Upload
nguyenlien
View
223
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN
PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK
DAN GAS BUMI “LEMIGAS”
SKRIPSI
Diajukan pada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Persyaratan
Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Disusun oleh : Gema Pertiwi Syafrianti Putri
1110025000063
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1435 H/ 2014 M
i
ABSTRAK
Nama : Gema Pertiwi Syafrianti Putri
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Judul : Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian
dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS”
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan
sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi untuk
menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Penelitian ini membahas
tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB“LEMIGAS”
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan dari tahap
pemindahan sampai tahap penyusutan arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif, menggunakan teknik wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan kendala
dalam pengelolaan arsip inaktifnya, yaitu kurangnya perhatian pimpinan, kurangnya
sumber daya manusia, serta kurangnya pelatihan atau sosialisasi tentang pengelolaan
arsip. Penelitian ini dimaksudkan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi
pengelolaan arsip khususnya di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
Kata kunci : Pengelolaan arsip, arsip dinamis inaktif, manajemen arsip inaktif
ii
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan kekuatan iman dan islam, taufiq, dan hidayahNya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini. Syukur dengan mengucap Alhamdulillah, dan
dengan usaha maksimal dan tekad serta dorongan yang kuat dari orangtua tercinta
dan saudara-saudaraku, akhirnya penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan
baik, walaupun tentunya hambatan dan rintangan senantiasa menghampiri silih
berganti. Namun atas izin Allah SWT semua kesulitan dan hambatan dapat
diatasi.
Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini
tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi
dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai. Maka
penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-
pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini, yaitu :
1. Bapak Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab
dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum sebagai pembimbing skripsi yang telah sabar
membimbing dan memberikan banyak masukan dan saran dalam
penulisan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan
ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmunya kepada mahasiswa-
mahasiswi Jurusan Ilmu Perpustakaan.
iii
6. Ibu Juariah, S.Ap selaku Pembimbing penulis di PPPTMGB “LEMIGAS”
yang telah memberikan informasi untuk penulisan skripsi ini.
7. Kedua Orangtuaku, Ayah dan Mama tercinta terima kasih untuk setiap
untaian doa, kasih sayang, perhatian, semangat, dan motivasi yang begitu
besar sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
8. Adik-adikku tersayang (Tiara, Tika) terima kasih atas segala doa,
dukungan, canda tawa yang selalu hadir menemani penulis disela
peyelesaian skripsi ini.
9. Teman-teman seperjuanganku, Nur Afidah, Irmawati Azis, Dian Afrianti,
dan Intan Mayasari yang sering berbagi cerita dan saling memberikan
semangatnya satu sama lain.
10. Sahabat terbaik, partnerku selama 4 tahun ini Khariryan Arga yang
senantiasa ada untuk memberikan dukungan, melantunkan doa,
meluangkan waktu serta menawarkan segala macam bantuan terkait
penyelesaian skripsi ini.
11. Teman-teman JIP Angkatan 2010, khususnya IPI C Agista, Ludfia,
Rochmah, Winda, Nurun, Rinda, Vidi, Syifa, Aufa, Riko, Zulfikar, Lutfan,
Luki, Firly, Kibar, Azom, Oni, Tipung, Ajo, Aboy. Thanks ya sudah
memberikan supportnya!
12. Teman-teman Gramedia GandariaCity, Ka Novellino, Ka Foury, Ka Amel,
Ka Indah, Alfian, Rianti, yang selalu memberikan semangat dan tidak
bosan untuk mengingatkan untuk penyelesaian skripsi ini kepada penulis.
13. Seluruh staf Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” atas segala bantuan
kepada penulis untuk melakukan wawancara yang berhubungan skripsi
ini.
14. Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu telah
memberikan doa, dukungan dan menyemangati penulis dalam penulisan
skripsi ini.
iv
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini belum mencapai ukuran
sempurna. Untuk kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca sangat
penulis harapkan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi perkembangan
Ilmu Perpustakaan khususnya dibagian kearsipan. Atas bantuan yang telah
diberikan, penulis mengucapkan terima kasih.
Jakarta, Agustus 2014
Penulis
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK…………………………………………………………………….…...... i
KATA PENGANTAR……………………………………………………………... ii
DAFTAR ISI…………………………………………………………………….….. v
DAFTAR TABEL………………………………………………………………..... ix
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………….... x
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………..... xi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah………………………………………..… 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah…………......……….....….. 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian…………....…………….……….. 6
D. Metode Penelitian…………....……………………….………….. 8
E. Definisi Istilah............................................................................... 12
F. Sistematika Penulisan……………......………………...……...… 13
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Arsip……………………………………….………... 15
B. Siklus Hidup Arsip…………....………………………….……… 16
vi
C. Manajemen Arsip………....………………………………….….. 19
1. Manajemen Arsip Inaktif…………..………….…………... 20
2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif......................................... 21
2.1 Pemindahan.................................................................... 22
2.2 Penataan dan Penyimpanan............................................ 24
2.3 Pelayanan........................................................................ 25
2.4 Pemeliharaan................................................................... 27
2.5 Pemusnahan.................................................................... 30
D. Sistem Penyimpanan Arsip............................................................ 36
1. Sentralisasi............................................................................... 37
2. Desentralisasi........................................................................... 40
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.............................. 42
E. Pusat Arsip……………………………………………….……... 43
F. Organisasi Kearsipan…………………..………………………... 45
G. Penelitian Terdahulu...................................................................... 47
BAB III GAMBARAN UMUM
A. Profil Organisasi…………..………………….……………..… 49
B. Organisasi Kearsipan........……………………….……………. 50
C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”......................... 52
D. Visi dan Misi……………..………………….………………… 53
E. Struktur Organisasi…..……………….……………………….. 54
vii
F. Deskripsi Kerja Sub Persuratan dan Arsip PPPTMGB
“LEMIGAS................................................................................. 55
G. Sumber Daya manusia PPPTMGB “LEMIGAS”…………..…. 58
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
A. Prosedur Penelitian................................................................... 59
B. Profil Informan......................................................................... 60
C. Teknik Pengolahan Data.......................................................... 61
D. Hasil Penelitian dan Penjelasan................................................ 62
1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan
PPPTMGB “LEMIGAS”.................................................. 62
1.1 Pemindahan................................................................. 63
1.2 Penataan dan Penyimpanan ........................................ 63
1.3 Penyusutan dan Pemusnahan...................................... 65
2. Sarana dan Prasarana......................................................... 66
2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan...................................... 66
2.2 Akses dan Temu Kembali............................................ 68
3. Kendala.............................................................................. 69
E. Analisis Hasil Penelitian............................................................ 76
BAB V PENUTUP
a. Kesimpulan…………………..………………………………... 87
viii
b. Saran……………………………...……………………………. 88
DAFTAR PUSTAKA………………....……………....………………..……….... 90
LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Rincian SDM................................................................... 58
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Life Cycle of Records.............................................................. 18
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”......................... 54
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha................................... 54
Gambar 4.1 Sistem penomoran pada boks................................................... 66
Gambar 4.2 Daftar arsip simpan.................................................................. 68
Gambar 4.3 Lemari arsip listrik................................................................... 68
Gambar 4.4 Kode klasifikasi arsip berdasarkan masalah............................ 74
Gambar 4.5 Arsip yang diusulkan musnah.................................................. 75
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1 Surat pengajuan dosen pembimbing skripsi
2. Lampiran 2 Surat tugas menjadi dosen pembimbing skripsi
3. Lampiran 3 Surat izin penelitian skripsi
4. Lampiran 4 Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
5. Lampiran 5 Contoh Daftar Arsip yang dipindahkan
6. Lampiran 6 Jadwal Retensi Arsip
7. Lampiran 7 Kode Klasifikasi Arsip Minyak dan Gas Bumi
8. Lampiran 8 Transkrip Wawancara
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi setiap
organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan, baik pada kantor-
kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Sumber informasi
tersebut nantinya akan dibutuhkan untuk menunjang berbagai kegiatan
organisasi seperti perencanaan, pengawasan, berkomunikasi serta reputasi
organisasi. Organisasi membutuhkan akses informasi yang penting, seperti
mendukung pengambilan keputusan, untuk tujuan operasional, sebagai
bukti kebijakan dan aktivitas organisasi, serta untuk mengontrol volume
informasi dan kemudahan operasional.1
Adalah mustahil suatu kantor dapat memberikan data dan informasi
yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan
kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.2 Maka kearsipan
merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis
yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan
pelayanan yang efektif.
1 Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Record Management : a guide to corporate record
keeping (Australia: Longman Australia, 1998) h.8 2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2012) h.5
2
Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh
perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan
beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri
bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola
dan diselamatkan oleh Negara. Penyelamatan informasi yang ada pada
arsip salah satunya dengan melaksanakan dan menyelenggarakan tata
kearsipan yang konsisten dan sistematis mulai dari penciptaan arsip sampai
dengan tiba waktu pemusnahannya.
Undang-undang tersebut membedakan arsip menurut fungsinya
yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.3 Arsip dinamis berada di berbagai kantor,
baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena
masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis ini disebut record.4
3 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 4 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h.3
3
Oleh karena itu, arsip sebagai salah satu sumber informasi
membutuhkan suatu sistem pengelolaan (manajemen) yang tepat dalam
menciptakan efektivitas, efesiensi, dan produktivitas organisasi. Untuk
itulah dibutuhkan suatu manajemen arsip yang baik. Salah satu arsip yang
pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis inaktif.
Dikatakan penting karena arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang
jarang digunakan, jarang digunakan disini berarti dalam keperluan aktivitas
bisnis sehari-hari namun keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk
keperluan rujukan di masa mendatang atau memenuhi persyaratan retensi
sesuai dengan ketentuan undang-undang.5
Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas
Bumi “LEMIGAS” selanjutnya disebut PPPTMGB “LEMIGAS” adalah
salah satu Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah Badan Penelitian
Pengembangan Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai lembaga
Pemerintah yang menyelenggarakan penelitian, pengembangan dan
pelayanan jasa teknologi minyak dan gas bumi nasional serta untuk
kepentingan industri. Tugasnya selain melaksanakan penerapan ilmu
pengetahuan dan teknologi, juga mengumpulkan, mengolah,
menginterprestasikan, menyimpan dan memperoleh kembali data dan
5 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelola
informasi dan dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003)
4
informasi, menyusun peristilahan teknis di bidang Minyak dan Gas Bumi
serta memberikan pelayanan jasa teknologi dan konsultasi.6
Sehubungan dengan tugas tersebut maka PPPTMGB “LEMIGAS”
memegang peranan penting dalam rangka menjalankan proses
pembangunan khususnya di bidang penelitian. Hal tersebut menyebabkan
terciptanya arsip dalam jumlah besar seperti arsip rencana penelitian dan
pengembangan, pelaksanaan penelitian dan pengembangan, penyajian
informasi, layanan jasa litbang, pembinaan kelitbangan, serta pemantauan
dan evaluasi. Sehingga mengakibatkan adanya penumpukan arsip di
berbagai tempat, baik di unit kerja atau unit pengolah maupun di unit
kearsipan. Melihat kondisi yang terjadi sekarang di PPPTMGB
“LEMIGAS” banyak arsip inaktif yang masih tersimpan di masing-masing
unit kerja atau unit pengolah, selain dari pada itu unit kerja atau unit
pengolah memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan masih dalam
keadaan kacau, tidak adanya daftar pertelaan arsip yang dipindahkan, serta
kurangnya perhatian pimpinan terhadap pentingnya arsip. Akibatnya fungsi
arsip sebagai informasi, pusat ingatan, bahan bukti dan lain-lain belum
dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dalam rangka menunjang
kebijaksanaan manajemen dalam melaksanakan tugas dan fungsi
PPPTMGB “LEMIGAS”.
6 PPPTMGB “LEMIGAS”, 40 Tahun Lemigas Mengabdi 1965-2005 (Jakarta: PPPTMGB
“LEMIGAS”, 2005) h.20
5
Berdasarkan alasan di atas penulis tertarik melakukan penelitian untuk
tugas akhir, maka peneliti mengambil judul ”PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN PUSAT PENELITIAN
DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI
“LEMIGAS””
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki masalah dan kendala dalam
pengolahan arsip inaktifnya, kondisi tersebut ditandai dengan
penumpukkan arsip yang diterima pada proses pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan yang belum sesuai dengan prosedur
pedoman tata persuratan arsip yang digunakan di unit kearsipan. Karena
itu dalam penelitian ini, masalah yang akan diteliti adalah : Bagaimana
pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?
Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh PPPTMGB
“LEMIGAS” tersebut, pengelolaan arsip memerlukan pembenahan
segera. Mengingat permasalahan yang kompleks tersebut, peneliti
merasa perlu untuk membatasi permasalahan yang akan diteliti yaitu
pengelolaan arsip dinamis inaktif yang berbentuk dokumen tertulis.
Pembatasan masalah ini dimaksudkan agar penelitian yang akan
dilaksanakan tidak keluar dari pembahasan-pembahasan yang tidak
6
diperlukan, sehingga lebih terarah dan terfokus pada pembahasan yang
semestinya.
