PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD INAKTIF …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20306441-S42179-Aisya... · UNIVERSITAS INDONESIA . PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD INAKTIF

UNIVERSITAS INDONESIA

PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD

INAKTIF BERDASARKAN PERSYARATAN SISTEM

MANAJEMEN REKOD: STUDI KASUS

PADA SENTRAL KHAZANAH ARSIP BANK INDONESIA

SKRIPSI

AISYA KHOIRUNNISA

0606090234

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

DEPOK

JULI 2012

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

UNIVERSITAS INDONESIA

PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD

INAKTIF BERDASARKAN PERSYARATAN SISTEM

MANAJEMEN REKOD: STUDI KASUS

PADA SENTRAL KHAZANAH ARSIP BANK INDONESIA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh

gelar Sarjana Humaniora

AISYA KHOIRUNNISA

0606090234

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

DEPOK

JULI 2012


v Universitas Indonesia

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, karena

atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul

Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan Persyaratan

Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank

Indonesia ini dengan baik. Skripsi ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh

gelar Sarjana Humaniora Jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia. Saya

menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa

perkuliahan sampai pada penyusunan skripsi ini, sangatlah sulit bagi saya untuk

menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terimakasih yang

sedalam-dalamnya atas segala dukungan, semangat, bantuan, dan doa yang telah

diberikan selama ini kepada:

1. Ibu Anon Mirmani, MIM. Arc./Rec. selaku dosen pembimbing skripsi

sekaligus pembimbing akademik saya, yang telah memberikan

pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan skripsi ini.

2. Ibu Nina Mayesti, M.Hum. dan Bapak Ari Nugraha, M.TI., selaku

pembaca skripsi, yang telah memberikan saran dan masukan untuk

menghasilkan karya yang lebih baik lagi.

3. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Ilmu Perpustakaan. Terimakasih atas ilmu

berharga yang telah diberikan selama ini, semoga Allah senantiasa

membalas semua ilmu bermanfaat yang Bapak dan Ibu berikan.

4. Pihak Kantor Bank Indonesia khususnya ibu Indun Nusantari selaku

manajer pelaksana arsip yang telah mengizinkan saya melakukan

penelitian di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dan Mba Mawarita,

Bapak Tri Arso Purnomo serta semua staf yang telah membantu saya

dalam proses pengumpulan data penelitian.

5. Ayah H. Achmad Kosasih, Mamah Hj. Rosyidah, atas semua do’a, kasih

sayang, kepercayaan, dan dukungan materil yang tak henti-hentinya.

Semoga Ayah dan Mamah selalu diberikan yang terbaik dari Allah SWT.

6. Adik saya, Ari Alfian dan Syafrina Raudha serta kakek, nenek, dan

keluarga besar yang selalu mendoakan penulis.


vi Universitas Indonesia

7. Sahabat-sahabat SMA yang sampai saat ini masih memberikan saya

motivasi serta doa yang membuat saya lebih kuat dalam menghadapi

hambatan-hambatan selama proses penulisan skripsi. Terima kasih alm

Fira, Uut, Adit, Evi, Noki, Tika, Feby, Dian, Mia, Farah, Happy, Icha serta

teman-teman SD, SMP dan SMA saya.

8. Seluruh sahabat di FIB, Adit, Erly, Thian, Rani, Irvan, Dwi, Arini, Lia,

Ade, Anggi, Ibnu, Hera, serta teman dan rekan di JIP UI 2006 atas

kebersamaan dan kenangan yang membangkitkan semangat saya dalam

setiap langkah saya, terima kasih!

9. Senior-senior dan junior-junior JIP UI yang banyak memberikan bantuan

berharga mengenai skripsi, terima kasih!

10. Keluarga besar Mapala UI, Ira, Fariska, disa, Menwa, Sheila, Fikri,

Maliyan, Ridung, yang sudah memberikan semangat dalam penulisan

skripsi, terima kasih!

11. Keluarga besar FISIP UI, Bisnis Indonesia, dan Prudential yang sudah

memberikan dukungan dan doa, terima kasih!

12. Bang Yan, teman baik sekaligus kakak yang selalu memberikan

semangatnya dalam penulisan skripsi ini, terima kasih!

13. Semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu per satu.

Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas

segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga skripsi ini membawa

manfaat bagi pengembangan ilmu.

Depok, 29 Juni 2012

Aisya Khoirunnisa


viii Universitas Indonesia

ABSTRAK

Nama : Aisya Khoirunnisa

NPM : 0606090234

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

Judul : Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif

Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod:

Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia

Skripsi ini berfokus pada penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam

recordkeeping system berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod di Sentral

Khazanah Arsip Bank Indonesia. Tujuan penelitian ini untuk mengidentifikasi

sistem otomasi manajemen rekod apakah telah memenuhi persyaratan sistem

manajemen rekod. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menggunakan

metode studi kasus. Adapun penerapan sistem otomasi manajemen rekod tersebut

dilihat dari beberapa persyaratan sistem manajemen rekod berdasarkan teori

Kennedy, yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, persyaratan integrasi,

persyaratan pendukung pemakai, persyaratan untuk mengelola berbagai jenis

rekod. Hasil dari penelitian ini merupakan evaluasi mengenai penerapan sistem

otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod.

Penelitian menyimpulkan bahwa sistem otomasi manajemen rekod belum

dikembangkan dengan optimal sesuai dengan persyaratan yang ada.

Kata kunci:

Sistem otomasi manajemen rekod, persyaratan sistem manajemen rekod,

manajemen rekod, recordkeeping system


ix Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name : Aisya Khoirunnisa

Student Number : 0606090234

Study Programs : Library Science

Title : Implementation of Automated Inactive Records Management

System by Records Management System Requirements: Case

Study at Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia

This study focuses on discussion about the implementation an automated inactive

records management system in recordkeeping system by records management

system requirements at Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia. The purpose of

this research is to identify the implementation of automated inactive records

management system that was complied requirements of records management

system. This research applied qualitative research with case study method. The

implementation of automated inactive records management system was analyzed

based on the Kennedy’s theory of records management system requirements

which covers: functional requirements, technical requirements, integration

requirements, user/operator support requirements, requirement to manage

different record types. The result from this research is the evaluation of

implementation an inactive records management system by records management

system requirements. The result of this research shows that the development

automated inactive records management system wasn’t yet optimal in accordance

with existing standards.

Keywords:

Automated records management system, records management system

requirements, records management, recordkeeping system


x Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ........................................ ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .............................................. iii

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iv

KATA PENGANTAR ...................................................................................... v

LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ......................... vii

ABSTRAK ........................................................................................................ viii

ABSTRACT ...................................................................................................... ix

DAFTAR ISI ..................................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xii

DAFTARA TABEL ........................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xiv

1. PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 1.1 Latar belakang ....................................................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah .............................................................................. 5 1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................... 5 1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................. 6 1.5 Batasan Penelitian ................................................................................. 6 1.6 Metode Penelitian .................................................................................. 6 1.7 Kerangka Pemikiran .............................................................................. 7

2. TINJAUAN LITERATUR ........................................................................ 8 2.1 Rekod .................................................................................................... 8 2.2 Pusat Rekod ........................................................................................... 11 2.3 Manajemen Rekod ................................................................................ 13

2.3.1 Manajemen Rekod Inaktif ........................................................... 15 2.3.2 Model Siklus Hidup Rekod dan Model Kontinum Rekod ........... 18

2.4 Sistem Otomasi Manajemen Rekod ...................................................... 20 2.5 Persyaratan Sistem Manajemen Rekod ................................................. 24

2.5.1 Persyaratan Fungsional ................................................................ 25 2.5.1.1 Registrasi .......................................................................... 26 2.5.1.2 Akses ................................................................................ 30 2.5.1.3 Pelacakan ......................................................................... 32 2.5.1.4 Penyusutan ....................................................................... 33 2.5.1.5 Pelaporan dan statistik ..................................................... 34

2.5.2 Persyaratan Teknis ....................................................................... 35 2.5.3 Persyaratan Integrasi .................................................................... 36 2.5.4 Persyaratan Pendukung Pemakai ................................................. 36 2.5.5 Persyaratan untuk Mengelola Berbagai Jenis Rekod ................... 36

3. METODE PENELITIAN .......................................................................... 38 3.1 Jenis Penelitian ...................................................................................... 38 3.2 Metode Penelitian .................................................................................. 39


xi

3.3 Subjek dan Objek Penelitian ................................................................. 39 3.4 Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................................ 40 3.5 Metode Pengumpulan Data ................................................................... 40 3.6 Metode Analisis Data ............................................................................ 44 3.7 Keabsahan Data ..................................................................................... 45

4. PEMBAHASAN .......................................................................................... 47 4.1 Profil Organisasi Bank Indonesia ......................................................... 47

4.1.1 Sejarah dan Profil Organisasi Bank Indonesia ............................ 47 4.1.2 Profil Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia ........................... 48 4.1.3 Struktur Organisasi Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia ..... 52

4.2 Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia ............................ 52 4.2.1 Latar Belakang Sistem Otomasi Manajemen Rekod BI .............. 52 4.2.2 Tujuan Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod BI .......... 53 4.2.3 Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip ........... 53

4.3 Analisis Persyaratan Sistem Otomasi Manajemen Rekod .................... 54 4.3.1 Persyaratan Fungsional ................................................................ 54

4.3.1.1 Registrasi ........................................................................... 54 4.3.1.2 Akses ................................................................................ 59 4.3.1.3 Pelacakan ......................................................................... 63 4.3.1.4 Penyusutan ....................................................................... 67 4.3.1.5 Pelaporan dan Statistik ..................................................... 69

