Pengawasan Pengendalian (Controlling)

Pengertian controlling ditafsirkan dlam macam-macam pngertian. Beberapa ahli membedakan pengertian Pengawasan Pengendalian: Dikatakan Pengawasan adalah pengendalian tanpa tindakan koreksi atau Pengendalian adalah pengawasan plus tindakan koreksi. Beberapa pengertian tersebut disampaikan disini namun penulis mempadukan dalam satu kata majemuk pengertian tersebut. Dimaksud dengan controlling adalah “pengawasan pengendalian atau wasda”

Pengertian Pengawasan Pengendalian (Controlling)

Beberapa pengertian Pengawasan, Pengendalian dan Penilaian dalam Keputusan Menteri Kesehatan No. 275/Men.Kes/SK/VII/79, Sistem Kesehatan Nasional (SKN), Rencana Pokok Program Pembangunan Jangka Panjang Kesehatan (RP3JPK), Lembaga Administrasi Negara (LAN) dan sebagainnya adalah sebagai berikut :

Pengendalian

Pengendalian adalah kegiatan untuk mengikuti kemajuan pelaksanaan usaha agar sesuai dengan rencana dan atau ketentuan perundang undangan yang berlaku.

Menurut G.R terry, “ pengendalian dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang harus dilakukan yaitu pelaksanaan, dan bila perlu melakukan perbaikan perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu sesuai dengan standar.”

Pengendalian dimaksudkan sebagai tindakan pengaturan dan pengarahan pelaksanaan agar tujuan dapat dicapai berhasil guna dan berdaya guna.

Pengawasan

Pengawasan dilakukan dengan mengamati pelaksanaan seluruh aspek upaya kesehatan untuk menjamin agar semua kegiatan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Peningkatan pengawasan pada hakekatnya akan membawa peningkatan dan penyempurnaan administrasi secara keseluruhan, baik peningkatan kemampuan perencanaan, pelaksanaan, maupun peningkatan pengendalian serta penilaian.

Pengawasan Pengendalian

Menurut Lembaga Administrasi Negara, dalam bukunya “Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia” istilah Pengawasan dan Pengendalian keduanya merupakan terjemahan dari istilah bahasa inggris yaitu “Controlling” yang Berarti : “ Suatu proses kegiatan seseorang pimpinan untuk menjamin, agar pelaksanaan kegiatan organisasi sesuai dengan rencana, kebijaksanaan dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.”

Selanjutnya diungkapkan bahwa hakekat pengawasan adalah mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan-penyimpangan , pemborosan, kegagalan dalam mencapai tujuan dan mencegah terulangnya hal-hal tersebut di masa yang akan datang. Sasaran pengawasan ditujukan untuk mewujudkan efisiensi , efektifitas, kehematan dan ketertiban sejak dari proses perencanaan, pelaksanaan dan penilaian. Pengawasan baru bermakna apabila diikuti dengan tindakan koreksi.

Kegiatan pengawasan dan pengendalian mempunyai sasaran dan tujuan yang sama. Perbedaanya terletak pada kewenangan melakukan tindakan koreksi, yang hanya dimiliki oleh para pengendali, sedangkan para pengawas pada umumnya hanya memberika saran tindakan koreksi yang peru dilakukan. Namun para pengawas fungsional tetap memonitor tindakan koreksi yang disarankan dan sampai seberapa jauh tindakan koreksi yang dilakukan oleh para pengendali untuk dilaporkan kepada para pengendali yang lebih tinggi. Dengan demikian antara kegiatan pengawasan dan pengendalian terdapat kaitan yang sangat erat.

Pengendalian dan penertiban

Pengendalian dan Penertiban adalah kegiatan pengawasan yang melekat untuk menjamin kelancaran pelaksanaan kebijaksanaan umum , mencegah dan meluruskan penyimpangan dari ketentuan peraturan perundangan yang berlaku, untuk selanjuntya diambil tindakan perbaikan atau penyempurnaan sebagaimana mestinya.

Asas-asas Pengawasan Pengendalian (Pengawasan Efektif)

Agar pengawasan pengendalian dapat efektif perlu memperhatikan asas-asas atau prinsip-prinsip pengawasan pengendalian.