2. Perumusan Masalah
Untuk mengetahui secara detail tentang pengelolaan arsip dinamis
inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”, peneliti perlu mengetahui upaya-
upaya apa saja yang telah dilakukan dan yang belum dilakukan oleh
lembaga tersebut dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Sehingga
rumusan masalah penelitian ini adalah :
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB
“LEMIGAS”?
b. Sarana dan prasarana apa yang digunakan dalam penyimpanan
arsip dinamis inaktif?
c. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis
inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Secara umum, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui
secara jelas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan
PPPTMGB “LEMIGAS”. Untuk mencapai tujuan umum tersebut, perlu
penjelasan mengenai tujuan-tujuan spesifik dari penelitian, yaitu:
7
a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif yang ada
di PPPTMGB “LEMIGAS”, meliputi penyusutan dan penyimpanan
arsip dinamis inaktif.
b. Mengetahui sarana dan prasarana penyimpanan arsip dinamis inaktif
di lembaga tersebut.
c. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis
inaktif tersebut.
Manfaat yang diharapkan melalui penelitian ini adalah :
1. Bagi instansi
Sebagai bahan masukan kepada Unit Kearsipan di PPPTMGB
“LEMIGAS” untuk meningkatkan kualitas layanannya dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif.
2. Bagi keilmuan
Manfaat penelitian ini untuk keilmuan tentunya agar dapat menjadi
salah satu acuan dalam mengembangkan ilmu khususnya di bidang
pengelolaan arsip inaktif.
3. Bagi penulis
Penelitian ini tentunya dapat menambah wawasan dan ilmu
pengetahuan tentang pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis
inaktif dan dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika
peneliti terjun langsung ke dunia kerja.
8
D. Metode Penelitian
Dalam metode penelitian ini penulis akan mengemukakan hal-hal
yang meliputi: jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, teknik
pengumpulan data, teknis analisis data.
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif analisis yang
bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pengelolaan arsip
inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”. Penelitian deskriptif ini
bertujuan untuk menggambarkan secara sistematis, faktual, dan
akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan yang
diselidiki.7 Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif.
Pendekatan kualitatif menghasilkan dan mengolah data yang
sifatnya deskriptif seperti transkripsi wawancara, observasi, dan
pengamatan lapangan, gambar, foto, rekaman video dan lain
sebagainya.8 Pendekatan ini peneliti pilih karena lebih mudah
apabila digunakan untuk mengungkap kenyataan yang sifatnya
ganda, menyajikan secara langsung antara peneliti dan informan.9
7 Mohammad Natsir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), h. 54. 8 Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia (Jakarta: Lembaga
Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001), h. 22 9 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000),h.
5.
9
2. Sumber Data
Sumber yang digunakan penulis untuk mendapatkan data atau
informasi dalam penelitian ini adalah :
a. Riset Kepustakaan (Library Research)
Riset kepustakaan peneliti lakukan dengan mempelajari buku-
buku, literatur-literatur, artikel-artikel, serta dokumen-dokumen
yang terdapat di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”,
bermaksud untuk mendapatkan gambaran tentang topik ini.
b. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan ini bertujuan untuk mendapatkan data-data
secara langsung dari objek penelitian. Untuk mendapatkan data-
data tersebut, penulis mengadakan observasi (pengamatan) di
lapangan serta wawancara dengan Kepala Sub Urusan
Persuratan dan Arsip serta staf fungsional arsip di Unit
Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
c. Sampel
Sampel dalam penelitian kualitatif bukan dinamakan responden,
tetapi sebagai nara sumber, atau partisipan, informan, teman,
dan guru dalam penelitian.10 Informan dalam penelitian ini yaitu
Kepala Sub Urusan Persuratan dan Arsip, Staf Fungsional
Umum, dan Staf Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan
PPPTMGB “LEMIGAS”.
10 Sugiyono , Memahami Penelitian Kualitatif ( Bandung: ALFABETA, 2007), h. 50.
10
3. Teknik Pengumpulan Data
Dalam pelaksanaan penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa
teknik untuk mempermudah pengumpulan data yang diperlukan.
Teknik-teknik ini digunakan secara akumulatif dan saling
melengkapi. Adapun beberapa teknik-teknik pengumpulan data
tersebut adalah :
a. Observasi, teknik ini dilakukan untuk melihat, mengamati
langsung aktivitas pengelolaan arsip pada aspek manajerial,
mengumpulkan fakta-fakta, pernyataan-pernyataan yang
merupakan hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam hasil
penilitian. Objek dari observasi ini adalah Unit Kearsipan
PPPTMGB “LEMIGAS”.
b. Wawancara, teknik ini digunakan untuk memperjelas
permasalahan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan
pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”.
Bentuk wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak
terstruktur. Wawancara tidak terstruktur merupakan pendekatan
yang optimal guna memperoleh data bila subjek sulit
mengekspresikan diri. Bila itu terjadi, maka pewawancara dapat
memodifikasi pertanyaan yang diajukan. Dengan wawancara
tidak terstruktur dimungkinkan data yang lebih mendalam yaitu
pertanyaan tambahan untuk mengurangi respon – respon yang
11
tidak jelas, agar dapat diperoleh jawaban yang lebih khusus dan
lebih tepat.11
c. Dokumentasi, dilakukan untuk mencari data yang berupa
catatan, brosur, arsip, notulasi rapat, agenda sebagainya.12
4. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakaan adalah melalui pendekatan
deskriptif analisis,13 yaitu pendekatan dengan cara mendeskripsikan
atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana
adanya dengan cara menyusun data, menjelaskan data, dan
menganalisa data. Setelah data diperoleh melalui wawancara
dengan para informan, maka selanjutnya percakapan yang direkam
dalam wawancara tersebut dicatat atau dibuatkan transkripnya,
untuk kemudian dianalisa.
Analisa ini merupakan proses penyederhanaan data ke dalam
bentuk bahasa yang mudah dibaca dan diinterprestasikan tanpa
mengurangi nilai ataupun isinya. Secara spesifik proses analisa data
yang dilakukan oleh peneliti dalam hal ini adalah berdasarkan
tahapan berikut ini :
a. Pengumpulan data penelitian melalui proses studi literatur,
observasi, dan wawancara.
11 Lexy J. Moleong. Metode Penilitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.
190. 12 Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8. (Jakarta:
Rineka Cipta, 1992). h. 200. 13 S. Nasution, Metode Research (Jakarta: Bumi Aksara, 2002), h.24.
12
b. Sebelum dianalisis secara matang, data hasil wawancara
dibuatkan transkrip (salinan dalam bentuk tulisan)
c. Analisis data secara matang
d. Penyederhanaan data hasil analisis kedalam bentuk yang mudah
dibaca dan di interprestasikan
e. Pembuatan laporan penelitian
E. Definisi Istilah
1. Arsip adalah simpanan surat-surat penting atau kumpulan warkat
yang disimpan seara teratur.
2. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
administrasi.
3. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun
4. Sistem Penyimpanan Arsip adalah pedoman atau ketentuan
mengenai pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang
disepakati oleh pihak-pihak pengambil keputusan didalam
organisasi untuk diterapkan pada sistem kearsipan suatu organisasi
5. Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit
kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan
6. Desentralisasi adalah setiap unit kerja mengolah arsipnya masing-
masing.
13
7. Jadwal Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu penyimpanan
arsip yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
F. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pembahasaan skripsi ini secara sistematis maka
penulis membagi menjadi kedalam lima(5) bab, sebagai berikut:
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mengemukakan tentang: Latar
Belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penilitian,
serta sistematika penulisan.
BAB II. TINJAUAN LITERATUR
Bab ini membahas tentang pengertian sistem kearsipan,
siklus hidup arsip, manajemen arsip, sistem penyimpanan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.
BAB III. GAMBARAN TENTANG UNIT KEARSIPAN PADA
PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI
“LEMIGAS”
14
Bab ini akan membahas tentang : sejarah singkat PPPTMGB
“LEMIGAS”, profil organisasi kearsipan PPPTMGB
“LEMIGAS", visi dan misi, sumber daya manusia, tugas dan
fungsi kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS”.
BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
Bab ini merupakan hasil penelitian yang berisi tentang
pemindahan, penataan, penyimpanan arsip dinamis di Unit
Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, sarana dan prasarana
penyimpanan arsip, serta penyusutan arsip dinamis pada
pusat arsip.
BAB V. PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diberikan
untuk bagian kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”mengenai
pengelolaan arsip dinamis inaktif.
15
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Arsip
Menurut Widjaja arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan
penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan
mudah dan cepat diketahui.12 Sedangkan menurut Barthos arsip (record) yang
dalam bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada
pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingat orang itu pula.13
Adapun pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran,
arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Di
Indonesia pengertian arsip diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat (2) yaitu: Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
12 A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. (Jakarta: Grafindo, 1993)h.8 13 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2007) h.1
16
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pengertian mengenai arsip tersebut dapat dilihat bahwa suatu arsip
mempunyai sisi pembahasan yang kompleks, yaitu arsip yang dilihat dari
keberadaannya, sebagai suatu dokumen yang mempunyai nilai tertentu bagi
instansi penciptanya karena mengandung data dan informasi, dan arsip yang
ditinjau dalam pengelolaannya, mulai dari penciptaan sampai dengan
pemusnahan arsip yang harus ditangani dengan baik jika ingin menghasilkan
suatu efektifitas dan efesiensi di dalam temu balik arsip itu sendiri. Untuk
mendapatkan pengelolaan yang baik dibutuhkan sebuah prosedur pengamanan
arsip. Prosedur tersebut meliputi tahapan dalam siklus hidup arsip.
B. Siklus Hidup Arsip
Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap
penciptaan atau penerimaan dari luar organisasi (creation), tahap distribusi
(distribution), tahap penggunaan (use), tahap pemeliharaan (maintenance), dan
disposisi akhir (disposition).14 Berikut adalah gambar siklus hidup arsip.
14 Betty R. Ricks [et all], Information and Image Management : a record system approach
(USA: Western, 1992) h.14
17
Gambar 2.1 : Life Cycle of Records15
Gambar diatas menjelaskan siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan
penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo, petunjuk (instruksi), formulir,
laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut kemudian didistribusikan kepada
seseorang atau organisasi tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan
tertentu seperti pelaksanaan operasional, dasar tindakan tertentu, pelaksanaan
fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi,
sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan
15Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002)
Maintenance Store/File
Retrive Protect
Use Decision
Reference Inquires
Legal Requirements
Dispotition Transfer Retain
OR Destroy
Distribution Who gots the record?
Internal users External users
Creation (or receipt of record
from outside he business)
18
tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut
dipelihara dan disimpan secara sistematis (simpan aktif). Setelah menurun
penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan (simpan inaktif). Setelah
melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan
permanen.16
Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap
dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :17
1. Rekod Aktif
Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus
untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di
tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit
kerja masing-masing.
2. Rekod Semi-aktif
Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini.
Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun
sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke
central file.
16 T.R Schellenberg, Modern Archives. (Universitas Washington, 1995)h.36 17 Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. (London:Butterworth,
1991)h. 239
19
3. Rekod Inaktif
Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk
memenuhi kebutuhan administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau
pemerintahan. Rekod semi-aktif yang tidak lagi dibutuhkan
dipindahkan dari central file ke records center, inilah rekod inaktif.
Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa retensinya tiba dan
selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip Nasional atau
dimusnahkan.
C. Manajemen Arsip
Definisi Manajemen arsip menurut Read-Smith et all yaitu
“Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau
penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan,
dan temu kembali, hingga disposisi akhir.”18 Manajemen arsip merupakan
salah satu fungsi dalam setiap kegiatan organisasi. Pada dasarnya manajemen
kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip, yang
mencangkup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan arsip,
penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,
18 Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002) h. 121
20
pemusnahan, penyimpanan secara permanen.19 Tujuan akhir manajemen
kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta
mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan
profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.20
Menurut Sauki manajemen kearsipan sangat diperlukan, yaitu :21
1. Sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory)
2. Sebagai penyedia data/informasi bagi pengambilan keputusan
(decision making)
3. Sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support)
4. Penyusutan berkas kerja
1. Manajemen Arsip Inaktif
Manajemen arsip inaktif menurut ANRI adalah “Pengelolaan arsip
inaktif di pusat arsip menggunakan sistem pengelolaan yang paling tepat
sehingga mampu mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan
arsip.”22 Pusat arsip adalah tempat dimana pengelolaan atau penataan arsip
inaktif diperlukan untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengelolaan
fisik dan informasinya dapat dilakukan secara optimal.
19 Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information Systems (New Jersey: Prantice Hall, 1992)h. 2
20 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2007) h. 78 21 Sauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar (Fakultas Sastra
Universitas Gadjah Mada, 1999)h.6 22 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.7
21
Manajemen arsip inaktif dalam Modul Manajemen Arsip Dinamis yang
disusun oleh ANRI dapat diartikan sebagai pengelolaan arsip inaktif yang
melibatkan berbagai unsur diantaranya sumber daya manusia, peralatan dan
sistem yang ada untuk mencapai tujuan.23
2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip inaktif
adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun. Arsip yang sudah jarang digunakan tersebut,
keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau
memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang. Arsip
tersebut harus mengalami proses penyusutan, seperti yang dimaksud dalam
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012, harus dipindahkan dari unit
kerja ke unit kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan
tetap.
