PEMELIHARAAN DAN RELIABILITAS

SERTA KONSEP MANAJEMEN PROYEK

(Nurhidayati Dwiningsih)

Maintenace dan reliabilitas merupakan kegiatan yang cukup penting

dilakukan dalam manajemen operasional. Karena fasilitas yang dimiliki

harus dijaga agar dapat digunakan secara kelancaran sehingga proses

operasional tidak terganggu.

Tujuan pemeliharaan adalah untuk menjaga agar system yang ada dapat

berjalan sebagaimana mestinya dan juga untuk dapat mengendalikan biaya

baik untuk pencegahan maupun perbaikan jika terjadi kerusakan.

Reliabilitas merupakan probabilitas bahwa suatu bagian dari mesin atau

produk akan berfungsi sebagaimana mestinya untuk waktu dan kondisi

tertentu.

Dengan demikian baik maintenance maupun reliabilitas adalah dua hal

yang saling terkait dan tidak dapat dipisahkan.

Dalam topik ini juga akan dibahas mengenai manajemen proyek yang

mana suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan tersendiri

sehingga dalam melakukan manajemen proyek perlu suatu organisasi

proyek. Yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek sampai ke

pelaporan proyek adalah manajer proyek.Dalam melaksanakan manajemen

proyek perlu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian.

Pemeliharaan dan Reliabilitas

A. PENTINGNYA STRATEGI PEMELIHARAAN

Tujuan pemeliharaan adalah untuk memelihara kemampuan system

dan mengendalikan biaya sehingga system harus dirancang dan dipelihara

untuk mencapai standar mutu dan kinerja yang diharapkan. Pemeliharaan

meliputi segala aktifitas yang terlibat dalam penjagaan peralatan system

dalam aturan kerja.

Secara ringkas konsep pemeliharaan digambarkan sebagai berikut:

Keterlibatan karyawan:

1. Pembagian informasi

2. Pelatihan keahlian

3. Sistem imbalan Hasil:

4. Pembagian kekuasaan 1. Mengurangi persediaan

2. Memperbaiki mutu

Prosedur karyawan: 4. Reputasi mutu

1. Bersihkan dan lumasi 5. Perbaikan terus-menerus

2. Monitor dan sesuaikan

3. Perbaikan ringan

4. Catatan terkomputerisasi

B. KATEGORI PEMELIHARAAN

Konsep pemeliharaan dibagi menjadi dua kategori yaitu pemeliharaan

pencegahan dan pemeliharaan pemogokan.

1. Pemeliharaan Pencegahan (Preventif Maintenance)

Melibatkan pelaksanaan pemeriksaan rutin dan sevis yang menjaga

fasilitas dalam kondisi yang baik. Tujuan pemeliharaan pencegahan untuk

membangun system yang mengetahui kerusakan potensial dan membuat

pergantian atau perbaikan yang akan mencegah kerusakan. Pemeliharaan

Pencegahan jauh lebih besar dartipada sekedar menjaga mesin dan fasilitas

tetap berjalan. Konsep ini juga melibatkan perancangan system manusia dan

teknik yang menjaga proses produktif tetap bekerja dalam toleransi nya.

Penekanannya adalah pada pemahaman bahwa proses dan membiarkannya

bekerja tanpa gangguan.

Pemeliharaan pencegahan berarti dapat menentukan kapan suatu

peralatan perlu diservis atau direparasi. Kerusakan terjadi pada tingkat yang

berbeda-beda selam umur produk. Tingkat kerusakan yang tinggi disebut

Kehancuran sebelum waktunya (infant mortality) terjadi pada awal mulai

produksi di banyak perusahaan terutama perusahaan elektronik.

Harus dicatat bahwa infant mortality banyak disebabkan karena

penggunaan yang tidak wajar, oleh karena itu perlunya manajemen

membangun system pemeliharaan yang meliputi seleksi personel dan

pelatihan.

2. Pemeliharaan Pemogokan (Breakdown Maintenance)

Adalah perbaikan secara remedial ketika terjadi peralatan yang rusak

dan kemudian harus diperbaiki atas dasar prioritas atau kondisi darurat.

Apabila biaya pemeliharaan lebih mahal daripada biaya reparasi ketika

proses tersebut mogok, maka barangkali perlu membiarkan prose situ mogok

baru diperbaiki. Akan tetapi perlu diperttimbangkan akibat pemogokan

secara penuh karena akan mengganggu proses secara keseluruhan.

