Berkas Dosen LB sangat
dibutuhkan untuk memudahkan pencarian berkas dosen. Adapun langkah-langkah
pembuatan Arsip di Google Drive yaitu sebagai berikut :
1. Pada gambar 4.1 tampilan awal dari berkas-berkas dosen yang akan diarsip
di Google Drive. Kemudian langkah selanjutnya bisa dilihat pada gambar 4.2.
2. Pada gambar 4.2 adalah tampilan awal dari Google Drive.
3. Pada tampilan gambar 4.3 adalah tampilan berkas-berkas dosen yang telah di
arsip di Foolder yang telah ditentukan untuk pengarsipan.
4. Pada tampil gambar 4.4 adalah contoh tampilan berkas yang telah terarsip
berdasarkan Nama Subjek.
42
Gambar : 4.1 Tampilan Awal Berkas Dosen
Berkas-berkas dosen yang telah disiapkan nantinya akan diarsipkan dan
disimpan pada Google Drive agar memudahkan staf admin dalam pencarian berkas
yang diperlukan. Berkas dosen harus di kasih nama sesuai nama dosen yang
ditentukan. Berkas akan otomatis urut sesuai Abjad dari nama dosen.
Gambar : 4.2 Contoh Berkas Dosen
43
Berkas-berkas yang akan diarsip harus disiapkan terlebih dahulu, terutama
pada Subjek berkas, agar memudahkan pencarian berkas dalam file yang akan
diupload di Google Drive. Sehingga berkas sangat mudah dicari oleh staf admin.
Gambar : 4.3 Tampilan Awal Google Drive
Tampilan awal Google Drive adalah seperti contoh gambar di atas. Staf
admin pasti sudah mempunyai akun Google untuk mengakses apapun seperti file
pekerjaan, atau yang lainnya. Google Drive memiliki aplikasi lain seperti Hangouts,
Google Photo, dan Gmail.
44
Gambar : 4.4 Berkas Dosen Yang Sudah di Upload di Google Drive
Gambar diatas adalah berkas dosen yang sudah diupload di File baru yang
ada di Google Drive. Google Drive akan otomatis menyimpan dalam File itu.
Berkas akan otomatis urut sesuai tanggal atau subjek.
Gambar : 4.5 Berkas Dosen Yang Sudah Diupload Berdasarkan Alfabetis
Gambar diatas adalah tampilan dari file berkas dosen berdasarkan nama
dosen. Google Drive akan otomatis mengurutkan menurut Alfabetis. Hal diatas
45
akan memudahkan staf admin untuk mencari dokumen yang dibutuhkan kapanpun.
Staf admin bisa mengurangi resiko kehilangan dokumen yang sangat penting.
4.3.2 Memasukkan Data Laporan Arus Dana ke dalam Microsoft Excel
Fungsi Microsoft Excel dalam pengarsipan Arus Dana adalah untuk
memudahkan pencarian Arus Dana Per Program Studi di Fakultas Teknologi dan
Informasi.
Adapun langkah-langkah membuat arsip arus dana menggunakan Microsoft Excel
yaitu sebagai berikut :
1. Pada gambar 4.1 tampilan dari Folder Dokumen excel yang akan diarsip.
Kemudian langkah selanjutnya bisa dilihat pada gambar 4.2
2. Pada gambar 4.2 adalah tampilan awal Microsoft Excel.
3. Pada gambar 4.3 adalah tampilan dari ikon dari Pivot Table.
4. Pada gambar 4.4 merupakan tampilan dari uraian Pivot Table.
5. Pada gambar 4.5 adalah tampilan awal dari alam Pivot Table.
6. Pada Gambar 4.6 adalah tampilan dari Pivot Table yang sudah di entry data
Arus Dana.
46
Gambar : 4.6 Tampilan Dari File Excel Yang Akan Diarsip
Gambar diatas merupakan tampilan Dokumen Excel yang akan diarsipkan.