Arsip inaktif perlu dikelola secara profesional sehingga akan berdaya guna
bagi organisasi. Adapun prosedur pengelolaan arsip inaktif menurut ANRI
meliputi :24
23Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta, 2001) h.98 24Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.9
22
2.1 Pemindahan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 56
menyebutkan kegiatan penyusutan arsip meliputi :(a) pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; (b) pemusnahan arsip yang
telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan (c) penyerahan arsip
statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Waktu pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan harus
ditentukan oleh garis haluan (policy) instansi yang bersangkutan, jadi
bukan ditentukan oleh masing-masing unit pengolah. Ada arsip yang harus
dipindahkan secara berkala, misalnya pada akhir tahun anggaran, dan ada
pula yang dipindahkan secara terus menerus, artinya pemindahan dilakukan
begitu arsip telah menjadi inaktif.
Pemindahan arsip-arsip inaktif dari unit kerja (central file) ke pusat
arsip. Langkah-langkah dalam pemindahan meliputi :
a. Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah
Ini terkait dengan masalah penilaian arsip, yang telah dituangkan dalam
Jadwal Retensi Arsip yang memuat periode pemindahan arsip secara
23
berkelanjutan. Menurut Sulistyo-Basuki lazimnya hal ini dilakukan
pada akhir tahun anggaran yang jatuh pada tanggal 31 Maret.25
b. Menentukan arsip yang akan dipindah
Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan JRA yang ada, tugas yang
dilakukan oleh arsiparis cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan
dipindahkan berdasarkan JRA tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan
dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke
pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan.
c. Menyiapkan arsip yang akan dipindah
Menurut Read-Smith et all persiapan arsip yang akan dipindahkan
termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta penataan ke
dalam boks.26 Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis membuat
formulir atau daftar mengenai keterangan tentang : nama series arsip,
deskripsinya, tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar
tersebut kemudian ditata didalam boks dengan ketentuan tetap
mempertahankan penataan aslinya.
d. Penyiapan ruang simpan
Pusat arsip harus senantiasa menyediakan ruang dan sarana
penyimpanan arsip, agar tidak terjadi suatu arsip yang telah dipindah ke
pusat arsip namun tidak tersedia ruangan penyimpanannya.
25Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003)h.304 26Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)
24
e. Penerimaan arsip
Arsip yang baru dipindahkan dari central file ke record center, terlebih
dahulu harus diperiksa kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan
daftar, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman di waktu-waktu
mendatang, serta membuat berita acara arsip pindah yang dilampiri
daftarnya.
2.2 Penataan dan penyimpanan
yaitu prosedur penataan dan penyimpanan melalui tahapan-tahapan :
a. Pemeriksaan
Kegiatan ini adalah kontrol awal yang dilakukan dalam penyimpanan
arsip. Pemeriksaan ini meliputi apakah arsip tersebut sudah benar-benar
inaktif, kemudian diperiksa seriesnya. Series rekod adalah kumpulan
arsip yang berkaitan yang biasanya digunakan dan disimpan sebagai
satu kesatuan dan dapat dinilai sebagai satu kesatuan untuk
memutuskan periode retensi arsipnya.27
b. Pendeskripsian berdasarkan series arsip
Pendeskripsian harus memperhatikan hubungan antara arsip yang
berasal dari unit kerja satu dengan yang lainnya, sehingga kegiatan
deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang
dimiliki organisasi.
27Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002) h.135
25
c. Sortir dilakukan untuk pengelompokan antara arsip dan non arsip,
sekelompok arsip dan lain-lain. Non-arsip disini antara lain buku-buku,
majalah, koran-koran, amplop-amplop, blanko-blanko/formulir-
formulir kosong, dan sebagainya.28
d. Pentaan arsip dalam boks
Setiap boks hendaknyahanya berisi satu series arsip saja atau dengan
series yang berdekatan dengan jadwal retensi yang sama. Setelah arsip
dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai dengan
nomor urut atau lokasi penyimpanannya.
e. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yaitu istilah untuk penamaan
finding aids (alat bantu penemuan arsip) berupa daftar dengan kolom-
kolom, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor
boks, retensi dan keterangan.29
2.3 Pelayanan
Pelayanan dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian informasi
yang terkandung dalam arsip. Prosedur pelayanan meliputi :
a. Permintaan
28 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.91 29Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002)h.23
26
Permintaan penggunaan arsip sebaiknya disiapkan formulir permintaan
dan dapat berfungsi sebagai alat pemesan rekod. Informasi yang harus
diberikan pengguna kepada arsiparis adalah sebagai berikut :30
1. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan
dicatat pada formulir transfer arsip dinamis)
2. Judul folder atau deskripsinya
3. Nama, bagian, lokasi, dan nomor telepon peminta arsip dinamis
4. Perkiraan waktu peminjaman dan waktu pengembalian dapat dicatat
pada formulir.
b. Pencarian
Pencarian arsip dilakukan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Series yang
ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang menunjukkan lokasi
penyimpanan arsip.
c. Pengambilan arsip
Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu menuliskan kata OUT atau
KELUAR pada out indicator (tanda keluarnya arsip) yang didalamnya
berisi minimal tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa
saja yang dipinjam, dan waktu pengembaliannya.
d. Pencatatan
Mencatat arsip yang akan dipinjam baik berupa buku atau formulir atau
sarana lainnya. Pencatatan tersebut bisa manual ataupun ke dalam
30Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:Gramedia, 2003)h.305
27
sistem komputer. Menurut Sulistyo-Basuki, dalam sistem manual,
berkas arsip dinamis inaktif yang dipinjam untuk menggunakan
formulir rangkap empat. Lembar pertama disimpan si pemakai, lembar
kedua dimasukkan kedalam berkas yang dipinjam untuk mengenali
peminjamannya, lembar ketiga disimpan pada boks kartu keluar dan
lembar keempat disimpan pada boks yang disusun menurut tanggal
harus kembali. 31
e. Pengendalian
Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip fisik maupun
informasinya, sehingga dapat dimonitor sejauh mana arsip beredar.
f. Penyimpanan kembali
Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada
sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali untuk
disimpan ditempat semula.
2.4 Pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan arsip adalah kegiatan perawatan dan
pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung
di dalam arsip. Tujuannya agar arsip senantiasa terpelihara dengan baik,
utuh, dan aman, terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang
31Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:Gramedia, 2003) h.307
28
merugikan, antara lain kerusakan dan kehilangan.32 Pengaruh yang dapat
merusak arsip dan cara penanggulangannya :
a. Pengaruh yang dapat merusak arsip
1) Pengaruh biologis
Didaerah tropis kerusakan arsip disebabkan oleh faktor biologis,
seperti :
a) Jamur
Jamur akan membusukkan selulosa kertas sehingga kertas/arsip
menjadi kuning, coklat, atau bintik-bintik hitam. Jamur
biasanya tumbuh di ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan
lembab.
b) Serangga
Serangga biasanya membangun sarang dibelakang tumpukan
arsip, rak, laci, dan sebagainya, terutama pada tempat yang
kurang penerangan.
2) Pengaruh kimiawi
Zat-zat yang terkandung di udara dalam ruangan penyimpanan
arsip, seperti gas asidek, dan tinta, melalui proses reaksi kimia
dengan bahan kertas/arsip akan menyebabkan kerusakan.
3) Pengaruh fisik arsip
32 Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pedoman Tata Persuratan Dinas dan
Kerasipan (Jakarta, 2006) h.166
29
Pada umumnya kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis
dan mutu bahan yang dipakai. Kondisi tersebut umumnya sangat
terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang
tidak stabil dalam ruangan penyimpanan arsip sehingga
menyebabkan daya tahan arsip menurun.
4) Pengaruh debu
Di daerah tropis, debu tidak dapat dihindari walaupun berbagai
saringan telah dipasang. Keadaan ini menyebabkan arsip menjadi
kotor.
5) Pengaruh air
Apabila terkena air akibat banjir atau akibat lain, arsip akan
menjadi kotor, mudah sobek, berkerut-kerut, serta tinta tulisannya
luntur.
b. Penanggulangan
Penanggulangan faktor pengaruh yang dapat merusak arsip diusahakan
beberapa cara yaitu:
1) Cara perawatan dari kerusakan oleh biologis dilakukan oleh
fumigasi, baik terhadap gedung/ruangan maupun terhadap arsip itu
sendiri, dengan menggunakan zat kimia, antara lain, DDT atau gas
hydrocyanic. Untuk menghindari jamur, zat kimia yang digunakan
adalah Fymol Vopur, selain itu ruangan penyimpanan arsip diberi
30
penerangan, ventilasi udara perlu diatur, serta kelembaban udara
harus terjaga dengan baik.
2) Ruangan arsip sebaiknya menggunakan sistem pendingin dengan
suhu 22-25 derajat celcius dengan kelembaban 45-55 %.
3) Cara membersihkan arsip dari kotoran debu yang baik dan benar
adalah membuka bungkus atau bundel di dalam ruangan yang
bersih yang dilengkapi alat pemercik udara dan saluran udara untuk
menyerap debu-debu dipermukaan kertas.
4) Untuk mengatasi kotoran atau kerusakan karena pengaruh air,
diperlukan seorang ahli
2.5 Pemusnahan
Kegiatan pemusnahan terdapat pada tahap penyusutan arsip, kegiatan
ini untuk mengurangi volume arsip sehingga arsip yang sudah habis masa
retensinya dapat dipisahkan agar dapat mengurangi penggunaan tempat.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Tahapan yang perlu dilaksanakan adalah :
a. Penyeleksian
31
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyeleksian menurut
Sedarmayanti,33 adalah:
1. Menyiangi, yaitu memilih atau mengambil yang tidak berguna,
agar arsip berkurang.
2. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan
disusutkan.
3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.
b. Pelaksanaan pemusnahan
Menurut Barthos pelaksanaan pemusnahan arsip adalah tindakan atau
kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir
fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut
harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis,
dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi
maupun bentuknya.34
Tata cara pelaksanaan pemusnahan arsip yaitu :
1. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
2. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip
4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip
33Sedarmayanti, Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:Mandar
Maju, 2003)h.107 34Basir Barthos, Manajemen Kearsipan.(Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.105
32
Adapun cara-cara penyusutan arsip telah diatur pada Surat Edaran
Kepala Arsip Nasional RI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip
Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah
Tentang Penyusutan Arsip. Cara-cara penyusutan arsip tersebut adalah sebagai
berikut:
1. Pendaftaran arsip inakif, melalui kegiatan sebagai berikut:
a. Pendaftaran berupa pengumpulan data melalui survei terhadap arsip-
arsip inaktif yang ada dalam tanggung jawab bagian
b. Survei dilaksanakan oleh petugas
c. Membuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh
data yang terkumpul sebagai hasil survei. Daftar tersebut merupakan
daftar kelompok/berkas arsip.
d. Daftar Ikhtisar selanjutnya digunakan untuk menyusun rencana
penanganan dan penataan kembali arsip inaktif.
2. Penataan kembali arsip inaktif, meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Arsip Kacau
Arsip ini adalah arsip yang penataannya dalam keadaan kacau dan tidak
dapat disusun kembali seperti pada waktu aktifnya. Penanganannya
yaitu :
33
(1) Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas asal-
usul, sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuan/kelompok
yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yaitu unit
yang menciptakannya.
(2) Memilah arsip dari non arsip (seperti amplop, map, blanko-blanko
formulir dan sebagainya) dan duplikasi yang berlebihan.
(3) Bahan-bahan non arsip dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya :
(a) dikelompokkan menurut unit kerja
(b) berkas arsip dibungkus dan dicatat pada kartu
(c) kartu catatan disusun dan diberi nomor urut
(d) berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks arsip yang
diberi label/etiket yang memuat keterangan tentang berkas-
berkas yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang
bersangkutan.
(e) dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara
(4) Daftar Pertelaan Arsip Sementara baru dapat digunakan sebagai
pengendalian fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian
informasi arsip.
(5) Atas dasar daftar pertelaan tersebut, instansi :
(a) belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut
ketentuan yang berlaku
(b) dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional
34
(c) dapat sementara menyimpan arsipnya dalam keadaan yang lebih
teratur
(6) Atas dasar Daftar Pertelaan Arsip dan Daftar Waktu Penyimpanan
Arsip itu, instansi :
(a) dapat menentukan jangka waktu penyimpanan arsipnya sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
(b) Dapat memusnahkan arsipnya sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
(c) Dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Daerah sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
b. Arsip Teratur
Arsip inkatif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem
tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut :
(1) Diperiksa kembali penataannya berdasarkan sistem yang digunakan
(2) Ditertibkan pengaturan fisiknya agar penemuan kembalinya dapat
lancar
(3) Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh instansi, dipilah dan disiapkan
daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai dengan ketetuan
yang berlaku.
