Pengelolaan Di Apotek. Sizu

8/19/2019 Pengelolaan Di Apotek. Sizu

1/19

PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DI APOTEK

Apotek adalah tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian penyaluran

perbekalan farmasi kepada masyarakat. Pekerjaan kefarmasian diantaranya

pengadaan obat, penyimpanan obat, pembuatan sediaan obat, peracikan,

penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi serta memberikan informasi

kepada masyarakat mengenai perbekalan kefarmasian yang terdiri dari obat,

bahan obat, obat tradisional, alat kesehatan dan kosmetik. Tidak hanya

menjalankan pekerjaan kefarmasian tetapi tugas pokok dan fungsi apotek juga

harus dijalankan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan standar prosedur yang

telah ditetapkan (Kepmenkes R !o. "##$ Tahun $%%$&.

Perkembangan apotek ini sangat ditentukan oleh pengelolaan sumber daya

dan pelayanan di apotek tersebut. 'leh sebab itu, standar pelayanan farmasi

sangat diperlukan dalam menjalankan suatu apotek (artini dan )ulasmono,

$%%*&. Pengaturan )tandar Pelayanan Kefarmasian di Apotek bertujuan untuk

meningkatkan mutu Pelayanan Kefarmasian, menjamin kepastian hukum bagi

tenaga kefarmasian dan melindungi pasien juga masyarakat dari penggunaan obat

yang tidak rasional dalam rangka keselamatan pasien (patient safety&. +ndang-

+ndang !omor #* Tahun $%% tentang Kesehatan menyebutkan baha praktik

kefarmasian meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi,

pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pelayanan obat

atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat

dan obat tradisional harus dilakukan oleh tenaga kesehatan yang mempunyai

keahlian dan keenangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan. Peraturan Pemerintah !omor " Tahun $%% tentang pekerjaan

kefarmasian menyatakan baha pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan

termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan,

penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat,

pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan

obat, bahan obat dan obat tradisional.

Pelayanan kefarmasian di apotek meliputi dua kegiatan, yaitu kegiatan

yang bersifat manajerial berupa pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

"


2/19

bahan medis habis pakai dan pelayanan farmasi klinik. /enurut Permenkes R !o

# Tahun $%"0 menyatakan baha pengelolaan persediaan farmasi dilakukan

sesuai ketentuan perundangan yang berlaku meliputi1 perencanaan kebutuhan,

penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, pencatatan dan pelaporan.

Tujuannya adalah agar tersedianya perbekalan farmasi yang bermutu serta jumlah,

jenis dan aktu yang tepat. 'leh karena itu dalam makalah ini akan dibahas

pengelolaan sediaan farmasi di apotek yang meliputi perencanaan, permintaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan, pelaporan,

pengarsipan, pemantauan dan e2aluasi.

1. PERENCANAAN

Tindakan dasar seorang manajer untuk dapat melaksanakan tugasnya

dengan baik adalah melakukan perencanaan. +mumnya, perencanaan didahului

dengan prediksi atau ramalan tentang peristia yang akan datang. 3alam

pengelolaan logistik, fungsi perencanaan mencakup kegiatan dalam menetapkan

sasaran-sasaran, pedoman-pedoman, garis-garis besar apa yang akan dituju dan

pengukuran penyelenggaraan bidang logistik.

/enurut Keputusan /enkes R !o "%$45/enKes5)K565$%%0

menyatakan baha perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi sediaan

farmasi dan perbekalan kesehatan untuk menentukan sediaan farmasi dan

perbekalan kesehatan yang akan dipesan. Tujuan perencanaan untuk pengadaan

obat adalah untuk mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan

kesehatan yang sesuai kebutuhan dan menghindari terjadinya kekosongan obat5

penumpukan obat. 7adi, kegiatan pokok dalam perencanaan adalah memilih dan

menentukan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang akan diadakan.Perencanaan pembelian atau pengadaan barang di apotek didasarkan atas

buku defecta, yaitu buku yang mencatat obat-obatan yang habis atau hampir habis.