Harold Koontz dan Cyril O’Donnell mengemukakan bahwa asas-asas atau prinsip-prinsip pengawasan pengendalian, antara lain adalah sebagai berikut:

1. Menjamin tercapainya tujuan.

Pengawasan pengendalian dimaksudkan agar tujuan dapat tercapai dengan mencegah penyimpangan terhadap perencanaan dan melakukan tindakan koreksi yang diperlukan untuk itu.

2. Effisien

Pengawasan pengendalian dikatakan efisien apabila dapat menghindari penyimpangan dari perencanaan yang telah ditetapkan dan ekonomis.

3. Tanggung jawab

Pengawasan pengendalian dilaksanakan secara obyektif dengan rasa tanggungjawab terhadap kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan untuk keberhasilan pencapaian tujuan.

4. Mengarah ke masa datang

Pengawasan pengendalian mengarah pada kepentingan tujuan masa depan.

5. Pengawasan pengendalian langsung

Pengawasan pengendalian sebaiknya adalah langsung dari atasan pada bawahan.

6. Merupakan pencerminan perencanaan

Pengawasan pengendalian merupakan cermin daripada perencanaan.

7. Kesesuaian dengan organisasi

Pengawasan pengendalian menyesuaikan dengan struktur organisasi dan uraian tugas organisasi.

8. Pengawasan pengendalian individual

Pengawasan dan pengendalian bersifat individu sesuai dengan kebutuhan tergantung pada tingkat dan tugas manajer.

9. Asas standar

Untuk melaksanakan pengawasan pengendalian diperlukan standar-standar (tolok ukur) yang direncanakan.

10. Memperlakukan hal-hal yang bersifat strategi

Pengawasan pengendalian dipertajam pada hal-hal yang bersifat strategis.

11. Asas kekecualian atau control by a exception

Pengawasan pengendalian lebih memperdulikan pada hal-hal yang sifatnya menyimpang, kelainan, yang menonjol atau menarik perhatian.

12. Fleksibel

Pengawasan pengendalian hendaknya bersifat luwes tidak kaku.

13. Asas peninjauan kembali

Pengawasan pengendalian hendaknya selalu dapat ditinjau ulang.

14. Asas kegiatan

Pengawasan pengendalian merupakan suatu kegiatan yang terencana berdasarkan tolok ukur.

Tujuan pengawasan pengendalian

1. Untuk mengetahui apakah hasil kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai rencana yang telah dibuat;

2. Apakah pelaksanaan telah sesuai dengan kebijaksanaan, pengarahan, prosedur dan pedoman-pedoman yang telah ditetapkan;

3. Untuk mengetahui adakah kesulitan, hambatan, tantangan, peluang dan potensi yang penting diketahui untuk keberhasilan pencapaian tujuan dan bila perlu melaksanakan tindak koreksi;

4. Apakah pelaksanaan kegiatan tersebut dapat berjalan secara efisien dan efektif dilihat dari tenaga, biaya dan sarana prasarana yang ada;

5. Dengan adanya pengawasan dan pengendalian dapat dicegah adanya penyimpangan, pemborosan dan kegagalan yang tidak perlu.

Secara strategis dalam pemerintahan, tujuan pengawasan adalah menggunakan semua program pemerintah dan secara taktis atau teknis menjamin dipatuhinya peraturan-peraturan, perundang-undangan dan dilaksanakannya kebijaksanaan yang telah ditetapkan.

Pada umumnya pengawasan pengendalian dilakukan terhadap seluruh fungsi-fungsi dan unsur-unsur manajemen.

Proses dan langkah-langkah Pengawasan Pengendalian

Dalam melaksanakan pengawasan pengendalian untuk percapaian tujuan, melalui beberapa langkah (fase pengawasan) yang secara garis besar langkah tersebut adalah:

1. Pertama kali perlu ditetapkan alat ukur atau standar kriteria maupun indikator-indikator (tolok ukur) yang telah ditetapkan atau diketahui sejak awal pada tahap perencanaan.

2. Langkah berikutnya adalah mengadakan penilaian (evaluation).

Dalam penilaian ini dibandingkan antara hasil kerja yang telah dilaksanakan ( actual result) dengan standar yang telah ditetapkan. Standar adalah alat pengukur atau alat penilai suatu pekerjaan. Seharusnya diperoleh hasil yang sama, antara actual result dan standart. Apabila terdapat ketidaksamaan, maka perlu diambil tindakan koreksi.