4.3.2 Persyaratan Teknis ....................................................................... 70 4.3.3 Persyaratan Integrasi .................................................................... 72 4.3.4 Persyaratan Pendukung Pemakai ................................................. 74 4.3.5 Persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod ...................... 74

5. KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 77 5.1 Kesimpulan ........................................................................................... 77 5.2 Saran ...................................................................................................... 79

DAFTAR REFERENSI .................................................................................... 80


xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran .................................................................... 7

Gambar 4.1. Halaman Registrasi pada Fitur Penerimaan DPA di BISASKA .. 55

Gambar 4.2. Halaman Registrasi pada Fitur Penyelesaian di BISASKA ......... 56

Gambar 4.3. Halaman search box dalam BISASKA ........................................ 62

Gambar 4.4. Halaman Hasil Penelusuran Rekod dalam BISASKA ................. 63

Gambar 4.5. Halaman peminjaman dalam BISASKA ...................................... 66


xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Elemen data persyaratan fungsional registrasi ................................. 56


xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Struktur Organisasi Bank Indonesia

Lampiran 2: Struktur Organisasi Divisi Arsip Bank Indonesia

Lampiran 3: Tugas-tugas pokok divisi arsip

Lampiran 4: Alur Kerja Manajemen Dokumen di Bank Indonesia

Lampiran 5: Pedoman content analysis

Lampiran 6: Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP)

Lampiran 7: Daftar Isi Kotak (DIK)

Lampiran 8: Form Entry DAP

Lampiran 9: Daftar Nomor Arsip

Lampiran 10: Bon Pinjam Arsip

Lampiran 11: Kartu Pinjam Arsip (KPA)

Lampiran 12: Halaman Login BI-SASKA

Lampiran 13: Halaman registrasi 1

Lampiran 14: Halaman registrasi 2

Lampiran 15: Halaman Edit Data Registrasi

Lampiran 16: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 1

Lampiran 17: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 2

Lampiran 18: Halaman Peminjaman Rekod

Lampiran 19: Halaman Penyusutan/Pemusnahan Rekod Lampiran 20: 26 Elemen Data Deskripsi (ISAD (G)


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pesatnya pemanfaatan teknologi informasi secara luas merupakan

kebutuhan mutlak dalam menjalankan kegiatan operasional organisasi diberbagai

bidang saat ini. Teknologi informasi mencakup perangkat keras dan perangkat

lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemprosesan data seperti

menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau

menampilkan data (Kadir, 2003:13). Keberadaan teknologi informasi dalam

organisasi bertujuan agar organisasi mampu bertahan dalam era persaingan bebas

dan meningkatkan daya saing. Teknologi informasi tidak hanya menawarkan

kemudahan dan kecepatan dalam melaksanakan kegiatan operasional organisasi,

tetapi juga mampu menciptakan kinerja yang efektif dan efisien disertai

ketepatan.Teknologi informasi berperan penting dalam rangka mendukung

keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Menyadari hal tersebut,

saat initelah banyak unit kearsipan yang kegiatannya ditunjang dengan teknologi

informasi. Hal tersebut merupakan solusi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh

University of California di Berkeley yang menyatakan bahwa di seluruh dunia,

lebih dari 7,5 milyar dokumen kantor diciptakan setiap tahun. Pertumbuhan

volume dokumen dan rekod yang menakjubkan sehingga sangat diperlukan

penerapan teknologi informasi untuk mendukung dan mempermudah pengelolaan

rekod tersebut.Penelitian lain yang dilakukan oleh Blaylock (2005) menunjukkan

bahwa pegawai administrasi menghabiskan kurang lebih 500 jam per tahun untuk

mencari rekod yang diperlukan (Sukoco, 2007:111).Berdasarkan hal tersebut,

tuntutan akan kecepatan arus informasi dan efektivitas aktivitas bisnis oganisasi

mendesak organisasi untuk memanfaatkan perkembangan teknologi informasi

dalam melaksanakan fungsinya secara komputerisasi.

Penerapan teknologi informasi dalam manajemen rekod

diimplementasikan dalam suatu sistem otomasi manajemen rekod. Sistem otomasi

manajemen rekod merupakan sistem yang menggunakan komputer untuk

mendukung pengimplementasian penataan rekod yang merupakan bagian integral


Universitas Indonesia

2

dalam pelaksanaan pengawasan rekod (Kennedy, 1994:167). Pada

perkembangannya, sistem otomasi manajemen rekod dapat sebagai bagian dari

sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk pengambilan

keputusan. Tujuan penerapan sistem tersebut adalah untuk mengelola bukti

transaksi bisnis organisasi dengan melakukan pengawasan terhadap rekod-rekod

tersebut secara sistematis. Sistem otomasi manajemen rekod sangat beragam

mulai dari sistem yang sederhana untuk mengatur file kertas hingga sistem yang

dapat mengelola seluruh proses penataan rekod dalam semua format yang ada,

baik tekstual maupun elektronik. Sistem otomasi manajemen rekod yang

memuaskan seharusnya mampu melibatkan kegiatan pengelolaan semua bentuk

rekod.

Cakupan penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam mengelola

aktivitas bisnisnya dalam organisasi sangat beragam tergantung kebutuhan setiap

organisasi tersebut. Beberapa organisasi mengimplementasikan satu sistem

otomasi yang dapat mengelola semua aktivitas bisnisnya, juga membangun

hubungan dengan beragam perangkat lunak aplikasi bisnis yang dapat meng-

capture dan menyimpan rekod transaksi bisnis. Organisasi lainnya

mengimplementasikan perangkat lunak manajemen rekod yang dapat melakukan

antar muka (interface) dengan sistem pencitraan (imaging) yang menyimpan

rekod. Implementasi sistem otomasi manajemen rekod dapat secara substansial

mengurangi keterlibatan pegawai dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas

dalam mengelola rekod suatu organisasi.

Bidang teknologi informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem

otomasi manajemen rekod meliputi segala kegiatan registrasi, klasifikasi dan

pengindeksan, penciptaan, penyimpanan, pengelolaan, registrasi, penyusutan,

akses, temu-kembali, pelacakan penggunaan rekod-rekod tersebut dan mengontrol

siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod tersebut, pelaporan, dan lain

sebagainya. Sistem otomasi manajemen rekod hadir sebagai otomatisasi aktivitas

bisnis yang ada dalam penataan rekod, sehingga meringankan beban arsiparis atau

pengelola arsip. Oleh karena itu, teknologi informasi memegang peranan yang

penting di dalam penataan rekod karena memungkinkan pekerjaan-pekerjaan

dapat diselesaikan dengan lebih cepat, lebih akurat, dan lebih efisien.



3

Dalam melakukan pengelolaan rekod memerlukan sarana yang dikenal

dengan pusat rekod. Pusat rekod merupakan suatu bangunan/ruangan yang

biasanya dirancang untuk pemusatan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif

dengan biaya rendah dan memiliki daya tampung yang besar.Penelitian ini

mengambil lokasi pada pusat rekod Bank Indonesia yang dikenal sebagai Sentral

Khazanah Arsip (SKA)Bank Indonesia.Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia

mengemban tugas mulai dari menerima, menyimpan dan mengelola rekod inaktif

dan arsip statis yang berasal dari setiap satuan kerja.Hal ini selaras dengan yang

dikemukakan Penn mengenai layanan yang diberikan pusat rekod mencakup

penerimaan sejumlah rekod baru, meminjamkan sejumlah rekod dan kemudian

mengembalikannya kembali, mencarikan informasi yang dibutuhkan,

mengumpulkan dan menyediakan file yang dibutuhkan, menata ulang file yang

dikembalikan, menyisipkan file baru jika ada pertambahan pada boks yang sudah

ada, menyediakan layanan tepat waktu, memusnahkan isi boks pada masanya,

menyiapkan laporan(1994: 246).

Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia memiliki visi menjadi pusat

pengelola arsip Bank Indonesia yang kompeten dan dapat dipercaya serta

memenuhi standar internasional. Berdasarkan hal tersebut, keberadaan teknologi

informasi dalam Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dinilai sangat penting

dalam mencapai tujuan tersebut. Disamping itu,SKA juga mulai merasakan

kesulitan dalam penataan rekod, terutama dalam hal temu kembali rekod yang

volumenya terus meningkat seiring aktivitas bisnis yang dijalankan.Oleh

karenanya,penerapan teknologi informasi dalam penataan rekod (recordkeeping

system) diaplikasikan melalui sistem otomasi manajemen rekod.

Sentral Khazanah Arsip mulai membangun sistem otomasi manajemen

rekod yaitu BISASKA (Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah

Arsip).BISASKA pada tahun 2003 dan baru dapat dioperasikan mulai tahun

2005dalam menunjang beberapa aktivitas bisnisnya.Sistem otomasi manajemen

rekod BISASKA menyatu dengan jaringan intranet organisasi sehingga semua staf

(user) di lingkungan Bank Indonesia dapat mengakses BISASKA untuk temu

kembali rekod yang dibutuhkan. Namun demikian, BISASKA yang diterapkan

saat ini belum pernah dikembangkan lagi dan dalam waktu dekat ini akan



4

dilakukan pengembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan

standar yang berlaku.