3engan adanya buku defecta, dapat dikontrol jumlah barang maupun obat yang

harus dipesan sehingga tidak terjadi penumpukan obat dengan jenis yang sama

serta menghindari penolakan resep karena tidak tersedianya obat. /enurut

Keputusan /enkes R !o "%$45/enKes5)K565$%%0 menyatakan baha dalam

membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan1

$


3/19

a. Pola penyakit yang umum terjadi di masyarakat sekitar apotek

b. Kemampuan5 daya beli masyarakat

c. 8udaya masyarakat (kebiasaan masyarakat setempat&

d. Anggaran keuangan5 modal apotek

e. 3'9! (3aftar 'bat 9sensial !asional&, :ormularium Rumah )akit, )tandar

Terapi Rumah )akit

f. Penetapan Prioritas

g. Pola konsumsi5 data pemakaian periode lalu

h. Kecepatan penjualan obat yang fast mo2ing dan slo mo2ing

i. 'bat-obat yang sering di resepkan dokter5 data catatan medik

j. )isa persediaan

k. Rencana pengembangan

Perencanaan pegadaan sediaan farmasi untuk apotek yang baru berdiri,

biasanya didasarkan pada poin A-:, sedangkan untuk apotek yang sudah lama beroperasi dapat didasarkan pada poin A-K. )edangkan untuk penetapan prioritas

dapat dilakukan dengan analisis A8;, .

• /emberi tanda item yang masuk kategori1

- Kategori A, yaitu item yang mempunyai nilai persentase kumulatif sampai

dengan 4%>.

- Kategori 8, yaitu mempunyai nilai persentase kumulatif 4"-%>.- Kategori ;, yaitu nilai persentase kumulatif "-"%%>.

#


4/19

b. Analisis


5/19

)ebelum melakukan kegiatan pengadaan barang, perlu memperhatikan hal-hal

berikut 1

". 8uku habis (buku defecta&

$. Rencana anggaran belanja (anggaran pembelian&#. Pemilihan P8: yang sesuai

Kriteria P8: yang menjadi pertimbangan tempat pemesanan obat yaitu1

?egalitas P8:, pelayanan yang baik dan kecepatan pengiriman, ketersediaan

barang (lengkap5tidak5kuantitas dan kualitas barang&, rutinitas P8: datang ke

apotek, adanya program yang menguntungkan (diskon dan bonus&, harga barang,

prosedur P8: (jangka aktu pembayaran yang relatif lebih panjang&, lokasi P8:,

dan kemungkinan pengembalian barang yang rusak dan 93. 8erikut adalah

prosedur pengadaan yaitu1

a. )ediaan farmasi dan alat kesehatan yang diadakan harus telah memiliki i@in

edar atau nomor registrasi.

b. /encatat sediaan farmasi dan alat kesehatan yang sisa persediaannya sudah

sampai jumlah persediaan pada TTK P9)A!B.

c. 3alam menetapkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan

selalu dengan pertimbangan penggunaan obat, harga dan ketersediaan

anggaran atau dengan menggunakan analisa Pareto-A8; atau analisa 9'C-

A8;.

d. /embuat )urat Pesanan minimal rangkap $ (dua& kepada masing- masing

distributor dengan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan

didasarkan pada data perencanaan yang telah dibuat dan data

monitoring5seleksi distributor.

e. )urat Pesanan harus ditanda tangan oleh Apoteker Pengelola Apotek.

f. +ntuk pesanan !arkotika menggunakan form khusus )urat Pesanan !arkotika

(;P:8, $%""&.

Pengadaan sediaan farmasi di dalam apotek dapat dilakukan dengan

beberapa cara yaitu1

a. Pelelangan umum yang dilakukan secara terbuka kepada msyarkat ataupun

P8: lain,


6/19

b. Pelelangan terbatas yaitu memeberikan pengumuman kepada sejumlah

penyedia barang dan jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan yang diyakini

terbatas,

c. Pemilihan langsung yaitu pemilihan dengan membandingkan sebanyak-banyak

penaaran serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya dan metode

penunjukkan langsung yaitu pada keadaan tertentu suatu apotek ataupun rumah

sakit dapat langsung menujuk salah satu penyedia barang5jasa (bogadenta,

$%"$&.

b) Pemesanan

Pemesanan barang (obat-obat& biasanya melalui dua jalur yaitu melalui

Pedagang 8esar :armasi (P8:& dan langsung ke pabrik. Pada umumnya apotek

memesan dari P8: daripada memesan langsung ke pabrik.