Staf admin bisa mengarsipkan menurut Sistem Kronologis atau diarsip dengan
sistem Tanggal. Dokumen harus di entri terlebih dahalu pada Microsoft Excel.
Gambar : 4.7 Tampilan Awal Dari Dokumen Arus Dana di Microsoft Excel
Dalam Table Arus Dana harus di isi semua tidak boleh ada yang kosong
karena jika diarsip data-data tersebut tidak bisa diurutkan atau diarsipkan. Data
harus diisi sesuai tanggal yang ada pada laporan Arus Dana. Dengan adanya
tersebut akan memudahkan untuk mengarsip data.
47
Gambar : 4.3 Tampilan Icon Pivot Table
Gambar : 4.8 Tampilan Bidang Pivot Table
Di bagian Pivot Table ada beberapa nama dari tabel yang di buat pada
Microsoft Excel akan muncul pada bidang seperti pada gambar di atas. Bidang
tersebut nantinya bisa ditata sesuai apa yang diinginkan. Terutama adalah tanggal
dan nama prodi harus di isi.
48
Gambar : 4.9 Tampilan Awal Bidang Pivot Table
Gambar diatas adalah tampilan awal bidang Pivot Table, yaitu dimana data
yang akan di arsip bisa ditata sesuai bidangnya. Data akan terbentuk table baru
untuk bisa menampilkan data yang akan diarsip.
Gambar : 4.10 Tampilan Pivot Table
Data yang sudah di copy dari tampilan awal Microsoft Excel ke Data yang
diubah dalam bentuk Pivot Table. Dari gambar diatas adalah table baru dari pivot
table, table diatas bisa diubah atau diurutkan sesuai kronologis atau subyek.
Gambar : 4.11 Tampilan Icon Untuk Mengurutkan Data
49
Icon diatas menunjukkan bahwa data dari Pivot Table bisa diurutkan
sesuai Abjad bisa juga diurutkan sesuai Tanggal. Dengan hal diatas bisa
memudahkan staf admin mencari data sesuai tanggal yang ada pada laporan arus
dana.
50
BAB V
PENUTUP
Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil Workshop yang
telah dilaksanakan pada Fakultas Teknologi dan Informasi Universitas Dinamika.
Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil selama kegiatan workshop di Fakultas
Teknologi dan Informasi adalah dalam Pengarsipan Dokumen Arus Danadan
Berkas Dosen Luar Biasa ditawarkan dengan memanfaatkan Google Drive. Dengan
pemanfaatan Google Drive ini mempermudah admin untuk mencari dokumen yang
dibutuhkan mengurangi ruang yang dibutuhkan untuk menghindari kehilangan
dokumen.
Saran
Setelah melakukan workshop pada bagian Fakultas Teknologi Informatika
dan Universitas Dinamika, penulis mengusulkan saran, yaitu melakukan
pengarsipan dokumen rutin menjelang akhir jam kerja. Pengarsipan dokumen rutin
ini untuk mencegah rancaunya penyimpanan dokumen dari segi waktu atau tanggal
dokumen tersebut dibuat. Selain untuk mengevaluasi hasil kerja harian,
pengarsipan dokumen rutin ini juga akan mencegah hilangnya dokumen karena
lalai atau lupa akan penempatannya.
51
DAFTAR PUSTAKA
Dewi, I. C. (2011). Manajemen Kesekretariatan. jakarta.
Eliza. (2012). Tips dan Trik Merawat Ponsel Berbasis Android. Jakarta: PT Elex
Komputindo.
Fauzi, A. (2007). PivotTable dan PivotChart Excel 2007. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo Jakarta.