Berdasarkan sebuah penelitian menyebutkan bahwa organisasi

memerlukan sistem penataan rekod (recordkeeping system) agar proses penataan

rekodnya dapat menjadi suatu sistem yang teratur. Hasil dari penelitiannya

menyatakan bahwa pengimplementasian sistem otomasi manajemen rekod yang

memenuhi persyaratan sebagai suatu sistem manajemen rekod dapat

meningkatkan efisiensi kegiatan pengelolaan rekod guna memenuhi fungsi

pembuktian, informasi dan memori organisasi serta meningkatkan kecepatan dan

ketepatan penemuan kembali informasi (Mayesti, 2003:94).Sebagai sebuah

organisasi yang berorientasi international, maka sudah selayaknya penerapan

sistem otomasi manajemen rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia pun

harus mengacu pada standar yang sudah berlaku secara internasional. Menurut

Gingrande dalam artikelnya yang berjudul Introduction to Document

managementmengemukakan bahwa sistem otomasi manajemen rekod merupakan

suatu sistem komputerisasi yang didalamnya terdapat penciptaan, penyimpanan,

temu balik, pengorganisasian dan pengaturan alur rekod dalam format elektronik

(Gingrande, 2003:1).

Dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod terdapat persyaratan

yang harus dipenuhi. Hal ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Bearman

(1994:3) bahwa terdapat persyaratan tertentu yang harus dipenuhi oleh suatu

sistem informasi untuk dapat dikategorikan sebagai sistem penataan rekod.

Penerapan sistem otomasi manajemen rekod harus memenuhi persyaratan sistem

manajemen rekod, yaitu persyaratan fungsional dan persyaratan-persyaratan

pendukung lainnya. Persyaratan fungsional dalam sistem manajemen rekod

menurut Kennedy (1998:200) mencakup persyaratan-persyaratan yang ditetapkan

pada sistem secara umum dan juga yang secara khusus untuk lingkungan tertentu.

Persyaratan fungsional rekod digunakan untuk secara konsisten dapat dijadikan

pedoman dalam sistem pengelolaan rekod agar setiap rekod yang berhubungan

dengan kegiatan dan transaksi bisnis sesuai dengan standar yang ada. Sedangkan

persyaratan pendukung selain persyaratan fungsional meliputi, persyaratan teknis,



5

persyaratan integrasi, persyaratan untuk mengatur beragam jenis rekod,

persyaratan kebutuhan pemakai(Kennedy, 1998:199).

Persyaratan sistem manajemen rekod dibutuhkan dalam sistem otomasi

agar sistem dapat berfungsi sebagai sistem otomasi yang memenuhi standar

sehingga mampu memenuhi tujuan organisasi. Persyaratan-persyaratan tersebut

dapat menjadi tolak ukur keberhasilan penerapan sistem otomasi manajemen

rekod sehingga dapat digunakan sebagai pedoman untuk membantu manajer rekod

dalam melakukan proses review, pengevaluasian dan pengembangan perangkat

lunak penataan rekod. Oleh karenanya, Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia

perlu melaksanakan penataan rekod dengan penerapan BISASKA yang sesuai

dengan persyaratan sistem manajemen rekod yang baik dan benar agar dapat

berfungsi dengan optimal dalam memenuhi fungsi pembuktian, informasi dan

memori organisasi serta dapat mempertanggungjawabkan aktivitas bisnisnya

sebagai sebuah organisasi.

1.2 Perumusan Masalah

Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia sudah tujuh tahun menerapkan

Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA), yaitu sejak

tahun 2005. Namun, selama ini BISASKA belum pernah dilakukan evaluasi untuk

pengembangan sistem lebih lanjut guna optimalisasi fungsi sistem otomasi

manajemen rekod.Untuk itu, peneliti ingin mengetahui apakah Bank Indonesia

Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip telah memenuhi persyaratan sistem

manajemen rekod.Berdasarkan uraian diatas, maka pertanyaan penelitian yang

harus dijawab dalam penelitian ini adalah bagaimanapenerapan Bank Indonesia

Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA)berdasarkan persyaratan

sistem manajemen rekod?

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka

tujuandaripenelitian ini adalah untuk mengidentifikasi kesesuaian penerapan Bank

Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) terhadap

persyaratan sistem manajemen rekod.



6

1.4 Manfaat Penelitian

Terdapat dua manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini, yaitu manfaat

akademis dan manfaat praktis.

1.4.1 Manfaat Akademis

Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan serta menambah

khazanah pengetahuan tentang ilmu kearsipan modern dengan topik sistem

otomasi manajemen rekodberdasarkan persyaratan fungsional sistem manajemen

rekod.

1.4.2 Manfaat Praktis

Penelitian ini diharapkan dapatmemberikan bahan pertimbangan manajer

rekod dalam melakukan pengembangan sistem manajemen rekod khususnya

penerapan sistem otomasi manajemen rekod yang tepat bagi organisasinya.

Membantu mengoptimalisasi sistem otomasi manajemen rekod yang sudah ada.

Selain itu, penelitian mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod ini

dapat dijadikan strategi atau referensi yang tepat untuk mengevaluasi kelayakan

sistem otomasi manajemen rekod dalam sistem manajemen rekod, sehingga

menjadi bahan masukan yang objektif dalam pengambilan keputusan bagi

manajemen Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia untuk meningkatkan kualitas

sistem otomasi manajemen rekodagar berfungsi lebih optimal.

1.5 Batasan Penelitian

Batasan penelitian ini terfokus pada persyaratan fungsional sistem

manajemen rekoddalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod inaktif.

Cakupan persyaratan fungsional yang disesuaikan dengan lingkup kegiatan di

Sentral Khazanah Arsip, yaitu registrasi, akses, pelacakan, penyusutan, pelaporan.

1.6 Metode Penelitian

Penelitian ini akan menggunakan metode penelitian kualitatif dengan

pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara

observasi, wawancara dan studi dokumen. Subjek dalam penelitian ini adalah

Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, sedangkan objek penelitian ini adalah



7

penerapan sistem otomasi manajemen rekod pada Sentral Khazanah Arsip Bank

Indonesia.

1.7 Kerangka Pemikiran

Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia merupakan pusat rekod yang

berfungsi untuk menunjang visi dan misi Bank Indonesia. Sistem otomasi

manajemen rekod hadir sebagai sarana penataan rekod secara otomasi. Sistem

tersebut dapat berfungsi dengan optimal apabila telah memenuhi persyaratan

sistem manajemen rekod, yaitu persyaratan fungsional, teknis, integrasi,

pendukung pemakai, dan mengelola berbagai jenis rekod. Sentral Khazanah Arsip

Bank Indonesia perlu melaksanakan penataan rekod dengan penerapan BISASKA

yang sesuai dengan persyaratan sistem manajemen rekod yang baik dan benar

agar dapat berfungsi dengan optimal dalam memenuhi fungsi pembuktian,

informasi dan memori organisasi serta dapat mempertanggungjawabkan aktivitas

bisnisnya sebagai sebuah organisasi.

Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran

Sumber: Diolah oleh Peneliti

Persyaratan

Sistem

Manajemen

Rekod

Persyaratan Fungsional

Persyaratan Teknis

Persyaratan Integrasi

Persyaratan Mengelola

Berbagai Jenis Rekod

Persyaratan Pendukung

Pemakai

Pusat Rekod

(Sentral Khazanah

Arsip Bank Indonesia)

Sistem Otomasi

Manajemen Rekod

(BISASKA)


8 Universitas Indonesia

BAB 2

TINJAUAN LITERATUR

Tinjauan literatur menjadi sangat penting dalam penelitian ini karena

digunakan sebagai dasar pijakan. Dalam bab ini akan diuraikan tentang teori yang

terkait dan menjadi landasan teori untuk menjelaskan permasalahan dan analisis

data dalam penelitian ini, serta mendukung dan memperkuat kajian yang akan

dilakukan.

2.1 Rekod

Istilah rekod diambil dari kata record yang berasal dari bahasa, sedangkan,

dalam bahasa Indonesia rekod biasa dikenal sebagai arsip dinamis. Hal ini sesuai

dengan konteks Anglo-Saxon yang memisahkan antara records (arsip dinamis)

dan archives (arsip statis). Maka untuk selanjutnya penggunaan istilah rekod

dalam penelitian ini merupakan istilah lain dari arsip dinamis (arsip aktif dan

inaktif). Dalam The Australia Standard AS 4390-1996 menjelaskan bahwa rekod

sebagai informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem

komputer, yang diciptakan atau diperoleh oleh sebuah organisasi atau perorangan

dalam transaksi bisnis atau sebagai pendukung pelaksanaan kegiatan dan disimpan

sebagai bukti dari berbagai kegiatan tersebut (Kennedy, 1998:5). Kennedy

menegaskan kembali bahwa aspek penting dari definisi tersebut mengacu kepada

penjelasan mengenai mengapa rekod diciptakan dan mengapa rekod disimpan.

Rekod diciptakan untuk menunjang aktivitas bisnis dan rekod disimpan sebagai

bukti aktivitas tersebut (Kennedy, 1998:5). Definisi diatas lebih ditekankan pada

bukti atas aktivitas bisnis dan proses transaksi yang menyebabkan rekod tersebut

tercipta.

Definisi lain menurut ISO 15489-1 (2001) bahwa rekod adalah informasi

yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti dan informasi oleh sebuah

organisasi atau perorangan, menurut obligasi legal atau di dalam transaksi bisnis

(ISO 15489-1:2001:3). Sedangkan dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009

tentang Kearsipan menyatakan bahwa rekod adalah arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu



9

tertentu. Sulistyo-Basuki (2003:6) menambahkan bahwa rekod adalah informasi

terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah badan untuk menjalankan

kegiatannya disebut rekod. Dengan demikian rekod merupakan hasil dari aktivitas

bisnis yang masih berguna untuk menunjang pelaksanaan dan sebagai bukti

aktivitas bisnis tersebut.