Tahapan pemesanan barang apotek1

". APA membuat surat pesanan kepada P8: menggunakan surat pesanan

rangkap tiga (dua rangkap untuk P8: dan satu rangkap untuk apotek&. )urat

pesanan obat dan perbekalan kesehatan di bidang farmasi lainnya harus

ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek denga mencantumkan nama

dan nomor surat i@in pengelola apotek.

$. )urat pesanan dapat melalui sales atau telepon.

Ada # macam surat pesanan ()P&1

"& )P !arkotika

– Terdiri rangkap

– )atu )P hanya untuk " item obat

– :orm )P langsung dari K:

$& )P Psikotropika

– Terdiri $ atau # rangkap

– )atu )P bisa lebih dari " item obat

#& )P !on !arkotika-Psikotropika

– Terdiri dari $ rangkap

– +ntuk order '8, '8T, Alkes, obat keras non narkotika-

psikotrpika, kosmetika, dll

*


7/19

8agi apotek yang dalam tahap pendirian (belum mempunyai )P& akan

mendapatkan surat rekomendasi ()P sementara& dari dinkes kota5kabupaten.

c) Pembelan

Pembelian dilakukan dengan tiga cara yaitu1 pembelian berencana,

pembelian spekulatif, dan pembelian dalam jumlah terbatas.

". Pembelian berencana

/erencanakan pembelian berdasarkan penjualan per minggu atau per bulan.

Keuntungan apotek dapat mengetahui obat-obat yang bersifat fast mo2ing dan

slo mo2ing sehingga memudahkan dalam pengadaan. /etode ini biasanya

digunakan untuk apotek yang telah berjalan. ;ara ini biasa digunakan untuk

membeli barang yang sukar diperoleh karena P8: berada di luar kota.

$. Pembelian spekulatif

Pembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan dengan

harapan akan ada kenaikan harga dalam aktu dekat atau adanya diskon atau

bonus. Pengadaan secara spekulatif ini hendaknya harus diperhitungkan sesuai

dengan kebutuhan sehingga tidak terjadi penumpukan yang dapat menyebabkan

kerugian.

#. Pembelian dalam jumlah terbatas

Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka pendek atau

pembelian dilakukan jika barang habis atau menipis. 8iasanya digunakan pada

apotek yang baru buka atau memiliki modal yang terbatas.

!. PENERIMAAN

Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima perbekalan farmasi yangtelah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung,

tender, konsinyasi, atau sumbangan yang diserahkan dari unit-unit pengelola yang

lebih tinggi (P8:& kepada unit pengelola dibaahnya (Apotek&. Penerimaan

merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,

aktu penyerahan, dan harga yang tertera dalam kontrak5surat pesanan dengan

kondisi fisik yang diterima. )emua dokumen terkait penerimaan barang harus

tersimpan dengan baik (Peraturan /enteri Kesehatan Republik ndonesia !omor

4


8/19

= Tahun $%"0&. )elain itu, penerimaan adalah kegiatan 2erifikasi

penerimaan5penolakan, dokumentasi dan penyerahan yang di lakukan dengan

menggunakan chrecklistB yang sudah disiapkan untuk masing-masing jenis

produk yang berisi antara lain 1

". Kebenaran jumlah kemasan

$. Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disyaratkan

#. Kebenaran jumlah satuan dalam tiap kemasan

0. Kebenaran jenis produk yang di terima

. Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan

*. Kebenaran identitas produk

4. Penerapan penandaan yang jelas pada label, bungkus dan brosur

=. Tidak terlihat kelainan arna, bentuk, kerusakan pada isi produk

. 7angka aktu kadaluarsa yang memadai.

Tahapan penerimaan barang di apotek1

". P8: akan mengirimkan barang yang dipesan disertai dengan faktur pengiriman

barang rangkap empat.

$. 8arang yang datang kemudian dicocokkan dengan item yang tertulis pada

faktur, diperiksa nama sediaan, jumlah, dosis, eDpiredate, dan kondisi sediaan.

