Pendekatan Baru kePendekatan Baru kePengelolaan ProyekPengelolaan Proyek(Uniknya Proyek)(Uniknya Proyek)

PENDEKATAN BARU KE PENDEKATAN BARU KE PENGELOLAAN PROYEKPENGELOLAAN PROYEK

Teknik tradisional untuk mengelola proyek Teknik tradisional untuk mengelola proyek berhubungan dengan luasnya dan kompleksitas berhubungan dengan luasnya dan kompleksitas masalah dengan memecahkan proyek besar ke dalam masalah dengan memecahkan proyek besar ke dalam subproyek; membentuk tim; membuat jadwal; dan subproyek; membentuk tim; membuat jadwal; dan tonggak ukuran (tonggak ukuran (milestonemilestone) untuk setiap subproyek; ) untuk setiap subproyek; dan utamanya memfokuskan pada mekanik dari dan utamanya memfokuskan pada mekanik dari proyek daripada kepada hasil bisnis. proyek daripada kepada hasil bisnis.

Teknik ini tidak cukup memadai untuk sistem Teknik ini tidak cukup memadai untuk sistem perusahaan dan sistem proyek yang skalanya besar perusahaan dan sistem proyek yang skalanya besar dengan masalah yang kompleks dari koordinasi dengan masalah yang kompleks dari koordinasi organisasi dan pengelolaan perubahan (organisasi dan pengelolaan perubahan (change change managementmanagement), dari teknologi yang kompleks dan ), dari teknologi yang kompleks dan kadang-kadang tidak begitu dikenal serta secara kadang-kadang tidak begitu dikenal serta secara kontinyu berubah berdasar kebutuhan bisnis.kontinyu berubah berdasar kebutuhan bisnis.

Serangkaian teknik pengelolaan proyek Serangkaian teknik pengelolaan proyek yang baru telah timbul untuk yang baru telah timbul untuk menanggapi tantangan ini.menanggapi tantangan ini.

Dalam model ini, perencanaan proyek Dalam model ini, perencanaan proyek mengasumsikan fokus yang luas dari mengasumsikan fokus yang luas dari perusahaan, didorong oleh visi stratagi perusahaan, didorong oleh visi stratagi bisnis perusahaan dan arsitektur bisnis perusahaan dan arsitektur teknologi. teknologi.

Manajer proyek dan subproyek lebih Manajer proyek dan subproyek lebih fokus pada pencarian solusi masalah fokus pada pencarian solusi masalah dan menjawab tantangan begitu mereka dan menjawab tantangan begitu mereka bangkit, daripada hanya mencapai bangkit, daripada hanya mencapai tonggak ukuran (tonggak ukuran (milestonemilestone) proyek yang ) proyek yang formal.formal.

Mereka menekankan pada pembelajaran dan Mereka menekankan pada pembelajaran dan juga perencanaan, serta mencari cara untuk juga perencanaan, serta mencari cara untuk mengadopsi ketidak pastian dan mengadopsi ketidak pastian dan kekacaubalauan yang tidak jelas, yang apabila kekacaubalauan yang tidak jelas, yang apabila ditangani secara benar dapat memberikan ditangani secara benar dapat memberikan tambahan kesempatan dan keuntungan. tambahan kesempatan dan keuntungan. (DeMeyer, Loch dan Pich, 2002; Markus dan (DeMeyer, Loch dan Pich, 2002; Markus dan Bejamin, 1997; Orlikowski dan Hofman), 1997). Bejamin, 1997; Orlikowski dan Hofman), 1997).

Mungkin berguna bagi organisasi untuk Mungkin berguna bagi organisasi untuk membentuk kantor program terpisah untuk membentuk kantor program terpisah untuk mengelola subproyek.; mengkoordiner mengelola subproyek.; mengkoordiner keseluruhan upaya proyek dengan proyek yang keseluruhan upaya proyek dengan proyek yang sedang berjalan lainnya; dan sedang berjalan lainnya; dan mengkoordinasikan proyek tersebut dengan mengkoordinasikan proyek tersebut dengan perubahan yang sedang berjalan di strategi perubahan yang sedang berjalan di strategi bisnis perusahaan, infrastruktur teknologi bisnis perusahaan, infrastruktur teknologi informasi dan proses bisnis (Cocours Group, informasi dan proses bisnis (Cocours Group, 2000) 2000)

Untuk setiap proyek pengembangan Untuk setiap proyek pengembangan sistem, suatu perusahaan biasanya sistem, suatu perusahaan biasanya membentuk tim proyek untuk bekerja membentuk tim proyek untuk bekerja di proyek dari permulaan sampai di proyek dari permulaan sampai selesai. Tim Proyek terdiri dari selesai. Tim Proyek terdiri dari usersusers, , sistem analis dan profesional lainnya. sistem analis dan profesional lainnya.