Agar rekod yang tercipta dari hasil aktivitas bisnis organisasi dapat

dimanfaatkan secara optimal sebagai bukti aktivitas organisasi maka rekod yang

diciptakan harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna,

komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Berdasarkan ISO 15489-1

(2001:7) rekod harus mengukuti 3 hal:

a. Struktur, format rekod mempunyai hubungan antar elemen dengan

kandungannya

b. Konteks, isi yang diciptakan, diterima dan dipergunakan harus jelas dalam

rekod.

c. Berhubungan diantara dokumen lainnya.

Rekod dapat diciptakan dalam berbagai bentuk atau media antara lain

seperti:

a. Kertas, mikrofilm, atau elektronik

b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto dan lain-lain.

c. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah kata, spreadsheets, email, citra

digital.

d. Audio atau video.

e. Dokumen tulisan tangan

f. Rekod yang tidak terlalu berstruktur, seperti surat dan dokumen yang

sangat berstruktur seperti formulir (Kennedy, 1998:5).

Rekod dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim

digunakan meliputi:

a. Rekod administratif merupakan rekod yang berhubungan dengan kegiatan

administrasi dan manajemen organisasi sehari-hari, meliputi dokumentasi

prosedur, formulir dan korespondensi. Contoh: pedoman staf, roster, buku

log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukuan perjalanan.



10

b. Rekod akuntansi meliputi laporan, formulir dan surat menyurat yang

berkaitan dengan keuangan. Contohnya invoice, arsip rekening bank,

laporan pembayaran nasabah.

c. Rekod proyek, meliputi surat menyurat, catatan, dokumentasi

pengembangan produk dan lain-lain yang berkaitan dengan proyek

tertentu.

d. Berkas kasus, meliputi rekod klien, personalia, asuransi kontrak dan berkas

perkara hukum (Kennedy, 1998:6).

Rekod atau arsip dinamis dalam penggunaannya dibedakan menjadi dua,

yaitu:

a. Rekod aktif

Merupakan rekod yang diciptakan dan digunakan secara teratur untuk

bisnis yang sedang dilakukan suatu perusahaan serta dipelihara di tempat

asal rekod itu diciptakan atau diterima. Dengan kata lain rekod ini tingkat

penggunaannya masih tinggi dalam pelaksanaan kegiatan keseharian

organisasi.

b. Rekod inaktif

Merupakan rekod yang aktivitas penggunaannya sudah menurun dan

disimpan untuk memenuhi persyaratan retensi, karena itu rekod inaktif

pada umumnya disimpan di suatu tempat tertentu yang dikenal dengan

istilah pusat rekod (record center). Rekod inaktif merupakan rekod yang

tidak lagi diperlukan untuk kepentingan bisnis dan sudah waktunya

disusutkan. Rekod ini memiliki nilai berkesinambungan dan disimpan

untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensinya, setelah itu

berdasarkan nilai dan gunanya akan diputuskan apakah rekod tersebut

kemudian dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai arsip (Sulistyo-

Basuki, 1999:21). Berdasarkan standar ICA, rekod inaktif adalah rekod

yang digunakan 5 atau 6 kali dalam satu tahun. Sedangkan berdasarkan

Mina John Son adalah rekod yang digunakan maksimal 15 kali dalam

setahun (Sumrahyadi, 2008).



11

Dalam penyusunan rekod yang disimpan terdapat beberapa prinsip yang

harus diperhatikan. Dua prinsip utama dalam penyusutan rekod yang telah biasa

digunakan, yaitu:

a. Prinsip provenance

Merupakan prinsip yang menyatakan bahwa suatu rekod dari badan

tertentu harus dijaga keutuhannya sebagaimana awal rekod tersebut

tercipta. Prinsip provenance mengacu pada tempat asal rekod tersebut

digunakan organisasi, kantor, individu yang membuat, menerima atau

menggunakan rekod dalam penggunaan bisnis. Dalam prinsip ini, rekod

unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai

kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan rekod sejenis dari unit

lain.

b. Prinsip Original Order

Merupakan penyusunan berkas rekod menurut susunan aslinya. Prinsip ini

melestarikan rekod dalam tata susunan yang sama dengan tata susunan

yang digunakan pada kantor asal. Jadi, rekod yang diterima tetap

dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan

(Sulistyo-Basuki, 2003:335).

2.2 Pusat Rekod

Pusat rekod merupakan suatu bangunan/ruangan yang biasanya dirancang

untuk pemusatan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif dengan biaya rendah

dan memiliki daya tampung yang besar. Pusat rekod dapat dibangun di

lingkugnan organisasi (inhouse/onsite facility) atau jauh dari lokasi organisasi

(offsite facility).

Secara umum layanan yang harus disediakan oleh pusat rekod tergantung

pada sumber-sumber yang tersedia. Layanan yang diberikan meliputi penerimaan

sejumlah rekod baru, meminjamkan sejumlah rekod dan kemudian

mengembalikannya kembali, mencarikan informasi yang dibutuhkan,

mengumpulkan dan menyediakan file yang dibutuhkan, menata ulang file yang

dikembalikan, menyisipkan file baru jika ada pertambahan pada boks yang sudah

ada, menyediakan layanan tepat waktu, memusnahkan isi boks pada masanya,



12

menyiapkan laporan dan mengirim tagihan pada klien. Dalam pelayanan

penyimpanannya terdapat tiga tingkatan layanan, yaitu:

a. Penyimpanan minimal (minimal storage)

Pusat rekod ini dikenal dengan istilah penyimpanan sementara

(intermediate repository), secara sederhana pusat rekod ini merupakan

tempat penyimpanan rekod selama masa tunggu untuk dinilai atau

dimusnahkan. Umumnya, tipe jasa ini tidak menyediakan indeks atau

daftar rekod yang ada, untuk itu biasanya hanya menggunakan catatan

pada saat rekod tersebut aktif. Pada boks penyimpanan biasanya hanya

dituliskan isi dan tanggal pemusnahan/penilaian.

b. Penyimpanan pengawasan inventaris standar (standar inventory

control storage)

Merupakan bentuk tradisional manajemen pusat rekod. Tujuannya adalah

bertanggung jawab terhadap seluruh rekod yang terakumulasi sepanjang

tahun dan biasanya disimpan dalam boks. Pengawasan inventaris dapat

dilakukan secara manual, terotomatisasi atau kombinasi keduanya yang

terpenting tujuannya tercapai.

Rekod diterima oleh pusat rekod kemudian diperiksa dan diolah lalu

ditempatkan di boks dan dijajarkan di rak. Oleh karenanya, pembuatan

label pada boks merupakan hal penting. Kode isi, kode pemilik, kode

lokasi memerlukan pengawasan dengan cermat. Penemuan kembali

informasi akan lebih mudah jika telah menggunakan sistem otomasi.

c. Penyimpanan layanan rujukan penuh (full reference storage)

Tipe ini menyediakan penyimpanan yang komprehensif dan layanan

rujukan bagi klliennya. Terdapat persyaratan yang rinci dan detail pada

saat menerima rekod untuk disimpan, seperti menyediakan formulir dan

bukti transfer, jadwal informasi dokumen yang memungkinkan pembuatan

daftar dan indeks, pemakaian boks yang mengikuti standar, dan jadwal

pengawasan rekod yang teliti. Pusat rekod ini juga memberikan layanan

rujukan penuh, termasuk peminjaman dan pengembalian rekod serta

reproduksi. Pusat rekod tipe ini umumnya memiliki kemampuan

komputerisasi yang tinggi dan menyediakan fasilitas penyimpanan untuk



13

beragam media rekod seperti, bahan kartografi, media grafis (foto, lukisan,

gambar teknik), rekaman suara, film, dan video, bentuk mikro, disket,

media optik, dan lain-lainnya (Penn, 1994:246).

Pada dasarnya, tujuan organisasi menyediakan dan mengelola pusat rekod

adalah untuk:

a. Mencapai efisiensi dan ekonomi dalam penyimpanan, temu-kembali dan

pemusnahan rekod semi-aktif dan inaktif

b. Menjamin keamanan dari akses illegal dan kerusakan rekod

c. Melindungi rekod dari kerusakan akibat bencana alam seperti kebakaran,

banjir, gempa bumi dan sebagainya.

2.3 Manajemen Rekod

The Australian Standard AS 4390-1996 mendefinisian manajemen rekod

sebagai suatu disiplin ilmu dan fungsi organisasi yang mengelola rekod untuk

memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan

komunitas. Manajemen rekod terkait untuk memastikan bahwa aktivitas bisnis

organisasi telah didokumentasikan secara tepat dengan merancang dan

mengimplementasikan seluruh sistem, prosedur dan layanan yang berhubungan.

Manajemen rekod merupakan hal penting dalam organisasi karena organisasi

mengandalkan akses yang efisien ke informasi yang benar, sehingga informasi

selalu tersedia ketika diperlukan (Kennedy, 1998:8). Selanjutnya Doyle

menyatakan bahwa manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang

berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem

administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahannya

menjadi arsip (Doyle dalam Mayesti, 2003:18).

Berdasarkan ISO 15489-1(2001:3) menyatakan bahwa manajemen rekod

merupakan bidang manajemen yang bertanggung jawab dalam menciptakan

sistem kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan,

pengaturan, penggunaan dan pemusnahan rekod, termasuk proses pengkapturan

(capturing), penilaian dan pemeliharaan bukti dan informasi mengenai aktivitas

bisnis dan transaksi dalam bentuk rekod. Wallace (1992) juga sependapat bahwa

manajemen rekod “as the systematic control placed over life cycle of recorded



14

from creation to ultimate disposition or permanent storage of a record”. Dapat

diartikan sebagai pengendalian secara sistematik atas daur hidup rekod, mulai dari

penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan secara permanen.