35
(4) Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh instansi,
ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Waktu
Penyimpanan Arsip.
(5) Bila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip
baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahan pada unit
kearsipan
3. Pemusnahanan arsip inaktif
a. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung
dimusnahkan dengan sepengetahuan Pimpinan Instansi.
b. Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan
sebagai berikut :
1) Untuk arsip yang menyangkut keuangan, terlebih dahulu perlu
mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
2) Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu
mendengar pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian
Negara
3) Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu
memperhatian ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.
c. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal
baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari
bidang hukum dan atau bidang pengawasan instansi. Pemusnahan
36
dilakukan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan
dimusnahkan dan Berita Acara pemusnahan Arsip.
Manfaat penyusutan yang konsisten dan sesuai prosedur dapat
menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu,
dan biaya operasional.
D. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah pedoman atau ketentuan mengenai
pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati oleh pihak-
pihak pengambil keputusan didalam organisasi untuk diterapkan pada sistem
kearsipan suatu organisasi. Sistem penyimpanan yang ditetapkan akan
bergantung kepada besar kecilnya organisasi, banyak sedikitnya naskah yang
harus diurus, sumber daya manusia, keuangan, dan peralatan yang dimiliki.35
Penyimpanan dan penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip
dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip
untuk digunakan secara aman dan ekonomis.36 Penyimpanan dan penataan
mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali
dengan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
35 Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006) 36 Verawati, Analisis Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada
Lembaga Penyiaran Publik (Medan:Universitas Sumatera Utara, 2010)h.8
37
Tujuan penyimpanan arsip menurut Widjaja yaitu :37
1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai
pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau
proses pekerjaan.
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu
sehingga apabila diperlukan dengan cepat ditemukan kembali.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.
Sistem penyimpanan arsip tersebut terdiri dari sentralisasi, desentralisasi
dan gabungan (sentralisasi dan desentralisasi). Masing-masing jenis sistem
penyimpanan tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan tersendiri, seperti
berikut :38
1. Sentralisasi
Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit
kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan. Dengan sentralisasi arsip
37 A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan.(Jakarta: Grafindo,1993)h.104 38 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h.50
38
maka semua surat-surat kantor yang selesai diproses akan disimpan di
unit kearsipan.Sentralisasi arsip yang murni dewasa ini agak sukar
diterapkan, sebab banyak jenis arsip yang sukar dipisahkan dari suatu
unit kerja yang menangani pengolahannya, misalnya kwitansi, laporan,
dan lain-lain.39 Sistem penyimpanan arsip secara sentral ini hanya
efisisen dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. sistem
sentralisasi dapat diterapkan pada arsip tertentu. Adapun tingkatan dalam
sistem sentralisasi yang dimaksud ialah :40
1. Semua atau sebagian besar arsip dikelola oleh staf dari Unit
Kearsipan tersebut dan diawasi oleh staf dari pusat.
2. Semua arsip untuk kepentingan umum disimpan terpusat, sedangkan
yang murni untuk kepentingan departemen disimpan oleh departemen
yang bersangkutan.
3. Semua arsip (tanpa kecuali) disimpan dalam suatu tempat.
Sistem penyimpanan sentralisasi mempunyai keuntungan dan kerugian.
Adapun keuntungan dari sistem penyimpanan sentralisasi adalah sebagai
berikut :41
1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
39 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 50 40 Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern(Jakarta: Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007) h. 49 41 Ibid., h.50
39
2. Petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan
3. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan
4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
5. Struktur organisasi menjadi luwes
6. Penyebaran beban dikantor lebih baik sehingga dapat menghemat
biaya pelaksanaan pekerjaan
7. Memberikan kemungkinan bagi pelaksanaan pengkajian biaya dan
analaisis kantor
8. Memungkinkan membuat program pelatihan untuk mengebangkan
pekerjaan
9. Spesialisasi pekerjaan dapat dikembangkan (petugas arsip ahli)
10. Kemungkinan untuk lebih memperketat pengawasan arsip
11. Tugas manajemen kantor naik kedudukannya karena tanggung jawab
yang lebih besar untuk semua pekerjaan kantor.
Sedangkan kerugian dari sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah :42
1. Sentralisasi arsip hanya efisisen dan efektif untuk organisasi yang
kecil
42 Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran. h. 51
40
2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam
3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama
untuk memperoleh arsip yang diperlukan
4. Biaya pengawasan ditambahkan kepada biaya kantor keseluruhan
5. Pengelolaan formulir, arsip, dan bahan kantor oleh orang yang
mungkin tidak tahu penggunannya.
6. Departemen akan tertekan karena paksaan peraturan yang sama bagi
seluruh organisasi
7. Tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan dalam urutan
kepentingan tetapi berdasarkan urutan penerimaan.
8. Kerahasiaan arsip dan informasi tidak terjamin jika ditempatkan pada
tempat yang terpusat.
2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan desentralisasi setiap unit kerja mengolah
arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan (filling system) yang
digunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor
yang bersangkutan. Kalau ada ketentuannya, setiap unit kerja harus
tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuannya, unit
kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan kemauan
masing-masing. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang
41
terpisahkan letaknya, sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi
sangat sesuai digunakan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari
pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan dilaksanakan oleh unit masing-masing dan di tempat unit
kerja masing-masing.43
Sistem penyimpanan desentralisasi ini juga mempunyai keuntungan dan
kerugian. Keuntungan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi
adalah :44
1. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing
2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, Karena berada pada unit kerja
sendiri
3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik.
4. Tugas dilaksanakan oleh pejabat yang paling sesuai dengan prasyarat.
5. Efesiensi waktu lebih tinggi.
6. Pekerjaan diselesaikan berdasarkan urutan kepentingan satuan kantor
7. Kerahasiaan pekerjaan kantor terjaga.
8. Efektivitas perencanaan dan pengawasan dapat ditingkatkan.
43 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 56 44 Ibid
42
Semua kerugian dari sistem penyimpanan secara desentralisasi adalah :
1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan
2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap
unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan sukar dijalankan.
3. Penataran dan latihan kerasipan perlu diadakan karena petugas-
patugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar
belakang pendidikan kearsipan.
4. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan unit kerja, dan ini
merupakan pemborosan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Kelemahan dari kedua sistem penyimpanan arsip, baik sentralisasi
maupun desentralisasi, dapat diatasi dengan mengombinasikan kedua
sistem tersebut. Sistem penyimpanan ini dapat disebut sebagai kombinasi
sentralisasi dan desentralisasi arsip.Penanganan arsip secara kombinasi
yaitu sebagai berikut : arsip yang masih aktif digunakan (active file)
dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah
kurang digunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di unit kearsipan.
43
Dengan demikian penyimpanan arsip aktif dilakukan dengan sistem
desentralisasi sedangkan arsip inaktif disimpan dengan sistem
sentralisasi.
Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-
baiknya sesuai dengan jadwal retensi yang telah disusun. Unit kearsipan
juga melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi
dengan panduan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip tersebut
dipilih dan diteliti, apakah memang sudah perlu dimusnahkan atau masih
mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim
ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.
E. Pusat Arsip
Menurut Barthos pada dasarnya setiap lembaga Negara atau Badan
Pemerintahan mempunyai satu bagian arsip yang tugasnya mengelola arsip
dinamis.Ruang lingkup bagian arsip disamping mengarahkan dan
mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif
yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan
Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.45 Pusat arsip
menurut Read-Smith et all yaitu arsip inaktif atau inactive record adalah
45 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.14
44
arsip yang tidak harus tersedia tetapi yang harus disimpan untuk tujuan
hukum, fiskal, atau sejarah.46
Pusat arsip adalah tempat penimpanan arsip inaktif sebagai fasilitas
yang didesain untuk arsip inaktif.47
Berkaitan dengan hal ini, ANRI mengatakan bahwa dalam mengelola
arsip inaktif hal penting harus diperhatikan adalah :48
a. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja
b. Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah
memasuki masa aktif
c. Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif
d. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip
inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan
e. Menentukan program pemikrofilman arsip inaktif (apabila
diperlukan)
f. Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang
ada dalam suatu organisasi.
46 Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)h. 147 47 Ricks, Swafford dan Gow.Informations and image management, a records system approach
(USA:South-Western, 1992)h.147 48 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002)h.9
45
F. Organisasi Kearsipan
1. Lembaga Kearsipan
Adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.49 Di Indonesia,
lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan
bangsa serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh
kearsipan nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang
berkedudukan di Ibukota RI dan berada langsung serta bertanggung jawab
kepada Presiden.
2. Unit Pengolah
Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan
arsip di lingkungannya (arsip aktif).50 Arsip aktif juga perlu diorganisir
dengan baik, biasanya berada pada masing-masing unit kerja dan tempat
penyimpanannya disebut central file. Unit-unit kerja inilah yang disebut
unit kerja pengolah.
3. Unit Kearsipan
49 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 50 Ibid
46
Pembedaan fungsi arsip mengakibatkan pula perbedaan terhadap
penyelenggaraan pengorganisasiannya. Dalam Undang-Undang tentang
Kearsipan secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip inaktif
dilaksanakan oleh unit kearsipan sebagaimana tertuang pada Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 tentang
Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara yaitu unit
kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang
memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam
suatu Sistem Kearsipan Nasional (SKN) yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana, sarana, dan sumber daya lainnya. Pada pasal 6 ayat (2)
dalam peraturan tersebut, unit kearsipan mempunyai fungsi dan tugas ;
a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya
b. Koordinasi pembinaan daftar, pemberkasan dan pelaporan serta
penyerahan arsip terjaga
c. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam
kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi
Kearsipan Nasional (SIKN)
d. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
e. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI
f. Pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.
47
Tugas Unit Kearsipan menurut Budi Martono yaitu :51
1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis pada seluruh jajaran
organisasi
2. Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip inaktif yang berasal
dari unit kerja
3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai
guna
4. Menyerahkan arsip statis ke ANRI
5. Mengelola pusat arsip
Atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi maka arsip-arsip inaktif
harus dikelola dengan baik sesuai dengan peraturan dan tata kearsipan yang
ada sehingga pada saat dibutuhkan tidak akan sulit untuk ditemukan
kembali.
G. Penelitian Terdahulu
1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Biro Keuangan Badan Pusat Statistik
(BPS), Zulfa Fiqriani, Skripsi, Universitas Indonesia, 2012
a. Membahas tentang pengelolaan arsip inaktif di Biro Keuangan
Badan Pusat Statistik (BPS).
51Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan arsip dalam manajemen kearsipan. (Jakarta:Pustaka Sinar Harapan, 1994) h.32
48
b. Tujuannya mengetahui pengelolaan arsip inaktif di Bagian Arsip
Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) mulai dari tahap
pemindahan ke bagian arsip sampai tahap penyusutan.
c. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan metode
studi kasus.
d. Objek penelitian ini adalah Biro Keuangan Badan Pusat Statistik
(BPS)
2. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus IAIN Mataram, Rika
Kurniawaty, Tesis, Universitas Indonesia, 2010
a. Membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit-unit
kerja di IAIN Mataram
b. Bertujuan mengidentifikasi dan menganalisis pengelolaan arsip
dinamis inaktif di unit-unit kerja IAIN Mataram.
c. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, teknik penelitian
menggunakan wawancara dan observasi, sedangkan analisis data
menggunakan metode deskriptif.
d. Objek penelitian unit kerja IAIN Mataram
49
BAB III
GAMBARAN UMUM
A. Profil Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”
Berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor
0030 tanggal 20 Juli tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Departemen Energi Sumber Daya Mineral pada bagian kelima pasal 643
PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai tugas menyelenggarakan penelitian dan
pengembangan teknologi kegiatan hulu dan hilir minyak dan gas bumi. Dalam
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 643, PPPTMGB
“LEMIGAS” menyelenggarakan fungsi:
a. Perumusan pedoman dan prosedur kerja
b. Perumusan rencana dan program penelitian dan pengembangan teknologi
berbasis kinerja.
c. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi kegiatan hulu
dan hilir minyak dang ass bumi, serta pengelolaan sarana dan prasarana
penelitian dan pengembangan teknologi.
d. Pengelolaan kerja sama kemitraan penerapan hasil penelitian dan
pelayanan jassa teknologi surat kerja sama penggunaan sarana dan
prasarana penelitian dan pengembangan teknologi.
50
e. Pengelolaan sistem informasi dan layanan informasi serta sosialisasi dan
dokumentasi hasil penelitian dan pengembangan teknologi.
f. Penanganan masalah hukum atas kekayaan intelektual, serta
pengembangan sistem mutu kelembagaan penelitian dan pengembangan
teknologi.
g. Pembinaan kelompok jabatan fungsional pusat.
h. Pengelolaan ketatausahaan, rumah tangga, administrasi keuangan, dan
kepegawaian pusat.
i. Evaluasi penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi di
bidang minyak dan gas bumi.
