1

Pembentang : Khairin Nazry Bin Karim

(Yang Dipertua)

Tempat : Dewan Serbaguna, Menara

Usahawan, Putrajaya

Tarikh : 26 Julai 2016 (Selasa)

2

ISI KANDUNGAN PEMBENTANGAN:

Pengenalan

Ringkasan Struktur Organisasi MPKPs.

Pelaksanaan HRMIS di MPKPs.

Isu- Isu & Syor Penyelesaian

3

NEGERI PERLIS

Negeri terkecil di Semenanjung Malaysia.

Keluasan : 795 km/persegi.

Penduduk : 250,000 orang.

Tiga (3) parlimen : Padang Besar, Kangar

dan Arau

Lima belas (15) DUN : Indera Kayangan,

Bintong, Kayang, Kuala Perlis, Tambun

Tulang, Titi Tinggi,Guar Sanji, Santan,

Simpang Empat,Sanglang, Pauh, Mata

Ayer, Beseri, Chuping, Sena.

Majoriti kaum di Perlis terdiri daripada

Melayu, Cina, India, Siam dan juga lain-

lain.

4

PESONA PERLIS

HARUMANIS

LADANG ANGGUR

TAMAN ULAR DAN

REPTILIA PERLIS

TAMAN HERBA

GUA KELAM

PADANG BESAR

LAKSA KUALA PERLIS

EMPANGAN TIMAH TASOH

GALERI DIRAJA ARAU

MASJID AL-HUSSAIN

5

6

190

54

2

24

KAKITANGAN MAJLIS PERBANDARAN KANGAR, PERLIS

TETAP

KONTRAK

PINJAMAN KPKT

CONTRACT FOR SERVICE(CFS)

PEKERJA SAMBILAN HARIAN(PSH)

JUMLAH KAKITANGAN MPK.Ps = 252 ORANG

7

20

232

PECAHAN KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESSIONAL SERTA PELAKSANA

PENGURUSAN DANPROFESSIONAL (PNP)

PELAKSANA

MAJLIS BANDARAN KANGAR,

PERLIS

TAHUN 1956

8

UNIT HRMIS MPK.Ps

PUAN ROSMARIANI BINTI AB. RASHID(PENGARAH KHIDMAT PENGURUSAN)

PEGAWAI TADBIR GRED N44

ENCIK YUSRI BIN ABD RAHMAN(PENTADBIR HRMIS)

PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N22 (KUP)

PN. NOR AZLINA BT ABD AZIZ

(PENAMATAN PERKHIDMATAN)PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N17

PN. ROSLIZA BINTI CHE ROS(PENGURUSAN CUTI)

PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N17

CIK YASMIN BINTI SAADON

(PERJAWATAN)

PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N17

9

10

SEJARAH

PELAKSANAAN HRMIS

DI MPK.Ps

11

Jabatan Perkhidmatan Awam menganjurkan

Bengkel BU BA AP, HRMIS Modul Perjawatan

kepada Pentadbir-pentadbir HRMIS peringkat

Negeri Perlis.

12

HRMIS mula dilaksanakan di Majlis

Perbandaran Kangar, Perlis , antara modulnya

adalah :-

i) Data Perjawatan

ii) Pengurusan Rekod Peribadi

iii) Profil Perkhidmatan

Modul Pengurusan Rekod Peribadi & Profil

Perkhidmatan dilaksanakan secara berterusan

dan pada September 2009, Pentadbiran Negeri

Perlis dengan mengambilkira peratus

pencapaian Majlis Perbandaran Kangar, Perlis

telah berjaya mencapai gred pengemaskinian

yang cemerlang bagi Rekod Peribadi (95.51%)

dan Profil Perkhidmatan (95.57%)

13

14

Modul Perisytiharan Harta diperkenalkan di

MPKPs

i) Wakil jabatan dilatih untuk

mengemaskini Modul Perisytiharan Harta

ii) Arahan pelaksanaan Modul

Perisytiharan Harta kepada semua staf di

MPKPs

15

Pelaksanaan Modul Perisytiharan Harta

dilaksanakan secara menyeluruh dan peratusan

perisytiharan mencapai 100%.

16

Memperkenalkan Sub Modul Sasaran Kerja

Tahunan (SKT) dan Modul Laporan Nilaian

Prestasi (LNPT) di MPKPs :

i) Menjalani tempoh Pengemaskinian Modul

LNPT & SKT

ii) Menjalani Proses Latihan kepada staf untuk

pelaksanaan Modul SKT & LNPT

17

Pelaksanaan Modul Penamatan

Perkhidmatan di MPKPs.

i) Pelaksanaan Modul Penamatan

Perkhidmatan bagi pesaraan paksa

sahaja.

ii) Pemantauan dan Proses

pengemaskinian bagi modul yang telah

dilaksanakan secara berkala.