Selaras dengan ISO 15489-1: 2001 dan Wallace, menjelaskan bahwa manajemen

rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan konsisten mencakup

keseluruhan daur hidup rekod. Definisi lain mengatakan bahwa manajemen rekod

adalah area manajemen administratif yang berkaitan dengan biaya dan efisiensi

dalam penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod organisasi

setelah melewati siklus hidup rekod (International Council of Archives).

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen rekod

merupakan bagian penting dalam organisasi untuk memastikan aktivitas bisnis

telah terdokumentasi dengan tepat sesuai dengan daur hidup rekod (mulai dari

penciptaan sampai dengan pemusnahan atau penyimpanan secara permanen)

melalui rancangan dan implementasi sistem atau prosedur yang saling terkait.

Sehingga rekod memiliki sistem akses temu kembali yang efektif dan efisien ke

informasi yang tepat ketika dibutuhkan. Disamping itu, manajemen rekod

mempengaruhi efisiensi terhadap anggaran penyimpanan dan pemeliharaan rekod.

Pentingnya keberadaan manajemen rekod dalam organisasi menurut

Kennedy (1998:8-9) adalah sebagai berikut:

a. Organisasi mengandalkan akses yang efisien ke informasi yang tepat untuk

membantu pengambilan keputusan, tujuan operasional umum, sebagai

bukti kebijakan dan aktivitas, serta menunjang litigasi. Manajemen rekod

memastikan bahwa informasi yang tepat dapat diakses dan tersedia ketika

dibutuhkan.

b. Organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional dan etis untuk

menciptakan rekod tertentu; organisasi juga disyaratkan mempertahankan

rekod jenis tertentu untuk masa tertentu. Manajemen rekod memastikan

bahwa organisasi melaksanakan aturan tersebut.

c. Organisasi perlu melakukan pengawasan volume informasi yang

diciptakan dan disimpannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomi,

setidaknya selama rekod kertas tersebut penting bagi organisasi—

penyimpanan dan pemeliharaan rekod kertas memerlukan ruangan



15

penyimpanan yang besar—namun juga untuk efisiensi operasional.

Mengingat lebih sulit menemukan informasi yang relevan jika informasi

tersebut tersimpan sangat banyak pada informasi yang sudah usang.

Manajemen rekod mencakup pengawasan terhadap penyusutan rekod dan

pemisahan antara rekod aktif dan inaktif.

Robek (1987, 8) menambahkan tujuan manajemen rekod adalah sebagai

berikut:

a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang dibutuhkan

untuk menjalankan organisasi secara efisien;

b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin;

c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah;

d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau

pengguna rekod.

2.3.1 Manajemen Rekod Inaktif

Manajemen rekod inaktif merupakan elemen dari program manajemen

rekod yang komprehensif. Cakupan manajemen rekod inaktif adalah memilih

fasilitas penyimpanan, mengembangkan prosedur untuk pmindahan rekod,

menentukan prosedur pemusnahan serta menetapkan peraturan dan

tanggungjawab dalam pengelolaan rekod inaktif (Kennedy, 1998:3). Sedangkan

berdasarkan Wallace (1992:4) menyatakan manajemen rekod inaktif adalah

bagian dari keseluruhan program manajemen rekod dan menjadi kelanjutan yang

tidak bisa dipisahkan dari manajemen rekod aktif. Adapun cakupannya meliputi

kegiatan pemindahan rekod inaktif dari unit kerja penciptanya ke pusat rekod,

penyimpanan rekod inaktif di pusat rekod dan penyusutan rekod inaktif yang telah

memasuki masa retensinya.

Kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan rekod inaktif di pusat rekod

adalah sebagai berikut:

a. Pemindahan rekod

Yaitu kegiatan untuk memindahkan rekod dari unit pengolah ke pusat

rekod. Kebijakan di lingkungan organisasi akan menentukan jenis rekod

seperti apa yang akan ditransfer ke pusat rekod. Organisasi harus memiliki



16

kebijakan dan prosedur dalam rangka mengolah rekod. Tahapan ini harus

dapat dipastikan akan adanya koordinasi yang baik antara unit kerja dan

pusat arsip. Pelaksanaan pemindahan rekod harus didokumentasikan

secara jelas dan dicatat seluruh perkembangannya. Persiapan pelaksanaan

pemindahan rekod secara umum adalah tanggung jawab dari pencipta

rekod. Persiapan tersebut meliputi tahapan prosedur sebagai berikut:

Menata rekod, rekod disusun dan dimasukkan ke dalam file, bundel

atau jilid untuk memudahkan temu kembali.

Melindungi fisik arsip, dalam hal ini harus dapat dipastikan bahwa

semua komponen rekod berada dalam folder yang aman. Pembatas,

straples atau klip yang menempel pada dokumen harus dilepaskan.

Mendeskripsikan rekod yang dipindahkan. Rekod yang akan

dipindahkan ke pusat rekod harus disertai oleh datar pemindahan

rekod atau dapat juga dideskripsikan dalam formulir pengadaan

rekod.

Sedangkan menurut Martono (1990:61) prosedur pemindahan rekod

inaktif ke pusat rekod (records centre) adalah sebagai berikut:

Rekod yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelaan.

Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftar

sekurang-kurangnya tentang: nama unit kerja yang memindahkan,

judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas, bentuk fisik rekod,

jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik.

Rekod yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari

pimpinan unit kerja

Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara

pemindahan rekod.

b. Penyimpanan rekod inaktif

Yaitu kegiatan untuk mengelola penyimpanan rekod inaktif sesuai dengan

masa retensinya serta memilih media penyimpanan yang sesuai dengan

kebutuhan organisasi. Pengambilan keputusan untuk menerima sebuah

rekod berarti berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang

baik memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses dan



17

diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan rekod

dapat dilihat berdasarkan format fisik, kegunaan dan nilai rekod tersebut.

Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan pelayanan

yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama diperlukan.

Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan dan

penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari rekod,

kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitif,

karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan keperluan temu

kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan dan keperluan

akses.

Untuk memastikan bahwa rekod disimpan dengan baik dan terlindungi,

penilaian terhadap fasilitas penyimpanan meliputi:

Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus berada di

area yang tidak beresiko.

Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan temperatur

dan tingkat kelembaban yang sesuai kebutuhan, perlindungan dari

bahaya api, perlindugan dari perusakan karena air, perlindungan

dari hal-hal yang dapat mengkontaminasi (seperti radioactive,

isotope, jamur), ukuran keselamatan, kontrol akses ke area

penyimpanan, sistem pendeteksi pada entri yang tidak diizinkan,

perlindungan terhadap pengrusakan yang disebabkan oleh

serangga.

Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod dan

cukup kuat untuk menanggung beban berat (ISO 15489-2,

2001:18).

c. Penyusutan/pemusnahan

Merupakan rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan

penilaian, termasuk retensi, penghancuran/penghapusan rekod dalam atau

dari suatu sistem kearsipan manual maupun elektronik. Tahapan

penyusutan termasuk juga kegiatan penyerahan rekod bernilai guna

sekunder atau yang memiliki nilai guna sebagai bahan

pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan untuk



18

penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik

Indonesia (Laksmi, 2007:234). Prosedur penyerahan rekod dapat

dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan rekod

dengan melampirkan daftar rekod yang akan diserahkan.

Jika telah mendapat persetujuan Arsip Nasional, penyerahan dapat

dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan rekod.

Rekod yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan

sarana pengendaliannya.

2.3.2 Model Siklus Hidup Rekod dan Model Kontinum Rekod

Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan.

Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini

dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan (Penn,

1994:12). Dalam siklus hidup rekod terdapat beberapa fase atau tahapan dan

dalam setiap tahapan terdiri dari berbagai elemen dan aktifitas. Terdapat beragam

pendapat mengenai tahapan yang dialami rekod dalam siklusnya. Kennedy

membagi siklus hidup menjadi lima tahapan, yaitu penciptaan, distribusi,

penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan (Kennedy, 1998:9). Sedangkan Penn

menyatakan siklus hidup rekod secara garis besar, yaitu terdiri atas tahap

penciptaan (creation phase), tahap penggunaan dan pemeliharaan (used and

maintenance phase) dan tahap istirahat atau penyusutan (retirement/disposition

phase) (Penn,1994:12).

a. Tahap penciptaan

Pada tahap penciptaan, rekod diciptakan atau diterima oleh organisasi

dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Martono menyatakan bahwa

rekod tercipta karena organisasi melakukan suatu tindakan dalam rangka

pelaksanaan tugas dan fungsinya. Rekod yang tercipta mengandung

berbagai data dan informasi yang sesuai dengan keanekaragaman kegiatan

yang dilakukan organisasi (Martono, 1994:15). Oleh karena itu, informasi

yang terdapat dalam rekod merupakan cerminan dari pelaksanaan tugas



19

dan fungsi oganisasi. Sehingga, rekod perlu disimpan dan dipelihara

sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan organisasi.