Manajer operasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara

pemeliharaan pencegahan dan pemeliharaan pemogokan Karen aberdampak

pada persediaan, uang, serta tenaga kerja

B. RELIABILITAS

Adalah suatu probabilitas dimana bagian mesin atau produk akan

berfungsi sesuai dengan spesifikasi waktu dan kondisi yang telah ditentukan.

Taktik yang digunakan dalam reliabilitas adalah:

1. Perbaikan komponen individual

Karena kesalahan sering terjadi di dunia yang nyata, pengertian

akurasi dari masing-masing komponen yang mendukung suatu fasilitas yang

digunakan adalah sesuatu yang penting daklam konsep reliabilitas. Sehingga

Reliabilitas keseluhan merupakan hasil kali dari semua reliabilitas

komponennya, atau dapat dinotasikan sebagai:

Rs = R1 x R2 x R3 x … x Rn

R1 = reliabilitas komponen 1

R2 = reliabilitas komponen2

Rs = Reliabilitas keseluruhan

2. Memperbaiki Redundancy

Redundancy adalah penggunaan komponen secara parallel untuk

meningkatkan reliabilitas. Teknik ini memback up komponen dengan

komponen tambahan. Konsep ini dikenal sebagai pemakaian unit secara

parallel dan meriupakan taktik standar operasi manajemen. Akan tetapi

apabila satu komponenrusak akan berakibat pada yang lain maka harus

diperhatikan hasilnya yang dapat dirumuskan:

(Probabilitas kerja komponen 1 ) + { (probabilitas kerja komponen 2)

x (probalititas kebutuhan komponen 2)}

C. PENINGKATAN KAPABILITAS REPARASI

Karena pemeliharaan preventif dan reliabilitas jarang yang sempurna,

banyak perusahaan mencoba meningkatkan kapabilitasnya. Memperbesar

atau memperbaikai fasilitas dapat dilakukan dengan dengan meletakkan

system pengembalian dalam operasi yang lebih cepat. Fasilitas pemeliharaan

yang baik meliputi :

1. Pelatihan personel secara baik

2. Tersedia sumber dayanya

3. Kemampuan menetapkan rencana reparasi dan prioritas.

4. Kemampuan dan memiliki otoritas merencanakan material.

5. Kemampuan mengidentifikasi penyebab pemogokan.

6. Kemampuan mendisain cara untuk perluasan MBTF.

D.TOTAL PRODUCTIVE MAINTENANCE

Merupakan kombinasi TQM (Total Quality Management) dengan

pandangan strategik tentang pemeliharaan dari desain proses dan peralatan

ke pemeliharaan pencegahan.

Dalam konsep ini melibatkan pengurangan variabilitas melalui

pelibatan tenaga kerja dan pelaporan catatan pemeliharaan dan juga

meliputi:

1. Disain mesin yang reliable, mudah dioperasikan, dan mudah dipelihara.

2. Menekankan Total biaya kepemilikan ketika pembelian mesin dilakukan,

sehingga servis dan pemeliharaan termasuk sebagai biaya.

3. Mengembangkan rencana pemeliharaan pencegahan yang memanfaatkan

praktek terbaik dari operator dan departemen pemeliharaan serta depot

servis.

4. Melatih personel untuk mengoperasikan dan memelihara mesin yang

dimiliki.

E. TEKNIK UNTUK MENETAPKAN KEBIJAKAN

PEMELIHARAAN

Ada dua teknik yang bermanfaat dan efektif untuk pemeliharaan yaitu

simulasi dan expert system.

1.Simulasi

Karena kompleksitas dari beberapa keputusan pemeliharaan, maka simulasi

computer marupakan alat yang bagus untuk mengevaluasi dampak berbagai

kebijakan. Contohnya personel operasi dapat ditambah staf melalui

penentuan trade off antara biaya penghentian mesin dan biaya penambahan

tanaga kerja. Manajemen dapat mensimulasikan permasalahan tersebut.

Model simulasi fisik juag dapat digunakan secara penuh.

2. Expert System

Manajer operasi dapat menggunakan expert system seperti program

computer untuk membantu sataf dalam mengisolasi dan memperbaiki variasi

kesalahan dan kerusakan mesin serta peralatan. Contohnya Du Pont

menggunakan expert system untuk memonitor peralatan dan melatih

personel untuk melakukan perbaikan.