B. Organisasi Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”
Organisasi kearsipan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Menteri
Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 tanggal 20 Oktober 2006 tentang
Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen Energi dan
Sumber Daya Mineral menyebutkan bahwa :
Organisasi kearsipan menunjukkan jenjang pengolahan, pengelolaan dan
penyelenggaraan kearsipan sehubungan dengan fungsi dan nilai guna arsip
terdiri dari :
51
1. Unit Kearsipan III yaitu unit pengolah, sebagai unit pencipta arsip pada
semua tingkat sub unit. Penyelenggaraan kegiatan kearsipan dan unit
pengolah meliputi :
a. Menciptakan, menyeleksi, mengelompokkan, menata, dan menyimpan
arsip aktif.
b. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan II.
c. Membuat daftar arsip yang akan diserahkan ke unit kearsipan II.
2. Unit kearsipan II yaitu unit kearsipan pada tingkat unit penyelenggaraan
kegiatan kearsipan di unit kearsipan II meliputi :
a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip inaktif.
b. Membudayakan atau menggunakan arsip aktif sebagai penunjang
pelaksanaan tugas sehari-hari.
c. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit kearsipan II ke unit
kearsipan I.
d. Melaksanakan penyusutan arsip di unit kearsipan II dan;
e. Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh unit
pengolah di lingkungan unit kearsipan II.
3. Unit kearsipan I yaitu unit kearsipan pada tingkat unit utama,
penyelenggaraan kearsipan di unit kearsipan I meliputi :
a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata, memelihara, dan menyimpan
arsip inaktif.
52
b. Menyajikan data atau bahan informasi.
c. Melaksanakan penyusutan di unit kearsipan I
d. Melaksanakan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh init
kearsipan II dalam lingkungannya.
4. Unit kearsipan pusat Departemen, yaitu unit kearsipan untuk seluruh
lingkungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Unit ini
berfungsi sebagai terminal yang mengatur penyerahan arsip statis kepada
Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI). Penyelenggaraan kegiatan
kearsipan pusat Departemen meliputi :
a. Melaksanakan penataan arsip statis
b. Menyajikan data atau bahan informasi
c. Menilai dan memelihara arsip di unit kearsipan, arsip Departemen.
d. Meningkatkan mutu penyelenggaraan arsip statis ke ANRI
C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”
Unit Kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” berada dibawah Bagian Tata
usaha, dan dipimpin oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip. Tugas pokok
unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yang berfungsi sebagai Unit
Kearsipan II adalah melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan,
penilaian, penyajian, penyusutan arsip serta meningkatkan mutu
53
penyelenggaraan kearsipan untuk menyelenggarakan tugas tersebut, unit
kearsipan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Menyediakan bahan informasi secara tepat, cepat, lengkap, dan
menyeluruh.
b. Menyediakan alat bukti pertanggungjawaban.
c. Menyediakan bahan penelitian, sumber ingatan organisasi dan
penunjang kegiatan lainnya.
d. Melayani permintaan arsip, baik dari unit kerja atau unit pengolah
maupun dari luar instansi.
D. Visi dan Misi
Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai Visi dan Misi yaitu:
Visi :
menjadikan arsip sebagai bukti yang autentik, terpercaya, lengkap, terkini,
dapat diakses dengan cepat, tepat, dan aman.
Misi :
1. Memberdayakan setiap arsip sebagai tulang punggung manajemen
2. Menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja pegawai
3. Menjadikan arsip sebagai bukti yang sah di pengadilan
4. Melestarikan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban organisasi
5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada yang membutuhkan
untuk kepentingan penelitian, ilmu pengetahuan, sejarah, dll.
54
E. Struktur Organisasi
Struktur organisasi PPPTMGB “LEMIGAS” dapat digambarkan
sebagai berikut :
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”
Selanjutnya struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB
“LEMIGAS”
Gambar 3.2 : Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB
“LEMIGAS”
55
F. Deskripsi Kerja Urusan Persuratan dan Arsip PPPTMGB
“LEMIGAS”
Berikut adalah deskripsi kerja pada Urusan Persuratan dan Arsip
PPPTMBG “LEMIGAS” yang akan dibahas dari masing-masing bagian
secara singkat, diuraikan sebagai berikut :
1. Kepala Urusan Persuratan dan Arsip
Tugas :
Memiliki tanggung jawab terhadap kegiatan operasional di Urusan
Persuratan dan Arsip dan memastikan pengelolaan surat masuk dan surat
keluar dan kearsipan berjalan dengan baik sesuai dengan standar
operasional prosedur di Urusan Persuratan dan Arsip.
2. Penata Usaha Pemproses Persuratan Dinas
Tugas :
a) Pengelolaan arsip inaktif bidang afiliasi
b) Pemeliharaan arsip inaktif bidang afiliasi
c) Penomoran surat dinas bentuk khusus
3. Penata Usaha Surat Masuk
Tugas :
a) Pengelolaan arsip inaktif produk hukum
56
b) Pemeliharaan arsip inaktif produk hukum
4. Penata Usaha Surat Keluar
Tugas :
a) Penomoran surat keluar BLM dan BLM 1
b) Pengelolaan arsip inaktif bidang sarana mutu
c) Pemeliharaan arsip inaktif bidang sarana mutu
5. Caraka Extern
Tugas :
a) Pengantar surat dinas bidang keuangan
b) Pengelolaan arsip inaktif keuangan
c) Pemeliharaan arsip inaktif keuangan
6. Caraka Intern
Tugas :
a) Pengantar surat dinas dan distribusi surat
b) Pengelolaan dan pemeliharaan arsip inaktif bidang eksplorasi
7. Penata Usaha Persuratan Dinas
Tugas :
a) Penomoran nota dinas BLM dan BLM 1 dan Legalisasi
57
b) Pengelolaan arsip inaktif bidang program
c) Pemeliharaan arsip inaktif bidang program
8. Pengentry Data Surat Masuk dan Surat Keluar
Tugas :
a) Pemproses surat disposisi KAPUS
b) Penataan surat diposisi KAPUS
c) Pengelolaan dan pemeliharaan arsip inaktif kepegawaian
9. Arsiparis Pertama Bidang KP3T Proses
Tugas :
a) Pengelolaan arsip inaktif KP3T Proses
b) Pemeliharaan arsip inaktif KP3T Proses
10. Arsiparis Pertama Bidang Tata Usaha
Tugas :
a) Pengelolaan arsip inaktif bagian tata usaha
b) Pemeliharaan arsip inaktif bagian tata usaha
11. Arsiparis Penyelia
Tugas :
a) Pengelolaan arsip inakif bidang KP3T Eksploitasi
58
b) Pemeliharaan arsip inaktif bidang KP3T Eksploitasi
G. Sumber Daya Manusia di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”
Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki sumber daya tenaga
struktural yang mempunyai masing-masing latar belakang pendidikan yaitu :
1. Sarjana (S1) : 3 Orang
2. D3 : 1 Orang
3. SLTA : 6 Orang
Jumlah keseluruhan dari pegawai di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”
adalah 10 orang.
Tabel 3.1
Rincian SDM
No. Jabatan Jumlah Kualifikasi Pendidikan Keterangan
1. Fungsional Arsiparis 3 Orang S1, dan SLTA -S1 Jurusan
Manajemen Kearsipan
-SLTA, pelatihan
kearsipan dari ANRI
2. Fungsional Umum 7 Orang S1, D3, dan SLTA ---
59
BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
Pada bab ini penulis akan memaparkan tentang hasil observasi dan
wawancara di lapangan terhadap pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit
kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yang mencakup tentang pemeliharaan dan
penyusutan arsip, serta hambatan yang dihadapi ketika melaksanakan
pengelolaan arsip dinamis inaktif.
Mengawali penelitian ini penulis mengadakan observasi terlebih dahulu ke
PPPTMGB “LEMIGAS”, adapun hal-hal yang diamati penulis yaitu kegiatan
pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, serta pengolahan
arsip dari penyimpanan hingga penyusutan. Kemudian data diperoleh dengan
teknik wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait subyek pokok studi, yang
kemudian hasilnya diproses, lalu disajikan dalam bab ini.
A. Prosedur Penelitian
Penelitian ini merupakan pendekatan kualitatif yang menghasilkan dan
mengolah data yang diperoleh melalui wawancara dan observasi serta
pengamatan lapangan yang penulis lakukan selama penelitian ini.
60
B. Profil Informan
Dalam penelitian ini peneliti melakukan wawancara dan observasi di
PPPTMGB “LEMIGAS” dilakukan pada 3 orang informan yang dapat
memberikan informasi mengenai pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip
dinamis inaktif.
Sebelum membahas hasil penelitian, terlebih dahulu diperkenalkan profil
informan. Profil informan dicantumkan dalam bab ini dimaksudkan agar dapat
diketahui sekilas tentang latar belakang informan yang menjadi narasumber
dalam penelitian ini. Hal tersebut berhubungan dengan metodologi penelitian
yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, yang membutuhkan informan
untuk wawancara sebagai salah satu sumber data primer. Berikut ini biodata
singkat 3 (tiga) orang informan yang dapat memberikan informasi mengenai
pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB
“LEMIGAS”, diantaranya adalah :
1. Nama :Juariah, S.Ap
NIP :19610505 1982 03 2 001
Pendidikan :S1 Manajemen Kearsipan
Informan tersebut penulis pilih karena beliau selaku Kepala Sub
Persuratan dan Arsip ditempat penulis melakukan penelitian, serta
informan memiliki pengetahuan yang penulis butuhkan untuk
61
menjelaskan kegiatan pengelolaan arsip, serta dapat menjawab
pertanyan yang penulis ajukan.
2. Nama : Warlan, S.Mn
NIP : 19601109 1989 03 1001
Pendidikan : S1 Manajemen
Informan ini penulis pilih karena memiliki jabatan fungsional arsiparis,
yaitu staf pelaksana pengelola arsip inaktif sehingga beliau dapat
mejelaskan kegiatan pengelolaan arsip inaktif secara terperinci.
3. Nama : Wiji, S. Ap
NIP : 19600724 1983 03 1002
Pendidikan :S1 Manajemen Kearsipan
Informan ini penulis pilih karena salah satu staf fungsional umum yang
bekerja cukup lama di Sub Persuratan dan Arsip, beliau memiliki
pengetahuan tentang pengelolaan arsip dinamis.
C. Teknik Pengolahan Data
Teknik yang penulis gunakan dalam pengolahan data dalam penelitian ini yaitu
melalui pendekatan deskriptif analisis yaitu menggambarkan data yang telah
terkumpul sebagaimana adanya ke dalam bentuk bahasa yang mudah dibaca
dan diinterprestasikan tanpa mengurangi nilai ataupun isinya.
62
D. Hasil Penelitian dan Penjelasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
PPPTMGB “LEMIGAS” adalah salah satu unit pelaksana teknis yang
berada di bawah Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM),
oleh karena itu tata pelaksanaan kegiatannya berdasarkan prosedur yang
telah ditetapkan oleh ESDM. Seperti penyusunan Jadwal Retensi Arsip
(yang terdapat dilampiran), meskipun dalam kegiatan pengelolaan arsip di
PPPTMGB “LEMIGAS” ada beberapa hal yang belum mengikuti prosedur
ESDM tersebut.
Untuk PPTMGB “LEMIGAS” pada dasarnya belum ada pengesahan
tertulis tentang adanya pusat arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” ini karena
aktifitasnya merupakan salah satu tugas dan fungsi bagian tata usaha.
Namun untuk pengelolaan arsip inaktif di seluruh unit PPPTMGB
“LEMIGAS” ditempatkan pada gedung yang disebut pusat arsip Lemigas.
1.1 Pemindahan
Dalam tahap awal pengelolaan arsip inaktif yaitu dimulai dengan
pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan. Kegiatan awal
pemindahan arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS” dilakukan dengan
menentukan arsip mana saja yang akan dipindahkan dari unit kerja.
Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara mengidentifikasi jangka waktu
63
arsip tersebut yang telah tercantum dalam jadwal retensi arsip (JRA) yang
digunakan oleh unit kerja.
Adapun proses pemindahan arsip inaktif yang ada di unit kearsipan
PPPTMGB “LEMIGAS” dapat dilihat dari wawancara berikut :
“Pemindahan arsip dari unit kerja kita terima, lalu proses seleksi mana yang arsip dan bukan arsip, setelah itu kita kelompokkan berdasarkan tahun dan masalah/subyeknya. Setelah itu dibuat Daftar Pertelaan Arsip, baru selanjutnya dimasukkan ke dalam dus untuk disusun di rak penyimpanan.” (Ibu Juariah)
Dari pernyataan tersebut, arsip yang diterima dari unit kerja diseleksi
kemudian dikelompokkan berdasarkan masalah oleh unit kearsipan. Dalam
organisasi kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, unit kearsipan memiliki
tugas untuk menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip
inaktif.
1.2 Penataan dan Penyimpanan
Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menerapkan sistem
sentralisasi, jadi cukup tepat jika menggunakan klasifikasi berdasarkan
masalah.
“Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya tercukupi... kalau mereka (dari masing-masing unit) kewalahan menangani arsip yang sangat banyak, biasa arsiparis dari unit kearsipan yang membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif, arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.”(Bapak Warlam)
64
Dari pernyataan tersebut, proses pemindahan arsip inaktif dari unit
kerja ke unit kearsipan dibantu oleh arsiparis yang bertugas di unit
kearsipan, dikarenakan kurangnya tenaga pelaksana dalam menangani arsip
aktif, maka unit kerja meminta bantuan tenaga arsiparis unit kearsipan
untuk membantu proses transfer arsip inaktif.
Proses penyimpanan (penataan, sistem klasifikasi) yang digunakan
oleh unit kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu: Arsip-arsip yang
telah melalui proses seleksi dari tahap pemindahan, tercipta
pengelompokkan arsip berdasarkan satu series ataupun berdekatan dengan
series lainnya, setiap folder arsip tersebut nantinya akan disimpan dalam
boks dengan subjek yang sama. Arsip tersebut dibuatkan Daftar Arsip
selanjutnya diproses dalam penataan, diawali dengan mendeskripsikan
arsip kedalam bentuk tulisan, untuk disusun berdasarkan unit kerja, dan
masalah/subyek. Setiap arsip dimasukkan kedalam boks, boks tersebut
diberi nomor sesuai nomor urutan/ lokasi penyimpanannya.
Berdasarkan observasi, berikut adalah contoh penomoran pada boks
di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
65
Gambar 4.1 :Sistem Penomoran pada boks
Gambar tersebut merupakan contoh penomoran pada boks yaitu
diurutkan dari nomor doos, selanjutnya satuan kerja sebagai pencipta arsip
yaitu Urusan Pengembangan, kemudian tahun dan masalah/subyek. Disini
terjadi kesalahan dalam pembuatan label, yang dimaksud masalah disini
seharusnya adalah Kepegawaian, dan indeksnya yaitu berkas KP4
(Kegiatan Pelaksanaan Pembiayaan Penerimaan Pegawai).
Hal ini dijelaskan oleh salah satu informan yaitu :
“Sistem penomoran pada boks itu ada sedikit kesalahan, mungkin kalau yang baru melihat gak paham yaa..disini kita mengurutkan arsip per unit kerja, itu seperti Urusan Pengembangan, baru selanjutnya berdasarkan subjek/masalah, seharusnya dicantumkan masalah kepegawaian, dan indeksnya berkas KP4.”
1.3 Penyusutan dan Pemusnahan
Proses penyusutan arsip di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”
yaitu :
“Penyusutan arsip inaktif itu kita lakukan sesuai Jadwal Retensi Arsipnya, biasanya setelah masa simpannya habis, kita melakukan penilaian kembali tehadap nilai guna arsip tersebut apakah akan
66
dimusnahkan atau diserahkan kepada ANRI menjadi arsip statis.” (Ibu Juariah)
Seleksi terhadap arsip yang retensinya telah ditentukan habis
dilaksanakan berdasarkan JRA maka perlu dibuat daftar yang kemudian
diajukan kepada panitia pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali,
dari hasil penilaian ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan
arsip tersebut disimpan kembali untuk waktu tertentu, dimusnahkan atau
mungkin di serahkan ke Arsip Nasional RI karena bernilai guna sekunder
(memiliki kandungan informasi bersejarah)
“Pemusnahan arsip itu biasanya dihancurkan, tapi sebelumnya dinilai dulu, dilihat dari JRA kalau memang sudah tidak berguna lagi ya dimusnahkan, tapi harus ada persetujuan dari pimpinan terkait dan melakukan uji petik, selanjutnya dibuat berita acara pemusnahan arsip. “(Bapak Wiji)
2. Sarana dan Prasarana
2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan
Arsip-arsip inaktif yang tercipta di PPPTMGB “LEMIGAS” bermuara
di gedung tempat penyimpanan arsip. Bagi arsip yang masih aktif berada di
unit kerja, setelah frekuensi penggunaannya menurun, arsip tersebut
dipindahkan ke ruang penyimpanan unit kearsipan menjadi arsip inaktif.
67
Gedung penyimpanan arsip ini adalah bangunan khusus untuk menyimpan
arsip-arsip inaktif dari semua bagian/bidang di PPPTMGB “LEMIGAS”.
Gedung tersebut berisi ruangan-ruangan penyimpanan arsip inaktif,
ruangan arsip yang diusulkan musnah, ruang administrasi umum, dan
ruangan pimpinan pengelola arsip inaktif. Gedung ini dilengkapi dengan
fasilitas AC dan sudah memperhatikan pengaturan penerapan suhu
kelembaban yang disarankan oleh ANRI yaitu untuk suatu tempat
penyimpanan arsip suhu kelembabannya tidak lebih dari 27º C dan
kelembabannya tidak lebih dari 60%.52 Alat pemadam api juga terlihat
tersedia di langit-langit gedung.
Pada setiap ruangan penyimpanan arsip terdapat beberapa fasilitas
peralatan yang tersedia, yaitu lemari arsip listrik, dan rak arsip sebagai
tempat penempatan boks-boks yang berisi arsip. Penempatannya sudah
dilakukan secara maksimal agar boks-boks tersebut dapat tertata dengan
rapi.
“...dari segi fasilitasnya sudah lengkap, gedungnya juga baru. Untuk penyimpanan arsipnya kita sudah pakai lemari listrik, jadi untuk keamanannya sudah cukup terjaga.”
52 Ibid, h.45
68
Gambar 4.3 : Lemari Arsip Listrik
2.2 Akses dan Temu Kembali Arsip
Adapun sistem temu kembali arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”
yaitu:
“Kalau temu kembali bisa langsung ke tempat penyimpanan, tapi ada buku yang mendata arsip yang disimpan, meskipun belum semua arsip terdata, karena keterbatasan tenaga.”(Bpk Wiji)
69
Gambar 4.4 : Daftar Arsip Simpan
Gambar diatas merupakan daftar arsip simpan atau daftar pertelaan
arsip yaitu istilah untuk penamaan finding aids (alat bantu penemuan
arsip). Pada unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” berisi nomor urut,
jenis arsip yang dapat diketahui berdasarkan klasifikasi masalah, indeks
untuk mempermudah dalam pencarian, tahun arsip, jumlah arsip, isi
ringkas biasanya diisi dengan nomor surat dan perihal, lokasi simpan dan
keterangan. Series yang ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang
menunjukkan lokasi penyimpanan arsip.
3. Kendala Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB
“LEMIGAS”
Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan hambatan dalam
hal pengelolaan arsip inaktifnya, pada saat observasi peneliti melihat
kendala-kendala yang ada seperti kurangnya sumber daya manusia yang
khusus menangani pengelolaan arsip inaktif, serta terlihat jelas sekali
bahwa arsip masih dianggap hal yang tidak penting oleh sebagian besar
orang.
70
Berikut kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif
di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” :
1. Kurangnya SDM yang mengelola arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”
Ariparis yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” hanya ada 5
orang, dari 5 orang arsiparis hanya 2 arsiparis tingkat terampil, sisanya
adalah tingkat ahli, sementara yang dibutuhkan untuk menangani arsip
yang cukup banyak yang dihasilkan oleh PPPTMGB “LEMIGAS”
adalah arsiparis tingkat terampil, hal ini menjadi salah satu kendala
dalam pengelolaan arsip terkait kurangnya tenaga dari arsiparis.
Di unit kearsipan 3 orang arsiparis yang menangani arsip inaktif
juga terkadang diminta oleh unit kerja untuk menangani arsip aktif di
unit kerja. Arsiparis yang minim tentunya sangat menghambat kegiatan
pengelolaan arsip dinamis aktif maupun inaktif. Hal ini dapat dilihat
dari wawancara oleh informan, yaitu :
“sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta sama bagian keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita kerjain aja...”(Bapak Warlam)
Dari hasil observasi peneliti juga melihat bahwa kurangnya
wawasan serta keterampilan menyebabkan kurangya kinerja para staf
71
administrasi untuk membantu pengelolaan arsip inaktif di unit
kearsipan. Dilihat dari pernyataan salah satu informan :
“…Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada… disamping kekurangan pegawai, dari segi kualitas juga sangat kurang. Mereka yang ada disini bukan yang memang latar belakang pendidikannya kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap pengelolaan arsip sangat mempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya…” (Ibu Juariah)
2. Kurangnya perhatian dari pimpinan terhadap pengembangan sistem
kearsipan
Dalam menetapkan kebijakan pimpinan mengutus pegawai-
pegawai tertentu, pegawai yang mengikuti diklat biasanya hanya PNS
(Pegawai Negeri Sipil), sementara untuk tenaga honorer tidak
diperbolehkan mengikuti diklat. Hal ini menjadi salah satu faktor yang
mengakibatkan kurangnya keterampilan dan pengetahuan para staf
pelaksana dalam proses pengelolaan arsip.
“Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti diklat/seminar karena pegawai honorer, yang biasa mengikuti seminar itu PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikut sertakan dalam diklat, nanti mereka yang pintar...” (Bapak Wiji)
Selain diklat, kurangnya perhatian pimpinan mengenai anggaran dan
perkembangan teknologi juga dirasakan oleh para staf pelaksana, yang
72
tentunya dapat menghambat produktivitas dalam pengelolaan arsip.
Dari hasil observasi peneliti juga melihat kurangnya pengawasan serta
evaluasi secara berkala yang dilakukan oleh pimpinan.
“Kalo disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja, nuntut honor, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...” (BapakWarlam)
Hal tersebut bisa menghambat proses penanganan arsip inaktif
secara keseluruhan karena pada intinya arsip inaktif adalah arsip yang
penggunaannya telah menurun dan tetap disimpan sampai tiba masanya
disusutkan. Jika kurangnya tenaga pelaksana untuk melakukan
pemindahan arsip sampai proses pemusnahan serta tidak dilakukan
secara berkala maka akan mengakibatkan penumpukkan arsip seiring
dengan volume arsip yang terus bertambah.
Pada saat wawancara, informan menyatakan kurangnya
sosialisasi dari pimpinan dalam pengelolaan arsip. Hal itu juga menjadi
dampak kurangnya pengetahuan para staf pelaksana.
“kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..”(Bapak Wiji)
Kurangnya perhatian pimpinan berdampak pada pengelolaan
arsip, sehingga menimbulkan masalah-masalah yang diakibatkan dari
73
minimnya pengetahuan dan wawasan staf pelaksana. Hal ini dapat
dilihat pada saat pemindahan arsip inaktif tidak disertakan Berita Acara
pemindahan arsip, sementara hal itu termasuk salah satu dokumen yang
harus ada dalam proses pemindahan arsip. Selain itu, daftar arsip yang
dibuat oleh unit kerja terkadang tidak sesuai dengan fisik arsip yang
diterima oleh unit kearsipan.
“Daftar arsip memang dibuat, tapi kadang mereka bikinnya suka asal-asalan. Dan berita acara pemindahannya juga gak pernah dibuat...jadi kalau ada pemindahan arsip, kita kerja bakti lagi disini.” (Ibu Juariah)
Kurangnya pengetahuan membuat masalah saat penataan arsip,
pada label tidak dicantumkan nomor klasifikasi, serta kekeliruan pada
pengisian kolom masalah. Kode klasifikasi adalah suatu identitas
penuangan dari satu urusan/permasalahan unit organisasi, hal ini
bertujuan untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka
keseragaman dan tertib administrasi.53 Unit kearsiapan PPPTMGB
“LEMIGAS” menggunakan klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang
terkandung dalam kegiatan dan unsur-unsur fungsi dari Kementerian
Energi dam Sumber Daya Mineral, terdiri dari:
53 Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan
(Jakarta, 2006) h.12
74
Kode 0 Manajemen
Kode 1 Minyak dan Gas Bumi
Kode 2 Listrik dan Pemanfaatan Energi
Kode 3 Mineral, Batubara dan Panas Bumi
Kode 4 Geologi
Kode 5 Penelitian dan Pengembangan
Kode 6 Pendidikan dan Pelatihan
Kode 7 Kepegawaian
Kode 8 Keuangan
Kode 9 Perlengkapan
Dari pokok-pokok masalah diatas, diperkecil lagi menjadi sub masalah
serta uraian masalah. Berikut contoh kode klasifikasi berdasarkan
masalah :
Gambar 4.4 : Kode Klasifikasi Arsip Berdasarkan Masalah
75
Gambar diatas adalah salah satu contoh kode klasifikasi arsip
dari Peraturan Menteri Energi Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun
2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Kementrian Energi
dan Sumber Daya Mineral. Peraturan tersebut dapat dijadikan acuan
oleh pihak unit kearsipan dalam sistem penataan arsipnya, selain itu
perlu adanya sosialisasi secara berkala atau mengikutsertakan staf
pelaksana dalam diklat tentang kearsipan.
3. Usulan pemusnahan arsip membutuhkan waktu yang lama
Pada saat observasi, peneliti melihat tumpukan arsip yang di
usulkan musnah kepada pimpinan terkait, namun menurut keterangan
salah satu informan, persetujuan usul musnah ke pimpinan
membutuhkan waktu yang cukup lama, sekitar 2-3 bulan.