#. :aktur kemudian ditangani oleh APA atau AA dengan mencantumkan nama dan

nomor )K.

0. Tiga lembar faktur dikembalikan ke P8: dan satu lembar untuk apotek.

7ika barang yang datang tidak sesuai dengan surat pesanan ()P& atau ada

kerusakan fisik maka bagian pembelian akan melakukan retur barang tersebut ke

P8: yang bersangkutan untuk di tukar dengan barang yang sesuai. 8arang

tersebut diretur karena 1

". Tidak cocok dengan yang dipesan

$. Kemasan rusak #. /endekati 9Dpire date atau sudah masuk eDpire date

". PEN#IMPANAN

)etelah barang diterima di instalasi farmasi perlu dilakukan penyimpanan

sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas

dan keamanan )ediaan :armasi, Alat Kesehatan, dan 8ahan /edis abis Pakai

sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud

meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban,

=


9/19

2entilasi, dan penggolongan jenis )ediaan :armasi, Alat Kesehatan, dan 8ahan

/edis abis Pakai (Peraturan /enteri Kesehatan Republik ndonesia !omor =

Tahun $%"0&.

Komponen yang harus diperhatikan antara lain1

a. 'bat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan 'bat diberi label

yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka,

tanggal kadaluarsa dan peringatan khususE

b. 9lektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit peraatan kecuali untuk

kebutuhan klinis yang pentingE

c. 9lektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit peraatan pasien

dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada

area yang dibatasi ketat (restricted& untuk mencegah penatalaksanaan yang

kurang hati-hatiE dan

d. )ediaan :armasi, Alat Kesehatan, dan 8ahan /edis abis Pakai yang dibaa

oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.

'bat atau barang yang sudah dibeli tidak semuanya langsung dijual, untuk

itu perlu disimpan dalam gudang tujuan agar aman (tidak hilang&, tidak mudah

rusak, dan mudah teraat.

Fudang harus memenuhi beberapa ketentuan antara lain1

". /erupakan ruang tersendiri dalam kompleks apotek

$. ;ukup aman, kuat, dan dapat dikunci dengan baik

#. Tidak terkena sinar matahari langsung

0. Tersedia rak yang cukup baik

. 3ilengkapi dengan alat pemadam kebakaran kering dan berair

Tujuan penyimpanan barang adalah1". +ntuk menjaga persediaan agar tidak hilang atau rusak

$. +ntuk menjaga stabilitas obat

#. /emudahkan pengaasan jumlah persediaan, khususnya obat-obat yang

mempunyai aktu kadaluarsa

0. /emudahkan dan mempercepat pelayanan

. /enjaga kemungkinan keterlambatan pemesanan


10/19

Penyimpanan dan penyusunan obat harus diperhatikan dan diatur sebaik-

baiknya, hal ini untuk memudahkan bagian gudang dalam pengontrolan dan

pengaasan.

Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek dapat digolongkan berdasarkan 1

". 3isusun berdasarkan alphabetis

'bat-obat yang tersedia disusun berdasarkan alphabet dari hurup A sampai G.

$. 8erdasarkan kriteria antara barang regular dan askes

8arang regular dan barang askes penempatannya dipisah untuk memudahkan

dalam pengambilan obat sehingga tidak terjadi kesalahan pengambilan antara

barang regular dan askes.

#. 8erdasarkan golongan obat

'bat bebas dan obat bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan, karena

dengan golongan obat tersebut dijual secara bebas kepadapasien. )edangkan

untuk obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan pada lemari khusus

dan terkunci sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

0. 8erdasarkan ::' (:irst n :irst 'ut& dan :9:' (:irst 9Dpired :irst 'ut&

• ::' (:irst n :irst 'ut& yaitu obat-obat yang pertama masuk berarti yang

pertama keluar.• :9:' (:irst 9Dpired :irst 'ut& yaitu obat-obat yang kadaluarsanya lebih

cepat, maka yang pertama keluar.