Manajer operasi memfokuskan pada perbaikan desain dan memback up

komponen untuk memperbaiki reliabilitas. Reliabilitas dapat diperbaiki

melalui pemeliharaan pencegahan dan fasilitas reparasi yang excellent.

Beberapa perusahaan menggunakan cara otomatisasi untuk mendeteksi

kesalahan yang terjadi. Pada akhirnya banyak perusahaan yang mengajak

para karyawannya untuk mempunyai rasa memiliki peralatan mereka

sehingga selalu memeliharanya.

Konsep Manajemen Proyek

A.PENGERTIAN PROYEK DAN TAHAPAN DALAM MANAJEMEN

PROYEK

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada

suatu hasil diman ajangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek

dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga

untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.

Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:

1. Perencanaan (Planning)

Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.

2. Penjadwalan (Schedulling)

Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam

proyek.

3. Pengendalian (Controlling)

Pengawasan sumber daya , biaya, kualitas dan budget, jika perlu

merevisi, ubah rencan, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat

waktu dan biaya.

B. PERENCANAAN PROYEK

Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di

beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan

tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek.

Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila:

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.

2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.

3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta

memerlukan ketrampilan khusus.

4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi

5. Proyek meliputi hamper semua lini organisasi.

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang

mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun

membuat laporan kepada manajemen puncak.

Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan

1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat

dan waktu yang tepat.

2. Proyek selesai sesuai budget

3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.

4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan

dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek

menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS

(Work Breakdown Structure). Untuk saat sekarang sudah banyak software

yang dapat digunakan diantaranya Windows XP.

C.PENJADWALAN PROYEK

Penjadwalan proyek meliputi urutan dan membagi waktu untuk seluruh

kegiatan proyek. Pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah

Diagram Gantt.

Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:

1. Meninjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan

proyek.

2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara

kegiatan.

3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap

kegiatan.

4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya

dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Cara penjadwalan prioyek yang lain adalah PERT dan CPN, yang akan

dibahas pada sub topik berikutnya.

D.PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya,

biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop

umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya

kemana diperlukan.

Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan

diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS

Project.

E. TEKNIK MANAJEMEN PROYEK: PERT DAN CPM

PERT (Program Evaluation Review Technique) adalah Teknik

Manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap

kegiatan. Sedangkan CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen

proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan.

Kerangka pemikiran PERT dan CPM mengikuti enam langkah dasar

yaitu:

1. Mendefinisikan proyek dan menyiapkan struktur pecahan

2. Membangun hubungan antara kegiatan. Memutuskan hubungan mana

yang harus lebih dulu dan mana mengikuti yang lain.

3. Menggambarkan network keseluruhan proyek

4. Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya tiap kegiatan

5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan yang disebut jalur

kritis.

6. Menggunakan jarinagn untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan

pengendalian proyek.

Dengan menggunakan PERT dan CPM maka dapat membantu

pertanyaan seperti:

1. Kapan proyek selesai ?

2. Mana tugas yang penting, yang tidak boleh ditunda (kegiatan kritis) ?

3. Mana kegiatan yang tidak kritis ?

4. Pada suatu waktu tertentu, apakah masih tetepa dalam jadwal,

terlambat atau lebih cepat ?

5. Berapa probabilitas selesai sesuai jadwal ?

6. Pada suatu waktu tertentu apakah uang yang dibelanjakan sama,

lebih sedikit,

7. atau lebih besar ?

8. Apakah sumber daya cukupagar proyek tepat waktu ?

9. Jika ingin selesai lebih cepat, mana jalan terbaik dengan biaya

minimal ?

1.Diagram Jaringan dan Pendekatan

Menggunakan PERT dan CPM dimulai dengan membagi seluruh

proyek menjadi kegiatan-kegiatan yang berarti menurut WBS, dengan

menggunakan pendekatan AON (Activity On Node) atau AOA (Activity On

Arrow), yang kadang-kadang untuk AOA memerlukan dummy activity untuk

memperjelas hubungan.