Gambar 4.5 : Arsip yang diusulkan musnah
Gambar tersebut merupakan arsip-arsip yang telah di usulkan
musnah, namun belum mendapat persetujuan oleh pimpinan. Setelah
76
mendapat persetujuan, arsip-arsip ini akandibubur oleh pihak
percetakan yang telah bekerjasama dengan unit kearsipan. Kegiatan
pemusnahan diatur oleh Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012
pasal 66 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga
Negara, yaitu :
1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip
musnah dan tidak dapat dikenali;
2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit
hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip
yang bersangkutan; dan
3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip
yang dimusnahkan.
E. Analisis Hasil Penelitian
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Arsip yang telah memasuki masa inaktif, telah melewati tahap proses
analisis yaitu diawali dengan analisis terhadap jenis, masalah, nilai guna,
dan tahun. Termasuk dalam proses analisis ini adalah penentuan jangka
simpan (retensi) arsip.
77
1.1 Pemindahan
Pemindahan arsip inaktif pada umumnya dapat diartikan sebagai
kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan terkait
dengan tujuan efesiensi penggunaan ruang. Kegiatan pemindahan
dilakukan oleh unit kerja, yang bertugas menilai dan memindahkan arsip
inaktifnya ke unit kearsipan. Penelitian ini berusaha mengidentifikasi
bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis inaktif, hal ini disebabkan
karena pada saat arsip berada pada posisi inaktif maka arsip akan melewati
tahapan yang menentukan apakah arsip tersebut akan disimpan permanen
atau dimusnahkan. Karena itu saat kondisi arsip berada pada masa inaktif
maka arsip perlu mendapatkan perhatian lebih dari unit yang bersangkutan
yaitu unit kearsipan.
Arsip inaktif yang dikelompokkan berdasarkan masalah memang
memudahkan temu kembali. Menurut Amsyah, sistem ini hanya efektif
digunakan pada sentralisasi arsip karena arsip yang berasal dari semua
bagian yang mempunyai subjek (kegiatan) masing-masing disimpan
disuatu tempat.54
Hal ini menjadi masalah bagi unit kearsipan karena peran unit kerja
yang memiliki tugas menilai dan memindahkan arsip sesuai dengan JRA
tidak berjalan sesuai prosedur yang sudah ditetapkan. Proses pemindahan
54Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 2005) h.216
78
arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, arsip tersebut harus diperiksa
terlebih dahulu kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan daftar yang
ada, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman diwaktu mendatang.
Dalam wawancara oleh beberapa informan, proses pemindahan arsip
inaktif tidak disertai oleh berita acara pemindahan, hanya ada daftar arsip
apa saja yang dipindahkan. Hal ini dapat dilihat melalui pernyataan dari
salah satu informan :
“Pemindahan arsip dari unit pengolah belum pernah ada Berita Acara, hanya ada Daftar Arsip apa saja yang dipindahkan. Berita Acara itu biasanya kalau ke pusat arsip ESDM yang di Pondok Ranji atau ke ANRI atau kalau pemusnahan arsip baru menggunakan Berita Acara.” (Bapak Wiji)
Pada proses transfer terdapat dua dokumen yaitu Berita Acara
Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan.55 Berita Acara
Pemindahan dapat menjadi bukti otentik atas kebenaran arsip-arsip apa saja
yang dipindahkan serta siapa yang bertanggung jawab menerima arsip
tersebut. Hal ini selaras dengan Barthos, persiapan yang perlu
diselenggarakan dalam pemindahan arsip adalah :56
a. Menyiapkan peralatan seperti : folder, boks, dan lain-lain
55Ibid, h.216
56 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Bumi Aksara, 2012) h.123
79
b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan yang berisi
tentang : nama unit pengolah yang memindahkan, pokok masalah,
jangka waktu penyimpanan berkas, tahun berkas yang
bersangkutan, jenis fisik arsip, jumlah berkas.
c. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip.
Setelah arsip-arsip itu diserahkan ke unit kearsipan, arsip tersebut
diperiksa terlebih dahulu kelengkapan berkas-berkasnya, kondisi fisiknya,
serta kesesuaian dengan daftarnya. Setelah proses pemindahan arsip
selesai, kemudian arsip masuk ke tahap penataan dan penyimpanan.
1.2 Penataan dan Penyimpanan
Penataan arsip diperlukan agar arsip dapat dicari dan ditemukan dengan
segera dari tempat penyimpanan. Kondisi dari sarana penyimpanan harus
dapat memastikan bahwa arsip-arsip tersebut terlindungi, mudah diakses,
dan dipelihara dengan pembiayaan yang efektif.57
Dari hasil observasi, peneliti juga tidak menemukan kode klasifikasi
yang dicantumkan pada label boks arsip. Kode klasifikasi tersebut
sebenarnya sudah diatur dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya
Mineral Nomor 052 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan
Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Kode klaifikasi
57International Standar Organization ISO (15489-2). Information and Documentation, Record
Management. (2001) h. 18
80
bertujuan untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka
keseragaman dan tertib administrasi.
Langkah selanjutnya yaitu menata boks dalam rak arsip. Boks-boks
tersebut disusun berdasarkan satuan kerja dari unit pencipta arsip, dan
ditata di rak sesuai dengan satuan kerja tersebut. Penataan juga
memerlukan adanya unsur sitematika, kerapian, keamanan, dan mudah
ditemukan kembali.58 Adapun sistem penataan arsip inaktif di unit
kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu berdasarkan masalah, hal ini
dapat dilihat dari pernyataan informan sebagai berikut :
“...disini arsip disimpan berdasarkan masalah/subjek, itu ditempel di kardus-kardus yang berisiarsip untuk disusun dalam roll o’pack...” (Bapak Wiji)
Kegiatan penyimpanan memungkinkan pengambilan kumpulan arsip
dengan cepat bila diperlukan, untuk itu perlu adanya pola klasifikasi dan
sarana temu kembali. Adapun sarana yang digunakan untuk menyimpan
arsip inaktif di unit kearsipan adalah filling cabinet dan roll o’pack.
Sedangkan proses penyimpanan arsip harus melalui beberapa tindakan
tertentu untuk menjamin kecepatan dan ketelitian. Sistem penyimpanan
arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” menerapkan sistem kombinasi
58Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2007) h.54
81
sentralisasi dan desentralisasi. Sistem kombinasi ini menurut Amsyah,
arsip yang masih aktif dikelola oleh unit kerja masing-masing pengolah,
dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif
dikelola di sentral arsip.59 Dengan demikian arsip aktif yang berada
dimasing-masing unit kerja di PPPTMGB “LEMIGAS” dikelola secara
desentralisasi dan arsip yang sudah memasuki inaktif dikelola secara
sentralisasi di pusat arsip Lemigas.
“untuk penyimpanan arsip inaktif itu menggunakan sistem sentralisasi kalau disini…sedangkan untuk unit kerja menggunakan sistem desentralisasi.” (Ibu Juariah)
1.3 Penyusutan dan Pemusnahan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara
memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan.60
Dari hasil observasi, untuk melakukan proses penilaian dan penyusutan
arsip, PPPTMGB “LEMIGAS” membentuk panitia penilai arsip seperti
yang diatur pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang
59Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 2003) h. 18 60Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
82
Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, tugas unit
kearsipan dalam pemusnahan arsip yaitu:
2. Melakukan penyusunan daftar arsip inaktif yang akan diusulkan
musnah;
3. Mengkoordinasikan pembentukan tim penilai arsip, yang akan
melakukan verifikasi dan penilaian terhadap daftar arsip inaktif
usul musnah;
4. Mengkomunikasikan daftar arsip inaktif usul musnah dengan
unit pengolah untuk dimintakan persetujuannya;
5. Menyiapkan rekomendasi arsip yang sudah memenuhi syarat
untuk dimusnahkan dan disampaikan melalui panitia penilai
arsip kepada pimpinan lembaga negara;
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemusnahan dengan ANRI
dengan mempersiapkan surat permohonan persetujuan
pemusnahan dari pimpinan lembaga negara yang dilampiri:
a. Daftar arsip usul musnah; dan
b. Hasil rekomendasi dari panitia penilai arsip lembaga
Negara.
7. Berkoordinasi dengan unit hukum dan/atau pengawas internal
untuk menjadi saksi dalam pelaksanaan pemusnahan arsip;
83
8. Menyiapkan daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan
arsip;
9. Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan arsip;
10. Wajib menyimpan arsip yang tercipta dari pelaksanaan
pemusnahan arsip, yang terdiri dari:
a. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
b. Notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat
melakukan penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada
pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang
diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan;
d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan
arsip;
f. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan
pelaksanaan pemusnahan arsip;
g. Berita acara pemusnahan arsip; dan
h. Daftar arsip yang dimusnahkan.
Proses pemusnahan yang dilakukan oleh unit kearsipan, berdasarkan
hasil observasi, dilakukan setelah masa simpannya telah habis, kemudian
setelah dinilai kembali memang sudah tidak diperlukan maka akan
84
dibuatkan surat pengusulan arsip musnah kepada pimpinan, setelah
disetujui oleh pimpinan terkait selanjutnya dibuatkan berita acara
pemusnahan arsip. Pelaksanaan pemusnahan segera dilaksanakan dengan
cara dibubur, setiap pelaksanaan pemusnahan harus disaksikan oleh
minimal 2 orang pejabat hukum.
2. Sarana dan Prasarana
2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan
Kondisi penyimpanan yang tepat memastikan bahwa arsip dilindungi,
dapat diakses, dan dikelola dengan pembiayaan yang efektif. Gedung
penyimpanan arsip inaktif adalah ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk
menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif.61
Dari pernyataan diatas, juga didukung hasil observasi bahwa unit
kearsipan telah memiliki fasilitas yang memadai, gedung yang baru di
renovasi, serta lemari listrik untuk penyimpanan arsip. Menurut amsyah,
lemari elektrik dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak
diatas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang,
sehingga dapat dibuat jarak antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas yang
sedang mencari informasi.62
61 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.43 62 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Gramedia,2003) h.186
85
Selain fasilitas yang memadai, unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”
melakukan pemeliharan arsipnya secara berkala. Arsip harus terpelihara
dengan baik, utuh, dan aman, agar terhindar dari segala kemungkinan dan
resiko kerusakan dan kehilangan. Kegiatan pemeliharaan adalah perawatan
dan pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang
terkandung didalam arsip tersebut.63 Pemeliharan arsip inaktif di unit
kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu dengan melakukan fumigasi
setiap tahun sekali, selain itu juga pada boks-boks arsip diberikan kapur
barus untuk menghindari jamur dan serangga yang dapat merusak fisik
arsip, dan membersihkan debu-debu yang menempel pada boks arsip juga
sering dilakukan oleh para petugas kebersihan yang ada di unit kearsipan.
2.2 Akses dan Temu Kembali Arsip
Arsip dapat dikatakan berguna manakala dapat dengan cepat dan tepat
ditemukan bila dibutuhkan, untuk itulah pentingnya pengelompokkan
terhadap arsip-arsip tersebut agar dapat ditemukan dengan mudah untuk
mendukung kegiatan bisnis organisasi.64 Sedangkan menurut Kennedy,
63 Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan
(Jakarta, 2006) h.166 64International Standar Organization ISO (15489-1).Information and Documentation, Record
Management. (2001)
86
akses berarti kemampuan dan hak pengguna untuk temu kembali arsip
dinamis yang mereka butuhkan.65
Dari pernyataan informan dapat ditarik kesimpulan bahwa pencarian
arsip dapat dilakukan melalui Daftar Arsip yang disimpan di unit kearsipan
tersebut, namun masih ada beberapa arsip yang belum tercantum di daftar
arsip. Dalam observasi, peneliti melihat bahwa Daftar Arsip tersebut hanya
disimpan oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip, jadi jika pimpinan
tersebut sedang tidak hadir atau keluar ruangan, para staf sulit mencari
buku tersebut, yang akhirnya pencarian dilakukan langsung ke rak arsip
yang dibutuhkan atau secara manual.
Daftar arsip berupa daftar dengan kolom-kolom, kode, series dan
deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor boks, retensi dan keterangan.66
65Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management : a guide to corporate record
keeping (Australia : Longman, 1998) h.201 66 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.23
87
BAB V
PENUTUP
Pada bab penutup ini penulis melakukan penarikan kesimpulan berdasarkan
analisis tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB
“LEMIGAS” dan penulis juga akan memberikan saran-saran yang diharapkan
agar dapat membantu meningkatkan kualitas unit kearsipan PPPTMGB
“LEMIGAS”.
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian, penjelasan, dan analisis sebagai hasil penelitian yang
terkait dengan pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di
PPPTMGB “LEMIGAS”, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan
sebagai berikut :
1. Studi ini menemukan bahwa sebenarnya PPPTMGB “LEMIGAS” telah
memiliki sarana dan prasarana yang cukup lengkap, namun dalam
melaksanakan pengelolaan arsip dinamis inaktifnya masih belum
optimal, dikarenakan kendala-kendala yang dihadapi.