Salah satu dari tim adalah kepala Salah satu dari tim adalah kepala proyek, yang mengelola dan proyek, yang mengelola dan mengkontrol anggaran dan jadwal mengkontrol anggaran dan jadwal proyek. proyek.

Sistem analis mungkin atau tidak Sistem analis mungkin atau tidak mungkin dipilih sebagai kepala proyek mungkin dipilih sebagai kepala proyek dari proyek tadi.dari proyek tadi.

Tergantung dari besarnya organisasi Tergantung dari besarnya organisasi atau perusahaan tugas yang dilakukan atau perusahaan tugas yang dilakukan oleh sistem analis bisa bermacam-oleh sistem analis bisa bermacam-macam.macam.

Perusahaan kecil mungkin mempunyai Perusahaan kecil mungkin mempunyai satu sistem analis atau satu orang yang satu sistem analis atau satu orang yang diasumsikan berperan sebagai sistem diasumsikan berperan sebagai sistem analis dan sistem desainer dan kadang-analis dan sistem desainer dan kadang-kadang programer. Perusahaan besar kadang programer. Perusahaan besar mempunyai banyak sistem analis. mempunyai banyak sistem analis. Beberapa perusahaan menunjuk sistem Beberapa perusahaan menunjuk sistem analis sebagai pembangun sistem (analis sebagai pembangun sistem (a a system developersystem developer).).

Sistem analis merupakan penghubung Sistem analis merupakan penghubung ((liaisonliaison) di antara ) di antara usersusers dan profesional TI. dan profesional TI.

Mereka merubah permintaan Mereka merubah permintaan users users ke dalam ke dalam spesifikasi teknik. Oleh karena itu, sistem spesifikasi teknik. Oleh karena itu, sistem analis harus mempunyai keterampilan teknis analis harus mempunyai keterampilan teknis yang superior (yang superior (superior technical skillsuperior technical skill). ). Mereka juga harus memahami operasi bisnis Mereka juga harus memahami operasi bisnis ((familiar with business operationfamiliar with business operation), mampu ), mampu untuk mencari solusi masalah, mempunyai untuk mencari solusi masalah, mempunyai kemampuan untuk mengenalkan dan kemampuan untuk mengenalkan dan mendukung perubahan dan memiliki mendukung perubahan dan memiliki komunikasi yang sangat baik dan komunikasi yang sangat baik dan keterampilan interpersonal. (keterampilan interpersonal. (possess excellent possess excellent communications and interpersonal skillscommunications and interpersonal skills).).

Sistem analis merencanakan banyak Sistem analis merencanakan banyak laporan, gambar dan diagram. Mereka laporan, gambar dan diagram. Mereka mendiskusikan bermacam aspek mendiskusikan bermacam aspek pengembangan proyek denganpengembangan proyek dengan users users, , pengelola, sistem analis lainnya, pengelola, sistem analis lainnya, system system designerdesigner, , database analystsdatabase analysts, , database database administrators, network administratorsadministrators, network administrators, , Webmaster, programmers, vendorsWebmaster, programmers, vendors, , dan dan steering committeesteering committee

Steering committee Steering committee adalah badan adalah badan pengambil keputusan di perusahaan.pengambil keputusan di perusahaan.

Pertimbangan ProyekPertimbangan Proyek

Hal-hal yang harus dipertimbangkan Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam proyek adalah:dalam proyek adalah:

LingkupLingkup: Apa yang hendak dicapai atau : Apa yang hendak dicapai atau diselesaikan oleh proyek? Produk atau jasa diselesaikan oleh proyek? Produk atau jasa unik apa yang diharapkan konsumen atau unik apa yang diharapkan konsumen atau sponsor dari proyek tersebut?sponsor dari proyek tersebut?

WaktuWaktu: Berapa lama untuk menyelesaikan : Berapa lama untuk menyelesaikan proyek? Bagaimana dengan jadwal proyek?proyek? Bagaimana dengan jadwal proyek?

BiayaBiaya: Berapa seharusnya biaya untuk : Berapa seharusnya biaya untuk menyelesaikan proyek tersebut? menyelesaikan proyek tersebut?

Tujuan Biaya

TujuanLingkup

TujuanWaktu

Pengelolaan proyekyang sukses memenuhike tiga tujuan (lingkup,waktu, dan biaya) – danmemuaskan sponsorProyek.

Tiga Hambatan dalam Pengelolaan Proyek