Perbandingan antara kedua pendekatan digambarkan sebagai berikut:

Perbandingan antara Konvensi Jaringan AON dan AOA

AON (Activity On Node) Arti dari kegiatan AOA (Activity On Arrow)

A B C

A tiba sebelum B, yang tiba sebelum C

O O O

A B

A

C

B

A dan B keduanya harus selesai sebelum

C dapat dimulai

O

A O B O

O C

B

A

C

B dan C tidak dapat dimulai hingga A

selesai

B O

O A O

C O

A C

B D

C tidak dapat dimulai hingga A dan B

keduanya selesai, D tidak dapat dimulai

hingga B selesai Dummy activity

ditunjukkan pada AOA

O A O C O

kegiatan

dummy

O B O D O

A B D

C

B dan C tidak dapat mulai hingga A

selesai. D tidak dapat dimulai hingga B

danC keduanya selesai.

Dummy activity ditunjukkan pada AOA

O A O B O D O

kegiatan C

dummy O

2. Menentukan Penjadwalan Proyek

Jalur kritis adalah jalusr waktu terpanjang yang melalui jaringan.

Dengan menggunakan analisa jalur kritis maka akan membantu menentukan

jadwal proyek, yang mana perlu menghitung dua waktu awal dan akhir

untuk tiap kegiatan Yaitu:

ES (Earliest Start) = Waktu terdahulu suatu kegiatan dapat dimulai

dengan asumsi kegiatan sebelumnya sudah selesai

EF (Earliest Finish) = Waktu terdahulu suatu kegiatan dapat selesai

LS (Latest Start) = Waktu terakhir suatu kegiatan dapat dimulai

sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek

LF (latest Finish) = Waktu terakhir suatu kegiatan dapat selesai

sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek

Nama kegiatan atau simbul

(ES)Mulai (EF) Selesai

Terdahulu Terdahulu

(LS)Mulai (LF)Selesai

Terakhir Terakhir

Lamanya

Kegiatan

Forward Pass yaitu mengidentifikasi waktu-waktu terdahulu.

Aturan waktu mulai terdahulu:

- Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, semua pendahulu langsungnya

harus diselesaikan.

- Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung ES = EF

pendahulunya.

- Jika suatu kegiatan mempunyai beberapa pendahulu langsung ES =

maksimum dari semua EF pendahulunya.

Aturan Selesai Terdahulu:

- EF = ES + waktu kegiatan

Forward memeungkinkan untuk menentukan waktu penyelesaian proyek

terdahulu tetapi tidak mengidentifikasi jalus kritis , maka perlu backward

pass.

Backward Pass yaitu menentukan waktu paling akhir.

Aturan waktu selesai terakhir:

- Seluruh pendahulu langsungnya harus selesai.

- Jika suatu kegiatan pendahulu langsung hanya untuk satu kegiatan maka

LF = LS kegiatan yang langsung mengikutinya

- Jika kegiatan pendahulu langsung untuk lebih dari satu kegiatan maka LF =

minimin dari seluruh kegiatan yang secara langsung mengikutinya.

Aturan Waktu muali terakhir:

- LS = LF – waktu kegiatan

Menghitung Waktu Slack

Waktu Slack = waktu bebas yang dimiliki oleh setiap kegiatan untuk bisa

diundur tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan,

Slack = LS – ES atau Slack = LF-EF

Kegiatan dengan Slack = 0 disebut kegiatan kritis dan berada pada jalur

kritis.

Contoh: Suatu proyek mempunyai data sebagai berikut: ---------------------------------------------------------------- Kegiatan Kegiatan sebelumnya Waktu (minggu) ---------------------------------------------------------------- A - 2 B - 3 C A 2 D A,B 4 E C 4 F C 3 G D,E 5 H F,G 2 Gambar:

F

4 7

A C 4 7

0 2 2 4 3

0 2 2 4 S=0

2 2

S = 0 S=0

Start E H

0 0 4 8 13 15

0 0 4 8 7 9

0 4 2

S=0 S=6

B D G

0 3 3 7 8 13

0 3 2 6 6 11

3 4 5

S=0 S=1 S=2

Jalur kritis dari proyek tersebut adalah: A-C-E-G-H dengan waktu

penyelesaian 15 minggu.

3. Variabilitas pada waktu kegiatan

Dalam PERT, digunakan ditribusi peluang berdasarkan tiga perkiraan

waktuuntuk setiap kegiatan yaitu:

Waktu Optimis (a) = waktu yang dibutuhkan sebuah kegiatan jika semua hal

berlangsung sesuai rencana.