2. Kendala yang dihadapi PPPTMGB “LEMIGAS” dalam melakukan
pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif, studi ini
menemukan diantaranya adalah :
88
a. Kurangnya perhatian pimpinan terhadap perkembangan kearsipan
b. Sumber daya manusia (SDM) yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS”
tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan kearsipan, kurangnya
pengetahuan tentang pengelolaan arsip, disamping jumlah arsip
yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” tidak sebanding dengan
kualitas para pegawai yang ada.
c. Kurangnya pelatihan untuk pegawai tentang tata cara pengelolaan
arsip dinamis inaktif.
B. Saran
Beberapa temuan studi diatas dengan berbagai kelebihan dan
kekurangannya, maka penulis merekomendasikan kepada PPPTMGB
“LEMIGAS” di bagian Unit Kearsipan dalam kegiatan pengelolaan arsip
dinamis inaktif adalah sebagai berikut :
1. PPPTMGB “LEMIGAS” perlu menambah staf pelaksana pengelolaan
arsip khususnya arsiparis tingkat terampil yang melaksanakan kegiatan
pengelolaan arsip. Hal itu akan sangat membatu PPPTMGB
“LEMIGAS” dalam pengelolaan arsipnya, mengingat jumlah arsip
yang dihasilkan sangat banyak, tidak sebanding dengan staf pelaksana
yang mengerti dalam hal pengelolaan arsip.
89
2. Perlu dilakukan sosialisasi tentang pentingnya arsip sehingga seluruh
pihak dapat ikut menjaga keberadaan arsip dan memaksimalkan
penggunaan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut.
3. Mengikut sertakan para staf pelaksana untuk diklat-diklat tentang
kearsipan, dalam rangka peningkatan kemampuan serta wawasan
mereka dalam pengelolaan arsip, juga sangat berguna bagi kepentingan
organisasi khususnya untuk pengelolaan arsip di unit kearsipan
tersebut.
90
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta, 2001. ------------------------------------------. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta, 2002. A.W. Widjaja. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Grafindo, 1993. Basir Barthos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2007. Budi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip dalam Manajemen Kearsipan.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994. Charman, Derek. The Corporate Archivist and Records Management. London:
Butterworth, 1991. Fuad Hasan. Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia. Jakarta:
Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001.
Kennedy, Jay & Cherryl Scauder. Record Management : a guide to corporate
records keeping. Australia: Longman Australia, 1998. Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:
Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007. Mohammad Natsir. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003. Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya, 2007. Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information
Systems. New Jersey: Prantice Hall, 1992. PPPTMGB “LEMIGAS”. 40 Tahun Lemigas Mengabdi 1965-2005. Jakarta:
PPPTMGB “LEMIGAS”, 2005. Read-Smith, Judith, Ginn, Marry Lea, Norman F. Kallaus. Records Management.
USA: South Western, 2002. Ricks, Betty R. Ann, Swafford J. Kay, Gow F. Information and Image
Management, a records system approach. USA: South-Western, 1992. Sauki Hadiwardoyo. Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar. Fakultas Sastra
Universitas Gadjah Mada, 1999. Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju, 2003.
91
Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: ALFABETA, 2007. Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8.
Jakarta: Rineka Cipta, 1992. Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia, 2003. S. Nasution. Metode Research. Jakarta: Bumi Aksara, 2002. T.R Schellenberg, Modern Archives. University Washington, 1995. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Verawati. Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada
Lembaga Penyiaran Publik. Medan: Universitas Sumatera Utara, 2010. Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006. Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia, 2003.
STRUKTUR ORGANISASI PPPTMGB “LEMIGAS”
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Unit Kerja :……………………
Pada hari ini …………. tanggal ………………….. tahun …………... dilaksanakan
pemidahan arsip inaktif dari unit kerja……………………..... ke Pusat Arsip, yang
melibatkan :
Nama :…………………………………………...
Jabatan :…………………………………………...
NIP :…………………………………………...
Unit Kerja :…………………………………………...
Dalam hal ini bertindak atas nama………………………………. Sebagai pihak yang
menyerahkan arsip, selanjutnya disebut sebagai Pihak I.
Nama :……………………………………………
Jabatan :……………………………………………
NIP :……………………………………………
Unit Kerja :……………………………………………
Dalam hal ini bertindak atas nama Pusat Arsip sebagai pihak yang menerima arsip,
selanjutnya disebut sebagai Pihak II.
Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud
dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada
Pihak I.
Jakarta, …………………………….
Pihak I Pihak II
(………………………...) (…………………………)
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini …………… tanggal ………….. bulan …………….... tahun …………...
kami yang bertanda tangan dibawah ini :
1. Nama :………………………………………………..
Jabatan :………………………………………………..
Dalam hal ini bertindak atas nama………………………………. (instansi yang
menyerahkan) untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
2. Nama :…………………………………………………
Jabatan :…………………………………………………
Dalam hal ini bertindak atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya
disebut sebagai Pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip
seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip untuk disimpad di Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Yang Menerima Yang Menyerahkan
Pihak Kedua Pihak Pertama
(…………………………….) (……………………………..)
Arsip Nasional RI Instansi yang menyerahkan
Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud
dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada
Pihak I.
Jakarta, …………………………….
Pihak I Pihak II
(………………………...) (…………………………)
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
UNIT KERJA :……………………………………………………………
PELAKSANA :…………………………………………………………....
PENANGGUNG JAWAB :…………………………………………………………....
No. JENIS/ SERIES ARSIP KURUN
WAKTU
JUMLAH SISTEM
PENATAAN
KETERANGAN
TRANSKRIP WAWANCARA
Nama : Juariah, S.Ap
NIP : 19610505 1982 03 2 001
Jabatan : KepalaUrusanPersuratandanArsip
1. Apakah fungsi Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”?
Untuk mengelola arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS” dari bidang
afiliasi, bidang program, bidang penyelenggaraan sarana penelitan dan
pengembangan, dan bagian tata usaha.
2. Kapan unit kearsipan didirikan dan apa dasar penyelenggaraannya?
Didirikannya itu ya semenjak PPPTMGB “LEMIGAS” berdiri, tahun 1965
3. Bagaimana status unit kearsipan dalam struktur organisasi, apakah sebagai
unit yang berdiri sendiri atau merupakan fungsi dari Bagian/Unit/Divisi
lain?
Status unit kearsipan dalam struktur itu dibawah bagian tata usaha, ini
merupakan tugas dan fungsi bagian tata usaha.
4. Apakah unit kearsipan memperoleh anggaran khusus?
Anggaran khusus ada, itu diatur sama urusan pengembangan sih
biasanya...
5. Berapa jumlah SDM yang ada dan apa latar belakang pendidikannya?
Fungsional arsiparis ada 3 termasuk saya, untuk fungsional umum ada 7
orang. Pendidikannya untuk fungsional arsiparis 2 orang S1 jurusan
manajemen, dan 1 orang lagi lulusan SMA. Kalau fungsional umum S1nya
1 orang lulusan manajemen juga, D3 1 orang, dan sisanya SMA.
6. Siapa yang bertanggungjawab terhadap kepengurusan arsip?
Bagian tata usaha
7. Adakah sosialisasi mengenai pengelolaan arsip?
Sekjen ESDM/ Biro umum yang mengadakan sosialisasi, karena kan
mereka yang punya anggaran.
8. Kendala apa saja yang dihadapi dalam kepengurusan arsip?
Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada…
disamping kekurangan pegawai, dari segikualitas juga sangat kurang.
Mereka yang ada disinibukan yang memang latar belakang pendidikannya
kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap pengelolaan arsip sanga
tmempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya…
9. Apa upaya yang sedang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut?
Kita sekarang sedang melakukan digitalisasi arsip permanen, seperti
sejarah berdirinya lemigas, arsip-arsip penting. Jadi bisa diakses langsung
melalui computer, selain itu sistem pencariannya yang mudah.
Nama : Warlam, S.Mn
NIP : 19601109 1989 03 1 001
Jabatan : Fungsional Arsiparis Muda
1. Bagaimanakah prosedur arsip inaktif?
Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya
tercukupi... kalau mereka (dari masing-masing unit) kewalahan menangani
arsip yang sangat banyak, biasanya arsiparis dari unit kearsipan yang
membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif, arsip inaktif dipindahkan ke
unit kearsipan.
2. Bagaimana penciptaan arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”?
Dari arsip-arsip inaktif yang kita terima dari unit kerja
3. Apakah tugas unit kearsipan dalam proses pemindahan arsip dari Unit
Pengolah ke unit kearsipan?
Tugasnya mendata aja, arsip apa, tahun berapa, terus di catat untuk
kemudian disimpan disini.
4. Bagaimana proses pemindahan tersebut?
Arsip inaktif diseleksi dari unit kerja untuk dipindahkan ke unit kearsipan,
arsip ada dua jenis fasilitatif dan substantif dilihat dari JRAnya.
5. Apa yang dilakukan pada arsip yang dipindahkan?
Ditata berdasarkan masalah/subjek.
6. Adakah peraturan tertulis untuk arsip-arsip yang dipindahkan dari unit
pengolah?
Kan bisa dilihat dari JRA, kalau sesuai atau tidak tergantung penilaian
kembali, apakah arsip masih dibutuhkan atau tidak.
7. Adakah sosialisasi mengenai pengelolaan arsip?
Kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan
langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..
8. Kendala apa yang dialami dalam proses pengelolaan arsip inaktif?
Kalau disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja,
nuntut honor, ada juga yang punya arsip (peneliti) mau menyimpan
arsipnya sendiri, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti
masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas
sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...dan
sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya
kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta sama bagian
keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita
kerjain aja...
Nama : Wiji, S.Ap
NIP : 19600724 1983 03 1 002
Jabatan : FungsionalUmum
1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”?
Disini arsip disimpan berdasarkan masalah/subjek, itu ditempel di kardus-
kardus yang berisi arsip untuk disusun dalam roll o’pack...
2. Bagaimana arsip dikelompokkan?
Dikelompokkan berdasarkan masalah, dan tahun. Misalnya tahun 2001,
masalah Surat Keputusan.
3. Siapa saja yang dapat mengakses arsip tersebut?
Para pegawai atau kelompok kerja yang ada dilingkungan PPPTMGB
“LEMIGAS”, mereka bisa pinjam atau photocopy sesuai keperluannya.
4. Bagaimana sistem dan proses penemuan kembalinya?
Kalau temu kembali bisa langsung ketempat penyimpanan, tapi ada buku
yang mendata arsip yang disimpan, meskipun belum semua arsip terdata,
karena keterbatasan tenaga.
5. Apakah ada kendala dalam proses penemuan kembali?
Kendalanya itu kan buku daftar arsip disimpan oleh pimpinan, dan kalau
pimpinan sedang keluar kita bingung nyari dimana bukunya. Karena yang
tau simpannya dimanakan hanya pimpinan. Jadi palingan kita cari
langsung ke rak penyimpanan...
6. Apakah yang dilakukan terhadap arsip yang masa penyimpanannya telah
habis?
Arsip yang telah habis masa penyimpanannya ya dimusnahkan, tapi
sebelumnya dinilai dulu dari JRA, dan harus ada persetujuan dari
pimpinan terkait serta melakukan uji petik, biasanya dibuatkan usul
musnah terlebih dahulu, tapi biasanya proses persetujuannya juga lama
diprosesnya.
7. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif?
Tentunya SDM, kan tidaksemuanya mau jadi arsiparis. Disini tenaga
administrasi yang membantu kegiatan arsiparis. Kita tingkat terampilnya
kurang...itu sih karena penerimaan pegawai sulit, minimal D3.
8. Apakah mengikuti diklat secara berkala?
Diklat belum ada lagi, ANRI penyelenggara tapi mungkin anggarannya
terbatas, tapi sih ANRI pasti ngadain 1 tahun sekali pasti ada.
9. Apa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif?
Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti
diklat/seminar karena pegawai honorer, yang biasa mengikuti seminar itu
PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang
kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikutsertakan dalam diklat,
nanti mereka yang pintar...
RIWAYAT HIDUP
Peneliti dengan nama lengkap Gema Pertiwi
Syafrianti Putri lahir di Jakarta pada tanggal 04
September 1993, putri pertama dari Bapak Syafril
Chaniago dengan Ibu Susanti. Peneliti bertempat
tinggal di Jl. Hankam Cidodol Rt.004/011 No.24
Kebayoran Lama, Jakarta Selatan. Menyelesaikan
pendidikan dasar di SDN 013 Pagi Jakarta Selatan (tahun 2004). Kemudian
melanjutkan sekolah menengahnya di SMP PGRI 26 Jakarta Barat (tahun
2007) dan SMA Makarya 1 Jakarta (tahun 2010). Pada tahun 2010 melanjutkan
pendidikan pada program studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan pada Fakultas
Adab dan Humaniora di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian dan Pengembangan
Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS””. Peneliti pernah menjalani
Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Kementerian Hukum dan Ham
selama satu bulan pada tahun 2013.