18

Pelaksanaan Sub Modul Pengurusan Cuti.

i. Memberi latihan kepada wakil jabatan bagi

pengemaskinian sejarah cuti

ii. Proses pengemaskinian Modul Pengurusan

cuti

Arahan pelaksanaan kepada semua staf di MPKPs

19

MODUL DAN SUBMODUL YANG DIGUNAKAN DI MPK.Ps

BIL. MODUL/SUBMODUL

DATA PERJAWATAN

PENGURUSAN REKOD PERIBADI

1. Pengurusan Rekod Peribadi

2. Perisytiharan Harta

3. Profil Perkhidmatan

PENGURUSAN PRESTASI

4. Penilaian Prestasi (Sasaran Kerja Tahunan & LNPT)

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGURUSAN SARAAN, FAEDAH & GANJARAN

5. Pengurusan Cuti

6. Pengurusan Perubatan

7. Pengurusan Saraan

PENTADBIRAN SISTEM

8. Sekuriti

9. Aliran Kerja

20

STRATEGIPELAKSANAAN HRMIS

KAEDAH PELAKSANAAN HRMIS DI MAJLIS

PERBANDARAN KANGAR PERLIS

1. Memberi latihan kepada pentadbir-pentadbir Modul

HRMIS (Pentadbiran Sistem, Data Perjawatan,

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Pengurusan

Prestasi), Pengarah-Pengarah & CO di jabatan.

21

2. Memantau pelaksanaan HRMIS berdasarkan

laporan yang diterima daripada Bahagian

Pengurusan Maklumat, JPA & Unit HRMIS

PSUK.Ps.

22

Peratus Pengisian (Profil Perkhidmatan) Bagi PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLIS

Status Data Sehingga 01 Mei 2015

unit organisasi

Bilangan

Pemilik

Kompetensi

% pengisian

PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLIS 1,376 99.73%

PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLIS 1 100.00%

JABATAN HAL EHWAL AGAMA ISLAM NEGERI PERLIS 33 100.00%

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI PERLIS 12 98.15%

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERLIS 26 99.36%

JABATAN KERJA RAYA NEGERI PERLIS 311 99.86%

JABATAN MUFTI NEGERI PERLIS 18 100.00%

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN NEGERI PERLIS 134 99.79%

JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI PERLIS 11 100.00%

JABATAN PERHUTANAN NEGERI PERLIS 34 99.67%

JABATAN PERKHIDMATAN VETERINAR NEGERI PERLIS 38 99.71%

JABATAN PERTANIAN NEGERI PERLIS 75 100.00%

JABATAN TANAH DAN GALIAN NEGERI PERLIS 119 100.00%

MAJLIS AGAMA ISLAM DAN ADAT ISTIADAT MELAYU PERLIS 26 100.00%

MAJLIS PERBANDARAN KANGAR PERLIS 195 99.46%PEJABAT DYMM TUANKU RAJA PERLIS 34 99.84%

PEJABAT PEMBANGUNAN PERSEKUTUAN NEGERI PERLIS 12 100.00%

PEJABAT PERBENDAHARAAN NEGERI PERLIS 38 99.71%

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN 188 99.91%

PERBADANAN KEMAJUAN EKONOMI NEGERI PERLIS 58 98.37%

YAYASAN ISLAM PERLIS 13 100.00%

Status jawatan termasuk jawatan tetap, sementara, khas untuk penyandang, simpanan latihan, kumpulan, tambahsentara,

jumud dan penyandang tetap tanpa waran.

Sumber Data: EIS, Pangkalan Data HRMIS, 01 mei 2015

Disediakan oleh:

Sektor Pangkalan Data dan Pengurusan

Maklumat,

Bahagian Pengurusan Maklumat,

Jabatan Perkhidmatan Awam

Status Pengumpulan Data (Perisytiharan Harta) Bagi PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLIS

status data sehingga 01 mei 2015

unit organisasiBil Pemilik

Kompetensi

Memerluka

n Maklumat

Tambahan

Perisytihara

n Diambil

Maklum

Peratus

Status

Perisytihara

n Harta

Diambil

Maklum

PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLIS 1,376 2 1,358 98.69%

PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLIS 1

JABATAN HAL EHWAL AGAMA ISLAM NEGERI PERLIS 33 33 100.00%

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI PERLIS 12 11 91.67%

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERLIS 26 26 100.00%

JABATAN KERJA RAYA NEGERI PERLIS 311 311 100.00%

JABATAN MUFTI NEGERI PERLIS 18 17 94.44%

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN NEGERI PERLIS 134 134 100.00%

JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI PERLIS 11 11 100.00%

JABATAN PERHUTANAN NEGERI PERLIS 34 33 97.06%

JABATAN PERKHIDMATAN VETERINAR NEGERI PERLIS 38 37 97.37%

JABATAN PERTANIAN NEGERI PERLIS 75 75 100.00%

JABATAN TANAH DAN GALIAN NEGERI PERLIS 119 2 118 99.16%

MAJLIS AGAMA ISLAM DAN ADAT ISTIADAT MELAYU PERLIS 26 26 100.00%

MAJLIS PERBANDARAN KANGAR PERLIS 195 193 98.97%PEJABAT DYMM TUANKU RAJA PERLIS 34 34 100.00%

PEJABAT PEMBANGUNAN PERSEKUTUAN NEGERI PERLIS 12 12 100.00%

PEJABAT PERBENDAHARAAN NEGERI PERLIS 38 37 97.37%

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN 188 179 95.21%

PERBADANAN KEMAJUAN EKONOMI NEGERI PERLIS 58 58 100.00%

YAYASAN ISLAM PERLIS 13 13 100.00%

Status jawatan termasuk jawatan tetap, sementara, khas untuk penyandang, simpanan latihan, kumpulan, tambahsentara,

jumud dan penyandang tetap tanpa waran.

Tahun yang diambil kira adalah dari 2011-2015

Sumber Data: EIS, Pangkalan Data HRMIS, 01 mei 2015

Disediakan oleh:

Sektor Pangkalan Data dan Pengurusan Maklumat,

Bahagian Pengurusan Maklumat,

PENGGUNA SKT 2015 DI PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLISSTATUS DATA SEHINGGA 01 Mei 2015.

unit organisasiBil Pemilik

Kompetensi

Pengguna

SKT

Peratus

Pengguna SKT

Pengisian

SKT

Peratus

Pengisian

SKT

PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLIS 1,378 1,347 97.75% 1,254 91.00%

PENTADBIRAN KERAJAAN NEGERI PERLIS 1

JABATAN HAL EHWAL AGAMA ISLAM NEGERI PERLIS 33 33 100.00% 33 100.00%

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI PERLIS 12 12 100.00% 12 100.00%

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERLIS 26 26 100.00% 26 100.00%

JABATAN KERJA RAYA NEGERI PERLIS 311 292 93.89% 241 77.49%

JABATAN MUFTI NEGERI PERLIS 18 16 88.89% 16 88.89%

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN NEGERI PERLIS 134 133 99.25% 133 99.25%

JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI PERLIS 11 11 100.00% 8 72.73%

JABATAN PERHUTANAN NEGERI PERLIS 34 34 100.00% 33 97.06%

JABATAN PERKHIDMATAN VETERINAR NEGERI PERLIS 38 37 97.37% 37 97.37%

JABATAN PERTANIAN NEGERI PERLIS 75 74 98.67% 74 98.67%

JABATAN TANAH DAN GALIAN NEGERI PERLIS 119 119 100.00% 119 100.00%

MAJLIS AGAMA ISLAM DAN ADAT ISTIADAT MELAYU PERLIS 26 25 96.15% 21 80.77%

MAJLIS PERBANDARAN KANGAR PERLIS 195 195 100.00% 169 86.67%PEJABAT DYMM TUANKU RAJA PERLIS 34 34 100.00% 34 100.00%

PEJABAT PEMBANGUNAN PERSEKUTUAN NEGERI PERLIS 12 12 100.00% 12 100.00%

PEJABAT PERBENDAHARAAN NEGERI PERLIS 38 38 100.00% 38 100.00%

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN 190 186 97.89% 178 93.68%

PERBADANAN KEMAJUAN EKONOMI NEGERI PERLIS 58 57 98.28% 57 98.28%

YAYASAN ISLAM PERLIS 13 13 100.00% 13 100.00%

Status jawatan termasuk jawatan tetap, sementara, khas untuk penyandang, simpanan latihan, kumpulan, tambahsentara,

jumud dan penyandang tetap tanpa waran.

* Data hanya merujuk kepada jawatan berwaran sahaja

* Peratus KPI SKT dikira berdasarkan status Disahkan dan Tidak Disahkan

* Laporan ini hanya untuk semakan/rujukan agensi sahaja kerana masih terdapat penambahbaikan di dalam kiub EIS

Sumber Data: EIS, Pangkalan Data HRMIS, 01 Mei 2015.

Disediakan oleh:

Sektor Pangkalan Data Dan Pengurusan Maklumat

Bahagian Pengurusan  Maklumat

Jabatan Perkhidmatan Awam

3. Menghadiri mesyuarat berkala iaitu :

i) Mesyuarat JK Pemandu HRMIS – 2 kali setahun

ii) Mesyuarat JK Pelaksanaan HRMIS – 1 @ 2 kali

setahun

iii) Mesyuarat JK Pasukan Teras/Jaguh HRMIS – ikut

keperluan

iv) Mesyuarat JK Pelaksana HRMIS MPKPs – 6 kali

setahun

23

24

4. Mengeluarkan Surat Arahan / Peringatan dan

Surat Tunjuk Sebab bagi Jabatan dan CO yang

tidak melaksanakan HRMIS.