Waktu pesimis (b) = waktu yang dibutuhkan suatu kegiatan dengan asumsi

kondisi yang ada sangat tidak diharapkan.

Waktu realistis (m) = perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan kegiatan yang paling realistis.

Waktu kegiatan yang diharapkan (t ) t= (a + 4m + b) / 6

F. TRADE OFF BIAYA-WAKTU DAN CRASHING PROYEK

Proses dimana memperpendek jangka waktu proyek dengan biaya

terendah yang mungkin disebut crashing proyek, dengan langkah sebagi

berikut:

1. Hitung biaya crash per satuan waktu untuk tiap kegiatan, rumus:

(Biaya crash – Biaya normal)

Biaya crash per periode = -----------------------------------

(Waktu normal – Waktu crash)

2. Dengan menggunakan waktu kegiatan sekarang, cari jalur kritis dan

tentukan kegiataan kritisnya.

3. Jika hanya ada satu jalur kritis maka:

- pilih kegiatan kritis yang masih bisa di crash

- cari yang biayanya terkecil.

Jika lebih dari satu jalur kritis pilih satu kegiatan dari setiap jalur kritis

sedemikian rupa sehingga :

- setiap kegiatan yang dipilih masih bisa dilakukan crash

- biaya crash total per periode dari semua kegiatan yang dipilih

merupakan yang terkecil.

4. Perbaui semua waktu kegiatan, jika batas yang diinginkan telah tercapai,

berhenti. Jika tidak kembali ke 2.

Contoh.

Sebuah proyek mempunyai data tentang waktu dan biaya secara normal dan

crash yaitu:

Kegiatan Waktu (minggu) Biaya (ribuan rupiah) Biaya crash Jalur kritis

Normal Crash Normal Crash per minggu

A 2 1 22.000 22.750 750 ya

B 3 1 30.000 34.000 2.000 tidak

C 2 1 26.000 27.000 1.000 ya

D 4 3 48.000 49.000 1.000 tidak

E 4 2 56.000 8.000 1.000 ya

F 3 2 30.000 30.500 500 tidak

G 5 2 80.000 84.500 1.500 ya

H 2 1 16.000 19.000 3.000 ya

Jalur kritis: A-C-E-G-H dengan waktu penyelesaian 15 minggu

Biaya crash terendah A sebesar Rp 750.000,- jika kegiatan A harus crash

selama satu minggu maka penyelesaian proyek menjadi 14 minggu dengan

biaya tambahan Rp 75.000,-.

Jalur A-C-E-G-H tetap kritis dengan waktu penyelesaian 14 minggu.

Jalur baru B-D-G-H juga kritis dengan waktu penyelesaian 14

minggu.Karena itu jika akan dilakukan crashing lagi harus pada kedua jalur

tersebut.

Karena ada dua kegiatan yang sama di kedua jalur tersebut yaitu G dan H

maka itu yang kita pertimbangkan. Dari kedua kegiatan yang paling kecil

biaya crash nya adalah G maka itu yang dipilih. Maka jika crash proyek

menjadi 13 minggu maka tambahan biaya adalah: 1 minggu untuk A sebesar

Rp 750.000,- dan 1 minggu untuk G sebesar Rp 1.500.000,- sehingga total

biaya sebesar Rp 2.250.000,-

G. KRITIK TERHADAP PERT –CPM

Ada beberapa ciri-ciri PERT yang harus diperhatikan yaitu:

1. Kelebihan PERT:

a. Sangat bermanfaat untuk menjadwalkan dan mengendalikan proyek

besar.

b. Tidak memerlukan perhitungan matematis yang rumit.

c. Network dapat untuk melihat hubungan antar keguiatan proyek secara

cepat.

d. Analisa jalur kritis dan slack membantu menunjukkan kegiatan yang

perlu diperhatikan.

e. Dokumentasi proyek menunjukkan siapa yang bertanggung jawab

untuk berbagai kegiatan.

f. Dapat diterapkan untuk proyek yang bervariasi

g. Berguna dalam pengawasan biaya dan jadwal.

2. Keterbatasan:

a. Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil

b. Hubungan pendahulu hsrud dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama.

c. Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer.

d. Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada

jalur kritis, maka yang nyaris kritis perlu diawasi.