. 8erdasarkan efek farmakologis

*. 8erdasarkan bentuk sediaan

)ediaan Padat

+ntuk obat disimpan di etalase toko bagian depan. +ntuk obat keras di

simpan di rak-rak tertentu.+ntuk obat narkotika dan psikotropika disimpan

dilemari khusus dan terkunci. 3ari semua golongan obat disusun secara

alfabetis dan menggunakan metode ::' dan :9:'

)ediaan )uppositoria

)ediaan suppositoria disimpan dilemari pendingin

)ediaan ;air

3isimpan di rak khusus sediaan cair (sirup& dan berdasarkan alfabetis

)ediaan Tetes

3isimpan pada rak khusus sediaan tetes (tetes mata, hidung, dan telinga&

disusun secara alfabetis

)ediaan )alep

"%


11/19

3isimpan pada rak khusus sediaan salep dan disusun berdasarkan alfabetis

)ediaan njeksi

3isimpan di rak khusus sediaan injeksi.

Prosedur Tetap Penyimpanan )ediaan :armasi 3an Perbekalan Kesehatan

". /emeriksa kesesuaiaan nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan

kesehatan yang tertera pada faktur, kondisi fisik serta tanggal kadaluarsa.

$. /emberi paraf dan stempel pada faktur penerimaan barang.

#. /enulis tanggal kadaluarsa sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada

kartu stok.

0. /enyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada rak yang sesuai,secara alfabetis menurut bentuk sediaan dan memperhatikan sistem ::' (first

in first out& maupun :9:' (first eDpired first out&.

. /emasukkan bahan baku obat ke dalam adah yang sesuai, memberi etiket

yang memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluarsa.

*. /enyimpan bahan obat pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin

stabilitasnya pada rak secara alfabetis.

4. /engisi kartu stok setiap penambahan dan pengambilan.

=. /enjumlahkan setiap penerimaan dan pengeluaran pada akhir bulan.

. /enyimpan secara terpisah dan mendokumentasikan sediaan farmasi dan

perbekalan kesehatan yang rusak5kadaluarsa untuk ditindaklanjuti.

Peralatan penyimpanan 1

". Peralatan penyimpanan kondisi umum

• ?emari5rak yang rapi dan terlindungi dari debu, kelembapan, dan cahaya

yang berlebihan.

• ?antai di lengkapi dengan palet.". Peralatan penyimpanan kondisi khusus

• ?emari pendingin dan A; untuk obat yang termolabil.

• :asilitas peralatan penyimpanan dingin harus di 2alidasi secara berkala.

• ?emari penyimpanan khusus untuk narkotika dan obat psikotropika.

• Peralatan untuk penyimpanan obat, penanganan dan pembuangan limbah

sitotoksik dan obat berbahaya harus di buat secara khusus untuk menjamin

keamanan petugas, pasien dan pengunjung.

$. PENDISTRI%&SIAN

""


12/19

Pendistribusian adalah kegiatan menyalurkan atau menyerahkan sediaan

farmasi dan alat kesehatan dari tempat penyimpanan sampai kepada unit

pelayanan pasien. Pendistribusian obat di apotek dapat dialurkan dari pabrik

sebagai produsen ke pedagang besar farmasi (P8:& sebagai penyalur, kemudian

apotek sebagai pelayanan dan pasien sebagai konsumen. )istem distribusi yang

baik menurut ;P:8, $%"" harus1

"& /enjamin kesinambungan penyaluran atau penyerahan.

$& /empertahankan mutu.

#& /eminimalkan kehilangan, kerusakan dan kadaluarsa.

0& /enjaga ketelitian pencatatan.

& /enggunakan metode distribusi yang efisien, dengan memperhatikan peraturan

peundang-undangan dan ketentuan lain yang berlaku.

*& /enggunakan sistem informasi manajemen.