ISU-ISU

&

SYOR

PENYELESAIAN

25

26

Proses sandangan dalam HRMIS hanyamelibatkan Pegawai Lantikan Tetap. BagiPegawai Lantikan Kontrak dan Sambilan,sandangan tidak dapat dilakukan di dalamHRMIS kerana tiada perjawatan danmenyebabkan pegawai-pegawai berkenaantidak dapat menggunakan HRMIS untuktujuan seperti eGL, permohonan cuti, SKTdan LNPT

Perlu pemakluman semula dari JPA kepada

agensi sekiranya pihak urus setia HRMIS JPA

dapat menyediakan kemudahan sandangan

HRMIS kepada pegawai Kontrak dan sambilan di

mana ia tidak akan menjejaskan KPI HRMIS dan

proses exit policy.

SYOR

PENYELESAIAN

ISU

27

Berdasarkan laporan HRMIS yang dibentangkan semasa Mesyuarat Membincangkan Isu-isu Pelaksanaan HRMIS Bersama Agensi pada 30 Mei 2016, terdapat perbezaan pada laporan Perjawatan di dalam MyPost dan HRMIS

Pihak MPKPs baru menerima waran

pindaan bagi tahun 2016 yang melibatkan

beberapa perjawatan dan perlu dikemas

kini di dalam HRMIS menyebabkan ada

perbezaan bilangan di dalam MyPost dan

HRMIS.

28

Penempatan jawatan Yang Di-Pertua (YDP) dan Setiausaha (SU) MPKPs adalah secara pinjaman. Sehingga kini proses sandangan YDP MPKPs masih tidak dapat dilaksanakan kerana ia masih belum putus sandang di pejabat lama iaitu JPA. Bagi jawatan SU MPKPs, proses sandangan telah selesai

Pihak JPA telah membuat semakan ke atas

sandangan YDP di JPA dan mendapati proses

putus sandang baru dilaksanakan dan telah

dimaklumkan kepada pentadbir HRMIS MPKPs

untuk memasukkan sandangan YDP di MPKPs di

dalam status peminjaman. Pihak MPKPs telah

memaklumkan bahawa proses sandangan telah

berjaya dilaksanakan untuk kedua-duanya.

29

Penjelasan mengenai penilaian markah LNPT bagi pegawai yang ditempatkan secara pentadbiran dari agensi lain. Ini berikutan terdapat pegawai dari Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (KPKT) yang ditempatkan di MPKPs

Pihak JPA memaklumkan bahawa pihak

Kementerian mempunyai kuasa untuk

meletakkan PPP dan PPK bagi pegawai yang

ditempatkan secara pentadbiran. Dalam kes

MPKPs, YDP MPKPs boleh menjadi PPP dan

PPK adalah daripada Kementerian sendiri.

30

Pengiraan KPI bagi tahun 2016 turut mengambil

kira Penamatan Perkhidmatan di mana ia

melibatkan tiga jenis penamatan iaitu, persaraan

wajib, persaraan pilihan dan persaraan terbitan.

Kesemua jenis persaraan ini perlu dilaksanakan

melalui HRMIS.

Pihak MPKPs memaklumkan bahawa pihaknya telah melaksanakan proses persaraan wajib melalui HRMIS. Namun begitu, bagi proses persaraan pilihan dan terbitan, ia masih dilaksanakan secara manual. Pihak MPKPs akan melaksanakan proses persaraan pilihan dan terbitan secara atas talian mulai tahun ini.

31

Perbezaan maklumat bakal pesara terutamanya maklumat nombor telefon yang terdapat pada borang persaraan yang telah dicetak berbanding dengan maklumat dalam Modul Rekod Peribadi.

Pihak JPA memaklumkan masalah ini mungkin berlaku kerana terdapat perubahan maklumat pada Modul Rekod Peribadi dan ia masih belum disahkan oleh pentadbir HRMIS agensi bakal pesara tersebut. Sekiranya masalah percanggahan tersebut masih berlaku setelah maklumat berkenaan telah disahkan, pihak MPKPs diminta untuk mengemukakan log aduan ke Helpdesk HRMIS di JPA

Kesimpulan

“….semua pihak dalam perkhidmatan awamseharusnya terus memberikan sokongan agar projek HRMIS yang dibangunkan ini tidakmenjadi sia-sia. Perubahan minda dan sikapsetiap penjawat awam untuk menerima pakaiHRMIS merupakan antara faktor utama yang menjadi penentu kejayaan berterusan sistemini.”

32

33

Q & A

34

TERIMA KASIH