b. Tahap penggunaan dan pemeliharaan

Pada tahap penggunaan dan pemeliharaan rekod sudah mulai aktif

digunakan sebagai berkas kerja. Rekod ini disebut dengan rekod aktif

(current records), karena secara aktif digunakan secara langsung dalam

kegiatan administrasi baik dalam tahap perencanaan, pertimbangan,

sampai kepada pelaksanaan kegitatan atau transaksi. Informasi yang

terkandung dalam rekod digunakan untuk memperlancar organisasi dalam

melaksanakan tugas dan fungsinya. Agar rekod dapat digunakan, rekod

yang terdiri dari berbagai macam tipe dan jenisnya itu harus

diorganisasikan, disimpan secara sistematis dengan baik dan benar. Rekod

perlu dikelola agar pada saat dibutuhkan dapat dengan cepat, tepat dan

lengkap disediakan. Penyimpanan juga berarti memelihara agar rekod

tidak hilang, rusak karena berbagai faktor, khususnya untuk rekod vital

(Martono, 1994:17).

c. Tahap istirahat dan penyusutan

Pada tahap ini rekod tidak lagi digunakan secara langsung dalam

pelaksanaan kegiatan dan transaksi organisasi. Frekuensi penggunaan

rekod pada tahap ini telah menurun. Pada tahap ini rekod dikatakan

sebagai rekod inaktif (non-current records). Dalam rangka efisiensi dan

penghematan pengelolaan rekod mulai dipikirkan untuk dikurangi

jumlahnya. kegiatan pengurangan rekod ini disebut dengan kegiatan

penyusutan. Penyusutan bertujuan untuk mencegah penumpukan rekod

serta efisiensi media penyimpanan, peralatan dan tenaga sehingga proses

penemuan kembali dapat berjalan dengan baik.

Sebuah organisasi tidak bisa terus menerus menyimpan rekod yang

dimilikinya karena hal itu jelas membutuhkan media penyimpanan yang

besar yang akan terkait dengan biaya pengelolaan yang besar pula

sehingga rekod harus disusutkan. Namun, tidak semua rekod dapat

disusutkan, karena dari banyaknya rekod yang tercipta terdapat rekod yang

memiliki nilai berkelanjutan yang harus dipertahankan organsasi. Dalam



20

hal ini, organisasi harus melakukan kegiatan penilaian. Menurut Martono,

penilaian (records appraisal) merupakan tindakan menilai rekod inaktif

bila sudah selesai kegunaannya untuk ditentukan nasibnya, dimusnahkan

(karena tidak bernilai guna), atau disimpan sebagai rekod permanen atau

rekod statis. Dalam menyelenggarakan penyusutan dibutuhkan pedoman

yang dinamakan jadwal retensi.

Model kontinum rekod merupakan model manajemen rekod sebagai

sebuah proses yang berkesinambungan mulai dari rekod diciptakan sampai

disebarluaskan. Model ini memandang perlunya mengelola rekod dari perspektif

aktifitas yang didokumentasikan oleh organisasi, bukan visualisasi dalam tahapan

berurutan, yang merupakan penekanan dari analogi siklus hidup. Hal ini seperti

mengelola rekod dengan pertanyaan rekod apa yang perlu dimasukkan ke dalam

sistem sebagai bukti kegiatan, sistem dan peraturan apa yang diperlukan untuk

menjamin rekod terkaptur dan terpelihara, berapa lama masa simpannya untuk

kebutuhan organisasi dan siapa yang berhak mengakses rekod tersebut. Model

kontinum mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa mendatang untuk

dokumentasi pembuktian sebagai bagian integral manajemen operasional dan

stategis (Kennedy, 1998:10).

Model kontinum rekod dianggap lebih menggambarkan pengelolaan dalam

bentuk elektronik dibandingan model siklus hidup rekod karena model ini

menawarkan pendekatan terpadu dalam mengelola rekod. Model siklus hidup

tidak dapat memberikan konsep yang jelas mengenai pengelolaan rekod. Salah

satu contoh adalah eksistensi rekod yang memiliki nilai berkesinambungan

sebagai rekod tidak terlihat, sehingga kebutuhan pelestarian dan penyediaan akses

ke rekod setelah fase penyusutan tidak dijelaskan. Pada model kontinum,

penyusutan dapat terjadi di fase manapun, rekod dapat dinilai pada waktu sistem

penataan rekod dirancang dan nilai rekod tersebut sudah dapat diidentifikasi

sebelum rekod itu tercipta (Records and recordkeeping, 1994:3).



21

2.4 Sistem Otomasi Manajemen Rekod

Sistem otomasi manajemen rekod (automated records management

systems) adalah salah satu jenis sistem informasi yang merupakan sarana untuk

mendukung proses penataan rekod (recordkeeping). Menurut Kennedy (1994:167)

sistem otomasi manajemen rekod merupakan sistem yang menggunakan komputer

digunakan untuk mendukung pengimplementasian penataan rekod yang

merupakan bagian integral dalam pelaksanaan pengawasan rekod. Tujuan

penerapan sistem tersebut adalah untuk mengelola bukti transaksi bisnis

organisasi dengan melakukan pengawasan terhadap rekod-rekod tersebut secara

sistematis. Sistem otomasi manajemen rekod sangat beragam mulai dari sistem

yang sederhana untuk mengatur file kertas hingga sistem yang dapat mengelola

seluruh proses penataan rekod dalam semua format yang ada, baik tekstual

maupun elektronik. Sistem otomasi manajemen rekod yang memuaskan

seharusnya mencakup seluruh kegiatan penataan rekod dan mampu melakukan

pengolahan semua bentuk rekod.

Cakupan penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam mengelola

aktivitas bisnis dalam organisasi sangat beragam tergantung kebutuhan setiap

organisasi tersebut. Cakupan penerapannya meliputi kegiatan registrasi, klasifikasi

dan pengindeksan, temu kembali, penyusutan, pelacakan penggunaan rekod-rekod

dan mengontrol siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod tersebut. Beberapa

organisasi mengimplementasikan satu sistem otomasi yang dapat mengelola

semua aktivitas bisnisnya, juga membangun hubungan dengan beragam perangkat

lunak aplikasi bisnis yang dapat meng-capture dan menyimpan rekod transaksi

bisnis. Organisasi lainnya mengimplementasikan perangkat lunak manajemen

rekod yang dapat melakukan antar muka (interface) dengan sistem pencitraan

(imaging) yang menyimpan rekod. Implementasi sistem otomasi manajemen

rekod dapat secara substansial mengurangi keterlibatan pegawai dan

meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola rekod suatu organisasi.

Pemilihan produk sistem otomasi manajemen rekod perangkat lunak dapat

mengembangkan sendiri (in-house) sesuai kebutuhan organisasi atau perangkat

lunak yang sudah jadi. Biasanya biaya yang diperlukan untuk mengembangkan

sistem sendiri akan lebih mahal dibandingkan membeli perangkat lunak yang



22

sudah jadi, namun tidak ada satu perangkat lunak pun yang benar-benar sesuai

dengan kebutuhan dan kondisi sebuah organisasi. Keuntungan mengembangkan

sistem sendiri adalah sistem yang dibuat khusus sesuai pesanan sehingga lebih

tepat dan sesuai dengan kebutuhan dan terminologi informasi yang digunakan

dalam organisasi tersebut. Selain itu dukungan teknis segera tersedia bila

diperlukan karena biasanya menyatu dengan dukungan manajemen terhadap

sistem tersebut (Mayesti, 2003:24).

Strategi untuk mengimplementasikan sistem otomasi manajemen rekod,

yaitu dengan melakukan hal berikut:

1) Merancang sistem otomasi manajemen rekod yang dibutuhkan.

2) Mendokumentasikan sistem otomasi manajemen rekod yang akan

diimplementasikan. Tujuannya agar sistem otomasi manajemen rekod

yang telah dirancang dapat dianalisa untuk mengetahui kekurangan dan

kelebihannya sehingga sistem tersebut dapat berfungsi dengan optimal.

3) Pelatihan terhadap praktisi rekod dan personil lainnya yang terkait dalam

sistem rekod tersebut.

4) Mengkonversi rekod ke dalam sistem, format dan kontrol rekod elektronik

yang baru.

5) Menetapkan dan menyesuaikan standard performa rekod dengan

kebutuhan organisasi.

6) Menetapkan jadwal retensi dan membuat penilaian terhadap rekod yang

mempunyai nilai yang berkesinambungan. (ISO 15489-1, 2001:8)

Pada perkembangannya sistem otomasi manajemen rekod akan

berkembang menjadi sistem manajemen rekod elektronik. Sistem manajemen

rekod elektronik menurut International Council on Archives (2008) adalah sistem

yang secara khusus didisain untuk mengelola pemeliharaan dan disposisi rekod.

Sistem mempertahankan konten, konteks, struktur dan link antara rekod untuk

memungkinkan aksesibilitas dan mendukung nilai kebuktian rekod. National

Archives and Record Administration, United States (2003:1) mendefinisikan

sistem manajemen rekod elektronik adalah manajemen yang memiliki fungsi

untuk mendukung pengumpulan, pengorganisasian, kategorisasi, penyimpanan

rekod elektronik, metadata, dan lokasi dari fisik rekod, penemuan kembali,



23

penggunaan dan disposisi. Brown menambahkan bahwa manajemen rekod

elektronik merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup mulai dari

penciptaan sampai dengan penyusutan rekod elektronik (Budiman, 2009:4).

Sedangkan, sistem manajemen rekod elektronik menurut panduan manajemen

sistem dokumen elektronik, Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik

Indonesia (2003) adalah sistem yang baik akan mendukung pertukaran informasi

yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah,

menyediakan sumber informai yang berkualitas dan otentik, prinsip-prinsip

administrasi, proteksi ataupun transparansi informasi, pertukaran, ekstraksi, dan

perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah. Oleh karenanya, secara

sederhana dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen rekod elektronik

merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam

yang dibutuhkan oleh organisasi.