'. PENGENDALIAN

Pengendalian persediaan yaitu upaya untuk mempertahankan tingkat

persediaan pada suatu tingkat tertentu dilakukan dengan mengendalikan arus

barang yang masuk melalui pengaturan sistem pesanan5pengadaan (scheduled

in2entory dan perpetual in2entory&, penyimpanan, dan pengeluaran untuk

memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan, kekosongan, kerusakan, kedaluarsa, dan kehilangan serta

pengembalian pesanan sediaan farmasi. Pengendalian persediaan bertujuan untuk

membantu pengelolaan perbekalan (supply& sediaan farmasi dan alat kesehatan

agar mempunyai persediaan dalam jenis dan jumlah yang cukup sekaligus

menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan(/ashuda,$%""&.8erdasarkan P9R/9!K9) R !o. # tahun $%"0 pengendalian dilakukan

untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai kebutuhan pelayanan,

melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan

pengeluaran. al ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan,

kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan serta pengembalian

pesanan. Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu stok baik dengan

cara manual atau elektronik. Kartu stok sekurangkurangnya memuat nama 'bat,

"$


13/19

tanggal kadaluarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan

(P9R/9!K9) R !o. # tahun $%"0&.

(. PENCATATAN PELAPORAN DAN PENGARSIPAN

/enurut K9/9!9K) R !omor "%$45/9!K9)5)K565$%%0 , dalam

menjalani pelayanan kefarmasian di apotek, perlu dilaksanakan kegiatan

administrasi yang meliputi1

("& Administrasi umum1 pencatatan, pengarsipan, pelaporan nakotika,

psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku

($& Administrasi Pelayanan1 pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan

pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat.

A. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Apotek merupakan rangkaian

kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan

yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan. Tujuan

pencatatan dan pelaporan itu sendiri antara lain adalah untuk 1

". Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,

pengeluaran5 penggunaan dan data mengenai aktu dari seluruh rangkaian

kegiatan mutasi obat

$. 8ukti baha suatu kegiatan telah dilakuka

#. )umber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.

0. )umber data untuk pembuatan laporan.

Kelengkapan administrasi dalam pencatatan dan pelaporan di apotek itu

sendiri dapat dibagi sebagai berikut 1

8langko pesanan obat

"#


14/19

8langko kartu stok

8langko kartu stok digunakan untuk pencatatan obat-obatan yang ada di

apotek guna memudahkan untuk mengecek jumlah obat yang telah keluar

dan masuk. Kartu stok ini pula dapat dijadikan acuan untuk melakukan

stock opname apot

8langko salinan resep

"0


15/19

8langko faktur dan blangko nota penjualan

Ketika barang datang, Apoteker5Asisten Apoteker harus segera mengecek faktur dan surat pesanan serta memeriksa kesesuaian barang yang dipesan.

Pengecekan barang datang dilakukan dengan cara 1

". /encocokan nama barang, nomor batch, jumlah barang, harga barang,

eDpired date dengan keterangan yang tertera pada surat pesanan dan faktur.

$. )etelah semua barang sesuai dengan pesanan maka faktur diparaf dan

distempel. !amun apabila terjadi ketidaksesuaian barang, maka pihak

apotek meretur barang tersebut disertai dengan bukti returnya.

"


16/19

#. :aktur asli diberikan kepada ke P8:, sedangkan copyannya disimpan

sebagai arsip apotek.

0. Apabila pembayaran obat sudah lunas faktur asli yang berada di P8:

diserahkan ke apotek 8uku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan

obat

8uku pembelian berfungsi untuk mencatat pembelian barang atau obat-

obatan juga untuk mengetahui jumlah pembelian dalam tiap bulan dan

retur barang.

8uku pesanan obat narkotika dan psikotropika

Pemesanan sediaan narkotika menggunakan )urat Pesanan !arkotik yang

ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA&. Pemesanan

dilakukan ke PT. Kimia :arma Trade and 3istribution (satu satunya P8:

narkotika yang legal di indonesia& dengan membuat surat pesanan khusus

narkotika rangkap empat. )atu lembar )urat Pesanan Asli dan dua lembar

salinan )urat Pesanan diserahkan kepada Pedagang 8esar :armasi yang

bersangkutan sedangkan satu lembar salinan )urat Pesanan sebagai arsip

di apotek, satu surat pesanan hanya boleh memuat pemesanan satu jenis

obat (item& narkotik misal pemesanan pethidin satu surat pesanan dan

"*


17/19

pemesanan kodein satu surat pesanan juga, begitu juga untuk item

narkotika lainnya.

Pelaporan !arkotika

Pelaporan penggunaan narkotika dilakukan setiap bulan. ?aporan

penggunaan obat narkotika di lakukan melalui online )P!AP ()istem

Pelaporan !arkotika dan Psikotropika&. Asisten apoteker setiap bulannya

menginput data penggunaan narkotika dan psikotropika melalui )P!AP

lalu setelah data telah terinput data tersebut di import (paling

lama sebelum tanggal "% pada bulan berikutnya&. ?aporan meliputi

laporan pemakaian narkotika untuk bulan bersangkutan (meliputi nomor urut, nama bahan5sediaan, satuan, persediaan aal bulan&, pasord dan

username didapatkan setelah melakukan registrasi pada dinkes setempat.

8. Pengarsipan

Pengarsipan dan Pengelolaan Resep yang Telah 3ikerjakan

a. Resep yang telah dibuat disimpan menurut urutan tanggal dan nomor

penerimaan 5 pembuatan resep.

b. Resep yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lainnya,

tandai garis merah dibaah nama obatnya.

c. Resep yang telah disimpan melebihi tiga tahun dapat dimusnahkan dan cara

pemusnahannya adalah dengan cara dibakar atau dengan cara lain yang

memadai.

d. Pemusnahan resep dilakukan oleh apoteker pengelola apotek bersama

dengan sekurang-kurangnya seorang petugas apotek.

Pada pemusnahan resep harus dibuat berita acara pemusnahan sesuaidengan bentuk yang telah ditentukan dalam rangkap empat dan ditanda-

tangani oleh apoteker pengelola apotek dan seorang petugas apotek yang ikut

memusnahkan.

8erita acara pemusnahan ini harus disebutkan 1

a. ari dan tanggal pemusnahan

b. Tanggal yang teraal dan terakhir dari resep

c. 8erat resep yang dimusnahkan dalam kilogram

"4


18/19

*. MONITORING DAN E+AL&ASI

/onitoring dan e2aluasi merupakan tahapan untuk mengamati dan

menilai keberhasilan atau kesesuaian pelaksanaan ;ara Pelayanan Kefarmasian

Hang 8aik disuatu pelayanan kefarmasian. +ntuk e2aluasi mutu proses

pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan, dapat diukur dengan indikator

kepuasan dan keselamatan pasien atau pelanggan, pemangku kepentingan

(stakeholders&, dimensi aktu (time deli2ery&, )tandar Prosedur 'perasional

serta keberhasilan pengendalian perbekalan kesehatan dan sediaan farmasi.

92aluasi sediaan farmasi di Apotek harus memenuhi indikator kesesuai

proses terhadap standar, serta efektifitas dan efisiensi. al ini dapat dilakukandengan metode audit, re2ie dan obser2asi.

a& Audit

Audit merupakan usaha untuk menyempurnakan kualitas pelayanan

dengan pengukuran kinerja bagi yang memberikan pelayanan dengan menentukan

kinerja yang berkaitan dengan standar yang dikehendaki. 'leh karena itu, audit

merupakan alat untuk menilai, menge2aluasi, menyempurnakan Pelayanan

Kefarmasian secara sistematis. Audit dilakukan oleh Apoteker berdasarkan hasil

monitoring terhadap proses dan hasil pengelolaan.

;ontoh1 - Audit )ediaan :armasi, Alat Kesehatan, dan 8ahan /edis abis Pakai

lainnya (stock opname&

- Audit kesesuaian )P'

- Audit keuangan (cash flo, neraca, laporan rugi laba&

b& Re2ie

Re2ie yaitu tinjauan5kajian terhadap pelaksanaan Pelayanan Kefarmasian

tanpa dibandingkan dengan standar. Re2ie dilakukan oleh Apoteker berdasarkan

hasil monitoring terhadap pengelolaan )ediaan :armasi dan seluruh sumber daya

yang digunakan.

;ontoh1 - pengkajian terhadap 'bat fast5slo mo2ing

- perbandingan harga 'bat

c& 'bser2asi

'bser2asi dilakukan oleh Apoteker berdasarkan hasil monitoring terhadap

seluruh proses pengelolaan )ediaan :armasi.

"=


19/19

;ontoh 1 I obser2asi terhadap penyimpanan 'bat

I proses transaksi dengan distributor

I ketertiban dokumentasi

"

Documents

Pengelolaan Di Apotek. Sizu