3. Tindakan Perbaikan (Correcting Action)Tindakan korektif ini dimaksudkan agar apa yang telah direncanakan akan menjadi kenyataan (sesuai dengan yang direncanakan)

Standar

Pada umumnya standar atau alat pengukur atau alat penilai bagi suatu pekerjaan bawahan dapat digolongkan menjadi :

1. Standar dalam bentuk fisika. Kuantitas atau jumlah hasil pekerjaanb. Kualitas hasil pekerjaanc. Waktu yang diperlukan untuk mengerjakan hasil pekerjaan.

2. Standar dalam bentuk uang (budget)a. Standar biaya: biaya rata-rata semestinya yang diperlukan.b. Standar penghasilan: kesesuaian besarnya gaji.c. Standar investasi: Modal yang diperlukan secara rasional untuk suatu pekerjaan

atau usaha.3. Standar intangiblea

Standar yang dipergunakan untuk mengukur suatu hal yang tidak bisa diukur secara fisik maupun uang. Bersifat relatif. Misalnya adanya keluhan atau kepuasan seseorang, pengembangan pegawai, motivasi dan sebagainya.

4. Standar program dan sasaranUntuk kegiatan tertentu telah ditetapkan sasaran dan target program.

Indikator

Seperti kita ketahui agar suatu kegiatan yang direncanakan dapat berhasil sesuai dengan apa yang diharapkan( dituju) perlu dilakukan pengawasan pengendalian dan penilaian (monitoring, controlling, evaluation). Untuk itu perlu ditetapkan indikator (tolok ukur) yang digunakan untuk mengukur keberhasilan kegiatan tersebut dan siapa serta bagaimana cara pelaksanaan upaya pengawasan pengendalian dan penilaian. Pengawasan pengendalian dan penilaian perlu dilakukan secara teratur dan terus menerus terhadap seluruh aspek pengelolaan program, untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Kegiatan penilaian ini dimaksudkan antara lain, untuk membandingkan keadaan yang ada dengan keadaan yang seharusnya dicapai. Untuk keperluan pengawasan pengendalian itu diperlukan indikator-indikator penilaian yang sesuai dan dapat digunakan.

Menurut Sistem Kesehatan Nasional dan RP3JPK, untuk indikator kesehatan dan dikelompokkan sebagai berikut :

1. Indikator untuk keadaan umum dan lingkungan.2. Indikator yang berhubungan dengan derajat kesehatan.3. Indikator yang berhubunga dengan upaya kesehatan.

Metode atau cara pengawasan pengendalian

Cara-cara pelaksanaan pengawasan pengendalian sesuai dengan fase atau langkah-langkah pengawasan pengendalian adalah sebagai berikut:

1. Pengawasan tidak langsung dengan mempelajari laporan-laporan yang diperoleh secara aktif maupun pasif, tertulis maupun lisan.

2. Melakukan observasi langsung di tempat (on the spot observation) atau inspeksi mendadak (sidak).

3. Melalui wawancara.4. Dengan daftar pertanyaan (kuisioner).5. Mempelajari data-data statistik.

Teknik dan Obyek Pengawasan Pengendalian

Adalah tidak mungkin seorang pemimpin mengawasi satu persatu kegiatan yang dilaksanakan. Oleh karenanya diperlukan teknik-teknik khusus atau obyek-obyek tertentu untuk memudahkan pengawasan pengendalian tanpa mengurangi maknanya. Teknik tersebut antara lain :

1. Control by exceptionPengawasan pengendalian lebih ditujukan pada hal-hal yang menonjol atau kelainan dan yang menarik perhatian lainnya.

2. Control through cost Kontrol terhadap hal-hal yang memerlukan pembiayaan besar (urutan prioritas)

3. Control through process and procedursPerhatian terhadap proses dan prosedur yang ditempuh.

4. Control through timeKontrol terhadap waktu yang dipergunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

5. Control through out putKontrol berkaitan dengan hasil kegiatan, efisien dan efektifitas.

6. Control through auditPengawasan pengendalian dengan melakukan audit manajemen, verifikasi dan pemeriksaan.

7. Control through key personelMengawasi dan mengendalikan pegawai tertentu yang menjadi perhatian yang dapat membawa keberhasilan atau kegagalan.

Macam-macam pengawasan pengendalian

1. Internal control: oleh pihak dalam organisasi sendiri2. External control: oleh pihak di luar organisasi3. Audit control4. Formal control5. Informal control6. Preventive control7. Represive control