Menurut Sukoco (2009:112) terdapat beberapa manfaat penggunaan sistem

pengelolaan rekod secara elektronik yang mampu mendorong sebagian besar

organisasi untuk mengimplementasikannya, diantaranya adalah:

a. Cepat ditemukan dan memungkinkan penataan rekod tanpa meninggalkan

meja kerja.

b. Pengindeksan yang fleksible dan mudah dimodifikasi berdasarkan

prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan

biaya. Bandingkan dengan mengubah sistem indeks kertas yang

mengakibatkan berlaku hal sebaliknya.

c. Pencarian secara full-teks, dengan mencari file berdasarkan kata kunci

maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full teks dokumen.

d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya

dapat melihat di layar monitor atau mencetak tanpa dapat mengubahnya.

Kita dapat juga mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa

sengaja terpindahkan. Tentunya ada prosedur untuk memback-up file ke

dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB

akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ±7000



24

lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam formt PDF) atau ±700

lembar foto (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).

f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau

buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.

Juga risiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya

atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disiman secara digital.

g. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega

maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN bahkan internet.

h. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas

dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka

orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke

dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan me-

recovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena

musibah baniir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan

lagi.

2.5 Persyaratan Sistem Manajemen Rekod

Persyaratan sistem manajemen rekod perlu diperhatikan dalam

mengembangkan sistem otomasi manajemen rekod adalah agar manajer rekod

menganalisa perangkat lunak berdasarkan lima persyaratan yaitu:

a. Persyaratan fungsional (contohnya kebutuhan akan kegiatan manajemen

rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, pemeliharaan,

penelusuran, temu-kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan

pengawasan terhadap akses).

b. Persyaratan teknis (misalnya kemampuan menerima sistem, kustomisasi,

efektivitas dalam kaptur informasi dan teknik temu-kembali, sesuai dengan

standard industri, kemutakhiran sistem, pengawasan keamanan, dan mudah

digunakan.

c. Persyaratan integrasi (misalnya dapat berintegrasi dengan aneka aplikasi

desktop atau bahkan sistem bisnis atau peralatan informasi lainnya).



25

d. Persyaratan untuk mengatur beragam jenis rekod (misalnya rekod kertas,

media magnetik, bentuk mikro, dst).

e. Persyaratan kebutuhan pemakai (misalnya mudah digunakan, tersedia

menu “help”, dilengkapi dokumentasi aktivitas) (Kennedy, 1998:199).

2.5.1 Persyaratan Fungsional

Dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod terdapat persyaratan

fungsional agar sistem tersebut dapat berfungsi sebagai sistem yang memenuhi

standard. Persyaratan fungsional merupakan persyaratan utama dalam

mengimplementasikan sistem otomasi manajemen rekod, karena persyaratan ini

bertujuan untuk menjaga kepercayaan dan keotentikan rekod. Persyaratan

fungsional ada untuk mendukung kepercayaan dan keotentikan rekod dan

sebaliknya kepercayaan dan keotentikan dari rekod merupakan subyek utama dari

persyaratan fungsional (GERA dalam Wardani, 2006:23). Oleh karena itu,

persyaratan fungsional bertujuan untuk dapat menghasilkan rekod yang sesuai

dengan karakteristik rekod yang baik dalam kegiatan bisnis organisasi.

Fokus persyaratan fungsional adalah pada hasil yang dibutuhkan untuk

memastikan rekod dikelola dengan tepat, terlepas dari jenis sistem otomasi

manajemen rekod yang digunakan. Persyaratan fungsional berfungsi memberikan

deskripsi tingkat tinggi dari kemampuan manajemen rekod bukan pada spesifikasi

rinci, teknik-teknik dan strategi untuk mencapai hasilnya yang tergantung dari

jenis sistem yang digunakan. Persyaratan fungsional sistem rekod mencakup baik

persyaratan-persyaratan yang diterapkan pada sistem secara umum dan juga yang

secara khusus untuk lingkungan tertentu. Hal ini dimaksudkan bahwa setiap

organisasi harus menyesuaikan persyaratan fungsional untuk memenuhi

kebutuhan bisnis organisasi untuk menjamin pengelolaan rekod dalam suatu

sistem telah memenuhi karakteristik rekod yang dibutuhkan untuk mendukung

fungsi rekod sebagai bukti aktivitas organisasi. Berdasarkan penjelasan diatas,

persyaratan fungsional dapat digunakan sebagai pedoman untuk memantau

manajer rekod dalam melakukan proses review dan pengevaluasian perangkat

lunak manajemen rekod.



26

Persyaratan fungsional dalam sistem penataan rekod berdasarkan hasil dari

proyek penelitian University of Pittsburgh mengenai identifikasi persyaratan

sistem penataan rekod selama tiga tahun menghasilkan, sebagai berikut:

a. Compliant (memenuhi ketentuan hukum dan administratif)

b. Responsible (dapat dipertanggungjawabkan)

c. Implemented (dapat diimplementasikan)

d. Reliable (dapat dipercaya)

e. Comprehensive (menyeluruh)

f. Identifiable (dapat diidentifikasi)

g. Complete (lengkap)

h. Authentic (otentik)

i. Preserved (dapat dilestarikan)

j. Removable (dapat dihapus)

k. Exportable (dapat dikirim ke sistem lain)

l. Accesible (dapat diakses)

m. Redactable (dapat dilindungi) (Bearman, 1994: 294).

Menurut Kennedy (1998:199) persyaratan fungsional sistem manajemen

rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup

registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelusuran, temukembali,

pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol. Dalam penelitian ini,

peneliti berlandaskan teori persyaratan fungsional sistem manajmen rekod yang

dikemukakan oleh Kennedy (1998:199), karena persyaratan yang dikemukakan

ditujukan langsung terhadap fungsi-fungsi dalam penataan rekod. Sedangkan teori

yang dikemukakan Bearman (1994:294) terlalu kompleks untuk diteliti.

Persyaratan fungsional utama yang disesuaikan dengan sistem otomasi

manajemen rekod inaktif mencakup registrasi, akses, pelacakan, pemusnahan, dan

pelaporan rekod.

2.5.1.1 Registrasi

Registrasi adalah suatu kegiatan untuk memberi rekod sebuah identitas

yang unik dalam sistem rekod. Hal ini bertujuan untuk memberikan bukti bahwa

rekod telah diciptakan dan sudah masuk ke dalam sistem rekod. Registrasi



27

mencakup pencatatan deskripsi informasi singkat dalam konteks rekod dan

hubungannya dengan rekod lain. Proses registrasi biasanya jarang digunakan

dalam sistem berbasis tercetak dalam beberapa budaya manajemen rekod.

Registrasi dapat meliputi sekumpulan seri rekod maupun item dari masing-masing

rekod. Organisasi perlu mengidentifikasi rekod tersebut dalam berbagai bentuk

yang ada, baik kertas maupun elektronik (ISO 15489-1, 2001:3).

Dalam proses registrasi termasuk didalamnya kegiatan deskripsi rekod,

menurut ICA (International Council on Archives) 2000 deskripsi adalah

penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit rekod yang dideskripsikan

secara lengkap beserta segenap komponennya. Gambaran tersebut mencerminkan

proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi guna

mengidentifikasi bahan rekod tersebut, termasuk penjelasan konteks dan sistem

kearsipan yang melahirkan rekod tersebut. Deskripsi rekod dimaksudkan untuk

dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari

berbagai kumpulan rekod, struktur pemberkasannya, hubungan dengan rekod

lain, dan cara bagaimana rekod tersebut dapat ditemukan dan digunakan. Dalam

artikel penataan dan deskripsi arsip oleh Anon Mirmani, deskripsi merupakan

usaha untuk pengawasan intelektual, sehingga dapat digunakan oleh pemakai

dengan seefektif mungkin. Tujuan deskripsi menurut ICA dalam ISAD(G)-

International standart Archival Description adalah untuk mengidentifikasi dan

menjelaskan konteks dan isi dari bahan-bahan rekod dalam rangka untuk

mempromosikan aksesibilitasnya. Hal ini dicapai dengan menciptakan

representasi akurat dan tepat dengan mengorganisir mereka sesuai dengan model

yang telah ditentukan. Uraian proses terkait bisa dimulai pada atau sebelum

penciptaan catatan dan terus berlanjut sepanjang masa aktif rekod. Proses ini

memungkinkan untuk lembaga melakukan kontrol intelektual yang diperlukan

untuk menjaga data yang dapat diandalkan, otentik, bermakna dan dapat diakses

pada masa mendatang.

Proses registrasi merupakan cara formal untuk penerimaan rekod ke dalam

sistem rekod. Dalam pengerjaan secara manual, pada sistem berbasis tekstual,

registrasi biasanya berupa rekod terpisah. Proses registrasi dapat diikuti klasifikasi

dan determinasi dari disposisi dan status akses (ISO 15489-2, 2001:15). Tujuan



28

registrasi adalah menyediakan bukti bahwa rekod telah diterima atau dibuat dalam

sebuah sistem penataan rekod. Registrasi biasanya mensyaratkan minimum dua

elemen data, yaitu pengenal yang unik serta tanggal dan waktu pencatatan.

Elemen yang digunakan meliputi nama atau judul dokumen, deskripsi teks atau

abstrak, tahun pembuatan, tanggal dan waktu pengiriman dan penerimaan,

pembuat dan pengirim dokumen. Elemen tersebut menghubungkan dokumen

dengan dokumen lain yang berkaitan sehingga dapat mencatat urutan kegiatan

organisasi (Sulistyo-Basuki, 2003).

Setiap rekod dan agregasi yang terkait harus memiliki pengenal unik dan

terus-menerus berhubungan dengan sistem. Hal ini memungkinkan pengguna

untuk mencari rekod dan membantu mereka untuk membedakan antara versi satu

dan lainnya (International Council on Archives, 2008).

Berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod, fitur dalam registrasi

harus mencakup no. rekod, tanggal registrasi, operator entri data, tanggal dan

waktu penciptaan, pengirim/unit kerja pencipta, judul, link antara dokumen kertas

dan elektronik, lokasi, bentuk fisik, abstrak/informasi deskriptif, kata kunci/nama

lain, klasifikasi keamanan, jadwal retensi, nama aplikasi rekod diciptakan (bentuk

elektronik) (Kennedy, 1998:200).

Berdasarkan ISO 15489-1 dan 15489-2 (2001), spesifikasi registrasi harus

memenuhi metadata minimum, yaitu:

a. Penanda unik yang diberikan dari sistem,

b. Tanggal dan waktu registrasi;

c. Judul atau deskripsi singkat;

d. Keterangan pengarang (perorangan atau badan korporasi),

e. Pengirim dan atau penerima.

Sedangkan berdasarkan aturan ISAD(G) disusun dalam tujuh area

deskripsi informasi, yaitu:

a. Identity statement area, berisi informasi penting yang disampaikan untuk

mengidentifikasi unit rekod.

b. Context area, berisi informasi mengenai asal dan proses penggunaan

satuan rekod.



29

c. Content and structure area, berisi informasi mengenai subjek deskripsi

dan penyusunan rekod dibawahnya-susunan hirarkis.

d. Condition of access and use area, berisi informasi mngenai aksesibilitas

dan ketersediaan mengenai rekod yang dideskripsikan.

e. Allied materials area, berisi informasi mengenai material atau bahan rekod

secara fisik.

f. Note area, berisi informasi khusus yang tidak bisa dimasukkan ke dalam

elemen data yang lain.

g. Description control area, berisi informasi tentang bagaimana, kapan dan

oleh siapa deskripsi tersebut disiapkan.

Dalam tujuh area deskripsi informasi rekod berdasarkan ISAD (G) terdiri

atas 26 elemen pendeskripsian rekod yang lebih rinci. Namun, tidak semua

elemen mutlak digunakan dalam setiap pendeskripsian rekod. Terdapat beberapa

elemen penting yang harus ada dalam kesepakatan internasional dalam menunjang

pertukaran informasi deskriptif secara internasional, berikut adalah elemen data

tersebut:

a. Reference code (dapat berupa nomor inventori)

b. Title (judul)

c. Creator (pembuat/pencipta rekod)

d. Date(s) (tanggal pembuatan, tanggal akumulasi rekod disusun)

e. Extent of the unit of description (jumlah unit rekod secara fisik)

f. Level of description (tingkat hirarkis rekod)

Data elemen yang tersebut diatas merupakan data elemen dari area

deskripsi satu Identity Statement Area pada ISAD(G) yang merupakan unsur

deskripsi terpenting. Dengan tersedianya enam elemen tersebut maka sebuah

deskripsi rekod sudah memenuhi sebuah standar deskripsi internasional yang ada

pada ISAD(G), walaupun secara detail masih sangat kurang untuk

menggambarkan isi atau informasi dari sebuah rekod. ISAD(G) merupakan

seperangkat aturan deskripsi yang merupakan bagian dari proses penataan rekod,

apabila aturan ISAD(G) dipenuhi dengan baik maka diharapkan akan muncul

beberapa kemudahan dalam pengelolaan rekod, yaitu:



30

a. Memastikan pembuatan deskripsi jelas, konsisten, tepat, dan dapat

memberikan rincian yang jelas akan isi rekod tersebut.

b. Memberikan fasilitas proses temu-kembali dan pertukaran informasi

rekod.

c. Memungkinkan untuk saling berbagi data kepada pembuat rekod yang

lain.

d. Memungkinkan untuk integrasi deskripsi dari beberapa lokasi berbeda

menjadi sebuah kesatuan informasi.

Berdasarkan pemaparan di atas, registrasi yang lebih rinci berhubungan

dengan deskripsi informasi mengenai isi, konteks, dan struktur dari rekod dan

hubungannya dengan rekod lainnya menurut Kennedy (1998:200), meliputi: tanda

pengenal unik, tanggal dan waktu registrasi; operator entri data; tanggal

penerimaan; pengarang/pengirim; alamat; judul (file dan dokumen), versi/bentuk,

hubungan antara dokumen kertas dan elektronik, lokasi, bentuk fisik,

abstrak/informasi deskriptif, kata kunci atau nama lain, klasifikasi keamanan,

periode, hubungan ke dokumen/file yang berkaitan dengan aktifitas bisnis lainnya,

aplikasi (versi) dimana dokumen diciptakan (jika dalam bentuk elektronik), status

penyusutan, rincian dari susunan dokumen yang berhubungan, standar yang

dipenuhi struktur rekod. Rincian di atas dapat ditambah atau dikurangi tergantung

kebutuhan dan jenis rekod yang sesuai bagi organisasi.

2.5.1.2 Akses

Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat mencari,

menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam rekod (ISO 15489-1,

2001:2). Berikut merupakan pola akses dan keamanan sistem klasifikasi dalam

(ISO 15489-2, 2001:17), yaitu:

a. Identifikasi terhadap transaksi atau aktivitas bisnis yang

didokumentasikan.

b. Identifikasi terhadap unit bisnis dimana dokumen tersebut berada.

c. Memeriksa akses dan keamanan sistem klasifikasi untuk menentukan

apakah aktivitas atau area bisnis diidentifikasi sebagai area yang beresiko,



31

atau harus dipertimbangkan sistem keamanannya atau pembatasan secara

hukum.

d. Mengalokasikan tingkatan yang sesuai terhadap akses atau pembatasan

dari suatu rekod dan mengkhususkan mekanisme pengaturan yang sesuai

untuk penanganan rekod.

e. Merekam status akses atau keamanan dari suatu rekod dalam suatu sistem

untuk memberikan petunjuk yang dibutuhkan sebagai tambahan ukuran

pengawasan.

Organisasi harus memiliki panduan formal untuk menentukan siapa yang

memiliki akses terhadap rekod dan untuk keperluan apa. Akses terhadap rekod

hanya dibatasi apabila diperlukan secara khusus oleh kebutuhan bisnis atau

hukum. Penentuan hak untuk mengakses dan keamanan sistem klasifikasi

ditentukan dengan terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan unit bisnis yang

memiliki rekod tersebut. Hal ini karena rekod dapat bersifat pribadi, komersial

atau merupakan informasi yang sensitif atau rahasia. Pembatasan terhadap akses

ini dapat digunakan dalam organisasi dan untuk pengguna di luar organisasi (ISO

15489-2, 2001:17).

Dalam persyaratan sistem manajemen (Kennedy, 1998:201), fitur akses

yang harus disediakan oleh sistem otomasi manajemen rekod agar terciptanya

efisiensi akses oleh pengguna adalah:

a. Teknik pengindeksan dan penelusuran, misalnya mampu menyimpan

penelusuran yang serig digunakan, menelusur ruas tertentu atau full text

sebuah dokumen atau kombinasi keduanya, menelusur antar jenis rekod,

menggunakan teknik penelusuran pemenggalan kata, menelusur frase,

menggunakan operator Boolean, menelusur tanda pengenal unik seperti

barcode atau nomor file, lokasi rekod, konteks, judul rekod,

pengarang/pencipta rekod (Kennedy, 1994:176).

b. Fungsi keamanan yang dapat menentukan hak akses dan batasan akses

terhadap rekod dan dokumen perorangan, misalnya menentukan hak akses

pemakai untuk melihat, mengedit atau menghapus rekod pada sistem,

membatasi akses pemakai untuk modul atau fitur tertentu dari sistem,

menentukan hak akses pemakai perorangan atau kelompok,



32

memungkinkan pemakai berada dalam beberapa kelompok dan

mempunyai hak akses yang berbeda tergantung kelompoknya, membatasi

lokasi (elektronik dan fisik) dimana pemakai dapat menyimpan rekod

(Kennedy, 1994:177).

c. Rancangan basis data penyimpanan dan kapasitas serta konfigurasi

perangkat keras komputer dan jaringan.

d. Integrasi dengan sistem dan peralatan lain untuk mengelola distribusi

informassi, misalnya email, jaringan, intranet, halaman web.

e. Kemampuan untuk membatasi tampilan rekod bagi pemakai yang tidak

memiliki akses penuh dan mampu mendokumentasikan siapa yang boleh

melihat bagian tertentu dari rekod dan kapan diperbolehkannya.

2.5.1.3 Pelacakan

Pelacakan (tracking) adalah tindakan menciptakan, menangkap, dan

mengolah informasi tentang perpindahan dan penggunaan rekod yang mengacu

kepada perpindahan fisik dan lokasi rekod (ISO 15489-1, 2001:4). Tujuan

pelacakan adalah untuk mengidentifikasi izin penggunaan dalam sistem rekod

sesuai dengan posisi dan jabatan dalam organisasi; mengidentifikasi akses dan

status pengamanan rekod; mengidentifikasi hak akses untuk orang-orang yang ada

Documents

PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD INAKTIF …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20306441-S42179-Aisya... · UNIVERSITAS INDONESIA . PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD INAKTIF