Gaspersz, V. (1998). Manajemen Produktivitas Total: Strategi Peningkatan Produktivitas
Bisnis Global. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2016). Logo. Dipetik Desember 10, 2016,
dari Website Stikom: htttp://www.stikom.edu/id/logo-stikom-baru
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2016). Pusat Pengawasan dan
Penjaminan Mutu. Dipetik November 8, 2016, dari
http://www.stikom.edu/id/pusat-pengawasan-dan-penjaminan-mutu
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2016). Sejarah. Dipetik Desember 10,
2016, dari Website Stikom: HTTP//www.stikom.edu/id/sejarah
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2016). Struktur Organisasi. Dipetik
Desember 10, 2016, dari Website Stikom: http://www.stikom.edu/id/organization-
structure
Kusrianto, A. (2007). PivotTable Excel untuk Membuat Laporan dan Analisis Data. Jakarta:
PT Elex Media Komputindo.
Lawalata, C. F. (2012). Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.
Microsoft Corporation. (2016, 12). Basic Task in Excel. Dipetik 12 14, 2016, dari
https://support.office.com/en-us/article/Basic-tasks-in-Excel-2010-be9e91b6-
4ecb-4faa-8ae9-37e8974a1f8b
Nelyano, A. U. (2019). Peningkatan Minat Belajar Siswa Dengan Online Remedial
Teaching Menggunakan Google Drive. Dalam A. U. Nelyano, Peningkatan Minat
Belajar Siswa Dengan Online Remedial Teaching Menggunakan Google Drive.
Riau.
Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
52
Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: KANISIUS.
Priansa, D. J. (2014). KESEKRETARIATAN : Profesional, Berkompeten, Cerdas, Terampil
dan Melayani. Bandung.
RuangPegawai.com. (2019). Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran. Pedoman Media
Siber.
Rudiyansah. (2018). Etika Administrasi Publik. Dalam S. Dahlan, Etika Administrasi
Publik. Makasar: CV Sah Media.
Sarwandi. (2017). Jago Microsoft Excel 2016. Jakarta: PT Elex Media Komputindo .
Setiawan. (2018). Data.
Stikom Surabaya. (2018). Sejarah. Diambil kembali dari Stikom Surabaya (A):
http://www.stikom.edu/id/sejarah
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Sumarto, R. H. (2000). Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius.
Suparjati. (2000). Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta.
Umar, H. (2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Wicaksono, Y. (2007). Membuat Fungsi dan Program Bantu Microsoft Excel. Jakarta:
PT Elex Media Komputindo.
ABSTRAKKATA PENGANTARDAFTAR ISIDAFTAR TABELDAFTAR GAMBARDAFTAR LAMPIRANBAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Masalah1.2 Rumusan Masalah1.3 Batasan Masalah1.4 Tujuan1.5 Sistematika Penulisan
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN1.2.
22.1 Gambaran Umum Universitas Dinamika2.1.1 Sejarah Universitas Dinamika1.3.11.1.12.1.2 Visi dan Misi2.1.3 Logo Universitas Dinamika2.1.4 Struktur Organisasi Universitas Dinamika2.1.5 Departemen / Unit
1.2.2.12.2 Gambaran Umum Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika2.2.1 Sejarah Singkat Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika2.2.2 Visi Misi dan Tujuan Fakultas Teknologi dan Informatika2.2.3 Struktur Organisasi2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Workshop
Bab III landasan teori1.2.3.1.2.3.
33.1 Google Drive1.2.3.3.1.3.1.1 Fungsi dalam Google Drive
3.2 Langkah-langkah Penyimpanan di Google Drive3.3 Definisi Kearsipan3.4 Definisi Administrator3.5 Peran dan Tugas Administrator3.6 Sistem Klasifikasi Arsip (Sistem Indeks)3.7 Microsoft Office Excel
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN44.1 Metode Pelaksanaan4.2 Metode Penulisan4.3 Mengarsip Berkas Dosen4.3.1 Membuat Arsip Berkas Dosen Luar Biasa Dengan Memanfaatkan Google Drive4.3.2 Memasukkan Data Laporan Arus Dana ke dalam Microsoft Excel
BAB V PENUTUP55.1 Kesimpulan5.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA